下载文档第一篇：企业外贸部管理条例
金诺国贸部管理条例
一、组成人员：国贸部全体员工。
国贸部经理----追过程 求结果-
平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作
国贸业务精英----强有力地正确执行
显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！
共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）
二、管理制度
为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：
一、基础工作：
1）基本技能——熟练的应用网络平台的各项操作，建立自己的电子账户，处理询盘，积累和管理潜在客户，促成实际买家。
2）熟悉产品----了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新；
3）准备实物样本和电子样本：需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。
4）准备报价单：
A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。
B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有多种报价。
5）询盘处理：
A/接收客户询盘：至少每天三次收发email(早中晚各一次)
B/询盘回复：
a.确保回复每一个查询
b.及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。
c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司
地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司
C．询盘整理：每天在收到买家查询后
第一步：接收和评级, 将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存（参考客户管理示范）第二步：建立买家数据库：
定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻
隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看； 新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品
国外参展并拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与
买家约时间沟通；
参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买
家反馈与买家约见面；
利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；
利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。注：A级：有明确意向，成交可能性较大的客户。
B级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。
C级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。
D级：意向不明确，但也有可能成交。
每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。
6）客户跟进：按ABCD级进行。
A级：每周2次B级：每周一次C级：每半月一次D级：每月一次 方法：
1)将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入阿里软件/crm客户管理系统中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。
2)每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。
3)系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。
4)经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。
5)常发新产品推荐给买家。
6)从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager;skype, msn…。TEL电话：针对A级客户了解详细的情况；
FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；
POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。
7）客户要求寄样品：
a.电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。b.真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费到付方式，样品量大，客户先由T/T方式汇到我司帐号，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出到付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。
8）网页资料更新：
资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。
阿里巴巴的后台操作工具—SupplierCRM是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。阿里巴巴提供Admin Tools操作手册和培训。
三、外贸部绩效考核方法：
