第一篇：公文常用相似基础词汇总比较

公文常用相似基础词汇总比较

届时：到时（候）。例如：‚＊＊区成人教育展览会定于 7月10日上午8点在大剧场举行开幕式，请您届时参加。‛

禁止：不准。公文中的祈使用语。多用于指示、通知的今后意见和要求部分。例如：‚严格禁党政干部在工资和机关集体福利以外获取不正当的收入。‛

开端：公文的开头部分。

开门见山：比哈起草公文要单刀直入，直接揭示主题。可行：可以、同意。一是用于批示文件，表示同意。例如：‚该文件所提意见可行。‛二是用于请求上级予以批转的文件结尾，例如：‚以上如认为可行，请批转有关部门执行。‛

例行报告：按规定定期履行上报的书面报告。如工作月、周报、日报等，这类报告大都用于非常紧急时期（如遇有战争或重大灾害的时候）

隶属：附属、归属，领导关系。多用于解释公文的行文知系。例如：‚同级机关或者不相隶的属机关之间来往文件为平行文。‛

莅临：到临的意思，多用于请柬，如：‚9月5日上午8时，我厂将举行建厂十周年庆祝活动，敬请您临指导。‛

了：助词，公文中常用带‚了‛的句式，以此表示某项事情的完成时态。例如：‚挖出了一批隐藏较深的型事犯罪

分子‛、‚增强了法制观念‛、‚开展了增产节约的宣传教育工作‛。

明文：明确的文字。例如：‚严禁挥霍公款到处旅游，这在中央的文件中已有明文规定。‛

拟：打算、想的意思。多用于阅文写拟办意见时使用的一种敬语，如某局办公室主任阅文所写的初步意见是：‚拟同意，请局长核示。‛

拟定：起草。例如：‚我们正在拟定今年的工作计划。‛ 批示：给以文字指示，指上级对下级的的请示给以明确的文字答复。下级向上级的请示结尾，也多使用此词。例如：‚上述意见可否请批示。‛

篇段合一式：公文外在表现形式之一。即一篇只有一段也即一段是一篇公文，为篇段合一式。

篇前撮要：篇即篇头，撮是文字简短，要即要领、全篇文章的中心思想与基本内容。意思是指在一篇文章的开头处，用简明的语言，把文章结论、总的观点、中心内容加以概括表达出来。

篇旨：全篇公文的主旨。

歧义：指某一语方有两种以上不同的理解，而这两种以上的理解都是允许的。

起草：指写公文的原稿。

请予：请给以的意思。属请求性用语：‚上述意见可还

请予核示。‛

L省略句式：公文写作的句法特点之一。在公文写作中省略一些可以省略的名子成分，以其达到更好的表达效果。

施行：付之实施、执行。多用于法规性文件的‚附则‛末尾，与时间结合用以表明文件的时效。例如：‚本条例自公布之日起实施‛、‚本规定自明年1月1日起施行‛。时效性：指任何一份文件都具有一定的时效。时效的产生，除文件明确生效的时间外，所有文件都以成文日期为生效时间。

事由：指一篇公文所要解决的主要问题。

试行：试验性的办理。一些目前先行办理，执行一段时间后将根据实际情况予以修改的文件（主要指工作计划、方案、办法及避暂时性的规定等），要标题后面加（）注明‚试行‛二字。

按语：领导机关转发下级来文来函，对其文函有所说明、评议或要求时，就在文函前面以‚按（按语）……‛的形式加写一段文字，这就是一般所说的公文按语。多用天通报、简报、调查报告、经验介绍和转发有现实指导意义的人民群从众来信。

按照：依据照办，表示某项公务是依据某一要求办理的。如：‚按照市委的要求，开展了‘反盗窃’的宣传活动。‛

颁布：公布、发布。多出现在命令、令等指令性文体中，用以公布条例、规定、守则、办法、制度等法规性文件。例

如《关于颁布〈公路管理暂行办法〉的令》。: 背景：主要指问题的原委和问题的提出。

必须：言明这样做是非常必要的，属指令性中吻，以示只得这样，不得违反。多用于通知、通报、指示、命令等指令性文体的主张部分，例如：‚必须坚决执行国务院关于……的规定‛

部署：安排部署，多用以表示某一重要工作已经做了传达贯彻和安排布臵，如‚接到中办发［2000］57号文件后，我们及时向下做了部署‛。

参照：表示某些做法有可借鉴之处，希望别人加以参考与仿照，此语用于上级批转下级来文时的结尾处，与执行相连一并使用，例如：‚现将＊＊＊（下级机关）《关于＊＊＊的报告》转发给你们，请参照执行。‛

呈请：向上级呈报请示事宜。例如‚此题事关重大，将我们的意见呈请上级批准后再予以答复。‛

承蒙：得到的意思。多用于便函的结尾用语，例如：‚承蒙贵校大力协助，特表示谢意。‛

此复：指答复给你这些内容，主要用于批复和复函的结尾，另起一行，空两格写‚此复‛。

此令：指令这些内空，主要用于命令、令的结尾，另起一行，空两格写‚此令‛。

存查：保存起来，以备查阅。

第一手材料：指通过调查和亲身实践所获得的直接材料。

段旨：即段落的中心内容。

对：公文中常用的介词之一，主要用以表明对象、范围。例如：‚对因上当受骗而给国家造成重大经济损失的单位，必须追究其领导的责任。‛

对于：公文中常用的介词之一，主要用于表明对象、范围。例如：‚各级政法部门，对于那些重大投机诈骗分子，一定要依法从严从重惩处。‛

发布：公开发表、宣布。公文写作中多用于命令、令、指示及各种法规（如条例、规定等）的前面，从而组成动宾结构。

防止：防范住。公文中的祈使用语。多用于指示、通知的今后意见和要求部分及‚灾害‛、‚事故‛、‚案件‛的发生等词语前面。如：‚坚决防止重大灾害事故的发生。‛& 分块式：公文外在表现形式之一。即全篇公文分为几大部分，每部分的上面正中标有汉字书写的数码，例如：‚一‛、‚

（一）‛。

分列小标题式：公文外在表现形式之一。即全篇公文划分为几大部分，每一部分的上面正中有一个反映段旨的小标题。

分条式：亦称分条标项式。公文外在表现形式之一。即

依其公文内容，按序分成若干条项，并以数码标明之。

该：用以表示对象，指某人或某一事物，多用于对文件的批示用语，例如：‚该文所提意见比较不错，可试行‛。

根据（依据）：来源、出处。多用于公文的开头，以交代制作本公文是根据上级的什么指示，什么政策要求或下边的什么实际情况。

公布：公开发布。公文写作中多用于决定、决议、令的前面组成动宾结构。

公文逻辑：指写作公文，从用词到成篇，都有逻辑的问题，不合逻辑的公文，会以讹传讹，贻误工作。公文写作中讲的逻辑，主要是指逻辑思维规律，即人们在认识过程中正确地形成概念，作出判断，进行推理的规律。

