第一篇：办公文书管理制度

办公文书管理制度

第一章总则

第一条本制度制订的目的是建立规范、合理的公文处理程序，以提高公文管理工作的效率。

第二条本制度适用于公司所有办公文书的收发、寄送及归档管理工作。

第三条办公文书管理职责

（一）公司办公文书 管理的执行与监督机构是管理部，负责对公司各类文书统一进行收发、送达，传递、用印、立卷和归档。

（二）各部门必须严格执行公文管理程序，根据职权范围认真做好公文管理的各项工作。

第四条办公文书的行文规范

（一）公司的行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定。

（二）公司各部门在自己的权限内，可互相行文，可同下一级公司相关业务部门互相行文。

（三）部门间对有关问题未能协商一致时，一律不得各自向下行文。

第二章办公文书的收发管理

第五条办公文书的发文管理

（一）各部门主管草拟文稿，将文件意图表达清楚，然后管理部根据草拟内容，按照规范的公文格式拟写正式文件稿。

（二）拟写公文时，须注意以下几点：

1、客观、实事求是地反映情况；

2、语文精练，条理清晰，措辞准确；

3、必要时，应附上相关文件或材料；

4、内容应符合国家的相关方针政策及法律、法规。

（三）管理部主管审核文件后，交公司总经理签发。签发内容包括：发送单位、阅读范围、密级程度、缓急要求等。

（四）管理部负责文件的编号、打印、签章、分发等事宜。密级文件必须加封并在封口处盖章。

（五）公文原稿须由管理部归档妥善保管。

（六）文件发出前必须填写《发文记录表》，需要邮寄的文件，还须在《文件邮寄登记表》上登记。

（七）邮寄文书时，必须清楚地写明发送或接收单位的名称、地址等信息，必要时可要求回复可回执。涉密文书应指派专人负责邮寄。

第六条办公文书的接收管理

（一）所有递送至本公司的文书，均由管理部统一负责接收，关在《文件接收登记表》上登记，急件须注明签收的具体时间。

（二）签收文件须认真清点，发现问题应及时与发文单位联系并采取相应措施。

（三）文书中清楚地写明接收部门的，由管理部分送各部门，私人文书则直接交与收集人。接收人收到文书后签字确认。

（四）各部门应有专人负责与管理部进行办公文书的对接工作。

第三章办公文书的处理

第七条普通文书的处理

（一）各部门主管负责批复所接收到的文件，并进行相应处理。

（二）文书内容涉及两个或两个部门的业务时，应由主办部门负责传阅，并组织共同协商处理。

（三）文书处理的过程中，如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按

照上级指示进行处理。

第八条涉密文书的处理

（一）涉及公司机密的文件必须由当事人或其明确指定的代理人进行处理。

（二）涉密文件的草拟稿、讨论稿或其他相关的资料，应由主办部门指派专人负责销毁。

（三）各部门负责办理文件的人员，应认真落实经手的第份文件，及时转办和催办，避免积压误事。

第四章办公文书的保管与销毁

第九条办公文书的整理与保管

（一）处理完毕的文书，应及时交至管理部，并由其进行整理、立卷、归档。

（二）各部门形成的内部文书，应由本部门指定的文书管理人员负责妥善保管。

（三）涉密文书必须存放在保险柜或者带锁的文件柜中。

（四）任何个人不得保存公司文书。外出开会带回的文件，应及时交回管理部登记保管。员工离职时应将文书和记录本清楚移交。

第十条办公文书的销毁

（一）不具备保存价值的文书，经相关部门经理签字确认，报请公司总经理批准后，方可销毁。

（二）保存期满或没必要继续保存的文书，管理部应填写销毁申请，注明销毁原因，经公司总经理批准后方可销毁。

（三）文件销毁可采取碎纸机粉碎或直接焚烧的方式，销毁密级文件时必须安排两名以上人员进行监督，确保不丢失、不漏销。

（四）销毁文件须登记造册，以备查考。

第五章附则

第十一条 本制度的最终解释权归公司管理部所的。第十二条本制度自公布之日起实施。

第二篇：XX办公文书管理制度

第1章总则

第1条目的为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。

第2条管理原则

准确、快速。

第3条适用范围

本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。

第2章文书的种类

第4条文书的范围

本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、传真、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。

第5条文书保密等级划分

1．绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。

2．秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。

3．机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

4．普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。

第3章文书制作规范

第6条文书的制作要领

1．文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。

2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。

3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。

4．修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。

第7条文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。

第8条文书的署名

1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由经理、副总经理、总经理（董事长）署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。

2．对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总经理职务与姓名。如果是总经理委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第9条文书的盖章

1．在文书正本上必须加盖文书署名者的签章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。

2．如果文书署名者不在，可加盖代理者签章，并加盖具体执行者签章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。