标准：
1、销售业绩
2、阿里平台有效利用率
3、工作态度及方法（根据三点每季度综合考核一次）
第一季度：外贸部所有业务员在进公司后，工作期间的连续3个月内如果没有出单子（以到款为准），将被辞退。如果没有达到业绩要求，根据第2、3点标准，若表现突出，公司可以考虑给第二次机会；
有效利用阿里1----3个月要求如下：
A：对阿里资源的充分利用与彻底了解。在这过程中（会抽查二次）。
B：你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品通过邮件
达到最大价值化。
C：对自己阿里展台的充分部置。让买家第一时间能觉的你公司的实力与信认
感。
D：不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。E：促步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。考核：三个
月中有三十个联系中msn或trade manager国外客商。
工作态度及方法：勤奋、积极、热忱
第二季度：每月初预报自己的业绩，根据完成率评估。
有效利用阿里4---6个月要求如下（考证自己前三个月的成绩）
A：考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。
B：有没有意向客户产生。（即有多少个网上朋友）
C：有多少个网上朋友向你要样品（但必须出样品费）。考核条件：三个月内有
6个以上客户要求寄样。
工作态度及方法：对客户热忱、专业，在公司内部积极分享，和各部门配合交流畅通
第三季度：每月有客户成交（不管金额大小）
有效利用阿里7----9个月要求如下
A：在后台订单栏目里记录每一笔订单
B：给每个已经合作的客户做服务
C：邀请高质量客户来华参观我们企业D：保持经常与老客户的联系，挖掘客户的新需求
E：请求过关系要好客户给公司推荐买家
F：关注后台报表栏目，及时掌握公司国际市场及调整公共产品
工作态度及方法：热忱、专业、创新
第四季度：有至少2个翻单客户
有效利用阿里10---12个月要求如下：
考核自己是否把客户有条理的服务与安排，这是成功的关键。
把过去一年中与现在的国外客户系统分类：
1、成交客户按地区、产品等分类，做出个性化的服务计划
2、未成交客户按客户优质等级分类，并能系统性跟进
A类：寄过样品，并一直保持跟进
B类：对网上产品询价比较仔细与认真
C类：对网上产品比较统一询价或让你全面报价
D类：不是对网上产品询价只是对相关产品询价
3、把过去一年的客户与现在的客户按地区、产品分类，总结各地区或各类买家行为 工作态度及方法：激情、创新、归纳总结
四、薪金待遇制度：
4．1外贸部销售人员工资待遇：
1、见习业务员（三个月考核，表现优秀者可申请提前转正）
基本工资800元、餐贴150元、各种养老津贴200元、满勤奖50元
2、业务员：（经考核通过，可转为业务员）
基本工资1200元、餐贴150元、电话补贴100元、按当地劳动部门标准
交养老保险、满勤奖50元
3、高级业务员：（具备独立操作订单的能力，每季度评估一次）
基本工资1600元、餐贴150元、电话补贴200元、按当地劳动部门标准
交养老保险、满勤奖50元
4、业务经理：（具备独立操作订单的能力，可熟练的培养新的业务员，并具备一定的管
理能力，每季度评估一次）
基本工资202_元、餐贴150元、电话补贴300元、、按当地劳动部门标准
交养老保险、满勤奖50元
4．2 提成制度
提成根据外贸业绩，每月实际结算金额5万美金（包括5万美金）提成百分之一；10万美金（含10万），提成百分之一点三，20万美金及以上，提成百分之一点五，提成部分，每月结算50%；其余部分与年终奖金一起发放。
4．3 年终奖金
奖金根据一年时间阿里有效利用率、工作态度、方法、绩效等综合而定,奖金额度不定
五、外贸部作息时间：
考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：
上午：09:00－11:30工作
中午：11:30－13:30休息
下午：13:30－17:00工作
晚上：17:00－18:00休息
晚上：18:00－20:00工作
周日休息
如果有特殊情况，需向公司老总请假说明.六、外贸部的学习培训：
为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；
七、客户跟进管理方法：
要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在用户管理平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。
八、工作报告的提交：
要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：（参见工作周报）
1．本周工作回顾；
2．本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；
3．工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。
公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。
第二篇：9企业外贸部管理制度
电子商务外贸部管理条例
1、组成人员：
老板----盯目标
望远镜---全面的看待市场和使命，要有前瞻性；
外贸部经理----追过程 求结果-平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作
外贸部业务员----强有力地正确执行
显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！
共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）阿里客户专员：帮助监督过程、协调各部门、引导、激励
2、管理制度
为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：
