第一篇：上海市民防工程档案管理规定

上海市民防工程档案管理规定

(202_-03-26)

第一章 总则

第一条为加强本市民防工程档案的管理，发挥民防工程档案在人防战备建设、城市建设和管理中的作用，根据《上海市档案条例》、《上海市民防工程建设和使用管理办法》等国家和本市有关规定，结合实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于本市新建、改建、扩建的各类民防工程的档案管理工作，凡在本市范围内进行民防工程建设和管理的单位，必须遵守本规定。

第三条民防工程档案系指在民防工程建设及管理活动中直接形成的对国家、社会和人民防空战备建设具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条市、区（县）民防办公室按照管理权限分级管理民防工程档案，建筑面积500平方米以上民防工程档案由市民防办公室负责管理，建筑面积500平方米以下（含500平方米）民防工程档案由区（县）民防办公室负责管理。市、区（县）档案局分别对市、区（县）民防办公室的民防工程档案业务工作实行监督和指导。

第五条建设单位形成的民防工程档案，在满足建设单位自行保存和报送城建档案等工作需求的同时，必须按本规定及时向市或区（县）民防办公室报送一套符合规定的民防工程档案。

第六条建设单位保存的档案按国家和本市有关规范、标准进行收集、整理、归档。报送市或区（县）民防办公室的民防工程档案按市民防办公室规定的报送范围进行收集、整理。民防工程档案报送范围包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等，具体范围由市民防办公室根据有关规定制定，并在民防网站上向管理相对人公布。

第二章 档案验收

第七条 未进行民防工程档案验收或验收不合格的民防工程，建设单位不得组织民防工程的竣工验收。

第八条申请民防工程档案验收应具备下列条件：

（一）民防工程建成并满足平时和战时使用要求；

（二）完成民防工程全过程文件材料的收集、整理与归档工作；

（三）项目建设单位（法人）已组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求进行全面自检，符合要求。

第九条 民防工程档案验收内容包括：

（一）工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况；

（二）竣工图的编制情况及质量状况；

（三）档案的完整性、准确性及系统性情况；

（四）防护设施质保资料齐全完整情况；

（五）平战转换预案和实施计划文件等。

第十条民防工程档案验收合格后，由市或区（县）民防办公室出具民防工程档案验收意见。第十一条法人和其它组织的建设工程以及市或区（县）人民政府确定的重点建设工程的项目档案验收按照《上海市档案条例》第二十条的有关规定办理。

第十二条市民防建设工程质量监督机构在参加建设单位组织的竣工验收时，应当查验民防工程档案验收意见。

第三章 档案报送和接收

第十三条建设单位在民防工程竣工验收备案前，必须向市或区（县）民防办公室报送一套符合规定的民防工程档案。

第十四条向市或区（县）民防办公室报送的民防工程档案，由建设单位系统整理，编制目录，详细核对，装订成卷，标明密级和保管期限，并按照技术责任制进行审核签字。

报送的民防工程竣工图应当做到图物相符，图形清晰，字迹工整，符合有关规范、标准和要求。第十五条鼓励建设单位采用现代信息技术管理归档电子文件，提高民防工程档案管理水平。电子文件形成后，可向市或区（县）民防办公室报送一份。

第十六条市或区（县）民防办公室在接收民防工程档案前应按有关规范、标准对该档案进行检验，接收后应向报送单位出具民防工程档案接收证明。

第十七条建设单位未取得市或区（县）民防办公室出具的民防工程档案接收证明，市民防建设工程质量监督机构不得向其出具建设工程质量监督报告。

第四章 档案保管和利用

第十八条民防工程档案保管期限分为永久和长期两种。凡本市指挥工程、医疗救护工程、防空专业队工程及四级以上（含四级）人员掩蔽工程和配套工程的民防工程档案为永久保存档案。其他民防工程档案为长期保存档案。

