第一篇：商务日语文书-例文

商务日语文书

値引きの拒絶

値引きについて

拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて先日、貴社より仕切り価格値引きのお申し込みをいただき、早速社内で検討させていただきました。最近の各種樹脂をはじめとした原材料の高騰等によって当社のコスト削減努力も限界となりました。現状では値引きをお断りさせていただくほかなく、従前の条件でのお取引をお願い申し上げます。

つきましては、今後とも社員一同一丸となって貴社のご満足をいただくべく、努めさせていただく所存でございますので、以上のような事情をご賢察のうえ、貴意に添えませんことをご了承くださいますよう、お願い申し上げます。

敬具

解説

コスト削減にできる限りの努力をしていることをアピールしています。本当は値上げしたいくらいですとは口が曲がっても言い出せない辛い場面です。

例文－12 値引き要請に対する新価格の依頼

お見積価格について

拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、貴信、ｘｘ月ｘｘ日付の当社製品見積額の値引きご要請の件、早速社内で検討いたしましたがｘｘ％値引きにてお願い頂けないでしょうか。

ご高承のごとく当社製品は他社製品にない便利な機能を持つばかりでなく高品質であると自負し、お客様からもご支持いただいております。また、製造コストの更なる引き下げには原材料の広範な見直しが必要になり、予期せぬ品質低下を招く恐れがございます。以上の状況を十分ご理解いただき、再度ご検討くださいますよう、重ねてお願い申し上げます。

なお、今回の見積有効期間はｘヶ月とさせていただきます。まずは、ご返事かたがたお願い申し上げます。

敬具

解説

値引き要請に対して反対提案で応じています。応じられない理由を挙げて説得に努めています。ビジネスレターは相手が承諾してくれなければ目的を果たしたとは言えません。

例文－13 製品価格値上げの依頼

製品価格の改定について

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、既に新聞報道等でご承知のことと存じますが、当社製品「ｘｘｘｘシリーズ」の卸価格をｘｘ月ｘｘ日から同封価格表のとおり改訂させていただきたいと存じます。貴社から長年のお引き立てを賜わりながら、かようなお願いを申しあげることは誠に心苦しい限りですが、昨今の原材料の急騰によりまして、現行価格の維持が不可能な状況でございます。今回お願いする価格は、一層の生産性の向上と合理化の実施を見込んで設定したもので、少しでも貴社のご負担を軽減するように努めました。何とぞこのような事情をご賢察のうえ、今回の値上げをご了承くださいますよう、お願い申し上げます。

敬具

解説

製品価格の改定は値上げの場合が多いようです。努力しているにもかかわらず値上げせざるを得ない理由を説明して、取引先の納得を得る必要があります。

例文－14 取引条件の照会

お取引条件について

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、このたび貴社製品「ｘｘｘｘシリーズ」の見積りを頂きありがとうごいます、今後、貴社と継続的にお取引いたしたく存じます。ご多忙中恐縮ですが下記につきご回答いただきますようお願い申し上げます。

なお、当社の信用状態につきましてはｘｘ銀行ｘｘ支店にご照会ください。まずは、ご照会申し上げます。

敬具

記

1.取引価格

各種別につきバラ単価?箱単位単価 2.支払条件

締切日と支払期日及び手形払いサイト 3.保証金

必要な場合の金額

以上

解説

取引を開始したい希望を伝えます。価格の数量割引、支払条件、保証金を問い合わせています。大量取引などでは買い手が価格を指定することがあります。この価格を指値と呼びます

例文－15 取引条件照会に対する回答

お取引条件について

拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付貴信「第ｘｘｘｘ号」による取引条件ご照会の件につきまして、下記のとおり回答させていただきます。

よろしくご高覧のうえ、多少にかかわらずご用命賜わりますようお願い申し上げます。

敬具

記

1.取引価格

単価ｘｘｘｘ円。数量がまとまればご相談させていただきます 2.支払条件

毎月ｘｘ日締め切り、翌月ｘｘ日現金決済 ｘｘ％はサイトｘｘ日までの手形でも可 3.運賃諸掛 当社負担 4.保証金 ｘｘｘ万円

以上

解説

社内規定や前例に準じて回答します。何種類も取引条件を使い分けているとミスを誘います。

例文－16 取引条件緩和の依頼

取引条件緩和のお願い

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、先日お送りいただきました取引条件について検討の結果、価格および納期はご希望の条件で結構ですが、代金の支払条件を商品納入月末締め切り、翌月末日ｘｘ％現金決済、残りｘｘ％をｘｘ日サイト約束手形払いにさせていただきたく存じます。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、上記の条件につきご検討いただき、ｘｘ月ｘｘ日までにお返事をいただきますようお願い申し上げます。

敬具

解説

例外が前例になり、前例が原則を突き崩す、だから認められない、といった一直線の思考回路では上手に対応できません。経営者の判断を求めるべきケースかもしれません。

例文－17 発注書

発注書

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、貴社商品を下記のとおり注文いたしますので、大至急のご発送のほど、お願い申し上げます。

敬具

記

1.品名?数量?単価

2.納入期日

ｘｘｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日（ｘ）までに必着 3.納入場所

ｘｘ市ｘｘ区ｘｘｘ－ｘｘ－ｘｘ ｘｘビルｘ階 4.支払条件

月末締切 翌月ｘｘ日貴社銀行当座口振込み 5.運賃諸掛 貴社負担

以上

解説

品名?単価?金額部分の表は表計算プログラムの表を組み込んで、計算違いなどの単純ミスを防いでいます。適切なコンピュータ化は業務の効率化に欠かせません。

例文－18 注文承諾書

注文承諾書

拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、ｘｘ月ｘｘ日付貴社第＊＊号のご注文書により記商品をご用命いただき厚くお礼申し上げます。

