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文书与档案管理
1．文书的格式是-----文书的表现形式。2．公文纸介质表现形态包括---开本、规格、印刷、装订。3．“关于评定业务支撑文件”的组卷方法是问题特征
4．公文主体一般由---标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素组成。
5．公文的版记由---主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。
6．及时、准确、安全是文书工作的原则 7．正本可分为---定型本、试行本、暂行本、修订本。
8．正本和副本的本质区别是---它们的作用和目的的不同。
9．组织机构一年度是对内部组织机构一直固定不变的立档进行分类。
10．从行文关系上划分，文书可以分为---上行文、平行文、下行文。11．《北京市解放初期大事记》是指国家或地区大事记
12．本机关收到外机关发来的文件称为收来文件。
13．从文件的使用范围来划分，文书可分为---通用文书、专用文书、技术文书。14．发文机关留存的印刷本是指存本 15．根据决定的性质，可将其分为---法规性决定、指挥性决定、知照性决定。
16．通报适用于---表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
17．简报的特点是---简、实、快。
18.签发是指领导人对文件的发出签具意见
19．行文制度指的是---机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定，包括行文关系、行文方式和行文规则。20．行文制度包括---行文关系、行文方式、和行文规则三个方面的内容。
21． 鉴定档案价值的基础是分析文件的内容
22．档案复制本根据利用单位的不同需要，可以分为副本和摘录
23．发文处理有—八个工作环节，收文处理有--八—个工作环节。
24．校对要以---定稿为依据。
25．拟办的特点是—参考性、差异性、概括性。
26．上行文是指请示
27．档案常用分类方法有三种，即---年度分类法、组织机构分类法、保管期限分类法。
28拟办：公文的拟办就是指文秘部门承办人对于收文准备如何处理提出初步方案和
意见，以供领导人批示、决断时参考。一般由文秘部门的办公室负责人或业务部门承办人提出拟办意见全宗编号的主要方法是---流水编号法。
29．承办是同属于发文处理和收文处理程序
30．案卷目录由--封面、序言、目次、简称与全称对照表、案卷目录、备考表六部分组成。其中—封面和案卷目录是主体部分。
31．档号由四部分组成，分别是—全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号。32．档案检索包括---对档案信息分析存储和根据需要进行查找---两个阶段。
33．档案著录工作主要包括---著录项目、标识符号、著录格式、著录级别---和著录项目细则等内容。
34．文公用纸一般采用国际标准A4型 36．中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置了—19—个基本大类。其中A代表--中国共产党党务—B代表---国家政务总类。
提高办公的时效：文件办理的时间量是个弹性很大的问题，因为很难事先制定个收发文计划去精细地进行时间的量化预测。但是，这并不等于此问题根本不能谈。因为就每个具体环节进行时效分析还是可以的。为此，除加强文书人员的责任心和提高其业务素质外，还可从健全文书办理的制度来加以保证《中国档案主题词表》主要由---主表---及其---词族索引、范畴索引、首字笔画简字表----和附表、附录构成。
38．检索档案工具的基本职能有两点：一是---存储档案信息----一是---查检档案信息。
39．档案检索工具按编制方式划分，可分为---目录、索引和指南---。
40．维护档案完整与安全是档案保管工作的最基本任务
41．档案计算机检索的流程包括----输入、输出两部分。
二、名词解释
1．文书-----概括地说，文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的文字材料。2．公务文书----是指国家机关、社会团体、企业事业单位的行政机关在管理过程中所形成的具体法定效力和规范体式的书面文字材料。
3．人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其出去的检索工具
4．文书档案----文书档案是各级机关、团体、企事业单位及个人，在社会活动中，为处理公务及私人事务而形成的档案。5．专门档案----是各机关单位在进行某种
专门业务工作中形成的档案。主要有：干部档案、会计档案、诉讼档案、教学档案等。
6．平行文：是指同级机关过着不相隶属的机关之间来往的文件没。这些法定的机关与组织可以在自己的职权范围制发相应的公文。
7．文书工作-----通常也叫文书处理工作主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作。
8．档案管理----也称档案工作或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。9．公文的文体----是一种兼有议论文、说明文、记叙文三种表达方式和一般特点的应用文。
10．定稿----公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件，因此，定稿是机关制发文件的唯一可靠标准稿。
11．正本----是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。
12．存本---是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。
13．副本---是指公文形成之后由于工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。
14．计划---对即将开展的工作所做出的系统化条理化的安排设想的书面表达形式。15．简报---是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和文题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。16．总结-----是指对已经完成或正在进行中的某项实践活动的效果、作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳分析而形成的文字材料。
17．调查报告-----以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体。
18．司法文书----是指案件当事人或参与人，为要求司法机关按照法律程序、运用有关的法律条文有效的保护自身合法权益而制定的文书。
19．人事文书---是指各级机关在干部人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。
20．会计文书---是本机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。
21．主题---又称主题思想，通常是指文章中所反映的中心思想，即文章所表达的全部内容中那个贯穿全篇最基本、最主要的思想。
22．结构----在这里指的是一篇文书的内部构造，及文书内容的组织和安排。23．文书语言---文书语言即实用性文体语言，它是用于社会活动、具有实用文特点、反映社会实践活动的规范化的语言体系。24．签发---是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文，并签注自己姓名和日期的环节。
25．用印---是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序。用印是文件生效的标志，因此需要用印的文件只有加盖了发文机关印章之后才能生效。
26．拟办---是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时。27．承办---就是遵照领导人对文件的批办意见，根据来文内容和要求，由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序。
28．查办----是指按照文件办理时限，秘书部门对承办工作进行检查与催眠，防止文件处理的漏办和延误。
29．档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。
30．档案分类方案----就是标列各个类目名称，标示全宗内档案分类体系的纲要。具体而言，就是在分类之前，须先确定分类的级次，以及每一级采用什麽样的分类方法或每一级的主要内容，然后把各个类目的名称一一列举出来，形成一个大纲。31．全宗----是指一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的全部档案。32．档案鉴定工作指导思想是：1全面的观点2历史的观点3.发展的观点
