第一篇：公文写作与评改禁忌

公文写作与评改培训资料

丹江口市人民政府办公室

202_年4月 －

目 录

绪 论 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 第一编 行文规则方面禁忌„„„„„„„„„„„„„„„„2 第二编 文种使用方面禁忌„„„„„„„„„„„„„„„„13 第三编 第四编 － 公文标题方面禁忌„„„„„„„„„„„„„„„„17 公文格式方面禁忌„„„„„„„„„„„„„„„„27

绪 论

党政机关公文处理工作由不规范到基本规范，再到今天的统一规范，经历了数十年的演进。这使我们深感新《条例》来之不易，它的出台是我国当代公文法规建设史上前所未有的重大变革，具有划时代的历史意义。

伴随着《党政机关公文格式》国家标准（以下简称新《格式》）的发布，《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》）已于202_年7月1日起施行。这标志着我国的公文处理工作已实现历史性的转变，步入统一规范的新阶段。如何正确认识这一转变、适应这一转变，学习、贯彻好新《条例》，是摆在公文实务工作者和公文研究工作者面前的新课题。在此背景下，栾照钧先生推出《公文写作与评改禁忌大全》和《公文写作与评改实训题解》两部公文写作与评改实训系列专著，则是深入贯彻新《条例》、指导公文写作实践、适应实务培训需求的应急之作。

栾照钧，中国公文学研究所研究员、中国公文写作研究会理事兼公文文献研究室研究员、中国秘书科学联盟常务理事、《秘书》杂志特约撰稿人、高等院校兼职教授、著述颇丰的公文学家和学者。从事公文写作、新闻写作和公文学研究40余年，曾长期担任党政机关秘书、办公部门和县级单位领导及新闻记者，我国首批晋升的高级政工师。在省以上专业期刊和各级、各类媒体发表文章500余篇，学术论文在全国获奖30余次；除主编、参编多部著作（包括教材）外，连续出版公文写作系列专著。《公文病误矫正指南》《公文写作逆释答疑300题》《公文标题拟制技法与病例评改》《法律及涉法公文法律文书病例与评改》《公文及法律语言应用规范》《公文及法律语言实例解析》等，均在全国荣获过一等奖。前三部著作系栾照钧先生前期代表作，其中《公文病误矫正指南》和《公文病误矫正指南（增订本）》被学界誉为指导公文写作实践和促进公文学研究事业发展的力作，曾在全国多次获奖。后三部著作，是在研究广度和深度上的突破，被学界誉为“研究公文及法律语言的力作，是对我国公文学、语言学和边缘法学的一大贡献”，先后荣获全国公文论著一等奖和全国秘书学论著一等奖。202_年7月30日，中国公文写作研究会常务副会长兼秘书长岳海翔在专题研讨会上论述我国公文评改学方面的研究时，曾强调指出：“特别是栾照钧先生，是这方面的代表人物。近十年来，栾照钧先生陆续推出了公文评改方面的系列著述，独树一帜，开拓了独特的研究领域，在公文学术界产生了广泛和深远的影响。”

《公文写作与评改禁忌大全》全书共7编，包括：行文规则、文种使用、公文标题、公文格式、正文结构、语言文字、标点符号等7个方面的禁忌1081条，对于公文处理实际工作人员具有重要的指导和帮助意义。现选取部分内容供大家学习参考。

－1－

第一编 行文规则方面禁忌

【要点提示】

1．行文规则是发文机关行文的根本准则。行文时必须严格遵守。2．发文须符合行文原则。行文原则，专指行文的必要性和实效性。3．发文须符合行文程序。行文程序，强调行文的严格性和依法性。4．发文须符合行文关系。行文关系，强调行文的规范性和科学性。公文行文关系的规范问题，是公文发文办理规范的重中之重。

5．发文须符合行文方式。行文方式主要指公文的发布形式和运行方式，强调的也是行文的规范性和科学性。

6．按行文规则操作，必须提高执行现行公文处理法规的自觉性。

1．忌不明确公文制发规范

公文制发规范，指广义上的行文规则。行文规则是发文机关行文的根本准则，在新《条例》施行之前，党的机关公文主要依据1996年《条例》笫四章行文规则、第五章公文起草、第六章公文校核、第七章公文签发的规定；行政机关公文主要依据202_年《办法》第四章行文规则和第五章发文办理的规定。新《条例》将党政机关公文制发规范在第四章行文规则、第五章公文拟制以及第六章公文办理（第二十五条）中作了明确规定。

公文制发规范（亦即公文制发的基本体现在四个方面：一是符合行文原则，二是符合行文程序，三是符合行文关系，四是符合行文方式。对于这四个方面的要求，均可用八个字来概括：符合行文原则，应当做到“确有必要，讲求实效”；符合行文程序，应当做到“严格把关，依法行文”；符合行文关系，应当做到“选准文种，协调主送”；符合行文方式，应当做到“多种方式，逐一规范”。

明确公文制发规范，才能严格依法依规行文。否则，公文规范化就是一句空话。是否违反公文制发规范，可从是否违反行文原则、是否违反行文程序、是否违反行文关系、是否违反行文方式这四个方面来衡量。这四个方面并不是孤立的，而是相互关联的，有的所体现的可能不是仅仅一个方面的问题。

2．忌不明确行文关系的含义和种类

行文关系是各级机关乃至各单位相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。这种关系，或者是组织上领导与被领导或业务上指导与被指导的上下级关系（前者纯属于隶属关系，后者在行文中等同于隶属关系），或者是同等级别或不同等级别的非隶属关系（也称作“不相隶属关系”）。

笼统地讲，行文关系分作隶属关系和非隶属关系两大类别。具体来说，行文关系包括以下五种：一是上下级机关之间的领导和被领导关系。如：国务院和各省人民政府，省人民政府和所属的市人民政府，市人民政府和所属的区（县）人民政府，等等。二是某级机关与本机关业务主管部门之间的领导与被领导关系。如：国务院和国务院所属各部门，省人民政府和所属各部门，市人民政府和所属各部门，区（县）人民政府和所属各部门，等等。三是同一系统中的上级业务主管部门与下级业务主管部门之间的指导和被指导关系。如：中华人民共和国财政部和各省财政厅，省财政厅和市财政局，市财政局和区（县）财政局，等等。四是同一系统中的同级机关或同级部门之间的平行关系（即同等级别的不相隶属关系）。如：A省财政厅和B省财政厅，A市财政局和B市财政局，A省财政厅和A省卫生厅，B市财政局和B市卫生局，等等。五是非同一系统中的任何机关、部门或单位之间的不相隶属关系。如：××省财政厅和××市人民政府，××市财政局和××大学、医院、××公司，等等。在公文处理工作中，前三种行文关系为隶属关系，后两种为非隶属关系。

明确行文关系的含义和种类，才能做到规范行文；不明确行文关系的含义和种类，则很可能

－2－ 不自觉地犯违反行文关系的错误。

7．忌违反行文原则

行文必须符合行文原则。符合行文原则，应当做到“确有必要，讲求实效”。行文原则，专指行文的必要性和实效性。新《条例》第十三条规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”

违反行文原则方面的问题，主要表现在滥发红头文件和请报事项违规上。滥发红头文件指不必要行文而行文过滥的情形，主要问题有层层照转、年年照发、无端重发、小题大做等。在违规行文中，请示与报告的违规是比较突出的。除了越级行文和违规主送、违规抄送等违反行文关系的问题而外，还存在明知故请、矛盾上交、先斩后奏、一文多事、报请混杂等问题。

8．忌违反行文程序

行文必须符合行文程序。符合行文程序，应当做到“严格把关，依法行文”。

行文程序，强调行文的严格性和依法性。新《条例》施行前，主要依据是202_年《办法》第十九条所作的禁止性规定以及第二十七条和第二十九条所作的审核和复核的规定。如第十九条规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。”第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。”第二十九条规定：“公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。”

有关行文程序，新《条例》在不同条款作了明确规定，如第十六条第（四）项规定：“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”第十九条第（五）项规定：“公文涉及其他部门职权范围事项的，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。”第二十条规定：“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点„„。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。”第二十一条规定：“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。”第二十二条规定：“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合行文由所有联署机关的负责人会签。”第二十五条规定：“发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。”

违反行文程序方面的问题，主要有横传直送、违规制作、把关不严、校对出错、将错就错等。11．忌层层照转

层层照转，指贯彻上级文件精神，不结合本系统、本单位的实际提出具体措施和要求，或者属于一般性表态而没有实质性内容，无须行文而行文。

新《条例》第十三条规定：“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”层层照转的公文，严重违反此项规定。

对上级机关公文特别是已发至基层的公文，提不出新的措施和要求，还原封不动地层层照转，转来转去就出现了“关于„„的通知的通知”或“关于转发„„的通知的通知的通知”。转发公文中，有些是必要的，但有些是不必要的。

－3－ 要规范转发性通知标题，必须大力精简文件，避免照抄照转。党中央和国务院曾三令五申要求精简会议和文件。《中共中央办公厅

国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》（中办发〔202_〕27号）强调：“对党中央、国务院文件，各地区、各部门结合实际提出具体贯彻落实意见，不得照抄照搬，层层转发。”对此，各级机关应认真贯彻执行，以从根本上解决层层照转导致的转发性通知过滥之弊。

12．忌年年照发

年年照发，即对本机关以前发过的公文，没有补充和修改，只是所谓重申和强调，而多次重复行文，有的甚至年复一年地照抄照发。年年照发的公文，也违反新《条例》第十三条的规定。

公文年年照发的问题，在许多机关带有一定的普遍性。这无形中增加了发文数量，助长了红头文件的泛滥，也使公文的效力大打折扣。

13．忌无端重发

无端重发，指不必要的重复行文，也违反新《条例》第十三条的规定。一是会后重发，指一般性会议已经形成的报告、发言、领导讲话等“白头文件”，没有什么原则修改，没必要发“红头文件”的，会后又发“红头文件”。二是发了又发，指某一事项、某一工作已用某种形式发布或布置完又发“红头文件”。诸如：媒体公开发布后，又发“红头文件”告知；刚刚发完传真电报，又发“红头文件”布置；等等。此外，有的竟然在文件中规定法律条款早已明确的事项。法律明文规定的，还要发红头文件再作规定，岂不怪哉？

202_年4月，温家宝总理在国务院第四次廉政工作会议上再次强调：“要大力减少发文数量。今后，凡是不涉密的文件，都要通过政府门户网站公开发布，不再另行发文。”可以说，国务院这样做是为各级政府做出表率。

14．忌小题大做

小题大做，指对于不值得发文的小事发文处理，主要表现在几种无须行文而行文的情况。诸如：贯彻上级一般性指示或要求，无须行文而行文；部门抓的常规工作，没有任何新意，无须行文而行文；各地区、部门或单位之间能够面对面协商解决的问题，无须行文而行文；本机关内部各部门或单位当面商定或打电话可以解决的问题，无须行文而行文；地区乃至全国统一实行的或者极普通的事项，无须行义而行文；等等。曾记得，以前有些基层单位甚至将全国统一实行夏时制和职工每月增加两元钱洗礼费也发了文件。

15．忌明知故请

明知故请，是上行文行文过程中严重违反行文原则的突出问题之一，主要指对早有明文规定甚至中央三令五申的问题，明知道不该办，也强调特殊而编织理由上报的情形。

明知故请在许多机关也带有一定的普遍性。如此行文，既给上级机关增添了麻烦，又助长了红头文件的泛滥和干部明哲保身、严重不负责任的作风。此种看似简单的行文折射出行文者思想上的病态。

16．忌矛盾上交

矛盾上交，也是上行文行文过程中严重违反行文原则的突出问题之一。主要有两种情形：一是将下级的请示无端转呈上级，即对上级机关请示的问题，在本职权范围内能够处理也不处理，改头换尾上报，从而导致公文旅行。二是将无须报批的问题呈请上级，即对本机关中根本无须报上级裁决的问题，不敢理直气壮、公正无私地处理，而用请示将“球”踢给上级机关。例如《中共××局纪检委关于给赵××同志党内警告处分的请示》，主送给市直纪检委。赵××是××局行政科的一般党员干部，贪污公款813元。根据党员管理权限，根本无须报市直纪检委批准。矛盾上交的情形，不仅党政机关有，而且司法机关也有，带来的后果更严重。比如：有法不依，用公文上下踢来踢去，以致很简单的错案多年甚至十几年得不到彻底纠正。

17．忌先斩后奏

先斩后奏，也是上行文行文过程中严重违反行文原则的突出问题之一，指将事情办完后再向

－4－ 上级机关请示。

事前请示，本是行文的规矩。但有的单位往往事后请示，“既成事实”后让上级机关不得不批；有的寻找“借口”，一边运作，一边“请示”。

先斩后奏的公文，不仅仅违背公文规范化要求，更反映了个别机关领导者不良的工作作风。18．忌一文多事

一文多事，专指请示文中一文呈报多个请示事项的情形。1996年《条例》和202_年《办法》均规定“请示应当一文一事”。新《条例》对此进一步作了明确规定。很明显，主旨明确，内容具体，中心突出，才便于上级审阅和处理。然而，有些公文总要一文呈报多个请示事项，有的甚至节外生枝、笔下生花，给上级答复和处理造成困难，势必影响办理效果：一文多事，体现的是违反行文规则方面的规定，导致的是公文内容的不规范。

19．忌报请混杂

报请混杂，专指在报告和“呈转性意见”文中夹带请示事项的情形。

公文处理法规是将“一文一事”和“不得夹带请示事项”一起规定的。1996年《条例》规定：“向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。”202_年《办法》规定“请示应当一文一事”“报告不得夹带请示事项”。新《条例》取两者之长，避其之短，表述得更确切，在第十五条第（四）项中明确规定：“请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”

有些公文常常违反这一规定。例如某市向省政府呈送《关于粮食烘晒工作情况的报告》，文中除简要报告粮食烘晒进展情况外，还夹带向省政府要维修费、购置费和补贴费等请示事宜，报请混杂，同“一文多事”一样，不仅违反行文规则方面的规定，而且也导致了公文内容的不规范。

需要明确的是，上行文除报告、请示而外，还有“呈转性意见”；“报告等非请示公文”，则包括报告和“呈转性意见”，从新《条例》的精准表述中，也可以体会出“呈转性公文”和“呈请性公文”的区别。

20．忌横传直送

横传直送，俗称“文稿倒流”，是撰制公文之大忌，指不按公文的起草、审核、签发程序办事的情形，其中违反签发程序问题尤为严重，而且带有一定的普遍性。

在实际工作中，一些部门往往不懂程序或不重视程序而越过办公部门，把起草的文稿径直送机关主管领导审批；有的领导往往不懂程序或不重视程序而不经办公部门审核，便大笔一挥直接签发：办公部门虽感到不妥，但有时不敢得罪领导，则委曲求全地违心印发。如同偷工减料会出现劣质的不合格产品一样，“文稿倒流”往往造成各种各样的病误甚至产生错误百出、质量低劣的公文。这不仅严重影响机关形象，而且容易产生矛盾，造成工作上的被动。此问题，中共中央办公厅和国务院办公厅一直强调解决，但彻底纠正的难度很大。

在一些基层机关和单位，文秘人员提出建议，要求办公部门先核稿时，个别领导却以为是对自己的不尊重。在这种情况下，坚持原则得罪领导，文秘人员左右为难。某县团级单位曾有过这样的一幕：当办公室的同志对业务部门拿来打字的文稿提出疑问，要求办公室核稿时，却遭到拒绝和指责，说什么：“×书记（××长）都签字了，你们还核什么稿？”下一幕怎样，我们暂不考究。让我们实事求是地作以分析：即使水平较高的领导，也不可能是“全才”，文字功底不见得很强，公文格式和规则更不一定明晓。由于领导素质的不同和时间、精力的限制，文稿送到领导手里，有的看，有的不看；有时看，有时不看；有的看出问题，有的看不出问题；有的改，有的不改；有的改对了，有的改错了。而文件发出后，又怎能保证质量，怎能合乎规范？领导干部如果自恃权威，习惯于个人说了算，对公文写作半通不通，或一窍不通，却又装腔作势，以权压人，那么在一些非正常的情况下，往往起着决定性的作用。

22．忌把关不严

把关不严，专指办公部门和单位领导没有把好行文关和公文质量关。

－5－ 对文稿审核和复核的重点，原公文处理法规规定得就很明确。202_年《办法》第二十七条规定：“公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。”其中的“有关要求”包括第二十五条所说的情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直抒不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短等。202_年《办法》第二十九条规定：“公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。”

新《条例》第二十条规定：“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关地区或者部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。”第二十一条规定：“经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。”第二十五条规定：“发文的主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。„„”

实际工作中，办公部门负责审核和复核文稿的同志以及办公部门主管领导倘若综合素质和责任心不强，就会使审核和复核流于形式，而如果加上包括机关首长在内的办文各个环节的人员缺乏公文知识和依法行文的自觉性，抑或法律、政策等理论水平和文字水平不高，则更容易造成把关不严而使公文出现差错，甚至闹出政治笑话。

202_年5月5日，深圳市住房和建设局在其官方网站发出《关于切实做好建筑行业农民工工资结算支付工作

共同维护大运会期间社会和谐稳定的通知》，文中规定：从5月1日起至9月30日，严禁农民工通过群体性上访等非正常手段讨要工资，造成严重后果或恶劣影响的，将追究其刑事责任。文件公布后，引起社会强烈批评，各界人士痛批其荒谬之处：一是通过上访讨薪是农民工合法权利，为了维稳而侵犯了农民工的合法权益；二是追究刑事责任是司法机关的职能，声称追究农民工刑事责任超越法律权限。政府部门出台规范性文件本是很严肃的工作，理应经历几易其稿、多次讨论的过程，但该局出台的文件竟然经不起常情常理常识的考量。该局9日作出回应，承认该文件“文字表述确有错误”“行文程序和审查把关不严”，宣布立即撤回文件，修改完善后重新发布。同时表示，感谢社会的关注和舆论的监督，接受各界的批评，并希望能通过媒体向社会各界尤其是广大农民工表达歉意，今后将加强学习并严格行文程序。或许，此次出现的“政治笑话”，确实由于公文审核和复核程序流于形式，但不管怎么说，导致公文内容出现严重错误，教训是极其深刻的。

23．忌校对出错

校对出错，是影响公文质量、公文规范化水平低的重要原因之一。

许多基层机关、团体和企事业单位存在的问题较大，由于没有专职校对人员，临时负责校对的同志缺乏文字功底，且校对时不够认真，致使不少错误检查不出来，印制后的公文质量十分低劣。

在校对公文过程中，经常出现的问题：一是形体相似和字音相同的错别字检查不出来；二是意义不同的同素词（即语素相同、字序各异的不同类词）检查不出来；三是丢词落字的地方检查不出来；四是标点符号错误检查不出来；等等。

24．忌将错就错

将错就错，指上级机关对下级机关上报的公文不予纠正而做错误处理的情形。

－6－ 1996年《条例》第十五条规定：“对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。”202_年《办法》第三十二条规定：“„„对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。”实际上，对下级机关上报的不规范的公文，上级机关均应及时纠正，绝不能将错就错、以讹传讹。比如过去经常看到《×××批转〈×××关于„„的请示报告〉的通知》（1990年中央竟也发过这样的文件），发文机关如果将下级机关的这种不伦不类的“请示报告”纠正后再批转，就会大大减少“请报不分”的问题，也不会造成理论研究上的长期混乱。

针对将错就错方面的问题，新《条例》第十五条第（七）项进一步明确规定：“不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。”同时，在第二十条中明确规定了审核程序：“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核„„”在第二十五条中明确规定了复核、复审程序：“已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。”可以肯定，严格执行违规公文退回及公文审核、复核、复审等规定，就可以大大减少乃至杜绝将错就错情形的发生。

25．忌党政不分

党政不分，指发文机关不区分党政机关职权而违反行文关系的行文。

由于某些地方仍然不同程度地存在以党代政的现象，因而自然反映到行文关系上。党政不分主要表现在：纯属行政主抓的工作错由党委包揽行文；党的机关公文主送行政单位；行政机关公文主送党组织；非党政机关联合行文而党政一并主送；等等。在一些基层单位和业务部门，任免干部的行文也常出现“以党代政”问题，甚至出现党委行文批复安全事故处理意见和给予党员干部行政处分的情形。

26．忌越权行文

越权行文，专指超越职权的下行文。除前面提到的党委越权包揽行政行文而外，还有：部门超越职权（包括未经领导机关授权）就向下级机关行文；须经政府审批的事项未得到政府同意就先行向下发文；涉及其他机关职权未经协商一致而擅自行文；应当联合行文却独自行文；部门办公室以外的内设机构对外正式行文；等等。

针对此误，1996年《条例》第十二条第（三）项曾规定：“党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅（室）根据党委授权，可以向下级党委行文；党委的其他部门不得对下级党委发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。”202_年《办法》第十五条曾规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”第十七条曾规定：“属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。”

新《条例》依然是取原规定之长，避原规定之短，进行了确切概括。如第十六条第（二）项规定：“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意可由政府职能部门行文，文中需注明已经政府同意。”第（三）项规定：“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”第（四）项规定：“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”第十七条第二款规定：“党委、政府的部门依据职权可以相互行文。”第三款规定：“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”

27．忌多头主送

多头主送，指不当主送两个或两个以上机关，系上行文中违规主送的情形之一。针对此误，1996年《条例》曾在第十二条第（一）项中规定：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关；

－7－ 如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。”202_年《办法》第二十条曾规定：“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。”

新《条例》第十五条第（一）项进一步明确规定：向上级机关行文“原则上主送二个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关”。

