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公文写作基本知识
（一）一、公文概论：
公文古己有之，把公文作为一种学科知识来概括和总结，应当说时间并不长。所以说，公文基本知识应属于较为年轻的学科，文体应属于社会科学的管理学科。
（一）公文的概念
公文是公务文书的简称。是实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。具体解释为：一般是指党政机关、群众团体、企事业单位用以传达贯彻党的路线、方针、政策，指导部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，具有特定效力和较为规范格式的文书。
（二）公文的种类
党的机关公文有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要（公报、决议、条例、规定、指示为党的公文独有）
行政机关公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（命令、议案、通告、公告为行政公文所独有）
（三）公文的特点：
1、鲜明的政治性。公文是党和国家为达到一定政治目的而操纵的工具，是为一定政治目的服务的。
2、法定的权威性。公文代表着一级组织、一级政权的职权和意图，具有绝对的权威，不允许有关组织、单位和个人置若罔闻或与之相悖。
3、现行的实用性。发文是针对实际，切实管用，便于操作。可以说是合于时而发，合于事而做，要求下边贯彻执行。
4、严格的规范性。公文有统一的文种，每个文种都有严格的规范和具体的要求，限定内容、限定格式、限定适用范围，不许独出心裁，胡乱发挥。
5、行文的明确性。公文的观点鲜明，条理清楚，要求明确，让谁干什么、不许干什么和究竟怎么干，都非常明确清楚，不含糊其词。
6、语言的简洁性。相对其它文稿来讲，公文则文字更精炼，条理更清楚，层次更分明，篇幅更简短，没有废话，不许冗长，能一句说清楚的不用两句。
此外，有的公文还有政策性、保密性等等。
（四）公文的作用：
主要体现在党政机关、群众团体和企事业单位实施组织领导和处理公务的工具作用。具体讲：
1、法规准绳作用。便于遵照执行。也叫明法的作用，党纪国法用公文发布于世。党的纲领、章程用“决议”这个文种发表；宪法用公告发表。
2、领导指导作用。部署当前工作。也叫传令作用。指示、决定、通知等下行文有明显的传令作用。
3、公务联系作用。便于相互沟通。也叫沟通作用。请求指示、批复、商洽、支持作用，请示、报告、批复、函等。
4、宣传教育作用。统一思想行动。教育警示作用。关于表彰扶贫先进单位的通报；关于治理“三乱”的决定。
所以说，公文不是简单的抄抄转转、无足轻重的东西，而是治国安邦不可缺少的重要工具。古人说：“盖文章经国之大业，不朽之盛事。”政策和策略是党的生命，而政策和策略必然体现在公文里。
（五）公文的分类：
1、按行文关系分： ①上行文（下级机关向上级机关包括有业务指导关系的上级机关行文）：请示、报告
②下行文（上级领导机关对所属下级机关的行文）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、批复、条例、规定、命令、会议纪要
③平行文（平行机关或不相隶属机关之间的行文）：函、议案（政府等）
④通行文（向社会公众发布的具有告知性和规范性的公文）：如通告、公告、公报
2、按秘密程度分： ①秘密
②机密
③绝密
3、按使用范围分： ①党（群团）
②政（行政）
③军（军队）
二、文种写作：
公文写作，有共性的东西，也有个性的东西。共性反映所有公文写作的共同点。比如，应遵循的原则是：实事求是、准确合实、可行有效、简炼规范。还如，公文标题三要素，即发文机关、事项、文种。举一例：中共朝阳市委关于进一步加强科协工作的意见。就是既有发文机关，又有工作事项，还有意见文种的体现。
又如：第一段讲发文的目的、依据、原因、问题、意义、作用。又如，所有文种第一段最后一句话都要通过不同方式把文种交待出来。如“报告如下”、“通知如下”、“提出如下意见”、“特做如下规定”等。（当然、函和公报除外）。还如，文号、落款单位和年月日等。个性反映各个具体文种有别于其它文种的特殊点。这里讲几种常用公文的写作要领：
（一）请示
请示是下级机关向上级机关请求指示、批准事项所使用的呈批性、期复性公文。（上级机关即可以是上级领导机关，也可以是上级业务指导机关。如各部门向省国土资源厅批地、向财政要钱等。）请示的特点：
1、呈请性。下级向上级行文，有的虽然不是直属关系，但属于业务主管机关。是下级机关对上级机关有所请求。或请指示或请批准。
2、越职性。自己职权范围内无法解决或无法处理的事情。请示的内容都是上级机关职权内的事。
3、期复性。要求上级机关明确表态批复。同意不同意都应给答复。
请示的分类：
1、请求指示。要求上级机关指示该怎么办或询问政策、精神一类请示。
2、请求解决。下级机关遇到自身人力、物力、财力、无法解决的困难或问题，请求上级帮助解决。
3、请求批准。本机关对某一问题已有处理意见，但职权所限必须请求上级批准同意。
4、请求批转。职能部门对新情况、新问题已有处理意见和办法，但因“条条不对块块”的规定，不能要求同级职能部门或不相隶属机关、部门照此执行，因而要求上级领导机关审查批准，并转给有关部门执行的请示。此类请示，结尾语多有“以上请示如无不妥，请转各部门执行”字样。
请示的写法：一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。
1、标题：由发文机关（如有版头，也有省略）、事由、文种三要素构成。一题一事、一文一事。不允许有“和及”等两件事一起请示。文题一定写“请示”，凡写申请、要求、请求都不对。
2、主送机关：绝对只能一个。一般不主送上级机关的领导个人。主送多个机关就误事、主送机关外可有抄送机关。
3、正文：包括请示缘由、请示事项和结语三部分。
①请示缘由。即正文开头部分，说明为什么请示的问题。这是上级机关作出批复的重要根据。要情况真实，理由充分，尤其是请求解决性的请示缘由部分要尽量写得详尽些。缘由写完后，往往用“现就有关问题请示如下”过渡。
②请示事项。是正文的主体和核心。只能是一个事项，写得具体明确。请求指示的要明确提出问题和要求；请求解决的要明确提出需上级支持帮助或解决的具体事项；请求批准的应提供本机关的具体意见、措施、方案或行动。语气要谦恭，不能用决断口吻行文，即本机关“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。
③请示结束语。常另起一行。惯用“妥否，请批复”、“以上请示，请予批准”、“以上请示，如无不当，请予批准”等。切忌带有强制性语气（以上请示，请予十日内批复）。
4、落款：一般包括署名和成文时间两项：标题有发文机关的，可不落款，但需盖公章。
请示注意事项：
1、遵守行文规则。即一文一事、主送一个机关、不越级请示、不直接送领导者个人和党政分开的原则。
2、请示内容真实，理由充分。
3、语气平实、恳切。
（二）报告
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，以及答复上级机关询问的陈述性公文。报告的特点：
1、应用范围的广泛性。可用于定期或不定期地向上级机关汇报工作，反映本部门、本单位贯彻上级指示精神情况和实际工作中遇到的问题，也可以向上级机关陈述意见和建议，还可以答复上级机关的询问。
2、行文的单向性。是下级机关向上级机关行文，为上级机关提供情况，一般不要求上级“批复”。这个上级一般是自己单位的直接上级。
3、表达的陈述性。大量用陈述语言，全面、真实、具体地陈述执行上级指导示的情况，很少议论。
报告与请示的区别：
1、行文目的不同。报告的目的是下请上达，反映情况，提出建议，不需批复；请示是要上级答复、批复。
2、行文时间不同。报告是工作结束或告一段落后的汇报；请示是工作未开展之前先请示。
3、收文受理不同。对于报告上级机关一般不批复；对于请示必须批示批复。
报告的分类：
1、工作报告。用于向上级机关汇报本机关工作进展情况、工作成绩、工作经验、存在问题以及下步安排的报告。
2、情况报告，用于向上级机关反映社会上或本机关工作中出现和存在的有代表性、倾向性的有关情况。重在“反映情况”，引起上级机关重视和采取措施。（广州市非典肺炎由卫生厅向省政府或卫生部报告，还有禽流感等）
3、建议报告。用于向上级机关提出意见或建议。对开展某项工作或解决某一问题提出建议、意见和解决问题的具体措施、方案、办法，要求上报机关批转到有关地区或部门执行。这是“呈转性”的报告。如：关于开展第十七次科技之冬活动的报告，科协向市委报告。
4、回复报告。用于答复上级机关的询问。具有被动行文的特点。如：关于×××等上访问题调查处理结果的报告。皮毛厂抗美援朝女战士郭载初上访医疗费问题处理后给省委的报告。
5、递送报告。用于向上级机关递送文件、物件的报告，是报告中最简单的一种。
报告的写法：一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。
1、标题：由发文机关、事由、文种构成。如果报告的事情紧迫，为引起上级重视，可在报告前加上“紧急”二字。
2、主送机关：和请示一样，只能是一个，必要时抄送。不要送给领导个人。因为一个领导不在家、外出、学习会误事，送机关，这个领导不在，可另一个领导批示。
3、正文：由缘由、内容、结语组成。
报告的缘由是正文的开头。说明报告的目的、原因、概括报告的基本内容或基本情况，一般比较简短，缘由部分结尾惯用“现将有关情况报告如下”。
报告的内容是正文的主体：
①工作报告的正文主体包括基本情况；主要工作成绩、经验、做法；存在的问题；今后安排四个层次。
②情况报告的正文主体包括基本情况；问题和原因；办法及建议三个层次。
③建议报告的正文主体内容层次与情况报告正文一致，但它的基本情况远不如情况报告详细。重点在措施和办法。
④回复报告的正文主体是对上级询问或要求的工作和情况答复清楚即可，比较简单。
报告正文结束语。单独占行。工作报告、情况报告用“特此报告”；建议报告结尾是“以上报告如无不妥，请批转各地区、各部门执行”；回复报告结尾多用“专此报告”；递送报告常用“请审阅”、“请收阅”、“请查收”、“请核收”等。
报告写作的注意事项：
1、材料要真实。
2、除综合报告外，要遵守一文一事的原则。
3、严格文种界限，不能与请示混用。
（三）通知。
通知是上级机关用来批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、向下级机关和有关单位传达需要办理与周知或共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的知照性公文。也是使用范围最广、使用频率极高的文种。
通知的特点：
1、使用范围的广泛性