公务：有关国家和集体的管理事务。公文是完成公务管理的文字工具，故称‚公务文书‛。

关于：公文标题写作常用的一个介词，与‚事由‛合成一个介词结构。该介词结构的前面加制文机关名称，后面加文种名称即构成一个完整的公文标题。例如：《教育部关于＊＊＊＊年全国高等学校招生工作会议的报告》、《＊＊市公安局关于对枪支进行清理登记的通知》。

贵在直笔：即直截了当地表达内容，公文写作提倡直笔。核示：审核指示。报告结尾用语的一种，例如：‚以上报告请核示。‛

即日起：从今天开始。多用于布告、通告、令、命令、决定及法规性文件（如条例、规定等）末尾处，与‚生效‛相连用以表明本文件从今天起开始具有法定的权威效力。

简缩：公文写作的名法特点之一。公文写作常使用一些高度简化紧缩的句式，这种句式是在原来句式的基础上重新加以概括，以达到简化。如‚三八作风‛、‚五讲四美‛等。

鉴于：考虑到的意思。主要用于表明事情的原因，类似‚由于‛。例如：‚鉴于此项工作经过试点已摸索到一些经验，故可在全市普遍展开。‛

接洽：接待商洽。大都是用于联系事务便函的末尾处：‚现派我局同场前去联系，请接洽为荷。‛;是：肯定，属判断词。公文中多用‚是‛以表示肯定判断。例如：‚与会同志一致认为，如开这次会议是完全必要的。‛

收悉：收到、知道。多用于复函的开头，例如：‚＊＊＊＊年 4月1日你局来函收悉。经研究，同意……‛

受命写作：公文写作特点之一，指遵命撰写文件。思路：写公方思考的线索，是作者对客观世界如何观察、理解、认识的反映。7 特此：特地在这里，一是常用通知、‚三告‛（公布、布告、通告）、‚三令‛（令、命令、指令）、决定等指令告知性文种的开头与主体之间的过渡，起到承上启下的作用。例如：

‚特此命令如下：‛、‚特此布告如下：‛；二是用于报告、通知的结尾，例如：‚特此报告‛、‚特此通知‛。

特：特地。通常用于公文的开头与主体之间的过渡句，例如：‚特通知如下：‛、‚特决定如下：‛、‚特作如下决议：‛等。

提前句式：公文写作的句法特点之一。在公文中有一种由‚将‛字所构成的第十宾语提前句式，称为‚提前句式‛。比如批转、转发文件时，一般采取提前句式，即把被批转、转发的文件名称提到‚现将‛之后（例如现将省委《关于加强信息工作的通知》转发给你们，请研究处理），以起到良好的修辞效果。如果不采取‚提前‛，上面这段话的写法是：‚现转发给你们省委《关天加强信息工作的通知》，请研究办理‛，这段文字就显得平淡。

条款：公条列项，法规性文件分条列举的项目，如第一条第二款。

条文：法规文件所列的条目。

妥否：是否妥当，正确与否。多与‚请批示‛连接在一起，组成：‚妥否，请批示‛，作为请示的惯用结尾用语。

望即：希望立即。多用于下行文，属期望性用语，例如：‚接此通知后，望即组织领导干部认真学习。……‛

为：公文中常用的介词之一。用以表明制文的目的、原因。多在公文的开头处使用，放在某一句子前面以构成目的句。例如：‚为保障民用航空的安全，防止劫持、破坏民航飞机和破趟民用航究设备事件的发生。……特通知如下：‛

为荷：带有感谢的意思，信函的结尾用语。

为了：公文中常用的介词之一。与‚为‛的使用相同。例如：‚为了明确会计人员的职责和权限，充分调动他们的积极性，更好地为社会主义革命和社会主义建设服务，特制定本条例。‛

为要：是必要的。公文中的期望性用语，多用于行文的末尾处。例如：‚各单位对此决定的贯彻，不准打折扣，应原原本本地传给群众为要。‛

文风：是公文写作中所表现出来的文章的作风。优良文风的基本特征，就是毛泽东在《工作方法六十条》中指出的‚文章和文件都应当具有三种性质：准确性、鲜明性、生动性。‛

文约事丰：以最少的文字表达最多的含意，它是使公文达到方简意明的主要手段。

文种：指对具体的公文，按其性质和用途的不同划分为若干种类，并为每种公文规定了固定的名称，即文种的名称，简称文种。

务必：必须、一定。主要用于下行文，属指令性用语。例如：‚务必认真贯彻执行‛、‚务必参加会议‛。

现将：此刻和把的意思，属公文中常用的介词之一，公

文写作中使用该词，一是用以表明对象，如批转、转发（或颁发、印发）性的通知、通报，其开头的表态用语处通常使用‚现将‛一词，例如：‚现将国务院《关于制止商品流通中不正之风的通知》转发给你们，望认真贯彻执行。‚二是用于过渡，多在上行文及总结、计划中使用。例如：‛现将我们的主要做法报告如下‚。

校对：公文印制过程的程序之一，是保证公文印制质量的重要环节。一般包括：毛校、初校、二校、三校、核红等

行文：指的是一个单位给对方单位行文。

严禁：严格禁止。其意与‚禁止‚一词基本相同，只是语气更加严格、坚定。

业经：业已经过。属公文中的雅语，多用于表示某一项事已经办完。例如：‚此方案业经上级核准，特予以公布。‛

以至：到，直到。用于时间、数量、范围的延伸和扩大。以致：弄得，由此而造成。公文中常用此语引出结果。例如：‚该人由于不断赌博，不听劝告，以致家庭不和，妻子提出与其离婚。‛“ 议题：会议研究的主要题目。写作‚会议纪要‛，应在开头处写明议题。

由于：因为的意思。公文中常用的介词之一，用以表明原因。例如：‚由于缺乏明确的制度，从而造成仓库管理混乱，一批贵重物品被盗。‛

正文：是公文具体叙事、明理、提要求、讲主张、列措施、摆办法的文字表达部分。

知照：通知对方。一般称通知、通告、通报等为公文的知照性文体。

制订：制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。例如：‚最近一个时期，我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。‛