实践中，多头主送表现多种多样：一是一并主送给上级党政机关，如“省委、省政府”“市委、市政府”等；二是一并主送给有双重领导关系的两个上级机关，如“县委并市纪委”“市政府并省××局”等；三是一并主送给上级机关和更上一级机关，如“县政府并市政府”“市委并报省委”等；四是一并主送给上级机关及其所属部门，如“××党委并组织部”“市政府、市××委、市××局”等。

28．忌主送个人

主送个人，指不当主送上级机关负责人，也系上行文中违规主送的情形之一。1996年《条例》第十四条中规定：“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”202_年《办法》第二十二条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”

新《条例》在第十五条第（五）项中明确规定：“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文„„”

违规主送个人的情形，如“×书记”“×市长”“×局长”等。有些人认为将公文主送给领导可以走“捷径”，有的担心业务部门“卡壳”则直接主送领导个人。有的在主送上级机关的同时，又不必要地主送给机关领导人，如“××党委并×书记”“××政府并××长”等。

29．忌主送颠倒

主送颠倒，指上行文和下行文主送颠倒，导致行文方向搞错，多表现在基层机关公文中。主送颠倒主要有两种情形：一是将应当使用的通知、决定等下行文主送给上级机关；二是将应当使用的报告、请示等上行文主送给下属单位。

30．忌乱抄滥送

乱抄滥送，指不必抄送而胡乱抄送或过度抄送的情形。

乱抄滥送主要表现在以下几种情形：一是不分有无关系和有无必要，随意抄送上下左右诸多单位；二是把向下级机关发的一般性公文，无必要地抄送上级机关；三是把请示同时抄送下级机关；四是对行文单位和受文单位的领导一一抄送。

针对向上级机关的行文，新《条例》第十五条第（一）项明确规定：“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”针对向下级机关的行文，新《条例》第十五条第（一）项明确规定：“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。”第（五）项明确规定：“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。”

31．忌漏抄漏送

公文切忌乱抄滥送，但也不可漏抄漏送。应该抄送而未抄送的公文，主要有以下几种：一是重要的下行文，未能抄送直接上级机关；二是因特殊情况而越级上报的上行文，未能抄送被越过的上级机关；三是受双重领导的机关向某一上级机关请示，需要抄送而未能抄送另一上级机关；四是上级机关对受双重领导的下级机关行文，需要抄送而未能抄送该下级机关的另一上级机关；五是公文内容涉及有关机关的职权范围，未能抄送所涉及的机关。

32．忌以领导个人名义上报公文

以领导个人名义上报公文的问题时有发生。为纠正此误，新《条例》则在原规定禁止“主送个人”的基础上作了禁止性的补充规定。新《条例》在第十五条第（五）项中明确规定：“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负

－8－ 责人名义向上级机关报送公文。”

44．忌任意膨大，繁缛冗长

对于繁缛冗长的公文，人们早已习以为常，却很少有人细细品读。办公部门起草公文，写得越长，好像越能看出起草者的水平。领导讲话，讲上几个小时，似乎越能显示出讲话人是个水平不凡的，领导者。当今各级领导，文稿几乎全由秘书代劳，有的则事先要求秘书将文稿写到多少于字或多少万字。实践中，公文“只有一二，硬凑三四”的情形已成常态。秘书写长文，吃苦挨累，有时并非情愿；但文稿几次送上不合领导心意，为满足长的需求而不得不生拉硬扯、七拼八凑，势必造成公文繁缛冗长、有长度而无力度。

45．忌空洞无物，枯燥乏味

对于言之无物、空话套话连篇的公文，面孔大同小异、语言上下雷同的公文，当“传声筒”“收发室”、搞形式主义的公文，人们早已见怪不怪。有的公文议论较多，本无可非议；但公文和专题论文不同，切不可长篇大论。公文的议论是建立在叙事和说明的基础上的，根据可靠，理由充分，言之成理，方令人信服。许多公文缺乏可靠根据和充足理由，往往用简单枚举归纳方法代替科学归纳推理，或以偏概全，或轻率概括，或脱离内容表达需要，套用某些时髦的词语，讲一些不切实际的道理，无的放矢地空发议论，正如习近平所指出的那样——“既不触及实际问题，也不回答群众关切”。

46．忌虚假不实，失真失信

在公文写作中，有的华而不实、胡编乱造，甚至弄虚作假、欺上压下，严重影响公文的质量和效用。比如，对上歌功颂德，邀功取宠，报喜不报忧，对下按需褒贬，估成绩夸大其词，谈问题刻意掩盖。

公文中经常出现“移花接木”问题，即如实报请难以奏效，为达到目的做虚假文章，一旦获准便“改弦更张”。此种虚假，是有意而为之。行文者即便没有主观故意，却由于种种原因而使公文出现不准确、不真实的内容，也是经常发生的事情。

47．忌贪图数量，不求质量 贪图数量而不求质量，势必导致红头文件泛滥成灾。据202_年11月9日中国新闻网援引《半月谈》的报道，某县委办公室一位参加工作一年多的秘书一年里起草了八十多份文件，另有某县级经济开发区的党委办公室一位分管文字工作的副主任一年竞担负了五百多份文件的起草和文字把关工作。机关中，有的人起草公文和依赖公文似已成瘾、成癖。一位自称“公文专家”的秘书工作者曾撰文说：“废止文件对我打击很大。一次上级下发文件，把以前几个年度的一百多个文件给废止了。为此，我几天睡不好觉„„为了弥补这次废止文件的损失，我开始夜以继日地写文件，呈报给我们领导签发，来做补偿„„没有文件，我不知如何生活才好，没有文件的日子实在难过啊！”这说明，长期以来在人们头脑中形成的根深蒂固的“红头文件至上”的观念，对于某些人来说已成为一种病态。

公文著作贪图数量而不求质量的问题也严重存在，许多肤浅而雷同甚至错误百出的低劣之作一直充斥着图书市场。

48．忌穿靴戴帽，八股陈调

穿靴戴帽、八股陈调，大都表现在公文开头和结尾所用的废话上。此类公文，即使主体部分有实实在在的内容也让人感到厌烦。公文开头一般采用开门见山的方法，而有的却是：说明缘由，不落笔入题；提出问题，不单刀直人；揭示主题，不开宗明义。比如，有的公文开头常常出现“在„„指导下，在„„关怀下，在„„直接领导下„„”等等，绕来绕去才接触正题。

49．忌面面俱到，离题万里

面面俱到、离题万里，主要是行文不能紧紧围绕题目和主旨，而常常“跑题”。比如：某些以提出问题和解决问题为主旨的公文，往往用相当长的篇幅去谈大好形势或肯定成绩，生怕成绩估不够、功劳讲得不充分。某县人民政府曾上报一份请示，先用三大段共三千多字阐述大好形势。

－9－ 对请示事项和请示理由，文中却只用一句话一带而过。

50．忌选材不当，内容繁杂

选材不当、内容繁杂，主要指下行文而言。如某单位发的《有关问题的具体规定》，公文标题简而不明，公文内容却无所不包，有医药费、招待费、取暖费、病假工资、职工借款、物资采购、财务审批手续、住房、调转、请假制度、事故报告制度等等。这样的公文，往往叙事拖沓，语言无端重复，表述啰啰唆唆。

51．忌因循守旧，沿袭陈规

人们稍加注意，则不难发现：许多公文和公文著作“老化”俗套，不能与时俱进，往往置现行公文处理法规于不顾，一仍旧贯地沿用早已废止的规定，以致公文规范化终成“泡影”难以实现。公文中沿袭陈规的情况，和公文著作的误导不无关系。翻阅当下林林总总的公文写作书，感到照搬过去错误观点和实例的情形十分严重，着实令人忧心忡忡。

52．忌唯书唯上，抄袭成风

唯书唯上、抄袭成风，在公文写作和公文研究中均比较严重。比如：公文写作中，下级抄上级，一级抄一级，上级机关即使出现不规范公文，下级机关也机械效仿；对于内容有明显错误或不切实际的公文，也生搬硬套，不折不扣地执行；等等。比如：公文研究中，不善思考，人云亦云，迷信“权威”，盲目跟风；不辨真伪，不明是非，肆意抄袭，错了也照抄不误；等等。

53．忌克隆文件，传为笑柄

近年来，公文雷同事件频频曝光：两市消防系统的宣传文稿，除发言人名字外如出一辙——针对开封市副市长讲话中出现“构建和谐平安漯河”，网友戏称“开封指导漯河工作”。两个县政府汇报安全生产工作，汇报材料竟然基本相同，经查是修文县照搬了邻县的材料。张家界市委宣传部召开某项演出及宣传推介座谈会，本应参加会议的人员由于没有听取并记录领导讲话内容，编发该信息时，便在网上搜索了河南巩义旅游宣传座谈会某领导的讲话，添加在张家界市委宣传部部长的讲话中，连原文中的“巩义”等字样都没有删除，便有了“湖南推介河南景区”的笑柄。

从“开封指导漯河”“双胞胎政绩”到“湖南推介河南景区”，公文抄袭上升至克隆文件的笑话接二连三，影响颇坏。

54．忌装腔作势，文过饰非

装腔作势、官气十足的公文屡见不鲜，已不足为奇。公文乃至公文著作出现疏漏差错在所难免，但就怕发文机关和作者没有一个负责任的态度。以往我们看到，公文界能及时纠错者屈指可数，倒是经常出现自以为是、知错不改的“文过饰非者”。他们或许怕丢了面子而有失尊严，就是不怕对下级机关和广大读者产生误导。

55．忌文字失范，错讹频现

公文中文字失范，有时并不局限于语法错误。202_年11月，多家媒体披露：武隆县委发的红头文件竟然出现辈分颠倒的荒唐错误，把当事人的妻子写成了妈，而事实上当事人的母亲于202_年8月就已去世。结婚已12年的妻子被弄错了身份，竟成了当事人的“妈”，还被印成了红头文件。当事人感到人格受到侮辱，要求县委更正并公开道歉、恢复名誉。

红头文件出错在不少地方都发生过，如：明明是中秋节的放假通知，竟在通知中写成了“端午节”，凡此种种，文字失范已导致公文内容改变，红头文件还有什么权威性可言？

56．忌假借公文，谋私泄愤

202_年1月，浙江省政协原常委、政协人口资源环境委员会原主任戴备军受贿、滥用职权一案判决后，曾有报道说，戴为了讨情妇欢心，在全省推广污染源在线自动监控项目时，竞下发红头文件“独家指定”购置其情妇所办公司的设备。近年来，发红头文件谋私、让权力蒙羞的官场丑闻频发，足以令公文界深刻反思。

202_年3月，湖南省石门县委宣传部以标题为《成德林——一条披着记者“羊皮”的狼》的公函形式，向国家新闻出版总署、《中国妇女报》等单位发文，反映《中国妇女报》湖南记者站工

－10－ 作人员成德林有违法违纪行为。严肃的公文里，竞借宣传部副部长之骂成德林“狗日的”，文中还多处出现“疯狗”“瘟神”“丧家之犬”“黄鼠狼”等不雅字眼，因此被当事人告上法庭。如同泼妇骂街的公文，亵渎的是公文的严肃性，损害的是领导机关形象。

57．忌部门至上，有悖法律

据202_年6月媒体披露，自202_年1月1日起施行的《定西市农村“四荒地”（荒山、荒沟、荒丘、荒滩）招标拍卖公开协商承包资金管理使用办法》因部分内容违反有关法律、法规，越权设定行政许可施行不到半年，就被甘肃省政府叫停。

一些“规范性文件”频频与法律、法规抗衡，变成了“敛财文件”“扰民文件”，除乱设行政许可外，有的还大搞垄断，搞地方保护和市场封锁，随意增加公民义务和负担，限制公民权利，等等。“政府权力部门化、部门权力利益化”现象日益突出，备受百姓诟病。

58．忌违法行政，丧失公信

借贷本是一种平等、协商、自愿的民事行为，可有的却将其变成了行政强制行为，为了替开发商卖房，竟然用红头文件强行向职工“借款”，表现出一种“借你没商量”的霸气。据媒体披露，在一些地方还出现过“下达喝酒任务”“手机必须使用某种彩铃”“外地客商可享法外待遇”“临街窗帘要统一颜色”“十大杰出经济人物评选强令拉票”“下达指标任务‘逼’村民超生”之类的雷人红头文件，而乱收费、乱罚款、乱摊派的“三乱”行为各地居然都有红头文件这把“保护伞”。发红头文件违法行政，反映出一些地方法治精神缺失、人治大于法治的尴尬现实，它侵犯公民权利，丧失政府公信力，为群众深恶痛绝。

59．忌政策不符，观点有误

政策不符、观点有误的公文，过去常见于基层文件中。如某校下发的《关于加强安全保卫工作的通告》，竟然出现“来客出门时，一律接受搜身检查”“校内若被盗、失火等，来客应作为人质”“凡拒不执行本通告的予以经济处罚和行政处分”等内容。

近年来，违反政策、观点错误的公文在不断拓展或升级。202_年，广东省佛山市政府上午发布楼市限购“松绑令”，到厂晚上又发紧急通知暂缓执行，一项政策从发布到终止仅仅存活了不到12小时。该地楼市“松绑令”朝令夕改为哪般，引起网上热议。有人分析，佛山放宽限购政策，与中央一年多出台一系列楼市调控政策不符，将会破坏中央对全国楼市调控已经取得的阶段性成果，该文件如此短命也就在意料之中。另据媒体披露，202_年某市教育局曾发红头文件禁止教师乱讲话。文中要求教师通过正确的渠道反映正当的诉求，“不该做的事不要做，不该说的话不乱说”。这实质上是限制教师言论自由，限制网民自由表达的权利。网民质问道：“现在是网络社会，互联网难道就不是正确的渠道吗？”

60．忌超越权限，无法兑现

某单位举办业务培训班，面向社会招生，竟然在所发的文件中承诺“考试及格者发给毕业证书，承认学历”，殊不知，该单位根本没有这个权力。办班结束，怎么兑现？

202_年，当不少人禁不住为广州市下发的《关于进一步做好优秀外来工人和农民工子女义务教育工作的意见》叫好的时候，市教育局负责人竟然表示，这一文件目前只是粗线条框架、原则性要求，并不具备操作性。网民戏称：这意味着，一个“天上掉下的馅饼”一夜之间又变成了“画饼”。类似文件，宛如无源之水、无本之木，最终只能被束之高阁。

62．忌主旨不明，态度暖昧

主旨不明、态度暧昧，多表现在报告中。向上级汇报工作，反映情况，不应该只提出问题，还应针对问题提出见解和解决问题的具体建议。有些公文把问题提出以后，却不表示明确态度。这种公文，也就失去了它应起的作用。

此种情形，从行文者来说，多抱着依赖上级的心理。有的也许不愿深入思考，或者根本没有思考，因而提不出任何见解；有的也许存在这样或那样的顾虑，而不想把见解和建议呈给上级。总而言之，是责任感和事业心不强的表现。

－11－ 64．忌相互抵触，矛盾扯皮

相互抵触、矛盾扯皮，指在同一问题上，上下级机关之间、机关与上级或下属部门之间、部门与部门之间所发的公文出现“撞车”“顶牛”等“打架”现象。公文“打架”现象由来已久。据报道，某地方政府的一份红头文件居然闹出“三胞胎”，出现三个版本，年份相同文号相同，标题和盖章单位也一样，但格式与内容不同，甚至有的条款相互“打架”。《人民日报》曾针对这一现象撰文长期以来，红头文件满天飞，有的公然违反国家法律规定，有的相互冲突、“打架”，有的“发而不废”“废改随意”，甚至有“暂行规定”暂行了几十年„„种种乱象，使得政府的公信力一再受损。究其公文“打架”的原因主要有三：一是部门权力至上，既得利益驱使；二是长官意志突出，自律监管缺失；三是决策能力有限，政策水平较低。仅从许多行政机关对具体事务的管理来看，多交叉现象，而不同机关制定的文件往往倾向于部门利益。结果，各主管部门难免互相扯皮、互相推诿，从而造成司空见惯的“踢皮球”现象；严重者，各机构各执一词，互不让步，往往导致不该出现的责任事故。

66．忌引用公文要素不全

引用公文要素不全，即只引公文标题，或只引发文字号。如“《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》规定„„”，“《村民一事一议筹资筹劳管理办法》规定„„”，“国办发〔202_〕4号文件规定„„”。

批复正文开头引用下级机关的请示文时，多错误地弛表述为“你×《关于„„的请示》收悉。现批复如下„„”，“你××呈〔200×〕×号文收悉。现批复如下„„”，“你××发×字〔202_〕第017号收悉。经研究，批复如下„„”（后者发文字号也不规范）。

67．忌引用公文顺序颠倒

引用公文顺序颠倒，即先引发文字号，后引标题。如“国办发〔202_〕4号《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》规定”。批复正文开头，如“你×××呈〔202_〕×号《关于„„的请示》收悉。现批复如下„„”。

68．忌引用公文不当替代

引用公文不当替代，多用发文日期代替发文字号，如“202_年×月×日《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》规定”；有的用文种代替公文标题，甚至既用发文日期代替发文字号又用文种代替公文标题，如“根据国务院办公厅202_年×月×日的通知精神”。批复正文开头不当用语，如“你202_年×月×日请示收悉。现批复如下„„”

69．忌引用公文随意苟简

引用公文随意苟简，即引用公文时将公文标题或发文字号不当简略，不写全称，标题多无故舍弃发文机关。如“《关于转发农业村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》（国办发〔07〕4号）规定”，则是既无故舍弃了发文机关，又将发文字号中的年份违规简称。

70．忌引用公文附赘悬疣

引用公文附赘悬疣，即在公文标题前赘加发文机关名称和成文日期，而造成不必要的重复。如“国务院办公厅202_年×月×日下发的《国务院办公厅关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理法的通知》（国办发〔202_〕4号）”。

71．忌引用公文两项杂糅 引用公文两项杂糅，即把公文标题和发文字号混杂一起表述。如“国务院办公厅国办发〔202_〕4号通知”。又如“„„发布新闻不收费。（国家工商行政管理局〔1985〕工商73号通知）”。

72．忌引用公文标点错用

引用公文标点错用，有的书名号错位，将发文机关名称置于标题之外；有的将标题后面的圆括号错成方括号或六角括号，而将里面发文字号年份外的六角括号改成圆括号。如“国务院办公厅《关于转发农业部村民一事一议筹资筹劳管理办法的通知》〔国办发（202_）4号〕”，这不仅将发文机关名称置于了标题之外，而且将标题后面的圆括号错成了方括号，而将里面文字号年份外

－12－ 的六角括号改成了圆括号。“你×《关于撤销××××设立×级×××的请示》〔×政发（202_）141号〕收悉。现批复如下„„”，因请示标题可省略发文机关，故引用的标题可以，错讹是发文字号不规范，它将标题后面的圆括号错成了六角括号，而将里面发文字号年份外的六角括号改成了圆括号。

73．忌引用公文文种缺失

引用公文文种缺失，即将公文标题拆解开随意表述，而无故丢弃通知文种。如“国务院办公厅转发的《村民一事一议筹资筹劳管理办法》（国办发〔202_〕4号）规定”或“国务院办公厅转发《村民一事一议筹资筹劳管理办法》（国办发〔202_〕4号）规定”。

许多人在行文或著述时，习惯把“《×××批转（转发）关于„„的通知》（××发〔××××〕××号）”改变成“×××批转（转发）《关于„„》（××发〔××××〕××号）”或××ד批转（转发）的《关于„„》（××发〔××××〕××号）”。这种无形中丢弃通知文种的公文标题，由于经常出现在公文著作中，难免对读者产生误导，往往造成人们对公文标题的误解或导致学界一些人陷于公文标题研究的某种误区。

79．忌滥用简称或直接用非规范化简称 根据202_年《办法》规定，“日期应当写明具体的年、月、日”“文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称”。对此，新《条例》未进一步明确，但这早已成为公文写作约定俗成的标准。针对年份苟简问题，新《数字用法》作了明确规定。长期以来，公文中日期不写明具体年、月、日的情形比较严重，如98年5月，01年8月。在一些基层机关公文中，常常不先用全而直接用非规范化简称，这是不符合规范化要求的做法。

第二编 文种使用方面禁忌

【要点提示】

1．正确使用文种，是执行公文处理法规、实现公文规范化的起码要求。2．正确使用文种，必须把握好行文关系，避免违反行文关系致文种错用。3．正确使用文种，必须把握好职权范围，避免超越职权错误行文。4．正确使用文种，必须把握好行文目的，避免文种与公文主旨相矛盾。5．正确使用文种，必须把握好不同类别，避免出现“张冠李载”错误。6．正确使用文种，必须把握好对应文种，避免违反对对应文种行文规范。7．正确使用文种，必须把握好关联文种，避免相关相似文种混淆错用。

8．注意纠正实践中积非成是的做法，避免陷入理论误区，确保文种使用规范。9．明确文种及其适用范围的沿革，是正确使用文种和正确研究文种的可靠基础。

81．忌不明确文种的含义及重要性

为概括表明不同公文的特征与使用范围，须赋予每种公文以统一、规范的名称。文种则是公文中具有共同内涵、共同使用范围、共同成文格式和最能体现行文主旨和公文内容、表明公文名称的基本分类单位。正确使用文种，是执行公文处理法规、促进公文规范化的起码要求、重要前提和基本保证。因此，在行文时决不能随心所欲，必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。公文的文种不正确，势必影响公文质量，影响发文机关的形象。

