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有关会计档案管理论文（通用3篇）
在日常学习和工作中，大家总免不了要接触或使用论文吧，通过论文写作可以培养我们独立思考和创新的能力。写起论文来就毫无头绪？下面是小编为大家整理的有关会计档案管理论文（通用3篇），供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。
会计档案管理论文1会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。
一、会计档案的定义和内容
会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
二、会计档案管理中存在的问题
（一）会计档案保管不规范。
有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。（二）会计档案立卷不规范。
有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。三、会计档案管理存在问题的解决措施
（一）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。
由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。（二）规范会计档案立卷。
装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。（三）规范会计档案保管。
已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。
各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。（五）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。（六）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。
实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份（七）加大会计档案的监管力度。
结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。会计档案管理论文2随着现代文明社会的进步，会计档案管理受到了越来越高的`关注，作为会计业务不可分割的部分，其重要性得到了普遍认同，因而对会计档案管理的要求也自然被提升到了前所未有的高度。但是我们要清楚地认识到，当前会计档案管理依然纯在着很多的问题。本文在介绍会计档案管理内容的基础上，对于当前会计档案管理所存在的，亟待解决的诸多问题进行尝试性的分析和解答，进而希望企业、单位在实现自身的效益同时能够实现社会效益。
会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是机关、企事业单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要利用价值。会计档案具体内容：包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类；包括以书面形式存放或存储在计算机硬盘中的会计档案及存储在各种介质上的会计数据和与会计软件系统有关的文档资料、结构图、流程图、源程序等。
会计档案的特点及作用
会计档案的特点：
会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但是由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点：
来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专业手段。
形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
会计档案的作用：
依据作用。会计档案是会计分析和会计核查的主要依据。无论在制定经济计划，进行经济活动可行性研究，作为经济活动决策等都需要会计档案提供大量信息。
凭证作用。会计档案可以作为事后考查某个会计事项的书面证明。会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务，明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。
史料的作用。会计档案是研究经济、财政、财务历史的可靠系统资料。它可以反映出一个地区经济发展的历史过程，反映出一个单位财务收支和生产经营活动的历史面貌，还可以反映出不同时期、不同年度活动的特点。
会计档案管理过程中出现的问题
会计档案管理制度不健全、发展不均衡。近些年来，随着各行业相关从业人员的共同努力会计档案制度建设方面取得了较大的成绩。但是，我们也要认识到，会计档案管理的发展存在着各个单位之间不平衡，良莠不齐的局面。
对会计档案管理的不重视，工作难展开。会计档案管理是会计常规工作的重要组成部分，由于意识的失位，一个比较长的时间内，单位的领导层，对会计档案的认识，在主观意识上出现了偏差，导致一种较为普遍的认识偏失。
会计档案管理方式落后，科技性较差。传统的会计档案管理普遍采用人工管理方法，不仅人力资源浪费，而且，会计档案管理处于低水平。随着社会信息化程度的不断深化，对单位会计档案管理同样受到影响。
相关专职人员素质较差，能力不足。目前会计人员综合素质不高是困扰会计档案工作可持续发展的核心因素，但是，不得不面对我国会计档案管理从业人员普遍综合素质不高这一现实。
会计档案的基础工作不规范、不扎实。由于历史的原因，会计档案管理人员的素质偏差，甚至不能够胜任档案管理的相关工作。在科技迅猛发展的背景下，对于会计档案管理的技术和规范往往会提出更高的要求，而现实状况是，会计档案管理的基础难以满足这样的要求。
会计档案管理问题的应对
加强会计从业人员关于会计档案管理的技能培训，审查与监督制度。会计相关的从业人员首先要树立会计档案管理重要性的意识，增强其专业性、规范性的会计档案管理能力。
设立专职人员或部门，对会计档案进行有效的管理。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统一、利用分析、编研及鉴定销毁等主要环节，需要有专门的部门或专职人员负责，便于工作的连贯性及管理的科学性。
