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原创:加快固定资产信息化建设 改进资产管理手段
编辑:静水流深 识别码:16-994828 7号文库 发布时间: 2024-05-13 18:22:02 来源:网络

第一篇:原创:加快固定资产信息化建设 改进资产管理手段

【摘 要】 电网企业固定资产具有一些不同于其他行业固定资产的特点,传统管理方法难以适应公司高速发展的需要,随着固定资产规模日益扩大,亟待转换思路,运用现代管理手段加强固定资产管理。近年来,保定供电公司不断致力于固定资产管理的探索与创新,取得了一定的实践经验。

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【关键词】 固定资产; 信息化; 全寿命管理

保定供电公司(以下简称“我公司”)是国有特大型企业,担负着保定市3区22县(市)的供电和220千伏及以下电网的规划、建设、维护等任务。多年来,公司在市委市政府和省电力公司的正确领导下,始终坚持“三抓一创”工作思路,积极落实科学发展观,企业改革、发展和稳定等各方面工作均取得显著成效,多项业绩指标名列河北省电力公司系统前茅。国家电网公司刘振亚总经理提出建设“一强三优”的现代公司管理目标,资产优良是其中的重要组成部分。加强固定资产管理,大力推进信息化建设,是改进资产管理的最有效途径之一。多年来,我公司在固定资产信息化建设方面进行了许多有益的尝试和探索,为进一步加强资产管理和建设“一强三优”现代公司打下了坚实的基础。

一、公司固定资产的特点

固定资产是企业重要的生产力要素之一,是企业赖以生存的物质基础,是企业产生效益的源泉,固定资产的结构、状况和管理水平等直接关系到企业的运营和发展。根据财政部202_年颁布的新《企业会计准则》规定,固定资产是指同时具有下列特征的有形资产:为生产商品、提供劳务,出租或经营管理而持有的;使用寿命超过一个会计年度。固定资产属于非流动性资产,随着使用和磨损,通过计提折旧方式逐渐减少账面价值。对固定资产计提折旧,是对固定资产进行后续计量的重要内容。

作为典型的电网企业,我公司固定资产具有一些不同于其他行业企业固定资产的特点,具体表现为:

(一)固定资产价值量在企业资产总额中占特别大比重

供电企业不同于其他行业企业,存货较少,因而固定资产占资产总额比重较高,一般大于70%。固定资产管理水平高低直接决定着“资产优良”目标能否实现。

(二)固定资产种类繁多。根据国家电网公司固定资产分类及折旧年限表,固定资产分为输电线路、变电设备、配电线路及设备等十六大类。其中每大类中又区分为若干小类,每一类资产都有多种设备,庞大的资产种类给管理带来了很大的难度。

(三)固定资产分布特别分散

电网企业固定资产的一个突出特点是分布广泛,从地域上看,从繁华市区到边远山村,从现代化工厂到农家大院,电力设备遍及每一角落。从管理权限上看,涉及多个资产管理部门,包括总部资产、农电资产及托管资产等。由此造成管理难度很大,不易掌握和管理。

(四)固定资产更新比较快

电网企业要超前发展,就要高于国民经济的发展速度,才能更好地服务经济社会发展。因此,电网企业必然要不断加快技术改造和设备更新。以我公司为例,固定资产的年均增长速度在18%左右,接近本地GDP增长速度的2倍。

(五)固定资产核算受政策变更影响大

电网企业属于资金密集型企业,固定资产占企业总资产比例很大,固定资产目录调整、折旧政策的变化与调整都会对企业成本产生较大的影响。

鉴于以上特点,传统管理方法已经难以适应公司高速发展的需要,伴随着固定资产规模

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日益扩大,亟待转换思路,运用现代管理手段加强固定资产管理。