早速、出荷の手配をいたしましたので、ご指定の納期には貴社店に到着の予定です。なお、今後とも引き続きご用命を賜わりますよう、お願い申し上げます。

敬具

記

以上

解説

例文－１ 注文数量訂正の依頼

注文数量訂正のお願い

前略

先に電話でご連絡申しあげましたように、ｘｘ月ｘｘ日付注文書ｘｘｘｘで注文しました商品は、誠に勝手ながら下記のとおりご注文数量を訂正させていただきます。お忙しいところ誠にご迷惑とは存じますが、至急お手配の程よろしくお願い申し上げます。まずは、とり急ぎ注文の訂正まで。

草々

記

以上

解説

例文－19 注文取消しの依頼

注文取消しのお願い

前略

先日電話でご連絡申しあげましたように、ｘｘ月ｘｘ日付当社注文書ＮＯｘｘｘｘにより注文いたしました「ｘｘｘｘ」ｘｘダースは、納入先より会社整理を理由に注文取消しの連絡が突然入りました。誠に恐れ入りますが出荷をお見合わせくださいますようお願い申し上げます。

現在、別の販売先へはめ込むべく最善を尽くしておりますが、この経済環境下の昨今、思うようにさばけず、このようなご迷惑をお掛けすることになりました。誠に勝手なお願いで、お詫びの申し上げようもございませんが、なにぶんのご配慮を賜わりますようお願い申し上げます。

まずはとり急ぎ、注文取消しをお願いする次第です。

草々

解説 「お願いする次第です」に無理なお願いをしている書き手の気持ちが現れています。

例文－20 受注辞退の依頼

注文取消しのお願い

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付注文書ＮＯｘｘｘｘでご注文のｘｘｘｘは、現在の在庫数では指定期日のｘｘ月ｘｘ日までにはご指定の数量を納入するお約束ができない状態です。誠に申し訳ございませんが何とぞ事情をご賢察の上、ご注文のお取消しをお願い申し上げます。

現在、当社工場では生産ラインの一部増設などの生産体制強化策を進めておりますので、ｘｘ月ｘｘ日には確実に出荷できる予定です。出荷の見通しが立った時点でご連絡申し上げますので、あらためてご注文賜わりますよう、お詫びかたがたお願い申し上げます。

敬具

解説

例文－21 商品発送の通知

ｘｘｘｘ出荷のご通知

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、ｘｘ月ｘｘ日付貴注文書ｘｘｘ号でご注文いただきましたｘｘｘ、ｘｘｘ個でございますが、別紙納品明細書のとおり本日ｘｘ運輸の宅配便にて発送いたしました。よろしくご検収くださいますようお願い申し上げます。

なお着荷いたしましたらお手数ですが同封の物品受領書にご署名、ご捺印のうえ、ご返送くだいますようお願い申し上げます。まずは出荷のご通知まで。敬具

記 １．納品明細書 ｘ通

２．物品受領書 ｘ通

以上

解説

例文－22 注文品未着の照会

注文品未着について

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付で注文しました「ｘｘｘ」ｘｘｘセットは、納期をｘｘ日過ぎた今日までお待ちしておりますが、まだ着荷しておりません。

注文書の納期はｘｘ月ｘｘ日ということでお願いいたしましたが、どのような事情で遅れているのか案じており、予約頂いたお得意様からも連日矢の催促を受け困り果てております。

これ以上遅延いたしますと当社の今後の営業活動に支障を来たしますので、至急ご調査のうえご回答いただきたく、とり急ぎご照会申し上げます。

敬具

解説

納期の遅れにより自社が蒙っている被害、不都合を書いて相手の迅速な対応を要求します。喧嘩を売るような文章は避けるべきです。相手の対応に納得できなければ、一件落着してから補償を求めたり取引を中止したりすればよいのです。

例文－23 着荷の照会

商品の着荷について

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付をもって貴店からご注文の「ｘｘｘｘ」は、ご指定どおりｘｘ月ｘｘ日に出荷いたしましたが、貴店に着荷しておりますでしょうか、お伺い申し上げます。末だ着荷のご連絡がなく案じておりますので、品物が着荷しておりましたら添付の物品受領書をご返送ください。

万一未着の場合は、早速調査いたしますので、ご多用中誠に恐縮ですが、至急ご一報の程お願い申し上げます。

まずは、とり急ぎご連絡まで。

敬具

解説

輸送途中での事故であり相手は決して悪くないとの前提での文章です。

例文－24 着荷照会にたいする回答

商品着荷のご照会について

拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付貴信第ｘｘｘｘｘ号でのお問い合わせの商品は、確かに指定納品日に着荷しているにもかかわらず、着荷の貴社へのご通知が遅れました。当方の不手際から大変ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません。

今後はこのようなことのないよう十分注意をいたしますので、どうか従前と変わらぬお引き立ての程をお願いいたします。

まずは、お詫びかたがたご連絡申し上げます。

敬具

解説

商品を買ってやっているのに文句を言うななどとは考えないでください。商品を売らせてもらって利益をあげているのです。

例文－25 商品未着照会の誤りの謝罪

商品未着の件

拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付の貴信「第ｘｘｘｘ号」を拝受いたしました。早速原因を調べましたところ、出荷係の手違いから実際の商品発送より先に出荷通知を貴社宛てに発送しておりました。このような単純ミスで平素からお引き立て賜わっている貴社にご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳なく、ただただ恥じ入るばかりでございます。二度とかような単純ミスを繰り返さないため発送作業のチェック体制を確立いたしました。

