下载文档第一篇：外贸流程详细总结
出口流程总结
一、首先是寻找客户，主要是在外贸资讯宝平台，还有中国制造网、阿里巴巴平台等，主要搜集客户的邮箱，公司网址，在了解客户需求的基础上发开发信；
二、客户询价时，一般都是报FOB价，附加有效期，因为运费价格会有浮动；
三、收到订单后做托书，做托书时注意：
1、同一票货放在单独的一个文件夹里，方便整理，文件名写发票号、船期；
2、托书内容要全部大写，保持与提单一致；
3、注意重量、体积是否计算正确；
4、船期后面最好注明周几，方便将来查看；
四、接下来准备给工厂的合同，报关单据，制作发票箱单，商检合同；
五、有了订单，客户交了定金后安排工厂生产，跟工厂确认交货期，然后跟货代确认船期和运费；常用的付款方式有信用证、汇付（主要包括电汇T/T，信汇M/T和票汇D/T）、托收（主要包括付款交单D/P，承兑交单D/A）；
六、将报关单据寄给货代报关，通关后，货代给费用账单；
七、确认无误后，货代给送正本提单；如果需要做产地证的话，也同时进行；
八、单据都OK后，根据不同的付款条款寄给客户，T/T的一般是在收到货款以后寄单的；
九、收汇核销，核销的资料一般包括：核销单，报关单的白联，出口专用发票的核销单，水单；
十、核销完以后，把核销单的退税联交给财务退税。
第二篇：外贸跟单员详细工作流程
外贸跟单员详细工作流程 外贸跟单员定义: 外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员。
外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类：
①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；
②中程跟单是指“跟”到装船清关为止；
③全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；
（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
4．接单的程序：
接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同 1．审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格：
审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。
2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）（5）价格条款的审查：
出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB 船上交货价（指装运港的价格条件），C&F（Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货，CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1）FOB价格换算为其它价：
CFR价 = FOB价 + 运费 FOB价 +运费 CIF价 =--------------------------------1-保险费率 X 投保加成（2）CFR价格换算为其它价：
FOB价 = CFR价 – 运费 CFR价 CIF价 =---------------------------------1 – 保险费率 X 投保加成（3）CIF价格换算为其它价：
FOB价 = CIF价 X（1 – 投保加成 X 保险费率）-运费 CFR价 = CIF价 X（1 – 投保加成 X 保险费率）（6）付款方式审查：
1.付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2.支付的货币能否接受？ （7）包装要求的审查：
1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？ 2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？ 3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品：
要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1． 寄目录，样本：
2． 准备样品。
（1）工厂现有的款式（2）新款（3）客户来样。
要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为 跟单员，我们要做到：
A：
有完整的产品资料，主动进行宣传。
B：
新品的成本，价格要进行核算。
C：
新品的制作要留有实样。
D：
客户的来样要保存好原样。
三．形式发票：PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。
产品信息（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点：.单价条款要明确（FOB, CFR, CIF）2.交期要明确 3.付款条件要明确（LC, TT）四．出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证：货物快完成时，要催证。
审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。
改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。
首先：
出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A． 货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨 B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4).制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。
五．进口货物跟单的基本程序：
（1）就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。
一．采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）二．物料采购跟单的原因：
以下原因造成我们要对物料进行跟催：
1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成等原因。
2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。
3、沟通方面的原因：信息交换不及时。
三.物料采购跟单流程：
1、制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。
2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。
3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。
