第一篇：接待外宾须知

接待外宾

一、迎接

迎接工作的一般步骤是：（开始）准备→欢迎→安排生活（结束）

1．准备

（1）准确掌握客人（团组）抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。

（2）迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。

（3）通知宾馆、车辆等部门做好准备；重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。

（4）通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。

（5）做好其他准备工作。

2．迎宾

（1）准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重，不让客人久候或自寻目的地。

（2）出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹，为便于识别，高举接站牌、横幅、小旗等迎接，使客人能从远处看到，主动前来接洽；应礼貌地问清客人情况，不要接错人，既保证接站顺利，又增加客人的自尊、自豪感，增进双方感情。

（3）热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎；自我介绍或递名片（可由身份最高者将迎接人员介绍给来宾，接着介绍来宾，先介绍身份地位高的人）；主动与客人寒暄，征得同意后帮客人提皮箱、行李，引领至车上。

（4）帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李，组织装运行李。

3．安排生活

（1）将客送至住地，先让其洗浴更衣，以解旅途疲劳，再安排客人就餐。

（2）及时向客人提供《接待手册》，并征求客人对日程安排的意见和要求（如客人对日程安排提出变化要求，应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门）。问客有无私人活动（探亲访友、购物）需帮助安排。

（3）分手时礼貌道别，并交待下次会面地点、时间、联系方法。

二、送客

送客是公务接待工作最后一环，可适当馈赠礼品，提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是：（开始）准备→欢送（结束）。

1．准备

（1）核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具；商定集合、出发的时间。

（2）通知宾馆、车辆等部门提前做好准备；重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。

（3）通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。

（4）组织装运行李，检查客人是否有遗漏物品。

2．欢送

（1）为表隆重，参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。

（2）送客人至机场（车站、码头）。

（3）挥手告别并配以关切牵挂的道别语，待飞机起飞（车船开动）后再离开。

三、注意事项

1．严格照接待方案安排和组织迎送。

2．准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具，及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化，应及时通知。

3．接站人员应提前到达机场（车站、码头）迎候客人，以示欢迎与尊重；送客要待飞机起飞（车船开动）后再离开。

4．根据需要事先安排贵宾休息室；对首次来访、彼此又不认识的客人，应事先准备好接站牌。

5．客人抵达住地后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。

6．在迎送过程中，应热情周到，服务规范，善始善终，文明礼貌。

7．对需要购买回程飞机、车、船票的客人，要事先了解离开的日期，乘坐何种交通工具，收齐预付款，交票务人员办理。票办妥后，要提前通知客人。

第二篇：如何接待外宾

关于邀请的方式。外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以书面方式进行，被邀者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时，为了表示客气，也可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。有些国家对邀请外国领导人来访，做出了某些规定。例如，我国规定，应邀来访的国家元首、政府首脑访华天数一般以5天为限，最长不超过7天。其抵京日期，应避开中方的节假日和星期天。如因航班等原因实难避开，则抵京当日中方不安排正式活动。

关于接待外宾的费用。国际上比较通行的做法是，来访者的国际旅费由来访者自己负担，在抵达东道国国境后的住宿交通等，由东道主招待。告别宴会或答谢宴会的费用，由来访者自理。但费用问题也可由双方通过协商决定。例如，对某些外宾安排自费来访，东道主除付设宴招待的费用外，全部住宿交通费均由来访者自行负担。还有的国家因财力所限，对来访代表团有人数限制，或在邀请时，即言明邀请的人数，超出部分的人员，费用自理。随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。

关于事前准备工作。为了搞好接待，在外宾抵达以前，就应做好充分的准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。重要国宾来访，其随访人员中，有正式随行人员（或代表团团员）和工作人员之分，而正式随行人员中有的还是政府的高级官员。此外，有的国家领导人来访，随行的还有企业家、记者以及专机的机组人员等。这些都应在事先了解清楚，以便有关单位做好相应的接待准备。对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间，可经由民航部门密切掌握。访问日程一般应由东道国道国首先提出。日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，以便听取对方意见，并使对方有所准备。日程安排的好坏，对访问的成功与顺利进行具有重要的意义。特别是国家领导人的访问，既要使日程安排符合礼议规格的一般要求，又要避免使人感到所有这类访问都千篇一律。

