第一篇：秘书工作论文--谈秘书之职（本站推荐）

秘书的服务职能，是由非参谋性工作和参谋性工作所实现的。

党的十一届三中全会以来，中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

秘书部门的参谋工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导决策的优选；提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息，这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。参谋工作的这三种作用，有时是独立发挥，更多的时候是同时发挥。参谋工作作用的大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。

参谋之道精在谋略

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。在秘书参谋工作中，谋略往往溶于起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。比如报告、讲话文稿中对形势的分析意见，对问题的理解认识，对矛盾的处理办法，对今后工作的安排部署等，都是谋略的具体表现。高层次、高质量的信息，一般都含有问题的因果分析、解决问题的对策及需提请领导注意的内容，这也都是谋略的具体表现形式，至于各种提供领导参考的预案建议，更是典型的谋略形式。秘书参谋工作中的谋略，一般表现为：（1）建议。围绕领导工作和所要解决的问题，提出的各种工作建议，如工作安排建议、解决某一问题的建议、推广某一经验的建议等。（2）意见。针对实践中急待解决的问题所提出的参谋意见，如关于纠正不正之风的意见、关于加快农村致富步伐的意见、有关下级请示的批复意见等。（3）预案。为落实某项工作或贯彻领导者的意见而提出的实施办法，如会议组织预案，解决突发性事件的预案等。（4）方案。根据客观要求和实际情况经周密研究后提出的工作路子，如改革方案、调研方案、机构调整方案等。（5）见解。学习理论、分析形势、研究问题后所提出的看法，如阐发的某些新观点、新思想、新认识等。

谋略有优劣上下之分。一个好谋略应具备什么特征呢？它至少应包括以下几个方面：一是问题的针对性，即谋略与所要解决的问题是否完全对应。问题针对性越强，措施越能有的放矢，谋略的效果就越明显。二是分析的全面性，即是否完全周密地研究了事物内部结构及其他相关的事物的联系。问题抓准只是基础，还必须进行全面分析，做到统观全局。不了解各种原创文秘网站:文秘知音相关事物的内在联系，就难以对客观事物进行全面深刻的分析，就容易由于分析的片面性导致认识和谋略上的片面性。三是观点的正确性，即谋略的基本观点是否科学。谋略的基本观点一定要符合客观规律、符合实际情况、符合党和国家的大政方针、符合人民群众的根本利益，要准确无误，否则就不是一个好谋略，而是一个歪点子。四是措施的可行性，即谋略中所提出的措施是否能够实施。也就是一项措施不仅要科学、还要合理，既行之有效，又切实可行。五是出台的适宜性，即提出谋略的时机是否适宜，提出的方式是否合适，提出的环境是否有利。这些虽不是谋略本身的特征，但由于陈情献策需要相机而行，如缺少这一方面，有时会使好的谋略变成“馊”主意。因而，要特别强调谋略出台的适宜性。一个谋略如果具备以上几个特点，就是一个科学的、合理的、有用的谋略，就是一个能够受到领导欢迎的好谋略；如果能经常提供这样的良策，就能成为一个优秀的秘书参谋人员。

人为之径贵在得法

工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

（－）重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

（二）善于分析形势。谋略依大局而定，据大势而发。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋，硬闭门造车，只能制造一些空对空的“臭弹”。因此，“要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”。数有虚实，形有真假，势有明暗，必须用马克思主义辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势。水无常形，物无恒势，斗转星移，事过境迁，一切客观事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。因有主次，果有大小，因果相连，相依相存，互为条件，相互转化，要用对立统一的观点看待形势，要用系统、联系、层次的观点分析趋势。

（三）加强组织领导。秘书部门聚集了一大批党性强、素质高的优秀人才，这是秘书部门的政治优势。秘书部门直接为领导机关服务，经常接触各级领导，有相当一部分秘书直接为领导者服务，这是秘书部门的工作优势。在参谋工作中，要认识和注意发挥这些优势。要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，运用秘书部门的集体智慧，提高参谋的整体效用。比如，一些党委办公室开展的“议政会”、“形势分析会”的活动，编发参谋性刊物，都收到了显著的效果。参谋工作弹性较大，尤其在这项工作开创之初，更需要制度做保证。为了完善参谋活动，也很需要建立健全有关的参谋活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度，促使参谋工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。

（四）学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。利害相依是普遍规律。再好的方案，也必然杂以利害，不本文来自文秘之音，更多精品免费文章请登陆www.teniu.cc查看可能完善无缺。利有大小，害有轻重，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。其标准是：“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（《孙子兵法·计篇》）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

（五）掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓“机”，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋。

得法之机必在固本

魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”（魏征：《谏太宗十思疏》）参谋之本，集中于秘书参谋人员的基本素质。没有良好的素质，连一般秘书工作做起来都感吃力，做参谋工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。

搞好素质建设，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要是解决人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在参谋素质中，德是第一位的，要求以大局为重，立谋为公，不谋私利。为此，要加强思想品德修养，提高政治素质，做德高才多之士。智，指的是科学文化素质。智力强弱，与参谋效果大小成正比。智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。

素质建设，除学习锻炼，自我提高，别无良策。提高素质，应做到时时虚心，处处留心，事事用心，从多方面、多角度强化素质。时时虚心，要求结合参谋工作学习马克思主义，掌握参谋业务知识，熟悉参谋方法。处处留心，要求在实践中培养锻炼求真求实的作风，以及见微知著、举一反三地发现问题、解决矛盾的能力。事事用心，要求学会研究领导工作和领导的需求。常言说，眉头一皱，计上心来；谋从心中出，略从脑中来。如不用心，就会胸无妙计，手无良策，空谈参谋。素质建设是个长时间的渐进过程，不能期望一蹴而就，要持之以恒，坚持不懈

秘书的服务职能，是由非参谋性工作和参谋性工作所实现的。

党的十一届三中全会以来，中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

秘书部门的参谋工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导决策的优选；提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题、以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息，这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。参谋工作的这三种作用，有时是独立发挥，更多的时候是同时发挥。参谋工作作用的大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。

参谋之道精在谋略

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。在秘书参谋工作中，谋略往往溶于起草的文稿、选送的信息、设想的预案、提出的建议之中。比如报告、讲话文稿中对形势的分析意见，对问题的理解认识，对矛盾的处理办法，对今后工作的安排部署等，都是谋略的具体表现。高层次、高质量的信息，一般都含有问题的因果分析、解决问题的对策及需提请领导注意的内容，这也都是谋略的具体表现形式，至于各种提供领导参考的预案建议，更是典型的谋略形式。秘书参谋工作中的谋略，一般表现为：（1）建议。围绕领导工作和所要解决的问题，提出的各种工作建议，如工作安排建议、解决某一问题的建议、推广某一经验的建议等。（2）意见。针对实践中急待解决的问题所提出的参谋意见，如关于纠正不正之风的意见、关于加快农村致富步伐的意见、有关下级请示的批复意见等。（3）预案。为落实某项工作或贯彻领导者的意见而提出的实施办法，如会议组织预案，解决突发性事件的预案等。（4）方案。根据客观要求和实际情况经周密研究后提出的工作路子，如改革方案、调研方案、机构调整方案等。（5）见解。学习理论、分析形势、研究问题后所提出的看法，如阐发的某些新观点、新思想、新认识等。