单位设立健全的、科学的、规范的会计档案管理制度。健全的制度是开展工作的基础环节，设立科学的会计档案管理制度，使该项工作开展有条理、有依据，无疑会更好地促进工作的开展。
充分利用现代化手段，优化会计档案管理工作。在会计档案管理的相关工作中更好的使用计算机技术，有利于档案的存储及查对，也更便于档案的归纳分类。当时用的同时也要定期的维护看管，防止数据的损坏外泄。
随着管理学科的兴起及科学技术的创新，会计档案管理已不再是从前的样貌，其重要性得到了广泛的认可。会计档案管理所包含的新的科学内涵和更高的管理要求，也让我们认识到只有专业的、科学的、规范的方法和手段才能满足如今会计相关事业以及会计档案管理的需求。
会计档案管理论文3摘要：
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。本文浅谈财务会计档案管理中存在的问题，并探求解决对策，意在促进财务会计档案管理的完整化和规范化。
关键词：
会计档案 问题 对策
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。
一、会计档案管理工作中存在的问题
1、对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。
2、会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
3、会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
4、财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
5、纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
二、完善会计档案管理工作的对策
1、统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出： “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。
2、加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了。会计档案案卷质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”，作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定： “档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得财务档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。
3、建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。
4、要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。
5、同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中，常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现，通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决，但该问题的出现严重影响工作效率，所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的资料文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并注意防高温、防霉、防尘保护。
总之，在新的历史条件下会计档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。
第二篇：会计档案管理
会计档案管理
会计档案概念
会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算材料的归档
会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程
会计核算材料的归档要求
１、归档范围。凭证、账簿、财务报告、其他会计核算资料。
不归档范围:本单位经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。
２、时间。第三年。
3、要求和手续。完整齐全、真实准确、装订成册。清点核对无误。
二、会计档案的整理
１、分类。原则上按——类型进行分类，分类4类。
会计凭证类
会计账簿类
会计报告类
其他会计核算材料类（主要包括银行存款余额调节表、银行对帐单、以及其他应当保存的会计核算专材料）
会计档案的整理
2.会计档案的组卷
会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。
(1)会计凭证的组卷要求
一般按年、月顺序组卷整理。厚度一般在2cm以内。
1、分类组卷，按顺序排列，检查日期是否齐全。
2、按凭证汇总日期归集，确定装订成册的本数。
3、摘除凭证内的金属物，对大的纸张要折叠成同记帐凭证大小，且要避免装订线，以便翻阅保持数字完整。
4、记帐凭证有关人员的印章是否齐全。
5、凭证一本为1卷，必须r按照国家统一标准的会计档案凭证软封面，封面要按项目填写。
以下材料可另行组卷：
土地征用及重大固定资产的买卖单据；
工资名册；
债权债务；
交通肇事、工伤事故的处理；
涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；
各种经济合同、存出保证金收据、契约
有必要延长延长保管期限的其他会计材料。
（2）会计帐簿的组卷要求
按和帐簿的不同种类进行组卷。对总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿等分别组卷装订。
帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年终结帐后整理立卷。
1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表。
2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填写。
