下载文档第一篇：设备档案建立
设备档案的资料：
1)设备计划阶段的调研、经济技术分析、审批文件和资料；
2)设备选型的依据；
3)设备出厂合格证和检验单；
4)设备装箱单；
5)设备入库验收单、领用单和开箱验收单等；
6)设备安装质量检验单、试车记录，安装移交验收单及有关记录；
7)设备调动、借用、租赁等申请单和有关记录；
8)设备历次精度检验记录、性能记录和预防性试验记录等；
9)设备历次保养记录、维修卡、大修理内容表和完工验收单；
10)设备故障记录；
11)设备事故报告单及事故修理完工单；
12)设备维修费用记录；
13)设备封存和启用单；
14)设备普查登记表及检查记录表；
15)设备改进、改装、改造申请单及设计任务通知书。
特种设备注册登记与使用管理规则
第十九条 使用单位应当建立完整、准确的特种设备技术档案，并长期保存。使用单位变更时，应随机移送技术档案。技术档案内容至少包括：
一、《特种设备注册登记表》；
二、设备及其部件的出厂随机文件；
三、安装、大修、改造的记录及其验收资料；
四、运行使用、维修保养和常规检查的记录；
五、验收检验报告与定期检验报告；
六、设备故障与事故的记录。
特种设备安全监察条例：特种设备使用单位应当建立特种设备安全技术档案。安全技术档案应当包括以下内容：
（一）特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明书等文件以及安装技术文件和资料；
（二）特种设备的定期检验和定期自行检查的记录；
（三）特种设备的日常使用状况记录；
（四）特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录；
（五）特种设备运行故障和事故记录；
（六）高耗能特种设备的能效测试报告、能耗状况记录以及节能改造技术资料。
第二篇：如何建立员工档案
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如何建立员工档案
课程内容：
你遇到过员工“人间蒸发”，无法辞退的情况吗？发生突发事件，联系不到员工家属怎么办？企业员工流动太大，如何对员工进行有效管理？——这些正是我们探讨员工档案建立方法与技巧的缘由。
通过本节课的学习，您会清晰地了解到做好员工档案建立工作的重要性。我们还将为您提供建立员工档案的实用技巧。
解决方案：
他山之石，可以攻玉。
下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家参考，帮助我们少走弯路，直达成功。
员工档案的建立，是企业人事制度的重要内容一般有五个步骤。
面试材料入档包括面试登记表及相关面试入职表单的归档；面试 1.将面试材料入档。
2.入职员工个人材料的入档。
3.公司提供的相关材料入档。
4.做好关联材料的存放。
5.将这些内容合并为员工档案，做好存放工作。
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登记表中的基本信息要完备，避免出现紧急时没法使用的情况；对资料要签订真实性保证的协议，能规避后期的一些劳动争议所带来的风险；面试登记表的内容也要详实、充分。
对企业而言，要请面试官和部门领导填写面试记录表，写下对面试者的意见；另外，相关领导允许面试者入职的，要请他做招聘入职审批。这两者都便于HR在以后的工作中翻阅入职原因，了解入职情况，作为以后录用、争论的参考。
入职员工个人材料中，首先是相关证件、证书的归档，员工需提供原件，由HR亲自复印。
入职登记表也是重要内容，员工需重新填写基本信息，在之前遗漏或更新的内容要完善；请员工填写上家企业的薪资，可以作为以后薪资调整的参照；员工社保情况也要填写清楚；员工入职登记表的内容需每年更新，保持同步。
此外，员工需提供上家单位的离职证明，并放入档案。这既是员工工作经验的证明；也有利于防范可能发生的劳动纠纷。
员工的体检表要放入档案中，既是员工身体状况的证明，也有利于防范可能发生的劳动纠纷，如员工原先就患有某种疾病，想据此找
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公司麻烦时，则可举证。
员工档案中也要包括公司给予的内容，公司与员工签订的劳动合同肯定要入档保存。
以下材料也要入档备案：
1.员工奖惩记录，包括过失单和奖励表；
2.员工变化情况，包括薪资变化单和岗位变动记录；
3.员工转正情况，包括转正申请表、转正审批表及转正总结；
4.此外，员工绩效考核表、员工专利申请、保险缴纳情况以及附加协议等，都要存档保存。
对于特别情况，如特殊调薪、特殊入职原因等，都要在简历首页甚至档案袋的封皮上写明备注；便于HR依据事态进行追踪；也易于确定责任归属。
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培训档案一般存放在培训部门，在员工离职后，再将该员工的相关培训情况与他其余的档案装订起来，统一归档。
合理化建议的档案等，可以作为员工发展、考评、调薪的参考，在具体应用时，抽取应用部分，关联存档。
存放关联材料时要注意，这些档案各部门调用频繁；HR要严格遵守档案借阅制度，员工档案的其他内容要保密；因此，此类关联性材料都不能直接放在员工档案中。
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与以上所讲的公司人力资源部建立的员工个人档案不同，由国家人事部门建立的人事档案在员工入职后可以调入所属人才服务中心在公司名下存放，调入对象一般包含本地员工及重点员工；只有拥有人事权的企业才可以自己保管员工人事档案；对于大量的对于大批量的、岗位级别较低的外地员工，HR更不需要调入他们的人事档案。档案存放有许多技巧，可以将档案按部门、姓氏进行分类；通过折页标注姓名，直接立式放置于立柜中，既利于归类，也便于查找。