谋略有优劣上下之分。一个好谋略应具备什么特征呢？它至少应包括以下几个方面：一是问题的针对性，即谋略与所要解决的问题是否完全对应。问题针对性越强，措施越能有的放矢，谋略的效果就越明显。二是分析的全面性，即是否完全周密地研究了事物内部结构及其他相关的事物的联系。问题抓准只是基础，还必须进行全面分析，做到统观全局。不了解各种相关事物的内在联系，就难以对客观事物进行全面深刻的分析，就容易由于分析的片面性导致认识和谋略上本文来自文秘之音网，在百度中可以直接搜索到文秘知音网站的片面性。三是观点的正确性，即谋略的基本观点是否科学。谋略的基本观点一定要符合客观规律、符合实际情况、符合党和国家的大政方针、符合人民群众的根本利益，要准确无误，否则就不是一个好谋略，而是一个歪点子。四是措施的可行性，即谋略中所提出的措施是否能够实施。也就是一项措施不仅要科学、还要合理，既行之有效，又切实可行。五是出台的适宜性，即提出谋略的时机是否适宜，提出的方式是否合适，提出的环境是否有利。这些虽不是谋略本身的特征，但由于陈情献策需要相机而行，如缺少这一方面，有时会使好的谋略变成“馊”主意。因而，要特别强调谋略出台的适宜性。一个谋略如果具备以上几个特点，就是一个科学的、合理的、有用的谋略，就是一个能够受到领导欢迎的好谋略；如果能经常提供这样的良策，就能成为一个优秀的秘书参谋人员。

人为之径贵在得法

工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。

（－）重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

（二）善于分析形势。谋略依大局而定，据大势而发。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋，硬闭门造车，只能制造一些空对空的“臭弹”。因此，“要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”。数有虚实，形有真假，势有明暗，必须用马克思主义辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势。水无常形，物无恒势，斗转星移，事过境迁，一切客观事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。因有主次，果有大小，因果相连，相依相存，互为条件，相互转化，要用对立统一的观点看待形势，要用系统、联系、层次的观点分析趋势。

（三）加强组织领导。秘书部门聚集了一大批党性强、素质高的优秀人才，这是秘书部门的政治优势。秘书部门直接为领导机关服务，经常接触各级领导，有相当一部分秘书直接为领导者服务，这是秘书部门的工作优势。在参谋工作中，要认识和注意发挥这些优势。要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，运用秘书部门的集体智慧，提高参谋的整体效用。比如，一些党委办公室开展的“议政会”、“形势分析会”的活动，编发参谋性刊物，都收到了显著的效果。参谋工作弹性较大，尤其在这项工作开创之初，更需要制度做保证。为了完善参谋活动，也很需要建立健全有关的参谋活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度，促使参谋工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。

（四）学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。利害相依是普遍规律。再好的方案，也必然杂以利害，不可能完善本文来自文秘之音网，在百度中可以直接搜索到文秘知音网站无缺。利有大小，害有轻重，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。其标准是：“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”（《孙子兵法·计篇》）因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

（五）掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓“机”，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋。

得法之机必在固本

魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”（魏征：《谏太宗十思疏》）参谋之本，集中于秘书参谋人员的基本素质。没有良好的素质，连一般秘书工作做起来都感吃力，做参谋工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。

搞好素质建设，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要是解决人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在参谋素质中，德是第一位的，要求以大局为重，立谋为公，不谋私利。为此，要加强思想品德修养，提高政治素质，做德高才多之士。智，指的是科学文化素质。智力强弱，与参谋效果大小成正比。智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。

素质建设，除学习锻炼，自我提高，别无良策。提高素质，应做到时时虚心，处处留心，事事用心，从多方面、多角度强化素质。时时虚心，要求结合参谋工作学习马克思主义，掌握参谋业务知识，熟悉参谋方法。处处留心，要求在实践中培养锻炼求真求实的作风，以及见微知著、举一反三地发现问题、解决矛盾的能力。事事用心，要求学会研究领导工作和领导的需求。常言说，眉头一皱，计上心来；谋从心中出，略从脑中来。如不用心，就会胸无妙计，手无良策，空谈参谋。素质建设是个长时间的渐进过程，不能期望一蹴而就，要持之以恒，坚持不懈.

第二篇：秘书和秘书工作概述

秘书和秘书工作概述

一、秘书和秘书工作概述

（一）秘书的概念、内涵、特征

1、秘书：掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。

2、秘书职务：如秘书长、办公室主任、科级秘书等。

3、特征：“三服务”即为直接隶属的领导服务；为相关的各级领导服务；为人民群众服务。

（二）秘书工作任务、作用、特点和层次划分

1、秘书工作任务（1）总体来说：秘书工作具有办公、办会、办事和参谋的职能（2）各地各单位实际情况不同，秘书工作的具体任务不同（3）秘书工作共同性工作任务是：辅助决策；调查研究；信息工作；文书处理和撰制；会务工作；信访工作；文书立卷和档案管理；电子政务；查办工作；印信证章的管理；值班和接待工作；机关内部的管理工作；机要交通与通讯；保密工作；领导交办的其他工作。

2、秘书工作的作用（1）枢纽作用。（2）助手作用。（3）参谋作用。（4）信息、耳目作用。（5）协调作用。（6）门面、窗口作用。

3、秘书工作特点（1）政治性和政策性。（2）辅助性和服务性。（3）组织性和综合性。（4）保密性和机要性。

4、秘书层次划分（1）行政事务性的秘书工作。（2）文字性的秘书工作。（3）议政谋政的秘书工作。

（三）办公室工作

1、概念：协助机关领导人办公和组织机关运转的机构或班子。一般来说办公室是一个办事机构和秘书班子。从某种意义上说，办公室工作就是秘书工作。办公室主任，实际上就是一位秘书和秘书工作的负责人。

2、职能：（1）办文、办会、办事。（2）参谋助手，检查督促，综合协调，后勤保证。

3、要求：高效、保密、实事求是，团结同志。

（四）秘书工作人员素养

1、才干素养（1）精明的办事本领。知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快。（2）较强的文字表达能力。起草文件，综合情况，会议记录，润饰稿件等。（3）特殊技能。电脑打字、摄影、速记、书法、编辑、驾驶等。

2、智能素养（1）知识积累；（2）思维训练；（3）临机智力训练；（4）记忆训练；（5）反思（反省）训练。

3、心理素养（1）乐观与沉默；（2）培植自信心；（3）鼓励竞争精神，防止嫉妒心理；

4、职业道德（1）为事业埋头苦干的献身精神；（2）遵守纪律的自觉性；（3）谦和平等的人际关系。

二、公文写作

（一）公文的定义公文是国家机关及其它社会组织在行政职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。

（二）公文的特点

1、法定性；

2、针对性；

3、政策性；

4、效用性；

5、时限性；

6、规范性。

（三）公文的作用

1、颁布法规，传达批示；

2、反映情况，请示工作；

3、联系工作，商洽公务；

4、催办工作；

5、宣传教育；

6、依据凭证；

7、交流信息。

（四）公文的分类

1、按照使用范围的不同，将公文分为：（1）通用公文：广义上的公文，发文主体、规则、格式等皆循通例。（2）专用公文：专门机关使用的公文样式，有特殊要求，如法院的判决书、审计局的审计报告。

