第一篇：商务礼仪之商务文书礼仪

商务礼仪之商务文书礼仪

礼仪文书的概念：礼仪文书:现代社交礼仪中一种基本的应用方式。在社会生活的交往中人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间用来调整、改善和发展相互关系的书面文字就是礼仪文书。

商务社交文书礼仪

第一节 邀请书与请柬

一、邀请书

（一）邀请书的概念与范例

邀请书是行政机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关单位或人员出席重要会议、典礼或重要活动所用的礼仪书信。邀请书又称邀请信或邀请函。范例（ppt）

（二）邀请书的基本知识

1．邀请书的作用

邀请书是机关、企事业单位经常使用的一种文 体。它除有邀请作用外，还有提供信息、联络情感等 作用。

2．邀请书的特点

1）礼仪性

2）明达性

3）书面性

（三）邀请书的结构与写法

邀请书通常由标题、称呼、正文和落款四部分组成。

1．标题

一般有以下几种写法：一是单独由文种名称组 成；二是由事由和文种名称组成；三是由发文机关、事由和文种名称组成。

2．称呼

顶格写明邀请对象。

3．正文

邀请书的正文包括开头、主体和结尾三个部分。1）开头。一般要交待会议或活动的由来、目的或意 义，有的先作简单问候，再交待缘由。

2）主体。要写明会议或活动的内容、时间、地点、方式以及希望邀请对象承担的工作等。事项要写得清 楚、周详，若内容较多，可分条列出。

3）结尾。要写上礼貌性的结语，如“恳请光临”、“恭候光临”、“敬请莅临指导”等礼貌用语。4．落款

署上发文单位名称或发文者姓名和发文日期。邀 请单位还应加盖公章，以求慎重。

（四）邀请书的写作注意事项

1）内容要周详

2）措辞要得体

3）发送要提前

二、请柬

（一）请柬的概念与范例

请柬，又称请帖，是机关、团体或个人邀请有关人员参加会议、庆典、婚宴寿筵或其他重要活动时发出的、制作精美的礼仪文书。范例（ppt）

（二）请柬的基本知识

1．请柬的特点。请柬的特点主要是：礼节的庄重

性、内容的告知性、制作的精美性。

2．请柬的种类。根据内容和性质，请柬可以分为集

会庆典请柬、婚嫁庆贺请柬和日常应酬请柬三种基本类型。

3．请柬与邀请书的区别。请柬与邀请书相比，都具有“邀请”的作用，同样具有庄重性和礼仪性的特点，但存在以下几点区别：

1）邀请书的使用范围比请柬广泛；

2）邀请书的内容比请柬复杂，信息容量更大；

3）邀请书的措辞及制作比请柬更朴实。

（三）请柬的结构与写法

请柬一般分为封面和封里两部分。

1．封面。封面写上“请柬”或“请帖”两字，它相当于请柬的标题，可横写或竖写，要字体美观、醒目，周围有吉祥、喜庆的装饰画面。

2．封里。封里一般由称呼、正文、结语、落款等几部分组成，有的还加上附言。

1）称呼。顶格书写被邀请单位（或个人）的名称，姓名后要加称谓。

2）正文。即请柬的主体，另起行左（或上）空两字写明活动的内容。

3）结语。结尾处写上“敬请光临”、“恭候光临（指导）”、“请拨冗光临”、“顺致崇高的敬意”等礼貌用语。

4）落款。在正文右下角写上邀请单位（或个人）的名称和请柬发出日期。

5）附言。如果是邀请客人观看文艺演出或其他表演，要在落款下一行左空两格后注明“附××券×张”等。

（四）请柬的写作注意事项

1）内容准确无误

2）措辞简洁得体

3）制作精美大方

4）发送适合时机

第二节 聘书

一、聘书的概念与范例

聘书是“聘请书”或“聘任书”的简称。它一般指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。范例（ppt）

二、聘书的基本知识

1．聘书的特点

1）聘任性

2）合约性

2．聘书的种类

聘书按内容分，可分为岗位聘书、职称聘书和荣 誉聘书等。

按形式分，可分为书信式聘书和表格式聘书。

三、聘书的结构与写法

完整的聘书的格式一般由标题、编号、称谓、正文、结尾和落款几部分构成。

（一）标题

聘书的标题往往是在正中写上“聘书”或“聘请书”字样。

（二）编号

为方便管理，一般在“聘书”字样右下方注明编号，如“××聘字〔200×〕×号”。

（三）称谓

一般另行顶格书写受聘者的姓名，后加称呼，称呼后加冒号。有的没有称谓，直接在正文中写明受聘人的姓名、称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请×ׄ„”。

