第一篇：货代操作流程(操作人员版)（最终版）

接到客户托书，尽快跟客户确认。有时客户会误传或者重复传托书。看清楚ETD，POD，箱型箱量，运输条款，及是否指定船公司。在开船日六到七天之前完成订舱，及时拿到订舱反馈。将配舱回单传真给车队（或把进舱通知传给客户和仓库）或客户（如客户自做箱），在上面注明中转港代码。传真前，最好在配舱回单上重新清楚地写一遍提单号及船名航次。配舱回单上打印的字迹比较小，再加上传真，很容易让对方难以辨别。

安排车队并不是越早越好的。基本上，订舱当日就可以拿回信息，如果立即安排，万一车队也及早提到箱，如果客户在开船前几天通知说退关，货不走了。箱子就要还回去。车队没有错，按照你的指示做了。客户更没有错，在限定时间之内提出退关申请。由此产生的费用，就只能由你所在的货代公司承担。

同时应与客户确认进仓时间或上门提货时间，最好用书面形式将相关费用包括卡车待时费告之客户。很多操作在安排完车队仓库之后就以为这件事情画上了一个句号，不关心事情的进展，这是不全面的。要自己掌握好时间，及时打电话去询问情况。及时确认船公司预配是否完成，以便及早发现问题予以解决。

也有很多人对于仓库反馈回来的进货确认不予理会，尽管我也非常理解对一个在忙碌中的操作来说，这是一件很多余的事情，而且有些仓库也未必会有这个反馈。但是，万一客户进错了货或者仓库搞错了，不及时发现就非常麻烦了。客户送去货物的实际数据、实际（口麦）头，甚至是厂家名称，都可能与之前货代及仓库所掌握的截然不同。所以认真确认还是有必要的。

如果客户有特殊的装箱要求，一定要告诉车队。什么标记的箱子应该放在外面，什么标记的放在里面，什么不能承受压力要放在上面……

在开船日两天前收齐报关资料。虽然操作没有审单的职责，但为了方便自己，仔细检查一下数据是否相符，查一下HSCODE是否基本正确，还是很简单的。任何经手的资料都必须复印留底。换句话说，浪费纸张是公家的事，出了问题却拿不出留底是自己的责任，赫赫~当然，提倡用单面废纸。

尤其是遇到一个提单号下N单报关的情况，要小心核对核销单号码、手册号码、发票、装箱单和相对应的分单号，不要混淆。报关资料反正大家做假也做习惯了，客观需要。遇到过一个毕业生，看着几个操作娴熟地做着复印章、正本章，一脸茫然地问：“你们这样是欺骗行为，不怕被领导看见吗？”汗倒一大片之后，有一个GG坚强地站了起来，说：“那是领导教的。”毕业生汗倒。赫赫~

如果不幸遇到查验，好象各公司做法都不同。据我自己待过的公司而言，小公司会比较紧张，大家会忙着四处找关系塞钱发烟。大公司则泰然自若地听之任之。

箱子上船后，要积极关心该船舶动向，确认ETD，以便及时告诉做提单的 单证，让 单证 去跟客户确认是否要倒签的问题。相关费用及时确认完毕，通常费用清单和发票的问题都不用操作处理。

如果是指定货，先接到国内客户托书后要立即询问国外代理；先收到国外代理的预告后要立即跟国内客户取得联系。当国内客户与国外代理提出的具体要求不一致时，要通知国外代理，尽可能以代理的决定为准。有时候，国内客户甚至对出口是一窍不通，基本上需要考虑到他们意见的只有货物完成日期、做箱时间而已。对于电放提单的发送对象，难以确认的时候，以代理的意见为准。货物的任何情况都应该及时告诉代理。

第二篇：货代操作流程

、接单部分

接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节，一般要求接单必须快捷、高效，在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。

接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。

（注）对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。

1、审核客户委托内容和确认客户服务要求（客服或者接单员）

（1）接单人员必须预先审核客户的委托内容。

客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：

托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。

（2）接单人员必须预先确认客户服务要求。（客服或者接单员）

普通服务要求一般包括是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。

到/预付订舱确认即对（1）内容的确认；

对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等，注明在客户订舱单上。

特殊服务要求一般包括是否需要：普通服务外其他的附加服务。

对于特殊服务要求，必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排

2、运价核对、确认（客服或者接单员）

客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他服务费用进行确认。

(1)对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确，并由销售员在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。

