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处理并递送邮件、留言、传真或包裹
一、培训目的：
使礼宾部员工明确处理邮件、留言、传真或包裹的相关标准，以便提供快速高效的优质服务
二、培训时间：
60分钟
三、培训大纲：
1、介绍处理邮件等的工作程序和递送时的行走路线等相关注意事项
2、提问学员，以检测培训效果
1、处理住客邮件的工作程序
* 收到邮件后先分清种类，包括平信、挂号信、包裹单、汇款单、印刷品、杂志、特快专递等并查核清楚。
* 是否有损坏，如有需当面向送件人指出，并请其出示邮局残损证明，以便向客人说明情况，在签收本和邮件登记单上注明。
* 快件、挂号信需点清份数，签收时写明姓名、份数、日期、时间。
* 根据邮件收件人的姓名，操作电脑查询，必要时查询团队客人名单，平信查询登记后交信使送出。
* 快件、挂号信、汇款单、包裹单等查询后，分类登记，注明邮件种类、日期、时间、房号、住客、姓名、号码、经办人。
* 住店客人邮件，先打电话同客人联系确认是否需要直接送去房间，如客人不在房间，接受委托代办员必须填写邮件留言单，同时打开客房留言灯。客人回来后，将邮件交给他并请其签字，同时关闭留言灯。
* 内部邮件，安排信使送总办。
* 信使送回的邮件本，收件人须对邮件本上客人的签名进行检查，发现漏签或其他问题及时与信使联系。
* 当班领班下班前需对本班收到的所有登记记录进行检查及核对。
* 查不到客人的平信，保存两周后仍查不到的予以退回，贴上邮件单，注明要求，盖上饭店邮件专用章。
快件凡查不到收件人的，不论何种情况，均在登记时详细说明原因并交领班再次检查，需退的快件保留检查三天经主管核实后，在邮件退回登记本上登记并退给相应的快件公司，请收退件的人在登记本上签名，并在原登记处注明处理情况并签名。
包裹处理程序同邮件，如是大型包裹应放在隐蔽安全处。
2、处理电传、传真、电报的工作程序
* 委托代办员收到信使从商务中心送来的传真，清点份数后在送件本上签字，首
先在传真信封的背面记录日期、时间。
对于销售部等部门送来的传真应每页纸认真检查，以防不同房间的传真装入同一信封。同样需记录日期、时间。
* 收到住客的传真件后，应迅速核对电脑和住店团队名单查询房号。
* 对于一时查不到房号的传真，放入待客来取柜内，每天晚班核对，并作跟踪核对记录。
传真件查询到房号以后，需在住客电报、电传递送本上登记，主要有日期、时间、房号及住客姓名、种类、号码和签办人签名。
* 快件需加盖急件专用章。
* 登记后，由信使直接送入房内。
* 如传真有预订客人将要到店的，需做留言输入电脑，并输入传真流水号，以便查询。
* 在传真信封正面贴上白色纸条，注明抵店时间，并写明有订房已输入电脑。* 电脑留言打印出来以后，第一联交总台别在客人登记单上，说明此客人有传真以提醒开房员。
* 在住客电报、电传递送本上登记。
* 客人抵店收到传真后，请客人签收，并及时将电脑中的留言取消。
* 将要到店和次日抵店客人的传真放在前台电传夹中，其他有预订客人的传真放入待客来取柜上。
* 早班委托代办员将当天抵店有 预订客人的传真整理出来，按照上面的方法进行登记，打印好的留言第一联交总机。
* 查询电脑发现客人已经结账后，迅速核对离店时间，如是刚结账客人的电传，要与收款、客房、餐厅联系，设法找到客人。
* 在确认找不到客人后，需核对电脑将客人的姓名补齐。香港客人的香港拼音和中文姓名、日本客人的日文罗马字和汉语拼音都要写全等等。
* 离店客人的传真也需在信封上贴上白色纸条，说明原因。
