作者：落花时节 文章来源：网络
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公关公司工作委员会2010年度第一次工作会议
2010年3月27日
《公关供应商采购管理规范》（指导意见）
中国公关服务产业链条已初步形成，围绕专业服务形成了一大批下游供应商，采购管理成为当前公共关系行业发展的一项战略性工作。2009年5月，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会着手调研并起草了《公关供应商采购管理规范》（指导意见），以期建立行业规范标准和行业采购平台，提升公关供应商服务水准和采购管理水平。2010年3月27日，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会年度第一次工作会议审议通过了《公关供应商采购管理规范》（指导意见），决定于2010年4月1日起施行。
一、总则
为了帮助业内公司规范公关供应商的采购管理，优化公关供应商的服务资源，降低公关公司的采购成本，降低违规采购可能带来潜在的商业风险，本《规范》就公关供应商定义、分类、分级、市场准入、采购流程、内部控制、考核评估等方面提出指导建议，以及建立公关供应商采购管理行业标准。
本《规范》规定了公关公司进行第三方采购时应该采取的行为规范和操作标准，明确了公司采购部门的工作范围与基本职责，通过制度化管理对采购活动进行全程监督, 服务于企业运营，保障管理质量, 支持业务发展。
二、公关供应商定义
在客户服务过程中，公关公司需采购第三方产品/服务来满足专业服务需求，同时公司日常运营也需要第三方供应资源支持，公关公司供应商由业务支持和行政支持两类供应商资源构成。
“公关供应商”特指能够提供专业服务支持的合作伙伴型供应资源，他们承诺提供有竞争力的价格与优质的产品与服务，并按双方约定履行交付义务，支持公关公司的业务拓展与项目执行, 共同为客户提供专业服务。
三、供应商分类
公关服务按业务类型可以划分为活动传播、媒体传播、新媒体传播和咨询研究等四种形态，这四种服务形态都形成了各种的供应商体系。举例来说：
1)活动传播类。如：展览搭建、AV设备、摄影摄像、物品制作、场地租赁等； 2)媒体传播类。如：媒体购买、新闻剪报等；
3)新媒体传播类。如：网站建设、设计制作、Web2.0传播等； 4)研究咨询类。如：舆情监测、市场调研、品牌研究等。
根据当前行业发展状况，我们将公关供应商归纳为：展览搭建、AV 设备、设计制作、摄影摄像、演艺礼仪、翻译速记、媒体监测、媒体购买、市场研究、网站建设、商务礼品、餐饮用品、场地租赁以及其他等14类主要供应商（见附件Excel表）。
四、供应商准入
为了确保公关供应商选择的透明度和质量水平，公关公司有必要建立供应商准入制度，通过标准化的资格考察和审核流程，建立协议供应商队伍，以满足业务需要。基本流程如下：
1)资质审查（供应商资质、有效营业执照、固定办公场所）； 2)工作试用（作为临时供应商进行为期1至3个月的使用）；
3)正式签约（试用合格的供应商签署合作协议及相关文件，合同期限一般为一年）； 4)服务记录（服务情况、表扬投诉、项目考评均记录在案，记入合作档案）； 公关公司工作委员会2010年度第一次工作会议
2010年3月27日
5)年度审验（依据服务记录并征求相关意见予以年审，合格者续约）。
五、供应商资质
根据当前行业发展和供应商采购管理的需要，有必要对公关供应商进行资质评估，建立公关供应商资质等级制度。公关供应商资质评估应该从以下五个方面着手：
1)财务状况（近三年营业情况、营业规模、资金实力等）； 2)管理责任（组织架构、管理制度、质量管理体系等）；
3)公司服务（服务内容、服务标准、市场定位,、客服团队资质等）； 4)公司报价（定价体系、定价水平、定价策略）； 5)行业口碑（行业背景、客户满意度、品牌宣传）。依据上述五个维度建立公关供应商资质评审标准，主要类别供应商的资质可分为AAAA、AAA、AA和A等四个等级。
根据当前业内通行的情况，可将公关供应商分为：主要供应商（协议供应商）和非主要供应商（包括临时采购），也可根据实际采购情况分为ABC三类：A类.品牌知名度较高、报价较高且服务质量上乘的供应商；B类.知名度稍差但服务水平上乘、报价适中的供应商；C类.要求不高、临时零散召集的供应商。
六、供应商招标
公关供应商采购招标是落实现代企业管理制度一种体现，也是确保专业服务品质的一项重要保障。公关公司应该建立广泛的公关供应商数据，这些供应商数据应该来自：行业供应商平台的数据；采购部门储备和搜索的数据；项目组推荐供应商的数据；相关人员提供供应商的数据；主动联系供应商的数据等等。
招标流程：