一、绩效考核方法：
标准：
1、业绩
2、阿里有效利用率
3、工作态度及方法（根据三点每季度综合考核一次）
签约---上传: 1.15-20天协助招聘外贸人员到位,人员到位后3个工作日内由老板组织内部组织协调会议(生产部,财务部,行政部,销售部各部门领导)介绍外贸人员,沟通配合,启动贵公司的海外拓展战略计划.2.外贸人员整理产品资料,负责阿里平台的上传工作(通过上传熟悉贵公司的产品性能,规格,以及报价),下车间2个星期,了解产品生产流程,性能,规格,并与公司内部员工协调好关系.第一季度：外贸部所有业务员在进公司后，工作期间的连续3个月内如果没有出单子（以到款为准），将被辞退。如果没有达到业绩要求，根据第2、3点标准，若表现突出，公司可以考虑给第二次机会；
有效利用阿里1----3个月要求如下：
A：对阿里资源的充分利用与彻底了解。在这过程中（会抽查二次）。
B：你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。把自己产品通过邮件达到最大价值化。
C：对自己阿里展台的充分部置。让买家第一时间能觉的你公司的实力与信任感。
D：不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。
E：逐步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。考核：三个月中有三十个联系中msn或trade manager国外客商。
工作态度及方法：勤奋、积极、热忱
第二季度：每月初预报自己的业绩，根据完成率评估。
有效利用阿里4---6个月要求如下（考证自己前三个月的成绩）
A：考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。
B：有没有意向客户产生。（即有多少个网上朋友）
C：有多少个网上朋友向你要样品（但必须出样品费）。考核条件：三个月内有6个以上客户要求寄样。
工作态度及方法：对客户热忱、专业，在公司内部积极分享，和各部门配合交流畅通
第三季度：每月有客户成交（不管金额大小）
有效利用阿里7----9个月要求如下
A：在后台订单栏目里记录每一笔订单
B：给每个已经合作的客户做服务
C：邀请高质量客户来华参观我们企业
D：保持经常与老客户的联系，挖掘客户的新需求
E：请求过关系要好客户给公司推荐买家
F：关注后台报表栏目，及时掌握公司国际市场及调整公共产品
工作态度及方法：热忱、专业、创新
第四季度：有至少2个返单客户 有效利用阿里10---12个月要求如下：
考核自己是否把客户有条理的服务与安排，这是成功的关键。
把过去一年中与现在的国外客户系统分类：
1、成交客户按地区、产品等分类，做出个性化的服务计划
2、未成交客户按客户优质等级分类，并能系统性跟进
A类：寄过样品，并一直保持跟进 B类：对网上产品询价比较仔细与认真
C类：对网上产品比较统一询价或让你全面报价 D类：不是对网上产品询价只是对相关产品询价
3、把过去一年的客户与现在的客户按地区、产品分类，总结各地区或各类买家
行为
工作态度及方法：激情、创新、归纳总结
二、外贸部销售人员收入计算方法（具体数据每个公司不同）：
基本工资1200元（每月发放）＋外贸业务提成（每季度或半年发放一次）+ 奖金（每年发放一次）
提成根据外贸业绩，每季度累计业务0-100万人民币（包括100万）提成2% 100万-500万（包括500万）提成2.5%, 500万以上提成4%和额不外奖金 奖金根据每季度阿里有效利用率和工作态度及方法综合而定,奖金额度不少于整年的工资。
三、外贸部作息时间：
考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下： 上午：09:00－11:30工作 中午：11:30－13:30休息 下午：13:30－17:00工作 晚上：17:00－18:00休息 晚上：18:00－20:00工作 周日休息
如果有特殊情况，需向公司老总请假说明.四、外贸部的学习培训： 为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；
五、客户跟进管理方法：
要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在用户管理平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。
六、工作报告的提交：
要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下： 1.本周工作回顾；
2.本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）； 3.工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。
公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。
第三篇：外贸部考核
外贸业务人员绩效考核方案
方案名称 外贸业务人员绩效考核方案 受控状态
编 号
一、总则
1.为激励外贸业务人员的主动性，积极地争创效益，确保公司生存和持续发展。2.本方案适用于公司务部人员，包括业务部经理、主管、业务员、初级业务员、业务助理。
二、业务部总体目标
1.强调重点行业和重点区域的覆盖率与占有率，实现公司的赢利目标，使公司运营进入良性循环。
2.简化管理流程，做到管理流程透明化，强调真实有效的沟通，形成部门上层、区域、业务人员的分级把关、快速反应的管理体系。
3.以岗位考核为依据，以基本工资考核其工作量，以业务量考核其工作业绩。4.提升现有产品竞争力，以性能价格比和新产品作为市场竞争的主要优势。5.形成新产品纳入业务轨道的有效机制，使新产品尽快纳入业务体系，成为利润增长点。
6.业务部门目标明确，激发业务人员积极性，确立工作量和工作成果的考核标准，形成一支有战斗力的业务队伍。
7.加强团队建设，建立业务和管理技巧的培训和交流制度。每周定时召开业务汇报会，每月进行书面工作总结报告，每季度进行业务交流会。