企业电子档案则只需有基本家庭信息及员工主要变更情况。
离职档案的存放，要保持一定的时长，一般为两年。基础岗位离职档案统一装订存档。优秀员工档案可以分开存放，便于对优秀员工进行跟踪。
最后，我们把这几个步骤串起来，就形成了“建立员工档案”的完整流程。
或许文字的话大家并不是很清楚，我们可以看下面的思维导图，www.teniu.cc
能让你更加形象的理解和明白该如何建立员工档案。
（思维导图可以下载后放大看，更清楚！）
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第三篇：档案的建立
档案的建立
一.总则
1.为规范档案管理工作，特制定本办法。
二.公司档案范围
公司建档范围确立为：
1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
2.公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；
3.财务、会计及其管理方面的文件材料；
4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
5.经营管理方面的文件材料；
6.生产技术管理方面的文件材料；
7.产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；
8.仪器、设备方面的文件材料；
9.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；
10.科研、技术引进、转让方面的材料；
11.教育培训方面的文件材料；
12.信息、情报方面的文件材料；
13.党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；
14.其他具有利用和保存价值的文件材料。
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。
公司档案还包括声像资料：
1.照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；
2.影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；
3.录音档案：唱片、录音带；
4.录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。
三.公司档案管理体制
1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。
2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
3.公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。
四.档案管理工作(一).档案材料的收集：
1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；
2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。
(二).档案的归档、立卷与管理。
1.区分全宗，确定立档单位。
2.分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。
5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。
6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。
7.每年对档案进行一次清理：
1.清除不必要保存的材料；
2.对破损和褪色的材料进行修补和复制。
(三).档案的保管：
1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；
3.做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
(四).档案的鉴定：
1.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。(五).档案的销毁：
1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；
3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。
1.公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。
2.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
(六).档案借阅、利用工作
1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅
2.案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。
3.借阅期限不得超过枣星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
5.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
