第一篇：公文格式

公文格式

一、公文用纸幅面尺寸及版面要求

（一）幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

（二）版面 1．页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。公文版心居于A4型纸的略偏右下部分。

2．字体和字号

公文正文使用三号仿宋_GB2312，份号、密级和保密期限、紧急程度使用三号黑体，发文单位标志使用方正小标宋简体，发文字号、“签发人”三字使用三号仿宋_GB2312，签发人姓名使用三号楷体_GB2312，标题使用二号方正小标宋简体，版记中的要素使用四号仿宋_GB2312。

3．行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。4．文字颜色

公文中一般除了发文单位标志、版头中的分隔线、发文单位印章为红色外，其余文字部分均为黑色。

二、印制装订要求

（一）制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（二）印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100％，红色油墨应当达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

（三）装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

1．订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm； 2．无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

3．骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

三、公文格式要素

（一）版头 1．份号

如需标注份号，一般用6位三号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2．密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。一般密级和保密期限之间可用“★”分隔，如“绝密★10年”，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密” 或“秘密”两字之间空1字。

3．紧急程度

如需标注紧急程度，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度顺序自上而下分行排列。

如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果只标密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间应空1字，即应标注为“特 急”。

4．发文单位标志

发文单位标志由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或规范化简称。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，一般使用方正小标宋简体字，颜色为红色，字号应不大于上级单位的发文单位标志，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有“文件”二字，应当臵于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。

5．发文字号

发文字号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成，使用三号仿宋_GB2312，编排在发文单位标志下空二行位臵，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„ ‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6．签发人

由“签发人”三字加全冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单 位标志下空二行位臵。“签发人”三字用三号仿宋_GB2312，签发人姓名用三号楷体_GB2312。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7．版头中的分隔线

发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。红色分隔线的高度推荐使用0.35mm，具体高度可根据发文单位标志字体字号酌定。

（二）主体 1．标题

标题一般使用二号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。

公文标题由发文单位名称、事由和文种组成。发文单位名称可用发文单位全称或规范化简称。三个及三个以下单位联合发文时，应列出所有发文单位名称；四个及四个以上单位联合行文时，可以采用排列在前的发文单位名称加“等”的方式。

公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在实际工作中，标题中确有除书名号之外的其他标点符号存在，如顿号、括号、引号、破折号。标题中标点符号的使用应注意以下两点：

（1）法律、法规、规章名称全称应加书名号；

（2）如果在事由部分出现多个单位、人名等并列时，每个单位名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。

2．主送单位

主送单位应使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。主送单位使用 三号仿宋_GB2312，编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。

主送单位的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型单位内同级单位之间使用顿号分隔，不同类型单位之间用逗号分隔。

3．正文

公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋_GB2312，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体_GB2312、第三层和第四层用仿宋_GB2312标注。层次序数可以越级使用，如果公文结果层次只有两层，第一层用“

一、”，第二层既可用“

（一）”，也可以选用“1．”。

4．附件说明

如有附件，用三号仿宋_GB2312在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：“附件：1．XXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

若公文带有一个附件，需在正文之下、公文生效标志（即发文单位署名、成文日期和印章）之上标注附件的名称；若公文带有两个及两个以上附件，需要在公文正文之下、公文生效标志（即发文单位署名、成文日期和印章）之上标注附件的顺序号和名称。

批转、转发、印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理，在公文中不加附加说明，直接另面编排，也不标注“附件”二字。

5．发文单位署名、成文日期和印章（1）发文单位署名 发文单位署名应当用发文单位全称或规范化简称。发文单位的署名应当与发文单位标志、标题中发文单位名称相一致。单一行文、联合行文时一般须标注发文单位署名。联合行文时，若发文单位标志并用联合发文单位名称，则发文单位署名的顺序应当与发文单位标志的排列顺序一致。

（2）成文日期

成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。成文日期确定的原则是：会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；经发文单位负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文的公文，以最后签发的单位负责人签发的日期为准。成文日期应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（3）印章