三、考核原则
1.以现金流作为考核依据。2.收益与业绩紧密挂钩。3.实事求是，严肃、客观。
四、考核指标
考核指标实行层级考评，一级考评一级；部门经理对照考核标准对本部门员工进行考评。评分等级定义表
考核得分 91~100分 81~90分 71~80分 61~70分 60分以下 考核结果 优 良 中 基本合格 不合格 考核系数 1.3 1.1 1 0.8 0.4 业务部综合考核表
被考核部门签名： 考核人签名： 考核时间：
分类 序号 考核项目 指标 实际完成 完成率（%）权重 得分 备注 财务业绩指标 1 净利润 70% 2 应收款/赊销 10% 小计 80% 内部管理指标 1 内部员工满意度 1 2 3 4 5 5% 2 与其他部门的配合度 1 2 3 4 5 5% 3 内部协作配合 1 2 3 4 5 5% 4 组织纪律性 1 2 3 4 5 5% 小计 20% 合计 100% “雷区”
考核 顾客投诉曝光 曝光一次，部门考核系数直接降为合格，一年内曝光三次以上或因顾客关系处理不当，引起冲突或对公司形象造成严重损害的，部门考核系数为零。
外贸业务经理（主管）季度综合考核表
业务 部 被考核人签名： 考核人签名： 考核时间：
分类 序号 考核项目 指标 实际完成 完成率（%）权重 得分 备注 财务业绩指标 1 部门净利润 35% 3 个人销售净利润 15% 4 应收款/赊销 5% 小计 55% 营销过程指标 评价尺度
销售计划与组织 1 2 3 4 5 5% 2 顾客满意度 1 2 3 4 5 5% 3 品牌传播 1 2 3 4 5 5% 4 信息管理/反馈 1 2 3 4 5 5% 5 遗留问题处理 1 2 3 4 5 5% 小计 25% 内部管理指标 1 员工满意度 1 2 3 4 5 5% 2 对下属培训/指导 1 2 3 4 5 5% 3 团队协作配合 1 2 3 4 5 5% 4 组织纪律性 1 2 3 4 5 5% 小计 20% 合计 100% 雷区
考核 1.坏账损失 扣罚责任坏账损失额的30%（不可抗力除外）当月扣罚 2.顾客投诉曝光 曝光一次扣罚本季度奖金额的30%，一年内曝光三次以上或因顾客关系处理不当，引起冲突或对公司形象造成严重损害的，业务部经理将被免职。
外贸业务员季度综合考核表
业务 部 被考核人签名： 考核人签名： 考核时间：
分类 序号 考核项目 指标 实际完成 完成率（%）权重 得分 备注 财务业绩指标 1 销售开单 10% 2 净利润 55% 3 应收款/赊销 10% 小计 65% 营销过程指标 评价尺度 1 销售与传播的
组织与实施 2 4 6 8 10 10% 2 顾客满意度 2 4 6 8 10 10% 3 信息管理与反馈 1 2 3 4 5 5% 小计 25% 内部管理指标 1 团队协作配合 1 2 3 4 5 5% 2 组织纪律性 1 2 3 4 5 5% 小计 10% 合计 100% 雷区
考核 1.坏账损失 扣罚责任坏账损失额的10%（不可抗力除外）当月 扣罚
2.顾客投诉曝光 曝光一次扣罚本季度奖金额的20%，一年内曝光两次以上或因顾客关系处理不当，引起冲突或对公司形象造成严重损害的，做分流处理。外贸业务助理季度综合考核表
业务 部 被考核人签名： 考核人签名： 考核时间：
分类 序号 考核项目 指标 实际完成 完成率（%）权重 得分 备注 财务业绩指标 1 销售开单 5% 2 净利润 20% 3 应收款/赊销 5% 小计 30% 营销过程指标 评价尺度
顾客满意度 2 4 6 8 10 10% 2 信息管理/反馈 2 4 6 8 10 10% 小计 20% 内部管理指标 1.与业务员配合度 4 8 12 16 20 20% 2 内部员工满意度 2 4 6 8 10 10% 3 团队协作配合 2 4 6 8 10 10% 4 组织纪律性 2 4 6 8 10 10% 小计 50% 合计 100% “雷区”
考核 1.坏账损失 扣罚责任坏账损失额的5%（不可抗力除外）当月扣罚 2.顾客投诉曝光 曝光一次扣罚本季度奖金额的10%，一年内曝光两次以上或因顾客关系处理不当，引起冲突或对公司形象造成严重损害的，做分流处理。
五、薪酬标准
1.业务人员采用“固定工资＋浮动工资＋附加工资”的薪酬体系。
2.固定工资将执行公司统一的薪酬管理制度，其中岗位工资依据公司“薪资标准表”确定级次。公司新人先从业务助理做起，转正后员工按初级业务员（主要负责公司指定客户）、业务员（独立开发业务）、业务主管（业绩突出，能管理下属业务员)、业务经理等划定不同级次。具体结构，如下表所示。
外贸业务人员薪酬标准表 职等
岗位 1级 2级 3级
业务助理 900元 1000元 1100元 初级业务员 1000元 1100元 1200元 业务员 1100元 1200元 / 业务主管 1200元 1300元 / 业务经理 1300元 1400元 / 3.试用期工资确定。员工入职时，均按试用期1级确定其薪资，如入职员工由相关行业(企业)转来或业务能力突出者，经总经理核批后可在同职级内作相应调整。4.转正定级。员工转正后，一般按普通业务员1级予以定级。5.提成
（1）业务员提成
业务提成与员工每季度的工作努力程度、工作结果相关，反映了员工在当前的岗位与技能水平上的绩效产出。为保证员工的收入，先以每季度的净利润为基数，以15%的提成比例发放该季度的业务提成，下一季度分3个月发放，最后则将本的业务净利润汇总，以（净利润提成比例-15%）发放员工的业务提成。具体计算办法如下：
季度业务提成=季度业务净利润×15%×季度考核系数 分摊后：
月业务提成=季度业务提成×0.33
业务提成=业务利润×（提成系数-15%）×考核系数 其中：
季度业务净利润=该季回收的业务款项-该季发生的所有成本
业务净利润=该业务员回收业务款项-该业务员发生的所有成本 初级业务员提成比例表 单位：万元
业务净利润 0~10 11~20 21~30 初级业务员提成比例 15% 25% 35% 业务员提成比例表 单位：万元
业务净利润 0~30 31~80 81以上 业务员提成比例 40% 50% 60%.
