第一篇：社会保险业务档案规范管理

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社会保险业务档案规范管理

社会保险业务档案规范管理

社会保险业务档案规范管理是社会保险工作的一个重要内容，也是社会保险管理最基础的工作之一，它全面反映了参保人员履行社保缴费义务、享受养老待遇的最原始最真实记录，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件。随着社会保险制度改革的不断深化和《社会保险法》的颁布实施，社会保险的覆盖面越来越广，参保人数越来越多，社保经办机构的业务量和档案数量也越来越大，加强社保业务档案的规范管理，实现社保业务档案管理的科学化、规范化已成为社会保险经办机构的一项重要任务。

社会保险业务档案规范管理概况

社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和，它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中，社保业务档案的收集、整理与保存管理内容，也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”：

一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化，特别是近几年新农合、新农保制度的推行，我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民，并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。

二是动态性。每个社会成员参与社会保险后，社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移，各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化，这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。

三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实

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记录，是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，也是维护参保对象个人权益的重要依据，因此具有明显的权益性。

四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的，即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料必须具有很强的规范性。

五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行，社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息，完成各类报表生成和管理。

社会保险业务档案规范管理存在的问题

（一）思想不够重视。长期以来，相当部分社保经办机构领导“重业务经办，轻档案管理”现象较为突出，总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位增形象、创效益，只要守好摊，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。

（二）机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位，对本单位的档案未实行统一管理，各门类档案分散保管于各个部门，形成多头管理等问题，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。

（三）管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看，目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少，且多数人员没有经过专业的档案知识培训，对社保业务档案管理的重要性认识不足，对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉，日常档案收集整理意识比较薄弱，存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况，没有按《规定》要求及时规范整理归档，严重影响了档案归档质量。

（四）设施不够完善。受经费与场地等条件限制，许多社保经办机构无法配备专用的档案室，导致“七防”（防火、防盗、防潮、防

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鼠、防虫、防尘、防光）措施跟不上，时间一久，不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生，而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。

加强社会保险业务档案管理的对策建议

（一）提高认识，加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》为契机，加大社会保险业务档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性，提高全社会的社会保险意识。

（二）加强培训，提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作，其质量的好坏，很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。

（三）健全制度，规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料，构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受，与他们的切身利益密切相关。因此，各级社保经办机构要严格按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》的相关要求，本着既方便归档管理，又方便检索利用的原则，建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度，严格分类方法，合理划定保管期限，确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范，实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。

（四）夯实基础，完善设施。要把社保业务档案管理工作作为一项基础性系统性工程，纳入社会保障工作体系和社会保险经办能力建设全局之中统筹考虑和安排。通过积极争取人力资源和社会保障行政部门及同级政府相关综合管理部门的支持，着力解决档案库房、基础设备、人员配备、经费保障等基础建设中存在的不足问题，逐步改善工作环境和工作条件。

（五）开发利用，信息共享。在管理好社保业务档案和确保档案安全的前提下，依法为各参保单位、参保群众提供档案资料是规范化管理的重要环节。这就要求社会保险档案的保管必须集中统一和系统

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化，以满足参保人员、相关民生部门和社保经办机构自身对社会保险档案系统利用的需求。因此，要在规范管理社会保险档案的基础上，全力整合社会保险档案资源，努力构建社会保险业务档案综合利用平台，以最大限度实现社会保险档案信息资源的共享，从而为建设统一的社会保障档案信息中心奠定良好的基础。

（作者单位：松溪县机关事业单位社会保险管理中心）

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第二篇：社会保险业务档案自查报告

社会保险业务档案自查报告

根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部令第3号）、《广 西壮族自治区社会保险业务档案管理暂行办法》（桂人社发【202_】130号、《广西壮族自治区城乡居民社会养老保险业务档案管理规定（试行）》（桂人社发【202_】32号）等文件精神，为了加强和规范我局社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，促进档案管理工作规范化、制度化、信息化，发挥档案的服务作用，我股室做了大量细致的工作，现将我股室社会保险业务档案检查工作如下：

