第一篇：秘书工作的基本特征

秘书工作的基本特征

秘书工作具有什么样的特征?对这个问题的看法,秘书学 界很不一致。目前,比较流行和影响面较广的有如下几种观 点: 第一种是“四性”说。即认为秘书工作具有四种特性,但具

体表述时又各不相同:有的认为秘书工作具有政治性、从属性、事务性、被动性;有的则认为它具有机要性、辅助性、综合性和 服务性。

第二种是“五性”说。即认为秘书工作具有五个方面的特 性。“五性”论者表述也不尽相同:有的说是政策性、保密性、执 行性、全面性、辅助性;有的则说成从属性、政治性、事务性、被 动性、综合性。

第三种是“五组对立统一矛盾”说。论者认为秘书工作的 特征,就是被动性与主动性的对立统一,事务性与思想性的对 立统一,机要性与群众性的对立统一,突击性与经常性的对立 统一,综合性与专业性的对立统一。

至于什么是秘书工作的基本特征,论者们的认识自然也极 不一致。有的认为是它的从属性,有的认为是它的辅助性,还 有的认为是它的中介性,总之,这个问题一直是学术界亟待有 所突破的问题。二

上述众说纷绘的现象,说明了什么问题呢?一方面,说明

目前对秘书工作的研究,在学术上仁者见仁,智者见智,大家都 可以充分自由地发表自己的不同见解,呈现百家争鸣的氛围。另一方面,也说明作为新兴学科的秘书学,尚处在创造时期、幼 年阶段。迄今为止,对秘书工作的特征,尤其是它的基本特征 的研究,还停留在较浅的认识水平上,缺乏从更深层次上对其 特征尤其是基本特征给予理性的科学的抽象与概括。因此,论 者们或借他物之性为秘书工作立论;或凭借自己对秘书工作的 经验、感受,捕捉住秘书活动的现象,为之定性;或者过份强调 一面,而忽视其他方面,因而难免失之偏颇,难以形成令人信服 的结论。例如,不少论者认为,被动性是秘书工作的一种特性, 甚至“独有的特性”。其实,只要我们认真地深入探讨一番,就 不难发现“被动性”之说,是缺少科学依据的,更非秘书工作的 “独有特性”。众所周知,所谓特性、特征、特点,应是某一事物 区别于他事物的特别显眼的征象。

任何事物既具有本质属性的一面,又具有非本质属性的一 面。拿所谓被动性来说,它只是秘书工作人员同秘书工作之间 的一种可变的因人而异的关系属性,或者说,是秘书工作人员 对秘书工作适应性不强的一种感受上的表现。从实际情况看, 刚刚走上秘书工作岗位的人,可能对被动性感受多一些,逐步 胜任秘书工作以后,他们的感受就会少一些。当秘书工作人员 感受到被动性较多的时候,可以通过总结实践经验,参加专业 培训,主动向老同志虚心请教等多种途径逐步减少它。对一个 富有经验且善于学习,积极主动工作的秘书工作者来说,他对 秘书工作的规律己驾轻就熟,对上司个性特点、活动规律了如 指掌,他对自己所从事的工作也就会胜任自如,无所谓被动性 可言了。

秘书工作人员作为秘书工作的主体,顺应和接受它的客体

———秘书工作的过程,往往有两种情况:主动与被动。主动的 强弱,与主体对客体顺应、接受的程度,即适应性的强弱成正 比;被动的强弱,则与适应性的强弱成反比的。衡量主体对客 体是主动还是被动,主要是看主体对客体顺应、接受程度是强 还是弱。所以,作为学术研究,必须把秘书工作的本质属性问 题,同它的非本质性属性问题严格地区分开来。三

那么,我们应该怎么样正确认识秘书工作的特征,古今中 外对秘书工作的特征是如何认识的呢? 如前所说,任何事物都有它的固有的属性与非固有的属

性,秘书工作当然不会例外。秘书工作的固有属性,就是它的 基本特征。比较分析古今中外秘书工作的基本活动,就能从中 发掘出它的基本特征来。

秘书工作起源于上古时代。传说中的汉文字创始人仓颉, 是黄帝的一名史官,他帮助黄帝记载国家大事;虞舜时代有一

名叫做“龙”的人,做“纳官”,替虞舜早晚发布命令,公正忠实地汇报下面的反馈情况。到了夏朝,随着阶级的出现,国家的产

生,朝廷设置了管理公务文书,即所谓“典志”的官员———太史 令。上起唐虞、下迄商周,史官、纳官、太史令,都是秘书官员。他们为国君记录言行,起草、保管文件,管理典志;有的还帮助 国君了解民情,提出治国的建议、方案,协助制定政策、法令。例如伟大的诗人屈原,就曾任楚国的“左徒”。司马迁的《史记》 说,屈原“入则与王图议国事,以出号令;出则接遇宾客,应对诸 侯。”他还为楚怀王起草法令,办理与齐国结盟的外交事务。可 见屈原实际上做着与现在国务院秘书长相似的工作。到了秦王朝,随着中国封建君主专制集权国家的建立,开

始确立了从中央到地方(郡、县)的比较完整的秘书工作体制, 形成了一支庞大的多层次的秘书工作队伍。如中央最高统治 者身边,有“御史大夫”,为皇帝收发重要文件资料,对百官行使 督察职责;有“尚书”,主管朝廷文书的起草和传阅;有“博士”, 备供皇帝咨询,掌管皇室史书典籍;有“谒者令”,为皇帝引见百 官,传达命令;有“主玺令史”专管皇帝印章。汉代丞相和诸侯 王身边,有“长史”为之掌管全部秘书工作;地方长官如郡守、县 令,有“主簿”和“记室令史”之类秘书长式的官员,充当参谋、助 理。秦汉以后,在中国漫长的封建社会发展进程中,秘书机构 的设置和秘书官员的名称,尽管各个朝代不尽相同,但他们的 工作职责,其实都大同小异,有些还沿用至今。

综观我国秘书工作数千年来的发展演变史,我们可以发

现:中国古代社会的秘书工作,与现在社会秘书工作之间,存在 着许多共同点。第一,秘书工作的基本性质与活动方式,无论 哪个时代,总是大体相同的、一贯的、不变的。第二,古今秘书 部门都是设置于国家的政治权力的中枢,古今秘书官员都处于 中央和地方首脑、长官的身边,这种特定的地位决定了秘书工 作特有的工作内容和特殊的活动方式;第三,古今秘书官员的 使命和秘书部门的职责,都是直接辅助上司全面管理国家事 务,都必须竭尽全力地为直接上司进行多方面的综合服务;第 四,古今秘书官员的使命和秘书部门的职责,不但要管事,还得 要谋政。就是说,他们必须替上司竭忠尽智地想办法、出主意、当智囊,献良策,以全面实现上司的政治意图。