制定：制作写出。公文中习惯用于较大场合，以制定党和国家的路、方针、政策、法律和法令等。例如：‚党的第十六次全国代表大会，为我们制定了新时期党的总任务和政治路线。‛

制止：控制住，公文中的祈使用语。多用于指示性通知的今后意见和要求部分。例如：‚坚决制止投机诈骗案件的发生。‛” T 重后句式：即重点后臵。公文中常用句法之一。例如：‚请示‛通常所使用的结尾用语：‚如无不妥，请批转有关单位执行。‛其文意的重点并不在‚如无不妥‛上，而是在‚请批转……执行‛，因为后半句话才是作者的用意所在。

兹介绍：现在介绍。

兹因：现在因为。多用于通知的开头，用以说明问题的缘起。例如：‚兹因入夏以来，一些市民随便下海河游，影响船舶正常航行，特作如下规定：‛)

自我说明：由公文的作者直接在文中（一般在文中开头处）交待制发本公文的目的、依据或意图。

总分式：公文外在表现现形式之一，即外形分为两部分：一是总述部分，即开头段落，在这个部分里或概述总的工作情况，或提出总的要求和想法，或起句意，写明全篇公文的主旨；二是分述部分，即公文的主体，在这个部分里，将按照开头总的情况和要求，归纳成若干具体条项，分别进行叙述和说明，它是总述部分的具体化。

遵照：公文中常用的介词之一，用以表明根据。一是多用于公文的开头，以表示办理某一事项和进行某一工作的依据所在。二是往往和‚执行‛、‚办理‛等指令性的动词相连接。

A [按期] 依照规定或预定的期限。[按时] 依照规定或预定的时间。

【案卷】 就是党政机关、社会团体、企事业单位分类保存以备查考的文件。

【按语】 就是发文单位批转的或转发的公务文书所做的说明或提示。

B 【备案】 就是向主管机关报告事由存案以备查考。【本】 就是“自己”的意思，既可以用于机关、团体、单位和个人自称，也可以用于文件本身。

【不日】 就是“不久、不几天”的意思。【不宜】 就是不适宜。

【不予】 就是不准或不给的意思。

[颁布]（郑重地）发布。颁：发下；布：公布。一般用于党政领导机关及领导人公布法令、条例及其他重要的法规性文件。

[颁发] ①发布（命令、指示、政策等）。②授予。一般用于上级机关发给下级机关或个人奖章、奖状、奖品、奖金及其他奖励物品。

[报经]（向上级）报告并经由（上级处理）。[报批]（向上级）报告并请求予以批准。[报请]（向上级机关或有关部门）报告并请示。[报送]（将有关材料向上级机关）呈报并发送。[比照] 按照已有的（法规、制度、标准、方法、格式等）相比拟对照着行事。也就是按照已有的同一类型的作法或同一范畴的制度对比处理。

[必需] 一定要有的，不可缺少的。

[必须] 表示事理上和情理上的必要，一定要。[不贷] 不予宽恕。贷：饶恕。

[不尽] 不完全是；未必。如：不尽如此。

[不胜] 非常；十分（用于感情方面）。如：不胜感激。

[不至于] 表示不会达到某种程度。[不致] 不会引起某种后果。C [参考] 利用有关材料帮助了解情况。【参酌】 就是参考实际情况，加以斟酌。[参照] 参考并仿照或依照（方法、经验等）。[查办] ①检查办理情况并加以督促。②查明犯罪事实或错误情况加以处理。

[查处] ①调查处理。②检查处罚。[查复] 调查了解后作出答复。[查收] 检查或清点后收下。

[查照] 示意对方注意文件内容，并按照文件内容办事。

[此布] 就这些内容予以公布。用在布告类公文正文的后面，另起一行，不加标点。

[此复] 就此答复。用于复函、批复等公文的后面，另起一行，不加标点。

[此令] 就此命令。用于命令性文件正文的后面，另起一行，不加标点。

[此致] 在此致以（祝愿性的话语）。一般用于信函正文的后面，另起一行，不加标点。

【草拟】 就是指文件的起草撰拟。

【呈报】 就是用公文报告上级。【呈请】 就是用公文请求或请求。【承蒙】 就是“受到”的雅语。【存查】 就是保存起来，以备查考。

【存档】 就是把已经处理完毕的公文、资料归人档案，留供以后查考。

D [大概] 不十分精确或不十分详尽；大致的内容或情况。

[大体] 大致；就多数情形或主要方面说。【待】 就是等待。

【大】 就是超过一般的意思。【大力】 就是用很大的力量。【当否】 就是是不是恰当合适。【当即】 就是当时、立即的意思。

【度】 是量词，表示“次”的意思，如“一度”、“再度”等。

E [额外] 超出规定的数量或范围。【讹误】 就是指文字上的错误。【而】 有三种解释和用法：(l)可以做为连接语意相承的成分。

(X)可以做为连过肯定和否定互相补充的成分。(3)可以插在主、谓语中间，起“如果”的作用。F 【发布】 就是宣布（命令、指示、新闻等）。【凡】 就是“凡是”的意思。【反之】 就是与此相反的意思。【非经】 就是“除非经过”的意思。

【奉】 就是接受的意思，一般多指下级接受上级的指示、命令。

【复核】 就是复查核对的意思。【否】 就是“不”、“不行”的意思。

【附件】 就是指随同主要文件一同制定的文件，是随同主要文件发出的有关文件或物品。

[反应] 某种事物所引起的意见、态度或行动。[反映] ①反照，比喻把客观事物的实质表现出来。②把客观情况或别人的意见等告诉上级或有关部门。

[奉告] 告诉。奉：敬词，用于自己的举动涉及对方时。如：无可奉告（常用于外交辞令）。

[付诸] ‚把它用在……‛或‚用它来……‛。付：交给；授予。诸：文言词，是‚之于‛的合音词。如应用文中常用的‚付诸实施‛，‚付诸行动‛。

G

【该】 为第三人称，就是指上文说过的人或事。【概】 在公文中有两种解释：(X)就是大略、大概的意思。(X)就是“一律”的意思。

【稿】 就是指外发公务文书的未定稿、草稿。【稿本】 就是公文形成前期所产生的各种文稿，如草稿、讨论稿、修改稿、送审稿。

【根据】 就是依据的意思，多用于公务文书的开端用语。

【公布】 就是公开宣布，让大家知道的意思，多用于政府机关的法律、命令、文告，以及团体、单位的通知事项。

【光临】 就是表示宾客来到的敬辞，多用于请柬、邀请信的末尾处。

【关于】 就是具有提示性质的介词，多与名词组成偏正词组，用作公文题目。

【规程】 就是对某种政策、制度、正确做法和程序所做的分章分条的规定。

【规定】 就是对某一事物的方式、方法、数量、质量所做的决定。

【规范】 就是约定俗成或明文规定的标准。

【规格】 就是指质量的标准，如大小、轻重、精密度、性能等。

【规约】 就是经过相互协议规定下来的共同遵守的条款。

【规则】 就是规定出来供大家共同遵守的制度或章程。[给以] ‚给之以……‛的省略，后面必须带宾语，其宾语多为抽象事物。如奖励、帮助等。【贵】 敬辞，对对方的地域、单位及其他与之有关事物的尊称。在与平行机关或不相隶属单位之间公文往来时，常以‚贵‛代替‚你的‛、‚你们的‛，表示对对方的尊重。常见于信函中。

