第一篇：监理档案管理制度

档案管理制度

档案管理制度

文件、资料使用完成之后，必须分门别类，进行有序保管，便于查找和利用。

施工作业期间质量检查记录、材料和设备的检查试验鉴定资料、质量检查签证资料、质量评定等级等资料，是工程验收重要的原始资料，是评价工程施工质量的依据。承建单位应注意做好工程资料的收集、整理和总结，建立健全档案管理制度，指定专人负责归档，工程完建后汇集整理移交业主。

监理档案管理办法

1）监理档案管理应执行有关档案工作管理的规定。

2）监理档案管理工作在总监或副总监领导下由监理办公室负责管理。

（3）归档范围工程档案是反应工程建设过程中的真实情况，因此，在监理过程中，形成的文字资料、图纸、声像、电话记录都属归档之例。具体归档范围为：

1）上级单位、有关领导、业主对监理工作的有关指标、规定、批复文件。

2）设计单位，承包商提供的设计图纸，修改通知，设计文件、施工技术要求、施工计划、措施等资料以及监理单位提出的方案、措施、意见和建议。

3）监理单位发出的文件及信函等。4）监理合同和工程施工合同。5）监理月报、季报、年报、工作总结、工程阶段验收和竣工验收报告。

6）监理部提出的各种有关进度、质量、投资、安全等方面的建议。

7）监理部发出的开工令、暂停、复工令、违规等通知书，通报、会议记录和备忘录。

8）监理部制定的各种规章制度、规定、办法等。9）其它重要材料和监理大事记，技术讨论会议纪要等。

归档要求

1）监理工作归档，应遵循档案管理办法规定的要求进行归档。监理档案应以日常归档为基础，列出目录、分别归入。

2）归档的材料力求内容完整、系统、准确、总监分管副总监应对归档材料作扼要的鉴定。对同一内容的来函复函请示及批复，正本与底稿，正文与附件，转发件和原件要全并一起归档。

3）必归档材料应根据档案制度要求，一律采用碳素笔或蓝黑墨水书写，字迹务必工整，图纸清晰。

4）当年不能完工的归楼材料、文件、可放在结束年立卷归档、计划、总结、概预算，一般应在当年度归档。

5）归档时间

6）要调阅已归档的材料，必须在监理部办理调阅手续。7）档案材料要严加保管，注意防潮、防盗和防火。（6）考勤办法

1）监理人员考勤由监理部负责，月末汇总统计。2）监理人员应坚守工作岗位，自觉遵守劳动纪律，凡迟到超过规定、按规定的办法处理。

3）监理人员不得擅自己离开工作岗位，有事请假必须经过总监或副总监批准，并办理有关手续，否则旷工处理（特殊情况例外）。

4）对现场监理人员的到岗情况及节假日加班情况，采用总监或副总监每周抽检制度。如未请假，每发现一次记两天旷工。

5）监理津贴按在地出勤天数计发、离开工地不发监理津贴。6）允许以同等天数的公休假充抵病、事假。

7）考勤表由监理部分管人员负责统计，经总监鉴发后报监理公司。

8）监理人员在现场期间，视驻地承包商的工作情况，可实行也可不实行公休制，如工地施工紧张，则不实行公休制。

第二篇：监理资料档案管理制度

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监理资料档案管理制度

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项目监理部 202_年9月20日

目 录 第一节 总

则.............................................................................................10 第二节 资料管理的职责划分与要求.........................................................10

一、资料管理的职责划分：...........................................................10

二、资料管理要求：.......................................................................12 第三节 资料管理措施.................................................................................13 第四节 资料管理制度.................................................................................13

一、发文制度...................................................................................13

二、收文制度...................................................................................14

三、资料归档制度...........................................................................15

四、资料借阅制度...........................................................................16 第五节 项目监理资料的组成与移交.........................................................16

监 理 资 料 档 案 管 理 制 度 第一节 总

则

一、为规范创美建材1#厂房项目监理部工程资料管理工作，保证工程资料质量，使其能够完整、准确、安全和有效利用，根据《建设工程监理规范》、公司关于资料收集及整理归档相关操作手则等要求，结合本项目实际情况，特制定本管理制度。