(注)特殊情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认

(2)对于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。

3、舱位确认（客服或者接单员）

根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。

二、订舱部分

一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前；

一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。

1、新建委托(订舱操作员)

订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有

关数据。输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次（如可能）、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等。

2、订舱过程（订舱操作员）

订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。

订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。

3、舱位通知（订舱操作员）

无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。

如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。

三、拖车/内装（调度）

客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和

市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。

1、拖车安排

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

(2)根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间；如同客户具体情况有

冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险

(3)安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点

(4)同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求

预约

(5)向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认）；

对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况，必要情况下通知船公司提箱时间。

(6)安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等

(7)必要情况下，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂

(8)跟踪装箱、装箱单、进港

(9)其他注意事项

在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记

对于客户业务退关，需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记

2、内装安排

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

（2）根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险

(3)根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间

(4)向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。

清晰显示配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、货物数据（包括件数、毛重、体积）、协议费用等

(5)向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认）

(6)向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求

(7)跟踪到货物情况

(8)跟踪装箱、装箱单、进港

四、报关部分（操作员）

(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排

(2)根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险

(3)最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况

(4)收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理

(5)在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行

(6)对于报关资料，要求复印留底；对于重要报关资料如核销单等，必须在做登

记

(7)跟踪反馈报关结果

五、文件部分

1、提单确认(文件员)

(1)提单确认件的膳制和发送

提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开航日2个工作日前必须发送

(2)催促提单确认件

一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件

第三篇：货代操作流程

首先操作接到客户的订舱委托书，然后在把订舱委托书录入自己公司的电脑，换成自己公司格式的委托书传给货电脑发给船公司或上级货代。（也有些小的货代就直接把接来的委托直接传给船公司或上级货代）

船公司接受订舱后，确认价格和舱位无误，会给货代传调箱单（提箱单）或发放箱指令。如果订舱时需要什么单证，也都要提供给船公司，如非危保函，MSDS，化工鉴定，等等。

货代公司收到调箱单（提箱单）后，如果安排工厂装箱，则会把调箱单传给车队。如果安排码头或堆场装箱，则把调箱单传给码头或堆场。然后装货后再找车队或堆场要箱号。

有了准确的件数，重量，箱号了，则把客户提供的报关单据转到报关行，提前转也可以。报关单据包括：核销单，发票，箱单，合同，报关委托书，通关单，许可证，等等。等报关结束后，由报关行将场站收据交到码头。（以后再将海关退回的核销单返给货代，再返给客户。）

有了箱号以后，货代也要及时把箱号报给船公司。然后再跟客户确认准确的提单样本。再将正确的提单样本发给船公司，开船后由船公司出具提单。货代向船公司取回提单，再寄给客户

大致就这些把 在锦程订舱的网站看见过 凭记忆转述给你

第四篇：货代公司操作流程

货代公司操作流程

操作部工作流程

I、客户服务

一、订舱

1． 客户向我司订舱的2．客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：

1）托运人/发货人2）船公司/船名/航次或船期3）起运港4）目的港/中转港5）货名6）柜型、柜量7）运价8）托运人的签字、盖章

3．客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认, 待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。

4．订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。

5．订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：

1）新建委托 – 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。

2）工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以KF开头。

3）输入费用明细-主要是应收费用。

4）订舱确认 – 输入订舱号。

输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一律采用V。XXX的格式）、开船日期。

6．操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：

1）托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人；

2）费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用；“应付”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALL IN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认；

3）需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其

他代理, 必须公司领导确认)；

4）客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；

5）订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写；

6）客服人员应在台帐上相应位置签字。

7．客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。

二、拖车、报关

1． 出书面申请，公司批准后方能安排。

2．安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。

3．安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。

4．应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。

5．委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。

6．客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。

7．一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。

8．安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。

9．如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。

10．在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。

11．在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。

12．安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。

三、其他

1． 如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。

2．客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。

3．客服收到财务打印出来的DEBIT NOTE，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。4．对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。