33.档案著录——是对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。赋予其分类标识的过程，称为分类标引。赋予其主题标识的过程，称为主题标引。表格式著录格式直观，易于掌握，用计算机著录一般都用表格式。
34.档案编研工作——是以馆（室）藏为主要对象，满足社会利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，并参加编史修志一集撰写专门著述的一项工作。
35、档案鉴定工作——是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。
36、档案标引——是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范话检索语文的过程。给予文件或案卷以主题标识 的过程称为主题标引。
37、档案存贮缩微化——就是用照像设备或其他摄影方法，把以纸张为载体的档案材料按照一定的比例缩小，摄录在胶卷或者平片上，也就是将档案胶卷化，平片化。
38、特殊载体档案——主要是指声像档案和机读档案。声像档案包括影片、照片、录像等档案；机读档案指用于存储计算机数据的磁盘、磁带、光盘等。
39、档案工作标准化——是指档案工作领域内，由档案行政事业管理机关，或者会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商，共同参与制订档案工作的管理、原则、方法、质量、规格、概念、设施等，同意的衡量准则、技术规范，并且予以贯彻执行和修订的全部活动过程。
三、简答题
1．文件有何作用？——文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：
1、上传下达作用；
2、公务联系作用；
3、凭证记载作用。
2、文书工作有何重要性？——
1、文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作；
2、文书工作是机关工作的纽带；
3、文书工作是保守党和国家机密的重要环节；
4、文书工作是档案工作的基础。
3、编研工作的内容——1熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。2汇编现行机关的档案问及和编撰档案史料。3以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。
4．文书工作组织形式选择的依据是什么？——本机关的工作性质、任务和职能范围；本机关内部机构设置的层次与数量；本机关收发文件的数量；本机关各组织机构驻地的情况；人员的配备情况等。
5.文书立卷是整理与保存文件的一种方法，即文书部门对办理完毕的公文材料，将其中的有查考、有保存价值的，按照他们的形成过程中的联系和规律组成案卷，这就是文书立卷。
6、试析报告和请示的关系。——相同点：
1、行文方向一致。
2、报送要求相同。
3、写作特点相同。
不同点：
1、行文目的不同。报告的目的只是为了让上级机关了解、掌握情况，沟通上下联系；请示则是为解决某一问题而请求上级机关指示或审核批准。
2、性质要求不同。报告属陈述性文件，一般不需要上级回复；而请示属请求性文件，需要上级机关给以及时批复。
3、行文时限不同。请示必须在事前行文；报告则
在事前、事后、事情进行中行文均可。
4、内容含量不同。请示必须坚持“一文一事”，即“一事一请示”的原则；而报告既可一文一事，也可一文数事。
7、文书工作的作用体现在：1助手作用2纽带作用3“门户”作用4查考作用 17.按使用范围分，公文分1通用文件2专业文件3机关常用文件
8、简述发文处理程序。——可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。
9、案卷的含义是什么？——是文件立卷的结果。它是有关某一问题或某项工作活动的系统的、有密切联系的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。
10、文件立卷归档——是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的行为过程。
11、“立卷六特征”有哪些？——：作者特征、内容特征、文种特征、时间特征、地点特征和通讯者特征，简称为“六个特征”。
12．立卷类目的含义——又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。
13、什麽是文书现实执行性？什麽是档案
原始记录性？-----文书现实执行性主要有两方面含义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。档案的原始记录性是指档案是历史的记录，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。档案无论从形式和内容特征上都表现出原始性，也只有这种原始记录性才能真正反映历史原貌，从而使档案成为最真实、最可靠，也更加宝贵的材料。原始记录性是档案最本质的属性，是区别于其他文书、信息、图书情报等材料的根本特征。14．文书工作与档案管理的任务和工作内容是什麽？----文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量的形成机关的公文，科学的组织和准确的处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。文书工作主要内容包括：（1）公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、用印、登记、分发等；（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归卷、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关材料；（9）文书的机要保密；（10）完成领导人交办的其他文书工作事项。档案的基本任务是：（1）坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度；（2）科学地管理档案，大力开发信息资源；9逐步实现档案管理现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。档案管理的基本内容包括：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等六项工作。
15．文书工作和档案管理的基本原则和要求是什麽？-----文书工作的基本原则是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。档案工作的基本原则就是：集中统一地管理国家全部档案维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。档案管理的具体要求是完整、安全、有效。16．简述公文格式标准化的意义------（1）公文格式标准化是公文的性质所决定的。（2）公文格式标准化是公文处理所需要的。（3）公文格式的标准化是顺应社会发展而产生的。总之，行政机关的公文之所以要有规范化的格式，主要是为了保证公文的完整性、准确性和有效性，提高办事效率，给公文处理工作提供便利。
17．什麽是主题词？主题词的特点是什麽？----主题词是揭示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。主题词的特点第一，单一性。即一个词或词组只表达一个词义，一个词义只能用一个词或词组表述。第二，规范性。主题词揭示文件主要内容不是随意性的，而是按照一定的规范要求，由自然语言转化而来。
18．成文日期是怎样确定的？-----成文日期确定有以下几种情况：第一，在一般情况下，公文的成文日期以领导人签发日期为准；第二，经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；第三，两个以上机关的联合发文，以最后签发机关的领导人签发的日期为准；第四，电报以发出日期为准；第五，法规性文件以批准日期为准，法规性文件的发布日期与施行日期不一致时，应在正文中同时注明施行日期。
19．文书正文写作要求有哪些？----正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规。提出新的政策要注意保持连续性，提法要以公布的文件相衔接。第二正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法必须切合工作实际，切实可行。第三，内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见。第四，在文件表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。第五，用数字表示多层结构数字，第一层用“一”，第二层用“