本来は単純ミスを発見した時点で、当社から事情をお知らせせねばならないところを、何かと取り紛れました失礼のほどお許しくださいますようお願い申し上げます。まずはとり急ぎお詫びかたがたお願い申し上げます。

敬具

解説

取引先からの抗議に対するお詫びの文書です。ミスが重なっていますので平謝りするしかありません。

例文－26 納期遅延の謝罪

納期遅延のお詫び

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、去るｘｘ月ｘｘ日付で、ご注文いただきました「ｘｘｘｘ」の納品につきお問い合わせをいただき恐縮に存じます。ｘｘ月ｘｘ日までに納入のお約束でございましたが、今回の納入日遅延は全く当社の責任で、お詫びの申しあげようもございません。

仕上げ工程での突然の機械故障のため、貴社へご迷惑をおかけする事態になりましたが、現在では機械も復旧し、連日残業を重ねてのフル生産体制で増産しておりますのでｘｘ日までには必ず納入させていただく所存でございます。

何とぞ以上の事情ご賢察のうえ、ご許容くださいますようお願い申し上げます。まずは、お詫びかたがたご報告申し上げます。

敬具

解説

納期遅延の可能性が生じたときは電話で連絡してからお詫びのビジネスレターを送ります。深刻に反省していることを相手に伝えるだけでなく、取引先が対応策を検討できるよう確実な納入日を明確にします。

例文－27 不良品交換の依頼

不良品交換のお願い

前略

さて、去るｘｘ月ｘｘ日付で注文いたしました「ｘｘｘｘ」、本日着荷いたしました。早速、荷ほどきして検品いたしましたところ、当社指定の塗装色でない製品がｘ個ございました。

当社設立ｘｘ周年特別商品として今回の塗装色を企画したことはご承知のことと存じます。塗装色の異なる製品は直ちに運賃着払いにて返送いたしましたので、早急に指定の塗装色の製品をご発送いただけますようお願い申し上げます。まずは、とり急ぎご報告かたがたお願いまで。

草々

解説

不良品である理由を正確に伝え、迅速な事後処理を求めます。急いでいること、また被害を受けた抗議の意味で「前略」―＞「草々」とし、挨拶などを省略します。

例文－28 不良品混入の謝罪

不良品混入のお詫び

拝復 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、去るｘｘ月ｘｘ日付で納品させていただいた商品の一部に不良品が混入し、ご迷惑をおかけする事態になり深くお詫び申し上げます。貴社の信用を損なう結果にもつながりかねず、誠に申し訳なくお詫びの言葉もございません。つきましては、担当者を大至急参上させ商品を交換のうえ、アフターケアには万全の体制で対処させていただきます。なお、二度とこのようなご迷惑をおかけしないよう、今回の不良品混入の原因を徹底究明して納品体制見直しをいたす所存でございますが、他にもお気づきの点はご教示くださいますようお願い申し上げます。まずは、重ねてお詫び申し上げます。

敬具

解説

取引先からの抗議文に対する返事なので「拝啓」ではなく「拝復」となります。「アフターケアには万全の体制で対処させていただきます」として相手からの損害請求に応じる姿勢を伝えています。「重ねてお詫び」するような事態を引き起こしたのですから、ただ謝るだけでなく再発防止策の説明が不可欠です。「これまで以上に注意します」という精神主義では説得力に欠けます。

例文－29 送金の通知

ご送金のおしらせ

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付－ご請求のｘｘ代金につきましては本日ｘｘ銀行ｘｘ支店より、ご指定のｘｘ銀行ｘｘ支店貴社口座へお振り込みいたしましたので、お知らせ申し上げます。なお、お手数ながら折り返し領収書をご送付いただきますようお願い申し上げます。まずは、ご送金のお知らせまで。

敬具

解説

振込みは振込用紙という証拠書類が残るため、振込用紙を領収書として処理している会社も多いようです。返信用の封筒がなければ領収書を送付しない会社もあります。

例文－30 送金の照会

ご送金照会のお願い

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、ｘｘ月ｘｘ日付貴注第ｘｘｘｘ号でご注文いただきました商品の代金でございますが、お支払い期限のｘｘ月末日をｘｘ日過ぎたｘｘ日現在、ご送金をいただいておりません。

ご多用中お手数をおかけいたしますが、至急お調べのうえｘｘ月ｘｘ日までにご送金くださいますようお願い申し上げます。

なお、本状と行違いで既にご送金の節は、悪しからずご容赦くださいますよう願います。まずはとり急ぎお願いまで。

敬具

解説

実態は督促の文章ですが相手を責める態度は禁物です。あくまでも予期しない送金事故などの発生を気遣った文章とします。

例文－31 支払条件変更の依頼

支払条件の変更について

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、貴社とのお取引条件でございますが、ｘｘ月分から下記の支払条件に変更させていただきたいと存じます。

従来よりも厳しい条件でございますが、最近の構造不況や資金繰り等の事情をご賢察いただき、誠に恐縮でございますが何とぞ条件変更をご了承くださいますようお願い申し上げます。

