第一篇：秘书部门的职能和秘书工作的特征

秘书部门的职能和秘书工作的特征

一、秘书工作的起源、发展和秘书学的形成

秘书的定义，秘书是直接为领导服务的办公室人员，协助领导处理政务和日常办公事务，是领导的参谋和助手。他的从业范围很宽，凡是有管理组织、有领导的地方都有秘书，主要分布在党政机关、群众团体和企事业单位等。

秘书工作是个古老的职业、秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。原始社会，生产力低下，没有领导和被领导之分，随着生产力的发展，出现了社会管理组织，出现了领导和公务活动，也就需要秘书协助领导处理公务，秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。二是文字的出现，有文字才能有公文，而公文的制作、传递、管理，是秘书工作的重要内容。因此，秘书同文字、公文是密不可分的。

秘书起源于什么时代？一般地说，起源于距今4500年至4100年的黄帝至禹时期，这个时期是部落联盟的昌盛时期，国家尚未形成，社会管理组织已产生。因为部落联盟是由多个部落组成的，地域广、人口多，单靠口头指挥难以实施管理，因为语言在空间上不能传于异地，在时间上不能传于异时，语言不能及时、准确传遍整个部落联盟。这个时候，公文应运而生，秘书和秘书工作也就产生了。秘书是生产发展和社会进步到一定程度才产生的，秘书产生后，作为领导的参谋和助手，又促进了生产的发展和社会进步。

夏朝是我国第一个奴隶制国家。那时已有了正规的文书，“尚书”就是一部最早的文书集，收入该书的多是帝王的作战命令。西周时期，开始有了秘书机构，叫太史尞，就是现在的办公室，并且有了文书档案，“左传”、“国语”，就是根据文书档案编写而成的。东周（战国）时期，开始有了私人秘书，当时的高级官僚，养了不少门客，这些门客就是做秘书工作的，大家听说过毛遂自荐的故事，毛遂是当时赵国平原君的秘书。秦汉时期，秘书工作已经形成制度，并通过法律的形式固定下来。著明的政治家、文学家李斯就是秘书出身，曾当过秦朝长史（政府秘书长）写过著名的《谏逐客书》，对秦朝统一中国，建立一个中央集权国家发挥了重要作用。魏晋南北朝时期，秘书工作有了比较大的发展，公文成为独立的文种，开始对公文进行研究，涌现出秘书工作的优秀人才。被称为建安七子的陈琳是个出色的秘书，曾写文章骂过曹操。因为公文写的好，曹操不但没杀他，反而收他为秘书，称陈琳写的公文可以治疗他的头痛病。唐宋时期，秘书工作为成熟期，文书、档案分流，文体正齐化一。唐初政治家魏征，也是秘书出身，向皇帝提出200多条批评建议。“兼听则明，偏听则暗”，“水能载舟，亦能覆舟”等名言，就是他提出来的。明清时期是秘书工作的强化时期，通过科举选拔人才，秘书的地位有很大提高。

新中国成立以后，特别是改革开放以后，秘书工作从内容到形式都有很大的发展。明确了三服务的思想，一为直接领导服务；二为同级和上下级领导机关服务；三为人民服务。三服务中，最直接最大量的是为领导服务，是秘书工作的立足点，为机关服务是秘书工作的责任和义务，为人民服务是秘书工作的出发点和归宿。三个服务是一致的。在工作方式上强调四个转变：一，从偏重于办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；二，从单纯的收发传递信息，转变为综合处理信息；三，从单纯凭老经验办事，转变为实行科学化管理；四，从被动服务转变为主动服务。工作内容上突出四个强化。一辅助决策的强化；二信息工作的强化；三督查工作的强化；四协调工作的强化。办公手段自动化，节约了时间和经费，提高工作效率。

秘书工作虽然有了4000多年的历史，但在我国形成一门系统的科学，还是近20多年的事，也可以说党的改革开放政策促进了秘书学的形成。大家可以回顾一下，在20世纪80年代以前，秘书工作没有一本系统的教材，没有专门培养秘书的院校。那时，秘书工作是封闭的，重点是处理事务性工作，效率很低。培养秘书的方法是老秘书带新秘书，或在工作中摸索。

1985年，中央召开了全国秘书长和办公厅主任会议，这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑，明确新的历史时期秘书工作的指导思想，从内容到形式都有许多创新，把秘书工作提高到新水平。在这之后，涌现出一批秘书学专著和秘书学带头人，全国有120多所高等院校开设了秘书专业，一批秘书工作学术团体相继成立，一批秘书工作杂志相继创刊，秘书科学研究十分活跃。这些都标志着秘书学的诞生。

二、秘书部门的职能

秘书工作的基本职能是为领导服务，这种服务可以分为两大类；

1、事务服务，主要是后勤保障。

2、政务服务，主要指办文、办会和办事。办文，包括起草、打印、收发、存档文件。办会，会前的准备，会中、会后服务。办事，包括调查研究、综合协调、采报信息、督促检查、信访接待、值班等。

秘书为领导服务有个范围，在这个范围内，尽量服务好一些，周到一些。秘书的服务一定要对准领导角色，围绕领导的工作进行服务，而不是不分主次什么都干。领导干部除了领导的角色外，在家庭还有丈夫、父亲、儿子的角色，在外还有战友、朋友的角色。对于这些角色秘书不好服务。有的秘书抛开自己主要工作，去为领导带孩子，搞家务，甚至介入家庭纠纷，把自己降低到保姆的水平，这是不务正业。