1、依据各类供应商对应的服务标准，对具有资质的供应商发出招标邀请。一般以业务项目为单位进行, 需明确标的物（即“业务需求”）,“业务需求”在邀请时同时发出；
2、采购部门对供应商资质和条件进行初步的商谈和筛选，形成文字材料，存档备用；
3、由采购部门召集相关负责人组成评审小组，对初步筛选的供应商进行二次评审和选择，填写《供应商评审表》并签字确认；
4、由采购部门召集评审小组成员对供应商进行实地考察，并出具《考察意见》；
5、由采购部门根据《供应商评审表》和《考察意见》与供应商进行商务洽谈，并形成《供应商评估报告》；
6、评审小组依据《供应商评估报告》，明确供应商的服务资质和级别；
7、经总经理批准确认后，与供应商签署合作协议。
七、供应商管理
公关公司内部应该建立科学的内控机制（采购管理制度和采购管理系统），以确保科学合理使用供应商，最大限度地节约成本并杜绝各类腐败现象和行为。
招标流程：项目需求→招标→竞标→双方沟通→填写表单→评估→试用（期限至少半年并有多个合作项目检验）→签合同或协议。
采购审批：项目负责人申请→业务总监/总经理审批(按采购金额)→采购部门审批(按采购金额逐级审批)。
付款审批：项目负责人申请→业务审批(按采购金额)-> 财务部门审批。沟通培训：应该建立积极有效的双向沟通和培训机制, 确保采购管理人员和供应商客服人员掌握最新的技术和管理，内容包括技术更新与变革、新产品与服务推广、客服反馈、付公关公司工作委员会2010年度第一次工作会议
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款情况、系统应用以及管理条例等。
评估考核：依据项目建立评估考核制度，确保在项目管理过程中检验供应商的服务品质和水准（《供应商项目考核表》）。
付款结算：应该按照合同约定执行财务付款。一般来说，在项目结算后的三个月内完成付款。如确实资金周转困难，经双方协商，可以延期付款。
年审考核：每年召开供应商大会，对一年来的合作情况进行总结评估，续签合作协议。年审考核由项目评估、采购部门评估和供应商自我评价三部分组成（《供应商年度考核表》）。
供应商发展：在服务评估考核中建立供应商的竞争机制，同时依据行业标准发展重点供应商，有目标地帮助其提升服务资质。
八、供应商淘汰
对那些不符合行业规范、服务存在严重缺陷的供应商予以拒绝或清退。1)不同意签订《供应商保密》和《反腐败声明》； 2)不同意相关类别的采购竞标方式；
3)服务报价严重高于市场价20%以上或高于各公司核定价20%以上；
4)服务出现严重质量问题，给客户或公司造成恶劣影响或导致经济损失； 5)每年交易额少于某标准的供应商可以终止合作；
6)供应商在一定时间段内无任何合作记录或供应商内部出现严重问题； 7)供应商多次违反信用规则，信用度降低；
8)被发现违反商业道德，对公司相关人员进行贿赂。
九、采购部门权限及职责
公关公司应该在内部设立独立的采购部门或采购功能。职能分工：采购经理负责审批采购申请；按物料的不同属性有不同的采购经理分别审批；行政部门的采购也需要在采购部门进行审批，由行政部门执行购买。
采购职责：政策制定、推广执行、流程改进、资源寻找、考核评估、新产品/服务/技术引进、项目支持、寻/报价、商务谈判、订单/合同管理、周期报告、成本控制、服务满意度提高以及供应商付款支持等。
岗位设立：应该配备专业人员管理采购事务，依据业务深度、订单量和对业务了解深度来确定岗位及人员。采购人员应该性格开朗，学习能力强且一定行业背景，注重管理。
内部考核：建立个人绩效评估体系，包括：工作态度、被投诉量、供应商的评价、公司领导评价。
十、行业推荐及资源平台
应该建立行业共享的供应商资源平台，可以利用中国公关网黄页平台建立中国公关供应商资源平台，按照行业有关标准建立数据库，向业内公司开放有关查询功能。
同时，应该阶段性地发布各类公关供应商行业推荐或排名，各公关公司也有义务向行业平台提供或推荐有关资源数据，以推动行业资源全面、整合发展。
公关公司工作委员会 2010年3月27日
附件2
修订规范“村规民约”指导意见
为深入贯彻乡村振兴战略重大决策部署，健全乡村治理体系，推动“三治融合”实施方案在基层落地，现就进一步做好规范村规民约修订工作，提出如下指导意见，请各村、社区根据各自财力状况，量化细化奖惩标准，抓好贯彻落实。
1、将遵纪守法内容纳入村规民约。引导村（居）民学习法律知识、培养法制意识，践行法治精神，杜绝搞封建迷信、参加邪教组织、聚众赌博、拉帮结派、打架斗殴、酗酒滋事、参加黑恶组织犯罪等不法行为。
2、将培育集体观念纳入村规民约。引导村（居）民积极参与村民主法制建设，树立集体意识、大局观念，坚持防止出现不执行村、社区集体决议，甚至故意刁难阻止等现象，增强村级组织凝聚力、战斗力。
3、将维护公义良俗纳入村规民约。禁止虐待、遗弃老人，不履行赡养、抚养义务等违法行为，落实国家义务教育法规政策，依法保护未成年人受教育权利。