82．忌不明确文种使用的基本要求

根据公文处理法规规定和公文写作实践经验，文种使用应当把握“六个要点”：一是把握行文关系，二是把握职权范围，三是把握行文目的，四是把握不同类别，五是把握对应规则，六是把握关联文种。为方便记忆，特将其概括为六句话：行文关系尤重要，职权范围不可超，发文目的应把牢，不同类别区分好，对应文种宜可靠，关联文种勿混淆。

－13－ 92．忌滥用公告

202_年《办法》规定：“公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”据此，中央机关和受权的高级机关以及法律法规规定可以用公告公布法定事项的机关有权使用公告，一般机关不宜滥用。以前，学界曾有人提出要扩大公告的适用范围，实际上是屈从，滥用公告的倾向，欲使这种倾向合法化。

新《条例》仍规定公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”，依然没有改变“向国内外宣布”，也没有改变“重要事项或者法定事项”。运用纵向比较法进行分析，会发现：国家在各个时期对公告的规定均没有离开“重要（或重大）”和“向国内外”等限制，因此滥用“公告”没有任何根据。

从文种使用的角度考虑，超越职权范围行文最严重的问题当属公告的滥用。长期以来，滥用公告的现象十分普遍，主要表现在将广告、启事、声明等社会事务文书用公告发布上。

某著作选用的一篇公告“范文”竟是《××市电子产品销售中心站开奖公告》，公告内容是：“我站定于××年四月二日上午，在本站门口（红卫路西路大板楼）举行第二次有奖销售商品开奖仪式。欢迎光临„„”此“范文”实属滥用公告的典型，它充其量是个“启事”类文告而已，甚至可以说就是个“广告”。

滥用公告的现象之所以一直很普遍，是因为很多人不了解公告的意义和用途，因而望文生义，以为在公共场合向公众告知事项就得用公告。结果，某个地方的事用“公告”，一个单位的事用“公告”，就连基层单位为告知某一具体事情也用“公告”，弄得各种名目繁多的“公告”随处可见。什么“开奖公告”“招聘公告”“工程公告”“搬迁公告”“游园公告”“换证公告”，甚至还有“医院门诊公告”“××商店公告”和令人啼笑皆非的“弃婴公告”等等。这类“公告”，不仅张贴在城市街道，而且常常见诸报端，或出现在电视屏幕上。不难看出，这已大大超出了公告的使用范围，远离了“向国内外宣布重要事项或法定事项”的本意。而那些随意拿公告当广告用的做法，尤其是在公文著作中把广告式的“公告”作为范文向读者推介，简直是对公告的一种亵渎和践踏。

93．忌滥用通告

社会上滥用通告和通知的现象，仅次于滥用公告。笔者并不完全否定与公文同名异质的事务性文书的正常使用，但不加区别地滥用法定公文，或张贴，或登报，或在广播、电视上播放，本是在以讹传讹；而一些公文著作竟将这种滥用的“文告”作为介绍通告、通知等文种时的“例文”和“范文”加以推崇，则是应该纠正的。，1993年《办法》曾规定：“通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。”202_年《办法》将其修改为：“通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。”当时人们较普遍认为，将“在一定范围内”改成“社会各有关方面”可有效避免通告的滥用。从实践来看，通告的使用者主要是行政管理部门，在公布社会各有关方面应该遵守的事项时尤其是这样。一般机关、团体和企事业单位确实需要向“社会各有关方面”公布周知事项时，并非绝对不可以用通告，但不应该滥用。新《条例》对通告的规定和1993年《办法》一样，也就是说，又将“社会各有关方面”改为了“在一定范围内”。笔者以为，这有利有弊。利是某些局限于本系统、本单位范围内应当遵守或者周知的事项可以名正言顺地用通告，弊是若对通告文种把握不好容易错用、滥用。

实际上，在较小范围内告知事项，完全可以用“须知”“告示”之类的社会事务性文书，而不必非用狭义法定公文中的通告文种不可。滥用通告最典型的情形，当属把本属于广告、启事之类的社会事务性文书用通告在媒体上发布。

94．忌滥用通知

新《条例》规定：通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。滥用通知最典型的情形，当属把本属于广告、启事之类的社会事务性文书用通知在媒体上发布。下面，举个滥用通知的例子，标题是：××省邮电管理局对部分电信业务

－14－ 实行优惠的通知

时间：5月1日－5月31日

此文原载《××日报》，后被某公文著作选用。该著作将其作为法定公文“通知”文种的范例加以介绍，并总结为“优惠性通知范例”，还在文后简析中评述道：“上述‘通知’的优点，主要是：（1）‘广告’效益显著。该文是在报纸上发的优惠性通知，目的是做个‘广告’。这种形式的不多，但确实能收到‘广告’的良好效益，特别运用红色标题，并在题下显著标明了优惠时间，其‘广告’效益将更为突出。（2）„„”此文的选用者也不否认该“通知”是在做广告，但却不知为什么将其选作通知“范例”。

97．忌不明确报告和请示的区别

报告和请示虽然同属上行文，但却有着明显不同的行文目的和要求，其内容迥然有别，是性质截然不同的两类文种，不可混淆错用。我们把报告和请示的混淆错用，常常称作“请报不分”。新《条例》规定：报告“适用于向上级机关汇报工工作，反映情况，回复上级机关的询问”，请示“适用于向上级机关请求指示、批准事项”。

两者主要区别：一是行文目的不同。报告大多以陈述情况为主，不要求上级机关批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级机关批复。二是公文内容不同。请示可以围绕请求事项反映情况，陈述意见，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中却不能夹杂请示事项，即使是内容复杂的综合性报报告也不例外。三是规范性用语不同。如结尾用语，报告多用“以上报告如有不妥，请指示”（不用也可），请示多用“当否（妥否），请批复”（不可不用）等。四是成文时间不同。报告大多属于事后行文，为过去时（也有的属事中行文）；请示则纯属事前行文，为将来时，待上级批复后执行。

99．忌用“汇报”替代报告

以往公文中，曾有将报告错用“汇报”行文的。如《中共中央批转国家计划生育委员会党组<关于计划生育工作情况的汇报>》（中发〔1984〕7号），被转发文标题不规范，“汇报”应改为“报告”；另外，应去掉书名号并在标题后加通知文种。可修改为《中共中央关于批转国家计划生育委员会党组关于计划生育工作情况的报告的通知》（两个“关于”各有所用，相距较远，读时并不拗口，前“关于”不省略也可）。

国家计划生育委员会党组如有明确的呈转意图，按现行公文处理法规规定可改用意见行文；但如果既汇报以前工作情况又提出今后工作建议，则只能用报告行文。若按此评改该文标题，可将其修改为《中共中央关于批转国家计划生育委员会党组关于计划生育工作情况和今后工作建议的报告的通知》。

100．忌请报不分而滥用“请示报告”

把报告和请示两个文种合并在一起使用，曾一度盛行。关于什么什么的“请示报告”，是过去比较常见的公文标题。202_年《办法》发布后，虽有所改变，但仍屡见不鲜，即便是国家级机关公文也未能杜绝。例如：《关于全国县乡人民代表大会换届选举工作若干问题的请示报告》，该“请示报告”是全国人大常委会党组主送给中共中央的，正文最后一段写道：“以上报告如无不妥，建议转发各地执行。”很明显，这是一份过去常说的“呈转性工作报告”（简称“呈转性报告”）。将其称作“请示报告”，尤为不妥。《关于„„请示报告》是典型的文种并用。

111．忌不明确意见和请示的区别

意见是1996年《条例》和202_年《办法》新增加的可多向行文的文种，作为上行文时具有明确的呈转主旨，应当和原来经常使用的上行文文种请示严格区别开来。

新《条例》规定：意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”，请示“适用于向上级机关请求指示、批准事项”。可以此为依据，结合公文写作实践，从公文内容、行文目的、行文主体、成文时间和上级处理方式等方面概括两者的区别。

一从公文内容来看：意见多突出体现“新、要、难、广”的特点，一般是对新问题、比较重要的问题、较难解决的问题和涉及面较广的问题提出见解和处理办法。而请示内容比较单

一、具

－15－ 体，一般针对某一问题、某一事情向上级机关请求指示或批准，无须是“新、要、难”和涉及面较广的问题。

二从行文目的来看：意见请求批转，请示请求批复。三从行文主体来看：意见多由机关业务主管部门行文，一般属于部门因对要办的事力不能及，而须呈报领导机关批转才能奏效的公文（除特殊情况外，上级机关一般不大可能自己制定规矩要求上级机关批转其他同级机关）。请示行文主体广泛。

四从成文时间来看：意见有事前行文，也有事中行文；请示必须事前行文。

五从上级处理方式来看：意见一般由上级机关用批转性通知行文（有时由办公部门用通知转发）；请示一般由上级机关用批复行文（有时由办公部门用函答复）。

区别意见和请示，主要看公文的基本主旨和突出特性。基本主旨和突出特性主要由请批性还是请转性来决定，请求批复当用请示，请求批转当用意见（个别的用呈转性报告）。意见和呈转性报告尽管也有所谓的请示意向，但此意向隐含于请转意向之中，“请”的实质是建议，其根本主旨是建议批转而不是请求批复。

117．忌将通告错成通知

不了解或不十分清楚通告和通知的区别，则可能造成这两种文种的错用。一般多将通告印发或播发成通知，使使用频率本来就很高的通知用得更多、更滥了。比如：《关于注意交通安全的通知》《关于贯彻执行城市交通规则的通知》《关于使用文明礼貌语言的通知》《关于节约用电的通知》《关于海水×××等区域停水的通知》，都是面向某地公民的，均应改为通告。下面，举一个篇幅简短的例子：

起坟通知

本市金牛区永丰公社南郊大队一生产队（原包家巷子）地区内坟地，因国家建设需要，希境内坟主在19××年×月×日以前到永丰公社办理起坟事宜，逾期以无主坟处理。

19××年4月8日 此文实属通告通知不分的典型，原载《××晚报》，后被某书作为“通知”例文选用。其病误严重且很有代表性。

124．忌不明确通知和通报的区别 1996年《条例》规定：“通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。”202_年《办法》规定：“通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。”新《条例》规定：通报“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”，比较来看，并没有原则性修改，但将原来的“交流重要情况”和晴况“改成“告知重要情况”，表述更确切。实践中，传达性通知易与传达告知性通报相混淆。

依据规定，通过分析比较，可看出通报、通知虽然都具有知照性的特点，但有很大区别。一是从适用范围来看，通报仅限于表彰先进、批评错误和传达重要精神或告知重要情况，明显小于通知。二是从传达告知的事项来看，通报少于通知，但却突出了“重要精神”和“重要情况”。三是从目的和作用来看，通知强调做什么和怎样做，一般要求办理，有的具有较强的强制力和约束力；而通报主要使受文单位了解某一典型或某启发、告诫和沟通信息的作用。四是从公文内容的时态来看，通知多具“未然性”，通报多具“已然性”（即已经成为事实的典型、情况等）。

125．忌将通报错成通知或将通知错成通报

不明确通知和通报的区别，则很容易将通报错成通知。将通报错成通知，主要有两种情况：一是习惯性地认为通报只是批评错误而缩小了其使用范围，不适当地让通知取代通报。二是把握不准它们的区别，需要传达重要精神或告知重要情况时也用通知行文。如《×××关于安全生产事故的通知》，则应将“通知”改为“通报”。

不明确通知和通报的区别，更容易将通知错用成通报。将通知错用成通报，主要有三种情况：一是将指示性通知错用通报行文。二是将批转转发性通知错用通报行文。三是将具有未然性的通

－16－ 知错用通报行文。

126．忌将指示性通知错成通报

对文种功用理解错误，则往往会把通知错成通报。指示性通知错用通报行文的，如《××市卫生局××市财政局关于有关医疗单位将自费药品列为公费报销的通报》，从正文主要内容看，不属于批评性通报。它是根据某些医疗单位出现的问题，要求有关单位共同执行“严禁用公费报销自费药品”等项规定，因此用通知行文为宜。

192．忌公文写作中便函和函混淆而错用 此种情形不属于“张冠李戴”，而是两大类具体文种的误用。1951年政务院发布的《公文处理暂行办法》曾把公函和便函均列为公文文种；1957年国务院取消了公文种类中的便函，并将公函改称为函，至今未变。便函是机关、团体、企事业单位之间商洽一般性事项使用的一种非法定公文文种。相对法定公文来说，便函不属于正式文件，行文比较简便，可没有公文版头，也可不编排发文字号（有的编“便函”序号）；而函不同，它是狭义法定公文的一种，有严格的成文格式和规范化的要求。但在公文写作中，常常将函和便函混淆，该用函行文时错用便函行文，或者该用便函行文时错用函行文。

207．忌无端用通知印发纪要和意见

会议纪要是1987年《办法》增加的文种，此前不能独立行文，一般需用通知印发。意见是1996年《条例》和202_年《办法》增加的文种，此前也不宜独立行文，一般也需用通知印发。

这两个文种，在明确了狭义法定公文的身份之后，则可以独立行文，而不必再借助通知行文。笔者以为，无端用印发性通知行文的，是历史延续性影响所致。

新《条例》再次明确了这两个文种，只是将“会议纪要”改为了“纪要”。毫无疑问，纪要仍可用纪要格式直接行文，意见仍可像通知那样直接行文。

需要说明的是，对于纪要的法定效力问题，一直存有异议。由于新《条例》和新《格式》规定仍不够明确，因此实践中有的难免还用通知印发纪要。今后如何规范，尚需国家进一步明确。

第三编 公文标题方面禁忌

【要点提示】

1．明确结构原理。“公文标题结构原理”指公文标题体现的两种结构形式：一是以“三要素”为主的总体结构，可称作“公文标题总体结构原理”；二是以事由结构为主的句法结构，可称作“公文标题句法结构原理”。

2．明确基本要求。公文标题基本要求是：结构完整，事由明确，文种恰当，语言规范，文字简洁，题文相符，便于阅读、管理和使用。

3．明确结构模式。不同类别的公文标题，一般有着各自的结构模式。研究这种结构模式，无论对于公文写作实践还是公文理论研究都是十分必要的。

4．明确认知误区。人们对公文标题结构的认知，至今仍存在许多误区。尽快走出这些误区，对于确保公文标题的总体结构和句法结构的规范、促进公文标题的规范化大有祥益。

5．明确沿革情况。这有助于消除历史的延续性影响，从而使人们能够明确、坚定地执行现行公文处理法规的规定。

6．明确剖解方法。公文标题诸多病误，大多源自结构上的病误。运用“结构剖解法”对结构病误加以矫正。是矫正公文标题病误的根本方法。

216．忌对公文标题及其规范缺乏足够认识 公文标题是公文的“眉目”，也可称作“眼睛”和“窗口”，尤可堪称公文所有组成项目中最精华的要素。它最能体现行文主旨和行文关系，最能体现公文的主要内容和文种的正确使用，最能体现公文处理法规的最新规定，最能体现语法、修辞和逻辑等多学科知识的综合运用技巧，也

－17－ 最能体现作者的才华和智慧，因此在很大程度上能反映出行文单位制作公文的水平。拟制好公文标题和搞好公文标题评改，是公文写作和公文病误矫正中最精彩之笔。公文标题拟制得好与坏，在一定程度上决定公文写作的成与败。公文标题不规范，会直接影响行文单位乃至整个系统的形象。

公文标题拟制规范，是公文规范化的重要组成部分。实践中，公文标题不规范的问题尤为突出，而在理论研究上，至今仍存在许多难点和疑点，均令广大公文工作者十分困惑。无论哪一级机关，规范地拟制某一公文标题可能轻而易举，但要做到制发的所有公文的标题都规范无误，则实属不易。公文标题的语言运用，突出体现了公文语言的特点。公文标题语言规范和公文标题结构规范息息相关，因此，探究公文标题的结构规范至关重要。从某种意义来说，可谓是公文写作实践和公文理论研究的重中之重。

公文标题结构具有一定的模式性，但这种模式性又不能绝对化。公文标题的复杂性，决定了其拟制上要有一定的灵活性；但这种灵活性必须建立在公文规范化的基础上，以不影响公文规范化为前提。公文标题要达到结构规范的要求，存在着诸多难题。其中，既有公文写作实践方面的难题，又有公文理论研究方面的难题。从性质来看，既有急需补偏救弊的问题，又有尚需明确和改革的问题。

实践证明，对公文标题及其规范缺乏足够认识，是公文标题出现种种不规范情形的重要原因之一。了解不同公文标题结构，有助于我们在实践中规范地行文。拟制公文标题时，把握好公文类别及其结构特点，就可以避免不同类公文的交叉性影响，防止出现张冠李戴之病误。把握好公文标题的句法结构特点，可有效避免语法、修辞和逻辑方面的错讹，为实现公文标题的规范化奠定良好基础。

217．忌不明确拟制公文标题的总要求

不明确公文标题的总要求，也是公文标题出现种种不规范情形的重要原因之一。有的人在拟制公文标题时，只知其一不知其二，不能统筹兼顾，往往顾此失彼，而使公文标题出现种种不规范的情形。

拟写公文标题的总要求是：结构完整，事由明确，文题相符，文种恰当，语言规范，文字简洁，便于阅读、管理和使用。具体来说，公文标题构成的要素不能残缺，事由概括必须简明确切，应同正文表达的内容一致，文种不能用错，词语不能出现语法错误，等等。

218．忌不明确公文标题总体结构特点

要做到规范拟制公文标题，必须首先掌握其总体结构特点。明确公文标题的总体结构亦即公文标题总体结构原理，是拟制和矫正公文标题时确保其结构规范的前提之一。

新《条例》进一步明确规定公文标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。公文标题总体结构以“三要素”为主，主要体现公文标题的项目构成，发文机关名称之后通常用介词“关于”引出关涉对象，和事由词语组成介词结构，作为文种的定语。很显然，公文标题是个名词性偏正词组（也称短语），而不是完整的句子。其结构形式可表示为：发文机关+“关于”+事由+“的”+文种。其中除“三要素”外，有两个常用的虚词：介词“关于”联结发文机关和事由；助词“的”联结事由和文种。这样组合后，其句法结构的特点是：文种为中心词，发文机关和事由共同充当文种的定语。

233．忌公文标题不当省略发文机关

依据公文标题结构原理，公文标题总体结构以“三要素”为主，主要体现公文标题的项目构成，一般由发文机关名称、事由和文种组成。实践中，许多缺少发文机关的公文标题是不规范的；理论上，至今存在严重误区。一部新出版的解读新《条例》和新《格式》的著作曾阐释说：“凡是有红色版头的文件，由于版头中业已标明发文机关名称，故在标题中可以省略。”据笔者所知，从未有过这样的规定，此说于法无据，可谓是长期以来理论上的一种错讹，而且“凡是„„”说得太绝对，根本不符合实际。

－18－ 234．忌发文机关位置不当

根据公文标题要素位置规范的要求，发文机关位于标题最前面。发文机关位置不当，表现为两种情形：

一是发文机关和介词“关于”错位，如前面的举例：《关于××省财经学校向××大学联系„„问题的函》，应改为《××省财经学校关于联系„„问题的函》。

二是将发文机关置于事由中间，如《202_年××党委安排的工作重点》，不仅缺少文种，而且发文机关位置不当。修改成《××党委关于202_年重点工作安排的通知》，才符合标题结构规范。

235．忌发文机关党政不分

第一编曾谈到违反行文关系的党政不分问题。党政不分问题，表现在公文标题上则是发文机关党政混淆。例如：《×××党委关于转发工会<关于筹备召开第×届体育运动大会的通知>的通知》，党委根本没必要行文，由行政单位或工会直接发文即可。另外，不应转发所属单位的通知。《转发×局团委<关于协助党委建立各级团委后备干部制度的意见>的通知》（××政字〔19××〕10号），此文行政机关行文不妥，发文机关应改为“××党委”，“转发”改为“批转”，并去掉书名号。

239．忌公文标题中的发文机关与落款或印章不符

公文标题中的发文机关与落款或印章必须相符。有些公文却常常不相符，这是公文规范化所不能允许的。比较常见的错误有四种：一是公文标题中的发文机关为领导机关名称，落款或印章却是其办公部门；二是公文标题中的发文机关为办公部门，落款或印章却是其领导机关；三是公文标题中的发文机关为临时机构名称，落款或印章却是常设机构名称；四是公文标题中的发文机关为常设机构名称，落款或印章却是临时机构名称。

240．忌将概括公文主要内容的短语或句子作为公文标题

将概括公文主要内容的短语或句子作为公文标题，是公文标题只有事由即仅由事由要素构成而缺少发文机关和文种的情形。其中，有的类似事由，有的又有别于事由。如某书介绍的公文标题《关于安排外国旅游者游览、朝拜五台山部分寺庙事》；省级机关公文标题《转发<„„>等两个文件》；国家级机关公文标题《当前农村经济政策的若干问题》。此类型标题，明显违反现行公文处理法规的规定，不符合规范化要求，而且带有相当的普遍性。

241．忌将类似新闻报道等体裁文章的题目作为公文标题

将类似新闻报道等体裁文章的题目作为公文标题，像事由又不像事由，在公文中显得很不协调、很不得体。如某省级机关公文标题《××××报告团在××产生强烈反响》；国家级机关公文标题《把农村改革引向深入》等。此类标题明显不符合公文标题的结构规范，也带有一定的普遍性。

242．忌公文标题随意省略事由

公文标题随意省略事由，专指公文标题由发文机关和文种构成而无故缺少事由要素的情形，亦即没有概括公文的主要内容，不该省略而省略了事由。如《××市人民政府决定》、《××县人民政府通知》等。

公文标题偶有省略事由的时候，如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。这样的公文，正文特别简短，标题省略事由未尝不可；但不分情况随意省略则不可取。实践中，省略事由大多不够规范，不应提倡。

