第一篇：设备技术档案管理规定

内部资料 注意保存

有限公司管理文件

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第1版

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设备技术档案管理规定

1目的和适用范围：

1．1 为建立、健全公司设备技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的设备技术档案，充分发挥技术档案在公司生产和发展中的作用，更好地为生产服务。特制订本规定。

1．2 本公司设备技术档案是指与本公司设备相关的所有应当归档保存的设备图纸、设备使用说明书、电子文档、照片等技术资料。1．3 按照集中统一管理设备技术档案的基本原则，生产部设立专门的文件柜统一放臵，有设备管理人员兼职管理。1．4本规定适用于公司内部。

2设备技术文件资料的归档：

2．1 每一台设备安装竣工验收完毕，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并以每台设备为单位，将所有的技术文件资料进行整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由设备主管审查后及时放入相应的文件柜内。

2．2 项目部向生产部移交设备技术档案或技术文件资料时，交接双方应形成技术资料交付清单并签字确认，交付清单归档备查。2．3 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，须通知生产部设备管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

3设备管理人员的职责：

3．1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证设备技术档案工作任务的完成。

3．2． 科学地管理公司的设备技术档案，负责设备技术资料和技术文件的收集，进行分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。

3．3 遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。3．4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。3．5对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。

4设备技术档案的鉴定和销毁：

4．1 认真做好设备技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。

4．2 凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经生产部部长审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

5设备技术档案的保管和借阅： 5．1 对设备技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。5．2 认真执行设备技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于12月30日以前整理出检查报告，交设备主管审查。对出现的问题及时进行整改。

5．3 做好设备技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。5．4 设备技术档案的保密制度：

5．4．1 全公司职工必须严守机密，维护设备技术档案的安全。凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由设备主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管，不得遗失。

5．4．2 设备技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

5．4．3 非工作人员未经允许，不得随意翻阅设备技术档案。5．5 技术档案的借阅：

5．5．1 凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅设备技术档案。由设备管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经设备管理人员检查后，方可办理注销手续。

5．5．2 设备技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出存放室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需经设备主管批准方能借出。5．5．3 经同意借出之档案，每次最长时间为三天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术档案退回。到期未归还或未办理续借手续者，由设备管理人员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还，由设备管理人员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报生产部部长审核，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。

5．5．4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由设备管理人员报生产部部长审核，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。技术档案的复制和技术资料的发放：

6．1 凡归档的设备技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。

6．7 因工作原因，需要发放设备人员使用的技术资料，应在设备技术档案交接后次日以后发放给专业人员保管。并编制《设备技术资料发放清单》，设备主管签字后存档备查。发放时注明发放人员、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。

6．8 发放给专业人员使用的设备文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可申请换取新文件，原破坏或污损文件资料回收后报废处理。凡使用者无法提供原文件资料，而要求重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复（晒）制资料的实际价格核算，由生产部部长审核，总经理批准后，送交公司财务部。7 设备技术档案和受控技术文件的更改：