二、固定资产管理存在的弊端

(一)固定资产管理体制尚待理顺

目前实行的仍是固定资产分级归口管理体制,各个部门分工负责:财务部门负责价值管理,生技部门负责技术管理,保管使用单位负责实物管理。由于缺乏统一协调,各部门之间难以理清分工合作的责任、权利,不利于管好用好固定资产,如有的保管使用单位不清楚固定资产的价值和尚可使用年限,盲目报废固定资产等。此外有些单位在实物管理中,不能保持完成统一的固定资产卡片数据,管理混乱。

(二)价值、技术与实物管理结合不够密切,管理缺位

固定资产管理是一个系统工程,从立项建设到完工,再到实物管理牵涉到多个部门,只有密切配合和经常沟通才能做好此项工作。以我公司为例,固定资产卡片有48 000多张,如果要求财务人员每一张卡片都一一核对到实物的话,明显不切合实际,这就要求价值管理、技术管理与实物管理加强配合,需要各级固定资产管理人员密切配合。

(三)农电资产管理不到位

到202_年底,我公司农网改造已形成固定资产占公司固定资产总额的44%,这部分资产散布于各县级供电企业,我公司对这部分资产的管理基本上限于账务核算部分,账面核算准确性也较差,价值管理、技术管理与实物管理长期脱节,并且对这部分资产的维护和保养缺乏必要的资金支持。要做到对这部分固定资产实际意义上的管理,还需要相关的配套措施和具体实施办法。

三、固定资产管理的信息化实践随着会计电算化的日益普及,人们已越来越借助电脑和网络开展各项管理工作,固定资产的信息化管理是大势所趋。多年来,我公司致力于固定资产管理的探索与创新,特别是在固定资产信息化建设方面做了大量的工作,取得了比较明显的成绩。

(一)固定资产信息化建设的主要任务

1.反映和监督固定资产的收入、调出、保管、使用以及清理报废等情况,采集、建立和维护相关资料,主要体现为对固定资产增减变动的确认、计量、记录和报告,客观及时反映固定资产实有数额和增减变动历史数据。

2.根据有关规定,正确计算固定资产折旧额,以便正确计算成本,保证固定资产再生产资金的需要。

(二)固定资产信息系统的主要特征

作为财务信息化建设的一个子系统,建成后的固定资产信息子系统具有以下几方面特征:

1.数据量大,数据在计算机内保存时间长。由于固定资产卡片较多,而且反映每一项固定资产的信息项目也比较多,为了便于企业各部门随时掌握固定资产的详细情况,系统内需要保留每一固定资产的详细资料。为了加强企业对固定资产的管理,保留必要的审计线索,即使是已淘汰的固定资产的资料也必须保留。

2.数据处理的频率比较低,数据处理方式比较单一。除了系统初始设置时需要输入大量的固定资产详细数据外,在系统的日常业务处理中一般只需要输入少量的固定资产变动数据、每月计提折旧以及必要时输出报表和统计分析数据,数据处理的频率明显小于其他会计信息子系统。虽然计提折旧的工作量较大,但计提折旧的算法比较简单,数据处理比较容易。

3.数据综合查询要求较强,数据输出主要以报表形式提供。为了满足企业对固定资产核

算和管理的多方面需要,建成后固定资产信息系统具有较强的查询和分类统计功能。

(三)固定资产信息化建设的实践

领导重视是实现固定资产管理信息化的关键。固定资产管理信息化的一个重要原则就是要有企业领导的参与、支持。我公司在固定资产管理信息系统的实施过程中,积极向市公司、省公司财务部领导汇报工作进展,有关领导都做出专门指示,以保证系统应用的顺利进行。如果说,“科教兴国”是本世纪我国的发展战略,那么“科技兴企”就是保定供电公司的企业管理精髓。现在将信息技术、先进的管理方法引入企业管理中来,已经在保定供电公司形成风气。

我公司固定资产信息化建设起步于上世纪末,从1999年开始,我们为信息化建设做了大量的准备工作,基础资料基本备齐。在省公司财务部的高度重视下,公司财务部设立了专职电算化岗位、固定资产管理岗位,制定了《保定供电公司固定资产管理制度》《保定供电公司会计电算化管理制度》,为系统的实施进行了必要的组织准备和制度建设。从202_年起,我们将所有资料数据录入,做成完整的数据库,并运用远光固定资产管理系统进行管理,同时与远光账务核算系统建立链接,使得固定资产卡片变动与账务变动同步,有效地保证了固定资产账卡一致。固定资产管理系统于202_年正式投入运行。