（一）办公室的文书职能

办公室的工作离不开文字，这是办公室重要工作。就是起草各类文书，如通知、通告、公告、请示、报告、函、会议纪要、计划、总结、讲话稿、协议书等，文书印出来，还要发出去，外边来了文件要登记、分送、承办、批复以及清理、立卷、归档等。

公文写作是这次培训班学习的重点，如何写好公文，各位教授分专题讲。我这里再强调几点，一写好公文是个长期积累和磨练的过程，不能幻想一个早晨就可以成为熟练的公文写作的能手。有人问公文写作有什么秘决，秘决就是多学习，学习公文写作知识，学习相关知识；多实践，实践出真知，熟能生巧，妙笔生花，看人家吃饭自己不饱，要亲自动手，勤动手，多动手，懒人写不出好公文；多总结，要打一仗进一步，就要多总结，这样才能进步，人家的经验固然重要，但最管用的还是自己的经验。两个水平差不多的秘书，一个善于总结经验，一个不善于总结，几年后写作水平会有较大差距。

在公文写作中，对于年轻人来说，失败和教训是难免的，教训和经验同样可贵，失败是成功之母，不要怕反复，不要怕领导批评，有的人碰了钉子就灰心，就要打退堂鼓，这是不行的。

公文写作水平，是理论水平，政策水平，实践经验，文字水平的综合反映，不要认为通过一次培训班学习了一些公文写作的知识和规则就可以写好公文了。我在这里强调吃透两头的问题，一是吃透上头，就是要学习中央领导的讲话和中央文件，学习党的政策和国家的法律，特别是新出台的政策和法律，这样，所写的公文才能符合上头的精神。第二是吃透下头，就是熟悉实际情况，写公文为了指导工作，解决问题，熟悉下边的情况才能做到有的放矢。写公文要符合党的政策和国家的法律，但不能照搬照抄，那样不能有效的贯彻党的政策和国家的法律，是一种懒汉的做法。而要根据当地出现的新情况和新问题，写出党委、政府采取的新措施和新招法，总结出新经验。

（二）办公室的信息职能

人类已进入信息社会，信息的作用越来越大，对于领导机关来说，它是领导科学决策的依据，没有信息就会变成瞎子和聋子，就无法实行正确的领导。秘书部门是领导的耳目，准确迅速提供大量有用的信息，为领导的科学决策服务，是秘书部门的重要职责。领导获取信息的渠道很多，秘书部门是重要渠道。做好信息工作要注意以下几点：

一要精选信息，每天都发生大量的信息，这些信息有有用的，也有没用的，你不能不加选择，通通送到领导那里去，领导工作忙，没有时间去看这么多的信息，而且会把有用信息淹没在无用信息之中，不能发挥信息的作用，作为秘书要起过滤器的作用。选准信息，要使该选的保证选上，不该选的，不要入选，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鉴别力，不能把稻草当金条，也不能把金条当稻草。

第二要准确迅速。准确就是真实可靠，不夸大也不缩小。有的人爱传小道消息，道听途说，毫无根据的东西也往上报，给领导造成误导甚至造成决策失误，这是非常有害的。对一些突发性的事件，需要领导尽快知道，但要完全把事件搞清楚，需要较长时间，可以先报告发生了什么事情，详细情况以后再续报。现在的问题对重要信息的迟报漏报比较普遍，如规定发现法轮功人员有外逃、聚集滋事或散发传单，以及其他违法活动，必须在四个小时内上报，有的单位过了几天都不上报，有的干脆不报。有些信息时间性强，时间就是金钱，时间就是胜利，如果早一个小时知道，就可以避免造成重大损失，马后炮，时过境迁，信息就失去了作用。我这里特别强调在维护稳定方面要多报预警性和内幕性信息，这样的信息，价值更大，可以把一些违法犯罪活动消灭在预谋阶段和萌芽状态。

第三要解决报喜不报忧的问题。报喜不报忧的问题比较普遍，为此江泽民同志提出了批评。这种报喜不报忧，如不认真解决，对党的事业危害极大。它使中央和各级党委、政府掌握不到真实情况，了解不到事情的过程，它使工作中产生的问题被掩盖起来，得不到及时解决，延误了时机，推迟了进程，导致矛盾激化，增加了解决问题的难度，也助长了说假话的不良风气，败坏党风，带坏干部。造成报喜不报忧的原因，有秘书作风不深入的问题，主要是领导思想作风不端正造成的，怕家丑外扬，怕往自己脸上抹黑，造成不良影响，以至影响自己的升迁和提拔。

（三）办公室的督查职能

党和政府的决策出台了，文件下发了，这只能说任务完成了一半，还有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落实。决策不落实，再好的决策也没有用。抓好督查是推动决策落实必不可少的重要环节和有效方法。办公室既要为党政决策提供有效服务，又要为决策的落实搞好服务。督促检查工作做得怎么样，是衡量办公室工作层次和水平的重要方面。