7．1 当设备管理人员需对技术档案实施更改或补充时，应统一做好修改标记，标明日期。同时在修改清单中注明。

7．2 设备技术档案更改后，应及时通知相关的使用人员，以保证文件的使用得到有效控制。

撰稿：

第二篇：技术档案管理规定

技术档案管理规定

一、为规范我公司技术文件管理、归档工作特制定此规定；

二、为档案文件范围包括：

1.各行政主管部门发放的技术文件；

2.公司各部室编发的技术类文件；

3.征求意见联系单；

4.公司组织的检查记录，上级行政主管部门组织的检查记录；

5.项目监理部在监理过程中形成的病在监理工作结束后向公司移交的档案；

6.各类汇总表、总结等；

三、档案要求：

1.监理资料和档案的编制必须真实完整，收集应及时，存放应分类有序；

2.档案的签字、印章必须清晰齐全，日期、编号应完整，档案一经形成正式纪录，不得删改；

3.档案检阅必须履行借阅手续、外单位人员借阅应经主管经理批准；

4.技术类文件应于接收后三日内归档；

5.检查记录应于检查完成一周内归档；

6.工程资料应于工程竣工后一月内归档；

7.公司档案确保存放安全，做到管理有序、查找便捷，不得擅自清理或私自销毁。

第三篇：10技术档案管理规定

技术档案管理规定

第一章总则

第1条目的为加强对本企业工程技术档案的管理，特制定本规定。

第2条职责

工程技术档案由工程技术部管理，由工程技术部设一名专人，负责资料收集、归档管理及与档案室的接洽。

第二章技术档案管理的内容

第3条工程技术档案

工程技术档案是为工程竣工验收提供的技术资料。反映施工过程的实际情况，是该项工程的竣工使用、维修管理、改建扩建等不可缺少的依据，主要包括以下内容。

(1)《竣工项目一览表》，包括名称、面积、结构、层数等。

(2)设计方面的有关资料，包括原施工图、竣工图、图样会审记录、洽商变更记录、地质勘察资料。

(3)材料质量证明和试验资料，包括原材料、成品、半成品、构配件和设备等质量合格证明或《试验检验单》。

(4)《隐蔽工程验收记录》和《竣工验收证明》。

(5)《工程质量检查评定记录》和《质量事故分析处理报告》。

(6)设备安装和采暖、通风、卫生、电气等施工和试验记录，以及调试、试压、试运转记录。

(7)永久性水准点位置、施工测量记录和建筑物、构筑物沉降观测记录。

(8)施工单位和设计单位提出的建筑物、构筑物使用时应注意的事项等有关文件资料。

第4条 施工技术档案

施工技术档案主要包括施工组织设计和施工经验总结，新材料、新结构和新工艺的试验研究及经验总结，重大质量事故、安全事故的分析资料和处理措施，技术管理经验总结和重要技术决定，施工日志等。

第5条大型临时设施档案

大型临时设施档案主要包括临时房屋、库房、工棚、围墙、临时水、电管线设置的平面布置图和施工图，以及施工记录等。

第6条施工技术日志

(1)施工日志真实而客观地记录了工程从开工到竣工，每天现场施工状况的动态过程，包括当天的气象、施工部位和作业内容、施工效率和施工质量。

(2)施工日志既可以用于了解、检查和分析施工进展中的动态变化、存在问题及解决的结果，又可用于辅助证实施工质量检查验收以及质量保证原始资料形成过程的客观真实性。

第三章技术档案管理

第7条技术资料的收集、整理工程技术部负责工程技术资料的收集工作，并对收集的档案资料进行分类整理。

第8条技术档案的保管

(1)工程技术部负责施工期间的技术档案管理工作。(2)工程竣工验收后，工程技术部配合项目经理部将技术档案移交给档案室进行保管。/ 1

第四篇：技术档案管理

技术档案管理

技术档案的管理包括实验样品的管理，实验报告的管理，研发档案的管理，会议记录的管理，外来文件的管理，外来样品的管理。每个技术人员编一个专属代号，一、实验档案

实验样品，技术人员每做一个实验样品都要有一个编号标签，标签格式为，技术人员代号+实验内容（或流水号）+日期，并放置在指定的个人摆放区域，并在记录本上对应记录清楚。

实验报告，电子档与纸质档案各一份，纸制实验报告文件名格式为：技术人员代号+实验内容+实验日期。并由专人保管。电子档实验报告，在电脑上为每位技术人员建立一个文件夹，专门存放电子报告，同一实验的图片，录音，视频，技术资料，实验报告放在一个文件夹中，该文件夹的名称格式为：实验日期+实验内容+技术人员代号。

二、新产品研发档案

立项文件、实验报告、原始记录、研发进展表、市场验证报告等全部归档到一起，对于原始记录，规定每一个新产品的研发要有一本独立的记录本，不可以与其它实验混记到一起，到研发结束时需要一起归档。以便查阅。

三、会议记录的管理

每次技术会议要有专门人员对议题的内容、决议及任务安排做好记录并形成电子文档，文档标题格式为会议内容+会议日期。

四、外来文件、样品的管理

该处所指外来文件是交由技术部保管的，包括客户文件，供应商文件及参加外部会议、研讨会、展会的文件，外来样品包括原材料样品和客户提供的样品。

外来文件做好标识后统一归档。

外来客户样品做好客户和日期标识后统一存放。

原材料样品来样后要有专人做好记录并对其编好公司专门的样品代号后方可使用，以免日后重复试样与重复叫样。

五、技术档案的借阅

凡要查看技术档案的，需要获得相关许可后，并在技术档案资料借阅表上登记方可借阅。借阅后应在限定的时间内归还，并负有保护资料的完整，不被破坏与不被修改的责任。

第五篇：档案管理规定

档案资料管理规定

一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》，借出的档案资料规定于1周内归还，不能及时归还的，经管理人员同意后可办理续借手续；阅毕及时归还：归还时，管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。