(四)固定资产信息化建设的效果

1.规范了固定资产卡片等基础资料,使得固定资产数据查询快捷方便。我公司原来的固定资产卡片为纸质卡片,且资料不全,账卡不符。经过信息化建设规范,固定资产账卡相符,卡片数据从开始的8 000多张增加到现在的48 000多张。根据精细化管理的原则建立固定资产统计查询方案,在数据库里可以从保管使用单位、固定资产构成分类及资产性质等方面查询到各种信息,使得固定资产的数据查询成为举手之劳。固定资产的任何变动包括新增、调入调出、报废及出售等都与账务管理系统及时核对,保证固定资产的账卡同步变化。

2.信息化建设保证了固定资产折旧的准确性。对固定资产计提折旧来说,信息化建设最大的好处就在于按单张卡片提取折旧,从而保证了固定资产折旧的准备性。我公司原来按固定资产类别分类提取折旧(可能现在还有很多单位分类提取折旧),由于卡片量大,无法区分某一类别中是否有超期服役的固定资产卡片,信息化建设以后,对于超过计提折旧年限的卡片,系统会自动过滤掉,不再参与折旧计算。

3.信息化建设节约了大量活劳动,使得财务人员将更多的精力专注于固定资产管理的其他重要方面。电网企业每年的电网建设都会很大,都会形成大量的固定资产,一个基建项目少则几百张卡片,多则上千张卡片,仅手工制作卡片就是一项十分耗费时间的工作,信息化建设后仅需数据转换就会完成卡片形成过程。通过固定资产卡片计算所取得的数据能够很快完成,既省略了手工状态下的复杂计算,也提高了核算的准确性。

四、后续工作设想

我们运用现代科技手段,在固定资产核算管理上,保证会计数据的真实和准确,但由于自身的限制,还有一些方面需要加强和提高,在适应现代企业要求方面还有许多工作要做。

(一)继续完善固定资产管理信息化系统

我公司目前采用的固定资产管理软件是远光会计软件,由于该软件的固定资产系统应用

不是很广泛,软件本身的功能不太完善,我们将与软件公司长期合作,持续完善和提升软件功能,优化软件程序,在固定资产卡片数量越来越多的情况下,提高运算效率。拓展软件管理功能,使得软件在给定条件下,能够自动预警和提醒财务人员做好管理工作。完善数据接口,使得软件在卡片数据导入导出方面更加便捷。加强数据库安全,避免数据库遭受意外破坏。建立完善的固定资产数据网,实现数据共享,使各部门、各级固定资产管理人员都能根据授权使用同一数据库进行查询、操作与管理。

(二)进一步理顺固定资产管理体制

由于目前的分级归口管理体制缺乏统一组织,很难做到统一领导,协调一致。建议统一研究固定资产管理中出现的体制问题,提出解决方案。研究固定资产的更改、更新方案,使价值管理、技术管理和保管使用有机结合起来,达到固定资产的有效使用。由于电网企业大规模的农网造成,形成的大量农网资产,我公司44%的固定资产属于农网资产,分散于各县电网企业,实际上只能进行价值管理,与实物管理背离。在当前农电管理体制尚未理顺的情况下,应当尽快出台管理办法,如委托代管、有偿使用等方式,以明确责、权、利,既高效率地发挥这部分资产作用,又方便管理。