关于日程安排。在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：

1.访问的目的和性质；2.访问者的愿望；3.访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；4.访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色；5.来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；6.代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。除了以上因素以外，主方领导人的时间安排是一个十分重要的因素，事先应当同有关的办公室联系好。日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内，多看一些东西，多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。

关于接待规格。接待规格的高低，体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度，来访者对于接待规格的高低也往往比较敏感。因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握。接待规格的高低常常从各方面表现出来。例如，宴会规模的大小，出席宴会的主方人员的身份；某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安排，也会被人视为接待规格高低的反映。因此，对于同一级别的国宾，应保持大体上差不多的接待规格，以免给人以厚此薄彼的感觉。而对于某些在政治上或两国关系上有特殊需要的国宾给以“破格”的接待，则可能会收到明显的效果。接待规格虽然可以从多方面反映出来，但领导人的接见尤其重要。由谁接见，谈得怎么样，都是人们所关注的热点。有时候，东道国的主要领导人不在首都，来宾亦愿特意去外地会见。所以，在拟订接待计划和安排活动日程时，对领导人的接见，要给予特别的重视。

关于安全问题。各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视。有些国家在重要国宾来访时，采取特别的安全警戒措施。这是因为东道国政府有责任保证客人在其境内逗留期间的人身安全。按照国际上通常的做法，国宾来访，自入境之时起，其安全保卫的责任，就落在东道国肩上。东道国政府应同来访国政府配合，精心制定保护他们的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内。

关于生活接待。外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、方便、安全，饮食应当可口。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。国事访问一般以住国宾馆、高级饭店为多，这些地方设备好，服务周到有经验。也有的国家为了讲究礼仪规格而安排来宾住在王宫、别墅等地方。元首住地应升来访国的国旗或元首旗。住房的分配，身边工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房间。对代表团中的高级官员亦应妥善安排。除非不得已的情况，单身汉亦应安排单独房间，而不要安排单身汉两人合住。住房可由东道主安排分配后，再征求客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，而且要有优质的服务。对客人要细致周到、体贴温馨，于细微处见精神。

关于礼品。国宾来访，一般都要送礼给东道国的领导人和工作人员，东道国亦相应赠礼答谢。领导人互赠礼品，可在会见时当面赠送，也可通过礼宾工作人员转交；给一般随行人员和工作人员的礼品，则可由礼宾人员转交。送礼要避免千篇一律，重复雷同，因此对每次来访国宾的礼物，应有所记载，以备日后查阅。送给来访国宾的礼物，应争取随专机带走。如无专机，则一般不宜赠送大件易碎难运的礼品，以便于宾客作为随身行李运走。我国做法是，外国国家元首来访，我驻该国的大使可以提前或陪同来宾回国，参加接待工作。有时，外国政府首来访，亦可作此安排。这不但有利于沟通情况，做好接待工作；而且有利于我驻外大使在访问结束返馆后，在当地开展工作。这也是符合一般国际礼仪的做法，其他国家也有类似做法。

关于交通工具。来访国宾去首都以外的其他城市访问，交通工具一般应由东道国安排。外国元首、政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列，也有乘包机或火车上加挂专用车厢的。其他一般代表团乘坐班机。公路交通发达的国家，也可视情况乘汽车。

其他。国家元首、政府首脑去外地，均由政府派其他高级官员陪同前往。当地的市长、省长举行欢迎宴会，致欢迎词，来访的主宾或其他主要官员答词。省、市长一般应陪同参观访问。政治性会谈一般在首都举行，个别情况下也有在外地举行的。接待外宾，特别是接待重要国宾，任务重，时间紧，是一项涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等许多单位和人员的综合工程。国家主要领导人常常亲临参加，亲自主持，并有广泛的群众参与。因此，各国都有一支精明、干练、经过培训能相互默契配合的接待人员队伍。这也是做好接待工作的一项基本保证。