第四篇：外贸部策划书
淮北合众机械设备有限公司
淮北合众机械设备有限公司
---外贸部策划书
目的:
淮北合众机械设备公司（以下简称淮北合众）近两年国内贸易发展迅速，并且取得良好的业绩，公司决定成立企业外贸部，开发国际客户，创建自己的品牌，走品牌化道路。
出口可以拿到国家的出口创汇的奖励和退税，而且有利于打响公司的知名度，利于企业走长期化发展道路。
一、外贸部的组建
二、外贸部工作要求
三、业务流程（附件单独涉及）
四、外贸部单证要求
五、外贸业务的开展方法
六、客户分布群的简要概述及特点。
七、总结 淮北合众机械设备有限公司
一、外贸部的组建 1，外贸部成员。
外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。
A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。
B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司
C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。淮北合众部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。但是随着公司的发展，业务的增多，部门主题应逐步完善。2，硬件设施。
业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。3，部门之间的合作。
首先与生产部的合作，在和客户谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客户要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。
核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。4，货运代理，快递公司
CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。
快递公司，依据当地情况，择优而取。
二、工作要求
1，分工明确，权责分明，有团队精神。淮北合众机械设备有限公司
2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。3，信息要及时处理，尤其是询价。
4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。
5，业务部成员定期对工作汇总。
6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。
三、业务流程 1，询盘与报价
在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。2，订单及生产。
报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。得到客户的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。3，所需单据。
如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客户沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。4，验货。
如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。5，出货。
FOB情况下提前与客户沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。
四、外贸部单证要求。
业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有
1、报价单
2、形式发票/合同
3、生产单
4、财务跟踪单，5、出货明细
6、箱单
7、订舱单
8、出货通知（客户要求 淮北合众机械设备有限公司
时做）等。
五、外贸业务的开展方法 1，展会。
参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是客户的来源最直接也最有效的方式。2，网络推广
通过关键词搜索、B2B网站注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正的成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。
A、阿里巴巴：名气大，用户多，但是竞争激烈，费用高。
B、中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家，中国制造网的海外推广主要通过Google等搜索引擎及参加海外展会两种形势进行。
C、环球资源：会员质量较高，高质量的买家资源也最为丰富，主要行业是电子和礼品行业。
D、搜索引擎：Google按点击收费，一般带来的是有购买意向的买家，可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。Google是国际电商寻找客户的最高阶段。
鉴于淮北合众初次成立外贸部，应先做准备，最好从产品的市场，客户的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。
3，客户的介绍
有些客户，曾经发过信息，但是并没有生意上的往来，却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格，服务，质量，出货上都有保证，老客户也会介绍新客户。另外，在和客户关系很好的情况下，可以请客户介绍。在经济全球化的时代，贸易无处不在。
综合以上几点，展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性，免费的网络平台也能找到有潜力的客户，但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功，多积累才有收获。淮北合众机械设备有限公司
六、客户分布群的简要概述及特点
淮北合众即将面对的客户分布群的简要概述及特点：客户分布其基带本上可以分为7个大区域。在对外业务的接触过程中，要对每个区的客户有所了解，以助于业务的开展。（下列情况只是作为参考，具体以实际情况而订。）
