第一篇：做好客运档案管理工作的几点思考

摘要：档案工作是客运管理工作的基础和条件，是客运交通工作的重要组成部分，是交通事业发展不可缺少的一个重要环节。随着改革的不断深化，档案工作的要求也越来越高，任务越来越重，面对新时期档案管理工作的需要，做好客运档案管理工作，就显得尤为重要。

关键词：客运；档案；管理

中图分类号：G275文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）

0017(C)-0366-0

2随着改革开放和经济建设的飞速发展，道路交通运输在国民经济和社会各项事业中的作用和地位日趋重要，从事专业客运、货运的车辆、人员也逐渐成为社会经济运营中的一支重要力量。如何做好客运档案管理工作，为交通事业各项工作的开展提供可靠的依据，是客运档案管理者必须认真思考的题。客运档案工作是客运管理工作的基础和条件，是客运交通工作的重要组成部分，是交通事业发展不可缺少的一个重要环节，是一项项重要的综合性基础管理工作。客运档案从历史的角度来看，是历史的记录，通过档案可以了解过去；从现实的角度来看，是现实的写照，通过客运档案可以了解情况以便解决工作中的问题，从形式上看，客运档案是各种文献资料的汇集；从内容上看，客运档案不仅反映过去和现在，而且也影响着未来。客运档案作为一种信息资源来为客运单位的决策者提供适当的理性思考，随着改革的不断深化，客运档案管理工作的要求也越来越高、任务越来越重，面对新时期客运档案管理工作的需要，如何做好档案管理工作，就显得尤为重要。笔者结合多年的工作实际，谈一点自己的工作体会。

一、充分认识做好客运档案管理工作的重要性

长期以来，相当一部分人对客运档案管理工作的理解过于狭窄，没有认识到客运档案管理工作的重要作用。实际上，做好客运档案管理工作是一个客运单位健康发展的需要，客运档案管理工作是客运单位管理工作的一部分，是提高客运单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理客运档案，是衡量一个客运单位业绩与管理水平的重要尺度。客运单位档案记载着这个客运单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

二、利用各种资源，实现客运档案现代化管理

随着改革的深入发展，客运档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如客运档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难，所以客运档案的网络建设组织管理就成了一个新的课题，所谓的客运档案信息网络建设工程就是把网络作为主导力量和决策实施者，在整体协作的基础上分期、分段、分区、分工

进行，才能有效地解决在新形势下出现的新问题，因此这就对客运档案管理者提出来更高的要求。

（一）推进客运档案工作规范化、标准化

实现客运档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现客运档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。建立“以本客运单位为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。要求我们在实际客运工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；三是在坚持贯彻“以本单位为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

（二）设计好客运档案现代化管理总体方案

客运档案信息网络建设时网络发展的总纲，具有总体性、全局性、长期性和相对稳定的要求。内容包括客运档案信息网络的功能设定、建设目标、建设思路、基本内容、建设步骤的组网模式等直接关系客运档案网络未来发展和最终成效的重大决策。因此，制定总体方案是客运档案信息网络建设组织管理工作中最为重要的内容。

（三）加快客运档案信息化基础设施建设

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，客运档案现代化管理只能是一句空话。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术实现客运档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足客运档案管理现代化的起码要求。

（四）建设系统工程，实现信息共享

客运档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力。

（五）开展好客运档案现代化管理的宣传工作

笔者认为，开展宣传工作是优化客运档案网络建设软环境的重要手段。宣传的实质是一种信息的沟通，通过有效的信息交流和传递，达到网络建设者和组织管理者在观念上、步调上的一致，为工程建设营造良好的人文环境。

三、提高客运档案管理人员综合素质

客运档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，为了使客运档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现客运档案管理人员的信息收集和管理的能力，要充分发挥客运档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高客运档案人员的知识水平和管理能力，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，客运档案工作者信息管理能力主要反映在以下几个方面：

（一）观察能力和分析综合能力

现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化中，客运档案的信息资源管理巩固中要求客运档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察使获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。客运档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好客运档案的收集、整理、鉴定的工作；就能透过现象看本质，从客运档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息。

（二）调查研究能力

客运档案工作者必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。要为社会提供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。

（三）组织能力和协调能力

在实际工作中，客运档案工作者往往是面对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行客运档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。要做好这些工作，都要求客运档案工作者学习掌握组织和协调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。

（四）信息技术的应用能力

客运档案工作者既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。

综上所述，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的关键。

第二篇：如何做好档案管理工作

如何做好档案管理工作

进入21世纪，随着改革的不断深化，档案工作也随之发生了变化。面对新时期档案工作的需要，如何做好档案管理工作，笔者认为，应从以下几个方面抓起。

一、搞好档案工作，领导重视是关键。

一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；如果领导不重视，许多具体的工作都会困难重重。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入领导的议事日程，是时代发展的需要，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。如果只是一味的指责、埋怨领导不重视档案工作也是很难做好的。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。那么应如何发挥主观能动性，去争取领导重视档案工作呢？