3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。

第4章文书的收发

第10条文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。

1．如果一般文书，予以启封，分送各部门。

2．将私人信件直接送交收信人。

3．分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。

第11条各部门的邮寄文书，必须于发送做好“签收单”。

第12条需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容。如是公司内部文书，原则上不需封缄。

第5章文书的处理

第13条普通文书处理

1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。

2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。

第14条机密文书处理

1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。

2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。

第15条与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。

第6章文书的整理与保存

第16条文书的整理与保存

1．全部完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

2．个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。

3．分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。

第17条文书的保存年限

1．永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。

2．保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

3．保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。

4．保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。

第18条注意事项

1．对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

2．对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。一律以焚烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。

3．销毁秘密级以上文件前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。

4．如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。

5．必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。需领导签字确认或邮件回复。

第7章附则

第19条行政部对本制度拥有解释权。

第20条本制度自公布之日起实行。

第三篇：办公常用文书写作格式

常用文书写作格式

一、会议纪要

（一）会议纪要的写作格式

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：(1)工作会议纪要。(2)协商交流性会议纪要。

会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

(1)标题

由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。

(2)文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

(3)正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

①在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

②主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

一般有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

③结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

第四篇：文书管理制度

《文书管理制度》

第一章总 则

第一条为使公司文书管理规范化、制度化和科学化，以提高工作效率和工作质量，特制定本制度。

第二条本制度仅适用于本公司所有内、外部文书的管理工作。

第二章职 责

第三条 各项目/部门经理负责本项目/部门相关文书、函件的拟定。

第四条 拟定后的文书需提交公司行政人事部审核，审核后提交总经办批准。

第五条 公司所有内、外部文件的发放必须提交公司行政人事部审核。

第六条 本公司与外界往来的文书收发，由行政人事部统一办理，项目部由项目经理办理。

第三章 工作程序

第七条 行文类别

1、函：本公司对外机关、团体、公司行文时使用。

2、联系函：公司内各部门业务沟通时使用。

3、通知：公司内部向下级部门发文时使用。

4、申请：公司内部向上级部门行文时使用。

5、合同：公司对外单位合作约定时使用。

第八条 行文名义

1、对外行文以公司的名义由分管副总经理、法律顾问初审后报总经办审批并加盖公司公章。

2、公司内部往来文书，由经办部门负责人审批。

第九条 收文

一切外来文函在收文后应首先呈报分管副总经理审阅，重要文件报总经理，经行政人事部登记后按批示交相关部门传阅，传阅完毕交行政人事部归档。

第十条 分文

1、外来文件在收文后呈报总经办核阅后由行政人事部送相关部门处理。

2、各部门收文后呈部门经理核阅，再转交经办人办理。

3、如果文件涉及两个部门或部门不明确，应以关系较为密切的部门为主办单位。如无法

判定部门，呈报总经办决定。

第十一条 发文

1、对外文件由经办部门拟订，分管副总经理审核，总经理审批签字后加盖公章，一式两份，一份交收文单位，一份经收文部门收文确认后交行政人事部存档。对外文函由行政人事部或经办部门安排人员递送，递送文函时须办理文件签收手续。

2、内部往来文书由经办人拟稿报部门经理审批签字后提交总经办批示后发出，一式三份，一份交收文部门，一份交总经办、收文部门收文确认后由发文部门归档。

第四章 文件编码以及文件格式

第十二条 部门代码

行政--XZ人事--RS财务--CW

培训品质—PZ客服中心—KH市场拓展—TZ

项目部以项目前两字中文拼音，如：党校项目部--DX

第十三条 文件主题代码

函--HJ合同—HT制度--ZD

方案--FA规程—GC手册--SC表格--B

申请--SQ计划—JH报告—BG总结--ZJ

第十四条 文件编码

1、对外文件编码：JX/GW/年月日/顺序号（如：JX/HJ/20120101-01）

2、对内文件编码：JX/部门/文件主题/年月日/顺序号，文件主题如人事部申请，JX/RS/SQ20120101-1。

第五章 文件结构、字号、间距

第十五条 通知/申请：以[目的/原因]、[依据]、[事项]三段式斟酌运用。

第十六条 文函：以[目的]、[说明]、[办法、建议]三段式斟酌运用。

第十七条 标题：小二，方正粗宋体,段前2行、段后1行，行间距：固定值24磅。

第十八条 正文：五号（外发函件：小四），宋体，段前0行、段后0行，行间距：固定值 24磅。

第十九条 表格：外粗，1.5磅。

第六章 文书传递、归档

第二十条 对外文件以咖啡色文件袋递送。

第二十一条 内部工作联系单/通知等直接呈送，涉及机密的以咖啡色文件袋呈递。

第二十二条 所有加盖公章的内外文件由行政人事部留存原件，复印件由经办部门建档留存。

第二十三条 各部门的文书统一由各部门指定人员归档。

第二十四条 承办人员收到文件两日内办妥为原则，最迟不超过三日。但有特殊情况，得

呈报总经办延期，但紧急文件应不论时间，立刻完成。

第七章文书的借阅与维护

第二十五条 临时借阅有关文件资料（公司成立、注册、合同除外）须经分管副总同意后，填写借阅登记方可借阅，只能现场借阅，无特殊需要，原件一律不准许借阅。第二十六条 如需提取复印件，需提交工作联系单，经总经办批准后方可提取复印件。公司各部门文件应定期全面检查各类在用文件资料的有效性、完整性，发现问题及时处