公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。上行文，必须加盖印章。纪要不加盖印章，但应注明发文单位。联合下行文时，所有联署行文单位均须署名并加盖与发文单位署名、发文单位标志相符的印章。

（4）发文单位署名、成文日期和印章的编排规则

①加盖印章的公文

成文日期最后一个字距离版心右边缘的距离一般为四个字，确保印章两端不超出版心。

单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（即10mm之内）。

联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位臵，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居 中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（即10mm之内）。

②不加盖印章的公文

单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。（5）特殊情况处理

当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，一般应当采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位臵时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间，确保印章与正文同处一页，不留任何空白。如果出现采取调整正文行距或字距的措施仍无法解决的极特殊情况，如多个单位联合下行文，联合行文的单位过多，无法实现正文与所有发文单位的印章同处一页，也可以采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。

6．附注

附注是对公文补充的事项加以说明，主要标注公文的印发传达范围、公文办理的联系人和联系电话等。上行文及有请示或征求意见、联系工作内容的函件，应当在附注处注明联系人和联系电话。印发传达范围一般针对平行文和下行文，对发送范围和阅读对象进行限定。附注使用三号仿宋_GB2312，紧接成文日期下 一行居左空二字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。

7．附件

附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用小三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件顺序号后无需加冒号。附件标题使用方正小标宋简体加粗小二号字体居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明一致。附件内容为文字材料，格式要求同正文；附件内容为图表，图表内容用宋体字，最大用宋体小三号字，最小用宋体10号字。

如附件与正文不能一起装订，应在附件首页版心左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（三）版记 1．版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

确定版记的位臵在实际操作中应注意以下问题：

（1）版记标注在偶数页上。如公文内容较短，即使首页可以放下版记内容，版记也应移至偶数页，即第2页。

（2）版记页有公文内容，版记页应标注页码；公文有附件或者有批转、转发、印发的内容，版记页不标注页码，且在空白偶数页。

（3）公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，公文的页数应是4的倍数（一般是A3纸印制，骑马装订），版记应放在最后一面，版记页和空白页均不标注页码。

（4）如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。2．抄送单位和内部发送单位

抄送单位是版记中的第一个要素，使用四号仿宋_GB2312，左右各空一字编排。“抄送”两个汉字之间应空2字，“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

内部发送单位编排方法同抄送单位。抄送单位臵于内部发送单位之上一行，之间不加分隔线。抄送单位和内部发送单位应臵于联系人和联系电话、印刷份数之上，用一条细分隔线隔开。

抄送单位和内部发送单位一般按照先外部后内部，先上级后下级的顺序排列。分行顺序按照行政区划顺序排列，内设部门按照本级行机构设臵的顺序排列。

3．联系人和联系电话、印刷份数

联系人和联系电话、印刷份数使用四号仿宋_GB2312，联系人左空一字，印刷份数右空一字。“联系人”三字后加全角冒号、联系人部门及姓名，联系人部门与姓名之间应空1个半角空格。联系人和联系电话、印刷份数应臵于印发单位和印发日期之上，用一条细分隔线隔开。

4．印发单位和印发日期

印发单位和印发日期使用四号仿宋_GB2312，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

（四）页码

正文页码用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线（约为5mm）；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

A4纸型的表格横排时，页码位臵与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

四、公文的特定格式

（一）信函格式

与通用公文格式相比，信函格式中各要素的编排规则如下：

1．发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，用红色方正小标宋简体字，字号大小酌定。联合行文时，使用主办单位标志。

2．发文单位标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。

3．如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为三号汉字高度的7/8。

4．发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为三号汉字高度的7/8。

5．标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

6．第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为三号汉字高度的7/8。7．首页不显示页码，由第2页开始标注页码。

