第一篇：人事档案管理制度

人事档案管理制度

第一章 总则

第一条为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，更好地促进公司人事管理工作的展开，特制定本管理制度。

第二条员工人事档案是在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。人事档案工作是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的法规和制度，确保人事档案的安全与完整。

第四条本制度适用于XXXXXXXXXXXXX全体员工。

第二章 管理职责

第五条员工人事档案由总经理办公室统一管理。第六条总经理办公室人事档案管理工作职责：

1、负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范。

2、负责本制度实施执行的具体指导和监督检查。

3、负责公司人事档案信息的维护与管理：档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作。

第三章 人事档案内容

第七条 人事档案主要有如下几类：

1、应聘登记表；

2、劳动合同、员工安全生产责任承诺书、保密协议；

3、录用、转正、任免、聘用、调动、离职等材料；

4、鉴定、考核、考察材料：鉴定（含自我鉴定），测评考核材料，（后备）干部考察材料、奖励及处分材料等；

5、学历、学位及评聘专业技术职务材料；

6、培训记录及外训协议等材料；

7、其他可供企业用人参考的资料。

第四章人事档案的收集与整理

第八条总经理办公室对所有员工档案进行统一编号，确定编号后，一档一号，不重复使用。员工转岗、离职等均不影响编号改变。

第九条 档案材料根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序。

第十条新入职员工的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

第十一条建立档案材料目录，档案材料目录是查阅档案内容的索引，编写要求如下：

1、题目与材料相符，反映材料的主要内容；

2、材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。

第十二条每年一季度需对上一年的人事档案进行整理，在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案资料。

第五章 人事档案的提供与利用

第十三条因工作需要，需查阅和借用档案的，须遵守下列规定：

1、员工人事档案查阅原则上实行对上级公开，公司总经理有查阅所有员工人事档案的权限，部门经理有查阅本部门（组）员工人事档案的权限；

2、凡员工借阅本部门（组）其他员工或其他部门（组）员工人事档案，必须提交由部门负责人签批的《人事档案借阅申请表》；借出需征得被借阅人部门负责人同意，经总经理办公室负责人签批，借出的档案须在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

3、除人事档案管理员外，员工原则上无查阅公司领导人事档案权限。

4、查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

5、借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第十四条员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工档案将作为公司存档使用，不退还员工本人。离职人员档案保存期限为2年，期满时经总经理办公室负责人核准后销毁。

第二篇：人事档案管理制度

人事档案管理制度

为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整，更好的利用相关人事档案材料，特制定本制度。

一、人事档案分类

员工人事档案分为以下几类：

（一）入职档案：

1.个人简历、应聘登记表、笔试试卷、面试评价表、薪资审批表、体检报告、背景调查授权书及信息表、背景调查报告等；

2.员工信息表、身份证复印件、学历学位证书复印件、英语计算机等级证书复印件、各类资格证书及职称证书复印件、离职证明、工资证明等；

3.劳动（务）合同、保密协议、竞业限制协议、应届毕业生协议、实习协议等。

（二）培训档案：

1.新员工入职培训试卷、培训总结；

2.参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表；

3.培训服务协议。

（三）职位档案：

1.职位说明书、职务说明书、职务聘任书；

2.职务变动申请、职位职务变更记录。

（四）薪酬考核档案：

1.试用期目标任务书、试用期月工作总结表、试用期考核表；

2.月度/季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录；

3.薪资调整审批单、调薪/降薪记录。

（五）奖惩档案：

各类奖励、处罚记录。

（六）离职档案：

离职申请、离职谈话记录、离职工作交接单、离职协议、离职证明存根等。

（七）其他档案。

二、人事档案归档

公司员工人事档案由人事部集中统一保管，人事部指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下：

1.对各类人事档案进行鉴别，审核其是否符合归档的要求；

2.按照材料的属性、内容，确定其归档处；

3.补登档案目录名称及有关内容。

4.将新材料放入档案。

三、人事档案利用

（一）查阅：

人事档案查阅须履行以下手续：申请查阅者填写查档申请，注明查档事由、内容、查阅人的概况等；经由查阅部门负责人及人事部审核批准后方可查阅。

人事部设立档案查阅台帐，记录查阅的资格审查及登记工作。

（二）借出

因工作需要需将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。借档人员需填写借档申请，注明借档事由、内容、借阅人的概况等，经由借档部门负责人和人

