下载文档第一篇：文书与档案的管理工作
文书与档案的管理工作
文书处理流程
1、收文管理：文书接收——〉文书分类——〉收文管理——〉分文管理
2、发文管理
一、文书接收
1、审核信封或包封外标记，确认收文机关，清点数量
2、综合办公部或职能部门对已收入的公文进行清点、核对与检查，签收
3、对接收的文件，还应检查文件内容是否属于本机关职权范围或业务范围，有不属于本机关的职权范围或业务范围的，拒收或作说明后退回（主要针对上级、平级、和不相隶属机关的来文）；下级上报的需要办理的文件，还要审核是否符合行文规则，是否符合国家法律、法规和其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签，文种、格式是否规范。
★ OA系统中，应对发文者发送收文回执，回执应标明收文标题、数量、收文日期等相关信息。文件不宜长时间放置在“收件箱”中，必须对收到的文件进行登记，如填写文件标、题、发文字号、发文机关等内容信息，建立收文数据库。
二、文书分类
1、根据办文程序、规定或惯例分类，阅知件与办理件、急件与平件、秘密文件与非秘密文件。
2、根据文书秘密等级分：绝密（极为重要，并不得向无关人员泄露的文件）；秘密（重要，不能向无关人员透露的文件）；机密（不宜向外透露的文书）
3、根据文书的种类分：请示、报告、决定、决议、批复、通告、通知、通报、函、会议纪要等。
三、收文管理
一般分为：办理件和阅知件 办理件：拟办——批办——承办
阅知件：拟办——（批办）——组织传阅
拟办：有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋活动 针对不同情况提出相应的拟办意见：
（1）对上级来文的拟办，应指明办理、贯彻落实的部门或具体人员，并提出具体要求，如“拟请XX局研究落实”、“请XX同志批示”，使相关部门或人员能够明了自己的任务和责任；如果笼统写为“请各位局长阅示”则容易产生如下困境：各位领导阅文后都批示了意见，且所批意见不一致，导致矛盾、抵触，降低文件办理的效率。
（2）对下级机关或平行、不相隶属的来文机关的拟办，需要明确指定负责承办文件的业务部门或业务人员以及注明办文时限。如：“拟请XX处XX同志负责办理，在X日X月前办复”，责任到人，明确办理时限。
（3）对需要联合办理的公文拟办，应明确指定牵头单位，以免机构之间互相争办或相互推诿。必要时，在指定牵头单位的同时，还应明确如此安排的原因，便于主办和协办单位明确责任，相互协作，共同完成任务。例如：“拟请XX处牵头，XX处、XX处协助办理”，牵头单位是主办单位，承担主要责任，其他协办单位有义务配合主办单位完成文件的办理，也为领导批办提供基础。（4）对难以提出具体办理意见的文件，在拟办前可先与文件内容涉及的相关部门联系沟通，听取意见后再提出拟办方案。如各部门意见不一，应分述各种分歧意见，认真研究其可行性，提出自己的倾向性意见，并说明理由，供领导批办时参考。批办：领导人对文件办理提出最终处理意见的决策性活动。
批办的意见要求高度明确、肯定、具体，批办意见通常写为：“同意拟办意见”、“请XX办理”、“请XX审阅（阅示）”、“请XX查复”等；或在确定承办部门的同时，对如何办理提出原则性的意见，并签署姓名和日期。
承办：对公文的阅读、贯彻执行与办理（或回复），使公文内容所针对的事物与问题得以处理和解决的活动。承办的要求：
(1)确认承办责任（2）处理好承办原则性和灵活性的关系（3）维护文件的实效性 文件承办的经过和结果主要可以分为以下不同情况：（1）发文承办的，注明复文号、复文日期。
（2）会议承办的，注明会议名称、会议时间和议定事项。（3）电话回复的，注明时间、地点、人员、主要内容。
（4）当面解决的，注明时间、地点、解决方式方法、措施与结果
发文管理
1、酝酿、草拟
（1）准确解读领导交办写作任务的意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨（站在发文机关的立场起草文稿）（2）反应现实工作需要和实际情况（3）符合文件写作规范（4）树立时间观念，及时成文
2、审核、签发 审核从4方面入手：（1）明确是否有行文的必要（2）确定文稿内容是否符合要求：表达是否规范、内容是否真实、是否符合国家方针、政策、法律等、是否符合机关发文目的（3）核查文稿文面是否符合规范：文件数据项目的表达和排版格式的外在形式（4）检查文稿是否符合行文行文规则：是否符合统一规范和控制文件行文主体资格、行文关系和行文方向等一系列制度、规则。签发：（1）正确选择签发类型，明确签发责任（2）坚持先核稿后签发（3）保证签发的有效性与合法性（4）规范签发意见的位置：必需有签发人姓名和批注意见
3、复核、校对 复核工作重点：（1）核查文稿的审核人、签发人是否合法，有无越权或侵权情况；是否规范地签注了发文意见、姓名和日期（2）文件具体的发授范围是否必要、是否明确；主送和抄送范围的选择是否恰当清楚；紧急程度、保密等级是否合理； 印制份数、发文字号是否有误，主题词标注是否准确规范等（3）附件材料的件数、页数是否与附件说明一致，是否有遗漏，其内容是否完整无缺（4）文书格式是否统一，文体字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释的表达格式是否符合国家有关规定，表达文件内容的各数据项目的结构格式是否规范
校对：校对符号、字符、语句、行段、公式、图表、排版格式等
4、用印、登记
用印的要求：印制定专人保管；监管用印过程；印迹必需端正、清晰、完整
5、发出、公布
文书立卷归档管理
公文的去留:从公文之间的整体联系上把握其留存价值，保持文件之间的有机联系；对其中一时不能对保存价值作出肯定性判断的公文，可采取“宁宽毋严”的原则，允许暂存一段时 间。
公文整理必须坚持以下原则：遵循公文的自然形成原则，保持公文之间的有机联系，区别不同的价值，保证归档文件的齐全、完整、便于保管和整理。
在归档的文件材料中，应将`每份文件的正件和附件、印件和定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种蚊子形成的同一文件立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
文书归档，按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限等进行整理，并在“文书保存本”做好登记。
卷内文件材料应按并列顺序，依次编写夜号，装订的案卷应统一在有文字的页面材料的背面的左上角打印页号。
