第一篇：公文处理办法

中铁一电十二办[202_] 03号

关于下发电务十二公司《公文处理

管理办法》的通知

所属各项目部：

为提高公文质量和工作效率，使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《电务公司公文处理及文件控制管理办法》〈中铁一电办（202_）107号〉文件的规定，结合我公司实际，制定本办法，现予以下发，请遵照执行。

附件：公文处理办法

二0一一年十一月一日

主题词：政务工作公文处理管理办法通知

抄送：公司领导、公司各部门，存档。

电务工程有限公司第十二办公室202_-11-1印发 拟稿单位：第十二公司办公室主要拟稿人：董敬审批人：韩海龙

7附件：

公文处理管理办法

为提高公文质量和工作效率，使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《电务公司公文处理及文件控制管理办法》〈中铁一电办（202_）107号〉的规定，结合我公司实际，制定本办法。

一、来文处理程序及要求

所有来文处理由综合办公室负责，必须做到准确、及时、安全、保密。

（一）所有来文统一由综合办公室管理，由文书人员及时登记、编号，填写《文件阅办单》(见附表一)并由综合办公室主任提出拟办意见，然后由文书人员送领导批办，如遇急件，应随到随送，不得积压。

（二）领导在批办公文时，应避免在公文上划线涂改或随意抽掉公文夹中的公文（如需要可要求复印）；文书人员应按领导批办要求及时转有关部室轮阅和办理。对急件、重要文电或需二个以上部室阅办的，应抓紧阅办，并于当日退回综合办公室。

（三）文件传阅每人一般不超过二天。如有领导或项目部门负责人需长期学习或出差的，可转为另一人先阅。

（四）如领导批示，需要各部门负责人传阅或需要全体干部知道精神的文件，由综合办公室具体组织传阅或传达。

（五）各部室负责人应根据领导批办意见，分轻重缓急，予以认真办理，办理过程中有关领导和综合办公室应及时检查督促，防止漏办。

（六）文书要及时收回传阅文件，按照文件种类进行分类管理，以便及时查找。

（七）凡本单位工作人员在外出公务活动中形成、带回的文件，均应交到综合办公室进行统一收集、登记，任何人不得据为已有。

8二、发文处理程序及要求

（一）草拟公文，格式要正确，行文关系要清楚，要符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级公司的有关规定，主题要确定，观点要明确，文字要精练，条理要清楚。

（二）文件格式，公文文头为“宋体，70号字”；公文字号为“仿宋，三号字”；公文标题为“小标宋，二号字”；公文正文为“仿宋，三号字”；主题词为“黑体，三号字”，词目用“小标宋，三号字”；抄送2字为“仿宋三号字”。

（三）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（四）业务性公文，一般根据其内容由有关部室人员起草，部室负责人核稿，分管副经理、总工会签，对于某些重大的全局性的重要文稿由综合办公室起草，经理办公会议集体研究修改通过，最后由公司领导签发。

（五）起草、修改、核稿、签发一律须钢笔（用碳素墨水）或碳素笔书写。

（六）公司文件均由综合办公室统一编号印发。各部门编写的通知类文件也由综合办统一编号印发。

（七）文书分送文件要及时、准确、安全。

三、公文的立卷和归档

（一）收文办结、发文签发后，批件、原件、打印件均应及时完整归档。

（二）文书人员每年年终要清理公文，先要将没有存档价值和存查必要的文件，经登记造册并经领导同意后，统一处理或按有关规定销毁。有保存价值的来文和本公司形成的公文，在第二年年初做好收集、整理、立卷归档工作。

9（三）公文立卷要正确反映本公司的主要业务工作情况，有利于保管、查找和利用。

（四）公文立卷要严格按照上级档案管理部门的要求办理，确保案卷质量。

（五）文书档案人员调动工作，应认真办好交接手续。

四、文书工作要求

（一）文件分行政文件、党群文件、法律法规、标准和外来文件以及记录资料六类，对文件的管理按《电务工程有限公司公文处理及文件控制管理办法》要求进行。

（二）文件的标识

1、制度、通知、通报等文件由综合办公室统一采用唯一性的编号为标识办法。

2、记录资料一般采用记录名称作为标识。

（三）文件由相关部室编写，部室负责人审核后交综合办公室，由综合办公室送往公司领导审批，审批过程应使用文件稿。

（四）制度经批准后由综合办公室登记收发文记录，及时注明文件名称、更改情况等内容，以便控制和追溯，并保存好原稿或备份；法律、法规、标准和外来文件由综合办公室登记收发文记录。