和国家早期公文中，也有不当省略标题事由的情形，如《中共中央通知》（中发〔1972〕××号）。发文当时，也许没有人怀疑它的规范性，但按现行公文处理法规衡量肯定是不规范的。

《国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令》（国发〔1989〕20号）全文只有一句话，仅14个字左右，可谓是篇、段、句合一的典型公文，但却用了完整的“标准式”标题，很值得借鉴。

－19－ 244．忌将常用的非法定公文误作法定公文致标题无文种

公文标题无文种，专指公文标题由发文机关和事由构成而缺少文种要素的情形。将常用的非法定公文误作法定公文致使标题无文种的情形，是公文标题无文种最常见的形式寓。如《关于„„的规划》《×××关于„„的计划》《×××关于„„的总结》《×××关于„„的要点》《×××关于„„的安排》《×××关于„„的方案》《×××关于„„的制度》等等（代表发文机关）。从行文方式来说，这属于张冠李戴的情形，即将它们冠以法定公文的版头，编排发文字号，直接上报或下发。此类公文标题看似有文种，实际上没有法定公文文种，不合乎规范化要求。不懂得这个道理，评改公文和研究公文也都会出错。除此之外，很多人在拟制公文标题时习惯将批转、转发、印发性通知文种舍弃，致使标题无文种，这是公文标题无文种的一种特殊情形，下面具体涉及。

245．忌连一般常用的非法定公文文种也没有而随意乱造

连一般常用的非法定公文文种也没有而随意乱造致使标题无文种的情形，也比较多见。如：《×××关于„„的说明》《×××关于„„的解释》《×××关于„„的解答》《×××关于„„的答复》《×××关于„„的部署》《×××关于„„的任务》《×××关于„„的目标》《×××关于„„的指标》《×××关于„„的标准》《×××关于„„的措施》《×××关于„„的要求》《×××关于„„的政策》《×××关于„„的汇报》《×××关于„„的建议》《×××关于„„的提纲》《×××关于„„的情况》《×××关于„„的问题》《×××关于„„的注意事项》《×××关于„„的工作重点》等等。

249．忌印发性公文标题缺失通知文种

与批转、转发性公文标题一样，印发性公文标题也存在舍弃和遗失通知文种的问题。此误同与批转、转发性公文标题之误道理是一样的。例如，《印发<中共××省委致全省农村共产党员的一封信>》（×办发〔19××〕67号），可修改为《××省委办公厅关于印发中共××省委致全省农村共产党员一封信的通知》。《印发<一九××年——一九××年×经×省档案事业发展规划>》（×档发〔19××〕23号）可修改为《×××关于印发×××省19××年－19××年档案事业发展规划的通知》。

250．忌评改“转发通知的通知”标题时随意舍弃通知文种

评改“转发通知的通知”标题时随意舍弃通知文种的情形，十分普遍。比如在评改《×××关于转发公安部关于加强×××工作的通知的通知》的标题时，有的认为通知文种重复，不符合语法规则；也有的认为属于“双通知”的误标，即文种标注混乱——一个标题用了两个文种。因此，均主张将其修改为《××××关于转发公安部关于加强×××工作的通知》。其实，从语法意义分析，原标题并不存在句法结构上的毛病，只是“的通知的通知”有些拗口。可从两个层次分析其句法结构：一是“×××关于„„的通知”，属于偏正短语，符合公文标题总体结构规范，其中的“通知”是不可或缺的文种；二是事由“转发公安部关于加强×××工作的通知”，属于述宾短语，符合公文标题事由句法结构规范，其中的“通知”是与事由动词“转发”相搭配的宾语。很明显，修改后的标题只有发文机关和事由，恰恰是弃通知文种所致。为避免出现“的通知的通知”，修改时宜在符合语法规则、确保标题规范的前提下进行，如可改成《关于转发公安部有关加强××工作的文件的通知》。把一个原本符合语法规则、毛病不大的公文标题修改成违背语法规则、错讹严重的公文标题则得不偿失，不如不改。

251．忌转发通知或多层次转发时将“通知”误作本标题文种

由于转发性公文错误省略通知文种倾向的蔓延，绝大多数人在转发通知或多层次转发时往往将“通知”误作本标题文种，在公文评改过程中往往将其视作要素齐全的规范化的公文标题。这实际上是对语法规则的曲解。举例说明：

最高人民法院办公厅转发国家工商行政管理局关于处理个体、合伙经营及私营企业领有集体企业《营业执照》问题的通知（法办〔1987〕69号）。

－20－ 这是被转发文是通知文种的“单层次转发”，实际上转发的是《国家工商行政管理局关于处理„„问题的通知》，“处理”和“问题”自然搭配成述宾结构的词组，被转发文标题文种是通知，此例则缺少文种。若将“通知”视作本标题的文种，事由中的动词“转发”后面则没有相搭配的宾语，而“转发„„问题”不通。可修改成《最高人民法院办公厅关于转发国家工商行政管理局有关处理个体与合伙经营及私营企业领有集体企业营业执照问题的文件的通知》。从句法结构来说，“处理”和“问题”搭配，“转发”和“文件”搭配，则消除了语病。

转发××部财务司《关于转发中国农业银行“印发<关于进—步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见>的通知”的通知》

这是个被转发文为通知文种的“二层次转发”标题，后面还是缺少一个“的通知”。若补上，原本冗长繁杂的标题则更令人望而生畏。可按“自拟摘要法”，修改为《×××关于转发有关进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作等文件的通知》；也可按“适当修辞法”，借助结构助词“的”体现出转发环节，修改为《×××关于转发由中国农业银行印发××部财务司转发的有关进一步做好支持农业社会化服务体系建设工作意见的通知》。

252．忌“转发„„通报”式的公文标题

“转发„„通报”式的公文标题，属于错误省略通知文种的一种特殊类型。举例说明： 《××省安全生产监督管理局转发国家安监总局关于近期建设工程重大安全事故的通报》，这是202_年9月出版的某应用写作教材中“通报”一节的例文标题。“转发„„通报”仅仅是事由，标题实际上缺少文种，亦即“通报”根本不应当成为该标题的文种。此例正是由于错误省略通知文种而被误作了“通报”。标题可修改为《××省安全生产监督管理局转发国家安监总局关于近期建设工程重大安全事故通报的通知》。

284．忌“决定通知”式的公文标题

“决定通知”式，即标题用了决定和通知两个文种。解决的办法是，根据行文主旨和公文内容确定用何文种，一般多用通知，有的可用决定，个别的可用通报。

如《××大学关于张××同志等任免决定的通知》，可改成《××大学关于张××等同志任免职的通知》（在正文中说“经„„研究决定„„”即可）。《关于一九××年收缴税费的决定的通知》，可修改为《×××关于19××年收缴税费的决定》或《×××关于19××年收缴税费的通知》（根据公文内容用通知为宜）。《关于林政检查与处理决定的通知》，最好用通报文种，修改为《×××关于林政检查与处理情况的通报》。

《关于对机关档案管理的决定和转发<×××档案管理„„实施细则>的通知》，这是公文标题并用文种的又一种类型。另外，“对„„决定”不通。可修改为《×××关于加强机关档案管理的通知》（在正文中说贯彻《细则》等要求）；也可修改为《×××关于转发档案管理„„实施细则的通知》（在正文强调加强机关档案管理工作）。

285．忌“决定通报”式的公文标题

“决定通报”式，即标题用了决定和通报两个文种。解决的办法是，或者用决定或者用通报，多根据行文主旨去掉“决定”而用通报文种。

如《关于××系学生李××处分的决定的通报》，可修改为《×××大学关于对××系学生李××处分的通报》；也可再明确些，修改为《×××大学关于给予××系学生李××开除学籍处分的通报》。

286．忌“决定决议”式的公文标题

“决定决议”式，即标题用了决定和决议两个文种。解决的办法，多去掉“决定”而用决议文种。

如《关于„„决定的决议》，《关于决定„„的决议》（后者“决定”在事由中充当了述语），均可改成《×××关于„„的决议》。

287．忌“通报通知”式的公文标题

－21－ “通报通知”式，即标题用了通报和通知两个文种。解决的办法是，或者用通报或者用通知。《关于„„的通报的通知》，须根据公文主旨和公文内容确定用何文种。《关于印发<×××××的通报>的通知》，属于用印发性通知发通报，实乃多此一举。既然用“印发”，则说明系本机关行文。如上编所述，可直接用通报行文，修改为《×××关于„„的通报》。

290．忌“意见通知”式的公文标题

“意见通知”式，即标题用了意见和通知两个文种。解决的办法是，或者用意见或者用通知。以《关于进一步加强进口废物原料检验管理工作若干意见的通知》（国质检验〔202_〕217号）为例。这是“意见”成为法定公文文种以后一种新的病误类型。此公文正文导语段是：“为落实国务院关于加强进口废物原料管理的要求，进一步加强和完善进口废物原料检验检疫监督管理工作，规范进口废物原料装运前检验工作，现提出以下意见„„”根据公文内容，标题可修改为《国家质检总局关于进一步加强进口废物原料检验管理工作的通知》（正文开头，过渡句“现提出以下意见”可相应改作“现通知如下”），或者修改为《国家质检总局关于进一步加强进口废物原料检验管理工作的意见》（“管理工作”后面加上“若干问题”亦可）。

291．忌“意见请示”式的公文标题

“意见请示”式，即标题用了意见和请示两个文种。解决的办法是，根据行文主旨或者用意见或者用请示；但如果是呈转性公文，则不可用请示。

如××党委宣传部呈报的《关于加强我×新闻报道工作意见的请示》，可去掉“请示”，“的”移到“意见”前，让“意见”成为唯一文种，修改为《××党委宣传部关于加强我×新闻报道工作的意见》。党委可用批转性通知下发，本标题为《××党委批转宣传部关于加强我×新闻报道工作意见的通知》或《××党委关于批转宣传部呈报的加强我×新闻报道工作意见的通知》。

325．忌商请函标题事由缺少“请求”类动词

请示标题事由一般不宜赘加“请求”类动词，但商请函标题事由却不可以缺少“请求”类动词，因为“函”字本身并无请求之意，不用往往会产生歧义。如《××省人民政府关于要求免税进口救灾物资的函》（主送海关总署），是××省人民政府向海关总署提出请求，如果不用“要求”，就成了××省人民政府免税进口救灾物资。因此，此函中的“要求”不可少。另举一病例：《××区人民政府关于暂缓审批××中央商务区规划范围内单位（企业）开发建设用地手续的函》，选白吴新元教授《公文正文三要素说与公文正文格式化导论》一书病误评改例。笔者与其观点一致，“暂缓”前应加“请求”类动词，“审批”宜改成“办理”，“单位（企业）”可删去，修改为《××区人民政府关于请求暂缓办理××中央商务区规划范围内开发建设用地手续的函》。

327．忌完整事由后赘加“问题”一词导致成分赘疣

完整事由后赘加“问题”一词，往往导致成分赘疣，无异于画蛇添足，因此应当纠正。如《×××关于做好春耕生产各项准备工作问题的通知》《中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步严格控制党政机关办公楼等楼堂馆所建设问题的通知》（中办发〔202_〕11号），“问题”一词均删去为宜。

339．忌滥用“紧急通知”和“紧急报告”式标题

“紧急通知”式标题基本形式为《××关于„„的紧急通知》。对此类标题，应视情况而论。上层机关有时针对某种紧急情况，发出“紧急通知”，并通过媒体公布，这未尝不可。但对于绝大多数机关来说，却不可滥用。尤其是用于内部运行的“通知”，“紧急程度”应按规定标示，而不必体现在标题上。

《××部 ××部 ××部关于当前生猪生产情况的紧急报告》，作为上行文，一般没必要在标题文种前加“紧急”二字，“紧急程度”可按公文处理法规规定标示。

340．忌滥用“若干意见”式标题 “若干”词义为“多少”（用于问数和不定数），过去常见于公文标题中。“关于„„的若干意见”，可谓是历史延续下来的一种习惯用法。笔者以为，在“意见”成为独立文种以后，为体现文

－22－ 种身份，不宜滥用“若干意见”式标题。

《最高人民法院关于加强人民法院基层建设的若干意见》，此标题最好不用“若干”，改成《最高人民法院关于加强人民法院基层建设的意见》为宜。

在司法解释中，比较常见的标题是《最高人民法院关于适用<„„>若干问题的解释》。应该说，此种标题结构（尤其是“若干”的使用）是无可非议的。

在中央文件中，类似标题的结构偶有不同。以202_－202_年关注“三农”的七份中央1号文件为例：202_年的《中共中央 国务院关于促进农民增加收入若干政策的意见》、202_年的《中共中央 国务院关于进一步加强农村工作提高农业综合生产能力若干政策的意见》、202_年的《中共中央 国务院关于推进社会主义新农村建设的若干意见》、202_年的《中共中央 国务院关于积极发展现代农业扎实推进社会主义新农村建设的若干意见》、202_年的《中共中央 国务院关于切实加强农业基础建设进一步促进农业发展农民增收的若干意见》、202_年的《中共中央 国务院关于202_年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意见》和202_年的《中共中央 国务院关于加大统筹城乡发展力度进一步夯实农业农村发展基础的若干意见》，从标题来看有两种不同的结构形式。一种是“关于„„若干政策的意见”，一种是“关于„„的若干意见”。笔者以为，“关于„„若干政策的意见”（或“关于„„若干问题的意见”）的结构形式无可挑剔，但“关于„„的若干意见”则值得商榷。“意见”成为法定公文以后，在标题中是文种而不是事由的组成部分，前面加上“若干”，语词意义等于“若干文种”，则不尽妥当。但鉴于此类标题毕竟有文种直在使用，故笔者不绝对否定。不过，笔者还是建议用“关于„„若干政策的意见”“关于„„若干问题的意见”或“关于„„的意见”的结构形式，而不用“关于„„的若干意见”的结构形式。倘若可行，需要上级机关作出示范，或许还要有一个固化过程。

366．忌文种前的结构助词“的”错位

前面说过，在一般情况下和条件允许的情况下，助词“的”应尽量置于事由和文种中间。文种前的结构助词“的”居于不当位置的情形（如《关于„„的情况报告》），同成分多余的特殊类型有所不同。从公文标题规范化考虑，《关于„„的情况报告》最好改为《关于„„情况的报告》。

376．忌公文标题赘加逗号 新《条例》）和新《格式》），均未提及公文标题中标点符号如何使用的问题。这为我们在贯彻新《条例》和新《格式》的过程中提出了一个新的课题，即公文标题是否还应当讲究标点符号使用上的规范。其中包括公文标题到底可不可以使用标点符号、今后使用是否可以不受限制、什么情况下可以使用、什么情况下不可以使用等诸多困扰人们的问题。笔者以为，过去讲求、今后依然应当讲求公文标题中标点符号的使用规范。关于公文标题中标点符号如何规范使用的问题，以笔者拙见，要把握好“三个原则”：一是符合标点符号用法；二是符合简明得体要求；三是符合约定俗成标准。

根据《标点符号用法》国家标准规定，逗号主要用于复句内各分句之间不宜用分号的停顿处，其次用于句子中较长的主语后、句首的状语后和较长的宾语前以及较长的主语中间、谓语中间或宾语中间等。而公文标题是以文种为中心语的偏正词组（也称偏正短语），因此不宜加逗号。

人民法院公文标题多比较复杂，拟制难度较大，赘加逗号的情形比较多见，各高级人民法院的请示标题表现明显。矫正的方法，主要是通过语法修辞手段来确保标题不用逗号而层次清晰、表意明确，有时可通过换行解决层次不清问题。

最高人民法院在行批复文时往往改变下级请示标题中赘加逗号的做法，标题经过高度概括，除含有语气助词“的”的标题而外，多拟制得比较规范。当然，也偶有不当使用逗号的时候。如法释〔202_〕9号：

最高人民法院

关于当事人对驳回其中请撤销

－23－ 仲裁裁决的裁定不服而申请再审，人民法院

不予受理问题的批复

此标题逗号应删去，为确切表示语音停顿，避免歧义，可将“人民法院”移至下一行。另，“问题”也删去为宜。又如法发〔202_〕41号：

最高人民法院

关于认真贯彻中央经济工作会议精神，为经济平稳较快发展提供有力司法保障的通知

此标题本来拟制得很好，美中不足赘加了逗号。尤其是逗号在一行末尾，则更没有存在之必要。

377．忌联合行文时发文机关名称之间赘加顿号

公文标题可用可不用标点符号时应尽量不用，这应当是约定俗成的标准。比如联合行文，发文机关名称之间可空格而不加顿号。在以往党政机关公文标题和人民法院公文标题中，均存在赘加顿号的情形。以公通字〔202_〕 26号为例：

最高人民法院、最高人民检察院、公安部、民政部、司法部、中华全国妇女联合会

关于打击拐卖妇女儿童犯罪

有关问题的通知

可修改为：

高人民法院 最高人民检察院 公安部 民政部 司法部 中华全国妇女联合会

关于打击拐卖妇女儿童犯罪

有关问题的通知

379．忌公文标题中连接相关年份错用长横连接号

《国务院公报》刊发的公文标题中，连接相关年份用长横连接号（即二字线连接号）不够规范，应改成一字线连接号。如《教育部 国家发展改革委关于印发<“十一五”期间中西部地区特殊教育学校建设规划（202_－202_）>的通知》（教发〔202_〕20号），“202_——202_”宜改成“202_―202_”。又如《国务院办公厅关于转发教育部等部门<国家西部地区“两基”攻坚计划（202_——202_年）>的通知》（国办发〔202_〕20号），《国务院办公厅关于转发卫生部等部门全国重点地方病防治规划（202_——202_年）的通知》（国办发〔202_〕75号），连接相关年份中间的长横连接号均宜改为一字线连接号。

需要说明的是，202_年6月1日起实施的《标点符号用法》国家标准已取消了长横连接号。380．忌公文标题中的标点符号错位

公文标题中，标点符号错位的情形比较单一。举两例说明：《关于<印发××校办企业管理办法>的通知》，这是某省厅级单位公文标题，“印发”是事由中的述语，书名号的前半部分不宜置于其前面。应改为：×××关于印发《××校办企业管理办法》的通知。《国家林业局关于印发<国家林业生物产业基地认定办法>（试行）的通知》（林科发〔202_〕275号），“办法（试行）”等同于“试行办法”，故“（试行）”系公文标题的组成部分，不宜将“（试行）”排除在书名号之外。标题应改为：国家林业局关于印发《国家林业生物产业基地认定办法（试行）》的通知。

401．忌发文机关简称不规范

发文机关简称不规范，主要指公文标题中的发文机关使用非规范化的简称。公文正文中的机构名称和文件名称等，可以在第一次用全称之后使用非规范化的简称（只需在全称后用括号注明即可）；然而，在公文标题中发文机关却不可以使用非规范化的简称。非规范化的简称，主要表现在不约定俗成和存有歧义等方面。比如“中华人民共和国国家发展和改革委员会”可简作“国家发展改革委”或“国家发改委”，“中华人民共和国外交部”“中华人民共和国围防部”“中华人民

－24－ 共和国公安部”司“公安部”。“全国人民食代表大会常务委员会”可简作“全国人大常委会”，但不可简作“全国人大”。

405．忌用“年终”“岁尾”等时间不确切的词语 在一些公文标题中，常常出现“年终”“岁尾”等时间不确切的词语，这也是不规范的。如《×××关于年终清查财产情况的报告》，“年终”时间不确切，应在前面加上具体的年份。联系“主送”和正文，虽然不一定会产生误解，但却不符合要求。特别是，类似文件一般在年末行文，有的运行到受文机关已是下年度，用“年终”“岁尾”等时间不确切的词语尤为不妥。

409．忌公文标题不讲究文字排列

公文标题应左右居中，醒目、鲜明。文字疏密适度、排列得当，才能眉清目秀、美观大方。然而，很多公文标题在文字排列上很不讲究。主要表现在：上下无间隔，标题不突出；排列未居中，偏左或偏右；该转不转行，横向过于长；文字欠推敲，转行不适当；等等。

公文标题文字的规范排列——这一看似简单的问题，往往不被人们所重视，大有认真矫正和深入研究之必要。全国人大常委会、国务院、最高人民法院发的公文，标题大都比较规范，尤其是文字排列十分讲究。最高人民法院公文标题多比较复杂，非常容易出现毛病。如何规范，主要应根据文字多少和词的组合情况以及语音停顿等因素视情况而定。

根据新《格式》规定，公文标题分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。公文标题如何排列，也是公文格式规范与否的一个突出问题。

411．忌双行和多行标题长短不协调

双行和多行标题长短不协调，主要是行与行字数相差太悬殊所致。此种标题，也给人一种很不美观的感觉。以双行标题为例，有的发文机关规范化简称仅几个字，第二行过长。如：

×××

××××××××××××

有的第一行过长，第二行仅文种两个字。如：

××××××××××××

通知

412．忌转行时将合成词无端拆解开

许多公文标题未能保持词或词组的完整性以及字数搭配上的匀称，有的将一个合成词拆开排在两行。如：

关于湖北省沔阳县杨林尾缝纫机 厂侵犯天津缝纫机厂牡丹牌注册

商标的处理决定

此标题中的“缝纫机厂”不应拆开分作两行。另外，顺便指出，此标题缺少行文单位，句子成分搭配不当。说“侵犯„„商标专用权”或者说“擅自使用„„商标”均可，而说“侵犯„„商标”则不通。可修改为：