上述四个共同点,就是古今秘书工作的共性。从本质上

讲,在这个共性之中,包含着三个相互联系的古今不变的道理。第一,秘书工作主体———秘书人员,要想得到直接上司的充分 信任,必须竭尽全力,充分发挥主观能动性,出色地做好各项秘 书工作。第二,秘书工作的全部内容,都来源于为之直接服务 的上司的主观意图与客体需要。第三,秘书人员只有辅助上司 的决策、尽职管理事务的义务,而没有也不可能享有对重大事 情的最终决定的权力,即使是最高级秘书官员,也只有参与议 政的权力,而没有最后拍板的权力。这三个基本道理,是贯穿 古今秘书工作,千古不变的道理,也就是秘书工作古往今来的 固有属性。如果我们用一个抽象的概念来科学地概括它的内 涵,就是秘书工作具有全能辅助决策与管理的特征,简而言之, 就是具有全能助理性。

中国秘书工作是这样,外国秘书工作也不例外。据马克思 的《摩尔根〈古代社会〉一书摘要》记述,北美易洛魁氏族部落联 盟的酋长,他有一位充当自己使者、执行自己指示、协助自己处 理各种事务的“助理酋长”。这样的人物,实际上就是当时北美 古代社会领袖人物身边的秘书或秘书长。他所做的全部事情, 当然可以看作是古代社会的秘书工作。中世纪的欧洲,各国君 主都有文职辅臣,英文叫做“Secretary”。奴隶主和封建贵族,都 雇有充当参谋角色的“幕僚”,负责拟制、管理文书档案与日常 事务的工作。近代欧美资产阶级革命成功之后,秘书在工厂、企业中,成为全面辅助工矿主或董事长、厂长、经理们,管理行 政、人事,甚至财务的可信任的亲密助手和得力参谋。现代发 达的资本主义国家中,秘书工作已经普遍化和社会化,不仅广 泛存在于政府机关、社会团体和企事业单位,而且渗透到社会 的每个角落。

综观欧美秘书工作的发展史,我们同样发现,秘书工作具 有全能助理性的特征,以英国政府的文官系统的秘书工作为 例,根据职责不同,英国政府把文官秘书分为四级:最高级是行 政秘书,其工作职责是全能协助政府首脑和各部部长草拟政策 方案,协调沟通机关内务,组织掌管行政人员考核,相当于我国 中央政府的秘书科长或办公厅主任。其次,是执行级秘书,相 当于秘书长或办公室主任,全面协调管理较小范围的事务,全 面处理文书事务工作。三是文书,他们按照法规记录、撰写、制 定文件,统计资料,处理日常行政事务。最低一级是助理文书, 就是打字、速记、缮印、接待等秘书人员。这四级秘书,一级协 助一级,其职责都明显具有全能助理性。四

以上是从历史角度进行了纵横比较分析。下面我们再从 管理科学的角度,深入一步探讨秘书工作,看它究竟是怎样在 领导行为中发挥作用的。这样我们将会更全面的认识秘书工 作的本质属性。

秘书部门是领导机关和机关主要负责人实施领导、进行管 理的“枢纽”和“调控中心”。领导与管理行为,是指在一定的体 制下的领导与管理者的活动。领导与管理行为的综合效应的

产生,必须包括四个环节:决策———执行———监督检查———信 息反馈。秘书部门主要是在这四个环节上充分发挥全能助理 作用。在领导决策前,秘书或秘书部门必须尽可能地搜集各种 信息,为领导提出多种可供选择的意见、方案;在领导决策中, 秘书要组织力量,积极大胆地参与论证,协助领导做出符合实 际的科学决策。在决策后的执行过程中,秘书要分两步进行全 能助理:首先,必须及时地把领导机关的决定、决议或机关首脑 的思想,进一步深化、细化、具体化,以便最后形成实施方案,以 便通过拟制文件、组织会议贯彻等手段,把领导的决策输送出 去,使决策得以实施。第二步,要对决策的实施进行全面的催 办查办。督查中,不仅要善于通观全面,随时掌握进程,针对薄 弱环节,打通阻塞关节,以协调各职能部门的行动步伐,而且要 善于跟踪信息反馈,以便于协调领导与管理者及时了解情况, 修正、调整、完善决策方案,直至这项决策顺利完成为止。在整 个决策程序中,秘书工作的职责,不仅要求为领导与管理者提 供准确、真实而有价值的信息,拿出使领导与管理者满意的意 见、方案,而且要全力以赴协助领导与管理者使决策付诸实施;不仅要积极主动监督各职能部门“做没做”,而且要深入检查 “做得怎么样”,特别要高度敏感地竭力去捕捉住那些带苗头 性、倾向性的问题,从怎样正确执行领导决策的角度,提出纠正 偏差和失误的建议,及时会同有关部门磋商办理,涉及重大问 题,应如实报告机关主管领导。这一切自始至终贯穿着、体现 着秘书工作的全能助理性。

如前所说,政治性、从属性、事务性等,都是秘书工作同党

政工作、领导工作和上下左右职能部门工作的关系属性。这些 关系属性,并非本质属性,因为它们不是秘书工作所独有的。由此看来,只有全能助理性,才比较客观地全面准确地概括了 秘书工作的基本特征。秘书职业技能的培养

秘书职业教育作为职业教育的一种，以培养学生的 职业技能为本位虽然已是人们的共识；但是，由于在秘 书教育实践中对职业技能的培养一直未引起人们的足够 重视，以致高等甚至中等秘书职业教育都办成了中文或 文秘本科教育压缩型。所培养的学生不能很好地适应社 会对各类技术型、应用型秘书人才的需求，目前，已成 为秘书职业教育中迫切需要解决的重要问题之一。我国 加入世贸组织后，涉外秘书成为秘书队伍中的一支重要 力量，给我们对秘书职业技能的培养提出了更高的要求。

一、秘书职业技能的构成

技能是指人们通过练习而形成的一定的动作方式、动作系统或智力活动方式。根据技能中“动作”的内外 之别，可以把技能分为动作技能和智力技能。秘书职业 技能也同样包括这两部分。汽车驾驶、录音录像、摄影、办公设备维修、书写等属动作技能，主要借助骨骼、肌 肉和相应的神经过程来实现，我们把它叫做操作能力或 动手能力；口头和书面表达能力、办事能力、管理能力、应变能力、社交能力等属智力技能，主要由内部的心理 “动作”（心理活动）构成，是一种在头脑中进行的动作 方式或智力活动方式，智力技能的形成和发展，内部语 言起着重要的作用。