4、将移风易俗内容纳入村规民约。规定红白喜事酒席标准、宴请范围，狠刹农村大操大办、人情攀比、高价彩礼、薄养厚葬等突出问题，拒绝铺张浪费。
5、将营造向上向善氛围纳入村规民约。一次性分类别奖励村有“考取985、211
大学、考取大学一本、二本、参加全国全省全市全县各类竞赛前
名等学生，部队立功受奖、因工致残、荣获各级‘见义勇为’、荣获市级以上‘道德模范’、‘劳动模范’”等情形人员，着力解决内生动力不足、向上向善氛围不浓等突出问题。
6、将维护农村生产生活秩序、环境内容纳入村规民约。着力解决农村乱倒垃圾、乱排污水、乱修乱建、乱砍乱伐、不执行土地政策，越级上访、缠访闹访等突出问题。
7、将诚信建设内容纳入村规民约。着力解决农村欠钱欠物逾期不还、不按期付息、拖账赖账、故意毁损公私财物等突出问题。
8、将爱护环境卫生内容纳入村规民约。着力解决随意焚烧秸秆、随意倾倒生活垃圾、在公共场所堆放杂物等突出问题。
9、将约束机制引入村规民约中。对违反村规民约的经村、社区委员会、道德评议委员会核实后，一律在曝光台予以公示（公示期即纠正期，由村民自行约定），纠正期内，该户不享受国家相关优惠政策及村社区提供的服务，取消该家庭当年县、镇、村级各类先进推荐评选资格。纠正满后，经集体评议合格后，取消曝光，恢复正常。
10、修订村规民约应遵循“合法、民主、实用、双向制约”
及“少而精，适用性、操作性、针对性兼备”等原则，力戒千篇一律，照抄照搬。“头条号：公务员圈子，QQ287627102”
镇党委高度重视，精心组织，成立以民政、妇联等为主体的审核小组，加强对村规民约的审核指导，严格落实修订工作流程，确保修订程序和内容的双重合法性。各村社区要加大宣传力度，动员村（居）民积极参与村事务管理，进一步提高我镇农村社区民主自治能力。
规范资产管理业务指导意见解读
一、禁止资金池操作，要求产品期限与所投资产存续期相匹配。银行理财不得开展滚动发售、混合运作、期限错配、分离定价的资金池理财业务，加强流动性管控、防范流动性风险是监管始终的重点之一。实际操作中，银行理财产品具有明显的资金池性质，产品本身赚的是资产和负债错配的钱，如果严格执行将可能明显降低产品吸引力。
二、禁止表内资管和打破刚兑。要求“金融机构不得开展表内资产管理业务，不得承诺保本收益”。目前表内资管主要是银行的保本理财，不得开展表内资产管理业务对保本理财压力较大。政策的目的是打破刚兑，回归资产管理本质，但在实际落地难度可能比较大，银行理财为了维持自身声誉和客户，即使面临亏损也可能借用其他资金弥补亏损缺口。银行的零售和对公保本理财将受到影响，逐步压缩。
三、限制投资非标准化债权类资产。该规定明确资管产品禁止投资于非标资产，但可发行专门投资于非标资产的产品，且对这一系列产品加以限额管理、期限错配等监管。这样银行借道理财通道投资非标产品或者为他行提供通道投资非标产品将受到限制。
联营商管理规范
一、联营是指供应商提供商品于卖场售卖，并进行扣点结算的一种经营方式，它是区别
于自营的一种经营方式。两者主要区别是，联营商品定价由供应商决定，管理人员由供应商提供，结算按约定扣点完成。联营商品一般针对技术工艺含量高、设备复杂、品项繁多、商品管理专业等分类，有时，针对卖场的经营水平也可以进行策略性的联营。从顾客角度讲，他们不分经营类别，只针对卖场，所以无论是联营商的商品还是人
员都要服从卖场的统一管理
二、联营商的管理
1、商品管理
2、人员管理
3、设备管理
三、商品管理
1、依据采购与联营商确定经营的商品品类和品项数量以及质量进行相应管理。
2、售价与电脑系统匹配，由采购负责设定。
3、联营商必须积极提供促销品项于采购，配合卖场做好每一档促销活动。
4、除采购变价外，楼面与联营商的协议价可由供应商签字后，经相关领导签字后生
效，并进行区间变价。
5、楼面可提供给联营商相关销售数据，数据目录由采购和联营商协议，楼面不准提
供协议外的任何数据。
6、楼面严格控管联营商品的携入、携出。携入，联营商品必须在营业之前送入楼面,并填写联营商品收货单，记录当天收货商品的明细和重量，以备查。携出，填写
商品携出单，并记录携出商品的明细、数量，由相关部门签字生效后，在防损部
门监督下，从指定地方携出商品。
7、联营商在卖场内购买商品进行现场加工，商品
四、人员管理
1、联营促销人员由采购和联营商协商确定，促销员分加工人员、促销员、临时促销
员。
2、促销员管理费用由采购与联营商之间约定或按公司统一规定，并按时收取。
3、除由厂家特殊要求并由采购在合同中体现外，联营商工作人员统一由卖场提供着
装，费用由厂商承担，证件的办理与员工证件办理流程一样。
4、联营促销员服从卖场统一管理，除完成联营工作外，必须服从所辖部门的统一安
排，从事公共区域的卫生和商品管理，进行统一的培训安排。