まずは書中をもってお願い申し上げます。

敬具

記

1.現金支払

買掛金合計ｘｘ％からｘｘ％に変更 2.支払手形

買掛金合計ｘｘ％からｘｘ％に変更し、ｘｘ日サイトをｘｘ日に延長

以上

解説

自社の都合による一方的なお願いで、相手は不利益を蒙りますので、窮状を訴えて受け入れてくれるよう要請しています。

例文－32 売掛金残高確認の依頼

売掛金残高確認のお願い

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、貴社に対する当社の売掛金残高は下記のとおりです。ご多忙中お手数ながら貴社残高とご照合のうえ、同封の売掛金残高確認書をお送りくださいますようお願い申し上げます。

もし、ご不審の点がございましたらｘｘ課のｘｘ ｘｘ（電話 ｘｘ－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ）まで、お問い合わせください。なお、誠に勝手なお願いで恐縮ですがｘ月は当社決算月につき、残高確認書はｘ月末日までに到着するようお願い申し上げます。

敬具

記

ｘｘｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日現在当社残高

￥ｘｘｘ, ｘｘｘ 以上

解説

こちらの都合でのお願いでありながら期限を切っての回答をお願いしなければなりません。

例文－33 販売キャンペーンご協力の依頼

販売キャンペーンにご協力のお願い

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、当社では来るｘｘ月ｘｘ日からｘｘｘｘ発売５周年感謝キャンペーンを実施いたします。キャンペーン期間中の広告宣伝、記念品、催し物などの詳細と各販売店様の売上目標額を別紙のように計画させていただきましたので何卒ご協力賜わりますよう、お願い申し上げます。

貴社は日頃からｘｘｘｘの販売には確たる実績をお持ちですので、これを機会により一層の販売促進にご尽力くださいますよう、お願い申し上げます。なお、ｘｘ月ｘｘ日からｘｘ月ｘｘ日までの間を特別サービス期間とし、売上に応じて別紙でご案内させていただきました特別割引をいたします。

まずはｘｘｘｘ発売５周年感謝キャンペーンの売上目標達成ご協力の依頼まで。

敬具

解説

販売キャンペーンは販売活動がマンネリに陥らないためのイベントです。販売キャンペーンを利用して売上目標額を割り当てています。

例文－34 新製品発表展示会の案内

新製品発表会のご案内

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、当社製品ｘｘｘｘは、その発売以来ｘ年間という長きにわたって大変なご好評をいただいております。当社ではその後継機として新ｘｘｘｘの開発を進め、この程ようやく製品化に成功いたしました。新ｘｘｘｘは最新技術を採用したばかりではなく、現行機種以上に「もっと環境にやさしく」というコンセプトが貫かれた製品でございます。

つきましては、一般発表に先立ち販売店の皆様への新製品発表展示会を開催いたします。ご多忙中、誠に恐縮ではございますが何とぞご来場くださいますようお願い申し上げます。

敬具

記

1.日時

ｘｘｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日（ｘ曜日）

午前ｘｘ時～午後ｘｘ時 2.場所

ｘｘｘｘホテル ｘ階

ｘｘの間

ｘｘ市ｘｘ区ｘｘｘ－ｘｘ－ｘｘ 3.電話

ｘｘ－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ

以上

解説

新製品発表展示会を盛会とするには新製品の魅力を訴える必要があります。

例文－35 特約店セミナーの案内

特約店セミナーのご案内

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、昨今の構造不況のため、短期間での景気の回復は望むべくもない状況ですが、当社では社会的な関心が高く、かつ当業界に関係の深いテ―マの研究をｘｘ大学ｘｘ学部ｘｘ研究室との共同研究として進めてまいりました。この程その研究成果がまとまりましたので、「ｘｘｘｘにたいする当社の見解と取り組みについて」として発表し、広く世に問うことといたしました。つきましては、下記の要領で特約店の皆様へのセミナーを開催し、当社の製品設計コンセプトに流れていますｘｘｘｘにたいする当社の考え方をご説明いたしたく存じます。万障お繰り合わせのうえ、ふるってご参加くださいますようご案内申し上げます。

敬具

記

1.日 時

ｘｘｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日（ｘ）午後ｘ時からｘ時まで 2.会 場

ｘｘ市ｘｘ区ｘｘｘ－ｘｘ－ｘｘ ｘｘビルｘ階ｘｘ室 3.テ―マ

ｘｘｘｘｘｘについて

4.講 師

ｘｘ大学ｘｘ学部 ｘｘ ｘｘ教授

※事務局 電話

ｘｘ－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ（担当ｘ ｘｘ）

以上

解説

このセミナーでは製品ではなく自社のスタンスをテーマにしています。自社イメージの向上により特約店に自社との取引にプライドを持ってもらうことが狙いです。日本での関心が高いキーワードは、ｉモード、遺伝子、情報技術、省エネルギー、省資源、環境ホルモン、高齢化社会などです。日本人はＩＭＦ時代と聞いてもきょとんとするだけです。

例文－36 工業所有権侵害の抗議

工業所有権の侵害について

前略

早速ですが、このたび貴社が店頭で使用中の「ｘｘｘｘ」のロゴは、当社のロゴ（登録第ｘｘｘｘｘｘ号）と酷似しております。

目下詳細に検討中ですが、三重円の内部にソーセージを配置している点、緑と茶色を基調とした配色などに類似点があり明らかに工業所有権の侵害に該当します。当社チェーン店の店頭でお客様からの紛らわしいとのクレームも頻発しております。

貴社は直ちに当該ロゴの使用を中止され、誠意あるご回答をお願いいたします。本状到着後ｘｘ日以内にご回答のない場合はしかるべき法的措置をとり対処いたす所存ですのでその旨ご了承おきのうえ善処いただきますようお願い申し上げます。