* 将当班收到的一时查不到客人房号的传真放入前台传真文件夹中，每班连续跟踪查询，二天后发回复件说明查询情况，放入待客来取柜做常规查询处理。（每晚查询一次）
* 离店后的传真于第二天放入待客来取柜。
* 对于待客来取柜的传真，每天晚班负责电传的员工分别与电脑、团队接待单、邮件转送核对。
每周一由主管负责对于待客来取柜上的传真进行整理，对于保留十天以上的传真统一放后台备查。
* 离店客人的传真在当班办理回复，查不到房号的传真第二天晚班办理回复 * 需回复的传真早班14：00，晚班22：00由当班负责电传的值台员进行整理，交领班确认后，打制传真回复单。
* 打印好的回复单，统一交部门发出，下班前负责落实。
* 回复件传出后订在传真件后。
3、接受访客留言的工作程序
* 主动招呼客人，迅速在电脑中核查客人姓名与房号。
* 查看住客是否有留言（确定客人是否事先有约或知道某人将来访，在服务台留言告诉他的去向。）
* 询问访客姓名，记录全部内容（如复杂且较长的留言，建议访客直接与客人联系或直接写清楚，由经办人代为转交）
* 向访客复述留言。
* 对方确认无误后，可说：“请问您还有什么要求吗？”以提醒客人，若客人是打电话来的，待客人先挂电话后再挂电话。
* 内宾留言填写中文“访客留言”
* 具体要求：客人姓名、留言人姓名后跟称谓，正文开头用“您好”、留言结尾“谢谢”
* 订好后立即在电脑中作简单的输入，方便查询。
* 如钥匙不在打开留言灯。
* 白联装入信封，写清姓名，房号，请信使送入客房。
* 绿联交总台放入钥匙孔内留存，红联留下保存。
* 如是急件，需加盖急件章，二联均需盖上。
* 中班要将当日所有留言的红单留存，以备查。
* 外宾留言根据电脑中规定的格式和语言直接输入电脑。* 打印出来后，检查格式是否正确。
* 打开留言灯。
第一联交总台放入钥匙孔，第二联由信使直接送客房。
* 当客人来确认是否有留言时，先礼貌地询问清楚房号后请稍等。* 查看房间的留言灯是否亮着。
* 用电脑显示留言键查看此房间的留言情况。
* 如有留言应请客人确认有无收到。
第二篇：领导不在秘书处理信件或邮件的方法
;(3)把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。考试用书
(4)把寄给上司的信件或邮件连续编号。
(5)把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。(6)把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。
第三篇：党委办公室函件、传真处理暂行规定
党委办公室函件、传真处理暂行规定
为规范本部门函件、传真处理的相关工作，确保重要函件、传真能及时办理、有效落实，特制定本暂行规定。
一、重要函电、传真的类型
（一）国防科工委、江苏省委、省教育厅等上级领导部门或其他兄弟单位、院校的文件；
（二）上级领导部门或其他单位、兄弟院校的会议通知；
（三）上级领导部门或其他单位、兄弟院校给本部门的重要公务函件、传真；
（四）给校内其他部门或本部门成员个人的函件、传真。
二、函件、传真的处理办法
（一）国防科工委、江苏省委、省教育厅等上级领导部门或其他兄弟单位、院校的文件的处理办法
接受人应及时转交机要秘书，按学校收文处理办法办理。
（二）上级领导部门或其他单位、兄弟院校的会议通知的处理办法
1、处理程序
（1）接收人转交机要秘书；
（2）机要秘书在《会议通知登记本》上登记，粘贴《函件、传真处理单》；
（3）机要秘书交党办主任批阅；
（4）如有需要，机要秘书交校领导批示；
