第一篇：办公邮件行文及处理规范

办公邮件行文及处理规范

为规范公司内部办公邮件往来﹑提高办公效率，特制订此规范：

1.邮件文本及格式规范

1.1.邮件内容

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。

1.2.邮件字体

②

全文统一

② 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体或微软雅黑字体。④ 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。

1.3.邮件附件

如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。

1.4.个人签名

根据公司规定，签名格式如下：

2.发送、抄送、群发规定

2.1.部门内工作邮件，以“收件人”发送至相关人员，如有必要，“抄送”部门长；

2.2.跨部门工作邮件，以“收件人”发送至对方部门接口人，“抄送”本部门对应人员或部门长，如有必要，“抄送”对方部门长；

2.3.越级发送邮件，因工作需要向本部门隔级主管或主管副总裁、总裁发送工作邮件时，应首先征得本部门经理的同意，并在发送邮件时“抄送”本部门经理；

2.4.“收件人”应为邮件涉及内容的直接责任人（严禁“收件人”含糊不清或数量众多，文件编号:S3-006

秘密 发文部门:体系中心1 / 2

不知由谁负责），“抄送”应为需知晓邮件内容的涉及部门的部门经理或具体办事人员（严禁“抄送”无关人员或非直接相关人员）；其他人员如需知晓邮件内容由收件人或被抄送人转发；

2.5.向全公司群发邮件需经过主管副总裁及总裁审批后，由系统部开通临时权限。（部门内、跨部门群发规定请见本节1、2条）；

3.邮件审批规定及流程

各级主管对需要给出审批意见的邮件应遵循如下方式进行批示：

3.1.请示汇报类邮件的批示，应以“同意”、“原则同意+补充意见”、“不同意+修改意见”、“坚决不同意+反对意见+处理建议”其中之一明确回复；

3.2.建议类邮件的批示，应以“参阅”、“阅处”、“即办”之一进行回复、转发。

各项批示意见含义如下：参阅：不需办理，了解皆可，不必对“发件人”进行结果反馈。阅处：邮件涉及事项不需“发件人”直接决定或表示意见，交由“收件人”了解情况、决定处理方案并安排办理的事项。“发件人”未明确要求反馈结果的，可不反馈。即办：马上处理。邮件中已有明确处理方案的按审批意见立刻办理，无明确处理方案的，“收件人”应在与“发件人”沟通后立即处理，并在完成后对“发件人”进行结果反馈； 3.3.邮件内容要求

文字：简练、准确；

内容：结构清晰、重点突出、方便阅读，避免冗长邮件；

重要、正式邮件还应注意页面整洁，字体大小统一，以方便收件人阅读、处理。3.4.邮件审批流程

文件编号:S3-006

秘密 发文部门:体系中心2 / 2

第二篇：关于规范办公行文格式的通知

关于规范办公行文格式的通知

各位领导、同事：

随着公司对办公行文格式的不断规范，按照企业管理部要求，以后办公文件字体改用“方正仿宋简体”、“方正小标宋简体”字体，安装文件已经上传至群共享，请各部门自行下载。

另，新的请示模板已上传至群共享，按照总部要求，报送请示时必须注意以下事项：

1.标题为二号方正小标宋简体。

2.正文为三号方正仿宋简体。

3.落款日期为阿拉伯数字。

4.行间距为固定值：28.8磅。

5.在落款日期下必须上报请示文件的具体负责人及联络方式。

6.上报请示时一定要将上报需要解决的事情阐释清楚，特别在上报合同时，要附请示文件、合同WORD版，并将签订合同的相关背景交代清楚。

7.必须有各级领导签署明确意见、姓名。如：“同意，报至**审批。”