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。
一、分类方法
1、分年度
不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年卷；跨年度的总结放在这针对的最后一年卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按有关规定执行。
2、分组织机构
首先，将公文分成党、政、工、团等不同性质的组织机构大类别；其次，在大类别中`，每一类别再按组织机构继续分类。
二、档号的表示方法
A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2 其中，A1A2经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
三、档案保存期限常识
1、永久保存
（1）公司章程（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）其他经核定须永久保存的文书
2、十年保存
（1）预算、决算书（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存十年的文书
3、五年保存
（1）期满或解约的合同（2）其他经核定须保存5年的文书
第二篇：新时期文书档案管理工作的重要性（精选）
新时期文书档案管理工作的重要性
一、文书档案管理工作的必要性
文书档案是一个企业或者部门的极为重要的文件，这关系到部门的长远发展和日常经营，因此，我们必须要加强对于文书档案管理工作的管理，并且深化研究和总结，不断完善相关的工作，只有不断创新工作方式，革新工作思路，才能够促使各项文书管理工作科学到位，进而协助和组织好各类其他工作，让公司和企业的发展更加科学和合理，从而提高部门的竞争力，并且有效增强工作人员们的工作效率和办事效率。在当今时代下，文书档案管理工作又有了新的时代内涵，这项工作比以往有了更加重要的意义，但是，目前社会上的许多公司和部门并没有做好相关的文书档案管理工作，许多工作内容都落后于时代的发展，而且工作效率十分低下，因此，我们必须要对文书档案管理模式和管理方法进行探讨，从而让各项工作更好地服务于社会。
二、文书档案管理建设中的问题
（一）管理不规范。在目前社会上的很多机构和组织之中，档案管理工作都是一项极其重要的工作，而且是一项基础性的工作，但是，这些部门并没有做好档案的相关工作，档案管理之中存在着一系列不规范的问题，这也是各大社会组织的通病。一般而言，档号、档案标题存在着填写的问题，目录方面也不科学、不规范，相关的档案管理条例和档案管理规章制度也不健全，这些都是导致文书档案管理效率低下，档案内容问题频发的重要原因。除此之外，有很多的单位在档案管理方面的思想没有跟上时代的发展，他们仍然采用传统的文书档案管理模式，因而也就不能做到管理模式的创新和管理方法的创新，最终导致固步自封，失去了工作上的优势，致使整个组织的工作效率低下。
（二）管理手段比较落后。随着科技的发展，人类社会已经步入了信息时代，计算机技术和信息网络技术已经得到了广泛的应用，深入到了人们的日常生活之中，在文书档案管理工作中，我们也应当利用好现代科学技术这个重要助力，为各项资源建立网络化存储档案，从而让我们更加清晰的存入和取出相关信息，另外，通过计算机网络技术，我们还可以让档案的管理变得更加清晰化和条理化，在我国目前的许多部门和机构当中，工作人员都已经采用了计算机检索模式，这种做法大大提高了工作人员们的工作效率。然而，仍然后很多文书管理部门并没有跟上时代的发展，他们没有在文书档案管理工作中引入计算机技术和信息管理技术，档案的管理仍然是以手工检索为主，这就导致了工作量的大大增加，工作效率的低下，而且工作精度不高，长此以往，就会导致组织各项工作的开展与社会脱节，不能够适应当今社会的发展。
（三）管理工作人员的素质比较低下。在文书档案管理工作中，有很多工作人员的工作素质比较低下，他们不但缺乏专业的档案管理能力，而且缺乏基本的职业素养和敬业心，这对于各项工作的开展是极为不利的。为了保障文书档案工作的顺利开展，各个组织需要一批专业素质过硬，能够熟练掌握现代工作技术和信息技术的专业性人才，并且他们需要具备丰富的工作经验和实践能力。然而，在文书档案的管理中，人才队伍的建设并没有达到要求，许多档案管理部门招聘了一些临时工或者兼职人员，造成了文书档案管理的不规范，从而为以后各项工作的开展造成了一系列的麻烦。
三、文书档案管理工作质量的提升策略
文书档案工作对于企业和组织的长远发展具有着极其关键的作用，我们必须要深入研究档案管理工作的质量提升方法，并且多加实践，进行相关的总结，必须要科学合理开展各项工作，让文书档案能够真正发挥其应有的价值，而不仅仅是把他们进行简单收集和堆叠。
（一）健全体制，促进档案管理的有效性。长久以来，文书档案的管理工作一直没有得到有效提高，导致组织的管理出现一系列的差错和混乱，这其中最为主要的原因就是没有健全相关的文书档案管理体制，这就导致各项管理工作变得混乱不堪。因此，我们必须要立足于时代的发展，同时充分考虑企业和组织的内部发展情况，建立起有效的档案管理体制，帮助文书档案管理工作走向正规，例如，我们可以设置出档案责任管理制度、电子档案存储制度和档案定期检查制度等等，与此同时，必须要深化各项制度的落实工作，不能够让制度仅仅沦为一纸空文。
（二）技术创新，促进档案管理的信息化。在传统的档案管理工作中，所涉及到的事情是很复杂的，而且手续繁多，工作人员的工作量十分巨大，这已经不能够适应当今时代快速发展的步伐，因此，我们必须要把档案管理工作与计算机网络技术等现代科学技术进行有机结合，让文书档案的管理工作变的更加具有效率，我们必须要把传统的档案变得更加信息化和电子化，能够录入网络的档案和文书需要尽力落实到网络之中，不但能够实现永久的保存，而且不用担心存取不方便的问题，通过这一系列工作，整个社会组织能够达到高效管理和高效运转。
（三）大力宣传相关的法律法规，从而增强员工们的职业素养。为了提高文书档案管理工作的有效性，我们必须要进行法律法规的宣传工作，从而帮助员工们建立起相关的法律素养，例如，我们可以组织他们学习《中华人民共和国档案法》，从而了解档案法中有关文书档案管理的相关规定，加强他们的法律意识，让他们在日常的工作之中提高自觉性和警惕性。
（四）努力提高档案管理工作人员的业务水平。我们必须要定期对员工们进行培训，提升他们的业务水平和专业能力，而且应当定期组织文书档案管理交流会，让工作人员之间相互交流工作经验和管理经验，进而发现自身的不足，改进工作方法，提高工作效率。
