第一篇：企业办公室主任素质

浅谈企业办公室主任的素质

绪论

企业办公主任的核心内容可以概括为参与政务，协调管理业务，提供保障服三个层面，处于协调各职能部门，连接领导层和基层的枢纽，是企业的信息中心、参谋中心、协调中心、管理中心和服务中心。办公室参谋、协调能力及管理、服务水平直接会影响到企业管理工作的整体运行效能。能否最大限度的发挥企业办公室的整体作用，一是在于企业领导对办公室工作的认识和重视，如果把办公室单纯地作为后勤服务部门而忽视其参谋、协调及管理作用，办公室最终就变成了勤杂室。二是在于办公室主任的领导才能和综合素质，办公室主任的参谋水平、协调及管理水平直接影响办公室在领导层中的地位，直接关系到办公室整体工作效能，由此决定了办公室主任在办公室中的核心作用。三是在于办公室工作的认识及实务经验水平，办公室人员不应仅沉浸于纷繁零碎的琐事之中，要增强参与辅助决策，培养协调及管理意识，充实积累自身工作实务经验，提高综合实务水平。以上三方面因素当中，第一方面是前提条件，第二方面是主要核心和关键，第三方面是基础支撑，从企业管理理论及实践的角度分析，企业办公室整体作用发挥的核心在于办公室主任。

企业办公室主任一直被大家称为企业的“大管家”，一位高水平的“大管家”是企业不可缺少的人物，虽然他不直接创造利润，也没有处于经营管理的第一线，但办公室主任的工作具有极大的挑战性，高水平的办公室主任不是简单的“事务大臣”，而是需要相当素质的职业经理。因此，着眼于培养塑造出色的办公室主任角度，研究办公室主任的素质问题具有极大的现实意义。

一、企业办公室主任的工作职能、工作特点及地位概述

企业办公室担任着传递处理信息、辅助领导决策、协调内外关系、管理行政事务及保障后勤服务等五个方面的工作职责，是参与辅助决策、理顺各种关系，具体承担日常行政及提供服务的重要管理部门。企业办公室工作具有全面性、事务性、辅助性及较强的政策性。企业办公室主任作为办公室的领导，主要担负着承办、参谋、协调、管理和指挥五大职责，工作上具有较强的政策性、辅助性、全面性、事务性、综合性。其工作职责、工作特点及作用是由办公室的职能、特点及地位所确定的。

（一）企业办公室主任的工作职责概述

企业办公室主任的工作职责主要包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面。

1、承办职责

贯彻、实施企业领导决策层决定的战略方针，经营规划及管理制度，并对各部门执行情况进行监督落实；处理、协调或上报、回复平行部门转办的工作事项；处理、回复下属部门上报的工作事项。承办职责的主要形式有“主办”、“会办”、“转办”及“催办”等。

2、参谋职责

企业办公室主任的参谋职责是指在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任，其参谋职责重要体现为协助领导制定好工作计划，安排好工作布局；根据工作需要，及时组织调查研究、多方面收集信息资料为领导决策作好准备；结合领导决策要求，组织分析加工信息资料，拟定方案供领导参与，协助领导作出决策。办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则明”；同时做到领导决策前多参谋、领导决策后多反馈。

3、管理职责

企业办公室主任的管理职责是指对企业行政事务管理所应有的职能及应尽的责任，主要内容包括企业文书管理、信息管理及行政后勤服务管理等诸多方面。

4、协调职责 企业办公室主任的协调职责主要包括纵向协调、横向协调及内部协调。纵向协调主要是致力于上下级之间的关系融洽，确保上令下行及下情上达顺畅。横向协调主要致力于疏通各平行职能部门之间的关系，确保不同部门之间有效配合，步调一致。内部协调主要致力于内部工作环境融洽，员工关系和谐，团队效能最优化。

5、领导指挥职责

企业办公室主任的领导指挥职责主要分为调度性指挥和应变性指挥，调度性指挥主要是合理调度，合理组合人、财、物等多种资源，以“投入少，收效大”为原则，选择最佳时机和方法，完成即定目标。应变性指挥主要是针对工作过程中碰到的各种意料之外的变化、突发事件，审时度势，机动灵活地指挥并发挥组织作用，取得成功

总体来说，企业办公室主任的工作职责是由企业办公室的工作职能、地位及办公室主任在企业办公室中的核心地位所确立的，是办公室主任工作的根本。

（二）企业办公室主任的工作特点

1、双重性

在企业办公室内部是领导，对部门工作及人员负有领导责任，对外是企业领导和全体员工的联络及服务员，起到沟通桥梁和承办纽带作用。

2、较强的政策性

企业办公室主任必须协助本单位领导，贯彻执行政府各项制度、法律法规及本组织的各项规章制度；同时起草本单位的各种文件，制定各项规章制度。无论是对上级汇报情况，还是对下传达领导指示和意图，都要体现和遵守国家政策、法律法规及本组织的规章制度，不可偏离政策轨道和规章约束。

3、全面综合性

作为企业领导助手和参谋，对与领导工作有关的活动，不论是实际执行，还是研究讨论，不管何种专业领域都应当予以辅助和关注，其他职能部门不管的事也要主动予以关心、协调和处理。

4、事务性

处理事务是办公室主任日常工作的重要组成部分，办公室涉及到的工作事无巨细，几乎都要办公室主任关心、检查和及时处理，处理事务的效率直接体现办公室的日常工作效能水平。

5、保密性

办公室主任直接为领导工作参谋、服务，对领导的意图及企业重要文件、机密及人员任免和处理重大事项都比较清楚，因此办公室主任应当严格要求自己自觉遵守保密制度，养成良好的职业道德，以免对企业造成不良的影响和损失。

（三）企业办公室主任的地位及角色定位

1、从领导者的决策职能看，处于“辅助决策”地位。决策是企业领导者的职能，但企业决策的全过程一般是与办公室主任密切相关。

2、从企业办公室主任在平行各职能部门的地位看，办公室主任处于协调的特殊地位，是中转的枢纽，起着承上启下的作用。

3、从企业办公室主任在办公室的地位看，处于领导地位，是办公室日常工作的主持者、组织者和最高指挥者。

二、出色的企业办公室主任应具备的素质

企业办公室及办公室主任的工作特点、工作职责要求企业办公室主任必须做到以下几点：一是工作必须准确，企业办公室主任要辅助领导决策，应准确掌握企业各方面的情况，这是正确决策和领导的基本保证；同时，办公室主任在承办和管理具体事务的过程中，也必须做到准确，不可粗心大意，否则容易因小失大或形成难以挽回的损失。二是处理各种事务必须及时，要讲求管理工作效率，这是对办公室主任工作的基本要求。三是抓好落实，办公室主任的工作事务中最重要的一个环节是管理事务，工作相当琐碎，凡事都要有妥善而周密的安排，尤其必须重视抓好落实，随时进行督促检查，“不抓落实等于没抓”，而且很容易造成工作漏洞。四是注意保密工作，这是办公室主任职业道德中的最重要内容，办公室主任必须长期树立保密意识，管理层级越高，担任办公室主任的时间越长，越应注意保密工作，并且要协助领导、教育和毒草下属，共同做好保密工作。

工作准确、及时，注意落实并注意保密是对办公室主任工作的基本要求，要符合上述工作要求，胜任工作职责，充分发挥办公室主任的作用，成为一名出色的办公室主任，必须具备良好的综合素质，具体来讲必须具备良好的政治道德素质，良好的心理素质，精湛的业务技能素质，良好的创新意识。以上四方面缺一不可，互为补充。其中政治道德素质是前提，是判断是否可用的标准；心理素质、业务技能素质及创新意识是保证，是正常开展业务工作及提升管理层次和水平的关键。

（一）出色的企业办公室主任应具备良好的政治道德素质

出色的企业办公室主任必须具备“做人为人”的良好素质，具备良好的政治道德素质，简单地讲就是要忠诚可靠，公道正派，敬业奉献，严于律己，廉洁奉公。

1、做人要忠诚可靠

办公室主任经常与企业领导层打交道，参与企业辅助决策，对企业的最新动态及领导成员的个人情况知之较多，对于一个组织来讲，有些信息属于机密，甚至是绝密，一旦泄密对公司会造成较大影响或造成无法挽回的损失；对于领导个人来讲，有些个人隐私和特殊情况必须保密，一旦被人知道会形成负面影响，对企业开展工作不利。办公室主任作为大管家及幕后参谋，对组织和领导忠诚确实关系重大。

2、做人做事要公道正派所谓“公道“就是在原则问题上不能装糊涂，不能”墙头芦苇随风倒“，不能只看到领导眼色行事。做人做事必须有合理原则，并要合理地坚持原则。所谓”正派“，就是要做人诚恳朴实，有高尚的道德情操，树立正确的人生观和价值观，简单讲，就是不能”歪门邪道“，不能”腐化堕落“。换言之，做人做事要谦虚谨慎，一视同仁，品德端正。

3、具有良好的敬业奉献精神企业办公室事务杂，许多工作需要办公室主任亲自操作，因此要求其认真负责、勤勤恳恳、任劳任怨、干一行，爱一行，专一行，具有良好的敬业及吃苦耐劳的优良品质，工作雷厉风行。同时由于办公室主任充当着“管家“与”秘书“双重角色，既是管理者，同时是管理人员，因此办公室主任一般工作负荷大，面临的人员及事务，且经常会发生变化，作为一名出色的办公室主任，必须任劳任怨，勤勤恳恳，才能妥善地处理好纷繁的事务，有条不紊地管理好办公室工作。

4、严于律己，廉洁奉公

不假借领导名义以权谋私，遵规守法，严于律己，廉洁奉公是办公室主任职业及工作能够正常进行的保证，是办公室主任高尚职业道德在职业活动中的重要体现，也是办公室主任应有的思想道德品质和行为准则之一。它要求办公室主任在工作中不假借领导名义以权谋私，不搞给我一点“好处“，我回报你一点”实惠“的所谓”等价交换“，要以企业整体利益为重，不为名利所利用，以自己的实际行动抵制损害企业利益，损公利己的不正之风。