8．版记不加联系人和联系电话、印刷份数、发文单位和印发日期、分隔线，只标注抄送单位和内部发送单位，版记位于公文最后一面版心内最下方。

（二）纪要格式

与通用公文格式相比，纪要格式中各要素的编排规则如下：

1．纪要标志使用“XXXXXX纪要”格式，不加“文件”二字，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色方正小标宋简体字，字号大小酌定，以美观为宜。各单位可根据纪要类型，在纪要前加修饰语，如专题会议纪要、行长办公会议纪要等。2．纪要编号使用三号仿宋_GB2312，可居中编排在发文单位标志下空二行位臵，可用阿拉伯数字编排并用圆括号括入，如“（XX）”的形式，不编虚位。

3．发文单位和成文日期使用三号仿宋_GB2312，编排在纪要编号下空一行位臵。发文单位左空一字，成文日期右空一字。

4．分隔线。发文单位和成文日期之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分割线。红色分割线的高度推荐使用0.35mm。

5．标注出席人员名单，用小三号黑体字，在正文（或附件说明）下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用小三号仿宋_GB2312标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

6．会议纪要需送上级单位，一般在版记“送”后注明；需送本单位内设部门或下级单位，一般在版记“发”后注明。

7．纪要不加盖印章，但应注明发文单位。

第二篇：常用公文[范文]

行政公文写作技巧

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18

日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

公文写作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中

要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根

据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重

复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口

语，不用方言土语，十分规范。

需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办

用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五

是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。

国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；

函；会议纪要。

公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。

这一部分的写作，是公文写作的难点。

一、标题

1． 规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种――用于重要、庄重的公务

2． 灵活式

A 二部分：一是发文机关＋文种

（以上标题下可加时间）

二是事由＋文种

三是“转发+始发机关及原通知标题”

Ｂ 一部分：只有文种

――常是不大重要的公务，带周知性

★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。

二、正文

1．主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织

关系）

2． 正文

A． 原由：一是依据：

# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前…”类时间状语 ；简介人物及事迹

#文件： 常用“根据…”；往往是一句话

# 意义：议论：常用“是…”

# 作用 ：常用“将使…”

二是目的：常用“为…”

原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。

B 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题 或用句子表达）

1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为

说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。

并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列

式。

要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。

2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序

也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。

第三篇：公文格式

关于公文的格式。

公文中出现的单位（部门）名称一律用全称或规范化简称；行文文字及正文内表格一律使用WORD编辑，附件表格可采用EXCEL编辑；页面纸张采用国际标准A4；公文正文标题应为二号方正小标宋简体，正文为三号仿宋_GB2312（附件内容可根据篇幅将字体适当缩小）；公文应正确使用结构层次序数，第一层次用“

一、”，第二层次为“㈠”，第三层次为“1.”，第四层次为“⑴”，第五层次为“①”；公文所引用的人名、地名、数字、引文必须准确，引用公文应当先引标题，后引发文号；公文中的标点符号应使用全角。

西安建工集团办公室202_年7月31日印发

第四篇：公文格式

公文格式

公文格式是指公文的规格样式及其组成要素。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步科学化、规范化的客观需要。

（一）公文的一般格式

公文一般分版头、主体、文尾三部分，由发文机关、份号、秘密等级、紧急程度（等级），发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间和印发份数20项要素组成。

1、版头部分

公文的版头亦称公文眉首，一般是指首页横线以上。包括文件名称、发文字号、份号、秘密等级、紧急程度（等级）、签发人等要素。为了庄严醒目，增强公文的严肃性，版头通常用较大型号字体居中套红印在公文首页上端，一般占首页的1/3到2/5，并以红色横线（党的机关公文在横线中部嵌一颗五角星）分割版头与主体部分。

（1）文件名称。由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字（或加括弧标注文种名称）组成。如《中华人民共和国国务院文件》（简称国务院文件）、《中华人民共和国国务院办公厅文件》（简称国务院办公厅文体）。又如《x x省人民政府文件》、《x x省人民政府办公厅文件》等。联合行文，可以并用联署机关名称，但主办机关应当排列在前。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制。