2、按照来源的不同，将公文分为：（1）对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制向外单位发出的文件。（2）收来文件：简称收文。是指由外机产拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。（3）内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。

3、按照行文关系和行文方向的不同，将公文分为：（1）上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（2）下行文：是指上级领导机关干部对所属的下级机关的一种行文。（3）平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

4、按照秘密程度的不同，将公文分为：（1）秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。秘密文件还可细分为秘密、机密、绝密三个级别的文件。（2）普通文件：是相对于秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。

5、按照办理时限的不同，将公文分为：（1）特急件：内容极为重要，需要最快速度传递，最短时间处理的文件。（2）急件：内容紧急，要求在规定时限或较短时间内处理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收发、处理的文件。

6、按照发文机关性质的不同，将公文分为：（1）官方文件：主要有法规文件、行政文件和党的文件。（2）非官方文件：是指各社会组织、企事业单位制发的文件。

7、按照具体职能的不同，将公文分为：（1）规范性文件：是指机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行业规范。如章程、条例、规定、办法、细则、制度等。（2）指挥决策性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如：命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。（3）报请商洽性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文以及同级及没有隶属关系的单位为公务活动使用的公文。如报告中、请示、议案、函等。（4）公告知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公告、通告、公报、通知、通报、会议纪要、备忘录等。（5）日常性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如：计划、规划、总结、会议记录、电话记录、大事记、简报、调查报告、值班日志等。

（五）公文的种类和特点在202_年8月24日国务院办公厅《国务行政机关公文处理办法》中，规范了13种公文名称。它们分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规范了14种公文名称。它们分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、议案适用于各级人民政府或人民代表，向同级人民代表大会或其常委会提请审议事项。

8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复适用于答复下级机关的请求事项。

11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。

12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要（抄告单）适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（六）公文写作

1、写作公文的几种类型（1）为自己或本部门工作起草；（2）为领导起草（受命代言）；（3）为他人起草（代书）。

2、起草公文的入门条件（1）熟悉情况；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉写作规范。

3、公文写作的特点（1）被动写作，遵守性强；（2）对象明确，针对性强；（3）集思广益，群体性强；（4）决策之作，政策性强；（5）紧迫之作，时限性强；（6）讲究格式，规范性强。

4、公文写作的步骤（1）明确写作公文的主旨（根据主旨选择公文）；（2）收集有关材料（写作内容）；（3）完成总体构思，拟出写作提纲（谋体布局）；（4）起草正文（导语、主体、结束语）；（5）检查修改（主题、观点、材料、结构、语言、格式）；（6）形成送审稿

5、公文写作的要求（1）要保证公文内容在政治上的正确性；（2）要实事求是，在业务上符合客观规律；（3）在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法和逻辑；（4）要符合统一规定的体式和程序；（体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出）（5）要注意细节。

三、公文处理

（一）公文处理

1、概念（1）发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印文件材料等。（2）发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

2、程序发文办理程序由拟稿、会商、审核与签发；核发、缮印与核对；用印、登记与分发等环节组成。

3、具体要求（1）拟稿必须注重行文规则；（2）会商就是涉及其他部门管理职权时商洽取得一致意见，如协商不成，则呈报上级组织调处。（3）审核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关部门已有的规定是否矛盾；三查要求和措施是否明确具体，切实可行；四查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；五查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；六查公文格工是否符合规定。（4）签发必须确认是自己职权范围内的有关公文；签发后必须对文内容和文字负完全责任；联合发文必须会签。（5）注发必须对公文主送单位、抄送单位、紧急程度、秘密等级、公文字号、主题词、文件格式、发送方式、印刷份数、印发日期等详注。（6）复核必须审核审批签发手续，公文体式，公文附件材料，行文关系。（7）缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。（8）核对一般是三核制，即印 印单位、承办人员和印制人员对文稿进行核对。核对方法：对核法、折核法、读核法。（9）用印、签署。用印是上不压正文，下骑年盖月；签署一般先签名后盖章。（10）发文登记一般采用薄册式形式。（11）分装、发出。发送方式有印制发送、传真发送、电报发送。（12）对外催办主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。

（六）公文格式

1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般要使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。

2、公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm*257mm，尺寸的允许偏差±1cm。(2)公文页边及版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm*225mm（不含页码）

3、公文中图文的颜色行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。

4、排版规格与印制装订要求（1）排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后脊不可散页明订。装切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

5、公文中各要素标规则组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于纸色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（1）眉首①公文份数序号；②秘密等级和保密期限；③紧急程度；④发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，发号公文由发文机关加“文件”组成；命令（令）由发文机关全称加“命令（令）”组成，会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成，其他公文可只标识发文机关。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm*15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。⑤发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入序号不编虚位，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。⑥签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（2）主体①公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；四行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。②主送机关主送机关指公文的主要管理机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称之后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。③公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2号用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、****”）；附件名称不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。⑤成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写成“0”。⑥公文生效公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况：单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章：当联合行文加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文这间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。⑦附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（3）版记①主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。②抄送（抄报）抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。③印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号宋体字，印发机关干部左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。④版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是显得美观。⑤版记的位置版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

6、页码用4号半角体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

7、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（二）收文处理

1、概念：收文处理是指收到人证的输过程，包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。

2、具体要求：（1）签收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；二查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；三查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；四查清文的登记数与实有件数是否相符。拆封做到三个明确。即一明确一般文件由办文人员拆封；二明确领导“亲收”“亲启”的封件，由领导本人拆封或由其委托的人代拆；三明确密件交由机要文书或机要室拆封，妥善办理。（2）登记项目包括收件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、份数、分送部门、签收、备注等。登记的具体范围包括：上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要输的文件；下级机关文件。包括请示、报告性文件；重要的带有密级的刊物、资料；其他机关商洽问题和需要答复的文件；上级极关召开会议印发的会议文件材料。（3）审核主要是收到下级单位的上行文后进行预审，合格公文进入正式办文，不合格公文可以退回。（4）分发应分阅知件和阅办件填好《文件传阅单》或《收文处单》后分送给有关领导、有关部门和承办人员阅知办理。（5）拟办是对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。上级来文，主要写“请**领导阅示，批示”，“拟请**部门办理”；下级来文或平行文，主要写“拟请**部门阅处”；需要多个部门联合处理的，需要选出牵头单位和辅助单位。拟办应在收文处理单上给出拟办意见，并签名，写日期。（6）批办是指机关领导人或有权人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：