综合起来，秘书职业教育应培养的秘书职业技能主 要包括以下几个方面：

（一）普通技能（基础技能）

普通技能是从事秘书职业在内的各类现代社会职业 普遍需要掌握的基础性技能，包括运用本国语、外国语 进行表达和交流的能力，书写能力，计算机操作能力，社会交往、社会适应及协作能力，自我提高及创新的能 力，组织管理能力，信息处理能力等。

（二）专业技能

在秘书职业技能中，处于核心地位的是专业技能，主要包括：演讲、公文写作、办公室事务处理、档案管 理、会务安排、沟通协调、驾驭运用秘书的资源等技能。

（三）适应形式和技术发展需要的新兴技能 适应形式和技术发展需要的新兴技能包括录音录

像、摄影、驾驶、办公设备维修和保养等方面的技能。三大类职业技能是相互联系的一个整体，勾勒出文 秘专业学生最佳的技能结构实现的目标。

二、秘书职业技能的培养

（一）调整培养目标是构建秘书职业技能框架的前提 有什么样的培养目标就会有什么样的专业技能结 构。笔者认为，我国加入世贸组织后对各行业人员素质 的要求不断增强，秘书职业的培养目标也在不断调整，当前一段时间内秘书专业培养目标应该是：培养与社会 主义现代化建设相适应，德智体美全面发展，具有综合 职业能力和全面素质，在生产、服务、技术、管理一线 工作的文职人员。现代文秘人员是一个很大的群体，通 俗地说他们是工薪族中的“白领阶层”，可以胜任经理助 理、秘书、统计员、服务员、营业员、文书、资料员、档案员等职位的工作，即从事机关企业事业和私人单位 的文职工作，这些高素质的劳动者经过培训、锻炼可以 成为各行各业文职性质的技术人才或基层领导人。所以 说，把文秘专业的培养目标只定位在培养现代文秘上是 极为狭窄的，应把它调整为文职人员。这样调整，可以 使文秘专业具有广阔的前景和强大的生命力，也符合现 代社会发展之需求。培养目标定位的调整，要求对专业 建设做出相应的调整，即着重培养学生的综合职业能力，强化专业技能的学习和训练。

（二）强化职业实践技能训练，培养学生过硬的秘 书实务能力

我国加入世贸组织后，外资企业、涉外部门对秘书 的职业技能要求更高，因此，秘书专业必须把实践技能 训练放在突出地位，以培养学生过硬的实务能力为主线，以涉外职业岗位的需求为依据，针对目前存在的问题，对实践教学做出科学的整体设计。

1、教学方法：突出“三个重点”

教学方法突出案例教学法、模拟教学法和实验教学 法，将教、学、做有机结合起来，强调学生的参与性和 实践性。

案例教学法就是将部分真实的秘书实务引入课堂，使学生在相对较短的一段时间内就身临其境般地经历一 系列秘书岗位的实际问题，加深对理论的理解，引导学 生进入角色，培养学生的实际工作能力。

模拟教学法就是让学生投入到活动中去，在活动中

思考和锻炼自己。比如在讲授涉外商贸文书、英文函电、涉外企业管理等课程时，都可以让学生模拟现场场景分 角色进行“表演”，掌握某些实务的规程和要求，学会机 智灵活的处理。

实验教学法就是充分利用各种实验室，针对性地开 展形式多样、行之有效的实践教学活动。实验教学是理 论教学的必要延伸，是实习活动的必要补充。比如在讲 授会议学这门课程时，就可以放在实验室的会议室中进 行，训练学生根据会议规模安排会间服务，根据会议性 质布置会场，根据会议成本计算公式做出会议预算等，提高学生从事秘书岗位工作的实践技能。

2、实验室建设：强化“两个综合” 实验室建设，对业务和技能两大模块进行综合，既 便于管理，又有利于综合训练。

秘书业务综合实验室主要包括秘书工作室、会议室、文书处理室、档案管理室、公关部室等。

秘书技能综合实验室主要包括字话过关测验室、办

公自动化操作室、新闻传播训练室、交通驾驶实训室等。

3、实习环节：抓好“四个阶段”

抓好实习环节的“四个阶段”可以充分借助社会上 可以利用的资源，促进实践教学的开展。

认识实习阶段，一般安排在第一、二学期。结合新 生入学教育，组织学生到秘书岗位进行参观、访问、调 查，让学生了解本专业所对应的岗位，以及该岗位的工 作内容和对能力、素质的要求，以具体的感知和强烈的 感受激发学生学习的积极性，培养学生学习兴趣和热情。课程教学实习阶段，根据专业基础课和专业课的教 学内容，有目的、有计划、有重点地组织学生到有关的 大中型企业、三资企业和涉外行业从事专项工作技能锻 炼。如遇到挂钩单位召开重大会议，就要结合课程教学 的有关章节，让学生在这些会议上承担一些公文或其它 应用文的起草工作，在实践中提高应用文的写作能力； 或为其担任礼仪、宣传、会务等服务工作，让学生积累 秘书工作经验。

社会实践锻炼阶段，增加或延长学生社会实践活动 时间，为学生提供参与社会实践的空间。让学生利用寒 暑假或大礼拜参与社会活动。

毕业顶岗实习阶段，一般安排在毕业前，与撰写毕

业论文同步，大约 12 周时间，使学生有充足的时间和精 力全身心地投入到顶岗锻炼，用全视角去审视秘书工作 的方方面面，在总结、反思、探索中不断创新，提高实 践能力。

4、考试考查：注重“三种方式”

根据秘书职业教育的特点，特别是加入 WTO 后，涉 外秘书工作越来越受到重视，因此，在考核考查上应注 重以下三种方式。

双语口头回答式，重在考察学生从事文秘工作的

“说”功。口语表达能力是秘书基本素质的一种外在表 现形式，也是提高学生心理素质、思维能力和应变能力 的有效途径。因此，必须重视秘书专业学生的中外文口 试，让学生快捷地传达信息，用双语表达意图，避免因 跨文化传播给交流带来的不便。

双语撰写论文式，秘书写作中的双语现象，将成为 入世后文字工作的一个标志性特点。因此，考试的方法 应多采用双语撰写小论文的形式，从而更加突出对学生 涉外写作能力的培养。更重要的是写小论文需要的是科 学批判的精神，是将已学知识加以深化和拓展，体现的 是发现、研究和解决问题的能力，学生可以发挥个人特 长，从死记硬背中解脱出来。

