第一篇：怎样开好会议1

精心组织

认真准备

提高会议效率

化工厂

吴天红

给大家介绍一本书，书名是《罗伯特议事规则》。作者罗伯特是在美国南北战争时期一名年轻的上尉，他曾受命组织一个重要的会议，而毫无经验的他没有使会议开成功，受到上司严厉的批评。经过痛苦的反思，他认识到了会议规则的重要性。从此以后，罗伯特先是严密的关注英国议会的各类规则，之后便进行了细心的总结和归纳，联系美国实际写出了一本《议事规则》，从此风靡世界。本书涉及内容很多，这里不一一列举，大家有兴趣可以看看。随着社会管理日渐完善，即使对普通百姓而言，看看如何开会，也是很有益处的。

新一届党和国家领导人大力倡导改进会风、转变作风，全国上下都闻风而动，清新的风气方兴未艾。但如何开好会议，的确有些技巧，并不是每个人都很清楚。本文通过对《议事规则》的学习，结合企业的实际，就如何开好会议、提高效率谈点粗浅的看法。

企业里，会议的召开大致有以下几种情况。

1、常规会议。行政方面有生产调度会、办公会等等，党群方面有职代会、书记例会、工会例会等等。这些都是常规会议，有相对固定的模式和程序，但在每个环节都有一些需要注意的，稍后有所论及，这里暂且不展开。

2、专题会议。利用开会这种集思广益的形式，讨论解决某一项难题、审议某项议题等等。

3、临时会议。一是工作协调会，某个临时任务需要涉及多个部门的协商以及协作，为了明确各部门在这件事情上的具体分工而召开。二是传达上级会议精神的会议。

4、其它会议。

虽然会议形式很多、内容各异，但如何开好会议，道理大致相同。

一、会议流程

完整的会议流程应该包括：准备会议、通知会议、召开会议、评估会议等几个环节。

1、会议召开时间的选择。首先要看主要参会领导的时间而定，否则，开了会却不能形成有效力的决议，等于白开。其次要兼顾大多数参会人员的时间而定。另外，尽可能不要占用休息时间。

会议时间的通知最好包括开始时间和结束时间。很少看到会议通知有结束时间，其实这样是很必要的，便于参会者安排自己的其它工作，也给发言者一个约束，使会议更高效。有一段纪念复旦大学老校长、著名物理学家谢希德先生的纪录片，其中提到她组织会议就是这样，通知几点到几点开会，到时间马上结束，绝对不超时，轮到自己总结时，言简意赅、既面面俱到又重点突出，真乃大师风范，值得每一个会议组织者学习。

2、会议召开地点的选择。确定会议的召开地点比较简单，但并非没有讲究。至少应该考虑两点：

一、方便大多数参会人员参会，二、满足会议规模的要求，尽可能有宽松的会议场所，包括洗手间，会议休息等。

3、会议准备。凡事预则立不预则废，会议也不例外。会议组织者必须就会议内容（相关会议材料）及相关设施（如话筒、音响、电脑、投影仪等都要提前试好）做好充分准备，包括必要的会场布置、会务服务等，否则会议难以有效地进行。

专题会议，需要组织者准备好相关材料。而且，为了提高效率，最好提前把需要讨论的材料发给与会者，使之有充足的时间进行熟悉。工作协调会的组织者首先要考虑有没有必要召开，是否还有其他更好的方式，例如找几个人商量商量、打几个电话安排一下。如果有其他的解决方式，会议的召开就没有必要。毕竟开会是需要成本的，即使是个人的时间，也是一种成本。

4、会议通知除了时间、地点之外，应该明确告诉参会者会议主题，哪些人发言、发言的时间要求、内容要求（包括书面材料要不要做PPT等）及顺序等。通知要尽可能提前，以便参会者准备。

5、会议纪要。会议纪要首先是为了记载和传达会议的情况和精神，更重要的是落实会议精神的指导性文件。会议纪要是对会议进行系统的总结梳理。注意这里的“系统”二字，这表明会议纪要绝不是会议记录，它是会议精神的细化完善的过程，要突出重点，兼顾其他。会议纪要之所以要会签或者经过主要领导签发，正是这个原因。