1、提出处理该份文件所述问题的原则和方法；

2、提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限；

3、凡是需要两个单位或者多人共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行；

4、需传阅的公文，写明传阅范围，对象等。

7、承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。总体来说要按照领导的批示，抓好落实。

8、催办就是要对那些必须输答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的形式分口头催办、电话催办和书面催办等。

9、注办要注意以下四点：一是一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；二是需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；三是用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话者、主要内容等，并由承办人签字；四是不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

（三）公文立卷归档工作

1、公文立卷（1）公文立卷是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。公文立卷的原则：一是公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管；三是公文立卷，为档案工作奠定了基础。（2）公文立卷的主体可以是综合部门（办公室），也可以是会计、保卫、人事、科技等专门部门。小机关一般由办公室或秘书科集中立卷。（3）公文立卷的范围反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件是立卷的重点。公文立卷文件材料范围包括：上级机关的文件材料；本机关的文件材料；同级机关非隶属机关的文件材料；下级机关的文件材料。（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件归类；

3、编制立卷类目（类名和条款）（5）卷内文件的整理和编目

1、按照一定标准对卷内文件进行排列；

2、对卷内文件编制页号和件号；

3、填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。

4、填写卷内备考表备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。

5、拟写案卷标题；

6、填写案卷封皮；案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号等。

7、排列案卷；

8、编写案卷号；

9、编制案卷目录。

2、案卷归档（1）归档制度1）归档范围有价值即归档。2）归档时间机关文部门或业务部门一般应在第二年的六月前向档案部门移交档案。3）归档要求。一是应归档的文件齐全、完整；二是文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；三是归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷；四是案卷标题简明确切，封面清楚、目录完整。（2）文件的保管期限1）列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。2）列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。3）列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。

四、会议组织工作

（一）会议的涵义和要素

1、组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一；

2、会议的要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

（二）会议的分类

1、按照内容性质的不同，会议可分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等。

2、按照会议铁形式的不同，会议可分为小组会、座谈会、报告会等。

3、按照与会人员的成分的不同，会议可分为党委会、董事会、记者招待会等。

4、按照人数、规模的不同，会议可分为大型会议、中型会议、小型会议。

5、按照会议召开的规律或日期的不同，会议可分为定期例会、临时性会议等等。

（三）会议的功能

1、决策功能；

2、指挥功能；

3、沟通功能；

4、协调功能；

5、动员功能；

6、显示功能。

（四）会务工作的办理

1、会前准备、会议准备、会后整理工作。

2、会议工作流程一般为：拟定会议内容→拟出会议方案→报领导审批→下发通知→会务准备工作→会议记录整理材料→归档。

（五）会场的排座

1、小型会议；

2、大型会议。

五、办公室事务管理

（一）环境、卫生、安全管理

1、环境：方便、舒适、和谐统一。

2、卫生：干净、整洁、整齐美观。

3、安全：无任何隐患和事故。

（二）日常工作与管理

1、日程工作安排；

2、领导约见安排；

3、临时性工作处理。

（三）电话管理

1、电话机和电话费管理；

2、电话记录处理；

（四）印章使用与管理

1、印章的刻制和启用；

2、印章的审批和使用；

3、印章的保管。

（五）介绍信的使用与管理

1、介绍信是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。

2、介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题：（1）介绍信的格式应符合要求；（2）介绍信应由专人管理；（3）出具介绍信必须认真履行审批手续；（4）妥善保管好介绍信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任务；

2、值班记录的编写和处理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的内容。

（八）办公用品管理

1、办公用品管理的内容；

2、办公用品管理的原则。

（九）接待工作

1、内容

2、类型

3、程序

4、接待工作计划

5、接待工作实施

（十）财务管理

（十一）车辆管理

（十二）人事档案管理

（十三）应急管理

（十四）其它管理

第三篇：领导谈秘书工作

【学习小组】习近平谈秘书工作：别认为靠山硬就有恃无恐

摘要：习近平尤其提到，“(秘书)不能认为“机关牌子大、领导靠山硬”而有所依仗、有恃无恐，更不允许滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。”

【学习小组按】

以海南省前副省长冀文林为代表，“你懂的”的秘书帮，在中纪委的帮助下“纷纷上了头条”。

在中国，当过秘书的高官为数不少，包括最高领导人习近平在内。习近平当过秘书，也用过几任秘书，现在更有一个精干的秘书班子为其服务。他对秘书工作的风范，有过长篇论述，可谓每句都是实在话，都是肺腑之言。

习近平尤其提到，“(秘书)不能认为“机关牌子大、领导靠山硬”而有所依仗、有恃无恐，更不允许滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。”“要克服优越感，坚决防止对基层干部群众盛气凌人、态度傲慢、颐指气使、发号施令的现象。”这些话，冀文林等“秘书帮”早听到，早领会，何至于有今天？

另外，习近平则这篇谈话，对于初入行当秘书的人来说，有极强的参考学习价值。领会好，才能进步快，又不走邪路。

秘书工作的风范

——与地县办公室干部谈心

(习近平，一九九O年三月)

办公室，是一个单位、一个系统、一个机构的关键部门。办公室工作如何，对党委乃至一个地方全面的工作影响很大。因此，每个地方的领导都非常关心、关怀和关注办公室工作。“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外。”办公室工作做好了，各项工作的顺利开展也就有了可靠保证。

一、办公室工作有四个特点

我曾经在中央军委办公厅作过秘书工作，和大家一样，是同行。以后又相继在县、市、地区党委或政府中工作，和办公室的关系十分密切。对于办公室工作，我体会最深的有四个字：

一是“重”，地位重要。办公室工作任务概括起来有三个：一个是决策的参谋、智囊作用；一个是对上对下的服务；一个是机要、保密工作。这几项任务都很重要。邓小平同志在一九七五年搞整顿时就讲过，一个地方工作要抓住几个人，办公室主任、公安局长、组织部长。这说明了办公室工作的重要性。因为它是决策的参谋部，始终围绕着首脑机关工作。参谋工作水平高，能推进党的方针、政策的顺利贯彻实施；水平低，就会影响全局工作，甚至造成严重后果。办公室对内掌握首脑机关的核心机密，泄露了重大机密，就会给党和国家造成损失。即使是我们地区一个保密的人事问题，泄露了也会影响领导班子的团结，使事情变得复杂起来。办公室对外还起一个“窗口”作用。基层的同志，外来的同志对我们地区的印象如何，对班子的印象如何，很大程度上同办公室的工作相联系。办公室工作出色，人家就会说这个地方工作真不错；办公室同志如果工作得很草率，或者是作风态度生硬粗暴，人家就会说这个地方的工作很糟糕。所以办公室工作与全局工作密切相关。

二是“苦”，非常辛苦。办公室每一位同志都是很辛苦的，整天有干不完的事，经常加班加点，甚至通宵工作。连星期六也难以休息。赶写材料的秘书更辛苦，工作强度很大，超过了一般部门的工作量。东汉刘祯的两句诗“驰翰未暇食，日昃不知晏；沉迷簿领书，回回目纷乱”把秘书人员埋头文稿，忘记用饭，不知早晚，头昏眼花的状况描写得十分形象。