督查工作要围绕党和政府的中心工作，抓住难点和热点问题进行督查。党委和政府的工作千头万绪，一定要围绕中心工作来督查，这样才能抓到点子上，达到事半功倍的效果。当然中心工作很大，你不能样样都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要选好突破口，突破口应选在难点和热点问题上。所谓难点就是决策在落实过程中出现的中梗阻问题。抓住了这个问题就抓住了要害，抓住了关键，其他问题就可以迎刃而解。对于难点问题既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰钉子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所谓热点问题是指决策落实中出现的苗头性倾向性的问题，这些问题大多与人民群众的切身利益有直接关系，解决好了，可以密切党和人民群众的联系，对这样的问题也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓两头带中间的工作方法，督查工作面广量大，我们不能每个单位、每个地区都跑到，重点抓好两头，一头抓好的，推广先进经验。先进单位工作走在前头，工作力度大，在贯彻上级指示过程中，能结合自己的实际进行创新，总结推广他们的经验，对推动面上的工作意义重大。再一头是问题比较多的单位，要帮助他们分析问题的主客观原因，找出解决问题的办法。毛主席说过凡是有人群的地方，都可以分为先进的，中间状态的和落后的三个部分，抓住两头，就可以把中间部分带动起来。

搞督查工作要有求真务实，讲求实效的工作作风。要防止主观主义，官僚主义和形式主义，制止弄虚作假和做表面文章。要力戒不从实际出发，不深入基层，坐在家里想点子，跑到下面找例子，靠打电话，报材料，听汇报进行督查的飘浮作风。必须深入实际，深入群众，扎实工作，舍得花气力，下功夫做艰苦细致的工作。要力戒大呼隆、走过场，图形式，搞花架子应付上级的虚浮作风，必须讲真话，使真劲，报实情，扑下身子抓，沉到下面干，追求落实的效果。

（四）办公室的协调职能

办公室是综合协调部门，是协调各方面的桥梁和纽带，具有沟通上下，协调左右，联系内外的功能。在改革开放的新形势下，新情况、新矛盾、新问题不断出现，有大量的协调工作要做。如党委、政府发文件，涉及到政策、法律问题要协调；开会，会前，会中、会后的一系列事项要协调；在制定决策和落实决策过程中涉及到一些部门、单位的利益调整要协调；对那些职能交叉，分工不明确的事情，更需要协调。通过协调理顺关系，调动大家的积极性，共同把工作做好。

作为秘书，特别是办公室主任，要注意培养自己的协调能力。要站在全局的角度考虑和处理问题，要注重调查研究，倾听多方意见，先把情况搞清楚，再处理问题，切勿主观武断。办事要公道正派，既要坚持原则，又要有灵活性，要考虑各方利益，不要偏听偏信。

（五）办公室的办事职能

办公室直接为党委、政府和企业领导服务，承办领导交办的许多具体事务。除以上各项任务外，还有会务接待、档案保密、来信来访、安全保卫、值班一直到吃喝拉撒睡，样样都管，成为领导机关的不管部。

我这里着重讲讲信访工作。信访工作是党和政府了解社会的窗口，信访部门是党和政府联系人民群众的桥梁，做好信访工作是实践“三个代表”重要思想的实际行动，一定要做好。要把人民群众上访看作送上门的群众思想工作，是群众对政府信任的表现。所以一定要耐心接待。凡应该解决，又有条件解决的就要果断解决，不留尾巴，有些事情应该解决但由于受条件限制，一时解决不了，要说明情况，积极创造条件解决。群众提的问题，如5.7家属工享受退休待遇的问题，不符合政策，解决了会带来连锁反应，就要讲明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信访工作政策性强，信访干部一定要认真学习党的政策，特别是新出台的政策要学习好，否则，人家来上访，本来人家说的对，你把人家批评一顿，人家说的不对，你表示同情，这就会把事情办坏，影响党和政府威信。

当然，我们不主张大规模的集体上访，那样会影响正常的工作秩序、生产秩序和社会秩序，还会被坏人所利用。为了避免大规模集体上访，就要做好基层工作，力争把问题解决在基层，不要等大规模群众来上访才去做工作。

三、秘书工作的基本特征 秘书工作的本质特征 秘书工作是辅助性的工作，然而又不是一般的辅助性的工作，因为辅助性的工作很多，秘书工作是综合性的辅助性的工作，秘书人员是领导眼、耳、手、足、口、脑等器官的延伸，秘书工作是领导工作的延伸。主要表现在：

（一）秘书工作贴近领导，同领导同步运转，同心运转。

（二）秘书必须站在领导者的角度和高度来思考和处理各种问题。

（三）秘书工作成果具有潜隐性，就是秘书的劳动成果不单独表现出来，而是包含在或是隐藏在领导的劳动成果之中。秘书工作具有幕后台下的性质。

秘书工作的一般特征

（一）机要性和群众性的统一。

“秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门，要害部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密。这些机密一旦泄露出去将会造成重大损失。

但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。

（二）综合性与专业性的统一

秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。因为是综合性的工作，它要求秘书具有全局观念，站在领导的角度去观察和处理问题，知识面要宽，成为本系统的专家和通才。

同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。要做合格的秘书并非易事，要进行专业培训，取得专业证书。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识，涉外秘书要熟悉外交知识等。

综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。

（三）事务性和思想性的统一

秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。

同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。

事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。如文电的校对，如果稍有疏忽，错校一个关键的字，文件发出去，就可能造成重大的政治影响。主席台排座次，如果排错了，录相放出去，就可能引起各方面猜测。所以事务性工作渗透着思想性。不能因为事务性工作就可疏忽大意。

（四）被动性和主动性的统一

秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书总是围着领导的屁股转，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，又要改做另一件事，总是显得很被动。

当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性，消极被动，满足于领导叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那样是干不好工作的。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，领导没想到的你想到了，领导没叫做的事，但又必须做的事，你提前做了，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。

第二篇：秘书部门的职能

秘书工作的基本职能是为领导服务，这种服务可以分为两大类；

1、事务服务，主要是后勤保障。

2、政务服务，主要指办文、办会和办事。办文，包括起草、打印、收发、存档文件。办会，会前的准备，会中、会后服务。办事，包括调查研究、综合协调、采报信息、督促检查、信访接待、值班等。