要成就自我，品德必须先行，企业办公室主任工作的特殊性，对道德品质的要求更为突出。实践证明，要成为出色的办公室主任，只有首先在道德品质修养上下功夫，方能在工作中取得不断进步，成为受人欢迎的人。

（二）出色的企业办公室主任应具备良好的心理素质

如果说政治道德素质决定企业办公室主任的成长方向，那么心理素质会成为影响企业办公室主任事业发展的软环境，通常情况下，硬环境通过努力可以很快创建，但软环境的培养和创建决非一朝一日，需要在自己的职业活动中不断锻炼和积累，其中良好心理素质的培养就是如此。

良好的心理素质主要体现在心胸开阔、胸有大局、举足轻重、泰然处之，处信有度，遇难而上。

1、做人心胸开阔，不斤斤计较，做事胸有大局，知大知小心胸开阔、豁达宽容，实际上是一种心理修养。如果气量小，心胸窄的人则不适合做办公室主任。办公室主任的最重要职责是协调内外关系，要协调好关系，甚至要化解矛盾，顺利时则要磨破嘴皮，不顺利时会遭人非理，成为“出气筒”，此时没有容人之道，便不能缓解矛盾，调节关系，甚至还有可能“火上浇油，难上添难”，使关系变得更差，矛盾变得更激化。因此，出色的办公室主任要善于做“出气筒”和“调节员”，心胸要开阔，学会宽以待人。同时，办公室主任做事要胸怀全局，要用大局的天平运筹谋划办公室工作，分清主次深浅难易，有的放矢地制定对策，确定工作目标，这样才能避免指挥一盆浆，工作一图麻，结果一片糟。

2、做事知轻知重，泰然处之，冷静沉着办公室主任的工作头绪很多，事务琐碎繁杂，要避免四面开花，东一榔头西一棒槌。只有知轻知重，分清主次，理请头绪，才能使办公室主任的工作不因事务杂而乱。办公室熟人头脑中必须有一张清晰、规则的“运行图”，哪些该为，哪些不该为，须“小葱拌豆腐，一清二楚”。

办公室固定式、程序式的工作多而细，但意外突发性事件也会随时出现，特别是遇到重要情况之后，办公室主任往往成为急事和突发事件的第一知情者，在这种情况下，办公室主任必须冷静分析，泰然处之，决不能乱了阵脚，丢三落四。

3、具有强烈的自信心，遇事应难而上

办公室主任经常要充当辅助参谋和管理者的角色，没有良好的自信心，当不好参谋，提不出好的意见，只能唯唯诺诺；没有良好的自信心，没有自己的主见无法形成自己的管理体系，当然也根本无法管理好自己的团体。

办公室主任的强烈自信心，在遇到难以预料的事情或困难时，尤为重要。一名出色的办公室主任，一名能胜任参谋、助手作用的总管，就必须坚持做到：不回避矛盾，勇于冲在前面；不怕丢面子，个人受到挫折也在所不辞；不怕惩罚，将自己的荣辱名利抛于脑后；不怕麻烦跑掉腿、磨破嘴、义无返顾。只要能克服困难，解决问题，就得想方设法，应难而上。

良好的心理素质是一名出色的办公室主任所必须具备的素质，只有具备良好的心理素质，办公室主任才能做到头脑清晰，胸怀大局，遇事冷静，知重知轻；自信有度，敢作敢为。

（三）出色的企业办公室主任应具有良好的专业素质办公室主任的工作综合性强，担负着企业信息传递、协调、后勤服务和事务管理等多项工作。办公室主任应具备良好的专业技能素质，成为业务上的行家理手，具体讲应具备广博的知识面，良好的文字功底，良好的社会交际能力，良好的协调沟通能力，良好的组织能力，良好的团队管理能力。

1、拥有广博的知识面

办公室主任接触面广，所涉及的工作领域也较多，尤其随时会碰到一些无法预料的事情，要妥善处理好各方面的工作，做好领导参谋，首先必须要具备多方面的专业知识，对政策理论、法规制度，管理知识、财税知识，社交礼仪等应有较系统的认识和学习，只有平日注意储备各方面知识，拥有广博的知识面，方能作到应对灵活自如。

2、具有良好的文字功底文字处理是办公室及办公室主任的传统核心工作，办公室的文字处理需要有良好的文字功底，企业领导者的意图和设想需要办公室主任最终整理加工成正式文章，办公室主任发挥参谋作用的重要手段——各种方案或预案一般也会通过文章的形式体现，文字处理工作贯串于办公室主任的日常工作，因此良好的文字功底是每位出色的企业办公室主任应具备的基本业务素质。

3、具备良好的口才

“说”和写同样重要，办公室主任的参谋工作很多也通过“进言”来完成，同时协调工作大多通过口头沟通来解决，再者内部管理指挥工作也少不了经常性沟通和交流。办公室主任需要适应的环节和场合非常多，良好的口才是提高办公室工作效率，顺利完成工作使命的重要技能，应成为一名出色的办公室主任应具备的基本素质之一。

4、具有良好的社会公交能力社会公交能力是一门交流的艺术、处世的学问，是企业办公室主任智慧和较高层次能力的体现。出于工作需要，企业办公室主任经常要与企业内外的人士及组织打交道，对内要经常与企业领导、部门主管、下属及其他同事交流沟通工作，对外要不断地与政府官员、新闻界人士、公司客户及其他企业界朋友联系沟通，可以说对内对外的公关工作任务十分繁重。要达到良好的公关工作效果，这就要求办公室主任在不同的社交场上要可方可圆、外表大度圆融、内心见棱见角，二者相互相成，缺一不可。要达到以上效果，必须掌握好社交语言的表达技巧，注意养成良好的社交礼仪，注意良好的个人气质风度和社交行为艺术，具有冷静从容的社交心理调适能力，最终要建立良好的人际关系。

5、具有良好的组织协调能力

掌握良好的协调能力实际上是形成良好的工作艺术的重要环节。协调艺术是工作艺术的重要体现。办公室主任通常要协调各种事务，协调化解各种内外部矛盾，在协调过程中最重要的是讲究工作艺术，做到游刃有余。因此，协调能力是出色的办公室主任所应具备的较高层次的能力，也是办公室主任能力水平的集中体现。

6、具有良好的团队管理能力办公室主任管理着办公室整个团队，如何最大程度地发挥团队的整体工作效能，是对办公室主任的挑战，也是办公室主任日常工作应该思考的问题。办公室主任应有良好的团队协作意识，要注意团队沟通，要在清楚部门整体情况的前提下知晓团队中每位成员的具体情况，要掌握一套行之有效的团队激励和团队管理知识和方法，要敢于在团队管理中多实践，多创新，激发每一个成员的工作积极性和工作潜能，并能够优化为团队的最大合力，为企业生产经营服务，这就是企业办公室主任应具备的团队管理能力。

（四）出色的企业办公室主任应具备良好的创新意识和能力

1、思想要活跃，改革和超前的意识要强，在工作中要充分发挥主观能动性办公室主任要敢于解放思想，乐于接受新生事物，爱学习，爱出点子，乐于作好领导的参谋助手；要善于谋略，而且要善于大胆创新地谋略，这就需要办公室主任思维要活跃，有超前意识。只有主动出击，大胆想象，才能不断开拓新的工作局面。

2、要有先进的思维方式管理创新必须要有先进的思维来指导实务。作为企业办公室主任，要具有创新能力。应当具有先进的思维方式，总体来讲，先进的思维方式应包括以下两点：一是实事求是，从实际出发，在这一问题上，在管理缺少民主气氛和责任制不明确的企业中最容易出现问题，企业的决定一旦出台，办公室主任往往只能例行公事地坚决予以执行，或许根本不去考虑工作内容是否合适或管理成本是否太高，仍然是千方百计贯彻落实，体现自己对上司或企业领导意图的支持。这样的办公室主任只能划为低水平的主管行列。相反，高水平的办公室主任会在执行现有的体系的情况下，认真分析上司指示、企业决定及领导决策的真实目标，并深入审视办公室的实际情况及员工的多数意见，不合时宜的，要坚决进行修正，否则会影响工作秩序，提高工作成本，更严重的是，一旦挫伤员工的积极性，就难以在近期内弥补了。二是系统思维，善于换位思考，办公室的工作要从办公室实际情况出发，又要善于从合作的全局出发，办公室主任考虑分析问题时，首先要坚持办公室的本位，充分尊重实际，同时又要扩大视野，着眼于长远及合作，把企业内更大范围内的利益作为一个系统，然后在整体与局部问题上作出利益权衡。三是要辨证思考，办公室主任在处理比较棘手的事情时，尤其需要从正反面辨证地思考，办公室主任在辅助决策，发挥参谋作用时，或者协调内外部关系及矛盾时，应学会使用辨证思维，即站在对立的不同面来分析同一问题，力争全面把握问题的实质，弄清问题的关系，最终顺利解决矛盾和问题。

3、要有科学的工作方法办公室工作方法是否科学合理，在很大程度上直接可以通过业务效率的高低体现出来，出色的办公室主任都会清楚要在精通业务的基础上，学会在深刻把握实际的同时，将自己的业务素质转化为业务效率。如许多办公室主任自己熟练掌握业务中的重要环节，但是不能有效组织员工有序地做好每个环节的工作。在这其中，需要办公室主任认真考虑业务流程的运筹和制定形成一套科学合理的工作流程和方法，使自己的业务素质优势转化为业务指挥及督导优势。

4、要有高超的工作艺术

办公室主任角色的双重性特点，对其工作艺术自然提出了较高的要求，出色的办公室主任应具备以下几方面的工作艺术，一是先进的领导指挥艺术，二是出色的沟通艺术，三是优秀的选人用人艺术，四是科学的用权、授权艺术，五是出众的激励和团队管理艺术，六是非凡的处世艺术。工作艺术是管理者的素质和能力，是管理理念的创新和深化，也是工作实务，直接应用于日常管理工作之中，是办公室主任应具备的较高层次的能力和素质。

5、围绕企业经营目标，敢于“破、除、精、改”相结合，提高企业科学管理水平

破：打破传统，敢于创新；冲破旧关系，建立新秩序；寻求突破口，开创新局面。

除：根除不符合社会主义市场经济条件下的旧观念，宣传、推行新的管理思想、管理方法，不唯权，只唯“效”。精：精简机构、人员，减少决策层次，提高决策，力求“高效，满负荷“，而非人浮于事、浅于行。