二、本制度中所称“资料”是指工程监理过程中涉及的设计图纸、合同文件、各类工程资料、成果资料、报表、会议纪要、往来文件、监理工程师日志、记录及国家标准、规范和上级文件等具有保存、查考利用价值的文字材料、图纸、图表、计算、声像等各种形式和载体的文件材料。

三、本管理制度适用于本项目监理实施阶段的资料编制与管理，项目竣工后，应依据业主单位和常熟市档案馆的相关要求进行归档和移交。

第二节 资料管理的职责划分与要求

项目监理部负责统一管理本项目档案管理工作，业务上受公司总部、上级主管部门及常熟市档案主管部门的指导与监督。

一、资料管理的职责划分：

1、专业监理工程师（资料主管陈艾书）的职责：

在总监理工程师黄兆银的领导下，负责本工程图纸资料保管及技术档案的管理，制订收发文件编号及存档办法。

1.1、负责各专业的设计图纸、材质保证书、试验报告、技术核定单、隐蔽工程验收单等有关资料的编号整理及登记工作。

1.2、负责所有监理文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅注销管理及归档管理。

1.3、负责项目监理部与业主、各承包人往来文件资料的登记、整理、分类、编码、存档保管、借阅管理及归档管理。

1.4、负责整理汇总监理信息并收发相关的监理文件。

1.5、参加工作例会和工程质量评定会，参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收，负责对本项目监理部所辖承包人的资料编制和整理进行监督检查。

1.6、完成总监理工程师交办的其它工作。

2、各专业监理工程师（陈艾书、韩业海）的职责：

2.1、审查承包人的施工计划、施工组织、施工方案，提出审查意见，供驻地总监理工程师审批时参考，并对计划的执行情况进行检查与监督。

2.2、审查承包人提出的各项资料，检查施工质量及施工进度，督促并审查承包人上报各类报表，并将有关质量控制的文件及表格归档。

2.3、分项、分部、单位工程完工后及时整理监理抽检资料，并指导、检查、督促各标承包人的资料整理工作。

2.4、组织领导现场监理人员的工作，填写监理日记并检查现场监理人员的监理日志。

3、办公室文员（马文娣）的职责：

3.1、来往文件的收发，来文的分理、登记、编号、送阅。3.2、负责项目监理部的会议筹备及通知。

3.3、负责项目监理部会议纪要、重要文件的起草、打印和送发。

3.4、负责项目监理部文件处理情况的监控和督办。3.5、负责项目监理部的公章管理。

3.6、完成总监理工程师交办的其他工作。

4、现场监理员（孟天祥）的职责：

4.1、参与审查承包人的施工进度计划和施工方案，并督促检查其执行情况。4.2、执行监理细则，作好监理日志和填好各种监理图表。

4.3、严格施工现场监理，检查每道工序的施工质量，特别是隐蔽工程和关键部位的施工质量，及时做好监理抽检资料和填写旁站记录。

二、资料管理要求：

1、资料内容必须依照实际情况和有关技术规范及时和真实地填写，做到原始资料齐全、准确、系统。分项工程每完工一项要收集整理一项，确保各种原始资料收集及时性，为分部及单位工程完工整理、汇编装订成册做准备。

2、各种施工原始记录必须在施工现场和工序完成时同步进行，不得事后补填原始记录。各道工序完成后，即时报现场监理员和专业监理工程师请求质量检验，监理工程师在收到质量检验申请后,最迟不超过24小时应给予现场检查和书面签复。监理工程师签字后，承包人文档管理人员及时存档。

3、过程资料保存要求：

3.1、自检资料由施工单位保存；共检资料原件由施工单位保存，监理单位仅存复印件；监理抽检（含平行试验）资料原件由监理单位保存，必要时施工单位保留复印件。

3.2、施工单位材料的检测报告，分项工程完工后，有关该分项工程的试验资料原件全部归入分项工程完工证书资料，现场项目部只保存复印件；项目监理部在报告上必须要有见证取样章含人员及证号，试验报告原件保存在施工单位分项工程资料中，项目部只保存复印件。