秘书为领导服务有个范围，在这个范

围内，尽量服务好一些，周到一些。秘书的服务一定要对准领导角色，围绕领导的工作进行服务，而不是不分主次什么都干。领导干部除了领导的角色外，在家庭还有丈夫、父亲、儿子的角色，在外还有战友、朋友的角色。对于这些角色秘书不好服务。有的秘书抛开自己主要工作，去为领导带孩子，搞家务，甚至介入家庭纠纷，把自己降低到保姆的水平，这是不务正业。

（一）办公室的文书职能

办公室的工作离不开文字，这是办公室重要工作。就是起草各类文书，如通知、通告、公告、请示、报告、函、会议纪要、计划、总结、讲话稿、协议书等，文书印出来，还要发出去，外边来了文件要登记、分送、承办、批复以及清理、立卷、归档等。

公文写作是这次培训班学习的重点，如何写好公文，各位教授分专题讲。我这里再强调几点，一写好公文是个长期积累和磨练的过程，不能幻想一个早晨就可以成为熟练的公文写作的能手。有人问公文写作有什么秘决，秘决就是多学习，学习公文写作知识，学习相关知识；多实践，实践出真知，熟能生巧，妙笔生花，看人家吃饭自己不饱，要亲自动手，勤动手，多动手，懒人写不出好公文；多总结，要打一仗进一步，就要多总结，这样才能进步，人家的经验固然重要，但最管用的还是自己的经验。两个水平差不多的秘书，一个善于总结经验，一个不善于总结，几年后写作水平会有较大差距。

在公文写作中，对于年轻人来说，失败和教训是难免的，教训和经验同样可贵，失败是成功之母，不要怕反复，不要怕领导批评，有的人碰了钉子就灰心，就要打退堂鼓，这是不行的。

公文写作水平，是理论水平，政策水平，实践经验，文字水平的综合反映，不要认为通过一次培训班学习了一些公文写作的知识和规则就可以写好公文了。我在这里强调吃透两头的问题，一是吃透上头，就是要学习中央领导的讲话和中央文件，学习党的政策和国家的法律，特别是新出台的政策和法律，这样，所写的公文才能符合上头的精神。第二是吃透下头，就是熟悉实际情况，写公文为了指导工作，解决问题，熟悉下边的情况才能做到有的放矢。写公文要符合党的政策和国家的法律，但不能照搬照抄，那样不能有效的贯彻党的政策和国家的法律，是一种懒汉的做法。而要根据当地出现的新情况和新问题，写出党委、政府采取的新措施和新招法，总结出新经验。

（二）办公室的信息职能

人类已进入信息社会，信息的作用越来越大，对于领导机关来说，它是领导科学决策的依据，没有信息就会变成瞎子和聋子，就无法实行正确的领导。秘书部门是领导的耳目，准确迅速提供大量有用的信息，为领导的科学决策服务，是秘书部门的重要职责。领导获取信息的渠道很多，秘书部门是重要渠道。做好信息工作要注意以下几点：

一要精选信息，每天都发生大量的信息，这些信息有有用的，也有没用的，你不能不加选择，通通送到领导那里去，领导工作忙，没有时间去看这么多的信息，而且会把有用信息淹没在无用信息之中，不能发挥信息的作用，作为秘书要起过滤器的作用。选准信息，要使该选的保证选上，不该选的，不要入选，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鉴别力，不能把稻草当金条，也不能把金条当稻草。

第二要准确迅速。准确就是真实可靠，不夸大也不缩小。有的人爱传小道消息，道听途说，毫无根据的东西也往上报，给领导造成误导甚至造成决策失误，这是非常有害的。对一些突发性的事件，需要领导尽快知道，但要完全把事件搞清楚，需要较长时间，可以先报告发生了什么事情，详细情况以后再续报。现在的问题对重要信息的迟报漏报比较普遍，如规定发现×××人员有外逃、聚集滋事或散发传单，以及其他违法活动，必须在四个小时内上报，有的单位过了几天都不上报，有的干脆不报。有些信息时间性强，时间就是金钱，时间就是胜利，如果早一个小时知道，就可以避免造成重大损失，马后炮，时过境迁，信息就失去了作用。我这里特别强调在维护稳定方面要多报预警性和内幕性信息，这样的信息，价值更大，可以把一些违法犯罪活动消灭在预谋阶段和萌芽状态。

第三要解决报喜不报忧的问题。报喜不报忧的问题比较普遍，为此江泽民同志提出了批评。这种报喜不报忧，如不认真解决，对党的事业危害极大。它使中央和各级党委、政府掌握不到真实情况，了解不到事情的过程，它使工作中产生的问题被掩盖起来，得不到及时解决，延误了时机，推迟了进程，导致矛盾激化，增加了解决问题的难度，也助长了说假话的不良风气，败坏党风，带坏干部。造成报喜不报忧的原因，有秘书作风不深入的问题，主要是领导思想作风不端正造成的，怕家丑外扬，怕往自己脸上抹黑，造成不良影响，以至影响自己的升迁和提拔。

（三）办公室的督查职能

党和政府的决策出台了，文件下发了，这只能说任务完成了一半，还有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落实。决策不落实，再好的决策

也没有用。抓好督查是推动决策落实必不可少的重要环节和有效方法。办公室既要为党政决策提供有效服务，又要为决策的落实搞好服务。督促检查工作做得怎么样，是衡量办公室工作层次和水平的重要方面。