第三篇：接待国际会议大型外宾团队餐饮部须知

接待国际会议大型外宾团队餐饮部须知

国际会议由于涉及的外宾拥有各种不同的国籍、种族、宗教、饮食习惯等，所以餐饮部是酒店中与接待内宾团队区别最大的一个部门。需要在各个环节上考虑周到，并要求负责接待的餐厅服务员也具备相应的知识，避免在服务的过程中与外宾产生冲突。

一． 预定与菜单

1，首先及时与会务组沟通，弄清客人的基本情况，如宗教禁忌，饮食习惯，国家来源，有无特殊要求等信息。然后与厨师长沟通制定相应的普通菜单及清真、素食菜单，应避免出现动物内脏类菜品。经过与客人确认菜单后方可进行食品采购工作。

2，根据用餐形式制定相应的菜单，如桌餐宴会，自助餐，冷餐会，酒会等。

3，自助餐应注意多备炸薯条及鸡肉类食品，糕点的需求量大，米饭、炒饭需求较少。如果有含酒水，啤酒需求比内宾要多，并需提供纯净水。

二． 用餐环境与服务细节

1，在客人选定好用餐场地后，根据客人的宴会主题及特殊摆放要求，对餐厅的自助餐台和餐桌进行合理化的摆放，包括餐台的设计，装饰，台布颜色的搭配等等。

2，早餐，菜单中每天必须提供咖啡，红茶，果汁，培根，麦片配冷牛奶，面包片及配套的多士炉，三种不同方式的煎蛋。

3，桌餐宴会上每桌提供中英文的宴会菜单，为素食者和穆斯林客人提供单独的餐桌和菜品，准备刀叉，并设在餐厅入口的明显位置。穆斯林客人不饮酒，所以清真餐桌上只备可乐雪碧果汁等，不能放酒精类饮料。

4，自助餐提供中英文的菜牌，并标明清真与非清真的区别，保持食品的温度与美观，服务过程中及时撤走客人用过的餐具。

5，酒会与冷餐会，确定用餐时间及入场方式，提前作好一切相关准备，提供即取即食的食品，留出广阔的活动空间，供客人走动式的交流，酒水区应摆放在餐厅门口显著位置，准备足够的服务人员及时为客人提供托送酒水。

第四篇：接待国际会议大型外宾团队餐饮部须知

接待国际会议大型外宾团队餐饮部须知

国际会议由于涉及的外宾拥有各种不同的国籍、种族、宗教、饮食习惯等，所以餐饮部是酒店中与接待内宾团队区别最大的一个部门。需要在各个环节上考虑周到，并要求负责接待的餐厅服务员也具备相应的知识，避免在服务的过程中与外宾产生冲突。

一． 预定与菜单

1，首先及时与会务组沟通，弄清客人的基本情况，如宗教禁忌，饮食习惯，国家来源，有无特殊要求等信息。然后与厨师长沟通制定相应的普通菜单及清真、素食菜单，应避免出现动物内脏类菜品。经过与客人确认菜单后方可进行食品采购工作。

2，根据用餐形式制定相应的菜单，如桌餐宴会，自助餐，冷餐会，酒会等。

3，自助餐应注意多备炸薯条及鸡肉类食品，糕点的需求量大，米饭、炒饭

需求较少。如果有含酒水，啤酒需求比内宾要多，并需提供纯净水。

二． 用餐环境与服务细节

1，在客人选定好用餐场地后，根据客人的宴会主题及特殊摆放要求，对餐厅的自助餐台和餐桌进行合理化的摆放，包括餐台的设计，装饰，台布颜色的搭配等等。

2，早餐，菜单中每天必须提供咖啡，红茶，果汁，培根，麦片配冷牛

奶，面包片及配套的多士炉，三种不同方式的煎蛋。

3，桌餐宴会上每桌提供中英文的宴会菜单，为素食者和穆斯林客人提

供单独的餐桌和菜品，准备刀叉，并设在餐厅入口的明显位置。穆斯林

客人不饮酒，所以清真餐桌上只备可乐雪碧果汁等，不能放酒精类饮料。

4，自助餐提供中英文的菜牌，并标明清真与非清真的区别，保持食品的温度与美观，服务过程中及时撤走客人用过的餐具。

5，酒会与冷餐会，确定用餐时间及入场方式，提前作好一切相关准备，提供即取即食的食品，留出广阔的活动空间，供客人走动式的交流，酒

水区应摆放在餐厅门口显著位置，准备足够的服务人员及时为客人提供

托送酒水。

第五篇：外宾接待方案

外宾接待方案

为了进一步规范外宾接待工作，保证外宾接待工作顺利有序的开展，依据《浙江省财政厅关于印发浙江省外宾接待经费管理规定的通知》（浙财行〔**〕29号）精神，结合本办实际，制定外宾接待管理办法。