天津市××区工商行政管理局

关于湖北省沔阳县杨林尾缝纫机厂侵犯 天津缝纫机厂商标专用权一案的处理决定

再看法发〔202_〕6号公文标题：

最高人民法院

关于充分发挥审判职能作用为

经济发展提供司法保障和法律服务的意见

此标题事由中的介词词组“为„„”不应拆开分作两行，应将“为”移至下一行。413．忌只注意字数搭配匀称而不注意转行不当造成歧义

－25－ 各种文章标题都有一个规范排列问题，排列不当有时会出现错误语意。公文作为严谨、庄重的应用文体，标题更应该规范排列。202_年8月5日某省级媒体曾刊发一份工作规划，标题是：

建立健全整治和预防腐败体 系202_－202_年工作规划

此标题将“体系”拆开分作两行，第一行中的“腐败体”令人费解；第二行“系„„”则宜使人误作“是（为）„„”。再以法释〔1999〕4号公文标题为例：

最高人民法院

关于人民检察院对民事调解书提出 抗诉人民法院应否受理问题的批复

此标题事由中的词组“提出抗诉”拆开分作两行排列不妥，读时很自然地在“提出”后面停顿，而“抗诉”和“人民法院”连在一起，容易造成“抗诉人民法院”之歧义。可修改为：

最高人民法院

关于人民检察院对民事调解书提出抗诉

人民法院应否受理的批复

这样修改后，不仅消除了歧义，而且符合菱形之美。也可将事由中的“双主语”句式变成单一主语的句式，从而使事由更简洁、明了。

414．忌“的通知”独占一行

标题中的结构助词“的”应放在一行末尾，而不应置于行首，尤其是“的”和文种“通知”不宜独占一行。举一个比较典型的例子：

最高人民法院印发

《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件

立案工作的暂行规定（试行）》 《关于刑事赔偿和非刑事司法赔偿案件

案由的暂行规定（试行）》 《国家赔偿案件文书样式（试行）》 的通知

此文印发三个文件，标题共占了七行，不仅“的通知”占一行不规范，而且过于冗长。可高度概括，修改为：

最高人民法院

关于印发赔偿案件有关规定和文书样式的通知

415．忌陷入“公文有版头可省略发文机关”之误区

人们对公文标题结构的认知，至今仍存在许多误区。这些误区，在公文学界表现突出。尽快走出这些误区，对于确保公文标题的总体结构和句法结构的规范、促进公文标题的规范化大有裨益。单独提出“忌陷入„„误区”之禁忌，有的对之前涉及的问题作了必要的概括或强调，旨在进一步明确是非，引起学界重视。

“公文有版头可省略发文机关”，系一种误区。正确观点是：下行文（通知、通报、决定、决议、批复等）和泛行文（公报、公告、通告等）一般不宜省略发文机关。如《国务院关于„„的通知》不简作《关于„„的通知》；《关于进一步加强安全生产工作的决定》，则应补上发文机关。

下行文和泛行文标题有发文机关，不仅符合公文处理法规的规定，而且比较庄重，更主要的是有利于公文的管理和利用。以《国务院关于促进节约集约用地的通知》（国发〔202_〕3号）为例，若不标发文机关，就变成了《关于促进节约集约用地的通知》，引用时就会造成标题无发文机关的情况；而如果加上发文机关，就要把“国务院”几个字放在标题之外，很显然这不符合规范化要求。

上行文中的请示和平行文中的致函（相对于复函而言），标题可省略发文机关。理由主要有两

－26－ 点：一是该标题除对方批复或函复外，不大可能再有其他公文引用；二是可为对方批复或函复时提供方便。以《国务院关于长沙市城市总体规划的批复》（国函〔202_〕117号）为例，主送“湖南省人民政府”，正文开头语是：“你省《关于„„的请示》（湘政〔202_〕37号）收悉。现批复如下„„”如果将“湖南省人民政府”加在请示标题中，正文开头就要与主送机关重复。

417．忌陷入“介词‘关于’可有可无”之误区 “介词‘关于’可有可无”，系一种误区。正确观点是：狭义法定公文标题一般不可以没有介词“关于”。因为没有介词“关于”，发文机关和事由直接发生联系，不仅会改变标题的结构，而且往往会产生歧义。这在事由中的动词所表示的动作主体即施事者不是发文机关时，表现得尤为突出。如《最高人民法院批准撤销、设立、变更人民法院的公告》，由于缺少介词“关于”而改变了词语关系，使本应是偏正结构的标题变成了“主谓宾”结构，因而存在“最高人民法院批准„„公告”之歧义。

从广义公文来说，标题事由前（发文机关后）可以不用介词“关于”的情形主要有三种：一是法律、法规、规章标题，如前所述；二是省略事由的特殊公文标题，如《中华人民共和国主席令》《中华人民共和国全国人民代表大会公告》等；三是批准、转发、印发性通知标题（省略“关于”主要是为避免“关于”重复）。第三种情况的标题，实际上已不是原来意义上的偏正结构，但实践中从上到下的机关公文多将“关于”省略。这是因为发文机关是批转（或转发、印发）这一动作的施事者，它和事由直接发生联系也不会产生歧义，基本不影响表达。如《最高人民法院印发<关于执行案件督办工作的规定>等三项执行工作制度的通知》，“印发”前则省略了“关于”。如果加上“关于”，从句法结构来说更确切些，但却存在“关于”近距离连用拗口之弊。若要彻底解决这一问题，需修改被印发文标题。

第四编 公文格式方面禁忌

【核心提示】

1．明确公文格式基本含义、基本要求和衡量标准。2．明确公文格式中不可或缺的要素，避免缺失。3．明确公文格式中各要素的固定位置，避免错位。4．明确不同版式，避免不同格式的公文相互错用。

5．明确公文格式方面各种技术性要求，避免犯常识性错误。6．明确发文字号的结构特征和不同类公文发文字号的标注规范。

429．忌对公文格式的重要性认识不足

公文作为治理国家、管理社会、进行公务活动的有效手段和重要工具，其效用彰明较著，是不言而喻的。一份公文在某种程度上，代表着制作机关的形象和水平。就某一机关、团体和企事业单位而言，它所形成的不规范公文，不仅有可能给工作造成不应有的损失，且立卷归档以后乃至开发利用过程中还将继续产生不良效应而影响后人。

不规范公文在各个时期都有所反映。地（市）级以下机关、从中央到地方的一些主管部门以及诸多的企事业单位的公文，存在的问题尤为严重。有针对性地矫正包括公文格式不规范在内的公文病误，促进公文尽快实现规范化，应该是我们的一项长期任务。

按公文格式和行文规则撰写公文，并不等于墨守成规。公文内容固然重要，但公文格式也不容忽视。严格按规定的格式拟制公文，正是为了保证公文的完整性、正确性和有效性，并为公文处理工作提供便利。

202_年7月1日起与新《条例》配套实施的新《格式》）是党政机关公文规范化的重要依据。它的实施，有利于提高各级党政机关公文质量和推动党政机关公文处理工作实现科学化、制度化、规范化。学习、贯彻好新《条例》和新《格式》，是公文实务工作者和公文研究工作者今后一个时

－27－ 期所面临的主要任务。目前，笔者在网络媒体看到，对新《格式》的宣传还处于刚刚起步、尚不规范的阶段，认识模糊、解读错误的现象比较严重，需从历史性的统一、原则性的调整、细节性的修订三个方面加深理解。

431．忌不明确公文格式基本要求

公文格式的基本要求，简言之是公文格式要实现规范化。规范，即约定俗成或明文规定的标准。所谓规范公文，就是从内容到形式均符合规范标准的公文。具体来讲，公文格式规范要求做到：要素齐全无赘疣，位置得当无偏差，版式正确不混淆，首尾相符不矛盾。要深刻理解这些要求，须对本编阐释的具体禁忌逐一把握。

438．忌上行文签发人缺失

“签发人”是上行文中的必备要素。根据前面关于文种的阐释，上行文应当包括请示、报告和呈转性意见。

新《条例》规定：“上行文应当标注签发人姓名。”新《格式》规定“签发人由‘签发人’三字加全角冒号和签发人姓名组成”。据此，凡上行文均应按此规定办理。

实际上，202_年《办法》即已作了类似规定，然而很多公文未能认真执行。有的仅在请示公文中标明，而在报告和上行性意见中未标明。今后，应当继续避免此误。

需要说明的是，202_年《办法》规定：“上行文应当标明签发人、会签人姓名。”新《条例》和新《格式》均只规定标注签发人姓名，而取消了会签人的概念，不再区分“签发人”，这显然比原规定确切。

442．忌发文机关署名缺失

1996年《条例》规定了发文机关署名，202_年《办法》未作规定。1999年《格式》曾规定：“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。”因此，实践中往往执行不一。新《条例》规定，发文机关署名“署发文机关全称或者规范化简称”。新《格式》对无论单一机关行文还是联合行文均规定标注发文机关署名，改变了单一行政机关行文不署名的做法。今后，按此规定，发文机关署名不宜再省略。

444．忌印章缺失

印章代表着发文机关的权力和职能，是行使职权的标记，也是发文机关对公文生效负责的凭证。有些公文只有发文机关署名而未加盖印章，这既不严肃，又等于没有法律效力。其中有的是以为套红版头的铅印公文就可以省略印章，有的是因工作疏忽所致。另外，联合行文，联合发文机关都应当加盖印章。联合发文机关不全盖印章的做法是不符合规定的。

需要说明的是，1996年《条例》曾规定：“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文均应当加盖发文机关印章。”202_年《办法》曾规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”新《条例》规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”新《格式》规定“印章用红色，不得出现空白印章”，并对单一机关行文和联合行文加盖印章具体事宜一一加以明确。新旧规定比较，主要区别是：原规定联合上报的公文由主办机关加盖印章，新规定未作类似规定，说明联合上报的公文，发文机关也都应当加盖印章。

446．忌抄送机关不当缺失

新《条例》将抄送机关释义为“除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关”，规定抄送机关“使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称”。新《格式》作了具体规定，明确“‘抄送’二字后加全角冒号和抄送机关名称”（纪要格式宜将“抄送”二字改为“分送”）。

应该抄送而未抄送的公文，主要有以下几种：一是因特殊情况而越级呈报的上行文，未能抄送被越过的上级机关；二是受双重领导的机关向某一上级机关请示，需要抄送而未能抄送另一上级机关；三是上级机关对受双重领导的下级机关行文，需要抄送而未能抄送该下级机关的另一上

－28－ 级机关；四是重要的下行文，未能抄送直接上级机关；五是公文内容涉及有关机关的职权范围，未能抄送所涉及的机关。

449．忌页码缺失

新《格式》将页码明确规定为公文格式要素之一。同时，将原规定“用4号半角白体阿拉伯数码”改为了“一般用4号半角宋体阿拉伯数字”。根据新《格式》关于“公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码”的规定，此种情形不能算作页码残缺。根据“公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排”的规定，附件不宜单独编排页码，也不宜不编排页码。

450．忌信函格式中的红色双线不合规定

新《格式》规定：信函格式“发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。”将1999年《格式》中的“武文线”和“文武线”改成了“红色双线”，但基本精神未变。以往，曾有将信函格式中不同粗细的红色双线错成单粗线或双细线的，应当纠正。

另外，应注意信函格式中的红色双线与其他分隔线长度上的区别。前者为170mm，后者与版心等宽即156mm。

458．忌上行文的发文字号居中排列 新《格式》规定：“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。”以往，有的上行文的发文字号习惯于居中排列。

472．忌版记不在偶数页上

根据新《格式》关于“双面印刷”和“首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合“的规定，版记务必置于偶数页上。版记不在偶数页上的公文是不规范的，今后行文一定要注意这一点。即使公文很短，首页可以放下版记内容，但由于公文是双面印刷，版记也必须移至第二页上，哪怕第二页除了版记而没有任何内容也应当如此。

500．忌在抄送栏中写发文机关领导姓名以及“存档”字样

在抄送栏中写发文机关领导姓名以及“存档”字样，在基层机关公文中比较多见。这样做于法无据，也没有必要。

501．忌在版记下面赘加“拟稿×××，打字×××，校对×××，印数×××”

在版记下面赘加“拟稿×××，打字×××，校对×××，印数×××”的情形，在基层机关公文中也比较多见。

有的单位表示，加的目的是为了明确责任。明确责任可采取别的办法，而不必体现在公文格式上。有的公文著作在介绍公文格式时，将印发机关和印发日期处标注为“×××××办公室

共印×××份

202_年×月×日印发”，更显得不伦不类。

503．忌不明确发文字号的结构规范

发文字号和公文标题一样，也是公文的重要组成部分以及体现公文格式的主要标志。要素残缺和位置不当等，仅仅反映了公文格式上的一些主要毛病。而公文写作对发文字号本身又有具体规定和规范化要求。

在长期的公文实践中，发文字号变化多样，至今纷繁复杂、五花八门，而在理论上的阐述也往往不尽一致。因此，很有必要对发文字号的结构规范加以明确。

新《条例》再次明确规定，发文字号“由发文机关代字、年份、发文顺序号组成”。例如：“国办发〔200×〕×号”，其中国办“代表国务院办公厅，属机关代字；〔200×〕是年份；后面的×为顺序号。省以下机关发文字号，严格分析与之略有不同。一般来讲，其机关代字的第一个字应清楚地表明区域。如：“黑政发〔200×〕×号、内政办发〔200×〕×号，其中“黑”代表黑龙江省，“内”代表内蒙古自治区；“政”和“政办”分别代表政府和政府办公厅。合起来，是个完整的机关代字。所以，“黑”和“内”可视为区域代字，也可视为机关代字的一部分。鉴于此，机关代字一般要两个字以上。当然也有一个字的，如：“中发〔200×〕×号”“国发〔200×〕×号”，－29－ 其中“中”和“国”就分别代表中共中央、国务院。总的来讲，发文机关代字中的字的多少要以简明、准确、没有歧义为原则。

机关代字和年份中间的“发”字，既代表发文的意思，又起着联结词的作用。一般多用“呈” “发”“函”三个字来联结，分别代表上行文、下行文和平行文（有的用“函”联结并不只代表平行文，而是代表信函格式）。一些较大机关的下行文，即使在同一时期也不一定专门使用一种发文字号。

在许多公文中，会看到用“字”联结的情况。这多表现在发文数量较多的大机关的业务主管部门的公文中。对“发”和“字”的使用，目前尚无明确规定。从常用的基本的发文字号来看，比较规范的用法是：“发”一般在机关统发文中使用；“字”一般在机关的部门分类文中使用。

鉴于实践中的复杂情况，—些非基本的发文字号是否规范，还有待于实践检验或由法定机关进一步明确。

504．忌发文字号要素不全

发文字号要素不全，主要有以下几种情形：一是缺少发文机关代字，如函字〔19××〕×号。二是缺少年份，如“×公交字第8 1号”“交字第402号”“建字第315号”“工计国字86号”“×字第××号”“×商院函字第12号”等，很明显是不规范的。类似这种发文字号，不仅违反规定，而且不利于归档和利用。三是缺少机关代字和年份（即只有发文顺序号），如“复字×号”。

命令（令）、公告等公文，发文字号多只有发文顺序号，目前法规对此未加明确。其他公文发文字号既没有发文机关代字，也没有年份，应视为不规范。

－30－

第二篇：评栾照钧新著《公文写作与评改禁忌》（精选）

从公文评改实践研究公文评改应用理论的力作——评栾照钧新著《公文写作与评改禁忌大全》

作者/刘耀国

最近从一些资料得知，栾照钧新著《公文写作与评改禁忌大全》，自去年12月由广东经济出版社出版以来，非常热销。据统计，多家网媒从今年3月1 1日至7月14日，所载的读者对此书的评语有42条，其中40条给予一致好评，余2条中有一条认为该书开本太小不适宜这本厚厚好书的装帧要求。多年来，在公文写作书市场充塞着众多平庸之作，或日最新版本却内容老套，或曰独具特色却大同小异，或曰自成大全却东拼西凑，或曰权威实用却错讹百出。在这种背景下，这本新著能有一个好口碑，实属不易。

我觉得，这本新著确是多年来难觅的好书。它好在哪里呢？

显而易见的是，诚如该书前言中所说，它“逐一解答‘不应该那样做和不应该那样写’的问题”，由于它有如此的实用性、针对性和指导性，因而受到读者欢迎，网上的40条好评就是对此而言的。这方面的成功，在该书的序言中，张庆儒已力透纸背，在此无须赘言。

进而思考的是，这本新著最大的成功，在于它是一本从公文评改实践研究公文评改应用理论的力作。其内容有两大部分：一是公文写作禁忌，二是公文评改阐释。我认为，全书贯穿着这样一条主线： “不应该那样做和不应该那样写”——“应该怎样评和应该怎样改”——“应该这样做和应该这样写”。在这条主线中，起始点是“不应该那样做和不应该那样写”，关键点是“应该怎样评和应该怎样改”，落脚点是“应该这样做和应该这样写”。因此本文从公文评改的角度对这本新著的成功之处予以评析。

我在1994年写过一篇纵公文评改中学习公文写作》（载《中文自修》杂志1994年第7、8期合刊）的文章。当我读了栾照钧这本新著后，深感当年那篇文章的认识还相当有限，应该像栾照钧所做的那样，抓住在公文评改实践中研究公文评改应用理论这一关键。只有这样，才能获得从公文评改中学习公文写作的切实有效结果：

栾照钧这本新著共有108 1条禁忌，每一编都分为总述和分述两部分。其所探究的公文评改应用理论知识点分布在每一编的总述部分：

在第一编讲公文行文规则执行方面的禁忌时，他指出“行文规则是发文机关行文的根本准则，也称作公文制发规范”，它有“符合行文原则” “符合行文程序” “符合行文关系” “符合行文方式”四个方面的要求。每一方面的要求，都可用八个字来概括：符合行文原则，要“确有必要，讲求实效”；符合行文程序，要“严格把关，依法行文”；符合行文关系，要“选准文种，协调主送”；符合行文方式，要“多种方式，逐一规范”。

在第二编讲公文文种使用方面的禁忌时，他指出“正确使用文种，是执行公文处理法规、实现公文规范化的起码要求”，认为文种使用要把握“六个要点”，即“把握行文关系” “把握职权范围” “把握行文目的” “把握不同类别” “把握对应规则” “把握关联文种”，概括为六句话：“行文关系尤重要，职权范围不可超，发文目的应把牢，不同类别区分好，对应文种宜可靠，关联文种勿混淆。”

在第三编讲公文标题拟制方面的禁忌时，他认为“公文标题拟制的基本要求是：结构完整，事由明确，文种恰当，语言规范，文字简洁，题文相符，便于阅读、管理和使用”，特别强调拟制公文标题要遵守“公文标题总体结构原理”和“公文标题句法结构原理”。他指出，总体结构是以“三要素”为主的结构，要注意要素省略规范和要素位置规范；句法结构是以事由为主的结构，要注重事由本身的内部结构，使事由起到画龙点睛的作用。

在第四编讲公文格式安排方面的禁忌时，他认为：一要“明确公文格式基本含义、基本要求和衡量标准”，公文格式基本含义是针对公文整体结构而言的，公文格式基本要求是实现规范化，公文格式衡量标准是符合明文规定和约定俗成；二要明确公文的不同版式、不同类公文发文字号的标注规范，明确公文格式的各种技术性要求。

在第五编讲公文正文结构布局方面的禁忌时，他认为，要从“三个基本、两个关系”着手。“三个基本”即公文正文结构的基本含义、基本特征和基本要求：公文正文结构的基本含义包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等的合理布局，公文正文结构的基本特征是模式性与多样性、规律性与灵活性的统一，公文正文结构的基本要求是符合文种、量体裁衣、语言得体、合理布局、主次恰当、详略适宜、层次清楚、段落分明、开头简洁、结尾明确、过渡自然、呼应紧密。“两个关系”即公文正文结构与公文整体结构的关系，公文正文结构与公文语言表达的关系。

在第六编讲公文语言文字表述方面的禁忌时，他提出要做到“七个明确”：明确语言文字规范是公文写作与评改之重点和难点；明确公文语言特点和需要掌握的要点；明确公文语音修辞和各种辞格的规范使用；明确公文写作中必须掌握的语法知识；明确公文中的语病类型与矫正技法；明确公文语言文字方面存在的问题，避免公文出现语法、修辞和逻辑等方面的错误；明确公文语言同文风的关系，养成良好的语言风格。

在第七编讲标点符号使用规范方面的禁忌时，他提出要做到“三个明确、一个把握”：明确标点符号的种类和规范使用的意义，明确标点符号错讹的主要表现，明确各种标点符号如何规范使用；通过实例评改把握标点符号错讹的矫正方法。

这些总述的依据，是中国共产党中央办公厅和国务院办公厅202_年4月发布的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称新《条例》），国家质检总局和国家标准委发布的三个新国标，即202_年6月发布的《党政机关公文格式》（以下简称新帕式》）、202_年7月发布的《出版物上数字用法》（以下简称新《数字用法》）、202_年12月发布的《际点符号用法（以下简称新腼点符号用法》）。对这些总述的阐释，是他依据上述法规性文件精神，在多年公文评改工作大量实践中所总结和概括出来的公文评改应用理论知识点。

全书每一编的分述部分，基本上都是他运用已总结和概括出来的公文评改应用理论，对具体实例所进行的举证、分析和评改。

从总述到分述，可以清晰地看出他所进行的公文评改工作，遵循了“实践——理论——实践”的认识过程。从中我们可以得到这样的启发：若要真正掌握公文评改的本领，就得认真地从公文评改实践中去研究公文评改应用理论，懂得“应该怎样评和应该怎样改”的道理，以公文评改应用理论来指导公文评改实践，这就从根本上解决了“不应该那样做和不应该那样写”的问题，继而取得“应该这样做和应该这样写”的结果。因此，阅读栾照钧这本新著，我们不能仅仅局限于从具体实例中所得到的收获，重要的是要懂得“应该怎样评和应该怎样改”的道理，从而掌握要领、融会贯通、举一反三，真正掌握公文评改的本领。