第十九条市民防办公室应采用现代信息技术形成归档电子文件，并向民防工程的所在区（县）民防办公室备份。

第二十条永久保存的民防工程档案在市、区（县）民防办公室保存期满后应按国家有关规定分别向市、区（县）档案馆移交，市、区（县）民防办公室留存民防工程档案复制件及归档电子文件。第二十一条各有关单位必须严格执行国家有关保密制度，加强管理，并定期对民防工程档案的密级进行鉴定和调整。

第二十二条凡停建、缓建项目的民防工程档案由建设单位保管；撤销单位的民防工程档案由上级主管部门保管；若无上级主管部门的，则向市民防办公室移交。民防工程的使用权或管理权转移时，有关的民防工程档案由原单位整理后向接收单位办理移交手续，并按分级管理权限向市或区（县）民

防办公室及时提供转移信息。

第二十三条保管民防工程档案的单位应当确保档案的完整和安全。保管档案的库房应当有防火、防潮、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施。对重要的档案应当复制副本，对缺损的档案应当及时修复补全。

第二十四条法人、其他组织因国家或公共利益需要，利用民防工程档案的，建筑面积500平方米以上民防工程向市民防办公室申请利用，建筑面积500平方米以下（含500平方米）民防工程向区（县）民防办公室申请利用。

申请利用涉及国家秘密的民防工程档案，按国家有关保密规定办理。

第二十五条利用民防工程档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。

第五章 附则

第二十六条任何单位和个人违反民防工程档案管理规定的，按照有关法律规定给予相应行政处罚。

第二十七条地铁、隧道等兼顾设防工程兼顾设防部分的档案管理工作，参照本规定执行。第二十八条本规定自202_年3月1日起施行，原《上海市民防工程技术档案管理实施办法》〔沪民防（1994）第23号〕同时废止。

第二篇：上海市民防工程竣工验收程序

民防工程竣工验收程序

第一步：

1、向民防档案室提交上海市民防建设工程竣工档案验收意见书；

2、提交民防工程技术档案质量审查表；

3、提交建设单位企业营业执照、企业资质（复印件，加盖建设单位公章）

4、提交建设单位代理人法人委托书，身份证复印件（加盖建设单位公章）第二步：

1、提交建设单位竣工验收通知单；

2、提交勘察单位合格证明书；

3、提交设计单位合格证明书

4、提交施工单位合格证明书

5、提交监理单位合格证明书；

6、提交工程质量保修书；

7、提交工程支付款证明；

8、提交民防工程竣工监理评估报告

9、单位工程质量验收记录表

10、单位工程质量控制资料记录表

11、单位工程观感质量检查记录表

12、规划部门出具的认可文件或准许使用文件（单独单建式提供）（复印件加盖建设单位公章）（可不提供）

13、环保部门出具的认可文件或准许使用文件（单独单建式提供）（复印件加盖建设单位公章）（可不提供）

14、公安消防部门出具的认可文件或准许使用文件（单独单建式提供）（复印件加盖建设单位公章）（必须提供：消防备案）

15、民防主体结构分部质量验收证明书（复印件加盖建设单位公章）

16、民防工程竣工档案验收意见书（须有民防档案部门盖章）

17、防护（含防化）设备产品质量终身负责承诺书（第四联）（过滤吸收器、门类、阀门类）

第三步：现场验收（准备好资料及竣工图）

第四步：向档案馆提供竣工验收后资料（见后附）应先签订委托立卷合同、然后交委托立卷款；

第五步：资料进入人防档案中心后，5个工作日通知领取人防档案接收意见书

第六步：向人防质监站提供竣工整改资料，七个工作日之内领取监督报告

第七步：监督报告领取后，浦东人防办备案。

民防工程档案报送（竣工验收后）

凡本市新建、扩建、改建的各类民防工程竣工后，建设单位均应向市或区县民防工程档案管理部门报送如下档案资料：

一、索引目录卷

1、每套档案应编制索引目录卷作为零零卷，不列入总卷数内。索引目录卷应由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成；