一、外宾接待原则

外宾接待工作应当坚持服务外交、友好对等、务实节俭的原则。

二、外宾接待要求

1、住宿：外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。

2、伙食：外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。

3、宴请：宴请外宾严禁讲排场，原则上安排在宴请举办单位内部的宾馆和招待所，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。国际会议、大型涉外活动等，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。中央（浙江省）单位邀请的外宾团组在嘉兴期间，宴请按有关规定执行。

4、交通：外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴或大巴。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

5、赠礼： 按照本办制定的《外事礼品管理办法》执行。

6、陪同：接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动，我方参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1∶1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1：2以内安排。陪同外宾赴市、县（市、区）访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费、公杂费等开支标准按照差旅费管理的有关规定执行，并由陪同人员所在单位负担。确需与外宾同餐、同住、同行的，经所在单位领导批准，可按对应的外宾接待标准凭据据实报销。

7、自费：外宾在嘉兴期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，除国家元首、政府首脑外，原则上均由外宾自理。

四、外宾接待标准

外宾接待标准按照外宾团组团长的职务级别分为三类：一类团组指团长职务级别相当于正、副部长级领导；二类团组指团长职务级别相当于司局级领导；三类团组指团长职务级别低于司局级领导。具体规定如下：

1、一类团组标准

（1）住宿费标准：五星级、四星级宾馆，副部长级及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间。

（2）伙食费标准（含酒水、饮料）：正、副部长级每人每天500元；()其他人员每人每天300元。

（3）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：省级及相当职级人员出面举办的宴请，每人每次400元；厅级及相当职级人员出面举办的宴请，每人每次300元；冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

2、二类团组标准

（1）住宿费标准：不超过四星级，安排标准间。

（2）伙食费标准（含酒水、饮料）：每人每天300元。

（3）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：厅级及相当职级人员出面举办的宴请，每人每次300元；县（市、区）主要领导出面举办的宴请，每人每次260元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

3、三类团组标准

（1）住宿费标准：不超过四星，安排标准间。

（2）伙食费标准（含酒水、饮料）：每人每天300元。

（3）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：厅级及相当职级人员出面举办的宴请，每人每次300元；县（市、区）主要领导出面举办的宴请，每人每次260元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

五、外宾接待程序

1、外宾接待前，负责接待的处室首先按照接待要求、接待标准做好接待文件（接待计划）、接待预算表、接待用车申请，经分管领导同意后实施。

2、外宾接待结束后，应及时报销。当月接待费用未能报销的，则下月应当报销，并按支出报销审批程序一次性报销一次接待全部费用。

3、报销时，需提供住宿费、餐费、交通费、礼品费等原始票据。原始票据必须由经办人签名，如有多个经办人的，则需多人签字。同时，将接待中产生的所有费用，分不同单位、不同类别分别填写《外事办公务费报销单》，并附相应的审批单、接待文件（接待计划）、《外事办公务活动（接待）预（决）算审批表》、《外事办公务活动（接待）用车申请单》等相关材料。接待费用报销实行统一归口管理，即各项开支须由经办人申报、人秘处处长审核、办主要领导审批。

4、提倡使用公务卡，切实减少公务支出中的现金提取和使用，经办人员在接待、购物时尽量使用公务卡刷卡，包括上购物必须使用公务卡上直接支付，不能使用支付宝等中介帐户支付。

六、监督检查

1、人秘处是外宾接待经费预决算审核把关的责任处室，各项支出均应严格按照市行政、事业单位经费规定执行。

2、每季度初应汇总上一季度的各项支出，报办主任会议。同时，除涉密内容和事项外，外宾接待经费应当按照信息公开的有关规定，及时公开，接受监督。