—、认识到位、责任到人。按照《广西壮族自治区保险业务档案管理暂行办法》文件精神，局领导高度重视，设立了社会保险业务档案管理股，配备了档案库房和档案电脑管理软件，设立专职档案管理人员和兼职社会保险业务档案员，负责各科室档案的搜集、整理、立卷和归档，为实现信息化管理奠定基础。

二、加强管理。我股室根据《档案法》及《广西壮族自治区社会保险业务档案管理规定（试行）》有关规定，结合社会保险基金业务的特点制定了一系列业务档案管理制度，在制度、约制上各股室之间业务档案牵制性，使我局的档案管理工作有章可循、相互依存。我局社会保险业务档案将顺其自然的走向标准化和规范化，并对社会保险基金各项业务管理起到了基础性科学管理并被完整利用。

三、社会保险业务档案归档整理情况。根据《自治区社会保险业务档案管理细则（办法）》的管理要求，本着“集中统一管理，按业务险种分类管理”原则，目前我股室已整理完成202_、202_年各类社会保险业务档案立卷305册。

四、业务档案工作存在问题和今后努力方向。

1、问题：是社会保险业务工作一直以来重业务轻管理，历年的业务档案在各股室分散、杂乱尚未整理，现在一次性整理工作量大、涉及面广、种类繁多、进度缓慢。

2、社会保险业务档案管理知识还需要进一步普及和深入，针对以上不足，我股室将在今后的社会保险业务档案管理工作切实加以改进。力争通过今年市认定达标验收。

第三篇：塔城地区社会保险业务档案工作总结

地区社会保险业务档案工作总结

为全面做好社会保险业务档案达标验收前的各项准备工作，202_年,地区本级及各县（市）的社会保险业务档案整理工作在上级业务部门的关心指导下，根据自治区印发的《社会保险业务档案管理操作规程（试行）》，结合各地实际，突出重点，真抓实干，开拓创新，加快进度，使我区的社会保险业务档案管理工作逐步迈向了规范化轨道，也有力地维护了参保人员的权益。现将我区社会保险业务档案工作总结如下。

一、领导重视，目标明确

随着社会保险事业的发展，社会保险业务档案的基础性地位和服务性功能日显重要。为此，我区一直把档案管理工作作为社会保险工作中一项重要的基础性工作来抓，把档案管理纳入了全局社会保险工作体系之中，要求与业务工作同部署、同实施、同检查。202_年，我局把社会保险业务档案工作列入了对各县（市）年终目标考核当中，与地区本级各科室签订了《社会保险业务档案目标责任状》，已于8月底前完成了整理工作。

二、建立组织机构，完善管理工作体系

做好业务档案管理工作，关键在组织领导。为进一步做好我局业务档案工作，按照文件精神，及时成立档案工作领

导小组。领导小组由局长担任组长，分管副局长担任副组长，各科室负责人为成员，以加强对档案管理工作的指导。同时，挑选了一名责任心强、计算机技能好的同志担任专职档案管理员，各科室分别确定一名兼职档案员，负责本科室档案的搜集、整理、立卷和归档工作。

三、建章立制，规范管理

我局根据《社会保险业务档案管理操作规程（试行）》的有关规定，结合社保业务特点制定了一系列档案管理规章制度：《档案管理制度》、《档案查（借）阅利用制度》、《档案保密制度》、《档案收集、整理制度》、《档案归档制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《专（兼）职档案员岗位责任制》和《会计档案管理制度》等，使我局的档案管理工作有章可循、有制可依，使社保档案管理工作走向标准化和规范化，并对档案的科学管理和完整利用起到了基础性的作用。

四、组织学习培训，提高人员素质

由于我局全体人员中没有一个是档案专业的，也没有接受过档案的专门教育、培训，如何规范化整理归档无从下手。我们一方面组织大家学习《档案法》、《社会保险业务档案管理操作规程（试行）》等文件，另一方面，采用请进来的办法学习，提高动手能力。邀请档案局的专业人员对我局的专兼职档案员进行了培训。这样，既提高了大家的档案意识，也掌握了结合自身实际如何分类、归档、管理等一系列方法。