5、促销员的更换和增减要按流程进行办理，联营商不得私自对促销员进行更换或增
五、减。设备管理
1、联营商设备原则上由供应商自行提供，设备明细和位置安排由采购和供应商进行
约定，采购收集资料信息并报给门店。
2、采购需约定相关设备的使用所需要的水电费用。
3、设备安装统一由门店专业人员进行有偿完成，或者在门店专业人员的监督下由厂
商提供的专业人员完成施工。
4、设备的进出需要填写携入、携出单，由相关部门签字生效后，由防损部门核实并
留有一联单据存档备查，联营商在防损部门监督下，从指定地方将设备携出。
菏泽市卓越皮业有限公司 采购与付款业务内部管理规程
（讨论稿）
2016.3.25
菏泽市卓越皮业有限公司
采购与付款业务内部管理规程（讨论稿）
为保障公司合理采购，满足生产经营需要、规范采购行为、防范采购风险，制定本规程。
第一章
总则
第一条 本规范所称采购，是指购买货物（或接受劳务）及支付款项等相关活动。包括采购预算、请购审批、供应商评价、采购招标、物品验收、付款审批、预付款管理、采购退货等一系列活动。
第二条 公司采购业务至少应当关注下列风险：
（一）采购计划审批不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存积压或短缺，可能导致公司生产停滞或资源浪费。
（二）供应商选择不当，采购方式不合理、招投标或定价机制不科学、授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。
（三）没有将不相容的职务岗位分离，可能导致失去制约和监管，容易发生有意或无意的错误。
第三条 公司应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹审批采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监管机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效措施，确保物资采购能够满足公司生产经营需要。
第二章 采购管理一般要求及相关业务流程
第四条 为避免多头采购和分散采购，提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞，公司的采购业务集中由供应部负责。重要和技术性较强的采购业务，须组织相关专家论证，实行集体决策和审批。
第五条 公司根据经营目标，编制采购预算。对预算采购项目，各需求部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，必须履行预算调整程序，由具备相应审核、审批权限的部门或人员审批后，再履行办理请购手续。
（★）采购预算业务流程
1.各生产单位根据生产目标预测生产计划，据此编制《物资需求计划》和本部门《采购预算》；仓储部根据公司相关规定和生产用料计划编制仓储《采购预算》；行政各部根据实际需求编制各自的《采购预算》。
2.供应部负责汇总，整理各部门提交的采购预算。
3.财务部对供应部提交的汇总采购预算资料进行审核，并根据上材料单价、当汇率、利率等各项预算基准，编制公司《采购预算表》，财务部经理签字确认后报财务总监审核，总经理审批后严格执行。
4.各请购部门根据实际需求提出货物采购申请，供应部根据市场价格填报采购金额，并依据公司相关规定以及生产需求情况判断采购申请是否合理，如果采购申请合理，则提交相关领导审批，不合理则退回请购部门。
5.采购预算调整的原因有预算外采购和超预算采购两种情况。由于市场环境
变化可能引起采购物资价格上涨，导致实际采购金额超出采购预算；生产突发事件也可能导致采购预算外支出，所以发生预算外采购和超预算采购时，供应部应提出《采购预算调整申请》追加采购预算。
6.财务部接到供应部的预算调整申请后，根据实际情况并参照公司的相关规定，编制《采购预算调整方案》，提交财务总监审核，总经理审批。
7.需要完善的相关规范性制度 ①《采购预算管理制度》 ②《采购申请制度》 ③《请购审批制度》 8.责任部门：供应部、财务部
9.责任人：总经理、财务总监、财务经理、供应部经理、采购专员。
第六条 公司建立《采购申请制度》，依据购买物资和接受劳务的类型，确定归属管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。供应部对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排公司的采购计划。
具有请购权的部门对预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应首先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