实践技能考核式，秘书业务和能力的实践与训练，有很强的技术性、操作性和应用性。因此，考核也必须 展示自己的能力和素质，使考试走出理论考试的“桎梏”。

5、毕业论文：坚持“两个结合”

毕业论文的选题必须和秘书岗位实际结合起来，毕 业论文的撰写应和毕业实习融合为一体。

毕业论文的选题，应让学生结合秘书的实际，在实习实训的基础上结合自己的理解选择熟悉的题目，避免 盲目性或纸上谈兵。

毕业论文的撰写，应与毕业实习同步进行。结合毕 业实习的情况对教学或实习的理性认识提出意见和看 法，特别是运用所学的秘书理论知识去指导实践，克服 毕业论文的孤立、封闭、仓促、空洞等不足，真正促进 学生实践能力的提高。

（三）突出“宽基础、活模块”的课程设置，培养 学生扎实的综合素质

宽基础，应有一个基本的立足点，要以专带博，不 能搞成专业课都齐全的大杂烩。拓宽专业口径与加强专 业教育应当并行。所以，秘书专业在拓宽基础课的基础 上，应突出“四大模块”的课程设置。

1、职业心理教育摸块

根据秘书职业的特点，特别是女性比例增多的实际，开设秘书心理学、社会心理学、发展心理学、人格心理 学、心理健康教育、秘书职业道德等课程，对提高秘书 人员的心理素质，加强人格培养有积极的作用。

2、秘书实务教育模块

主要针对秘书人员所从事的工作，加强学生的秘书 理论的学习和动手操作能力的训练。开设秘书学、社交 礼仪、办公自动化、公共关系、企业管理、谈判技术、文书写作、秘书英语、英文函电等课程。学生通过学习，可以获得丰厚的秘书实务知识和较强的职业岗位技能。

3、文化素质教育模块

较强的心理素质和过硬的专业知识，必须以扎实的 文化素质为基础。只有具备复合型知识结构和较高科学

文化素质的人员，才能为企业和涉外部门提供高质的综合服务。因此，就要全方位、多层次开展人文素质教育，让学生广泛涉猎各种科学知识。并可通过选修课的形式，拓展学生创新思维的广度和深度。

4、法律道德素质教育模块

秘书人员多从事辅助性管理工作，接触的多是带有 决策性的文件或文字材料及主要会议记录，作为领导的 参谋助手必须有较强的职业道德素质和较高的法律意 识。特别是入世后，世界多边贸易格局的形成，要求秘 书人员不仅要掌握本国的有关法律法规，还要了解其他 国家的法律规定及交际知识。不仅要在工作中保守机密，讲求诚实，而且要在交往或其他活动中也要保守秘密，讲求诚信。在处理日常事务或突发事件时，必须按有关 的法律法规办事，真正做到“人人平等”。

突出“四大模块”的课程设置，体现了既重视基础 理论知识的讲授，又重视基本技能的训练；既重视专业 知识的学习，又注重知识面的拓展，既重视多种能力的 强化，又重视综合素质的提高，对培养新型的秘书人才，必将起到积极、有效的促进作用。

（四）运用证书制度强化学生对技能的训练和培养 学生在校期间的学习成绩，特别是对技能的考核，单靠学校组织的考试是不可能的，学生毕业后走上工作 岗位也得不到认可。因此我们必须充分利用现有的国家 级考试，让学生获得相应的证书，通过国家的职业技能 鉴定。学生毕业除了取得相应的学分，得到毕业证外，还要获得全国计算机等级二级证、全国公共外语等级二 级证或大学公共外语 B 级证、劳动和社会保障部全国职 业技能鉴定初、中级秘书资格证。通过以上技能证书的 考核，强化学生对专业技能的训练和培养，也为学生从 事工作打下良好的基础。参考文献：

[1] 王新,武艳娟.文秘专业课程设置和教学改革尝试[J].辽宁高职,202_,(4).Professional Skills Training of Secretaries LI Chao-yang(Panjin Vocational Technology College, Panjin 124010, China)Abstract: China’s entry WTO has a great impact on secretary career, and higher requirements for secretary professional skills are suggested.The comprehensiveness of secretary professional skill structure, the specialization of secretary training and the modularization of curriculums provide great space for the development of secretary teaching theories and training of practical skills.Key words: professional skills of secretaries;Training aim;Approach;Method（责任编辑，盘锦职院：李 娟）（上接 81 页）

翻译方面效果显著。同时，在运用这种教学手段也带来 了一些问题，在多媒体大教室里授课，教师的一部分精 力要用于各种设施的操作，因此，课堂纪律有时需要经 常维持。但，总的来讲，还是有助于教学的开展，符合 现代教学的要求。

四、多媒体应用时应遵循的原则

（一）强调针对性

在课堂中使用多媒体辅助教学，是为了完成一定的 教学目标而服务的。因此，我们不能不管教学目标需要 与否，不管教学内容和学生实际，不能单纯为了使用媒 体而使用媒体，要有针对性地、适当地加以应用。

（二）注意适度性

运用多媒体教学可激发学生的兴趣，提高课堂教学 效果，促进创造性思维的培养，但在应用时要适度。既 要有变化，又不要太频繁，否则，不仅浪费了时间，又 容易分散学生的注意力，只看媒体而不注意授课内容了。因此，在一堂课上，使用媒体最好不要超过四、五件（次）为好。

总之，在高职英语教学中，用多媒体辅助教学，能 够引起学生认知好奇心与兴趣、从而使其学习英语的兴 趣得到培养，语言知识面得到扩展，教学效果得到改善。但实际应用中还有许多问题，值得我们进一步探索，以 使我们培养出更适合于社会发展需要的合格的高等职业 技术人才

影片时尚女魔头折射秘书生存法则

ECRETARY’S COMPANION

202_ 年第 7 期

业素养要求相差甚远，能让老板动心的就是她的 “聪明好学”，这弥补了所有的缺憾。而她的善于 “亡羊补牢”，则与她出色的察言观色与灵活应变 能力密不可分，这正好证明了她具有胜任秘书工 作的潜在特质： 敏而好学！

法则二： 注重形象塑造，从 “新人” 迅速成 长成 “老人”。

新人安德烈亚是凭借聪明的头脑，暂时征服

米兰达，加盟这个引领时尚潮流世界的。初入职 场时她认为自己的工作与时尚的穿着没有关系，穿着朴实古板的她就被嘲笑为 “穿着奶奶的裙 子”，与周围环境格格不入。面对 《T 型台》 时装 总监纳秋的提醒，她不以为然，认为独善其身更 为重要。直到老板疑惑不满的眼神频频掠过，工 作备受打击后，才想到要改变自己的形象。得体 大方的职业装束让所有人对她刮目相看。从那一 刻起，她的成长迅速自然，继而顺风顺水地融入 了工作环境。