4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。
四．物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。
1． 催单的方法：
（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
（2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。
生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。
一．生产过程跟单的基本要求：
1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。
2、按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。
二．生产过程跟单的流程：
1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。
2、分析生产能力。
生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？ 3、制定生产计划：
生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。
4、跟踪生产进度（1）生产进度控制流程：
（2）生产进度控制作业程序（3）生产进度控制重点：
实际进度与计划进度发生差异，要找原因。
（4）跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。
5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
6.我们再提一下有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。
外贸跟单员业务流程指南 202_/4/14来源：诸葛八戒商机网 关于外贸跟员业务流程，给大家提出以下几点建议 在外贸跟员业务流程，需要给大家提出以下几点建议：
一、外贸跟单员业务流程中需要“认真”的态度 1.明确“认真”的必要性。在跟进客户中尤其要做到认真。及时认真地跟进客户，不要无谓地丧失公司花费大量广告费才引来的客户。
2.全面熟悉公司产品，报价，制样，订单审批，生产，质检，验货，出货流程。了解自己的行业，公司和产品。这是为客户提供专业服务的基础。
3.制定工作计划。确保完成最重要和最紧急的工作。
4.在所有日常与客户沟通中使用正规商务信函格式及公司规定的签名。做到专业，正式。
5.保证沟通的双向性。在收到客户信函时第一时间进行回复。不能给予明确回复时，发送“信函收到”的确认函并确认可以为客户提供明确回复的时间。
6.确保样品沟通环节的高效率。尽量保证样品能让客户一次性满意，加快订单时间和减少公司样品制作费用。对产品的充分了解会帮助你提供让客户更满意的服务。样品完成后，业务人员手上必须保留一套与提供给客户完全相同的样品并完整和完好的保存。
7.慎重承诺，言出必行。当出现不确定因素时，向直属上级征求建议后再确认给客户，以保证每一个承诺的实现。并与上级沟通处理结果的原因。
8.了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。
9.遇到问题不分“你我”。把客户的问题当成我们自己的问题，不要畏惧麻烦。实践告诉我们最麻烦的客户会是最忠诚的客户。
认真在外贸跟单中是不可缺失的一个因素。外贸跟单是体系严密的流程，如果其中任何一个环节因为粗心大意出现差错，那么整个外贸跟单流程就得再走一遍，让工作效率大打折扣。
二、外贸跟单员业务流程的服务“多一步”，客户更满意 1.宣传公司网站，充分利用公司网站。让客户通过网站来了解公司，会节省很多时间。
2.做到主动定期与不定期与客户保持联系，主动提供快递单号，主动提供样品产品图片，主动索取及确认外箱唛头，主动提供订单生产进度，主动约定验货时间，主动提供验货报告，用你的积极性来赢得客户。
3.注重信息的反馈。将客户的反馈建议集中反馈到市场部，作为公司将来规划的借鉴。这将会为公司带来整体利益，也更有利于维护老客户，开发新客户。
4.重视团队成员，互助合作。完成自身职责范围内工作的前提下，帮助同事解决问题或提出解决问题的建议。组成互爱互助的业务团队。在公司这个大的团体中，个人力量不可能改变公司的状况，团队力量才是无限的。
5.以细节论英雄 这个产品只有您的企业可以生产吗？这个产品您提供给客户的质量和价格只有您企业可以做到吗？竞争无处不在。但每个企业在产品和服务上的优势是不同的，处理问题的方式也是不同的。注重细节才能使企业更稳定的发展 商务谈判准备工作五要素 202_/3/7来源：诸葛八戒商机网 商务谈判时企业对外营销的重要手段,做好充足的准备工作对于在谈判进程中掌握主动是至关重要的 伴随经济的迅猛发展，企业业务量持续增长，商务谈判在企业发展中显得愈加重要。商务双方都希望通过谈判达到双赢同时为自己争取到最大的利益。那么如何在商务谈判中占居主导地位，左右谈判的整体局势？做好谈判前的准备工作就成为成功的第一步。
要素一.收集资料和信息，做到知己知彼 在谈判准备过程中，谈判者要在对自身情况作全面分析的同时，设法全面了解谈判对手的情况。需要收集信息的内容包括：
1).收集“标的”信息 ● 相关的商业行情：商品价格、市场及销售状况、产品质量及相关交易信息；
● 对方的经营情况：经营、生产、人事、销售、财务等情况；
● 对方谈判的策略：了解对方的谈判目的、真正的需要以及对方可能采取的策略等。
2).收集对方信息 ● 对方的背景、实力、规模、历史、荣誉等客观信息；
● 对方有关谈判的目标、需求、利益等主观信息；
● 对方的谈判风格、谈判实力、对谈判的重视程度等策略信息；
● 对方人员的权限、策略，职位、性别、年龄、家庭、嗜好、个性、经历等 3).收集政策、时事导向、国家、地方的各种政策、法律、法规。
要素二.选择人员并做合理安排，确定谈判班组 商务谈判从某种程度上讲是谈判双方人员实力的较量。谈判的成效如何，往往取决于谈判人员的学识、能力和心理素质。一名合格的商务谈判者，除了具备丰富的知识和熟练的技能外，还应具备自信心、果断力、富于冒险精神等心理状态，只有这样才能正视挫折与失败。而商务谈判又常常是一场群体间的交锋，单凭谈判者个人的丰富知识和熟练技能，并不一定就能达到圆满的结局，应选择合适的人选组成谈判班子。成员各自的知识结构要具有互补性，从而在解决各种专业问题时能驾轻就熟，并有助于提高谈判效率，在一定程度上减轻了主谈人员的压力。
要素三 确定目标及可让步的尺度 谈判目标是对谈判所要达到结果的设定，是指导谈判的核心。分析企业的内部条件和外部环境，根据企业的经营目标提出明确的谈判目标：例如商品贸易谈判的谈判目标，应该包括品质目标、数量目标、价格目标、支付方式目标、保证期目标、交货期目标、商品检验目标等。
谈判目标是一种体系：最低目标（基本目标）、可接受的目标（争取目标）、最高目标（期望目标）。按其重要性，确定谈判双方各自的目标的优先顺序。
要素四 确定谈判策略 不同的谈判有各自的特点，因此应制定谈判的策略和战术。
1)选择战略：我方最看重的是本次谈判的结果还是双方的长远关系。