（3）财务报告的组卷要求
按、保管期限立卷
1、首先将本级与下级财务报告分开。
2、其次将年报、季报、月报分开。
3、在整理报表时，对报表进行分析和说明的文字，是会计报表 的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。注意：因保管期限不同，财务报告与季、月度财务报告分开立卷。
4、组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录、备考表。
（4）其他会计核算资料的组卷要求
按——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表、银行对帐单、会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
会计档案的整理
3.会计档案的编目
会计档案的编目应和符合《会计档案案卷格式》（DA/T39-202_）（2）填写卷内文件目录和备考表。（3）填写案卷（盒）封面。（4）案卷的排列编号。（5）编制案卷目录。
（1）拟写案卷题名
一般由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。
如“× ×单位×年×月付款会计凭证”
“× ×公司×年×月现金日记帐”等
（2）填写卷内文件目录和备考表
除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录和备考表。
卷内文件目录
卷 内 备 考 表
（3）填写案卷（盒）封面
会计凭证
会计档案盒
帐簿启用及交接表
1.会计凭证的格式
凭证外面要加封面，封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245×150mm（长×宽）；适用于会计凭证的装订
会计凭证封面(样式)
单位名称：凭证名称：
会计凭证封面的填写
单位名称：填写形成会计档案的单位名称（全称或通用简称）。不能用“本部”、“本局”、“本市财政厅”等。
会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称。如收款会计凭证、付款会计凭证、转账会计凭证或基建会计凭证、工会会计凭证、预算外会计凭证等。
起止时间：填写本册会计凭证的起止年月日。
册数：起止时间内会计凭证的册数。
册次：填写本册会计凭证的序号。
记账凭证起止号：填写本册记账凭证起号和止号。
记账凭证数：填写记账凭证的张数。
附件数：填写本册记账凭证附件的张数。
会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。
会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。
装订人：填写负责该本会计凭证装订的人员。
装订时间：填写负责该本会计凭证装订结束的时间。
备注：填写该项凭证需要说明的事项。
2.会计凭证盒的格式
会计凭证盒的外形尺寸采用275mm×155mm（长×宽），盒脊的厚度可根据需要设置30、40、60mm。
适用于会计凭证的装盒
会计凭证盒正面格式
很多内容与凭证封面一致。
全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字。目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。
会计凭证盒脊格式
3、会计档案盒的格式
适用于财务报告和其他类会计档案的整理。
会计档案盒脊
4.账簿启用及接交表格式
账簿启用及接交表用纸一般采用国际标准A4型。非国际标准的账簿可根据实际需要确定。账簿启用及交接表宜采用70克以上的白纸制作。
适用于会计账簿的整理。
账簿启用及接交表（正面）
档号：
账簿启用及接交表（背面）账户目录
档号章
（4）案卷的排列编号
一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计帐簿、财务报告和其他类按保管期限长短排列。具体排列方法有两种。
第一种，流水编号法：按财务报告、会计帐簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。
第二种，分类流水编号法：会计凭证、会计帐簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。
（5）编制案卷目录
案卷目录即是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制。
会计档案目录格式
会计档案移交清单格式 会计档案移交清单
（三）会计档案的鉴定与销毁
1、会计档案的鉴定（确定保管期限）
根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。
日记帐 25年
总帐15年
明细帐15年
报表永久
月季报表5年
会计移交清册15年
会计保管清册永久
会计档案销毁清册永久
银行余额调节表5年
银行对帐单5年
（三）会计档案的鉴定与销毁
2.会计档案的销毁
保管期满的会计档案，经鉴定确无继续保存价值的，可以按照以下程序销毁：
（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（三）会计档案的鉴定与销毁
（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
（3）销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
（4）监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对。销毁后,应当在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
会计档案移交应注意的事项
（1）应编制移交清册
（2）应履行移交手续
会计档案常见问题
1、会计档案属专业档案，是由本单位会计人员整理，档案人员只是接收保管和提供利用
2、出纳人员不得保管会计档案（会计法规定）
3、会计报表第一页要有卷内文件目录，最后一页有备考表
4、凭证封面接洽处要加盖财务专用章 谢谢大家！
202_年5月9日
第三篇：会计档案管理
济宁市泰中贸易有限责任公司
会计档案管理制度
号码、装订人签章等。
2.会计账簿。
各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。