我们平时所说的公文评改，基本上指他评他改，自评自改更多见于文稿修改。尽管公文评改和文稿修改有所区别，两者却是一脉相通的。公文文稿起草者反复修改自己拟写的文稿的过程，就是屡次所作的自评自改过程。一篇好公文常常是经过反复推敲和多次修改才出手的。因此，公文文稿起草者应高度重视公文评改在公文写作中的重要地位和作用。倚马千言的快手可以羡慕，反复修改的高手更应学习，公文评改的本领必须掌握。

栾照钧这本新著所作的探究、获得的成功以及给予我们的启发，是值得充分肯定的。

自然，即使是一本难得的好书，也难免有不足之处。这本新著虽然构思了两年，但成书比较仓促，且作者为吃透新《条例》、新《格式》、新《数字用法》、新《标点符号用法》精神花去不少精力，因而书中除个别版误外，在某些禁忌顺序、结构布局方面也存有些许欠缺。然而，这些不足的存在，依然不会使它失去力作和好书的价值。我期待，这本新著经过再度打磨、精益求精，再版时能在力作的基础上成为一本精品之作。

第三篇：《公文与写作》

《公文与写作》

1.转发上级机关和不相隶属机关的公文应使用的文种是____.A.通知 B.报告 C.通报 D.公函 2.联合行文的成文时间，以____为准。

A.领导人签发的日期 B.最后签发机关领导人签发的日期

C.发出的日期 D.会商的日期 3.抄送机关指____.A.收文机关 B.办理或答复收文的机关

C.需要了解发文内容的机关 D.必须送达的机关 4.对重要事项或重大行动作出安排，应使用的文种是____.A.公告 B.通告 C.决定 D.命令 5.向下级机关的重要行文，应抄送____.A.直接上级机关 B.其他下级机关 C.同级机关 D.业务主管机关 6.承办，指____.A.对来文执行与办复

B.对来文办理做出批示和决策性意见

C.对来文办理结果做出反馈

D.对来文办理提出建议性意见 7.发文机关代字指____.A.发文机关名称的号码

B.发文机关名称的缩写

C.发文机关名称的简称

D.发文机关名称的别称

8.请示的正文一般由请示的事由、请示事项和_____三部分组成。

A.结束语 B.请求目的 C.陈述意见 D.工作计划 9.签发人标识用于______。

A.所有的公文 B.上行文 C.平行文 D.下行文 10.跨的请示与批复，应放在______的立卷。

A.发出请示 B.接到批复 C.请示或批复任选 D.各自 11.几个机关联合发文，发文字号要标明______。

A.主办机关的 B.所有机关的

C.至少两个机关的 D.根据情况临时规定的 12.“指示”根据《条例》适用于______。

A.对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求

B.对下级机关布臵工作，并提出工作建议

C.对下级机关不适当的决定予以撤消

D.适用于答复下级机关的请示事项 13.“意见”根据《条例》适用于______。

A.对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求

B.对重要问题提出见解和处理办法

C.对下级机关不适当的决定予以撤消

D.适用于答复下级机关的请示事项

14.向上级主管部门请求批准事项，使用______。

A.请示 B.报告 C.通知 D.函 15.文件的成文日期一般指______。

A.领导人签发的日期 B.文件用印的日期 C.文件的发出日期 D.领导人签署的日期 16.向无隶属关系的单位答复问题，使用______。

A.批复 B.通报 C.通知 D.函 17.传达会议情况，使用______。

A.通知 B.通报 C.会议记录 D.会议纪要 18.规范机关、团体、单位的某一方面工作，适用______。

A.条例 B.规定 C.办法 D.意见 19.保管年限中的“长期”，其年限为______。

A.5年～10年 B.8年～20年

C.16年～50年 D.32年～50年 20.按时间特征组卷，其时间特征______。

A.只能是文件办理完毕的时间 B.只能是文件形成时间

C.只能是文件内容针对时间

D.既包括形成时间也包括内容针对时间 21.向上级机关汇报工作，反映情况，使用______。

A.通报 B.请示 C.报告 D.意见 22.答复上级机关的询问，使用______。

A.通报 B.请示 C.报告 D.意见 23.体现“请示”单一性的特点是因为______。

A.内容一文一事 B.请求理由单一 C.办事事先请示 D.内容明确说明情况 24.答复下级机关的请示事项，使用______。

A.指示 B.批复 C.通知 D.通报 25.向不相隶属的单位商洽工作，使用______。

A.请示 B.报告 C.通知 D.函 26.对某项行政工作作比较细的具体规定，使用______。

A.条例 B.规定 C.办法 D.意见

27.实现目标期限短，在一年之内的，制定工作目标的计划类文书，使用______。

A.计划 B.规划 C.安排 D.纲要 28.总结的特点是______。

A.回顾性和经验性 B.综合性 C.专题性 D.理论性 29.总结的特点是______。

A.针对性强和纪实性强 B.新闻性 C.政务性 D.个案性 30.记录类文书不包括______。

A.会议记录 B.大事记和接待记录 C.电话记录 D.工作简报 1.向同级业务主管部门请求批准时，应使用的文种是____.A.请示 B.报告 C.议案 D.公函 2.签署是指____.A.机关领导人在定稿上亲笔签名 B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

C.机关领导人对收文的办理签注批示意见

D.文件的承办人在文件处理单上亲笔签名

3.主送机关指____.A.收文机关

B.办理或答复收文的机关

C.需要了解收文内容的机关

D.必须送达的机关 4.拟办，指____.A.拟稿 B.对发文审核把关 C.对来文办理做出批示 D.对来文办理提出建议性意见

5.用于注明卷内文件与立卷状况的是______.A.卷末备考表 B.文件分类表

C.卷内文件目录

D.案卷目录 6.撰写请示，要求_____.A.主送一个主管的上级机关

B.主送上级机关的领导人

C.受双重领导的机关主送两个上级机关

D.主送主管的与有关的上级机关 7.撰写批复，开头应写明_____.A.上级机关的指示

B.国家的有关法规

C.下级机关的工作情况 D.所针对的请示的日期与标题 8.一般文件的成文日期，指_____.A.领导人签发的日期 B.文件用印日期

C.文件发出日期 D.领导人签署文件正本日期 9.联合行文的作者，应为______.A.具有隶属关系的机关

B.同级或级别相近的机关

C.同一组织系统中的上下级机关 D.具有业务指导关系的机关 10.转发与批转公文时用______.A.通报 B.通知 C.公函 D.批复 11.发文字号是指

A.文件代号 B.机关代字 C.发文 D.发文顺序号 12.注办是指_____.A.对来文进行分送

B.对来文办理提出初步方案或建议

C.对来文阅读、执行与办复 D.对来文办毕签注承办经过和结果 13.______文件，不能用签发形式生效。

A.指导类 B.会议类 C.报请类 D.知照类 14.清退指将办完清理出的文书交给_______.A.发文机关或指定的专门部门 B.档案部门 C.文件销毁部门 D.秘书部门 15.签署是指_____.A.机关领导人在公文定稿上亲笔签名 B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

C.机关领导人在收文的办理签注上批示意见 D.机关领导人文件处理单上签亲笔签名

16.以机关名义对外签发公文，必须遵循_____.A.集体会商的原则 B.先核后签的原则 C.正职签发的原则 D.规范签发的原则

17.盖印章时，应做到_____.A.上压正文，下不压成文日期

B.既压正文，又压成文日期

C.上不压正文，下压成文日期

D.上不压正文，下不压成文日期 18.注发是指_____.A.在定稿上注明办理情况

B.在定稿上批注缮印要求

C.在定稿上批注发文要求

D.在定稿上落款处签署 19.最有效的催办方式是_____.A.电话催办 B.文字催办 C.登门催办 D.会议催办 20.立卷是指_____.A.将办理完毕文件进行整理 B.将办理完毕文件组成案卷

C.将办理完毕文件组成组合体

D.将办理完毕文件进行编目 21.国家主席依照有关法律公布行政法规和规章，应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告

22.国家主席依照有关法律宣布施行重大强制性行政措施应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告

23.国家主席依照有关法律嘉奖有关单位及人员应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告 24.根据《办法》，“议案”的作者指_____.A.各级人民政府 B.各级人民代会大会代表 C.群众 D.国家领导人 25.下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定” _____.A.关于严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排

B.关于大兴安岭森林特大火灾事故的处理

C.关于授予×××全国劳动模范的称号的嘉奖

D.关于在太平洋×地区试验运载火箭使过往船只周知 26.“公告”根据《办法》适用于_____.A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

C.对重要事项或者重大行动做出安排

D.宣布施行重大强制性行政措施 27.“通告”根据《办法》适用于_____.A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

C.对重要事项或者重大行动做出安排

D.宣布施行重大强制性行政措施

28.传达有关单位周知或者执行的事项，使用_____.A.公告 B.通告 C.通知 D.通报

29.转发上级机关和不相隶属机关的公文，使用_____.A.决定 B.通告 C.通知 D.通报 30.传达重要精神或者情况，使用_____.A.决定 B.通告 C.通知 D.通报

二、多项选择题（本大题共10小题，每小题2分，共20分）在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。多选、少选、错选均无分。

31.向不相隶属的机关发文请求事项，不能用___________.A.请示 B.报告 C.公函 D.通知 E.通报 32.收文的办理包括的环节有___________.A.拟办 B.批办 C.承办 D.注办 E.催办 33.不需要立卷的范围是___________.A.重份文件 B.无查考利用价值的事务性、临时性文件 C.未经审阅签发的不生效文件和一般修改稿

D.与本单位工作无关的参考文件 E.无保存价值的人民来信和无特殊保存价值的信封

34.“有关××机床厂第七届职代会的通知、报告和决议”不是按照____特征组卷的。

A.作者 B.问题 C.时间 D.文种 E.通讯者 35.《××省卫生系统1999年工作总结》_____.A.文件式标题 B.文章式标题 C.双标题 D.单标题 36.总结的文章式标题，可以是_____.A.概括主要内容 B.概括基本观点 C.时限和内容 D.单位名称 37.述职报告的结尾的内容一般包括_____.A.自我批评 B.努力方向 C.表示决心 D.总结工作 38.常用的调查报告有_____.A.经验调查报告 B.情况调查报告 C.问题调查报告 D.专题调查报告 39.不适用于按文件名称立卷的有_____.A.司法文件 B.人事文件 C.教学文件 D.统计文件 E.会计文件 40.不能作为批复结束语的是_____.A.上述批复如无不妥，请参照执行 B.上述批复如有不妥，请予回函。C.特此批复。

D.此致敬礼。E.此复在执行中若有新问题，必须立即上报。

一、单项选择题

1.制发公文的目的和要求，一般是由（）确定的。

A.撰写者本人或团体 B.机关党政负责人 C.行文对象及行文内容 D.作者的上级机关 2.公文对结构的要求是（）。

A.完整

B.生动 C.突出 D.简明

3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于（）。

A.规范性文件

B.领指导性文件 C.呈请性文件

D.证明性文件

4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作（）。A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。

A.逐级行文

B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 7.下面公文写作中，语句符合规范的是（）。

A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就 创造出产值比去年同期增长 200%的奇迹

B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费

C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理

D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪

8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是（）。A.含义不明确不清晰，让人产生歧义 B.句子成分搭配不当 C.语序安排欠妥当 D.不合乎事理 9.下面几种说法中，不正确的是（）。

A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程

时，一般应按时间发展顺序排列

B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复

C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确 D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用

10.调查报告的特点是（）。

A.具有明确的针对性 B.具有法定的权威性和执行性

C.作者广泛 D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告

11.关于答复询问的报告，叙述错误的是（）。

A.用语简明，得体，分寸适宜 B.可夹带请示事项

C.是下级机关答复上级机关询问的文种

D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告

12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请

B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 13.以下有关公文的说法错误的有（）。

A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制

D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响 14.会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是（）。A.标题需写明会议名称与文种

B.标题须写明发文机关名称、事由与文种 C.标题需写明会议名称、事由、文种

D.可以采用一般文章标题的形式在标题中简要明确地揭示中心思想 15.立卷的文件是已经办理完毕的；立卷的作用主要是为了（）。A.反映本机关的活动 B.便于检索和管理 C.便于映证机关工作的历史 D.便于研究有关问题 16.公文立卷的具体方法很多，但其本质都是（）。

A.一案一卷，一会一卷 B.同人同事立一卷 C.统计表、报表合卷 D.把握文件的特

17.编目是对组合之后的文件加以系统排列并编列出（）。

A.卷内文件次号 B.卷内文件目录 C.编制立卷目 D.立卷计划和案卷目录

二、多项选择题

1.公文提纲的内容包括（）。

A.公文标题 B.公文开头 C.表述层次及论点、论据、字数安排 D.结尾

2.下面说法错误的有（）。

A.盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期。B.一件联合发文，可有数个发文号

C.联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准。D.公文中的附注一般标注于主题词下方。E.题注一般用圆括号标注于标题下方。3.具备法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿 C.定稿

D.试行本 E.暂行本 4.选定公文种类主要的原则方法是（）。

A.考虑行文的具体需要 B.考虑本单位的权限 C.考虑公文撰拟者的写作水平D.考虑行文走向 5.国家对公文的格式有具体的要求其特点有（）。

A.结构完整 B.规范性 C.相对确定性 D.灵活性 6.规定公文的统一规范格式，其目的在于（）

A.维护公文的严肃性 B.维护公文的有效性 C.维护公文的权威性 D.维护公文的准确性

7.主送机关有以下几种（）。

A.上级机关

B.下级机关 C.平行机关

D.不相隶属机关 8.通报有以下特点（）。

A.具有较强的时效性 B.让事实和数据说话，而不过多地阐发和论证道理

C.具有教育性质，主要起宣传教育、沟通情况和交流经验的作用 D.内容单纯，行文简便

9.通报按其内容性质划分，可分为（）。

A.表彰性通报

B.批评性通报 C.指示性通报

D.情况通报 10.通报的总体结构包括（）。

A.标题

B.主送机关 C.正文

D.通报的日期 11.通报与通知的区别是（）。

A.通报用来传达重要精神或情况 B.通报的事例典型，情况重要，具有较大影响

C.通报的目的是引起读者的广泛注意和从中受到教育，而不着重要求予以具体办理和执行

D.通知有主送机关通报没有主送机关 12.批复具有以下特点（）。

A.权威性

B.针对性 C.被动性

D.公开性 13.下列有关说法，能用来说明批复有明确针对性的是（）。A.批复只印发给申报请示的单位及有关单位 B.批复的内容只答复请示的具体事项 C.批复的内容应予认真遵守与执行

D.批复的开头和结尾要与请示的标题与发文字号相互照应 14.批复在制发前需进行认真的调查，调查的内容包括（）A.查阅有关的规定和指示 B.调阅前案处理的材料

C.与内容涉及到的有关部门协商 D.调查研究请示的理由、事项与具体要求 15.下列各具体事项可以使用请示这一文种的有（）。A.请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题

B.请求审核批准或批转本机关制定的法规、规章或决定、报告等。C.请求协调与解决本机关无法解决的困难和问题 D.根据规定必须履行审批程序的事项 16.请示的主送对象可以是（）

A.有商洽必要的平行机关 B.需请求其批准的不相隶属机关

C.直属的上级领导机关 D.上级业务主管部门 17.下列有关说法正确的是（）。

A.各机关对于自己无权决定或难以处理的问题均应制发请示公文 B.请示这类公文要求上级回复，故应与工作报告相区别

C.某机关对于后勤的安排，因几位领导意见不一致，此时应该制发请示 D.请示不能使用议论的表达方式

18.分办的主要依据是文件的性质、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.缓急时限要求 C.内容所涉及的职责范围 D.党和政府的方针政策

19.签收文件的工作由（）完成。

A.专职外收发人员 B.兼职外收发人员 C．通讯人员 D.各机关的领导、负责人

三、不定项选择题

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本 B.试行本 C.暂行本 D.修订本

2.用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（）。A.条例

B.规定 C.办法

D.决定

3.用于对下级机关布臵工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为（）。

A.命令

B.指示 C.批复

D.通知 4.公文中的词语应（）。

A.含义确切 B.韵味无穷 C.可圈可点

D.包彩丰富 5.下面说法正确的有（）。

A.党政机关应在各自的系统内部发布文件 B.行政机关可直接向党的组织发布指令性文件 C.行政机关可直接向党的组织汇报工作 D.党政机关尽可能地增加联合发文 6.公文词语要求（）。

A.选择最贴切，最能表情达意的 B.尽量使用同音调 C.使用口语词、歇后语，谚语

D.为反复强调、突出重点，大量用同意词 E.使文章新颖，可用方言词汇 7.维护公文的简明性易出的问题是（）。

A.赘言泛滥，大量重复 B.语言含混、语义多歧 C.归类不准、文不对题 D.主题不明、离题万里 E.内容不全，挂一漏万

8.维护文件的高度严密性是指（）。

A.公文的保密性 B.公文语言结构的严密 C.公文行文程序的严密 D.施行办法的严密 9.承办公文工作的依据主要是（）。

A.有关法律、法规、制度 B.一部分群众的要求 C.上级领导做出的批示 D.上级领导传授的意图

一、单项选择题

1.制发公文的目的和要求，一般是由（）确定的。

A.撰写者本人或团体 B.机关党政负责人 C.行文对象及行文内容 D.作者的上级机关 2.公文对结构的要求是（）。

A.完整

B.生动 C.突出

D.简明

3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于（）。A.规范性文件 B.领指导性文件 C.呈请性文件 D.证明性文件 4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。

A.逐级行文

B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 7.下面公文写作中，语句符合规范的是（）。

A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就创造出产值比去年同期增长 200%的奇迹

B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费

C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理

D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪

8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是（）。

A.含义不明确不清晰，让人产生歧义 B.句子成分搭配不当 C.语序安排欠妥当 D.不合乎事理 9.下面几种说法中，不正确的是（）。

A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程 时，一般应按时间发展顺序排列

B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复 C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确 D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用

10.调查报告的特点是（）。

A.具有明确的针对性 B.具有法定的权威性和执行性 C.作者广泛 D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告 11.关于答复询问的报告，叙述错误的是（）。

A.用语简明，得体，分寸适宜你 B.可夹带请示事项 C.是下级机关答复上级机关询问的文种

D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告

12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请

B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 13.以下有关公文的说法错误的有（）。

A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制 D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响 14.会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是（）。

A.标题需写明会议名称与文种 B.标题须写明发文机关名称、事由与文种

C.标题需写明会议名称、事由、文种

D.可以采用一般文章标题的形式在标题中简要明确地揭示中心思想 15.立卷的文件是已经办理完毕的；立卷的作用主要是为了（）。

A.反映本机关的活动 B.便于检索和管理 C.便于映证机关工作的历史 D.便于研究有关问题 16.公文立卷的具体方法很多，但其本质都是（）。

A.一案一卷，一会一卷 B.同人同事立一卷 C.统计表、报表合卷 D.把握文件的特 17.编目是对组合之后的文件加以系统排列并编列出（）。

A.卷内文件次号 B.卷内文件目录 C.编制立卷目 D.立卷计划和案卷目录

二、多项选择题

1.公文提纲的内容包括（）。

A.公文标题 B.公文开头 C.表述层次及论点、论据、字数安排 D.结尾

2.下面说法错误的有（）。

A.盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期。B.一件联合发文，可有数个发文号

C.联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准。D.公文中的附注一般标注于主题词下方。E.题注一般用圆括号标注于标题下方。3.具备法定效力的公文稿本有（）。

A.副本 B.草稿 C.定稿 D.试行本 E.暂行本 4.选定公文种类主要的原则方法是（）。

A.考虑行文的具体需要 B.考虑本单位的权限 C.考虑公文撰拟者的写作水平D.考虑行文走向 5.国家对公文的格式有具体的要求其特点有（）。

A.结构完整 B.规范性 C.相对确定性 D.灵活性 6.规定公文的统一规范格式，其目的在于（）

A.维护公文的严肃性 B.维护公文的有效性 C.维护公文的权威性 D.维护公文的准确性 7.主送机关有以下几种（）。

A.上级机关 B.下级机关 C.平行机关

D.不相隶属机关 8.通报有以下特点（）。

A.具有较强的时效性 B.让事实和数据说话，而不过多地阐发和论证道理

C.具有教育性质，主要起宣传教育、沟通情况和交流经验的作用 D.内容单纯，行文简便

9.通报按其内容性质划分，可分为（）。

A.表彰性通报 B.批评性通报 C.指示性通报

D.情况通报 10.通报的总体结构包括（）。

A.标题 B.主送机关 C.正文

D.通报的日期 11.通报与通知的区别是（）。A.通报用来传达重要精神或情况

B.通报的事例典型，情况重要，具有较大影响

C.通报的目的是引起读者的广泛注意和从中受到教育，而不着重要求予以具体办理和执行

D.通知有主送机关通报没有主送机关 12.批复具有以下特点（）。

A.权威性

B.针对性 C.被动性 D.公开性 13.下列有关说法，能用来说明批复有明确针对性的是（）。

A.批复只印发给申报请示的单位及有关单位 B.批复的内容只答复请示的具体事项 C.批复的内容应予认真遵守与执行

D.批复的开头和结尾要与请示的标题与发文字号相互照应 14.批复在制发前需进行认真的调查，调查的内容包括（）

A.查阅有关的规定和指示 B.调阅前案处理的材料

C.与内容涉及到的有关部门协商 D.调查研究请示的理由、事项与具体要求 15.下列各具体事项可以使用请示这一文种的有（）。

A.请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题

B.请求审核批准或批转本机关制定的法规、规章或决定、报告等。C.请求协调与解决本机关无法解决的困难和问题 D.根据规定必须履行审批程序的事项 16.请示的主送对象可以是（）