（四）正文

聘书的正文一般要求包括以下内容：

1．交待聘请的原因和聘请担任的工作及所担任的职务；

2．写明聘任期限；

3．说明聘任待遇。此外，有的聘书还写上对被聘者的希望。

（五）结尾

聘书的结尾一般在正文下一行空两格书写

“此聘”等字样，后面不加标点符号。也可用表

示敬意和祝颂的结束用语，如“此致”、“敬礼”。

（六）落款

落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。

四、聘书的写作注意事项

1．内容清楚，形式庄重。

2．表达准确，篇幅短小。

第三节 贺信与贺词

一、贺信

（一）贺信的概念与范例

贺信是机关、团体、单位向取得重大成就、有突出成绩或喜庆之事的有关单位或人员表示祝贺或庆贺的一种礼仪文书。范例（ppt）

（二）贺信的基本知识

1．贺信的特点

1）祝贺性

2）公开性

3）真挚性

2．贺信的种类

根据贺信内容的不同，可分为庆祝性贺信、会议性贺信、庆贺性贺信和对新任职者的贺信。

（三）贺信的结构与写法

贺信的结构一般由标题、称谓、正文和落款组成。

1．标题。贺信的标题多用“贺信”或“祝贺信”标出。也可由

祝贺单位和文种构成，如《××省人民政府贺信》。

2．称谓。另起行顶格书写受贺单位或个人称呼，称呼后加冒号。祝贺个人的贺信，可在姓名前加“亲爱的”、“尊敬的”等修饰语。

3．正文。贺信的正文内容主要包括以下几个方面。

• 开头 • 主体 • 结尾

（四）贺信的写作注意事项 1）内容齐备，评价中肯。2）感情充沛，鼓舞人心。3）简洁明快，篇幅短小。

二、贺词

（一）概念与范例

某一单位、团体要举行重大的会议，发请柬邀请兄弟单位前来参加会议。应邀单位派出的代表在这会议上所说的表示祝贺的话，就称为贺词。范例（ppt）

（二）贺词的基本知识

1．贺词的特点

1）直陈性

2）鼓舞性

2．贺词的种类

贺词的运用极广，按内容可分为节日贺词、会议贺词、开业典礼贺词、生日贺词、事业贺词、毕业贺词、婚礼贺词等。

（三）贺词的结构与写法

 贺词一般包括标题、称呼、正文和落款等几部分。

 贺词的标题、称呼与落款和贺信相同，而其正文一般在1 000字以内把话写完，表示几层意思，每层意思为一个段落。

（四）贺词的写作注意事项

1）用语热情、真挚

2）篇幅精悍、短小

第四节 欢迎词与欢送词

一、欢迎词

（一）欢迎词的概念与范例

欢迎词是国家机关工作单位在举行隆重庆典、大型集会、欢迎仪式或宴会上，主人对来宾的来临表示热烈欢迎而使用的演讲稿。在欢迎宴会上使用的欢迎词也称为祝酒词。

范例（ppt）

（二）欢迎词的基本知识

1．欢迎词的特点

1）欢愉性

2）亲切性

3）口语性

2．欢迎词的种类

• 根据场合，可分为现场讲演欢迎词和报刊发表欢迎词；

• 根据社交的公关性质，可分私人交往欢迎词和公事往来欢迎词。

（三）欢迎词的结构与写法

欢迎词一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。1．标题

欢迎词的标题一般由致词人、致词场合和文种三要素构成；也可由致词场合和文种两要素构成，还可以单独由文种构成。在首行正中写标题。

2．称谓

称谓要有敬辞并写全称，如果宾客来自不同的方面，称谓更要周全。3．正文

欢迎词正文的写法根据具体情况而定，一般由开 头、主体和结尾三部分构成。

1）开头。包括“欢迎”和“问候”。

2）主体。包括“回顾”和“介绍”。

3）结尾。包括“展望”和“期待”。

4．落款

在正文右下方署上致词者身份、姓名及成文日 期。这部分也可在标题下注明。

（四）欢迎词的写作注意事项

1）了解对象，有针对性。

2）感情真挚，有感染力。

3）措辞得体，篇幅简短。

二、欢送词

（一）欢送词的概念与范例

欢送词，是在欢送集会或欢送仪式上，对即将离别的团体或个人表示欢送、惜别和祝愿的致词。在欢送宴会上表示欢送之意的致词同样也可称为祝酒词。范例（ppt）

（二）欢送词的基本知识

1．欢送词的种类

欢送的情况很多：或是欢送访问成功即将离去的来访宾客；或欢送学习或工作任务完成后将离去的学者、科研工作者；或欢送即将去另一个地方、另一个单位的同事；或欢送刚毕业将离校跨入社会的学生；或欢送出国留学、工作的亲人、朋友或同事；等等。所以，欢送词也有多种。2．欢送词的特点

1）惜别性

2）即席性

3）口语性

（三）欢送词的结构与写法

欢送词一般包括标题、称谓、正文和落款四个部分。1．标题。欢送词的标题有以下三种形式：

1）全称式标题。即由“致词人+欢送场合+文种”构成，如《总书记在欢送×××主席仪式上的致词》、《×××在新兵入伍仪式上的欢送词》。

2）省略式标题。即由“欢送场合+文种”构成，如《在中师毕业生毕业典礼上的欢送词》。

3）文种式标题。只写文种，如《欢送词》。

2．称谓。另起一行顶格书写。称谓分为两种：一种是写上宾客个人的姓名、职务或尊称；另一种用泛称。

3．正文。欢送词的正文一般由开头、主体和结尾三部分组成。

1）开头。交代致词人以什么身份或代表谁致词，并向离别者表达欢送、感谢、惜别之情。

2）主体。回顾双方交往的经历及产生的积极意义，并且预见今后的发展、表示真诚合作的态度等。

3）结尾。再次向离别者表示惜别之情，提出再度交往的期望，并表达良好祝愿。

4．落款。在正文右下方写上致词者的职务、姓名和日期。这部分也可以在标题下注明。

（四）欢送词的写作注意事项

1）惜别贵“真”

2）用语有“度”

3）篇幅贵“短”

第五节 慰问信与表扬信

一、慰问信

（一）慰问概念与范例

慰问信是以组织或个人的名义，向有关单位或个人表示安慰、问候、关怀、致意的专用书信。它是在他人处于特殊的情况下（如战争、自然灾害、事故等），或在节假日，向对方表示问候、关心。范例（ppt）

（二）慰问信的基本知识

1．慰问信的特点

慰问信具有发文的公开性、情感的沟通性和采用书信体的格式的特点。

2．慰问信的种类

1）对作出贡献的集体或个人的慰问。

2）对遭受困难或蒙受损失的单位或个人的慰问。

3）节日慰问。

（三）慰问信的结构与写法

慰问信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

1．标题。慰问信的标题通常由以下三种方式构成。

1）单独由文种名称组成，如《慰问信》。

2）由慰问对象和文种名共同组成，如《给抗洪部队 的慰问信》。

3）由慰问双方和文种名共同组成，如《朱德致抗美援朝将士的慰问信》。

2．称谓。慰问信的开头要顶格写上受文者的名称或姓名称呼。

3．正文。慰问信的正文要另起一行，空两格写慰问的内容。一般要求写出下列内容：

1）发文目的；

2）慰问缘由或慰问事项。4．结尾。慰问信的结尾表示共同的愿望和决心，接着另起一行空两格写祝愿的话，如“祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快”等等，但不得连写在上文末尾。5．落款。慰问信的落款要署上发文单位名称或发文个人姓名，并在署名右下方署上成文日期，如果是单位名称，须加盖公章。