改：改革旧机制，不等不靠，敢做敢想，企业生存之道为逆水行舟，不进则退，不改则败。

四、如何培养出色的企业办公室主任培养出色的企业办公室主任是一项系统性工作。一是坚持理论学习与工作实践相结合；二是要坚持道德培养塑造与精通业务知识培养相结合，真正使办公室主任的自我学习能力，提高工作创新和适应能力，使办公室主任从容应对复杂多变的工作环境，及时跟进企业发展和改革的步伐。

（一）强化企业办公室主任的职业道德修养塑造与培养，增强自我管理约束能力任何一名优秀人才的培养，首先必须以“道德”为首，从“道德”塑造开始，办公室主任的培养更应如此。对企业办公室主任来讲，职业道德修养的塑造与培养尤为重要，是选拔办公室主任的首要因素；是办公室主任全部素质的基础核心。具体从以下几方面培养：

一是要培养和塑造办公室主任正确人生观、道德观和价值观。引导办公室主任向优秀任务学习，用优秀任务的思想和事迹感悟人，在学习过程中不断加以总结，吸取交流典型经验、相互促进。

二是要培养和塑造办公室主任忠诚可靠、公道廉洁的两品质。用典型事迹和正反面案例加以引导，与人生观、道德观和价值观的培养相辅相成展开。三是要培养和塑造办公室主任勇于奉献，尽职乐观的良好职业道德精神。以优秀事迹，结合工作性质和需要加以引导。

（二）加强企业办公室主任良好心理素质培养，提高工作成熟度和沉稳度企业办公室主任的工作特点和工作性质对心理素质的要求较高，加强企业办公室主任良好心理素质的培养应考虑从以下几方面展开：

一是保持良好心态。要对自己充满信心，敢于化斥力为动力，变失望为希望，始终做到受挫不气馁，失败不灰心；同时，要用自己的信心给人以力量和勇气，能稳定人心，鼓舞士气；其次，办公室主任要把这种自信心向同事们大胆展示，努力在办公室或组织中营造一种争先创优，催人奋进，富有朝气的工作氛围。

二是要正确定位自我角色，懂得宽容和理解。认清自我工作，正确定位自我角色是保持健康心态的关键，要始终懂得你该做什么，不盲为，不乱为，认清自我角色，正确定位。学去宽容待人处事，事实一再证明，精明高效的领导者或管理者具备一颗博大宽容之心。

三是塑造人格魅力。办公室是围绕企业工作中心、服务大局的综合办事机构，办公室主任要带领办公室全体人员做好工作，仅靠领导权利是不行的，只有依靠自己健全的人格魅力，才能增强大家的信任感，才能提升影响力和向心力，同时也才能使自己从中获得快乐和成功。

四是坦然面对逆境和挫折。办公室常常处在各种问题的“浪尖刀口”和矛盾的集中点，经常会面对挫折和失败，只要办公室坦然面对逆境，充分认识到暂时的挫折和失败并不可怕，可怕的是在遇到失败之前就承认失败，那么就一定会穿过荆棘取得成功，工作成熟度和心理健康程度随之会越来越高。

(三)加强企业办公室主任专业知识和技能培养，提高业务工作水平

出色的企业办公室主任必须精通本部门业务，具备工作所需的各种专业知识和技能，办公室主任的专业知识和技能的培养可以从以下几个方面展开：一是广泛涉猎政策、法律法规、管理技能，沟通技能，公文处理，社交礼仪，工商、财税、信息化建设及与本企业相关的经营、生产等方面的知识，掌握与工作相关的核心内容。

二是培养综合分析能力。要注意在实际工作中不断锻炼自己的听、说、问、记、想等方面的本事，不断提高观察力、注意力、记忆力、理解力、想象力和判断力。例如：在基层单位调研时，要一边听汇报，看现场，一边分析琢磨，一边理出事情的脉络和实施方法，抓住实质。

三是培养信息捕捉和处理能力。信息是决策的本质内容，在为企业领导提供参谋，提出意见前，办公室主任要以全局的意识敏锐地捕捉有参考价值的预测性信息；在自己作出决策时，要详细掌握办公室内部信息和相关外部信息，分清主次，适当加工，然后尽可能在独立思考的基础上作出决策。

四是培养社会交际及协调能力。在这些方面，对办公室主任尤为重要，在社会交际方面一要经常走出办公室，深入到员工中，主动与员工交流，个别要进行有深度的会谈，把表层的工作关系因私人关系稳定下来。二要积极开展对外交流，拓展外部资源，认真虚心学习兄弟单位的经验，与工作协作单位建立良好的关系。在沟通协调方面，一是要协调办事，不可以势压人，二是要根据需要，耐心而又坦诚的对待工作对象，三是要设身处地的为协调、沟通对象考虑，不要勉为其难。协商时原则要坚持，但方式也要灵活。四是要时时注意团队合作及利益的共性，争取得到更多工作对象的认同。

五是培养良好的办公室日常业务的独立处理能力。办公室主任是部门最高主管，虽然不必凡事事必躬亲，但必须对办公室的日常管理事务十分熟悉，而且能独立操作。办公室整体效能环环相扣，懂得办公室日常工作具体业务的办公室主任，对于整合资源，提高工作整体效能是相当有好处的。

（四）加强企业办公室主任管理能力及工作艺术培养，提高管理效能

出色的企业办公室主任应具备良好的管理能力，时时注意在实际工作中培养工作艺术。改善工作艺术与提高管理能力往往相辅相成。面培养办公室主任的管理能力和工作艺术。在管理能力培养方面，要坚持以管理知识及管理环境为先导，重点培养组织能力，指挥能力，协调能力，执行能力和团队管理能力。在工作艺术培养方面，要坚持在实践中不断体会和积累，重点注意培养参谋和进谏的工作艺术，沟通协调艺术，领导指挥艺术，用人选人艺术，授权用权艺术，激励艺术，语言艺术，社交礼仪艺术等。

（五）强化企业办公室主任的自我学习能力培养，能力

按照当前的社会发展速度，知识更新的速度一般为大学里学到的知识，经过毕业后工作3—5接触的工作面广，很多处于前沿地位，对知识更新要求更高，因此，强化企业办

一般可以从以下几方

5至10年，也就是说，在办公室主任

提升工作适应能力和工作创新

年，普遍已经过时和演变。公室主任的自我学习能力的培养，是提升其工作适应能力和工作创新能力的关键。具体可以从以下几方面培养。一是要培养适合于自身的学习方式。二是要获得广泛的自我学习的途径，可以通过有计划的自学，参加地方大学的培训，参加单位有组织培训等获得学习机会。三是要将自我学习的成果及时应用于实践工作中，不断检验自我学习的效果。四是要敢于挑战自我，自我学习必须要有激励，敢于挑战自我就是最好的激励。

结束语

随着市场经济的快速发展，信息技术及管理创新带来了企业管理的巨大变化，讲求高效、科学管理已经成为多数企业追求的目标，许多企业已经深深的感受到作为企业管理中重要部分——办公室管理的滞后及企业管理中重要角色——办公室主任的缺乏给企业管理运营上带来的浪费及损失。因此，改革办公室管理的现状，创新办公室主任的培养和选拔模式，迫切地被提到企业管理日程上，尤其是建立一套针对企业办公室主任的素质评价及培养体系，有效地培

第二篇：办公室主任素质浅议

办公室主任素质浅议

发布日期：2006-03-27

韩玲

在打造现代农发行的今天，作为承上启下、沟通内外、协调左右，承担“中心枢纽”的办公室工作，显得尤为重要。为适应新形势、新任务的要求，进一步做好工作，办公室主任应具备以下素质。

一、较高的政治素质

具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作，必须要有一定的政治理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时要注重学习，理解掌握有关国家的方针政策，保持清醒的政治头脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较高的政治敏锐性。

敬业精神强。工作认真负责，勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性，吃苦耐劳的优良品质，雷厉风行的工作作风。要办事稳妥，处事严谨，廉洁自律，起模范带头作用。

思想活跃。敢于解放思想，具有实事求是精神，接受新生事物快，爱学习，爱出点子，改革和超前意识强，在工作中能充分发挥主观能动性，不断开拓新局面。

信奉诚实。做人诚实、正派，具有高尚的道德品质，朴实的工作作风，公正的处事原则。所谓“高尚”就是树立正确的世界观、人生观和价值观，做到堂堂正正做人，认认真真做事；所谓“朴实”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把劲全使出来，就是一个好同志；所谓“公正”就是在原则问题上不能糊涂，慎用权力，知人善任，能够与人团结共事，而且具有良好的协调能力和科学的工作方法。

二、一定的业务能力

从办公室的职能来看，综合性强，事务繁杂，担负着机关内务、文秘、协调、后勤服务和机关管理等多项工作。办公室主任必须具备一定的文字和综合业务能力、组织协调能力。

具备一定的文字功底和语言表达能力。同时，要熟悉业务知识，包括财务会计、信贷知识。

具备很强的协调能力。协调，是办公室主任协助领导进行管理的基本职能，也是一项十分重要而且难度很大的工作。在现行的机构设置中，一项工作几个科室负责的现象比较普遍，你中有我、我中有你，职责交错、利益相兼。因此，办公室主任在协调工作时，要站在全局的高度，正确处理好整体与局部、局部与局部之间的利益关系，在全局利益上达到协调统一。

三、良好的工作态度

办公室是综合部门，既要协调方方面面，又要服务上下左右，具有整体性强、影响大的特点，要使办公室具有战斗力，发挥窗口作用，办公室主任必须具备良好的工作态度。一是忠诚可靠，洁身端正。在思想上忠于农发行事业，不折不扣地理解党的路线、方针、政策，树立全心全意为人民服务的思想；在行动上要服从领导，对各项决定应认真地贯彻执行，不得自行其事，一旦遇到领导作出的决定不妥或明显失误时，应该出以公心，予以提醒。二是任劳任怨，勤奋好学。不论是撰写材料，还是协调办事，都要有强烈的服务意识，以高度负责的态度，一丝不苟地做好工作。同时，要具有不为名、不为利、任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德，经受得起各种误解、委曲和挫折。三是团结同志，宽以待人。对同志大事讲原则，小事讲风格，待人宽厚诚恳，办事严谨认真，使同志之间、科室之间、上下级之间团结一心，促进机关工作的高效运转。