（五）文书应经常性地检查各类保存和在用文件的有效性，发现问题及时妥善解决。在公司内部运作、外部法令法规和标准变化、或是公文中所确定的有关要求应作为长久规定时，应及时修正、补充和更改相应的体系文件。文件需较大修改等情况发生时，应进行换版。

（六）程序文件、工作规范、记录等因内含本单位保密信息，原则上不对外提供。任何人不得私自外借、修改、拷贝文件，如确需外借、修改、10

拷贝和提供，必须经管理者代表批准，由综合办公室办理有关手续，作好记录。

（七）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

五、文件更改、换版与作废

（一）如文件需要修改，应由原文件编写部门填写《文件更改审批通知单》（见附表二），说明修改理由，其中对重要技术参数的修改，必须有充分的论证。《文件更改审批通知单》经相关部门会签后报文件原审批人审批，以电务公司行政发布的文件，如需修改，审批人应注明由哪个部门另行下文发布。如原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。

（二）对于审批后的《文件更改审批通知单》，由文件原编写部门负责复制若干份，交原发放部门的文件管理员按该文件原发放范围发放。领用单位、人员接到《文件更改审批通知单》后，应按要求及时更改文件。

（三）当文件需作大幅度更改时，由原文件编写部门填写向文件管理部门提供经审批后的新版本，予以换版。各文件管理员负责填写《文件（记录）处置登记表》（见附表三）进行处理。

（四）非时效性需作废的文件，由原编写部门填写《文件更改审批通知单》经文件原审批人批准后，复制若干份，书面通知原领用单位，由该单位文件管理员负责填写《文件（记录）处置登记表》撤出受控，就地销毁。对项目管理计划、施工组织设计等施工技术性文件应纳入项目记录予以管理。

（五）对已作废或失效文件需要作短期保留用作参考的，必须在保留文件右上角作出“作废保留”标识。

六、附 则

（一）本办法自二O一一年八月一日起执行。

（二）本办法归公司综合办公室负责解释。附件：

附表一：

附表二：

附表三：《文件阅办单》《文件更改审批通知单》《文件（记录）处置登记表》

第二篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第二部分行政办公及综合治理

第一条为加强XXXXXX公司（以下简称公司）公文管理

工作，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔202_〕23 号）制定本办法。

第二条公司公文是具有法定效力和规范体式的公文文书，是传达国家方针、政策，贯彻股东大会、董事会决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、简洁高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条本办法适用于公司各部门公文及各单位报公司公文。

第五条总经理办公室是公司公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作，并负责指导各单位的公文处理工作。

第六条各部门应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理的人员，应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。各部门公文处理人员应保持相对稳定，确需调换时，要做好工作交接，并在总经理办公室备案，以保证公文处理工作的连续性。

第七条公文处理必须严格执行国家保密法律法规和公司关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。

第二章公文类别

第八条公司公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知

适用于发布规章制度；转发上级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告

适用于向上级单位或者有关主管部门汇报工作，反映情况，提出建议，请求备案，答复上级单位或者有关主管部门的询问。

（五）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函

适用于对不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答

复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条公司公文划分为“文件”和“签报”。

（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。

（二）“签报”是各部门向公司领导请示问题或报告工作的一种形式。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应按规定标明密级。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（二）公司发文标识为“XXXXXX公司文件”。联合行文，主办单位排列在前。

（三）发文字号由公司代字“中港”、各部门代字、年份、序号组成。

第二部分行政办公及综合治理

联合行文，只标明主办单位发文字号。

（四）“请示”行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名，在附注处注明联系人的姓名和电话。

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。

（六）主送单位指公文的受理单位，应使用全称和规范化简称、统称。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。

（七）附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，应随同下发，但不必标明“附件”字样。

（八）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位均应加盖印章。

（九）成文日期以公司领导签发的日期或会议通过日期为准。联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。年、月、日要完整，不能省略。