2、行文方向的灵活性。即可以是上级对下级，也可以平级行文，还可以不相隶属机关行文。（计划生育工作、财政部门对各委办局）
3、晓喻告知的广泛性。通知首先是让大家晓喻，知道内容后才想怎么办。
4、较强的时效性。即有时间期限（如涨工资过时间不行），也有效力长短不一。如有的会议通知，会期一到，就失去了效力。
通知的分类：
1、批示性通知：可分批转性、转发性、发布性三种。批转性的用于批转下级公文；转发性的用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布性的用于发布规章。如关于印发“规定”的通知等。这类通知分别与被批转、被转发、被颁布的原件构成一份完整的公文。
2、指示性的通知：是对某一项作出具体规定或对处理某一问题作出具体指示的通知。是上级对下级下达指示，而内容又不适用于“指示”文件时使用这个通知。如《国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知》。
3、事务性通知：用于安排一般具体事务。如调整机构、启用印章、变更作息时间、安排节假日值班等。应用广泛，内容单一。
4、会议通知：各机关单位用以发出召开会议的通知。
5、任免通知：上级机关任免下级机关的领导人员或上级机关的有关任免事项需要下级或平级机关知道时发出的通知。
通知的写法：
通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。但各种通知的具体写法也不尽一致。
1、批示性通知：
①标题。也由发文机关、事由和文种构成，不能随便省略。但问题比较突出。需注意的：一是标明被批转、被转发公文的机关，因为原公文由于有固定版头时可能省略了发文机关，而批转或转发时不标明，下边就不知原文是哪发的。如《市政府办公室转发市财政局关于控制行政经费问题的报告的通知》，就把市财政局补进文题了。二是批示性通知标题介词“关于”使用，一般只用一个，批转机关可用批转、转发等词。不能用市政府办关于批转市财政局关于×××的通知，而应是市政府办批转市财政局关于×××的通知。三是层层转发即转发层次较多的公文，发文中可省略间接转发机关和原发文机关名称，只保留直接上级机关名称，后加上“所转发的”四个字。举个例子。如完全照转可能出现“喀左县人民政府关于转发朝阳市政府关于转发辽宁省人民政府关于转发国务院办公厅关于转发教育部关于在中小学生实施豆奶工程的通知的通知的通知的通知的通知”。这就罗嗦了，用直转的办法可简化为“喀左县人民政府关于转发朝阳市政府所转发的在中小学生实施豆奶工程的通知的通知”，四是如果被批转或被转发的公文是联合行文，原发文机关较多，通知中可只保留原主发机关名称，后加“等”字。五是标题中不要轻易使用书名号，只有被批转的规范性公文才能用。
②正文。批转和转发式通知的正文一般是由批转和转发对象、批示意见二部分组成。即开头点明对象即被批转的公文名称、发文字号和发文机关，表明态度来做出决定；批示意见部分通常是对被批转公文的基本精神作进一步的强调或必要的补充说明，以突出被批转公文的重点或核心内容，引起批转范围的重视，更好地贯彻执行；发布式的通知的正文，一般写三层意见，开头说明发布的根据或目的，中间写发布对象，最后提出执行要求。
2、指示性通知：
①标题不能随便省略或简化，必须具备发文机关、事由和文种三项。如《朝阳市政府关于进一步加强成品油管理的通知》
②正文一般包括缘由、事项和执行要求三部分。
3、事务和会议性通知： 标题比较灵活，可以是完整规范的形式，也可以省略发文机关；正文一般由发文缘由、通知事项和执行要求三部分内容组成。
4、任免通知。标题应写明被任免人员的姓名即代表性人员姓名，后加等同志。如《关于×××等同志职务任免的通知》，正文说明任免根据和任免决定。
通知写作注意的事项：
1、准确使用文种。
2、通知事项必须明确具体。
3、实事求是，切实可行。
（四）决定
决定是党政机关、社会团体、企事业单位对重要事项或重大行动作出安排的决策指挥性公文。决定的特点：具有指令性、约束性。它以结论、规范和安排，要求有关单位和人员认真贯彻执行，如有违反，要受到一定的处罚。这个特点近似于命令，又不同于命令。命令是只有中华人民共和国宪法和各级政府组织法明确规定的机关和人员才有权发布，也有是以首长名义发布的，它只讲结论，不讲原因，一经发布，就产生法律效力。决定比命令适应范围广，由领导机关的领导成员集体讨论后公布，有一定的论理性。也有的资料这样概括决定的特点：
①具有规定性。与条例、办法、规定等法规类文件性质相同，但它比前三者有说理内容，有强制力和约束性。
②具有指示性。对重要事项和重大行动进行的决策性指挥，关系重大，影响深广，具有指示性。
③具有确定性。“决”就是拿主意，“定”就是不能改变。什么事项一上决定，就意味着这项事定了，在较长时间内发挥作用，不能朝令夕改。
④法定作者广。比命令的法定作者广，国家机关、党派、团体及企事业单位均可。内容比命令具体。
决定的写法：一般由标题、正文和落款三部分组成。不能随意省略。标题有两种形式，一种是由发文机关、事由和文种构成；另一种是由事由和文种构成。如《关于严惩严重危害社会治安犯罪分子的决定》。决定成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，决定的时间一般标注在标题下方，用小括号括起来。如《全国人民代表大会关于成立香港特别行政区的决定》（1990年4月4日第七届全国人大三次会议通过）
正文包括三项内容。一是决定依据；二是决定事项；三是希望、号召或执行要求。
落款包括发文日期和印章。
（五）通报
通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的公文。通报的特点：
1、教育引导性。通报虽然也是用来传达和告知的，也有所告诫和要求，但却没有强制贯彻的要求，而是通过通报的形式对下有所指导、有所示范、有所教育、有所警戒、有所督促，从而达到教育功能。
2、典型针对性。通过典型事例达到启发式教育的目的，告诫人们应该注意什么问题、发扬什么精神、克服什么倾向。因此通报的事情是重要的，事例是典型的。
3、真实严肃性。通报的人或事必须是真实的。同时，通报又代表一级组织进行表扬、批评或通报情况，有着鼓励、警示或或惩戒作用，所以又是十分严肃的。
通报的种类。
1、表彰性通报。用来表彰先进单位或个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召学习。
2、批评性通报。用来批语错误、处分犯错误的单位和个人以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训。
3、情况通报。旨在一定范围内传达重要情况和动向，以指导面上的工作为目的的通报。
通报的写法：一般由标题、正文、落款三部分组成。
1、标题：通常有两种形式
①由发文机关、事由和文种组成。如《辽宁省人民政府办公厅关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》。
②由事由和文种构成。如《关于给不顾个人安危与抢劫犯顽强搏斗的×××同志记功表彰的通报》。
2、正文：包括通报缘由、通报决定、通报的希望要求等内容。
3、落款：包括发文机关名称和成文时间。
通报写作的注意事项：
1、注意区别。一是与奖惩决定的区别。两者写法是一致的，但奖惩决定涉及的事实比通报严重或影响更大，制发这类公文重在作出决定，用词和语气比较严肃；而通报重在教育，用词和语气平和一些。二是与通知的区别。通报传达的是重要精神或情况，告知的是特殊事项；通知传达的是上级指示，告知的是一般事项。通报的目的是使一定范围内的单位或个人从中受到教育和启发；通知是为了使有关单位或个人知道事项和怎样去做。通报可用于表彰先进和批评错误，而通知没有这个用途。
2、内容真实。
3、行文及时。
（六）批复
批复是用于答复下级机关请求事项的回复性公文。批复的特点：
1、行文的被动性。以下级机关的请示为行文条件。
2、回复的针对性。针对请示机关行文，针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。
3、效用的指挥性。批复提出的处理意见和办法代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力，更具权威性，下级机关必须遵照执行。
批复的种类：
1、同意性批复：对下级机关请求的事项表示同意的批复，有决定性批复和指示性批复。
2、否定性批复：对下级机关的请示事项持否定态度的批复，要讲清理由，以理服人，不以权压人。
3、解答性批复：针对下级对法律、政策、规定、措施等的询问请示所做答复。
也可分：
1、审批性批复。针对下级机关请示的公务性事宜，经审核后作出的批示性答复，如机构设置、人事安排、项目安排、资金划拔等。
2、指示性批复。针对方针、政策性问题进行答复。
批复的写法：
由标题、主送机关、正文、落款组成：
1、标题：有多种写法
①由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成。如《国务院关于将蛇岛列为国家重点自然保护区给辽宁省人民政府的批复》；
②由发文机关名称、事由和文种组成。《辽宁省人民政府关于同意观音阁水库向本溪市供水收取水费的批复》；
③由事由和文种构成。《关于同意设定建平县榆树林子镇的批复》。
④由发文机关名称加原件标题和文种的构成。《朝阳市人民政府＜关于做好接受国家开发办验收我市农业综合开发项目准备工作的请示＞的批复》。
2、主送机关：只能主送一个机关。如需更多部门了解和执行，可抄送。
3、正文：
①批复依据。首先写明来文日期、标题和发文字号，交待批复的依据，点明开头的下级机关。然后用“现对××问题批复如下”或“现批复如下”进行过渡。
②批复内容。根据国家的方针政策和法令法规，针对请示的具体内容给予明确答复和具体指示，不予争论。一般分条列项一一作答。无论是完全同意、部分同意或都不同意，均应提出指示性意见或说明理由。
③结束语。一般用此复，特此批复等惯用语作结，也可不用。
4、落款：一般包括署名和成文时间两项内容、加盖公章。
注意的事项：
1、针对性强。请示什么、批复什么，当然还要调研，以了解下情和掌握政策。
2、观点明确，不能太原则，不能模棱两可。
3、非常及时。不能因为延误时间而造成损失。
4、言简意赅。做到意尽语止，庄重周严，不能有歧意。
第二篇：公文写作基本知识
公文写作基本知识
1．什么是公文？
公文指在经营管理过程中形成的具有行为规范作用和规范体式的公文文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策、发布规定和措施，请示或答复问题，报告或布置工作，以及商洽业务、交流经验的重要工具。
2．公文从行文关系上分为那三类？其分别包括的常用公文种类有那几种？
下行文：命令、决定、决议、规定、办法、通知、通报、批复、意见； 上行文：报告、请示；平行文：函。