三是“杂”，事务繁杂。办公室工作，巨至国家大事、重要决策，细至室内卫生、干部生活；上至接待首长领导，下至联系平民百姓；内至核心机密，外至社俗民情，什么都要参与了解。就内部分工来说，有调研、信息、查办、信访、接待、机要、档案、文印、收发等各项工作。办公室干部每天都要处理好几件、几十件、百多件事情，弦绷得紧紧的，犹如“山阴道上，虚接不暇”。

四是“难”，难度很大。办公室工作是全方位、开放型的。既要处理好上下左右、方方面面的关系，又要适应领导的工作风格和方法，搞好领导班子的服务工作。领导交办的事情千头万绪。这些事有的是刻不容缓，马上就要落实的，有的则是常抓不懈，时时要催办、督促的。要把握好轻重缓急，做到不遗漏、不误事，确也很费脑筋，神经始终处于高度紧张状态。同时。办公室日常事务繁多，出成绩时大家可能是无名英雄，寂寂无闻；在遇到问题时，可能成为矛盾的焦点，尝尽酸甜苦辣。有时候还得代人受过，委曲求全。这方面来讲，也确实是比较难的。可以说每一项工作都凝结着办公室同志的心血。

二、对办公室工作提三点希望

办公室工作怎么搞？这个问题大家最有发言权。我只是从个人的体会和工作的角度提三条希望。

第一个希望：要有高度的责任感。办公室的工作牵动全局。这就要求办公室干部要具备强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。办公室工作涉及大量机密，每一份文件传达到什么范围，都有具体规定，决不能马虎从事。特别是有些事情涉及政治、经济情报，就更要有高度的责任心，养成保持沉默的习惯，不得出去乱传乱说。办公室工作一定得细致。古人云“一字之失，一句为之蹉跎；一句之误，通篇为之梗塞”。办公室起草的文件，并不要求文字要多优美，但一定要严谨，这要求决不过份，因为这直接关系到工作决策问题。因此，我们还得培养、选调一些文秘写作能手，使领导在遣词造句上不用再花费脑筋，这是最起码的要求。今后送领导看的东西，除时间紧另当别论外，都应该是经过誊清的。这一道手续不要认为是多余。一篇文稿如果七删八改，乱到谁改最后一稿也弄不清楚，这里就有个负责任的问题。所以一定要有一套基于高度责任心和强烈的事业心的严谨作风。

办公室是一个单位的首脑机关，时时处处要起表率作用。各方面工作包括待人接物、清洁卫生、机关面貌都要注意。领导同志的秘书是办公室成员之一，经常传达领导意图并代表领导处理一些事情。他们的工作如何、作风好坏，直接反映了领导机关的精神面貌。因此，办公室要关心他们的政治、工作表现。表现不好的要批评教育，要让他们经常汇报思想，汇报工作。作为领导的秘书，只是工作的需要，并没有政治上的特权，总的来讲办公室是一部完整的机器。这部机器要有明确的责任制、严格的管理、科学的办法，使办公室干部静有其位，动有其规，各司其职，各负其责，做到反应灵敏、运转迅速，适应各方面的需求。

第二个希望：要高效率开展工作。办公室每天都要处理许许多多的日常工作事务，解决上下左右、方方面面的各种矛盾和问题。这就需要我们不断提高工作效率。否则，就不能很好地搞好“三个服务”，影响全地区工作的大局。如何提高工作效率，我认为必须学会运用辩证法，分清层次，认真思考。“审大小而图之，酌缓急而布之，连上下而通之，衡内外而施之。”这就是说，要发挥办公室的整体效能，权衡大事小事、急事缓事，抓大事不放，抓急事先办；沟通上下左右，做到上情下达、内外有别，使各项工作有条不紊地进行。

办公室还有一个重要工作就是发挥参谋作用，及时提出决策建议，并能把领导的决策化为具体意见。如果我们办公室能够综合四面八方的情况，并进行分析，像国外“智囊团”那样，经常提出一些重大的决策建议，就能为领导迅捷进行决策选择提供便利。当前，我们经济建设和社会工作上的难点、热点问题很多，很需要加强调查研究，有针对性地提出分析问题以及解决问题的方法措施，提供各级领导决策参考。

第三个希望：实行高水平服务。服务是办公室的一项重要工作。首先要增强超前服务和事后服务意识。例如召开地、县重要工作会议，办公室同志要提前到位，尤其是办公室主任、会议记录人员、勤杂事务人员一定要先到场做好会前准备工作，会议结束后还要撰写纪要、文件，检查落实反馈情况等。其次，服务要及时周到。做到能够为领导释流减荷，分忧解围。第三，服务还要高度负责，一丝不苟。例如办公室实行24小时值班，这是个严格的制度，每分钟都不能离开，不能有空档，否则在这空档出现了紧急情况或重大突发性事件就会酿成责任事故。第四，服务不仅要勤、要诚，而且要灵活。例如接待工作，就得下一番功夫。要建立一套接待制度，组织一套接待班子，还要有一套统一的对外宣传材料和汇报口径。今后可以由专人负责汇报情况，陪同参观；伙食按规定标准，突出地方特色，每个县都可以搞个地方菜谱；既有特色又省钱；既不超过规定，大家又吃得满意，了解了地方饮食文化，何乐而不为呢？地县领导按规定安排出面活动，尽量减少一般性应酬；对宾客生活服务要周到热情，努力做到设身处地，急人所急，解人所难。

三、秘书人员应当加强修养

秘书是个特殊的职业。许多人认为，秘书工作最突出的特征是当配角。我看这句话说得也对也不对。说得对，是因为秘书确实干的是辅助性、铺垫性工作，是领导的助手。说不对，是因为秘书的活动面比舞台上的配角更窄，它没有台词，没有亮相机会。秘书的工作性质，决定了它要正确对待名利荣辱，树立无私奉献的精神，不断加强和深化自身的修养。

如何加强自身修养呢？宋代吕本中写了个著名的《官箴》，讲到当官必须注意三事：清、慎、勤。我想，假如我们赋以时代的内容，这也应该是办会室干部，特别是领导秘书的最基本要求：即一要“清”，公正廉洁，两袖清风；二要“慎”，周密考虑；谨言慎行；三要“勤”，勤奋好学，刻苦上进。当然，这三个要求都要建立在从政治、思想上同党中央保持一致的前提下。作为秘书人员，随时随地都要加强学习，学习马列主义、毛泽东思想，学习党的路线、方针、政策，学习时事，不断提高自己的理论素养和政治水平。

秘书的特殊性工作，光有埋头苦干的精神还是不够的。就我个人体会，秘书在加强自身修养中，还要特别注意培养良好的工作作风，注意生活小节，即要努力做到“五不”：

一不自恃。不能认为“机关牌子大、领导靠山硬”而有所依仗、有恃无恐，更不允许滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。