（二）”，第三层用“1”第四层用“（1）”。20．简述文书种类划分的意义。-----
（一）适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序。
（二）适应机关不同行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件及时迅速处理。
（三）适应行文具体要求保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理的科学、高效。
（四）适应文书不同种类要求，以准确把握不同文种写作规律，实现文书写作规范化。
21．简述公告与通告的区别。----
（一）发布机关级别不同。
（二）发布事项范围不同。
（三）发布事项的方式不同。
（四）所公布事项的特点不同。
22．简述请示与报告的区别。——
（一）行文的目的不同。
（二）行文时间不同。
（三）内容含量不同。
（四）上级办理不同。23．主题的作用、依据、要求是什麽？----第一，从主题与内容的关系看，主题具有统摄作用。第二，从主题与形式诸要素关系看，主题起着支配作用。总之主题在文书形成中具有统摄和支配的作用。正因为如此，在文书形成中必须首先确立主题，做到“意”在笔先。文书确定的依据是四个方面：第一，行文目的要求。第二，党和国家的路线、方针政策和上级指示精神。第三，处理事务和社会交往的客观要求。第四，事务的共同特征和发展规律。文书主题要求包括两方面：（1）是主题提炼过程中要达到的要求第一，要反应事物的本质。第二，要恰如其分。第三，主题力求新颖。（2）是表达过程中的要求。第一，主题要集中。第二，主题要清晰明确。第三，主题要前后一致。第四，主题要露而不藏。
24．文书结构的任务、方法作用。-----文书结构的任务有四项：第一，总文理。第二，统首位。第三，相衔接。第四，巧定夺。结构的方法有三种：基本逻辑方法是综合-——分析——综合。第二，分层分段中的分类与归类。第二，归纳层短主旨的方法。结构的作用有三方面：第一，使文书表达“言之有序”。第二，使撰写者“心中有全形。第三，使文书层次分明，富有逻辑性，方便读者阅读。
25．文书语言表达的要求是什麽？---第一，表达的明确性。第二，表达的简接性洁性。第三，语言的平易性。第四，表达的文明性。第五，表达的程式性。
26．简述文书形成的基本步骤。———有以下步骤：
（一）思想准备。
（二）拟订提纲。
（三）草拟初稿。
（四）征求意见。
（五）反复修改。
（六）誊抄文稿。
（七）确定标
印。
27．文书修改的主要范围。——包括：深化主题，审查内容，调整结构，修正语句和标点符号。
28．文书处理过程中有那些特点？——有以下特点：
（一）确定性。文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立，每个环节都有特定的功能和内容。
（二）连续性。文书处理的每个工作环节是紧密衔接的，不允许随意割裂、颠倒。
（三）规范性。文书处理的每个环节都必须遵循严格的工作规范。
29．撰写拟办意见时应注意哪些方面？-----撰写写拟办意见应注意要具有参考性、差异性、概括性。参考性，即拟办意见有时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考；差异性，即拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择；概括性，既拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。
30．简述批办文件主要内容。——包括：一是收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。二是拟办时有困难的事项，批办时要交代该文如何办理和办理到何种程度，是直接办理还是在提出办理意见报领导审批后再行办理。三是在指定文件承办部门时，凡需两个以上部门共同办文的，还要指定一个主办部门，以防承办部门出现于己有利的文件互抢，于己无利的文件互推或各自为政造成矛盾。
31．我们在审核文件时，重点审核哪些内容与方面？---审核的重点是：第一，是否应由本机关办理。第二，是否符合行文规则。第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签。第五，文种使用、公文格式是否规范。
32．简述文书整理的含义。----文书整理归档是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料，按照它们在形成过程中的联系，以“件”为单位，分类整理，并进行装盒、归档的过程。
33．以“件”取代卷的好处是什麽？——1.以客观标准取代主观标准。2.更加符合文书整理的基本原则。3.文书整理跟简便易行和具有确定性。4.有利于整理手段现代化。
34．以“案盒”取代“案卷”的意义是什麽？-----1.方便文书档案的借阅和查找。2.方便档案的复制与保密。3.简化了装订手续。4.使文书工作和档案工作统一起来。35．文书整理归档的范围。——具体包括：1.上级机关来文。2.本机关文件。3.下级机关来文。4.同级或 非隶属机关的来文。5.其他文件资料。
36．文书整理归档的基本原则是什麽？-----1.遵循文件形成的客观规律。2.保持文件之间的有机联系。3.区分文书的不同价值。4.便于保管和查找利用。
37．如何确定案盒内文书？——是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文书归类的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文书。
38．归档的质量要求是什麽？----1.整理归档的文书应齐全完整。2.整理归档的文书要符合档案保护的要求。3.整理归档的文书的保管期限应界定准确。
39、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。40、档案收集工作的集体内容包括以下四个方面：1政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位需要归档的档案进行接收。2政府机关、企业、事业单位的档案室对哪些未及时归档的档案进行补充收集。3档案馆对现行机关、已撤销机关的集体有娼妓保存价值的档案的集中和接受。4档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。41．全宗内档案分类的方法有哪些？——常用1.年度分类方法，按照文件形成和处理的年度将全宗内档案分成若干类别；2.组织机构分类法，就是根据单位的内部组织机构将全宗内档案分成若干类别；3.问题分类法，按照文件内容所反映的问题将全宗内档案分成若干类别；
42、档案鉴定工作的主要内容及任务是什么？——内容：制订档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表；2.具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限；3.拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。
43、档案鉴定工作任务是什么？——1.通过划分档案的保管期限，确定本单位档案室或档案馆的馆藏成分，优化馆（室）藏档案的质量；2.挑选将永久性档案馆保存的档案，为档案馆的收集工作奠定基础。
44、什麽是档案保管期限表？起结构和类型有哪些？——档案保管期限表----就是用表册的形式列举档案来源、内容和形式 并指明保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值、确定档案保管期限的依据。一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。类型有五种：1.通用保管期限表。2.专门保管期限表。3.同系统保管期限表。4.同类型机关档案保管期限表5.机关档案保管期限表。
45、档案保管期限的划分原则是什么？——1.凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具
有长远利用价值的档案，应列为永久保管；2.凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料应列为长期保管；3.凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。
46．档案主题标引的程序-----1审读文件或案卷，确定主题。2主题分析3主题概念转换。4主题及主题词的校对审核。47．简述建立档案检索体系的理由-----档案检索体系失当案管理部门为满足不同需要而编制的各类型的在功能上相互联系,相互补充的档案检索工具的集合体.建立档案检索体系是必要的。1.建立档案检索体系.是提高检索效率的需要。2.建立档案检索体系是扩大档案部门影响,宣传报道馆藏的需要。3.建立档案检索体系是实现资源共享|扩大对外交流的需要。
