第一篇：接待工作准备

接待工作准备

一、受领接待任务

经有关领导批准后，秘书科受领接待任务。

二、搜集接待信息

秘书科受领接待任务后，及时搜集详细的接待信息，了解有关情况：

1、主要来宾情况，包括姓名、性别、民族、单位、职务、生活习惯等。

2、来宾来邱目的、抵离时间、活动内容、日程安排及具体要求等。

3、随行人员人数、名单、职务、性别等，来自少数民族地区的，还须包括民族、宗教信仰及饮食禁忌等。

4、其它相关情况，包括交通方式、联系方式和需要接待方办理的特殊事宜等。

5、重要来宾的相关资料，包括以前是否来过本单位，与领导是否相熟等。

6、接待信息收集整理后，及时呈送有关领导、供接待时参考。

三、拟定接待方案

1、征求意见。在充分领会来宾意图和领导对接待意见的基础上，广泛征求各有关方面对接待安排的意见。

①重点征求来宾身边工作人员或打前站人员对接待的具体要求，包括食宿安排上的特殊要求，活动内容和时间安排，以及领导会见、用车等。

②征求有关领导和部门对做好接待工作的意见、建议，并进行细化。

2、拟定接待方案，内容包括： ①接待对象主要情况。

②参与接待的领导名单。③来宾主要活动和日程安排。

④接待任务涉及的有关工作文件、资料及负责部门。⑤主要接待活动安排：

A、礼仪安排，包括迎送、会见、陪同活动等。

B、食宿安排，包括房间安排、客房布臵，就餐方式、地点、标准和陪餐人员安排等。C、车辆安排，包括来宾主车、工作车、行李车、备用车、警车等。

D、其它安排，包括安全保卫、交通疏导、卫生防疫、天气预报、新闻报道等。

E、到观摩点活动情况，包括来宾及陪同人员姓名、性别、职务、人数、到达时间、迎接地点、活动内容、食宿安排等。

F、陪同领导的住房、乘车、宴请安排。

G、责任分工，根据接待任务要求，明确相关部门的责任及责任人。

H、联系电话，包括主陪领导、接待人员、驻地值班电话等。

3、拟定接待方案的要求。①体现来宾和领导的意图。

②具有地方特色。

③时间、考察点和路线安排合理。

四、接待方案审批 ①接待方案拟定后，报主管领导审定并签批。

②根据领导意见，对方案内容进行调整和修订。

③重大接待任务的接待方案由主要领导审定签发。

④接待方案经审批后，及时印发有关领导、部门和乡（镇），并召开接待工作筹备会议。

五、前期准备工作

协调有关部门和单位做好各项前期准备工作。

1、食宿安排。

①客房。检查房间设施及房内水、电、冷、暖设备的有关控制；去除房间异味；保证电话、宽带网络畅通；电视频道按顺序调好；房间内摆放鲜花、办公用具、水果、干果、香烟等。

②就餐。确定就餐地点、方式、人数、标准、时间等；检查餐厅照明、音响、空调、桌椅等设施；督促搞好室内卫生和餐具卫生，保证室内空气清新；结合主宾饮食习惯及要求确定食谱，印制就餐座位卡等；保证各种物资齐全，及时供应。

2、活动安排。

上级领导视察、调研或慰问活动安排。

A、协调有关部门准备汇报、座谈会材料，注意宣传介绍。

B、提前准备视察、调研点和慰问对象及所在地的基本情况介绍，并提前进行现场勘查，做好迎送、资料准备、情况介绍、路线确定等工作。

C、做好汇报会、座谈会等会议组织。

3、行车安排。

按乘车方式、车辆类型等要求，确定主车、工作车、行李车、备用车、警车等各种车辆的到位时间，通知沿途高速路口、收费站，做好车辆免检通行安排，车内备齐热水、矿泉水、湿巾、纸巾等物品。