（★）请购与审批业务流程
1.生产部、仓储部、实验室（研发部）和行政各部等物资需求部门根据相关规定及实际需求提报采购申请。
2.各部门请购人员根据库存基准量、用料预算填写《采购申请单》，列明请购物资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容。
3.供应部在核查采购物资库存情况的基础上，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。
4.如果采购专员认为采购申请合理，则根据所掌握的市场价格在《采购申请单》上填写采购金额后呈报相关领导审批。
5.采购事项在预算范围之内的，供应部按照预算执行进度办理采购审批手续。
6.采购事项在预算范围之外的，应按照《采购预算》管理程序，编制《采购预算调整方案》，供应部经理、财务部、财务总监逐级审批，最终由总经理审批。
7.采购事项在采购预算之内，但实际采购金额超出预算范围的，经供应部经理、财务部、财务总监审核后，总经理审批。
8.采购专员按照审批后的《采购申请单》进行采购。9.需要完善的相关规范性制度： ①《采购申请制度》 ②《请购审批制度》
10.责任部门：公司各请购部门
11.责任人：总经理、财务总监、供应部经理、采购专员
第七条 公司要建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议。建立供应商信息管理系统，对供应商提供货物或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件、资信及经营状况等进行实时动态管理和综合评估。根据评估结果，对供应商进行合理选择和调整，必要时，公司可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。
（★）供应商评选的业务流程
1.供应部通过各种途径收集、整理供应商信息。主要内容要包括供应商信誉、产品质量、供货能力等方面的信息，对新的供应商要以面谈、调查问卷等方式对供应商进行调查。
2.供应部和使用部门依据收集到的供应商信息，参照公司《比质比价采购制度》等相关文件，对供应商进行比质比价分析。
3.供应部根据比质比价分析结果，参照《供应商选定标准》，提出《候选供应商名单》报供应部经理审批。
4.供应部通过采购物资分类，组织请购部门进行评审。
5.评审后，供应部汇总评审结果，编写《评审报告》，拟定供应商等级排序名单，报供应部经理审批。
6.供应部根据供应部经理审核结果，确定《供应商名单》，并报供应部经理审核，总经理审批。
7.需要完善的相关规范性制度 ①《采购管理制度》 ②《供应商选定标准》 ③《供应商评价制度》 ④《比质比价采购制度》 8.责任部门：供应部、各请购部门
9.责任人：总经理、供应部经理、采购专员
第八条 公司根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。大宗采购需要用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务的采购可采用直接购买的方式。
（★）采购招标业务流程
1.对需要进行招标的采购业务，供应部征询物资需求部门意见，准备招标文件。
2.供应部编制《采购招标书》报供应部经理审批。
3.供应部发布招标广告，说明招标方式，招标项目的名称、用途、规格、质量要求及数量或规模，履行合同的期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投标单位的资质要求以及其他必要内容。
4.供应部收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查。
5.供应部通过审查供应商各方面指标，确定符合要求的供应商。6.供应部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交供应部。7.供应部对供应商的标书进行初步审核，剔除明显不符合要求的供应商，报供应部经理。
8.供应部经理组织需求部门、技术、财务部门等相关人员或专家对筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标单位。
9.最终中标者经总经理签字确认后，由供应部宣布中标单位。10.供应部经理代表公司与中标单位签订《采购合同》。11.需要完善的相关规范性制度
①《采购管理制度》 ②《采购招标管理制度》 12.责任部门：供应部、请购部门
13.责任人：总经理、供应部经理、采购专员
第九条 公司要逐步建立和完善采购物资的议价定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询价采购、比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度的减少市场变化对公司采购价格的影响。