事部审核批准后方可借档。

借档时间、材料名称、份数、事由等须详细填写，归还时及时在外借登记上注销。

四、保密规定及保存期限

1.公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密；

2.公司的内部各类人事档案原则上永久保存

五、其他

本制度自公布之日起开始实行。

本制度解释权归公司行政人事部。

行政人事部

二〇一〇年七月十六日

第三篇：人事档案管理制度

人事档案管理制度

一、人事档案保管制度

□ 目 的

第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企

业机密 的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。

第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档

案材料 的前提和保证。

□ 人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材

料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料

进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体

位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀

等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误

等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等

原因

引起的，转递的大致程序如下：

①取出应转走的档案；

②在档案底账上注销；

③填写《转递人事档案材料的通知单》；

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位

在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下：

①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗，锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：

①人事档案的数量。

②人事档案材料收集补充情况。

③档案整理情况。

④档案保管情况。

⑤利用情况。

⑥库房设备情况。

⑦人事档案工作人员情况。

二、人事档案利用制度

□ 目 的

第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按

照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

□ 人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式：

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢

失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；

公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时

催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档

案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求

出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的

重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在

报告

中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责

人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

(2)外借手续。

首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。

再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人

员签字。

最后，归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下

手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章

；其次，人事

档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部

门有关领

导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第四篇：人事档案管理制度

人事档案管理制度

第一章总则

一、目的为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本制度。

二、适用范围

公司内部人事档案管理。

1、人事档案管理的作用

⑴ 保守档案机密。

⑵维护人事档案材料完整，防止材料损坏。

⑶便于人事档案材料的使用。

三、管理体制

公司行政管理中心负责公司内部人事档案的管理工作。

1、人事档案管理人员岗位职责

1）负责收集、鉴别和整理员工档案材料。

2）负责保管员工档案，并做好员工档案的安全、保密、保护工作。

3）负责正确应用档案，保证员工档案工作的准确无误。

4）负责办理员工档案的查阅、借阅和转递手续。

5）负责登记员工工作变动情况。

6）负责为有关部门提供员工情况。

2、人事档案建立

1）员工人事档案分类

①试用期员工档案

 分类：基本资料类；试用期考核类；转正材料类。

 具体材料包括：

个人简历、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等；

试用期考核资料；转正申请、试用期末谈话记录及其他与转正有关的材料。

②正式聘用员工档案

 分类：员工档案可分为基本资料类、合同/协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类、离职类等。

 具体材料包括：

 个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能

调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本信息资料；

 劳动合同及补充协议、保密协议、办理护照协议、赴国外工作协议等各类协议；

 培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料；

 试用期各类考核材料、每季度/每年绩效考核材料、绩效记录等资料；

 工资记录、调薪/降薪记录等；

 职位说明书、职务晋升、职务异动等记录和资料；

 各类奖励、处罚材料；

 离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等；

 其他无法归入以上八项的材料。

七、人事档案的归类、排列和编号

1、人事档案的归类

人事档案归类后，应把每份材料归入相应的类别中去。归类的方法如下。

1）按文件材料的名称归类：凡文件材料有准确名称的，即按名称归入所属类别。

2）按文件内容归类：对只看名称还无法确定类目归属的材料，应根据其内容归入相应的类别。若材料内容涉及几个类目时，则应根据主要内容归入相应类目。

2、排列

人事档案归类后，每类中的材料应按照材料形成的时间先后，从远到近，依次排列。

3、人事档案编号

公司人事档案编号将按照部门职能类别+建档年限+阿拉伯数字的序列进行编号管理。

八、人事档案保管的物质条件

1、文件夹：试用期员工档案属临时档案，用普通文件夹暂时保存。试用期满经考核转为正式员工后按正式员工的要求归档和管理档

案；

2、档案袋：正式员工档案用档案袋保存。

档案袋是人事档案的主要包装材料。

九、人事档案检查核对。

1、检查的内容主要包括对人事档案材料本身进行检查（如查看有无霉烂、虫蛀等）及对人事档案保管的环境进行检查（查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等）。