4、安全保卫

协调公安、交警、信访等有关部门，制定安全保卫、交通疏导方案，做好各项准备工作，确保接待过程中迎送、路途、驻地及活动场所安全有序。

5、卫生防疫。

协调卫生、防疫等部门，做好来宾紧急救护准备、随行保健以及客房、餐厅、会议室的环境卫生和食品检疫等工作。

6、新闻报道。

通知新闻单位，安排摄影、摄像、文字记者随同活动，按要求做好宣传报道准备工作。

7、到视察点活动安排。

来宾到视察点活动，将来宾活动内容、到达时间等情况和接待要求，提前通知有关视察点，并协助做好前期准备工作。

8、沟通联系。

掌握主陪领导、接待人员及相关部门负责人的联系电话，印制接待任务联系电话表。

9、印制接待服务手册。

重要接待任务，印制包括天气预报、食宿安排、活动日程、乘车安排、考察点简介、来宾和陪同领导名单、参加接待工作人员联系电话等内容的接待服务手册。

六、接待任务实施前检查

来宾抵达前，由主管领导对各项准备工作落实情况进行全面检查、调度，确保落实到位。

七、接待任务实施

1、迎接。

组织调度警车及其它有关车辆提前到位，引领领导及有关人员按确定时间到来宾下榻地点或参观、考察点迎候来宾。

①了解清楚来宾具体抵达时间及来宾乘坐车辆，了解清楚行车路线、抵达时间并确定迎接地点。

②提前与交通等部门沟通，协调迎接来宾有关事宜。

③出发前，了解清楚有无晚点误点、来宾人员变动等情况，并及时告知有关领导和部门。

④接到来宾后，引领上车并向来宾介绍前来迎接的县领导，然后一同前往驻地。

⑤来宾到达驻地后，及时分发接待服务手册，由专人负责引领来宾到房间，组织工作人员协助来宾将行李送到客房。

⑥根据需要安排好陪同领导的休息房间。

2、驻地服务。

①就餐。提前到餐厅检查，确认准备工作就绪后，引领来宾和陪同领导到餐厅就餐。

②会见。安排好会见场所，并提前检查，适时引领来宾和陪同领导到达会见场所。

③会议。提前到会场检查，确保各项工作到位后，引导来宾和陪同领导到达会场；必要时，为提前到达的来宾和陪同领导准备休息室。

④合影。安排好地点、参加人员、排位、摄影师等相关事宜。

⑤锻炼。提前联系安排好地点并准备相关物品，并引领陪同。

3、随行服务。

①了解清楚天气情况，并做好相应准备工作，如雨伞、遮阳帽等。

②出行准备工作。检查出行物品准备情况，协调警车及有关车辆提前到位，召集有关人员准时到达，等候领导外出。

③做好与有关单位和视察点的衔接工作，提前通报来宾人数、陪同领导、视察内容、活动要求等情况，随时通报行进路线、抵达时间等。

④必要时，派人到视察点打前站。

4、欢送。

①了解清楚来宾离邱方式、确切人数、离开时间。

②提前确定车辆送行领导，并提前通知交通等部门做好准备工作。

③组织人员提前装运行李，调度警车及有关车辆提前到位，并引领有关领导按时到位欢送。

5、在接待实施中，特殊情况需变更接待方案的，接待人员应请示主要陪同领导批准后，及时组织协调有关人员进行调整落实。

八、后续工作

1、按有关规定做好接待来宾的经费结算审核工作。

2、总结建档。重要的来宾接待任务，都应有比较全面的工作总结。

①工作小结。文字表述应当简洁明了，具体内容包括接待的对象、接待起讫时间、前往的地点、主要活动内容、来宾的主要

讲话和工作建议，重要来宾的生活习惯、工作特点、兴趣爱好，主要工作措施、经验体会、主要问题及改进措施。

②收集文字、音像资料。包括：值班报告、电话通知、领导批示、接待方案、领导和来宾重要讲话的文字稿及录音、摄影摄像、全程陪同人员的工作日志。

③对所有收集的原始资料进行整理，并按档案管理目录的要求进行分类建档。

3、接待任务完成后，应及时召开总结讲评会。

第二篇：黄金周旅游接待工作准备情况

****景区管理委员会

2011年“十一”黄金周旅游接待工作准备情况

2011年“十一”黄金周即将到来，为切实做好全景区“十一”黄

金周的各项旅游接待工作，让广大市民和中外游客度过一个安全、祥和、欢乐的节日，根据《关于开展2011年“十一”黄金周旅游市场综合检查的通知》（*****〔2011〕***号）精神，努力实现“安全、健康、秩序、质量”四统一的要求，全力做好各项工作，特做了如下准备工作：