总而言之，文书档案管理工作是一项十分重要的环节，各组织和部门应当加强对于文书档案管理工作的重视程度，并且需要加强对于这方面的实践和探索，从而充分发挥单位文书档案的重要作用，实现单位和组织的现代化发展。
第三篇：文书档案与管理范文
文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。行文规则：各机关在公文拟制过程中所必修遵循的原则拟办：对收到的文件提出初步处理意见，供领导审核和批示时参考。一般由办公室主任负责。批办：指单位领导对收文如何办理提出的最终的批示意见和要求。领导进行批办的结果体现为批示的意见。收文承办：根据来文要求或领导意见，按文件内容要求进行具体实施、或另起草文件、或将来文进行翻印和转发等的工作。签发指机关单位主管领导对审核过的文稿进行最后的审定并签署印发，文件据此生效。档案：指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。归档：指文书部门或业务部门将办理完毕、有保存价值的文件整理之后，逐年移交给档案室集中保管的工作。归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序划的过程。
1.文书、文件、公文的联系与区别，文件与档案的联系、文书工作与档案的联系。（1）①共同点：内容上都反映了人们的社会活动，都是在处理事务过程中形成的凭证性工具，都有一定的格式规范。②区别：
A.文书与文件是同义的，只是在习惯用法上有差别。B.文书：一般用于表达集合概念，不用于表达某一份文字材料。如文书处理、文书部门、文书工作、文书材料。而不会说“这份文书”、“XX号文书”、“市政府文书”。文件一词既指单份文件，也指集合概念。
如市政府文件、中央1号文件，文件处理、文件材料。不会说文件部门、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文书。D.当仅指“公务文书”时，文书、文件、公文三者可通用。（2）①文件是档案的前身，档案是文件的归宿。②文件是档案的基础，档案是文件的精华。③文书工作是档案的工作的基础。④档案工作是文书工作的延伸和发展。
2.公文的特点是什么？公文按办理时限、行文方向、机密程度可分为哪些类别？（1）公文特点1由法定作者制发2具有法定的权威性和时效性3公文具有特定的格式4特定的处理程序（2）分类
按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分为上行文、平行文和下行文。
3.公文的稿本名称有哪些？交拟时秘书人员应注意哪些事项？（1）公文的稿本名称(试行本、暂行本、修订本)（2）注意事项：①领会发文目的，为什么要起草这份公文。即领会领导意图。②把握主题思想，即主要写什么内容。③明确行文对象，从而确定行文方向、选择文种及公文用语等。④明确行文的时间要求。
4.文书工作的主要任务是什么？收文、发文处理的程序包括哪些环节？1）文书工作的主要任务发文的拟制、收文办理、发文办理，文件办理过程和办毕的管理。还包括印信管理与使用、打证明、电话接听等工作。2）收文处理的环节：签收、启封、审核、收文登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办与注办、立卷或归档或销毁。3）发文处理程序：交拟、起草、会商、审核、签发、发文登记、膳印和校对、用印和签署、核发、传递、立卷或销毁或归档
6.哪些文件需要签收？传阅文件不要“横传”，应由文书人员“中转”。（1）签收的范围1机要部门送来的密件和急件都要进行签收；2邮局（或快递公司）送来的挂号件等；3外单位派人直接送来的重要文件。拟办和批办有什么区别？拟办人：办公室主任 拟办的作用：对收文如何处理提出初步的意见，供领导批办时参考 批办人： 单位领导 批办的作用：是对收文如何处理作出的权威性的最后决定。（3）拟办、批办中文书人员的职责是什么？①呈送：根据文件重要程度送拟办和批办②保密：要对拟办和批办的一件保密，特别是人事敏感问题。③检查：检查拟办批办人员有无署名和签上时间，督促及时办理④送达：根据拟办、批办意见，将收文送有关部门和人员落实办理并督促办理（4收文登记的范围和不登记范围：上级指导性、参阅性和需要办理的文件；下级机关的请示性、报告性文件；带有密级的文件 特别注意帐外文件B.不登记范围：公开的出版物；一般性的各类简报；事务性的通知、便函、介绍信、请柬等；注明领导亲启的文件（5）文件传阅的方式有哪些分送传阅：即将需传阅的文件直接送给阅读人员。最常用，可让阅读者看得比较仔细，但比较费时。集中传阅：把领导等阅读人员集中起来，利用开会时间等进行阅读，也较常用。设立阅文室，即将需要传阅的文件放在专门设立一个阅文室。
7.文件转化为档案需具备哪些条件？我国最早的档案是甲骨档案，产生于殷商时代。（1）文件必须完毕，即完成了文书处理程序； 2）文件需对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值;3）文件需按照一定的规律保存起来，即把文件按照一定的程序和条理集中保管起来。8.档案按内容和形成时间分，可分别分为哪些类别？按档案内容分：文书档案和专门档案。按档案形成时间分：建国前档案和建国后档案。建国前档案又称为历史档案—旧政权档案和革命历史档案
9.档案的基本价值包括哪些？档案作用的发挥有哪些规律？1）档案的基本价值-凭证作用：档案的凭证作用由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的充分肯定。参考作用：档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。“前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都说明了档案的参考价值。2）档案作用的发挥规律1档案作用范围的递增律（扩展律）：档案的作用范围随着时间的推移而不断扩大。2档案机密程度的递减律3档案作用发挥的条件 10.档案工作包括哪8个环节？档案工作的原则是什么？维护档案的安全：①档案的物质安全，尽量延长档案寿命。②档案的政治安全，即档案信息安全，档案内容不失密。（1）档案工作的环节-档案实体管理工作：收集、整理、鉴定、保管档案信息管理工作：统计、检索、编研、利用（2）档案工作的原则①统一领导，分级管理②维护档案的完整与安全③便于档案的利用
11.档案工作的机构有哪些？档案馆、档案局、档案室.主要管理本单位档案并主要为本单位服务，是档案室与档案馆的最主要区别。