(三)创建适应现代化企业要求的固定资产管理模式

笔者认为,未来的固定资产管理应该是两个方向,一是决策;二是分析。企业固定资产是企业赖以生存的物质基础,固定资产的规模与发展速度应该与企业的规划相适应,与企业的发展战略一致,固定资产的管理应该为企业的决策服务,服务企业发展大局。必须做好分析与研究,才能管理好企业的固定资产,才能更好地服务于公司战略目标。管理应该是一个创新的过程,从上世纪末我公司开始固定资产信息化建设,稍后进行固定资产管理体制研究,到现在探索固定资产全寿命管理,都是精细化管理的实践需要,我们将继续努力,在固定资产管理上不断进行总结、探索、创新。

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第二篇:资产管理信息化方案

固定资产管理信息化实施方案

一、概述

集团公司固定资产管理手段相对落后,直接或间接导致出现了诸如实物管理和价值管理脱节、未按规定流程办理资产处置手续、盘点效率低下、过程管理缺失等一系列问题。建立信息化平台,改变管理模式,是解决上述问题的根本。

二、信息化建设的必要性

1、固定资产管理手段相对落后。

通过集团公司清产核资工作、与同行业先进企业资产管理对比发现现代企业资产管理普遍向资产全生命周期管理模式发展,以资产、设备台账为基础,以工作单的提交、审核、执行为主线,能够实现对资产的全过程跟踪、管理。而我公司目前固定资产管理仍以手工记账为主,管理分散、手段落后,难以形成高效管理的合力和效力。

2、固定资产实物管理和价值管理脱节。

目前集团公司缺乏一个公开透明的资产管理平台,造成参与资产管理的各单位、各部门容易在管理衔接工作中掌握信息不对称或不全面,容易导致固定资产账实不相符。例如,同一台设备财务账与实物账登记名称不符;再如,固定资产发生更换、报废或转移等变化,财务账上无法实现实时的账务处理。由于缺乏有效衔接和整体协调性,造成账实不符。

3、资产处置未按规定管理流程办理相关手续。

存在因办理审批手续错综复杂,造成经办人在资产处置时未按规定管理流程办理相关手续,例如审批流程顺序颠倒或者手续不健全,导致资产处置环节与企业管理思路会存在偏差,失去管理流程既定的制约效用。

4、资产盘点效率低下,缺少有效的监管手段。

通常企业资产盘点周期为半年或一年,但目前我公司资产盘点仍旧是手工盘点,效率低下且易出差错,难以高效、高质量地完成整体盘点。另外,由于缺少现代化的监管手段,管理者无法对资产盘点质量进行有效监管。

5、固定资产过程管理缺失。

固定资产过程管理目前是按专业进行,管理分散且难形成合力。尤其是当人员变动、机构调整时很容易造成过程管理中断或管理资料遗失。另外,由于缺少现代化的管理手段,难以逐项对固定资产的费用或投资进行量化分析,过程管理无法实现系统化且效率低下。

三、资产信息化建设预期目标

通过资产信息化建设,预期实现从资产采购、安装调试、运行、维修到转让、报废的全生命周期管理,运用现代信息技术提高资产的运行可靠性,降低维护与维修成本,实现资产保值、增值。通过规范管理提高管理水平和人员素质,实现企业依法经营。

1、账实相符,实现资源共享:所有资产按统一的规则进行资产编码,每项资产有且仅有一个“身份代码”,可有效保证每项资

产在全生命周期管理过程中的连续性,确保帐实相符。固定资产信息将在集团内部按权限共享,资产管理更加便捷高效。

2、固化工作流程,资产处置简捷高效:以资产管理信息平台为依托,将工作流程固化到平台中,相关部室按权限依步骤提交审批意见,资产处置过程变得简捷高效,资产处置手续健全完整。

3、实现有效管理,时效性增强:通过资产管理信息平台,使固定资产管理动态透明化,管理人员可进行实时工作任务的监督与催办。资产实物动态实时更新,账务信息随之联动,资产管理时效性增强。

4、提高工作效率,降低管理成本:通过资产管理审批流程的自动化,避免传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费,保证了工作能够快捷、准确地被处理。大大减少办公开支,降低管理成本,提高工作效率。