2)判断我方谈判地位：根据影响谈判的各种因素，分析我方的谈判地位，处于优势、劣势、还是均势。
3)准备替代方案：
谈判中，双方可能都对对方提出的方案不予接受，谈判处于僵局状态。一方提出新的替代方案，常可以打破这种僵局，并最终达成协议。所以，事先要准备好替代方案。这项准备，能防止你接受不利的条件，也能防止你拒绝对你有利的条件。没有替代方案，就没有选择的余地；
替代方案越好，选择的机会越充分，取胜的概率就越大。
4)做好心理准备 ● 在谈判中遇到强硬对手的心理准备。
● “马拉松”式谈判的心理准备。
● 谈判破裂的心理准备。
要素五 确定议题 ● 先把与本谈判有关的所有问题罗列出来，尽可能不遗漏。
● 再根据对本方利益是否有利的标准，将所列出的问题进行分类。
● 尽可能将对本方有利和对本方危害不大的问题列入谈判的议题，而将对本方不利或危害大的问题排除在谈判的议题之外。
如果是较复杂的多人参加的谈判，还应该制定谈判计划书，让谈判人员在谈判前预先对谈判目标具体内容和步骤所作的安排，作为谈判者行动的指针和方向。
外贸跟单员工作流程 外贸 跟单员，指的是在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。
外贸跟单 流程 1.当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单(打样单要复印一份，正本留自己保存)。给打样室，打样。
2.样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS号。
3.客户确认样品并将样品寄回，同时下单。
4.根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺 流程。
5.之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺 流程 样品3样物品，下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部，副本自己留着。
6.将合同复印2份，正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。
7.即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己，副本传达。
8.快出货时，联系货代。做 报关单 据。并提前寄交货代。若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。
9.若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部。正本留己。
10.即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款。L/C项下，则交由财务部到银行进行相关事项。
11.到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。
外贸跟单员的工作流程？ 1）每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人；
答客人的任何关于订单的问题。收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂（用FAX，自己留有记录），要复客人的（客人是欧美的，有时差）最好是下午4：00~5：30一次复回。因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。打印出物的电邮要按款号存档。（存档是一个最基本的一项工作，也是很重要的一项工作，此项工作也可由助理来做）2）收到客人原办和资料à拍照或画图à查客人资料是否齐全，包括：数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产à整理好资料，开办单给工厂报价及做初办（一般报价要在两日内完成）。同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。督促工厂能够按时交货。à收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价à制做价目表给公司老板批准à老板批准OK后，会有一个报价给客人à待客复价钱OK即可做以下的工作了。
3）追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂（将会写上客人评语）à自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。
4）客人有头办评语à写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂à要求工厂按评语做生产前办（或销售办或称为大办视客人要求）订物料或重新做物料办 5）在做办期间，要做好生产制单及QC FILE（即QC查货的文件）包括生产制单，色办，大货布办，包装资料及正确大货物料卡。还要一件正确的PP办。PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。
6）PP办工厂要做3件（1件寄客；
1件自己存，到时要给QC做查货用；
1件将会给工厂），收到PP办后仔细核对布料是否是正确大货布，辅料是否正确齐全，尺寸是否满足客人的尺寸表。给客人的PP办要正确，不可有任何错误。如有代用物料必须注明（实际生产中经常有钮钉代用情况）。但尽量要求工厂能够做到所有物料正确。挂好挂牌，就可以寄给客人。待客人批复OK即可通知工厂开裁生产了。（PP办上必认真写上客人的评语）。
7）安排QC查中期。工厂开裁2-3日要通知QC同事去看中期了。
8）追船头办，在走货前7天内，工厂必须提供船头办（数量按客人要求，一般都是齐色中间码两套，一套寄给客人，一套自己公司存。
9）走货前8-10天内工厂要提供大货纸箱尺寸CBM及净重毛重资料à要给船务的同事做好走货安排。
10）走货时要按QC同事的尾期查货报告出给工厂发货批准书，双方签名确认此批货品无任何品质问题，即可走货。追工厂的装箱单，和商业发票核对无误后提供给船务部的同事。
11）此订单已结束。
实际生产中会有不同的问题出现，跟单员要第一知情，如果自己可以解决的就可以直接和工厂协商解决。但很多问题是不能自己一个人解决的，必须上报上司，甚至要同客人协商（比如推迟货期等）。
跟单个性（急，准，快，细心）几个问题 1）客人原办--------即客人的原样（Original Sample)2)开办单做初办------即提供资料（包括：尺码，尺寸表，颜色，布料，物料，做工要求，洗水工艺要求，交样办日期.......等等详细资料）的一个表格（简称办单）；
初办-------即Counter Sample 或 First Sample(此类样板可以代用物料，有时也可代用布料，客人只是看做工及款式的）3）物料批办------即客人所给的物料资料，有时是彩图，也有实物；
有时则只有彩图。所以要做物料样板给客人批核。确认OK后才可以生产大货的。
一般来说跟单员必须有一定的服装技术水平，了解款式的工艺要求和流程，能及时发现问题和解决问题，有良好的心态。并且跟单员要熟悉以下的工作要求。