五、社会保险业务档案归档整理情况

各类档案的立卷归档严格按照《社会保险业务档案管理操作规程（试行）》集中统一管理，按业务险种分类整理。到目前，地区本级和各县（市）已整理成卷业务档案共计19952卷。

六、档案工作存在的问题和今后努力的方向

得益于上级业务的重视和地区档案局工作人员的正确指导，我局业务档案的规范化管理工作已经起步。但档案管理工作也存在一些问题，主要表现在以下几个方面：一是受当地财政和单位经费不足的制约，地区及各县（市）档案室面积不足，所有档案实行集中管理有难度。二是社会保险有二十多年的历史，历年的档案分散在各科室，现在一次性整理工作量大、面广、种类多、难度大。三是受人员编制短缺、任务较重等实际情况的制约，专、兼职档案员的配备及学习培训方面还有欠缺，档案员的知识结构不够全面，尚不能适应档案工作的需要，影响档案工作的深入开展。

针对以上的不足和缺点，我区将在今后的档案管理工作中切实加以改进。全局上下有信心、有决心清理历史旧帐，力争202_年通过自治区的达标验收。一是对新产生的应收集归档的各类业务资料，继续严格按照《社会保险业务档案管理操作规程（试行）》的要求，做到月月整理，全年全部归档。二是克服人员短缺的困难，集中精力整理好历年的档

案。三是进一步加强档案管理培训力度，重点学习档案管理、利用和档案法律法规等方面的知识，进一步增强干部职工的档案意识和做好档案工作的自觉性，提高档案利用效率。

总之，在改进不足的基础上，全区上下将共同努力，尽快使我区社保档案管理工作走上规范化轨道，达到“跟踪一生、记录一生、管理一生、服务一生”的要求，以发挥档案工作在保障民生、改善民生、服务民生方面的基础性作用。

二0一一年十二月十九日

第四篇：新型农村社会养老保险业务档案管理办法

新型农村社会养老保险业务档案管理办法（试行）

第一条 为规范新型农村社会养老保险(下称新农保)业务档案管理，维护新农保业务档案真 实、完整和安全，充分发挥档案的服务作用，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令以及社会保险相关法规，结合新农保业务经办操作规程，特制定本办法。

第二条 农村社会保险管理局（下称经办机构）负责管理新农保业务档案，接受本级行政主 管部门领导和档案行政管理部门业务指导，并指导下级经办机构业务档案管理工作。

第三条 本办法所称新农保业务档案，系指经办机构在经办新农保业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第四条 经办机构应根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按照本办法的规定及程序收集、整理、立卷、归档、保管新农保业务材料，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和篡改(保管期限和整理方法见附件

一、附件二)。

第五条 应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保新农保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。

第六条 应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积不少于20平方米，并参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（县级40平方米/万卷），确定专用档案库房建设中长期目标。业务档案应使用专用铁皮柜保管。

第七条 应配备专职或兼职档案管理人员，并保持人员相对稳定。配备的档案管理人员应具备专业基础知识，熟悉业务，忠于职守。

第八条 在每年3月底前应将上业务档案收集、整理、装订完毕并入柜保管。收集过程中应对业务档案真实性、完整性和有效性进行检验，及时办理交接手续。凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。经办人员应编制《档案材料收集目录》并办好交接手续。

第九条 新农保业务档案分类应按照新农保业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“—业务环节”的方法对新农保业务档案进行分类、整理、组卷，及时编制卷内目录、案卷目录、备考表等（见附件二）。

第十条 新农保业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年。新农保业务档案定期保管期限为最低保管期限，新农保业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十一条 老农保参保人转入新农保的，应按新农保有关规定办理参保登记手续，并按照新农保业务档案管理办法管理档案，原业务档案按老农保管理办法继续保存。第十二条 应依法为参保人提供档案信息查询服务。