6.公司内档案利用的方式有：
1).提供档案原件；
2).提供档案复印件；
3).提供文献索引资料。
7.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
8.档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。
9.依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
10.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。五.附则
1.档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
2.本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。
第四篇：消防安全档案建立
消防档案
区域内单位必须加强和完善消防制度建设，严格按照公安部61号令要求建立和完善各项消防档案。尤其是要体现防火巡查、检查制度和火灾隐患整改制度，制作专门记录。
形式：分类整理，档案盒选用优质产品，内装活页夹分装的各项档案，采用彩色封皮，封皮注明档案名称，各使用本单位形象标识。
内容：档案至少包括消防安全基本情况档案（至少1盒）、四个能力分项档案（4盒）。消防安全基本情况档案应包括单位基本情况，行政许可文件，组织机构和消防安全管理人，各项消防安全制度（，消防设施、灭火器材情况，专职、义务消防队及装备情况等。四个能力分项档案包括检查、巡查记录，消防设施定期检测、维修保养记录，火灾隐患及整改情况记录，动火证记录，燃气、电气设备检测（包括防雷、防静电）记录，消防奖惩情况记录；灭火和应急疏散演练预案及演练记录，演练图片，演练录像（选定）；消防安全培训教材，培训计划，培训保障或制度，培训签到或培训图片，培训录像（选定）。
消 防 安 全 制 度 登 记
消防安全基本情况应当包括以下内容：
（一）单位基本概况和消防安全重点部位情况；
（二）建筑物或者场所施工、使用或者开业前的消防设计审核、消防验收以及消防安全检查的文件、资料；
（三）消防管理组织机构和各级消防安全责任人；
（四）消防安全制度；
（五）消防设施、灭火器材情况；
（六）专职消防队、义务消防队人员及其消防装备配备情况；
（七）与消防安全有关的重点工种人员情况；
（八）新增消防产品、防火材料的合格证明材料；
（九）灭火和应急疏散预案。
消防安全管理情况应当包括以下内容：
（一）公安消防机构填发的各种法律文书；
（二）消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养的记录；
（三）火灾隐患及其整改情况记录；
（四）防火检查、巡查记录；
（五）有关燃气、电气设备检测（包括防雷、防静电）等记录资料；
（六）消防安全培训记录；
（七）灭火和应急疏散预案的演练记录；
（八）火灾情况记录；
（九）消防奖惩情况记录。
前款规定中的第（二）、（三）、（四）、（五）项记录，应当记明检查的人员、时间、部位、内容、发现的火灾隐患以及处理措施等；第（六）项记录，应当记明培训的时间、参加人员、内容等；第（七）项记录，应当记明演练的时间、地点、内容、参加部门以及人员等。
第五篇：建立档案管理制度
5、建立档案管理制度
包括5 个制度：
1、立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。
2、档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
3、档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。4、档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
5、机关档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案工作制度，是单位的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易,挂到墙壁上容易,但要落实就不容易,必须认真执行,才能出成果。
立卷归档制度
为加强对局机关的档案管理，使档案资料更好地为局两个文明建设服务，根据国家《档案法》和《机关档案工作业务建设规范》的规定，特订立本制度。
一、归档范围
凡是本单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料均属归档范围，主要有：
1、本单位正式发文，包括附件、图表、名册等，收文中列入归档的文件资料；
2、本单位内部产生的文件材料，如规章制度、会议记录、汇报材料、计划、总结、会议文件、领导讲话、各项活动照片、音像磁带等；
3、各科、所、中心形成的资料，如价格、收费管理、检查、认证、评估、信访、财务、信息等；
4、虽未经发文渠道而通过其他途径形成和积累的文件资料，如：指数、监测、成本测算、基建报表等。
二、归档时间
1、日常工作中形成的文件资料，经清理后于次年三月底前完成整理立卷后，移交档案室归档；
2、凡专题会议、专题项目(含基建工程)等，在任务完成后及时交档案室归档；
3、会计档案在当年整理立卷后暂由财会部门保存，一年后交档案室归档；
4、档案室须在次年六月底前完成本单位上文件资料的立卷归档工作。
三、归档要求
1、归档的文件资料必须按规定的范围，完整、系统、成套，不得残缺不全；
2、归档的文件资料必须正确地反映本单位在各项工作中的真实内容和历史过程，符合形成规律；