6、会议评估。一次会议的成功与否并不是看它的决议能否得出，而是要看这份决议是否得到了真正地贯彻执行。要做到这一点，要求会议必须确定每一项决议由谁来执行、执行的效果如何判定、由谁来监督执行、效果不理想的责任判定和处罚等四个因素。这样，才可以被称为“成功的会议”。否则，不管会议开得如何流畅，都毫无意义。

二、会议技巧

1、会议主持人。

会议的主持人是一场会议能否开好的关键，你不一定是心思缜密、博学多才的人，但必须对本次会议内容有充分的了解和准备。

首先，会议主持人应该严格会议纪律，但需要谨记把握好度，不要太苛刻，也不能太宽松。太宽或太严的结果都会造成会议的技术性延迟。要牢记会议中心任务，把握会议节奏，保证按预期的进程进行。个别发言者的拖沓会使得人们心生厌恶而无法聚精会神地开会，如果某个人的发言超过了时间限制，应当及时提醒，并找机会在下面的环节中把时间补回来。一般发言给十分钟足够。十分钟是什么概念？按正常语速，汉语每分钟可以讲180～220个字节，十分钟可以讲约202_字节，合A4纸可打印近4页。当然，对患口吃者和不讲汉语者可以适当放宽时间。

其次，要平等对待每一位与会者，引导与会者畅所欲言。对少数人的意见也必须尊重，哪怕有些意见未必正确，但只要没有意气之争，每一个诚恳的发言都应该受到尊重。会议主持人一般不宜对发言者立即作评价，这样有助于会议公正地进行。第三，会议冷场和过激都会使会议无法正常进行，会议主持人必须要掌控会议局面，既善于打破沉默，又要让会场适度冷静。

另外，要善于记住参会人员或发言积极分子的名字，适时地向大家介绍陌生的与会者，既会使与会者对你产生尊重，也能够提高会议效率。

2、与会者。首先，开会是一个正式的集体活动，首先当然要按会议要求穿着 得体，按时参会，切勿迟到，这是对其他与会者的尊重。迟到者如果遇到严厉的会议主持人把你点名批评甚至罚站，那多么尴尬！

其次，即使没有提前通知你发言也要认真准备，否则一旦临时让你发言，可就现眼啦。要认真听取别人的发言，切忌在别人发言时窃窃私语或心不在焉，这是对发言者的不尊重。设身处地想一想，你发言的时候是不是很在乎别人是不是在专心听，就知道别人发言时你该怎么做了。

第三、发言时，一是切忌拿着稿子照本宣科，即使有稿子，也要熟悉内容，尽可能脱稿，久而久之会锻炼自己的应变能力。二是要严格控制时间，超时了以后会引起别人对你的反感，你占用的不是会议时间，而是别人发言的时间，闹不好会使整个会议时间延长，耽误大家的时间而不受抱怨是不可能的，经常这样会降低你在团队中的威信。

召开专题会讨论解决某一项难题、审议某项议题时，越是级别高的领导或资深的专家，应该越靠后发言，这样才能达到广开言路，集思广益的作用。否则，领导一开始就发表观点，会给与会者一种定调子的感觉，其他人便不好多讲相左的意见。毛主席的资深秘书胡乔木曾经回忆说，毛主席以前开政治局会议，都是先提出问题，听其他同志发言，然后自己归纳总结，做出的决定大都是正确的；而到晚年，倒过来了，一开始毛主席就讲明自己的观点，让大家去讨论，这种讨论，名曰集体讨论，实为贯彻执行，结果可想而知！