3．公文特点是什么？
①公文具有鲜明的政治性； ②公文由法定作者制成和发布； ③公文具有法定的权威性和现行效用； ④公文具有特定体例和处理程序。
4.公文写作的步骤：
明确主题；收集材料；拟写提纲；正式起草；加工修改。
5．公文处理办法对公文主送单位名称的规范使用有何规定？请说出大唐国际发电股份有限公司的规范简称。
公文主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。大唐国际发电股份有限公司的规范化简称是大唐国际，在资本市场的简称是大唐发电。
6．公文标题一般包括哪几部分？
包括发文单位、事由和公文种类。有些文种的标题中可以省略发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。7．什么是请示？
请示是用于向上级领导单位请求指示或批准事项，以便尽快解决困难和问题，推动机关工作的一种上行公文文种。
8．请示的分类
请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。
9．请示应遵循的原则
请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。顶格直接标写上级单位名称，不多头主送；除领导者要求外，一般不送领导者个人。
10.请示的正文包括那些层次? 开头：明确交代请示事项的背景或理由，或只说明请示的根据、目的。主体：提出请求上级机关给予指示、批准或批转的有关事项；针对上述事项提出本单位具体意见、建议或方案；如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策。不能简单地上交矛盾。
结尾：恰当使用结语。如:“妥否，请批复。”、“以上请示如无不当，请批准。”
11.请示包括那些应用范围? 请示是在特定条件下使用的文种，遇到以下情况需要请示上级机关：（1）对上级机关的法规、政策及其决定、指示等有不理解之处，或它们不适应本单位情况需要变通处理的时，需要请求上级机关予以解释、批示与认可。
（2）请示审批或批转本机关制定的重要规章、重大决策以及工作中出现的新情况、新问题等。
（3）请求批准人员编制、机构设置、干部任免、领导班子组成与调整、经费预算以及重要人员或事故的处理。
（4）请求协调与解决本机关无法解决的困难或问题。（5）根据规定必须履行审批手续的事项。总之，凡是下级机关在职责范围内无权解决、无力解决、不知如何解决的问题，均需要提请上级机关给予裁决、指示或批准。任何超越权限或擅自处理不该由本机关处理的问题，都是错误的行为。
12.请示的正文有何要求? 正文是请示的主体，为了提高行文效果，撰写请示的正文时，一般分为以下三个部分：
一是说明请示原因撰写请示都要从陈述原因开始，主要说明行文的理由、依据或目的，必要时可以说明请示问题产生的背景。有时根据具体情况，要阐明解决问题的必要性、紧迫性。同时，要讲请示事项已经具备的条件和办理的可行性。
二是提出请示事项。这是请示的主体部分。主要说明遇到了什么问题，要请示哪些事项，本机关准备怎样处理。重点在于对解决有关问题提出解决问题的初步方案，供上级机关定夺。若有可供选择的多个方案或建议，则需提出本机关的倾向性意见。提倡积极帮助上级机关出谋划策的态度与做法，坚决反对简单消极地上交矛盾的态度和做法。
三是结尾用语。请示要用简短的语言，明确提出请上级指示、批准、批转的肯定要求。注意采用征询、请示和谦和的语气，使用期请的语言，避免使用咄咄逼人的语气和强硬的、不新生的基本“最后通牒”式的语言。
13．什么是报告？
报告是用来向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议，答复上级机关的询问的一种上行公文文种。
14．请示和报告二者的区别
（1）行文时间不同：请示在事前行文，严禁“先斩后奏”；报告在事后或事中行文，不能“只斩不奏”。
（2）行文目的不同：请示旨在请求上级机关给予指示或批准，是期复性公文；报告旨在下情上达，提出意见和建议，是呈报性公文。
（3）处理结果不同：上级单位收到下级请示，要给予批复；上级单位收到下级报告，不必答复。
（4）内容要求不同：拟写请示时必须遵循一文一事制度；拟写报告时不必强求一文一事。
15．报告共分几类？
按照内容划分：综合报告；专题报告；例行报告。
按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；会议报告；建议性报告；检讨性报告。
16.报告的基本结构形式有何要求? 1标题
标题一般采用发文机关名称+事由+文种的形式。
2、主送机关
3、正文
报告的正文，通常这样安排： 一是说明报告的缘由。
二是报告的主要内容。讲报告涉及的主要工作进展情况，要突出重点，抓住核心问题，有成绩、有经验、有不足，有改进意见。
三是结语。一般使用“特此报告，请审阅”，“特此报告”等。
4、发文机关名称
5、成文时间
17.工作报告正文的写作方法
工作报告的正文，通常分为三大部分。
一是开头部分。主要采用概述式写法，即概要叙述报告所涉及的工作的基本梗概，包括行文依据、报告针对的时间、地点、主要任务、总体效果评价等。
二是报告主体部分。重要报告工作进展情况和主要成绩，工作中采取的主要措施以及主要的经验体会；指出存在的不足之处或薄弱环节，说明解决办法，提出下一步各种的安排意见或表明进一步做好工作的愿望。主体部分仍然采用概述的写法，只是要区分重点与一般，有详有略。三是结尾部分。通常使用的结语是“特此报告，请审阅”，“如有不当，请指正”等。
18．什么是通知？
通知是用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
19．通知分几类？
指示性通知；知照性通知；事务性通知；批转、转发通知；任免性通知
20．通知有什么特点？
内容单纯，行文灵活简便；
表述具体，可操作性强；
时效性强，需要及时周知或执行。
21．会议通知一般包括哪几部分？
一般包括会议缘由、会议内容、具体要求三部分。
22．什么是会议纪要？
会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。
23．会议纪要主要类型有哪几种？
1.决议性纪要； 2.协议性纪要；
24．会议纪要的格式构成版头:（1）专门设计的纪要版头,适用定期召开的会议
（2）按照下行文格式设计的版头,适用专题会议纪要
主体:包括会议概况和主要精神（1）标题+正文 适用专题会议纪要
（2）有正文,无标题 适用定期召开的会议
文尾: 包括主题词、发送范围、印制单位、印发日期等。
25.会议纪要的主体写作要求有那些? 会议纪要的主体分为会议概况和会议主要精神两个部分。
（1）会议概况。即会议纪要的开头部分。可以采用分条列项式和概述式两种形式。分条列项式即依次将会议时间、地点、参加人、列席人、会议议程、主持人等会议要素顺序列出，使人一目了然。概述式则将上述内容用一段文字简要概括叙述，以使人们对会议情况有一个基本了解。
（2）会议主要精神。这是纪要的核心部分，既是对会议基本精神和议定事项的系统整理和集中反映，也是要求与会单位或有关方面贯彻落实会议精神的法定依据。对会议基本精神的介绍，实际上是在转述会议取得的共识，多数用“与会代表一致认为……”“代表们指出……”等，也可以采用第三人称的方法，如“会议指出……”“会议决定……”“会议希望……”等，必须忠实于会议实际，尊重会议的精神实质，不能将执笔者个人见解掺杂进去，不可随意增减，更不能借题发挥，这是撰写纪要的基本原则。同时，还应注意，纪要又是对会议基本精神的提炼和概括，它既要反映会议讨论情况，特别是领导人重要讲话精神，又必须综理其要，提炼概括，不应成为会议记录的全面重复。
一般来说，会议纪要不必安排结尾部分。因为，结尾所要强调的问题，无非是号召……、要求……，这些大都在精神中得到了反映。
26.撰写会议纪要的注意事项是什么?（1）写作之前做好必要的准备工作。要了解会议的宗旨和指导思想，熟悉会议议程，预计会议可能出现的情况，作到胸中有数，以便较好地把握会议的精神，搞好会议记录，为编写会议纪要奠定基础。
（2）忠实于会议内容，掌握会议要点。在决议性纪要和协议性会议纪要中，要准确真实地反映会议的精神实质，关键是要抓住与会者达成的共识和议定事项，要围绕会议宗旨和讲座情况进行整理概括，不要把个别人的意见当作共识来反映。在研讨性会议纪要中，则要求既要写清一致意见，也要写清重要的不同意见，这也是忠实于会议内容的表现。
（3）要掌握综合提炼会议结论的常规要领。在概括会议主要精神或结论性意见时，人们总结出来的“四要”值得借鉴：一要抓住主持人人发表的意见，特别是他（她）的总结性发言；三要区分讨论过程中的意见和表态性的结论性意见；四要把握多数人意见，尤其对重大总是意见不完全统一时，要按照少数服从多数的原则，以多数人的意见为结论性意见。
（4）注意表达的逻辑性和条理性。可以用第三人称的方法，如“会议认为”、“会议决定”等区分纪要的不同层次，可以用列小标题的方法，区分不同的问题。以增强逻辑性和条理性。
27.简述函的含义和特点。
函（习惯称公函）是不相隶属的机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项的一种公文。
函有以下几个特点：
第一，适用范围广泛。无论平行或不相隶属的机关之间相互往来公文，不受级别限制，都可以使用函行文。
第二，内容单纯具体。函的内容遵循一文一事的原则，不能一文多事。要涉及具体的人，具体的事，具体的时间，具体的事项等。
第三，格式灵活简便。机关对外发函，在格式上的要求比较灵活，行文的限制较少。
第四，文字表达简练。函的篇幅都比较简短简明。
28.函的种类有哪些?（1）请示函：旨在向专门职能部门请示批准，例如《XX市林业局关于请示将红叶斋商店列为旅游定点商店的函》。
（2）批准函：用于批准有关机关的请求事项，例如《国务院关于同意沈阳海关升格为正厅（局）级直属海关的复函》。
（3）商洽函：旨在与对方机关商洽有关事情，请求予以协助或解决某个问题，例如《XX大学人事处关于商洽张XX同志调动工作事宜的函》。
（4）询问函：即向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。
（5）答复函：即答复对方询问和商洽之事，例如《XX市人事局关于同意与XX房管局联合举办房管系统干部培训班的复函》。
（6）告知函：即向对方告知有关事项，以求得对方的协助配合。
29、函的正文的写法? 不同内容和用途的函，其正文写法不同。
主动发函（请示函、商洽函、询问函、告知函）的正文，一般首先说明发函的原因，理由、根据；询问什么问题，告知哪些情况等，要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持；请示函，则主要说明请示的理由和请示批准事项等。商洽和请示事项，应当说明本单位的意见。发函理由要充分明确，合乎事理。函的结尾要写明要求答复，并使用诚奶谦和的语言和商量、征询的语气。如“请即函复”、“特此函告”、“请大力研复（函复）为盼”、“请大力协助并尽快函复”等。