3、归档的文件资料应采用原件，正式发文应附按规定程序签发的发文底稿；
4、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写，字迹工整、清晰、规范；
5、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者。
四、档案整理
档案室在接到各部门档案后要及时进行整理，按照上级规定，结合本单位工作实际组卷。案卷质量要求：
1、组卷科学：根据国家有关规定，和组卷目的要求，结合本局实际进行合理组卷，做到分类适当、问题单
一、类型鲜明、不混、保管期限准确；
2、排列系统：卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列。
3、编目合理：卷内文件资料按排列程序依次在有字迹和图表的页面上编写页码；
4、格式规范：案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久，装订整齐美观。
五、阅档要求
1、凡因工作需要查阅档案，必须办理查阅手续，原则上限在阅览(档案)室内，确因需要外借的，须征得分管领导同意并办理手续，阅后要及时归还；
2、严格执行保密制度，查阅文件内容，由档案管理人员提供，不得擅自翻阅；
3、要爱护档案，查阅文件，不得涂改、污损或抽动；
4、外单位人员不得擅自进入档案室；
5、档案室由专人管理，应注意防盗、防火、防虫、防光、恒温。
机关档案人员岗位责任制
1、认真学习《档案法》、《湖北省机关档案业务建设规范》等有关法律
法规，结合本单位实际情况，制定本单位档案管理各项规章制度。
2、执行和监督执行机关档案管理的各项规章制度，制订落实档案管理规划。
3、负责收集整理和保管本机关各门类档案，修订完善机关归档制度，做到收集齐全、整理科学、保管安全。
4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作。
5、编制档案检索工具，汇编档案参考资料，积极主动提供档案资料，为领导决策和机关各项工作服务。
6、认真学习业务知识，不断加强自身修养，努力提高样式管理科学化、现代化水平。
档案保管制度
1、根据《档案法》及有关规定，机关所有档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜，机关档案任何人不得据为己有。
2、档案保管必须配置适应需要的档案库房、专用档案柜，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。
3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好记录，发现问题及时汇报，采取适当措施保护档案安全。
4、保持库房清洁，禁止存放杂物，禁止吸烟，库内要设温湿度计，每天定时测定记录，库房内非档案人员，一律不得入内。
5、做好档案收集工作，按规定向档案馆移交档案，年底盘存，做到目录与室藏档案相符。
6、严格档案的出入手续，做好日常借阅利用登记，档案人员调离岗位时，必须在办完移交手续后方能离岗。
档案保密制度
1、经常学习《保密法》，加强保密教育，增强保密观念，自觉保守党和国家机密。
2、做好档案资料密级划分和保管期限的确定，未经批准不得抄录、复制、翻拍档案材料。
3、不得在公共场所阅读、谈论档案保密内容，不得在普通电话、明码电报、投稿和私人通信中涉及保密内容，不得在非保密本上记录保密事项。
4、机关人员应做到不该看的不看，不该说的不说，不该听的不听，不该记的不记。
5、根据不同密级程度确定不同的利用对象和利用范围，保密材料只限阅文室内查阅，涉密材料不得进入编研范围。
6、剔除销毁文件，应经鉴定批准，有二人参加监销。严禁将剔除文件材料卖给废品站，严禁发生失泄密事件，违者依法追究责任。
档案利用制度
1、档案员要熟悉室藏档案资料情况，主动了解机关各项工作对档案利用的需要，积极做好提供利用工作。
2、室藏档案要编制案卷级、文件级手检式和机检式目录等检索工具，以方便利用。
3、做好档案资料的编研工作，编写全宗介绍、机构沿革、大事记、基础数字汇编、文件汇集等，主动地为机关各项工作服务。
4、查阅档案资料，严禁涂改、勾划、折叠或作其它标记；严禁污损、拆装、抽页、裁剪等破坏档案行为。未经批准不得摘抄、复制档案资料
5、利用者必须在阅览室内查阅档案资料，非经批准不得带出室外，查阅完毕，档案工作人员要严格进行清点、核对、办理相关手续。
6、做好利用登记和利用效果登记。
档案统计制度
1、档案统计工作应坚持实事求是的原则，做到及时、准确、系统、真实，不得虚报、瞒报和伪造。
2、建立各门类档案统计台帐，坚持日常登记，及时填写基本档案数据和报表。
3、按时准确填报上级机关及业务主管机关下发的《档案工作基本情况统计年报》和各种临时性调查、统计材料。
4、定期对有关统计数据进行系统分析，为领导决策提供依据，总结经验教训，不断改进各项工作。
档案移交制度
1、在本单位归档范围内接收本机关各科室档案资料，时间为每年3月底前接收上应归档的档案资料，重大活动和重要文件为办理完毕后随时归档。
2、对散存于个人手中的对机关工作有保存价值的档案资料随时接收。
3、机关档案原则上由各科室整理规范后向档案室移交，并编制档案检索工具一式三份与档案一同移交档案室，向档案馆移交时同时移交档案电子版、全宗介绍、立卷说明等材料。
4、交接档案时，应依据档案检索工具填写移交清册一式两份，办理交接手续。
5、凡在机关档案向档案馆移交前移出档案的，必须经分管领导审批同意，并在检索工具和“立卷说明”中备注清楚，说明档案去向与移出原因。