第三篇：办公室主任角色定位和素质修养

办公室主任角色定位和素质修养

办公室是单位中的综合部门，起着承上启下、沟通协调的中枢作用，是联系基层、联系群众的桥梁和纽带，也是展示单位形象的窗口。办公室工作任务庞杂、责任重大，不仅要参与政务、处理事务，还要协调关系、做好服务。如何搞好办公室工作与办公室主任能力和素质密不可分。

一、办公室主任的角色定位

办公室主任的工作性质从根本上说，具有辅助性和服务性以及协调性等多重性的特点。辅助性是侧重于办公室主任本人的工作责任和地位而言；服务性则侧重于办公室主任的思想意识、职业道德、工作方式、方法来说的；协调性则是办公室主任对内对外、对上对下的工作关系，前两者相对于领导而言，后者相对于工作职责，这些工作性质决定了办公室主任的工作特点，这些特点贯穿于办公室主任工作的始终。就工作而言，它最突出的特点具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。

（一）角色的多重性

所谓角色多重性，是指人们对某种社会地位、身份和职责的一种看法，也是人们对具有特定身份的人的行为期望。这里所说的角色多重性，主要是指办公室主任在组织协调或群体活动中通过各种工作关系所体现出的权利、义务规范和行为模式。办公室主任相对于单位的领导他既是下级又是参谋助手或者说有时又可充当半个秘书角色；相对于办公室内部来说他又是部门领导、是核心、是部门凝聚力的主要源泉；相对于本单位的其它部门，他既是督促落实领导的各项工作要求的执行者，又是协调各部门之间的中介和桥梁；相对于其它单位，他又是一位迎宾待客的接待者，并要求做到举止得体、热情周到、不卑不亢的主人风范形象。所有这些也就决定了办公室主任角色的多重性。当然，在不同的场合、时间、事由，其代表的角色也就可能有所不同。

（二）要求的多重性

办公室本身是由其属性所决定的，而作为办公室主任所代表的角色也就多重性。因此，对主任在工作上的要求与其它部门负责人的要求也就不尽相同，这是因其部门的工作性质和主任本人的工作职责所决定的。办公室主任的工作要求大体上体现在以下六个方面，即：被动性与主动性相结合；经常性与突击性相结合；事物性与政务性相结合；领导性与群众性相结合；综合性与专业性相结合；管理性与服务性相结合。这六个方面既是矛盾的统一体，又是职责与能力的具体要求。对这些矛盾和职责都需要办公室主任去兼顾并处理好，不能顾此失彼。

（三）能力的多重性

能力的多重性是相对于办公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作职责所决定的。要使办公室的功能得到较好的发挥，办公室主任就必须具备综合能力的多重性。例如：对上准确把握领导意图的能力；对下善于运筹落实的能力；对内除要有管理能力外，还要具备对本单位业务知识的了解和掌握；对外还要具备一定的协调沟通能力等等。这些能力的多重性要求，作为办公室主任应该尽可能地集之于一身。只有这样工作才能运筹自如，得心应手。

二、办公室主任的素质修养

作为单位“大管家”和单位领导“左右手”的办公室主任，他的素质高低直接影响着办公室工作乃至整个单位工作的好坏。另一方面，受其工作性质和特点以及工作职责等多方面的客观因素制约，办公室主任更应该提高自身素质，加强个人修养，提升业务水平，特别是着力提高五个方面的素质修养。

（一）政治素质

政治素质在办公室主任日常工作中起着极其重要的作用。办公室主任只有具备了良好的政治素质，才能更好地吸引人才、领导下属，才能提高工作的原则性、预见性、系统性和创造性，保证各项工作沿着正确的路线健康发展，不断取得成功。办公室主任的政治素质是诸多素质中的核心，起着决定和主导的作用，它有力地决定和影响着其他素质的形成和发展，反映综合素质的高低。

（二）道德品质修养

办公室主任的道德品质素质除了要遵循一般的道德标准以外，因受其角色定位和思想意识性质的决定，作为部门领导特别是办公室主任要时刻清楚自己的角色，摆正自己的位置，把握好言行分寸，处理好各方面的关系。在主观上要排除个人荣辱，要先人后己，处处比别人多付出，无私才能有德。无论是对上或者对下，都要做到心怀坦荡，一视同仁，以身作则，不断锤炼人格。

（三）心理素质

办公室主任一点要学会控制自己的情绪，带头保持积极向上的精神状态。在生活中，要豁达开朗乐观向上，妥善处理人际关系，丰富生活情趣，适时调整心态，矫正行为坐标。在工作中，不仅要热爱自己的工作，更要努力施展才智，正确对待工作中的矛盾冲突，把工作着力点放在如何干好、干出特色上来，力争做到让各方面基本满意，自己的心态才踏实。

（四）工作能力素质

在政治素质、道德素质、心理素质等条件等同的情况下，办公室主任能力素质的高低，直接影响到其他工作效率的高低和工作业绩的好坏。作为办公室主任首先要具有当好参谋助手的能力，做到思维敏捷，足智多谋。其次，在工作中应该具备对领导工作意图的理解能力和妥善处理问题的能力。在职权范围内能熟练掌握和运用各种规章制度去抓好工作，事事想在前，处处做在前。第三，还应具有综合协调能力，发挥枢纽和桥梁作用，努力成为既是智囊型又是管理型的综合性人才。第四，办公室主任还有要具有在各种场合下的应酬能力。对内具有亲和力，对外要有协调技巧。工作中既有温和的一面，又要有处理问题果断的一面。

（五）理论知识素质

办公室主任工作涉及范围极广，具有很强的整体性和综合性。这种工作特点决定了办公室主任必须具备丰富的知识和较高的文化素质。理论知识包括政治理论和业务知识以及现代科学文化技能等。一是政治理论修养。作为一个办公室主任应该对党和国家的方针、政策等政治理论有所掌握；对社会现象的理解和认识要比较敏锐和深刻，特别是自己的独到见解要上升到一定的理论高度。二是业务素质的修养。办公室主任应尽可能地多掌握本工作范围内的业务方面的知识，善于积累有关业务方面的工作经验和基础资料，不断充实自己提升业务素质。三是现代科学技能素质的修养。作为办公室主任应带头学习和掌握现代科学知识和技能，用所掌握的现代科学理论知识指导工作，运用现代科学技能提高工作质量和工作效率。

三、办公室主任如何加强自身修养

（一）善于定位

“定位”是指办公室主任一定要有清醒的角色意识，把握好各种角色的转换。对本单位的领导，办公室主任要时刻注意维护领导的威信和权威性，及时准确地落实领导决策，恰到好处地处理好上下级和部门之间的工作关系。但要坚持原则，不能怕得罪人，要善意地提出自己的见解，这是为了有利于工作的开展。另外，必须有下级服从上级的组织观念，要想方设法支持领导的工作，协助领导做好群众的思想工作，及时给领导反馈信息。对于本单位的各股室来说，办公室主任应当是个承上启下、有威信、值得信赖的参谋和协调者。如果没有清醒的角色意识，就不能取得领导的信赖、群众的理解与支持和各部门之间的相互配合，工作上就没有号召力。同时，办公室作为对外交流的窗口，办公室主任还应妥善处理好对外交往的关系，维护好本单位的形象。

（二）善于思考 面对千头万绪的事务和各种纷繁复杂的人际关系，办公室主任遇事时须反应灵敏，同时要冷静沉着，善于思考。办事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。对于来自四面八方、上下左右、方方面面的信息，办公室主任应该是个过滤器，要学会思考分析，把有用的信息及时反馈给领导参考，提供给各部门应用。遇到棘手的事，要养成深入调查研究的习惯，做到有理有据地处理问题，不能盲目、简单地上推下卸，不加思考、简单行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成规定的工作以外，要善于动脑筋、敢于创新思路，提高工作效率，为领导分忧解劳。只有养成思考的习惯，才能在处理问题、化解矛盾时做到游刃有余，切实为领导分担压力，为群众排忧解难。

（三）善于学习

办公室主任工作范围既包括政务，又包括事务；既有政治上的，又有文化上的。工作上的综合性特点决定了办公室主任要学习的东西很多，因此就必须养成善于学习的好习惯。学习的关键在于“善”字上，因为人的精力和时间是有限的，加上办公室的工作纷繁复杂，因此要学会利用好“善”字。一方面要学会合理利用时间，另一方面要学会适应形势，要结合实际需要学。同时，还要充分利用工作上的有利条件，例如：在拟办文件时，要及时对上级政策性和指导性的文件先“饱眼福”认真学习领会，不要随意一览了之。只要不断学习和补充新知，调整自己的知识结构，提高自己的工作能力，才能遇事不惊，沉着冷静，适应工作需要，跟上时代发展的步伐，为领导当好参谋。

（四）善于“超脱”

办公室主任的工作，往往与忙忙碌碌结下不解之缘，有考虑不完的工作，写不尽的文字材料，干不完的杂事，在精神上、体力上很难有轻松的时候。因此办公室主任更应该努力学会“超脱”，给自己营造一个良好的工作环境。一要按照重点工作和日常工作、中心工作和一般工作以及轻、重、缓、急等层次合理安排时间，做到重点工作重点抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、杂乱事物性工作用方法抓。二要充分发挥副职的作用，调动本部门其他人员的积极性，用其所长。三要在部门内建立起规范、高效的工作秩序，使其部门内下属各尽其责，相互配合，提高工作效率，也是办公室主任获得“超脱”的有效方法之一。

第四篇：办公室主任角色定位和素质修养

办公室主任角色定位和素质修养

办公室是单位中的综合部门，起着承上启下、沟通协调的中枢作用，是联系基层、联系群众的桥梁和纽带，也是展示单位形象的窗口。办公室工作任务庞杂、责任重大，不仅要参与政务、处理事务，还要协调关系、做好服务。如何搞好办公室工作与办公室主任能力和素质密不可分。

