第一篇：档案存档、借阅管理制度

山东益康药业股份有限公司 档案存档、借阅管理制度

一、总则

1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。

3、本制度最终解释权归集团公司办公室。

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，凡申报文件，包括重点科技项目的申报材料、设备文件、其他项目的申报等，由各部门负责人或经办人整理完后，形成纸质文件或电子档文件，交档案管理人员保存，并填写档案收录登记册。

3、各部门负责人接收到的重要文件，由各部门负责人传阅后，交档案室，交档案管理人员保存，并填写档案收录登记册。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知（红头文件）、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文和与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总体要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

五、档案借阅流程

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《档案借阅登记表》，如有保密性严格的材料（例公司生产技术性文件、车间生产工艺流程等）需报公司总经理批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门负责人签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

山东益康集团药业股份有限公司

2014-05-16

第二篇：档案借阅管理制度

档案借阅管理制度

一、各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅；

二、各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅；

三、如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向单位领导反映。

四、如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用，一般不外借。

五、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出；

六、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失，应及时联系档案管理人员。

七、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

公司行政部档案室

档案室证件借阅、使用管理规定

一、目的为了规范公司各类证照的使用管理，避免因管理不善给公司的风险，防止遗失、保证按时年检，特制订本制度。

二、范围

各子公司及部门的移交的行政类（如营业执照、组织机构代码证等）、财务类（如税务登记证、信用等级证等）以及其他各类证件的原件、电子档。

三、证照资料的使用管理

1、需要借阅、借用证照资料，须到公司行政部填写《证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管审批，证照负责人签批确认后，可到档案室证件管理人员处办理相应手续；

2、证件管理人员仅凭有证照负责人或由证照负责人指定或委托代理人签有批示“同意”的申请单办理相应部门证照的借用、借阅等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过30天；

4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机联系，及时办理证照的挂失和补办手续；

5、6、不许擅自使用公司的证照进行各种担保； 不得将证照转借他人。

四、证照的年审、到期、变更

1、档案保管员只负责对证件的日常借用、借阅管理，不负责证件的年审、换证等相关工作。

2、证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类和财务类证照由行政部安排具体负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。在证照完成年审、变更、延期等工作后移交到档案管理人手中，并办理移交手续，交接时移交人应有交接清单并注明证件期效。

五、相关责任

1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任；

2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅后不得将证件转借其他人使用。

六、注意事项：

凡违反上述规定而私自复印的使用者，将按公司制度严肃处理，如果导致公司损失的，还应赔偿公司因此而造成的损失；构成犯罪的，由公司送交相关司法机关追究弄事责任。

本规定自2014年5月1日起执行。

公司行政部档案室

档案移交、归档制度

一、移交档案应符合下列要求：

1、凡向档案室移交材料，应立卷。所移交的档案材料必须完整、真实、准确。交件人有对递交的归档文件的完整性、真实性、准确性负责。档案室不接受圆珠笔和铅笔起草的文件。电子档材料文件应刻盘再移交档案室。

2、移交档案材料均应编制移交清单，清单一式二份，分别保存。交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名。移交档案清单上要有卷内目录及检索以便查找。移交清单要附电子档一份。

3、文件按其内容的联系，保持文件之间的历史联系区分保存价值，分类整理、立卷，便于保管和利用。

4、移交档案应避免重复。

二、档案室收档案时，要对数量和质量进行严格的检查。案卷总数与移交目录要相符，卷内文件张(页)数与案卷封面所登张（页）要相符；质量要合乎立卷原则和要求，卷内文件不能有损坏。

