第一篇：公文知识与写作教案大全

公文知识与写作培训教案

第一讲 理论篇

一、文书概念

（一）、公务文书

1、通用文书：①机关法定文书：行政机关公文（13种）、党的机关公文（14种）、军队机关公文（13种）；②机关事务文书：规章、制度、调查报告、总结、计划、简报、讲话稿、述职报告等；③机关日常应用文书：启事、条据、书表等。

2、专用文书:法律、军事、外交、财经等。

（二）、私人文书：书信、日记、回忆录、读书笔记、生平简历等

二、公文类型划分

（一）、内容：行政公文和事务公文文种；

（二）、行文关系：上行文、平行文、下行文；

（三）、涉密程度：绝密、机密、秘密、内部；

（四）、文件来源：外来文、对外文、内部文件；

（五）、表达方式：叙述性（简报、通报、调查报告等）、说明性（通告、通知等）、议论性（决定、决议）。

第二讲 公文写作基础知识

一、写作要素

（一）、主题（中心思想）：正确、深刻、新颖、集中。例举：工作报告、会议纪要；

（二）、材料（血肉）：事实材料、理论材料、背景材料、数据材料；

（三）、结构（骨架）：开头、主体、结尾；

（四）、语言（修饰）：庄重、严谨、规范。

二、表达方式

（一）、叙述：突出重点、概括简明、与议论结合；

（二）、描写：具体实在、真实可信。如：通报；

（三）、议论：一是直接正面阐明观点，围绕观点适当展开议论，没有过多地论证；二是提出观点后，用事实加以说明。如：重大决议；

（四）、抒情：讲话稿：希望、激励、鼓舞；

（五）、说明：对目的、意义、起因、作法、要求、基本情况等做出说明。

以上五种表达方式，在写作中并不是彼此孤立、截然分开的，而是常常综合运用，在各种表达方式的相互联系、相互补充、相互交织、相互交叉中，使文章获得更强烈的艺术感染力。

第三讲 写作篇

一、行政公文写作

（一）、行政公文共13种：

1、上行文：报告、请求；

2、平行文：通报、函；

3、下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、议案、报告、批复、意见、会议纪要。

（二）、常用行政公文写作

报告

1、涵义：适应于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

2、种类：内容分：综合报告、专题报告；目的分：工作报告、情况报告、答复报告、调查报告、总结报告。

3、基本结构形式

（1）、标题：两种，一是发文机关名称+事由+文种，二是事由+文种。特别注意：“申请”与“报告”不能混用，不能写成“申请报告”。（2）、主送机关：正文前一行，只能主送一个直接上级机关。

（3）、正文：一是说明报告的缘由。二是报告的主要内容：主要工作进展情况，突出重点、抓住核心问题，有成绩、有经验、有不足、有改进。三是结语：一般使用“特此报告，请审阅”，“特此报告”。不能用“以上报告如无不妥，请批转……执行”。

（4）、成文日期、抄送（原则上不抄送）。

4、正文写作

（1）、工作报告：①开头部分：概述报告涉及工作基本情况，包括行文依据、主要任务、总体效果，内容都点到为止。②主体部分：重点报告工作进展情况和主要成绩，工作中采取的主要措施以及主要的经验体会，存在的不足及解决办法，提出下一步工作打算。③结尾部分：常用结语是“特此报告，请审阅”、“以上报告，请审阅”。

（2）、答复性报告：①开头部分：简要写明答复的缘由。②主体部分：围绕询问或批办意见，简要清楚地陈述研究处理意见或结果，与询问无关的问题不涉及。③结尾部分：常用结语是“特此报告，请审阅”。

（3）、情况报告：一是讲清情况：直接叙述有关情况，包括情况发生的时间、地点，严重程度、损失情况等。说明、此种情况的紧迫性、特殊性、重要性；二是提出处置方法：具体汇报对解决问题所采取的措施、办法和步骤。三是结尾：提出结论性意见，或使用结语“特此报告，评审阅”。

注：报告上呈后，上级领导或上级机关可以作回复，也可以不作回复。

请示

1、涵义：适用于向上级机关请求指示、批准。

2、种类：请求指示类的请示、请求批准类的请示、请求批转类的请示。

3、基本结构形式

（1）、标题：两种，一是发文机关+事由+文种；二是事由+文种。特别注意：“请示”与“报告”不能混用，不能把请示写成报告，也不能写“请示报告”。

（2）、主送机关：只能写一个主管的上级机关（隶属关系）的名称。受双重领导的机关向上级请示，应根据请示内容，主送其中一个答复请示的机关，抄送另一个上级机关。

（3）、正文：一是说明请示原因。常用“为此，特请示如下”，或“现将有关事项请示如下”，或“现提出以下请示意见”，或“拟……”等作过渡句，引出正文的主体部分。二是提出请求示事项。重点在于对解决有关问题提出具体建议或意见，以及对具体要求的说明，有时还需要提出解决问题的初步方案，供上级机关定夺。若有可供选择的多个方案或建议则需提出本机关的倾向性意见。

（4）、结尾用语：请示要用简短的语言，明确提出请上级指示、批准、批转的肯定要求。注意采用征询、请求和谦和的语气，使用期请的语言，通常以“以上意见妥否，请批示”、“以上请示如无不妥，请批准”、“特此请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转各有关单位执行”等惯用结语表达行文要求。切忌使用强硬、强人所难的语言。（4）、成文日期、抄送。

4、正文写作

（1）请求指示类的请示：工作中遇到具体问题需要解决，但是没有相关政策依据，也无先例可以遵循，为了妥善解决问题而请示怎样做。

（2）请求批准类的请示：在机构、人事、财务、重要事件或重要人物的正理问题上，请上级机关进行审核批准即“请求这样做”。文中要提出具体意见和提供有关事项的完备材料，以便上级机关审核批准或了解有关情况。

（3）请求批转类的请示：针对本机关得出的涉及重大事项的解决方案、工作部署性意见，或拟订的重要规章制度，请求上级机关批转在相关机关或部门范围内执行，即“请求让同级机关或部门这样做”。

报告与请示的区别

1、行文目的不同：报告是为了向上级机关汇报工作、反映情况，是一种陈述性的文种，旨在主上级机关了解有关情况。请示是为了请求上级机关的指示和批准，要求上级机关给予答复。

2、行文时间不同：报告可以是事中，也可以是事后行文。请示必须在事前行文，不能“先斩后奏”。

3、内容要求不同：报告的内容可以具有综合性特点，可以同时反映多方面的情况和问题。请示的内容单纯，必须执行一文一事的原则。

4、处理结果不同：报告行文后不需要上级机关回复。请示行文后，要求上级机关必须给予答复,上级机关同意与不同意都应答复。

决定

1、涵义：对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

2、种类：（1）、法规性决定

（2）、指挥性决定：是对重要事项和重大行动做出部署，其中提出的行动原则、重点、措施、步骤等等，具有极强的指挥作用，要以此为指针进行贯彻。

（3）、知照性决定：是让人们对一些重要事项或情况有所了解，机构的变动、人员的调整、会议的召开、采取的有关措施等等，并不要求下级机关或有关人员做什么事情。

（4）、奖惩性决定：用于表彰有重大贡献、做出突出成绩的先进人物或对犯有重大错误的人给予惩处。

通知

1、涵义：批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的应用范围最为广泛,使用频率最高。

2、种类（1）、指示性通知：用于结合实际情况传达上级指示、布置工作、制定政策，供下级办理或其他单位共同执行。如节假日放假的通知。（2）、规定性通知：用于针对某些工作或行为出台明确规范，在具体工作上提出明确要求。

（3）、事务性通知：用于要求下级单位办理的一般事项或临时性公务。

（4）、会议通知：内容应当包括会议时间、地点、参加人、会议议题或主要内容、注意事项等要素。必要是，要说明会议指导思想、会议目的、报到时间与地点、会期、联系方式、留宿安排、交通、回执等相关事宜。会议通知最为常用。

（5）、批转、转发、发布性通知：主要用于上级根据工作需要和本级的职权范围批转下级机关的公文。被批转、转发、或发布的公文形式上成为通知的附件，而实际上往往成为该通知的主要内容。（6）、知照性通知：要求有关单位周知一般事项，以便公务联络或信息沟通。如：停电停水通知。

（7）、任免通知。

通报

1、涵义：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。属于下行文。

2、分类：

（1）、表彰性通报：用于表彰突发性事件中的好人好事，也适用于确认和公布先进集体、先进个人的表彰结果，介绍先进经验，树立先进典型，旨在宣传先进思想和事迹，鼓励和号召大家学习先进，做好工作。

（2）、批评性通报：用于批评错误，教育群众引以为戒，防止类似问题发生的通报。（3）、情况通报：主要运用通报对一定时期或某方面的主要工作任务的进展情况及时沟通交流信息，引起广泛的重视，统一思想认识和行动，共同完成任务，同时也为领导决策提供重要情况。

3、结构：

（1）标题：一般由发文机关+事由+文种组成。其中，特别要准确揭示事实的性质。撰写褒奖性通报，常常用“表彰”或“授予××××称号等一类的词语表明发文机关的倾向与立场。批评性通报，常常用“给 予××××处分”等。

（2）正文：不同类别的通报具有不同的写法。但是都不开叙述事实、评价分析、说明处理决定或方法的基本部分。

情况通报：正文多为三个部分：

一、概述通报的是什么情况是在什么时间空间范围内的情况，以及情况的来源；

二、把情况本身的来龙去脉、前因后果等阐述清楚，可以分条列项地说明；

三、写明上级机关的指示性意见，提出下级机关应当注意的问题。撰写情况通报，要注意有情况、有问题、有分析、有结果，能够起到沟通认识、交流信息、督促后进、激励先进，推动全盘工作的作用。例举：事故通报。

函

1、涵义：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

2、种类

（1）、请求函：旨在向职能部门请求批准。亦指解决的问题涉及同级部门职能部门的职权范围，必须请求它们批准才行，应当使用“函”请求批准，而不能使用“请示”；如各部门（车间）缺员向人力资源部请求补员、车间向企管部请求基建改造等。只有下级机关向上级请求批准时才能使用“请示”行文；如各部门（车间）向公司（一般交办公室）或分管领导请求解决问题。原则上有“请求函”，必有“复函”。

（2）、批准函：用于批准有关机关的请求事项。（3）、商洽函：旨在对方机关商洽有关事情,请求予以协助解决某个问题。

（4）、询问函：即向对方询问了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可以使用。

（5）、答复函：答复对方询问和商洽之事。（6）、告知函：向对方告知有关事项，以求得对方的协助配合。

3、结构：重点正文

（1）、主动发函（请求函、商洽函、询问函、告知函）一般首先说明发函的原因、理由、根据；询问什么问题，告知哪些情况等，请求批准什么事项等；要写得清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持。商洽和请求事项，应当说明本单位的意见。结语：“请即函复”、“特此函告”、“请大力支持并研复为盼”、“盼复”等。

（2）、复函（答复函和批准函）首先要针对来函表示收悉，如“贵局（部）××年××月××日《关于××××的函》收悉”，这是复函惯用的开头引语。然后，针对来函请求、商洽、询问的有关事项，明确答复或表态。结语：“特此函告“、“特此函复”、“此复”等。

会议纪要

1、涵义：适用于记载、传达会议情况和议定事项，是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具，是传达会议信息的主要媒介之一。是国家法定公文，具有现行执行效用和很强的约束力，与会议记录不同。

2、种类（1）、决议性会议纪要：主要记载和反映领导层做出的重要决策事项，作为传达和部署工作的重要依据，对今后的工作具有直接的指导作用。常用于领导机关办公会，如总经理办公会。

（2）、协议性会议纪要：主要记载双边或多边会议有关内容及其达成的协议情况，以便作为会后执行公务和履行职责的依据，对协议各方今后的工作具有约束作用。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席会。

（3）、研讨性会议纪要：主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会议的研讨情况，各抒己见，不需做出决议，不必统一意见，旨在阐明各方的主要观点、意见或情况即可。主要用于专业会议或学术研讨会。

3、格式：分为版头、主体和文尾三部分。（1）、版头：一种是专门设计的纪要版头，主要用于定期召开的办公会议，由纪要名称、纪要编号、编4 制单位、编制日期；另一种是依照下行文格式设计的版头。

（2）、主体：分为有正文而无标题（专门格式版头）“和标题+正文”（下行文格式版头）两种。（3）、文尾：与一般公文格式基本相同，主要由主题词、发送范围、印发日期、印数等部分构成。

4、主体写作要求

（1）、会议基本情况即开头部分：采用分条列项式和概述式两种形式，包括会议时间、地点、参加人、列席人、会议议程、主持人等。举例说明……

（2）、会议主要精神即核心部分：既是对会议基本精神和议定事项的系统整理和集中反映，也是要求与会单位或有关方面贯彻落实会议精神的法定依据。对会议基本精神的介绍，实际上是在转述会议取得的共识，多数用“与会代表一致认为……”、“会议指出……”、“会议决定……”、“会议希望……”等，必须忠实于会议实际和精神实质，不能将执笔者个人见解掺杂进去，不可随意增减、借题发挥；应在会议纪录的基础上提炼和概括。

5、主体的表达方式

（1）、条款式：将会议研究决定的事项用条款方式简要说明，适合于部署工作的会议或办公会议或工作协调会。重要用于决议性、协议性会议。（2）、概述式：有些会议研究的问题比较集中单一，可把讨论的意见概括成几个方面或几层意思，依次阐述。

（3）、归纳分类式：将多、广会议内容分类整理，分别列序号来叙述。

（4）、发言记录式：重点针对学术会、讨论会，内容单一，可按与会人员发言摘要整理、提炼、概括。

二、事务性公文写作

（一）、种类（六大类）：报告类（调查报告、简报），总结类（总结、会议记录、大事记），计划类（计划、规划、方案），规约类（章程、条例、规定、办法），讲话类（报告稿、演讲稿、开幕词、闭幕词），书信类（证明、介绍信、感谢信、表扬信）。

（二）、常用事务性公文写作

1、调查报告

（1）、涵义：针对现实中出现的较重大的问题，为了解情况，澄清事实、制定解决问题的政策措施，发现和总结典型经验，有目的地指定专人或派出调查小组，深入实际进行调查研究后写成的书面报告。

（2）、种类：典型经验调查报告、揭露问题的调查报告、社会基本情况调查报告。

（3）、格式：包括标题、正文、落款、成文日期等基本构成部分。

标题：多数由“事由+文种”的形式组成，如《关于××公司科技兴企的调查报告》；正副式标题，如《科技与农村经济结合的成功之路——星火科技调查报告》；设问式标题；揭示主题式标题。正文：

前言部分（按语）：以简要文字交代调研的目的、时间、地点、调查对象或范围、调查方式。主体部分：主体内容由调查情况和研究结果两部分组成。调查报告情况旨在说明调查对象的基本状况，；研究结果则重点反映对调查对象有关经验得失的分析，找出规律性认识，提出解决问题的对策、方法、措施等。调查情况的必须客观如实，做到“文中无我”；研究结果的表达必须有思考、主见，做到“文中有我”应当在对调查对象有了全面细致和了解和透彻分析的基础上，进行合概括。

落款：署调查单位、调查小组名称或执笔人姓名均可，以示负责。

2、简报

（1）、涵义：是各单位简要报道工作情况、交流重要信息的常有事务文书。（2）、特点：简明（篇幅简短、言简意赅）、及时（发现快、编写快、印制快、发送快）、典型（新颖独特）、灵活（行文方式多样、反映情况广泛。

（3）、种类：工作简报、情况简报、会议简报、典型经验简报。

（4）结构：报头、报核、报尾。

（5）标题：概括内容式、对仗式如《洪水无情 人间有爱》、正副式（6）正文：、按语、导语、主体、结尾。

3、总结（1）、涵义：是针对以往某项工作或某一阶段工作的回顾和反思，从而找出经验教训，得出符合事务发展规律的认识，用以指导今后工作的常用事务文书。

（2）、基本结构、写法

标题：一种是公文式“单位名称+时间+事由+文种”，一种是新闻式正副标题。

正文：

前言：即开头部分。用简洁的语言概括介绍总结针对的时间、工作情况、基本经验以及总结的范围和目的——总体情况。

主体：一般包括四个方面内容。一是开展工作的基本情况，即所做的工作，采取的措施、办法，取得的成绩，存在的问题等。二是归纳经验和体会，分析取得成绩的主客观原因，提炼出规律性的认识。三是找出失误和教训，分析其产生原因和规律，提出改进意见和途径。四是明确今后的努力方向，即今后工作中如何发扬成绩，克服缺点，力争工作再上新台阶。

落款、成文日期（略）。

（3）、撰写要求：搜集材料、坚持实事求是、突出重点。

4、计划（P194）（1）、涵义：是对未来一段时间的工作或即将开展的某项活动，所作的预想性部署或安排，并以书面形式表达出来的一种事务文书，它是对日常工作具有指导意义的文件。

（2）、基本结构、写法

标题：一般由“单位名称+时间+事由+文种”组成。正文：

前言：是计划的总纲部分，用简明的文字说明制定计划的指导思想、目的、依据、计划的总目标和总任务以及完成计划指标对今后工作的影响等。也就是要说明“为什么做”、“依据什么做”和“能否做”。

主体：“三要素”即做什么（目标）、怎么做（措施）、何时做（步骤）。

结尾：（略）。（3）、落款（略）。

第四讲 行政公文格式（GB/T9704-1999国家行政机关公文格式）

1、眉首部分（文头）：眉首部分的位置在公文首页红色反线以上。包括秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号签发人五个内容要素。不是所有公文都具备以上五个要素，但一般应具有发文机关标识、发文字号。（1）、发文机关标识:即文头,套红印制，“单位（全称或规范化简称）＋文件”、“单

（2）、发文字号：由发文机关代字、发文年号、发文顺号组成。如：峨胜水发﹝202_﹞1号。发文字号位于红色反线正上方，距红色反线4mm，3号仿宋字

（3）、签发人：单位负责人姓名，用于上行文，与发文字号平行。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，后用全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