2、编制说明的内容应包括民防工程概况、档案编制依据、档案概况、案卷号的编写及代号注明、民防建设工程项目信息基本要素等相关内容，并加盖公章

二、前期立项文件

1、项目建议书审批意见及项目建议书报告和附件，或民防建设工程（方案阶段）审批意见书；（复印件、加盖建设单位公章）

2、可行性研究报告审批意见及可行性研究报告和附件，或民防工程建设（初步设计阶段）审核意见单；（原件）

3、民防工程建设（建设工程规划许可证阶段）审核意见单；（原件）

4、建设工程规划许可证及其文件（复印件、封面加盖建设单位公章）

5、建设工程规划许可证所附地形图及总平面图；（加盖建设单位公章）

6、建设工程规划许可证所附其他图纸；（加盖建设单位公章）

7、勘察、设计承包合同；（复印件、加盖建设单位公章）

8、施工合同；（复印件、加盖建设单位公章）

9、监理合同；（复印件，加盖建设单位公章）

10、平战时均使用的设备合同（包括：防护设备、风机、空调器（箱）、除湿机、水泵、配电箱等）（合同要原件）即人防门合同、过滤吸收器合同、密闭阀合同、超压排气活门合同、通风设备合同、水泵合同、配电箱合同）

三、设计阶段

1、工程地质勘察报告；（原件）

2、设计计算书（重要民防工程由建设单位提交原件、其他民防工程可以提交设计单位计算书代保管证明）（原件）

3、上海市民防工程施工图审查表及审查意见；（原件）

四、施工阶段

（一）开工审批文件

建设工程施工许可证（复印件、加盖建设单位公章）

（二）建设工程施工质量管理文件

1、工程开工报告（原件）

2、工程复工报告（原件）

3、工程竣工报告（原件）

4、图纸会审设计交底纪要及修改依据汇总表（原件）

5、技术核定单及技术核定单汇总表（原件）

6、设计变更通知及设计变更通知汇总表（原件）

7、地基验槽记录（原件）

8、建构工程测量复核单（原件）

9、各类桩施工记录汇总表（原件）

10、桩位轴线、标高、偏差汇总表（原件）

11、打桩桩位编号、标高、偏差图；（原件）

12、桩基检测报告（原件）

13、工程质量一般事故报告及处理意见（原件）

14、工程质量重大事故报告及处理意见（原件）

（三）、建筑工程施工质量保证文件

1、民防工程防护设备明细表（1）防护门、防护密闭门、密闭门（2）防爆波活门（3）排气活门（4）密闭阀门（5）防爆地漏（6）密闭观察窗（7）过滤吸收器（8）呼唤按钮