（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标明。

（十一）公文主题词（见附件 1）由总经理办公室负责标注。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（十二）抄送（报）单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十一条文字从左至右横写、横排。

第十二条公文中各组成部分的标识规则参见附件 2。

第十三条公文用纸采用国际标准 A4 型（210mmX297mm）,左侧装订。

第四章行文规则

第十四条行文应当确有必要，注重效用。

第十五条行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。

第十六条各部门职权范围的事项，应由部门自行发文，各部门依据部门职

责可以相互行文和向下一级单位的相关部门行文；行文时，需采用总经理办公室统一拟订的式样，加盖部门印章但不得使用“XXXXXX公司文件”用纸。

第十七条凡是向上级单位请求请示和批准的函件，一律使用“请示”文种。

“请示”应当一文一事，一项请示只限一个问题，不得把两个或两个以上互相没关联的问题放在一项请示中；工作请示要按级请示，不能越级请示，特殊情况越级请示，必须同时抄报直接主管部门；一项请示一般只限主送一个上级单位，如需其它单位协助或知晓的事项，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

第十八条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以各部门名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十九条同级党、政、工、团可以联合行文。党政之间不能相互行文。

第五章发文管理

第二十条发文办理指以各部门名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

发文流程为：承办人拟稿（填写发文稿上各项内容）

承办人所在处（室）领导签字—>部门领导核签—>主办部门会签有关部门—>总经理办公室核稿—>公司领导签发—>总经理办公室登记编号—>文印人员打印—>

清样—>承办人校对并签字缮印—>用印—>主办部门封发。

第二十一条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的方针、政策和法规以及公司的有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，稿面整洁，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的及与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字

号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）必须使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外

文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用

语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿 拉伯数字。

第二部分行政办公及综合治理

（十）应附来文和必要的相关文件、资料。

（十一）承办人根据需要，确定主送、抄报、抄送单位，标明正文和附件印

数。

第二十二条拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当

主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负 责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设 性意见，并与有关部门会签后报公司领导协调或裁定。

第二十三条会签文稿均由主办单位送转会签，以会签部门领导签字为有

效；会签中如有不同意见，应当协商一致后送总经理办公室报公司领导。需要外 单位会签的，由主办部门指定专人承办；若外单位对会签稿有重大修改，应重新 送公司领导审批。外单位送我公司会签的文稿，由主办部门提出意见后按发文程

序处理。

第二十四条公文送公司领导签发前，应由总经理办公室审核。审核的重点

是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要 求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十五条上行为，应采用“XXXXXX公司文件”用纸，一

般应由主要负责人签发。以公司名义制发的下行文或平行文，按领导分工，由主 要负责人或经其授权的其他领导签发。公文文稿，一经履行签发手续即为定稿，具有正式文件的效用。

未经公司领导同意，各部门不得以公司名义发文。

第二十六条公文正式印制前，总经理办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否同意、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序重新签发。

第二十七条公司发文，由总经理办公室负责缮印，使用“公司工程有

限责任公司文件”用纸，续页使用 A4 白纸，标题字体为小 2 号宋体，正文字体 为 3 号仿宋体。

（一）公司发文由承办人负责校对，校对人要对所交文字负责，校对后称本

人要在发文稿纸“校对人”栏以及所发文件的每一页样稿上签字。

（二）上行文或其他重要公文，由总经理办公室进行二校。

第二十八条办理“签报”使用“XXXXXX公司签报用纸”，注明报送的领导，阐明所需签批事项，送总经理办公室登记、编号，并由总经理 办公室呈主管或分管领导原件批回。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名，不加盖印章。“签报”原件有总经理办公室留存归档。签报续页使用 A4 白纸，字 69

体为 3 号仿宋体。

第六章收文办理

第二十九条收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等

程序。

第三十条签收公文应逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询。

第三十一条登记应当将公文标题、密级、发文文号、发文机关、来文日期、收文编号等逐项填写清楚。一般事务性来文可视情况确定是否登记。

公司收文，由总经理办公室负责签收、拆封、登记、分办；各部门收文，由

各部门负责拆封、登记、分办；注明领导亲启件，送领导本人或其秘书签收。上、下级单位送领导亲启的信函由领导本人拆阅。

第三十二条收到公文，总经理办公室应当进行审核。审核的重点是：是否

应由本单位办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关 规定，文种使用、公文格式是否规范等。

分办公文，应当分清主次缓急，分清阅件与办件，优先处理紧急重要的公文

和需要办理的公文。凡送部门分办的公文，应及时办理，需请示领导的事项，应 当先提出处理意见后再请示；主送各部门的公文，由各部门承办。

第三十三条经审核，对符合本办法规定的公文，总经理办公室根据文件内

容及部门职责提出处置意见，分送公司领导批示或送有关部门办理，需要两个以 上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不应由本单