（四）慰问信的写作注意事项

1）感情真挚，深切关怀。

2）明确对象，有的放矢。

3）行文简洁，篇幅短小。

二、表扬信

（一）表扬信的概念与范例

表扬信是正面表彰某单位、组织或个人的先进思想、风格、事迹的专用书信。

范例（ppt）

（二）表扬信的基本知识

1．表扬信的特点

表扬信具有正面性、及时性的特点。

2．表扬信的种类

表扬信有两种类型，一是以单位或团体的名义表彰先进，一是群众之间的互相表扬。前者可在授奖大会上由领导宣读，也可登报和广播；后者可直接将表扬信寄给被表扬人或所属单位，也可寄给报社或广播电台、电视台，或用大红纸抄出张贴。

（三）表扬信的结构与写法

表扬信通常由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。

1．标题。一般而言，表扬信的标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。

2．称谓。表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。

3．正文。表扬信的正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内。

1）交代表扬的理由。

2）指出行为的意义。

4．结尾。该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对×××给予表扬。

5．落款。表扬信的落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。

（四）表扬信的写作注意事项

1）叙事要实事求是。

2）要用事实说理。

3）语气要热情、恳切，文字要朴素、精练，篇幅要短小精悍。

第六节 申请书与求职信

一、申请书

（一）申请书的概念与范例

申请书是个人、单位、集体向组织、领导表达愿望、提出请求，要求批准或帮助解决问题的专用书信。范例（ppt）

（二）申请书的基本知识

1．申请书的特点

它有请求性和单一性的特点。

2．申请书的种类

• 按内容分，申请书分为入党申请书、入团申请书、入会申请书、开业申请书、调动申请书、专利申请书等；

• 按申请者分，申请书可分为个人申请和单位申请等。

（三）申请书的结构与写法

申请书包括标题、称谓、正文、结尾和落款等几部分组成。1．标题。申请书的标题主要有两种写法。1）直接写“申请书”三字，例如《申请书》。

2）“申请书”前加上内容，如《入党申请书》、《开业申请书》。2．称谓。顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。

3．正文。申请书的正文内容主要包括申请事项、申请理由和申请态度三部分。

1）申请事项。申请事项应写得简明扼要，不宜写得太长。

2）申请理由。

3）申请态度。申请书一般需表达自己的申请被批准后的态度和决心。4．结尾。结尾写上“此致”、“敬礼”等祝颂语。5．落款。落款处署上“申请人”三字及姓名，在署名下行署上时间。