3、防护（含防化）设备产品质量终身承诺书（过滤吸收器、密闭阀门、超压排气活门、人防门）

4、民防工程防护设备检测报告（分型号的密闭阀门厂家形式检测报告、超压排气活门厂家型式检验报告、加盖建设单位公章）

5、民防工程通风系统检测报告（原件3份，一份人防档案馆、一份人防质监站、一份浦东新区档案馆）

（四）建设工程施工质量验收文件

1、单位工程质量验收记录表

2、单位工程观感质量检查记录表

3、单位工程质量控制资料核查记录

4、分部分项工程质量验收证明书（桩基、主体结构）

5、结构分部工程质量验收记录表

6、防水分部工程质量验收记录表

7、孔口防护分部工程质量验收记录表

8、建筑装修分部工程质量验收记录表

9、给水、排水分部工程质量验收记录表

10、采暖、通风与空调分部工程质量验收记录表

11、建筑电气安装分部工程质量验收记录表

12、防火设备安装分部工程质量验收记录表

（五）监理文件

工程项目施工阶段质量评估报告（桩、结构、吊顶、竣工）

五、竣工阶段

（一）竣工图

1、建筑（包括总平面布置图；地面一层平面图；附建式民防工程无单独的建筑剖面图时，请提供整座建筑物的建筑剖面图，即包含地上的地面建筑和地下的民防工程剖面图）

2、结构（包括桩位图）

3、电气工程（包括智能化工程）

4、给水、排水工程（包括消防工程）

5、采暖、通风与空调工程

6、装饰装修工程

7、建设用地范围内地下综合管网图（室外总体综合管网图）（水、电、煤）

（二）、竣工文件

1、民防建设工程竣工验收报告（复印件、加盖建设单位公章、法人章）

2、勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）

3、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）

4、施工单位工程质量检查报告（合格证明书）

5、监理单位工程质量检查报告（合格证明书）

6、民防工程面积测量技术报告（原件）

7、地名使用批准书、通知、决定书（含公安局编制的门牌号复印件、加盖建设单位公章）

8、工程决算（汇总表）（已承诺书代替）

9、平战转换预案和实施计划文件（含临战封堵材料表）

10、上海市民防建设工程档案验收意见书（原件）

11、上海市民防建设工程档案接受意见书（原件）

（三）声像档案

1、大型、重要民防工程建设全过程照片资料

2、大型、重要民防工程建设全过程录像资料 备注

1、大型民防工程指民防建筑面积为5000平方米以上；

2、重要民防工程指：指挥工程、医疗救护工程、防空专业队伍工程、区域电站、区域供水站、核生化检测中心等。

3、所有复印件封面需加盖建设单位公章

4、如人防测量面积低于设计面积，应出面积告知单

5、标牌安装照片及购买发票（发票加盖建设单位公章）

第三篇：上海市民防工程质量验收要点

竣工资料

一、孔口防护部份资料：

1、人防门、防爆波活门、防爆波超压排气活门等资料

2、合格证

3、防护（含防化）设备产品质量终身负责承诺书

4、本市的防护设备备案证书

5、厂方与现场相关单位签订的合同

6、现场使用材料与资料不相符

二、通风与空调部份资料：

1、自动排气活门、密闭阀门、过滤吸收器等资料

2、合格证

3、产品编号与合格证不一致

4、本市的防护设备备案证书

5、厂方与现场相关单位签订的合同

6、现场使用材料与资料不相符

7、风机等材料出厂合格证

8、设备试运转记录

9、防护（含防化）设备产品质量终身负责承诺书

三、给排水分部资料

1、防毒防爆地漏等设备资料

2、防护（含防化）设备产品质量终身负责承诺书

3、合格证

4、产品编号与合格证不一致

5、本市的防护设备备案证书

6、厂方与现场相关单位签订的合同

7、现场使用材料与资料不相符 通风专业

1、染毒区风管材质及制作不符合要求（GB50134-202_第10.2.1条，要求：2-3mm钢板焊接制作）

2、染毒区风管与设备连接处法兰不符合要求（GB50134-202_第10.2.2条，参照07FK02第36页，要求：8mm带密封槽车制法兰与风管焊接）

3、染毒区风管连接处垫圈不符合要求：漏光、断裂、油漆污染、未割平、（GB50134-202_第10.2.2条，要求：4-5mm厚整圈无接口橡胶密封圈,保证密闭不漏气）

4、手动（电动）密闭阀，安装方向错误、缺配件（手柄、定位销等）、缺箭头、启闭标识（GB50134-202_第7.2.6条要求：阀门上箭头方向应与冲击波方向一致，阀门启闭灵活）

5、过滤吸收器安装方向错误，粗效过滤器支架未制作（GB50134-202_第11.2.4条，GB50243-202_第10.2.5条，要求：必须水平安装，可参照07FK02第16页）

6、滤毒风管路上测压管（或压差测量管）和（放射性、尾气监测）取样管个别阀门遗漏、类型错误（GB50134-202_第10.2.5条、GB50038-202_第5.2.18条，可参照07FK02第57、58、59页）

7、工程测压管管口未见、未向下，测压装置（倾斜式微压计）未安装，（GB50134-202_第10.2.4条GB50038-202_第5.2.17条，要求：防护密闭门外的一端管口向下，可参照07FK02第56页）

