第一篇：合肥学院声像载体类档案工作规范

合肥学院声像载体类档案工作规范

为了提高我院声像载体档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，有效地为学院工作服务，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，并为考核声像档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央宣传部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知（有关声像档案部门），及原国家教委颁布《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。

一 声像档案的收集和归档

1、确定声像档案归档范围的原则

（1）归档学院各项活动中形成的、或校外单位形成的与本院有关的声像载体材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

2、归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见附件一《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》。

（2）归档的重点是本院各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

3、不归档的文件材料

（1）不能反映本院工作、活动的声像材料；

（2）音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；（3）重份声像材料。

4、形成积累（1）宣传部、电教中心和其它声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

（2）立卷单位声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。

（3）各单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案部门移交。

5、整理组卷（1）立卷原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

（2）立卷分类

1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。（3）立卷分工

1）综合管理材料由院宣传部、电教中心等部门立卷归档。2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。4）外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托负责收集。

（4）归档材料的整理 1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘结，发霉、发潮的，要及时冲淡、风干。

2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。

3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。

5）声像制品的装具，一般应使用现有装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

6、归档验收

（1）声像材料形成部门应在规定时间内向院档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

（2）归档的声像载体的文字材料，必须符合本规范的案卷质量要求。

（3）综合管理材料档案时间一般为次年4月份以前。声像载体材料在完成制作后3个月内归档。

二 声像档案的管理

1、分类编号

（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类标引，给出检索分类号。

（2）根据声像档案的内容、特点、不同载体，编制用于档号的二级类目（载体）代号简表。

（3）声像类档案档号=年度号+声像档案分类型号+保管单位号 模式如下：

保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案形成的自然年度。

2、编目

（1）档案部门对接收的声像档案在装具脊背上填写档号，也可另行在底边20毫米处贴上注有档号的标签。

（2）登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。

（3）按照GB3792.5－85《非书资料著录规则》编制题名，案卷级声像档案和资料著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

（4）为方便查阅档案，应编制各种案卷目录和专题目录。

3、将编制的声像档案和资料著录卡数据存贮到计算机的数据库中，在本院的信息系统建立后，按要求与之联网。

4、排架、保管

（1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。（2）照片库房保持温度15~25℃，湿度55~65%。其他声像档案的保管，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18~24℃，相对湿度宜35~45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

（3）每年定期检查库房的“八防”（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）情况。定时记录库房温、湿度，保护库房整洁。（4）每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。

（5）照片、底片要定期检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

（6）录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁场脱落等现象，应及时进行补救。

（7）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

（8）母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。

5、鉴定与销毁

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。在销毁方式上，应注意按不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。

6、统计

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

三 声像档案的开发利用

1、检索工具的编制

由于声像档案按载体类型、尺幅、依档号顺序分类排架，因此，在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。

（1）按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。（2）按《合肥学院声像载体类档案归档范围和保管期限表》编制主题检索目录。

（3）按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制专业学科分类检索目录。

（4）编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。

2、借阅

（1）档案部门在适当条件下应设立审片室（听音室），提供检索 工具，为利用者查找、阅鉴声像档案创造条件。

（2）建立借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等。若需借出、抄录、复制档案材料，应经有关领导批准。

（3）档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点、检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借者应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予经济处罚。

如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经校主管领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。

（4）对调出及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案，没有档案部门签字，人事部门不得办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案部门清退档案材料。

（5）对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。

3、咨询服务、指导交流

（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）根据工作需要和条件可能，选择若干重点声像档案的题名，主动介绍有关部门，进行定期跟踪服务。

（3）了解与本院有关的动态，积极开拓服务。（4）服务方式：可复制、征订、出售等。

（5）学院要结合现代化进程，逐步应用计算机进行声像档案的检索、汇编等，提高开发利用档案的能力。

四 声像档案工作人员岗位责任制

1、学院分管声像档案部门的院领导职责

（1）应加强全院声像档案工作的指导、监督，把声像档案形成部门工作纳入学院声像工作发展规划，并列入学院声像工作议事日程，定期加以研究。

（2）关心声像档案的建设与发展，使声像档案工作能与学院各项工作协调发展。

2、学院声像档案形成部门负责人职责

（1）贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，把声像档案工作纳入本部门和有关人员的岗位职责，并认真组织实施。