草々

解説

件名に「侵害」が入っていることからも判りますがきわめて強硬な文章です。デザインが似ているかどうかは主観的な問題です。相手のデザインが似ていて自社の権利を侵害していると断定して、必要であれば法的手段に訴えることを明確にしながら抗議することになります。

例文－37 組織変更の通知

組織変更のお知らせ

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、このたび当社では組織のスリム化による身軽で機敏な企業実現を目指して添付別紙のように本社組織を大幅に統廃合いたすことになりました。当面、担当窓口の変更等により何かとご不便ご迷惑をお掛けすることと存じますがご了承賜わりますようお願い申し上げます。

甚だ勝手なお願いで恐縮ではございますが、社員一同これを機に、これまで以上の敏速なサービスにより皆様にご満足いただけますよう奮励いたす所存でございます。何とぞ、従前にも増してのご支援を賜わりますようお願い申し上げます。まずは、略儀ながら書中をもってご通知かたがたご挨拶申し上げます。

敬具

解説

組織変更は取引先になにかと迷惑をかける可能性があります。取引先にとっての組織変更のメリットを説明する必要があります。

例文－38 年賀状

謹んで、新年のお慶びを申し上げます

旧年中は格別のお引立てを賜わり厚くお礼申し上げます。

本年も、なお一層の努力をしてまいりたいと存じておりますので、何とぞ倍旧のご愛顧を賜わりますようお願い申し上げます。

なお、新年はｘ月ｘ日から平常どおり営業させていただきます。

1995年 元旦

〒ｘｘｘ－ｘｘｘｘ

ｘｘ市ｘｘ区ｘｘｘ－ｘｘ－ｘｘ ｘｘビルｘ階 ｘｘｘｘ株式会社

代表取締役社長 ｘｘ ｘｘ

解説

同じ取引先に必要以上の年賀状が届くことがないように名寄せをする必要があります。お中元やお歳暮ほどは経費がかかりませんのであまり神経質になる必要はないのかもしれません。

例文－39 本社移転の挨拶

本社移転のご挨拶

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、このたび当社では業務拡張のため本社ビルを新築し、ｘｘ月ｘｘ日から下記へ移転する運びとなりました。これを機に社員一同、皆様にご満足いただけますよう一所懸命に努力する所存でございますので何とぞ倍旧のご愛顧を賜わりますようお願い申し上げます。

なお、電話番号も下記のとおり変更いたしますので併せてご連絡申し上げます。まずは、ご挨拶かたがたご案内まで。

敬具

記

1.移転先

ｘｘ県ｘｘ市ｘｘ区ｘｘｘ－ｘｘ－ｘｘ ｘｘビル 2.電話番号

ｘｘ－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ 3.交 通

ｘｘ線ｘｘ駅下車 ｘｘ街道ｘｘ方向へ徒歩ｘ分

以上

解説

新築の本社ビルで気分を新たにしてがんばる気持ちを伝えます、駅から距離がある場合などは案内図を付けたほうが親切でしょう。

例文－40 営業所開設の挨拶

営業所開設のご挨拶

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、当社では、新たにｘｘ市に営業所を開設しｘｘ月ｘｘ日から営業を開始する運びとなりました。当営業所では製品展示コーナーを併設し、当社製品の新しい利用方法を提案させていただく所存でございます。

なお、営業所長として本社ｘｘ部のｘｘ ｘｘを就任させましたので、倍旧のご支援ご鞭撻を賜わりますようお願い申し上げます。

まずは、略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。

敬具

記

1.名 称

ｘｘｘｘ株式会社ｘｘ営業所 2.営業所長 ｘｘ ｘｘ

3.所在地

ｘｘ市ｘｘ区ｘｘｘ－ｘｘ－ｘｘ ｘｘビルｘ階 4.電話番号

ｘｘ－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ

以上

解説

はがきにして壁などにピンで留められるつもりで作成された挨拶状を見ることがあります。この場合は移転先や電話番号などの活字を少し大きめにすると見やすくなります。

例文－41 代表取締役就任の挨拶

代表取締役就任のご挨拶

拝啓 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

さて、私こと、この度 ｘ ｘｘの後を受けｘｘ月ｘｘ日付をもちまして代表取締役社長に就任することになりました。浅学微才の身ではございますが、当社に課せられました役割を全うすべく努力いたす所存でございますので、今後とも格段のご支援、ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

つきましては、就任のご挨拶かたがた、ご高説を拝聴しご指導を賜わりたく下記のとおり心ばかりの粗宴を差し上げたく存じます。

ご多忙中、誠に恐縮でございますが、ぜひともご来臨の栄を賜わりますよう謹んでお願い申し上げます。

敬具

記

1.日 時

ｘｘｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日（ｘ）午後ｘｘ時～ｘｘ時 2.場 所

ｘｘ市ｘｘ区ｘｘｘ－ｘｘ－ｘｘ ｘｘホテル ｘｘの間 3.電 話

ｘｘ－ｘｘｘｘ－ｘｘｘｘ

なお、お手数ながらご出席の可否をｘｘ月ｘｘ日までに同封のはがきにてお知らせくださいますようお願い申し上げます。

以上

解説

ホテルが用意している案内図を同封する場合が多いようです。

まだまだビジネスレターとして取り上げるべき例文が多いのですが、今回はこれまでとします。いろいろと解説しましたが、実体の伴わないビジネスレターはいくら美辞麗句で飾り立てても空虚なものです。ビジネスレターが申し分なくても、約束は守らない、製品は不良品だらけということではビジネスの相手としては信用してもらえないことを最後に強調しておきます。