（5）校领导联系秘书安排参会相关事宜；
（6）机要秘书将会议通知存档。
2、处理的具体要求
（1）会议通知的接收
接收人应及时将会议通知及时转交机要秘书，机要秘书在《会
1议通知登记本》（见附件2-1）上详细登记收文日期、会议名称、会议时间、会议地点、密级、接收人和落实参会人员情况，并在会议通知上粘贴《函件、传真处理单》（见附件2-2）。
（2）会议通知的审批
机要秘书应及时将会议通知交党办主任批阅，党办主任负责协调人员参会，一般来说分以下三种情况处理：
请校主要负责同志参会或批示：会议通知明确要求校主要负责同志参会的，或无法明确参会人员的。
请分管校领导参会：会议通知明确要求分管校领导参会的。请职能部门负责人参会：会议通知明确要求职能部门负责人参会的。
如需要校领导参会，机要秘书应及时将会议通知交校领导阅，校领导若不能参会，应请校领导给予批示。
（3）会议通知的办理
根据批示要求，机要秘书将会议安排交给参会校领导的联系秘书办理，并将会议时间、地点、要求告知联系秘书。若会议通知不涉密，也可将通知复印件交联系秘书。
联系秘书应妥善办理好报名、取票、派车、提醒等事宜。（4）会议通知的存档
会议安排好后，机要秘书应及时将会议通知存档。会议通知一般在党办机要室保存一年后，移交档案馆保存。
（三）上级领导部门或其他单位、兄弟院校给本部门的重要公务函件、传真的处理办法
1、处理程序
（1）接收人粘贴、填写《函件、传真处理单》；（2）交党办主任批阅；
（3）如有需要，呈校领导批示；（4）转相关人员办理；
（5）承办人员填写承办结果；（6）交机要秘书存档。
2、处理的具体要求
（1）接收人应根据函件、传真的缓急程度，及时按程序进行处理，不得有所延误。
（2）党办主任应在《函件、传真处理单》上签写具体的办理意见。如遇以下情况，可呈请相关校领导批示：
涉及学校全局性工作；需要几个部门共同协调解决的工作；其他需要校领导知晓的重要工作。
（3）如需校领导批示，接收人应将函件或传真交校领导联系秘书，转呈校领导。
（4）根据批示意见，接收人应将函件转交部门内主要负责协调或承办的人员，由承办人员填写承办结果，并交给机要秘书存档。
（5）相关材料一般在党办机要室保存一年后，移交档案馆保存。
（四）给校内其他部门或本部门成员个人的函件、传真的处理办法
1、给校领导个人的函件或传真，交由相应的联系秘书转交或处理。
2、给校内其他部门或本部门成员个人的函件或传真，直接转交即可。
附件2-1：
党委办公室会议通知登记本
附件2-2：
函件、传真处理单
函件、传真处理单
第四篇：临时直封包裹的处理
临时直封包裹的处理
临时直封邮件是指收寄局在普通包裹和快递包裹达到总包临时直封标准时，按照其寄达地所在的县（市）局建立临时总包封发关系，封发时拴挂有收件人详细名址的大件名址牌和寄达局为县市局的总包条码袋牌。在处理临时直封包裹时，应重点注意以下几个问题。
收寄局对包裹单件重量满20千克，脆弱包裹（“红杯”或“红杯水”）满10千克，同批交同一收件人能装满新2号邮袋的包裹或印刷品，应加拴写有收件人详细名址的大件名址牌后直封投递局所在的市（地）、县局。实行贴邮票办法收取包裹资费的分支机构收寄的包裹一律不得对外直封。
建立临时直封关系并采用“非专号”办法封发邮件时，袋牌上应在接收局名前冠以寄达省份名，同时还应在发寄局名前冠以主管市（地）、县名称。路单上的“原寄局”和“接收局”栏均需要写相关市（地）、县局名，不得只写支局所名称。
以下重点介绍邮区中心局对临时直封包裹进出口处理须注意的事项。
出口处理