3.3、各种内业资料、试验资料必须编制相应的管理台帐。

3.4、相关过程资料的编码程序按实际施工的时间或排列序号进行安排登记。

4、分项工程完工证书是工程交工验收的重要依据。对于承包人上报的分项工程完工证书资料，项目监理部应在7天内审查完毕并签署意见。签署合格意见后，项目监理部应及时将上述资料退还承包人，为竣工资料组卷做准备。与此同时，项目监理部应完成分项工程监理抽检资料的整理并做好评定工作。对于审查不合格的资料，项目监理部应及时退还承包人要求其完善修正。

5、项目监理部是竣工文件编制工作的监督者，也是竣工文件编制的直接参加者，不但要完成责任范围内的监理文件材料编制工作，而且要监督和指导监理所辖各合同段承包人竣工文件材料的编制工作，要切实保证竣工文件档案的收集和编制质量。

第三节 资料管理措施

一、工程资料编制和整理应与建设项目同步进行。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。

二、建设工程资料的形成、积累、整理、归档工作应根据各岗位资料管理的职责要求，将工作的完成情况纳入个人绩效考核范围。

三、项目监理部应对承包人资料的编制和整理工作进行经常性监督检查，对检查中发现的不足项应要求其限期改正；整改不符合要求的，对应的分部分项工程不得进行中间计量。

第四节 资料管理制度

一、发文制度

项目监理部对外发文主要分两种形式：一是以公司总部名义对外的行政公文，二是以项目监理部名义的一般业务函件或会议纪要（记录）。本制度主要适用后者。

发文是指制发文件的过程，包括交拟、拟制、审核、签发、用印、登记、分发等过程。

1、交拟：指总监理工程师将撰写文稿的任务交给有关部门或撰稿人员，这是文件撰制的起点。一般情况下文稿遵照主管（主办）者草拟原则。

2、拟制：指承办人根据领导意图撰写公文的内容。其基本要求是：符合国家方针、政策、法律、法令和有关规定；符合客观实际；主旨鲜明准确；词章准确、严密、简练、生动；书写清楚整洁；讲究实效；符合保密制度要求。

拟制公文，对涉及其他部门或人员职权范围内的事项，主办部门或人员应当主动与有关部门或人员协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门或人员的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门或人员可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门或人员会签后报请总监理工程师协调或裁定。

3、审核：指总监理工程师或其授权人对拟制好的公文稿的审查。审核的重点是：是否确需行文；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。

4、签发：指项目监理部总监理工程师对已审核的文稿进行最后审定，由总监理工程师签发。

5、用印：指在需要用印章的公文上加盖项目监理部或总监理工程师的印章。用印时首先检查是否确系有效签发公文，其次用印端正清楚并压盖发文单位名称和时间。

6、登记和分发：是文件的登记和发送，所有文件按规定份数正式成文后统一交办公室文员负责送发，无特殊情况任何人不得私自送发。

7、项目监理部向公司总部领导请示工作均要求采用签报形式。签报的程序和要求按公司总部要求执行。

另外，发文涉及抄报、抄送机关的，对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。

二、收文制度

收文指对收到文件的办理过程，包括文件签收、登记、审核、分理、批办、催办、办复和传阅等程序。项目监理部文件传递在遵循公司总部有关规定的基础上，具体处理过程如下：

1、签收和登记：是指收发人员收入外单位发来文件的工作，由办公室文员负责办理。其他人员无特殊情况不得不直接收受、批转文件。如因特殊情况收受文件后应立即交送文员，进入正常的收办文程序。收文基本程序是：将来件逐件清点，核对；对收进文件进行编号、登记，收文登记包括收文时间、收文编号、来文单位、来文文号、文件标题或摘要、份数、密级、紧急程度和有无附件等项目。

2、审核：收到承包人上报的需要办理的文件，首先由办公室文员进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合规定的文件，经总监理工程师批准后，应退回呈报单位并说明理由。