大宗采购等采用招标方式确定采购价格，其他物资或劳务的采购，可根据市场行情制定最高采购限价，并对最高限价适时调整。
建立价格档案和价格评价体系。供应部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物资的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则需要作出详细说明。对重点、大宗材料价格要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，分析评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。
第十条 公司根据确定的供应商，采购方式、采购数量、采购价格、质量标准、采购费用等情况拟定采购合同。采购合同必须准确描述各项条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。各类采购合同、资料，供应部负责整理归档。
第十一条 公司建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构和验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相
关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新特物资采购，必要时可委托专业测试。
验收过程中发现异常情况，负责验收的机构和人员应当立即向负责采购的机构报告，采购机构应当查明原因并及时处理。
（★）采购验收业务流程
1.根据采购合同约定，供应商按时发货、采购专员接到供应商的《发货通知单》后，通知仓储部或请购部门准备接收货物。
2.仓储部（或请购部门）依据合同订单对供应商随货同行的《送货单》认真进行货物品种、规格、数量的核对查实。
3.清点核对如不存在问题，采购专员组织质检部和使用部门对货物进行质量检验（必要时，可委托专门检测结构检测），看是否符合合同订单以及生产工艺技术要求等，质量检验完毕后，质检部或委托机构应出具《质量检验报告》，送交供应部经理审核。
4.清点核对如与《送货单》不符，采购专员、仓储部应会同参与清点核对的供应商业务人员共同签字确认，并报供应部经理审批，联络供应商及时解决。
5.若《质量检验报告》显示货物质量存在问题，采购专员应依据合同、订单规定提出具体解决办法，报供应部经理审批后，联系供应商作退换货处理。
6.《质量检验报告》所购货物不存在质量问题，则由仓储部门负责入库，填写《入库单》，并与财务部协作进行账务处理。
7.需要完善的相关规范性制度 ①《采购管理制度》 ②《采购验收制度》
③《采购物资质量检验报告制度》
8.责任部门：供应部、财务部、使用部门、质检部
9.责任人：供应部经理、采购专员、质检部经理、质检员、仓储部、保管员
第十二条 加强物资采购供应过程的管理，要依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。
供应部应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度，或进行信息化管理，确保采购过程的可追溯性。
第三章 付款管理的一般要求及相关业务流程
第十三条 公司要加强采购付款管理，完善付款流程，明确付款审核人员的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审核程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。
在付款过程中，应当严格审核采购发票的真实性、合法性与有效性，发现虚假发票，要查明原因及时报告处理。
公司重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况时，应当拒绝付款，避免出现资金损失；选择合理的付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的资金风险。
（★）付款审批业务流程
1.采购专员定期汇总采购合同及采购订单
2.采购专员对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量验收入库单等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审查，并核对合同执行与付款情况。
3.采购专员依据采购发票、质检报告、入库单等有关凭证，填写《付款申请单》提交供应部经理审核，确保数据准确无误。