5．对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。

II、文件

1． 文件组收到船公司的LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。

2．文件组需核对船公司的LOADING LIST 及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。

3．文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发HB/L或MB/L。

4．提单的缮制应注意以下几点：

1）提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL„S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。

2）提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。

3）应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。

4）客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。

5）如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。

6）外代提单不允许预借。

5．使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：

1）出我司HB/L给客户，HB/L上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金额，DELIVERY AGENT 为我司代理。

2）OB/L上面SHIPPER为我司，CONSIGNEE、N。PARTY均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L相同，将OB/L电放给我司代理。

3）事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款（预付或到付）。

4）制作CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。

5）制作放货通知书，通知代理是凭正本HB/L放货还是HB/L电放，然后与OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L电放信、CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。

6）对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。

6．缮制美线提单时，应注意：

1）HB/L与OB/L的缮制可参考第5项

2）OB/L上注明我司与船公司的S/C号，但HB/L上不得显示该S/C号

3）核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致

7．将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，

第五篇：货代操作流程

货代操作流程

1.客户会把陆运托书以E-MAIL的形式发到你的邮箱，你按照相对应的信息去做订舱委托，注意是出HBL/MBL,箱子是COC/SOC，对应好约号，是直订还是定代理，注意通知人，最后就是箱型/HS码。

2.委托做好之后，盖章传真给经常合作的代理，但要注意尽可能在你传真后，联系一下对方负责人，以免传真出现纰漏，影响订舱

3.船务公司接到订舱委托书之后，会再一两天之内给你放舱，也就是放调箱单，所以，一般都是提前一周订舱，今天定的是下周的舱位。值得强调的是操作员有调箱单之后，就可以去做样单，为以后给船务公司提交样单做准备。

4.如果客户委托你进行拖车、报关等事项，你就要求提前和车队进行联系，告知对方下周有货出，以免对方车辆调配有困难。在所有前提工作做好之后，拿着你的调箱单和派车单传真到你的车队负责人，车队负责人会按照你的要求换单提箱。

A：最为关键的是安排拖车时间，一定要秉着开船一天是截关时间（就算隔着一个六日）。按照上舱单，出运抵，后报关，这个顺序进行操作，把时间往前赶。

舱单数据：船名航次、提单号、箱封号、准确件重尺(一定是最终的）、品名。

信息是全英文，上传仓单数据之后，去查有无预配舱单

B: 车队流程

换单——堆场提箱（有箱号、封号）——工厂装货（有准确的件重尺）——回堆场发运抵（再有舱单数据之后）——最后的在集港时间内集港——出集港黄联

提交样单：把车队反馈到你的箱封号等数据补好，上传船务公司，船务公司按照这个去做最后的提单。

预配舱单有了之后，就去催车队去发运抵

5.在车队完成所有工作之后，也就是到了最后的货物报关阶段，如果顺利的话，就会很快出现放行信息和下货纸，但现如今会经常出现海关查验，海关会按照品名布控和公司抬头布控和机检或人检相配合的查验方式来进行工作，如果是人检，查验时间就会很慢，封号也会改，如果是机检，也就是上机器测一下重量，会很快，也不会变封号。验单一式两联，报关行一联，海关留一联，随时找报关行要验单，但一般会在转天才有。

验货流程：国际物流会把货拉到他们指定地方去验货，验好之后会弄一个新的封号，外加一个专门的验货封，最后国际物流负责把箱子集港等后续工作。

报关手续：箱单合同发票（电子版）正本报关委托书 正本核销单（有时会用上商检凭条）

6.货物报关完成之后，接下来就是最后重要的两项：一是提单确认，二是费用确认。先说提单确认，一定要按照客户OK件来完成，注意最后出的是主单还是小单。如有改动会产生不必要的费用，改单费。而费用确认呢，按照相对应的模板走，但基础费用包括：订舱费、THC、安检、铅封、单证费、文件费，操作费、有时会有电放费。但值得注意一点的是分票出提单时电放和船公司单证要按分几票来算。

7.所有费用在检查准确无误之后就发给客户，在客户确认并付款之后，我司在寄正本和做电放，如果有月结协议，待议。正本会再开船两天左右出单，半个月左右报关行会退回核销单，对于月结客户这是催款最后的筹码。