外贸跟单员工作总结 一，工厂评估 一般情况下，发单到新工厂之前都要对生产工厂的设备，技术能力，生产力量进行一次评估，是我们考虑和衡量工厂生产技术，生产质量和能力的首要依据，对跟单人员来说必须提供准确可*信息。
二，款式工艺 首先要读懂每个新款的结构，各部位的外观要求，工艺，特点，要清楚哪里是整个款式的关键部位，容易出现哪些问题，如何避免，如何达到效果，这类问题在生产过程中要重点监督。要清楚整个款式的工艺流程，并且要按照正确的样衣制作。
三，规格尺寸 在接手到新款时必须整理出完整的工艺规格资料，一般客人先根据此规格资料要求报价，并制作首期样品；
然后待确认样品后工厂根据更改意见进行工艺尺寸的调整，再制作正确的批版样，以便我们判断工厂对款式的了解程度；
生产工厂在大货生产前必须制作正确的产前样，由跟单全面确认此样品的工艺，尺寸，主辅料的正确性。
四，主辅料跟踪 1，要清楚主辅料的成分，颜色，正反面及使用方法，建立一套正确的色卡资料，以便生产中进行对比。
2，能核算主辅料的单耗（用量），对主料的排版要求要比较清楚，对主料的规格（幅宽），断长，版面件数 尺码配比要有正确的数据。
3，在生产前一周要确定所有主辅料的到位情况，如果 出现不能按期到位就必须作出及时的追踪或生产调整。
五，面料的颜色 布疵及成分 1，在大货面料到位的同时，必须核对面料颜色是否与原样布一致；
是否有段差，边差等现象；
是否有落色现象。在生产过程中经常会出现色差现象，这种现象对成品的外观质量影响很大，因此要从裁剪到生产严格把好按包号和编号操作这个关口。
2，布疵也是影响外观质量的重要因素，面料开裁前要进行验布，对不合格的面料要通知面料工厂和生产工厂，进行索赔或裁剪控制。面料的外观结构是否与原样布一致。
3，对面料的成分确定可通过摸，洗，揉，烧，嗅，看等简单的方法进行直观的判断，这只是对成分的大概范围的判断，不能确定具体的含量比例。
六，验货 按照正确的尺寸，工艺要求及样衣进行新款上线的质量检查，在此期间必须了解每个工序的要求及标准，及时发现问题，解决问题，作好首期检品报告的记录，并且及时通知工厂。如果发现有严重的问题必须停止此工序进行调整。对生产质量的检查必须每日进行。在生产进行到中期必须作中期检品报告的记录，出货前要进行抽箱检品的报告，所有检品报告均一式三份（工厂，公司和自留）。
在验货的过程中如果向工厂反馈检品意见必须加盖公司统一制定的检品专用章。以加强对工厂生产质量有力 七，数量的控制 首先要得到一套正确的搭配数量表，以便控制裁剪生产过程中的具体数量。也要在生产前核算出主料的总量是否满足交货的数量，及时地作出调整。在开裁的过程中把裁剪的损耗尽量控制在2%的范围内。要建立正确的裁剪数字，主料耗量等统计表。其次对生产过程中每日的生产计划，生产实数作统计以便控制交货进度。
八，交货期 在交货期已确定的情况下，与工厂联系生产计划及每日进度安排，建立正确可*的生产进度表，包括后道的包装进度，在交货前一周必须确定工厂是否按期完成的判断。
九，表格管理 1，工艺尺寸表 由公司提供，以便检品时有正确的依据。
2，主辅料色卡 自制或公司和工厂提供。
3，交货配比数或裁剪数 由公司或工厂提供。
4，验货报告单 由公司提供对工厂的生产质量进行检验。
5，订单计划表 由公司提供对近期的计划进行管理。
6，生产计划表 由公司提供或自制，对生产进度进行控制。
7，装箱单 由公司提供（或根据工厂的实际生产情况制定），对工厂的装箱数字进行控制。
8，出货汇总表 自制或公司提供，对已出货的款式进行管理。
十，沟通能力 跟单员要有良好的沟通能力和调解能力，对工厂提出各种建议都要有合适的方法，杜绝产生冲突。能自我调整好心态。每天要进行自我工作总结，主动向公司反映工作进度 要做老板，先做营业员；
要做总经理，先做跟单员。要做1个超卓欢愉外贸跟单员，除了对外贸常识熟悉之外，还需要具有很多的素质，最基本英文一定要行！对产物熟悉，掌握构以及技法，以及各部分的协调关系，等等。怎样用最快的体式格局嬴得定单对跟单员来说很重要。有些时候，跟单员是营业经理的助理；
有些时候，跟单员是营业部分所有营业职员的助理；
有些时候，跟单员是老板的助理；
更多的时候，跟单员是客户的助理，它有可能挂在营业部也有可能挂在总经理室或者厂长室，但它的事情却是跨部分的，它似乎要去“批示”很多部分。------于是它不只是对传统组织形式的一种超越，同时更是对传统“官本位” 组织风纪的一种超越。是的，可以没必要夸张的说 ：自从有了跟单员这个岗亭，中国企业的管理似乎也上了1个新的台阶。
跟单的事情内容十分繁杂，涉及面广，面对部分多。即要对较高等级反馈进度，又要对相干职员进行及时跟踪，稍有掉慎，即铸成大错。因此,在跟单历程中,经常借助于一些专业的跟单工具,它能帮助处理完成跟单历程中的大事、杂事、噜苏事，使跟单越发轻松，收到事半功倍的效果。
说点具体的。咱们跟单员是协调员，要对客户所订产物的交货进行跟踪，跟踪的要点是出产进度，货物报关，装运等。在咱们这类小企业中，我怀孕兼数职，既然内勤员，又是出产规划员，物控员，有时候还是采购员。
跟单的事情险些涉及的企业的每个环节，从发卖，出产，物料，财政，人事到总务城市有我的影子浮现。
跟单以及规划部分、出产部分等很多部分的事情是一种沟通与协调。都是在完成定单的条件下而进行的与人沟通的事情。沟通、协调能力出格重要，不过有时候没有无做事的人，全自食其力一人干的时候苦与乐只有自己懂得。
客户是咱们的天主，咱们要对客户资料要比力熟悉，同时也相识工场的出产情况，这样才气对客户的定单提出理论，以利于客户的定货。
而面对来自五湖四海客户，他们的事情体式格局，作息时间，事情节拍各不不异，这就要求咱们的事情节拍应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时候客户的定单是小批量的，但却要及时出货。这就要求咱们的事情效率是迅速的。
跟单日常平凡的事情就是周全准备并相识定单资料（客户制单、出产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认理论或者更正资料、时会可携带客样），确认所掌握的所有资料之间建造工艺细节是否同1、详尽。对指示不明确的事项具体反映给技术部以及营业部，以便及时确认。
务必包管本公司与外加工场之间所有要求及资料文字化并明确、相符。近有可能多地相识各加工场的出产、经营状态并对工场的优/劣势进行充实评估，做到知根知底。
当面/辅料到厂后，我就得监督催促工场在最瞬息间内按照发货单具体盘点，并由工场签字表收到。若浮现短码/少现象要亲自介入清点并确认。如果工场前一阶段未打过样品，须摆设其速打出投入生产前样确认，并将查验成果书面通知工场负责人以及工场技术科。时会下须交至公司或者客户确认,整改无误后方可投入生产。然后再校对工场裁剪样版后方可对其进行版长确认，具体记载后的单耗确认书由工场负责人署名确认，并通知其开裁。按照双方确认后的单耗要与工场配合查对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。若有欠料，须及时落到实处补料在投入生产开始的一段时间我还必需每个车间、每道工序高规范地进行未成品查验，若有问题要及时反映工场负责人以及响应管理职员，并监视、协助工场落到实处整改。当每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、打工、技俩、工艺进行周全细致地查验。出具查验报告书及整改理论，经加工场负责人具名确认后留工场一份，自留一份并传真公司。最后天天要记载、总结事情，制定嫡事情方案。按照大货交期事先列出出产规划表，每日详实记载工场裁剪进度、投入生产进度、产成品情况、投入生产机台数目,并按出产规划表落到实处进度并监督催促工场。出产进度要随时报告叨教公司。当公司巡检到工场所提出的建造、质量要求，要监视、协助加工场落到实处到位，并及时报告叨教公司落真实情况况。而成品进入整理车间后,还需随时检查现实操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大起劲包管大货质量以及交期。
