第一篇：文件收、发管理制度

一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打英盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

第二篇：文件收、发、存档管理制度

公司文件的收、发、存档管理制度

1、公司办公室负责文件的收、发、存档工作。

2、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司副总经理会签，总经理审批签字后，方可下发。

3、建立文件的收、发放登记表，登记表将记录文件名称、收、发放时间及各部门、收件人等内容。

4、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。

5、文件登记表与所发文件一并存档。

6、各部门建立本各类文件文件夹，文件根据 文号编排顺序放入文件夹。

7、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。

8、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。

9、公司重要文件按、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。

10、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续，借阅文件要按时归还，撤消借条。

11、对于重复、过时和无保存价值的文件，经部门主管审核同意，报办公室粉碎销毁。

第三篇：收发文管理制度

人口计生委收发文管理制度

(202_年3月制定)为规范委机关收发文工作，简化办事程序，安全、保密、快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》和有关公文处理规定，结合委机关实际，特制定本制度。

一、收文管理

（一）收文归口

凡主送本委的公文，包括邮寄公文、通过党政网传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交办公室统一登记、编号、分发。办公室做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，一个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件，应及时送回委机关办公室完成收文手续。

办公室指定专人负责电子公文和邮件的接收发送工作、电子政务办公系统的用户名、用户密码的保管工作和相关设备的维护工作。每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收，确保电子公文和邮件及时传输和办理。

（二）收文办理

1、收文签收、登记。收文后委机关办公室立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后再填写“收文、电阅笺”，分发签阅。

合，按时完成交办事项。

5、公文安全与保密。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。委机关办公室要跟踪好公文的传递，严防文件失密与丢失。

二、发文管理

（一）发文归口

凡以委机关名义发出的公文，均由办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文科室共同完成。专业性文件由相关业务科室负责拟稿；综合性文件由办公室负责拟稿。

（二）行文程序

○1业务科室拟稿→○2到办公室领取《拟文稿纸》，填写拟稿人、科室、标题、主送→○3业务科室负责人初审核稿→○4办公室主任复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟→○5业务科室分管领导审阅→○6主要领导签发→○7办公室编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记→○8业务科室对发文进行校对、印制→○9办公室加盖印章→○10业务科室封发→○11办公室归档。

（三）行文规则

1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔（修改可用）、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。

2、行文核稿规定。以委机关名义发出的各种公文、领

第四篇：收发文管理制度

收发文管理制度

为使本单位公文的收发文管理规范化、制度化、科学化，依照《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第一条收文办理

收文的办理程序包括签收、登记、批办、承办、督办、回复、归档等。具体办理规范如下：

（一）收文由办公室收发文人员负责签收、登记、送办公室主任阅批。收文登记应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写清楚。

（二）送办文件由办公室收发文人员交送办公室主任阅批。阅批的文件应在2日内签批并退回收发文人员处进行分类处理。

（三）办公室主任阅批文件后，应由收发文人员及时转送承办人办理。急件即送批办，密件注意传阅范围。

（四）收发文人员要督促承办人公文办理工作，确保公文按时限办结。

（五）承办人按时限完成公文办理工作，并向收发文人员书面反馈，向来文单位回复结果。文件办理完毕，由承办人签字后及时送回收发文人员处。

（六）收发文人员在认真做好登记的基础上，定期进行公文处理的统计和归卷工作。

第二条发文办理

（一）发文一般按拟稿、核稿、审稿、签发、登记、复校、印制、用印、分发等程序办理。

（二）拟稿、核稿和审稿，由主办公文拟制的部门负责，要求符合国家有关法律、法规和政策规定，操作简便可行，文种使用恰当，内容准确全面，结构简洁完整。

（三）发文登记由办公室收发文人员专门负责，包括填写发文字号、记录签发人、按领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

（四）复校，由办文的同志负责。办文的同志负全面校对责任，包括文字、格式、内容等。

（五）分发，由文件主办部门负责文件的装订、分发，办理完毕后，文件一式三份连同签文单送办公室收发文人员处存档。

（六）严格以下发文程序：

1、部门草拟公文未经部门负责人核稿的，办公室退回拟文部门核稿；

2、公文签发后未经发文登记和复校的，不予印制，送由办文同志和科室复校；

3、未完善手续的公文，办公室不予用印，退回办文同志完善手续。

新晃县创国卫办公室

第五篇：收 文 发 文 制 度

收 文 发 文 制 度

（一）收 文

凡外部送达我院的公务文件、电报、信函和其他文字材料属于收文，收文归口学院办公 室管理，收文管理包括以下内容：

1．签收。投递到收发室的收文，由收发员签收；到上级机关领取收文，由领取人签收； 上级机关或外单位专人送来的收文，由院办人员签收。签收人应将收件及时移交院办秘书科。

2．拆封。拆封由秘书科办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲 收”的信件，应交领导人自己办理。绝密件由院办主任拆封。

3．登记。由秘书科设立专门登记簿，按收文的登记范围和收文处理的内容要求，逐件 进行登记。

4．分办。登记后的收文由秘书科根据办公室主任的拟办意见，及时送有关领导批示。

5．批办。由学院各主管领导根据收文的内容和要求，用钢笔或毛笔作出批示。

6．传阅。对于非承办性的收文，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由学院主 管领导确定，文管人员按确定的传阅范围组织传阅工作。领导之间不可相互传递文件，文件 阅办完毕后放阅文室，供副处级以上干部查阅。