位办理的公文，经总经理办公室负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。第三十四条应当送公司领导批示或阅知的文件主要包括以下方面内容：

（一）上级国家机关下发的重要文件。

（二）涉及公司全局利益或局部重大利益的事项。

（三）无明确归口管理部门，需要领导批示的事项。

（四）特别紧急的需要领导批示的事项。

（五）领导亲自交办的事项。

（六）其他需要领导批示或阅知的事项。

第三十五条承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧

急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明。对领导的批示意见，应当在文件批转处理单上简要签注承办的结果（如已办复，则注明复文号与复文 日期）或有关建议或意见，并签注姓名和日期。涉及紧急或重大事项的，应另外 通过其他方式迅速报告、请示领导或转告有关部门。对不属于本部门职责范围或 第二部分行政办公及综合治理

不宜由本部门办理的，应迅速退回总经理办公室，并说明理由。

第三十六条公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，主办部门应当主动

与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。

第三十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十八条送领导批示或交有关部门办理的公文，由总经理办公室负责催

办。对紧急公文应跟踪催办，重要公文应重点催办，一般公文应定期催办。

第七章公文归档

第三十九条公文办理完毕后，应根据公司档案管理有关规定及时整理（立

卷）、归档。个人不得将应归档的公文据为己有或拒绝归档。

第四十条归档范围内的公文，应当根据其互相联系、特征和保存价值等进

行分类管理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，并能正确反应本部门的主要

工作情况，便于保管和利用。

第四十一条联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他

部门保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十二条本部门领导兼任其它部门职务，在履行所兼任职务的过程中形

成的公文，由其兼职部门整理（立卷）、归档。

第四十三条各部门兼职档案员负责本部门文件资料的平时立卷工作。每年月底前，应将上一年已收集整理的案卷移交总经理办公室，并办理移交手续。第四十四条各部门制作、保管的与业务有关的文件资料及照片、录像带等

按公司档案管理办法统一交归总经理办公室，不得私自留用。

第四十五条拟制、修改和签批公文，所用字迹材料应耐久，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝水笔进行书写，不得在文稿装订线外书写。所用纸张必须符 合存档要求。

第八章公文管理

第四十六条公文由总经理办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十七条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领

导或总经理办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。如需翻印受控文件，应当办理受控文件复制审批手续。

第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公章。

第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第五十条不具备归档和存查价值的公文，经鉴别并经总经理办公室主要负

责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢 失、不漏销。

第五十一条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要

归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第五十二条公文处理中涉及电子文件的有关规定将另行制定。

第五十三条本办法由总经理办公室负责解释。

第五十四条本办法自印发之日起施行。其他有关公文处理的规定，凡与本

办法不一致的，以本办法为准。

第五十五条原《XXXXXX公司公文处理办法（试行）》废止。

附件：

1.《公司公文主题词表》

2.《公司公文格式》

3.《各单位规范简称表》

4.《公司发文泛指单位一览表》

5.《公司各部室发文字号》

6.《公司发文稿纸式样》

7.《公司发文版头及发文字号格式》

第三篇：公文处理办法

第一章总则

第一条为认真贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》，使我局的机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和公文质量，结合我局的实际情况，特制定本办法。第二条长垣河务局机关行政公文是我局行使黄河水行政管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政性措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条局办公室是全局公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

第四条局属各部门，应当设立专职人员负责公文处理工作。努力学习党和国家的方针政策，学习治黄业务知识及相关的专业知识。

第五条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第七条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第八条各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第二章公文种类

第九条新乡河务局常用的机关公文种类主要包括：

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。

（二）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（三）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，汇报交办事项的结果等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

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（五）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（六）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位、附注、印发机关和印发时间等部分组成。