48.档案库房的日常管理包括哪些？——1.建立健全的库房管理制度（安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度）；2.温湿度调节和清洁卫生；3.注意档案在流动中的保护；4.定期安全检查。
49、档案安全检查应包括哪几个方面？——1.检查档案有无被泄密、毁灭、遗失、盗窃，即使发现不安全因素，采取有效措施；2.检查档案有无发黄变脆、字迹褪色，潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，即使防治；机读档案定时倒带和上机检查；3.检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，杜绝意外事故发生；4.检查受损害文件的数量和情况，是有档案数量与登记簿册中的数量是否符合；5.对于库房管理、提供利用等各项制度的执行情况和在系统、编目鉴定等工作中的缺点等。
50、档案检索工具作用：——档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。（1）桥梁作用（2）交流作用（3）管理作用
39、档案检索工具种类：档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种。
1、按编制方式分为：目录、索引、指南。
2、按载体形式分为：书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微检索工具、机读式检索工具
3、按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。
4、按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具
51.常见档案检索工具——
1、案卷目录：案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。
2、全引目录：案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。
3、全宗目录：全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。
4、分类目录：分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。
5、主题目录：主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。
6、专题目录：专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。
7、文号索引：文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。
8、人名索引：人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。
9、地名索引：地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。
10、档案馆指南：档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。
11、全宗指南：全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。
12、专题指南：专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。13.档案馆指南14.智能化管理和信息共享
52.参考资料的种类：——
一、大事记： １、大事记的种类有：Ａ、机关工作大事记
Ｂ、国家和地区大事记Ｃ、专题大事记 Ｄ、个人生平大事记 也称为年谱
二、组织沿革：１、种类有：
A、机关组织沿革 B、地区组织沿革
C、专业系统组织沿革；
三、专题概要：专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其它社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。
四、会议简介：简明我要地记叙会议基本情况的一种文字材料。
五、统计数字汇集：统计数字汇集又称“基础数字汇集”。
六、企业年鉴：的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。
七、科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。
53.参考资料的编写一般方法：——
1、制定编写计划；
2、收集材料；
3、综合编写 54.编研工作的意义——
1、积极提供服务的有效方式；
2、提高工作水平的重要途径；
3、有利于档案原件的保管和流传。
55、档案工作现代化的标志——1.档案工作技术与设备的现代化；2.管理机构布局与馆（室）藏机构的合理化；
3、档案信息服务的社会化；4.档案工作组织管理的科学化。
56、实现档案现代化的条件。——社会条件和内部条件。社会条件包括：1.需要一个安定的、政治民主化的社会大环境；2.要有足够的资金投入，经济上的大力支持；3.科学技术条件的支持。内部条件：1.档案业务与技术的标准化；2.档案工作人员专业化。
57、计算机检索系统的优点——1.工作效率高；2.检全、检准率高；3.检索途径多；4.能够产生多种形式的目录与索引；5.通过通讯线路和终端设备，能就地向远方检索档案材料，提高了服务效果，节省了经费、人力和时间。
58、简述计算机检索系统需要的物质技术条件：——1.系统本身需要的设备条件；2.档案原件的准备工作；3.有适合档案馆管理系统的计算机软件。
59、档案馆对历史档案的接收与征集 收集历史档案的对象与途径。
1收集散存在国家机关、社会组织中的一些历史档案。
2征集收藏于和人手中的历史档案。3征集少数名族地区的历史档案。4收集党史、地方志办公室以及政协等文史组织及其他学术历史研究部门所征集到历史档案。
5收集散失在国外的历史档案。
60、国家全部档案：是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和61、软盘中的档案的管理和保护中要注意的问题——1.防止软盘生霉；2.防止软盘污染；3.注意防尘；4.远离外磁场。62、档案存贮缩微化的优点：——1.缩小档案体积，便于收藏；2.查找迅速，传递方便；3.价格低廉，保存时间长；4.容易复制，有利于档案原件保护；5.便于推广普及。
63、我国已发布的档案工作标准：——1.针对档案内容所包涵的信息为适用范围的标准；2.针对档案的载体为适用范围的标准；3.针对档案的保管的装具、库房及外部条件为适用范围的标准；4.针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。
64、我国档案标准化工作还需进一步提高的地方——1.档案工作专业名词术语标准；2.档案统计、提供利用标准；3.档案编纂及出版格式标准；4.档案工作现代化建设标准。
65、档案利用的方式和途径——1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅；2.档案外借；3.制发档案复制本；4.举办档案展览；5.出具档案证明；6.提供咨询服务；7.印发目录。
四、论述题
1．论述文书档案的性质、特点与作用--------文书现实执行性主要有两方面含
义：一是说文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，旧必须贯彻执行；二是说在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性。文书除了现实执行性这一本质属性以外，还有政治性、机密性、知识性等属性。档案同样具但有政治性、机密性、知识性等属性档案主要有原始记录性、利用的价值性和科学文化性。文书的特点有三方面：法定的作者、法定的权威和效力及特定地程式性。档案的特点有三方面：系统性、选择性和保存性。文书的作用为：领导指导作用、行为规范作用、公务联系和知照作用、凭据记载作用、传递信息与宣传教育作用。档案的作用主要有三个方面的作用：现实工作及各项社会活动的查考依据作用、历史凭据作用、科学研究的基础和条件作用。
2、试析文书工作与档案工作的关系。联系：
1、工作对象上的联系。文书工作与档案工作的物质对象都是文件材料。
2、工作步骤上的联系。文书工作的终结程序（文件立卷归档工作），就是档案工作的起始环节（档案收集工作），二者从不同的角度履行同一道手续。
3、整体工作的联系。文书工作是档案工作的基础，文书工作的质量决定着档案工作的质量，影响着档案工作的进展；档案工作不断提高质量上的要求，也会影响和推动着文书工作向前发展。
区别：
1、工作目的不同。文书工作是着眼于现实，是适应现实工作的需要，形成和处理文件的；档案工作是着眼于历史和未来，维护历史的真实面貌，为将来工作提供参考和凭证。
2、工作任务不同。文书工作的主要任务就是制作文件、处理文件，对有保存价值的文件进行立卷归档；档案工作的主要任务是对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。