8.上报请示必须有公章审批单、请示上报审批单、请示正文及附件等，审批单前期已在群里上传。

9.请示模板中的关于标题、正文字体及行间距的要求适用于各类办公行文。

请严格按照总部要求上报请示，如不符合要求，企业管理部将退回相关部门整改、并重新上报。为加快报批效率，请各部门做好传达。

第三篇：邮件规范

电子邮件的礼仪

——让我们高效地沟通

现状问题：

1． 主题不明确或缺失或冗长；

2． 未针对事件相关人群发送，不知何时抄送直属领导； 3． 内容不够规范，如：称呼、开头语、结束语； 4． 正文叙述长篇大论，重点/主旨不明确； 5． 对外发送的附件图片杂乱、不规整。

工作往来中的电子邮件代表着公司及自身形象，显示着公司及自身的水平和实力，直接影响到客户对公司、同事对自己的评估。所以，我们必须重视日常工作中的商务电子邮件的写作。结合我们员工在使用电子邮件时存在的上述几点问题，本文将简要叙述电邮格式及应遵循的有关原则。

一．标题

◆不要缺失标题，这是最失礼的。

◆一封电邮尽可能只针对一个主题，不在一封电邮内谈及多件事情。◆要反映邮件内容和重要性，不要使用含糊不清的标题，如 “某某收”。◆回复邮件时，可根据内容需要更改标题，不要“RE RE”或者“答复 答复”一大串。◆正确地标题写法，例如“关于xx会议的通知”、“xx项目预警”等。标题是收件人了解邮件的第一信息，要使用简明扼要、意思明确的标题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

二．称呼、开头语、结尾语

◆开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可称呼“大家”、或“ALL”等。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x副总”；如果不清楚职务，则按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但须先搞清性别。◆开头结尾最好要有问候语，最简单的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您顺利”、“顺颂商祺”等。再尊敬一点的开头结尾语，可向对方道谢或问候，如“感谢您出差期间的关照”、“好久不见，身体可好”等。俗话说礼多人不怪，礼貌一些总是好的，即便你的邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

三．正文

◆写电子邮件切勿长篇大论，应尽量简单明了地表达。如果事情确实复杂，正文最好用1、2、3、4列几个段落进行清晰明确的说明，如有需要可单独写个文件作为附件进行详细描述。◆尊重对方，经常使用“请”、“谢谢”之类的语句，轻易不要使用表示强烈的标点或字眼。◆尽量避免拼写错误和错别字，发送前自行检查，确认行文是否通顺，拼写是否无误，并保证一次邮件交待完整信息。◆合理提示重要信息，可用粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对重要信息进行提示，但不要过多。◆对于与技术相关信息的邮件，可利用图片、表格等形式来辅助阐述。总的来说，邮件正文应遵循五大原则：准确、简洁、完整、清楚、礼貌。电子邮件是用于商务办公的，切勿使用电子邮件对他人或对他人意见进行评论。

四．附件

◆附件文件应按文件内容准确命名。

◆正文中应提示收件人查看附件，并对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。◆附件为产品、零件图像时，应注意拍摄物整洁、周边无杂物，对外发放的图片信息直接代表公司形象。◆附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。◆如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。五．结尾签名

◆末尾加上签名档是必要的。这样对方可以清楚的知道发件人信息，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多。例如： 六．回复技巧

◆及时回复Email。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”已收悉。我们正在处理，有结果立刻回复”等等。◆进行针对性回复。答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，使问题和解答一目了然。◆不要就同一问题多次反复讨论。如果双方就同一问题的交流回复超过3次，这就说明电邮沟通不畅。此时应采用电话等方式及时交流后再做判断。七．其他 ◆邮件转发

转发邮件之前，先确认该邮件内容是否有必要告知所有收件人。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，突出重要信息。不要将RE了N回的邮件发给他人，让人摸不着头脑。◆ 抄送（CC）

带有重要信息需知会的，汇报事件结果的，需要部门主管决策的邮件，都应发送或抄送给主管领导。非特殊情况，应尽量避免越级汇报。

综上，准确规范的邮件，不仅能反应发件人的业务水平，还可以体现发件人为人处事的态度和风格，对内有助于建立良好的工作关系，对外对对最终达成贸易起到重要性作用。因此，有必要熟悉电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