12.什么是归档范围？一个企业的归档范围主要包括哪些？1）归档范围：指一个单位收到或形成的所有文件材料中需要归档的有哪些2）企业归档范围-反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的文件材料；具有凭证价值的文件材料，如合同、谈判记录等；本企业需要贯彻执行或具有重要参考价值的收文；下级报送的重要材料。无论来自上级还是同级或下级单位，只要与本企业工作有直接关系的，都应纳入归档范围。登载于上级简报、新闻媒体（网站、报纸、电视等）上的本企业需执行，或反映本企业工作活动的材料。如通过简报、新闻媒体发布的指导性文件、有关本企业工作活动的记述、奖励、表扬或批评等。
13.文书档案一般在形成后的第二年6月底前归档并移交档案室。档案室收集档案的主要途径是文件归档。14.文件之间的联系有哪些？（1）文件在来源方面的联系——文件之间的首要联系
同一单位形成的档案不能分散。因为文件都是由一定的机关单位及其内部机构形成的，形成文件的单位，构成了文件来源方面的联系。
2文件在时间方面的联系-人们的工作活动都有一定的过程和阶段，不同时期形成不同的档案文件，使文件间具有自然的时间联系。文件整理归档工作一般都分进行。（3）文件在内容方面的联系-文件是在工作活动过程中形成的，文件都记录了一定的工作活动内容。关于同一工作活动的文件必然有着紧密的联系。整理时把内容相关的文件材料集中放在一起，便于今后按问题查阅档案，也符合人们的查阅习惯。
如上级到本单位检查工作，必会形成：检查通知、接待方案、工作汇报、会议记录、新闻稿、照片等，这些材料因检查而形成，不同形式的文件材料内容上共同反映了检查活动的过程与结果。（4）文件在形式方面的联系：形式指文件的种类、名称、载体和记录方式等。特殊载体的档案应当单独保存，便于保管利用优先于保持档案文件之间的联系。
15.归档文件整理工作包括哪6个主要步骤？归档文件的固定排列顺序。步骤：装订、分类、排列、编号、编目、装盒 固定排列顺序：正本、定稿；正文、附件；原件、复制件；请示、批复；转发文、被转发文；中文本、其它文本。
16.归档文件的档号包括哪几部分？全宗号、、保管期限、件号
会填写归档章、归档文件目录，会对归档文件进行分类。
17.17.档案分类的步骤。第一步：文件按形成分开；第二步：同一的文件按内容或机构分类；第三步：同一内容或机构的文件按不同的保管期限分开；如果文件数量较多，可先按机构分开，再按问题分开。18.归档文件的排列方法。（1）不同的文件分别排列。（2）不同保管期限的文件分别排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按时间先后顺序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次会议、一项活动中形成的文件应重要程度结合时间顺序排列在一起。
第四篇：文书档案分类与整理
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文书档案分类与 整理
文书档案整理工作
一、定义
文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序
从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。
档案整理工作的原则
已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用
保持文件之间的有机联系
是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等
区分不同价值
要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁
便于档案的保管和利用
是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便
新的整理方法——以件为管理单位
《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。
一、基本概念
归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。
二、文件修整
一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。
三、文件装订
归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。
对齐方式
1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
装订方式和用品：常用的有三种
1、线装：缝纫机轧线
2、粘接式：包角
3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行
四、归档文件的分类
（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。
（二）分类方案：
1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）
2、—保管期限（例3）
3、保管期限——机构（问题）（例4）
4、保管期限—
例1：2001年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„
例2：2001年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„
例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„
例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„
五、归档文件的排列
是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。
六、归档文件的编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 指归档文件的形成； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图）全宗号
机构或问题
保管期限
室编件号
馆编件号
七、归档文件的编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面