2、主体部分：位于红色反线以下，主题词以上的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等八内容要素。

（1）、标题：规范由“发文机关＋事由＋文种”组成，也可由“事由＋文种”组成或由“文种”。发文机关一定要用全称或规范化简称；事由是对公文内容的高度提炼与概括，做到简约而凝炼，清晰而明确，多是在事由前介词“关于”二字；文种就是法定公文名称（如行政公文的13种名称）。公文标题居于红色反线下空2行，用2号小标宋字。（2）、主送机关：指行文对象、受文单位。注意①用机关全称、规范简称或统称。②上行文一般只标一个主送机关，报告可以抄送，请示不可以抄送。③一般不向领导个人报送公文，不标领导个人姓名。④下行文如果主送机关较多，要依据级别，分类依次排列，类与类之间用逗号，一类之内用顿号，最后一个主送机关末用冒号。⑤一些使用范围较广，有时也可不标明主送机关，如“公告”、“通告”、“通知”。⑥主送机关位置在公文标题下空一行，左顶格书写、用3号仿宋字标识。

（3）、正文：要求主题鲜明、观点正确、条理清楚、语言准确、简练。位于主送机关下一行，左空二字开始，回行顶格，数字、年份不能回行。正文采用3号仿宋字，行距为3号字高度加3号字高度7/8倍（306 左右），小标题用黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。正文具体写法下面讲解。

（4）、附件说明：正文结束后，提行左空二字，标明“附件”二字，并加冒号，后写出附件名称。附件与公文一起装订时，附件左上角第一行顶格标识“附件”有序号时标识序号；附件与公文不能一起装订时，就在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）、成文日期：单一机关制发的公文落款处不署发文机关名称，只标成文日期。成文日期右空4字，用汉字将年、月、日标全；零写为“○”。特殊公文成文：会议纪要、决议等。印章：单一发文加盖印章应在距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；联合行文加盖印章略。

（6）、特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调行距、字距措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）、附注：是对阅读、传达文件的附加说明，一般涉及以下三种情况：一是对专用名词的解释，二是指明发放范围，三是使用“请示”文种时注明联系人的姓名、电话。附注标识在成文日期以下一行居左空二字，加圆括号。

3、版记（1）、主题词：居左顶格用3号黑体字标识“主题词”，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不用标点符号。主题词有专门的规范（国务院公文主题词表）。

（2）、抄送机关：在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后用冒号，抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号。

（3）、印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门。

版记中的反线：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三大要素之间加一条反线隔开。版记的位置：应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

（4）页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘7mm处，单页码居右空1字，双页码居左空1字，例：“-4-”。表格页码：横排表格页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

档案管理基础知识培训教案

一、档案的定义及其含义

（一）、定义：档案是人们在社会活动中形成的，保存备查的各种形成的原生信息记录。

企业档案：指企业在生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值和各种文字、图表、音像等不同形式和历史记录。

（二）、文件档案必须具备的三个条件：处理完毕、具有查考价值、集中保存、系统的历史文件。

二、企业档案的分类及内容

（一）、党群工作类：党、工、青、妇等组织文件材料。

（二）、行政管理类：董事会、监事会、各行政管理部门的文书、行政事务、会议等文件材料。

（三）、经营管理类：供应、营销、财务等部门的物资采购、产品销售、经营管理等方面文件材料。

（四）、生产技术类：生产车间及辅助部门生产调度、质量、能源、安全、环境保护、技术应用等方面文件材料。

（五）、产品（质量）类：质量管理部门生产工艺、产品研发、质量管理等方面文件材料。

（六）、基建类：企业各种基本建设文件材料。

（七）、设备技术类：机械、电气管理及技术应用等方面文件材料

（八）、财务会计类：各种会计报表、凭证、帐簿等。

（九）、人事（劳资）类：干部任免、职称评定、人员调动、培训、劳动分配、社保福利等方面文件材料。

三、文件归档与不归档的范围

（一）、归档范围

1、应当归档的上级单位的文件材料

概括：与本单位相关联的文件。如：需贯彻执行的法规文件，代上单位草拟被采用的文件的草稿、印本，上级转发本单位的文件，上级单位领导视察、检查本级单位工作和重要指示、讲话、题词、照片、音像材料等等。

2、应当归档的本单位文件材料（14类）

本单位各种重要会议的全套会议文件以及各种音像材料。本单位印发的各种正式文件以及签发稿。

本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位和请示与本单位的批复文件。本单位活动形成的工作计划、总结、报告。

本单位检查下级单位工作、调查研究形成的主要文件材料。本单位的统计（会计）报表、凭证、账簿、审计等文件材料。

内容重要电话记录、群众来信、来访材料，领导批示及处理情况材料。本单位征用土地、基本建设工程施工、竣工、预（决）算等文件材料。

本单位成立、合并、撤销、变更名称、启用印信及其组织、人员编制等文件材料。本单位制定的各种规章制度等文件材料。

本单位历史沿革、大事记及反映本机重要活动事件的剪报、荣誉奖励、纪实性音像材料。本单位（包括上报和下批）人事任免、聘任、调动、培训、考核、职称评定、奖惩等文件材料。本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册。

本单位内部和相关单位签订的各种合同、协议、责任书等文件材料。

3、应当归档的非隶属单位文件材料（3类）

同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件。有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件；

同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的文件材料。

4、应当归档的下级单位的文件材料

下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预（决）等文件材料。

（二）、不归档范围

凡是不属上述范围的均可不归档，具体不列。

四、归档整理

（一）、立卷：将零散的文件材料根据其相互联系特征和保存价值分类组成案卷的整理过程就叫立卷。

（二）、立卷方法

1、一事一卷方法：凡是一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动形成的文件材料，只要保管价值相同，都可单独组成一卷。

2、四分四注意方法：分年度、分级别、分问题（内容）、分保管价值（期限）。

3、适当分级方法：按照文件来源的不同级别、不同保管期限分别各自组卷。一般按上级、本级、下级三级组卷。

（三）、归档文件分类

1、年度分类法

2、复式机构或问题分法

3、保管期限分类法

4、复式分类法（很多，七八种）：年度—机构（问题）—保管期限分类法。此种分类法适用于内部机构变化不复杂的立卷。将一个年度同一机构形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，便于实体查阅。方案为：

202_年：办公室……永久、长期、短期

人资部……永久、长期、短期 企管部……永久、长期、短期

……

202_年：办公室……永久、长期、短期

人资部……永久、长期、短期

企管部……永久、长期、短期

……

与此类似的还有年度—保管期限—机构分类法。

五、档案保管期限

分为永久、长期、短期种。

（一）、永久：保管期50年以上。凡是反映单位主要职能（生产经营）活动的基本历史面貌，具有长远利用价值的档案。主要包括：本单位召开的各种重要会议的主要文件材料；制发的各种政策、发展战略、规划；年度及以上的工作计划、总结；机构演变、领导干部人事任免文件材料；上级先进评选表彰文件材料；重大问题（事件）处理材料； 有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；重大外事活动中形成的文件材料；上级制发的与本级单位具有重要价值并执行的政策、法规文件材料；上级单位视察及检查本单位形成的重要文件及音像材料。

（二）、长期：保管期16年—50年。凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位有查考利用价值的档案。

（三）短期：15年以下。凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料。

六、案卷盒及卷内目录

（一）、案卷盒

1、规格：尺寸为310mm（长）×220mm（宽）×（20mm、30mm、40mm厚）。

2、封面：略。

3、盒脊：略。

（二）、卷内目录（略）。

七、归档文件的装订

（一）、怎样确定“件”

一般以每份文件为一件文件正本（前）与定稿（后）为一件，正文（前面与附件（后）为一件，原件（后）与复制件（前）为一件，转发文（前）与被转发文（后）为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，去文（后）与复文（前）为一件。

例：会议材料“件”的确定：第一、如党委会议为一件，董事（监事）会为一件，办公会为一件，生产调度会为一件等例行会议。第二、以每次开会的主题确定件数即一次会议为一件，适用于重大会议，如年度工作总结会、专题会等。

（二）、装订程序、做法及注意事项

1、填写卷内目录。

2、修（裱）复（制）破损文件、折叠超大纸张文件、修整（剪）等。

3、去掉订书订、曲别针、大头针等金属物，以免金属氧化和腐蚀。

4、装订。

装订位置：采用左侧装订，应将左、下侧对齐。

装订方式：使用缝纫机在文件左侧轧边，文件较厚时，按“三孔一线”方法装订。

二○○五年八月十二日

第二篇：公文知识与公文写作

一、什么是公文

公文是公务文件的简称，所指的是机关办公时使用的各种

收发文件、电报、报表、会议文件、调查材料以及各种记录、登记表册等。

公文的定义：

定义一：公文是法定机关与组织按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、办理公务与记载工作活动的一种工具。

定义二：《中国共产党机关公文处理条例》中指出：党的机关公文是党的机关实施领导、处理业务的具有特定效力和规范各式的文书。

对这段定义的四点说明：

（一）公文是各类机关与组织在其工作活动中普遍使用的一种工具。

“各类机关与组织”不仅包括各级政府机关及其各个部门，也包括党的机关以及各种团体、企业、事业单位在内。

（二）公文是一种记录和传递信息的书面文字。

各类载体和传递形式的文书，都是一种记录信息的书面文字，这是文书与其它信息记录的区别。除了书面文字外，还有用声音、图象等记录的材料，如照片、录音带、光盘等等，这些又叫声相记录。无论声相记录反映的内容是否属于公务活动，它们都不属于公务文书的范围，因为它们不具有公文的性质和特点。有时可能作为公文的附件。

（三）公文是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。

公文同一般文章、作品、新闻报道等有所不同，它有规定的体式，并且要经过一定的处理程序。

（四）公文是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。

通过公文制定发布政策、法令，传达贯彻方针政策，部署指导工作，交流工作情况与经验，记载工作活动情况等。

二、公文的特点

（一）鲜明的政治性。内容必须具有明确的政治意图，这是公文最本质的特征。

（二）法定的权威性和效用。来源和出处上与其它文章、作品不同，不是谁都可以写的。必须是“法定的作者”，指的是依据法律的有关条例、章则、决定成立的，并且能以自己的名义行使法定的职能、权力和担负一定任务、义务的组织。（党的机关、企业、事业单位等都可依据自己的职能权限发文，都是法定的组织）用领导人名义作为文件的作者，也是代表所在机关的身份来发文的，是行使自己法定职权的一种表现。对每一份具体文件来说，都有它的特定效用，代表它的制发机关赋予它的作用。这种效用具有一定的时间性，但时间长短不等。

（三）严格的程式性。是指公文的撰写和办理具有一系列的原则、方法、程度和格式。公文一般具有标题、正文、签发机关等基本组成部分，每个部分又有各自的行文格式、写法和要求，任何机关部门不能自行其是，更不允许随意“创造”，自搞一套。

（四）语言的简明性。一是内容集中，力戒空话套话，避免不必要的旁征博引；二是造词用句精炼，概括力强，行文力求用较少的词语表达较多的思想内容。明快就是开门见山，直叙其事，一目了然；避免使用意义含蓄、模棱两可的词语，也不宜用文学作品中的比喻、夸张和双关等修辞方法。

三、公文的作用

（一）制订政策与发布法规的作用

（二）管理与指导的作用

（三）联系公务的作用

（四）宣传教育的作用

（五）凭证与史料的作用

四、公文的分类

（一）按性质和作用划分

1、指令性公文。内容要明确，格式要规范，行政约束力极强，下级必须严格贯彻执行。主要文种有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施，是下级机关开展工作的依据。主要文种有：指示、批复、通知、函等。

3、呈请性公文。下级向上级机关汇报工作，反映情况，请求批准答复时使用的文件。主要有报告、请示等。

4、决策性公文。对于重大问题，重要事项作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执行。主要有决定和决议。

5、公布性公文。向群众公布应当遵守的事项。布告、公告、通告。

6、记录性公文。会议纪要。

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（二）按引文关系划分

1、下行公文。是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令、指令、指示和批复等。

2、上行公文。下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、工作报告和上行函等。

3、平行公文。同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。如公函、通知等。

（三）从文件的来源划分

两大类：一类是由外机关发送到本机关的文件，叫收文。另一类是由本机关制成的文件，叫发文。（包括内部使用的文件，如工作计划、总结、规章制度等）

（四）从文件的制发机关及其性质划分

三类：法规文件、行政文件、党的文件

（五）从文件的阅读范围和机密程度划分

三类：公布文件、机密文件、内部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各组成部分在文面上所占的位置，相互的关系及排列的规定。包括用纸规格、印刷格式、书面格式等。

书面格式，主要包括：文件头部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件头部分。位于公文首页上端，一般约占16开公文用纸的三分之一面积，印有发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号和上行文签发人等。

（二）正文部分

1、标题

标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。如《国务院关于重组和加强农村工作的指示》。从语法结构上看，公文标题是一个以文种为中心词，以发文机关名称和发文事由为限制成分的较为复杂的编正词组，其中事由部分一般是由介词“关于”组成的介词结构。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并例的词或词组中间加顿号或书名号。

另外按惯例，有些文种的标题结构只有两部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等专业学校招生简章》，这个标题只有事由和文种两部分。发文机关应是北京市教育局，后面的“简章”是文种，也就是章程。又如：《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，这个标题只有发文机关和文种。公告一般不标出事由。再如法院的《布告》和机关内部事务性的《通知》，通常只标出文种。为了醒目，使人从远处即可看到。

撰写公文标题要注意以下几个问题：

（1）标题应准确、扼要、明快地揭示出全文核心内容和主要目的。特别是发文事由部分，应有极强的凝练性，能把全文的核心内容集中到一点上，不宜过长，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青县粮食局关于提请上级部门积极解决我县增加建设粮食供应点需用资金的请示》，事由罗索、冗长，应压缩成《高青县粮食局关于增建粮食供应点需用资金的请示》。

（2）要避免转发文件时文称重叠的现象。公文文种名称虽已固定化、规范化，但不能一级一级地套用。转发的公文，在被转发的文件标题前加上“转发”二字即可，不必再加上“通知”文称，尽量避免“通知的通知”这类现象。

（3）标题排列组合要美观、匀称。尽量照顾阅读时醒目，排列整齐美观。字体宜稍大些。排列格式有七种：

两行等长、上短下长、上长下短、倒梯形、上下短中间长、上下长中间短、正梯形

2、正文

正文是公文的主体部分，是公文最基本最重要的内容。正

文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。

（1）附件应在正文末尾另起一行空两格注明,标题要具体明确，不得随意简化，也不能标书名号，末尾一般不用标点符号。如：

附件：

1、二○○五年各类产品出口计划

2、二○○六年技术改造安排

（2）正文已注明的附件名称，文尾可不标出。

（3）附件本件放在正文末页之后。

4、公文签发机关

即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主办机关在先，其它机关按公文内容涉及面大小依次排列。如党政机关联合发文，党的机关在先。有固定文件版头的情况下，正文之末可不写签发机关名称，直接落发文日期盖章即可。

5、发文日期

即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。

6、印章

公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。

7、附注

公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。

（三）文件尾部分

文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词，抄送机关，印发机关和印刷份数等。

1、主题词。公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由三至五个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。如《关于调整<淄博市征收教育费附加暂行办法>中有关规定的通知》一文的主题词：调整教育费附加通知

“调整”—高度概括了全文内容实质；“教育费附加”—点明了此文属于“教育经费”类；“通知”—显示出公文种类。

2、抄送机关。抄送机关是送达的平行机关、下属机关。

3、印刷份数。用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。

标准体式：

编号：×××特急

国务院文件

国发〔202_〕×号〔绝密〕

国务院关于×××××××的决定

各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：

1、×××××

2、××××××××××中华人民共和国国务院

二○○一年三月二日

（此件不登报）

主题词：××××××××××××××

抄送：×××××××××××

国务院办公厅秘书局二○○一年三月十一日印发（共印××份）

六、公文写作

发文首先要撰稿，撰写文件叫公文写作，指的是文件的起草和修改工作，它是文书处理的一个重要环节。这个环节比文件收发、登记、传阅、催办、打印、校对等工作环节难度要高。它要求掌握有关政策精神与熟悉本机关的业务，并经过周密慎重地思考，针对具体工作问题提出处理方案。尤其是起草重要的领导性文件及方针政策性文件，更是一种艰苦细致的高水平脑力劳动。

发文的效果好与不好，不仅在于文字的表达是否清楚准确，更重要的还在于文件的思想内容，在于提出的决策与措施等的水平高低。

撰写文件的构思过程，主要是对于工作问题的调查研究，做出决策性的处理意见过程，其次才是对于文字表达方面的考虑和选择。因此，撰写公文是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，同时也是一项非常严肃细致的文字工作。

（一）怎样提高公文写作的能力

写文章一种综合能力，要有正确的观点，掌握丰富的实际材料，还要有相当的文字表达能力。公文是一种应用文，要把公文写好，就要从各方面加强修养，练好基本功，提高撰写文件的能力。

第一，要努力学习政治理论，学习与研究政策法规，提高政策思想水平。

政治理论是指导实际工作的指南。政治理论和政治觉悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正确的政治理论作指导，有清醒的政治头脑，才能保证在起草公文时不迷失方向。同时必须注意学习党的政策法规，认清形势，积极地贯彻执行国家的方针政策。

第二，要学习和熟练掌握本机关、本部门的业务。

机关各部室都有本职业务，政工部门虽属于“大政工”的系列，但工作性质和职能各有不同。毛泽东同志有段名言：“不论做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性质，它和它以外的事情的关联，就不知道那件事情的规律，就不知道如何去做，就不能做好那件事。”这段话讲得是做什么就要学什么，钻研什么。一个对本部室业务生疏的外行，不可能写出指导工作的高质量的文件。由于业务上似通非通，似懂非懂，写出来的文件很容易出现这样或那样的毛病。比如，写反映工作情况的报告，抓不着要害和重点，胡子眉毛一把抓，轻重不分，废话连篇；写指导工作和解决问题的文件，抓不住症结和关键，提出的措施和办法行不通，让人无法下手工作，甚至造成工作上的失误等等。因此，必须熟悉和钻研本职业务，为公文写作打好基础。