3、分理：经审核，对符合规定的文件，文员应贴附“文件处理表”进行处理。首先，文员应对处理文件提出分理意见并于当日分送拟办部门或拟办人员，需要两个以上部门或人员处理的文件应当明确主办部门。一般情况下，所有上报文件应报请总监理工程师批示。

4、批办：是指总监理工程师批示将文件交批办部门或批办人员办理。批办部门或人员收到交办的公文后应当及时处理，提出批办意见，不得延误、推诿。凡涉及其它部门业务和职能的事项，由主办部门主动与其他部门协商处理；明确处理意见后，报总监理工程师批示后执行。

5、催办：指对公文承办的检查和督促。送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室文员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。这一工作是为避免出现公文积压、办事拖拉的现象。催办的方式灵活多样，可通过面询、电询、便函催询等形式。

6、办复：办复是对公文承办完毕后，将公文处理结果及时报告总监理工程师。

7、传阅：是指对有关来文，按总监理工程师批示意见需经多个部门和监理人员阅读时组织的传递阅读工作。传阅要分清主次和先后次序，传阅过程中既要防止漏阅现象，也不可出现公文旅行、停滞积压的行为，另外，还要注意保密，防止公文遗失。

三、资料归档制度

1、文件全部处理完毕后，已处理文件及“文件处理表”均应返还给办公室文员。办公室文员应做好以下两方面的工作：

1.1、对文件处理表进行收集、整理，作为各监理人员处理文件的原始凭证。1.2将文件处理表原件及来文原件一份交资料主管工程师及时归档。

2、资料主管工程师应及时对来往文件原件（含发文稿及文件处理表）进行整理和归档。任何个人均不得保存应当归档的公文。

3、归档范围内的文件要根据其相互联系（如监理工程师通知单和回复单）、特征和保存价值等不同类别制定不同分类大纲进行整理，保证归档文件齐全、完整，能正确反映项目的主要工作情况，便于保管和利用。

4、来文应根据来文单位或文件类别进行归档编号和组卷，发文应根据发文路径的不同分别来组卷归档。

四、资料借阅制度

项目监理部除应不断熟悉并建立健全资料管理的有关规定外，还应建立完善的文件查阅登记制度。对于一般性文件，查阅时实行登记；对于有密级规定的重要文件，查阅时必须征得项目监理部领导的同意。具体如下：

1、项目监理部设资料主管工程师、办公室文员，负责对项目监理部的资料进行管理。

2、所有资料均入柜、上锁，钥匙由资料主管工程师保管，需要借阅资料的人员，应先向资料主管工程师申请，资料主管工程师查证所借资料在柜后，借阅人登记签字后方能借出资料。