8、排烟风管密封垫料未采用不燃材料，风管法兰连接处垫片使用石棉绳，（GB50243-202_第4.2.3条GB50243-202_第6.3.1条）

9、防排烟风机系统柔性短管的制作材料未采用不燃材料（GB50243-202_第5.2.7条）

10、通风机传动装置的外露部位以及直通大气的进、出口未装设防护罩（网）或采取其他安全设施（GB50243-202_第7.2.2条）

11、离心风机安装方向错误

12、战时风机房风增压管（DN25镀锌钢管）类型错误或未安装（GB50038-202_第5.2.8条）

13、超压排风活门，杠杆、法兰面安装不铅直、不通复位，缺重锤等配件（GB50134-202_第9.3.3条）

14、竣工图现场未见

15、移动电站及储油间风管未按图施工到位

16、染毒风管面漆未刷

17、排风风机处风管与防火阀尺寸不匹配，须调整

18、油网除尘器须除锈并刷油

19、除尘室风管弯曲，管道未做到横平竖直 20、染毒风管及防护防化设备污染严重 给排水专业

1、穿过外墙、临空墙、密闭墙、防护单元隔墙、顶板等人防围护结构处的管道材质不符合要求（GB50038-202_第6.2.14、6.3.14、6.3.8条要求钢管）

2、穿过外墙、临空墙、密闭墙、防护单元隔墙、顶板处的管道防护密闭措施不符合要求未设置阀门、阀门未采用铜蕊或不锈钢蕊闸阀，采用蝶阀、球阀、未做密闭处理（GB50038-202_第3.1.6、6.2.13、6.3.8、6.3.12、6.3.15、6.4.8、6.5.9条，要求：管道与套管之间填充石棉沥青，人防区或清洁区一侧设置公称压力不小于1.0MPa的铜蕊阀门，如管道穿过防护单元隔墙，应在墙的两侧分别设置铜蕊闸阀）

3、防爆波阀门不符合要求，应改用公称压力不小于1.0的铜蕊闸阀（GB50038-202_条文说明第6.2.13条）

4、管道穿越临空墙、密闭墙、防护单元隔墙、顶板时开孔，未预埋带有密闭翼环的套管（GB50038-202_条文说明第6.2.13条）

5、穿过临空墙、防护单元隔墙、顶板处的管道没有设置抗压力片（GB50038-202_第6.1.2条）

6、管道穿过临战封堵处没有临战转换措施。（GB50038-202_第6.6.4条要求：预留法兰短管）

7、战时给水系统未安装、战时移动电站内拖布池未安装、一等人员掩蔽部内贮水池（箱）未安装（GB50038-202_第6.6.2条）

8、洗消排水口未见铜质管堵或防爆地漏

9、洗消排水口（铜质管堵或防爆地漏）高与排水表面。（GB50242-202_第7.2.1条）

10、洗消集水井内排水管口没有安装工作压力不小于1.0的闸阀。

11、防爆地漏未采用上海民防网（www.teniu.cc）公示的具有生产资质企业产品。

12、管道未涂漆

13、柴油电战防毒通道内拖布池未安装 电气专业

1、竣工图纸未见

2、暗配管的密闭盒没有预埋或没有找出，密闭盒中没有填充密封材料，密闭盒密封的钢盖板厚度不够3mm（GB50134-202_第10.4.2条GB50038-202_第7.4.4条）

3、明配电线管（强、弱电）穿过围护结构、临空墙、防护密闭隔墙、密闭隔墙处直接开孔穿过没有进行防护密闭处理（GB50038-202_第7.4.3条，要求：设计单位根据现场具体情况出方案解决）

4、桥架穿过围护结构、临空墙、防护密闭隔墙、密闭隔墙处没有预埋密闭穿墙短管，电线或电缆穿过密闭穿墙短管时不符合一管一线或一管一电缆的要求（GB50038-202_第7.4.6条、第7.4.10条，要求由设计出整改方）