（一）发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（二）涉及国家秘密的公文应当按照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（水办〔202_〕649号）标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，并以书面形式说明原因及时限要求；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文只标注主办机关发文字号。答复有关人大、政协建议、提案的文件，发文字号由办公室按有关规定办理。

局机关发文代字分别为“长黄”、“长黄组”，以行文先后顺序编号，如：“长黄〔202_〕3号”，其中，“长黄”代表“长垣河务局”，“〔202_〕3号”为202_年第3号文件。

凡使用“长黄”作为发文代字的文件，须有领导授权或委托后方能使用（其底稿交办公室保管），“

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、主要内容、公文种类构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附件名称后不用标点符号。注明的附件和实际所附的文件、材料名称完全一致。

（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。印章要压在发文日期上，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（八）成文时间，以签发人签发的日期为准。

（九）公文一律按要求标注规范的主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十）上报的公文要在首页注明签发人，发文字号与签发人姓名分列红色反线之上的左右两侧，发文字号左空一字，签发人姓名右空一字。

（十一）“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，如向系统内上级机关报送请示，只需标明内线电话即可；向地方部门报送请示，则需标注公网电话。

（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十一条公文用字。文字从左至右横写横排，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字，密级、紧急程度和“主题词”用3号黑体字，签发人的姓名用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，主题词的词目用3号小标宋体字，除此之外，公文的其他部分均使用3号仿宋体字。

第十二条公文用纸一般采用国际标准a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28个字，左侧装订。底稿用纸亦要采用a4型纸。

第四章行文规则

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。

第十四条单位一般不得越级行文，应逐级上报或下达，因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。

第十五条“请示”应当一文一事，明确提出请示的内容；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。

报告是阅件，不得夹带请示事项。

第十六条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十七条普发性公文，应写为“机关各部门、局直各机构”向各部门发文。

第五章发文办理

第十八条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、呈签、签发、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

第十九条凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

第二十条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，直述不曲，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

（三）机关各部门必须使用局统一印制的发文处理纸，并按要求在发文处理纸上填写标题、发文代字、主送单位、抄送单位、份数、拟稿单位、拟稿人、日期、附件名称、主题词等。根据实际需要，标注文件的密级和紧急程度。如属“请示”，应将联系人和联系电话标注在发文处理纸上。

凡发文处理纸上已写明的内容，如发文字号、标题、日期、附件等，均不要在底稿上出现。

底稿页面设置应符合《国家机关公文格式》的要求，即上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。

（四）人名、地名、数字、引文述语要准确，做到前后一致。引用公文应当先引制发机关和标题，后引发文字号（并加上圆括号）。日期应当写明具体的年、月、日，严禁用“05年”代替“202_年”等类似现象的发生。

（五）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（六）必须使用国家法定计量单位。

（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。规范化简称因为已经约定俗成，不必注明。

（八）主送和抄送单位名称要规范；全称、简称要准确，在同一文件中繁简应一致，隶属关系和层次要分明；标点要准确，同一性质和级别的单位之间用顿号，其他用逗号或分号。

机构名称规范：“水利部黄河水利委员会”规范简称为“黄委”，“黄河水利委员会河南黄河河务局”规范简称为“河南河务局”，“河南黄河河务局新乡黄河河务局”规范简称为“新乡河务局”，“新乡黄河河务局长垣黄河河务局”规范简称为“长垣河务局”，严禁使用“省局”、“市局”、“县局”的说法。

（九）供领导审签发文的阅件要齐全，如，复文一般应有对方来文和与文件有关的其他资料。随文印发的附件，要用全称写在附件栏内，两个以上附件要分列序号。附件必须符合《国家机关公文格式》的要求，不得擅自装订成册，封皮及内容应为普通a4复印纸，不允许使用硬纸。

第二十一条签发文件

向上级的重要请示、报告和向下级单位部署全局性工作及其他重要文件，由主管领导审定，局长签发；局长外出时，由主持工作的副局长签发。其他文件由主管领导签发。如单位一把手担任非常设机构的主要负责人，相关业务的文件则须由一把手签发，主管领导审稿后在“会签”栏填写意见。

单位负责人签发文件要认真负责，严格把关，签署自己的意见、姓名和时间。

文稿一经签发一般不再改动。发现个别误差，由办公室负责订正。如需改变原意，须重新请示原签发领导。

第二十二条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十三条草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求（不得使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）。