H

[函复] 通过信件（公函或便函）进行答复。常用作结束语。也有写作‚函答‛的。

[函告] 用书信告知有关情况。

【函】 就是“信”的意思，公函就是公务信件。【核定】 就是审核决定。【核减】 就是审核后决定减少。【核准】 就是审核后批准。【核拨】 就是查核后拨给。

【会同】 就是同有关方面会合一起。

【会签】 就是指请与文件内容有关的主管部门负责人共同在发文稿上签注意见和姓名。

【汇总】 就是汇集到一起，一般多指资料、数据、表格、文件等。

J 【谨】 敬词，表示“郑重”、“敬重”的意思。[谨启] 恭敬地陈述。用于信函下款末尾的敬辞。【基于】 就是“根据”的意思。【即日】 就是“当天”的意思。【亟】 就是“急迫”的意思。

【鉴戒】 就是引为警戒、教训的意思。【鉴于】 就是“觉察到”、“考虑到”的意思。

【见】 就是在动词前面用以表示“对我怎么样”的意思。如见复，表示“答复我”、“见谅”表示“原谅我”的意思。

【校订】 就是对照可靠的材料复核文件中疑误之处。【接洽】 就是“联系商量”的意思。

【届时】 就是“到时候”的意思。【经】 就是“经过”的意思。如“业经”表示业已经过，“均经”表示都已经过的意思。

【径(迳)】 就是“直接”的意思。如“径向”就是“直接向”、“径与”就是“直接同”、“径报”就是“直接报”的意思。

【具名】 就是在文件上签名。【据】 就是“根据”、“依据”的意思。【决定】 就是对如何行动作出主张。

【诀算】 就是根据预算执行的结果而编制的会计报告。

【决议】 就是经过一定会议讨论通过的决定。【均】 就是“全都”的意思。K [考核] 考查审核。

【考察】 就是实地观察、调查。

【考查】 用一定的标准来检查衡量（行为、活动）。【可行】 就是行得通，可以实行。【恳请】 就是诚恳地邀请或请求。L

[滥用] 胡乱地、过度地使用。[莅临] 来到；来临（多用于贵宾）。[屡次] 多次；一次又一次。【累计】 就是层层相加，累聚计算。【立案】 就是在主管机关注册登记、备案。【立即】 就是“立刻”的意思。【列举】 就是一个一个地举出来。

【列席】 就是参加会议有发言权而没有表决权。【聆听】 就是表示“听”的文言词语。

【履行】 就是实践自己答应做或应该做的事情。【论处】 就是判定处分的意思。

M

[明文] 用文字表达出来的；见于文字的（规定），明文规定一般指见于文字，业已公布的法律、规章等。

【免】 就是去掉的意思，如“免去”就是免除掉的意思。【面洽】 就是当面接洽。N [拟定] 起草制定。参见[制定：经过一定程序定出法律、规程、计划等]。

[拟订] 起草制订。参见[制订：创制拟定]。[拟用] 准备采用；打算使用。【拟于】 就是“打算在”。【拟稿】 就是起草文稿。P 【批复】 就是对下级来文的批示答复。【批示】 就是上级对下级来文批注意见。【批件】 就是带有上级批示的文件。

【批转】 就是把下级来文批示转发给其他单位执行和参阅。

【批准】 就是上级对下级的意见表示同意。【批阅】 就是指领导对文件的阅读并加注批语。Q

【期】 X就是“希望”的意思，如“以期”表示“以此希望”的意思。

【期】 X就是指“日期”，如“定期”表示“规定的日期”、“按期”表示“按照预定的日期”、“如期”表示“符合规定的日期”、“限期”表示“限定日期”。

【启用】 就是指印信开始使用。【讫】 就是完结、截止的意思。【迄今】 就是到现在的意思。【洽商】 就是接洽商谈的意思。

【签订】 就是订立协议、合同、条约并签字。【签发】 就是主管负责人对公文文稿签署发稿意见。【签收】 就是收到公文信件后，在送件人的发文簿上签字，表示文已收到。

【签署】 就是在公文上正式签字。【签章】 就是在文件上签名盖章。【签注】 就是在文件上批注意见。【切勿】 就是“千万不要”的意思。【切记】 就是“牢牢地记住”。

【切切】 就是“千万”、“务必”的意思。【切实】 就是切合实际，实实在在。【清查】 就是彻底检查。

【清册】 就是详细登记有关项目的册子。

【清点】 就是清理查点。【清稿】 就是把文稿誊清。

【清样】 就是最后一次校改后的校样。【请柬】 就是邀请书，俗称“请帖”。【请示】 就是向上级请求指示。

【顷】 就是“不久以前”的意思，如“顷闻”表示“不久前听到”、“倾接”表示“不久前接到”、“顷奉”表示“不久前接到上级的(指示)”。

R

[如期] 按照规定的日期或期限。[如实] 按照客观实际的本来面目。【任免】 就是任命和免职。【任命】 就是下命令任用。

【日程】 就是按日排定的行事程序，如议事日程、工作日程等。

【日内】 就是最近的几天里。【日前】 就是几天前的意思。

【冗】 l就是“多余的”的意思，如“冗长”表示文中废话多，篇幅长。

【冗】 X就是指“繁忙的事”。

【如上】 就是如同上面所叙述或列举的。

【如下】 就是如同下面所叙述或列举的。S

[擅自] 超越权限，自作主张。[收悉] 收到并已了解。

【删】 就是去掉文中的某些字句，常用的词组有：“删除”，就是“删去”；“删改”，就是“去掉并改动”；“删节”，就是删去文中可有可无或比较次要的部分。

【缮写】 就是抄写。【商讨】 就是商量讨论。【商定】 就是协商确定。【上报】 就是向上级报告。

【申报】 就是用书面向上级或有关部门报告。【审定】 就是审查决定。【审阅】 就是审查阅读。【审核】 就是审查核定。【审修】 就是对文稿审阅修改。【审批】 就是审查批示。【审议】 就是审查讨论。