第三，要研究文章（公文）写作知识，不断提高写作水平。

有了理论指导，掌握方针政策、业务知识和实际工作情况，就可以研究解决问题的关键，明确需要制发的文件应该写什么内容。但是，要把意图表达出来，还要靠一定的文字表达能力。因此，要学习有关写作知识，包括形式逻辑、语法修辞，避免文理不通，要懂得如何确立观点、选择材料、安排结构。学习写作知识，关键在于能够熟练掌握运用，还要在多读常写上下功夫。自己拟写的文稿经过别人修改的地方，一定要认真总结经验。要经常练习，可先从公函、通知等篇幅小的文件写起，再逐步写较长的重要文件。文笔是磨炼出来的，必须在实践中不断总结，逐步提高撰写文件的技能。

（二）撰写公文的基本要求

公文的写作有一些特殊要求：

1、准确、实际

公文是办事的工具，要用它指导工作和处理问题，这个根本性质要求撰写公文必须实事求是，一就是一，二就是二，不能凭主观想象，把事实夸大或缩小，或说假话空话。否则，由于脱离实际，不是一纸空文难以实行，就是干扰工作，甚至会造成工作损失和影响。要文字朴实，注意用词分寸。引用和涉及的事实、数字、人名、地名等，必须认真核对，避免差错和出入。

2、生动、及时

生动：一是能够生动地指导实际工作。运用文件指导和推动工作，既要坚决遵循上级精神，又要善于发现和创造本单位典型经验，指导工作和创新局面。不要照抄照转上级指示，千篇一律地转发通知，只起到收发室、运转站的作用，不能因地制宜创造性地加以贯彻。二是使用的语言和选用的材料也要生动活泼，吸引人阅读并具有说服力。文件的语言注重朴实、精确，不使用华丽的词藻，不运用过多的形容和描述。但并不等于写得呆板枯燥。特别是写工作简报、讲话稿、工作报告、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众的语言等。使叙述的语言适当形象化，有感情、有趣味，生动真实，具有说服力，使人读后留下深刻的印象。

及时：文件的时间性很强，发文及时与否关系到文件的效用。无论反映情况还是指导工作的文件，都要发得及时，否则变成“马后炮”。比如，当年的计划迟到第二季度才写出来；一份工作指示到了面上的工作已经进入收尾阶段才发出去；总结在工作结束半年后才着手写等等。行文拖拉，就会贻误时机，造成工作被动。

3、简练、明确

公文便于阅读和处理，需写得简练。比如一份工作报告不能象报告文学那样把人的思想感情和活动写得很细腻；一份指示、规定和通知，也不能象学述论文那样详细论证它的道理。文件的篇幅要尽可能短些，语言要经济，用最简练的文字把发文意图表达清楚。

要把文件写得简炼、明确，首先要对工作情况、存在的问题、采取的措施和步骤等，有清楚的分析和概括能力。如果认识模糊，抓不住症结和主要问题，写起来就不能层次清晰、文字简练而又明确。其次要在炼字、炼句上下功夫，学会用最简练的文字，准确说明问题。初稿拟出后，要反复删改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以简缩的字句。

从写作方法说，要开门见山，如公文常用“根据……”、“为了……”、“关于……”、“目前……”等作开头语，直截了当提出问题。文件的开头，不必写一大串一般化的形势、口号等套语。正文的首段宜点明主题，以下分清段落或者列出条目，使全文层次清楚，眉目鲜明，便于阅读。

4、符合规定体式

撰写公文必须符合统一规定的体式，不能随意出手，不伦不类。

（三）撰写公文的方法

1、明确发文的主题和目的

主题是作者在说明问题，通过全部文章内容所表达的基本意见和中心思想。主题的形成大致有三：一是主题在成文前确定。即“主题先行”，这是公文有别于其它文体的主要特征之一。主题不是通过提炼产生的。成文前，根据领导意图、上级的有关精神，或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，然后再组织材料，实施写作。二是主题在调研后产生。在得到材料后，进行分析、归纳，最后产生的结论就是主题。三是调研后主题的改变。通过调研，又获得丰富材料后，与原既定主题有差别，重新确定主题。

弄清发文的主题和目的主要包括以下几点：

（1）文件的中心内容写什么？抓什么问题？解决问题的主要意见、措施是什么？请示时拟请上级机关主要解决什么问题？

（2）准备用什么文种？文种不同，写法有所不同。如向上级汇报工作，是写专题报告，还是情况简报？

（3）发送和阅读的对象是什么范围？如写工作总结是上报领导机关，还是向下属单位介绍工作经验？阅读对象不同，语气和详简程度有所区别。

（4）发文的具体要求是什么？如要求对方了解，还是答复批转？要求对方贯彻执行，还是供对方参照参考等。

2、收集有关材料，进行调查研究。

发文的目的和主题确定后，要围绕主题收集材料，进行一定的调研工作。这一步工作，并不是对每个文种的写作要求。比如，写一个通知、公函、请示等。一般并不需要专门收集材料和调研。而对较复杂的，往往需要收集材料和调研。如工作计划、调查报告、工作总结、规章、条例等。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程，不仅可使基本观点逐渐深化和成熟，还可以收集典型材料、有关统计数字等，为文件的写作奠定基础。

3、拟出提纲，安排结构。

简短的文件不需要拟提纲就可以直接写了，篇幅较长的文件，就需要先拟一个写作提纲，对文件的结构先有个通盘设计，把它的主要框架勾画出来，才有利于顺利进行写作，避免半路返工。

提纲可根据篇幅大小确定，不太长的，可安排一下正文的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，一共分为几段、几层意思等。长的、非常重要的文件，需拟出较详细提纲，包括正文几个部分，每部分讲几个问题，各问题的题目要点，哪一部分、哪一个问题准备使用什么具体材料说明等。重要的领导指导文件，主要执笔人拟出提纲后，还要反复讨论修改补充。几个人共写的文件，更要先拟提纲，以免写的前后重复、脱节或互相矛盾。

4、起草正文

一是要注意观点鲜明，观点和材料结合得好；二是文字要简练，交代的问题要清楚。观点和材料结合得好，才能符合准确性、鲜明性、生动性的要求。只有观点，没有材料，使人理解不深；堆积了些材料没有鲜明的观点，则使人不了解要学什么、贯彻什么、吸取什么教训。交待问题要清楚，主要是：什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见，向对方有什么要求等。

5、反复检查，认真修改

初稿拟定后，自己一定要反复看几遍，耐心地仔细地逐字逐句检查修改，连每个标点符号也不能马虎，修改可提高文件质量，也可从中提高写作能力，并为领导人审核签发这份文件打下良好基础。

（四）常用公文的写作

1、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。国家各级行政机关常用的报告有两大类：

（1）呈报性报告。以汇报工作、反映有关情况为主要内容，行文的目的是供上级机关了解掌握工作情况。为上级机关制订有关方针政策提供依据，以便更好地指导和开展工作，所以不要求上级机关批转。其正文通常分三部分：

第一，开头。用来总述开展工作的主要背景、主要做法或存在的主要问题等，作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡，领起下文。这部分内容要落笔入题，向上承接标题中事由，向下引起正文的主体内容，语言要尽量简洁扼要。

第二，主体。阐述报告的具体内容，如内容复杂，可采用分条式或分题式结构进行阐述，具体写法，要因文而异。如果侧重汇报工作情况，就要写出主要做了哪些工作，进展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么样的效果，还有哪些不足等，可以按工作先后顺序来写，也可按工作性质、内容来安排层次段落。如果侧重于反映有关问题，需阐述产生问题的原因、问题的危害性及解决问题的方法途径等。如果侧重于总结经验体会，就需对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析，探索规律性的东西。总之，要详略得当、重点突出，切忌冗长琐碎，象本流水帐。

第三，结尾。常用“特此报告”、“以上报告如有不当，请指出”等惯用语收束全文。也有的呈报性报告结尾部分提出有关建议和安排，但不易多，以免喧宾夺主。例文1

关于××××公司承担土地税问题的报告公司：

××××公司于三月中旬召开承担土地税工作座谈会。各有关部门对实行《淄博市城镇土地使用税暂行条例》提出了一些意见，认为土地税务负担过重，物业公司无力承担。现将情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

解决的办法：一是减免土地税；二是大幅度提高储存费用，否则物业公司无法生存下去；三是××××××。

特此报告

××××公司

二○○六年四月四日

简析

是份物业部门无力承担土地税问题的专题情况报告。正文由三部分组成。

第一部分先概述情况背景，点明全文主题“物业公司负担过重，无力承担过多的土地税”，接着用“现将情况报告如下”一句自然过渡。这是呈报性报告开头的惯用写法。

第二部分是行文重点，分两个层次阐述。

第三部分提出解决问题的办法及问题严重性，其目的引起上级重视，为上级机关决策提供依据。

（2）呈转性报告。是某些业务部门针对工作中存在的问题或需要安排的事项，向上级机关汇报并请求给予批转的报告。例文2

关于在我公司开展侨、台情况普查工作安排意见的报告

公司领导：

根据省市人民政府侨务办公室《关于做好侨台普查的通知》精神，为进一步做好我公司侨务工作的对台工作，促进我公司对外开放和外向型经济的发展，现确定在全公司开展侨、台情况普查工作。普查工作的安排意见是：

一、普查对象和范围。××××××××××××××××××××××××。

二、普查方法、步骤。××××××××××××××××××××××××。

三、普查经费来源。××××××。

四、组织领导。××××××××××××××××××。

以上报告，如无不当，请予批转。××××公司侨联

二○○六年×年×月

简析

是就侨、台情况普查工作提出安排意见的呈转性报告。正文落笔入题，写明发文依据和目的，简洁扼要。无一多余笔墨。主体部分从四个方面阐述开展工作的安排意见、对象范围清晰明了，方法步骤翔实具体。结尾用语简练利落。（3）报告的写作要求

第一，情况要属实。实事求是，不能弄虚作假。

第二，中心要明确。主次分明，针对性强，围绕中心问题组织材料。

第三，条理要清晰。哪些先写，哪些后写，分几个方面写，每个方面又分几个小层次等等。

2、请示

是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。

写请示要简明，一文一事，才能便于及时处理。不要在一份请示中提出好几件事，免得送到上级机关后，由于这几件事需分别由几个部门办理，结果会使这份请示在各个有关部门辗转传递，拖延时间，问题得不到及时解决。

请示的正文，主要应写明请求上级给予批转或指示的问题，并简要说明提出的理由及本机关对问题的处理意见。两种以上处理方案和意见可同时提出，但应说明本机关倾向性意见和理由，供上级参考。为使正文篇幅简短，中心问题明确和突出，可将详细说明的材料作为附件，供领导参阅。

请示正文的末尾，应写明行文的具体要求作为结束语，如“请予批准”、“请速审核批示”、“以上请示当否，请批示”等。例文

关于加强备品、备件管理工作的请示

公司领导：

根据中铝公司《关于加强备品、备件管理的指示》精神，对我公司备品、备件实行了统一管理发放的办法。×××××

这一办法有效地制止了备品备件的流失和损坏……为此，提出以下意见：

一、×××××

二、×××××

三、×××××要追究责任，严肃处理

以上意见如无不妥，请批转各有关厂矿部门执行。装备能源部

×××××

简析

是要求上级机关批转给有关范围贯彻执行的请示。正文分三部分。第一部分交代了请示的背景；第二部分写请示事项，从三个方面提出安排意见，简洁明了，针对性强。第三部分是正文结尾，提出请求结语。

（1）请示的写作要求

第一，要坚持“一事一请示”的原则。

第二，不搞多头请示。

第三，请示理由要充分有力，具有说明力，引起上级重视，促使问题及时解决。

第四，要注意行文的语气，选项用词语要分寸得当，象“如问题得不到及时解决，其后果我单位概不负责”之类的语句，决不能写入请示中。

（2）请示与报告的区别

A、请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。

B、请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。

C、请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事项大却已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请求时间性要求强，报告时间性要求一般较差。

D、批准性请示，上级未作出答复前，成文单位无权安排和办理；批转性报告在上级未作答复前，成文单位即可进行安排和部署。

3、通知

是发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的公文。

通知的特点：

（1）使用范围广。使用的单位多，无论哪一级行政机关都可以用，不受级别限制。如下达指标、部署工作、告知事项、联合举办活动、转发上级、同级、下级机关的公文、，召集会议等，均可使用“通知”。

（2）使用频率高。约占各级行政机关收发文件总量的一半以上。因为“通知”适用范围宽，行文简便，写法多样。

（3）种类多。按形成情况划分有：联合通知、紧急通知、补充通知；按行文关系划分有：下行文通知、平行文通知；按内容性质划分有：发布性通知、告知性通知、会议通知、转发转批通知。

通知的写法：

发出通知的目的，在于告知对方有关的事项和本机关的意见，所以通知必须注意把问题写清楚。如，发文的依据是什么，要求对方在什么时间执行什么任务或协助完成什么工作，有什么具体要求等。再如，召开会议的通知，要写明时间、地点、什么会议、会期几天、中心讨论什么问题，要求什么人参加，分配名额、报到日期、准备什么材料等。

4、函

是相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等事项的公文。

函的特点：

（1）行文关系多样。可用于上行、平行、下行文和不相隶属机关。无论哪一级国家行政机关都可使用，这一点是其它种类的公文无法与之相比。

（2）使用范围广泛。除可以代行指示、请示、报告、批复等职能外，还有独特的相互商洽工作、询问等功能。

（3）写法灵活简便。内容可一个问题或一件事，开门见山直接入题。

函的种类：函的写作要求：（4）关系要摆正

5、计划

为实现一定时期的目标决策，制订总体和阶段的任务及实施的方法、步骤和措施的过程及其书面表达的形式。（在一定时期里要做什么，怎么做，达到什么标准和程度）

计划的特点

（1）预想性。科学的预见、预想性安排。设有预想就没有计划；是希望实现而尚未实现的。

（2）可行性。措施办法必须切实可行，指标经过努力可以达到的。没有可行性，就不能称为计划。

（3）约束性。计划一旦通过、下达，就要遵照执行。

计划的写作要求：

（1）方针政策性。体现党的方针政策，哪些该做，哪些不该做。

（2）要有全局观念。从整体利益出发，服从大局，整体弊多，失去存在价值。

（3）要走群众路线。集思广益，内容反复讨论、修改、切实可行。

（4）规定要明确具体。目标明确、措施具体，但不可过于具体，束缚创造性。

计划的三要素：

（1）制订计划的依据，计划本身成立的前提。

（2）制定计划的目标，达到要求和标准。

（3）实施计划的细则，主要是步骤与措施。步骤：达到目标完成任务几步走，先做什么，后做什么，何时完成；措施：什么手段，动员哪些力量，创造什么条件，克服哪些困难，如何分工协作等，必要时还要明确奖惩规定。步骤和措施是实现目标的保证，是计划的主要篇幅。

计划的写法没有固定不变的，但任何计划都有标题和正文两部分。

6、总结

对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，形成文字，就是总结。（对实践的认识，是由感性认识上升到理性认识的过程）（在一定时期里做了什么，怎么做的，达到了什么标准和程度）

（1）总结的作用和种类

一是总结经验，发扬成绩；二是反思过去，展望未来；三是互通情报，共同提高。种类很多，一般按内容分，有综合性总结、专题性总结。

（2）总结的特点：目的性、客观性、理论性

（3）总结的一般写法成文阶段：1）标题：陈述式，一般由“单位名称、时间、事由和文种”四部分构成，大部分用于工作总结，如《山东铝业公司纪委202_年工作总结》。论断式，较鲜明地表现主题，大部分用于专题总结，如《医疗制度改革深入人心——山铝医院202_年医疗制度改革工作总结》。概括式，类似一般文章的写法，用于经验总结，如《完善经济责任制，深化企业改革》，常由上一级机关作出。

2）正文：由前言、主体、结尾三部分组成。前言，概述情况，交待背景，让人有个大体印象，为主体作为辅垫。主体，这是正文的重点，总结成绩和经验，指出问题和教训，提出改进工作意见三部分。常用结构有：惯用式，按“情况—成绩—经验—问题—意见”顺序叙述，适用于大型的综合性总结。条文式，将总结内容按性质和主次轻重逐条排列，分别使用“一、二、三……”等序号，往往在同一条里，把成绩经验、方法措施、问题教训溶为一体阐述。标题式，正文分若干大段分别列出小标题。适用于经验性总结。阶段式，把工作过程分成几个阶段，分别说明每个阶段的成绩、经验和教训。贯通式，围绕主题，总结事态发展全过程，文字前后贯通，一气呵成。按时间或事物发展顺序叙写。

3）结尾：概括全文主要内容，实事求是，有针对性，同时给人以鼓舞和力量。简短、有力和自然。

4）总结的基本要求：态度端正、抓住重点、写出特色，一分为二，实事求是；条理清楚、用语准确。忌空泛、忌笼统（也许、大概、差不多、少数、大体上）要少用、选用。忌夸张、忌虚假。

5）计划和总结的关系

计划是工作开始前对所要做的工作的打算，总结是工作结束后对计划完成情况的鉴定。

7、调查报告

是对某一问题或事件调查后，将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告。一般在标题下写有“调查报告”等字样。

（1）调查报告的作用

第一，制定方针政策的重要依据；第二，扶植新生事物，传播典型经验；第三，揭露事实真相，回答社会问题；第四，克服官僚主义，培养求实精神。

调查报告按调查的范围、内容分为两类：综合性调查报告、专题性调查报告。

（2）调查报告的特点

1）明确的目的性、强烈的针对性；2）尊重客观实事，凭借事实说话；3）揭示事物的本质和规律；4）体现时代精神，有较强的时间性。

（3）调查报告一般写法

1）拟定写作提纲，根据确定的主题拟提纲。基本结构内容是：一要写出主题，就是调查的结论；二要暂定一个标题，是主题的重要表现；三要根据主题的要求对文章整结构进行安排，即开头写什么、中间写什么，结尾写什么。此时，把选定的材料分类，认真精选，使之进入文章中。拟提纲不可随意性，必须从宏观处着想，从微观处入手使调查报告能如实反映客观事物的本来面目。文字量少的可粗略些，只列主题、标题，每一层次的主要问题即可。