（四）申请书的写作注意事项

• 申请的事项要写清楚、具体，涉及到的数据要准确无误；

• 申请理由要充分、合理，实事求是，不能虚夸和杜撰，否则难以得到批准；

• 语言要准确、简洁，态度要诚恳、朴实。

二、求职信

（一）求职信的概念与范例

求职信是谋职者与用人单位初次联系时反映自己求职意向的专用书信。范例（ppt）

（二）求职信的基本知识

1．求职信的种类

求职信包括自荐信和应聘信。

2．求职信的特点

求职信具有自荐性、真实性和语言礼貌得体 的特点。

（三）求职信的结构与写法

求职信的基本格式包括标题、称谓、正文、祝语、署名和时间、附件等几部分。

1．标题

求职信的标题一般以“求职信”三字为标题，居于首行正中。

2．称谓

按一般书信格式写上收信者单位名称或个人姓名，在求职信第二行顶格书写，要礼貌得体，力求恰当。3．正文

求职信正文内容包括表态求职、自我推介和希望要求等三部分。

4．祝语

求职信的祝语大多使用较为亲切的富人情味的话语。

5．署名和时间

6．附件

求职信一般附带各种附件，如简历、毕业证复印件、专著目录、论文篇目、获奖证书复印件等。

（四）求职信的写作注意事项

• 求职信内容须实事求是，客观评价；

• 不必过于谦恭，也不能狂妄自大； • 语言简洁明了，礼貌得体。

第七节 建议书与倡议书

一、建议书

（一）建议书的概念与范例

建议书是指个人、单位或集体向有关单位或上级机关和领导，就某项工作提出某种建议时使用的一种常用书信。

范例（ppt）

（二）建议书的基本知识

1．建议书的特点。建议书具有建设性特点。

2．建议书的种类。

• 按建议者分，建议书可分为个人递交的建议书、单位递交的建议书和集体递交的建议书。

（三）建议书的结构与写法

建议书通常由标题、称谓、正文、结语和落款等几部分组成。

1．标题。建议书的标题一般有两种写法。

1）首行中间写“建议书”三字。

2）写建议内容加“建议”或“建议书”。

2．称谓。写收信人的姓名或单位名称，格式与一般书信相同。

3．正文。建议书的正文内容主要包括建议原因、建议事项及提出希望三部分组成。

4．结语。通常在正文后特意写上结束语，以示谦逊得体，结束语通常用“以上建议恭请考虑”、“呈××审核”等等。

5．落款。落款处署上建议单位或个人姓名及成文时间。

（四）建议书的注意事项

1）建议书要具体明确，有针对性。

2）建议书要把握好分寸，实事求是，不提过高要求，所提的建议经过努力必须是切实可行的。

3）建议书的语言要精练、准确，篇幅一般不宜太长，不宜有过多的分析和论证。

二、倡议书

（一）倡议书的概念与范例

倡议书是公开提倡某种做法，倡导某种活动，鼓动他人响应的一种专用书信。范例（ppt）

（二）倡议书的基本知识

1．倡议书的种类 • 从发文角度分，倡议书分为个人倡议书和集体倡议书；

• 从传播角度分，倡议书有传单式倡议书、张贴式倡议书和广播式倡议书等。

2．倡议书的特点

1）广泛性

2）鼓动性

（三）倡议书的结构与写法

倡议书由标题、称谓、正文、署名和时间等部分构成。

1．标题

倡议书标题通常只写“倡议书”三字，例如《倡议书》，另外还可以由倡议内容和文种名共同组成，如《给电子游戏迷的一封倡议书》。

2．称谓

有明确倡议对象的，写上倡议对象的名称，如“广大青少年朋友们”、“广大的妇女同胞们”，若范围很广，也可省略称谓。3．正文

1）倡议的背景和目的。

2）倡议事项。

3）决心和希望。4．署名和时间

在正文右下方写明倡议者单位、集体或个人的名称或姓名，并署上日期。

（四）写作注意事项

1）内容可行。

2）理由充分。

3）措辞得体。

商务危机文书礼仪

商务危机的概念

生产过剩的经济危机在商品流通领域中的集中反映。它主要表现为商品销售极端困难、商品价格下跌、商店纷纷倒闭等等。其实，这也就是资本主义周期性的生产过剩经济危机。马克思和恩格斯在《共产党宣言》中最初把它称为商业危机。

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对外声明 危机事务交涉函

新闻稿

具体文书礼仪

危机信息和危机事件报告书

从理论上说，这类报告只起到一个组织内部及时传递信息的作用，规定的要素虽然不少（如必须写明报告时间、报告人、所属部门、信息或事件概况等等），写作上却并无多大难度，只要用简约的文字，把有关细腻或事件阐述清楚就可以了，比较容易掌握。关键在于，这类报告不像其他文案，其撰写人员可以有较为充裕的事件精雕细琢、慢慢修改，而必须当即拟就，马上呈送，以便组织的危机管理机构及时采取应对措施。所以，在许多情况下，这列报告文字的撰写者不一定是专职的公共关系人员，而往往是其他相关人员，如果这些人员能及时拟出报告文字，或拟出的报告文字要素不全、信息不清，则这一社会组织也许因此而错失了防范和处理危机事件的最佳时机。

有鉴于此，一些在危机管理方面比较规范的社会组织往往实现试机号集中格式化的报告文书本，供有关人员实际操作时应用。

危机事务交涉函

在危机食物的具体处理过程中，一个社会组织有时需要通过函件的形式，与有关方面进行交涉。这类函件，不妨称之为危机事务交涉函。危机事务交涉函，其实就是公函的一种。

XX报社：

本月X日贵报在X版的刊发的投诉文章，存在着严重歪曲事实的倾向，极大的伤寒了本公司的形象和声誉，影响了本公司产品的正常销售，本公司特发此函，提出严正交涉。本公司是地方政府重点扶持的企业，所生产的产品一直畅销时常，有着及其良好的声誉。贵报的不当行为，无意识对地方经秩序的破坏。本公司强烈要求，贵报立即刊登“更正启事”，消除不良影响。否则，本公司将采取有关法律行动，以讨回公道。

……

撰写特点

1.注意公关礼仪，充分尊重对方。

2.首先表明欢迎对方对本组织进行监督的态度。3.简要说明有关情况，让对方了解事实真相。

4.擅作自我批评，用于承担自己一方的责任。

5.如果对方工作有失误，则应把对方某些工作人员的行为与对方整个组织的行为区别开来，以避免双方组织之间的对立，拉近彼此间的关系。

6.不要求对方做什么或不做甚，但可以委婉的提出某种建议。

商务仪式文书礼仪

一、致词——是指表达情感和适应礼节的需要而在特定的仪式上发表的礼仪性讲话，统称为“致词”。

1、致词类别

主要包括以下几种文体：

（1）欢迎词，即在迎接宾客的仪式上或会议开始时，主人对客人的到来表示热烈欢迎的讲话。（2）欢送词，即在送往宾客的仪式上或会议结束时主人对客人的离去表示热烈欢送的讲话。

（3）祝酒词，是在喜庆宴会或外宾招待会上，主人以酒为媒介向宾客表示良好祝愿的讲话。

（4）答谢词，是宾客对主人的热情接待表示感谢的讲话。

（5）告别词，是客人对主人的盛情接待和热情欢迎表示感谢的讲话。

2、致词的格式：

（1）称谓。人名要用全名，一般冠以“尊敬的”、“亲爱的”等礼节性修饰用词，姓名后加上头衔或“先生”、“女士”这类称呼语。（2）开头。表达情意，交代出致词人身份。

（3）主体。这是致词的中心部分。主要是回顾彼此间的友好交流、合作的情况及工作上所取得的成效。

（4）结尾。再次表示欢迎、欢送或感谢，也可写一些祝愿和希望之类的话。

3、致词的写作要求

（1）表达情感要真诚，不过分夸张，不堆砌过多的客套、应酬之语，避免给人以虚伪之感；

（2）注意表达的感情色彩，做到不卑不亢，既热情有礼，又不媚俗轻浮；

（3）文字力求简洁明白，篇幅简短；

（4）语言要雅俗共赏。力求简明生动，有条理性。

二、悼词

1、概念和特点

悼词是缅怀逝者，寄托哀思的礼仪文体。

悼词的情感浓烈、沉重，一般用于逝者的遗体告别仪式上，由具备一定社会职务或德高望重者或与逝者有亲厚关系的人员当众宣读。

2、悼词的格式

标题 通常只在居中写上“悼词”二字，为表正式也可在之前加上具体的人名，如“在××同志追悼会上的悼词”。

正文 标题下一行空两格开始书写。通常以“今天，我们怀着沉痛的心情深切悼念××同志”作为开头，然后，介绍逝者的姓名、身份，去世的时间、地点、原因，终年多少岁，之后要简要回顾逝者的一生，并对其事迹和优秀品质予以充分的肯定，对逝者的逝世表示惋惜并勉励后人。