（2）发文字号。发文字号亦称文号，是公文制发机关按发文顺序编列的公文代号，主要作用是便于对公文的统计、查询和引用。发文字号包括机关代字、年份、顺序号，置于文件名称之下，横线中央之上。如“国发〔202_〕12号”，“国发”是国务院机关代字，“[202_]是年份，“12号”是文件的顺序号联合行文时，一般只标明：主办机关的发文字号。机关代字应选用能反映本机关职能特征的代字，并固定使用，不能一年一换。字数应精简，以二三字为宜。年份、顺序号的标注应完整准确。年份应由4个阿拉伯数字组成，〔202_〕不能简缩为〔03〕，发文顺序号应“1、2、3、4...…号”排列，而不应“01号、02号”或“第Ol号、第02号”排列，以便于引用和查询。

（3）签发人。为了督促各级领导认真履行职责，确保公文质量，同时便于上下级之间直接联系，迅速有效地询答问题，提高办事效率，需上报的公文即请示和报告，应在首页注明签发人。标注的方法是在横线右上的适当位置先标注签发人并加冒号，再标注签发人姓名。标注签发人的公文，其发文字号置于横线左上的适当位置，两者相互对称。

（4）秘密等级。文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级。密级的划分，由发文机关根据《保密法》及有关规定确定。秘密公文应当标明份数序号。政府机关的文件密级标注在文件首页的右上角，在左上角打印文件份数序号；党的机关的文件密级和份数序号均标注在文件首页的左上角。份数序号应标注在秘密等级之上，使用 7位阿拉伯数字，如“0000001”。

（5）紧急程度（等级）。要紧急送达和办理的公文应注明紧急程度。文件紧急程度分为特急、急件两种，政府机关的公文标注在文件首页右上角，党的机关公文标注在首页左上角。先标注紧急程度，再标注秘密等级。紧急电报应分别标以特提、特急、加急、平急，在电文首页稿头中注明。

2、主体部分

公文的主体部分，包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件等要素。

（1）公文标题。公文标题一般由发文机关、公文主题和文种三部分构成。如《中共中央国务院关于202_年农业和农村工作的意见》，发文机关是“中共中央国务院”，公文主题是“ 202_年农业和农村工作”，文种是“意见”。这是一个三部分要素齐全的标准式标题。标题的作用在于揭示公文的主要内容及行文目的，便于公文的登记、处理和查询。撰写公文标题时，应把握以下几点：

1.准确简要地概括公文的主要内容。标题是公文的眉目，文字要力求简明扼要，并准确概括地表明公文的主题。例如，国务院要取消100多项涉及企业的不合理收费项目，发文时如将这些取消项目的内容全部列

为事由，显然不可能也没有必要，但概括为“取消部分涉及企业的不合理收费项目”，就显得既明确又简洁。

2.准确选定并标明文种。如某部门要求上级将某企业列为产业化生产基地，其文种为报告，这显然犯了请示和报告不分，报告中夹带请示事项的错误。又如某市政府向下级请求解决某县水库移民经费的标题为《××市政府转报某县要求解决水库移民经费的请示》，这个标题仅仅是转报了某县的请示，而缺少自己的文种，可改为《××市政府关于解决某县水库移民经费的请示》，并视情况将某县的请示作为附件一并上报，这样，既准确标明了文种，又便于上级机关全面掌握情况。在批转和转发公文时，标题应避免出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”等。

3.标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题过长或中间需要停顿的，可用空格或换行方式表述。例如：国务院办公厅转发财政部关于农业综合开发若干政策的通知》，可从“关于农业……”转为第2行。

4.批转或转发的请示、报告，标题中不冠机关名称，在全文末尾标明机关名称或成文时间。

批转或转发的资料性的或没有抬头的文件, 标题一般不冠机关名称，在标题下面注明机关名称和成文时间，并用括号括起来。

5.标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形或倒宝塔形，尽量避免排成长短一致的双平行或三平行形。在转行时，不得把人名、地名、机关名称等专用名词及主词拆开排列。

（2）主送机关。主送机关又称文件抬头，是公文的主要行文对象。是受文机关中的文件主办单位，负责受文执行、办理或答复。除了直接面向社会公布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