3、试比较各种登记形式的优缺点。
目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。簿册式登记，即采用事先装订成册的登记簿进行登记。这种登记易于保管，应用比较普遍。但比较死板，写错了不易修改，若按大流水号编排顺序号，不便于分类检索；卡片式登记，即使用卡片进行登记，每张卡片登记一份文件，必要时可登记一组文件。这种登记方法，可以灵活地进行分类排列，方便文件检索，但容易丢失；联单式登记，即采用一次复写多联的方式进行登记。这种登记方法，可以减少重复登记手续，提高效率。但容易磨损，不利于长期保存，也容易丢失。如果机关条件具备，可使用计算机对文件进行登记，使登记、著录、检索一体化，更可简化手续，方便利用，提高工作效率。4． 论述“美观”是文书形成的必然要求。-——审美以及对美的追求是人们的普遍心态，文书是社会交际的工具，离不开审美的规律文书形成的目的不是给自己看，而是为了办事目的需要，是给其他机关或
者有关人员阅读的，这就要求文书能给人以美感，使人赏心悦目，愿意读下去，从而达到目的，因此，“美观”是文书形成的必然要求，也是文书形成的重要原理。文书的美，一是体现在形式的安排上要美观；二是体现在内容上要有美感；三是体现在语言以及逻辑结构等方面要有美感。文书要讲求整齐，即层次分明，无参差错乱，眉目清楚，适宜得体；问题排列有序；语句整齐一致。
文书立卷的基本原则
1保持稳健之间的内在联系和完整性 2要正确反映机关工作的历史面貌 3要便于管理、查找和利用。拟写案卷标题的要求
案卷标题，是对卷内全部文件内容与成分的概括和揭示，是案卷封面中最主要的部分
第二篇：文书与档案管理
信息文书试卷
单项选择题
1、（B）地办理文书是文书工作最基本的原则之一。A高度保密 B实事求是 C及时迅速 D精简优质
2、办公室的职能由办公室的（A）来决定。
A性质和任务 B人员与分工 C规模和级别 D性质和地位
3、同级机关或不相隶属机关之间往来的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文
4、经过有关较正式的会议讨论，并投票通过，以会议名义发布才能生效的文种是（A决定 B决议 C报告 D会议纪要
5、表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况用（B）。A公报 B通告 C通知 D通报
6、下列公文专用词语属于“引述用语”的选项是_________。C A、遵照 收悉 批转 特此函复 B、收悉 欣悉 依照 鉴于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 关于 根据
7、收文分发应该按不同情况优先分给（A）
A本单位的主要领导人、主管部门负责人或承办人
B 承办部门的主管负责人和主要承办人员
C本单位分管秘书工作的主要领导人
D本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门
8、拟办意见又称（D）
A拟办方案 B 办文预案 C 办文意见 D 建议和意见
9、公文的校对基准是（C）
A 定稿和格式设计 B领导批示意见 C 经过修改的草稿 D审核过后的文稿
10、复核是在注发过程中对公文文稿再做的（B）
A最后审核 B 技术性审核 C 重复审核 D专业审核
11、由内收发按规定统一拆阅收文称为（A）
A 拆件 B 启封 C 核封 D查核
12、以下收文办理环节属于决策性活动的是（D））。C
A批办 B注办 C 承办 D拟办
18、标明由某公司收启的文件启封者应是公司（B）
A 领导人员 B文书人员 C办公室主任 D业务人员
13、联合行文时各发文单位依次审核文稿称为（D）
A会谈 B会办 C会签 D会稿
14、分发使公文按照主次缓急尽快得到（C）
A 实质性处理 B程序性处理 C 专门性处理 D常规性处理
15、以下是公文的开头，请判断它属于哪种开头方式。
你厅《关于拟录用2003年大中专毕业生的函》（国安政〔2003〕18号）收悉。经研究，现函复如下。属于________ B A、概述式开头 B、引述来文式开头 C、目的式开头 D、开门见山式开头 16．以下属于收文加工环节的是（A）。17．以下属于收文的加工环节的是（B）。
A起草文稿 B汇编公文信息 C填写催办单 D 注明文件办理经过和结果 18．注办应该由（C）负责。
A 文书人员 B 单位领导 C办公室主任 D承办人 19.会议纪要适用于（D）。
A.记载会议情况 B.传达会议情况 C.记载会议议定事项 D.传达会议议定事项
20、文书的（D）是文书工作的中心环节。
A、管理B、处理C、利用
多项选择题
1、以下属于公文制发程序的有___________。B、C、D A、签署 B、签发 C、审核 D、分发
2、事务文书的制发程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草拟 B、审核 C、定稿 D、登记
3、下列选项的排序符合公文的制发程序的有___________。C、D A、草拟 审核 复核 签发 B、签发 登记 缮印 分发 C、草拟 审核 签发 分发 D、缮印 用印 登记 分发
4、在复核时应注意下列哪些事项___________。A、B、C A、审核、签发手续是否完备 B、附件才料是否齐全 C、格式是否统一、规范 D、是否做好发文登记
5、公文的紧急程度分为___________。A、B A、特急 B、急件 C、限时送达 D、紧急
6、以下属于公文主体部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送机关 C、抄送机关 D、附注
7、公文标题___________。A、C A、一般应标明发文机关 B、不应标明发文机关 C、一般不用标点符号 D、特殊情况可任意用标点符号
8、公文主送机关应使用___________。A、B、C A、全称 B、规范化简称 C、统称 D、一般称谓
9、下列文种，哪些文种必须有主送机关。___________ B、C、D A、公告 B、批复 C、请示 D、报告
10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、会议纪要式 D、简报式
C、公文的份数序号、密级程度、紧急程度和发文字号均在武文线之下 D、信函式公文的发文机关标识依然是发文机关的全称、规范化简称或统称
案例分析
某市一职业学校易地扩建后，住宿生急剧增加，学生宿舍床位紧张，甚至出现一张床位两个学生睡的现象。为了解决这一困难，学校准备兴建一栋学生宿舍楼，但建设资金缺口较大，学校向市教育局申请拨给学生宿舍楼基建经费。校长办公室秘书起草了一份申请拨给学生宿舍楼基建经费的请示(全文如下)，交给校长办公室审核。
关于要求解决学生宿舍拥挤问题的请示 市人民政府、市教育局：
我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。
×××市第二职业学校 2014年8月25日(1)请你代校长办公室主任审核这份请示，指出存在的问题。(2)请你代校长办公室秘书修改并重新起草一份请示。指出下述文书处理程序中的错漏之处，并说明正确做法。
某县政府外收发小赵收到１份急件，启封后发现是〈某某省林业厅关于上报春季植树造林面积的紧急通知〉，随即送主管林业工作的李副县长批办。李副县长阅 6后，用红铅笔批示：“请有关部门办复，据实填报。５月９日。”后由县林业局起草复文后直接送李副县长签发，然后印制成该县政府正式文件发出。
第一，外收发不应启封，应由内收发登记，急件应列入对内催办；
第二，批办意见不应用红铅笔书写，不符合存档要求；且应明确承办部门及承办时限；应签批办人姓名及批办年、月、日；
第三，县林业局的代拟稿应由林业局负责人进行技术性审核，交县政府办进行综合性审核，由李副县长先核后签；
第四，文件运转应有规范的文件处理单。阅读以下案例并指出行文中存在的问题。
某单位下属仓库土地被地方开发区征用，谈妥予以相应土地划拨，但久久不见落实。该单位刘局长十分着急，在办公会上交代秘书部门立即拟写一份公函发给对方，希望对方有一个回答。会后第二天早上上班时，王秘书将函稿直接送刘局长，由于急着到外地开会，刘局长来不及与王秘书照面，将函稿批阅后请人转交王秘书。王秘书一看，刘局长用铅笔在文稿内作了几处修改，文稿边上空白处签的是“阅。刘，９。２８”等字样。
写作题
【要求】
（1）行文简洁，；（2）自拟一个贴切的标题；（3）针对专题培训内容，结合企业公文写作实际，言之有物；（4）行文规范。
一、学生会准备组织同学踏青，并邀请老师们参加。请你以学生会的名义拟写一则邀请函
答案： XXX老师：
又是一年春光烂漫时，又是一年桃花朵朵开，整日为我们呕心沥血、被高大的水泥建筑包围的你，是否已经嗅到春天的味道，是否期待着行走在乡间的绿地、吹着软绵绵的风，赏一片粉色花海、掬一捧清凉的泉水„„。
我们诚挚的邀请恩师，请你抽空参加为盼，让我们一起来拥抱自然，一起相约，感悟自然的风，感悟春天！
