第一篇：公司文件管理制度

公司文件管理制度

为适应公司规范化、科学化管理需要，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。

1、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各类文件、资料。

2、综合管理部是公司文件处理工作的管理部门，负责公司文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、立卷、归档、销毁等工作，并对各部门的文件处理进行检查指导和监督管理。

3、所有外来文件均由综合管理部派专人负责收办，统一拆封、编号后进行登记，及时报总经理签批并送相关部门处理。

4、公司内部发文程序：经办人拟稿部门领导审核各部门讨论分管领导审批总经理批准综合管理部统一编号打印盖章发文相关部门或人员签收备案

5、公司对外发文程序：经办人拟稿部门领导审核总经理核准并签发综合管理部统一编号打印盖章 发文备案

6、所有发文均按“国家行政机关公文格式GB/T9704-1999”进行（由综合管理部负责组织各部门学习）。

7、涉及公司管理制度、办法及规定性文件，公司对外文件必须由总经理签发，各部门的一般文件按公司授权级别和范围签发。

8、公司内部发文的复印件具有与原件同等效力。

9、公司的所有发文，综合管理部必须登记备案，各相关部门负责人接收时必须签字确认并组织部门人员学习或执行。

10、标有特急的文件须在半个工作日内处理，紧急的文件须在一个工作日内处理，一般性的文件应在两个工作日内处理。

11、标有密级的文件只能交相关部门或人员处理，不得给无关人员接触。

12、因工作需要借阅一般文件，需经综合管理部批准，对有密级的文件须总经理同意后方可借阅。借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，须保证文件的完好。

13、所有文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

14、罚则

①未及时处理文件而给工作带来影响的，按绩效管理办法处理； ②将有密级的文件泄露给无关人员知晓的，公司将视情节轻重给予处罚；

③接收文件时部门负责人必须签字，如部门负责人不在可由部门其他人员代签收，未签字接收的，按公司相关制度给予处罚； ④私自将文件带出或遗失公司文件的视情节轻重给予处罚。

15、本规定颁布之日起开始执行。执行过程中公司将根据实际情况进行修订和补充。

附件：

1、《收文登记表》

2、《发文登记表》

3、《文件借阅登记表》

XXXXXXXXX有限公司202_年3月3日

第二篇：公司文件管理制度

公司文件管理制度

总则

第一条：为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制定本制度。

第二条：文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。

第三条：全公司各类文件由办公室统一管理。收文的管理

第四条：公文的签收

凡来公司公启文件（除公司长订启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局通讯员直送办公室的机要文件除外）后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和秘书均需注意检查封口和邮戳，对开口和邮票、撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条：公文的编号保管

办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的总经理亲启文件，总经理启封后，也应交办公室办理正常手续。公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条：公文的阅批与分转

凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司长亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）

第七条：文件的传阅与催办

传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司长“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司长批示办理有关事宜。

阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。文件阅完后，应送交办公室秘书。

办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

发文的管理

第八条：发文的规定

全公司上报下发正式文件的权力集中公司办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口以公司（）字发文。

对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件、须由集团公司董事长批准签发。

第九条：发文的范围

凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。

公司下发文件主要用于： 煤公司规章制度

转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件 公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决 定,发布有关奖惩决定和通报

其他有关全公司的重大事项 公司上行文、外发文主要用于：

对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司长批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部室名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

发文程序与要求 第十条：发文程序规定

各单位需要发文，应事先向办公室提出申请

办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。

草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。

办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。

经办公室审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。

对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新篡写清楚。

需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送公司长审定批准签发。经领导批准签发后的文搞交办公室秘书统一编号送打印室打印。

文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿 上签名。文件打印后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发。

文件的借阅和清退

第十一条：各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。

第十二条：借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条：办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条：各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

文件的立卷与归档

第十五条：文件的归档范围

⑴凡下列文件统一由办公室负责归档上级机关来文、包括上级对公司报告、申请的批复。

⑵公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报表等。

⑶公司长办公会以及各种专业例会记录。

⑷参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。

⑸参加机关领导同志来公司检查视察工作的报告，指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。

⑹反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品。

⑺公司日志和大事记

⑻公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档。

第十六条：立卷要求

文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查。）

文件的销毁

第十七条：对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条：经审核同意销毁的文件，办公室主任和办公室秘书监视销毁.