1）欧洲区：主要包括欧洲经济共同体在内及其它的一些国家和地区。其中有，英国，法国，意大利，德国，瑞士，西班牙等国。这些国家及地区经济较发达，人们生活生平较高，对物品质量要求也高。客人比较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同此本区客人做生意一定要注意产品质量及交货时间。一定要以确认的样办或所签合同为准。
2）美洲区：分为南北两大客户群：主要指包括美国，加拿大，阿根廷，巴西，哥伦比亚在内的国家。北美地区经济较发达，对物品质量要求也高。客人比较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同欧洲区客户类似。南美洲经济一般，对物品要求一般。对贸易条件限制不是很严。一般根据合同要求供货即可，但有些地区政治不稳。一定要注意货款问题。及在出口前了解一些当地政府对贸易的一些要求及限制。
3）中东区：中东迪拜作为中东地区最大的贸易市场，覆盖了非洲以及海湾国家，贸易覆盖人口达到13亿，类似一个中国的总人口，在这里云集了全世界120国家的客商，这些地区主要是一个货物中转地。货物到此后辐射到的地区有非洲及欧洲的一部分地区。有好多客人从非洲及欧洲到此采购货物。需求大，要求出货快。
4）亚洲区：主要包括日本，韩国，新加坡，马来西亚，泰国，印度，印尼，中国等国家及地区。这些地区有一部分国家经济发达，对产品要求高，也有一些国家对产品要求不是很严。其中东南亚市场需开发。但南亚及其它市场视情况而定。在对外贸易中要视具体情况而定。
5）非洲区：非洲地区政局不稳，语言障碍，及其它一系列因素。
6）大洋洲区：主要指澳大利亚及其周围的地区。澳大利亚客人信誉很好，但数量少。周期长。主要是同其地理环境有关。7）其它地区
七、总结
初入公司，对公司的整体业务情况还不了解，以上只是基于先前的工作总结得出的，希望对本外贸部的成立有所帮助。另外，公司的产品对我来说是新的，在熟悉产品的过程中肯定会遇到一些问题，恳求各位领导在如何更快的熟悉公司产品及重点掌握哪些部 淮北合众机械设备有限公司
分给予指点。毕竟做外贸，产品知识很重要，业务员做到比客户更专业，销售才具有说服力。
附件一：出口办理的条件和手续
前期资料准备：
1、工商营业执照复印件，2、税务登记证复印件，3、组织机构代码复印件，4、企业法人身份证复印件，5、到商务部门办理对外贸易经营资格备案手续，6、到海关办理备案手续，7、到检验检疫部门办理备案手续，8、到外汇管理部门办理手续并开设外汇账户，9、到税务部门办理出口退税登记手续，海关办理备案手续
企业应当持下列单证向主管地海关申请办理合同备案手续；
1、项目批准文件的副本及复印件；
2、批准证书的副本及复印件；
3、国家工商行政管理局或其授权机构签发的营业执照副本及复印件；
4、企业的合同、章程及复印件；
5、到检验检疫部门办理备案手续；
6、到外汇管理部门办理手续并开设外汇账户；
根据《境内外汇账户管理规定》、《境外外汇账户管理规定》、《中资企业保留限额外汇收入操作规程》，目前需在国家外汇管理局管理检查司审批的经常项目外汇账户共包括两类：
1、外汇结算账户；
2、外汇专用账户。
附件二：外贸单证业务操作基本流程
1．客户询盘：一般在客户下Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给外贸部业务员，做一些细节上的了解。
2．报价：外贸部业务员及时回复客户查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格等，并把P / I 给客户做正式报价。淮北合众机械设备有限公司
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。
4．下生产订单：得到客户的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．外贸部审批：外贸部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客户订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门跟进员跟进。6．下达生产通知：外贸部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改正。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是通过银行D/A等方式收汇等，需认真审核确认。7． 验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10． 租船订仓：
10.1．如果跟客户签订的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客户要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。淮北合众机械设备有限公司
10.3．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11． 安排拖柜：
11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13． 获得运输文件：
13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14． 准备其他文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。淮北合众机械设备有限公司
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客户发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客户要求的时间内办理。
14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客户查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15．交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采用T/T收汇的在取得提单后马上传真提单给客户付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客户。
15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客户。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
附件三：外贸业务经常涉及到的单据
业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。