二 2006年1月17日，江苏省文化厅向文化部递交了一份请示，请示文号是“苏文市（外）〔2006〕08号”。请示的主要内容是：由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。经研究，江苏省文化厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现在按照规定上报文化部审批。请示的附件是：演出确认函、演员护照和有关演出资料。
请根据以上信息，按照请示的格式，拟写这份请示。
关于拟邀请新加坡歌手孙燕姿来南京举办个人演唱会的请示
苏文市（外）〔2006〕08号
文化部：
由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。
经研究，我厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现报你部审批。
以上请示当否，请批示。
附件：演出确认函、演员护照和有关演出资料
江苏省文化厅
二〇〇六年一月十七日
第三篇：秘书文书与档案管理（推荐）
一、文书的稿本是文书的文本和文稿的总和。文书在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。
（1）正本、副本与存本的主要区别在哪里？共同点：正本、副本、和存本三个外观一样。不同：正本是根据定稿缮印、具有一定格式的送达主送机关的正式文本。由收文机关根据文件的查考、保存价值、决定是否需要存档保存。副本：是指公文正本的复印件或复份。正本复份的内容和外形特征与正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别：正本送达主送机关，副本送达抄送机关或本机关留存备查、归档；正本具有正式公文的法定效用，作为复制件的公文副本（抄本、复印本），则因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查。副本一般不需归档保存。存本：指发文机关留底存档的文本。存本是不对外发送的，一般可以不加盖印章或签署，起存档及正本核对查清的作用。存本与定稿一起归档保存。
二、定稿与存本的区别？在于有没有领导签发的标志。
三、审核的重点《办法》第三十一条规定：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：（1）是否应由本机关办理；（2）是否符合行文规则；（3）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；（4）涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；（5）文种使用、公文格式是否规范。
四、签发《办法》第二十八条规定：（正签）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。（代签）以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。
五、文件与档案整理工作的原则（1）充分利用原有基础A充分尊重和沿用已有的整理基础。不要轻易打破原有的规律，而因充分尊重和沿用原有的整理办法，从而使文件和档案整理工作保持延续性和稳定性。B充分研究和利用原来整理的成果。不轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（2）保持文件之间的历史联系A文件在来源方面地联系；B文件在实践方面的联系；C文件在内容方面的联系；D文件在形式方面的联系。（3）便于保管和利用。这是档案管理共组的基本出发点和最终要求。
六、立档单位及其构成条件全宗构成者成为立档单位，应该是在一个在工作上、财务上和人事上具有独立性的单位。其构成条件是：（1）可以独立行使职权，并能最主要以自己的名义对外行文；（发文权）（2）设有会计单位或经济核算单位，可以自己编造预算或财务计划；（财权）（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否为立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定，而要以第一个条件来判定。
七、案卷级整理的立卷方法主要是根据文件构成的共同点，将具有某方面共同点和联系密切的文件组合在一起形成一个个案卷。文件六特征立卷法主要如下：
1、按作者特征立卷。（适用的一般是上级机关来文、本级机关的重要文件、下级或其他机关来文，作者多而杂不宜用。）即将同一作者制发的文件组合成案卷。作者指制发机关、部门及其领导。有利于反映同一文件作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系，有利于依据文件来源确定其重要程度和保存价值。
2、按通信者特征立卷。（单向行文不能用）就是将本单位与某一单位之间就一定问题进行一定工作联系而成的来往文书集中立卷。适用于按通信者特征检索文件的情况。
3、按问题特征立卷。即将反映同一事件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起立卷。此处的问题指文件内容反映的主题、包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项业务活动的开展等。这样既能保持文件间的联系，又能符合利用者按问题检索的习惯。是常用的。
4、按时间特征立卷。即按某一时间下文件产生时间顺序将文件组成案卷。时间特征指文件形成的时间。可以反映出一个单位在不同时期的工作特点和发展状况、有利于保持同一时间文件，可以使利用者的联系从历史去把握、认识事物的发生发展。是现行单位最常用的方法。
5、按名称特征立卷。即将同一文种的文件组合成案卷。放映了文件的性质、效能、和价值。还可以把名称相近、保存价值相近的文件合并立卷。组卷快，查找简单。但是容易割裂文件之间的联系。
6、按地区特征立卷。就是将公文内容锁涉及的同一地区或者作者所在同一地区的文件集中立卷。便于反映该地区的工作情况或有关该地区的问题的处理，方便人们按地区特征检索公文。多用于下级机关来文。
十一、档案的利用服务性
档案的外借服务的流程：
1、机构内部外界服务：A外借档案人员应填写档案外借申请单，并经分管文档工作的负责人批准后，到档案管理部门办理借出手续。B外借档案人员持获批申请单到档案管理结构，填写档案外借登记簿后，档案管理人员可根据其需要，提供档案外借服务。C借阅人对所借档案进行清点核对后，必须在“接触者签名”栏内履行签收手续
2、机构以外的外借服务：非档案形成机构的组织或个人需要档案的外借档案服务，应持有查（借）阅档案介绍信，写明利用者的身份、借阅目的、范围和借阅期限等，经组织领导批准后方能借出。同时好药进行详细的档案外借登记。
档案外借的规章制度：
1、借出期限；
2、外借档案的使用要求；
3、借阅范围；
4、催还与续借；
5、归档检查；
6、效果反馈
制法档案复制件的流程：利用者提出申请—进行复制—最终审查。制发档案证明的工作流程：利用者提出申请—领导审查批准—查找材料—综合编写—校对—寄发。
八、文件立卷的步骤
1、组卷：A归档文件要保持它们之间的历史联系。B区分保存价值，分类整理组卷。C单位内党和行政机构的文件材料要分别组卷。D不同的文件一般不得以其组卷。E秘密文件与非秘密文件要分开组卷。F特殊载体文件的处理（同纸质文件一同整理，分别存放）
2、卷内文件的排列：:正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；查证性依据性在前，专题性文件在后；方针政策性文件在前，业务事务性文件在后等。
3、卷内文件编号：页号一般位于文件右上角（正面）和左上角（反面），从阿拉伯数字开始流水编页号。不应有空号出现，凡有文字的页面都必须编号。
4、填写卷内文件目录和备考表：（1）填写卷内文件目录。放在全卷文件的卷首，按照卷内文件的排列顺序逐一填写的详细清单。主要项目有：顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等。其
一、顺序号即件号，以每份文件为单位。其
二、文号即文件编号，按每份文件原有的编号逐一编写。其
三、责任者即文件作者，通常是发文机关。其
四、文件标题原则上按原标题填写。（2）填写卷内备考表。备考表放全卷文件的背后，用于说明该卷文件的状况。包括立卷人、立卷时间、检查人。
5、装订案卷：先将金属物拆除，对破损文件要修裱。按照三孔一线方法进行。
6、案卷封面编目：包括案卷封面和案卷脊背。封面填写全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件起止时间、保管期限、总件数、总页数、归档号、等内容。A全宗名称：要用全称。B类目名称：填写全宗内档案分类的第一级类目名称。C归档号：归档时编制的案卷顺序号。D案卷标题：对案卷内全部文件主要内容与成分的概括和揭示，是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。由作者、内容、名称三部分组成。（三点要求：政治观点正确；文字精练，表达准确；基本结构击求完整）。E档号：其一，全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，机关一般用阿拉伯数字作为编号，企业可填写表达单位的汉语拼音代字。为确定全宗号的机构，在档案未进馆之前该号可暂不填写。其二，目录号：对全宗内每一本案卷目录按一定的方法进行编号，所编号码为目录号，一般由档案室填写。其三，案卷号：目录内案卷的顺序编号，必须从“1”开始。其四，件号、页号或张号：件号应连同全宗号、目录号案卷号依次编出，并在每件文件首页右上角加盖归档章号。保管期限：永久、30年、10年。案卷背脊包括全宗号、目录号、、案卷号等项目。