A.有商洽必要的平行机关 B.需请求其批准的不相隶属机关 C.直属的上级领导机关 D.上级业务主管部门 17.下列有关说法正确的是（）。

A.各机关对于自己无权决定或难以处理的问题均应制发请示公文 B.请示这类公文要求上级回复，故应与工作报告相区别

C.某机关对于后勤的安排，因几位领导意见不一致，此时应该制发请示 D.请示不能使用议论的表达方式

18.分办的主要依据是文件的性质、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.缓急时限要求

C.内容所涉及的职责范围 D.党和政府的方针政策 19.签收文件的工作由（）完成。

A.专职外收发人员 B.兼职外收发人员

C．通讯人员 D.各机关的领导、负责人

三、不定项选择题

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.试行本 C.暂行本

D.修订本

2.用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（）。

A.条例 B.规定 C.办法

D.决定

3.用于对下级机关布臵工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为（）。

A.命令 B.指示 C.批复 D.通知 4.公文中的词语应（）。

A.含义确切 B.韵味无穷 C.可圈可点 D.包彩丰富 5.下面说法正确的有（）。

A.党政机关应在各自的系统内部发布文件 B.行政机关可直接向党的组织发布指令性文件 C.行政机关可直接向党的组织汇报工作 D.党政机关尽可能地增加联合发文 6.公文词语要求（）。

A.选择最贴切，最能表情达意的 B.尽量使用同音调

C.使用口语词、歇后语，谚语 D.为反复强调、突出重点，大量用同意词 E.使文章新颖，可用方言词汇

7.维护公文的简明性易出的问题是（）。

A.赘言泛滥，大量重复 B.语言含混、语义多歧 C.归类不准、文不对题 D.主题不明、离题万里 E.内容不全，挂一漏万

8.维护文件的高度严密性是指（）。

A.公文的保密性 B.C.公文行文程序的严密 D.9.承办公文工作的依据主要是（A.有关法律、法规、制度 B.公文语言结构的严密 施行办法的严密）。

一部分群众的要求

第四篇：公文知识与公文写作

一、什么是公文

公文是公务文件的简称，所指的是机关办公时使用的各种

收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表册等。

公文的定义：

定义一：公文是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、办理公务与记载工作活动的一种工具。

定义二：《中国共产党机关公文处理条例》中指出：党的机关公文是党的机关实施领导、处理业务的具有特定效力和规范各式的文书。

对这段定义的四点说明：

（一）公文是各类机关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。

“各类机关与组织”不仅包括各级政府机关及其各个部门，也包括党的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。

（二）公文是一种记录和传递信息的书面文字。

各类载体和传递形式的文书，都是一种记录信息的书面文字，这是文书与其它信息记录的区别。除了书面文字外，还有用声音、图象等记录的材料，如照片、录音带、光盘等等，这些又叫声相记录。无论声相记录反映的内容是否属于公务活动，它们都不属于公务文书的范围，因为它们不具有公文的性质和特点。有时可能作为公文的附件。

（三）公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。

公文同一般文章、作品、新闻报道等有所不同，它有规定的体式，并且要经过一定的处理程序。

（四）公文是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。

通过公文制定发布政策、法令，传达贯彻方针政策，部署指导工作，交流工作情况与经验，记载工作活动情况等。

二、公文的特点

（一）鲜明的政治性。内容必须具有明确的政治意图，这是公文最本质的特征。

（二）法定的权威性和效用。来源和出处上与其它文章、作品不同，不是谁都可以写的。必须是“法定的作者”，指的是依据法律的有关条例、章则、决定成立的，并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和担负一定任务、义务的组织。（党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限发文，都是法定的组织）用领导人名义作为文件的作者，也是代表所在机关的身份来发文的，是行使自己法定职权的一种表现。对每一份具体文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性，但时间长短不等。

（三）严格的程式性。是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、方法、程度和格式。公文一般具有标题、正文、签发机关等基本组成部分，每个部分又有各自的行文格式、写法和要求，任何机关部门不能自行其是，更不允许随意“创造”，自搞一套。

（四）语言的简明性。一是内容集中，力戒空话套话，避免不必要的旁征博引；二是造词用句精炼，概括力强，行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。明快就是开门见山，直叙其事，一目了然；避免使用意义含蓄、模棱两可的词语，也不宜用文学作品中的比喻、夸张和双关等修辞方法。

三、公文的作用

（一）制订政策与发布法规的作用

（二）管理与指导的作用

（三）联系公务的作用

（四）宣传教育的作用

（五）凭证与史料的作用

四、公文的分类

（一）按性质和作用划分

1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。

3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。

4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。

5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。

6、记录性公文。会议纪要。

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（二）按引文关系划分

1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。

2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。

3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。

（三）从文件的来源划分

两大类：一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。另一类是由本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）

（四）从文件的制发机关及其性质划分

三类：法规文件、行政文件、党的文件

（五）从文件的阅读范围和机密程度划分

三类：公布文件、机密文件、内部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各组成部分在文面上所占的位置，相互的关系及排列的规定。包括用纸规格、印刷格式、书面格式等。

书面格式，主要包括：文件头部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件头部分。位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的三分之一面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。

（二）正文部分

1、标题

标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。如《国务院关于重组和加强农村工作的指示》。从语法结构上看，公文标题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为复杂的编正词组，其中事由部分一般是由介词“关于”组成的介词结构。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并例的词或词组中间加顿号或书名号。

另外按惯例，有些文种的标题结构只有两部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等专业学校招生简章》，这个标题只有事由和文种两部分。发文机关应是北京市教育局，后面的“简章”是文种，也就是章程。又如：《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，这个标题只有发文机关和文种。公告一般不标出事由。再如法院的《布告》和机关内部事务性的《通知》，通常只标出文种。为了醒目，使人从远处即可看到。

撰写公文标题要注意以下几个问题：

（1）标题应准确、扼要、明快地揭示出全文核心内容和主要目的。特别是发文事由部分，应有极强的凝练性，能把全文的核心内容集中到一点上，不宜过长，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青县粮食局关于提请上级部门积极解决我县增加建设粮食供应点需用资金的请示》，事由罗索、冗长，应压缩成《高青县粮食局关于增建粮食供应点需用资金的请示》。

（2）要避免转发文件时文称重叠的现象。公文文种名称虽已固定化、规范化，但不能一级一级地套用。转发的公文，在被转发的文件标题前加上“转发”二字即可，不必再加上“通知”文称，尽量避免“通知的通知”这类现象。

（3）标题排列组合要美观、匀称。尽量照顾阅读时醒目，排列整齐美观。字体宜稍大些。排列格式有七种：

两行等长、上短下长、上长下短、倒梯形、上下短中间长、上下长中间短、正梯形

2、正文

正文是公文的主体部分，是公文最基本最重要的内容。正

文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。

（1）附件应在正文末尾另起一行空两格注明,标题要具体明确，不得随意简化，也不能标书名号，末尾一般不用标点符号。如：

附件：

1、二○○五年各类产品出口计划

2、二○○六年技术改造安排

（2）正文已注明的附件名称，文尾可不标出。

（3）附件本件放在正文末页之后。

4、公文签发机关

即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主办机关在先，其它机关按公文内容涉及面大小依次排列。如党政机关联合发文，党的机关在先。有固定文件版头的情况下，正文之末可不写签发机关名称，直接落发文日期盖章即可。

5、发文日期

即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。

6、印章

公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。

7、附注

公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。

（三）文件尾部分

文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词，抄送机关，印发机关和印刷份数等。

1、主题词。公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由三至五个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。如《关于调整<淄博市征收教育费附加暂行办法>中有关规定的通知》一文的主题词：调整教育费附加通知

“调整”—高度概括了全文内容实质；“教育费附加”—点明了此文属于“教育经费”类；“通知”—显示出公文种类。

2、抄送机关。抄送机关是送达的平行机关、下属机关。

3、印刷份数。用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。

标准体式：

编号：×××特急

国务院文件

国发〔202_〕×号〔绝密〕

国务院关于×××××××的决定

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：

1、×××××

2、××××××××××中华人民共和国国务院

二○○一年三月二日

（此件不登报）

主题词：××××××××××××××

抄送：×××××××××××

国务院办公厅秘书局二○○一年三月十一日印发（共印××份）

六、公文写作

发文首先要撰稿，撰写文件叫公文写作，指的是文件的起草和修改工作，它是文书处理的一个重要环节。这个环节比文件收发、登记、传阅、催办、打印、校对等工作环节难度要高。它要求掌握有关政策精神与熟悉本机关的业务，并经过周密慎重地思考，针对具体工作问题提出处理方案。尤其是起草重要的领导性文件及方针政策性文件，更是一种艰苦细致的高水平脑力劳动。

发文的效果好与不好，不仅在于文字的表达是否清楚准确，更重要的还在于文件的思想内容，在于提出的决策与措施等的水平高低。

撰写文件的构思过程，主要是对于工作问题的调查研究，做出决策性的处理意见过程，其次才是对于文字表达方面的考虑和选择。因此，撰写公文是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，同时也是一项非常严肃细致的文字工作。

（一）怎样提高公文写作的能力

写文章一种综合能力，要有正确的观点，掌握丰富的实际材料，还要有相当的文字表达能力。公文是一种应用文，要把公文写好，就要从各方面加强修养，练好基本功，提高撰写文件的能力。

第一，要努力学习政治理论，学习与研究政策法规，提高政策思想水平。

政治理论是指导实际工作的指南。政治理论和政治觉悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正确的政治理论作指导，有清醒的政治头脑，才能保证在起草公文时不迷失方向。同时必须注意学习党的政策法规，认清形势，积极地贯彻执行国家的方针政策。

第二，要学习和熟练掌握本机关、本部门的业务。

机关各部室都有本职业务，政工部门虽属于“大政工”的系列，但工作性质和职能各有不同。毛泽东同志有段名言：“不论做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性质，它和它以外的事情的关联，就不知道那件事情的规律，就不知道如何去做，就不能做好那件事。”这段话讲得是做什么就要学什么，钻研什么。一个对本部室业务生疏的外行，不可能写出指导工作的高质量的文件。由于业务上似通非通，似懂非懂，写出来的文件很容易出现这样或那样的毛病。比如，写反映工作情况的报告，抓不着要害和重点，胡子眉毛一把抓，轻重不分，废话连篇；写指导工作和解决问题的文件，抓不住症结和关键，提出的措施和办法行不通，让人无法下手工作，甚至造成工作上的失误等等。因此，必须熟悉和钻研本职业务，为公文写作打好基础。

第三，要研究文章（公文）写作知识，不断提高写作水平。

有了理论指导，掌握方针政策、业务知识和实际工作情况，就可以研究解决问题的关键，明确需要制发的文件应该写什么内容。但是，要把意图表达出来，还要靠一定的文字表达能力。因此，要学习有关写作知识，包括形式逻辑、语法修辞，避免文理不通，要懂得如何确立观点、选择材料、安排结构。学习写作知识，关键在于能够熟练掌握运用，还要在多读常写上下功夫。自己拟写的文稿经过别人修改的地方，一定要认真总结经验。要经常练习，可先从公函、通知等篇幅小的文件写起，再逐步写较长的重要文件。文笔是磨炼出来的，必须在实践中不断总结，逐步提高撰写文件的技能。

（二）撰写公文的基本要求

公文的写作有一些特殊要求：

1、准确、实际

公文是办事的工具，要用它指导工作和处理问题，这个根本性质要求撰写公文必须实事求是，一就是一，二就是二，不能凭主观想象，把事实夸大或缩小，或说假话空话。否则，由于脱离实际，不是一纸空文难以实行，就是干扰工作，甚至会造成工作损失和影响。要文字朴实，注意用词分寸。引用和涉及的事实、数字、人名、地名等，必须认真核对，避免差错和出入。

2、生动、及时

生动：一是能够生动地指导实际工作。运用文件指导和推动工作，既要坚决遵循上级精神，又要善于发现和创造本单位典型经验，指导工作和创新局面。不要照抄照转上级指示，千篇一律地转发通知，只起到收发室、运转站的作用，不能因地制宜创造性地加以贯彻。二是使用的语言和选用的材料也要生动活泼，吸引人阅读并具有说服力。文件的语言注重朴实、精确，不使用华丽的词藻，不运用过多的形容和描述。但并不等于写得呆板枯燥。特别是写工作简报、讲话稿、工作报告、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众的语言等。使叙述的语言适当形象化，有感情、有趣味，生动真实，具有说服力，使人读后留下深刻的印象。

及时：文件的时间性很强，发文及时与否关系到文件的效用。无论反映情况还是指导工作的文件，都要发得及时，否则变成“马后炮”。比如，当年的计划迟到第二季度才写出来；一份工作指示到了面上的工作已经进入收尾阶段才发出去；总结在工作结束半年后才着手写等等。行文拖拉，就会贻误时机，造成工作被动。

3、简练、明确

公文便于阅读和处理，需写得简练。比如一份工作报告不能象报告文学那样把人的思想感情和活动写得很细腻；一份指示、规定和通知，也不能象学述论文那样详细论证它的道理。文件的篇幅要尽可能短些，语言要经济，用最简练的文字把发文意图表达清楚。

要把文件写得简炼、明确，首先要对工作情况、存在的问题、采取的措施和步骤等，有清楚的分析和概括能力。如果认识模糊，抓不住症结和主要问题，写起来就不能层次清晰、文字简练而又明确。其次要在炼字、炼句上下功夫，学会用最简练的文字，准确说明问题。初稿拟出后，要反复删改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以简缩的字句。

从写作方法说，要开门见山，如公文常用“根据……”、“为了……”、“关于……”、“目前……”等作开头语，直截了当提出问题。文件的开头，不必写一大串一般化的形势、口号等套语。正文的首段宜点明主题，以下分清段落或者列出条目，使全文层次清楚，眉目鲜明，便于阅读。

4、符合规定体式

撰写公文必须符合统一规定的体式，不能随意出手，不伦不类。

（三）撰写公文的方法

1、明确发文的主题和目的

主题是作者在说明问题，通过全部文章内容所表达的基本意见和中心思想。主题的形成大致有三：一是主题在成文前确定。即“主题先行”，这是公文有别于其它文体的主要特征之一。主题不是通过提炼产生的。成文前，根据领导意图、上级的有关精神，或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，然后再组织材料，实施写作。二是主题在调研后产生。在得到材料后，进行分析、归纳，最后产生的结论就是主题。三是调研后主题的改变。通过调研，又获得丰富材料后，与原既定主题有差别，重新确定主题。

弄清发文的主题和目的主要包括以下几点：

（1）文件的中心内容写什么？抓什么问题？解决问题的主要意见、措施是什么？请示时拟请上级机关主要解决什么问题？

（2）准备用什么文种？文种不同，写法有所不同。如向上级汇报工作，是写专题报告，还是情况简报？

（3）发送和阅读的对象是什么范围？如写工作总结是上报领导机关，还是向下属单位介绍工作经验？阅读对象不同，语气和详简程度有所区别。

（4）发文的具体要求是什么？如要求对方了解，还是答复批转？要求对方贯彻执行，还是供对方参照参考等。

2、收集有关材料，进行调查研究。

发文的目的和主题确定后，要围绕主题收集材料，进行一定的调研工作。这一步工作，并不是对每个文种的写作要求。比如，写一个通知、公函、请示等。一般并不需要专门收集材料和调研。而对较复杂的，往往需要收集材料和调研。如工作计划、调查报告、工作总结、规章、条例等。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程，不仅可使基本观点逐渐深化和成熟，还可以收集典型材料、有关统计数字等，为文件的写作奠定基础。

3、拟出提纲，安排结构。

简短的文件不需要拟提纲就可以直接写了，篇幅较长的文件，就需要先拟一个写作提纲，对文件的结构先有个通盘设计，把它的主要框架勾画出来，才有利于顺利进行写作，避免半路返工。

提纲可根据篇幅大小确定，不太长的，可安排一下正文的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，一共分为几段、几层意思等。长的、非常重要的文件，需拟出较详细提纲，包括正文几个部分，每部分讲几个问题，各问题的题目要点，哪一部分、哪一个问题准备使用什么具体材料说明等。重要的领导指导文件，主要执笔人拟出提纲后，还要反复讨论修改补充。几个人共写的文件，更要先拟提纲，以免写的前后重复、脱节或互相矛盾。

4、起草正文

一是要注意观点鲜明，观点和材料结合得好；二是文字要简练，交代的问题要清楚。观点和材料结合得好，才能符合准确性、鲜明性、生动性的要求。只有观点，没有材料，使人理解不深；堆积了些材料没有鲜明的观点，则使人不了解要学什么、贯彻什么、吸取什么教训。交待问题要清楚，主要是：什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见，向对方有什么要求等。

5、反复检查，认真修改

初稿拟定后，自己一定要反复看几遍，耐心地仔细地逐字逐句检查修改，连每个标点符号也不能马虎，修改可提高文件质量，也可从中提高写作能力，并为领导人审核签发这份文件打下良好基础。

（四）常用公文的写作

1、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。国家各级行政机关常用的报告有两大类：

（1）呈报性报告。以汇报工作、反映有关情况为主要内容，行文的目的是供上级机关了解掌握工作情况。为上级机关制订有关方针政策提供依据，以便更好地指导和开展工作，所以不要求上级机关批转。其正文通常分三部分：

第一，开头。用来总述开展工作的主要背景、主要做法或存在的主要问题等，作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡，领起下文。这部分内容要落笔入题，向上承接标题中事由，向下引起正文的主体内容，语言要尽量简洁扼要。

第二，主体。阐述报告的具体内容，如内容复杂，可采用分条式或分题式结构进行阐述，具体写法，要因文而异。如果侧重汇报工作情况，就要写出主要做了哪些工作，进展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么样的效果，还有哪些不足等，可以按工作先后顺序来写，也可按工作性质、内容来安排层次段落。如果侧重于反映有关问题，需阐述产生问题的原因、问题的危害性及解决问题的方法途径等。如果侧重于总结经验体会，就需对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析，探索规律性的东西。总之，要详略得当、重点突出，切忌冗长琐碎，象本流水帐。

第三，结尾。常用“特此报告”、“以上报告如有不当，请指出”等惯用语收束全文。也有的呈报性报告结尾部分提出有关建议和安排，但不易多，以免喧宾夺主。例文1

关于××××公司承担土地税问题的报告公司：

××××公司于三月中旬召开承担土地税工作座谈会。各有关部门对实行《淄博市城镇土地使用税暂行条例》提出了一些意见，认为土地税务负担过重，物业公司无力承担。现将情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

解决的办法：一是减免土地税；二是大幅度提高储存费用，否则物业公司无法生存下去；三是××××××。

特此报告

××××公司

二○○六年四月四日

简析

是份物业部门无力承担土地税问题的专题情况报告。正文由三部分组成。

第一部分先概述情况背景，点明全文主题“物业公司负担过重，无力承担过多的土地税”，接着用“现将情况报告如下”一句自然过渡。这是呈报性报告开头的惯用写法。

第二部分是行文重点，分两个层次阐述。

第三部分提出解决问题的办法及问题严重性，其目的引起上级重视，为上级机关决策提供依据。

（2）呈转性报告。是某些业务部门针对工作中存在的问题或需要安排的事项，向上级机关汇报并请求给予批转的报告。例文2

关于在我公司开展侨、台情况普查工作安排意见的报告

公司领导：

根据省市人民政府侨务办公室《关于做好侨台普查的通知》精神，为进一步做好我公司侨务工作的对台工作，促进我公司对外开放和外向型经济的发展，现确定在全公司开展侨、台情况普查工作。普查工作的安排意见是：

一、普查对象和范围。××××××××××××××××××××××××。

二、普查方法、步骤。××××××××××××××××××××××××。

三、普查经费来源。××××××。

四、组织领导。××××××××××××××××××。

以上报告，如无不当，请予批转。××××公司侨联

二○○六年×年×月

简析

是就侨、台情况普查工作提出安排意见的呈转性报告。正文落笔入题，写明发文依据和目的，简洁扼要。无一多余笔墨。主体部分从四个方面阐述开展工作的安排意见、对象范围清晰明了，方法步骤翔实具体。结尾用语简练利落。（3）报告的写作要求

第一，情况要属实。实事求是，不能弄虚作假。

第二，中心要明确。主次分明，针对性强，围绕中心问题组织材料。

第三，条理要清晰。哪些先写，哪些后写，分几个方面写，每个方面又分几个小层次等等。

2、请示

是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。

写请示要简明，一文一事，才能便于及时处理。不要在一份请示中提出好几件事，免得送到上级机关后，由于这几件事需分别由几个部门办理，结果会使这份请示在各个有关部门辗转传递，拖延时间，问题得不到及时解决。

请示的正文，主要应写明请求上级给予批转或指示的问题，并简要说明提出的理由及本机关对问题的处理意见。两种以上处理方案和意见可同时提出，但应说明本机关倾向性意见和理由，供上级参考。为使正文篇幅简短，中心问题明确和突出，可将详细说明的材料作为附件，供领导参阅。

请示正文的末尾，应写明行文的具体要求作为结束语，如“请予批准”、“请速审核批示”、“以上请示当否，请批示”等。例文

关于加强备品、备件管理工作的请示

公司领导：

根据中铝公司《关于加强备品、备件管理的指示》精神，对我公司备品、备件实行了统一管理发放的办法。×××××

这一办法有效地制止了备品备件的流失和损坏……为此，提出以下意见：

一、×××××

二、×××××

三、×××××要追究责任，严肃处理

以上意见如无不妥，请批转各有关厂矿部门执行。装备能源部

×××××

简析

是要求上级机关批转给有关范围贯彻执行的请示。正文分三部分。第一部分交代了请示的背景；第二部分写请示事项，从三个方面提出安排意见，简洁明了，针对性强。第三部分是正文结尾，提出请求结语。