一、办公室主任的角色定位

办公室主任的工作性质从根本上说，具有辅助性和服务性以及协调性等多重性的特点。辅助性是侧重于办公室主任本人的工作责任和地位而言；服务性则侧重于办公室主任的思想意识、职业道德、工作方式、方法来说的；协调性则是办公室主任对内对外、对上对下的工作关系，前两者相对于领导而言，后者相对于工作职责，这些工作性质决定了办公室主任的工作特点，这些特点贯穿于办公室主任工作的始终。就工作而言，它最突出的特点具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。

（一）角色的多重性

所谓角色多重性，是指人们对某种社会地位、身份和职责的一种看法，也是人们对具有特定身份的人的行为期望。这里所说的角色多重性，主要是指办公室主任在组织协调或群体活动中通过各种工作关系所体现出的权利、义务规范和行为模式。办公室主任相对于单位的领导他既是下级又是参谋助手或者说有时又可充当半个秘书角色部门领导、是核心、是部门凝聚力的主要源泉；相对于本单位的其它部门，他既是督促落实领导的各项工作要求的执行者，又是协调各部门之间的中介和桥梁；相对于其它单位，他又是一位迎宾待客的接待者，并要求做到举止得体、热情周到、不卑不亢的主人风范形象。所有这些也就决定了办公室主任角色的多重性。当然，在不同的场合、时间、事由，其代表的角色也就可能有所不同。

（二）要求的多重性

办公室本身是由其属性所决定的，而作为办公室主任所代表的角色也就多重性。因此，对主任在工作上的要求与其它部门负责人的要求也就不尽相同，这是因其部门的工作性质和主任本人的工作职责所决定的。办公室主任的工作要求大体上体现在以下六个方面，即：被动性与主动性相结合；经常性与突击性相结合；事物性与政务性相结合；领导性与群众性相结合；综合性与专业性相结合；管理性与服务性相结合。这六个方面既是矛盾的统一体，又是职责与能力的具体要求。对这些矛盾和职责都需要办公室主任去兼顾并处理好，不能顾此失彼。

（三）能力的多重性

能力的多重性是相对于办公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作职责所决定的。要使办公室的功能得到较好的发挥，办公室主任就必须具备综合能力的多重性。例如：对上准确把握领导意图的能力；对下善于运筹落实的能力；对内除要有管理能力外，还要具备对本单位业务知识的了解和掌握；对外还要具备一定的协调沟通能力等等。这些能力的多重性要求，；相对于办公室内部来说他又是作为办公室主任应该尽可能地集之于一身。只有这样工作才能运筹自如，得心应手。

二、办公室主任的素质修养

作为单位“大管家”和单位领导“左右手”的办公室主任，他的素质高低直接影响着办公室工作乃至整个单位工作的好坏。另一方面，受其工作性质和特点以及工作职责等多方面的客观因素制约，办公室主任更应该提高自身素质，加强个人修养，提升业务水平，特别是着力提高五个方面的素质修养。

（一）政治素质 政治素质在办公室主任日常工作中起着极其重要的作用。办公室主任只有具备了良好的政治素质，才能更好地吸引人才、领导下属，才能提高工作的原则性、预见性、系统性和创造性，保证各项工作沿着正确的路线健康发展，不断取得成功。办公室主任的政治素质是诸多素质中的核心，起着决定和主导的作用，它有力地决定和影响着其他素质的形成和发展，反映综合素质的高低。

（二）道德品质修养

办公室主任的道德品质素质除了要遵循一般的道德标准以外，因受其角色定位和思想意识性质的决定，作为部门领导特别是办公室主任要时刻清楚自己的角色，摆正自己的位置，把握好言行分寸，处理好各方面的关系。在主观上要排除个人荣辱，要先人后己，处处比别人多付出，无私才能有德。无论是对上或者对下，都要做到心怀坦荡，一视同仁，以身作则，不断锤炼人格。三）心理素质

办公室主任一点要学会控制自己的情绪，带头保持积极向上的精神状态。在生活中，要豁达开朗乐观向上，妥善处理人际关系，丰富生活情趣，适时调整心态，矫正行为坐标。在工作中，不仅要热爱自己的工作，更要努力施展才智，正确对待工作中的矛盾冲突，把工作着力点放在如何干好、干出特色上来，力争做到让各方面基本满意，自己的心态才踏实。

（四）工作能力素质

在政治素质、道德素质、心理素质等条件等同的情况下，办公室主任能力素质的高低，直接影响到其他工作效率的高低和工作业绩的好坏。作为办公室主任首先要具有当好参谋助手的能力，做到思维敏捷，足智多谋。其次，在工作中应该具备对领导工作意图的理解能力和妥善处理问题的能力。在职权范围内能熟练掌握和运用各种规章制度去抓好工作，事事想在前，处处做在前。第三，还应具有综合协调能力，发挥枢纽和桥梁作用，努力成为既是智囊型又是管理型的综合性人才。第四，办公室主任还有要具有在各种场合下的应酬能力。对内具有亲和力，对外要有协调技巧。工作中既有温和的一面，又要有处理问题果断的一面。

（五）理论知识素质

办公室主任工作涉及范围极广，具有很强的整体性和综合性。这种工作特点决定了办公室主任必须具备丰富的知识和较高的文化素质。理论知识包括政治理论和业务知识以及现代科学文化技能等。一是政治理论修养。作为一个办公室主任应该对党和国家的方针、政策等政治理论有所掌握；对社会现象的理解和认识要比较敏锐和深刻，特别是自己的独到见解要上升到一定的理论高度。二是业务素质的修养。办公室主任应尽可能地多掌握本工作范围内的业务方面的知识，善于积累有关业务方面的工作经验和基础资料，不断充实自己提升业务素质。三是现代科学技能素质的修养。作为办公室主任应带头学习和掌握现代科学知识和技能，用所掌握的现代科学理论知识指导工作，运用现代科学技能提高工作质量和工作效率。

三、办公室主任如何加强自身修养

（一）善于定位

“定位”是指办公室主任一定要有清醒的角色意识，把握好各种角色的转换。对本单位的领导，办公室主任要时刻注意维护领导的威信和权威性，及时准确地落实领导决策，恰到好处地处理好上下级和部门之间的工作关系。但要坚持原则，不能怕得罪人，要善意地提出自己的见解，这是为了有利于工作的开展。另外，必须有下级服从上级的组织观念，要想方设法支持领导的工作，协助领导做好群众的思想工作，及时给领导反馈信息。对于本单位的各股室来说，办公室主任应当是个承上启下、有威信、值得信赖的参谋和协调者。如果没有清醒的角色意识，就不能取得领导的信赖、群众的理解与支持和各部门之间的相互配合，工作上就没有号召力。同时，办公室作为对外交流的窗口，办公室主任还应妥善处理好对外交往的关系，维护好本单位的形象。

（二）善于思考面对千头万绪的事务和各种纷繁复杂的人际关系，办公室主任遇事时须反应灵敏，同时要冷静沉着，善于思考。办事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。对于来自四面八方、上下左右、方方面面的信息，办公室主任应该是个过滤器，要学会思考分析，把有用的信息及时反馈给领导参考，提供给各部门应用。遇到棘手的事，要养成深入调查研究的习惯，做到有理有据地处理问题，不能盲目、简单地上推下卸，不加思考、简单行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成规定的工作以外，要善于动脑筋、敢于创新思路，提高工作效率，为领导分忧解劳。只有养成思考的习惯，才能在处理问题、化解矛盾时做到游刃有余，切实为领导分担压力，为群众排忧解难。

（三）善于学习

办公室主任工作范围既包括政务，又包括事务；既有政治上的，又有文化上的。工作上的综合性特点决定了办公室主任要学习的东西很多，因此就必须养成善于学习的好习惯。学习的关键在于“善”字上，因为人的精力和时间是有限的，加上办公室的工作纷繁复杂，因此要学会利用好“善”字。一方面要学会合理利用时间，另一方面要学会适应形势，要结合实际需要学。同时，还要充分利用工作上的有利条件，例如：在拟办文件时，要及时对上级政策性和指导性的文件先“饱眼福”认真学习领会，不要随意一览了之。只要不断学习和补充新知，调整自己的知识结构，提高自己的工作能力，才能遇事不惊，沉着冷静，适应工作需要，跟上时代发展的步伐，为领导当好参谋。

（四）善于“超脱” 办公室主任的工作，往往与忙忙碌碌结下不解之缘，有考虑不完的工作，写不尽的文字材料，干不完的杂事，在精神上、体力上很难有轻松的时候。因此办公室主任更应该努力学会“超脱”，给自己营造一个良好的工作环境。一要按照重点工作和日常工作、中心工作和一般工作以及轻、重、缓、急等层次合理安排时间，做到重点工作重点抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、杂乱事物性工作用方法抓。二要充分发挥副职的作用，调动本部门其他人员的积极性，用其所长。三要在部门内建立起规范、高效的工作秩序，使其部门内下属各尽其责，相互配合，提高工作效率，也是办公室主任获得“超脱”的有效方法之一。

公司办公室主任管理建议

公司办公室承担着参与领导班子对重大问题的讨论和决策、招投标、档案文件合同管理、会议、接待等工作，是信息传递、政策落实、上下内外沟通的窗口，是为公司运营起辅助作用的综合部门。如果我作为公司办公室主任，我开展工作的计划如下：

一、充分深入地了解公司情况，找准自己的工作定位

了解公司的信息主要包括：公司的发展远景、发展战略、管理理念、企业文化等；公司的主营业务各部门各项工作和流程、以及工作技能技巧，组织结构，公司的整体运作，以及公司目前状况等。

在了解了公司的远景和发展战略等基本情况、深入领会了自己的工作职责的基础上，对自己的工作进行定位，按照职位对公司的重要程度来明确工作重点，并就这些工作重点制定工作计划方案和备选方案。

二、具体工作业务开展

（一）、公文、档案、信息管理；

加强政务工作效率，推进电子政务平台建设。推荐使用OA办公系统或相关ERP操作软件，简化流程。

公文处理要求及时高效、严格保密、归口统一；

凡公司在各项工作和活动中形成的、办理完毕具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全，由各部门内勤人员进行系统整理后向办公室移交，兼职档案员负责归纳整理；同时要建立健全公司档案的收进、移出、保管、利用等情况的统计。