(一)爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

－1－(二)积极宣传，使领导增强档案意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位里不是生产一线，可有可无，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，次数多了，自然会在领导的脑海里留下痕迹，产生作用。尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中力图仿效。要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，诱导和启发领导重视档案工作。要努力服务，作为一名档案人员主要是及时地提供信息。使档案发挥其作用，从而更好地为单位的发展服务。

二．实现档案管理现代化

随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难：管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形式下出现的新问题。

(一)加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，他要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

(二)掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、－2－ 归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

(三)利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。更好的服务于社会。

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三、提高档案人员业务素质，加强继续教育。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

(一)提高认识水平，强化继续教育。发展继续教育需要解决的问题很多，首先，要解决思想认识问题。要充分认识到档案人员继续教育在档案事业发展中的战略作用和实际意义，认识档案事业的发展，档案服务质量的提高，其根本出路在于档案人员整体素质的不断提高；其次，21世纪的档案管理工作者的机遇挑战并存，必须真正启动档案人才工程，培养世纪人才，将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程。

(二)加强制度建设，建立相关运行机制。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高 －4－ 业务能力和水平。比如，档案管理工作者上岗前和轮岗后的岗位培训，档案专业技术人员获得的专业技术职务可由终身有效改为动态管理，这样，便可以激励档案工作者增强参加继续教育的主动性和积极性。

(三)明确继续教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，继续教育具有更直接的目的性、现实性和和时效性。继续教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，切实遵守学以致用的原则。第一，档案专业知识。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会，尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学科知识。档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，档案工作者的继续教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是档案工作的特征之一，也是档案现代化的标志之一，档案工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，为此，继续教育肩负着更为重要的职责。

(四)进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强

－5－ 对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作水平。

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第三篇：如何做好档案管理工作

在从事了两年多的档案管理工作中，深刻体会到档案管理的重要性。提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。那么，如何做好档案管理工作呢？我作为一名办公人员，在实践中通过不断总结，寻找其中的规律，得到了一些粗浅的见解，愿与大家共同分享。

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起 公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，我将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。目前我项目部档案装备还比较落后，正在向电子归档、微机检索过渡，这一项新的工作给我提供了更多的学习机会。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。

第四篇：如何做好档案管理工作

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如何做好档案管理工作

作者：李霞

来源：《科技创新导报》2011年第18期

摘 要:档案管理工作是单位管理工作的一部分,是提高工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着优秀成果,对研究科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。

关键词:档案管理单位管理

中图分类号:G256 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(c)-0203-01

档案管理工作做好了,一方面为领导及时了解单位状况,适时调整管理策略提供准确依据,为管理决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定管理成果,为单位与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映单位整体发展状况和管理成果。档案管理成果同单位管理的有机结合决定了该单位资源配置的取向和模式,决定着单位的商业版图和未来发展,对于实现该单位经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升单位在市场经济中竞争力具有重要意义。

档案管理工作对我国现代单位制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代单位管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

档案管理工作的重要性进一步淡化,很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。再加上一些单位的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个单位。不利于形成单位管理层关心、重视档案管理工作的氛围,整个单位的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍,在整个单位发展进程中有边缘化危险。随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理

模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作带来消极后果,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前单位档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范。在收集过程中,制度形同虚设,想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确;二是档案整理不规范。单位近几年发展较快,新档案人员不断进入,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷,卷内目录与实际整理文件不相符,卷内资料漏失现象比较普遍。此外,在立卷时间上,有时会累积起来一次立卷,既不符合事毕立卷要求,又不利于查找利用;三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在,在行政上无法对各大部进行管理,在进行这项工作时,须向主管领导汇报,但主管领导一般都是兼任,本身的各项工作时间都较紧张,档案人员要想向领导说明一项工作较为困难,各项工作开展起来也较为困难,现在某些部门自设资料库,给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。

单位档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则单位档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动,一次考试在进行,整个过程加班加点,在短时间内取得了一定的效果,但达标以后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够,对档案在单位中的重要作用的认识不足,甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方,档案室在某些人眼中成了废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;在任务、无落实;有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实,档案管理工作对我国现代单位制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代单位管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法,对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现:与传统档案管理工作模式相比,电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析,得出如下结论:科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

第五篇：浅谈做好干部档案管理工作的思考及建议

浅谈做好干部档案管理工作的思考及建议

[摘 要]干部档案管理工作是一个单位档案管理工作的重要组成部分，是组织了解考察选拔干部的重要参考，对于强化干部管理具有重要作用。本文针对当前干部档案管理方面存在的一些问题进行分析，并提出相应的创新管理的思路，为加快干部档案管理方式的改进提供支持。

[关键词]干部档案；档案管理；对策

一、引言

干部档案是记载干部经历、思想作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。特别是近年来，随着中组部开展对干部档案“三龄两历一身份”等主要信息的审核认定，更加突显了干部档案管理的重要性。为保证今后干部档案管理工作的准确性，就要从目前干部档案管理中的问题入手，推动档案管理制度建设，实现管理模式的创新和进步。