督查工作要围绕党和政府的中心工作，抓住难点和热点问题进行督查。党委和政府的工作千头万绪，一定要围绕中心工作来督查，这样才能抓到点子上，达到事半功倍的效果。当然中心工作很大，你不能样样都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要选好突破口，突破口应选在难点和热点问题上。所谓难点就是决策在落实过程中出现的中梗阻问题。抓住了这个问题就抓住了要害，抓住了关键，其他问题就可以迎刃而解。对于难点问题既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰钉子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所谓热点问题是指决策落实中出现的苗头性倾向性的问题，这些问题大多与人民群众的切身利益有直接关系，解决好了，可以密切党和人民群众的联系，对这样的问题也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓两头带中间的工作方法，督查工作面广量大，我们不能每个单位、每个地区都跑到，重点抓好两头，一头抓好的，推广先进经验。先进单位工作走在前头，工作力度大，在贯彻上级指示过程中，能结合自己的实际进行创新，总结推广他们的经验，对推动面上的工作意义重大。再一头是问题比较多的单位，要帮助他们分析问题的主客观原因，找出解决问题的办法。毛主席说过凡是有人群的地方，都可以分为先进的，中间状态的和落后的三个部分，抓住两头，就可以把中间部分带动起来。

搞督查工作要有求真务实，讲求实效的工作作风。要防止主观主义，官僚主义和形式主义，制止弄虚作假和做表面文章。要力戒不从实际出发，不深入基层，坐在家里想点子，跑到下面找例子，靠打电话，报材料，听汇报进行督查的飘浮作风。必须深入实际，深入群众，扎实工作，舍得花气力，下功夫做艰苦细致的工作。要力戒大呼隆、走过场，图形式，搞花架子应付上级的虚浮作风，必须讲真话，使真劲，报实情，扑下身子抓，沉到下面干，追求落实的效果。

（四）办公室的协调职能

办公室是综合协调部门，是协调各方面的桥梁和纽带，具有沟通上下，协调左右，联系内外的功能。在改革开放的新形势下，新情况、新矛盾、新问题不断出现，有大量的协调工作要做。如党委、政府发文件，涉及到政策、法律问题要协调；开会，会前，会中、会后的一系列事项要协调；在制定决策和落实决策过程中涉及到一些部门、单位的利益调整要协调；对那些职能交叉，分工不明确的事情，更需要协调。通过协调理顺关系，调动大家的积极性，共同把工作做好。

作为秘书，特别是办公室主任，要注意培养自己的协调能力。要站在全局的角度考虑和处理问题，要注重调查研究，倾听多方意见，先把情况搞清楚，再处理问题，切勿主观武断。办事要公道正派，既要坚持原则，又要有灵活性，要考虑各方利益，不要偏听偏信。

（五）办公室的办事职能

办公室直接为党委、政府和企业领导服务，承办领导交办的许多具体事务。除以上各项任务外，还有会务接待、档案保密、来信来访、安全保卫、值班一直到吃喝拉撒睡，样样都管，成为领导机关的不管部。

我这里着重讲讲信访工作。信访工作是党和政府了解社会的窗口，信访部门是党和政府联系人民群众的桥梁，做好信访工作是实践“三个代表”重要思想的实际行动，一定要做好。要把人民群众上访看作送上门的群众思想工作，是群众对政府信任的表现。所以一定要耐心接待。凡应该解决，又有条件解决的就要果断解决，不留尾巴，有些事情应该解决但由于受条件限制，一时解决不了，要说明情况，积极创造条件解决。群众提的问题，如5.7家属工享受退休待遇的问题，不符合政策，解决了会带来连锁反应，就要讲明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信访工作政策性强，信访干部一定要认真学习党的政策，特别是新出台的政策要学习好，否则，人家来上访，本来人家说的对，你把人家批评一顿，人家说的不对，你表示同情，这就会把事情办坏，影响党和政府威信。

当然，我们不主张大规模的集体上访，那样会影响正常的工作秩序、生产秩序和社会秩序，还会被坏人所利用。为了避免大规模集体上访，就要做好基层工作，力争把问题解决在基层，不要等大规模群众来上访才去做工作。

《秘书部门的职能》

第三篇：秘书工作的一般特征

秘书工作的一般特征，是指各类秘书工作都具有的，但又不同于其它工作的特征。一般特征不同于本质特征。秘书工作的本质特征决定秘书工作的一般特征；秘书工作的一般特征反映秘书工作的本质特征。秘书工作的本质特征只能有一个，秘书工作的一般特征可以有多个。揭示秘书工作的一般特征，既有利于进一步认识和把握秘书工作的本质特征和规律，也有利于全面认识秘书工作的特征，有针对性地做好秘书工作。

一、机要性与群众性相统一秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语“秘书”一词，就包含有“秘密”的意思。英语中的“secretary”（秘书）一词中的词干“secret”，俄语中的“ceKpemapB”（秘书）一词中的词干“cekpem”，它们的意思都是“秘密”。这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机 密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。革命战争年代，我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部，担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央的安全，夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个核心要害部门，秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争，实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现；在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。正因为如此，古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格的保密纪律，严守各种机密。我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的，专门制定颁发了机要秘书工作的规定，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观需要。因为办公厅是一个要害部门，是一个核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，机密知道的比较多。所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的，也是为群众服务的。这种服务既有间接性，也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的，因为领导是为人民群众服务的。秘书人员处理群众来信，接待群众来访，进行调查研究，协调机关工作就是直接面对群众的工作。人们常说，秘书部门是机关的“窗口“和“门户”，也是从这个意义上说的。因此，秘书人员必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众的疾苦，及时向领导反映群众的心声，成为领导联系群众的桥梁，而不是横在领导与群众之间的一堵墙。秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，二者相互依存，相互结合，不可分割。如果只看到秘书工作的机要性，而忽视秘书工作的群众性，把自己完全封闭起来，拒群众于干里之外，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明，滋生官僚主义和衙门作风，损害领导机关的形象和威信；反之，如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系，既要始终坚持密切联系群众，又要时刻注意保守机密。但是，就秘书工作的个性特征而言，机要性是它的主要方面，因而，当保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。