7、案卷装封：将装订好的案卷装入档案盒。
九、文件级整理：归档文件整理
步骤和方法：
1、整理单位与装订；
2、归档文件的分类：—机构（问题）—保管期限、保管期限——机构（问题)、难度—保管期限、保管期限—等方法。
3、归档文件的排列：一般按事由，结合时间、重要程度等排列。
4、归档文件盖章编号：A盖章：首页上方的空白位置加盖归档章；B编号：全宗号（各立档单位所编制的代号）、（形成）、保管期限（永久、30年、10年）、室编件号（最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注）、馆编件号（进档案馆后有档案馆统一编制）、机构或问题。
5、归档文件编目：A件号（室编件号）B负责人（文件的发文机关或署名者的名称）；C文号（一般由机关代号、、顺序号组成）；D题名（作者、问题、文种）E日期（文件形成时间，8为阿拉伯数字标注年月日，如2010年7月10日，标注为“20100710”）；F页数；G备注（补充和说明：密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等）。
6、盒内备考表填写：盒内文件情况说明（缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人、检查人和日期（文件整理完毕的日期）。
7、归档文件的装盒和档案盒填写：封面（全宗名称）；盒脊（全宗号、、保管期限、机构或问题、起止件号、盒号）。
十、档案库房的管理
选择库房注意的基本问题：
1、库房必须专用，并与档案人员办公室或生活区分开；
2、档案库房必须坚固，库房门窗要有较好的密封性，最好是双层窗。应当对门窗采取加固措施，符合防盗、防尘、防虫、防有害气体的要求。
3、库房应远离水源、火源和污染源，以符合防火、防水、防潮等基本要求。因此，库房一般不宜选择地下或顶层，不宜靠近盥洗室和锅炉房，也不宜设在大楼东、西侧，以防阳光直射。
档案的安全保护：
1、控制库房温湿度；
2、保卫和保密；
3、防火；
4、放光和防尘；
5、档案在搬动中的保护
6、档案的安全检查（内容：（1）现有档案数量与登记簿册中的数量是否相符；（2）被损毁、遗失文件的数量、情况和内容；（3）档案的防护措施和库房设备的安全情况；（4）案卷归入的全宗、类别顺序是否正确；（5）档案的收进、移出，案卷的借出、归还是否做到了登记、注销和还原）。
档案的销毁程序：
1、编制档案销毁清册；
2、附上简要说明；
3、经审批后销毁。
归档制度的内容：
1、归档范围：凡是在单位各活动中形成的、具有保存价值的各种门类与载体的文件材料，均属于归档范围。
2、归档时间：在文件形成后第二年的上半年，即在次年6月底以前向档案部门移交。
3、归档案卷的质量要求：应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件的历史联系、文件特征和价值分类立卷，是案卷能正确地反映机关活动的基本面貌，以便于保管和利用。
4、归档手续：交接双方应根据案卷目录详细清点，确认无误后，即可履行签字手续，并将案卷目录的一份有档案部门签字后，交还移交单位妥善保管存。
第四篇：文书与档案管理基
《文书与档案管理基础》月考测试卷
一、单选题（10×4＝40）
1、行政公文的表达方式不包括（）A．记叙 B。描写 C.说明 D议论
2、某县环保局要转发某市环保局《关于加强环境保护工作的通知》应该使用的文种是（）A．批复 B.通知 C.通告 D.函
3、使用于对重要问题提出见解和处理办法的公文是（）A.规定 B.意见 C。办法 D。计划
4、撰写公文，必须做到（）四个字。
A.及时准确 B.有据有理 C.严、准、精、快 D。形象生动
5“特此复函”、“为盼”、“希参照执行”等词语属于公文惯用语中的（）A.开头语 B.承接语 C.结束语 D.称谓语
6、国务院文件直接发到各个省、市、县，属于（）
A.逐级上行文 B.多级上行文 C.越级上行文 D.多级下行文
7.（）是及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。A．查办 B.督办 C.助办 D.催办
8传阅文件最突出的要求，就是一个（）字。A.准 B.稳 C.慢 D快
9.新国标规定，成文日期中的数字用（）将年、月、日标全，年份应标全称，月，日不编虚位（即1不编为01）。
A．简体中文 B.阿拉伯数字 C.繁体中文 D.英文 10.办公室人员不应该（）
A．脑勤 B.手勤 C.腿勤 D。嘴快
11、上行文中最基本、最常用的方式是（）。
A多级行文 B逐级行文 C越级行文 D直达基层组织和群众 12、1，联合行文时，作者应是()。
A．同级机关 B．同一系统的机关 C．三个以上的机关 D．行政主管机关与业务指导机关
13、公文的形成与发挥作用须依赖于()。
A．公文处理 B．收文处理 C．发文处理 D．办毕公文处理
14、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用（）A、逗号 B、引号 C、顿号 D、标点符号
15、、成文日期以（）为准
A、负责人签发的日期 B、印刷日期 C、发送日期 D、第一次修改稿日期
16、、联合行文以（）为准
A、最先签发机关负责人的签发日期 B、最后签发机关负责人的签发日期 C、印刷日期 D、定稿日期
17、特殊情况越级向上行文，应抄送给（）
A、直属上级机关 B、直属下级机关 C、系统内的所有同级机关 D、有业务联系的机关
18、公文的作者是指（A）
A、制发文件的机关 B、拟制公文的秘书工作人员
C、参与文件形成过程的全体机关工作人员 D、审核签发文件的机关工作人员
19、销毁秘密公文应当到指定场所中（B）以上监销 A、1人 B、2人 C、3人 D、4人 20、修改公文草稿，首先从（）
A.文稿格式 B.文稿内容 C.文稿的语言文字 D.文稿的标点符号
二、多选题（10×2＝20）
1.公文签收步骤包括（）A.清点 B.检查 C.签字 D.登记
2、销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保（）A.不公开 B.不外传 C.不丢失 D.不漏销
3、附件说明是公文附件的（）
A.顺序号 B.使用方法的规定 C.需要说明的其他事项 D.名称
4、公文催办的范围包括（）
A.上级机关来文要求及时回复的 B.平行机关与本机关联系工作的
C.商洽事务需要复文的 D.下级机关送本机关的请示需要批复的 5.以下属于催办范围的是（）Ａ 有关部门呈请性文件 Ｂ 需要落实的会议决议 Ｃ 重大事故处理材料 Ｄ 上级机关交办文件 6.公文处理工作的基本原则是（）
A.实事求是 B.准确规范 C.精简高效 D.安全保密 7.收文办理中，初审的重点是（）
A.是否应当由本机关办理 B.文种是否正确 C。格式是否规范 D.是否符合行文规则 8.公文常用惯用语中的承接语有（）A.据此 B。为盼 C.综上所述 D.当否 9.简报的种类分为（）
A.工作简报 B.业务简报 C.情况简报 D.会议简报 10.发文办理的程序有（）
A.复核 B.登记 C.印制 D.核发
三、改错题
指出下文在行文规则、格式 和写作规范方面的8个错处
请将下面错误的地方改正过来。(每小题1分)
××市人民政府文件
×府发［2004］第11号
关于表彰市××厂实现“安全生产年”的通报
市属各企业：
为确保企业生产和人民生命财产安全，我市××厂从各方面采取有力措施，花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实，并建立了安全生产各级岗位责任制，2003年实现全年无重 大生产和伤亡事故，成为我市标兵企业。为此，市政府决定给予市××厂通报表扬，以资鼓励。
市政府号召全市各企业学习市××厂的先进经验，结合企业实际，建立和健全安全生产岗位责任制抓好安全生产，争创标兵企业，为把我市安全生产提高到一个新水平而努力。
特此通报
××市政府(印章)二○○四年元月 答案：(1)发文号应为：×府发［2004］11号。(2)标题中不应出现引号，应去掉。(3)标题中的“表彰”应与“通报”放在一起，为“关于„„的表彰通报”。(4)通报类属普发性公文，可不写收文机关。(5)结尾处不用写“特此通报”。(6)发文机关应写全称“××市人民政府”。(7)发文时间应规范，并具体到日。
四、案例分析
1.小王是某县政府办公室秘书。该县一家工厂在生产过程中违规排放污水，造成周围土地污染，农民无法耕种；周边河水污染，死鱼成片；井水发红，不能饮用。农民上门抗议，引发冲突，致使多人受伤。县政府接到报告后，要求县办公室与环保局、工商局一起调查事情过程，并以县办公室名义下发文件，向全县各部门通报处理结果„„