5、提高设备盘点效率:届时将对固定资产统一编码、粘贴条形码,可用扫码机对固定资产进行快速盘点。管理层可通过查看信息化管理系统,对资产盘点质量及盘点范围进行有效监管。

四、资产信息化建设计划

出于对集团公司资产管理现状、投资费用、建设工作量三方面考虑,资产管理信息化建设拟分两阶段实施:

1、基础建设阶段(计划9月底前达到试运行条件)

于202_年9月底前建设完成主城区直属生产单位固定资产信息管理基础平台搭建工作。初步估计此阶段投资金额为50-80

万元(不含配套硬件建设)。

(1)前期考察:对国内一流软件公司、同行业或性质类似先进企业进行考察并形成进一步建设方案。(2)制定编码规则并完成编码工作。

(3)完成资产管理制度及管理标准修编工作(前三项同步实施,拟于7月底前完成)。

(4)完成固定资产信息录入工作。(5)对应用管理软件的人员进行培训。

2、全面建设阶段(计划202_年底前达到试运行条件)

根据集团公司实际情况,计划于202_年年底前逐步完善主城区信息化管理模块,重点增加运行管理、检修管理两大模块,实现固定资产全生命周期管理。初步估计此阶段投资金额为100万元(不含各控股子公司信息化建设费用)。

(1)增加运行管理模块。主要包括运行记录、故障记录、完好率统计等运行信息。

(2)增加检修管理模块。主要包括维修计划、工作申请、工单管理、备件更换统计、维修计划执行情况统计等信息。(3)完成全员培训工作。

(4)各控股子公司比照主城区生产单位完成资产信息化建设。

计划生产部 202_年5月18日

第三篇:加快工会工作信息化建设

加快工会工作信息化建设

一、充分加大公司工会“计算机爱好者协会”组织优势,举办类似图片修改、网站制作等计算机操作知识培训及其它计算机知识竞赛等活动。

二、结合公司内网改造,尽快制作工会网站,提高工会活动宣传信息量。

三、加强工会工作资料管理系统的建设,在职工教育、厂务公开、民主管理、工会劳动生产竞赛、职工合理化建议、困难职工档案、短信通知介入信息化建设,将工会工作考核纳入资料系统进行考核。

四、通过信息化平台,将推荐电子书籍管理纳入工会工作。

五、厂务公开。

六、多媒体信息与内网建设的结合。

第四篇:固定资产管理改进方向

固定资产管理改进方向

固定资产管理是企业资产管理中一项重要内容,对于上述资产管理中存在的问题,说明固定资产在管理过程中还存在不完善的地方,需在以下几方面加强:

一.固定资产在购入时,资产管理部门和实物管理部门除建立电子卡片外,还应建立

纸制的固定资产卡片并将资产编号粘于资产显著位臵,以便清晰记录每一资产信息,实行“一卡一物”管理

二.目前总部固定资产采购、固定资产验收及卡片录入,为同一人,不符合内部控制

管理中不相容职务分离控制,不能形成有效的制衡机制。固定资产台账管理员根据设备验收人员出具的《固定资产卡片》,填写《固定资产验收单》,采购人持与发票相符的验收单,到财务部核销

三.固定资产在变动、转移和报废时,财务部、产服资产管理部、实物管理部都应备

案并修改信息,以便各方信息一致

四.由于总部存在多个法人公司,资产编号为统一标识,固定资产验收单中,应加一

项——法人公司,以便以后一级资产盘点、调拨或报废时,能准确调出相应信息。目前,在总部,多年没有进行一级公司固定资产盘点,实盘情况还未知。Xx猎豹,存在卡片信息不准、资产调拨至上海未调整、待报废资产问题

五.盘点时,实物管理人不能准确定位每项资产,查看核对资产清单费劲。建议在各

办公室醒目位臵,将固定资产信息公示,以便随时掌握信息

六.事业部加强《固定资产管理制度》宣传,培养员工爱护固定资产意识,不随意搬

动、拆分资产;人为损坏或丢失资产,按价赔偿;不能使用的资产及时返库或报废,申请重新配臵

希望通过已发现xxx部固定资产管理存在的问题,各事业部、财资中心、资产管理部加强沟通衔接,修正自身存在的问题,共同努力管理好固定资产,定期盘点、不定期抽盘,真正做到“账账相符,帐卡相符,账实相符”。