二、综合性与专业性相统一秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。各级秘书部门和秘书人员，作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政；必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要；必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书工作。

第四篇：秘书工作的一般特征

（一）机要性和群众性的统一。

“秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门，要害部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密。这些机密一旦泄露出去将会造成重大损失。

但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。

因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。

（二）综合性与专业性的统一

秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。因为是综合性的工作，它要求秘书具有全局观念，站在领导的角度去观察和处理问题，知识面要宽，成为本系统的专家和通才。

同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。要做合格的秘书并非易事，要进行专业培训，取得专业证书。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识，涉外秘书要熟悉外交知识等。

综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。

（三）事务性和思想性的统一

秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。

同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。

事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。如文电的校对，如果稍有疏忽，错校一个关键的字，文件发出去，就可能造成重大的政治影响。主席台排座次，如果排错了，录相放出去，就可能引起各方面猜测。所以事务性工作渗透着思想性。不能因为事务性工作就可疏忽大意。

（四）被动性和主动性的统一

秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书总是围着领导的屁股转，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，又要改做另一件事，总是显得很被动。

当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性，消极被动，满足于领导叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那样是干不好工作的。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，领导没想到的你想到了，领导没叫做的事，但又必须做的事，你提前做了，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。

第五篇：秘书和秘书工作概述

秘书和秘书工作概述

一、秘书和秘书工作概述

（一）秘书的概念、内涵、特征

1、秘书：掌管文书并协助领导机关或部门负责人处理日常工作的人员。

2、秘书职务：如秘书长、办公室主任、科级秘书等。

3、特征：“三服务”即为直接隶属的领导服务；为相关的各级领导服务；为人民群众服务。

（二）秘书工作任务、作用、特点和层次划分

1、秘书工作任务（1）总体来说：秘书工作具有办公、办会、办事和参谋的职能（2）各地各单位实际情况不同，秘书工作的具体任务不同（3）秘书工作共同性工作任务是：辅助决策；调查研究；信息工作；文书处理和撰制；会务工作；信访工作；文书立卷和档案管理；电子政务；查办工作；印信证章的管理；值班和接待工作；机关内部的管理工作；机要交通与通讯；保密工作；领导交办的其他工作。

2、秘书工作的作用（1）枢纽作用。（2）助手作用。（3）参谋作用。（4）信息、耳目作用。（5）协调作用。（6）门面、窗口作用。

3、秘书工作特点（1）政治性和政策性。（2）辅助性和服务性。（3）组织性和综合性。（4）保密性和机要性。

4、秘书层次划分（1）行政事务性的秘书工作。（2）文字性的秘书工作。（3）议政谋政的秘书工作。

（三）办公室工作

1、概念：协助机关领导人办公和组织机关运转的机构或班子。一般来说办公室是一个办事机构和秘书班子。从某种意义上说，办公室工作就是秘书工作。办公室主任，实际上就是一位秘书和秘书工作的负责人。

2、职能：（1）办文、办会、办事。（2）参谋助手，检查督促，综合协调，后勤保证。

3、要求：高效、保密、实事求是，团结同志。

（四）秘书工作人员素养

1、才干素养（1）精明的办事本领。知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快。（2）较强的文字表达能力。起草文件，综合情况，会议记录，润饰稿件等。（3）特殊技能。电脑打字、摄影、速记、书法、编辑、驾驶等。

2、智能素养（1）知识积累；（2）思维训练；（3）临机智力训练；（4）记忆训练；（5）反思（反省）训练。

3、心理素养（1）乐观与沉默；（2）培植自信心；（3）鼓励竞争精神，防止嫉妒心理；

4、职业道德（1）为事业埋头苦干的献身精神；（2）遵守纪律的自觉性；（3）谦和平等的人际关系。

二、公文写作

（一）公文的定义公文是国家机关及其它社会组织在行政职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料。

（二）公文的特点

1、法定性；

2、针对性；

3、政策性；

4、效用性；

5、时限性；

6、规范性。

（三）公文的作用

1、颁布法规，传达批示；

2、反映情况，请示工作；

3、联系工作，商洽公务；

4、催办工作；

5、宣传教育；

6、依据凭证；

7、交流信息。

（四）公文的分类

1、按照使用范围的不同，将公文分为：（1）通用公文：广义上的公文，发文主体、规则、格式等皆循通例。（2）专用公文：专门机关使用的公文样式，有特殊要求，如法院的判决书、审计局的审计报告。

2、按照来源的不同，将公文分为：（1）对外文件：简称发文。是指本机关（或部门）拟制向外单位发出的文件。（2）收来文件：简称收文。是指由外机产拟制的作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。（3）内部文件：是指制发和使用都限于机关内部的文件。

3、按照行文关系和行文方向的不同，将公文分为：（1）上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。（2）下行文：是指上级领导机关干部对所属的下级机关的一种行文。（3）平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