第十三条 应对到期新农保业务档案及时进行鉴定。鉴定工作应由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及行政主管部门有关人员组成鉴定小组，负责鉴定并提出处理意 1

见。鉴定中如发现业务保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十四条对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级行政管理部门备案，经办机构主要负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十五条 对永久保存的新农保业务档案，要按照有关规定，根据同级档案行政管理部门的要求向国家综合档案馆移交。

第十六条 未按规定建立档案，不按规定移交档案，或玩忽职守，造成档案管理混乱、丢失等，给单位和个人造成损失的，依照《档案法》、《湖北省档案条例》等有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任。

第十七条 乡镇人社服务中心应参照本办法管理新农保经办规程中需要乡镇一级保管的业务档案。

第十八条 本办法自印发之日起施行。

附件：新型农村社会养老保险业务材料归档范围与保管期限

一、管理类

个人在办理参保、信息变更、关系转移，经办机构在受理过程中形成的登记表单及证明材料等：

1.新型农村社会养老保险参保登记表及应提供的居民户口薄、身份证复印件等必备材料［100年］；

2.新型农村社会养老保险变更登记表及相关证明材料［100年］；

3.新型农村社会养老保险保险关系转入申请表［100年］；

4.新型农村社会养老保险保险关系转入接收函［100年］；

5.为参保人员办理银行存折、联名卡、社会保障卡等重要凭证的首发、补发、收回管理登记表单及证明等业务材料［100年］；

6.服务协议管理材料，包括与基金收付款协议银行、网络通信运营商、考核材料、终止协议材料等［10年］；

7.其他在缴费环节形成的与参保个人有直接关系的业务材料［100年］。

二、征缴类

经办机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴有关情况，以及个人补缴形成的表单等业务材料：

1.补缴新型农村社会养老保险申请表及相关审核材料［100年］；

2.新型农村社会养老保险个人缴费汇总表［100年］；

3.新型农村社会养老保险集体补助明细表［100年］；

4.新型农村社会养老保险集体补助汇总表［100年］；

5.新型农村社会养老保险补缴汇总表［100年］；

6.新型农村社会养老保险地方财政补贴汇总表［100年］；

7.其他在缴费环节形成的个人补缴、机构汇总保费收取、集体补助、财政补贴情况等有关业务材料［100年］；

8.收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

三、待遇类

待遇领取人在办理领取手续，以及经办机构在审核、支付待遇过程中形成的表单及相关业务材料：

1.新型农村社会养老保险待遇领取通知表及相关证明材料［50年］；

2.新型农村社会养老保险待遇核定表［50年］；

3.新型农村社会养老保险注销登记表及应提供的居民身份证复印件及死亡、出国(境)定居、户籍变更、户籍关系转移等相关证明材料［50年］；

4.新型农村社会养老保险基金支付审批表［50年］；

5.新型农村社会养老保险基金支出计划表［50年］；

6.养老金支付汇总表［永久］；

7.领取人遗失证(卡、单)在补办过程中形成的证明等相关审核材料［50年］；

8.其他在待遇领取环节形成的业务材料［50年］；

9.付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

四、统计类

在进行业务统计时形成的各类表单等业务材料：

1.各项业务统计报表〔永久〕；

2.统计数据分析报告等〔30年〕；

3.业务月/季统计报表〔10年〕；

4.各项社会保险基金预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

五、稽核类

机构监管形成的稽核、监察等材料：

1.稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料〔30年〕。

2.监察材料。社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料〔30年〕。

