第一篇：钟海涛——九段秘书=如何做好秘书工作-课纲

九段秘书：如何做好秘书工作

适合对象：

企、事业单位中层行政管理干部和文秘工作人员，包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、行政部门文员等 课程背景：

长期以来，人们总以为，秘书/助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客……总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务，但其级别却与其相同。秘书/助理往往是“一人之下，数人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千万人之上”，所以，秘书/助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力，课程《九段秘书：如何做好秘书工作》便是你的加油站，你准备好了吗！课程特色：

实战型职业培训师，一位娓娓道来的讲述者，一位鞭辟入里的评论者，一位语惊四座的实战家，一位引领前沿思潮的导师，功底深厚，专注投入；以学员为中心，采用讲授、案例研究、情景模拟、游戏体验等现代互动式学习方式；理性了解与感性认知二者巧妙结合，学员适当笔记，既消化课程又在快乐中接受——卓越的培训效果。课时安排： 6小时 课程大纲

第一单元：对秘书素质与能力的要求

一、秘书/助理的岗位职责

二、对秘书/助理的素质与能力要求

三、21世纪的秘书助理的风范——全美秘书学会

四、秘书/助理的职业机遇

第二单元：九段秘书:标准化会议流程

案例研究：总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说，什么是任务？什么是结果？怎样做才能得到好结果？让我们看看一至九段秘书的做法。

一段秘书的做法：发通知

用电子邮件或在黑板上发个通知；准备相关会议用品；参加会议，做好服务。案例判断：会议通知

思考：会议通知是不是这样？ 提个醒：研判是否需要开会

1、可以不要开会的“五个如果”

2、必须开会的“五个如果” 二段秘书的做法：抓落实

发通知后打电话与参会人确认；确保每个人被及时通知到。思考：为什么会场会有人打瞌睡，不投入？

一、失败会议的具体表现

二、对失败会议的预防措施 三段秘书的做法：重检查

（发通知打电话落实到人后）在会前30分钟提醒与会者会；确定参会人员有没有变动；对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。

四段秘书的做法：勤准备

（发通知，落实到人，会前提醒后）发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常；并在会议室门上贴上小条：此会议室明天十点到十二点有会议

一、成功会议的标志: ——会议管理必要（除与会者以外）的三个角色

二、会议管理的仨角色各自在会前的工作

1、会议长在会前的（准备）工作

2、主持人在会前的（准备）工作

3、书记员在会前的（准备）工作 五段秘书的做法：细准备

（发通知，落实到人，会前提醒，测试了设备）还主动了解这个会议的目的性质是什么？会议的议题是什么？会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项，供他们参考，以便会议一开始就能进入主题。

会议通知范例：

思考：这个会议通知咋样？ 六段秘书的做法：做记录

（发通知，落实到了人，会前也通知到了，也测试了设备，还提供了相关会议资料）还在

会议过程中详细做好会议记录；在得到允许的情况下，做一个录音备份。

——书记员（秘书）在会议中的职责 七段秘书的做法：发记录

会后整理好会议记录；起草会议纪要，呈送给总经理；请示总经理：会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员（如有必要）。

一、会议纪要的概念

1、什么是会议纪要

2、会议纪要的重要作用

二、会议纪要结构的三个部分

1、标题（两项要素）：

2、正文（四项内容）：

3、末尾（三项内容）：

三、会议纪要写作的四个要点

八段秘书的做法：定职责

将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人；形成书面备忘录，经当事人确认后，交给总经 理与当事人一人一份；定期检查、跟踪各项任务的完成情况，协调解决执行中出现的问题，并及时汇报给总经理。

一、遵守高效会议的规则

二、与会者的八项守则

三、会议主持人的职责 九段秘书的做法：做流程

把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以把会议服务的结果做到九段；形成不依赖于任何人的会议服务体系！

小组研讨：制作会议管理流程

九段秘书的启示：任务与结果

对结果的追求程度不同，工作的内容和结果就会不同。工作结果的差异就是报酬和前途的差异。你想成为几段秘书？

第三单元：管理好你的上司

一、管理上司的内涵

二、首先是要与上司处好关系

看《亮剑》：“小心老子揍你！” 看《亮剑》：“新一团团长是李云龙”

三、管理上司的策略一： ——忠于上司的八个作为 看电影：春节要贷款

三、管理上司的策略二：

1、将荣耀归于上司

案例研究：……但是最近你发现，上司将你的方案改头换面之后呈现给他的上司，面对喜好邀功的上司，你怎么办？

2、解救上司的五个作为

四、提升上司对你的依赖程度 案例及提问、测试互动

第二篇：九段秘书

九段秘书

所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。

202_年7月13日，武汉仲裁委金融仲裁院按照制定的学习计划如期安排了第三季度学习内容，组织开展了“学习姜汝祥的《请给我结果》——争创九段秘书水准”专题读书交流活动。此次读书交流活动由金融仲裁院院长苏勤同志主持，金融专业委员会主任、仲裁员张杰和金融仲裁院全体工作人员共同参与了学习探讨。姜汝祥的《请给我结果》一书传达的核心观念是：完成任务≠结果，也就是“结果导向”。该书通过寓言、身边的故事和生动的企业案例，层层剖析告诉我们一个看似简单但又意义深远的道理：不要只完成任务，重要的是要结果。其中，关于“九段秘书”的案例非常生动诠释了这一理念。所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。

在交流会上，大家结合本部门和自身工作实际，以“确立‘结果导向’行为准则和争创九段秘书水准”为主题，积极沟通交流读书感想和心得。通过交流思想、碰撞智慧，增强了对结果导向的内涵和重要性的认识,转变了旧的思维和观念，激发了大家提高工作效能和争做优秀秘书的热情。王婷同志则认为仲裁的效率理念要求秘书在办案过程中应追求快速而有力的执行，不应找借口把今天的工作堆积到明天去做，时刻记住“结果第一，理由第二”。

徐书华同志从仲裁秘书的工作职能出发，认为仲裁秘书不仅负有仲裁案件程序管理和监督执行的职能，也肩负着机构建设和仲裁事业发展的责

任，仲裁事业的发展壮大需要打造一支优秀的秘书队伍，因此每一位秘书都应当以“九段秘书”的标准自我激励，以最优结果的实现来实践自我价值。

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务?什么是结果?