（1）请示的写作要求

第一，要坚持“一事一请示”的原则。

第二，不搞多头请示。

第三，请示理由要充分有力，具有说明力，引起上级重视，促使问题及时解决。

第四，要注意行文的语气，选项用词语要分寸得当，象“如问题得不到及时解决，其后果我单位概不负责”之类的语句，决不能写入请示中。

（2）请示与报告的区别

A、请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。

B、请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。

C、请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事项大却已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请求时间性要求强，报告时间性要求一般较差。

D、批准性请示，上级未作出答复前，成文单位无权安排和办理；批转性报告在上级未作答复前，成文单位即可进行安排和部署。

3、通知

是发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的公文。

通知的特点：

（1）使用范围广。使用的单位多，无论哪一级行政机关都可以用，不受级别限制。如下达指标、部署工作、告知事项、联合举办活动、转发上级、同级、下级机关的公文、，召集会议等，均可使用“通知”。

（2）使用频率高。约占各级行政机关收发文件总量的一半以上。因为“通知”适用范围宽，行文简便，写法多样。

（3）种类多。按形成情况划分有：联合通知、紧急通知、补充通知；按行文关系划分有：下行文通知、平行文通知；按内容性质划分有：发布性通知、告知性通知、会议通知、转发转批通知。

通知的写法：

发出通知的目的，在于告知对方有关的事项和本机关的意见，所以通知必须注意把问题写清楚。如，发文的依据是什么，要求对方在什么时间执行什么任务或协助完成什么工作，有什么具体要求等。再如，召开会议的通知，要写明时间、地点、什么会议、会期几天、中心讨论什么问题，要求什么人参加，分配名额、报到日期、准备什么材料等。

4、函

是相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等事项的公文。

函的特点：

（1）行文关系多样。可用于上行、平行、下行文和不相隶属机关。无论哪一级国家行政机关都可使用，这一点是其它种类的公文无法与之相比。

（2）使用范围广泛。除可以代行指示、请示、报告、批复等职能外，还有独特的相互商洽工作、询问等功能。

（3）写法灵活简便。内容可一个问题或一件事，开门见山直接入题。

函的种类：函的写作要求：（4）关系要摆正

5、计划

为实现一定时期的目标决策，制订总体和阶段的任务及实施的方法、步骤和措施的过程及其书面表达的形式。（在一定时期里要做什么，怎么做，达到什么标准和程度）

计划的特点

（1）预想性。科学的预见、预想性安排。设有预想就没有计划；是希望实现而尚未实现的。

（2）可行性。措施办法必须切实可行，指标经过努力可以达到的。没有可行性，就不能称为计划。

（3）约束性。计划一旦通过、下达，就要遵照执行。

计划的写作要求：

（1）方针政策性。体现党的方针政策，哪些该做，哪些不该做。

（2）要有全局观念。从整体利益出发，服从大局，整体弊多，失去存在价值。

（3）要走群众路线。集思广益，内容反复讨论、修改、切实可行。

（4）规定要明确具体。目标明确、措施具体，但不可过于具体，束缚创造性。

计划的三要素：

（1）制订计划的依据，计划本身成立的前提。

（2）制定计划的目标，达到要求和标准。

（3）实施计划的细则，主要是步骤与措施。步骤：达到目标完成任务几步走，先做什么，后做什么，何时完成；措施：什么手段，动员哪些力量，创造什么条件，克服哪些困难，如何分工协作等，必要时还要明确奖惩规定。步骤和措施是实现目标的保证，是计划的主要篇幅。

计划的写法没有固定不变的，但任何计划都有标题和正文两部分。

6、总结

对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，形成文字，就是总结。（对实践的认识，是由感性认识上升到理性认识的过程）（在一定时期里做了什么，怎么做的，达到了什么标准和程度）

（1）总结的作用和种类

一是总结经验，发扬成绩；二是反思过去，展望未来；三是互通情报，共同提高。种类很多，一般按内容分，有综合性总结、专题性总结。

（2）总结的特点：目的性、客观性、理论性

（3）总结的一般写法成文阶段：1）标题：陈述式，一般由“单位名称、时间、事由和文种”四部分构成，大部分用于工作总结，如《山东铝业公司纪委202_年工作总结》。论断式，较鲜明地表现主题，大部分用于专题总结，如《医疗制度改革深入人心——山铝医院202_年医疗制度改革工作总结》。概括式，类似一般文章的写法，用于经验总结，如《完善经济责任制，深化企业改革》，常由上一级机关作出。

2）正文：由前言、主体、结尾三部分组成。前言，概述情况，交待背景，让人有个大体印象，为主体作为辅垫。主体，这是正文的重点，总结成绩和经验，指出问题和教训，提出改进工作意见三部分。常用结构有：惯用式，按“情况—成绩—经验—问题—意见”顺序叙述，适用于大型的综合性总结。条文式，将总结内容按性质和主次轻重逐条排列，分别使用“一、二、三……”等序号，往往在同一条里，把成绩经验、方法措施、问题教训溶为一体阐述。标题式，正文分若干大段分别列出小标题。适用于经验性总结。阶段式，把工作过程分成几个阶段，分别说明每个阶段的成绩、经验和教训。贯通式，围绕主题，总结事态发展全过程，文字前后贯通，一气呵成。按时间或事物发展顺序叙写。

3）结尾：概括全文主要内容，实事求是，有针对性，同时给人以鼓舞和力量。简短、有力和自然。

4）总结的基本要求：态度端正、抓住重点、写出特色，一分为二，实事求是；条理清楚、用语准确。忌空泛、忌笼统（也许、大概、差不多、少数、大体上）要少用、选用。忌夸张、忌虚假。

5）计划和总结的关系

计划是工作开始前对所要做的工作的打算，总结是工作结束后对计划完成情况的鉴定。

7、调查报告

是对某一问题或事件调查后，将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告。一般在标题下写有“调查报告”等字样。

（1）调查报告的作用

第一，制定方针政策的重要依据；第二，扶植新生事物，传播典型经验；第三，揭露事实真相，回答社会问题；第四，克服官僚主义，培养求实精神。

调查报告按调查的范围、内容分为两类：综合性调查报告、专题性调查报告。

（2）调查报告的特点

1）明确的目的性、强烈的针对性；2）尊重客观实事，凭借事实说话；3）揭示事物的本质和规律；4）体现时代精神，有较强的时间性。

（3）调查报告一般写法

1）拟定写作提纲，根据确定的主题拟提纲。基本结构内容是：一要写出主题，就是调查的结论；二要暂定一个标题，是主题的重要表现；三要根据主题的要求对文章整结构进行安排，即开头写什么、中间写什么，结尾写什么。此时，把选定的材料分类，认真精选，使之进入文章中。拟提纲不可随意性，必须从宏观处着想，从微观处入手使调查报告能如实反映客观事物的本来面目。文字量少的可粗略些，只列主题、标题，每一层次的主要问题即可。

2）一般写作方法。标题、正文（前言、主体、结尾三部分）

前言部分，简要叙述问题的提出，即为什么对这个问题进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法等；介绍调查对象的基本情况，历史背景；调查后的结论等。

主体部分，主要写事实真相、收获、经验和教训。主要用大量的事实材料对调查人、事件、问题作具体说明。要写出指导思想、具体做法、困难障碍以及解决办法、获得的效益、影响和意义等。

（4）调查报告的写作要求

1）研究理论，熟悉政策2）深入实际，占有材料

3）整理材料，分析研究4）注意叙述和表达方法一般用第三人称的叙述方式。以叙述为主，如实反映情况，还得有议论，就是要有观点。语言除具有公文的准确、通俗、简洁等特点外，力求生动、活泼，主要是向群众学习和借助某些修辞方法。

8、讲话稿

讲话稿和发言稿都属于会议文件，是事先经过认真思考，精心设计而写成的文稿。它的作用是鼓动和指导。

讲话稿和发言稿，原则上应当由本人自己起草，能真实反映发言人的意见。有些重要讲话，实际是代表组织，需要先讨论或专门组织人员起草。

起草讲话稿，首先要拟一个提纲。在选择题目和确定主要内容时，需考虑以下几个方面：

一是弄清会议的性质和中心任务。讲话和发言一定要扣住会议的中心问题，不要不着边际、无的放矢，发表无关的议论，浪费与会人的时间。

二是要考虑讲话人出席会议的身份、职务，在会上讲什么合适。还要考虑听众对象，到会的是哪些人，需要从会议中了解和学习什么，最关心什么问题，需要得到什么教育和经验等。

三是要根据会议的中心议题，结合实际，有针对性地提出问题和发表意见，介绍经验，提出建议和批评等。讲话和发言要有内容，有份量，有话则长，无话则短。

讲话稿和发言稿的写法，没有固定格式，比较灵活，每位发言人都有的风格，不必千篇一律。要适当口语化，避免使用文言和生僻的字眼。要生动活泼、通俗易懂，富有教育意义和说服力。

9、会议纪要

是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行的公文。

特点：具有较强的提要性；具有决议的性质，一经下发必须贯彻执行，具有存查、备用的作用。

写法有三种：

（1）综合概述法。把会议基本情况，讨论研究的主要问题等综合在一起，用概括叙述的方法进行阐述与说明。多用于小型会议，问题单一，篇幅短小。正文的第一部分为会议概貌，先扼要写出会议时间、地点、参加人员和中心议题，再交代会议的主要议程，然后用一过渡句“现将联席会上议定事项纪要如下”转换内容，领起下文。

（2）归纳分项法。内容分门别类加以整理，归纳成几个大的方面或大的问题，然后加上标号或小标题分成几项来写。侧重横向分析，内容多、问题谈得细，多用大型会议。

（3）发言提要法。把会上具有典型性、代表性的言论加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按发言顺序或内容的类别加以阐述说明。这种写法能如实反映会议讨论的情况和与会人员的意见，适用于一些座谈会、讨论会和研究会的纪要等。

公文知识与公文写作责任编辑：飞雪 阅读：人次

第五篇：公文写作与处理

第八章公文的写作与处理

8.1.1公文的含义：①是公务文书、公务文件的简称，是文件的一个主要门类②是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料③《中国共产党机关公文处理条例》第二条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党 的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具④《国家行政机关公文处理办法》第二条规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”

8.1.2.公文的类别

①可分为正式公文和非正式公文

②根据具体公务活动领域的不同，可分为通用公文和专用公文

③根据内容涉及国家秘密程度，可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密等六类

④根据制发公文的机关的行文方向，可分为上行文、下行文、平行文和通行文

⑤根据处理时限，可分为平件、急件、特急件

⑥根据公文的性质，可分为规范性公文、指令性公文、指导性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文和记录性公文等八类

⑦根据文件的来源，可分为收文和发文

8.1.3.常用公文种类

(1)党的机关公文种类：主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种

(2)行政机关公文种类：主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种

(3)我国行政系统的常用公文规范性文件

①条例：用于对某一方面的行政工作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”

②规定：用于对某一项行政工作比较具体的规定

③决定：用于对重要事项或者重大行动作出安排

领导指导性文件

①命令(令)：用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定

②指示：用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则

③批复：用于答复下级机关的请示事项

④通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文； 发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部

⑤通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况

公布性文件

①公告：用于向国内外宣布重要事项或法定事项

②通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

陈述呈请性文件

①议案：用于各级人民政府按法律程序向同级人代会或其常务委员会提请审议事项 ②请示：用于向上级机关请求指示、批准

③报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问 ④调查报告：用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律

商洽性文件：函，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等

会议文件：会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布

8.1.4公文的格式

8.1.4.1公文格式的表现形式

A 公文纸采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型

B 公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区和不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边(天头)和左白边(订口)应分别宽于下白边(地脚)和右白边(翻口)

C 所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排(少数民族可按其习惯书写，排版)。正文的行长应与图文区宽度相等(即通栏排)

D 左侧装订

E 在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求

8.1.4.2公文文种选择的原则和方法

A 根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种：就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种

B 根据作者的权限选择文种：就是要明确作者的职责、权力范围，选择与之相符合的文种

C 根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种

8.1.5公文的结构

①党的机关公文一般由17个部分组成。《中国共产党机关公文处理条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成” ②国家行政机关公文一般由18个部分组成。《国家行政机关公文处理办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”

③党政机关通用公文的结构一般分为三个部分

A 公文版头部分：包括版头(发文机关标识)、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等六项

B 公文本体部分：包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等七项

C 公文文尾部分：包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等四项

8.1.6公文写作的基本要求

(1)符合党和国家的路线方针政策和法律法规(2)符合上级机关的有关指示(3)同现行有关公文衔接4)完整准确地体现发文机关的意图(5)全面准确地反映客观实际情况(6)提出的政策、措施切实可行(7)表述准确严密(8)文字精确简练(9)文种使用恰当(10)公文结构和格式规范

8.1.7行文规则

(1)概念：指国家制定的控制行为及行文方向、行文方式的有关规定2)基本内容①根据机关之间的工作关系准确行文

②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文③正确选择主送机关与抄送机关④坚持“党政分开”的原则⑤联合行文时，作者应是“同级机关”

⑥行文前必须对有关问题协商一致⑦严格控制公文数量，简化行文手续

8.2公文处理

8.2.1公文处理的概念及基本任务

(1)概念：主要是指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作

(2)基本任务：是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息

(3)具体任务

A 创制公文：包括拟稿、会商、审核、签发、缮印、核对直至用印或签署，形成正式公文

B 传递公文

C 办理公文：包括分办、批办、拟办、承办、传阅等环节

D 处置办毕公文：包括立卷归档、清退、销毁、暂存

E 管理公文：包括公文的收发、传递、登记、清理分类、用印、签注，建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及公文机密与安全的维护等

8.2.2公文处理责任

(1)机关领导的公文处理责任①亲自参与对重要公文的撰拟工作②审定签发以本机关名义制发的重要公文并承担其法律或行政后果

③阅处重要来文并指示处置原则与方法④直接承办最重要的来文⑤审定公文处理方面的计划、规章和标准，确定对公文处理系统的重大改造方案，指导解决机关内公文处理活动中带有根本性的随机事件等(2)综合办公部门负责人的公文处理责任①亲自动手撰拟一部分重要的综合性公文②审定签发以本部门名义制发的公文并承担其相应的法律或行政后果④经机关领导明确授权代为审定签发机关名义制发的公文⑤阅处或经机关领导明确授权代为阅处部分来文并指示处置原则与方法⑥直接拟办和承办重要的来文⑦制定机关公文处理方面的计划及实施方案，组织制定公文处理方面的规章 制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，协调机关内外的行文关系，指导解决机关内公文处理中的一般随机事件，指导下级机关的公文处理工作

(3)业务部门负责人的公文处理责任

①亲自撰拟一部分比较重要的公文②审定签发以本部门名义制发的公文并承担相应的法律和行政的后果③审核由本部门承办、以机关名义发出的公文④阅处由本部门直接办理的来文并确定具体处置方案⑤直接拟办和承办重要来文⑥协调与其他部门间的行文关系⑦督导本部门的公文处理工作，解决部门内部公文处理活动中的矛盾和问题

(4)公文处理工作机构负责人的公文处理责任

①草拟由领导交办的公文②审核文件③拟办、承办部分来文④组织公文处理工作人员集中完成一部分公文处理工作作业⑤具体协调解决机关内部、外部的一般性具体矛盾关系⑥具体组织控制部门公文的流程⑦从多种渠道了解公文处理工作具体情况，直接指导解决或提请领导解决有关具体问题

(5)公文处理人员的公文处理责任①分类集中承担一部分公文处理工作作业，特别是其中具有管理性质的作业②组织公文的具体运转过程

③辅助设计制订公文处理工作制度、标准和规程等

(6)一般业务人员的公文处理工作责任：按质量要求和规定的时限阅读处理文件，提出拟办意见，具体承接办理文件，解决其中所涉及的问题，起草和修改公文，参与审核一部分公文等

8.2.3公文办理程序

(1)收文处理程序

①公文的收受与交流：签收；外收文登记；启封；内收文登记、摘编；分办②办具理体收包文括

A 拟办：由部门负责人或有关工作人员经过对公文的认真阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺

B 批办：机关领导者或部门负责人对公文(包括拟办意见)进行认真阅读分析之后，提出处置意见

C 承办：有关工作人员按批办意见承接处置公文所针对的事务和问题

D 注办：由承办人签注公文承办情况，以备忘待查

③组织催传办阅查办

A 组织传阅：指独份或份数很少的公文需经多个部门或多位工作人员阅处时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动

B 催办：由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查

C 查办：由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作

④处置办毕公文：包括立卷归档、清退、暂存、销毁等

(2)发文处理程序

①文稿的形成A 拟稿：即撰拟公文文稿

B 会商：指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动

C 核稿：指拟就的文稿在送交有关领导签发或会议讨论通过之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿所做的全面核查工作

D 签发

a 正签：指签发人在自身法定职权范围内签发公文

b 代签：指根据授权代他人签发公文

c 核签：又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文

d 会签：指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关的领导人共同签发公文

②公文制作

A 注发：指在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动

B 缮印：从誉录抄写、印刷等方式制作供应出的公文

C 用印或签署：在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名

③公文的对外传递：包括分装、发出等环节

④处置办毕公文：包括立卷、归档、暂存、销毁等

8.2.4公文拟办、请办、批办、承办、审核与签发的方法要点

(1)拟办

①概念

A 是一项辅助决策活动

B 是办文人员发挥参谋助手作用的重要途径

C 是由有关人员对文件进行阅读分析，提出处理意见的建议，提供可供选择的方案，供领导审核定夺的活动

②方法要点

A 弄清文件的意图、问题的性质与实际情况

B 意见要简明、准确、具体、得体

C 如所提方案有两个或两个以上，应将倾向性意见排在前

D 在“公文处理单”中工整、清晰地填写好意见，签注姓名、日期

E 对领导采纳自己的方案有一定把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺

(2)请办

①注批件

A 概念：即直接注“请某某同志批示”的文件

B 方法要点

a 对于请示的问题比较重大，不需要办文部门协调、补充说明的，要注请领导同志批示 b 对于注请领导批示的请办件，应同时分送有关领导和主管部门阅看，以便相互通气，加快办理速度

c 对于一些特殊件，如确需直接注请领导批示，可先同领导同志的秘书联系协调，然后再注请办理

②注办件

A 概念：就是注“请某某部门研办”的文件

B 方法要点

a 注意“研办”与“研究提出意见”的区别

b 请某某部门商某某部门研办的件，两个承办部门，以前者为主，由前者牵头承办 c 注办件的分送范围要得当

③函办件

A 概念：就是用函的形式通知有关部门研究提出办理意见的文件

B 方法要点

a 请示件中的内容涉及几个部门，需要各方面征求意见，又不便于请某一个部门承办的，办公厅(室)可分别发函

b 办公厅(室)领导同志有批示的文件，而该批示不便于和承办部门见面，就用发函的形式，并可以把“此件是领导同志交办的”这样的消息向承办部门传递过去

c 一些特急件，需要限定承办部门在一定期限内办完，用函的形式可以说清楚

(3)批办

①概念：是指有关负责人认真阅读分析文件后，提出处理意见

②方法要点

A 不越权批办

B 严格控制批办范围

C 批办意见明确、具体、切实可行

D 采取措施保证批办意见执行

E 如待办问题自己无权或无法处置，可将批办改为拟办

F 填“公文处理单”

(4)承办

①概念

A 是指具体承接处置文件内容所针对的事务与问题的活动

B 是公文处理的中心环节

C 它既是收文办理最后的实质性程序，又往往是发文办理程序的开始

②方式：召集会议、面谈讨论、电话沟通、实地调查指导、现场协调布置、制发公文等 ③形式：领导同志承办、秘书人员承办、职能部门承办

④方法要点

A 要熟悉与公文内容有关的法律法规和党的方针政策以及上级机关有关公文，了解与公文内容有关的业务，高度明确领导者的意图

B 要深入实际，加强调查研究，实事求是地提出解决问题的具体办法和措施

C 要加强协商，努力协调各方关系，积极而主动地征询有关方面的意见，取得理解、支持与配合D 要分清主次，区别缓急，科学安排承办的次序

(5)审核

①概念：是在公文签发之前所进行的校正、修改、加工和核对的工作

②方法要点

A 把好报批关：报批程序是否符合规定

B 把好发文关：是否确需行文

C 把好内容关：内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界线清楚、前 后一致、切实可行、详略得当

D 把好协调关：涉及有关部门职权范围的事项是否经过协调并取得 一致意见

E 把好文字关：结构是否合理，字句是否妥帖，语言是否精练，标点符号是否正确，人名、地名、数字、计量单位、时间、引文是否准确规范

F 把好格式关：格式要素是否齐全，密级标注是否恰当，标题是否完整，主送机关是否规范，落款是否准确，印发传达范围是否明确

G 把好文种关：文种选用是否符合规定

(6)签发①概念：是指发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发②方法要点

A 涉及全局性的重要文件由本机关主要领导同志签发

B 涉及某一方面问题的文件，由主管领导同志签发

C 涉及某一方面且政策性强、问题重大、涉及面广，由主管领导同志审核后，送主要领导同志签发

D 一般事务性文件(函)，可视情况送秘书长、办公厅(室)领导同志签发

E 不得越权签发公文

F 必须“先核后签”G 联合行文时，必须做好会签工作