Xxxx财资中心资产管理部

202_-xx-xx

第五篇:试析我国高校资产管理信息化平台建设研究

试析我国高校资产管理信息化平台建设研究

论文摘要:在202_年财政部组织的事业单位资产清查过程中,各高校发现了许多国有资产管理方面的问题。本文通过调研,发现各高校普遍存在着管理手段落后,房产、仪器设备、采购管理条块划分,不能有机地结合在一起,给预算管理、定额管理等造成了一定的困难。为解决这些问题,本文提出了建立高校国有资产信息化平台的设想,旨在使国有资产管理走向科学化、规范化和信息化,为国家节约资金,提高资产的使用效率。

论文关键词:高校;资产管理;信息化

202_年6月,中华人民共和国财政部颁布了财政部第36号令,即《事业单位国有资产管理暂行办法》;紧接着,财政部教科文司又撰写了《事业单位国有资产管理暂行办法问答》。202_年初,财政部组织了全国性的行政事业单位国有资产清查工作。作为事业单位的高校,在教育部的统一部署下,其资产清查工作在202_年上半年全面展开。

此次的资产清查工作,是我国建国后开展的第一次全国范围内的行政事业单位资产清查工作。通过此次资产清查,使全国各高校全面摸清了家底,为进一步加强高校国有资产管理、预算管理及资产管理信息数据库提供了基础数据和可靠依据。对我国事业单位财政预算管理制度改革和提高财政资金使用具有十分重要的意义,同时,也为高校国有资产信息化管理平台建设创造了条件。

一、我国高校在资产管理中存在的问题

在此次的资产清查工作中,发现了资产管理中存在的问题,这些问题集中体现在以下几个方面。

1.高校国有资产数量大,家底不清楚,账实不相符,配置不均,闲置浪费严重,使用效率低下,不能有效运用和调配,管理难度较大

据统计,到202_年底,全国国有资产总量是115830.4亿元(人民币,以下同),其中,事业单位国有资产总量为27260.2亿元,占全国总量的23.5%,而高校在事业单位中居主导地位。同时,我国各高校普遍存在着资产存量不清楚、账实不相符的现象。此次资产清查后,有的高校帐实不符的数额达到几个亿。一些高校由于各种原因,出现公有用房和未分配出去的生活用房的闲置情况,房屋的长期闲置,会导致房屋受损严重,造成经济损失;办公设备管理也存在类似的问题,有些高校盲目求全、求新,购置了许多不常使用的设备,尤其是部委的修购专项,在年末到期时,为了立项专款不被收回,大量的先进设备被重复购置,有的高校,实验设备购置后,由于无场地存放,在库房里经受较长时间的粉尘侵袭。在各高校内部,在资产占有上存在着本位主义思想,闲置的资产不能适时地调配到需要使用的单位,造成大量的资产长期闲置,有的甚至不知去向。

2.高校国有资产管理与预算管理不能有效地结合起来

长期以来,高校国有资产管理在一定程度上存在着管理上的偏差,“就资产论资产”、“为了管理而管理”,没有将国有资产管理与国家财政的预算管理结合起来,主要表现在以下几个方面:一是资产购建经费的安排与现有资产存量脱钩。多年来,由于高校国有资产信息系统不健全,财政部门和主管部门、高校之间资产存量信息不对称,甚至在高校内部,资产管理部门与财务部门的账目都无法对接,预算安排陷于被动局面,难以控制资产重复购置和超实际需求购置资产。二是对与资产配置相关的预算执行情况缺乏有效的监管机制。部分高校不按预算规定的用途和标准配置资产,巧立名目,挪作他用,严重消弱了预算管理的严肃性和政策性。三是高校国有资产日常维护、消耗费用的安排与单位占有资产实物量相脱节,经费预算安排不够科学。使用现代化的信息技术将预算管理与资产的购置结合起来,是一个行之有效的办法。