当邮区中心局转运部门接收营业部门收寄的临时直封总包时，应查看总包是否拴挂有大件名址牌。无大件名址牌的经判断确为临时直封总包的，退回收寄局补挂大件名址牌，并向相关收寄环节发验。
查看是否拴挂128条码袋牌，无128条码的由邮区中心局转运部门补打条码并向相关收寄环节发验。严禁无128条码袋牌的临时直封总包邮件交发干线运输。
对于没有网上信息的总包，邮区中心局转运部门通过扫描总包条码袋牌的方式录入临时直封总包信息。
邮区中心局转运部门对本局所属营业窗口收寄的临时直封总包比照转口总包处理。
邮区中心局转运部门对经由本局经转的临时直封总包邮件如无128条码袋牌时，除向出口发运局发验外，还应补打条码袋牌后再发运。
进口处理
邮区中心局转运部门对无大件名址牌的临时直封总包按照错封错发向出口邮区中心局发验。转运部门将此类总包交本局包裹分拣封发部门，进行总包实物和信息的开拆处理，对拆出的内件进行散件分拣封发。
邮区中心局转运部门对接收的总包邮件进行分剔时，将拴挂有大件名址牌的本邮区进口临时直封总包挑出，统一交临时直封处理专台的人员，根据总包大件名址牌上的详细地址，直接将临时直封总包按照寄达地址所在投递局所属堆位分堆码放，利用条码识读器的“直接扫描”功能，逐堆编号并扫描条码袋牌，在系统的“堆位调整”界面，按编号逐堆上传，将信息调整至投递局所属堆位，按照本局区域内邮路或市趟邮路的发运计划进行配发和发运处理。
需要注意的是，严禁对进口临时直封总包的寄达局信息和袋牌条码进行修改。
邮政日戳知识介绍
路有
邮政日戳是邮政企业处理各项业务时使用的刻有地名和日期的特制专用戳记；是邮政通信的专用工具，表示处理邮政业务的一种戳记；是凭此确认邮政局所与用户之间，以及各生产环节之间责任关系的印信，所以说每一枚日戳都代表着一个邮件处理环节。同时，邮政日戳还是法律上的有效凭证，受法律保护，任何单位或个人不得仿造或冒用。因此，邮政日戳的保管要有详细的登记，由使用人签收并负责保管，防止丢失、盗用和滥用。
邮政营业日戳是指在邮政营业网点（含自办和代办）使用的用于收寄、封发各类邮件的日戳。邮政营业日戳分为普通营业日戳、专业营业日戳和风景营业日戳三类。普通营业日戳指邮政支局所和代办所使用的营业日戳，专业营业日戳是指集邮专卖店、函件直复营销中心、邮政报刊零售店、邮政分销直营店等独立的专业服务网点使用的营业日戳，风景营业日戳是指著名风景名胜所在地的邮政支局所和集邮专卖店等对外营业场所使用的营业日戳。
邮政营业日戳可盖销邮票，包括邮资信封、邮资明信片的邮票图案，贴有邮票的各种集邮品，以及按规定盖印于邮件封皮、各种业务单据和经中国邮政集团公司特准加盖的其他单式、凭证上，但不准加盖在空白纸张、簿册以及与邮政业务无关的各种册、页、单式上。
邮政营业日戳仅在邮政营业网点中经办业务使用，不得配发至各类管理机构使用。
在邮政支局所内设置并统一管理的专业柜台或店中店，不单独配发专业营业日戳，均使用普通营业日戳，必要时可以按照日戳下部的序号加以区分。
代办的专业服务网点不配发邮政营业日戳。
邮政营业日戳地名一般只用地名专名，不用地名通名。如江苏省应为“江苏”，新疆维吾尔自治区应为“新疆”，北京市为“北京”，大厂回族自治县为“大厂”。
省会城市、自治区首府只用市名，省（自治区）地名应省去。如湖北省武汉市应为“武汉”，内蒙古自治区呼和浩特市应为“呼和浩特”。
一般城市，只用省、自治区、直辖市和城市的专名，省去省、自治区、直辖市和城市的通名。如江苏省苏州市应为“江苏苏州”。（上）
第五篇：企业老总或秘书邮件
陈先保（华泰集团）
;陈先保（张婷婷）;金成发（旅游集团） ;邵宗建（有色集团） ;阮志刚（奇瑞） ;刘文海（芯硕半导体）