为了保证公文发出后能得到及时处理，应根据受文单位的职能权限与行文目的选准主送机关。政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文，请示的公文应主送一个机关，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示，如必须越级的，应同时抄送被越过的上级机关，以免延时误事。批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位）用抄送。普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府的普发文件，主送机关为“各市、县（市、区）人民政府，省政府各部门”。不属普发文件，但主送机关较多，也可用相应规范统称，如“各有关市、县（市、区）人民政府，省政府各部门”。又如：省委的普发文件，主送机关为“各市、县（市、区）委，省委各部门，省直各单位党组（党委），各人民团体党组”。没有主送机关的文件，如决议、决定、意见、公报、规定、细则、政府令、会议纪要、工作要点，主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。

（3）正文。正文是公文的核心，是表述公文的具体内容，阐明发文意图的部分。正文的内容必须符合法规政策，做到情况确实，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，层次分明，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

公文的正文在上一页末结束，需在另一页落款、盖章的，应在另一页上端注明“此页无正文”（用圆括号括入），落款、盖章要在上端部分，便于阅文者明白全文之结束，也可防止空白处被盗用。但应尽量避免这种情况出现。

（4）附件说明。公文如有附件，应在正文之下、文件落款之上注明附件顺序和名称。主件与附件应装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号及本附件的顺序号。

（5）发文机关署名。发文机关署名应用全称或规范化简称，位于正文的右下方，与正文的末行一般空一行。联合行文时，则需标明联署机关的名称，主办机关在前，一个机关名称占一行，字数不一样的拉平等长排印。

（6）成文时间。成文时间指公文的生效日期，一般用领导人最后签发的日期。联合行文的，以最后签发机关领导人的签发日期为准。如领导同志批准后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。

成文时间是公文生效和查考的重要依据之一，标注在公文落款（印章）的右下方，年月日必须齐全完整，不能省略。法规性公文或经会议讨论通过的文件，其产生的法定程序、产生日期用圆括号括入，标注在标题下方正中处。成文时间，党的机关公文用阿拉伯数字书写，政府机关公文用汉字书写。

（7）印章。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。正式行文除“会议纪要”和印制有特定版头的普发性公文外，都应加盖发文机关的印章或领导同志的签名章。印章与公文落款要一致，用印要清楚、端正，位于成文时间的上侧，公文右下端落款处 ,上不压正文，下要骑年盖月。用行政首长名义签署的公文，如命令（令），一般加盖签名章，并签具领导人职务。政府机关的公文，在有固定文件版头的情况下，也可以不标发文机关，直接写发文日期并加盖印章。党委的普发的下行文件，可不加印。

几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。用印时，机关名称上下排列的，主办机关印章在上；左右排列的，主办机关印章在左。

（8）附注。指公文中需要附加说明的事项。如用于表示公文的阅读传达范围、使用方法，或需要加以解释的名词术语等。标注在公文落款（印章）之下空一行，另起一行空两格位置。

根据公文密级和工作需要，有些公文要确定阅读传达范围，如“此件发至县团级”，“此件可口头传达到群众”等；有些公文要说明使用方法，如“此件可自行翻印”，“此件公开发表”等。

（9）附件。附件是根据正文的需要附加的公文或材料。用以对正文作补充说明或提供参考材料。

3、文尾部分

公文的文尾部分由主题词、抄送机关、印发机关、印发时间和印发份数等要素组成。

（1）主题词。主题词是体现公文主题特征及其归属类别、能为计算机识别的名词或名词性词组。为了适应办公自动化的需要，做好运用计算机管理公文的基础工作，所有正式文件，均应标注主题词。一份文件一般标三五个主题词为宜，最多不超过十个。主题词标注在文件末页左下端的抄送栏之上，顶格写，每个主题词中间空一格。