即使是传达上级会议精神这类看似简单的会议，其实也有技巧，至少两点必须注意：

一、传达者要吃透上级会议精神，忌讳照本宣科。

二、要结合本单位实际来解读上级会议精神，必要时对上级会议与本单位相关的事情做出安排。

三、有效沟通

1、牢记会议也是一种重要的沟通方式。能够在会议之前沟通解决的，最好不要提到会议上。很多情况下，开会只是个确认的过程。更多的人没有时间也没有必要听当事双方在会议上讨价还价。极个别的现象是把本来能够在会前沟通解决的事情有意提到会议上，让责任方难堪。这样做，短期看，无疑能促进所提之问题的解决；但长期看，这种做法不可取，因为并不利于长期、日常的协作。再好的制度都需要人来执行，这就凸显了人与人沟通的重要性，极有必要与相关部门建立长期的、融洽的沟通。让人家难堪可不是一种聪明的沟通方式。

2、如果因为各种原因，必须通过会议达成某项决议，为了提高会议效率，不妨在会前多沟通，这是技巧而不是原则问题。要知道会议只是一种解决问题的方式。聪明人不仅会利用别人的大脑，也会利用别人的嘴巴。周总理在万隆会议上，就通过与各国领导人频繁的私下沟通，成功地使会议达成了决议，挫败了美方不想让会议形成任何决议的图谋，极大地树立了新中国的声望，也使自己赢得了广泛的赞誉。

3、比较重要的会议，尤其是亟需向外界传递会议信息的，别忘了请媒体来进行报道，而且有必要提前和媒体沟通好报道的重点，因为同样的事情不同的人从不同侧面看，重点是不一样的。

总之，开会是工作中不可或缺的重要内容，如何开好会议，的确 有一些技巧。本文所说的注意事项，仅供参考。怎么样成为一个优秀的会议组织者和一位务实高效的参会者，其实也很简单——注意观察各种会议上你认可的做法，然后比照改进自己的表现，不断总结，就能提高。

第二篇：怎样开好会议

介绍一本书，开好一个会

给大家介绍一本书，书名是《罗伯特议事规则》。罗伯特是在美国南北战争时期一名年轻的上尉，他曾接受了一项组织会议的任务，而毫无经验的他没有使会议开的很成功，受到严厉的批评。经过痛苦的反思，他认识到了会议规则的重要性。从此以后，罗伯特先是严密的关注英国议会的各类规则，之后便进行了细心的总结和归纳，联系美国实际写出了一本《议事规则》，从此风靡世界。本书涉及内容很多，这里不一一列举，大家有兴趣可以看看，网上就有。随着社会管理日渐完善，即使对普通百姓而言，看看如何开会，也是很有益处的。

新一届党和国家领导人在改进会风方面有明确的要求，全国上下都闻风而动，但如何开好会议，的确有些技巧，有些人并不十分清楚。本文通过对《议事规则》的学习，结合厂里的实际，就如何开好会议、提高效率谈点粗浅的看法。

一、为什么要开会，如何开会？

会议的召开大致有以下三种情况。

1、常规会议。行政方面有生产调度会、厂务会、现场办公会、安委会、“三标一体”相关会议等等，党群方面有职代会、党政联席会、书记例会、工会例会、“三会一课”等等。这些都是常规会议，有相对固定的模式和程序，无需多说。

2、专题会议。利用开会这种集思广益的形式，讨论解决某一项难题、专题。包括审议某项议题，如操作规程审定等等。

3、协调会议。某个临时任务需要涉及多个部门的协商以及协作，1

为了明确各部门在这件事情上的具体分工而召开。对于这类会议，组织者首先要考虑有没有必要召开，是否还有其他更好的方式，例如找几个人商量商量、打几个电话安排一下。如果有其他的解决方式，会议的召开就成了没有必要。毕竟开会是需要成本的，即使是个人的时间，也是一种成本。

4、传达上级会议精神的会议。这种会议说来最为简单，其实要开好，也有几点必须注意：

一、传达者要吃透上级会议精神，忌讳照本宣科。

二、要结合本单位实际来解读上级会议精神，必要时对与本单位相关的事情做出安排。

二、会议流程

完整的会议流程应该包括：准备会议、通知会议、召开会议、评 估会议三个阶段。

1、会议召开时间的选择。首先要看主要参会领导的时间而定，否则，开了会却不能形成有效力的决议，等于白开。其次、要兼顾大多数参会人员的时间而定。最后，尽可能不要占用休息时间。