一、提高认识，高标准做好“十一”黄金周的旅游接待准备工作 今年的“十一”黄金周，恰逢“十二五”开局之年，并且由于景区宣传营销得力，今年***景区旅游接待人次创下了历史之最，高标准做好“十一”黄金周的旅游接待准备工作在今年显得尤为重要。景区管委会领导对此次接待工作非常重视，按照 “精心组织、周密安排、落实责任、加强协调”的要求，高标准做好“十一”黄金周旅游接待准备工作，力争做得出彩，不出任何偏差，全力塑造*****旅游品牌形象，赢得市民和旅游者的口碑，为****创国家级**景区工作奠定坚实基础。

二、突出重点，切实做好黄金周旅游安全工作

要牢固树立“没有安全就没有旅游”的意识，坚持“安全第一、预防为主、综合治理”的方针，切实做好“十一”黄金周旅游安全监 1

管工作。9月23日召开节前旅游接待动员大会，联合镇政府、公安、交警、工商、卫生等相关部门在9月28日对全景区交通、住宿、餐饮、消防、游乐设施等重点组织一次全面的旅游安全联合大检查。同时，配合**旅游局、县质量技术监督局做好特种设备检查工作，消除各种事故隐患。加强对旅游车辆、游船、缆车、索道等游客运载工具，带有危险性的游乐设施、容易发生火灾及群死群伤的娱乐场所、容易发生食物中毒的餐馆进行重点检查，特别是要严防交通等重大事故发生。加强对旅游行业的安全监管，强化安全教育和培训，实施旅游安全检查，杜绝涉旅安全事故和各种案件发生。

道路交通事故一直是黄金周旅游安全事故的主体，要坚决纠正超速、超员和违章驾驶等交通违法违规行为，突出抓好客流车流集中地区和时段、事故多发路段和遭遇恶劣天气的交通组织和疏导工作。重点做好核心景区游客自驾游和旅游团队车辆的疏导工作。

三、加大促销宣传，倡导诚信旅游和市民文明旅游

“十一”黄金周，要把开展诚信经营活动与提升市民旅游文明素质有机结合起来。各经营服务单位要以“服务游客为本”，深入展开“旅游行业优质服务”、“明明白白消费”等诚信旅游活动。各旅游经营单位和旅游从业人员要按照“诚信旅游企业”和“诚信旅游从业人员”的要求来规范经营和服务行为。

四、明确责任，健全和完善黄金周值班制度

“十一”黄金周期间，管委会坚持值班制度，电话保持畅通。做好旅游信息统计和上报工作，对各种急难问题和突发事件要在第一时间协调解决和处理，并将处置情况上报上级相关单位。

************景区管理委员会

二〇一一年九月*******日

第三篇：接待工作（定稿）

接待工作

接待工作是行政办公室的日常工作之一，也是最为重要的工作职能之一。以迎来送往为主要内容的接待工作不仅代表了组织的整体形象，也是组织行政管理绩效的重要体现。文章就如何提升行政办公室接待工作质量进行了详细的分析。

一、引言

无论是政府机关或是企事业单位、抑或是社会团体组织，都需要面对各种级别、各种目的的接待工作，这项工作是组织间开展交流合作的纽带和结合点，是组织间第一印象形成的关键因素。因此，任何组织对行政接待工作的关注都会对组织发展起到十分积极的作用。

二、行政办公室的接待工作内容和特点

（一）行政办公室接待工作内容

行政办公室接待工作的主要内容包括以下几方面：第一，迎接来访人员。迎接来访人员是接待工作的第一个环节，这一环节需要提前与对方接洽，知晓来访时间、人员，并根据来访人员的目的、规模安排相关行政工作人员做好欢迎活动的准备。第二，安排好来访人员的行程。在于对方充分沟通的前提下，为来访人员制定访问期间的行程安排，并在征求对方同意后，制定相应的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根据来访人员数量、级别，安排相应的食宿接待项目，为来访人员在访问期间提供舒适的居住和饮食服务。第四，协调办理访问事项。就来访人员的访问目的，做好访问期间的具体事务协调工作，按照事先的接待方案，做好交通服务、意见传递工作，确保来访人员能够准时抵达访问地或及时转场，并及时解决来访人员提出的要求和问题。第五，做好欢送工作。结束来访形成后，接待人员需要按照事先制定的方案，做好欢送活动，让来访人员满意而归。