5、金属电缆桥架及其支架和引入或引出的金属电缆导管没有接地（PE）或接零（PEN）可靠，金属桥架没有做至少2处与接地（PE）或接零（PEN）干线相连接，镀锌电缆桥架间连接板的两端没有设置至少2个有防松螺帽或防松垫圈的连接固定螺栓，或者未跨接接地线，金属电缆桥架穿过人防区断开处未连接跨接接地线（GB50303-202_第12.1.1条，要求：非镀锌电缆桥架的跨接接地线最小允许截面积不小于4mm2），金属的导管和线槽没有可靠接接地（PE）或接零（PEN）（GB50303-202_第14.1.1条）

6、当灯具距地面高度小于2.4m时，灯具的可接近裸露导体没有可靠接地（PE）或接零（PEN）（GB50303-202_第19.1.6条，要求：应有专用接地螺栓、应有标识）

7、室内的公用金属管道、建筑物结构中的金属构件、电气设备金属外壳等导电部份没有做等电位连接（GB50038-202_第7.6.3条、第7.6.5条，要求等电位连接本路最小允许截面应为：铜材料，干线-16mm2、支线-6mm2）（GB50038-202_第7.6.10条。）

8、防化通信值班室内战时使用插座箱未按规范或图纸要求制作安装（GB50038-202_第7.5.11条、第7.5.12条，参考图集：07FD02第17页）

9、人防电源配电箱、柜未按系统图敷设电缆和接线

10、口部灯具灯泡、灯管未安装

11、柜、屏、台、箱、盘的金属框架及基础型钢未接地（PE）或接零（PEN）可靠，装有电器的可开启门和框架的接地端子间未用裸编织铜线连接，且没有标识（GB50303-202_第6.1.1条）

10、配电箱、盘、柜内的导线连接不紧密、不整齐、有绞接现象，导线颜色不规范

12、同端子上接线多于2根电线线于线之间缺平垫片，多股铜芯线未拧紧搪锡或连续端子后与设备、器具的端子连接（GB50303-202_第6.1.9条、第15.2.2条、第18.2.1条芯线的端子俗称铜接头）镀锌的钢导管不得熔焊焊接地线，金属导管不得采用对口熔焊连接，镀锌和壁厚小于等于2mm的钢导管不得采用套管熔焊连接（GB50303-202_第14.1.1条、14.1.2条）

13、通风方式信号控制系统没有调试（GB50038-202_第7.3.7条要求红色灯光表示隔绝式黄色灯管表示滤毒式、绿色表示清洁式）；呼按钮未按设计要求安装，未调试（GB50038-202_第7.3.8条参考科集：07FD02第27页）

14、滤毒室内插座数量不够（GB50038-202_第7.5.10条，要求应设AC220V10A单相三孔带二孔防溅式插座各二个），插座接线不规范（GB50303-202_第22.1.2条）

15、有按图纸或规范要求安装口部熔断器（GB50303-202_第7.5.16条，应与密闭盒分开设置）

16、没战时电话系统未安装到位（GB50038-202_ 第7.8.5条）

17、金属、非金属柔性导管敷设不规范（GB50303-202_第14.2.10条，要求：柔性导管与刚性导管或电气设备、器具间的连接应采用专用接头，柔性导管的长度在动力工程中不大于0.8m，在照明中不大于1.2m）

18、甲类防空地下室的救护站、防空专业队工程、人员掩蔽工程、配套工程的柴油电站中附属设备烼管线没有安装到位（柴油发电机组平时可不安装）,中心医院、急救医院的柴油电站未安装到位（GB50038-202_第7.7.8条），燃油设施没有防静电措施（GB50038-202_第7.6.10条），储油间内未选用安全型灯具（参考图集07FJ05第23页）

19、密闭穿墙短管没有在朝核爆冲击波端架装防护抗力片或抗力片做法不规范（GB50038-202_条7.6.10条，参考图集：07FD02第19-22页，六级人防可不做抗力片）