4、按照秘密程度的不同，将公文分为：（1）秘密文件：指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。秘密文件还可细分为秘密、机密、绝密三个级别的文件。（2）普通文件：是相对于秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。

5、按照办理时限的不同，将公文分为：（1）特急件：内容极为重要，需要最快速度传递，最短时间处理的文件。（2）急件：内容紧急，要求在规定时限或较短时间内处理的文件。（3）平件：按照正常工作程序收发、处理的文件。

6、按照发文机关性质的不同，将公文分为：（1）官方文件：主要有法规文件、行政文件和党的文件。（2）非官方文件：是指各社会组织、企事业单位制发的文件。

7、按照具体职能的不同，将公文分为：（1）规范性文件：是指机关、组织、社会团体制定的，要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行业规范。如章程、条例、规定、办法、细则、制度等。（2）指挥决策性文件：是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。如：命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知等。（3）报请商洽性文件：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文以及同级及没有隶属关系的单位为公务活动使用的公文。如报告中、请示、议案、函等。（4）公告知照性文件：是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文。如公告、通告、公报、通知、通报、会议纪要、备忘录等。（5）日常性公文：是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。如：计划、规划、总结、会议记录、电话记录、大事记、简报、调查报告、值班日志等。

（五）公文的种类和特点在2008年8月24日国务院办公厅《国务行政机关公文处理办法》中，规范了13种公文名称。它们分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在1996年5月3日中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规范了14种公文名称。它们分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

4、通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7、议案适用于各级人民政府或人民代表，向同级人民代表大会或其常委会提请审议事项。

8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。

10、批复适用于答复下级机关的请求事项。

11、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。

12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要（抄告单）适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（六）公文写作

1、写作公文的几种类型（1）为自己或本部门工作起草；（2）为领导起草（受命代言）；（3）为他人起草（代书）。

2、起草公文的入门条件（1）熟悉情况；（2）熟悉公文格式；（3）熟悉写作规范。

3、公文写作的特点（1）被动写作，遵守性强；（2）对象明确，针对性强；（3）集思广益，群体性强；（4）决策之作，政策性强；（5）紧迫之作，时限性强；（6）讲究格式，规范性强。

4、公文写作的步骤（1）明确写作公文的主旨（根据主旨选择公文）；（2）收集有关材料（写作内容）；（3）完成总体构思，拟出写作提纲（谋体布局）；（4）起草正文（导语、主体、结束语）；（5）检查修改（主题、观点、材料、结构、语言、格式）；（6）形成送审稿

5、公文写作的要求（1）要保证公文内容在政治上的正确性；（2）要实事求是，在业务上符合客观规律；（3）在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法和逻辑；（4）要符合统一规定的体式和程序；（体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出）（5）要注意细节。

三、公文处理

（一）公文处理

1、概念（1）发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印文件材料等。（2）发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

2、程序发文办理程序由拟稿、会商、审核与签发；核发、缮印与核对；用印、登记与分发等环节组成。

3、具体要求（1）拟稿必须注重行文规则；（2）会商就是涉及其他部门管理职权时商洽取得一致意见，如协商不成，则呈报上级组织调处。（3）审核主要做到“六查”，即一查是否需要行文；二查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关部门已有的规定是否矛盾；三查要求和措施是否明确具体，切实可行；四查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签；五查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；六查公文格工是否符合规定。（4）签发必须确认是自己职权范围内的有关公文；签发后必须对文内容和文字负完全责任；联合发文必须会签。（5）注发必须对公文主送单位、抄送单位、紧急程度、秘密等级、公文字号、主题词、文件格式、发送方式、印刷份数、印发日期等详注。（6）复核必须审核审批签发手续，公文体式，公文附件材料，行文关系。（7）缮印是指对已签发的公文定稿进行印制。（8）核对一般是三核制，即印 印单位、承办人员和印制人员对文稿进行核对。核对方法：对核法、折核法、读核法。（9）用印、签署。用印是上不压正文，下骑年盖月；签署一般先签名后盖章。（10）发文登记一般采用薄册式形式。（11）分装、发出。发送方式有印制发送、传真发送、电报发送。（12）对外催办主要方式有电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。

（六）公文格式

1、公文用纸主要技术指标公文用纸一般要使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%-90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5-9.5。

2、公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm*257mm，尺寸的允许偏差±1cm。(2)公文页边及版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm*225mm（不含页码）

3、公文中图文的颜色行政机关的公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。

4、排版规格与印制装订要求（1）排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。（2）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后脊不可散页明订。装切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

5、公文中各要素标规则组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于纸色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。（1）眉首①公文份数序号；②秘密等级和保密期限；③紧急程度；④发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，发号公文由发文机关加“文件”组成；命令（令）由发文机关全称加“命令（令）”组成，会议纪要由会议名称加“会议纪要”组成，其他公文可只标识发文机关。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm*15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。⑤发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入序号不编虚位，不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。⑥签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（2）主体①公文标题公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，发号公文应当标明发文机关，其他公文不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名名号外，一般不用标点符号。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；四行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。②主送机关主送机关指公文的主要管理机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称之后标全角冒号。标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。③公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。④附件公文如有附件，在正文下空1行左空2号用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、****”）；附件名称不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。⑤成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写成“0”。⑥公文生效公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况：单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正，居中下压成文时间，印章用红色。联合行文印章：当联合行文加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文这间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。⑦附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（3）版记①主题词主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。②抄送（抄报）抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。③印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号宋体字，印发机关干部左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。④版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是显得美观。⑤版记的位置版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