（二）行政办公室接待工作特点

行政办公室接待工作具有以下特点：第一，时效性。来访人员一般都有一定的访问期限，在不同访问事项间，也需要系统的时间安排，并做到事项间的紧密衔接。第二，突然性。有些来访人员是突然抵达的，这时的接待工作就存在立即启动的问题，这种突然性的接待对组织行政接待能力是一次巨大的考验。第三，接待方案的可变性。由于来访人员有临时的访问需求或是组织接待工作因特殊情况需要作出调整，接待工作中时常会出现对接待方案的变动和调整，这也就需要接待人员能够根据方案的改变而做好相关的沟通、协调和服务工作。

（三）细节管理

行政办公室接待工作的细节管理决定了接待工作质量的好坏。接待工作的细节管理主要体现在服务的细节上，如：准时迎接来宾，为来宾安排舒适的客房，针对来宾的需求和个人习惯提供可口的饮食服务。如有会议或集体活动安排，还需做好现场的服务和协调工作，例如文件资料的准备和送达，会议现场的布置，设备的调试，现场茶水服务等。

三、行政办公室接待工作的主要问题

（一）计划安排不到位

由于接待工作具有一定的突然性，很有可能会导致接待方的措手不及。这一问题尤其表现在计划工作不到位。接待方没有及时制定出周密的接待计划，对来宾的访问行程安排、时间控制、接待人员的安排等没有细致考量，导致了接待过程中手忙脚乱、频频出错。

（二）沟通协调机制不完善

接待工作并不是仅仅依靠行政办公室的人员就能完成的，这项工作还需要与其他部门的紧密协调和配合。例如，接待人员需要与酒店联系住宿和餐饮服务，需要预定会议活动的场馆，需要与来宾接洽了解来宾的具体需求，并及时将来宾需求反馈给借贷方等等。这些沟通协调工作是确保接待工作顺利进行的重要保证。然而，目前有很多单位在接待过程中没能做好沟通协调工作，使得来宾的意见得不到及时的传达，需要办理的接待事项没有及时办妥，影响了接待的质量。

（三）接待人员的素质有待提高

接待工作的主体组织行政办公室的工作人员，这部分人员的素质决定了接待工作的质量和效率。目前有些组织的接待人员的专业素质不高，表现为时间观念不强、服务技能缺乏、组织协调能力差、工作责任心不强等。

四、提升行政办公司接待工作质量的建议

（一）制定周密的接待计划

行政办公室的工作人员需要根据来宾的目的、规模及来访事项制定周密的接待计划，例如迎来送往的时间安排，来访事项的准备和形成安排，特别是要针对不同的事项安排充足的人手，确保服务工作的顺利开展。在不同的事项间要注意转场的安排和协调，保证整个访问期间不同事项能够紧锣密鼓的进行。

（二）建立顺畅的沟通协调机制

行政办公室的工作人员需要与其他部门建立常态化的沟通协调机制，例如与酒店签订长期接待服务合同，建立长期合作的机制，并制定专人负责我方的接待协调工作，确保房间和餐饮服务都能够及时提供。再如，与会议承办机构间达成长期使用协议，确保在有需要时能够及时订到会议场馆。更为关键的是，接待方内部要建立及时有效的信息传达机制，确保在接待中的各种重要信息能够及时传递到相关部门，确保接待的顺利进行。

（三）提高接待人员素质

行政办公室需要定期开展接待人员的培训工作，针对工作人员在接待过程中的能力短板，有针对性进行系统的学习和提高。特别是要加强时间观念和责任心的教育，帮助接待人员树立较强的时间观念和强烈的责任感，进而增强接待和服务能力。

（四）完善接待工作效果反馈机制

一次接待工作结束后，行政办公室需要对该次接待工作效果进行细致分析，认真总结接待工作的经验和不足，并将其中有益的经验制度化，以备下次接待所需。特别是需要对接待工作中所出现的问题进行深入的分析，并研究相应的改进策略，以提高今后接待工作的质量。