2）一般写作方法。标题、正文（前言、主体、结尾三部分）

前言部分，简要叙述问题的提出，即为什么对这个问题进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法等；介绍调查对象的基本情况，历史背景；调查后的结论等。

主体部分，主要写事实真相、收获、经验和教训。主要用大量的事实材料对调查人、事件、问题作具体说明。要写出指导思想、具体做法、困难障碍以及解决办法、获得的效益、影响和意义等。

（4）调查报告的写作要求

1）研究理论，熟悉政策2）深入实际，占有材料

3）整理材料，分析研究4）注意叙述和表达方法一般用第三人称的叙述方式。以叙述为主，如实反映情况，还得有议论，就是要有观点。语言除具有公文的准确、通俗、简洁等特点外，力求生动、活泼，主要是向群众学习和借助某些修辞方法。

8、讲话稿

讲话稿和发言稿都属于会议文件，是事先经过认真思考，精心设计而写成的文稿。它的作用是鼓动和指导。

讲话稿和发言稿，原则上应当由本人自己起草，能真实反映发言人的意见。有些重要讲话，实际是代表组织，需要先讨论或专门组织人员起草。

起草讲话稿，首先要拟一个提纲。在选择题目和确定主要内容时，需考虑以下几个方面：

一是弄清会议的性质和中心任务。讲话和发言一定要扣住会议的中心问题，不要不着边际、无的放矢，发表无关的议论，浪费与会人的时间。

二是要考虑讲话人出席会议的身份、职务，在会上讲什么合适。还要考虑听众对象，到会的是哪些人，需要从会议中了解和学习什么，最关心什么问题，需要得到什么教育和经验等。

三是要根据会议的中心议题，结合实际，有针对性地提出问题和发表意见，介绍经验，提出建议和批评等。讲话和发言要有内容，有份量，有话则长，无话则短。

讲话稿和发言稿的写法，没有固定格式，比较灵活，每位发言人都有的风格，不必千篇一律。要适当口语化，避免使用文言和生僻的字眼。要生动活泼、通俗易懂，富有教育意义和说服力。

9、会议纪要

是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行的公文。

特点：具有较强的提要性；具有决议的性质，一经下发必须贯彻执行，具有存查、备用的作用。

写法有三种：

（1）综合概述法。把会议基本情况，讨论研究的主要问题等综合在一起，用概括叙述的方法进行阐述与说明。多用于小型会议，问题单一，篇幅短小。正文的第一部分为会议概貌，先扼要写出会议时间、地点、参加人员和中心议题，再交代会议的主要议程，然后用一过渡句“现将联席会上议定事项纪要如下”转换内容，领起下文。

（2）归纳分项法。内容分门别类加以整理，归纳成几个大的方面或大的问题，然后加上标号或小标题分成几项来写。侧重横向分析，内容多、问题谈得细，多用大型会议。

（3）发言提要法。把会上具有典型性、代表性的言论加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按发言顺序或内容的类别加以阐述说明。这种写法能如实反映会议讨论的情况和与会人员的意见，适用于一些座谈会、讨论会和研究会的纪要等。

公文知识与公文写作责任编辑：飞雪 阅读：人次

第三篇：公文写作的知识

关于公文写作的有关知识

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面 材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议 纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公 司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上 的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1．文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2．根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下 级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。

3．明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领 导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4．明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是 参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心 中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具 体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需 要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复 杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画 出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大 致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1． 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2． 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1． 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2． 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3． 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4． 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5． 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

几种常用的商务公文

请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

请示的特点

一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。

二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

一、请求指示性请示。

二、请求批准性请示。

三、请求批转性请示。

请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

一、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

1． 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》

2． 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

二、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

1． 开头。主要交代请示的理由。

2． 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

3． 结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。

三、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

请示应注意的问题一、一文一事的原则。

二、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

三、理由充分，请示事项明确。

四、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

报告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.“报告”是行政 公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发 报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表 达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

报告的特点：

一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直

接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附 属于批转机关。

三、报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结 构比较复杂。

四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇 报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

报告的种类

报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

写法

报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法

一、汇报性报告

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

1． 综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内 容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

2． 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

二、答复性报告

这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不 涉及询问以外的问题或情况。

三、呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或 物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

四、例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。

公告

公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。

公告的写法

公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

一、标题。

公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种 以上两项，多 用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。

二、正文

正文一般由主旨与说明构成。

主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。

说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。

三、落款及日期

公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标 明发文地点。

会议纪要

会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作 会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者 统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要”是可以多向行文，具有上报、下 达以及同级单位进行交流的作用。

会议纪要的写法

会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：

一、首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题 通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。

二、正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

1． 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议 主要的成果。

2． 主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

三、尾部。包括署名和成文时间两项内容。

电子公文

随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国 内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。电子公文的写法

电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

一、收件单位/人

二、抄送单位/人

三、主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。

四、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

五、落款。署名及成文时间

第四篇：《公文与写作》

《公文与写作》

1.转发上级机关和不相隶属机关的公文应使用的文种是____.A.通知 B.报告 C.通报 D.公函 2.联合行文的成文时间，以____为准。

A.领导人签发的日期 B.最后签发机关领导人签发的日期

C.发出的日期 D.会商的日期 3.抄送机关指____.A.收文机关 B.办理或答复收文的机关

C.需要了解发文内容的机关 D.必须送达的机关 4.对重要事项或重大行动作出安排，应使用的文种是____.A.公告 B.通告 C.决定 D.命令 5.向下级机关的重要行文，应抄送____.A.直接上级机关 B.其他下级机关 C.同级机关 D.业务主管机关 6.承办，指____.A.对来文执行与办复

B.对来文办理做出批示和决策性意见

C.对来文办理结果做出反馈

D.对来文办理提出建议性意见 7.发文机关代字指____.A.发文机关名称的号码

B.发文机关名称的缩写

C.发文机关名称的简称

D.发文机关名称的别称

8.请示的正文一般由请示的事由、请示事项和_____三部分组成。

A.结束语 B.请求目的 C.陈述意见 D.工作计划 9.签发人标识用于______。

A.所有的公文 B.上行文 C.平行文 D.下行文 10.跨的请示与批复，应放在______的立卷。

A.发出请示 B.接到批复 C.请示或批复任选 D.各自 11.几个机关联合发文，发文字号要标明______。

A.主办机关的 B.所有机关的

C.至少两个机关的 D.根据情况临时规定的 12.“指示”根据《条例》适用于______。

A.对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求

B.对下级机关布臵工作，并提出工作建议

C.对下级机关不适当的决定予以撤消

D.适用于答复下级机关的请示事项 13.“意见”根据《条例》适用于______。

A.对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求

B.对重要问题提出见解和处理办法

C.对下级机关不适当的决定予以撤消

D.适用于答复下级机关的请示事项

14.向上级主管部门请求批准事项，使用______。

A.请示 B.报告 C.通知 D.函 15.文件的成文日期一般指______。

A.领导人签发的日期 B.文件用印的日期 C.文件的发出日期 D.领导人签署的日期 16.向无隶属关系的单位答复问题，使用______。

A.批复 B.通报 C.通知 D.函 17.传达会议情况，使用______。

A.通知 B.通报 C.会议记录 D.会议纪要 18.规范机关、团体、单位的某一方面工作，适用______。

A.条例 B.规定 C.办法 D.意见 19.保管年限中的“长期”，其年限为______。

A.5年～10年 B.8年～20年

C.16年～50年 D.32年～50年 20.按时间特征组卷，其时间特征______。

A.只能是文件办理完毕的时间 B.只能是文件形成时间

C.只能是文件内容针对时间

D.既包括形成时间也包括内容针对时间 21.向上级机关汇报工作，反映情况，使用______。

A.通报 B.请示 C.报告 D.意见 22.答复上级机关的询问，使用______。

A.通报 B.请示 C.报告 D.意见 23.体现“请示”单一性的特点是因为______。

A.内容一文一事 B.请求理由单一 C.办事事先请示 D.内容明确说明情况 24.答复下级机关的请示事项，使用______。

A.指示 B.批复 C.通知 D.通报 25.向不相隶属的单位商洽工作，使用______。

A.请示 B.报告 C.通知 D.函 26.对某项行政工作作比较细的具体规定，使用______。

A.条例 B.规定 C.办法 D.意见

27.实现目标期限短，在一年之内的，制定工作目标的计划类文书，使用______。

A.计划 B.规划 C.安排 D.纲要 28.总结的特点是______。

A.回顾性和经验性 B.综合性 C.专题性 D.理论性 29.总结的特点是______。

A.针对性强和纪实性强 B.新闻性 C.政务性 D.个案性 30.记录类文书不包括______。

A.会议记录 B.大事记和接待记录 C.电话记录 D.工作简报 1.向同级业务主管部门请求批准时，应使用的文种是____.A.请示 B.报告 C.议案 D.公函 2.签署是指____.A.机关领导人在定稿上亲笔签名 B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

C.机关领导人对收文的办理签注批示意见

D.文件的承办人在文件处理单上亲笔签名

3.主送机关指____.A.收文机关

B.办理或答复收文的机关

C.需要了解收文内容的机关

D.必须送达的机关 4.拟办，指____.A.拟稿 B.对发文审核把关 C.对来文办理做出批示 D.对来文办理提出建议性意见

5.用于注明卷内文件与立卷状况的是______.A.卷末备考表 B.文件分类表

C.卷内文件目录

D.案卷目录 6.撰写请示，要求_____.A.主送一个主管的上级机关

B.主送上级机关的领导人

C.受双重领导的机关主送两个上级机关

D.主送主管的与有关的上级机关 7.撰写批复，开头应写明_____.A.上级机关的指示

B.国家的有关法规

C.下级机关的工作情况 D.所针对的请示的日期与标题 8.一般文件的成文日期，指_____.A.领导人签发的日期 B.文件用印日期

C.文件发出日期 D.领导人签署文件正本日期 9.联合行文的作者，应为______.A.具有隶属关系的机关

B.同级或级别相近的机关

C.同一组织系统中的上下级机关 D.具有业务指导关系的机关 10.转发与批转公文时用______.A.通报 B.通知 C.公函 D.批复 11.发文字号是指

A.文件代号 B.机关代字 C.发文 D.发文顺序号 12.注办是指_____.A.对来文进行分送

B.对来文办理提出初步方案或建议

C.对来文阅读、执行与办复 D.对来文办毕签注承办经过和结果 13.______文件，不能用签发形式生效。

A.指导类 B.会议类 C.报请类 D.知照类 14.清退指将办完清理出的文书交给_______.A.发文机关或指定的专门部门 B.档案部门 C.文件销毁部门 D.秘书部门 15.签署是指_____.A.机关领导人在公文定稿上亲笔签名 B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

C.机关领导人在收文的办理签注上批示意见 D.机关领导人文件处理单上签亲笔签名

16.以机关名义对外签发公文，必须遵循_____.A.集体会商的原则 B.先核后签的原则 C.正职签发的原则 D.规范签发的原则

17.盖印章时，应做到_____.A.上压正文，下不压成文日期

B.既压正文，又压成文日期

C.上不压正文，下压成文日期

D.上不压正文，下不压成文日期 18.注发是指_____.A.在定稿上注明办理情况

B.在定稿上批注缮印要求

C.在定稿上批注发文要求

D.在定稿上落款处签署 19.最有效的催办方式是_____.A.电话催办 B.文字催办 C.登门催办 D.会议催办 20.立卷是指_____.A.将办理完毕文件进行整理 B.将办理完毕文件组成案卷

C.将办理完毕文件组成组合体

D.将办理完毕文件进行编目 21.国家主席依照有关法律公布行政法规和规章，应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告

22.国家主席依照有关法律宣布施行重大强制性行政措施应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告

23.国家主席依照有关法律嘉奖有关单位及人员应当用_____.A.令 B.决定 C.通知 D.公告 24.根据《办法》，“议案”的作者指_____.A.各级人民政府 B.各级人民代会大会代表 C.群众 D.国家领导人 25.下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定” _____.A.关于严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排

B.关于大兴安岭森林特大火灾事故的处理

C.关于授予×××全国劳动模范的称号的嘉奖

D.关于在太平洋×地区试验运载火箭使过往船只周知 26.“公告”根据《办法》适用于_____.A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

C.对重要事项或者重大行动做出安排

D.宣布施行重大强制性行政措施 27.“通告”根据《办法》适用于_____.A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

C.对重要事项或者重大行动做出安排

D.宣布施行重大强制性行政措施

28.传达有关单位周知或者执行的事项，使用_____.A.公告 B.通告 C.通知 D.通报

29.转发上级机关和不相隶属机关的公文，使用_____.A.决定 B.通告 C.通知 D.通报 30.传达重要精神或者情况，使用_____.A.决定 B.通告 C.通知 D.通报

二、多项选择题（本大题共10小题，每小题2分，共20分）在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的，请将正确选项前的字母填在题后的括号内。多选、少选、错选均无分。

31.向不相隶属的机关发文请求事项，不能用___________.A.请示 B.报告 C.公函 D.通知 E.通报 32.收文的办理包括的环节有___________.A.拟办 B.批办 C.承办 D.注办 E.催办 33.不需要立卷的范围是___________.A.重份文件 B.无查考利用价值的事务性、临时性文件 C.未经审阅签发的不生效文件和一般修改稿

D.与本单位工作无关的参考文件 E.无保存价值的人民来信和无特殊保存价值的信封

34.“有关××机床厂第七届职代会的通知、报告和决议”不是按照____特征组卷的。

A.作者 B.问题 C.时间 D.文种 E.通讯者 35.《××省卫生系统1999年工作总结》_____.A.文件式标题 B.文章式标题 C.双标题 D.单标题 36.总结的文章式标题，可以是_____.A.概括主要内容 B.概括基本观点 C.时限和内容 D.单位名称 37.述职报告的结尾的内容一般包括_____.A.自我批评 B.努力方向 C.表示决心 D.总结工作 38.常用的调查报告有_____.A.经验调查报告 B.情况调查报告 C.问题调查报告 D.专题调查报告 39.不适用于按文件名称立卷的有_____.A.司法文件 B.人事文件 C.教学文件 D.统计文件 E.会计文件 40.不能作为批复结束语的是_____.A.上述批复如无不妥，请参照执行 B.上述批复如有不妥，请予回函。C.特此批复。

D.此致敬礼。E.此复在执行中若有新问题，必须立即上报。

一、单项选择题

1.制发公文的目的和要求，一般是由（）确定的。

A.撰写者本人或团体 B.机关党政负责人 C.行文对象及行文内容 D.作者的上级机关 2.公文对结构的要求是（）。

A.完整

B.生动 C.突出 D.简明

3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于（）。

A.规范性文件

B.领指导性文件 C.呈请性文件

D.证明性文件

4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作（）。A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。

A.逐级行文

B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 7.下面公文写作中，语句符合规范的是（）。

A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就 创造出产值比去年同期增长 200%的奇迹

B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费

C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理

D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪

8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是（）。A.含义不明确不清晰，让人产生歧义 B.句子成分搭配不当 C.语序安排欠妥当 D.不合乎事理 9.下面几种说法中，不正确的是（）。

A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程

时，一般应按时间发展顺序排列

B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复

C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确 D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用

10.调查报告的特点是（）。

A.具有明确的针对性 B.具有法定的权威性和执行性

C.作者广泛 D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告

11.关于答复询问的报告，叙述错误的是（）。

A.用语简明，得体，分寸适宜 B.可夹带请示事项

C.是下级机关答复上级机关询问的文种

D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告

12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请

B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 13.以下有关公文的说法错误的有（）。

A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制

D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响 14.会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是（）。A.标题需写明会议名称与文种

B.标题须写明发文机关名称、事由与文种 C.标题需写明会议名称、事由、文种

D.可以采用一般文章标题的形式在标题中简要明确地揭示中心思想 15.立卷的文件是已经办理完毕的；立卷的作用主要是为了（）。A.反映本机关的活动 B.便于检索和管理 C.便于映证机关工作的历史 D.便于研究有关问题 16.公文立卷的具体方法很多，但其本质都是（）。

A.一案一卷，一会一卷 B.同人同事立一卷 C.统计表、报表合卷 D.把握文件的特

17.编目是对组合之后的文件加以系统排列并编列出（）。

A.卷内文件次号 B.卷内文件目录 C.编制立卷目 D.立卷计划和案卷目录

二、多项选择题

1.公文提纲的内容包括（）。

A.公文标题 B.公文开头 C.表述层次及论点、论据、字数安排 D.结尾

2.下面说法错误的有（）。

A.盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期。B.一件联合发文，可有数个发文号

C.联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准。D.公文中的附注一般标注于主题词下方。E.题注一般用圆括号标注于标题下方。3.具备法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿 C.定稿

D.试行本 E.暂行本 4.选定公文种类主要的原则方法是（）。

A.考虑行文的具体需要 B.考虑本单位的权限 C.考虑公文撰拟者的写作水平D.考虑行文走向 5.国家对公文的格式有具体的要求其特点有（）。

A.结构完整 B.规范性 C.相对确定性 D.灵活性 6.规定公文的统一规范格式，其目的在于（）

A.维护公文的严肃性 B.维护公文的有效性 C.维护公文的权威性 D.维护公文的准确性

7.主送机关有以下几种（）。

A.上级机关

B.下级机关 C.平行机关

D.不相隶属机关 8.通报有以下特点（）。

A.具有较强的时效性 B.让事实和数据说话，而不过多地阐发和论证道理

C.具有教育性质，主要起宣传教育、沟通情况和交流经验的作用 D.内容单纯，行文简便

9.通报按其内容性质划分，可分为（）。

A.表彰性通报

B.批评性通报 C.指示性通报

D.情况通报 10.通报的总体结构包括（）。

A.标题

B.主送机关 C.正文

D.通报的日期 11.通报与通知的区别是（）。

A.通报用来传达重要精神或情况 B.通报的事例典型，情况重要，具有较大影响

C.通报的目的是引起读者的广泛注意和从中受到教育，而不着重要求予以具体办理和执行

D.通知有主送机关通报没有主送机关 12.批复具有以下特点（）。

A.权威性

B.针对性 C.被动性

D.公开性 13.下列有关说法，能用来说明批复有明确针对性的是（）。A.批复只印发给申报请示的单位及有关单位 B.批复的内容只答复请示的具体事项 C.批复的内容应予认真遵守与执行