3、借阅人的借阅时限到期却未归还图书的，资料主管工程师应向其催要所借资料，借阅人因故不能按时归还的，应向资料主管工程师解释原因，资料主管工程师作以记录。

4、借阅人具有保管好所借资料的义务，发生所借资料丢失或资料严重破损的情况，借阅人应按新资料照价赔偿或新购资料归还，资料主管工程师负责监督、检查。

5、本项目所发资料（无需归还），原则上仅发放一次，员工丢失所发资料的，应自行购买并不能因此影响工作和学习。

第五节 项目监理资料的组成与移交

1、项目部形成的资料文件最后监理资料移交公司统一管理。

第三篇：监理档案总结

**工程

档案工作总结

**监理公司 二〇一四年七月

**工程档案工作总结

**公司于202_年1月中标，组建了**监理部，承担了**工程的施工监理任务。下面将我部档案工作情况总结如下：

一、监理工作概况

**工程的主要技术指标：......我监理部承担了**工程的施工监理任务。在施工监理的过程中，各级监理人员始终牢记“百年大计、质量为本”的理念，检查、督促施工单位建立健全了质量、安全保证体系，深入贯彻“预防为主、防检结合”的控制手段，全面推进各合同段的工程质量和安全管理工作。各监理组坚持“开工报告、工序自检、工序验收、中间交工、中间计量”的质量程序，严把质量关，每道工序必须经施工单位自检合格，并报监理检验合格后，才允许进行下道工序的施工。在现场监理过程中，监理工程师及时发现问题，及时纠正了不合格工程，做到了防患于未然，减少损失，不留隐患。在监理工作中采用各种试验和测量手段,采集真实数据，凭客观真实的数据说话，做到了科学公正。根据本工程特点，监理单位制定了明确的旁站、巡视和抽检制度，对工程关键部位、关键工序、重要工程进行全方位、全环节、全过程的旁站；总监坚持每日工地巡视，专业监理工程师坚持每日巡视工地，对关键部位、隐蔽工程实行两人以上定点联合检查，使工程质量得到了有效的控制。为加强 监理队伍的管理，在监理人员中实行了绩效考核和岗位责任制，明确和细化了各级监理人员的责任，每月进行跟踪考核，根据考核结果奖优罚劣。根据工程建设管理需要，每个监理部均配备有专职的档案管理人员，监理组和试验室配备兼职档案员，以便及时地将施工建立过程中形成的文件材料进行收集、整理；同时我们也对施工单位文件材料的形成、收集和整理归档工作进行了监督、检查，基本保证了文件材料立卷归档与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。

二、案卷编制执行的标准

在对监理人员所形成的各类文件材料整理的过程中，我们主要依据了以下内容：

1）业主下发的《项目文件归档细则》 2）《科技档案案卷构成的一般要求》......三、项目档案整理情况及案卷数量

首先根据规定，我们将监理文件分为*大类，即......；随后我们结合各合同段单位、分部、分项工程的划分和质量检验资料的目录，各驻地监理组均建立了预立卷的分类目录；在监理实施过程中，监理人员根据施工单位的检验申请，及时进行现场检验、填写各种报告和记录，将所形成的各类文件材料分门别类地进行系统整理、归档，既保证了对工程质量的实时控制，也使得质量抽检资料基本保持了与工程建 设同步进行。在交工验收阶段，监理部根据指挥部下发的“竣工文件编制办法”，组织富有经验的监理人员，在预立卷的基础上，利用一个月的时间基本完成了监理文件材料的组卷编目工作。最终形成案卷1436卷，其中影像资料12卷。

三、对施工单位的监督、检查工作

监理部在施工准备阶段即组织了各监理组长和各项目部的技术负责人、质检负责人，就各合同段的工程划分和质检资料填写、整理的要求进行了统一和明确。在施工过程中，监理工程师严格按照既定程序，对每道工序进行认真的检验、检测和旁站、巡视，对工序的质量保证资料均进行了认真的审查、把关，及时纠正填报过程中发现的问题，要求所有的记录和报告必须如实地反映施工实际过程，不得弄虚作假；对于质保资料滞后或对存在问题整改不及时的单位，监理部及时向建设单位进行了反馈并建议档案整理工作与计量挂钩。由于在施工过程中的从严控制，避免了以往竣工资料整理时进行大面积资料返工而造成的浪费，使得施工单位也顺利地完成了竣工资料编制工作。

四、档案管理工作体会

结合在本项目建设过程中的档案管理工作，下面谈几点体会：

1、强化源头管理

为了确保建设项目档案的系统与完整，保证档案质量，档案行政主管部门和重点建设项目主管部门对档案管理工作越来越重视。本项目建设过程中，也多次得到了......的适时指导。但是，由于建设周期长、参建单位多、各方的认识不一，致使一些建设过程中形成的文件材料得不到妥善的保管，并导致最终形成的档案质量得不到保障。另外，现阶段各单位的档案管理水平总体较差，还远远达不到标准化、制度化、规范化的管理。这就需要各级、各部门、各单位进一步统一思想，提高认识，无论是制度的制定者还是执行者，无论是单位领导还是具体的技术人员都要充分认识到档案管理的重要性，从项目准备阶段就把档案管理工作统一、规范起来，严格依规建档、依法治档。档案的行政主管部门和项目建设的主管部门需加强沟通，密切联系，统一行业项目档案管理标准，建立一个切实可行的重点建设项目档案工作监督体系，明确项目参与方各自职责，齐抓共管，搞好重点建设项目的档案管理工作。