结尾。通常用“xx同志安息吧”作为结尾。如果逝者生前贡献突出，也可用“××同志永垂不朽”等作为结尾。

写作要点 

1.真实的、可靠的材料。

2.正面的、中肯的、实事求是的。3.用语质朴庄重，表达的情感必须真挚诚恳，在宣读中能给逝者亲属以慰藉，给参加追悼会的其他人员以鼓舞。

第二篇：商务礼仪之九：商业文书礼仪

商务礼仪之九：商业文书礼仪

总的来说，常用的商业文书可以归总为：对公的公文函件、一般的企业公文、对内的工作报告、单位上的会议纪录、展示说明的材料以及商务往来邮件。我们就这六种比较常用的文书，略述如下。对公的公文函件

对公的公文函件就是所谓的政府公文，常见于各种报章杂志上的有：令、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。其写作格式以《国家行政机关公文处理办法》为依据撰写，由各级单位所行文使用。一般企业如果是对公的业务很多，对于这类形态的公文格式还是需要留意学习。

由于经常使用的文种过多，所以在撰写这类文书之前，可能对于某些性质和用途相类似的文件，需要仔细推敲，绝对不能出错，比方说：条例、规定与办法之间的区别；决定与命令的区别；指示与命令的区别；批复与指示的区别；通报与通知的区别；通报与处分决定的区别；通告与公告的区别等。

商业文书实际上来源于许多对公的文件，因此如果想要把真正的文书写作搞好，首要工作其实是要学习公文写作。公文写作里面许多词语的运用都是很考究的，必须仔细推敲。举例来说，公文常用的称谓词有：

第一人称：我（本）办（部、所、院、校、委、站„„）

第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办„„）

第三人称：该单位（部门、系、院、所、局„„）、他、他们

公文常用的语言包括：

常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；

常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下

常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；

常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；

常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；

常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；

常用的结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将„„报告给我们。

这些在企业公文写作里面，也经常必须使用的，写作者必须仔细把相关的词汇记录下来，才不会出错，也才能合乎礼仪规范。一般企业公文

企业公文的要项也并不简单，实际说起来可以分为下列这些种类：公司决定、公司公告、公司通告、公司通报、公司报告、公司请示、公司批复、公司意见、公司函、公司会议纪要、商务信函、商务计划、总结、讲话稿等。

无论写作何种公文，请注意写作应该尊重三段式的写法，并且在主题的栏目里，要能简单扼要地写出关键词，每段文字请尽量以不要超过三至四行写完为原则，不要过于冗长，如果有叙述性质的数据，应该以附件的方式呈现。写公文以前，应该先与各单位口头沟通，取得一致性的协议后，再行层层通报。

公文虽然说只有文字，但是在公文背后所隐藏的现实，才是需要捉摸透的东西。因此，在我们下笔写公文的时候应斟字酌句，对公文的内容与形式进行必要的核实，确保其能够通过各单位的审核而不出错。

对内的工作报告

工作报告是每个上班族都会使用到的商业文书，它包括：情况报告、专题报告、综合报告、答复报告、自查报告等多种形式。

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。它属上行文，一般产生于事后和事情过程中。综合性报告是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高；专题性报告则是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。

撰写工作报告时，最忌讳的就是把自己的问题推诿给他人。比方说，在写述职报告这种工作报告中总结性报告的时候，与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性，对隶属工作范畴、亲身经历或者督查的材料必须确认真实可靠。这就要在写作上更多地采用叙述性的表达方式，如果其中夹杂了对其它人的影射或诋毁，那就失去了立场和礼仪。

除了文字报告之外，口头报告也是也有其特定的格式用语，其最大特征即为：准确、明晰、简练。口头报告的语言受发言的本身性质影响，必须能够拉近讲话者和听众的心理距离，因此，演讲稿应更为大众化与口语化，主题句基本的层次也应力求客观，准确反映演讲稿中心内容的本质真实和客观特色。

单位上的会议纪录

会议纪录是根据会议资料、文件以及其它有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项，并要求有关单位（或部门）执行的一种文体。按照会议性质来分，会议纪录大致有办公会议纪录、专题会议纪录、协调会议纪录、座谈会议纪录等。

初次撰写会议纪录的人，可以采用录音设备录起来慢慢听。经验丰富之后，就可以用笔记本电脑，进行同步记录。会议记录的长度应保持在1000字以内，最好能让与会者在五分钟内阅读完毕。会议记录必须在会议结束后72小时内完成，经主管确认后分发给与会者。会议记录的写法有很多种，如：

叙述法：就像是叙述一件事情的平铺直叙法。

辩言式：彷佛是双方交战时各持己见的叙述法。

结论式：写出会议最后的结论。

行动式：写出会后大家所要采取的行动方案。纲领式：写出会议的摘要。

会议纪录一般可分为两大部分：其一，会议概况。包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；其二，中心内容。即反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。其写作要点有九项：