香港女作家梁凤仪曾说过这样一句话 ： “ 一

个秘书的形象与教养可以代表上司的江湖地位和 分量。” 秘书的形象蕴含丰富，毫无疑问是职业

规范的表率。讲究着装礼仪，巧妙搭配服饰，让 你的形象美凸显你高雅的品位，更重要的是体现

一种维护企业商业形象的意识。把追求卓越的自 我意识不断调整转移到塑造完美丰满的秘书形象 上来，使你先入为主融入工作环境，这是成长成 熟的标志

。不少新人特别是 80 后，总以为穿着

打扮应以个性喜好、张扬自我为准则。殊不知，另类的你在职场中会遭人侧目，既而受排斥或疏

离，不知不觉中你会成为孤家寡人。初入职场，若对工作中该穿什么衣服感到困惑，那就用心观 察周围的同事，他们穿制服，你不能穿休闲装 ；

他们中规中距，你不能哈韩哈日。欲被同事接 受，就不要太过于个性。记住： 你的形象价值百 万。法则三

： 把琐碎的工作当成一种磨砺，提升 抗压力。

安德烈亚虽说是一名新人，但老板没有时间

等她长大。从工作的第一天开始，就要求她 “自 来熟” ,适应所有的工作。影片以快速的切换让 我们看到她跑上跑下整理老板衣物，冲咖啡、接 电话、联系客户，甚至怀抱一大堆文件帮老板溜 狗„„除此之外，还有其他员工的派遣，该她干 的不该她干的，一股脑儿向她倾泻过来，让她应 接不暇。当她做事效率不佳时，还会遭到老板劈 头盖脸的一顿训斥，她在办公室里泪流满面，可 过往的同事只是漠然或同情地扫她一眼，没有人 停下来拍拍她的肩膀安慰她„„这就是米兰达的 助理能干满一年的可能性不大的原因。安德烈亚 则在不断的压力与考验中逐渐成长起来。有人戏称，秘书就是让上司 “秘密地舒服”。作为上司的 “贴身人”，你要秘密地让其 “舒 服”，就要注重工作中的每一个细节。所谓细节，就是琐碎的工作，你要有有条不紊、化整为零的 应对能力。职场节奏越来越快，工作压力越来越 大，新任秘书若遇上闲散仁慈的老板，可能会觉

得非常惬意，但慢慢地你的意志会被消蚀，你会 变得懒散堕落，一事无成，像在凉水里慢慢被煮 熟的青蛙，死到临头都不会跳一跳。反之，你的

第一份工作就充满了挑战，你的老板极为挑剔冷

酷、傲慢严厉，如同一个恶魔，在老板身边的你 更是 “

近水楼台 ”，苦不堪言。那么，请别放弃。

宝剑锋从磨砺出，老板在变相地催你成长成熟。

磨砺与考验是一名职场新人走向成熟的催化剂。

正如影片中所说的，只要干满一年米兰达的助 理，以后再从事任何工作都难不倒你 ——— 还有比

米兰达这样的老板更会摧残人的吗 ？ 另外，作为上司的 “ 贴身人 ”，你会给人很 大的想象空间

。你受了委屈，可以痛哭，但不要

在工作场所流露个人情绪，不要让个人情绪影响 你的工作，不要让所有人看到你的脆弱，若是这

样你就违背了职场天条。你可以到卫生间默默流 泪，抹抹眼泪回来，努力把每一件事情做得圆满 漂亮，总比你在大庭广众之下用眼泪昭示你的脆 弱，让大家忍不住怀疑你的职业素质和抗压能力 要好！总而言之，你要迅速成长起来，否则就可 能面临被扫地出门的命运 ———外面有无数的大学

毕业生拿着一张写满优秀实习鉴定的简历在觊觎 你的岗位呢！

法则四： 巧用心思，与人为善，善于积累人 脉。

安德烈亚谦和的气质让眼光刁钻的纳秋颇为

欣赏，他发扬乐于助人的精神，不仅敞开衣橱任 她挑选(《T 型台》 囤积着无数拍大片的时装)，还 调教她如何把时髦行头成套穿上身，帮她改变了 自身的形象，与工作环境融为一体。在一次聚会 中，她认识了业界的一位仰慕她的同仁。她没有 一口回绝对方的好意，留下了通讯方式。果然，没多久米兰达就让她找没有出版的 《哈里波特》 的手稿，并放下狠话： 找不到就别回来了。这可 是个难题，手稿可能就连作者手里都没有。安德 烈亚打遍了所有她所能打的电话，都没有找到手 稿。正当她陷入绝望之时，是那位不起眼的同仁 帮她完成了这个几乎不可能的任务。连老板都觉 得是她创造了奇迹！从此对她的看法发生了颠覆 性的改观。教育与培训 42秘书、公关作为一种受人瞩目的职业，因为

工作性质与年轻、貌美、活力挂钩，大多数人将 其定位为 “青春饭” 或 “花瓶” 职业，认为无非 是上传下达的简单轻松又体面风光的工作。其 实，每个行业都深不可测，从业者要想在业内如 鱼得水，除了做到秘书最基本的要求外，还要掌 握一定的突破点即 “生存宝典 ”，在岗位上不断

修炼，从而将工作能力提升到一定高度，将 “青 春饭

” 变成 “长春饭”。影片 《穿普拉达的女王》 中女主角的蜕变、秘书角色的出色演绎给了我们 全方位强烈的视觉与心灵冲击，也为受职业能力 困惑的学生指点了迷津。

在影片中，新人安德烈亚（安·海瑟薇饰）凭着西北大学的漂亮履历、完美的口才、不屈不 挠的表现，得到了一份所有女孩梦寐以求的工 作

： 纽约时尚界圣经 ———知名时尚杂志 《Run-way》（天桥）总编辑米兰达·普莱斯利（梅丽 尔

·斯特里普饰）的私人助理（秘书）。助理的工 作是琐碎而痛苦的———她得时时刻刻忍受米兰达 阴晴不定的古怪脾气，不但要战战兢兢地面对分 内职责，还得在三更半夜接听米兰达一时兴起打 来的咆哮电话