できるだけ明確でやさしい表現を心がけましたがいかがでしたか？日本語の持つさまざまな言い回しが執筆中に頭に浮かんできたときには、古いからといって没にはせずにできるだけそのまま使ってきました。やや古い日本語になった嫌いはありますが日本語学習の参考になれば幸いです。

第二篇：日语商务文书

新規取引先ご紹介方ご依頼の件 拝啓

陽春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。いつも格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。

さて、先日お話申し上げました通り、弊社は目下、新製品「デュクロン」の拡販のため 適当な提携先を求めておりますが、あいにく日本の市場には不慣れなため、どこが適当か判断がつきかねております。

つきましては、貴社の幅広いご交際先の中から日本地区における店とし優良な企業をご紹介いただけよう、ぜひお願い申し上げます。

ご紹介につきましては、ご一報いただければ、お伺いいたしまして細部のお話しまして細部のお話を承りたく存じます。

ご多用のところ、誠に勝手なお願いを申し上げまして恐縮ですが、何分ともよろしくお願いいたします。

また、ご参考までに、弊社のパンフレットのソほかの資料を同封させていたきしまし。

まずは書中ご依頼申し上げます。

敬具

新規取引先のご紹介につきご依頼の件 拝啓

時下いよいよご清祥のことと大慶に存じます。

平素は格別のお引き立てをいただきまして、ありがたく御礼申し上げます。さて、先日は貴社をお訪ねいたしまして、5年ぶりに貴台のお元気なご様子に接し、懐かしく、また心強く存じました。今後とも公私にわたりご厚情のほど、改めてお願い申し上げます。

その節お話し申し上げましたが、弊社はインテリア、特にカーペットの新製品「デュクロン」の極東の販売拡大を当面の全社的目標としております。

この間、調査や検討の結果、現在弊社としては、有力な新規取引先として吉田物産とカーペットの取引を望んで参りました。実は、吉田物産の山田営業部長は、貴社のシスコのパーティの席上で名刺交換をしたことがあります。ただ、あまり深いお付き合いはありませんでした。

そこで、この際、貴台のお力添えにより、山田部長に対し弊社をご紹介願えば、まことに幸いに存じます。

ご参考までに、弊社の会社案内など同封ご送付させていただきました。

なお、よろしければ、ご紹介のご名刺をいただきに参上いたしますので、ご連絡くださいますよう重ねてお願い申し上げます。

敬具

以上

紹介状

ハワード スミス氏ご紹介の件

拝啓平素は格段のご愛顧をいただきありがとうございます。

さて、ＳA社は、カーペットの製造、販売で著名な会社で、最近新しいカーペットの製造、販売で著名な会社で、最近新しいカーペットを日本市場で拡販するにあたり、東京に直轄の支社を設けることになりました。しかし、先日、スミス氏より、日本での知名度が低いため、提携先を求めたいとの相談を受けました。そこで、支店網も充実し実力のある貴社を紹介させていただきました。

いずれ、本人より連絡があると思いますので、その節はなにとぞよろしくお願いいたします。

敬具

以上

第三篇：日语商务文书之调查报告

調査機関に信用状況を問い合わせる

（１）信用調査ご依頼の件 拝啓貴社ますますご隆昌の段大慶に存じます。

さて、下記企業に関して、別記事項の調査をお願いします。

敬具

記

１． 調査対象：高島インテリ株式会社

130－0021東京都墨田区緑 5－6－3（03－6634－0261）

資本金 １，500万円、売上高7億円従業員 10名 ２． 調査事項：

（１）経営者のリーダシップ、人格、経営組織、経営方針

（２）過去3年の業績、売上高、営業利益、経常利益の推移

（３）今後の業績予想

（４）金融機関との取引状況、同社に対する評価

（５）主な業務取引先、取引実績、同業者間の評価

（６）企業としての特色、取引上の特記留意事項

３． 調査報告の提出、支払い

「特急」扱いとし、調査が済み次第、報告書を提出するとともに、改めて口頭にて補足報告を願いたい。

費用は、先般打ち合わせのとおり、５２５，０００円（消費税込み）

とする。

調査完了後、請求書を当社あて送付のこと

以上

（２）社内の調査部に信用状況を問い合わせる

信用調査の件（依頼）

かねて当部において下記企業に対し取引交渉中のところ、このほど具体的な取引条件の打ち合わせに入ることとなったので、改めて別記事項に関して貴

部による調査をお願いしたく、よろしくお取り計らい願う。

記

１． 調査企業

高島インテリア株式会社

130－0021東京都墨田区緑 5－6－3（03－6634－

0261）

２． 調査事項

（１）会社組織、経営方針

（２）金融機関との取引状況

（３）インテリア業界での同社の特色、評価

（４）財務諸表の推移、今後の業績見通し

（５）そのほか特記事項

３． 調査期限

O月O日までにお願いしたい

なお、同社に関し、当部において入手済みの別添資料をご参照願う。

（３）信用照会に対し、調査の報告（調査機構の報告）

調査ご報告の件

拝復貴社には、ますますご隆昌のこととお喜び申し上げます。

毎度格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

さて、o月o日付調第00号貴信をもってご照会をいただきました高島イン

テリア株式会社に係わる調査の件につきまして、下記の通りご報告申し上げま

す。

なお、来る０日午前10時、本件につき口頭ご説明に参上いたしたく、ご了

承のほど願い上げます。

とりあえず書中ご報告申し上げます。

記

「総合所見」

経営者、従業員の結束は堅く、財務内容、金融機関の取引関係も良好であり

ます。販売網は、特に首都圏の中間企業や学校関係に強く、フットワークの利

く仕事ぶりは、広く安定した評価を得ています。

詳細は、別添の報告書をご参照願います。

以上

（４）信用照会に対し、調査の報告（社内調査部）

信用調査の件（報告）

０月0日付営第０００号貴信をもって照会のあった高島インテリア株式会社の信用調査の件に関し、下記の通り報告するので、よろしくお取り計らい願う。なお、かねてお打ち合わせの通り、既提携先の状況、提携条件等については、貴部においてしかるべくご検討ありたい。