第一，要抓重点纪录：开会时间很长，讲的话虽然多，并不是每个字都写下来，而是把要点记下来。

第二，分出何者是事实，何者为意见。双方各执一辞的时候，可能会有言语上的冲突或不同的意见，这时就要能分辨他们真正的意思。

第三，要懂得选择：有些你来我往的言词，可能含有一些情绪性的说法；这时候写纪录的人，就要选择非情绪的说法。

第四，挑出有问题的灰色地带：写作会议记录的时候，总会遇见三方会谈的问题，可能会意见很模糊，这一类不能具体的意见不要列入。

第五，要很专注：担任会议记录的人，必须全神贯注，特别是不能用录音机的时候，更要专心一意地听出问题来。

第六，根据议程纪录：事前可以把会议议程准备一份放在手边，根据议程的先后来纪录会比较完整。

第七，记下发话人的姓名：如果对于与会者并不熟悉，秘书要先在开会以前，先与与会者交换名片，确实了解其姓名头衔。

第八，听一段记一段：写会议记录时，专心一意地先听一段再用文字写出这一段的结论，而不必赘述其讨论的过程。

第九，事先复习前期会议纪录：对于前次会议的纪录必须先研读一次，看看前面都讨论了些甚么事情，产生怎样的问题。

会议记录的撰写，无论用何种格式都必须能抓住重点，避免错误, 也需要注意礼仪规范，请注意下列规范：

·用最简短的文字及句子完成会议纪录。

·用最直接的要点述说。

·避免批评性字眼。

·避免别人看不懂的辞语。

·运用纪录性口吻，而非直接引用与会者的话。

·尽量避免提到人名。

展示说明的材料

展示说明的材料，有人称为投影片或是PowerPoint(PPT)，其实制作的过程就是商业文书。因为在制作成为投影片以前，每个人都得要先制作成为word的形式，然后才转制成为投影片。所以我们必须遵守制作的原则。

编写展示材料的时候，首先要应考虑自己的目的是什么？是介绍组织及发展，还是对多推广的计划、项目或活动进行说明；是推荐新上市的产品，还是争取资金支持等。

其次，在起草材料大纲时，需注意两件事：

第一，绝对不能将word档案直接贴在PowerPoint里面，而必须遵守七的原则(Rule of Seven),也就是每页不能超过七个要点，每个要点尽量不要超过七个字。

第二，不可随意使用网络上的文字或图片，因为这可能会违反著作权的原则，抄袭与嫖窃不但是违法而且更是最不合礼仪的行为。

商务往来邮件

当今社会，最常用的商业文书就是电子邮件（E-mail）了。由于邮件的往来是通过网络完成的，所以我们更要注重网络世界的礼节，保持尊重他人的态度，尊重他人的隐私权，不窥探他人计算机里的文件；尊重他人的著作权，不擅自复制他人享有著作权的作品。

在国际上，对于E-mail的写作有“7C”要求：

其一，完整（Completeness）。完整说明信件的主题、相关信息、要求、期限等，将收信人需要的所有信息包括在信文内。不论表达技巧，文章结构如何，完整说明发送邮件的原因最为重要。因此，完整也是这七项原则中，最重要且不可或缺的一项重点。

其二，具体（Concreteness）。不要使用容易造成误会的字汇，尽量用一些通用的字汇辞藻。如：“尽速处理回复”应该用“请于三月一日中午前回复”来表述，让收信人有可依据的行动的方向，才是具体的信件用语。

其三，简明（Conciseness）。E-mail的沟通环境就像面对面对话，因此，文字用语宜采简短易懂者；不需要的赘语赘词应予以删除；如果要使用缩写字，也应该采用一般网络通用的缩写文字，才不会让收信人不明所以，还得回信请你说明。

其四，正确（Correctness）。内文的用字和标点符号、引经据典的情境选择、案例的引用说明等，应该要正确谨慎，以免贻笑大方。

其五，礼貌（Courtesy）。E-mail的写作风格与应用格式较具弹性，因此，礼貌用语也偏向简单非正式。但是一封信件给收信人的感觉，就是发信者为自己塑造的形象，所以，在用语上也应该注意，不可失礼。

其六，整洁（Clearness）。E-mail信件必须注意断句，换行位置，因为收信人的屏幕有大有小，如果像传统书信一般，一行到底才换行，会让读信者觉得很累，另一个原因则是因为收信系统环境设定不同，过长的句子会在中间断掉，影响文章分配，使章节段落看来凌乱不堪。况且E-mail内容通常简短数句，一行到底，会让人觉得过于空洞。

其七，体贴（Consideration）。文章结束前，对收信人表达关心或感谢之意。对长辈或对网络用语不熟悉者，更应该多加协助，多多使用对方较易理解的用语。

至于E-mail字段的使用礼仪要点, 则需要注意下列几点：

第一，称谓（Salutation）不可以太随性。E-mail的传递速度与传统书信往的返效能差异极大，使用电子邮件传递信息的双方，可以像日常对话般一来一回交谈，因此，电子邮件的称呼也变得草率得多。同辈之间、亲朋好友或同事间可以直呼其名；对长辈或上级，最好使用头衔加上姓氏，如：赵老师、吴总经理、Mr.Smith等（见表1）。

第二，信尾客套语简明。E-mail常用的英文信尾客套语为：“Thanks”、“BR(或Regards)”、“Cheers”、“Good Luck”，而非一般信函中的“Sincerely yours”、“Yourstruly”或“Bestregards”等。特别要注意的是，即使是中文书写的E-mail，像“即颂”、“商祈”这类信尾颂候语一般都已被简短的英文客套语所取代。

第四，多多使用附件。在E-mail的传送过程中，由于邮件发送者用来写作、发送、储存、下载和接收的软硬件可能与接受者完全不同，所以，两者看到的邮件也并不一样。因此，一些过于复杂的内容、图

表、数据以及其它备注资料，可以以附件的方式发出，以方便阅读，避免内文显示差异的问题。

第五，设计感十足的签名档。E-mail应用发达的同时，也代表人与人之间的见面次数锐减，因此交换名片，搜集客户资料的最佳途径变成Email。如果一封信件没有签名档，那么收信人无法搜集到完整的资料，也无法对发信人有基本认识。因此，在签名档中加上详细的联络数据，再附上一张照片，从现在开始留给收信人一个知礼专业的好印象吧！