应主动积极地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛选，传输工作，把调查中获得的大量第一手材料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素与不利因素，及时向领导反馈。

（二）、招投标、合同管理；

公司属于生产型企业，大批订单纷至沓来，不管是采购还是销售，都需要加以规范，以保证公司的利益，因此合同签订和后续管理极为重要。

“三务”（即：法务、财务、业务）介入公司经济活动，成立五人谈判小组，无论是商务谈判还是招投标等重大经济活动及凡涉及到价格的谈判，谈判小组必须介入，争取在合同的谈判过程中争取主动，争取到有利的地位，更好的为公司经济活动保驾护航。

建立的合同台账，负责监督检查合同执行情况；

（三）、督办管理； 为保证企业各项管理工作落实到位、政令畅通，提高工作效率，保证上级指示、公司决策的贯彻落实，按时完成领导交办的工作，建议启用督办机制。综合管理部设督办员，负责对公司督办范围内的工作进行检查、协调、督促。负责在各项工作任务的完成节点，向承办部门下《督办单》，跟踪任务的完成情况与进度。人力资源部负责将督办工作纳入绩效考核内容。

（四）、会议、接待管理；准备好议题；做好会议记录；已形成决定的，整理好书面材料，需有关部门执行的，会后形成文件下发执行；会议讨论中遇到的疑难问题，组织人员进行调查研究，提出解决方案。

接待工作应遵循“节约、对等、周到”的原则。

节约：招待来宾一律从简，不铺张浪费，不重复宴请，控制陪餐人数。对等：各职能部门对口接待，遇有综合性接待时，办公室负责予以协调，保证接待行为规范有效，实行“谁组织接待谁签单”的原则。

涉外宾客的接待、重大活动招待、上级机关主要领导视察、由董事长总经理邀请的客人，由办公室负责牵头，相关部门配合，共同做好接待工作。周到：各接待部门应全程接待，时间安排衔接周密，接待方式恰当。

（五）、车辆管理；

公务车实行司机负责制，单车费用核算控制。指定司机负责车辆的管理、保养、维修、审验等事宜。建立公务车单车管理档案，实施单车费用独立管理。

（六）、食堂管理；

餐厅管理实行“主管负责制”，即由餐厅负责人对本餐厅饭菜质量、卫生状况、就餐环境、员工纪律等全面负责，并对发生的问题承担相应责任。

严把采购关，原材料采购需填报《请购单》，由厨师长、食堂负责人、办公室主任确认后方可进行，并备案；采购完后由厨师长及食堂负责人进行验收；每月对食堂出入库进行盘点。厨房人员实行卫生分片包干制，做到分担区挂牌，卫生天天达到标准，明确卫生责任，真正落实卫生制度。餐厅工作人员实行投诉意见考核评分管理，分为二部分：服务性投诉及菜品质量、卫生投诉，与月度工资挂钩。

（七）、宿舍管理；

宿舍严格实行半军事化管理。确保员工宿舍安全、有序、整洁、舒适、卫生。设立兼职宿舍管理员，负责员工宿舍的安全、秩序、物业、卫生管理，定期抽查。

建立宿舍内部卫生值日制度，由室长安排，同寝室人员轮流值日；（八）、保洁、绿化管理；

办公室派专人负责厂区保洁、绿化工作，每日要填写《环境卫生日检查记录表》认真做好保洁工作的监管，发现问题及时上报，监督每日保洁工作的全过程。搞好厂区花木的维护保养，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，设专人对花草进行施肥、施水，防治病虫害，适时修剪。每日填写《绿化养管记录表》 设定保洁、绿化工作处理单，严格执行监管职能。

三、综合管理及协调机制 办公室主任要出色地履行自己的各项职责，必须注意和不断改进工作方法，从而充分发挥作用。

（一）要总揽全局，抓好大事，突出重点，兼顾一般。办公室主任不论工作多忙，都要始终站在全局的高度上，注意处理全局与局部的关系，重点与一般的关系，分清主次缓急，镇定自若地处理好每一项工作。因此，统筹规划是关键。

（二）管理制度化

办公室是联系上下、协调左右、连接内外的桥梁和纽带，部门的工作任务重，头绪多、内容杂。为了确保办公室各项工作有序可循，规范有序，就需要为办公室的管理工作建立一套切实可行的规章制度，将办公室的各项办事规程、行为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循、有法可依。

（三）精细化管理

我们要以构建和谐团队为目标，营造宽松和谐、温暖如春、催人奋进的办公室内外工作环境，促进和谐企业建设。注重细节，例如关注高层领导管理人员和各部门领导的生日，代表董事长和公司送他们一份礼物，哪怕是一份写着生日快乐的邮件也可以。让其感受到企业如同一个大家庭，和谐一家亲。

（四）协调服务管理

从协调工作看，办公室的协调联络对象是各职能部门。在协调工作中，办公室主任始终要站在全局利益上，毫不含糊地贯彻领导意图和决策性意见，这是大前提。

从服务工作看，办公室主任要始终把全心全意为各职能部门服务作为自己的宗旨，带领办公室全体工作人员主动热情、尽心竭力地为各职能部门服务。经常向领导反映他们的意见和要求，积极帮助他们解决实际困难。这不仅是办公室的一项职责，也是调整办公室同各职能部门之间关系的有效途径。

我认为做好一个办公室主任，需要做到：一是发言不施令，切实摆正自己的位置。把握层次性、把握准确性、把握原则性、把握分寸性。二是协调不指挥，注意自己的角色。决策协调、工作协调、活动协调。三是建议不越权，认真履行自己的职责；四是服务不盲从，努力形成自己的风格。测重不失重，服务不盲从。五是自尊不自傲，培养自己独立的人格。正直、勤奋、热情、奉献的工作作风。

因未对公司全面了解，暂作以上计划。计划只是简略的介绍一下个人的一些管理方法，办公室的工作琐碎、繁杂，一些日常工作没有具体罗列，请见谅，也希望能够获得您的认可。

第五篇：办公室主任应具备哪些素质

《办公室主任岗位职责》

一、岗位职责

1、全面负责办公室工作。

2、贯彻执行党和国家的路线、方针、政策及中心的决议、决定、规定和制度。

3、组织安排中心党支部会、主任办公会、行政办公会和其他由中心党政出面组织召开的会议，督促检查会议决定及领导批示的落实情况。

4、围绕中心各个阶段的重点工作，协助领导组织开展调查、研究、总结工作，及时反映情况。

5、负责中心机要和人事劳资工作。

6、负责中心办公经费的管理工作。

7、做好思想政治工作，组织办公室工作人员完成各项工作任务。

8、负责中心车辆的管理和调度。

9、做好领导交办的工作。

二、工作标准

1、办公室工作人员分工明确、团结协作，工作有章可循，无拖拉、扯皮、推诿现象，与各科室配合密切。

2、公文处理及时、准确。涉密文件不泄密。

3、严格遵守行文程序，文稿起草、校对、印发无原则性差错。

4、组织会议议题明确，记录详细，形成的会议纪要、决议、决定等文件及时、无误。

5、统计、反馈、通报工作进展情况，符合规定要求。

6、严格按国家人事、劳资政策办事，劳资工作准确、及时、无误。

7、认真落实办公经费财务管理制度，节约开支，不铺张浪费。

8、及时维修车辆，保证正常使用。

办公室副主任岗位职责及工作标准

一、岗位职责

1、负责中心党务工作和精神文明建设工作。

2、负责中心总务工作。

3、贯彻执行党和国家的路线、方针、政策及中心的决议、决定、规定和制度。

4、负责中心工作总结、汇报材料、领导讲话稿的起草工作及信息收集整理报送工作。

5、负责中心信访、综合治理、扶贫、绿化、卫生工作。

6、负责中心固定资产和办公用品的使用、维护、管理工作。

7、做好领导交办的工作。

二、工作标准

1、按照中央和省、市委的有关精神及中心党组的要求，认真做好各项党务工作和精神文明建设工作，联系单位实际，注重工作实效，不断提高中心的党建和精神文明建设水平。

2、严格执行与总务工作有关的各项规章制度，认真细致地做好各项后勤保障工作，做到眼勤、嘴勤、手勤。

3、认真细致地做好信访工作，防止越级上访。

4、认真细致做好综合治理、扶贫、绿化、卫生工作，确保各项工作任务按时完成。

5、文字材料符合国家的法律、法规及其他有关规定，切合中心工作实际，体裁正确，主题明确，条理清晰，重点突出，结构合理，文字简洁。

6、信息收集报送工作及时、准确、质量高。

7、固定资产账册健全，账实相符，保证正常使用。办公室主任岗位职责有哪些？

怎样才能做好办公室主任工作？

办公室处于承上启下的地位，是联结领导和基层的桥梁，协调各有关部门关系的纽带，保持站内工作正常运转的中枢，在日常工作中具有十分重要的一位和作用。办公室主任岗位职责实践表明，高管局、公司、站的各项决策能否在基层不折不扣地得到贯彻落实，站内后勤工作是否保障有力，职工文化生活开展工作得是否有声有色，很大程度上取决于有没有一个合格、称职的办公室主任，更进一步说是办公室主任岗位职责的履行程度。那么办公室主任岗位职责具体是什么呢？ 过来人谈办公室主任岗位职责

本人自投身高速公路事业以来，一直担任基层办公室后勤工作。时值河北高速公路管理局成立十五周年庆典，借此机会，根据自身积累的一些经验，就基层单位办公室主任职能、素质与修养问题，谈一点粗浅的看法。

一、办公室主任的基本职能

概括的讲，办公室主任的主要职能就服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。服从具体的讲，其基本职能大体有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能和协调职能。

1、参谋职能。办公室主任的参谋职能大多的围绕领导决策进行的。主要表现在：第一，在决策形成过程中，在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。

2、承办职能。办公室主任的承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。主要是指上级领导部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自站领导的。对于站班子的决策，办公室主任要带领工作人员不折不扣地去落实，负有领导、组织、指挥和管理的责任是第一责任人。三是来自站内各科室和班组的。站内职工需办理有关事项或对站内的意见建议，按程序应先和办公室取得联系，这就需要办公室主任根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责。一丝不苟，一办到底，落到实处。