二、干部档案管理存在的问题

（一）对干部档案管理重视程度不够

干部档案管理是一项默默无闻的工作，因此，一些领导和工作人员对档案管理工作不够重视，影响了干部档案管理的工作水平。硬件投入不足、保管设施落后、专业人员配备少、档案监管疏忽、经费缺乏的情况在各地各单位中普遍存在。这种工作职责和责任感的缺失会在一定程度上影响档案管理工作的状态和档案管理人员的积极性，会给档案管理相关工作的正常有序开展造成阻力，在整体层面导致干部档案管理工作时效性不足。

（二）相关制度规范体系不健全

针对干部档案管理工作，中组部相继制定和颁发了《干部档案工作条例》、《关于干部档案材料收集归档的暂行规定》等制度，但在实际情况中，一些管理部门不能按照条例规定完成职责内的工作，相关的管理制度难以落到实处，造成档案管理杂乱无章的混乱状态。除了这些被架空的管理制度，部分单位的档案管理规范还存在着不够完善的方面。如在干部档案鉴定过程不严密，没能按照相关规定对档案进行归档、整理和鉴定等工作。这些都会给干部档案管理工作带来很大的负面影响。

（三）干部档案管理人员综合素质不高

目前，一些单位的干部档案管理人员的整体综合素质不高，干部档案人员队伍不稳定，兼职人员较多，专职人员少，管理职责界定不清，管理方式也存在着很多问题。具体表现在：缺乏责任感和事业心，专业技能不高，知识更新不及时，创新意识不强，导致了干部档案管理过程出现材料收集归档不及时、借阅档案随意性大、转递手续混乱、审核程序不规范、利用价值低等问题存在，这些都严重影响和制约干部档案事业的发展。

（四）干部档案管理工作信息化应用率不高

当前，多数单位的干部档案管理工作还是以传统纸质档案管理方式为主，干部档案管理电子信息化呈现薄弱状态。如一些档案管理信息化的基础设施和设备得不到更新换代，档案室环境不理想；没有建立专门的干部档案软件系统，计算机技术利用率不高等等，这些都会降低档案管理的工作效率。

三、加强干部档案管理工作的建议

（一）提高对干部档案管理工作的重视程度

领导及管理人员的重视程度是管理好干部档案的前提。各级领导干部及管理人员要提高对干部档案管理工作的认知，应按照《干部档案工作条例》要求和干部档案数量配备专职管理人员和工作场地，切实解决档案管理工作中存在的设施落后、人员不足、经费缺乏、场地紧张等困难和问题。同时，单位内推行奖惩制度，不仅可以提高档案管理工作的积极性，还能使档案管理工作的重要性深入人心。

（二）健全和完善干部档案管理制度

实践证明，健全和完善干部档案管理制度是做好干部档案管理工作的基础。干部档案管理制度应包括材料收集、鉴别归档、整理装订、查阅借用、转递、检查核对、安全保密及审核通报等各项制度。因此，各单位应健全干部档案管理各项环节和要求，明确档案管理工作的职责和任务，特别要抓住收集、鉴别、转递、审核等关键环节，严格按照干部档案工作的流程操作执行。发现问题及时纠正，做到有法可依、有章可循、环环相扣、可以追溯，避免出现钻空子等问题，确保干部档案管理的规范化、制度化。

（三）提高干部档案管理人员的综合素质

建立一支综合素质过硬的高水平档案管理队伍是干部档案管理工作的重要保障。首先，在思想上要忠于档案管理事业，要有较高的政治觉悟和责任意识，具有较好的职业道德操守。做到?澜髑笫怠⒖凸酃?正、严守保密、吃苦耐劳，真正履行好干部档案管理的工作职责。其次，档案管理人员应牢固树立终生学习的理念，不断优化知识结构，不断提高业务技能，并且能够运用新的知识和技术指导干部档案工作。再次，各单位应为档案管理人员提供定期培训和教育的机会，为提高管理人员的专业水平创造条件。在遇到人事和岗位变动时，应以档案管理的稳定性为重，争取做到稳妥交接、职责明确。

（四）加快档案管理信息化进程

当前是一个信息化和数字化的时代，除了按标准配备专门档案室外，借助电子信息化对干部档案进行科学高效管理将使效率有力提高，并且使档案整理人员的工作量有所下降。加强档案管理的专项资金投入，引入信息化的管理模式，并应用专项的高级技术人才对干部档案实行高效的信息化管理。可以建立档案管理的专用共享平台，将信息化技术融入档案管理的工作当中，实现调取和存储数字化档案信息的高效性与准确性。不但节省了档案整理工作的时间，还缩减了事业单位对档案管理工作的开支。

四、结语

新的时代背景给档案管理的方式方法提出了更高的要求，为了确保事业单位中干部档案管理的时效性和管理效率的提高，需要对目前存在的这些主要问题分别进行专项强化，多方面共同努力，促使档案管理工作迎来新的发展方向和发展空间。

参考文献：

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