复函（包括答复函和批准函）的正文，首先要针对来函表示收悉，然后，针对来函请求、商洽、询问的有关事项，明确答复或表态。如果撰写批准函，由重在表态同意某某事，还可以在此基础上，阐述有关意见，提醒对方注意有关事项。最后使用结语：“特此函告”、“特此函复”、“此复”等惯用语结尾。
30．拟定公文应注意的事项？
（1）引用公文应先引标题，后引发文字号并加括号，日期要具体写年月日；
（2）公文用词用字必须准确、规范。使用简称时一般先用全称注明简称后，再用简称。公文中的数字，除成文日期和部分层次序数词，以及词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字；
（3）公文必须使用国家法定计量单位；
（4）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。（5）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（6）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（7）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
（9）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
31.公文中结构层次序数是如何规定的? 第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。
32.公文复印件作为正式公文使用时有何要求? 应该在公文复印件上加盖复印机关的证明章。
第三篇：公文写作基本知识
公文写作基本知识
公文文种
根据规定，党的机关使用的主要文种为14个，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；
国家行政机关使用的主要文种为13个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通知、议案。
名称相同与不同的均有9个，叠加后共18个法定文种
（一）通知
通知属于下行文，是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定：
（1）通知适用于发布有关法规和规章
（2）批转下级机关的公文
（3）转发上级机关和不相隶属机关的公文
（4）传达要求下级机关办理和需求有关单位周知或者执行的事项
（5）任免人员
写作要求：
（1）拟定好标题
（2）符合实际，切实可行
（3）交代清楚
（4）文字简练准确
（5）语气恳切庄重
转发通知：在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复发出的问题，如《××县委转发××州委转发××自治区党委关于××（事由）的通知的通知的通知》。可写作《××县委转发××自治区关于××（事由）的通知》。
（二）报告
报告属于上行文，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问或要求的公文。
报告的写法：内容真是可靠、要有信息价值、有分析有看法、不夹带请示事项。
（三）请示
标题请示属于上行文，正文基本结构是下级机关结尾
第四篇：公文写作基本知识
公文写作基本知识简介
一、公文
（一）公文的定义。
关于公文的定义，现行党和国家的公文法规中都有明确具体的表述。202_年8月24日，《国家行政机关公文处理办法》第二条明确规定：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。1996年5月3日，中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》的第二条明确界定：党的机关公文，是党的机关领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。这两者均为狭义的定义，仅适用于我国现行党政机关。据此类推，广义的公文定义扩展表述为：“公文，是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书。”
（二）公文的类别。
可按所起作用、行文关系、制发机关、来源及发出使用范围、内容的重要程度、送达和办理时间要求等六个方面划分，常用的分类有两种。
1、根据所起作用不同，可分为：
（1）法规性公文。如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等。
（2）计划性公文。如计划、规划、要点、方案、预案、设想、纲要、安排、打算等。
（3）指导性公文。如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意见等。
（4）陈述性公文。如工作总结、工作情况报告、调查报告等。
（5）请示答复性公文。如请示、批复、复函等。（6）沟通情况性公文。如通报、简报等。（7）宣传教育性公文。如讲话稿、通告等。（8）商洽性公文。如函等。
2、根据不同的行文关系，可分为：（1）上行公文。如请示、报告、意见等。
（2）下行公文。如指示、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等。
（3）平行公文。如函等。
（三）公文的特性。
1、作用的策令性。策令是反映阶级意志的，这就不能不使公文具有鲜明的阶级性和服务于政治的作用。
2、特有的严密程式性。严密程式体现了政治集团的权限和从属关系。程式性指公文的惯用格式、写作层次与转述来文的方式。公文构成的三要素，即作为指导国家治理的政策思想，体现政治集团权限的行文程式，以及作为权力标记的信符，是其他所有文体都不具备的。
3、撰拟的专任性。包括两种形式，一是职述，即由担负某种职务的人去拟写与其职务相称的公文；二是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权由他人代拟公文。
4、严格的时间性与特有的时效性。时间性，决定了公文要快写、快发、快处理，以提高机关工作的办事效率，这也是当前机关行政效能建设的一项重要内容。时效性，所有文件均以“成文日期”作为生效时间，也即是公文公章“骑年盖月”的那个时间，非版记印制时间。
5、实实在在的真实性。为什么要概括成这样一句正确的废话？实在又真实？原因在于公文的真实性，要符合本单位的实际，不是“天马行空”，也不是“无法无边”，是事实真实与方针政策真实的有机统一。
6、作者与阅者的特定性。
此外，值得一提的是，从1988年以来，国家先后两次发布与公文处理法规相配套的公文格式标准。一是由国家技术监督局1988年9月5日发布的《国家机关公文格式》（GB/T9704—1988），该标准适合于各级党政机关制发的公文。二是由国务院办公厅提出、由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999），该标准在1988年的基础上作了很大修订，而且靠拢了国际标准，显得更加科学、严谨、完备，也正是今天印发的会议资料之一。
二、公文的文种
根据规定，党的机关使用的主要文种为14个，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；国家行政机关使用的主要文种为13个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通告与议案。综述之，名称相同与不同的均有9个，叠加后共18个法定文种。着重讲述常见五个文种的写法。
（一）通知。
1、文种释义。从运用实际来看，通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的一个文种。按照公文法规的规定，①通知适用于发布有关法规和规章，②批转下级机关的公文，③转发上级机关和不相隶属机关的公文，④传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，⑤任免人员。由此可看出，通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能特性。
2、基本结构与写法。
通知按其作用分为三类，发布性通知、指示性通知、批转、转发性通知。
（1）发布性通知。
发布性通知一般用于发布有关法规和规章，市级以下基本不用，在此即不作深究。
（2）指示性通知。
指示性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。
标题。这类通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成，如《中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》等。
正文。正文的写法主要有两种形式：一是既有一个独立且简短的开头“提要”，又要一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列的内容组成，呈现“总—分—总”的结构模式。这是内容复杂一些的指示性通知相当普遍的一种写法。还有一个值得注意的地方，即不论写几个部分，通常第一部分都是讲提高思想认识方面的问题，而最后一个部分则是讲有关组织领导的问题，这也算是这类通知写作的一大特点。
二是开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“提要”，然后分条列项提出要求，其结构形式表现为“提要分条式”，这是较前者内容简单一些的指示性通知的写法。在写法上，一般采用“提要”标目的方式，先用序号标明层次，随即列出段旨句，使行文条理清晰，眉目清楚，便于领会、理解和执行。同时，对每项规定要求的阐述都很明确具体，具有很强的针对性和可操作性。
由于是指示性通知，因而在文中应适当使用“不得”、“要”、“不要”、“必须”等模态词语，以使表意明确，语气坚定有力，令人不容臵疑。这对于确保通知内容的贯彻执行，是极为必要的。
结尾。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。它既与开头的“提要”相互照应，使全文达到圆润缜密，又起到总括收束的作用，以进一步提高人们的认识。
（3）批转、转发性通知。
批转、转发性通知的内容结构一般由标题、正文、结尾部分组成。
标题。此类通知的标题，通常由批转（转发）文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。这里讲的主要内容即被批转（转发）文件的标题，例如《国务院批转财政部、国家计委关于进一步加强外国政府贷款管理若干意见的通知》。