（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐
全，是否按顺序排列。
（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸
张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
（4）会计账簿的装订顺序：
会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计
账簿装订封底。
（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。
（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）
款日记账、分户明细账、辅助账。
3.会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档
保管。
第五章会计档案的归档保管
1.当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档
案并由专人保管。
2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系
列工作。
3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档
案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
第六章会计档案的借阅使用
1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。
3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准
需
需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
第七章各种会计档案保管期限
1.会计凭证保管15年。
2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。
3.会计报表保存10年，其中决算表永久保存。
4.发货票保管5年。
第八章会计档案的销毁
1.会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同
鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对
其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清
债权、债务时为止。
2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将
监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章 附则
1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。
2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。
会计档案保管期限表
序号 档案名称 保管期限 备注
一、会计凭证类原始凭证 15年记账凭证 15年汇总凭证 15年
二、会计账簿类总账 15 包括日记账明细账 1
日记账 15年 现金和银行存款日记账保管25年固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年辅助账簿 15年
三、财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告月、季度财务报告 3年 包括文字分析财务报告(决算)永久 包括文字分析
四、其他类会计移交清册 15年会计档案保管清册 永久会计档案销毁清册 永久银行余额调节表 5年银行对账单 5年
第四篇：浅谈会计档案管理
浅谈会计档案管理
【摘 要】
本文分析了会计档案的收集、整理、销毁、调阅与利用中存在的问题，就如何使会计档案管理实现制度化、规范化、科学化提出几点建议：
1、提高档案意识，加强规范管理；
2、落实责任，明确分工；
3、与国际接轨，实现现代化管理；
4、引进人才，加强培训；
5、即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
一、论题的理论与实践意义
1.理论意义
会计档案管理体制与模式是会计档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形成，是会计档案管理的样式，会计档案管理体制与模式是随时代发展而不断优化的。将先进的管理思想，管理手段不断吸收，用来改善会计档案管理环境，提高档案管理效率是时代的要求。会计档案管理的环境是不断变化的，随着我国社会的转型和电子技术不断发展，对会计档案管理体制与模式的研究，可以给会计档案管理实际工作提供科学的理论指导。会计档案管理体制与模式的研究有利于形成先进的会计档案管理体系，能将先进理论同工作实践结合起来，为会计档案管理效率的提高奠定理论基础。会计档案管理体制与模式的研究也是会计档案管理实践不断适应社会需要的表现。优化的会计档案管理体制也可以让档案更好的走向社会，使全社会档案信息意识不断提高优化的会计档案管理的研究成果有利于不同科学的结合，既有利于档案学的发展，也符合当代科学的发展趋势。
2.实践意义
会计档案管理模式的观察与研究有利于全面认识与了解会计档案管理的内容。新时期会计档案管理体制、模式的构建、程序，有重要的实践意义。特别是对变化中的会计档案管理研究有助于了解新变化对会计档案管理的冲级，了解这些新变化冲击下的会计档案管理体制与模式所发生的改变将更有助于提高会计档案管理的效率。会计档案管理体制与模式的观察与研究也对企业管理效益的全面提高起了促进作用。会计档案管理体制与模式的观察与研究有助于建立一套新的会计档案管理体系，在新的会计档案管理体系中，各个要素可以相互弥补不足，发挥更大的作用与功效，这 1
将有助于促进会计档案管理自身的不断发展和提高，也有助于发现在管理模式变化、指导理论变化与数字化、网络化冲击下的会计档案管理变化和采取相应行之有效的管理方法。会计档案管理体制与模式的观察与研究有助于会计档案管理部门了解会计档案管理概况、发现本会计档案管理中存在的问题，寻找解决的途径，促进企业管理的全面提高。其次，会计档案管理的不断优化是实现企业信息一体化的奠基石，是实现企业知识管理的基础。只有优化了的会计档案管理才能将企业管理带上一个新的台阶。会计档案管理、企业信息化、企业管理的全面优化这三个部分是紧密相关的。