2、会议召开地点的选择。确定会议的召开地点比较简单，但并非没有讲究。至少应该考虑两点：

一、方便大多数参会人员参会，二、满足会议规模的要求，尽可能有宽松的会议场所，包括洗手间，会议休息等。

3、会议准备。会议组织者必须就会议内容及相关设施（如电脑、投影仪等都要提前试好）做好充分准备，否则会议难以有效地进行。当然还有会务服务。凡事预则立不预则废，会议也不例外。

4、会议通知除了时间、地点之外，应该明确告诉参会者会议主题，哪些人发言、发言的时间要求、内容要求及顺序等。通知要尽可能提前，以便参会者准备。会议时间的通知应该包括开始时间和结束时间，后一点很少有，但通知会议结束时间其实是很好的，便于参会者安排自己的其它工作，也给参会发言者一个约束，使会议更高效。我看过一段纪念复旦大学老校长、著名物理学家谢希德先生的纪录片，其中提到她组织会议就是这样，通知几点到几点开会，到时间马上结束，绝对不超时，轮到自己总结时，言简意赅、既面面俱到又重点突出，真乃大师风范。

5、会议纪要。会议纪要首先是为了记载和传达会议的情况和精神，更重要的是落实会议精神的指导性文件。会议纪要是对会议进行系统的总结。注意这里的“系统”二字，这表明会议纪要绝不是会议记录，它是会议精神的细化完善的过程，要突出重点，兼顾其他。会议纪要之所以要会签或者经过主要领导签发，正是这个原因。

6、会议评估。一次会议的成功与否并不是看它的决议能否得出，而是要看这份决议是否得到了真正地贯彻执行。要做到这一点，要求会议必须确定每一项决议由谁来执行、执行的效果如何判定、由谁来监督执行、效果不理想的责任判定和处罚等四个因素，这样，才可以被称为“成功的会议”。

三、会议技巧

1、会议主持人。会议的主持人是一场会议能否开好的关键，你不 一定是心思缜密、博学多才的人，但必须对本次会议内容有充分的了

解和准备。

第一，会议主持人应该严格会议纪律，但需要谨记把握好度，不要太苛刻，也不能太宽松。太宽或太严的结果都会造成会议的技术性延迟。要牢记会议中心任务，把握会议节奏，保证按预期的进程进行。发言者的拖沓会使得人们心生厌恶而无法聚精会神地开会，如果某个人的发言超过了时间限制，应当及时提醒，并找机会在下面的环节中把时间补回来。一般发言给十分钟足够。十分钟是什么概念？按正常语速，每分钟可以讲180～220个字节，十分钟可以讲约202_字节，合A4纸可打印近4页，美国的独立宣言翻译成中文也不过2300多字。

其次，要平等对待每一位与会者，引导与会者畅所欲言。同时，不要有偏向。对少数人的意见必须尊重，哪怕有些意见未必正确，但只要没有意气之争，每一个诚恳的发言都应该受到尊重。会议主持人一般不宜对发言者作评价，这样有助于会议公正地进行。

第三，会议冷场和过激都会使会议无法正常进行，会议主持人必须要掌控会议局面，既善于打破沉默，又要适度冷静。

另外，记住参会人员或发言积极分子的名字，适时地向大家介绍陌生的与会者，既会使他对你产生尊重，也能够提高会议效率。

2、与会者。开会是一个正式的集体活动，首先当然要穿着得体，按时参会，切勿迟到，这是对大家的尊重。迟到者如果遇到像柳传志那样严厉的会议主持人把你罚站，那多么尴尬！其次，即使没有通知你发言也要充分准备，否则一旦临时让你发言，可就现眼啦。要认真听取别人的发言，切忌在别人发言时窃窃私语或心不在焉，这是对发