6、页码用4号半角体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

7、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（二）收文处理

1、概念：收文处理是指收到人证的输过程，包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。

2、具体要求：（1）签收做到“四查”。即一查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；二查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；三查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；四查清文的登记数与实有件数是否相符。拆封做到三个明确。即一明确一般文件由办文人员拆封；二明确领导“亲收”“亲启”的封件，由领导本人拆封或由其委托的人代拆；三明确密件交由机要文书或机要室拆封，妥善办理。（2）登记项目包括收件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、份数、分送部门、签收、备注等。登记的具体范围包括：上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要输的文件；下级机关文件。包括请示、报告性文件；重要的带有密级的刊物、资料；其他机关商洽问题和需要答复的文件；上级极关召开会议印发的会议文件材料。（3）审核主要是收到下级单位的上行文后进行预审，合格公文进入正式办文，不合格公文可以退回。（4）分发应分阅知件和阅办件填好《文件传阅单》或《收文处单》后分送给有关领导、有关部门和承办人员阅知办理。（5）拟办是对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。上级来文，主要写“请**领导阅示，批示”，“拟请**部门办理”；下级来文或平行文，主要写“拟请**部门阅处”；需要多个部门联合处理的，需要选出牵头单位和辅助单位。拟办应在收文处理单上给出拟办意见，并签名，写日期。（6）批办是指机关领导人或有权人对送批的文件如何处理所作的批示。批办的主要内容包括：

1、提出处理该份文件所述问题的原则和方法；

2、提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限；

3、凡是需要两个单位或者多人共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行；

4、需传阅的公文，写明传阅范围，对象等。

7、承办是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。总体来说要按照领导的批示，抓好落实。

8、催办就是要对那些必须输答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办的形式分口头催办、电话催办和书面催办等。

9、注办要注意以下四点：一是一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；二是需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；三是用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话者、主要内容等，并由承办人签字；四是不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

（三）公文立卷归档工作

1、公文立卷（1）公文立卷是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。公文立卷的原则：一是公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用；二是公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管；三是公文立卷，为档案工作奠定了基础。（2）公文立卷的主体可以是综合部门（办公室），也可以是会计、保卫、人事、科技等专门部门。小机关一般由办公室或秘书科集中立卷。（3）公文立卷的范围反映本单位主要职能活动和基本面貌的文件是立卷的重点。公文立卷文件材料范围包括：上级机关的文件材料；本机关的文件材料；同级机关非隶属机关的文件材料；下级机关的文件材料。（4）公文立卷的方法

1、文件集中；

2、文件归类；

3、编制立卷类目（类名和条款）（5）卷内文件的整理和编目

1、按照一定标准对卷内文件进行排列；

2、对卷内文件编制页号和件号；

3、填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。

4、填写卷内备考表备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。

5、拟写案卷标题；

6、填写案卷封皮；案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号等。

7、排列案卷；

8、编写案卷号；

9、编制案卷目录。

2、案卷归档（1）归档制度1）归档范围有价值即归档。2）归档时间机关文部门或业务部门一般应在第二年的六月前向档案部门移交档案。3）归档要求。一是应归档的文件齐全、完整；二是文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；三是归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷；四是案卷标题简明确切，封面清楚、目录完整。（2）文件的保管期限1）列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。2）列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。3）列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。

四、会议组织工作

（一）会议的涵义和要素

1、组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一；

2、会议的要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

（二）会议的分类

1、按照内容性质的不同，会议可分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等。

2、按照会议铁形式的不同，会议可分为小组会、座谈会、报告会等。

3、按照与会人员的成分的不同，会议可分为党委会、董事会、记者招待会等。

4、按照人数、规模的不同，会议可分为大型会议、中型会议、小型会议。

5、按照会议召开的规律或日期的不同，会议可分为定期例会、临时性会议等等。

（三）会议的功能

1、决策功能；

2、指挥功能；

3、沟通功能；

4、协调功能；

5、动员功能；

6、显示功能。

（四）会务工作的办理

1、会前准备、会议准备、会后整理工作。

2、会议工作流程一般为：拟定会议内容→拟出会议方案→报领导审批→下发通知→会务准备工作→会议记录整理材料→归档。

（五）会场的排座

1、小型会议；

2、大型会议。

五、办公室事务管理

（一）环境、卫生、安全管理

1、环境：方便、舒适、和谐统一。

2、卫生：干净、整洁、整齐美观。

3、安全：无任何隐患和事故。

（二）日常工作与管理

1、日程工作安排；

2、领导约见安排；

3、临时性工作处理。

（三）电话管理

1、电话机和电话费管理；

2、电话记录处理；

（四）印章使用与管理

1、印章的刻制和启用；

2、印章的审批和使用；

3、印章的保管。

（五）介绍信的使用与管理

1、介绍信是用来介绍派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。

2、介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题：（1）介绍信的格式应符合要求；（2）介绍信应由专人管理；（3）出具介绍信必须认真履行审批手续；（4）妥善保管好介绍信的存根。

（六）值班工作

1、值班工作的主要任务；

2、值班记录的编写和处理。

（七）保密工作

1、保密工作的重要性；

2、保密工作的内容。

（八）办公用品管理

1、办公用品管理的内容；

2、办公用品管理的原则。

（九）接待工作

1、内容

2、类型

3、程序

4、接待工作计划

5、接待工作实施

（十）财务管理

（十一）车辆管理

（十二）人事档案管理

（十三）应急管理

（十四）其它管理