第四篇：公司行文规范

河北喜德来家具实业有限公司

公 文 处 理 规 范

一、目的和适用范围

为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。二、公文处理职责

1．公司办公室为公司内外公文的归口管理部门，负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档；

2．公司办公室主任负责外部来文拟办意见的签署； 3．相关部门负责公文的起草；

4．相关部门主管领导负责公司内部对内对外行文的审核； 5．总经理负责公司内部对内对外行文的签批。三、公文分类

1．决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

2．决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；

3．通告（或公告）——适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

4．通知——适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项；

5．通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；

（3）二级公文使用“小红头”纸，即70号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司”（**）；

（4）三级公文，不使用“红头”纸；

（5）红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行发文；

（6）红头文件对内行文可以以公司办公室或董事会名义行文。2．发文字号

（1）使用“大红头”时发文字号用4号仿宋体“喜字[****]*号”，红线上居中排布；

（2）使用“小红头”时，发文字号用4号仿宋体“喜**字[****]*号”，红线下第一行右上角顶格排布。3．公文密级和保密期限

（1）公文秘密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。

（2）文件如需标识秘密等级，用4号黑体，顶格标识在第一行右上角，如需同时标识秘密等级和保密期限，则在秘密等级后加同样字体的保密期限，中间用★隔开。4．公文标题

（1）使用“大红头”时用小2号宋体。使用“小红头”时用小2号黑体使用非“红头”时不做统一规定。

（2）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5．主送机关

公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的文字对齐；最后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位；抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位；抄发机关是将公文发往的相关下级单位。

12．印发机关和印发日期

用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

13．公文用纸和结构层次

（1）公文用纸一般为A4型，左侧装订。

（2）公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”第五层为“①”。

六、公文办理 1．内部发文办理

（1）发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（2）公司内部公文送负责人签发前，应当由办公室进行复核。复核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规范的规定等。

（3）公文正式下发，需进行登记并填写《发文登记表》。（4）各部门收到文件时应做好《收文记录》。2．外来公文处理

（1）定义：外来公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司（包括传真件）的文件、简报、通报等。

①对于不需具体办理的公文，由公司办公室确定公文的传阅范围，进行传阅。

②对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再转相关领导和部门传阅。

3．公文处理原则

（1）坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。（2）必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。.（3）必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过公司办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。

（4）公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。（5）各部门行文必须使用全称或通用规范简称。4．公文立卷、归档和销毁

（1）公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。

（2）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。

（3）联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。（4）公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

第五篇：行文规范

行文规范

一：上行文

第一条、所有向上行文的公文必须采用正规形式及格式，并且一律用电脑打印。第二条、形式分类：

1、报告：汇报工作、反映情况，用“报告”；

2、请示：请求对某项工作或问题做出指示，给予答复，用“请示”；

3、总结：把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的，用“总结”；

4、计划：对一定时期内的工作做出具体安排的，用“计划”。第三条、向上行文必须写明报（抄）送对象、抱送人、行文时间及标题。第四条、报告、请示的标题要清楚、准确地概括所要汇报或请示工作内容；总结、计划的标题必须指明是哪一时期或某项工作的总结或计划。

第五条、起草文件要做到情况属实、观点明确、文字简练、条理清楚、层次分明、标点正确、篇幅简短。

第六条、起草公文的人名、地点、数字、行文要准确、时间、要写具体的年月日。

第七条、报告或请示的第一句（或第一段）要简明、扼要的陈述所要汇报或请示工作的主题及目的、意义。

第八条、公文的第二部分（一般指-第二段），也就是报告或请示的正题部分，要清楚写明工作包含的各个事项、时间、地点、负责人（承办人）、费用、工作的进展情况及开展工作等要素。

第九条、公文的最后部分要根据抱送人自己的想法提出下一步的计划及建议。第十条、此规定的适用对象为公司所有部门，各部门在向上请示或汇报工作时必须按此规定办理，违者将所报公文退回重新行文，严重将给予过失处分。