五、结论

组织接待工作是行政办公室日常工作的核心内容之一，做好这项工作必须树立服务理念，充分认识到接待工作对组织管理的重要意义，进而注重接待和服务的细节，避免接待工作中的失误，提高接待的效率和质量

第四篇：接待工作草案

公司接待工作流程规范细则草案

一、总则为进一步提高公司的接待管理水平促进接待工作的规范化标准化高效化。恰当、节俭地开展好公司对外接待和公共关系工作更好地塑造企业形象达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境树立良好企业形象的目的特制定本细则。

二、接待的主要任务

1、安排上级部门、合作单位、投资机构等来公司人员的来访及吃、住、行事务。

2、安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。

3、协助办理公司大型会议的会务工作。

4、协助开展公共关系工作协调好公司的外部环境。

三、接待工作的基本原则

1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则强化公关意识增强接待工作深度宣传企业形象提高公司声誉并广泛获取信息。

2、接待工作要坚持规范化、标准化符合礼仪要求按制度和程序办事克服随意性既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定又要增加合作单位之间的感情同时也要完成领导交办的工作任务以及接待中不可预见的突发事件。

3、接待安排应根据来宾的身份和任务安排不同领导的接待确定相应人员的陪同既要热情周到、也要讲节约量力而出反对铺张浪费。

4、坚持办公室归口管理与对口部门配合相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理办理重要接待事务对涉及较强业务性的接待事务应由办公室安排有关项目部牵头对口接待。

5、接待工作中应自尊自重本着尊敬来宾的原则搞好服务不允许发生有损公司形象的现象发生。

四、接待工作的具体分类并按类别区分接待标准及工作分工。

1、来宾级别分类

1、一类接待主要来宾为副厅级及以上领导地方政府一把手、院士专家等。该类接待由办公室负责编制活动计划和安排食宿由公司董事长或总经理陪同并上报产业集团及学校办公室

2、二类接待重要合作伙伴、机床厂家的董事长、总经理该类接待由办公室负责编制活动计划和安排食宿。涉及工作或业务的活动内容,由相关部门(中心)根据办公室统筹安排负责接待并指定专人陪同,公司领导视情况参加相应活动。

3、三类接待地方相关部门正、副县处级领导。重要合作伙伴、机床厂家的副总经理该类接待办公室负责编制活动计划和安排食宿,由各部门(中心)指派专人接待,公司领导视情况参加相应活动。

4、四类接待主要来宾合作公司各专业项目经理或其他与公司有业务联系的相关部门人员。该类接待由工作对口部门(中心)提出接待计划经办公室审定后实施相关部门陪同。

2、、来宾属性分类

1、主要来宾为证券公司、投资机构、董事、股东代表等与公司上市相关的领导此类接待由董事会秘书安排接待工作由办公室负责安排食宿。

2、主要来宾为重大专项组院士、专家等与重大专项工作相关的领导该类接待办公室负责编制活动计划和安排食宿公司分管重大专项的副总经理负责接待。

3、主要来宾为上级审计部门、税务部门、财政部门等与公司财务工作相关的领导此类接待由财务部负责编制活动计划由办公室负责安排食宿。公司财务总监负责接待。

4市场营销归口的接待工作由分管市场含市场、机械、红外的副总经理负责安排接待 以上接待由各归口副总经理介定接待的标准原则上可按照二类或三类标准执行。接待标

准

1、对照公司接待类别和标准将接待住宿及就餐酒店进行了相应分级接待时按照主要来宾级别确定接待类别后在相应级别的酒店安排就餐、住宿。

2、对于来宾级别较低或非公职人员、但对公司非常重要的来宾对口接待部门在审批时应及时向办公室说明情况并经主管副总以上领导同意后可适当提高接待标准。

3、桌餐费标准含酒水消费来宾一般宴请一次一一类接待宴请标准原则为每人每次300元以内。

二二类接待宴请标准原则为每人每次150元以内。

三三类接待宴请标准原则为每人每次100以内。

四四类接待宴请标准为每人每次50元以内。

五五接待宴请之外工作餐由办公室统一安排。

六市场销售经理宴请及招待费用由相关的片区承担。

七副总以上领导招待费使用的情况每季度向公司办公会提交一次。

五、接待工作的的规定

1、常规接待

1、接打电话时要使用文明语言如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等等之类的礼貌用语。

2、在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料不能等电话接通后去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。