（2）对本院各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确。

（3）积极做好声像档案的七防（防火、防盗、防虫、防光、防潮、防高温、防鼠）工作。

3、各声像部门科技人员职责

（1）各声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向本部门兼职档案人员归档。

（2）填好声像材料归档的有关表格，办完移交手续。

4、学院档案部门职责

（1）院综合档案室的负责人定期或不定期的对校声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。

（2）对声像材料部门兼职档案人员的提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。

（3）关心档案人员的学习、工作等情况。

5、声像档案形成部门兼职档案人员职责

（1）在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。

（2）将已收集的案卷，于次年4月底以前向档案部门办理移交。（3）完成学院档案部门委托办理的其他任务。

附件一：

合肥学院声像载体类归档范围和保管期限表

SX11 综合（党政群团）

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9

类目名称

本院领导的活动材料（参加国内会议、座谈、探望等）

本院各类重大会议（党代会、工代会、教代会、团代会、学代会等）

本院校庆等重大纪念、庆祝活动材料 中央、省市及上级党政领导来院视察等材料 省级以上代表团、兄弟院校代表来院活动材料 本院机构成立的活动材料 本院民主党派重大活动的材料 本院重大宣传活动材料 本院社团活动的材料

保管期限 长 期

长 期

长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期 长 期

SX12

教学

序号 1 2 3 4 5 6

类目名称

本院开学、毕业典礼活动场面及学士论文答辩活动材料

本院教授、专家，国内知名专家、教授，外籍教师授课场面

本院学生业余生活、课外阅读、参加各科竞赛、演讲等活动场面及评比先进材料 本院毕业生（含成人教育）照片 本院体育运动会材料 本院学生军事训练活动场面

保管期限 长 期

长 期

长 期

长 期 长 期 长 期 7 本院教学活动获奖的奖状照片 长 期

SX13 科学研究

序号 1 2 3 4

类目名称

本院举办的国际性、全国性和省级学术活动及本院学术年会等活动材料

本院教职工在重大科研课题研究过程中及鉴定活动中形成的材料

本院科研获奖项目成果奖状照片 本院科学研究评优活动等照片

保管期限 长 期

长 期

长 期 长 期

SX14 产品生产与科技开发

序号 1 2

类目名称

院属企业试制生产或正式投入生产的产品声像材料 产品发布会及产品使用情况等声像材料

保管期限 长 期 长 期

SX15 基本建设

序号 1 2 3 4

类目名称

本院建校初期的照片（含院门、教学楼、实验室等）本院重大工程的基地原貌、建设过程及竣工验收的声像材料

本院重大项目开工典礼、奠基、落成材料 本院各实践实习基地建设的声像材料

保管期限 长 期 长 期

长 期 长 期

SX16 仪器设备

序号 1

类目名称

本院大型仪器设备声像材料

保管期限 长 期

SX17 出版

序号 1

类目名称

本院出版物有关声像材料

保管期限 长 期

SX18 外事

序号 1 2 3 4

类目名称

国外知名人士、学者、在外校友来际讲学、参观、访问、交流材料

与国外大专院校建立校际关系签订协议声像材料 在我院召开的重要学术会议声像材料

本院人员在国外考察、讲学、合作研究的声像材料

保管期限 长 期

长 期 长 期 长 期

SX19 财会

序号 1

类目名称

本院在财务会计工作中形成的声像材料

保管期限 长 期

合肥学院

202_.2.27 10

第二篇：合肥学院外事类档案工作规范

合肥学院外事类档案工作规范

为了提高我院外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事管理档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局《机关档案工作建设规范》，原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。

一 外事档案的收集和归档

1、确定外事档案归档范围的原则

（1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对本院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（2）归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

（3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

2、归档的主要内容和重点

（1）归档的主要内容包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。

（2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

（3）本院人员在国外获得证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件、外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件或清单。

3、不归档的材料

（1）上级关于外事工作普发（不专指本院）、不办的文件；（2）未定稿的各种文件；（3）未生效的合同、协议书；

（4）无查考利用价值的一般性、临时性函件；（5）重份文件，院内各单位发来的文件；（6）与院外单位交换来的材料；

4、形成积累

（1）学院外事处是学院外事管理部门、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将院此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷（件），按规定向院综合档案室移交。

（2）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

（3）外事文件材料一般归档一份，重要活动和经常使用的应酌加副本。

（4）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。

5、整理组卷（件）

（1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷（件）原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理组卷（件）。

（2）对来院、出国和国际合作、国际会议的文件材料，上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料，按分类组卷（件），将国内和国外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质分类组卷（件），各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

（3）拆除每份文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。（4）每份文件用缝纫机装订后装盒保管。

（5）声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。

（6）每份文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，每面均为一页，每件页号均从1开始，页号位置标在文件材料右侧的下角。外事文件材料，以卷（件）为单位，在每卷（件）文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，逐项填写。

（7）填写卷内目录，归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

每个案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确的程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