。但成为她的助理，就可以像她一 样，免费品味时尚，穿上最新潮流的服饰，像孔 雀般高傲地笑纳一切羡慕甚至妒忌的目光，这是

所有对时尚有热情的纽约年轻女孩最大的梦想。更重要的是，有了这段魔鬼般的历炼，就可以成 为到哪都备受欢迎的职业达人。安德烈亚痛苦而 快乐地蜕变着，她的蜕变足迹生动地演绎了职场 新人成长必备的精彩生存法则 ： 法则一 ：

成功面试，善于察言观色、灵活应

变的有效沟通是至上宝典。

安德烈亚的求职面试可谓一波三折，首先是 在第一助理艾米莉约见她时，因为安德烈亚浑身 上下没有一点时尚元素而被认为不是该职位最佳 人选，差点被拒绝； 接着因老板米兰达不满艾米 莉先前挑人的眼光，此次亲自面试，安德烈亚得 以在心不在焉的老板面前叙说自己的辉煌史： 什 么在校获得新闻大赛奖，想当新闻记者等等，看 到老板反应冷淡，安德烈亚在最后关头道出: “但是我很聪明好学 „„ ” 在老板似乎鄙夷的目 光中她沮丧地离开了； 出乎意料的是正要走出办 公室大厅的她被艾米莉不解地唤回去了，她成功 了！

要谋求助理职位，有效沟通是第一要诀。作 为求职新人，女主角的面试经历值得我们玩味，她绝地逢生的境遇出乎我们的意料。对她的失与 得可作如下分析

： 失的层面———准备没有针对

性。首先从她的衣着来看，以一身朴实的休闲装 出现在时尚达人面前，显得十分另类与滑稽。无

言的服饰传递给对方的是极为丰富的信息 ： 她并

不知道所谋求的时尚杂志主编助理职位的要求是 什么，从而引起对方的不悦与讥讽； 再从她的言 谈来看，一开始的自我推介没有针对性，只大谈

自己的辉煌史，这些隔靴搔痒的内容都是老板不 感兴趣的，难怪对方心不在焉。这是面试中有效 沟通技巧的缺失，也是面试的大忌。而 “得” 则 是女主角几乎黯然转身时的急中生智，“但我很 聪明好学

” 云云。事实证明，使她获得转机的正 是这句话，这击中了老板的要穴。其实聪明的老

板看中的不是毕业生以前头上曾经有过多么绚丽 的光环，而在于新人的发展特质： 善于学习的能 力。新闻专业出身、成为记者与秘书，二者的职 影片

《 穿普拉达的女王 》 所折射的秘书生存法则 □吴彩云 吴彩棉 教育与培训

41SECRETARY’S COMPANION 202_ 年第 7 期

秘书工作的发展空间并不大，但是这项工作 之中潜藏着一个优势

： 与人打交道的机会多。企

业中只有经理及以上人员才可以配备秘书，与他 们工作或业务往来的人大多身居要职。所以，跟

随在上司身边，秘书就拥有了和这些人员交流的 绝佳机会

。留意这些人际资源，就是把握了秘书

一职的优势资源，他们或许就成为你明日的合作 伙伴。

美国著名学者卡耐基说 ： “

一个人的成

功，有 15%是由于他的专业技术，85%则要靠人际 关系和他的为人处世能力。” 另外，新任秘书应该明白，在竞争者林立的 职场中，乐于手把手地教你学走路的 “ 唐僧 ” 越

来越少，因而与人为善、广积人脉是职场新人的 必备工作。

你不知道在什么时候会用到别人，所

以学会分门别类贮存电话，在适当的时候问候一 下对方，让别人记住你，说不定你会获得更多的

机会。记住，职场中没有用不到的人，有心插柳 柳成荫，良好的人际关系是走向成功的一大要 素。法则五 ：

机会喜欢垂青有准备的人。

因为第一助理艾米丽感冒了，所以安德烈亚 被临时安排陪同米兰达参加时尚晚宴。安德烈亚 的主要任务是在短短的几个小时内马上记熟几大 本来宾的身份手册，在米兰达忘记对方的时候提 醒她，让她看起来好像认识所有的人。这是个棘 手的任务，完全记下来可能性也不大。第一助理 用了几周准备都没有做到这一点，面对即将来到 面前的客人，她张口结舌。安德烈亚的机会来 了，贴耳告诉米兰达对方的身份，使得老板免于 尴尬。

交际艺术中招呼技巧的作用在职场意义重 大

。每个人的名字在本人听来不亚于一支动听的 曲子，且充满亲切与友善，是交际场上的润滑 剂，精明的老板深谙此道，渴望运用起来游刃有 余。职场新秘在关键时刻的表现是给老板排忧解 难，这让新人面临许多细节的考验，强学博记必 不可少

。幸运喜欢垂青有准备的人，多用些心，在机会来临之时才能好好把握。但无论你多么风 光，别忘了风头是老板的，记得永远站在老板身 后，学会低调，这会为你的表现加分。法则六

： 坚持自我，学会放弃。

安德烈亚因为繁忙而与众不同的工作离男友

越来越远，最终分道扬镳。在巴黎，她目睹老板 为了利益宁可牺牲合作了 20 年的老伙伴，家庭 大厦也岌岌可危，内心极为不安，这看似春光明 媚的微笑背后是不少人心酸的眼泪。她明白，再 走下去，她会成为下一个米兰达，甚而至于更加 变本加厉。在影片结尾，她开始忏悔： “我背叛 了我的家人、我的朋友，还有我曾经相信的一 切，到底是为了什么？” “为了鞋子、衬衫、外 套、腰带„„” 重新面试归来路过原公司大楼 时，恰逢米兰达被前拥后挤极度风光，她在与米 兰达意味深长对视而笑后优雅地转身离去。这是影片的尾声，安德烈亚幡然醒悟，终于 明白了自己想要的究竟是什么。

当你有能力去做

米兰达时，你愿不愿意放弃你的做人原则？ 时尚 界的纸醉金迷一向是极具诱惑力的，然而，名利

场中的浮华又让多少人丧失了自我 ？

所幸的是安

德烈亚还保持着一份清醒，坚持自我，放弃了这

来之不易的 “荣耀”，也回归了自我内心的安宁。法则七 ：

要另觅高枝，选择优雅的转身，不

必莫名消失。

安德烈亚在米兰达毫不知情的状况下扬长而 去，并将米兰达的追寻来电手机扔入喷泉水池 中，这个毅然决然的潇洒动作似乎更张扬了她的 个性，也似乎充满了对魔头般上司报复的快感，让人心潮起伏，释然而笑。而后安德烈亚在新一 轮求职面试中，却得到前任老板米兰达的极力推 荐，她幸运极了！