3、当客人来访时应热情迎接。重要客人在前台登记后前台通知有关人员引客人到办公室或接待室交谈。一般客人前台通知有关人员后指引客人进入大楼。忌让客人长久等候无人过问。接待人员因接待任务离开办公室时应将办公桌上的文件、资料安放好以免泄密或丢失。

4、宴请客人时应根据宴请的性质和规模不同分为桌餐、工作餐根据来宾的身份确定不同的人坐陪有必要时要准备座席牌。

2、参观线路接待

1、各部门必须高度重视参观、接待工作的重要性全力配合公司办公室搞好接待工作服从公司办的安排和调配。

2、各部门必须按照办公室通知的参观时间在各自负责的区域提前准备就位特殊原因不能就位的必须及时通知部门经理和公司办公室。

3、在没有接到公司办宣布参观结束的通知以前任何参与接待的部门和人员不得自行离开所在的负责接待区域。如有特殊原因需通知公司办并做好交接工作后方能离开。如遇参观时间推迟或参观线路的调整导致与公司下班时间冲突是否正常下班以办公室的通知为准。自行打卡下班的员工按早退或矿工处理。

六、常规接待工作的程序

1、接待前的准备工作 1、各部门应及时书面报告公司办公室并填写来访登记表。2、制定和落实接待计划。3、做好接待前的细节工作。

2、接待中的服务工作 1、安排专人迎接来宾。2、妥善安排来宾的生活。3、商订活动日程。4、安排公司领导看望来宾。5、精心组织好活动。6、安排宴请和参观。7、为客人订购返程车船或飞机票。

3、接待后的工作 1诚恳地向来宾征求接待工作的意见并询问有什么需要接待人员办理的事情。2把已经订好的返程车船、机票送到客人手中并商量离开招待所或宾馆的具体时间。3安排送客车辆如有必要还应安排公司领导为客人送行。

七、接待工作的有关要求

1、根据领导意图及客人的需求掌握接待工作的规律做到目标明确思路清晰计划周密主次分明机动灵活以高度的事业心和责任感发扬严细作风扎实做好工作。

2、严格执行规定和标准坚持请示报告制度在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用一律不予签字报销。

3、着装整洁大方举止谈吐文明礼貌服务热情、周到、耐心保持良好的精神风貌从各方面体现公司的良好形象。

4、办公室要不断加强学习和培训熟悉接待服务管理知识掌握公共礼仪规范了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识并具备必需的应变能力和语言表达能力。

广西华夏本草医药有限公司二0一 二年九月十六日

第五篇：浅谈如何做好接待工作

浅谈如何做好接待工作

会务接待工作是各级机关的一项常规性工作，代表着一个地方一个部门的窗口形象，对于推动工作、加强交流有着十分重要的作用。随着我区农业农村经济的发展，我办的接待量和调研任务不断增加，工作量也日益加重，接待工作的高效优质也就显得尤为重要，所以我办应努力创新和完善会务接待工作的标准化流程，充分发挥办公室的组织协调作用，树立我办良好形象，使接待工作不断规范。就我办实际情况，我个人认为应做好以下几个方面：

一、明确接待工作的主要任务和原则

（一）我办主要的接待任务

1、上级部门领导的各种检查、考察、督查、调研等活动；

2、上级部门、兄弟单位、各业务联系的部门、人员的来访；

3、办理各种大小型会议的会务工作；

4、协调农口各单位之间关系，做好接待的各种衔接工作。

（二）接待工作的原则

坚持严密有序的原则；坚持规范标准的原则。

二、确立标准化流程，确保会务接待工作有章可循

会务接待工作是围绕会议、考察、调研等工作开展的一系列协调性和事务性的服务工作，包括会务接待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实等。接待的具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。

（一）明确流程。

接待工作有两个方面：一是会务工作流程；二是接待工作流程。会议工作流程包括：领导安排——拟定会议方案——会前准备——会中服务——会后总结。其中会前服务包括五大项工作：签发通知、协调筹备、后勤保障、会场布置、邀请记者。会中服务包括四大项工作：会议签到、内外联系、茶水服务、会议记录。会后服务包括六大项工作：清理会场、材料收集、会议小结、会议纪要、会议议决事项督办、会议的新闻报道（由记者完成）。