主题词的标引，按中共中央办公厅秘书局1998年8月修订的《公文主题词表》和国务院办公厅秘书局1997年12月修订的《国务院公文主题词表》的规定标引。

（2）抄送机关。抄送机关，是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级，下级的不相隶属机关。抄送机关按党、政、军、群的顺序排列，移行时，与上一行平行书写。如省政府普发的公文，应抄送省委各部门、人大、政协、军区、法院、检察院、人民团体、民主党派等。

（3）印发机关和发文时间。印发机关和时间栏，设在文件末页倒数第二行。印发机关指文件的制发（翻印）单位名称，通常为党委或政府的办公部门；印发时间一般为送往印刷厂之日期。如：“xx省人民政府办公厅秘书处，xxxx年x月x日印发”。

（4）印发份数。印发份数加圆括号放在印发时间的右下角。印发份数是用于掌握该文件共印了多少份，尤其是秘密级的文件更应标注文件的印数，不能放任印数。

第五篇：公文格式

公文格式

一、公文格式标准化的意义的什么？

(一)公文作为一种特定体式的文体，在国家政治生活、经济建设、社会管理活动中起着十分重要的作用。公文格式即公文的表现形式，规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。

（二）公文格式标准化是公文处理工作本身所需要的。公文处理要实现规范化、制度化、科学化、公文格式的标准是重要前提。公文格式标准化，将大大方便公文处理工作，提高工作质量和效率。

二、组成公文的各要素划分为哪三部分，各部分主要由哪些要素构成？

公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体、主要包括：公文标题、主送单位、公文正方、附件、成文日

期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。

三、上行文在格式上有何特点，为什么要标注签发人姓名、如何标准？

（一）上行文在格式上与一般行文的不同之处在于：上行文必须标准签发人姓名，其中请示件还应当在首页上方留出约1/3的天头作为领导批示区域，并在附注处注明联系人和联系电话。如：（联系部门：XXX，联系人：XXX，联系电话：XXXXXXXXXXX）

（二）上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。

（三）标注签发人姓名应在发文单位标识之下，红色反线之上，平行排列于发文字号的右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他单位签发人姓名从第二条起在主办单位签发人姓名之下，按发文单位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

四、联合行文在格式上应注意什么？

（一）联合行文发文单位标识应按主办单位名称在前、其他单位名称依次排列（党政联合行文时党的机关名称排列

在前）的顺序，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排列。党政联合行文，其发文单位标识也可只使用主办单位名称，但标题中必须加联合行文的单位名称。

（二）联合行文原则只编主办单位的发文字号。

（三）联合上行文应当标注各联合行文单位签发人姓名。

五、怎样标注公文的秘密等级和保密期限？

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志，保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。涉及党和国家秘密的公文应准确标识秘密等级。秘密等级按涉密程度分为绝密、机密、秘密，用3号黑体字标识，两字之间空一格。如：玉溪分公司密级两个字就没有在密级中间空一个字。如需同时标识秘密等级和保密期限，应将二者用“★”隔开，“★”前标密级，“★”后标保密期限。若公文带有附件，其附件有密级的，应以其中的最高密级标识公文的密级。凡未标识保密期限有涉密公文，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。

六、怎样标注公文主题词？

按照中国电信云南公司要求，对内不用标注主题词，对外按《国务院公文主题词表》进行标注。上行文应当按照上级单位的要求标注。

七、公文如何落款用印?

公文的落款用印,一般有加盖印章不落款或加盖印章同

时落款两种形式.一般行政公文，采用加盖印章不落款的形式。公文的落款用印需注意以下问题：

（一）需要落款的公文，落款时应使用发文单位全称或规范简称。联合发文时，落款应与发文单位标识名称和顺序相吻合。

（二）印章应压在成文日期上，不得出现空白印章。感性认识日期的横向距离是右空4字；纵向与上文的距离要依印章大小而定，其标准是印章加盖在成文日期上，上距正文空1行。一般地，当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。如（图1），当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上（图2）。

（三）当公文排版后所剩空白处不能排下印章位置时，应采取调整行距，字距的办法，使印章与正文同处一页，不采取标注：“此页无正文“的方式。