【施行】 就是实施执行，多用于公布法令规章的生效时间。

【实施】 就是实行，用法同施行。

【事宜】 就是事情的安排和处理。【事由】 就是本件公文的主要内容。T

[台鉴] 即请您审阅。台：旧时对别人的敬称，鉴：审阅的意思。一般见于信函。

[推行] 普遍实行；推广（经验、办法等）。【特批】 就是“特别为此(事)”或“专为此事”的意思，一般用于通知、通报、报告等文件的结尾处。

【提纲】 就是内容的要点。

【提请】 就是提出要求或议题，请会议或上级研究讨论，作出决定。

【提案】 就是向会议提出的议案。【提要】 就是从全文提出要点。【体会】 就是体验领会。【体式】 就是文件的格式。

【条款】(条目)就是规章、制度、条约的项目。【条例】 就是由国家制定或批准的规定某些事项或某一机关的组织、职权等法律文件，也包括团体制定的章程等。

【听取】 就是听的意思，多用于听意见、听反映、听报告。

【通报】 X就是上级机关把工作情况或经验教训用书面

形式通告下级单位。

【通报】 X文件的名称之一，就是指上级机关通告下级机关的文件。

【通病】 就是指一般都有的缺点。【通告】 X就是普通的通知。

【通告】 X普遍通知的文告，文件的名称之一。【通过】 就是征求有关人员或组织的同意、核准。【通顺】 就是指文件的内容没有语法上或逻辑上的毛病。

【通知】 X就是把事项告诉别人知道。

【通知】 X指通知事项的公务文件，文件的名称之一。W

[为荷] 表示感谢。荷：承受别人的恩惠。常见于公函祈请语末尾，不单独使用。如：请接洽为荷。

【完稿】 就是脱稿。

【望】 就是希望、盼望的意思。【为】 就是“为了”的意思。【为此】 就是“为了这个”的意思。【为使】 就是“为了使得”的意思。【为宜】 就是妥当或适当的意思。

【为要】 是“重要”的意思，多用于下行文，提醒下级

单位务按文件规定办理。

【为盼】 就是希望受文者按来文要求去办，多用于函、通知、介绍信的末尾处。

【文稿】 就是文件的草稿。【未经】 就是没有经过。

【务】 就是务必的意思，文件中常用的有“务请”、“务希”、“务祈”、“务求”、“务期”、“务使”等。

【勿】 就是表示禁止或劝阻。X

[现行] 现在正在执行的；现在正在发生效力的。【希即】 则就是希望立即。【悉】 l就是“全”、“都”的意思。【悉】 X就是知道的意思。【系】 就是“是”的意思。

【细则】 就是有关规章制度、措施办法的详细规则。【下达】 就是向下级传达或发布(命令、指示、意见)。【现】 就是“现在”、“此刻”的意思。【行】 l就是“做”或“实行”的意思。【行】 X就是“将要”的意思。【行文】 就是发公文的意思。【须】 就是“须要”、“必须”的意思。

Y

[业经] 已经。同‚业已‛。[逾期] 超过所规定的期限。[预期] 预先所期望的。【严】 就是“严格”的意思。

【业经】(业已)就是“已经”的意思。

【一并】 就是“合在一起”的意思，多在两件以上的事情、问题或文件需要合并处理时用之。

【宜】 X就是合适的意思。

【宜】 X就是应当的意思，但多与“不”字结合，用在否定式上。

【以】 就是“用”、“拿”的意思。

【以便】 就是用在下半句的开头，表示有了上半句所说的条件，下半句的目的就容易实现。

【以资】 就是“用来作为”的意思。【以此】 就是“用这个”的意思。

【以免】 就是用在下半句的开头，表示前半句话的目的是使下文所说的结果不至于发生。

【以利】 就是以便有利于。

【议案】 就是提交会议讨论的建议。【议程】 就是会议进行的程序。

【议题】 就是会议讨论的题目。【印鉴】 就是留供核对的印章底样。【印信】 就是指机关、企事业单位的公章。【应】 就是应该的意思。

【应即】 就是“应该立即”的意思。【应将】 就是“应该把”的意思。

【用】 就是“使用”的意思。“用”可以组成：“滥用”表示“超过规定限度使用”的意思；“乱用”表示“不按规定的使用”的意思；“挪用”表示“移作它用”的意思；“概用”表示“一律用”的意思。

【于】 就是“在”的意思。“于”可以组成：“限于”表示“限定在”的意思，“定于”表示“决定在”的意思；“应于”表示“应该在”的意思；“希于”表示“希望在”的意思；“业于”表示“已经在”的意思；“准于”表示“准定在”的意思；“拟于”表示“打算在”的意思。

【予】 就是“给予”的意思。“予”可以组成：“应予”表示“应该给予”的意思；“希于”表示“希望给予”的意思；“定予”表示“一定给以”的意思；“准予”表示“准许给予的意思；”特予“表示”特地给予“的意思；”不予“表示”不给予“的意思。

【逾期】 就是”超过规定期限“的意思。

【援用】 就是”弓用“的意思，多在比照文件精神处理，文件主体以外而又与主体相类似的事项时用之。

【越级】就是超过直属的上级直接到更高的一级。Z

[暂行] 暂时实行的。

[制定] 定出（法律、章程、计划等）。[制订] 创制拟订（方案）。[兹] 现在。[遵行] 遵照实行。

【在案】 就是已经记录在档案之中，可以查考。【责成】【责令】 就是指定专人或机构负责办好某件事。【摘由】 就是摘录公文的主要内容。【展期】 就是把预定的日期往后推迟。

【章程】 就是书面写定的组织规程或办事条例。【照办】 就是依照办理。【正本】 就是文件的正式文本。【值】 就是遇到、碰上的意思。

【指令】 就是上级机关对下级单位所做的指示和命令。【指示】 就是上级对下级说明处理某项问题的原则和方法，也可以指上级指示下级的具体文件。

【指正】 就是指出错误，使之改正。

【致】 就是”给与“的意思。【制定】 就是编制、确定。【制订】 就是编拟、订立。

【制度】 就是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。

【衷心】 就是出自内心。【准予】 就是表示准许。【兹】 就是”现在“的意思。

【总结】 就是把一阶段的工作、学习或思想中的各种经验或情况分析研究，作出有指导性的结论，如总结经验也可以指结论本身，如年终总结。

【总则】 就是规章条例最前面的概括性条文。【遵照】 就是”依照“、”按照"的意思。

第二篇：公文写作基础

各类文件的基本写法

一、公文文种的种类

按照国务院印发的《国家机关公文处理办法》（以下简称《办法》），行政机关的公文种类有13种：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，公文写作基础。