秘书在工作中会受到上司为人处事风格的潜

移默化的影响。重要的是自己能够明辨是非，学 会扬长避短、取长补短、提升能力、积累经验、完善人格。从影片中我们看到，女主角要另觅高 枝，玩失踪的方式不算上策，倒折射出自己为人 处事的不厚道与缺乏涵养。精明的上司之所以选 择你在他身边，可能非常赏识你，注重历练你、关怀你。细想如果没有老板的严厉，安德烈亚会 有后来灿若奇葩的惊艳吗？ 所以别忘了感恩。人 生足迹的链条是环环相扣的，无论哪一节松落

了，都会影响你的前行。女主角很幸运，因为即 使她用极端的方式向老板说 “不 ”，但老板还是

不计前嫌，在她另一轮求职的关键时刻对她不吝 赞词，可见老板的风度与胸襟。所以，你要确定 你的老板是否属于米兰达型，否则别随意学安德 烈亚潇洒地扔手机，要在每件事上表现出良好的 处世之道与优雅的涵养！后记： 通过影片与职场的亲密接触，学生对 职业特质培养的困惑一扫而光，深感职场新秘确 实不容易，从为人处事的跌跌撞撞到举手投足的 游刃有余，无不需要掌握办公室宝典，牢记办公 室 “潜规则”，靠自己的力量去创造光明的前景

第二篇：秘书工作的基本特征

秘书工作是辅助性的工作，然而又不是一般的辅助性的工作，因为辅助性的工作很多，秘书工作是综合性的辅助性的工作，秘书人员是领导眼、耳、手、足、口、脑等器官的延伸，秘书工作是领导工作的延伸。主要表现在：

（一）秘书工作贴近领导，同领导同步运转，同心运转。

（二）秘书必须站在领导者的角度和高度来思考和处理各种问题。

（三）秘书工作成果具有潜隐性，就是秘书的劳动成果不单独表现出来，而是包含在或是隐藏在领导的劳动成果之中。秘书工作具有幕后台下的性质。

第三篇：牢牢掌握秘书工作的基本特征

牢牢掌握秘书工作的基本特征

我们研究和探讨秘书工作的基本特征，不是为了就事论事，而是为了寻求秘书工作的规律，以及做好秘书工作的方法。认识秘书工作基本特征，给我们许多重要而有益的启示，其中最重要的启示有以下三点：一、从职业的定性树立职业观念

秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书工作者应当树立以下职业观念：

（一）服从观念

所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，接领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。在我国党政军机关，秘书与领导者在政治上是平等的，人格上是独立的，在利益和目标上是一致的。但是，由于事业的需要，分工的不同，领导与秘书在组织上是一种上下级关系，在工作上是主辅关系。这两种关系实质上都是服从关系，即领导支配秘书，秘书服从领导。这也是一个纪律问题，下级服从上级，是组织纪律明确规定的。如果秘书不服从领导，就是违反组织纪律。主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本份。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。当然，秘书与领导者在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互影响，领导是影响的主体，秘书是影响的客体。服从便是主体接受客观制约和影响的一种形式。如果秘书认为自己贴近领导，地位特殊，就可具有领导的某些职权，对领导的指示不愿服从，其行为与角色规范之间形成差距，两者之间就不会出现相融洽的角色关系，这样秘书对领导工作不仅不能起到应有的辅助作用，甚至会干扰领导工作，导致角色失败。

（二）参谋观念

发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书部门具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要发挥秘书人员的参谋作用。因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。

（三）全局观念

众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能通观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的辅助要求。因此，秘书人员必须解放思想，胸怀全局，做到不在其位，当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。

（四）信息观念

当今社会已经进入信息时代，谁重视信息，谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此，秘书人员必须树立信息观念。第一，要始终把重点放在捕捉反映重大的、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要的、敏感的和难度大的信息，越要予以关注，越要花全力发掘。第二，必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便及时反馈领导修正决策。第三，必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下功夫。总之，秘书人员一定要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。

（五）创新观念

首先，创新能力是知识经济时代对秘书素质的特殊要求，为了迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战，必须坚持创新。创新是做好新时期秘书工作的要求，也是促使秘书人员不断提高素质，做好“三服务”的不竭动力。秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”，必须具备创新意识和创新能力，以适应知识经济时代的要求。其次创新能力是领导决策科学化对秘书素质的必然要求。如果说20世纪领导层的决策还存在很大的经验成份，到21世纪，必将由经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书队伍作为辅助领导决策的一支特殊力量，其地位和作用越来越重要，领导者对秘书的参谋作用越来越重视。而参谋的核心是创新意识。没有新思想、新办法，是不可能当好领导工作参谋的。再次，创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。长期以来，我国秘书工作由于种种原因，秘书人员非常缺乏创新精神和创新能力。唯谨保守的传统观念，严重束缚了秘书人员的创新能力；“秘书工作被动论”的理论误导，挫伤了秘书人员的创新能力；陈旧的思维方式，压抑了秘书人员的创新能力。这种精神状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势，迫切需要秘书人员解放思想，开拓进取，树立创新观念，提高创新能力。

（六）效率观念

所谓效率观念，就是秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的基础和意义。在改革开放，发展社会主义市场经济的条件下，社会发展的节奏明显加快，知识更新的速度日趋加快，信息传递的速度更加快捷，情况瞬息万变，这都要求秘书人员要重视工作效率问题。秘书工作效率的高低，直接影响到领导工作效率，所以秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息，还是参谋咨询、调查研究、督促检查，都必须在优质高效上下功夫，只有这样，才能适应飞速发展的时代要求。

第四篇：秘书工作的核心作用和基本特征以及职业观念

秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书工作者应当树立以下职业观念：

（一）参谋观念

发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书部门具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要发挥秘书人员的参谋作用。因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。

（二）服从观念

所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，接领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。在我国党政军机关，秘书与领导者在政治上是平等的，人格上是独立的，在利益和目标上是一致的。但是，由于事业的需要，分工的不同，领导与秘书在组织上是一种上下级关系，在工作上是主辅关系。这两种关系实质上都是服从关系，即领导支配秘书，秘书服从领导。这也是一个纪律问题，下级服从上级，是组织纪律明确规定的。如果秘书不服从领导，就是违反组织纪律。主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本份。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。当然，秘书与领导者在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互影响，领导是影响的主体，秘书是影响的客体。服从便是主体接受客观制约和影响的一种形式。如果秘书认为自己贴近领导，地位特殊，就可具有领导的某些职权，对领导的指示不愿服从，其行为与角色规范之间形成差距，两者之间就不会出现相融洽的角色关系，这样秘书对领导工作不仅不能起到应有的辅助作用，甚至会干扰领导工作，导致角色失败。