在大货包装完结后，要将裁剪明细与装箱单进行查对，检查每色、每号是否相符。若有问题必需查明缘故原由并及时响应处理完成。加工结束后，具体清算并收回所有剩余面料、辅料。
跟单员的工作不仅仅是企业的营业员,被动地接受订单,而要主动地进行业务开拓,对准客户实施推销跟进,以达成订单为目标,即进行业务跟单。为此跟单员必须：
（1)寻找客户。跟单员通过各种途径寻找新客户或跟踪主要客户。
（2)设定目标。跟单员应决定怎样在准客户与现实客户中分配工作时间。
（3)传播信息。跟单员应熟练地将企业产品的相差信息传递出去。
（4)推销产品。跟单员应与客户接洽,演示产品,回答顾客的疑问并成订单 仅供参考
第三篇：外贸流程总结
流程外贸总结
1.客户询盘：即从电子商务平台，展会，老客户等途径得到的询价。
2.报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，Proforma Invoice 给客户做正式报价。
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的Purchase Order。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．下达生产通知：在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
5.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
5.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
5.3：如果是通过D/A等方式收汇等，需经理确认。
6．验货：
6.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
6.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
6.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
7．制备基本文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
8．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
9．租船订仓：
9.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船一周前可拿到定仓纸。
9.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
9.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
9.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
10．安排拖柜：
10.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
10.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。10.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
11．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
12．获得运输文件：
12.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
12.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
12.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
13．准备其他文件
13.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
13.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。
13.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
13.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
13.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。
14．交单：
14.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
14.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
14.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
15．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
16．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
17．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
外贸出口流程整理
做了个简表，有些地方也啰嗦，提醒自己工作的用途。抛砖引玉，大家在操作过程中有什么高效率、便捷的操作方法分享吗？
1.接到合同
2.询价
3.下托书
4.如有需要商检的产品准备商检资料(箱单、发票、合同、声明、报检委托书）并邮寄给工厂，商检资料要和包装上体现的描述一致
5.确定船期、航程、运费（要盖章的报价单）
6.与采购协商交货时间
7.做报关资料（箱单、发票、合同、盖章的空白纸、报关单草<有些要把部分人民币折算成美金的需要找货代确认兑换率>稿件、蓝色报关单、报关委托书）并邮寄
8.跟踪箱封号，安排装箱
9.给补料，对单
10.给提单格式件给客户确认
11.船开后催提单,报关预录单
12.要报关预录单给财务
13.确定具体的船名航次、提单号和提单日期后，投保（注意：从船开当日算起，3天之内要办理，否则就要倒签保函）。
14.做一般原产地证（CO)/优惠制原产地证（FORM E）/健康证等清关必备资料
15.催正本提单（一般先催扫描件，后催原件）
16.做清关资料
17.款到寄单
18.确认海运费、港杂费（注意财务调节海运费的折算率）明细、金额及其他要求