如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。以上13种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。

二、简单了解一下不常用的3种文种

（一）命令（令）：

依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。一般为国家权力机关、国家行政机关使用。

（二）公告：

适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通常由权力机关、监督机关使用。

（三）议案：

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。属于提请审议的上行文。

三、常用的10种文种的使用及基本写法

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。

通知是适用范围较广、使用频率较高的下行文。

从常用的通知看，可分为：

1.批转通知：

用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如《市政府批转市交通局关于进一步加强路政管理的意见的通知》、《市局批转市公路处102国产暑期保畅工作方案的通知》。

2.转发通知：

用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级，只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。

《市处关于转发省公路局资金管理办法的通知》

3.传达通知：

用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，述职报告《公文写作基础》。主要有：

（1）印发规章制度

（2）要求下级周知或办理，如启用印章通知，调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。

（3）会议通知：经常使用的，《召开××大会的通知》。

4.任免通知：

任命和免去干部职务的通知。

写法：

依据……，经研究，任命任免职任职免职……。

注意：

1.勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。

2.勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。

（二）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。

报告有的是主动向上级报的，有的是上级要求报的。为了方便上级领导阅读、办理，报告内容要尽量做到简明扼要，不必给上级讲什么大道理，篇幅不宜过长。此外，报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，上级可以只看不答复。因此，报告不要加杂请求上级答复的事项，如果有就用“请示”这个文种，否则可能会耽误工作。本来是挺急的请示，写成报告，领导看了没下文了，就有可能误事。

各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。正式公文的报告常用的主要有三类。

1.汇报工作报告。

就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关转发各有关单位共同遵守执行时使用。这类报告一经上级批转就具有权威性，各有关单位必须照此执行。比如，给《市处关于……总结报告》《市处关于……的专题报告》。

写法：

正文内容一般包括：基本情况、主要成绩、经验教训、存在问题、今后设想等几部分。

2.反映情况报告。

下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。比如处里按市局要求开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。

第三篇：公文处理基础心得

作业本

课程：公文处理基础心得学区（站）：昌平年级：07级班次：本科专业：经管学号：021姓名：牛桓馨

成绩：

批阅老师：

批阅日期：

中 央 党 校 函 授 学 院

北 京 市 国 资 委 党 校 分 院

公文处理基础心得

经过这段时间的学习，我对公文的认识有了新的认识，有了进一步的了解。以前总是认为政府机关发的才叫公文，现在才知道公文，不止在国家机构，在其他社会组织（政党、人们团体、企业事业单位等）处理公务活动中，有着广泛的用途和特定的功效，是公务活动的重要工具。通过学习《公文处理基础》，不论从理论上还是在实际工作中，都对我有着很大的帮助，使我懂得，要想处理好公文，必须具备一定的公文处理基础和能力，深刻懂得公文处理工作的重要性，和必要性，对公文处理工作的意义有了一定的认识。

公文在各级各类国家机构和其它社会组织，包括政党、人民团体、企事业单位等，都有着广泛的用途和特定的功能效用，是公务活动中重要的工具之一。围绕公文形成并产生功效的过程，存在着以有关国家机构和其它社会组织即机关，中各类各级工作人员为主体的公文处理活动，这基活动构成公务活动的重要组成部分，它创造了公文并为基提供了产生实际效用的条件和基础。

公文的处理就是对公文的创造、处置和管理，也就是在公文从形成、运转输传递、存贮到转换为档案或毁灭的完整生命周期中，以特定方式和原则对公文进行创制、加工、利用、保管料理，使其完善并获得必要功效的行为或过程。通过学习使我明白，公文处理是公务活动的组成部分之一，同时，它又具有区别于其它公务的特殊属性。

一是政治性。公务即关于国家或集体的事务，公文就是为处理这些事务而存在的。这一点使以创制、加工、保管料理公文为内容，以使公文完善并获得必要功效为目的的公文处理活动，更主要和更直接地成为国家管理管理工作的组成部分，因而具有很强的政治性。而公文处理的政治性要求我们，要重视和加强人员队伍建设，使参与公文处理的所有工作人员都具有良好的政治素质和职业道德修养，要建立

严格的工作制度体系，确保各个工作环节严谨周密，要建立行之有效的保密机制，确保公文中机密的安全。

二是辅助性。公文处理是公务活动的组成部分，而且是以为解决各种公共事务问题（主要为国家管理工作）提供基础和条件的方式，存在于公务活动中的。这一点就使公文处理成为国家管理工作的辅助性活动，它自身并非是一项按理职能活动，但却能向各种管理职能活动（组织、指挥、决策、监督控制、协调等）提供所必须的信息，以这样一种特有的方式，为这些活动的有效进行创造条件，提供可能。因此，公文的辅助性要求我们，要确立系统管理的观念，从整体优化的角度处理好公文与业务活动的关系，要加强对公文处理技能水平，要坚持集中统一管理的原则，加强对公文处理过程的有效控制，克服一切各行其道的倾向。

三是技术性。公文处理活动几乎有与人类文明史一样的悠久历史，反复的实践使人们对其中的客观规律性不断认识，并逐步形成和积累起系统而行之有效的经验和应用性的知识、程序、方法和技巧，特别是在近代社会，随着各种科学原理和技术规律不断被发现、发明并投入实际使用，有关的管理技术、信息技术也不断被公文处理工作所采用，从而使这项工作逐渐形成为由多种具体门类技术构成的技术性活动。它的技术性，要求这些活动自身必须在能适合客观需要的前提下保持相对而言的稳定，包括在关的程序、制度、方法、机构设置、人员分工等在内，均不宜频繁变更，以确保工作人员能熟练掌握和运用各种技术，并以此推动工作质量与效率的提高。这就是公文处理的稳定性。因此，公文的技术性要求我们，要认真遵行技术规律，不断学习和应用新技术，要注重专业化建设，提高专业化水平，要注意保持公文处理程序，制度、方法、机构设置、人员分工等方面必要的稳定性。

由此可见，公文处理是一项有着特定功用、特定方法程序、特定内容与形式的活动，为保证这项活动有序有效，必须顺应其内在的特

殊规律，遵行一定的原则。这些原则是对客观规律的正确反映，既是对公文处理活动的基本要求，又是衡量公文处理活动优劣的质量标准。

收文处理的一般程序

一般程序签收，外收文登记，启封，内收文登记，分办，摘编，拟办，批办，承办，主办组织传阅，催办，查办，处理办毕公文。我单位在收到其他部门的发文时，在对方发文登记簿上签字。