2、坚持建厂与建档同步进行

天然气液化建设项目具有投资大、建设周期长、科技含量高、参建单位多、所形成的文件材料繁杂且多等特点，因此，必须坚持项目档案工作与项目建设工作同步进行的原则，把文件材料的收集整理贯彻于建设全过程、全环节。在工程准备阶段，应结合工程特点和档案管理规定，建立质量保证资料填报目录，规范施工用表，对项目档案的立卷方法、文件编目、案卷排列都要进行详细地规定，并认真抓好落实工作，从而保证项目档案的完整、系统与安全。施工过程中要健全档案管理体系，划清职责，明确范围；建立健全项目资料流向网络，避免由于人员的更迭而丢失档案的现象的发生；在建设过程中，时刻有专人负责工程建设资料的收集和整理工作，对项目内容发生的变化要及时反馈和记录清楚、准确，以真实地反映工程实际情况。

3、坚持跟踪咨询服务

众所周知，在诸多的建设工程中，建设、设计、监理、施工、安装等参建单位的档案管理人员水平参差不齐，而且普遍性地缺少既懂工程技术又懂档案管理的专业人才；此外，建设过程中形成的文件材料并不是全部形成科技档案，还需要一个鉴别、鉴定的过程，需要按照相关法律法规及省档案局“归档文件整理细则”等的规定，认真做好分类、剔除、组卷、编目、装订、编号、排序等各个环节的工作。这就需要各级主管部门或专业的技术咨询机构进行跟踪指导，强化过程控制，把监督检查工作真正贯穿于建设全过程，才能有效提高建档归档质量。

总之，要进一步提高公路建设项目档案质量，必须提高认识，强化横向的沟通联系和纵向的集中管理；坚持建路与建档的同步进行；更加深入地进行档案技术咨询服务；从档案的利用价值角度考虑进一步简化资料数量，避免浪费，也 更加地切合低碳环保的要求。

二O一四年七月二十八日

第四篇：街道档案管理制度

高安街道文明办档案管理制度

为加强精神文明建设规范化、经常化、制度化、标准化管理，不断提升精神文明建设的质量和水平，根据上级有关精神文明建设的规定，特制订精神文明建设档案管理规定。

一、立卷归档内容：

(一)总结归划类(文明建设班子重视程度)

1.班子研究精神文明建设(两次以上)工作会议记录；

2.精神文明建设组织机构设置情况；

3.各项工作计划、意见等；

4.各项工作半年、年终总结；

5.精神文明建设信息简报；

(二)创建活动类

6.思想道德教育计划、教材、考核记录；

7.科普、计划生育、卫生健康、法制教育等资料；

8.知识竞赛、演讲比赛等活动资料；

9.文明家庭、文明楼院评选资料；

10.开展文艺活动资料；

11.开展体育活动资料；

12.开展扶贫、帮困、送温暖、献爱心等社会实践活动资料；

13.支持社会公益事业、积极参加文明城市建设的资料；

14.树立先进典型资料；

(三)管理类(规章制度)

15.制订的各项制度、规范等；

16.落实各项制度、规范资料；

(四)荣誉类

17.取得各项荣誉的有关资料(文件、证书)；

二、立卷归档要求

按照“谁承办谁负责”的原则，收集精神文明建设档案资料，街道各部门（单位）于每月的月底前将收集到的资料经验收合格后交文明办；资料收集要及时、全面、完整、有序。文明办对收集到的精神文明建设资料，按有关要求进行分类整理，于下月月底前完成上月的精神文明档案立卷归档工作；对精神文明建设档案要妥善保管，确保档案的安全、完整、实用。

第五篇：档案管理制度

山西省食品安全风险监测档案管理制度

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是各项工作开展情况的直接反映。为加强山西省食品安全风险监测资料管理工作，确保档案的规范性、完整性、准确性和系统性，便于信息查询和开展督导工作，特制订本制度。