19.通知货代开票，收到提单、发票、盖章的报价单原件后申请付款。
20.海运、港杂付款水单给货代，催报关单。
21.投保费用月结，付款成功后要及时把水单给银行，催保险发票。
22.样品、文件快递费用月结，收到发票后一周内申请付款。
23.各项资料及时整理归档，电子档及时备份。
24.给财务的资料是报关（报关时的箱单、发票、合同、提单、封面）、清关（清关时的箱单、发票、提单、保单、产地证等其他、封面）各一份。
第四篇：外贸跟单员详细工作流程
外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。
货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同
1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？ 新客户下单，要查看我们给他的报价。
2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
（5）价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB 船上交货价（指装运港的价格条件），C&F（Freight or Carriage Paid to„..）运费付至指定目地的交货，CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格。常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1）FOB价格换算为其它价：
CFR价 = FOB价 + 运费
CIF价 =（FOB价＋运费）÷（1－保险费率×投保加成）
（2）CFR价格换算为其它价：
FOB价 = CFR价 – 运费
CIF价 =（CFR价）÷（1－保险费率×投保加成）
（3）CIF价格换算为其它价：
FOB价 = CIF价×（1－投保加成×保险费率）－运费
CFR价 = CIF价×（1－投保加成×保险费率）
（6）付款方式审查：
1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。
2.支付的货币能否接受？
（7）包装要求的审查：
1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
内包装：普合，白合，彩合，吸塑
外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1． 寄目录，样本：
2． 准备样品。
（1）工厂现有的款式
（2）新款
（3）客户来样。
要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为
跟单员，我们要做到：
A： 有完整的产品资料，主动进行宣传。
B： 新品的成本，价格要进行核算。
C： 新品的制作要留有实样。
D： 客户的来样要保存好原样。
三．形式发票：PROFORMA INVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收
货人，合同号，形式发票号，开出日期）。产品信息（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点：.单价条款要明确（FOB, CFR, CIF）.交期要明确.付款条件要明确（LC, TT）
四．出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。①催证：货物快完成时，要催证。
①审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。
③改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。
首先： 出货装柜：（P。28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A． 货柜选择：（P。29）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨
B．制作装箱单：（P。30）装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C．跟踪装柜：（P。31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4).制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。
五．进口货物跟单的基本程序：
（1）就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。
第一讲 物料采购及物料进仓跟踪
这一章里，我们要掌握：物料采购跟单的基本要求
物料采购跟单的原因
物料采购跟单的流程
物料采购跟单的方法策略
物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企
业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。
一．采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。（适时，适质，适地，适量，适价）
二．物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催：
1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成。等原因。
2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。
3、沟通方面的原因：信息交换不及时。
三.物料采购跟单流程：
1、制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。
2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。
3、物料检验：确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。
4、物料进仓：协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。
四．物料采购跟单的方法策略：催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。
1． 催单的方法：
（1）按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。有：
联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。
统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。
跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。
（2）定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。