二、非公司人员借、查阅档案资料的，须持有有关单位介绍信，并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。

三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料，不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记，不得遗失、抽换、转借，并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。

四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的，须经管理人员同意方可复印；图纸资料若需借出复印的，须经管理人员同意并严格控制复印份数。

五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料，未经管理人员允许，不得随意翻阅相关资料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人员离开工作岗位，为其递送资料，必须按规定程序申请、登记、查阅。

七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件；若需借、查阅绝密级文件资料，必须由矿长签字批准后方可借阅查看；常用性资料查阅，须由部门主管领导签字后方可借阅查看。

八、非管理人员不得随意出入资料室，确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。

九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟，保持资料室的清洁、整齐。

要继续深入的实施档案分类学细化管理，严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度，继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料，要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用，同时留取管理印迹，与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理，必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训，使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性，要必须做到档案管理的专业性和专一性，必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性，文件一但出档必须跟踪管理，按时追缴收档。

珠拉公司档案管理程序

1.目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

2.2财务档案（包含各类合同）由档案室统一管理，使用时，由财务计统部指定专人调档。

2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理，档案室提供存放点。

3．流程： 3.1档案分类：

3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内、外部文件。

3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评、辞职等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、签订的合同、客户档案、市场调研资料等。

3.1.6对外联络档案：即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。

3.1.7声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保留价值的、以音像或图象记录成电子档案，并配有文字说明的历史记录。

3.2 具体管理： 3.2.1 立卷归档： A．流程：

各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为基建档案在财务档案在会单位工声像档一个归档周期。各竣工决算工计终了程预决案的归部室资料员在逢作完成后两后，暂由财务算可在档时间偶数年的6月底，个月内归计统部保管3清尾款同文书将前两年形成的档，项目前年后再存放于后半年档案，文件整理后向图期资料一年图书档案室，内归档书档案室移交后归档。

B．要求：

a.各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份；移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份（移交清单即文件清单）。

b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。

c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文 件、大事记等；

b）人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；

d）财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》

e）审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；

f）经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；

g）设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文件（传真、工作联系函等）施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。

h）对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度 调查及分析记录等。

3.2.2 整理上架： A.流程鉴定：对各部室移交的档案，图书档案组卷：通过鉴定的文件材料严格按室档案员要重新审查其价值性，并剔除规定排列、打号、装订、著录并制无保存价值的文件材料。作卷内目录，组成案卷。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，造册：制作全引目录和案卷目录，一般小号在左，大号在右，自上而下,形成保管清册。

B．要求：

a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

b.不同保存价值的文件应分开组卷。

c.凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料装订前应剔除金属物。

e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为 30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

3.2.3 保管： A.库房管理：

a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架； b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房 或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；

c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；

d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在 140C200C，相对湿度 5065；

e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；

f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；

g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；

h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

B.流动中的安全防护：

a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印； d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

3.2.4 提供利用： A．加强基础工作：

a．编制必要的全引目录和案卷目录，为档案使用者提供必要的检索工具；

b．安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率； c．开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。B．开展查借服务： a．借阅：

a）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

b）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；

c）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；

d）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。b．借出： a）档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部 门主管同意后，方可借出；

c）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。

c．复印：

a）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意； b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。

3.2.5 销毁：

A．流程：图书档案室档案复查结果上报图书档案室档案员将确员每两年对已到人力资源部经认销毁的档案材料登记保管期限的档案理审批在《档案销毁清册》上，资料进行复查并组织销毁。

B．要求：

a．准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管； b．批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。

c．档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

4．相关文件：

4.1《珠拉公司档案管理规定》 4.2《珠拉公司档案管理流程》 4.3《珠拉档案管理制度》 5．相关表单：

5.1 文件清单/移交清单

5.2 档案借阅登记表（借出时间、文件名称、份数、借阅人、批准人、经办人）；

5.3 档案查阅登记表（查阅时间、文件名称、份数、是否复印、查阅人、批准人、经办人）；

5.4 档案销毁清册编制（时间、名称、序号、备注、监销人）。

公司档案管理流程方法

第一条管理部门

1、文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本。