归档文件目录
归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
归档文件目录
件号 责任者 文号 题 名
机构：办公室
日期 页数
备 注
档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 号 0305 案安全保管的通知 局 浙江省档案局关于转发[国家档 浙江省档案局关于转发 国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 理的几点意见 的通知 0610 案局 56号 号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府 建设的决定（附：市民公约）0220 12号 号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖 排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期 限、机构（问题）等项目
归档文件目录封面
归档文件目录 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室（问题）
八、归档文件的装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求： 不同形成的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。
档案盒封面
（全宗名称）全宗名称）
档 案 盒 盒 脊
全宗号 年 度 保管期限
机构(问题 机构 问题)问题
起 止 件 号(室)室(馆)馆
盒号 备 考 表
盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况； 销毁等情况； 备注项内容。备注项内容。
整理人： 整理人： 检查人： 检查人： 年 月
日
九、排架
档案按分类方案 如——机构（问题）——保管期限 或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一 按保管期限分别排架。
传统整理方法——以卷为管理单位
案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根 据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成 案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目 的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分
一、全宗内档案分类
（一）分类的常用方法
1、分类法 将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文 件根据具体情况区分。
2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。
3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。
（二）常用的复式分类方法
1）与组织机构分类法 2000年 如： 2000年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„
人事处 2）与问题分类法 2000年 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年
业务类
党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„
二、立卷组合方法
立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷
1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组 成案卷
2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 按文种（名称）
3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷
4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期 的文件组成案卷
5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组 成案卷
6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时 间和名称三个立卷特征
三、卷内文件整理(一)检查调整组卷
1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间 的有联系；
2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文 件；
3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多 少；
4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物 等，及时进行修整。
(二)卷内文件的排列和编号
1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持 来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。
2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。
（三）编制卷内文件目录
顺 序 号 文号 浦银杭 发 [2004] 20号 20号 浙农银 [2004] 36号 36号 浙文办 [2004] 12号 12号 责任者 浙江省档 案局、案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、案局、中 国农业银 行浙江省 分行 浙江省档 案局、案局、浙 江省文化 厅 题 名 日期 页号 备注 1 关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003全省农行系统 关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位 的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知 2004 0220 007