3、管理职能。管理职能主要是针对办公室内部而言，集中体现在以下三个方面。一是文书管理。尽管站内文件并不太多，但围绕着公文的处理与保管而需要进行的撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节是必不可少的。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查，把好质量关，防止滥抄乱送和形式主义。二是事务管理。办公室作为站内事务性办事机构，办公室主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车、对处接待、办公用具以及为站内职工提供生活服务的有关事项。使办公室真正成不站内工作的枢纽。

4、协调职能。办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调，即指致辞力于上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致辞的协调工作。所谓横向协调，即指致于票证、监控、财务等各科室融洽和谐的协调工作。

办公室主任应具备的素质与修养

收费工作的顺利开展，需要站内后勤工作的有力保障，也就是说需要一个得力的办公室主任。“得力”，就是素质高、修养好。办公室主任应具备哪些素质呢？危言耸听为大致辞包括政治素质、品德素质、心理素质、知识素质四个方面。

政治素质是办公室主任的首要素质。就是政治上绝对可靠，具有坚定的共产主义理想信念能经得起执政、改革开放和反“和平演变”三大考验，是坚定的马克思主义者，是“三个代表”重要思想的忠实实践者。

品德素质是除了政治素质以外最基本、最要紧的素质之一。要求做到光明磊落，忠实老实；服从组织，顾全大局；关心他人，助人为乐；公道正派，谦虚谨慎；严以律已，廉洁奉公。

心理素质主要包括稳定的情绪、良好的性格、广泛的兴趣和坚强的意志。要求做到：急而不躁怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。同时，还要从本职工作出发，不以个人爱好为取舍，培养广泛的兴趣，培养兴趣的多样性，以适应工作需要。此外，在工作中不仅要雷厉风行的作风，还要有善始善终的毅力；不仅在取得成绩的时候保持清醒的头脑，也能为顾全大局而忍辱负重。

知识素质主要包括三方面。一是深厚的理论功底。要求熟知马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本理论和基本知识，掌握其思想体系，特别是“三个代表”重要思想的基本内涵。二是专业知识。不仅要具有人事办公室工作的基本知识还要熟知交通管理的各项法律法规等专业知识，努力成为一个“多在手”。三是宽广的基础知识，如历史知识、自然科学知识等辅助知识，力争使自己成为一个知识渊博的人。

办公室主任除了需要具备以上四种素质和不断加强自身修养外，在工作中还要树立三种意识。

一、要树立敬业意识

所谓敬业意识，也就是人们平常所说的干一行、爱一行、专一行，这是做好工作的前提。首先是要爱这一行，喜欢这一行，要有浓厚的兴趣，带着感情去做这项工作。办公室主任的工作，即辛苦又枯燥，没有一定的爱心，没有浓厚的兴趣，没有诚挚的感情，是做不好的。应该看到，办公室主任是个很重要的岗位。能够为站领导和同志们服务，是一件很光荣的事。对于这样一项重要而又有意义 的工作，不能妄自菲薄，不能见异思迁，而要怀着强烈的事业心和高度的责任感，全身心投入进去，努力把工作干好。其次要钻这一行，专这一行。第一个“钻”是钻研的“钻”，就是要钻进去，潜心研究；第二个专是专业的“专”，就是通过钻研学习达到很高的专业水平。有人说办公室主任无非是一些服务性工作，专业性不强，不需要很高的专业水平，这是不正确的。没有一定的专业知识，尽管有良好的愿望，工作也是干不好的。例如，交通管理的各项法规，公文写作的各项知识，后勤设施 的使用保养知识，怎样使我们的工作保持与日俱进的状态等等，这些都不得是一个办公室主任应该了解、熟悉和掌握的。只有这样，才能当好领导的参谋和助手，才能在工作中有所建树。而要做到这一点，就必须认真学习，刻苦钻研不断提高思想政治工作水平和专业水平，增强使命感和工作能力。

二、要树立公朴意识

公仆意识，也可以说是服务意识，就是要当上级领导的公仆，当好广大职工的公仆，当好司乘人员的公仆，全心全意地为他们服务。

当好“公仆”要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、耐心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。

热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自学自愿地服务，尽心尽力地服务。当办公室主任，不是为了应付差事，不能敷衍了事，得过且过，当一天和尚撞一天钟，而是要认真负责、积极努力、克已奉公埋头苦干，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。

诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意地、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。一方面，我们反映情况、提供资料，要实事求是，真实可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估计，想当然，含糊其词，似是而非，以免贻误工作。

耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。办公室的工作单调而琐碎，而是要对全站职工服务，难免有众口难调的现象出现，所以当好办公室主任要有较高的涵养，要有毅力，有韧性，有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报情况、开展工作，都必须有耐心，不可急躁冒进，不可粗枝大叶，更不可三天打鱼两天晒网。

脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。如何使我们的工作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样在工作用中贯彻“三个代表”重要思想，怎样为经济建设这个中心服务，为实现全面建设小康社会这个宏伟目标服务；怎样才能做到贴近实际、贴近生活、贴近职工，所有这此问题都不得是我们应该经常考虑的。

嘴勤，包括两个方面，一方面要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验，宣传交通战线广大职工的感人事迹，争取广泛的社会不良分子同和舆论支持。

手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是办公室主任的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都是勤于动手撰写，不能懒惰。

腿勤，要迈开双腿，不辞辛苦在上跑下跑。上跑就是往领导同志那跑，及是请示工作、汇报情况、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；左跑右跑就是踊跃兄弟单位勤联系、多沟通、学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作。

三、要树立奉献意识

实实在在地说，当好一名办公室主任是不容易的。上呈下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报，后勤服务，工作具价格政策 而繁杂，平凡而枯燥。我们所做的工作大者无形的，不像工人生产一件产品就是一件产品，也不像农民春天播下种子，秋天收获粮食。为赶写一篇文稿往往要加班熬夜甚至通宵达旦，为了组织好一次会议或开展好一项活动不知要说多少话、跑多少腿。所以我们必须树立无私奉献的意识，不计名利，不讲报酬，任劳任怨，甘于奉献，在办公室主任这个平凡的岗位上做出不平凡的成绩来。

办公室主任职责剖析

办公室主任的职责大致包括承办职责、参谋职责、管理职责、协调职责、领导指挥职责五个方面。

（一）承办职责

承办职责指办公室主任对领导决策的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看，大体有三个方面：

1.承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项

领导决策有时是“统一研究，分头落实”，有时是领导个人决断。作为负责本机关、本单位综合办事机构的办公室主任，对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。即使是领导同志交由其他部门或其他人办理的事项，办公室主任亦有协助办理的责任；有时，一些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项，则须由办公室主任具体承担、落实。

2.承办上级部门主办的事项

办公室既是本级党政机关的综合办事机构，是独立存在的个体；又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分。各级办公室之间通过加强联系，既“各自为阵”，又“协同作战”，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能，以便更好地为各级领导服务，这是不少地方总结、创造出来的成功经验。上级领导机关的办公室向下级机关办公室交办一些事情，办公室主任应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。上一级办公机关及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办理。

3.承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项

为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导同志汇报请示工作，往往不直接去找领导同志本人，而是先找办公室主任。办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。例如，某部门要兴办一项事业，须专题行文报请领导机关批准；行文经领导机关的办公室登记后，工作人员要交由主任批办，办公室主任要负责与领导联系，商讨是否召开会议研究，要开何种会议，让哪些人参加等等。待领导指示后，办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位和部门具体贯彻执行。

办公室主任“承办”的具体形式，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。“主办”即直接负责具体办理；“会办”即会同有关部门和单位联合办理；“转办”即转由其他有关部门和负责人办理；“催办”作为“会办”、“转办”的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。无论是“主办”、“会办”，还是“转办”、“催办”，办公室主任都应严肃认真，切不可敷衍塞责，草率从事。

（二）参谋职责

参谋职责指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。决策是指导者的基本职能，社会主义现代化建设的新形势，要求各级领导干部努力实现决策民主化。科学化，这除对领导干部本身提出更高、更严的要求外，还需要各级办公室成为卓有成效的“智囊团”“参谋部”，办公室主任应当理所当然地成为“参谋长”，积极主动地辅助领导决策，认真地履行自己的职责。这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务。

办公室主任履行其“参谋”职责，有其独特的便利和优势：

（1）办公室主任工作与领导层的工作同步运行与操作。由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性特点，领导层确定要抓的工作，也多是办公室主任着力要办的事情，正是由于这种“思维共振”，使得办公室主任的工作能力与领导的工作合拍，从而为办公室主 任辅助领导决策提供了便利。

（2）办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导陈述自己的见解和主张。

（3）办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询服务，当好领导的“参谋”提供了便利条件。为正确履行“参谋”职责，办公室主任要依据党和国家政策，紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，积极主动地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛选、传递工作，把调查中获得的大量第一手资料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从而提出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。

要正确发挥办公室主任的“参谋”职责，应当注意如下两点：

1.在一定情况下与领导唱“对台戏”

办公室主任是一个双重性的角色，他既是秘书班子的“大班长”，又是协助领导决策的“参谋长”。作为“大班长”和“参谋长”，他是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价其工作优劣的基本指标；作为“参谋长”，则要依靠独立的科学研究成果为领导服务，以提出多少真知灼见作为评价其工作优劣的根本标志。办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导兼听而明。

2.领导决策前多参谋，领导决策后多反馈

在领导决策前，办公室主任要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种信息，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为领导提供选择的方案；在领导决策过程中，办公室主任要通过调查研究，收集和整理方方面面的意见反馈，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据，坚定领导决策的信心和决心；在领导决策后，办公室主任要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，协助领导搞好跟踪反馈，保证决策顺利地贯彻落实，或根据变化了的客观形势及时进行调整。

在领导决策的全过程中，办公室主任的“参谋”职责是十分重要的。从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室主任的参谋职能可以分为三种类型：一是“顺向”参谋，即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”；二是“逆向参谋”，即当领导的决策意图不符合实际情况时，办公室主任所进行的“劝阻性参谋”；三是“侧向”参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。

（三）管理职责

指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。根据国家有关规定和办公室工作的实践，办公室主任的管理职责主要有两个方面：