在本部门《收文登记簿》上登记。再分流。认真阅读文件，将文件内容和精神汇报给部门领导，请示领导意见。在阅读文件过程中，要有轻重，急缓，对有些涉及机密文件要妥善保管，并请示领导。部门领导作出指示后，在收文登记簿的“批办”一栏签字并注明批办日期，批办日期要注明，公文有一定的时效性。这一点很重要。

根据领导指示开展工作。如有必要，组织本部门全体人员学习文件。办理结束后，在收文登记簿“办理人”一栏签字并注明日期。“备注”栏对办理情况作简要说明，如“已复文”、“已阅”、“已执行”、“已组织学习”等。将文件归档。

行文和发文

公文撰拟是一项特殊的创造性活动，需要遵循特定的原则，也需要掌握一定的特点的方法和技巧，在现实生活工作中也是常用实用的。我谈一下我的体会：撰写公文需要注意：

公文撰写要有头有尾。

使用正确的文头，有称谓、署名、日期、印章等一切必要的起始和落款信息。只有这样才能体现公文的政治性，严肃性，整体性。

内容完整。时间、地点、人、事件，表述简洁明了。

用语正规特别重要。在撰拟公文之间必须正确的选用文种。

要做到客观、标准、规范，以准确表达为主旨，实事求是，不夸张，不过分修饰。区别对待文种，如：“条例”、“规定”、“办法”是有区别的。还有很多需要注意的。

有了上面三点不一定就能把公文撰写好，还要慎重，周密，还应避免漏项，歧义。

根据公文的性质选择文头，草拟文稿。

依照部门文件编号规范确定文号，并填写公文版头的相应栏目。负责领导审批文稿，审批通过后签名或盖章。

如有必要，按用印管理有关规定申请使用公司公章。

复印、存档。

办毕公文的处置

办毕公文的处置无外乎：去留存亡，对其充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文的全部功效具有时分重要的影响，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档。按本部门情况分立案卷，给案卷编号。及时归档保存文件。在卷内文件目录上登记入卷文件。

保证文档的完整和安全。

一般工作中，清退存在一定的误区，清退文件主要包括：绝密公文，有重大错漏的公文，被明令撤销的公文，仅征求意见或审阅的公文，未经领导审阅的讲话稿。清退公文一定好按规定及时清退，清退时影附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行牵手手续；并索要收据为凭证。需要清退的公文要单独保管，任何人不得私自摘录其内容，更不得复制存留。在以各种通信方式传递应清退的公文时，只要公文本身没有解密或降密，应一律按原文标注的密级处理。在我单位就有清退不及时，或清退处理不规范的地方，经过学习，有了进一步的认识，对经后的工作有很大的帮助。

对于公文的立卷归档的范围与基本要求，凡是能反映本机关工作活动的，具有查考利用价值的，已经办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。

需立卷的公文一般具备三个基本条件：1在本机关工作活动中形成或处理，只要它们能反映本机关的工作活动，记录本机关的历史，不管具体作者是谁，都应立卷。2已经办理完毕。3具有查考利用价值。

在利用价值的判断上不单取决与作者的级别，用不应是否为正式的收发文件作为衡量价值的尺度，还应从自用或他用的角度考察公文的价值，并要结合当时多个密切关联的一组文件去看其价值，在工作容易出现单个孤立的文件，要注意归类。

立卷的基本方法，就是把握公文的特征，对公文进行科学有效的分类，组合，编目。

首先是分类，即根据公文的特征为依据将全部公文划分为若干类别。在这一过程中常常涉及到一个公文有多个特征，可同时归属多个类别，这就与工作人员的素质有很大的关系了。在日常工作是经常遇到的问题。

其次是组合。即在以公文特征为依据，在同类公文中选取特征更一致的，联系更为密切的若干公文组合成案卷。

最后是编目。

立卷类目的编制方法：立卷类目有类别名和条款两部分组成。类别实际上就是立卷时对公文做类别划分是有实际操作意义的第二级分类后形成的类别名称。条款则是欲拟的案卷的题名。一般正常情况下都是用--组织机构分类法，立卷时，一种是按机关内设组织机构的名称为类名，一种是安机关的职能命名。在立卷类目中类名与条款都应编号，类号排大流水号.总之，只有认真学习，熟练掌握公文处理基础，才能更好地运用到实际工作中，为我们的国家服务，为全社会服务。

第四篇：《公文处理基础》心得体会

学习《公文处理基础》心得体会

——强化职责是提高公文处理质量的关键

公文处理是指对公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。

公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地创制、加工、传递、保管、处置公文，为公务活动提供适用的信息，其具体内容主要有：（1）创制公文。即收集材料，拟写文稿，经修改、审核、签发、印制等一系列环节，形成正式公文。其中信息的搜集与加工创造对公文创制至关重要。（2）传递公文。即根据一定的规则，将制成的公文递送给收文单位。（3）办理公文。即根据法定的职责权利，收受来自各有关方面的公文，经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作环节，对文件进行阅读、加工，从中提取有用信息，了解有关事物面貌，解决公文所针对的工作问题。(4)处置办毕公文。即根据一定的标准对办毕公文进行鉴别，分别进行清退、销毁、暂存、立卷归档处置。(5)管理公文。即对公文进行科学、系统的保管；建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程进行组织与监控，以及对公文机密与安全的维护等。

公文处理是公务活动的重要工具。各类公务活动对公文的普遍依赖性，使公文处理成为这些公务活动的重要组成部分，并对这些活动的方式、程序以及效果产生一定的影响，使公文处理在公务活动中占有不可替代的重要地位。

（1）公文处理是机关实现管理职能的必要条件。机关对信息的广泛依赖性主要和直接地表现为对公文的广泛依赖。公文处理使机关实现管理职能所需要的公文得以形成并产生实效，为此，它构成了机关实现其管理职能的必要条件。

（2）公文处理是国家档案事业的基础。档案事业是国家文化事业的一个组成部分，档案工作的对象主要是由公文处理活动创造、积累并提供的，从这个意义上说，今天的档案就是昨天的公文。档案事业的发展水平在很大程度上受制于公文处理的水平。