20、有防火要求的电气密闭套管内未填充防火堵料（GB50038-202_条第7.4.10条）

21、配消防电管未刷防火涂料

22、消防控制系统使用桥架未刷防火漆

第四篇：档案管理规定

档案资料管理规定

一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》，借出的档案资料规定于1周内归还，不能及时归还的，经管理人员同意后可办理续借手续；阅毕及时归还：归还时，管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。

二、非公司人员借、查阅档案资料的，须持有有关单位介绍信，并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。

三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料，不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记，不得遗失、抽换、转借，并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。

四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的，须经管理人员同意方可复印；图纸资料若需借出复印的，须经管理人员同意并严格控制复印份数。

五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料，未经管理人员允许，不得随意翻阅相关资料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人员离开工作岗位，为其递送资料，必须按规定程序申请、登记、查阅。

七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件；若需借、查阅绝密级文件资料，必须由矿长签字批准后方可借阅查看；常用性资料查阅，须由部门主管领导签字后方可借阅查看。

八、非管理人员不得随意出入资料室，确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。

九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟，保持资料室的清洁、整齐。

要继续深入的实施档案分类学细化管理，严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度，继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料，要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用，同时留取管理印迹，与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理，必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训，使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性，要必须做到档案管理的专业性和专一性，必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性，文件一但出档必须跟踪管理，按时追缴收档。

珠拉公司档案管理程序

1.目的和范围：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。

2.2财务档案（包含各类合同）由档案室统一管理，使用时，由财务计统部指定专人调档。

2.3鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部自管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理，档案室提供存放点。

3．流程： 3.1档案分类：

3.1.1文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内、外部文件。

3.1.2基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。

3.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

3.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评、辞职等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

3.1.5经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同评审记录、签订的合同、客户档案、市场调研资料等。

3.1.6对外联络档案：即公司在项目报批、报建过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如政府和公共事业单位的批文、文件和专题会议纪要等。

3.1.7声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保留价值的、以音像或图象记录成电子档案，并配有文字说明的历史记录。

3.2 具体管理： 3.2.1 立卷归档： A．流程：

各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。一个较长时间段后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放文书档案每2年为基建档案在财务档案在会单位工声像档一个归档周期。各竣工决算工计终了程预决案的归部室资料员在逢作完成后两后，暂由财务算可在档时间偶数年的6月底，个月内归计统部保管3清尾款同文书将前两年形成的档，项目前年后再存放于后半年档案，文件整理后向图期资料一年图书档案室，内归档书档案室移交后归档。

B．要求：

a.各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份；移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份（移交清单即文件清单）。

b.各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接收未经系统整理的零散文件。

c.文件在各部室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等,复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

d.各部室可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

a）总经理室：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文 件、大事记等；

b）人力资源部：人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备说明书等）；其中前期文件由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文件、外来文件、有关人员出差带回来的文件等；

d）财务计统部：财会档案见第三层次文件《财务档案管理程序》

e）审计核算部：决算资料、签价单、外送文件、外来文件等；

f）经营销售部：合同评审记录、售楼合同、协议、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文件、外来文件等；

g）设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和说明、扩初设计图纸和说明、勘察设计报告及招标文件（标书、合同等）、工程设计概算说明、各项目往来文件（传真、工作联系函等）施工设计图纸和说明、设计变更、设计合同、外送文件、外来文件等。

h）对外联络部：联络函、活动计划、外送文件、外来文件等。客户服务部：客户投诉记录、处理方案、落实反馈记录、客户满意度 调查及分析记录等。

3.2.2 整理上架： A.流程鉴定：对各部室移交的档案，图书档案组卷：通过鉴定的文件材料严格按室档案员要重新审查其价值性，并剔除规定排列、打号、装订、著录并制无保存价值的文件材料。作卷内目录，组成案卷。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，造册：制作全引目录和案卷目录，一般小号在左，大号在右，自上而下,形成保管清册。