三、检查完毕，如质量等均符合要求，即可办理具体移交手续，交接时，要有明确的案件数、移交人、接收人、交接时间等，经双方清点后，办理签字手续。

四、各部门在向档案室移交档案时要提前通知档案室，应说明移交数量及移交材料，以便档案室做接收准备。

公司行政部档案室

第三篇：档案借阅管理制度

张家塘学校档案借阅管理制度

一、查阅档案，必须先登记。

二、凡属开放的档案，本校师生员工凭个人证件，即可到档案馆查阅。外单位人员凭单位介绍信，方可查阅。

三、本校人员因工作需要，查阅密级档案，须持部门负责人签名的介绍信，经档案馆负责人同意后，方可查阅。

四、外单位人员查阅、抄录或复制密级档案时，则需持有主管部门或省局级(含同级)单位的正式介绍信。介绍信上除应写明上述内容外，还须有本部门或本单位人事保卫部门签署的意见，并加盖公章。

五、凡属原稿、原始材料，一般只限于本课题组人员利用，本校人员和外单位查阅，除应持本人工作证和介绍信以外，需由课题组负责人签名方可查阅。

六、已获专利权的项目(课题)档案材料，在专利权有效期内档案馆不向外借阅，专刊权失效后按规定办理。

七、查阅校党委会议记录、校务会议记录，应由本单位负责人同意，经档案馆负责人签字，限定性的查阅相关内容。

八、档案一般不借出，凡因工作需要，要填写借出审批单，经室负责人同意，必要时报馆长或主管校长批准。借出的档案要按期归还。逾期不还者，应给予处罚。

九、未经许可，任何人不得复印、摘抄档案。摘抄的档案，要认真核对，严格把关，方可盖章出馆。复印成绩单、新生录取名册、办理学历学位认证等各类证明要按档案管理规定收取查询、复印、证明等相关费用。如需拷贝、扫描、刻盘、拍照，必须经档案科室负责人同意。

十、借阅档案要严守保密规定，注意爱护，不准涂改、圈划、打叉、增删、拆剪、抽页、调换、污损。不得擅自公开档案内容。违者按问题性质和情节，严肃处理，直到追究法律责任。

十一、港、澳、台人员和外国人查阅档案，按国家统一规定办理。

第四篇：档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

第五篇：档案借阅管理制度

档案借阅管理制度

一、档案管理人员应根据查阅人员的需要，及时提供查阅工具，协助借阅人

员查找，主动征求借阅人员的意见,不断改进服务工作，了解利用效果，并及时登记积累。

二、本公司内部人员借阅档案，原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关的档案并需经公司行政部领导同意方可借阅，并办理借阅手续。如需查阅其它部门的档案，须经其所在部门领导同意，并经公司分管领导批准。

三、档案的借阅一般只限在档案阅览室内，特殊情况需外借，须经公司行政

部领导批准同意。通常情况下档案不予外借。确因工作需要将档案借出使用时，必须履行相应手续并经有关领导审核签字后方可办理相关手续；借档者必须确保档案完好无损，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁，不得擅自随意翻印；使用完毕后即时原样归还；借档期限一般不应超过3周，“机密”级文件的借档期限一般不得超过5个工作日，“绝密”级文件的借档期限一般不得超过3个工作日，如确需延期借用，则须办理续借手续；

四、查阅“机密”级档案须经综合档案室负责人和本部门负责人审核后，报

公司分管领导批准；查阅“绝密”级档案须经公司总经理批准。会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员，其它人员确因工作需要查阅，须经公司领导批准。

五、外单位人员查阅本公司档案，必须持有介绍信和其身份证（或工作证）

并经公司主管领导批准同意方可查阅。

六、各类档案未经有关领导同意不得翻拍，复制。

七、档案借阅人未经档案管理人员同意，不准擅自进入档案库房进行查找和

翻阅。

八、借阅档案应先填写《档案利用登记簿》，办理相关手续后方可借阅，退还

档案时须详细检查，交点清楚，办理归还手续。

九、阅档人员必须爱护档案资料，在查阅时不得吸烟，不得私自拆散、涂改、转借、复制，违者追究责任，同时向领导汇报，情况严重应根据《档案法》规定追究法律责任。

十、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员提供一个优雅、肃静的环境。档案

管理人员做到热情接待，主动提供。阅档人员应爱护公物，保护档案。