（四）填写备考表
备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。
（五）案卷的装订
采用三孔一线
（六）填写档案案卷封面
（全 宗 名 称）
（类 目 名 称）
（案卷标题）案卷标题）
自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号
全宗号 目录号 案卷号
1、案卷标题的拟写 包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定
2、档号的编制 档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档 案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案 分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构： 全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号 全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号 档号编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则
四、类内案卷排列
案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。
五、编制案卷目录
包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项 目
六、档案上架
档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。
业务档案的整理
整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整 理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为 便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书 档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特 征。
（全宗名称）
公积金个人住房抵抻贷款
档号（合同编号）借 款 人 身份证号 保管期限
个贷档案卷内目录 序号
文 件 题 名
职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它
件数 备注
（全宗名称）行政处罚案件档案
案件名称
处理结果
自
年
月 日至
年
月 日止
保管期限
本案共 卷，本卷为第 卷 件 页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
（全宗名称）全宗名称）参保管理类
编
号
参保单位 年 度
案 卷 号 保管期限
参保管理档案卷内目录
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 称
职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同）复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它
页数
备注
特种载体档案的整理
一、照片档案的整理
（一）基本概念
1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。
2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成
（三）照片档案的收集
1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；
2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；
3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片；
4、本单位工作中选用的外单位的照片。
（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底 片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其 文字说明一同整理并存放在照片册里。
(五)保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。
底片的整理
1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。
2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。
3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。
4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。
5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。
照片的整理
1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。
2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。
3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。
4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。
文字说明的编写
1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间 和摄影者。
2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是 指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。