（8）外事处要进行归档的鉴定工作，按规定提出每个案卷（件）内部文件的保管期限和密级意见，经外事处主管领导同院综合档案室协商后确定。

6、归档验收

（1）移交档案时交接双方必须当面验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期改正。

（2）移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查（3）外事档案在次年3月底前归档。

二 外事档案的管理

1、分类编号

（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类。

（2）每年所有外事档案材料按先后顺序编流水号，（每年一个流水号）。

2、编目

（1）每卷档案脊背上贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40mm。

（2）打印外事档案目录，按归档部门及先后顺序，以案卷（件）为对象填写。

（3）认真登记外事档案分类目录。

3、排架、保管（1）按档号顺序排架。

（2）按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

4、鉴定和销毁

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

三 外事档案的开发利用

1、大力开发利用外事档案，为提高本院教学、科研水平及社会效益和经济效益服务。

2、借阅

按《合肥学院档案业务建设规范》执行。

3、咨询服务、指导交流

（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。（2）了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。（3）结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案检索，提高开发利用外事档案的能力。

四 外事档案工作岗位责任制

1、分管外事工作的院领导职责

（1）组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把外事档案工作列入分管工作计划中。

（2）定期检查和研究解决外事档案工作中存在的实际问题。

2、与外事活动有业务联系的各部门领导职责

（1）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。

（2）按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料，在工作结束后，将材料汇集、检查，送院综合档案室归档。

3、学院外事处领导职责

（1）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督与外事活动有业务联系的各部门执行。

（2）指导本部门兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。

（3）指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷（件），按期向本院档案管理部门移交。

（4）指导外事档案的鉴定工作。

4、外事办公室兼职档案员职责

（1）在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。

（2）会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、准确、系统，经检查合格后再办理移交手续。（3）将收集、积累的外事文件材料。整理组卷（件）、装订，做到组卷（件）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐、并及时向院综合档案室归档。

（4）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。

5、学院档案部门职责

（1）根据国家有关档案工作的政策、法规，制定本院外事档案工作的各项管理制度。

（2）监督、指导、检查、协助外事部门做好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确、系统。

（3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。

（4）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。（5）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。

五 外事类档案归档范围和保管期限表

综 合

序号 类 目 名 称 保管期限

长期 短期 长期 永久 长期 1 上级关于外事工作的文件材料（1）针对本院的需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的 本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等 3 本院外事工作统计报表 4 本院外事工作会议材料

出 国

序号 类 目 名 称 保管期限

长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 1 上级对出国人员的有关文件材料（1）需要长期贯彻执行的（2）需要短期贯彻执行的 2 参加国际学术会议论文等材料 3 投寄国外的学术论文 4 出国人员考察、访问材料 5 出国讲学、研究人员有关材料 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）7 本院教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料 8 本院选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表 9 本院参加国际比赛、竞赛材料

来 校

序号 1 2 3 4 5

类 目 名 称

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料

来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 国际比赛、竞赛

国际合作与会议

保管期限 长期 长期 永久 长期 长期

序号 1 2 3 4 5 6

类 目 名 称

中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

本院完成的国际合作项目、成果等材料 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 授予外籍人员名誉称号的材料 双方互赠的礼品、纪念品 国际会议的有关材料

外国留学生工作

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 长期

序号 1 2 3 4 5 6 7 录取审批材料

类 目 名 称

学籍登记表、学籍卡片 教学计划、大纲、安排 学习情况、成绩及评语 学位论文及学位证书复印件 学生名册

学生去向及有关材料

保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 永久 长期

第三篇：成都理工大学声像载体档案管理办法

声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样，声像档案具有现实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要档案资料和宝贵财富。为加强对我校声像档案材料的形成、积累、归档工作的管理，更好地发挥其作用，特制定本办法。第一章基本原则

第一条 凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程，具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等)和配套文字材料，均属声像档案材料。属于特殊载体的档案材料，是高校声像档案工作的基础。

第二条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律，必须实行集中统一管理，形成声像档案的各部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对主要声像载体档案材料，其数量大、利用率高的部门，经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆呈报书面情况报告及办理移交清单。

第三条 声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中，实行“三纳入”、“四同步”的原则，大力开发信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。

第四条 为确保学校对声像档案材料管理工作的落实、各部门声像载体材料形成后，必须向档案馆归档，由档案馆出具证明后，财务部门方受理报销事宜。

第五条 完整、准确、系统地作好我校声像档案形成、管理工作，是档案人员和全校摄制人员的共同责任。

第六条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证 

第二章归档范围

归档范围主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面。具体范围：

第七条 党政活动类：

一、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、妇代会、先代会及党政部门召开的重大会议。包括：开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。