二不自负。要克服优越感，坚决防止对基层干部群众盛气凌人、态度傲慢、颐指气使、发号施令的现象。

三不自诩。防止自我表露、吹嘘炫耀，特别是涉及领导个人的工作和生活，不能随意张扬，妄加评论；对于党的内部机密，更应当守口如瓶。

四不自卑。克服自轻自贱、自惭形秽的心理，不能“口将言而嗫嚅，步将行而趑趄”，防止唯唯诺诺，没有个人主见的现象。

五不自以为是。不能想当然，随意删节、更改或补充领导的指示，防止粗心大意、敷衍塞责、玩忽职守的现象。

总之，秘书人员要经常检查自己思想、工作“到位”情况，不能“离位”，更不能“越位”。在处理同领导的关系中，力求做到“参与而不干预、协助而不越权、服从而不盲从”。我想只要把握好这个“度”，就能成为一个合格的称职的秘书。

四、地县党委都要支持办公室工作

作为地方党委的领导，对办公室工作要在理解、信任和尊重的基础上才谈得上支持使用。

首先，要把党委办公室工作摆上重要位臵。地县党委每年都要专门安排会议研究办公室工作，帮助办公室解决实际问题。地县的主要领导同志还应当经常和办公室同志沟通思想，研究工作，倾听大家的意见，采纳大家的建议。

其次，要关心办公室的队伍建设。现在，办公室干部存在“难选、难调、难提”的现象，“难选”就是政治水平高、文字综合表达能力强的干部难找到。即使物色到表现较好的同志，也由于种种客观原因还是难以到办公室工作，这就是“难调”。而有些长期在办公室工作，任劳任怨，勤勤恳恳，各方面表现出色的干部，由于受职数的限制，难以提拔。针对上面存在的问题，领导一定要下决心加以解决。一是要严格把好进出关。进入不能“将就”。调进同志一定要政治可靠，品质优秀。应该强调，凡本地区内合适的人选说调就调，决不允许讲价钱，也不许受部门或地域的限制，切实解决“难选、难调”问题。组织人事部门也应该大胆提拔和使用合格的办公室干部，要解决办公室工作人员沉淀问题。办公室决不能搞照顾，不适应办公室工作的同志就要马上调换。如果办公室工作人员作风散漫、自由主义，政治和业务素质低，就会影响和损害一级党委部门的形象。但办公室骨干的进出应向地、县委主要领导汇报和通气。总之，要加强办公室的队伍建设，保证办公室干部的生气和活力，使办公室的工作始终在较高的水平上运转。

第三，要关心办公室同志的学习、生活和政治进步。一方面在工作上为大家创造有利的条件，比如组织干部出去学习、参观，只有多了解外部情况，才能提高政策水平。办公室工作很忙，但也要考虑大家定点学习，脱产学习。另一方面，在生活上要关心大家的疾苦。办公室同志工作很辛苦，生活很清苦，家里负担很重。但大家又都很自觉，凭着对党的一片赤诚，对工作的认真负责，默默奉献。越是这样，当领导的越应该关心办公室同志，特别是在子女上学、住房紧张，生活困难等问题上尽可能为大家排忧解难，解除后顾之忧。

第四篇：秘书工作论文

有人说“能说会道”是秘书的看家本领，这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用的是口语表达。因此，口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。

那么，秘书该如何进行口语表达才能获得最佳的效果，才能进行成功的交际呢？近年来，有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白；诚实；语言生动；口齿清楚；条理分明，表达准确；说话得体；正确等等。

在探讨秘书口语表达时，仅仅局限于语音层面和逻辑思维层面是远远不够的，为此，在秘书口语表达中加强对修辞的研究是十分必要的。

中国现代修辞学大师陈望道先生在《修辞学发凡》中指出：“修辞以适应题旨情境为第一要义。”成功的言语交际，往往是在“适应题旨情境”下完成的。冯广艺先生在《汉语修辞论》中指出：“语言运用是一个动态运行的过程，在这一过程中，无论是言语表达者，还是言语接受者，都是在一种相互适应的状态下完成交际的任务的。”同时，在这一过程中，“要求言语表达者调整语言，以适应言语接受者”。在上述案例中，老板之所以“明显地不高兴”，是因为小玲的回答没有适应老板的要求。如果她能适当地调整一下自己的语言，比如“我去查一下”或“我去问一问”，那么交际的效果可能要好得多。

在秘书的口语表达中，掌握一定的修辞艺术，会有效地提高语言表达能力，从而实现有效的沟通。

一、秘书在进行口语表达时，要注意与其所处的环境相一致。

即“话随境发，要求言语表达者根据语言环境来发话。

这里，语言环境对言语表达者的制约作用是如何构建言语的结构体，只有当言语表达者所讲的话适应语境时，才能发话，不注意这一点，仓促发话，就会影响交际的效果”。例如，在公众场合，当秘书发现上司做出明显的错误决定时，如果秘书立即提出意见，显然会伤害到上司的自尊心，必然会引起言语的接受者——上司的强烈反感，进而影响到交际的效果。如果是在一般非公众场合，例如只有上司和秘书两人在场，这时秘书如果立即提出意见，同时注意自己的措辞，如“这个决定您是否还需要再考虑一下呢？”那么这时上司必然会很乐意接受，理想的交际效果会更容易达到。

二、秘书在进行口语表达时，要根据不同的交流对象来确定合适的表达方式。

在秘书工作中，秘书要经常与众多的不同对象进行交流，如与上司、与客户、与同事等等，如何与不同的交流对象达到理想的交际效果，这就要求秘书在进行口语表达时，要根据交流对象的变换，随时调整自己的语言，既客气礼貌，又恰如其分。如，秘书在接待客户来访时，如果来访者是一般的普通客户，那么秘书可以按照惯例，说：“先生，您预约了吗？麻烦请您登记，这是公司的规定。”如果来访者是一位公司经常联系的重要客户，秘书若以这样的语言来接待对方，对方可能会认为你不欢迎他，从而引起双方交流的冲突。

三、秘书在进行口语表达时，要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式。

秘书的工作涉及方方面面，针对不同的内容，秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。

（一）委婉式。

当交流的内容有可能对言语接受者的心理造成消极影响，此时，采取不直截了当而是用另一种方式含蓄地将自己所要表达的内容说出来，以使言语接受者更易于接受。

销售部送来的本季度销售报告中只罗列了销售数据，没有分析销售额大幅度下降的原因，上司对此不满意，让秘书于雪把报告退回销售部重写。于雪把报告交给销售部经理时，向销售部经理一个劲说总经理如何如何不满意。开始销售部经理还微笑着倾听，但听着听着，销售部经理心里开始后不舒服了，进而产生抵触情绪，不再听于雪说什么，反而开始计较于雪的措词。尽管他知道自己的报告没写好，但他给自己找了各种借口，于雪说一句他顶一句，最后两人不欢而散。在上述案例中，如果于雪说话委婉一些，比如先表达对对方的体谅，说一些市场竞争太激烈、整个行业的大环境都不太好之类的话，之后再委婉地说明“总经理不满意，要求增加内容、找出原因”的意思。销售部经理可能会是另外一种态度，沟通的目的自然就达到了。