記

１． 調査意見の総括

業績は、順調に推移しており、財務内容．資金繰りも安定している。小

回りの利くフットワークにより評価は高く、提携先として信頼性がある

ものと考えられる。（具体的な内容は、添付資料を参照。）

２． 調査内容

主として貴信指摘の調査事項（１）～（５）について調査を行う。

３． 調査方法

取引金融機関や同業者の情報による他、営業の実態については、当部聞

き込みにより補足した。

以上

第四篇：商务文书(整理)

一.按形式来划分：

1固定格式的商务文书（：通知、报告、请示、批复、会议纪要、邀请信、总结）

2.非固定格式的商务文书（电子邮件）

二.按内容用途来划分：

1.通用的商务文书（通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告）

2.礼仪性的商务文书(贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信)

商务文书写作的作用: 其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

商务文书写作的关健建核心内容：1.商务文书的写作步骤以及相应的重点；2.商务文书的写作技巧；3.商务文书写作的注意事项；4.商务文书写作应掌握的范例。

商务文书写作的特点： 1.简明2.准确（3.朴实4.庄重5.规范

商务文书写作的要素：

主旨（中心思想：正确，务实，集中，鲜明）、材料（收集要多，选择要严，使用要巧）、结构（具有良好的结构：篇段合一式、分层表达式、分条列项式）、语言（如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。风格平直朴实庄重，表达规范准确简练）

商务文书写作的步骤：1.制定正确的行动目标（1.被动目标与主动目标2.将被动目标转化为主动目标）2.决定文章的正式程度3.决定文章的总体风格4.选择文章的层次结构5.列出文章的大纲6.撰写初稿

一.正式程度的判定依据：.正式指数：1.特别了解目标读者2.上下级3.好坏消息。三个问题得分这和趆低，相应的文书趆正式。

二.正式程度的表现：1.形式：媒介形式：电子邮件、书信或便签

正式：宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬及行文正式的电子邮件。非正式：一般的电子邮件、便签。2.称呼3.语气 把握总体风格的依据：游说矩阵

简单型：罗列事实、短文即可、通知性质说服型：多次沟通、强调利益所在、较长篇幅

解决问题型：有问有答、较长篇幅艰难型：不值得花费精力

文章的层次结构：1.连贯式：就是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开（前因后果、发展脉络：报告（工作，事故调查、工程、安装程度说明书））； 2.并列式商务文书层次与层次之间是并列的关系。也可以被称为“天鹅下蛋式”（报告、总结以及建议书）3.分析问题式：实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。（“只有结果”，批复、指示以及命等。“提出问题并分析问题”，情况简报。“提出问题并解决问题”，公告和通知。“提出问题、分析问题，最后解决问题”，指导性的通报和决议。）4.问答式就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇（企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南）。5.行动结果式就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。

商务文书写作的技巧：

（一）运用情感指数增加商务文书的亲和力二）努力做到“读者为尊”

（三）进行有效的反馈

（四）增加商务文书的紧迫性

（五）增加可信度

（六）做到行文简洁（行文简洁的方式：1.采用电报文体2.另加附件3.词句力求简单精炼4.多用主动语式5.适当运用缩略语）情感指数的内涵：对读者的关注程度，是用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值（即情感指数为正），说明文书是以读者为中心的；如果结果是负值（即情感指数为负），在商务文书中应尽量少提及撰写者自身，而应该更多的提到目标读者。

增加情感指数的方法1.增加第二人称代词2.增加第三人称的专有名词3.增加读者的姓名4.增加对读者的暗指，对祈使句的使用。

读者为尊”的内涵是运用情感指数提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。读者为尊”要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。最先提及读者而非自己”的原则。

不同的反馈会收到不同的效果，具体有以下几种类型：1.正面反馈2.修正性反馈3.负面反馈和没有反馈

增加时间紧迫性的方法：1.时间的规范性2.时间的精确性3.时间的通用性（① 商务文书中一律要使用公元的全称② 在商务文书落款成文日期的部分，要采用中文的形式③ 尽量不要用农历；④ 注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则。）

如何使文章更加规范：

（一）数字的使用规范

（二）部分结构层次叙述的规范性

（三）计量单位的使用规范

（四）综合校对的注意事项

（五）词语的使用规范

（六）标点符号的使用规范

标点符号的种类：分为点号和标号两大类：

点号包括“句末点号”和“句内点号”两种，句号、问号和叹号为“句末点号”；而逗号、顿号、分号和冒号为“句内点号”

标号包括了以下9种：① 引号；② 括号，在商务文书写作范围内我国承认的括号主要有3种；（表示一个文件的正式程度）③ 破折号④ 省略号（表示引文的省略）⑤ 着重号⑥ 连接号⑦ 间隔号⑧ 书名号⑨ 专名号