接待工作包括八大流程：领导安排——方案制订——迎接来宾——组织调研（督查、检查等）——情况汇报——就餐（住宿）安排——欢送来宾——资料归档。

（二）明确要求。

标准化流程应对每一项工作有十分明确具体的要求。会议标准化流程里，如会前服务中的通知下发环节，具体要求包括时间、地点、与会人员、座次安排和记者等是否明确到位。筹备协调环节包括相关部门任务安排和提示领导入场等要求。会场布置包括座位安排、音响空调、会标制作、会场卫生、花卉摆放等要求。

接待标准化流程里，方案制订中应明确七个要求：包括确定调研（督查、检查等）的准确时间、来宾名单和注意事项；确定我区（办）陪同人员；确定行程及线路；确定调研（督查、检查等）点，准备相关材料（简介）；安排车辆、记者、就餐（住宿）等相关事项；接待方案报送领导审定；下发通知。

三、严格实施标准化流程，确保接待工作有条不紊

为确保会务接待流程严格实施到位，使会务接待工作有条不紊，应着重做好三个方面的工作：

一是按流程环节分解任务，确保责任到人。上级有明确指示或领导有明确要求后，应立即按照标准化流程进入会务和接待活动的相关准备工作。根据会议和接待活动的规模大小确定具体负责的领导和工作人员，把标准化流程中的各项任务具体分解到每一个人，把责任落实到每一个人，不留空档。

二是按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明确以后，责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施。具体操作中，对照标准化流程图，一条一条抓落实，一项一项抓到位。接待流程的落实到位，能确保会议和接待活动有条不紊的进行。

三是按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。由于接待工作环节较多，要求精细，各责任人和相关部门可能出现工作上的脱节，因此，在按流程实施的过程中，必须加强协调，统筹兼顾，要有一名领导督查各项流程和细节是否到位，及时组织相关人员相互合作、查漏补缺，对没有到位的流程事项紧急处理，灵活安排。同时要与

接待的相关部门保持密切联系，及时发现和协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。

四、不断创新接待流程，确保接待工作高效优质

由于会务接待工作灵活多样，会务接待工作中有很多意想不到的情况发生，所以接待流程的实施也需要不断完善和改进，确保会务和接待工作高效优质。在具体工作中还需做好三个方面的工作：

一是及时总结。在完成会务接待工作后，分管领导要组织相关工作人员及时做好资料归档工作。认真总结成绩，查找问题，特别是对领导的指示精神要认真思考，反复领悟，不断提高服务水平。

二是认真完善。在会务接待工作中，要针对不够精细、不够完美的环节及时进行改善，对具体要求及时进行补充，确保同样的问题不重复发生，失误一次比一次少，力求零失误。

三是不断创新。为进一步提高会务接待工作效率，在资料归档的基础上，要建立健全会务接待工作基础资料库，包括会议（接待）方案、汇报材料、调研点简介等比较完善的数据信息，这样才能有效提高工作效率。

会务接待水平的高低、组织协调的好坏能够集中反映一个地方或部门的整体形象，可以说，接待工作就像一扇窗户，能展示接待人员的素质和能力，也可直接反映出外界对我区（办）的直观印象。我区是一个农业大区，我办又是农口部门的牵头单位，所以我办的接待工作也是我区农业工作对外宣传的一个重要平台，其成效直接影响到外界对我区农业发展的印象，所以我们的工作要围绕大局，在各种接待任务中，努力搭建平台，为我区的农业发展创造一个良好的软环境。

附：接待工作流程图

接待工作流程图

接待后，总结归档，及时收集资料，整理归纳，建立资料电子档案

接待中，随时上下联系做好衔接协调工作，确保接待工作顺利进行

待领导审定后，通知相关人员和有关单位做好接待准备工作（参观点、会场等）

根据批示，送主要领导审签，需要多个领导审签时，需逐级审签

根据领导安排，拟定方案（时间、地点、行程安排等）送领导审阅

确认来宾的基本情况（人数、职位、性别等）及活动计划，及时汇报

确认来宾的基本情况（人数、职位、性别等）及活动计划，及时汇报

接到电话、明传电报、书面通知等后，认真阅读并及时向领导汇报