D.批复的开头和结尾要与请示的标题与发文字号相互照应 14.批复在制发前需进行认真的调查，调查的内容包括（）A.查阅有关的规定和指示 B.调阅前案处理的材料

C.与内容涉及到的有关部门协商 D.调查研究请示的理由、事项与具体要求 15.下列各具体事项可以使用请示这一文种的有（）。A.请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题

B.请求审核批准或批转本机关制定的法规、规章或决定、报告等。C.请求协调与解决本机关无法解决的困难和问题 D.根据规定必须履行审批程序的事项 16.请示的主送对象可以是（）

A.有商洽必要的平行机关 B.需请求其批准的不相隶属机关

C.直属的上级领导机关 D.上级业务主管部门 17.下列有关说法正确的是（）。

A.各机关对于自己无权决定或难以处理的问题均应制发请示公文 B.请示这类公文要求上级回复，故应与工作报告相区别

C.某机关对于后勤的安排，因几位领导意见不一致，此时应该制发请示 D.请示不能使用议论的表达方式

18.分办的主要依据是文件的性质、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.缓急时限要求 C.内容所涉及的职责范围 D.党和政府的方针政策

19.签收文件的工作由（）完成。

A.专职外收发人员 B.兼职外收发人员 C．通讯人员 D.各机关的领导、负责人

三、不定项选择题

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本 B.试行本 C.暂行本 D.修订本

2.用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（）。A.条例

B.规定 C.办法

D.决定

3.用于对下级机关布臵工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为（）。

A.命令

B.指示 C.批复

D.通知 4.公文中的词语应（）。

A.含义确切 B.韵味无穷 C.可圈可点

D.包彩丰富 5.下面说法正确的有（）。

A.党政机关应在各自的系统内部发布文件 B.行政机关可直接向党的组织发布指令性文件 C.行政机关可直接向党的组织汇报工作 D.党政机关尽可能地增加联合发文 6.公文词语要求（）。

A.选择最贴切，最能表情达意的 B.尽量使用同音调 C.使用口语词、歇后语，谚语

D.为反复强调、突出重点，大量用同意词 E.使文章新颖，可用方言词汇 7.维护公文的简明性易出的问题是（）。

A.赘言泛滥，大量重复 B.语言含混、语义多歧 C.归类不准、文不对题 D.主题不明、离题万里 E.内容不全，挂一漏万

8.维护文件的高度严密性是指（）。

A.公文的保密性 B.公文语言结构的严密 C.公文行文程序的严密 D.施行办法的严密 9.承办公文工作的依据主要是（）。

A.有关法律、法规、制度 B.一部分群众的要求 C.上级领导做出的批示 D.上级领导传授的意图

一、单项选择题

1.制发公文的目的和要求，一般是由（）确定的。

A.撰写者本人或团体 B.机关党政负责人 C.行文对象及行文内容 D.作者的上级机关 2.公文对结构的要求是（）。

A.完整

B.生动 C.突出

D.简明

3.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章同于（）。A.规范性文件 B.领指导性文件 C.呈请性文件 D.证明性文件 4.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.为了维护正常的领导关系，具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本采取（）。

A.逐级行文

B.多级行文 C.越级行文 D.直接行文 7.下面公文写作中，语句符合规范的是（）。

A.该卷烟厂全体职工同心协力，奋发自强，在上半年不到三个月时间里，就创造出产值比去年同期增长 200%的奇迹

B.我们一定要采取措施，尽可能节省不必要的开支和浪费

C.目前有关部门已对议报作出停刊整顿并令其主要负责人深刻检查等等纪律处分的处理

D.一艘在巴拿马注册的名为“协友”的货轮9月9日1时30分在斯里兰卡东部亭可马里突然遭到泰米尔“猛虎”组织袭击而失事，五名船员失踪

8.“由于我们没有建立健全安全保卫制度，结果给流氓、惯偷、坏人造成了盗窃、行凶、阴谋破坏的可趁之机”这句公文用语显然是不规范的，其不正确的原因是（）。

A.含义不明确不清晰，让人产生歧义 B.句子成分搭配不当 C.语序安排欠妥当 D.不合乎事理 9.下面几种说法中，不正确的是（）。

A.在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程 时，一般应按时间发展顺序排列

B.受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄进机关，由抄送机关答复 C.有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表达，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确 D.公文中的疑问语气一般较少使用语气“啊”“呢”“吧”等，“吗”也展可能不用或少用

10.调查报告的特点是（）。

A.具有明确的针对性 B.具有法定的权威性和执行性 C.作者广泛 D.根据调查研究成果写成的用于揭示事物真象与规律的报告 11.关于答复询问的报告，叙述错误的是（）。

A.用语简明，得体，分寸适宜你 B.可夹带请示事项 C.是下级机关答复上级机关询问的文种

D.内容准确真实，实事求是地向领导机关作认真负责的报告

12.函灵活简便，可广泛应用于公务联系的各个领域，以下事项不适宜使用函件这一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X发电厂建设问题向国家计委申请

B.上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问 C.上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议 D.国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示 13.以下有关公文的说法错误的有（）。

A.公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词 B.通用公文，文称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制 D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响 14.会议纪要是会议文件的一种，以下关于会议纪要的标题说法正确的是（）。

A.标题需写明会议名称与文种 B.标题须写明发文机关名称、事由与文种

C.标题需写明会议名称、事由、文种

D.可以采用一般文章标题的形式在标题中简要明确地揭示中心思想 15.立卷的文件是已经办理完毕的；立卷的作用主要是为了（）。

A.反映本机关的活动 B.便于检索和管理 C.便于映证机关工作的历史 D.便于研究有关问题 16.公文立卷的具体方法很多，但其本质都是（）。

A.一案一卷，一会一卷 B.同人同事立一卷 C.统计表、报表合卷 D.把握文件的特 17.编目是对组合之后的文件加以系统排列并编列出（）。

A.卷内文件次号 B.卷内文件目录 C.编制立卷目 D.立卷计划和案卷目录

二、多项选择题

1.公文提纲的内容包括（）。

A.公文标题 B.公文开头 C.表述层次及论点、论据、字数安排 D.结尾

2.下面说法错误的有（）。

A.盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期。B.一件联合发文，可有数个发文号

C.联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准。D.公文中的附注一般标注于主题词下方。E.题注一般用圆括号标注于标题下方。3.具备法定效力的公文稿本有（）。

A.副本 B.草稿 C.定稿 D.试行本 E.暂行本 4.选定公文种类主要的原则方法是（）。

A.考虑行文的具体需要 B.考虑本单位的权限 C.考虑公文撰拟者的写作水平D.考虑行文走向 5.国家对公文的格式有具体的要求其特点有（）。

A.结构完整 B.规范性 C.相对确定性 D.灵活性 6.规定公文的统一规范格式，其目的在于（）

A.维护公文的严肃性 B.维护公文的有效性 C.维护公文的权威性 D.维护公文的准确性 7.主送机关有以下几种（）。

A.上级机关 B.下级机关 C.平行机关

D.不相隶属机关 8.通报有以下特点（）。

A.具有较强的时效性 B.让事实和数据说话，而不过多地阐发和论证道理

C.具有教育性质，主要起宣传教育、沟通情况和交流经验的作用 D.内容单纯，行文简便

9.通报按其内容性质划分，可分为（）。

A.表彰性通报 B.批评性通报 C.指示性通报

D.情况通报 10.通报的总体结构包括（）。

A.标题 B.主送机关 C.正文

D.通报的日期 11.通报与通知的区别是（）。A.通报用来传达重要精神或情况

B.通报的事例典型，情况重要，具有较大影响

C.通报的目的是引起读者的广泛注意和从中受到教育，而不着重要求予以具体办理和执行

D.通知有主送机关通报没有主送机关 12.批复具有以下特点（）。

A.权威性

B.针对性 C.被动性 D.公开性 13.下列有关说法，能用来说明批复有明确针对性的是（）。

A.批复只印发给申报请示的单位及有关单位 B.批复的内容只答复请示的具体事项 C.批复的内容应予认真遵守与执行

D.批复的开头和结尾要与请示的标题与发文字号相互照应 14.批复在制发前需进行认真的调查，调查的内容包括（）

A.查阅有关的规定和指示 B.调阅前案处理的材料

C.与内容涉及到的有关部门协商 D.调查研究请示的理由、事项与具体要求 15.下列各具体事项可以使用请示这一文种的有（）。

A.请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题

B.请求审核批准或批转本机关制定的法规、规章或决定、报告等。C.请求协调与解决本机关无法解决的困难和问题 D.根据规定必须履行审批程序的事项 16.请示的主送对象可以是（）

A.有商洽必要的平行机关 B.需请求其批准的不相隶属机关 C.直属的上级领导机关 D.上级业务主管部门 17.下列有关说法正确的是（）。

A.各机关对于自己无权决定或难以处理的问题均应制发请示公文 B.请示这类公文要求上级回复，故应与工作报告相区别

C.某机关对于后勤的安排，因几位领导意见不一致，此时应该制发请示 D.请示不能使用议论的表达方式

18.分办的主要依据是文件的性质、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.缓急时限要求

C.内容所涉及的职责范围 D.党和政府的方针政策 19.签收文件的工作由（）完成。

A.专职外收发人员 B.兼职外收发人员

C．通讯人员 D.各机关的领导、负责人

三、不定项选择题

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.试行本 C.暂行本

D.修订本

2.用于对某一项行政工作作比较具体规定的规范性文件，称作（）。

A.条例 B.规定 C.办法

D.决定

3.用于对下级机关布臵工作，阐明工作活动的指导原则的领导指导性文件，称为（）。

A.命令 B.指示 C.批复 D.通知 4.公文中的词语应（）。

A.含义确切 B.韵味无穷 C.可圈可点 D.包彩丰富 5.下面说法正确的有（）。

A.党政机关应在各自的系统内部发布文件 B.行政机关可直接向党的组织发布指令性文件 C.行政机关可直接向党的组织汇报工作 D.党政机关尽可能地增加联合发文 6.公文词语要求（）。

A.选择最贴切，最能表情达意的 B.尽量使用同音调

C.使用口语词、歇后语，谚语 D.为反复强调、突出重点，大量用同意词 E.使文章新颖，可用方言词汇

7.维护公文的简明性易出的问题是（）。

A.赘言泛滥，大量重复 B.语言含混、语义多歧 C.归类不准、文不对题 D.主题不明、离题万里 E.内容不全，挂一漏万

8.维护文件的高度严密性是指（）。

A.公文的保密性 B.C.公文行文程序的严密 D.9.承办公文工作的依据主要是（A.有关法律、法规、制度 B.公文语言结构的严密 施行办法的严密）。

一部分群众的要求

第五篇：公文写作(教案 )

第一章 公文概说 第一节 公文的界定

一、公文的定义和分类

（一）公文的定义

公文是指国家机关、社会团体、企事业单位在处理日常工作时使用的具有一定规范体式的各种文字资料。

这个定义包含四层意思：

1、公文制作和使用的主体是社会组织，而不是个人。

2、公文制作和使用的目的是为了处理 公务。

3、公文的制作和使用有规范的格式和规则，必需遵守，不允许各行其是。

4、公文必须是书面的文字载体。

（二）公文的分类

大致可以分为5类：

1、按作者性质分

可以分为党内公文、行政公文、军队机关公文、社会团体公文、企事业单位公文。

2、按不同来源分

可以分为收文和发文两类。

收文是指外机关发送到本机关的公文，包括上级机关、下级机关以及不相隶属机关发送到本机关的公文；

发文是指本机关制发的公文，包括两部分：

一部分是发送到上级机关、下级机关和不相隶属机关的公文；一部分是下发给本机关内部使用的公文。

3、按行文方向分 公文的行文方向，是指公文的流动方向，可以分为上行文、下行文和平行文三类。

上行文是指下级机关向它有隶属关系的上级领导机关发送的文件；下行文是指领导机关向所属下级机关的发文；平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文。

4、按时间要求分

从公文发送与处理的时间要求划分，分特急件、急件、平件三类：

特急件是指内容特别紧急，必须随到随时优先迅速传递处理的公文；

急件是指内容紧急，必须打破常规优先迅速传递处理的公文；平件是指无特殊的时间要求，可以按照工作常规传递处理的文件。

5、按密级程度分

公文可以分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。绝密公文是指含有最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文；

机密公文是指含有重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；

秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文；

普通公文是指可以向群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。

二、公文的特点

（一）政治性 所谓公文的政治性，包含以下三层含义：一是公文是统治阶级意志的反映，在我国，公文必须体现、符合党的意志、国家的意志、人民的意志，而不能违背；二是制发公文必须符合党的纲领、路线、方针、政策、以及宪法、法律，而不能违背；三是公文是社会政治活动的产物，而不是个人活动的产物。

这个特点给我们的启示是:公文从撰写过程来看，是某个人或某几个人起草撰写的，但就公文的内容而言，它反映的决不是起草人个人的意志，而是国家的意志、党的意志。因而，起草人的政治思想水平越高，反映的党和国家的意志就越准确，公文的质量也就越高。

（二）权威性

公文的权威性有两层含义：

一是公文是根据法定职权制作和发布的。如：“命令”这个文种，不是任何单位在任何情况下都可以使用，是有极严格的法律限制的，只有国家权力机关和部门才可以依照宪法来发布，因而具有至高无上的权威性。

二是在它所管辖的范围内，具有法定的强制力和约束力。这个特点给我们的启示是：制发公文是一件极其严肃的事情，必须依法制作，不能越位，更不能违法，以维护公文的权威性。

（三）实用性

公文的实用性有两层含义：一是就公文的制作目的而言，是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾 ；二是就公文的效用而言，公文一经发出就应当贯彻执行，以发挥其应有的效用。

这个特点给我们的启示是：制发公文要从实际出发，讲求效用，不要事无大小巨细都要发文件。制发公文应当是那些必须通 过公文形式进行处理的公务。

（四）规范性

所谓规范性是指制发公文必须遵守统一规定的文种种类、公文格式以及行文规则等，任何机关、单位和个人都必须严格遵守，不能混用，不能标新立异，不能另搞一套。

这个特点给我们的启示是：为了保证公文得到迅速、及时、准确、规范地处理，必须认真学习、坚决执行各项有关规定。

（五）时效性

所谓时效性，是指各种公文都有不同程度的时限要求：有的要求马上执行；有的要求在规定的时限内生效；有的过了一定的时限就失去了效用。

这个特点给我们的启示是：制发和处理公文要讲求时效，雷厉风行，不要拖拖拉拉，延误时机。

三、公文的作用

（一）领导和指导作用

指导工作是行政管理中的一项重要工作，这项工作的执行，通常是由领导机关制发相关公文来承担的。如：上级机关要向下属部门发布政令、布置工作、提出要求时，总是通过适当的公文文种如政令、决定、通知、批复等形式，尽可能及时、准确地把有关情况传达下去，使人们在工作中责任明确，有章可循。为了更好地开展工作，各级党政领导机关还经常通过编写总结、计划、简报、报告、请示、调查报告等反映工作情况，总结经验教训，部署新的任务，使人们知道下一步该做什么，怎么去做。

（二）依据和凭证作用

公文是一种以记录实事为主的书面语体，尽管现代社会科技 发展日新月异，传播媒介和记事工具越来越先进，但是，公文的依据和凭证作用仍然不可取代。在各项事务的处理过程中，各种法规性文件、公务文书都不同程度的具有依据和凭证作用。上级的文件自然是下属各部门的行动准则；下级机关的文书可以为上级决策机关制定政策、做出决定提供重要的参考依据；平行机关在商洽工作、协作共事时，也可以将对方的文件作为凭证。过去若干年后，各个不同时期形成的公务文书，又是后人研究社会历史、政治、经济、文化的宝贵资料和依据。

（三）联系和知照作用

所谓联系作用，是指各系统机关都有各自相应的权限范围，这就需要相互配合、互相促进。这种相互之间的联系形式，包括上下级之间的纵向联系，也包括各同级机关之间的横向联系，实现这种联系的纽带之一，就是公文。

所谓知照作用，是指通过制发公文，把有关事项通知、关照对方，使之了解情况，以作为今后工作的参照依据。

（四）宣传和教育作用

国家行政机关的公文，有许多是发布党和国家各项方针政策的公务文件。要使各项方针政策得以很好的贯彻执行，首先必须对广大干部群众进行宣传和教育工作，以提高人们的思想认识水平，增强执行政策的自觉性。因此，上级机关在发布指示、做出决定、制定措施时总是要针对普遍性、典型性的问题发表意见，摆事实，讲道理，阐明政策法规制定的理论基础和现实依据,指出现行工作的基本性质和实施开展的重要意义。为了更有效地开展宣传教育工作，上级机关还经常采用专文形式，如奖惩决定、通报、调查报告等交流经验，总结教训，表彰惩处，扬正抑邪，力 图使干部群众在学习和工作中明辨是非，统一认识，以推动工作的顺利开展。

（五）规范和制约作用

一是在公文中有许多是专门用来明法传令、规范行为的文件。如宪法、刑法、民法、婚姻法等法律性文体。这些文件通常以公文的形式发布，是由国家强制保证执行的行为规范，一经正式发布执行，任何人都不得违反它，除非制定和发布机关经过修改重新发布，它始终具有法律约束力。