3.高校国有资产存在着管理不善,流失、管理方法和手段落后的问题

国有资产流失情况的发生,出现在资产管理的各个环节上。首先,在购置环节上,一些高校常常购买一些质次价高的的产品和工程,造成国有资产的大量流失;其次,在资产使用环节上,由于管理不善,资产损坏和丢失情况时常发生;在资产处置环节,资产流失的渠道更为复杂,如低价出售等;未到报废期提前报废;无偿出借;非经营性资产转为经营性资产等等,严重损害了国家利益。

目前,许多高校在国有资产管理上还是采用传统的手工记账或半手工记账的操作方式,即使有些高校正在使用一些设备仪器及房地产的管理软件进行日常管理,但这些软件的功能也只是记账和简单的图表汇总,无法实现自动对账、自动生成表格及网上办公等自动化、信息化等功能。

二、我国高校资产管理信息化管理平台的建设

综合以上情况,高校资产管理信息化管理平台建设的任务迫在眉睫。从高校的实际情况看,高校国有资产综合管理信息平台建设将为高校提供科学化、信息化的资产管理服务。通过网络为高校内外交流提供一个强大、畅通的信息共享渠道。

高校国有资产管理的系统设计既要有超前思维的理念,采用先进技术和系统工程方法,又要注意其技术的可行性、方法的正确性,同时具有发展潜力,能够不断更新以适应不断变化的使用要求和IT行业的发展。

高校国有资产管理系统平台应包含资产管理、采购管理、房地产管理三部分。此三部分既相互独立,又联系统一,达到资产管理的分级管理、分工管理与集中管理。

1.资产管理部分

平台中的资产管理至少应包括以下几个功能。

(1)预算管理功能。资产管理系统的预算管理应能够实现预算自动汇总、分类、自动上报及及时反映审批过程和结果。同时,能够清晰地显示出各单位资产的存量和使用状况,为合理安排预算提供真实的数据。

(2)申购管理功能。资产管理系统的申购管理应能实现由使用部门通过平台申购物资,由审核人进行分权审核,并能体现申报和审批流程,并自动实现“实物费用定额”制。该功能使申报单位随时查询其申购单的执行状态。

(3)验收管理功能。资产管理系统的验收管理应能实现由各用户单位在网上提出物资验收申请后,资产管理部门按有关规定进行验收、审核处理。

(4)入账管理功能。资产管理系统的入账管理要实现记录已购物资的使用部门、使用人、设备名称、数量、规格型号等,资产管理部门可随时查阅各单位使用的物资情况,物资在部门内部各使用人之间的调配情况等。

(5)对账管理功能。资产管理系统的对账管理要实现财务部门通过本功能自动审核资产部门已入账的物资信息,可以实时对账,并可以对审核通过的信息进行查询。同时实现资产部门账目同使用单位的实物的对账功能。资产账与财务账、实物与资产账相互衔接,做到资产管理与财务管理、实物管理相统一。

(6)资产处置功能。资产管理系统的处置要实现资产的网上调拨、报废、报损等管理功能,并对资产处置流程作出反映。

(7)统计分析功能。资产管理系统的统计分析要提供一个信息查询与决策平台,为领导提供综合的统计报表与图形分析功能,对高校国有资产进行查询与统计的功能,帮助领导直观地掌握学校资产的综合情况。

(8)收益管理功能。资产管理系统的收益管理要反映对外投资、出租、出借、无形资产的使用等资产收益管理。对后勤、经营公司等部门进行成本效益管理,科学计算高校国有资产的投入和产出比例,并据此对收益进行合理分配。

2.采购管理部分

平台中的采购管理部分至少应包括以下几个功能。

(1)采购申请单管理功能。资产管理系统的采购申请单管理要实现采购申请单网上数据审核功能,只有通过审核的采购申请单,才可以从事物资的采购业务。系统应提供多种统计(包括按采购方式统计、按资金来源统计、按设备名称统计、按供货商统计等)和状态(待购项目、已购项目、收货验收状态等)显示方式便于采购部门集中采购。