二、校庆。历年教师节、重大纪念日、英模报告会等重要声像材料。

三、建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。

四、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。

五、校内民主党派的重大活动。

六、国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。

七、港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动。

八、本校授予校外人员名誉职务、称号和声像材料。

九、其它有重要意义活动形成的声像材料。

第八条 教学类：

一、迎新、开学及毕业典礼，领导、来宾讲话，师生代表发言等活动场面的声像材料。

二、历届毕业生的毕业合影照片，优秀毕业生照片。

三、知名教授、专家和在学术上造诣校深的中老年教师讲课，学生听课、论文答辨、实验、电化教学等的声像材料。

四、师生实习、野外考察、社会实践等各项活动的声像材料。

五、评选优秀教学奖、优秀教材、评选及发奖大会的场面材料。

六、有关学生实习、军训、社会调查、参加各种竞赛活动的场面材料。

第九条 科研学术活动类：

一、重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。

二、科研成果评选及领奖仪式的场面声像材料。

三、由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告等声像材料。

四、著名专家来校作学术报告的声像材料。

五、参加部级以上科技成果展览的声橡材料及重大单位项科技成果代表性声像材料。

六、在校学生及国外留学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。

第十条 外事活动类：

一、外国领导人、友好人士以及各种代表团来校参观访问的声像材料。

二、与国外学校、团体签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。

三、外籍人士赠送的礼品照片及其它声像记录材料。

四、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。

五、在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。

六、本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的声像材料。

第十一条 产品、仪器设备类：

一、本校研制、试制、生产的产品样照。

二、产品使用情况的场面声像材料。

三、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

第十二条 体育类：

一、历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。

二、运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面材料。

三、兄弟院校的来访、表演、比赛等场面材料。

第十三条 艺术类：

一、学校师生员工创作的艺术作品照片、在各种报刊杂志上所发表的作品材料。

二、举办书画展的场面声像材料。

三、各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等。

第十四条 校园建设类：

一、学校各个时期的校园环境材料。包括：校门、教学楼、实验室、校园等声像材料。

二、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。

三、校门、校牌、大楼及校园风光。

第十五条 获奖类：

一、教学活动获得的奖状及奖品照片。

二、科研项目成果奖状及奖品照片。

三、学校产品获奖的奖状、照片。

四、各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。

五、劳动模范、先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。 第十六条 人物类：

一、历任校长、党委书记及名人录的声像材料。

二、学部委员、博士生导师等名人包括人物档案的全部照片、底片、材料。

三、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。

第十七条 学校各有关部门参加科工贸活动形成的声像材料。

以上各类归档材料，包括底片、照片、录音带、录像带等。

第三章部门立卷和归档要求

第十八条 学校电教、宣传、科技、教学等声像形成部门负责人应贯彻执行上级有关声像档案的指示，经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作，以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受校档案馆的指导，于次年六月底以前向档案馆办理各类声像档案的移交手续。

第十九条 部门专(兼)职档案员应在部门负责人领导下，指导、监督、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像档案材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求，定期选择有保存价值的向校档案馆归档。

第二十条 各级声像部门的科技人员在每项工作完成后，应立即将声像材料整理好，及时向声像档案室、档案馆办理移交手续。如与其它类档案(如教学、科研)有密切关系的照片档案资料要互相照应、互记参见号。

第二十一条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。

第二十二条 声像档案的归档要求：

一、归档的声像材料必须是原版、原件，而且要求图像清晰、声音清楚，并加以必要的文字说明。

二、归档时，材料形成单位应准确填写向档案馆交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。

三、各单位应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，明确专人负责。摄录人员在材料完成后应及时向档案馆归档，任何部门和个人不得据为已有。

四、学校一切可形成声像载体的有关重大事件等活动，必须通知档案馆，以保证归档制度的落实。

第四章声像档案管理

第二十三条 按《成都理工学院档案实体分类和档号编制方案》进行分类、编目、编制档号和排架。

第二十四条 声像档案库房应保证恒温、恒湿，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。

第二十五条 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带(片)与复制带(片)保管方法亦应一致，母带(片)必须专柜保管，并特别标明。

第二十六条 鉴定与销毁按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

第二十七条 统计按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。第五章开发利用

第二十八条 编制检索工具、著录卡片，设置放像设备为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

第二十九条 建立借阅制度，开展咨询服务、指导交流。

第四篇：声像载体档案管理

1.熟悉声像档案工作的基本原则和归t当范围的确定。

2.对声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整、准确。

3.对声像材料部门专(兼)职濟案员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。

4.做好声像档案的开发利用工作。

5.严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。

6.积极做好“八防”工作。

第五篇：声像档案管理办法

(一)总则

第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条 收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条 收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条 收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条 声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条 声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖ht〗

第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条 分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条 文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条 编制格式

1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条 案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条 编目

声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案