正文。此种通知的正文，通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度；二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性；最后是提出贯彻执行的希望和要求。这层内容要视具体情况而定。它可以是一句话，也可以是若干条段。
结尾。要写明本通知的制发日期，并加盖公章。
3、写作要求。
（1）要拟定一个明晰恰切的标题。通知的性质及功用决定了在写作时必须十分关注其标题的拟制，要使读者一看标题便知通知什么，或要求做什么事情，为此，就需要写明有关表示通知类型的词语，如在文种之前冠以“紧急”、“特急”、“补充”、“联合”等等。
（2）对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不论被通知的机关为几个，都应这样做。
（3）不论是哪种类型的通知，其事项部分都要写得符合实际，切实可行；应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确，语气要恳切庄重。
（4）在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于××（事由）的通知的通知的通知》。对于这种情况，为了避免重叠烦琐，按照惯例，可以省略中间层次（即市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题简化为《××县人民政府转发××省人民政府关于××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删掉的中间层次写进公文的开头，如“近接市人民政府关于×月×日发来省人民政府关于××（事由）的通知（×政发[202_]6号），现转发你们……”由于标题中已有“通知”字样，省略了自己的那个“通知”也不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。
（二）报告。
1、文种释义。
报告，是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。报告不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。按行文的目的与作用不同，报告一般分为七种：
一是工作报告，即用于向上级汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验和挫折的教训；
二是情况报告，即用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比，其突出的特点是使用面广、反映迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用则侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性；
三是呈请性报告，即呈报上级要求加以批转或批示的报告，基本都是向上级提出工作意见与建议，故亦叫“建议性报告”；
四是检讨（检查）报告，是因为工作中发生失误而写给上级的报告，它不同于个人写的检查材料；它是下级组织写给上级组织的；
五是例行报告。即在特殊紧急情况下（如战争、自然灾害、社会**等），上级机关要求下级按周、按半周、按日向上级机关反映工作、汇报相关情况的报告；
六是回复性报告。即为答复上级机关的询问事宜而写的报告；
七是送文送物报告，即向上级机关报送非法定文种（如工作总结、计划、规划、调查报告、述职报告、决策方案）等文件材料时使用的“文件头”或向上级机关送某一重要物品（如武器、弹药、毒品等）时随物一同送文的报告。
2、基本结构与写法。
报告的内容结构一般由标题、主送机关、正文和结尾四部分组成。
标题。报告的标题有两种形式：一是完全型标题，即由发文机关、事由和文种三部分组成；二是由事由与文种构成。
主送机关。报告的主送机关即直接上级机关。但《国家行政机关公文处理办法》规定：除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。如果是上级机关负责人直接交办的事项，就可以机关名义制发报告（请示或意见）主送机关处标写上级机关负责人的姓名。
正文。一般应载明三项内容：
一是报告原由。原由类似导言，一般要概述制发报告的目的、原因、背景等。工作报告一般概述过去的工作业绩；情况报告一般概叙实践情况、事故总的情况；答复报告概叙作出答复的原由，即接受或收到关于某方面的询问（公文或口头交办），并做了什么调查，有什么结果等工作，并以“现就某问题报告如下”之类的句式过渡到下文。报送报告一般没有此部分。
二是报告事项。这部分是报告的核心。工作报告要叙说工作的各个方面是如何开展的，包括进程、措施、成绩、经验、教训、存在问题、今后打算等；情况报告则要详叙事情的起因、过程和结果；事故报告和检讨报告在情况报告的基础上，往往还要写对事故责任人所做的处理；答复报告要完整地叙述或说明所要回答的内容；报送报告一般用固定性的句式“现将……报上，请审阅”。三是未尽事宜。这部分内容应根据事项而定。工作报告、情况报告、检讨性报告一般在客观叙述了事项之后，再简述主观方面的看法和已采取的做法或今后的努力方向之类；答复、报送类报告一般没有这部分。
结尾。包括结束语、发文机关印章和成文日期等三项要素。结束语可写可不写，如果写，一般用“特此报告”之类的固定性语句。
3、写作要求。
（1）汇报的内容必须真实可靠。
（2）反映报告的情况要有信息价值。在报告内容方面，应着重反映那些政策性强、影响面大、带有动向性的情况和问题。
（3）对情况要有分析、有看法。无论是综合报告还是专题报告，都应避免罗列情况，冗长琐碎，写成“流水帐”。应该把情况、问题归纳起来，进行认真的、实事求是的分析，使之条理化，并具体地提出解决问题的意见和措施。切忌矛盾上交，只摆情况，不作分析；或只提问题，向上级要办法。
（4）报告中不要夹带请示事项。报告与请示是公文中的两种文体，各有各的内容和写作要求，不能混为一谈。报告这种问题不需要上级批复，如果夹带请示事项，势必贻误工作。
（三）请示。
1、文种释义。
请示，是下级机关向上级机关提出要求，请求上级机关给予指示或批准的公文。下级机关一般需要请示的问题有：①对有关方针、政策、指示、决定中不了解的问题；②工作中发生重大问题和原无规定、难以处理的问题；③由于本单位、本地区的特殊情况而造成的难以处理或需要变通处理的问题；④不属于本单位权限范围内，须经上级批准后方可决定的问题等。
2、基本结构与写法。
请示的内容结构一般由标题、正文和落款三部分组成，其写法如下： 标题。请示的标题由发文机关、事由、文种三个要素组成。例如《四川省泸州质量技术监督局关于修建办公大楼的请示》。
正文。请示的正文一般由请示理由（问题）和请示事项两部分构成。
请示问题的理由。这部分应写明请示的问题并陈述理由。请示的要求一般从标题上就能反映出来。但请示的要求是根据什么问题提出的、其理由是什么，必须在请示的正文中先作具体陈述。只有让上级了解到请示的问题轻重如何、属于什么性质，是否非解决不可，才能为上级机关提供指示或是否批准的依据。撰写这部分内容一定要做到问题明确，理由充分。
请示批准的事项。请示的问题明确，理由充分，要求解决的事项就能得到上级的认可和批准。
向上级机关提出请示，既要从请示机关的实际问题和需要出发，又要考虑上级机关的批准权限和解决问题的能力。任意提高解决问题的要求，或不考虑上级机关是否能够解决，都不利于实现请示的目的。因此，在写请示批准的事项时，要抱着客观实际的态度，向上级机关提出合理可行的请求。
结尾写上“以上意见当否，请批示”、“当否，请批示”之类的结束语。
3、写作要求。
（1）要一文一事。任何机关都有一定的职权范围，在请示行文中如果不是一文一事，就有可能出现某些事项属于职权范围之类，而有些事项却超出职权范围的情况，以致使领导机关难于批复，影响请示目的的顺利实现。
（2）不要多头请示。多头请示容易因责任不清、互相扯皮而延误工作。因此，请示行文只能主送一个机关。
（3）一般不要越级请示。在特殊情况下必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
（4）不要与报告混淆使用。请示与报告同属上行文，但两者之间却有严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”则是事前行文（举例）；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示”这个文种；而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时使用的文种都是“批复”而不是“批示”。
（5）不要与上行的意见混淆使用。“请示”与上行的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，他们都是要求上级机关对自己所提的事项或问题，或给予批准、或给予指示、或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着同一性，但他们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到的需要上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，也即是我们通常所说的“硬件”；而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难等，要求上级给予指示或支持，也即是我们通常所说的“软件”。
（6）注意请示内容要完整。请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度的内容；请示处理问题的，本单位应先明确表态。
（7）联合行文时要搞好会签。会签时，应将主办机关排在首位。强调一句：联合行文时，作者应是“同级机关”，即：同级政府之间、同级政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间可以联合行文；政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行政职能的事业单位、公司也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。
（四）批复。
1、文种释义。
批复，是上级机关对下级机关请示事项作出答复的公文。批复要对请示事项明确表示同意或不同意、批准或不批准的态度。批复是具有指示性质的公文，下级部门要解决请求的问题必须以批复内容为依据。