7．承办。对于需要承办的收文，文管人员负责及时督促承办部门办理。

8．注办。承办人员应把收文处理结果在收文的适当位置或公文处理单上扼要说明。

9．归档。注办后的文件要及时交回秘书科，需归卷的文件由档案室负责归档。

（二）发 文

以学院名义发出的文件、电报、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容：

1．拟稿。以学院或院党委名义的发文，分别由办公室拟稿；涉及到其他处室，专业性 强的发文，经主管院长同意后，由有关处室拟稿。拟稿必须用发文稿纸，其标题、主题词、主送、抄送、拟稿单位、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。

2．核稿。学院办公室负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核。

3．签发。核稿后的发文，由院办及时送交有关院领导审核签发。

4．编号登记。发文经院领导签发后，由秘书科负责对发文进行登记和编号。

5．打印。经过编号登记后的发文，由院办负责安排打印。

6．校对。打印的清样由供稿部门及时组织人员校对。

7．用印。制成的发文加盖学院印章。

8．送发及归档。发文的内部分发由秘书科负责，院外寄发或送发由行政科负责。学院 所有发文的底稿及正式文件一式三份交综合档案室归档。

公文办理包括收文办理、发文办理两个基本过程。党政机关分别用收文办理程序、发文办理 程序对这两个基本过程进行了规范。

（一）收文办理程序 收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管

理活动。收文办理过程是一个 接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定 或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。收文办理的一般程序为：签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传 阅、催办，处置办毕公文。第一阶段：公文的收受与分流。具体包括：签收、启封、登记。这一阶段工作的主要任 务是正确收受来自各有关方面的公文。签收，指收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭证。具体指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政 部门、机要交通部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信设备收取公文。急件 应当注明签收的具体时间。启封，公文统一或分别由办文人员签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。登记，收文办理过程中就公文的特征和办理情况进行登记。收文登记，一般分为阅件登 记和办件登记两类。登记过程中，应当将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机失份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。有些机关的登记还分为外收文登记和内 收文登记。第二阶段：办理收文，具体包括：拟办、请办、批办、分发、承办。这一阶段工作的主 要任务是通过对收文的阅读、分析研究，从中获取信息，了解或解决其所针对的事务或问题。拟办，秘书部门或有关部门负责人等经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的办 理意见，并提供必要的背景材料，供有关领导者审核定夺，作出指示。请办，也叫注办，指机关办公厅（室）根据授权或有关规定将需要办理的公文注请主管 领导人指示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。批办，指机关领导者或部门负责人对公文（包括公文的拟办意见）进行认真阅读分析之 后，提出处置意见。分发，指秘书部门根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。承办，指对需要办理的公文进行实质性的处理，解决公文所针对的问题。凡属承办部门 职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关； 凡涉及其他部门业务范围的 事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级审批的事项，承办部门应当提

出处理意见或直接代拟文稿，一并送请上级审批。第三阶段：组织传阅与催办。传阅，指公文处理机构根据领导人批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导人 阅知或者指示。组织公文传阅，应当随时

时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅 的方式有很多，目前最普遍采用的方法是轮辐式传阅法。这就是以公文传阅工作人员为中心 点，以阅读审批公文的领导人为外圈，由中心点开始送给第一个人阅看，第一个人看毕退回 中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下推，每传阅一人都经过中心点。公文走过的路 线，呈车辐条状，因而得名。这种方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行踪，避免中 途积压和传递断线，还可以合理调整阅文人的次序。催办，指公文处理机构对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环 节。对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或者定期向领导 人反馈办理情况。第四阶段：处置办毕公文，包括：清退、销毁、暂存、立卷、归档等。清退，经过清理将有关办华的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。清退的 意义在于维护公文的安全，防止错误扩散，避免出现工作中的被动局面和不良影响，维护公 文的权威性与有效性。销毁，以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办华公文所作的毁灭性处理。其意义在于保守公文中的秘密，避免无用公文的干扰，减少公文管理中无效的工作量。销毁 秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由 2 人监销，保证不丢失、不漏 销。个人不得擅自销毁公文。暂存，暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重份公文（一份已立卷归档）和受多种 因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。其意义在于方便日常查考，减少档案部门 的工作压力，挽救确有留存价值的公文使其更充分地发挥效用。立卷，将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷（公文的集合体，档案管理的 基本单位）。其意义主要在于：保护公文，避免破损与散失；使公文化零为整，将零散公文 按特定联系组成新的整体，从而便于查找和利用，更有效地满足人们系统查考利用公文的客 观需求；为档案工作提供管理的对象，为档案事业奠定基础。归档，将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要来移交档案部门作为档案保存 和管理。其意义在于使办理完毕的有查考价值的公文完成其向档案转化的过程，使公文能更 充分地发挥其历史效用。

（二）发文办理程序 发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。发文办理的一般程 序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕

公文。这一程序具有很强的确定性

与不可逆性。第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活 动的中心内容。拟稿，即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地 记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配 合时所进行的协商活动。审核，指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论 水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。签发，指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式 定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论 通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发 是绝大多数公文生效的必备条件。第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的 任务，就是以定稿为依据．以手工缮写、机械誉写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各 种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。核发，指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格 式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。登记，这里揭发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。缮印，即以誉录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。用印或签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签 注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使 公文能为受文者有效接收创造条件。分装，指按照规定具体抗配和封装公文。发出，指将已封装完毕的公文以适宜的方式（如走机要交通等）发送给受文者。第四阶段：处置办华公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等。