标点符号的点放位置点号可以放在一行文字的末尾。标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。

数字的使用规范及要求1.真实准确，表现在商务文书中的数字通常对实际工作有着极大的指导作用和意义，因此其中所援引的数字数据务必要来自于稳妥的出处，这样才能确保是真实准确的。2.各个分数之和与总数相等也是运用数字的基本要求之一。3.统计口径一致，在商务文书中援引的数字的统计口径也是非常重要的，不同统计口径的数据放在一起示没有任何意义的；只有在统计口径一致的前提下，才能进行数据之间的对比。

4.列举数字有可比性，除了明确数字比较的基准之外，根据我国公文写作的法规规定，按惯例“××以上”以及“××以下”都应该示包含该数字在内的。5.注意倍数关系，在商务文书中，数字之间的倍数关系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示数字变化的用语上。需要强调的是，“降低70%”与“降低了70%”表达的是同样的倍数关系，即原来为100%，现在变为了30%；而“降低到70%”则不同，它表示原来为100%，现在变为了70%。6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合，具体的规定为：“商务文书中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述以及在词组惯用语、缩略语和具有修辞色彩语句中作为词素的情况必须为汉字外，其它情况应当使用阿拉伯数字”。

部分结构层次叙述的规范性：

结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”„„来表示；

结构层次的第二层，其层次编号用“

（一）”、“

（二）”、“

（三）”„„来表示；

结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示；

结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”„„来表示。

词语的使用规范

等”和“等等”这两个词的用法：1.表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”；2.无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括；3表示.列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”；4.“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。

固定格式的商务文书：

（一）通知

（二）报告

（三）请示

（四）批复

（五）会议纪要

（六）邀请信

（七）总结

通知的种类:会议通知、指性通知、批准性通知、发布性通知、知照性通知、周知性通知（企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知）

通知的写作格式：标题、送与对象、正文、署名、附件

报告的种类：工作报告、情况报告、答复报告、建议报告

2.报告的写作格式报告的写作格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意：

（报告的名称同样可以包含三个部分，但其中的发文机关可以省略；报告的开头应该首先写“关于××事情现做如下报告”； 报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。）

请示的特点1.事前行文，事后行文叫报告，事前行文即为请示；2.一事一请3.需要批复

(即强调请示都是需要批复的)(加上“妥否，请批示”； 加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；在署名和时间部分必须要加盖印章。）批复是上级答复下级的请示的一种下行文。

批复的特点: 指令性强、针对性强、态度鲜明、政策性强

批复的写作格式1.在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”；2.给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；3.与请示一样，批复也必须要有公章。

会议纪要的作用和目的（决定性的会议纪要和消息性的）其作用在于：1.传达会议精神；2.记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。

会议纪要的写作格式1.会议纪要的标题中没有发文机构；2.将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；3.会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见； 4.在会议纪要的最后要对未来进行展望。

邀请信：1.邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；2.邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；3.当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；4.邀请信的用纸应该特别正式。

总结撰写过程应该要注意：1.总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；2.总结都是第一人称的；3.依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；4.总结的标题中一定要加入时间。

商务合同书写的22个原则：采取封闭型的写法、采用结果性的语言、确定合同双方的简称、前后指代保持一致、并列使用“包括”与“但不限于、采用主动语态、避免相近词语的重复使用、不要创造词语、对术语进行准确地定义、善用限制词、不用公司带抬头的信纸打印合同、禁用一些词语、采用描述性的方式、用汉语代替符号、准确使用标点符号、文字与阿拉伯数字并用、留下争议解决地的约定条款和适用法律、每个段落只写一个主题、克服日常理解与合同用语的距离、尽量写短句子、进行拼写检查、采用书面语、一定要记住：合同是永恒的书面语。

第五篇：商务文书

本书以商务文书写作为目的，着力解决应用写作中的重点、难点问题，具有较强的针对性；在阐述商务文书基本理论的基础上，重点介绍了商务经营文书、商务事务文书、商务策划文书和商务法律文书中的近四十种重点商务文书的写作方法，具有较强的实用性；每章按名词解释、文种特征、要素内容、结构模式、范文评析和要点提示设计结构，具有较强的新颖性。本书是商务文书写作的最佳参考书。

图书目录

第一章 绪论 第一节 商务文书的概念和特点 第二节 商务文书的种类和作用 第三节 怎样写好商务文书 第二章 商务经营文书 第一节 股份有限公司报告书 第二节 市场调查报告 第三节 质量分析报告 第四节 产销分析报告 第五节 财务分析报告 第六节 企业审计报告 第七节 企业预、决算报告 第八节 市场预测报告 第九节 可行性研究报告 第三章 商务事务文书 第一节 意向书 第二节 招标书 第三节 投标书 第四节 商务合同 第五节 商务信函 第六节 商品说明书 第七节 企业大事记 第八节 备忘录 第四章 商务策划文书 第一节 广告策划书 第二节 公共关系策划书 第三节 市场营销策划书 第四节 新产品开发策划书 第五节 企业名牌战略策划书 第六节 销售服务策划书 第七节 企业形象策划书 第八节 招商策划书 第五章 商务法律文书 第一节 经济纠纷起诉状 第二节 经济纠纷答辩状 第三节 经济纠纷上诉状

第四节 经济纠纷再审申请书 第五节 经济纠纷反诉状 第六节 经济纠纷申请执行书 第七节 仲裁申请书 第八节 索赔申请书 第九节 公证申请书 第十节 破产申请书