二是在公文中还有一些是根据宪法和各种法律条文的要求制定的规章制度，如章程、条例、规章等。这些文件都是一定范围内人们行为的规范和准则，正式发布以后，便具备了国家宪法所赋予的行政权力，对它所涉及的单位和个人具有规范和约束、限制作用。

三是领导机关所发布的下行文，虽然多数不属于法规性公文，但对其所属单位和个人同样具有规范和约束作用。

第二节 公文的格式

一、公文的结构格式

公文的格式，是指公文的各个组成部分在文面上所占的位置、相互关系及排列的规定。

这个概念包含三层意思：

一是指公文的各个组成部分如：文头、正文、文尾在公文中所占的位置，谁在先、谁在后是有明确规定的，不能相互颠倒、不能越位。

二是指公文各个组成部分中间的相互关系也是有规定的，如公文的标题必须规范书写，并要简明扼要地反映正文的主题，不 能标题说的是一回事，正文说的又是另一回事，文不对题。

三是公文各个组成部分的排列也是有明确要求的，必需按照规定排列，不能各行其是，随意排列。

公文的格式包括结构格式和外观形式两部分。所谓结构格式是指公文的各个组成部分；所谓公文的外观形式，是指公文的形式要求。如：发文机关标识字号必须大于正文字号，用红色印制，文头和正文中间必须用红线隔开等。

下面按照公文文头、正文、文尾三部分作一简介。

（一）文头部分

文头又叫眉首，一般占公文首页的1/3到2/5，用红线与正文隔开。

文头由以下六个部分构成：

1、文件名称

文件名称（注：准确的提法是发文机关标识。）应当使用发文机关全称或者规范化简称。位于文头上部正中位置，在发文字号之上，用大号字体套红印制。

两个机关以上联合行文时，行政机关联合行文，主办机关排列在先；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

2、发文字号

发文字号是一个机关制发公文的顺序号。

发文字号由三部分组成：机关代字、年号、顺序号。机关代字是发文机关的缩写，如：海政字，表明发文机关是海军政治部；中办字，表明发文机关是中共中央办公厅；政组字，发文机关是政治部组织部（处）。发文代字一经确定，就要长期延 续使用，不要朝令夕改。

年号是表明该文件是那一年制发的。年号要用阿拉伯数字写全称并加〔〕。如：〔 1998 〕

顺序号是为了表明当年制发文件的数量，一般从1号往后顺延。当旧的一年结束，新的一年开始时，重新排列顺序号。

个别文种的顺序号，不是按年排列，而是按照任期从一号一直往下排下去，直到任期结束，如命令。

行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上使用排列在前机关的发文字号，也可以协商编定，但只能标注一个机关的发文字号。

发文字号置于文件名称之下，红线上面居中位置，用和正文相同的字体型号印刷。

3、秘密等级

秘密等级是为了标明文件的涉密程度，分秘密、机密、绝密三级。秘密等级的位置一般标于公文文头的左上角，也有标于红线下标题的左上侧的。但是，一个机关的文件，标注秘密等级的位置要一致。

4、紧急程度

文件的紧急程度分急件、特急件两种。标于文件的左上角，位于密级之下。同时在寄发文件的信封上也要标明紧急程度。

5、文件份号

文件份号是指把同一份文件印刷出来的若干份正本，一份一份编排起来的顺序号码，也叫编号。如：一份文件共印发了60 份，份号就是从1号到60号。份号位于文头的左上角。一般写法是“编号：0015”。文 件标明份号是为了方便查找、收回。一般用于会议中下发、会后需要收回的文件。

6、文件签发

凡向上级政府、上级机关报送审批的文件，要由本地区、本部门的主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名印在发文字号的同行右端。

文头举例（略）这份眉首的问题是：

一、紧急程度

紧急程度标识的位置是正确的，但是，多写了一个“件”字。

二、密级

密级应当在左上角标识，现在标识在右上角了。

三、发文字号

一是机关代字使用不当。发文机关的代字，一般由单位和部门组成，如“青卫字”、“青办字”等，现在只有单位代字而没有部门代字。二是年份应当用〔〕号，现在用了（）号。三是顺序号应当在〔〕号的外面，现在放在了〔〕号的里面。

四、签发人使用不当

这份文件的文种是通知，通知属于下行文，不应当标注签发人。只有向上级政府和上级机关报送审批的文件如“请示”、“报告”，才需要由主要负责人签发。

文头举例（略）

（二）正文部分

1、标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 类。

公文的标题一般应标明发文机关和文种。具体有四种写法： 一是由发文机关、事由、文种三部分组成。

例如：中共中央关于加强党风建设的通知。这个标题中的“中共中央”是发文机关，“关于加强党风建设”是事由，这个文件的文种是“通知”。

二是由发文机关、文种组成。

例如：中华人民共和国主席令。这个标题中“中华人民共和国主席”是发文机关，“令”是文种。

三是由事由、文种组成。

例如：关于任免王长江等4名同志职务的通知。这个标题中“关于任免王长江等4名同志的职务”是事由，“通知”是文种。

四是由文种组成。

例如：布告。这种公文标题主要用于向社会公开张贴的文件。以上这四种公文标题的写法，反映出两条起草公文标题的基本规律：一条是在标题上要不要标出发文机关和事由应根据具体情况确定；另一条是在标题上必须标明文种，不可以省略文种。

公文标题位于文头红线之下居中位置，用2号字体印刷。除发布和批转政府规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其它标点符号。

文头举例（略）

在起草公文标题中容易出现的问题：

例一：关于通报两起经济犯罪案件

这个标题使用的文种是通报，而公文的文种应当在标题的最后，这个标题把文种放在前面了。改正：关于两起经济犯罪案件的通报 例二：请示扩建外宾楼事

这份文件是向上级请示要求扩建外宾楼，应当使用请示这个文种。但是这个标题把请示当做事由了，并自造了“事”这个文种。

改正：关于请求扩建外宾楼的请示。例三：关于请求扩建外宾楼的请示报告

这个标题中事由是正确的，但是文种使用是错误的，把“请示”和“报告”这两个文种混用了。对“请示”，上级必须作出批复；而对“报告”，上级一般不做批复。所以，在同一个标题中只能使用一个文种，不能使用两个或两个以上文种。

例四：关于开展保持共产党员先进性教育的计划

这个标题中事由是正确的，但是文种使用不当。计划不属于正式公文，不能作为

正式文件下发。如果需要下发，可以以通知的形式发文。改正：印发《关于开展保持共产党员先进性教育计划》的通知

例五：改革研究生教学

标题成分不完整，缺少发文机关和文种。文头举例（略）这份文件的问题是：

一、应当标注紧急程度

从文件的标题来看，是关于严禁乱砍滥伐森林的紧急通知，是需要打破工作常规，紧急处理的文件，因而应当定为“急件”。

二、不应当标注密级

尽快刹住乱砍滥伐的歪风，既需要政府做工作，更需要让林 区群众家喻户晓，不需要定密级。如果需要定密级，应当标识在左上角。

三、发文机关标示使用不当

应当在发文机关同一行的后面加上（通知）

四、发文字号使用不当

一是机关代字不应当使用“政组字”；二是年号应当使用阿拉伯数字，现在用了汉字。应当用〔〕号，现在用了［］号；三是发文字号应当居中标识，现在左顶格标识了。

五、不应当标识签发人

通知属于下行文，不需要标识签发人姓名。

2、主送机关

主送机关又称受文机关，即公文的主要受理机关。在拟写主送机关时，请注意以下几个方面：

一是除去直接面向社会的“公告”、“布告”、“通知”以外，都要写上主送机关。

二是主送机关应当使用全称，或者规范化简称、统称。如：报送党中央的文件，可以写中国共产党中央委员会，也可以写中共中央。

三是向上级的“请示”、“报告”只写一个主送机关。

四是在回复上级两个以上机关联合行文时，可以只写主办机关的名称。

五是对下级机关的“批复”，只写一个主送机关。

六是向所有下级机关下达的文件，有若干个主送机关时，可以写统称。如：“各市、县人民政府”。

七是发送下级并列机关的公文，一般按照党、政、军、群顺 序排列。

主送机关位于标题之下、正文之上，左端顶格书写，并加冒号。

文头举例（略）

3、正文

4、附件

附件是附在正文后面的文字材料，是整个公文的重要组成部分。起草公文时，遇到下列情况时，应当有附件：

一是在公布法律、法规、规章、制度、办法时，需要在正文之后，附上所公布的法律、法规、规章、制度、办法的原文，以便执行。

如：

中华人民共和国主席令

第八十二号

《中华人民共和国合伙企业法》已由中华人民共和国第八届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议于1997 年2月23日通过。现予公布，自1997 年8月1日起施行。

中华人民共和国主席

江泽民

1997年2月23 日

附件：《中华人民共和国合伙企业法》

二是对正文的补充和说明。

如：

关于进行保持共产党员先进性教育活动的通知（正文略）附件：《关于进行共产党员先进性教育活动进度表》

某某市某某局 202_年3月14日

三是向下级批转、转发有关文件时。如：

某省人民政府办公厅转发省财政厅 关于临时出国人员用汇管理实施细则的通知（正文略）

附件：《某省临时出国人员用汇管理实施细则》

关于附件的具体位置，是在发文机关之后，还是在正文之后，《国家行政机关公文处理办法》中，只规定“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称”，而没有具体规定附件的位置。在实际工作有两种做法：

一是附在发文机关之后。这种附法，主要用在命令上。二是在正文之后、发文机关之上。这种做法比较常用。标注时要空两格，写明“附件”，然后把附件的标题完整的写上。

不论采用那种附法，如果有两个以上附件时，要按顺序把所有附件的标题一一写上。

附件应当与主件一起装订，如果因故不能与主件订在一起时，要在附件首页左上角注明文件的发文字号，与主件同时发送

5、发文机关

发文机关又称落款。发文机关应当写全称或规范化简称。几个机关联合发文，应当把主办机关排列在前。用机关领导人名义发文时，由其本人亲笔在所发的正式文本的落款处签署姓名，或者使用签名章。发文机关应当写在正文下面的右侧。

6、发文日期

发文日期以公文的签发日期为准；经过

经过会议批准的，以通过之日为准；几个机关联合发文的，以最后一个机关签发之日为准。

发文日期写在发文机关下面；“决议”与会议通过的文件，在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

发文日期一般要用汉字书写，年份要写完整。

7、印章

公文需加盖印章，机关印章应盖在机关名称上；如直接以机关印章代替机关名称，印章盖在文件末尾发文日期的中间。

有的领导机关所发的公文，需要大量印刷，用专门的文件版头并经机要通讯传递，也可以不盖印章。

8、发文范围

有些文件在下发时，需要规定传达范围，可以在发文日期之下，主题词之上，加括号注明，如（此件传达到省军级）。

（三）文尾部分

1、主题词

公文的主题词是指能够表达公文内容特征和归属类别的最关键性的词汇，也是公文信息输入计算机的一种信息符号。

标引主题词必须准确，应当从有关主题词表中选用。如：报送国务院的公文，应使用《国务院公文主题词表》。标引次序应根据其涵义由大到小排列，一般三到五个。

主题词的位置在公文文尾部分红线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。函件、会议纪要、情况通报所 标主题词，与抄报抄送之间不用红线隔开。

例如：《山东省人民政府关于保护通信线路安全的通告》，其主题词是“通信

安全

通告”。

2、抄送、抄报机关

抄报、抄送是指在报送主办机关的同时，对与公文有关的机关，或需要协助承办，或需要了解公文的内容，应当使用抄报、抄送。抄报主要用于对上级机关；抄送用于对下级机关。遇有下列情况时，需要使用抄报：

一是向下级机关的重要行文，都要同时抄报直接上级机关； 二是受双重领导的机关上报公文时，应同时报送双重领导机关，并根据文件内容写明主报机关和抄报机关；

三是上级机关向受双重领导的下级机关行文时，同时抄报另一上级机关。

抄送用于对下级、平级或不相隶属机关。

抄报、抄送机关的位置在主题词下，分列两段，抄报机关在上。

如有多个抄送机关，一般按党委部门、人大部门、政协部门、法院、检察院、军队部门、政府部门的顺序排列。抄报、抄送机关名称，可用规范化简称。

3、印发机关、日期

印发机关是指负责印发文件的机关，一般是发文机关的办公厅（室）。印发日期

指办公部门接稿后送往印刷的时间。印发机关拦置于抄送拦下，左端署印发机关全称，右端署印发日期。

翻印文件在印发机关拦下署名翻印机关的全称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期拦隔开。

4、印刷份数

印刷份数是指该份文件的总印数，置于印发机关及日期拦横线右下一行。翻印文件份数置于翻印机关日期拦横线右下一行。函件会议纪要的共印份数放在抄送、分送拦右下一行，不用横线隔开。

文件举例（略）

二、公文的外观形式

公文的外观形式，包括公文的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。

1、公文用纸

一般用16开型，应当用A4型纸张。布告、公告、通告的用纸大小，根据实际需要确定。

2、公文的文头、正文、文尾三大部分，每一部分的项目内容和区域位置，都必须按规定和标准安排。机关正式文件用固定的套红版头，标明机关的全称或规范化简称，并用间隔红线将文头与正文部分隔开。

3、文字从左到右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。

4、公文标题使用二号宋体，小标题使用三号宋体，正文一般用三号或四号仿宋体。

三、行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（三）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。

（四）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门于与一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（五）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。需经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（六）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当报送主管部门处理。

（七）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。

（八）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（九）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（十）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和报告。

（十一）受双重领导的机关向上级机关的行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）

第三节 公文的语言

一、公文的语体

语体是指行文中所体现的语言风格特色和不同的语言运用体式。不同的文体所使用的语体是不同的。

如：诗歌这种文体所使用的语言风格，往往充满浪漫主义色彩，具有丰富的想象力，给读者留下了宽广的想象空间，对同一首诗，不同的读者往往可以有绝然相反的理解。一些古代诗词，还要求对偶和对杖。如果用写公文的语言来写诗歌，便失去了诗歌的魅力。当然，如果用写诗歌的语言来写公文，便使人难以准确把握公文的原意而无法执行。

公文的语言风格有以下几个特点：

（一）平实。

所谓平实是指公文的语言应当平直、朴实。

平直是指笔法而言。要秉笔直书，少用或者不用渲染、夸张等笔法。不要用曲笔、倒叙等笔法。

朴实是指语言风格而言。内容要实在，事实要真实，要文实相符，文如其事。

例如：叙述党成立以来的光荣历程，就可以直接写成：：中国 共产党从1921年诞生以来，从小到大，由弱到强，经历了革命战争和社会主义建设的严峻考验，发展成为今天拥有6800万党员的执政党。

如果换一种写法：：从什么时候开始，黑暗的中国才露出了黎明的曙光，那低矮的茅屋才停止了哭泣，伸出了一支支铁矛的红缨？是七月，是党诞生的八十多年前的七月。显然，这不是在写公文，而是在作诗了。

（二）明确

所谓明确是指语言清楚明白，不生歧义。不论什么人，在阅读了同一份公文以后，所得出的认识都应当是一致的。

（三）简要。

语言要简洁扼要，用最少的文字表达所要阐述的内容。

（四）得体。

所谓得体主要表现为三个方面：

1、文种要使用得当。

如对同级机关或不相隶属机关行文商洽工作时，不可以使用“通知、” “通报” 等下行文文种。也不可以使用“请示”、“报告” 等上行文文种。只能施用“函”。

2、用语要得当。要根据不同性质的公文，选用不同词语。如带强制性的公文，为了强调其权威性和不可抗拒性，应当使用“必须”；

指示规定性公文，应当使用“应该”； 报请性公文应当使用“拟请”； 商洽性公文应当使用“烦请”；

请示、报告应当使用陈述性说明语言，避免使用过多的论述 性语言；

指示、决议等应当偏重于使用概括性、论断性语言； 通知则偏重于说明性语言。再次，语气使用要得当。

3、语气使用要得当。

不同性质的文种应当用不同的语气。如颁布政令要庄重严肃； 表彰先进要热烈欢快； 申请要求要委婉平和； 商洽问题要谦诚以待； 通报错误要说理严正；

上行文要尊重上级、实实在在、不卑不亢； 下行文要郑重严肃、平等为怀、质直不傲；平行文要谦诚有理、协商互尊、顾全大局。

（五）程式

公文的标题、开头、表述、结束等用语都有模式性。

1、标题用语

标题由发文单位、事由、文种组成。事由多用“关于”。

2、开头用语

有些公文开头常用“为了”、“根据”、“依照”说明发文的目的或依据。用“近接”、“收悉”、“收到”等引述来文，用作批答性公文的开头用语。

3、表述用语

特通告（通知）如下”、“特此批复如下”等用语来表明文种和联系上下文。

4、结束用语 除表示结束全文以外，还兼有区别文种，引起注意，表示盼望等作用。例如：上行文常用“以上报告请审查”、“当否，请指示”等。

平行文常用“特此函达”、“特此函复”、“请接洽为盼”。下行文常用“此令”、“此复”、“从公布之日起执行”。

二、公文的遣词

公文的语体为体现平实、简要、明确、得体的特色，要求使用的词语应是单义的、本义的、稳定的、不带感情色彩。

（一）要选用专业用语

公文是联系、处理、指导公务的书面语体，与业务工作密切相关，因而撰写公文必然要选用与业务有关的专业用语。

在实际生活中，随着社会政治、经济、科技的发展，各行业大都有自己的行业用语。这些专业用语的突出特点是词义的单一性，即在专业范围内它表示的意义是比较单一的专门概念。

如：医疗卫生行业常用的内科、外科、理疗、化疗、脱水、休克、心动过速：财经部门常用的资金、销售、信贷、核算、流通、成本等；司法部门常用的起诉、原告、被告、立案、判决、终审等。