一、适用范围

本制度适用于山西省食品安全风险监测工作涉及的省、市、县级卫生行政部门、疾控机构、医疗机构的有关科室及参与监测工作的其它部门与机构。

二、管理原则

1.科学建档：各机构应按照本制度推荐的资料分类方法建立档案。

2.规范整理：各机构应按照目录、资料、借阅登记表的格式整理档案。资料部分的整理应参照本制度第三部分要求完成。

3.及时归档：各机构应该各项工作完成后一个月内完成归档。

4.集中管理：各机构食品安全风险监测工作档案应实行专柜、专档保存。

5.专人负责：各机构具体承办科室应指定专人负责档案管理。有关工作承担人员应根据所承担的工作，及时收集、整理有关资料，并交由专人集中管理。

三、资料分类方法

归档资料指所有与食品安全风险监测工作有关的具有保存价值的资料，包括文件、文字资料、照片、图片、电子资料等。一般可分为管理资料和业务资料等。

（一）管理资料：主要是指开展食品安全风险监测有关管理工作中，所产生的资料。包括管理体系和制度建设、监测队伍建设、收发文件、监测方案及实施方案、工作计划、工作总结、督导报告、数据分析报告、简报等。可参照如下内容分类归档。

1.体系建设：包括管理体系、组织机构图、管理制度、体系内各机构和人员职责分工、运转流程等。

2.来文：本机构收到的来自其他单位或部门的文件或公函（包括重要的电子邮件函）。可以按照发文部门分为上级来文、下级来文及其它单位来文，每类按时间排序。

3.发文：指本机构发出的各类文件和公函（包括重要的电子邮件函）等。可

1以按发文时间排序。

4.监测方案和实施方案：可以按照时间分类。

5.工作总结和数据分析报告：包括季度和工作总结、数据分析报告，可以按照时间分类。

6.监测队伍建设：包括人员外出和内部接受培训情况、培训班资料等。可以按照时间分类。

7督导资料：包括督导方案、现场记录表及督导报告等资料，按时间排序。督导资料整理时，应包括通知、日程、督导方案（背景、目的、组织与实施、督导内容、考核标准、人员分工）、现场工作记录、督导报告、影像资料及其他相关资料。

8.工作动态/简报/通讯：包括本级及上、下级单位编印的简报。可以按照编写单位分类，每类按时间排序。

（二）业务资料

1.活动资料：主要反映监测工作开展情况。包括会议、培训及其它工作，每项活动所有相关资料应集中保存。可按照活动类型分类，每类按时间排序。

每项活动档案资料中应包括：通知、日程、签到册、讲义、讲话稿、小结（时间、地点、参会人员、主要目的、内容、相关评价）、影像资料及其他相关资料。

2.技术资料：主要是与监测工作有关的业务资料。包括技术指导手册等技术性文件，食源性疾病（包括食物中毒）事件、疑似食源性异常病例/异常健康事件的处置资料及其他业务资料。

四、资料保存形式

可分为纸质档案、电子文件档案、声像资料档案和资料汇编等。各类形式档案资料应分别保存，每类形式资料应参照上述方法分类保存，且分类方法要保持一致。

1.纸质档案：以档案盒的形式保存。

2.电子文件档案：包括所有电子版的文档和声像资料，可以保存在硬盘或光盘内。

3.声像资料档案：指与监测工作有关的声音、图像和影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。

4.资料汇编：一个自然结束后，可对全年资料进行统一装订，形成资料汇编。

纸质档案、资料汇编和声像资料档案应在资料档案盒内注明本盒资料类别和资料信息（见附件1），电子文档可以文件夹和文件名称表示资料类别和时间、内容等基本信息，上述信息应与纸质资料档案信息一览表内容保持一致，以便于资料查阅。

每个档案盒/袋内应有借阅情况表（见附件2），包括所借阅资料名称，借阅日期，借阅人签字、归还日期以及保管人签字等。

五、本制度自202_年3月1日起执行。

附件：1.卷内目录2.借阅情况表

卷内目录

借阅情况表