2、基本结构与写法。
一般对简单请示事项的批复，文字内容都比较简短，针对重大问题或复杂问题的批复，文字就比较长。无论长短，批复的结构内容一般都由标题、正文、落款三个部分组成。
标题。由发文机关名称、发文事由、文种三个要素组成。拟写标题的事由部分有两种常见的情况：一种是写出下级机关请示文件的标题来体现事由，如《关于对市计量测试所关于购买交换机计时计费检定仪等设备请示的批复》；另一种是针对下级机关请示的事项，直接写出批复的事由，如《关于同意市计量测试所购买电导仪的批复》。
正文。批复的正文由批复的根据和批复的意见两部分内容构成。
一是批复的根据。引述下级单位的来文标题和发文字号，“你局《关于开通县政务服务中心代码数据接口的请示》（发文字号）已收悉¨¨¨”
二是批复的意见。紧接批复根据写出批复意见，对请示或报告的事项作出明确、具体的答复。如《××市物价局关于对××市电子原件厂〈关于提高电子原件出厂价格的请示〉的批复》，正文写出批复的根据后，针对请示中陈述的困难和申请批准的事项，写出批复意见：“由于电子产品的原材料及辅料价格的提高，生产成本上升较大。为保证电子产品正常生产，满足市场的需要，同意将你厂电子产品出厂价格提高5%，从文到之日起执行。”这篇批复的文字不多，但结构完整，内容简明扼要，针对性强。
如批复的意见较长，就需要单独写成一个部分，并以条款的形式来分别表述有关的意见。在正文的结尾处，常用“此复”、“特此批复”等习惯用语。
落款。在正文右下方位臵写上发文机关名称及发文日期。
3、写作要求。
（1）慎重对待，及时答复。批复机关收到请示后，要及时进行周密的调查了解，掌握有关情况，根据现行政策法令及办事准则，经认真研究后，及时给予答复。
（2）针对请示进行答复。上下行文要互相对应。
（3）要明确态度。批复意见不管同意与否，必须十分清楚明白，态度明朗。不能含糊其词，摸棱两可，以免下级机关无所适从。批复的主送机关非常明确，只有请示机关一个，如果所请示问题带有普遍性，或需告知其他机关，可用如下办法处理：一是除批复原请示单位外，并转有关单位；二是将批复抄送有关单位；三是将有关意见另用“通知”行文。将本机关对一些普遍性问题的意见及时传达下去。
（4）不能指示、复函混用。同为下行文，均对有关事项提出原则、要求，但两者的区别是明显的。首先是内容不同，指示是对下级机关布臵工作，阐明工作活动的指导原则。而批复事项较窄，只能针对请示事项作出具体答复。其次是受文对象不同。指示的受文对象一般不是某个机关，而是有关的机关单位，受文对象甚至不确定。而批复有特定的受文单位，只给原请示机关发出批复。再次是制发动因不同。指示根据需要而作，属主动行文，批复则是针对下级机关请示而发的，属于被动行文。
（五）函。
1、文种释义。
函是机关之间用于商洽工作、询问和答复问题的一种公文。函可分公函、便函两种。便函用机关信笺缮写或打印，可加标题，不必编号，落款署上机关名称，签上日期，盖上公章即可。这种形式的便函不属于正式文件，一般也不归入档案。公函是正式文件，应按正规形式的公文处理。一般情况下，函是用于不相隶属的机关之间商洽工作、咨询和答复问题的公文，不具备指导作用，也无批准效力；但上级机关对下级机关询问重要问题的复函，就有指示作用或批准作用。
2、基本结构与写法。（略）
3、写作要求。
（1）要正确区分公函与便函。“函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式。因此，不能把机关日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）与“函”混为一谈，信函不是正式公文。
（2）掌握分寸，用语平和。当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高”，这是由“函”这一文种的性质所决定的。
（3）要准确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”的代字，在此并未作“代替”理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。
（4）一函一事。
（5）语言要得体、有分寸。写函应力避客套，在语言上应讲究礼貌。不能使用指示、命令式的语言，要用平等磋商的语调，应在语言上恰如其分地体现出行文机关的“地位”和姿态，这样才能充分发挥函的作用。
三、常见公文的几点注意事项
（一）公文标题。
标题是公文的“眼睛”，拟好标题是写好公文的必然要求。这里对一些常见的错误加以分析，归纳起来的标题十二忌，供大家参考。
1、文种要正确。
一忌不可错用。公文文种的种类和适用范围是法定的，不可错用。主要存在以下几种病例：
报告、请示不分：如《××市人民政府关于解决水利建设资金的报告》，解决水利建设资金需要“请示”，标题应改为《××市人民政府关于解决水利建设资金的请示》；再如《××县工业普查领导小组关于工业普查准备工作情况的请示》，“工作情况”无须请示，文种应改为“报告”。
批复、复函不分：两个不相隶属的单位，只能用复函。如《××省人民政府关于××市总体规划的复函》，是省政府对市政府请示的答复，应把“复函”改为“批复”。
公告、通告不分：主要是将“通告”错用成“公告”，“公告”是属于向国内外宣布重要事项和法定事项，如在小区门前常见的《××市供电局关于××区域暂时停电的公告》、《××市关于严禁在市区养犬的公告》等，都要把“公告”改为“通告”。
除此之外，还有通报与决定不分、批复与决定不分、通报与通知不分等错用情况。
二忌不可并用。“文种并用”指两种法定公文文种在标题中同时出现，比较常见的有“关于××的请示报告”、“关于××的请示函”等。如《××县民政局关于成立消防科的请示报告》(应将“报告”删去)，《××县人民政府关于同意建立××集贸市场给县工商局的批复函》(应将“函”删去)。
三忌不可自造。拟写公文标题时，一定要准确地从本单位所在系统的法定文种中选定，不能自造文种。如《××关于开展××活动的汇报》，“汇报”不属于公文文种，应改为“报告”。再如《××单位关于增设××科室的申请》，“申请”也不属于公文文种，应改为“请示”。
四忌不可省略。公文标题中表示公文文种的名词，无论在什么情况下都不能省略。如《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示》，这不是“请示”而是批转性通知，应改为《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示的通知》。
2、事由要准确。五忌不可随意省略。“事由”即公文的主要内容。某些公告，若正文特别简短，概括事由又很冗长，省略事由未尝不可，但事由在多数情况下是不可以省略的。如《××省人民政府关于……的决定》，不能省略为《××省人民政府决定》；《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》，不能省略为《××省科学技术委员会的函》。
六忌不可繁复冗赘。繁复冗赘的公文标题往往含混不清，让人难解其意。避免此病误的关键是善于概括和精练词语。如《国务院批转财政部等部门关于制止乱开减收增支口子的报告的通知》，对联合发文的几个部门和批转公文的主要内容都进行了概括，拟制得简洁、规范。
另外，对层层转发，即转发层次较多的公文，尽量不要出现《××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院……的通知的通知的通知的通知》，可采取“直转法”处理，将标题简化为《××县人民政府关于转发国务院……的通知》。
七忌不可简而不明。简而不明的公文标题，往往似是而非，改正时须根据公文内容恰当地提炼出事由。如《××航运管理所航行通告》，根据文件内容，可改为《××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》；再如《××县人民政府关于国庆节的通知》，事由“国庆节”太简单，可改为《××县人民政府关于国庆节放假的通知》。
八忌不可错用词语。此处主要指批转性通知和转发性通知中“批转”与“转发”的错用。如区县局报来关于实施民生计量的意见，市局如同意在全市质监系统执行，则应“批转”文种；而对省局或国家总局下发的文件，我们就会用“转发”。在拟制这类标题时，一定要根据行文关系来确定用“批转”还是“转发”。“批转”是先批示再转发，因此只有上级机关才有权批转下级机关的来文。
还有一种情况是在“报告”、“请示”中滥用了“上报”、“呈报”、“申请”、“要求”、“请求”等报请性词语。如《××市工商行政管理局关于上报加强工商行政管理工作的报告》，“上报”与“报告”重复，应把“上报”删去。再如《××市人民政府关于请求解决水利建设资金的请示》，“请求”和“请示”重复，应把“请求”删去。
3、形式要规范。
九忌不可出现语病。各种语病在公文标题中都有可能出现，比如搭配不当，语序不当，成分残缺，成分多余，句式杂糅等，应运用语法、修辞、逻辑知识加以改正。如：《××学校关于加快发展本校彩色印刷品生产若干措施的通知》，这个标题动宾搭配失当，文种使用不当：“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品生产”而不能是“若干措施”；若文件内容有“决定采取以下措施”等语，应将“通知”改为“决定”。
《××省教育厅关于加强普通高校保卫工作若干问题的试行意见》，这个标题有多项错误：一是动宾搭配不当，“加强”的宾语应是“保卫工作”而不能是‘若干问题”；二是“若干问题”不能限定“试行意见”；三是“意见”属于导向性和参考性文书，不具有强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。
十忌不可随意省略或错用介词“关于”。介词“关于”在标题中不可滥用，也不可随意省略，而且位臵必须正确。如（举例）《××局优先提高办公室生活待遇的通知》，缺少“关于”，应在“××局”后加上“关于”；《关于××市财政局向××市物价局联系临时住房问题的函》，“关于”位臵不当，应将“关于”移至“财政局”后。“关于”滥用主要表现在层层转发的公文标题中，如《××关于转发××关于××的通知》，前面的“关于”可省略，因发文机关是“转发”这一动作的施事者，省略“关于”不会产生歧义。但在两个“关于”相距较远且不大拗口的情况下，则以不省略为好。
十一忌不可滥用或错用标点符号。《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名符号外，一般不用标点符号。”公文标题中赘加或错用标点符号的问题一直比较严重。其主要表现，一是批转(转发、发布)法规、规章，不用书名号而错用引号，如《××省人民政府关于学习宣传“中华人民共和国森林法”的通知》，应把引号改为书名号；二是批转、转发或批复非法规性公文(如请示、报告、意见等)，滥用书名号，如《××县人民政府批转县经委〈关于加快经济适用房建设的意见〉的通知》，其中“意见”不属于法规，应去掉书名符号；三是不必使用其他标点符号而随意使用，如《××县劳动局关于推荐订购企业二、三级人员定额定员方法讲座录像片的函》，其中的顿号不能使用；四是标点符号标错位臵，如《××省人民政府关于转发国务院〈关于职工工作时间的规定〉的通知》，应改为《××省人民政府关于转发〈国务院关于职工工作时间的规定〉的通知》。