二、目前研究评述
1.国外对会计档案管理体制、模式的研究现状新石器会计档案管理体制模式的建构
会计档案管理作为档案事业的一个分支，从起源上来说，首先是在世界工业发达国家和地区开展起来的。世纪初瑞士、荷兰等一些欧洲国家和美国开始大规模地收集和保存会计档案。世纪中叶以后，大部分的其他欧洲国家，以及加拿大、澳大利亚也纷纷开展了这项工作。世纪年代以来，世界各国会计档案管理得到了很大发展。但由于私有制决定了国外的大部分会计档案属于属于私有财产，企业有权自行处理自己的档案，国家没有制定同意的会计档案管理体系、管理要求和标准。国外的会计档案管理自主性强，随意性大，个体特色突出，没有统一的管理体系和标准，企业一般根据实际需要自行设立档案部门，配备管理人员，制定企业文件的归档范围、文件分类表及保管期限表等。所以国外会计/档案管理体制与模式也呈现出多样化特点。
2.国内对会计档案管理体制、模式的研究现状
我国会计档案工作作为国家档案事业的一个组成部分，在国家档案局的领导下，自上而下的组建了规模庞大的会计档案室管网。长期以来，各企业采用了基本相同的方式开展档案工作。档案管理整体水平甚至高于其他国家，但这种带有前苏联痕迹的会计档案管理体制产生发展于计划经济时代，与市场经济条件下的企业并不相适应。我国现行会计档案管理体制、模式是在所有制形式单一即国家所有制形式的环境下，从国有工业会计档案管理模式演化来的。“集中统一，分级管理，条块结合，企业自主”是我国档案管理制度的概括。
我国的会计档案管理的具体模式进行策划的管理体制以及对会计档案管理模式的规定。这对于我国会计档案工作的建立、发展功不可没，这一阶段档案界主要是学习、模仿的阶段，对这一问题的研究主要还是学习和
总结。随着经济体制和企业改个的深入及企业所处环境的诸多变化如信息技术的广泛应用，信息资源管理和知识管理观念的影响、加入世界贸易组织等这种旧有的管理体制开始发生细微变化。大多数学者主张档案行政管理部门应该赋予企业自助舍利的权利，避免那种不顾新时期会计档案管理体制、模式的建构企业行业特点、企业自身情况而实行的“一刀切”式管理模式。
随着我国政治、经济体制改革的深化，非公有制经济异军突起，非公经济会计档案管理模式也呈现出多样性。但其管理模式主要还是有：
1、会计档案集中统一管理。指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。但在具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约。其优点是便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。
2、档案分级管理。指在企业内对档案实行分级管理。该管理模式的优点是管理灵活、职责明确、利用方便。
3、档案分散管理。指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。该管理模式的有点是分工明确不足之处是对会计档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉。
4、会计档案信息集成化管理、一体化管理和知识管理。这些都是随着科技的发展，特别是电子计算机技术的发展和应用而产生的新观点。
5、会计档案委托代管，这指企业委托专业档案管理机构，代管其档案。但企业并不放弃其档案的所有权。
三、会计档案的内涵
会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计帐簿和会计报表，以及其他会计资料等专业资料。它以丰富的原始数据和恒定不变的价值量为使用者提供可靠的信息，为单位制定规划、计划，调查取证以及进行决策提供一局和咨询材料。它是记录和反应各单位经济业务、财务收支状况及其结果的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，在社会经济活动中具有重要的作用。
四、会计档案管理存在的问题
会计档案是历史的真凭实证，它在社会经济活动中的作用，决定了加强会计档案管理的必要性。但事实上，由于各单位会计档案管理意识还比较薄弱。会计档案作为新兴档案学科还缺乏深入研究，在日常会计工作中，很多单位重核算、轻管理，会计档案管理工作混乱，存在着一定的问题：
1.收集资料方面
由于对会计档案概念的不明确，一些财务人员没有将会计部门形成的全部文件归入会计档案，只是将会计凭证、账簿、报表核算类资料进行整理归档，而将法规、制度类文件，如上级财政部门的来文、本单位会计制度、会计工作计划、会计工作总结；预测、决策类文件，如财务分析报告、市场预测、会计决策设计等等，放在其他部门，造成会计资料收集不全。有些会计档案是属于不耐久的复写纸、传真纸或圆珠笔的字迹材料。这些材料在高温高湿度条件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意义。
2.整理、销毁方面
《会计法》明确规定：“会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计资料应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门规定。”但一些单位的财务人员在月末、终了没有按规定将已形成的会计档案及时整理立卷，装订成册，随随便便放在箱内，造成资料遗失等问题。有的虽然进行了整理立卷，但是案卷质量不符合规范。会计档案保管到达一定年限之后。经过鉴定、审查，报经批准，可以销毁。但是，很多单位那些已失去保存价值的会计档案任然长年累月占据着库房和设备。究其原因，是一些人怕麻烦、怕负责人，担心会计档案销毁之后，今后一旦有什么经济问题，无凭无据，到时说不清楚。这不仅增加了国家的经济负担，也影响了会计档案信息资源的开发利用。
3.移交、存放方面
《会计档案管理办法》第6条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当有会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册移交本单位档案机构统一保管。”但在实际工作中，财务部门与档案部门配合得并不协调。财务部门担心移交后利用不便，不愿移交；而档案部门以不懂会计业务为由，不愿接收。由此造成会计档案长期在财务部门，没有被广泛利用。由于财务部门缺乏一定的档案知识，对于会计档案的存放不够重视，例如。很多单位的会计档案都没有专门的存放地点，甚至与其他杂物一起堆放；有的档案室没有严格控制温度、湿度，认真做好“七防”，严重影响了会计档案的寿命。