(2)采购管理功能。资产管理系统的采购管理要自动实现按法律法规规定的采购方式来选择,并提供相应的审批流程。能直观详细地显示采购的各种状态、信息(包括采购人、采购时间、合同号、供应商、付款情况、资产入账状态等)。

(3)采购评价管理功能。资产管理系统的采购评价管理要按照采购物资的质量和使用情况,提供包括故障原因、维修次数、使用寿命、供应商服务情况等资料,由使用部门在网上进行相应评价。

(4)厂商管理功能。资产管理系统的厂商管理要自动记录所有与本高校合作过的厂商的详细资料,及曾中标的项目内容和在高校的资信档案。

(5)专家库管理功能。资产管理系统的专家库管理要自动记录招标专家的详细资料、在高校参与的招标项目,并具备按要求自动选择专家的功能。

(6)采购信息管理功能。资产管理系统的采购信息管理要协助管理设备采购资金;协助管理器仪器设备的采购信息;提供统计分析和决策支持功能。

3.房地产管理部分

平台中的采购管理部分至少应包括以下几个功能。

(1)公用房管理功能。资产管理系统的公用房管理要实现公用房屋的基本信息的系统集合,并根据房屋使用用途与各单位人员的情况,对公用房屋进行统一合理的调配和使用状况的管理。以提高公用房使用效率,预防资产闲置和避免无效使用。主要分为:房屋使用管理;房屋租用管理;房屋借用管理;房屋修缮管理(包括预算与日常正常维修);房屋使用情况统计(总量统计、分类统计、分院统计、人均统计);房屋地图分布查询。

(2)教工住房管理功能。资产管理系统的教工住房管理要包括教工住房合同管理,并按照“未生效合同—现有合同—快到期合同—已失效合同—历史合同”的流程自动分类管理合同,实现动态监管。同时通过文档扫描方式,与房屋相关证件实现多媒体连接,严防假冒。主要分为:自用房管理;家属用房管理;出售房屋管理;未出售房屋管理;房屋情况统计;房屋地图分布查询。

(3)周转房管理功能。资产管理系统的周转房管理要实现包括对单身教职工租用房屋的管理和调配,并对房屋的专项性维修工程档案进行管理,全面掌握房屋的质量、安全和维修情况。实现对房屋的日常修缮、水电暖及电梯、空调等设施设备的维修管理。

(4)房屋补贴管理功能。资产管理系统的房屋补贴管理要实现与人事部门系统的对接,并自动对学校房屋补贴人数进行统计和分类。

(5)物业供暖补贴管理功能。资产管理系统的物业供暖补贴管理要自动对学校教职工的供暖补贴、物业费补贴进行统计和管理。

高校资产管理信息系统应该是一个高度统一的管理系统,资产管理、采购管理、房地产管理的相关数据应集成进入统一数据平台,并提供对应的主题信息查询、统计分析服务。只要登陆系统就能查看到所有已执行、未执行和正在执行的项目,审核完毕和到货等事项会发送邮件或短信等提醒;所有的表单、选项可自由设定;具备导入导出、报表打印功能,尽量提供国家要求的各种报表格式和数据的输出;平台中各相关联部分应尽量进行关联,可以自动生成部分应尽量自动生成;提供开发文档和帮助信息;提供操作日志记录功能,系统符合审计标准。为高校各级领导决策提供适时、直观、全面的资产信息。

要完全实现建立高校信息化管理平台的设想还要有一个过程,现在,许多高校也在纷纷探讨这方面的问题。一些高校也开发出了部分适合自己内部使用的独立模块。同时,软件开发行业的发展也为这些模块综合成信息系统创造了条件,高校国有资产信息化管理的实现指日可待。

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原创:加快固定资产信息化建设 改进资产管理手段
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