十二忌不可不讲究文字排列。标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词拆开。许多公文标题在文字排列上很不讲究，主要病误是未能尽量保持词或词组的完整性以及字数搭配上的匀称。有的将一个合成词拆开排成两行，有的行与行字数相差悬殊，有的因排列不当造成错误语意等等。
（二）汉字的使用规范。
1、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如，一律，二倍体，四书五经，五四运动，十一届三中全会，十届全国人大三次会议。
2、相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，期间不能用顿号“、”隔开，如，三五天，两三人，十之八九不能写成三、五天，两、三人，十之八、九。
3、含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组的数字要求使用汉字。如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“??”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号。是否使用引号，视事件的知名度而言。如五四运动，“一二??九”运动，“九一三”事件。
4、概数、约数数字的书写。概率(或模糊)数字在文件中出现，应当模糊一头，而不能模糊两头。如，近百人或百人左右，不能写或“近百人左右”；80％以上或接近80％，不能写成“接近80％以上”等。
5、文章标题序号标写问题。根据国务院的统一规定，文件标题序号标写采用汉字和阿拉伯数字混合使用的编排方式，其标准格式是，第一层为“
一、”，第层二“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
6、关于语序的问题。句子中使用的定语、状语等中心词修饰不当，容易产生语义混乱。如“今天，我们学了两个国务院文件”，这里用“两个”修饰国务院显然是不对的，国务院只有一个，修饰的应该是文件，应改为“今天，我们学习了国务院的两个文件。”常见的还有“原国务院总理朱容基参加了座谈会。”此处，“原”修饰的应该是“总理”，国务院没有原来和现在之分，应改为“国务院原总理朱容基参加了座谈会”。
同时，还有主体变化，侧重点相应转移。
（三）引用规范。
常见的引用病误，主要有以下几种：
1、引用不规范。例如，有一份通知的开头是：“根据市委（202_）6号文件的要求……”根据《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第三项的规定，引用公文“应当先引标题，后引发文字号”。公文中如涉及对有关法律、法规的引用，必须注意写其全称或规范性简称，不能随意裁剪。例如，我们经常碰见的行政执法中会用到法律、法规，如行政起诉方面的，此时不能用口语里的“根据《行诉法》第某条，”而应改为《中华人民共和国行政诉讼法》或我国《行政诉讼法》。
2、引用不准确。不能因为文件标题较长，在引用时就滥行省略，以免影响其准确性。
3、引用不得体。主要有两方面的表现。其一是所因内容与上下文之间的衔接不够紧凑，给人以不协调感。例如有一篇题为《在改革中探索发展县办工业的新路子》的调查报告，其中有这样一段文字：“我市十个县办工业是在原来手工业社的基础上，在大跃进和大办农业时期，围绕为农业服务这个中心，用土法上马、因陋就简的方法发展起来的。毛泽东同志指出：没有什么困难可以阻碍人的前进，只要奋斗，加以坚持，困难就赶跑了……”此例所引毛泽东同志的指示，目的在于说明该市十个县办工业克服困难、艰苦创业的斗争精神，但与上下文意不连贯，引用是多余的，应将其删掉。
其二是引用有损公文的庄严风格。例如《中共××市纪律检查委员会关于严肃处理××贪污问题的通报》中有一段文字：“作为党员领导干部，本应以身作则，克己奉公，用人民给的权力，忠实地为人民创业造福。而××相反，他无视党纪国法，采用多种手段，与人合伙贪污人民币×万元，真可谓电线杆上绑鸡毛—掸（胆）子不小。”此引用歇后语与通报文体的性质要求不协调，有损于该文体的庄重性和严肃性，应将其删掉。
4、引用无序。公文中涉及对有关公文或经典著作的版次、卷次、页数、法律、法规条款项目等的引用，一定要注意顺序。譬如刚才讲的引用有关公文或文件的注意事项。又如对版次、卷次、页数的引用，如引用《邓小平文选》的某段话，应标注为（《邓小平文选》第3卷，人民出版社1993年10月版，第39页）。再如，对法律条款的引用，应是“条、款、项”的顺序。
第五篇：公文写作基本知识讲稿
一、公文的含义及种类
公文是国家机关和其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中，形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。国家机关公文（包括电报，下同）是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
国家机关的公文种类（文种）包括两方面：一是按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，分为13种：命令（令）、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。二是按《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月）规定，分为14种：报告、请示、函、决定、通知、意见、通报、批复、会议纪要、指示、决议、条例、规定、公报。
二、公文的特点及作用
（一）公文的特点：
1、鲜明的政治内容。公文在内容上具有鲜明的政治性。我国是中国共产党领导下的社会主义国家，运行于我国各机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。
2、法定的权威性和约束功能。公文的法定作者是合法的制发机关，而非执笔者个人。机关的制发权力是经法定认可确定的，因此，各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发，有关的受文机关和人员就必须严肃认真地对待，这就保证了它的执行效能。
3、一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。此外，公文的效能还受一定时间的限制。公文皆为解决现实问题而制发，一般要求限期传达执行，紧急公文更强调了它的现实执行性。公文总是在规定的空间范围内和时间效力范围内生效，一旦工作完成了，问题解决了，或新的有关公文制发出来了，原公文的效用也结束了。
4、规范性的文体形式。公文是一种高度程式化的应用文体。公文在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用国家法规予以规定，任何机关都不得另搞一套，各行其是。公文的规范化对提高行政机关工作效率、推动文书工作现代化有着重要的作用。
5、准确庄重的文风。撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。
（二）公文的作用：
1、发布政令，传达决策。党的各项方针、政策，国家的各项政令、法规、决定，各级各类机关的决策意图，需要发布开来、推行下去，报告上来、传递出去，这就要借助公文，通过公文运行渠道来实现。从发布最高一级机关制订的大政方针，到传递最低一级机关的报告、请示，无不依靠公文这个工具。
2、指导、推动工作。由于公文是一种具有权威性的特殊文体，各级机关运用公文手段来推行决策意图。领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作；下级机关用它来汇报情况或求得批准支持，以开展工作。公文是推动行政机关工作的一项不可缺少的重要工具。
3、工作依据，检查凭证。依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复、决定；下级依据下发的公文开展工作。离开了公文，工作便失去了依据，必然各行其是。上级的决策是否正确，下级情况反映是否属实，公文是最好的凭证。工作开展后，评价其效绩，也要以公文为检查凭据。
4、沟通信息，联系公务。各机关在公务活动中，用公文与上下左右的机关进行联系，相互告知情况、交换情报、交流思想、接洽工作、协调工作。随着公文在其间的往复运行，整个机关系统由此联成一体，使各项工作能高效率、有秩序地开展起来。
5、宣传教育，统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，从思想上弄清问题，提高认识。充分发挥公文的宣传教育作用，可以使广大干部、群众明确目标，统一思想，以积极的态度对待工作，提高工作的自觉性。
三、公文的写作格式及要求
公文一般由文头、正文、文尾三部分组成。
（一）国家机关正式公文的文头一般由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度等组成。占文件首面的三分之一到五分之二，用横隔线与正文分开。
1、文件名称由发文机关全称或规范简称加上“文件”二字组成（函只署发文机关名称），置于首面的上端，用庄重、醒目的字体套红印刷。两个以上机关联合行文，牵头主办机关排列在前，也可只用主办机关的名称。党委和政府联合行文，党委排列在前。
2、发文字号由发文机关代字、标于括号内的年份、顺序号组成，位于文件名称之下、横隔线之上的正中位置（函的发文字号标注在标题的右上方）。两个以上机关联合行文，只标明主办机关的发文字号。
3、上报的文件，应当在发文字号的同一行右端标明签发人姓名。
4、秘密等级、紧急程度，应视文件内容需要从上至下依次标注在文件名称的左上角。秘密等级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种；紧急程度分为“急件”、“特急件“。机密、绝密文件应标注份号。
5、政府令的文头由套红印刷的“×政府令”和编号组成。政府令的编号为“第×号”。
（二）公文的正文部分一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关等。