正确使用专业用语，可以避免歧义，确保公文表意的准确性。当然，也不宜用得过多、过专，以避免给读者阅读理解时造成困难。

（二）体现庄重的语体风格

1、用规范的书面用语，不要用口语；

2、用语直截了当，使读者明于行止；

3、用语简练。

（三）恰当使用某些文言用语

兹、兹因、悉、贵、拟、务请、是荷、承蒙、为宜、值此、凡等。

（四）运用简缩语和习惯用语 忠于职守、廉洁奉公、舍己为人。

三、公文的造句

（一）大量使用陈述句和祈使句

所谓陈述句是指叙述事实、说明情况、判断是非的句子；所谓祈使句是指要人们做什么或不作什么的句子。陈述句和祈使句是公文写作中经常使用的两种句子形式。

陈述句可以用来介绍背景、说明情况、陈述事实、总结经验，还可以用来对事物作出评介、表明态度、提出主张。

例文一：今年我省又遭受百年不遇的洪涝灾害，给农业生产和群众的生活带来很大的困难，灾害造成的损失是严重 的。

这是对背景材料的介绍。

例文二：当前，许多地方再次出现了乱砍滥伐森林的歪风，并且，这股风还在蔓延扩大。

这是说明当前存在的问题。

例文三：评定各系列职称的具体做法不一致，互相影响，往往造成工作上的混乱。

这是指出工作中应当吸取的教训。

例文四：制定优惠政策，加强管理服务，维护良好的市场交易程序。

这是总结出工作中的经验。

例文五：到会代表一致认为，电视剧要适应精神文明建设的 发展要求，不仅要有一定的数量，更重要的是提高思想文艺质量。

这是表明态度，提出主张。

祈使句在指挥性公文或法规性公文中使用比较普遍，主要用来表示请求、劝勉、禁止、阻止、命令等意义。

例文一：请速研究并予函复为盼。

例文二：现将文件转发你们，请结合实际情况研究执行。

（二）恰当运用长句

在公文写作中，由于长句具有较多的附加成分对意义加以修饰、限制，能使表义更加准确，因而也常使用长句。

例文：大会的主题是：高举邓小平理论伟大旗帜，全面贯彻“三个代表”重要思想，继往开来，与时俱进，全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业新局面而奋斗。

这是党的十六大报告中的一段话，是一个典型的长句。这个句子共有69个字，句中用了6个逗号，最后用了一个句号。

这6个逗号分别讲了6层意思：第一个逗号是讲的旗帜问题，即我们应当举什么样的旗帜；第二个逗号是讲的指导思想问题；第三个逗号是讲的要继往开来；第四个逗号是讲的要求；第五个逗号是讲的的奋斗目标；第六个逗号是讲的要加快推进社会主义现代化建设，最后讲了总目的。这7层意思相互关联，不可分割，共同组成了十六大的主题。

（三）使用成分共用句

为了使表达清晰、明了，公文经常使用成分共用句。如：要在总结整党经验的基础上努力建立、健全和改革党内生活的各种必要制度。这句话的谓语是由三个动词“建立”、“健全”、“改革” 三个动词构成的联合词组充当的，共用一个宾语，把三个意思凝聚在一个成分里，就使得句子结构紧凑、简洁。

（四）无主句的运用

当公文执行主体或遵守着不言自明时，可以运用无主句，以达到行文简练的要求。如：“经研究，批复如下”。如果补足全句，应当是“经我们研究”，这样写反而不如前面的写法简练。

（五）插入语的运用

插入语是句子的特殊成分，一般表示强调、范围、注释、说明等。如：中华人民共和国声明：收回香港地区（包括香港岛、九龙和新界，以下简称香港）是中国人民共同的愿望，中华人民共和国政府决定于1997年7月1日对香港恢复行使主权。

其中括号内的插入部分表明收回的范围。

四、公文词语的选择

所谓词语选择，是指在充分注意和把握公文写作语言特点的同时，认真学习和占有丰富的词汇，根据行文目的和语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切而有效表情达意的词语。在选择词语的过程中，要注意以下几个方面：

（一）认真辩析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际在公文中可以使用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法上是有差别的。要使公文用语恰当，就必须对词语认真加以辩析，真正掌握其确切含义，否则，就有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。

如：“经反复核查证明，张某、王某曾在1999年8月间收受过大华公司巨额贿赂（每人分别收受现金35000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与大华公司业务员某某订立攻守同盟，妄图 掩盖过错”。

文中“过错” 一词，显然是对“罪行”的误用。“罪行”与“过错”在法律意义上都是违法行为，但却有明显的轻重之别。文中已确定二人的行为构成犯罪，却又妄图掩盖过失，是自相矛盾。

在辩析词语含义的过程中，应特别注意不同词语所包含的意义在范围的大小、性质轻重等方面的差别。

如：“权利”与“权力”，前者的范围大于后者；“差错”、“”过失“、”过错“的性质是依次严重的； “冤案”、“假案”、“错案”的程度使依次减轻的

（二）注意词语的感情色彩，以正确表达作者的立场、观点 在公文中，对事实的叙述要求客观准确。而在表明立场、主张时，则要求旗帜鲜明。即：肯定什么，否定什么；赞成什么，反对什么；钦佩什么，鄙视什么；是爱，还是憎；是奖赏，还是谴责，都要态度明确。为了达到这一要求，必须注意分辩词语的感情色彩。

如：“据了解各地对物价问题反映很强烈，请注意清理这些流言，并及时报告局政策研究室。”

文中的“流言”是一种误用。按作者本意无需对这种反映表态定性，因此，无所谓褒贬，只能没有感情流露的中性词。这里用了贬义词，就容易使阅文者误以为对物价的反映都是错误的，是要加以反对的。

这个例子说明，由于词语的感情色彩能对鲜明表意产生重要影响，所以要注意避免对不同感情色彩词语的误用，否则，就会造成阅文者的误解或降低文件的严肃性、正确性。

（三）注意词语声音和语调对词义的影响以提高表达效果 词语的声音和语调对词义有一定的影响，如果能予以重视，在选词中注意使音节匀称，注意避免同音异义和词语附近加语义带来的歧义，则有利于提高表达效果。

如：“这种作风，拿来律己，则害了自己；拿来教人，则害了别人；拿来指导革命，则害了革命”。其中的“己”与“自己”、“人和”“别人”分别为同义词，只是前者为单音节，后者为双音节。这样安排，使音节匀称，不仅避免了重复，读起来顺口，便于记忆，给阅文者以鲜明的印象。

如果我们这样改一下：

“这种作风，如果拿来要求自己，就会害了自己；拿来教育别人，也就会害了别人；拿来指导革命，就会使革命受到损失。”这样一改，虽然表达的意思是一样的，但是表达效果就不如前者。

另外，在一些词语中，不仅词语本身，而且念读词语的语调也会附加一部分信息。由于书面表示语调受到一定局限，如果处置不当，这种语调附加意义现象，也会给人们带来理解方面的困难。在阅文者无法通过标点符号来正确了解撰稿人所持语调的情况下尤其如此。

如：“1998年6月8日，张先生和李先生的法律顾问曾来过出事现场”。这句话，在念读时的语调不同，会出现不同的解释。

“张先生----和李先生的法律顾问曾来过出事现场”（来过张先生和李先生的法律顾问）

“张先生和李先生的法律顾问----曾来过出事现场”（只来过法律顾问，可能是一人或二人）

如果张、李二人同是一个法律顾问，可以这样写：张、李二人聘请的共同法律顾问来过出事现场； 如果张、李各有法律顾问，可以写成：张李二人各自的法律顾问来过出事现场。

（四）注意词语间的正确搭配

词语的选择要受事理逻辑和搭配习惯的制约，如果随意超越这些制约，就会发生差错，影响表达效果。

如：“坚持用马列主义、毛泽东思想和邓小平理论武装我们的头脑”。这样搭配词语，既符合事理逻辑，说明马列主义、毛泽东思想、邓小平理论是一脉相承的，又符合搭配习惯。

如果我们这样搭配：“坚持用三个代表重要思想和邓小平理论以及 毛泽东思想武装我们的头脑”，这样搭配，既违背事理逻辑，又不符合搭配习惯。

（五）注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性和强制性

公文大都使用于正式、庄重、严肃的场合，选择词语时，务必注意词语的风格特点，除特殊情况外，一般不用口语、谚语、歇后语以及方言、土语。书面词语中带有调侃、诙谐以及不够严肃、郑重的词语，也不应入选。

如：“人才培养目标的确定，是院校教学的顶层设计，这是秃子头上的虱子——明摆着的事”。

如：“实施名师、名将战略不只是为了培养几个名师、造就几个名将，其根本目的，是要以此为抓手形成进一步提高教学、科研质的新增长点”。

如：一炮里。

（六）注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整性和有效性。一件公文的上下文，对词语的选择具有很大的影响。有时为了使文气贯通，协调一致。上下文的词语需要相互照应配合；有时为了避免不必要的重复，则要相互制约对方的选词范围。

如：“对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行补交”。

文中“进行”一词的重复出现是不必要的，后一个 “进行”可以改为“予以”，既避免了重复，又和上一个词互相照应配合。

如：“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内敢于抵抗的国民党反动派”。文中，“坚决、彻底、干净、全部”四个词意义相近，但并不重复，分别从意志（坚决）、过程（彻底）、程度（干净）范围（全部）四个方面提出了歼敌要求，而且相互间密切配合，？棺材有力的整体。

五、公文语句的组织

公文写作中的语句组织，同撰写其它文章一样，要在语句通顺、合理，获得最佳效果上下功夫。

（一）公文语句的基本要求

1、含义明确、清晰、完整，便于准确理解，不会发生理解上的歧义。

如：“刚从大城市来到这荒僻的山区工作，的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是个时间问题。”

这里的“时间问题” 语义含混，应当直接写 “但这种不习惯是暂时的”。

如：“如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的这属于语义多歧。作者要表达的本意是售货员与顾客吵架，售货员提出警告，并记录在案，作为考虑奖金发放的依据。”

要少发或扣发奖金。而“作为考虑奖金发放的依据”则包括多发、少发、不发多种意义。不如直接说“作为少发或扣发奖金的依据”。

2、句子成分完整，不能省略语句中必须有的成分。如：“从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性”。

缺主语。可以改为：“全厂干部从这份文件里了解到政治思想工作的重要性。”

如：“这个班组的工人普遍有健康的情趣，大家在业余时间里从不屑于那些乌七八糟的小报”。

缺谓语。应当在不屑于后面加上谓语“看”。

如：“我们必须排除种种因素，在第一季度建成东方大厦”。缺状语，可以在因素前加“不利”

3、语序安排妥当。语序是指词语组合的次序。它既反映一定的语言习惯，又反映了事物之间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会发生很大的变化。有时语序变更后虽不改变语义，但却可以改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。

如：“我公司于3月30日召开了表彰先进大会，李总经理和其他公司的领导都出席了这次会议”。

作者的本意是要说明李总和公司的其他副总都出席了会议，但由于语序安排不当，容易使人误解为李总和其它公司的领导都出席了表彰大会。

可以通过调整语序来表达：“李总和公司的其他领导。” 如：屡战屡败，表达的是一种悲观情绪；而把语序一调整，变为屡败屡战，表达的则是一种顽强的战斗意志。

4、合乎事理。即语句应当合乎逻辑规律，合乎实际。如：“这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。”

如：“我们应当注意提拔、发现、培养青年干部”。如： “苏联十月社会主义革命后，世界形势发生了很大变化 ”。

（二）语序的安排要求

在起草公文时，正确安排语序主要注意以下四个方面： 一是注意尊重语序的习惯性。词中的语素，词组中的词，其先后顺序有许多都必须按照约定俗成的习惯排列，否则，人们就看不懂，不易接受。如：表达方位时，习惯称“东西南北”，不可以写成“西东北南”，“素质”不可以写成“质素”。

二是注意事理的逻辑次序。

三是注意语序的强制性，不论是谁，要想利用公文清楚地表意并使别人理解，都必须服从这种约束。

四是注意语序的选择性。具体如下：

1、当要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、大小、高低、多少之别时，应依次顺排或列排；如无这种分别时，则按一定的标准（空间分布、章节多少）分门别类排列。

如：“党的纪律处分有五种：警告、严重警告、撤消党内职务、留党察看、开除党籍”（由轻到重）

如：“国库券的面额，分为1元、5元、10元、50元、100元。”（由少到多）

2、当一组概念表现由若干连续动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。

如：“该犯从我市某监狱眼压越狱逃跑后，先后流窜到石家庄、郑州、广州、武汉等地继续作案”。

3、当一组概念表现一个认识过程时，一般应按由浅入深，由此及彼，由表及里的次序排列。

如：“这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。”

4、当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果的顺序排列。

如：“因为我们是为人民服务的，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出”。

5、当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可以通过语序改变来消除歧义。

如：“几个工厂的工人来局里反映了这一情况。”这里定语“几个”的修饰对象不明确，因此可能产生不同的解释。可以改为“工厂的几个工人”。

六、若干事物和概念的特殊表达要求

（一）时间的表达

1、除了不必和不允许（如：：出于保密需要）精确表达的以外，必须用有确切含义的词语表达时间，日期要标明完整的年、月、日，特殊情况下还需标出更确切的时、分。

2、要尽量避免使用“今年”、“明年 ”、“本月”、“上月”等需要借助其它时间概念才能准确理解其含义的时间代词。

3、不要使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。

4、年份一律使用公历年份的全称。如：1998年，不可以省

略为98 年。如需使用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号。如：1912 年（中华民国元年）

（二）空间的表达

1、表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。

2、所有国名、地名均应使用国家颁布的标准名称（包括标准译名），一般不使用别称，国内地名不使用简称。

3、慎重使用表示处所的代词（这里、那里）以防止误解和费解。

（三）数量的表达

1、公文中的数字概念应用确数表达。如：0至无穷的基数；整数前加第字的序数；以数学用语“几分之几”和“百分之百”表示的分数；整数后面加 “倍”字的倍数。

2、表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数而不用倍数。如：：可以说“增加了二倍”，不可以说“减少了二倍”。

3、名量词中的度量衡单位，必须使用国家法定计量单位和国家公布的中文名称。如文中出现历史上使用的或外国使用的单位，如：石、斗、升、英寸、普特等，应折算成国家法定计量单位并加以说明。

4、若需用“以上”、“以下”等词表示数字界限时，为使界限划分清晰、准确，应注明本数是否包含在内。如：：“十四岁以下（含十四岁）儿童不得入内”。

5、一般用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字，同一个文件中同一数量的表示方法应当前后一致。

（四）范围的表达

范围是指事物量的界限。在现代汉语中，表达范围是通过词语实现的。表示全部或部分的词语分别是一些副词、数量词以及量词的重叠形式。

如：所有、一切、全部、凡、每一个、任何一个、总共、统统、没有一个、人人、个个等就可以用来表示全部。

而有些、若干、有的、一些、部分、大部分、小部分、少数、多数、大多数、绝大多数、几乎全部、一半、超过半数等则用于表示部分。在使用时，请注意以下几点：

1、当事物是被全面肯定或否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或无法最终确定时只能用表示部分的词语。

2、公文中表示部分时，常要求精确，这时应当使用词义精确的词语。如用百分比等。

3、不能在一个语句中同时出现表示全部和部分的词语。如：“全体职工大部分都参加劳动竞赛。”

4、前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。如：“凡现在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初期厂里情况十分困难的情况下进厂的”。

（五）语气、神态的表达

公文表达正确有效还有赖于语气得体、神态自然贴切。如果语气不对或神态的强弱缓急出了格，也会影响阅文者对语义的正确理解，影响文件效用的正常发挥。

1、陈述语气

公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，以有效地叙事说理。如有必要，还可以换词或变更句式以加重或缓和这种

语气。

如：“全体干部都赞同这个意见”；“全体干部没有一个不赞同这个意见”。

如：“该厂厂长应对事故负主要责任”；

“事故的主要责任是该厂厂长，这一点是无可置疑的”。

2、祈使语气

公文中常要表达一些主张，要求对方做某些事情，或禁止对方做某些事情，这时就需要用祈使语气。根据这些主张、要求的性质的不同，具体神态也有刚柔缓急之别。其中表示命令、训诫的，神态严厉、语气强烈、不容置疑；表示请求的，则语气缓和，神态也有盼望、商洽、劝慰、召唤等等的分别。

公文中祈使语气主要靠惯用的句式或词语表现，如：“请”、“希望”、“要求”、“必须”。

3、疑问语气

公文中有时也需要提出一些疑问请对方回答，征询其意见或反映，这时需要使用疑问语气。

当需要对方回答而且是肯定或否定回答时，需要用是非问形式，这时语气肯定，其神态有探询、穷究之别。

如：“这个问题由我公司出面解决妥当吗？请指示。” 当要求对方按特指的要求回答必答问题时，需要用特指的形式，这时的语气也是肯定的，其神态有探询、质询、责问、质问之别。

当需对方在两种可能性中必须选择一项作答时，可以用肯定、否定相重叠的形式，将两种可能答复均列出，以供其选择。

如：“当否，请批示”。（探询）

4、感叹语气。

公文中带强烈感情的感叹语气虽不多见，但在这为数不多的语句中，其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别，它们常出现在需要表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的场合。

如：：“由上可见，某某以权谋私已经到了河等地步!” 如：让我们团结起来，为争取更大的胜利而奋斗!