第二十四条不得在文稿装订线外书写。领导批示文字和其他签署意见的文字不得越过装订线。主办人员应主动协助办理。

第二十五条发文程序

（一）公文送领导签发之前，由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需要与有关部门协商或会签，文字表述，文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

（二）发文程序：

主办部门承办人拟稿→部门负责人核稿→办公室主任审核→局领导签发→办公室秘书核稿→打字室缮印（拟稿部门校稿）→办公室盖印→封发。每个环节都要由经手人签字（电子公文运转程序与此相同）。

（三）各部门必须按此程序办理公文，不得直接将文件初稿送局领导签发，严禁文件倒流。

（四）各部门送给局领导的书面报告、请示、文件、资料等，应由办公室统一传递，各部门不得随意自行送给局领导。

（五）缮印文件由文印人员按急缓程度办理，其他人员不得自行要求打印或复印。严格控制文件印制数量，避免浪费。

（六）校对文件要认真、负责、全面，若因校对原因导致文件出现错误，应当追究校对人的责任。

（七）公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

（八）公文用印要严格按照审批权限规定，发现手续不完备或不符合办文要求的应与办文部门商量补办或重办，否则不予用印。印鉴管理人员要对公文格式内容进行核对，发现错误要及时返回文印室更正。用印要端正、清晰，按签发数量用印，不得多盖。

（九）分发前，分发人员要对公文作最后检查，确认无误后再分发。

第二十六条绝密件和注明不准复制的其他密件，未经制发单位批准，不得擅自复制。

第二十七条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机、电子邮件等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机、电子邮件传输。

第二十八条内部明电、便函、会议纪要由办公室文印部门统一编号，各部门不得擅自编号，底稿交办公室管理、归档。

第二十九条局属单位上报局的公文一律一式7份。

第六章收文办理

第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条需要办理的公文，由办公室根据内容和性质及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。

第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室收文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

凡各类会议发放的、需要由我局执行、办理的文件，在会议结束后，与会人员要及时送交办公室签收、运转，不得私自存放，以免漏办。

第七章公文归档

第三十五条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

第三十六条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十七条案卷定期向档案部门移交，个人不得保存

第八章公文管理

第三十八条公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关的证明章。

第四十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和相关业务部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文及涉密资料应当到指定场所由二人以上监销，并做好登记，保证不丢失、不漏销。

第四十二条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第四十三条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第四十四条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十五条本办法由局办公室负责解释。

第四十六条本办法自发布之日起施行，其他有关机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

第四篇：公文处理办法

第一章 总则

第一条 为认真贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》，使我局的机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和公文质量，结合我局的实际情况，特制定本办法。

第二条 长垣河务局机关行政公文是我局行使黄河水行政管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政性措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 局办公室是全局公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

第四条 局属各部门，应当设立专职人员负责公文处理工作。努力学习党和国家的方针政策，学习治黄业务知识及相关的专业知识。

第五条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第六条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第七条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第八条 各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第二章 公文种类

第九条 新乡河务局常用的机关公文种类主要包括：

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。

（二）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（三）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，汇报交办事项的结果等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

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（五）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（六）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第十条 公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位、附注、印发机关和印发时间等部分组成。

（一）发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（二）涉及国家秘密的公文应当按照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（水办〔202_〕649号）标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，并以书面形式说明原因及时限要求；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文只标注主办机关发文字号。答复有关人大、政协建议、提案的文件，发文字号由办公室按有关规定办理。

局机关发文代字分别为“长黄”、“长黄组”，以行文先后顺序编号，如：“长黄〔202_〕3号”，其中，“长黄”代表“长垣河务局”，“〔202_〕3号”为202_年第3号文件。

凡使用“长黄”作为发文代字的文件，须有领导授权或委托后方能使用（其底稿交办公室保管），“

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、主要内容、公文种类构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附件名称后不用标点符号。注明的附件和实际所附的文件、材料名称完全一致。

（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。印章要压在发文日期上，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（八）成文时间，以签发人签发的日期为准。

（九）公文一律按要求标注规范的主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十）上报的公文要在首页注明签发人，发文字号与签发人姓名分列红

序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十三条 草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求（不得使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）。