4.人员素质方面
目前，大多数单位的财务人员虽然熟悉财务处理，但是缺乏会计档案管理知识。甚至有些领导还不认可财务档案管理的重要性，不重视财务档
案管理的培训。在实际操作中，每个财务人员都按自己的一套方法去管理，造成一个单位的会计档案管理工作因财务人员变动而变化，没有一套固定而完整的管理制度，从而影响了整个单位的管理。
5.电子财务档案
垫子财务档案是指存贮于磁盘、光盘等嗲你介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料。较之传统的财务档案，垫子财务档案有许多特点：电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。但也有不足的一面。如，具有系统依赖性，即需要一定的软硬件环境支持，只能在特定的条件下才能打开，不具备传统档案的直接可视性，还具有易遭损毁、难查痕迹的特点，此项档案的管理还不规范。
五、对会计档案管理的几点建议
社会经济越来越发展，对会计工作的要求也越来越高。先带经济活动中，很多时候因为会计档案管理工作做的不到位，早晨领导决策失误，影响到整个单位的运作，给集体造成不可估量的损失，所以会计档案管理工作作为会计工作的基础，为适应经济管理需要，必须不断改进管理方法，建立新的管理体系，提供高治疗的会计信息。因此，就如何是会计档案管理实现制度化、规范化、科学化，有以下几点建议：
1、提高档案意识，加强规范管理
时间证明，要管理好会计档案，首先，要改变传统管理年，对会计档案有一个正确的认识；其次，要加强对会计档案工作的宣传，提高各级领导和相关人员的档案意识。按照《会计法》、《会计档案管理办法》的要求，制定会计档案管理标准，对会计档案进行规范管理，定期检查，为单位领导的决策提供真是、可靠的依据。充分发挥会计档案在经济建设中的作用。
2、落实责任，明确分工
确定专人负责财务档案的管理。制定严格的审核、壮丁、借阅制度。因为会计档案管理工作政策性和业务性都比较强，所以单靠一个管理员的历练是不行的。财务处各单位都应按标准要求制作凭单、报表及财务资料等。还要充分发挥各部门的积极性，建立良好的服务网络，按照分工合作、密切配合的原则，落实责任，相互协调，保证会计档案管理工作的顺利进行。
3、与国际接轨，实现现代化管理
现在大多数单位已实现了会计电算化，但由于对会计档案管理工作不够重视，目前基本上处于手工检索阶段。所以，档案部门和财务部门应该共同合作，与国外先进的会计档案管理模式接轨，开发研制会计档案计算
机管理。只有会计档案实行计算机管理，才能真正发挥会计档案的作用，加快了查阅资料的速度，提高了档案管理水平。
4、引进人才，加强培训
会计工作的迅猛发展，要求财务人员不仅要具有财务知识，也要懂得档案方面的业务，所以会计档案管理人员必须接受再教育，进一步提高会计档案业务水平，增强整理立卷实际操作技能，成为新一代的复合型人才，当好领导的参谋，把以前的盲目利用变为科学利用。
5、即使实现了财务档案管理的信息化，在归档中国也需要实行所谓的“双套制”，即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档
电子财务档案的存贮形式多样，既可以存贮于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中；电子财务档案便于计算、分析，快捷获得所需结果。结果电子财务档案上网，通过计算机操作和网络交流，不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要，打到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的墓地，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的折损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量
六、总结
通过以上论述我们可以看出会计档案管理体制、模式的良好变革已经呈现在我们面前。会计档案管理体制、模式是一个动态的事物，需要我们不断结合具体实际和先进念去充实它，只有这样才能不断推进会计档案管理体制、模式研究不断深入。
参考文献：
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第五篇：档案管理论文
项目档案管理论文：谈建设项目档案管理
摘要：随着我国经济的持续快速发展，众多新建、扩建、改建的基础设施及技术改造项目在全国如火如荼的进行。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。本文就建设项目档案管理谈谈自己的见解，希望能对建设单位的项目档案管理有所帮助。
关键词：建设项目；档案管理
工程项目的建设是地方、国家的发展需要，是大事、要事和百年大计之事。随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。基础设施建设和技术改造项目在全国各地如火如荼地进行，众多新建、续建的建设项目应运而生。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目档案是建设项目的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目档案管理工作。
一、建设项目档案
建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。
项目档案是一个有机载体，其特点主要有三：（1）成套性。它记载和反映建设活动的全过程和成果，与总体的基建程序和专业内容衔接，构成项目完整的成套性整体；（2）专业性。不论是生产性建设项目档案，还是国防性建设项目档案还是民用工程，它都是专业技术活动的真实记录，包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性。它具有较强的现实使用性，是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节，是竣工验收的依据，是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据。