第三篇：202_公司文件管理制度

编号：Q/LD-GL-TG-0

1公司文件管理制度

拟制：

审核：

批准：

新泰市兰得染料化工有限公司202_年5月1日实施版号1

1.目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2.范围

本制度适用于公司所有有效文件。

3.职责

3.1体系管理办公室

3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。

3.1.2 负责公司文件的下发及管理。

3.1.3 负责本制度的实施。

3.2 其它各部门

3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。

3.2.2负责按本制度规定执行

4．程序内容

4.1公司文件的分类

4.1.1 公司文件进行以下分类：

A层文件：手册

B层文件：程序文件

C层文件：三级文件（包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等）。

4.1.2外来文件

（1）法律法规及相关政策要求；（2）技术标准。

4.2公司文件的管理

4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室，体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，保证公司文件处理工作高效运转。

4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

4.3文件编制与审批

4.3.1文件格式要求

（1）文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。

（2）文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

（3）文件应字迹清楚，标示明确。

4.3.2文件的编制与审批

各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制，部门领导或主管领导审核，经管理者代表批准，体系管理办发放，保存相关记录。

4.4文件编号

公司文件按照如下规则编号： Q/LD-XX-XX-XX

文件顺序号，按01、02等依次编号区分。

部门汉语拼音名称缩写。

代表公司管理文件类型缩写。

代表公司内部文件。

各部门汉语拼音名称缩写为：

体系管理办公室TG，行政综合办公室ZH，财务部CW，安全管理办公室AG，质检部ZJ，人力资源RL，市场部SC，设备部SB，电仪车间DY，甲醚分厂JM，DCB分厂DCB。

公司管理文件类型缩写：

作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ，管理制度GL。

4.5文件下发与签收

4.5.1公司所有文件的下发，均需填写《文件发放回收记录》。

4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。

4.5.3公司所有下发的文件，必须办理签收手续。由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》，交相关收文人员签收。

4.6文件的保存

4.6.1文件的保存形式：文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存时，应有备份。

4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存，副本由各部门负责保存。

4.6.3文件要分类保存，便于阅览；查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并作好记录，借阅文件的时间一般不得超过10天。

4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件同时交还原文件；文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。

4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出，加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用；对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的，须经管理者代表批准，加盖“作废留存”印章，并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。

4.7文件的修改

文件的修改包括换版、更改、补充，由体系管理办负责。

4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时，由持有者提供更改申请，并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。

4.7.2 文件更改的审批，应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但其应获得审批所需要的有关背景资料。

4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时，应由公司组织专业人员修订换版，由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明，报管理者代表审批。

4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件，应经必要的验证后由原批准者审批。

4.8文件的废弃与销毁

4.8.1废弃文件时，记录作废原因，经过有关部门的审核，得到有关文件最终认可者的认可后，通报给体系管理办，原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。

4.8.2文件被作废后，文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识，登记在《文件、资料废弃记录表》上，并整理文件目录。

4.8.3文件被作废后，因特殊需要留存的，应在原文件上加盖“作废留存”印章，并与现行文件分开保存。

4.8.4文件的销毁由各部门提出申请，经管理者代表批准，体系管理办实施。

4.9 文件的复制

任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件，需要复制文件时，应向管理部提出申请，经原文件批准人核准后方可复制。

5．相关记录

《文件发放回收记录》

《文件借阅、复制记录》

《文件、资料废弃记录表》

《文件更改申请单》

《文件销毁申请》

《文件有效性检查表》

第四篇：公司文件管理制度

公司名称

文件管理制度

【编号】

1、目的:

为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。、文件的发放：

2.1各部门需要发放实施的文件，必须将文件打好以电子文档的方式交综合部，并附部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合部，由综合部主任安排文件发放人予以发放。

2.2任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由个人亲自签字接收。

2.3需发放到主管以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关主管人员，再由主管安排发放到相关个人。

3、文件的更改：

3.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

3.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

4、文件的换页：

4.1任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并以电子文档方式传综合部，并由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

4.2所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。

5、文件的回收、作废：

5.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。

5.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

5.3每年12月下旬，由综合部通知各部门，对本平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。并由综合部主任统一安排销毁。

6、其它规定：

6.1任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长、总经理、财务部经理、生产技术部经理、营销部经理、设备部经理等公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。

6.2无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

6.3任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

6.4所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

6.5发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

6.6文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

7、任何人未经董事长（总经理）批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担100元罚款外，对由此造成的一切后果负责。

8、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，由其直接领导开通用罚款单收缴。

批准/日期:审核/日期:编制/日期:杨佳惠202_.04.24

第五篇：公司文件收发管理制度

收发文件管理制度

一、总则

1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

二、发文管理

1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

5、发文办理工作程序：

（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

三、收文管理

1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

7、收文办理工作程序：

（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

-1-室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

四、保密文件管理

1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

五、文件的销毁

1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

六、附则

1、本制度由公司办公室负责解释。

2、本制度自发文之日起实施。