总而言之，学好商业文书写作，还要靠我们在实践中不断提高知识力，汉代恒宽说要“厚其基而求其高”；宋代苏轼说要“博观而约取，厚积而薄发”；清代唐甄说要“积多则神”。只要功夫深，铁杵也能磨成针。

第三篇：商务礼仪培训——商务接待礼仪

培训主题:商务接待礼仪

培训讲师：沈清仪

培训时间：1--2天 培训对象： 需要提升礼仪修养的企业前台接待、行政及需提高自身素质的员工 培训人数：（待定）

培训方式：

讲授、案例分析、互动、情景演练、小组讨论、参与型培训、多媒体教学、实践型培训、游戏带动

培训目标：

1.从外在进入内在，塑造个人合格的商务形象。

2.掌握商务接待礼仪、电话礼仪和洽谈礼仪等。

培训课程：

第一节：接待中的形象礼仪

1.TPO着装原理

2.着装的色彩搭配技巧

3.着装中的风格

第二节：接待中的仪态礼仪

1.站姿

2.坐姿

3.行姿

4.身体语言的正确运用

第三节：接待的见面礼仪

1.自我介绍

2.相互介绍礼仪

3.称呼礼仪

4.握手礼仪

5.名片礼仪

第四节：接待中的电话礼仪

1.打电话的礼仪

2.接电话的礼仪

3.电话的沟通原则

4.手机礼仪

第五节：接待中的乘车礼仪

1.乘车中的座次礼仪

2.乘车礼仪

第六节：接待中的原则与流程

1.接待原则

2.接待的种类

3.接待的流程

4.接待中的要求

5.如何接待预约的访客

6.如何接待临时访客

第七节：接待中的洽谈礼仪

1.洽谈中的技术准备

2.洽谈中的礼仪性准备

3.洽谈中的座位安排

4.洽谈中的禁忌

第八节：接待中的赠送礼仪

1.礼品的选择

2.赠送礼品的时机与场合3.如何接受礼品

4.赠送中的注意事项

第九节：接待中的宴请礼仪

1.宴请的准备

2.宴请的范围与名单

3.宴请菜单的确定

4.中餐礼仪

5.西餐礼仪 讲师介绍：沈

清仪，高级礼仪培训师，中华礼仪培训网（）特邀讲师！

联系电话：

沈清仪：

国家高级礼仪培训师

国学礼仪专家

多家大学特聘礼仪讲师

中国礼仪培训网资深礼仪顾问

多家知名企业礼仪顾问

实战派礼仪策划专家，品牌营销策划专家

国家高级美容师，企业形象塑造专家

韩国欧凯莱整型美容机构特约礼仪顾问

国际商务人员考评委员会礼仪专家委员

沈清仪老师是中国著名企业培训师，国家高级礼仪讲师，从事礼仪教学多年，以弘扬国家传统文化，礼仪天下为己任，博采众长，潜心钻研。

曾为政务机关，工商企业，金融保险，医院学校，社会团体各个层面量身定做有针对性，实用性，突破性的培训课程。多年的教学实践，形成有的放矢的制定课程方式，为企业实施高效目标性培训。讲课风格：

沈老师的培训风格亲和、生动，形体示范优美、大方、富有感染力，特别注重理论与实际相结合，最擅长将纷繁复杂的理论知识简化为应用性强、趣味性高的实操内容，并针对不同单位的实际需求设计专署的课程，让学员参训后快速得以改变和提升，讲课风格委婉、风趣，广获赞誉。

第四篇：商务礼仪(浅谈商务接待礼仪)

浅谈商务接待礼仪

摘要：（175字）商务接待礼仪在商务活动中起到不可或缺的作用，它不仅可以给合作对象留下良好的印象，促进商务合作的顺利进行，还能奠定双方继续合作的基础，以达到商务活动双方互惠互利的双赢局面。本文通过对商务接待礼仪中的介绍礼仪、握手礼仪、交换名片的礼仪、引导礼仪、乘车礼仪等方面的介绍，对商务接待礼仪进行了浅显的探讨。

关键词：文明 礼仪规范 素质 企业形象 热情周到 仔细耐心 介绍礼仪

称呼 握手 引导礼仪 乘车礼仪

正文：

1在人类发展的历史上，世界上各国不仅创造了灿烂的文化，而且形成了许多传统美德和礼仪规范，这些礼仪规范等直至今天仍有强大的生命力及深远影响，它是一笔宝贵的精神财富，必须得到传承和发扬。而在不断发展变化的今天，随着世界经济一体化的形成，不仅人与人之间的交流日益频繁、密切，各国的经济交流与合作也逐渐增多，而与之联系紧密的商务礼仪的重要性也日益凸显。这是由于，商务礼仪不仅彰显了个人的素质和修养，更与企业形象和企业家精神等有着密不可分的联系，商务礼仪是否周全直接关系着商务活动是否能够顺利进行。“好的开始是成功的一半”，因此商务接待礼仪在整个商务活动进行过程中的重要性更是不言而喻。商务接待是否成功在于是否热情、细心、周全、得体，在商务接待中，要尽力照顾每一位客人的喜好、了解每位客人的需要，说话得体、热情周到，这样不仅能够彰显个人良好的素质，还可以提升公司的形象，为公司赢得良好的口碑。

3.首先，负责商务接待的人员要品貌端正，举止落落大方，口齿清楚，具有一定的文化素养，受过专门的礼仪、形体、语言、服饰等方面的训练。而接待时所穿着的服饰应端庄且典雅，女性应着淡妆且应避免佩戴过于夸张或有碍工作的饰物。在接待过程中要注意表情自然，时常微笑，耐心为客人进行引导并回答客人提出的问题。商务接待礼仪包罗万象，其中涵盖了介绍礼仪、握手礼仪、交换名片的礼仪、引导礼仪和乘车礼仪等方面。下面将对这些礼仪逐一进行简单的介绍。