1、标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容提要和文种三部分组成。公文标题的作用，一是提示内容、点明主题，使人一目了然；二是给公文定名，标题就该公文的名称，便于收文机关登记管理，便于查找询问。公文标题位于横隔线之下居中位置。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号，不能以引用文件字号代替内容提要。
2、主送机关。指收受、办理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都应标明主送机关。主送机关名称位置一般在标题之下，正文之上左端顶格位置书写。“决定”、“命令（令）”、“会议纪要”等文种，主送机关可置于文尾主题词之下抄送栏内，标为“主送：××”“或分送：××”，或在抄送栏内连同抄送机关一并用“送：××”。向上级机关的请示，只写一个主送机关，如需同时送其它机关，用抄送形式。
3、正文。即公文的具体内容，是公文的核心部分。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“
（一）”，第三层用：“1.”，第四层用“（1）”。行政规章视需要按章、节、条、款、项标明层次。正文的位置在主送机关以下。较长的公文一般由开头、主体、结尾三部分组成。正文的写法从内容上讲，要把事情交待清楚，什么事、什么问题，准确无误。观点要鲜明。需要受文单位做什么，解决什么问题，准确明白。从形式上讲，条理层次清楚，文字简练确切，标点符号准确无误，篇幅力求短。
4、发文机关。是指正文之后、附件之下所署发文机关名称。发文机关的位置在正文之后偏右下方。如果正文占满了公文纸的全页，不得不在下一页落款时，可将落款放在空白页。发文机关应写机关全称或规范化的简称（也可用单位的印章代替）。
5、成文日期。是以领导人签发的日期为准。经会议批准的文件，以会议通过的日期为准，电报以发出日期为准，几个机关联合发文的，以最后一个领导人签发的日期为准。成文日期使用公元纪年，用汉字书写。成文日期的位置一般在发文机关的下面。成文日期是文件生效和查阅的重要依据，要求准确、完备、具体，不能忽视。
6、印章。印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要外，都应加盖印章。联合上报的非规章性文件，可由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。印章一般盖在成文日期之处，上边沿不压正文，下边沿骑年盖月。
7、附件。公文如有附件，附件名称注在正文之后，文件落款之前，如有两个以上附件应注明附件的顺序。附件与主件订在一起发送，如不能订在一起，应在附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。
8、抄送机关。即指除主送机关以外需要了解该公文内容的有关机关。在实际工作中，需注意几个方面：抄送机关不能滥抄滥送，也不能漏抄漏送；请示公文不得同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关；向下转发上级机关的文件，不要再抄送上级机关。
（三）文尾部分包括主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数等项。
1、主题词标于文尾部分抄送栏之上。上报的文件从受文机关制发的主题词表中选取词标注，其它文件可从本机关制定的主题词表中选词标注。标注主题词一般选3—5个单一词组，以先内容、后形式的顺序排列。标注主题词应准确、规范。
2、抄送栏位于主题词之下、印发机关与印发日期栏之上。抄送范围如涉及各方面机关，一般按党委、人大、政协、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称用全称或规范化简称。
3、印发机关与印发日期栏位于抄送栏之下，左端标注公文印发机关名称，右端标注印发日期。翻印文件，此栏标注翻印机关名称和翻印日期。
4、文件印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧，标注有“（共印x份）”。
主题词、抄送栏、印发机关与印发日期栏、印制份数之间分别加横线分开。
公文从左至右横写横排。公文纸一般用ａ4型，左侧装订。“公告”、“通告”用纸大小，视实际需要确定。
四、公文的行文规则及注意事项
（一）各级国家行政机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。按行政隶属关系报送政府审批的请示，可由政府批复，也可由政府授权其办公厅（室）或主管部门答复。政府部门报请政府批转执行的公文，可由政府批转，也可由政府授权其办公厅（室）转发，还可冠“经xx政府同意”由部门下达。
（二）凡属政府各部门职权范围内的事项，需要行文的，一律以部门名义直接行文。下级政府需要解决的问题，属上一级政府职能部门权限范围内的，可直接向上一级政府职能部门行文。各地区之间、同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题，可以相互行文。
（三）政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文，也可以根据本级政府的授权向下一级人民政府直接行文。
（四）同级政府之间、同级政府的部门之间、各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文；政府（及其部门）与同级党委（及其部门）、军队机关（及其部门）可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文由主办机关与协办机关共同签发，由牵头主办机关编号印发，原稿由主办机关存档。
（五）地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关、部门职权范围的问题，未经协商一致或未经上级机关批准、裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关的权责令纠正或撤销。
（六）向上级机关的请示要一文一事。不得用“报告”或其他文件的公文请示问题。地方各级国家行政机关不得越级请示。因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的直接上级机关。
（七）请示一般只写一个主送机关，并一律送交受文机关的办公厅（室）统一办理，不得直接送领导个人，也不得抄送下级机关。
（八）受双重领导的机关上报公文，根据公文内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责处理、答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送该下级机关的另一上级机关。
（九）国家行政机关的公文，不得向党委机关作批示、交任务，如内容涉及党的工作，与同级党委机关联合行文。
（十）对上级行政机关的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，也可以以收文的形式下发，不另重复行文。已在各类会议上印发的领导人的讲话、会议纪要，不再另行发文。经批准在报刊上全文发表的文件，视为正式文件依照执行，不另行文。在报刊上发布的行政规章，由发文机关印制少量文本，供存档备查。
五、公文制发的基本程序
公文制发的基本程序：一般包括拟搞、核搞、签发、校对、登记、分发、立卷、归档等程序。
1.拟稿。拟搞一般应本着“谁主办、谁拟搞”的原则进行。草拟文稿应按照《国家行政机关公文处理办法》的有关要求办理。行文关系、公文种类和公文格式要准确、规范，要按公文的内容、性质，恰当地确定密级和紧急程度。公文用语应力求准确、规范、精炼，切忌大话、空话、套话。拟稿应注意以下事项：
草拟公文，须按档案管理的要求，使用统一格式的拟稿纸，并一律用钢笔或毛笔书写（不得使用红墨水），字迹要工整。修改较多、不容易认的文稿，应清稿誊正。
符合法律、法规、规章和政策。如变更现行政策规定或提出新的政策规定，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明。
情况属实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短，涉及秘密事项或紧急的文件应准确标定密级或紧急程度。
人名、地名、数字、引文应准确无误。日期应写具体年月日。
除成文日期、部分结构层次序数和惯用语、缩略语、具有修饰色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，其它数字用阿拉伯数字书写。公文一律使用法定计量单位。
引用公文要先引标题，后引发文字号。
公文使用规范简化字，不得使用异体字、不规范简化字和已经简化了的繁体字。使用简称应先使用全称，并注明简称。
2.核稿。公文的核稿，作为公文制作中的重要环节，要求公文核稿人员以高度负责的态度，对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量，逐字逐句审核，严格把关，杜绝不准确、不规范的文件印发。
3.签发。文稿送批前，涉及其它部门或地区的问题，应严格执行会签制度。会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿，一般应由主办部门与有关单位联系，送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由具体承办处（室）在拟办中提出建议和意见，一并报请上级部门领导同志审定。
4.校对。文件打印后需由专职校对人员进行校对。一般需经过三人共同校稿，通过看稿、读稿、核稿三道程序，每个程序都应签字，落实责任，保证校对质量。经校对后的清样，交核稿人核对后，在终稿清样上签字后付樱校对符号严格按国家标准标注。
5.印刷。一般文件，应按规定时间及时印出；急件应在要求的时间内印出，不得延误。
6.文件的分发。正式文件应由专门的发文科（室）统一发送。
7.立卷、归档。公文办结后，应按《中华人民共和国档案法》及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主，根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、立卷，完整地反映本机关的主要工作情况，以便于查找和利用。联合办理的公文，原件由主办单位立卷归档，其它单位保存复制件。作为正式文件使用的公文复制件，应加盖复制机关的证明章，并视同正式文件管理。整理完备的案卷，应按有关规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应归档公文、文稿等材料。