2、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对。

（1）突发事件，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

（2）对有些档案发生疑问，如不能确定某份材料是否丢失。

（3）发现某些损害，如发现材料变霉，发现虫蛀等。

（4）档案柜（室）移动或搬迁等相关情况。

十、保卫保密管理：

1、原则上要设专人负责人事档案的保管，应备齐必要的存档设备；

2、档案室须备有必要的防火、防潮器材，档案室内严禁吸烟。

3、档案柜（室）保持清洁，不准存放无关物品。

4、任何人未经书面授权不得擅自将人事档案材料带出档案室。

5、无关人员不得进入档案室。

6、人事档案管理人员离开档案室时要关灯关窗，锁好门窗。

十一、人事档案提供利用方式

人事档案提供利用的方式是人力资源部门在可提供利用的范围内，提供档案的具体形式。目前，提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证

明材料、提供人事资料卡片、提供人事工作信息等。

十二、人事的查阅、调阅管理

十三、档案保存期限与销毁

1、公司建立的内部人事档案原则上永久保存，对于辞职、辞退、离职等人员档案，自员工离职之日起保存二年后方可销毁。

2、按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单，经人力资源部经理审核，报总经理批准，并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员在销毁申请单上签字，并存档。

第二章附件

十三、行政管理中心负责本制度制定、修改、废止的起草工作。

十四、总经理负责本制度制定、修改、废止的核准。

十五、本制度含附件：

1、员工人事档案借阅申请表

第五篇：人事档案管理制度

人事档案管理制度目的为了加强人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，有效地发挥员工档案作用，为公司的人力资源管理提供准确的参考依据，特制定本规定。范围.本制度规定档案的归档范围、管理要求等。本制度适用于公司对员工档案的管理。职责

3.1 行政人事部负责公司所有人员人事档案的管理。4 人事档案的管理

4.1 归档范围

4.1.1 建档内容：员工应聘时的《应聘人员登记表》；居民身份证、毕业证及相关职称(资格)证书复印件；《应聘人员考评表》等；指定医院体检证明。

4.1.2 归档内容：员工在职期间的绩效考核结果、各类培训记录及公司出资参加学习获取的各类证书、奖惩记录、关于人事的晋、降、调决定或通知；员工离职时的证明、退休证明及其他有价值的资料。

4.1.3 不属于规定归档范围的材料，严禁擅自归档。有保存价值的，经行政人事部负责人批准后归档。

4.2 档案管理要求

4.2.1 档案应由行政人事部指定专人(专职或兼职)保管，并对其负全责。

4.2.2 凡属应归档材料，均应整理立卷，装入档案袋，并按一定的规则编号，位置、编号、内容统一。

4.2.3 收集归档的材料必须是办理完毕的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、文字清晰、对象明确，有承办部门或个人署名，有形成材料的日期。

4.2.4 材料的载体必须按统一规定，使用A4纸，文字须是打印、铅印或水笔、签字笔书写，不得使用铅笔、红色笔、复写纸书写或其他不便长期保存的材料。

4.2.5 人事档案的部分资料是变动的，应及时更改，确保准确性。

4.2.6 档案借阅、转调等来往档案要认真登记，手续清楚。

4.2.7 档案管理员应每年对档案次序、数量核对一次，行政人事部每季度对各子公司档案管理情况检查一次。

4.3 离职雇员人事档案管理

4.3.1 离职员工档案应和在职员工档案分类存放，离职员工档案保存期为员工离职后2 年时间。每年年底由档案管理人员整理，并列清单，经行政人事部负责人审核后统一销毁。

4.3.2 员工辞职以员工离职审批表或相关资料为依据。所有辞职、自动离职等人员因故重新被录用的，应重建档案，不

得重新使用原档案，工龄不得累加。

4.4 人事档案的借取、转调及人事数据的提供

4.4.1 人事档案及相关人事数据属秘密资料，借取、转调及提供相关人事数据时必须保证绝对安全，并做好记录。

4.4.2 因工作需要借取、摘抄、复制档案的，由主管领导书面说明事由，并注明借取期限、摘抄、复制内容等，经行政人事部负责人批准后方可办理。

4.4.3 相关部门需要行政人事部提供相关数据时，需求单位提供对数据的要求或条件，经行政人事部负责人批准后，由档案管理人员负责统计提供。其它

5.1 员工相关资质等信息一律以档案记录为准，当员工进过培训取得相关资质证书时，应及时到行政人事部备案，否则无效，并且不得享受公司相关待遇。

5.2 特殊情况证件丢失(或其他原因)，由相关部门出具有效证明，经行政人事部核准后，与原证件具有同等效力。6 附则

本制度由公司总经理批准，自下发之日起执行。