1．样品单：（SAMPLE FORM），业务中有些客户要求看样办，及打样品。样品确认后做货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配件 供应商按照样品确认，以确保质量交货期。
样品在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样品时，要填样品单，样品单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样品单业务部存一份，交会计一份，样品单填写一定要标明所有的客户要求细节。
样品要比客户要求多做一个，留存业务部，以便客户确认后照办做货。另外：订单落实后，如有条件，每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。确认样办无误后在通知生产。淮北合众机械设备有限公司
2．报价单：（QUOTATION FORM），同客户面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标。标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。
3．形式发票：（P/I），这是在客户确认订单后开给客户的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客户唛头等。经部门主管或经理确认后要让客户签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。4．成本分析单：（COST ANALYSE FORM），在报价时，业务员要做本询价的成本分析。在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。
5．生产订单：（ASSEMBLLING FORM），在订单确认后，要根据同客所签合同，把客户的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客户对订单的具体要求。每个细节都要有注明。
特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采购对订单理解有所偏差时可及时指出）。
6．采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O），这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。7．验货报表：（INSPECTION FORM），公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查。中期验货及最终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知主管或经理。以便及时解决问题。
8． 财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM），公司要求会计处要有明确的订单财务记录。包括：1）订单订金/尾数款详细的记录。
2）各订单配件的款项明细资料。
9．装箱单：（PACKING LIST），每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客户。以证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。其它资料： 外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单。报关单，订舱单，商检单，提单，等等。
附件四：企业产品相关认证 淮北合众机械设备有限公司
1、欧盟CE认证
CE认证是产品进入欧盟国家及欧盟自由贸易协会国家市场的“通行证”。任何规定的（新方法指令所涉及的）产品，无论是欧盟以外还是欧盟成员国生产的产品，要想在欧盟市场上自由流通，在投放欧盟市场前，都必须符合指令及相关协调标准的要求，并且加贴CE标志。这是欧盟法律对相关产品提出的一种强制性要求，为各国产品在欧洲市场进行贸易提供了统一的最低技术标准，简化了贸易程序。目前包括24条新方法指令涉及CE认证。
2、GS认证
GS的含义是德语“Geprufte Sicherheit”(安全性已认证)，也有“Germany Safety”（德国安全）的意思。GS认证以德国产品安全法（SGS）为依据，按照欧盟统一标准EN或德国工业标准DIN进行检测的一种自愿性认证，是欧洲市场公认的德国安全认证标志。
3、CSA认证
CSA是加拿大标准协会（Canadian Standards Association）的简称它成立于1919年，是加拿大首家专为制定工业标准的非盈利性机构。
在北美市场上销售的电子、电器等产品都需要取得安全方面的认证。目前CSA是加拿大最大的安全认证机构，也是世界上最著名的安全认证机构之一。它能对机械、建材、电器、电脑设备、办公设备、环保、医疗防火安全、运动及娱乐等方面的所有类型的产品提供安全认证。CSA能够帮助我们的产品迅速有效地打入美国和加拿大市场。
非洲SONCAP 这种合格评定需要对产品质量进行两步法定的必须认证过程，以确保产品达到特定的标准要求，两步过程包括：产品认证和SONCAP强制认证。第一步产品认证，仅适用于初次向非洲出口某一特定类别的管制产品。通过产品认证的出口商将获得产品证书（Product Certificate），证书有效期最长为3年。之后，即可申请开立“M”表格（Form “M”）。第二步SONCAP强制认证，适用于某一批装船前货物。SONCAP证书（SONCAP Certificate）是管制产品在非洲海关办理通关手续的法定必备文书，缺少SONCAP证书将造成管制产品通关迟延或者可能被拒绝清关入境。
需要特别注意的是，除办理产品认证和SONCAP强制认证手续外，管制产品必须同时进行所有其他现行的进口程序规定，比如装船前检验（PSI）。或者说，办理了产品认证和SONCAP强制认证手续并不能替代尼日利亚政府要求办理的其他任何现行进口程序规定。淮北合众机械设备有限公司
备注：
1、淮北合众简介，淮北合众所有产品英文翻译，2、平台选择，通过什么途径营销，3、如何做好出口，4、其他需要补充项目，日期：202_.10
第五篇：外贸部策划书
成立外贸部策划书
目录
一，外部的组建 二，工作要求 三，业务流程
四，外贸部单证要求 五，外贸业务的开展方法 六，总结
由于公司有自营进出口权，并且有长时间的国际贸易业务，所需手续公司都已具备。在此基础上，成立一个专门的外贸部，个人认为有以下几点。