（三）全局观念

众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能通观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的辅助要求。因此，秘书人员必须解放思想，胸怀全局，做到不在其位，当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。

（四）信息观念

当今社会已经进入信息时代，谁重视信息，谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此，秘书人员必须树立信息观念。第一，要始终把重点放在捕捉反映重大的、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要的、敏感的和难度大的信息，越要予以关注，越要花全力发掘。第二，必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便及时反馈领导修正决策。第三，必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下功夫。总之，秘书人员一定要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。

第五篇：文秘-牢牢掌握秘书工作的基本特征

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我们研究和探讨秘书工作的基本特征，不是为了就事论事，而是为了寻求秘书工作的规律，以及做好秘书工作的方法。认识秘书工作基本特征，给我们许多重要而有益的启示，其中最重要的启示有以下三点：

一、从职业的定性树立职业观念

秘书工作的基本特征，就是秘书职业的基本定性。把握秘书工作基本特征，就要求我们树立秘书职业观念。因为思想观念的转变，是秘书工作改革与发展的先决条件。根据秘书工作的基本特征，秘书工作者应当树立以下职业观念：

（一）服从观念

所谓服从观念，就是要求秘书人员坚决服从领导的指挥，接领导意图办事。这是由秘书与领导的关系位置决定的。在我国党政军机关，秘书与领导者在政治上是平等的，人格上是独立的，在利益和目标上是一致的。但是，由于事业的需要，分工的不同，领导与秘书在组织上是一种上下级关系，在工作上是主辅关系。这两种关系实质上都是服从关系，即领导支配秘书，秘书服从领导。这也是一个纪律问题，下级服从上级，是组织纪律明确规定的。如果秘书不服从领导，就是违反组织纪律。主辅关系决定了秘书的从属地位，秘书按照领导意图和要求工作，以服从领导为自己的本份。因此，秘书人员要充分认识自己的职业角色，围绕领导工作目标和要求来调节自己的行为，绝不能别出心裁，另搞一套，更不能同领导对着干。当然，秘书与领导者在工作过程中像其他社会成员之间一样，会发生相互影响，领导是影响的主体，秘书是影响的客体。服从便是主体接受客观制约和影响的一种形式。如果秘书认为自己贴近领导，地位特殊，就可具有领导的某些职权，对领导的指示不愿服从，其行为与角色规范之间形成差距，两者之间就不会出现相融洽的角色关系，这样秘书对领导工作不仅不能起到应有的辅助作用，甚至会干扰领导工作，导致角色失败。

（二）参谋观念

发挥参谋作用，是领导决策科学化、民主化的客观要求，也是秘书工作提高辅助水平，适应时代发展的客观要求。秘书部门具有贴近领导、综合服务、信息枢纽的三大优势，发挥参谋作用有得天独厚的条件，尤其在高科技飞速发展的新世纪，领导者要在纷繁复杂、稍纵即逝的新情况面前，迅速、准确地做出各种判断，更需要发挥秘书人员的参谋作用。因此，秘书人员必须强化参谋意识，提高谋略水平，掌握参谋艺术，真正实行从侧重办文办事向既办文办事又出谋献策转变，充分发挥参谋作用。

（三）全局观念

众所周知，任何一级领导者都必须站在本系统的制高点上，只有这样，才能通观全局，全面运筹，指挥若定。秘书工作是辅助领导去开展工作的，秘书人员只有立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，才能与领导者取得共识，适应领导者的辅助要求。因此，秘书人员必须解放思想，胸怀全局，做到不在其位，当谋其政。同时，要不断拓宽自己的知识面，建造通才型的知识结构；大力培养宏观思维能力，以适应领导工作的辅助要求。

（四）信息观念

当今社会已经进入信息时代，谁重视信息，谁就能赢得主动。秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。因此，秘书人员必须树立信息观念。第一，要始终把重点放在捕捉反映重大的、具有全局性或牵一发而动全身的信息上。越是重要的、敏感的和难度大的信息，越要予以关注，越要花全力发掘。第二，必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便及时反馈领导修正决策。第三，必须重视提高信息的质量，在时效性、真实性和适用性上下功夫。总之，秘书人员一定要有敏锐的信息意识，广泛收集信息，精心加工信息，准确提供信息，快速传递信息，充分利用信息，以适应领导决策和社会发展的客观要求。

（五）创新观念

首先，创新能力是知识经济时代对秘书素质的特殊要求，为了迎接科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起的挑战，必须坚持创新。创新是做好新时期秘书工作的要求，也是促使秘书人员不断提高素质，做好“三服务”的不竭动力。秘书人员作为以知识和信息辅佐领导工作、服务人民群众的“工薪阶层”，必须具备创新意识和创新能力，以适应知识经济时代的要求。其次创新能力是领导决策科学化对秘书素质的必然要求。如果说20世纪领导层的决策还存在很大的经验成份，到21世纪，必将由经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书队伍作为辅助领导决策的一支特殊力量，其地位和作用越来越重要，领导者对秘书的参谋作用越来越重视。而参谋的核心是创新意识。没有新思想、新办法，是不可能当好领导工作参谋的。再次，创新能力是秘书工作自身改革和发展的迫切要求。长期以来，我国秘书工作由于种种原因，秘书人员非常缺乏创新精神和创新能力。唯谨保守的传统观念，严重束缚了秘书人员的创新能力；“秘书工作被动论”的理论误导，挫伤了秘书人员的创新能力；陈旧的思维方式，压抑了秘书人员的创新能力。这种精神状况很不适应时代潮流和秘书工作的新形势，迫切需要秘书人员解放思想，开拓进取，树立创新观念，提高创新能力。

（六）效率观念

所谓效率观念，就是秘书人员提高单位时间内工作量的自觉意识。秘书工作是适应提高领导工作效率的需要而产生的，也是在提高领导工作效率的目标下发展的。离开提高领导工作效率，秘书工作就失去了存在的基础和意义。在改革开放，发展社会主义市场经济的条件下，社会发展的节奏明显加快，知识更新的速度日趋加快，信息传递的速度更加快捷，情况瞬息万变，这都要求秘书人员要重视工作效率问题。秘书工作效率的高低，直接影响到领导工作效率，所以秘书无论是处理公文、办理事务、传递信息，还是参谋咨询、调查研究、督促检查，都必须在优质高效上下功夫，只有这样，才能适应飞速发展的时代要求。