（六）姓名、职务的表达

1、各种职务、姓名应用全称。

2、当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容相关的。

3、列出一个人物两个或两个以上职务时，国内的按先党内后党外，由大至小排序；国外的应尊重对方习惯或双方的需要。

4、国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准。如无标准译名，在所有有关文件中应使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。

5、若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。如：职务高低、姓氏笔画数量、姓氏字母的规定顺序、与事情相关的程度等均可构成排序标准。

第四节 公文的立意炼旨

一、公文材料的收集

材料是文章写作的基础，没有材料，文章的主题便无从提炼，文章的思想内容也无从表达。公文材料的收集要注意以下几个方面：

(一)注意广泛性

所谓广泛性，是指尽可能多地占有材料。是不是要做到上通

天文，下懂地理，学贯中西，博古通今？也不必这样。这里所说的广泛性是指尽可能围绕自己的本职工作，广泛占有和做好本职工作直接相关的材料。

和做好本职工作直接相关的材料大体有两类：一类是背景材料，如有关的理论、方针、政策、法规、规定、要求等；另一类是实际材料，如上级下发的文件，本单位上报下发的文件，有关的经验总结、调查报告、典型材料、统计数据、书报资料等。

（二）注意政策性

指以收集党和国家的方针、政策、法律以及领导的讲话、指示等有关材料，以便在撰写时参考、引用。

（三）注意实用性

所谓实用性，是指在收集材料是要紧密结合本单位的实际和本职工作的实际，讲求实用，讲求质量。

二、公文的选材溶材

所谓选材溶材，是指在对材料经过鉴别大量占有的基础上，根据主旨的需要，对材料进行筛选和使用。写作时如果贪多求全，不加选择地把所有的材料都写进去，势必造成良莠不分，精粗并存，难以准确的表达主题。因此，选材贵在“严”和“精”。要选那些能反映主题，与主题关系密切的材料；选那些真实准确，能揭示事物的本质规律，具有一定代表性的材料；选那些新颖生动，能及时地反映社会现实，给人以借鉴和启发的材料。这样，所选取的材料才可以“以一当十”，有效地为表达主题服务

（一）去伪存真

1、鉴定材料来源，是第一手材料，还是转引、转述的二、三手材料。所谓第一手材料，是指自己亲身经历的，或是亲自通过

调查研究得来的，或是通过查证原始材料、原始记录得来的。这样得来的第一手材料，一般比较真实可靠，可以放心大胆的使用。

所谓二、三手材料，是指间接得来的材料。这些材料的可靠性，就不如第一手材料。对二、三手材料就需要进行鉴别，不要人云亦云，以免以讹传讹。

2、考察材料提供者的“立场”有无问题。这里所讲的“立场”，是指材料提供者能否客观真实地反映问题。往往有这种情形，对同一个问题，反映却截然不同，结论也不同。这就需要进行鉴别。

3、衡量材料提供者的思想政策水平和观察、表述、领悟能力，查其局限性、片面性、词不达意性。

4、不同来源的材料相互比对，互相印证。

（二）去粗取精

1、割舍累赘、重复、空洞无物的文字；

2、删削可有可无的词句；

3、凡适用性广的重要情况、数据，单独摘抄成卡片，灵活运用。

4、对比较零散、细碎的情况，应当进行概括、汇总、统计等以利于进行定量分析，反映整体面貌。

（三）由此及彼

所谓由此及彼，是指要从材料的相互联系、相互对比中来进行选材溶材，以避免可能产生的片面性。往往有这种情形，从局部看来是合理的，但是，从全局看来恰恰是应当反对的。

（四）由表及里

所谓由表及里，是指既要看现象，更要透过现象看到问题的本质。例如：中国经济体制改革是从农村开始的，农村的经济体

制改革是从安徽农村开始的。当安徽农村十几个农民冒着坐牢的风险在搞大包干的协议书上摁手印的时候，他们并没有意识到正在做一件开创先河的伟大事业，反而忐忑不安。邓小平同志却一下子抓住了问题的本质，把这件事情作为我国进行经济体制改革的突破口加以肯定。

三、公文的主旨要素

所谓公文的主旨，是指通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿文章全文的基本观点和中心思想。公文的主旨包括三个方面的因素：

（一）公文的中心思想.所谓公文的中心思想，是指公文究竟要表达什么样的意见、要求、办法、主张、措施等。一份公文质量的优劣，取决于所要表达的中心思想是否集中、清楚、准确、明白。如果下笔万言，洋洋洒洒，可是别人读了以后，不明白你究竟要表达一个什么样的思想，或者是和公文的中心思想不沾边，这份公文就失败了。

我们可以把公文的中心思想通俗地理解为要回答清楚“是什么”。

（二）公文的所述事项的背景、原委

所谓所述事项的背景、原委，是指在公文中为什么要提出这样的的意见、要求、办法、主张，措施等。一份公文有没有针对性，主要取决于这一条。

我们可以把它通俗地理解为要回答清楚“为什么”。

（三）公文的写作目的

四、公文的表述要求

（一）一文一旨

一篇公文只表达一个思想，提出和解决一个问题。不能有两个或多个中心，主旨不能分散。

（二）观点明确

对主旨的表达要态度明朗，观点明确。是则是，非则非，清清楚楚，明明白白，毫不含糊。

第五节 公文的布局谋篇

一、公文布局的要求

所谓布局谋篇，是指要搭好文章架子，遵循一定的逻辑，有规则有次序地依据文章主题的需要，对材料加以排列组合，使文章成为一个有机整体。这个概念包含四层意思 ：

一是首先要搭好文章架子。所谓搭好架子，就是围绕主题搞好文章的总体设计。

二是要遵循逻辑规律。所谓遵循逻辑规律，主要是指要遵循事理逻辑。如：要表达的事物有因果关系时，一般要先讲原因，后讲结果。

三是紧紧围绕主题对材料进行排列组合。四是使文章成为一个有机的整体 在具体操作时注意以下四个方面：

（一）严谨

所谓严谨，有三个意思：一是结构要严谨，不要颠三倒四，更不要漏洞百出。二是逻辑要严谨，先写什么，后写什么要顺理成章。三是材料组合要严谨，不要前后矛盾。

要做到严谨，一是写作态度要认真，要一丝不苟，精益求精。不要潦草从事，马马虎虎。有些公文写不好，不是能力问题，而是态度问题。二是平时就要养成严密思维的习惯。

（二）完整

所谓完整，是指一篇公文要有头有尾，有起有承，有转有合，浑然一体。不要有头无尾，有起无承，有转无合，支离破碎。

（三）匀称

所谓匀称，是指行文时该疏就疏，该密就密，疏密相间，详略得当。主体文字置于中间，详细论述，谓之密笔；而把目的、意义、希望、要求等放在开头和结尾，概要简述之梳笔。

（四）连贯

文章内容上要相互贯通，协调一致，语言过渡上要自然，衔接紧密，不能出现前后矛盾或不一致。

二、公文布局的体式

所谓公文布局的体式，就是指公文布局的基本模式。不同种类的公文，有着不同的布局模式。归纳起来，大致有以下几种模式。

（一）篇段合一式

所谓篇段合一式，是指一篇公文只有一段文字，在这一段文字中，分层次地把要叙述的内容写清楚。

这种模式适用内容简单、单一的公文。如命令（令）、公告和部分内容简单的决定、批复、函等。

（二）撮要分条式

所谓撮要分条式，是指在公文的开头先概括写出该文的中心内容，然后按照所要解决的问题的主次先后分条写出，每一条的前面用数码序号标明。

这种模式适用于内容比较复杂的下行文，如通知、通告、公告、决定、会议纪要等。

（三）分列小标题式

所谓分列小标题式，是指把全文分成若干段，每一段的全面，依照本段的内容归纳出一个小标题。

这种模式通常 适用于指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等。

（四）分块式

这种模式是全文分成几大块，每一块独立成章，块的前面正中加

（一）、（二）、（三）等序号，块中可以有自然段。

这种模式通常用于调查报告、工作总结、会议纪要等文种。

（五）转发转述式

这种模式主要用批转、转发、转述的形式，把上下级和平级的有关公文转印给下级单位。通常用于批转性通知、转发性通知等。

（六）条段贯通式

条段贯通式有两种情况：一是把文章分成若干条，每条冠以序号，一条一条叙述下来；二是把文章分成若干段，一段一段写下来，不表序号。

这种模式通常适用于指示性通知或讲话稿，一些法规性文件也采用这种形式。

（七）章条款分列式

这种模式是把全文分成几章，章下分条，条中有款。通常适用于章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文。

（八）并列式

并列式是在以简要的语句开宗明义以后，正文部分采用若干并列的句子来表述。通常用于守则。

第六节 公文的起草与修改

一、公文的起草

教材上讲了三条即：１、凝神结想；２、一挥而就；３、讲究方法。这三条都有道理，但过于简括，使人不好把握。下面，我从操作层面讲一些意见。

（一）编写提纲

起草公文的第一步是要列提纲，因为提纲是文章的基本思路和写作纲要。怎样列提纲？

一是要紧紧围绕公文的中心来列提纲。特别是对于一些论述性较强、篇幅较长的公文，更要列出比较详细的提纲。

二是列提纲就是要搭出文章的框架，写清楚每个部分各个层次的安排和内容要点，大致篇幅。使人一看提纲，就大体知道要写些什么。

三是对一些篇幅不长、内容简单的公文，可以不列提纲，但要打“腹稿”，即先写什么，后写什么要心中有数。

四是也可以边列提纲边构思，在构思的过程中，进一步完善提纲。

（二）拟稿

拟稿是正式写作公文的过程，它不是提纲的简单再现和扩展，而是思想观点的继续深化，表达逐步完善的过程。拟写的顺序一般都是按照写作提纲的安排从头写起，具体包括标题、开头、主体、结尾几个部分。

1、标题

标题是对公文的命名，是公文中最引人注目的地方。标题一

般要求准确、醒目、简洁、合体。

准确，是指标题要切合文意。过宽过窄，文不对题，都会影响思想内容的表达和文章主题的和谐统一。

醒目，是指标题在揭示主旨时要鲜明突出，并在形式上巧妙安排，增强文题的吸引力。

简洁，是指标题在概括文章主旨和内容范围时，要言简意赅，易于理解，便于记忆。

合体，是指什么样的文种用什么类型的标题。

公文标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成，其中事由常用介词“关于”引出。如《财政部关于加强农业税征收工作的通知》。

2、开头

初学写公文，往往为不会开头而苦恼，不知道该从哪里写起。实际上有多种开头方式，如：概述情况、回顾历史、介绍现状、说明根据、交待原因、阐明原因、作出评价、提出问题等都可以作为开头。下面，我们讲几种常用的开头方式。

⑴引述式

引用下级来文、上级的指示精神，或有关的方针政策、法令法规，以此作为文件撰写的依据。这种开头多见于公文中的报告、函复、批复、通知、条例等文种。

如：根据中共中央、国务院有关挡案工作的决定和指示，为加强各级党、政、军机关和人民团体（以下统称机关）档案的科学管理，更好地为机关工作服务，特制定本条例。

⑵目的式

开宗明义，表明行文目的。这种开头常见于通知、规定、条例、办法等。

如：为了切实贯彻执行第五届全国人民代表大会第四次会议《关于开展全民义务植树运动的决议》，特制定如下实施办法。

⑶说明式

先说明写作的原因，所论述对象或工作的意义以及背景情况，再叙述主旨或其它材料。这种开头多用于指示、报告、调查报告、决定等。

如：山西小西天悬塑是我国仅存的几处古代悬塑之一，在宗教雕塑艺术上别具一格。所谓悬塑，即利用佛像上部或背后空间，悬空布置的多层次组雕。一般由仙山楼阁、云朵波涛、神人弟子、奇花异兽等构成一堂大面积画面，以表现有关的宗教故事。

（4）叙述式

用叙述的方式，概括地介绍事物的基本情况或事情的来龙去脉。这种开头，多用于总结、报告、调查报告。

如：座落在涪江旁的江油市曙光造纸厂，是我市二轻系统的一家集体所有制企业。1990年，该厂全员劳动生产率为40150元∕人年，在全国造纸行业排名第五、西南片区第一。从1986年起连续5年产品出口新加坡、马来西亚等国家和地区。这家集体所有制企业之所以能够在短短的几年内获得快速发展，是同该厂领导始终坚持“以技术进步为前提，科学管理为中心，提高降耗为重点，精神文明作保证，适应市场需求，提高经济效益” 的经营方针密不可分的。

如果要说该厂有什么秘诀和高招的话，以下三个方面就是他们的秘密武器。

45（5）提问式

这种开头是先提出问题，然后引起下文，容易引起读者的注意和思考。常见于调查报告的写作。

如：近两年来，山西省新建、扩建、改建了一批集贸市场，这些市场投入使用后运行情况如何？为什么有的效益好，有的效益差？可以从中得到哪些启示？最近我们采用实地考察和座谈研讨的方法，对这些问题进行了调查分析。

（6）结论式

先对情况或工作进行总结，作出评价，提出看法，然后分别加以论述。这种开头多见于报告、总结。

如：我厂是一个小型铁合金企业，年生产能力9000吨，19××年，客观情况发生变化，我厂出现了暂时的新的困难。但是，我们没有接受有关部门的照顾，而是努力顺应宏观变化，积极致力于微观搞活，增纵强企业自我消化能力，年终不仅没有发生亏损，还实现利润100万元，缴纳产品税100万元。我们能够很快地从困境中走出来，关键在于我们主动加强了财务管理，坚持向财务管理要效益。

3、主体部分

主体部分是文章的中心部分，是写作的重点。文章开了头，提出了问题，阐明了观点，就要依照科学的方法，运用材料对所提出的问题和观点进行阐述和分析。

从写作角度来看，主体部分的写作，主要在于层次段落的安排，以及文章各部分内容的过渡和照应。

所谓层次，是指文章主旨表现的次序。公文层次的划分，主要根据文章的内容和性质来安排，46 一般要能够体现出客观事物存在和发展的阶段性、系统性、规律性。事物特征的一个方面，事件发展的一个阶段，诸多问题中的一部分，分析推论的一个分论点等，都可以组成一个层次。无论怎样安排层次，都要注意其内在组织的逻辑关系，分层有序，完整统一。

所谓段落是篇章的最小单位。它有换行的明确标志。段落和层次既有联系又有区别。段落是文章表达过程中由于转换、强调、间歇等造成的文字停顿；层次着眼于文章思想内容先后次序的划分。一般来说层次大于或等于段落。但是，在公文中，有时会出现段落大于层次的情形，如有些通知、通告、批复等，一事一文，全篇一体，不分段落，却表现几个层次的内容。

所谓过渡和照应是指使文章承前启后，前后呼应，脉络清楚，文气贯通。

4、结尾

公文的结尾，一般根据行文的需要当断则断，语言简洁，态度明朗。常用的结尾方式有以下几种。

（1）请求式

用请求答复和指示作结尾，一般用于报告、请示、信函。如：以上意见如无不妥，请批转各区人民政府遵照执行。如：以上问题，经与省人行联系未能解决，特报总行，望与人民银行总行研究，示知。

（2）号召式

在结尾处提出希望，发出号召，指明努力方向，以激励读者。如；中共中央、国务院要求各级党委和人民政府都要十分重视绿化工作，进一步动员各族人民，知难而进，坚持不懈，为加

快绿化我们伟大的社会主义祖国，尽快改变山河面貌而奋斗﹗

（3）总结式

如：总之，今年上半年我们做了不少工作，取得了明显的经济效益，也积累了一些宝贵的经验，为今年下半年的工作奠定了良好的基础。

（4）说明式

在公文末尾交待说明有关问题和注意事项，以引起读者的注意。

如：目前，这个大队已通过各种途径，切实安排落实了扶贫致富工作，已帮助困难户安排剩余劳动力32个，落实收入6718元，从而使这30户困难户今年的收入水平基本上也能达到富裕程度。

（5）建议式

公文结尾针对文章主体部分论述、分析的情况，提出解决问题的意见和相应措施。

二、公文的表达技巧

常用的公文表达技巧主要有叙述、说明、议论等方法。

（一）叙述

所谓叙述，是指对人物、事件等表达对象所作的概括或具体的交代和陈述。在公文写作中，这种方法主要用来介绍人物，交待情况，阐述问题，说明原委。如在通报、总结中介绍先进人物的事迹，在调查报告中讲述事件发展的过程等都可以用这种方法来撰写。

叙述有六个要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。要客观、详尽、细致地记叙某一事件，这六大要素缺一不可。

在公文写作中，常用的叙述方式有四种：

1、顺叙

即按照事情发生发展的过程，依时间的顺序进行叙述。采用这种叙事方式，首尾连贯，顺流而下，来龙去脉交待得比较清楚。

2、直叙

即直截了当的记叙。公文的叙事要用直笔，不用曲笔。即作者对所记叙的人物、事件的态度及其所表现的涵义，要在记叙中毫不隐晦的表现出来。

3、概叙

即用简洁的语言对要反映的客观对象作一概括的介绍。概叙不能理解成对事物内容的简单压缩，而是将最能说明全貌，最富有代表性的东西简明扼要地叙述出来。

4、详叙

即对客观事物作具体详尽的叙述。

（二）说明

所谓说明，就是用简洁平实的语言，对客观事物进行介绍，使人们对这种事物的性质、特点、构造等方面有全面的了解和清楚的认识。

如知照类公文、法规性文件常用这种写法。常用的说明方法有：

1、下定义

即用简洁的语言对事物的本质属性作概括性的说明。这是解释概念，揭示事物本质特征的一种方式。

2、举例

即用例证说明问题。这种方式可使说明的内容具体化，便于

读者了解。不过，所举的例子必须准确、典型、真实。

3、分类

对于复杂的事物，可以根据它们的性质、形状、成因、关系等分成不同的类别，然后按类分项逐一说明。

4、对比

即将几种可以作比的事物放在一起进行对比说明。这种方式往往在用别的方法说明有难处时采用。用来对比的事物要尽可能是大家所熟悉的、容易理解的事物。

（三）议论

议论，是作者对所反映的人或事的看法、态度和评价。在公文写作中，常用来阐述道理，发表意见，作出评价，提出措施。

议论有三个要素组成：论点、论据、论证。

论点，是对所论述的问题提出的主张和看法，从中可以表明作者的立场和态度。一篇文章只有一个中心论点，围绕这个中心论点还可以有若干个分论点。论点确立之后，需要用论据来论证说明。

论据，即证明论点的材料，包括事实论据和理论论据，如历史事实、现实经验、数据材料、经典著作的结论等，都可以作为论据来使

用。

论证，即运用证据证明论点的过程。主要采用逻辑推理的方式进行。

三、公文的修改

（一）重视修改

（二）修改内容