3.内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料〔30年〕。

4.大案、要案、特殊案件的稽核材料〔永久〕。

5.其他稽核监管类材料［30年］。

第五篇：社会保险业务档案达标验收议事规则

关于印发《自治区社会保险业务档案达标验收 领导小组议事规则》、《自治区社会保险业务

档案管理达标验收工作守则》的通知

现将《自治区社会保险业务档案达标验收领导小组议事规则》、《自治区社会保险业务档案管理达标验收工作人员守则》印发你们。

二○一○年十二月三十一日

自治区社会保险业务档案达标验收

领导小组议事规则

为更好地加强社会保险业务档案规范化管理建设，正确履行社保业务档案达标验收领导小组的职责，保证领导小组议事决策科学化、规范化的要求，结合实际，特制定本规则。

一、工作职责

负责传达上级部门的文件精神及指示，出台达标验收工作相关的制度、方案，指导全区达标验收工作的实施及沟通协调，以进一步推动社保业务档案规范化管理建设。

二、议事内容

1、学习贯彻全国社会保险业务档案达标验收领导小组的重要文件、重要会议和重要指示精神，结合实际，讨论研究达标验收工作的实施方案及措施意见。

2、讨论审议社会保险业务档案管理规范化工作发展的规划及其总体实施方案、确定达标等级等重大问题，并提出决策意见。

3、讨论审议社会保险业务档案达标验收工作的重要活动、重大措施和有关工作的重要部署。

4、讨论审定需要上报的重要请示、报告。

5、讨论加强验收领导小组工作作风建设中的重大问题，制定小组自身建设的有关制度和规定。

6、审议领导小组廉政建设工作中的重要问题和重要事情的处理意见。

7、决定对社会保险业务档案管理的奖惩事项。

8、需领导小组讨论决定的其它问题。

三、议事的形式

1、领导小组会议一般每季度召开一次。

2、小组会议由组长召集并主持。

3、领导小组会议议题由组长确定，因特殊情况组长可以临时决定召开小组会议。

4、会议根据议题内容，可请档案鉴定、销毁小组成员列席，并请有关同志参加相关的议题。

5、会议讨论决定重要事项前，应充分酝酿，并听取有关意见。

6、会议讨论决定问题时，领导小组成员应充分发表意见，讨论后由组长汇总情况并提出决策意见。

7、会议根据讨论事项的不同内容，按少数服从多数原则，对意见分歧较大的议题，除紧急事项外，应暂缓作出决定，待进一步调查研究后提交下一次会议讨论。

8、指定专人负责会议记录，明确相关人员根据会议精神起草、拟制会议有关事项通知，经领导小组组长审核同意后下发。

9、以验收领导小组名义上报的重要请示、报告和下发的文件，由领导小组组长签发。

四、议事的执行

1、领导小组长负责小组重要工作的协调，小组成员负责分管工作的协调。

2、对领导小组会议决定事项的落实，由小组成员按分工负责督促检查，抓好落实，并将落实情况及时向领导小组长报告或在下一次的小组会上反馈。

3、日常工作的处理由自治区社会保险管理局业务档案管理处负责办理。自治区社会保险业务档案管理达标

验收工作人员守则

为加强社会保险业务档案达标验收工作人员的工作纪律，严格规范工作人员的行为，确保验收工作质量，特制定如下工作守则。

一、以《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人社部令[202_]）3号）及《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（人社厅发[202_]）55号）为指导，按照社会保险业务档案达标验收内容及标准，圆满完成社会保险业务档案达标验收工作。

二、爱岗敬业，勤奋工作，熟悉掌握社会保险相关业务的法律、法规和政策规定，认真学习档案管理等方面的专业知识，不断提高业务素质。

三、坚持清正廉洁，乐于奉献，注重调查研究，尊重客观，广泛听取各方面意见，坚持公开公平，遵守职业道德。

四、依照达标验收工作内容和标准进行，遵守达标验收工作纪律，执行验收工作程序，注重调查取证，确保达标验收结论客观公正，严守验收过程中知悉的秘密。

五、顾全大局，端正工作态度，讲究工作方法，认真按照 4 领导小组成员分工，切实履行自己的职责，树立良好形象。

六、恪尽职守，秉公执法，公道正派，廉洁自律，不徇私情，不谋私利，不滥用职权，不玩忽职守，高质量、高标准地完成达标验收任务。

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