第二十四条不得在文稿装订线外书写。领导批示文字和其他签署意见的文字不得越过装订线。主办人员应主动协助办理。

第二十五条 发文程序

（一）公文送领导签发之前，由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需要与有关部门协商或会签，文字表述，文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

（二）发文程序：

主办部门承办人拟稿→部门负责人核稿→办公室主任审核→局领导签发→办公室秘书核稿→打字室缮印（拟稿部门校稿）→办公室盖印→封发。每个环节都要由经手人签字（电子公文运转程序与此相同）。

（三）各部门必须按此程序办理公文，不得直接将文件初稿送局领导签发，严禁文件倒流。

（四）各部门送给局领导的书面报告、请示、文件、资料等，应由办公室统一传递，各部门不得随意自行送给局领导。

（五）缮印文件由文印人员按急缓程度办理，其他人员不得自行要求打印或复印。严格控制文件印制数量，避免浪费。

（六）校对文件要认真、负责、全面，若因校对原因导致文件出现错误，应当追究校对人的责任。

（七）公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

（八）公文用印要严格按照审批权限规定，发现手续不完备或不符合办文要求的应与办文部门商量补办或重办，否则不予用印。印鉴管理人员要对公文格式内容进行核对，发现错误要及时返回文印室更正。用印要端正、清晰，按签发数量用印，不得多盖。

（九）分发前，分发人员要对公文作最后检查，确认无误后再分发。

第二十六条 绝密件和注明不准复制的其他密件，未经制发单位批准，不得擅自复制。

第二十七条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机、电子邮件等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机、电子邮件传输。

第二十八条 内部明电、便函、会议纪要由办公室文印部门统一编号，各部门不得擅自编号，底稿交办公室管理、归档。

第二十九条 局属单位上报局的公文一律一式7份。

第六章 收文办理

第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条 需要办理的公文，由办公室根据内容和性质及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。

第三十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第三十三条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室收文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

凡各类会议发放的、需要由我局执行、办理的文件，在会议结束后，与会人员要及时送交办公室签收、运转，不得私自存放，以免漏办。

第七章 公文归档

第三十五条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

第三十六条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十七条 案卷定期向档案部门移交，个人不得保存

第八章 公文管理

第三十八条 公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关的证明章。

第四十条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和相关业务部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文及涉密资料应当到指定场所由二人以上监销，并做好登记，保证不丢失、不漏销。

第四十二条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文

按照有关规定移交、清退。

第九章 附则

第四十三条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第四十四条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十五条 本办法由局办公室负责解释。

第四十六条 本办法自发布之日起施行，其他有关机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。

第五篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章

总

则

第一条

为保证公司公文处理工作的规范化、制度化和科学化，结合公司实际，制定本办法。

第二条

公司发公文（包括电报和签报，下同）是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法进行公务活动的重要工具。

第三条

公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条

公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第五条

各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。

第六条

综合部是公司公文处理的管理和执行机构，同时负责指导各部门的公文处理工作。

第七条

专兼职公文处理人员应当认真学习掌握公文处理办法，对公文办理做到应知应会。

第二章

公文主要种类

第八条

公司公文种类主要包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通告

适用于公布公司范围内应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于发布规章、制度，下达任务，转发上级机关和不相隶属机关的文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章

公文格式

第九条

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标准、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。

（五）上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文

标题中除法规、规章、书籍、报刊名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）印章是公文生效的标志，应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）印发单位为综合部，印发日期以公文付印的日期为准。

（十五）会议纪要应在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准。“抄报”、“分送”、“抄送”标注在公文版记中的主题词之下。

（十六）文字从左至右横写、横排。

第十条

公文中各组成部分的标识规则和公文缮印要求，按有关规定执行。

第十一条

公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。

第四章

行文规则

第十二条

根据公司的隶属关系和职权范围，公司公文主要有三种行文关系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上级主管部门及业务司局报送的各类请示、报告、意见等上报文件。

（二）平行文：向同级或不相隶属机关、单位呈送的各类文件。

（三）下行文：向各部门下发的各类文件。

第十三条

用公司名义行文的主要内容：

（一）向上级主管部门及业务司局请示、报告工作。

（二）与路内外有关单位联系工作，商洽问题。

（三）转发铁路总公司（原铁道部）及铁路局有关文件，并据此制订、提出

具体实施办法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司内重要的机构变动、人员调整及通报、表彰、奖惩事项。