（二）直截了当式。

当交流的内容比较紧急、重大，要求对方必须立即予以接受时，秘书在表达时就不要拐弯抹角，而应直奔主题。如总经理让秘书通知各部门经理下午两点召开紧急会议，秘书在表达时可以这样说；“×经理，今天下午两点在××会议室召开会议，主题是××××，希望您准时参加，不能缺席。”

（三）赞誉式。

当秘书对交流的内容是否让听话人乐意接受没有把握时，适当地对听话人的服饰、物品、兴趣等表示赞赏，使他在心理上感到一种满足感，从而更乐于接受秘书所要交流的内容。当然，这种方式在运用时要注意适度。

如秘书要同事帮他准备会议室，他可以这样说；“哟，做了新发型了啦！这个发型使你看上去很精神……，能否将××会议室准备一下，下午总经理开会要用。”

（四）迂回式。

当秘书对交流的内容不适于采取正面回答的方式，如交流的内容涉及到公司的机密等，秘书采取此方式既不失礼节，又能保护公司的机密。

如公司的一位员工问秘书：“听说公司下周要进行人事调整，谁有可能担任销售部经理？”“有能力的人。”秘书回答道。

古人云：“辞不可不修，说不可不善”。修辞在秘书口语表达中的运用是十分广泛的，这就要求秘书在工作中要不断加强自身的语言修养，掌握一定的修辞方法，以提高驾驭语言 的 能 力。

序指词语组合的次序。它既反映了一定的语言习惯，又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会产生很大的变化，有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的，还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。以下几个例句都存在语序不当问题：

“这样的活动乐于使广大农民群众接受。”（“乐于”应移至“接受”之前）

“我院已于9月30日召开了表彰先进个人先进集体大会，××院长和其他学院的领导同志出席了这次会议。”（“其他”应移至“学院的”之后，否则将有歧义产生）

“5月3日，我们访问了参加过„五四‟运动的当年的爱国老人。”（应将“当年”移至“参加”之前）

在公文中正确地安排语序，主要应注意这样几点，一是注意尊重语序的习惯性。词中的语素、词组中的词其先后次序有许多都必须按约定俗成的习惯排列，否则人们就看不懂，不易接受。如表达方位时，习惯于称“东西南北”就不能随意变为“西东北南”；“素质”就不要偏偏说成质素，……。二是注意事理的逻辑次序。这一次序是客观事物内部规律性的反映，因而是安排语序的主要依据。三是注意语序的强制性。语序既然受语言习惯、事理逻辑的制约，也就具备了强制性。不管是谁，要想利用用公文清楚地表意并为人所理解，都必须服从这种约束，不随意改变语序。四是注意语序的选择性。从局部的和具体的情况看，语序的强制性中又有一定的可选择性，只要不出现语法错误、不改变语义，为追求更佳的表达效果，也可对词语的位置作一些调整，如将状语置

于主语之前等。

综合上述基本要求，在公文中安排语序时常作如下处理：

1·当要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大小、高低、多少之别时，应依次顺排或倒排；而无这种分别时则按一定标准（空间分布、音节多少）分门别类排列。如：

“党的纪律处分有五种：警告、严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、留党察看、开除党籍。”（由轻递重）

“玻璃制品厂原党委书记张某一伙，几年来大量贪污盗窃、行贿送礼，其中仅行贿一项即达85000多元”。（由重递轻）

“三个质量管理小组分获一、二、三等奖，奖金额分别为5000元、3000元、1500元。”（由多至少）

“国库券的面额，分为l元、5元、10元、50元、100元和1000元六种。”（由少至多）

“车间、仓库、货场、职工宿舍、职工食堂、退离休职工活动站等工程，续建量不足××％或所需继续投资额不足×万元的，经市计委审查批准，可按收尾工程继续施工。”（前三项为生产类，后几项为生活福利类，同时兼顾音节的整齐，先双音节词，再四音节词，最后八音节词）

从以上例句可看出，顺排还是倒排还取决于突出强调哪一方面的需要。

2·当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。如：

“该犯从我市××监狱越狱逃跑后，先后流窜到石家庄、郑州、武汉、广州等地继续作案。”

3·当以一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。如：

“这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。”

4·当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果次序排列，只有需特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。如：

“因为我们是为人民服务的，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出。”（先因后果）

“我们的会议之所以称为政治协商会议，是因为3年前我们曾和蒋介石国民党一道开过一次政治协商会议。”（先果后因，以强调原因）

5·当将语句中的一些成分提前或后置并不违反语法规则，并不改变语义而且有利于提高表达效果时，应以此作为修辞手段。公文中有一部分定语、状语、谓语可以提前。如：

“在事故现场，大的、小的、好的、残的，堆放着许多从大火中抢救出来的产品。”（定语置于谓

语前）“在此期间，我们一定要抓紧落实国务院文件的精神。”（状语置于主语前）

“这个拿血换来的经验，大家都不要忘记。”（宾语置于主语之前）

同样，一部分定语、状语也可以后置。如：。

“在一个月时间里，他们共抢运救灾粮一千余吨，加固水坝30多座。”（定语后置）

“在此我们谨向您的热情支持表示感谢，为国家，为孩子们。”（状语后置）

由以上二例中可见，正确地将句子成分提前或后置，可以突出或强调语句中的某个意思，给人以更强烈深刻的印象。

6·当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧义。如：

“几个工厂的工人来局里反映了这一情况。”

在这里定语“几个”的修饰对象不明确，因此语句可产生几种不同的解释，而如果将“几个” 置于“工人”之前，歧义就不存在了。

第五篇：法国的秘书和秘书工作（范文模版）

法国在第二次世界大战前，行政部门分散，相互争夺政权，不能按国家的利益和衷共济。文职人员在传统僵化的政体下大多热衷于文牍主义，从而使得许多有才智的人沾沾自喜于熟练的文笔，起草指示，书写报告或草拟规章，而往往置工作中的协调统一、大公无私、忠于职守、工作努力创新、提高效率和效益而不顾；至于人事制度更存在严重缺点，即缺乏培养训练，缺奖惩制度，凡事采取任人唯亲的中庸之道。总之，法国战前基本沿袭缺乏生机的腐朽传统。二战后，即在年制定了包括秘书在内的公务员法规，确定了公务员权利与义务，规定了公务员的种种准则，特别是有关招聘、培训、职责、凭考试录用等等准则。其中从培训来说，培训有五门课，即公法、经济学、社会事务、国际关系与公共财政。外语亦是必修科目，要求精通一种现代外语，初步掌握第二门外语。选修课包括数学、统计学及其它科学。考生被录取后就作为公务员进行培训，就要按文官要求考查文官系统各个方面的工作，以及业和工业系统的工作盘旋于脑中，培训时间为两年个月，二年级的一部分时间（一般为两个半月）用于深入学习业与工业企业，使学员知悉业和工业的工作性质和业务范围等。学完后随从长官、经理从公办事，以增见识，耳濡目染，心领神会，当会受益匪浅。