4.财务部按照采购合同相关条款、发票等对供应部经理复核后的《付款申请单》进行审核后，提交总经理审批。
5.财务部按照总经理的审批意见，办理付款。6.需要完善的相关规范性制度： ①《采购管理制度》 ②《付款审批权限的规定》 7.责任单位：供应部、财务部
8.责任人：总经理、供应部经理、采购专员、出纳
第十四条 加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付款项，要定期进行跟踪核查，综合分析预付款的期限，占用款项的合理性及回收风险等情况，发现有疑问的预付款，要及时向财务总监、总经理报告，及时采取措施。
（★）预付账款审批业务流程
1.采购专员与选定的供应商就采购方式、付款方式、采购项目、货品价格等进行协商谈判，双方达成一致意见后，确定采购付款方式为预付款的，提交供应部经理和财务部审核后，总经理审批。
2.供应部经理按总经理批准后的意见，与客户签订采购合同，详细注明采购货品的数量、质量、技术指标、价格和交货日期、交货地点、运输费用等内容。
3.采购专员依照采购合同，根据公司生产经营的实际需求，签发《采购订单》。4.采购专员依据采购订单，计算预付款金额，填写《预付款申请单》交供应
部经理，财务部审核，总经理审批。
5.财务部按照总经理批准的《预付款申请单》将货款划入供应商账户（或将票据背书交给供应商业务人员签收），并对汇款或付款凭证入账，同时告知采购专员。
6.采购专员接到供应商发货通知后，通知仓储部门接受货物。
7.仓储部、质检部按照《采购验收业务流程》执行，清点核对和质量检测。8.经过验收确定货品不存在数量、质量问题后，采购专员应向供应商索取发票。
9.采购专员依据采购合同、购货发票、质检单、入库单，填写《付款申请单》报请支付应付的余额或结算预付账款。
10.财务部接到总经理审批后的《付款申请单》后，支付余额，并对发票和付款凭证做相应的会计处理。
11.需要完善的相关规范性制度 ①《采购管理制度》
②《预付款和定金授权审批制度》 12.责任部门：供应部、财务部
13.责任人：总经理、供应部经理、采购专员、出纳
第十五条 公司要建立退货管理制度。对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商签订的合同中明确退货事项，及时收回所退货物价款。涉及符合索赔条件的退货应在索赔期限内办理索赔。
（★）采购退货业务流程
1.供应部经理组织相关人员编写拟定《退货管理制度》，明确退货条件、退货手续，货物出库的退货款项回收等内容，经总经理审批后严格执行。
2.采购货物在公司未支付货款之前，在仓储部门清点核对和质监部门质量检测中发现数量、质量问题，采购专员按《采购验收业务流程》提出解决方案，报总经理审批后办理退货换货等事项。
3.采购货物在已付款或收到购物发票后，在仓储部清点核对和质监部门质量检测中存在数量、质量问题的，采购专员《退货方案》报供应部经理和财务部审核，总经理审批。
4.采购专员根据审批的《退货方案》与供应商协商，确定具体货物退回、赔偿事宜。
5.采购专员依据协商结果，通知仓储部门退货，并开具《退货单》，通知供应商接货。
6.供应商核对信息后，取回不合格货物，根据协商结果，退回退货款和赔偿金额。
7.财务部查收供应商的退款及赔偿金额，同时告知采购专员。
8.财务部依据公司相关规定，对退货款项进行账务处理，对购货发票依税收法规办理。
9.需要完善的相关规范性制度 ①《采购管理制度》 ②《采购退货管理制度》
10.责任部门：供应部、仓储部、财务部
11.责任人：总经理、供应部经理、采购专员、仓储保管员
第四章 采购与付款业务的不相容职务分离
第十六条 不相容职务分离要求公司全面系统的分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互监管、相互制约的工作机制，避免相关机构或人员串通舞弊、滥用职权、牟取不当利益的事件。
（一）采购与付款业务的不相容岗位 1.请购与预算审批 2.询价与确定供应商 3.采购合同的订立与审批 4.采购与验收 5.采购、验收与付款
6.采购、验收与相关会计记录。
（二）采购与付款业务不相容的分离 1.办理请购与审核机构分别设立
2.采购价格征询与确定供应商的人员不可一人兼任 3.采购合同的订立与合同审批不可一人兼任 4.采购、验收应由不同机构、不同人员分别执行
5.采购、验收人员及其配偶、子女不能经办货款支付和退货货款的收取
6.采购、验收人员的配偶及子女不能经管“应付账款”等相关的会计处理业务。
第五章 附则
第十七条 本规程自2016年
月
日实行。附件：相关各环节《业务流程与风险控制图》
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