理，存档文件定期维护。

第八章发文要求

第二十七条内部文书

1、人事任免、行政处罚统一用红头文件；

2、内部通知 /纪要，统一使用内部通知/纪要格式；

3、内部工作申请，统一使用工作审批系单；

4、总结、报告统一使用计划、总结、报告格式；

5、其他按公司各类表单要求填写。

第二十八条 对外文件

1、外发函件统一使用外发格式；

2、所有对外函件/合同/协议等由发文部门拟定，由行政人事部、控制部门会签，总经办审批。

第九章附则

第二十九条其他凡是与本公司有关的内外文书均参照本制度执行。

第三十条本制度最终解释权归公司行政人事部所有。

第五篇：文书管理制度

XXXX控股有限公司

公文管理制度

第一章 总则

一、为了进一步加强公司公文管理，规范公文管理流程，进而促进工作效率的提升，特制定本制度。

二、本制度适用于浙江美道控股有限公司及所属分（子）公司。

三、公司公文管理归口部门为行政部，具体职责如下：

1、控股公司行政部负责公司公文管理体系的建立和完善，并指导所属分（子）公司规范公文管理工作。

2、行政部负责公司公文收发、登记、传阅、催办、审核、归档管理等工作。

第二章 常用文书种类

四、本制度所称公文指控股公司及所属（分）在公司在经营管理工作中形成的文件资料，包括请示、报告、决议、决定、制度、通知、通报、批复、纪要、工作联系函等。

五、常用文书种类及用途：

1、请示：向上级请求指示或批准，用“请示”。

2、报告：向上级汇报工作、反映情况或提出建议，用“报告”。

3、指示：向下级部门布置工作，阐述工作活动的指导原则，用“指示”。

4、批复：答复请示事项，用“批复”。

5、通知：传达上级的指示，要求下级办理或需要知道的事项，批转下级公文，转发上级、下级或不相隶属单位的文件，用“通知”。

6、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况和需要所属单位知道的事项，用“通报”。

7、决定、决议：对某问题或重大活动作出安排，用“决定”。通过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

8、函：平行的或不相隶属的单位之间相互商洽工作，用“函”。

9、会议纪要：传达会议议定事项或会议精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

第三章收文管理

六、收文登记：

1、公司外来文件均由行政部指定专人负责接收。接收文件时要点清数量，并在《发文

登记本》上进行登记和编号。

2、收文登记内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、来文标题及备注等。

七、收文传阅：

1、行政部经理负责填写《文件传阅处理单》并提出拟办意见，交公司领导或相关部门审阅或办理。

2、文件处理和传阅应高效，一般文件处理和传阅不超过1个工作日；阅件人须在文件传阅处理单上签署意见或签名。

3、文件处理和传阅完毕后，阅件人应及时将文件交回行政部，以便继续流转或归档。

八、催办：

对需要回复上报的文件，行政部负责跟进经办人处理或办理情况，以保证按规定期限回复上报。

九、来文处理和传阅完毕，由行政部按照编号顺序进行归档，并制作文件清单以备查阅；归档的文件须包含原件及传阅记录。

第四章 发文管理

十、公文起草：

1、控股公司各部门及所属分（子）公司发文应遵循“精简高效”的原则，根据实际需要拟写公文，尽可能减少发文数量。

2、公文起草须遵循统一的格式和编号规则（具体见附件）。

3、公文须明确适用范围。

十一、公文审核及签发：

１、控股公司对外发文（各职能部门对外发文均应以控股公司名义进行），以及内部重要文件（如：制度、经营计划、重要通知等）由控股公司总经理或其授权人签发。

2、所属分（子）公司对外发文由董事长或其授权人签发，公司内部文件由公司总经理签发。

3、行政部经理负责公文核稿（文体、格式、发文必要性等）工作；必要时组织相关部门会签审核。会签审核须由明确意见，并签名。

4、所属分（子）公司发文均须抄送控股公司行政部。

十二、公文印发：

1、公文签发完毕，由行政部部负责统一编号及印发；属公司对外发文的，由公文发起部门负责递送。

2、公文签发完毕，方可加盖公章。

3、所有发文须在《发文登记表》做好登记并由收文部门签收。

4、已印发的公文，由行政部统一保存管理。非经批准，任何部门及个人不得擅自修改。

第五章 公文保管

十三、公文存档：

所有收发的公文及传阅记录、审批会签记录等需要以收发文单位为类别进行分类保存，并制作公文档案清单。

十四、公文借阅：

已归档的公文，各部门若需借阅，统一到行政部办理借阅手续后借阅。

十五、公文清理：

控股公司及所属分（子）公司年定期对已存档的公文进行清理，对于没有存档价值、已经作废的公文可酌情予以清理，但至少必须保留电子版清单备查。

第六章 附则

十六、本制度由控股公司行政部部起草并负责解释。

十七、本制度自下发之日起执行，原制度中由与之冲突之处，以本制度为准。