一，外贸部的组建
1，外贸部成员。
外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。
A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。
B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司
C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。个人认为有以下几点：
公平合理的分发询盘给业务员。对于新成员给予成长的时间、空间及独立处
理各项事情的机会。
定期汇总出货情况，定单合同，成交额等上交上级主管。
定期召开例会（也可依据情况而定），总结近期的工作；集体探讨解决工作中
遇到的问题及如何做好业务完成公司目标；集体分享和交流开发客户的技巧，经验，大家互惠互利，共同进步。
生产协调。出货高峰期公司生产进度安排难免紧张。将本部门出货定单汇总，根据业务员提供的信息，对客户做一个系统的分析，合理安排生产，制定出
货计划。同时也可根据不同的客户需求及未来合作的潜力做相应的调整，让
业务员和客户沟通争取缓冲时间，总之，努力做到既不失去客户也兼顾到客
户的利益，并且生产和交货期有保证，公司的利益也达到最大化。
在部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。随着公司的发展，业务的增多，逐步完善。
另外，业绩是业务部的整体目标而非业务员或业务主管的单打独斗，需要整个部门的合作来完成。
2，硬件设施。
业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。
3，部门之间的合作。
首先与生产部的合作，在和客人谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客人要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。
核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。
4，货运代理，快递公司
CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定
合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。
快递公司，依据当地情况，择优而取。
二，工作要求
1，分工明确，权责分明，有团队精神。
2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。
3，信息要及时处理，尤其是询价。
4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。
5，业务部成员定期对工作汇总。
6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。
三，业务流程
1，询盘与报价
在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。
2，订单及生产。
报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。3，所需单据。
如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客人沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。
4，验货。
如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。
5，出货。
FOB情况下提前与客人沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。
四，外贸部单证要求。
业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有1，报价单 2，形式发票/合同 3，生产单 4，财务跟踪单，5出货明细6，箱单7，订舱单，8，出货通知（客人要求时做）等。
表格见附件，仅供参考，如果公司已经有完善的表格，以公司的为主。
五，外贸业务的开展方法
1，展会。
参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是
客户的来源最直接也最有效的方式。
2，网络推广
通过关键词搜索、B2B注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。
A，阿里：名气大，但是竞争激烈，费用不便宜。比较适合比较特别，竞争少的产
品。
B，中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家。
C，搜索引擎：GOOGLE按点击收费，一般带来的是有购买意向的买家，可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。百度主要针对国内，购买百度的排名对内销会起到很大的作用。
如果准备投资网络，最好从产品的市场，客人的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。
3，客户的介绍
有些客户，曾经发过信息，但是并没有生意上的往来，却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格，服务，质量，出货上都有保证，老客户也会介绍新客户。另外，在和客户关系很好的情况下，可以请客户介绍。在经济全球化的时代，贸易无处不在。
综合以上几点，展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性，免费的网络平台也能找到有潜力的客户，但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功，多积累才有收获。
六，总结
初来乍到，对公司的出口业务情况还不了解，以上只是基于以前的工作总结出的，希望对外贸部的成立有所帮助。另外，公司的产品对我来说是新的，在熟悉产品的过程中肯定会遇到一些问题，肯求王总在如何更快的熟悉公司产品及重点掌握哪些部份给予指点。毕竟做销售，产品知识很重要，业务员做到比客人专业，销售才有说服力，尤其是有技术含量的产品。
由于以前的工作没有涉及过进口业务，但是了解到公司也需进口，在以后的工作中我会积极学习积累这方面的知识，同时也希望领导和同事给予指教。