．法国的内阁办公室

内阁办公室与各部的组织机构大体相同。它由必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切技术上、政治上和社会上的后果的主要领域的专家所组成。法国的内阁是负责制定政策和做出决定的最高机构。内阁所属各部都不设常务秘书，因常务秘书的基本作用在于向部长提出咨询意见，这点异于英国。法国以外交部为主的政府少数部门虽也设有秘书长，但与英国的常务秘书也不尽然相同。法国各部或政府部门的内阁组长，具有常务秘书的某些职能，但与英国的常务秘书很多地方又不相同。在发达国家中，法国秘书的基本概念和任务同其它国家亦异。醒目之处在于法国严格的专业化，是指导政策制定的基本原则，提出政策的人，必须是各主要领域的专家，他们必须懂得知晓所提出的政策可能引起的一切后果。政府各部，都设立以董事长为首的董事会（或称董事司、董事局），各部的董事会原则上是平等的，但在实践中地位和重要性并非全然一致。部长的内阁，称为内阁组长，系整个体制中最关键的人物，往往可以代表部长，故而十分关心全部的政治领导以及政策与活动的政治影响。法国部长通过他和其他成员领导全部工作。但他是由部长任命的，故而和英国的常务秘书身份上却不相同，他虽是由部长任命，但必须经总理批准，而且法国有一项谨慎挑选候选人担任这项职务的制度。根据法国制度，部长对于本部高级官员的任免，有较大的控制权。根据惯例，新部长上任后，一般就发生内阁人员变动，但情况并非频繁。

总之，法国的内阁办公室，其人员系由两部分组成：政治部分，由总理的私人顾问组成；常任公务员团，其中部分公务员由总理亲自指定。作为内阁办公室行政人员的一般公务员，负责指挥各部门之间的技术关系，协调政府各部的活动，准备立法草案和安排会议等。此行政人员队伍由政府的秘书长领导，他与内阁的政治部分保持密切关系。作为秘书长，他不仅为内阁各种会议准备议程，而且行使文官系统负责人的职能。他在政府活动的各个主要方面，如财政、教育、农业、外交等方面都有技术顾问协助工作；他参加内阁会议，并主要通过技术顾问，检查政府决定的执行情况。内阁秘书处政治顾问团团长，实际上就是秘书处主任，但他要与秘书长密切磋。如双方发生意见分歧，有关问题的政治因素总是得到优先考虑。同时，总统秘书处也设有一名秘书长，但他与政府的秘书长不同，系被任命的政务官员，随政府的更迭而更迭。

．法国政府的秘书机构

法国政府的秘书机构比较健全，从总统府到中央各部，都设有秘书工作机构。总统府设有办公厅、总秘书处及总统私人秘书处和总统私人军事参谋部，分别负责总统府及总统的秘书工作。（）办公厅，是总统的办事机构。办公厅设主任一人，副主任一人，秘书若干人，并设新闻专员、财务处长、礼宾处长等，副主任协助主任工作。办公厅的职责是负责处理总统的日常行政事务。例如负责人事和预算工作，安排总统的礼仪和接见活动，负责总统的安全保卫工作。（）总秘书处，是总统的机要机构，也是总统指导和监督政府各事的主要重要部门。总秘书处由十几名高级宫员组成，每人主管与政府各部相应的机构，其中最主要的有处理财政、内政、外交、教育、科研、新闻等事务的机构。总秘书处的成员必须有较高的才能，而且必须勤勤恳恳地工作，有时要以惊人的速度用书面形式准确无误地为总统提供所需要的事实、数字和论点。总秘书处的任务是同各部进行联系，对各部的问题进行分析研究，提出改进意见，供总统参考。总秘书处设秘书长、副秘书长和秘书顾问各一人，秘书长是总统最重要的助手，协助总统决定重大的政治性问题，于总统、总理和各部之间起

桥梁作用。总统的一切决定都要经他那里发出，而总理府和各部的信息又都要通过他转达给总统。秘书长还可参加国务会议和研究特殊问题的各种政府会议，对会议中的资料加以分析、研究，提供总统作为指导工作的参考，并与总统共同研究各项文件的处理，就各类问题常与总理及各部部长进行协。他又是总统的发言人，由他来协调各个办事机构的工作。当总统公出或休假期

间，就由秘书长负责同有关部门的联系。副秘书长和秘书长顾问协助秘书长工作。此外，总秘书处还有十几名技术顾问，分别联系几个部。（）私人秘书处，其中有主任、副主任各一名，私人秘书两名，任务是管理总统本人的日常事务工作。（）私人军事参谋部，设军事参谋七人，其任务是负责向总统提供军事情报，安排防务委员的工作日程，起草总统的军事决定，起军事方面的秘书工作。

．总理府

总理府设有办公厅和总秘书处两个重要办事机构。总理府办公厅负责同总统府办公厅联系，监督中央各部门的工作，是总理的参谋和办事机构。办公厅设正、副主任各一人，还设有负责文官事务、外交、邮电、农业、税务等方面的特派员及地方事务、司法、财政、工矿工程等各种技术顾问若干人。办公厅正副主任除参与研究决定政策外，还直接与各部部长进行工作联系。办公厅的每位成员皆总理耳目，有时还可作为总理的代言人，对外发表声明。总理府总秘书处，亦总理办事机构，主要负责内阁会议、部际委员会的文件，包括起草法律草案和命令，将法律草案转交给议会，并将议会通过的法律交给总统和有关部长签字；保管总统或总理签署的法律和命令，安排部长们答复议会的质询；将政府文件文由《法兰西共和国政府公报》发表。总秘书处下设行政公职总局、政府公报局、文献局三个机构。总秘书处的工作由秘书长主管，秘书长还参加内阁会议，并管理会议记录，主持拟定报告及一切有关的决定。

．部长办公厅

其主要的任务是负责向部长汇报情况，监督和协调各单位的工作，负责与其它部长办公厅联系，负责与政治家和新闻机构联系，与部长所在选区联系以及领导秘书处的工作。部长办公厅实际上是私人秘书处，办事人员大多数都是为其个人服务的部长亲信，对部长个人负责，与部长共进退。自五十年代以来，由于部长职能日益复杂和扩大，已有大量文官掺入工作。部长办公厅内起主要作用的是办公厅主任、总务长和技术顾问。办公厅主任是部长同部内、部外联系的桥梁，并可受部长委托签署文件，代表部长答复议会质询，接见来访者，处理部内和下级机关发生的矛盾等。总务长在部内的地位和作用，决定于同部长的关系，若关系密切，就被授予范围较广的任务，如处理部长的政治性信件，代替部长同地方官吏的联系工作；若关系疏远，则只能处理一般事务。技术顾问是部长同各司之间的主要联系人，一方面负责同各司具体联系，另一方面又代表部长对各司的工作进行指导。法国各部皆设有秘书长一职，秘书长协调部内工作，监督部内各单位执行政府政策的情况，考核部属官员的工作效率，并负责作必要的升迁决定。各部秘书长，实际上是部长的顾问，其地位列于部属各单位文宫之首，联系部内各单位工作，随时向部长提供情报和意见。部长有一定任期，而秘书则不随部长更迭。因此，历任部长都得依靠与他的合作而发挥自己的作用。

《法国的秘书和秘书工作》