小王具体负责文书起草工作，他因工作忙，没有到现场，只是向环保局和工商局的工作人员了解了调查的大概情况，便起草了一份《关于加强环境保护工作的通知》交给县办公室领导审核时，领导把他批评了一顿。请你说说小王工作中的错误在哪里？
2.某区教育局所属一所职业学校，急于购地扩建校园。校领导觉得区教育局没有可能拨付大额金费，便直接写了一份报告给市财政局，向财政局报告学校困难，并在报告中请示能否申请市级财政拨款。提出要求希望市财政局直接拨钱给学校。结果请示被退回到区教育局，引起上级领导的不满。
请问学校行文犯了什么错误？
五、请你根据下面的材料，按照公文格式（眉首、主体、版记）拟写一篇转发通知。
材料：发文字号161号。发文单位：X X省教育厅。发文时间：二0一0 年十一月二十日。转发文件《中华人民共和国教育部关于2011年高考学生参与各类竞赛不再享受保送、加分待遇的通知》
第五篇：文书与档案管理复习资料整理
文书与档案管理复习资料整理
绪论
第一章
1、文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。
2、档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各方面活动直接形成的历史记录。
3、文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，有两层意思：
一、文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源；
二、文书有条件地转化为档案（对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存，另外要按照一定的规律集中保存起来）
4、文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用，凭证作用、参考作用和教育作用。
5、文书、公文和文件之间的关系：广义文件>文书>公文>狭义文件
6、档案的定义包括要素：1）档案的本质属性；2）档案的来源；3）档案形式的多样性
7、公文的分类：第一，按作用可分为通用公文（可分为法定公文和非法定公文）和专用公文；第二，按行文方向可分为下行文、平行文、上行文；第三，按来源和使用范围可以分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件；第四，按功能性质分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、执照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文；第五，按时限要求可分为紧急公文和普通公文；第六，按机密程度可分为机密公文和普通公文
8、档案的种类：可以根据形成的历史时期、档案内容、载体形式、档案的所有者、内容体式进行分类
9、文书和档案的作用。基本功能是记载信息。具体作用：1）规范作用；2）指导作用；3）联络作用；4）凭证作用；5）参考作用；6）教育作用
第二章
1、文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理（文书的三项基本内容或基本任务），为组织工作服务的工作。
2、文书工作的原则：及时、准确、安全、精简
3、文书工作组织机构分为三种类型，1）中心机构；2)专门机构；3）分支机构
4、文书工作组织方式的类型分集中形式和分散形式
5、档案工作的性质有：1）管理型2）服务性3）政治性
6、狭义的档案工作也就是档案业务工作，包括八个环节：档案收集、档案整理、档案坚定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研
7、档案工作的基本原则：1）集中统一地管理国家全部档案；2）维护档案的完整与安全；3）便于社会各方面的利用
8、文书工作与档案工作的联系与区别。联系：1）文书工作和档案工作的对象有交叉；2）文书工作和档案工作前后相继；3）文书工作和档案工作相互影响；4）文书工作和档案工作长期处于“一体化”的状态；区别：1）工作对象不同。一是文书，一是档案；2）工作任务不同；3）服务对象和工作目的不同；4）工作机构不同
第三章
1、制文阶段包括环节：1）交拟2）拟稿（P68发文搞纸样式以及熟读《国家行政机关公文处理办法》）3）核稿4）签发5）复核
2、签发的种类：正签、代签、核签（又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发）、会签（两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发）
3、签发内容包括：签发意见、签发人姓名、签发日期
4、制发阶段：1）打字排版2）校对3）印制4）用印
5、文书制作的要求：1）真实反映法定作者意图；2）严格遵守公文格式要求；3）准确把握公文写作特点；4）严格控制公文制作程序
6、第二节P76~97熟读
第四章（重要）
1、狭义的文书办理主要是指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节
2、文书办理的特点：1）连续性2）失效性3）保密性4）集成性5）规范性
3、办文可以按照先后顺序划分为拟制、处理、执行和暂时保管四个阶段
4、行文方式：1）逐级行文。指直接向所属的上一级组织或下一级组织行文，或者说是按层次一级级行文的方式；2）多级行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或同时直接和更基层的下级组织行文的方式；3）直达行文。指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式；4）越级行文。指下级组织在非常必要的时候，越过自己的直接上级领导机关向更高层的上级组织直至中央的行文方式；5）直接行文。平行行文是同级或没有隶属关系的组织之间的行文；6）联合行文
5、行文规则包括以下几个方面：1）行文要尊重社会组织的隶属关系；2）行文要尊重组织职权；3）行文要考虑是否确有必要；4）行文要明确发文权限；5）同级社会组织可以联合发文；6）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力
6、收文办理的程序，就是收文处理的运转流程，即收文处理的方法、步骤，由收进阶段和阅办阶段组成。
7、收文办理流程：详见P120始
8、收文登记的种类主要有：1）簿册式登记；2）卡片式登记；3）联单式登记；4）计算机登记。（P124 收文登记簿）
9、文件处理单：P125
10、文件阅办阶段包括环节：1）拟办；2）批办；3）分发；4）承办；5）注办；6）催办；7）归卷
11、承办是文件处理的核心和关键环节，分为传阅、传达、拟稿几种。做好承办工作，应注意一下几点要求：1）承办上级文件，首先要消化理解上级指示的内容实质，这是承办任务的基础；2）承办下级的轻视、报告，首先，对请示要着重审核所请示问题的事由、依据情况、要求是否符合实际，是否正确；3）统筹规划，妥善安排
12、内部文件特点：1）实用性；2）保密性；3）多样性
13、内部文件的分类：1）日常事务类；2）原始记录类；3）核心信息类；4）规范制度类
14、内部文件管理的内容： 1）制发与传递；2）整理与分类；3）保存与保护；4）利用与查询
第五章
1、文书管理的意义：1）有利于提高文书工作的质量和效率；2）有利于保证文书的安全；3）为档案工作奠定坚实基础
2、文书管理工作的原则：1）统一管理原则；2）分类管理原则；3）安全保密原则；4）方便利用原则
第六、七章
1、文书终结处理的主要内容：立卷、案卷、归档文件整理、归档
2、立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。
3、《归档文件整理规则》
4、档案收集主要有两个方面内容：1）社会组织档案室对本组织需要归档的档案的收集工作；2）档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案以及历史档案的征集和接收工作
5、文书立卷的要求：1）保持文件之间的内在联系与完整；2）正确反映本组织工作的历史面貌；3）要区分文件材料的保持价值；4）要方便保管、检索和利用
6、文书立卷的步骤：编制立卷类目→平时归卷→年终调整定卷组卷→卷内文件的排列和编号→拟写案卷标题→填写卷内文件目录和备考表→填写卷案封皮→装订案卷
7、立卷类目通常由类目名称、条款名称和条款号，即类、目、号三部分组成
8、立卷方法：立卷（组卷）的基本方法是通过分析、研究，找出文件的特征，再将具有某方面共同特征和密切联系的文件组合成案卷，这种方法称作“特征立卷法”。按六个特征立卷，就有六种方法：1）根据问题特征立卷；2）按时间特征立卷；3）按文种特征立卷；4）按作者特征立卷；5）按通讯者特征立卷；6）按地区特征立卷
9、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