二、如何加强建设项目档案管理
建设项目档案是工程建设的客观真实记录，它不仅能静态反映项目建设的全貌，而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况，它记录了项目建设中间的每一个环节，这种客观真实的记录对单位的建设与发展，安全与生产科研，对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平，都有十分重要的意义和作用。因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符，保证建设项目档案的齐全、完整、系统，是科学管理建设项目档案的基础。
1、充分认识建设项目档案的重要性
根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可见，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。项目管理团队要高度重视项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，因此从项目立项开始，就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作。
2、制定符合实际情况的档案管理规章制度
首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”，即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
3、对项目管理人员进行档案知识业务培训
一个单位建设项目档案管理的好坏，不仅与本单位的档案管理规章制度健全与否，主管档案领导的思想观念，档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。项目档案未形成时，档案资料都散落在各经办人手中。项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行档案知识的业务培训，让项目管理团队从思想上重视档案管理，掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，不要等到工程项目需要进行档案验收时，才知道项目档案还有整理的标准和安全保管要求，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建设单位应及时跟踪项目建设进度，及早介入项目档案工作，进行业务指导，保证档案在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础。
4、掌握建设项目档案收集的方法
建设项目档案收集是否完整齐全, 整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平。档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料门类繁多，如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时, 要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。据以往经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等是收集的难点；竣工图章的签署也不容忽视，实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来，有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节, 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。
5、定期开展资料整理检查与监督
由于资料琐碎，不直接产生经济效益，建设项目施工现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如不认真进行督导检查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量资料流失。所以要定期召开建设项目档案工作会议，对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比，引起各方面重视。项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。
6、严格把握竣工验收的质量
根据《重大建设项目档案验收办法》，建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况。建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查，审阅工程档案是检查的法定内容，工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
三、对做好项目档案管理的思考
一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目档案。在现实中存在的一些问题，一直困扰着项目档案管理工作者，例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理，有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理。因此档案管理者一定要强化基础管理，注重过程控制, 要主动参与项目建设的全过程，健全建设项目档案工作细则，使各方人员确实履行职责，认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。
加强建设项目档案管理工作，是一项长期和艰巨的任务。首先我们要从宣传建设项目档案的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在领导支持的同时，取得各方人员的理解和帮助，确保建设档案的完整、准确。其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好建设项目档案，提高专业工作水平，为单位的科研、生产、管理服务。
参考文献：
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