第二讲 生产跟踪：（生产过程跟单）
本章要掌握：生产过程跟单的基本要求
生产过程跟单的流程
生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。
一．生产过程跟单的基本要求：
1、按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：
2、按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。
二．生产过程跟单的流程：
1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。
2、分析生产能力。生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？
3、制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。
4、跟踪生产进度
（1）生产进度控制流程：
（2）生产进度控制作业程序
（3）生产进度控制重点： 实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因：
1． 原计划错误
2． 机器设备有故障
3． 材料没跟上。
4． 不良率和报废率过高
5． 临时工作或特急订单的影响。
6． 前制程延误的累积
7． 员工工作情绪低落，缺勤或流动率高
（4）跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。
5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
6.我们再提一下有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。
第三讲 货物运输跟单
本章要点：出口货物的跟单流程
进口货物的跟单流程
集装箱货物运输的跟单流程
货运单证的缮制
货物的通关与报关
货物运输主要有海运，空运，铁路，陆运，集装箱。出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。跟单员的主要工作是制作货运单据，协助报关员进行货物的通关与报关。
货物运输跟单流程：跟单流程随货物运输方式的不同而有所区别。我国进出口货物运输的方式大多采用海运，并用集装箱为承载容器。这里我们讲三种货物运输的跟单流程：
1、海运出口货物的跟单流程： 视贸易条件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交。
（1）报验：收到LC 或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构申报。
（2）租船订仓：与船公司或货代联系。
（3）办保险：CIF价，我们要投保
（4）货物集港：出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。
（5）报关：货物集港后，我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。
（6）装船：凭盖有海关放行章的装货单，货物可装船。
（7）发装船通知：货物装船后，即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。
（8）支付运费：
（9）退关：已完成报关手续放行的货物，因特别情况，如无舱位，货短少。不能装船，要向海关申报退回，退关货物应在运输工具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。
2、海运进口货物的跟单流程：也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口，由出口方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口。我们自已安排船。跟单程序如下：
（1）租船订舱：
（2）发派船通知：船位订下后，将船名，船期通知出口方，使其按期备好货，装船。
（3）办保险：我们收到国外卖方装船通知后，即向保险公司办理投保。
（4）汇集单证：各种进口单证是办理进口报关，报验，接交等不可缺少的凭证。
（5）办理商品登记：凡法检商品货到后，我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。
（6）报关：所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行。
（7）监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给进口方。（核对标记对否？是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录，作现场拍照。查清损失的具体数量，查明残缺的原因和责任人，索要证明以进行索赔。
3． 集装箱运输货物的跟单流程： 出口跟单流程：
（1）订舱（订箱）。按货的体积订箱。20’ 29 &ndas h;30 17.5t 40’58 –61 22.5t 40’H 68-71 27.5t
（2）接受托运,发送空箱
（3）整箱货的装箱与交货：装箱前（不得晚于装箱前24小时）向海关办理报关。
（4）拼箱货的装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接收。
（5）货物进港：在船吊装前24小时截止货进港。
（6）换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。
（7）装船：
（8）寄送资料：
进口：
（1）寄送资料（起运港的船公司在货船到港前〈近洋24小时，远洋7天〉用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货物清单。
（2）分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准备。
（3）发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知。
（4）换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。
（5）卸船提货：办理进口报关。
（6）提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公司索赔。
4． 货运单据的制作：
（1）海运单据：装船通知(Shipping Advice)，主要内容：L/C 号或S/C号，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。
（2）航空运单（Airway Bill）是运输单据，而不是提货的凭证。
（3）集装箱货运单据：托运单（9联单）和装箱单。
5． 货物的通关与报关流程及操作
（1）货物的通关程序及流程：接受申报——审核单证——查验货物——办理征税——放行。
（2）货物的报关则包括：进出口申报——查验——交税——提货或装货。
第五篇：外贸业务员的详细工作流程
外贸业务员的详细工作流程。
步骤/方法
一、接到询盘
1、认真报价