3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素
4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。
5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切 的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需 编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方 书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右 侧书写。
数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表 性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说 明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。
二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先 后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项 目。
三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可 以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。
讲课到此结束 谢谢！
第五篇：文书与档案教案
▲案例导入：
天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书将按照收文处理程序进行收文。秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。到底如何处理文件？
请学生踊跃发言，如果你是秘书，你的处理程序是怎样的？（配合课件讲授）本节内容将让我们成为一名合格文秘人员。
▲讲授： §2-4 文书处理的程序
文书在机关内部从形成倒运转所经过的环节，及环节中包含的相互衔接的工作程序。
一、收文处理
收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。
（一）签收：
文书部门收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。
（保留证据，如图示，向学生展示学校的《文件签收登记表》）。如何签收：一清二查三签字。（详细讲授，具体内容见课件）
（二）登记：（必不可少的重要环节和程序）
对收进的文件在《收文登记表》上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。
如何登记？总登记或分类登记（详见课件）
登记注意事项和具体要求：字迹清晰、不漏填，关键在于细心。★下级单位上报公文注意审核，把好上行文的质量关。
审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（三）分送
分发或分办，文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
过程：
1、填写《收文处理表》，粘贴在文件封面，送本部门负责人审核；
2、根据部门负责人意见，分送有关领导阅批或有关部门阅办；
（具体见学校《收文处理表》及市人力资源局表格。）
（四）传阅：
有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。
需要传阅的文件：（提醒学生注意哪些文件需要传阅）
a、文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；
b、来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。
（取几份学校的收文，提问学生哪些需要传阅？课堂讲述区别）
（五）拟办
对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
拟办的意见是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。
提出的拟办意见要抓住中心，有针对性、考虑全面、切实可行，文字表述要简明精练。
（讲授此条时，提醒学生注意，担任文秘工作，尽快进入工作状态，熟悉单位各部门职责构成，以便提出更好的拟办意见。）
并不是所有文件都要拟办意见（引导学生灵活处理事项，举例子说明礼仪的恰当和适度）
需要拟办的文件范围：
ａ上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件；
机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等；
ｂ下级机关主送给本机关的请求性文件；
ｃ平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；
ｄ其他需要贯彻和承办的文件。
取几份未办理的文件，提问让学生区分那些需要写拟办意见。拟办要求：科学合理、简明扼要。
（六）批办：（收文中最重要的程序）
领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
单位负责人批办，注意批示要表态明朗、词义明确，并将批办内容写在《收文处理表》“批示意见”一栏内。
（七）承办：
贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
（1）确认承办范围（2）按批办意见办理（3）及时快捷办理公文（4）依据规章办理公文（5）签注公文的承办结果
（八）催办（文件跟进，尤为注意）(1)电话催办。（电话记录）(2)信函催办。（信函底单）(3)催办卡催办。
(4)登门催办。（到访记录）(5)会议催办。（会议纪要）(6)简报催办。
注意，催办一定要留下记录。发催办单催办的，应留存工作底单；通过电话催办的，应备有电话记录。
（九）注办 即文件处理结果。
（十）归档
及时归档。（授课时融入8S要求，“几案洁”）
▲小结：提问学生，前面讲述的案例中，如果你是秘书，你应该怎样去做呢？回忆本节课程学习的收文处理过程。
▲作业：编制收文处理流程表。