5.商务接待的第一步就是介绍，使对方相互认识了解，有利于推进商务合作的继续进行。在介绍时，手势为五指并拢，手心向上，指向被介绍人，顺序为介绍位卑者给位尊者，将男士介绍给女士，将年轻的介绍给年长的，将自己公司的同事介绍给客户。除此之外，还需注意，如果自己身边各有一人，应先介绍右边的再介绍左边的。当然在称呼时也要注意对方的职位，介绍时从职位高的开始介绍，一般以对方的职务相称，以表示身份有别、敬意有加。介绍礼仪是否得当关系着客户对公司的第一印象，只有给客户留下良好的印象，才能进一步谈合作等事宜。6.当双方介绍完毕、相互认识后，会握手以示礼貌，但其实握手也有规范的礼仪，也包含了一些学问在里面。首先，握手时应距对方约一步远，上身稍向前倾，两足立正，伸出右手，四指并拢，虎口相交，拇指张开下滑，向受礼者握手。除此之外，还需注意应掌心向里握手以示谦卑，握手时双方互相注视，微笑，问候，致意，男士握手前应脱手套脱帽。更重要的一点时，握手的时间应适当，除了亲近的人之外，一般两三下即可，不宜过于用力。当然握手的时间也要把握，如长辈伸手后晚辈再握，上级伸手后下级再握，女士伸手后男士再握，当多人在场时，握手顺序应由尊而卑，先长者后幼者，先女士后男士，先上级后下级。此外，如有外国客人在场时，应注意他们的礼节，不要失礼。握手礼仪之中不仅能表现一个人的品性修养、真诚与否，更与公司形象息息相关，要慎重而得体。

7.当送予对方名片时，应双手奉上，身体微微前倾，当接受对方名片时，应起身双手接过，并仔细看一遍，然后放在口袋里，千万不要看也不看就顺手往桌上扔，这是对对方的不尊重，也是一种十分没有礼貌的表现。而递名片的顺序，辈分较低者先递，下级应在上司递过名片之后再递交。

8.在商务接待中，陪同和引导礼仪也有一定的规范和标准。在走廊时，接待人员应走在客人两三步之前，并配合客人的步调，让客人走在内侧；在楼梯上，引导客人上楼时，接待人员应走在客人后面，若下楼时，则是接待人员走在前面，客人走在后面，在整个过程中，应时刻注意客人的安全，避免发生意外；而在电梯的引导方法又有所不同，接待人员先进入电梯，等客人全部进入电梯后，接待人员关闭电梯门，到达时，接待人员开电梯，让客人先出电梯；客厅里的引导方法则是当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座。总而言之，在引导过程中，应以客人的安全为第一考量，细心耐心地进行陪同和引导。而在乘坐不同车辆时，也有不同的礼仪规范需要遵守。但下面只对普遍的商务代步工具小轿车进行说明，小轿车的座位，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。所以需要在对客人的身份、职位了解清楚的基础上，对他们进行正确的指引。

不论怎么样，其实在商务接待中最重要的一点是一切以客人的需要为考量，当然也要从本公司的利益为根本出发点。商务接待礼仪是商务交际中十分重要的环节，只有在迎接客户时做到热情周到、耐心仔细、得体大方，给客户留下好的印象，为公司树立良好的口碑，才能促进双方合作的进一步进行，最终实现双方互惠互利的双赢局面。

第五篇：商务礼仪之面试礼仪

面试其实最重要的是给对方留下良好的第一印象，故面试时要知道一些实用的面试礼仪常识很重要。面试时如何能给面试官留下一个良好的印象呢？随着社会的发展，个人的技能当然很重要，但现在很公司都十分注重应聘者的素质。

商务礼仪之面试礼仪

1准时

这点很重要。广州车况很复杂，时间很难把握，所以，宁愿早到一个小时也不要迟到。

2着装得体大方

一位人力资源部经理曾说过：“你不可能仅仅因为打了一根领带而获取某个职位，但你肯定会因戴错了领带而失去一个职位。”由此可见，得体的衣着对求职的顺利进行有着不容忽视的作用。那么，大学生求职时的着装应注意些什么呢？保留学生装清新自然的风格。

很多同学误以为求职时的服装要高档、华丽、时髦，其实学生装纯真自然的本色才是它最大的魅力，年轻人蓬勃的朝气、清新脱俗的风格，都可以从中显露出来，进而赢得主考官的青睐。但这并非就是说面试时就可以穿成平时的样子，在服饰色彩的搭配、细节等方面还是要做精心的准备。

3自然作答

一方面，面试礼仪是商务礼仪中的一部分，如果你面试的不是一个管理者的角色，那么放松心情去回答，因为这并不会作为一个能力去考核你。另一方面，面试礼仪可以帮助你通过前面几关，但是越到后面面试，面试官越看重的是你个人素养和想法，而不是你突击训练出来的商务礼仪。

4注意聆听

在面试过程中，主动的交谈传递出主考官需要的信息，展示出你的能力和风采。而 “聆听”也是一种很重要的礼节。不会听，也就无法回答好主考官的问题。好的交谈是建立在 “聆听”基础上的。聆听就是要对对方说的话表示出有兴趣。

在面试过程中，主考官的每一句话都可以说是非常重要的。你要集中精力认真地去听。要记住说话人讲话的内容重点，并了解说话人的希望所在，而不要仅仅注重说话人的长相和语调。即使说话者谈话确实无聊、乏味，你也要转变自己的想法，认真听对方的谈话或多或少的可以使自己受益。在聆听对方谈话时，要自然流露出敬意，这才是一个有教养、懂礼仪的人的表现。

5适时告退

当考官有意结束面试时，要适时起身告辞，面带微笑地表示谢意，与考官等人道别，离开房间时轻轻带上门。出场时，别忘了向接待人员道谢、告辞。