（1）与工厂核对最新产品价格
（2）查当日最新汇率
（3）核算FOB价格
（4）与货代联系询最新海运价格
（5）报价单中各种参数一定要准确，尤其是集装箱的装量
（6）付款方式要确认
2、做样品
（1）安排工厂打样
（2）一定要客户确认样品在下单
二、客户下单
1、做PI
（1）公司名称、客户名称一定要对，要逐一检查
（2）订单号，PI的时间一定要正确
（3）商品名称一定正确
（4）单价金额一定要核准
（5）总金额和大写金额一定要正确
（6）一定要有正确的本公司银行信息
2、做合同
（1）公司名称、客户名称、抬头和日期一定要对，要逐一检查
（2）产品名称、规格、单价、总金额、重量、体积等一定要逐个检查，确保没
有错误
（3）合同其他条款一定要做细做全
三、安排工厂生产
1、下订单给工厂
（1）要写清楚索要购买产品的名称、规格和数量
（2）索要正规报价（工厂传真过来）
（3）等收到客户银行水单再安排工厂生产
2、做采购合同
（1）合同一定要做细，合同号，以及涉及各个产品规格参数一定要写全。
（2）数量、金额要仔细核对无误
（3）验货方式要写详细、清楚
（4）确认付款方式
（5）确认出了问题的解决办法和索赔方式
3、打定金给工厂
（1）核对工厂账号信息
（2）核对本公司会计打款的账单信息
（3）电话跟踪工厂钱款是否到帐
4、跟踪生产进程
（1）随时掌握生产进程
（2）确认货物尺寸、重量
四、联系货代安排运输
1、要价格（海运或空运）
（1）多找几个货代比对价格和船公司
（2）选定价格和货代公司
（3）确定好付款方式（预付还是月结）
2、快递报关单证
（1）快递报关单证给货代报关（报关单、agent报关委托书、核销单、出口货物明细单、装箱单、CI、销售合同，空白单）
（2）确认报关信息
五、交货运输
1、通知客户打余款
（1）通知客户货已生产完成，拍照
（2）做PI给客户打余款
（3）安排客户验货
2、打余款给工厂
（1）验货
（2）打余款给工厂
（3）要增值税invoice
（4）工厂安排送货到指定仓库
3、运输货物到目的港
（1）货物运出后要提单
（2）货到港后付货代运费
（3）货代要invoice
（4）货代核销单和报关单
一、接受货主询价
1、海运询价：
a.需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格； b.主要船公司船期信息；
c.需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规）
2、陆运询价：（人民币费用）
a.需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格；
b.各港区装箱价格；
c.报关费、商检、动植检收费标准。
3、不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
二、接单（接受货主委托）
接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：
1、船期、件数
2、箱型、箱量
3、毛重
4、体积
各项型最大体积为：(长*宽*高)可装体积，可装重量
1×20’GP=31CBM6*2.38*2.382517MT
1×40’GP=67CBM12*2.38*2.385525MT
1×40’HC=76CBM12*2.7*2.38
1×45’GP=86CBM
（注：GPgeneralpurpose普通箱；CBMcubicmetre立方米；MTmetricton公吨；HChighcubic高箱）
5、付费条款、货主联系方法
6、做箱情况，门到门还是内装
三、订舱
1、缮制委托书（十联单）；
制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。
2、加盖公司订舱章订舱：
需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。
3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。
四、做箱
1、门到门：
填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
2、内装：
填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）
五、报关（有时同时、有时先于做箱）
1、了解常出口货物报关所需资料。
a.需商检
b.需配额
c.需许可证
d.需产地证
e.需提供商标授权、商标品名
f.出口香港地区货值超过万，其他地区超过万，核销时需提供结汇水单（复印件）g.需提供商会核价章
2、填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packinglist)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。
3、显示报关单所在货物的“中文品名”，对照编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。
4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
5、跟踪场站收据，确保配载上船。
6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。
六、提单确认和修改
1、问明顾客“提单”的发放形式：
a.电放：
需顾客提供正本“电放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司电放。b.预借(如可行)
需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。c.倒签(如可行)
需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签。*此种情况下，多半是签发HOUSEB/L.d.分单：
应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。e.并单：
应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单 f.异地放单：
须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。
七、签单
1、查看每张正本提单是否都签全了证章。
2、是否需要手签。
八、航次费用结算
1、海运费
a.预付(FREIGHTPREPAID)
b.到付(FREIGHTCOLLECT)
2、陆运费
a订舱
b.报关(包括返关之前己经报关的费用)
c.做箱(内装/门到门)
d.其他应考虑的费用：
冲港费/冲关费
商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改
九、提单、发票发放（提单样本）
1、货主自来取件的,需签收
2、通过EMS和快递送达的,应在“名址单”,上标明诸如:“提单号”、“发票号”、“核销单号”、“许可证号”、“配额号"等要素以备日后查证
十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单”