（六）下达和调整各类计划。

（七）答复各单位重要的请示事项。

（八）其它需要以公司名义行文的事项。

第十四条

行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件坚决不发；对必须印发的公文应严格控制发文数量与发文范围。凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。

第十五条

公司内各单位之间一般不行文，有事当面商洽解决。公司各部门向公司领导请示工作并需批复的重要事项，以“签报”形式报公司综合部转呈公司领导，一般只送主管组领导，涉及其他部门职权范围内的事项要会签；“签报”不盖章，由部门负责人亲笔签署姓名。

第十六条

重要的下行文，应同时抄送直接上级主管单位。

第十七条

以公司名义下发的公文，凡内容涉及其它相关单位的职权范围时，行文前对有关问题必须协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有权责令纠正或撤销。

第十八条

各单位不得越级行文。除直接交办的事项外，不得向上级领导个人行文。

第十九条

“请示”应当一文一事；只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送，但不得同时抄送下级单位；“报告”中不得夹带请示事项。

第二十条

除直接交办的事项外，各部门原则上不得以本部门名义向局领导和各处室报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章

发文办理

第二十一条

发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、复核、缮印、用印、分发等程序。

第二十二条

公司发公文稿应使用统一的公司发文稿纸抄写，并认真填写首页的文件撰制栏目，尤其是文件标题、主题词、主送、抄送、撰稿人及联系电话

栏目。

第二十三条

草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及其他有关规定。符合公司各项规章制度。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明其中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十四条

拟制公司发公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文；会签部门应迅即办理，一个部门最长不应超过 1 天。如有分歧，主办部门的负责人应当出面组织协调，经协调仍不能取得一致意见时，主办部门列明各方理据、提出建设性意见报公司综合部转呈公司领导协调或裁定。

第二十五条

公文稿拟出后，主办部门负责人应认真核阅、修改并在“主办部门核稿”处签字后，送交公司综合部。

第二十六条

公司综合部在将公文送公司领导签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否规范，附件是否齐全等。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应与主办单位协商，或提出意见，退拟稿人修改。

第二十七条

公司上行文由公司总经理签发，重要的或涉及面广的，由主管副经理会签。对其他单位的公文一般由主管副经理签发，涉及重大问题的公文由总经理签发。签发人应对公文的内容进行最后研究和审定，对文稿、格式的每一个方面和细节进行必要的斟酌和修改；签发时，要在文稿上签署全名和具体日期（年月日），字迹清楚。

第二十八条

经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动，应报经签发人同意。

第二十九条

公文正式印制前，拟稿人应当对清样进行认真校对后送交综合部进行复核。校对应对清样与文稿的一致性负责。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第三十条

拟制、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

第六章

收文办理

第三十一条

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十二条

公司建立收文登记制度，由指定人员统一进行登记、分发。没有经过公司综合部签收的公文，应到公司综合部补办登记手续。

第三十三条

需要办理的公文，文书部门应及时交公司综合部负责人审阅后，送交主管领导批示，并依据批示迅速交有关单位办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。

第三十四条

收到需办理的公文后，承办部门要抓紧办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理；一般公文应在 3 个工作日内办结，最长不应超过5 个工作日。当超过办理时限时，主办部门应及时予以说明。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应迅速退回公司综合部。

第三十五条

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应主动与之协商，会签；如有分歧，主办部门负责人应出面组织协商，经协商如仍不能取得一致意见，主办部门应当说明各方面理据并提出建设性意见，送公司领导协调

或裁定。

第三十六条

公文在办理过程中传阅，每发生一次阅办者的转移，均要经公司综合部登记，不得在阅办者之间直接传递（即横传），以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。

第三十七条

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第七章

公文归档与管理

第三十八条

公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十九条

归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十条

联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十一条

公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位印章，视同正式文件妥善保管。

第四十二条

归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十三条

没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第四十四条

单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。

第四十五条

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十六条

密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第八章

附

则

第四十七条

行政法规、规章、外事等方面的公文，依照有关规定处理；公文处理中，涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十八条

本办法由公司综合部负责解释。

第四十九条

本办法自发布之日起施行。