1.文书管理

文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。党政机关的公文工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。办公室作为单位的综合办事机构的枢纽机构，承担文书工作是其主要任务之一。一般来说，办公室内部均设有秘书科（股）、资料室、机要室、文印室、收发室等，分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。办公室主任对文书工作的管理，主要体现在参照各级党政机关制定的机关公文处理办法，结合本单位的具体情况，建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作，确保公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、积压而贻误工作。

2.信息管理

办公室主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的。严格地说，信息工作也属文书工作范畴，但鉴于它是各级办公室的一项“新兴事业”，而且十分重要，需要办公室主任予以特别重视。所以有必要将其单列为办公室主任管理职能中的一项。在这种情况下，办公室主任应从如下方面对信息工作进行管理。

（1）加强对信息网络的管理。目前，各单位已基本形成以该单位办公室的信息机构为中心包括下级各办公室信息机构在内的信息网络（当然，该级信息机构又同时以上级的信息机构为中心）。办公室主任首先应当加强对网络中心即该办公室内的信息处（科、组）的管理，使其在信息网络内发挥带头、促进作用。其次，还要注意对整个网络的管理。如健全制度，对下级或同级其他信息机构进行业务指导，组织共同行动等等。

（2）加强对信息传递方向的管理。信息传递的方向如何，即与领导决策的需求是顺应，还是相逆，这是办公室主任应当控制、管理的。一般说来，领导决策所需的信息可分为两种类型：一是“追踪型信息”，即指领导决策形成并付诸实施以后，通过“跟踪追击”迅速反映实施范围以内的有关动态；二是“超前型信息”，即指领导决策之前，向领导提供的能够反映该决策的基础、趋向及效应的“资料信息”，或某个较重要的问题发生之前反映其迹象、趋势的“信号性信息”。

（四）协调职责

指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。办公室是行政管理工作过程中信息沟通的中枢部门。领导机关的决策、指令、指示要通过办公室向各专业主管部门、职能部门、下属单位以及全社会传递。单位所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公室，办公室对反馈回来的信息经过综合、分析、筛选，供领导决策时参考。作为各级党政机关、企事业单位办事机构的负责人的办公室主任，在承上启下、协调各方面的工作中起着重要的作用。

办公室主任要全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。纵向协调，即致力于上下级之间关系沟通，上令下行，下情上达，上下紧密配合，步调一致的协调工作。办公室主任在这方面的职责主要体现在：当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行；当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释说服工作；当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以上达，以利于上下沟通，步调一致；当下级某一单位某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广以点带面。当下级某一单位某项工作处于落后状态时，要积极主动地协助领导进行重点帮助，“以面促点”，“以面带点”，使之尽快迎头赶上；横向协调，即致力于“左邻右舍”、同级各业务部门之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般均须先报送办公室主任修改、审阅，进行协调，以免对同一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从；业务部门的一些重要工作安排，如召开请领导参加的会议、开展由领导同志“挂帅”的突击性、临时性工作任务等，一般也须经办公室主任统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导“超负荷”现象的发生；当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时，办公室主任更应充分发挥其协调职责，对过去已有明文规定的事项，要维护政策的严肃性，督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实；对过去尚无明文规定的，要在认真 听取各方意见的基础上，处理好各有关政策精神的衔接，并向领导提出解决的意见和建议，协助领导作出裁决，把各方的意见统一到总政策上来；内部协调，即以办公室内部的人员、工作为对象，使其和谐、协调地开展工作。办公室主任要着力于室领导成员和室内各单位（处、室、科、组）之间关系的协调。在室领导班子内，要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分层次管理的原则，根据其特长，让副职负责某方面或几方面的工作，以充分发挥领导班子的整体效能。

（五）领导指挥职责

统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最重要条件。要真正发挥领导者的指挥作用，必须有日常的统一指挥。所谓日常指挥，具体地讲，就是领导者按照既定的决策和计划，对所属组织的人员合理地分配任务或布臵工作，及时指导和处理发生的问题。领导者的日常指挥，大体可以分为两种，即执行性指挥和应变性指挥。

执行性指挥他可以叫做调度性指挥。这种指挥是在目标既定、方案现成的情况下，主。要解决贯彻落实的问题。领导者在执行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干、什么时间干，成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必须注意把握住两点：一是人、财、物各种力量的调配、组合要科学、合理，力求达到投人少、收效大；二是行动时机的抉择，要顺乎时势，挑选最佳时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切助力和有利条件。比如一个军事指挥员指挥一场运动战，就有一个捕捉作战时机的问题。不能抓住敌人的薄弱环节时，不战；不是占据有利的地形条件时，也不战；倘若自己的优势兵力尚未集结起来时，还是不战。总之，一个高明的指挥员决不打无准备无把握之仗，战则必胜，攻则必克。

应变性指挥，这是指在领导活动过程中遇到了新情况，或者出现了不测事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时，首先要考虑的是继续干还是不干，是按原计划干下去还是改变计划。取胜的决窍在于审时度势和机动灵活。《孙子•兵势篇》中说：“善战者，求之于势。”又说：“善战人之势，如转回石于千切之山者”。这就是说，善于指挥作战的将军，总是凭借天时、地利等客观情势去求得胜利。他们依托客观形势而采取自己的行动，犹如在高山上滚动一块圆形的石头一样，“石圆则易移，山高则势大”。领导者在工作过程中遇到情况变化，就得因时制宜、因地制宜地进行灵活指挥，切不可固守原定计划，一成不变，坚持蛮干。

办公室主任岗位职责制度化

1.协助上级领导拟定和贯彻执行各种相关方针政策。

2.建立公司行政办公管理流程和制度体系。

3.组织与协调办公室日常事务，如采购办公用品、控制公关费用等。

4.负责管理各种文件资料或档案，以及相关文字处理。

5.组织召开办公室各种工作会议，如周例会、总结会。

6.拟写各种对外的文案与汇报材料。

7.起草各种合同，如业务合同、商业合同、劳动合同等。

8.参与上级领导各种重要的商务谈判及重要工作和重要经济事项的决策。

9.负责相关的外联和接待工作事务，如政府公关、业务攻关、来宾接待等。

10.负责上级领导贯彻与监督落实各项会议决议。

11.负责招聘、培养、激励和考核部属员工。

12.负责其他后勤保障工作。

综合办公室主任岗位职责

一、部门名称：办公室主任

二、直属上级：总经理

三、所属部门：办公室

四、岗位设臵目的：全面负责公司日常行政工作。

五、岗位资格要求：

1、教育背景：管理类、经济类或法律类相关专业大学本科以上学历。

2、工作经验：

（1）5年以上行政或经济类工作经验；

（2）3年以上同行业行政或经济类管理工作经验；

（3）5年以上办公室主任工作经历；

（4）本人特别优秀上述条件可适当放宽；

3、性格要求：乐观、开郎；稳健、成熟；

4、形象要求：五官端正；

5、具备强有力的执行办；

六、岗位技能要求：

1、专业知识：

掌握管理类和经济类相关知识，熟练掌握国家有关法律、法规及管理规定。

2、能力与技能：

（1）、领导能力、管理能力、组织协调能力、团队管理经验和解决问题的能力。

（2）、善于处理企业周边及外围关系；具备良好的社会关系渠道。

（3）、具备良好的沟通能力、丰富的语言表达能力、扎实的公文、报告写作能力。

七、年龄要求：30岁—45岁

八、性别：不限

九、工作内容：

1、在总经理的领导下，负责办公室的全面工作，带领全室人员履行公司办公室职责；

2、协助公司领导监督、检查各项管理制度及会议决定的执行情况；

3、负责制定、执行和修正公司的各项管理制度。

4、协助总经理处理公司日常事务及配套服务和协调处理工作；

5、负责公司定期和考核的组织实施工作；

6、负责对外签订各类合同文稿的审核工作；

7、根据公司及各部室的用人计划组织招聘工作，审核员工岗位调整方案；

8、总体负责公司的质量认证工作；

9、负责公司内外的接待、来访和协调工作，对提出的问题和意见及时解决或上报有关领导；

10、负责组织起草公司行政综合性工作计划、报告、总结、决议、规划等文件；

11、负责审核公司各部门的相关文件及审核工作；

12、负责综合性公文的传递、传达、催办与检查；

13、负责根据工作需要向总经理提出人员任免、聘用、提拔、调动建议；

14、负责监督全公司印章、总经理名章等的使用；

15、负责根据人员编制和岗位任职标准，及时调配人员；

16、负责根据公司生产计划，确定劳动组织与定员；

17、负责组织有关人员审查下属公司工资发放情况；

18、负责处理职工奖惩事宜；

19、负责做好工资计划的审核工作；

20、负责组织全公司各类人员的考核、监察工作；

21、负责组织人事档案的定期审查和整理工作；

22、负责对本部门人员工作业绩进行考核；

23、通过总经理上呈有关请示报告，下达上级指示、规定、通知等有关文件；

24、协助总经理处理公司的日常工作；

25、负责管理勤务工作和后勤工作及协助项目办资金申报工作；

26、负责做好员工培训和计划生育等工作；

27、负责组织公司义务劳动和各项集体活动；

28、负责全公司防火防盗及厂内治安保卫综合治理工作；

29、负责审核人力资源管理有关方案，及报表等；

30、负责按规定做好公务用车的调度与管理工作；参与车辆外修定点，并提供有关基础资料；

31、负责与其它部门的工作协调；

32、负责处理公司对外的公关事务,负责公司对外的联谊联络工作,策划公司的对外宣传、广告 等大型活动；

33、负责公司外部形象的塑造，提升企业的知名度；

34、负责提请总经理召开办公会议并做好记录；通知召开公司例会和临时性会议；传达公司会议精神并协调、督促各部门及时贯彻落实会议决定的各项工作；

35、检查、督促各部门贯彻执行公司会议决议的情况，深入基层调查研究，经常听取群众意见 和建议，为总公司决策提供依据；

36、主动承担各部门之间的“空档”工作，完成总经理临时交办的其它工作；

十、权限与责任：

1．权限：

1)对公司管理制度的提案权；

2)对公司管理制度的执行权；

3)对公司管理制度的监控权；

2．责任：

1)对工作计划的完成负责；

2)对本部门各项工作的有效性负责； 3)对公司的人事工作负责；

4)对公司各项行政工作的完成负责。