通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？需求音响的话，好用吗？空调、白板、笔、本纸，我的准备，在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？

五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。

六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。

会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。

八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书的做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何上一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

第三篇：九段秘书

九段秘书

考考你的秘书是几段：执著与结果有什么不同？

任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？

关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到。

模拟测试：总经理要秘书安排会议

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法：发通知?用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实?发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查?发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也?总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备?发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备?发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

六段秘书的做法：做记录?发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书的做法：发记录?会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任?将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书的做法：做流程?把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这给流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。

不仅仅是针对秘书这个职务，这是我们每个人都应该学习的哲理，不仅应该是工作的信条，或许在你一生中做人做事都是这样。

同志们，给自己结果，而不是完成任务！完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为你没有结果。

第四篇：《九段秘书》读后感

《九段秘书》读后感

秘书表面是个让很多人羡慕的工作，一直被一些人肤浅的认为只是动动口、打打字、整理整理文件之类的。通过《九段秘书》的学习，使我受益颇丰。单单一个会议通知，就能体现出九种不同的工作方式、方法。这使我想到了一个几何图形，这就是以一个点为中心我们来画一个圆，假如我们所做的事就是圆形中间的那个点，要是我们仅仅只是发通知（也就是一段秘书），那么在外圆上只会形成一个点，从两段到八段我们只是形成了一个弧形（逐渐变大的弧形），只有到了九段那才真正形成了一个圆，这才是工作的真正圆满。

其实做任何工作都一样，只有细节做全面了，才能把事情做对。就像我现在所做的安全管理工作，按《九段秘书》来算的话顶多才六段，虽然平常工作中我查出了问题、下发了整改通知、对接了整改时间并进行了验证、考核。但有时候缺少了前期危险源的辨识、问题的整改建议与方法、整改期间的督促、后期改进与平面的预防，另外还有专业技能的学习不足。所以下一步工作，我将以《九段秘书》为进步标牌，以第九段为目标，努力提升自己的专业知识，改变工作方式与方法，争取在新的一年更多、更全面的服务于公司安全管理，创造一个暂新的安全环境。

生产部：郭廷丽202_年2月25日

第五篇：九段秘书心得体会

心

得

体

会

非常有幸读了《九段秘书》这篇文章，对于我这个职场菜鸟，感触颇深。有人告诉我：作为一名管理人员，不仅要完成本职工作，更要想到这项工作对全局工作的关连，不仅要知其然，更要知其所以然，不仅要做好今天的事，更要想到明天的事，这样，你的工作就会做到事半功倍。

《九段秘书》一文用工作中一个很简单、很常见的小实例，真实展示了每日琐碎工作中我们到底应该怎么去做，正如文中所说：“任务是一个执行假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你以为你自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为你没有结果！我们要懂得一个基本道理：对结果负责，是对我们工作的价值负责；而对任务负责，是对工作的程序负责，完成任务≠结果！”工作里，我们总在“过程和结果”中反反复复。也许人人身上都出现过“费力不讨好”，自认为自己已经很努力地完成了任务，但领导却“不以为然”的情况。而九段秘书的做法却让整个工作变得主动、积极、有效。我们常常在工作的时候，不是简单的为了结果去做事情，而是在过程中遇到很多障碍，如沟通、协调不对称，个人认识不到位等等。

从月薪1000元的秘书，到月薪30000元的秘书，同样的岗位，为什么报酬上的差距就那么大呢？其实，月薪是多少并不重要，重要的是我们要懂得这样一个道理，结果不同，人生不同，人生是结果的积累，结果决定人生。无论是基层员工，还是管理人员，都需要良好的执行力和强烈的责任心。当我们所做到每件具体事情的时候，就要精确到“九段秘书”的标准。首先要明确这件事情的目标，做好最详细的准备方案，落实执行下去，检查再检查，用一颗负责人的心去对待，做到极致完美，并且要善于总结，勤于学习！

作为物业服务人员，服务是我们工作的基本特征，只有通过高质量的服务，才能体现工作的价值。服务的方面很多，如设施设备维修、提供信息、审核把关、提出建议、沟通协调、督促落实等，而要服务得好，就必须具备提供优质服务的素质和能力，要具备这个素质和能力，就必须不断地、持之以恒地学习。在工作执行的过程中，我们要注重细节，细节决定成败，就像一到九段秘书一样，一个比一个做得更到位，而其中的差别就在细节上面。

作为一名部门的责任负责人，上级领导交代下来的任务，作为负责人不单需要良好的执行力，还要具有很强的能力和责任感才能更好的完成。一方面要善于观察、勤于学习，在团队中起到一个良好的带头作用；另一方面在工作中多一份对细节的关注，多一份追求完美的心态，要有责任心，对自己负责、对工作负责。