B．要求：

a.卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

b.不同保存价值的文件应分开组卷。

c.凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料装订前应剔除金属物。

e.图纸采用手风琴式折叠法，规格为 30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

3.2.3 保管： A.库房管理：

a.库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架； b.除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房 或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；

c.库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；

d.随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在 140C200C，相对湿度 5065；

e.档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动；

f.每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；

g.档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；

h.公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

B.流动中的安全防护：

a.档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； b.未经许可，利用者不得将所借档案转借他人，以防泄密；

c.未经许可，利用者不得擅自拍照、抄录、复印； d.尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现的泄密现象。

3.2.4 提供利用： A．加强基础工作：

a．编制必要的全引目录和案卷目录，为档案使用者提供必要的检索工具；

b．安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率； c．开辟阅览室，向档案用户提供档案信息。B．开展查借服务： a．借阅：

a）公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

b）非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；

c）借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；

d）借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。b．借出： a）档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

b）非公司人员若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得公司相关部 门主管同意后，方可借出；

c）借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。

c．复印：

a）档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员同意； b）图纸资料若需借出复印的，须经档案员同意并严格控制复印份数。

3.2.5 销毁：

A．流程：图书档案室档案复查结果上报图书档案室档案员将确员每两年对已到人力资源部经认销毁的档案材料登记保管期限的档案理审批在《档案销毁清册》上，资料进行复查并组织销毁。

B．要求：

a．准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管； b．批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销毁，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。

c．档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

4．相关文件：

4.1《珠拉公司档案管理规定》 4.2《珠拉公司档案管理流程》 4.3《珠拉档案管理制度》 5．相关表单：

5.1 文件清单/移交清单

5.2 档案借阅登记表（借出时间、文件名称、份数、借阅人、批准人、经办人）；

5.3 档案查阅登记表（查阅时间、文件名称、份数、是否复印、查阅人、批准人、经办人）；

5.4 档案销毁清册编制（时间、名称、序号、备注、监销人）。

公司档案管理流程方法

第一条管理部门

1、文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存印本。

第五篇：档案管理规定

档案管理规定

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节 档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。

第二节 档案分类及编号

一、档案按其内容及关联部门可分为六大类：

1、行政类

2、财务类

3、人事类

4、经营类

5、工程类

二、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。

三、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

四、归档后须填写《档案管理登记表》（附表1）。第三节 机要档案

一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：

二、划分标准： 绝密档案包括：

公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括：

1、财务资料；

2、公司重要会议纪要；

3、公司经营情况；

4、人事档案、薪资性档案、劳动合同；

5、技术资料；

6、金额在10万-100万元的合同。秘密档案包括：

1、重要项目资料；

2、项目合同协议。第四节 档案装订

一、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第五节 保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股东名簿；

3、股东会、董事会、监事会会议纪要；

4、公司证照；

5、各级批文；

6、印鉴；

7、公司经营计划；

8、公司经营总结；

9、财务报表；

10、技术资料；

11、不动产所有权状及其他债权凭证；

12、人事资料；

13、大型活动图片、音像资料；

14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存：

1、会计凭证；

2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：

1、期满或解除的合同协议；

2、完结后的项目方案；

3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存：

1、部门工作计划及工作总结；

2、完结后的部门请求报告；

3、完结后无长期保存必要文书。

五、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第六节 保管部门

一、财务专项机要档案由财务部负责保管。

二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。

三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。

四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七节 档案移交

一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

三、合同协议应在签订之日移交总经办。

四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

五、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

六、档案移交须填写《档案移交清册》（附表2）。

七、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。第八节 档案调阅

一、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》（附表3），并经相应核准人核准后方可调阅。

二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经办主任核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第九节 档案销毁

一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。

三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

四、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》（附表5）。

五、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。第十节 其他

一、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。

二、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

三、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。

四、本制度附件包括：《机要档案管理制度》。

五、以上表格均由总经办统一编号。

六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案