因此，公文处理是一项系统工程，明确责任、强化工作职责是提高公文处理质量的关键。

《国家行政机关公文处理办法》对行政机关公文处理工作的职责作了明确规定:一是各级行政机关的领导同志对公文处理负有领导和检查的职责;二是各级行政机关的办公厅(室)对公文处理负有管理和指导的职责;三是政府的各部门对公文处理负有协调和会办的职责。各级、各部门都应切实遵守执行《公文处理办法》的有关规定，切实担负起应承担的职责，确保公文处理工作的各项责任落实到位。领导同志在公文处理工作中应发挥表率作用。国家行政机关负责人在公文处理工作中应承担领导和检查职责。《公文处理办法》对行政机关负责人提出了要求: 一要 “高度重视公文处理工作”;二要 “模范遵守本办法”;三要 “加强对本机关公文处理工作的领导和检查”。《公文处理办法》对行政机关负责人的要求是很高的，是高度重视，不是一般重视;是模范遵守，不是一般遵守;不仅要加强领导，而且要进行检查。只有各级、各部门领导同志认真执行这一规定，充分发挥表率、引导和示范作用，为木机关规范公文处理工作作出榜样，才能推动公文处理工作规范化、制度化、科学化。

公文处理是一项具有特定功能、特定方法与程序、特定内容与形式的活动，为保证这项活动有序有效进行，必须顺应其内在特殊规律，遵循一定的原则。公文处理的基本原则主要包括：（1）法制原则。即通过法律、法规、规章和制度对公文处理活动加以调整和规范。（2）实事求是原则。一切从实际出发，使判断合乎实际，方法措施切实可行。（3）全面质量原则。在公文处理活动中必须追求其全部质量指标的优化，创造全面的优质。（4）时效原则。在公文处理中必须有高度的时间观念，应及时而适时地处置各种事务，维护公文在特定时间范围内的有效性，使其对公务活动产生更加充分的有利影响。（5）集中统一原则。在公文处理活动中各级各类工作人员要接受集中统一的领导，要遵行统一的公文处理制度，一部分公文处理活动必须由公文处理的专门机构或人员统一进行。（6）党政分工原则。在公文处理活动中，应明确执政党的组织与行政机构的不同责任范围，使其在各自的职责权利范围内专司其职、专负其责，以保证工作的有效进行，从实质上强化作为执政党的中国共产党的领导地位和领导作用。（7）保密原则。在公文处理活动中，应确立保密观念，严格执行保密规定，严格保守党和国家及团体的秘密。（8）简化原则。在公文处理活动中，为使工作更有效率，更加优质，应在保证其具有相同功能的前提下，以各种方式对有关事物化繁为简。

公文处理工作要达到优质、及时、高效、安全、可靠，就需认真研究探索公文处理行为和过程的规律，使之有统一的标准和行为规范，还需建立并完善必要的制度，使各项工作有章可循，要用科学的思想来指导公文处理工作的每一个环节，以提高其效率。

（1）公文处理的规范化。公文处理各个工作环节都有规范的内容和处理程序，公文撰拟的每个数据项目及其所在的位置都不能差之分毫，收文发文处理的整个程序的基本环节不能任意削减或削弱；各个环节的排列次序不能任意地颠倒和打乱；整个公文处理系统目标的实现可根据具体的组织需求或文件效用而合并、删繁就简、随机制宜。公文处理关键要改善服务，提高效率。公文的撰制。办理和管理也像企业生产管理活动一样，工作程序的规范标准是全面质量管理的基本内容，每个程序都应有了一定的标准，这样工作才能井井有条，才能便于操作便于检查，才能发挥整体系统的功能作用。

（2）公文处理的制度化。公文处理的制度化是这项活动内在客观规律的反映。公文处理制度是指与公文处理活动有关的，各类工作人员必须共同遵守准则、法规、规章、标准等规定性的文件。公文处理无论是公文的撰制、办理还是管理，都对制度具有广泛的依赖性。各种组织各类人员共同参与此项活动，既分工又协作就需建立高度稳定的秩序，依靠制度为管理工具，使责任权利分明。

（3）公文处理的科学化。公文处理是一个动态的、环节众多的、相互影响的工作过程，最终公文的效用和质量是众人共同努力的成果。没有科学的理念指引、没有科学的管理和培训，没有科学化的安排和协作分工，没有科学的制度建立和实施，要做到公文处理的高效率、高质量是不可能的，公文处理的规范化和制度化，也是很难真正实现的。

因此，根据公文处理的内容和任务，依据公文处理的原则，明确责任、强化工作职责，科学、规范进行公文处理，是提高公文处理质量的关键

第五篇：公文基础知识讲座提纲

公文基础知识讲座提纲

一、公文的种类

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。

公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。

经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。几种常用文种的区别：

（一）请示与报告

“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。

一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。

二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。

三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。

四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后 行文。

五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。

六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。

七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。

八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

（二）请示与函

“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。

在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：

一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。

三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。

五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。

（三）报告与总结

“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2007年XX工作情况的报告”，这样就比较规范了。

（四）意见与建议

“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2008年XX工作的意见”。

（五）通告与通知

“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如：“某某单位关于XX的通告”。

“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题臃肿的问题。

二、公文格式

（一）发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如：“绵阳市财政局文件”。

主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位臵问题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（二）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“„‟”括入，经常出现使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（三）签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是，左右空格不对，使用字体不对。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

（四）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整，比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行，正确的分行应在“资金”后；使用字体字号错误，有的没有用2号字，有的没有用小标宋字；行距不对，有的距离过大，有的过小。

（五）主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

（六）公文正文

主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。

结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“

一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。

公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”，重量单位KG用成“公斤”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当 使用阿拉伯数字。

1．定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2．中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如：藏历阳森龙年八月二十六日（1964年10月1日）。

3．含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“﹒”隔开，并处加引号。如：“一•二八”事迹（1月28曰）、“一二•九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。

4．相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。

5．用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨，用于农田水利基本建设。

6．公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。

7．统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

8．物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、100名。

9．部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如：38915部队、总3211号、国办发„2005‟8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

10．引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所扰版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。

11．表示数字的范围也有写法的讲究。例如：“3万～8万”，不能写成“3～8万”；5%～15%，不能写成“5～15%”。

（七）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

（八）成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”，不能写为“0”。

（九）公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签 署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位臵，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心。

（十）特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十一）主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；主题词不能超过5个。

（十二）抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（十三）印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位臵；用3号仿宋 体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（十四）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识。

三、行文规则

（一）上行文规则

请示和报告等上行文一般不得越级行文。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（二）下行文规则

政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。比如说：市财政局办公室可以以办公室的名义对外行文，盖办公室的印鉴，但其它业务科室不可以以科室名义对外行文，我们经常可以看到的是以市政府办公室的名义的公文，但没有看到过市政府政研室等对外的行文。

（三）联合行文规则

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。政府部门不能与企业联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。但门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。