言者的不尊重，而古语说的好：尊人是尊自己。当你发言时，一是切忌拿着稿子照本宣科，即使有稿子，也要熟悉内容，尽可能脱稿发言，久而久之会锻炼自己的应变能力。二是要严格控制时间，超时了以后会引起别人对你的反感，你占用的不是会议时间，而是别人发言的时间，闹不好会使整个会议时间延长，耽误了大家的时间而不受抱怨是不可能的，这样会降低你在团队中的威信。

除了以上，还有几点需要提前沟通：

1、牢记能够在会议之前沟通解决的，最好不要提到会议上。很多情况下，开会只是个确认的过程。更多的人没有时间也没有必要听当事双方在会议上讨价还价。极个别的现象是把本来能够在会前沟通解决的事情有意提到会议上，让责任方难堪。这样做，短期看，无疑能促进所提之问题的解决；但长期看，这种做法不可取，因为并不利于长期、日常的协作。

2、如果因为各种原因，必须在通过会议达成某项决议，而你又没有把握，不妨在会前多沟通，这是技巧而不是方法和原则。要知道会议只是一种解决问题的方式。

3、比较重要的会议，尤其是亟需向外界传递会议信息的，别忘了请媒体来进行报道，而且有必要提前和媒体沟通好报道的重点，因为同样的事情从不同侧面看，重点是不一样的。

第三篇：怎样开好党支部委员会会议？

（1）明确会议任务。支部书记要根据实际情况分清主次和轻重缓急，在与支部各委员沟通的基础上，确定会议要解决的主要问题。

（2）做好准备工作。一是提前将会议的议题、时间、地点通知每个委员，使其安排好其他工作，做好思想准备，保证出席会议。二是如果是研究决定重大问题，会前要广泛听取党内外群众的意见。三是为便于统一思想，支部委员可在会前就研究的有关问题沟通看法，交换意见。

（3）充分发扬民主。开会时，支部书记要注意搞“群言堂”，使党支部各委员畅所欲言，各抒己见，坚决防止个人武断，任意决定重大问题。支部委员要增强全局观念，坚持集体领导的原则，积极参加讨论，充分发表自己的意见。在讨论中，如果有重大分歧，除必须紧急决定的事项外，其余的可以保留到下次会议继续讨论。如下一次会议仍然无法统一意见，可以把两种不同的意见同时报上级党组织或向支部党员大会报告，最后按上级党组织或支部党员大会的决定执行。按照党的民主集中制原则，支部委员会会议讨论决定重大问题时，到会委员必须超过支部委员人数的半数才有效。支部委员人数不超过半数时，可以召开支部党员大会讨论决定。

（4）抓住主要问题。支部委员会会议不要事无巨细，把应由各委员个人分工处理的事都拿到会上讨论，也不能把很多需要研究的问题都拿到会上讨论，每次会议要集中解决一两个问题。要开短会，讲求效率。

（5）做好会议记录。支部委员会会议要认真记录，记录的内容包括：会议的时间、地点、出席与缺席人员、列席人员、主持人、议题，每个委员发言的摘要，通过的决议等。

第四篇：怎么开好会议

如何开好会议

作为企业管理人员，每个人一定会碰上一大堆开不完的会议，如何开好会议，如何使会议开的有成效，如何让每个人都能各抒己见、各得其所？我工作十年以上，开了数不清的各类会议，总结经验，归纳以下十点供大家参考。

1． 以积极的心态看待会议 在参加会议以前，一定要以积极正面的心态参加，要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会，你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。

2． 要有明确的会议目的 开会通常为了三个目的：沟通、管理和决策。而不管哪一个目的，会前一定要明白会议的主题，围绕主题有的放矢做充分准备。

3． 精选参加会议的人员 会议的参加人员数量要适度，不能太多，在公司中的层级不能相差太远，否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。

4． 会前要有议程 要在会议之前建立清楚的会议议程，并要在会前发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、本质与架构，使他们能有充分的时间准备相关的资料。

5． 会前要作准备 参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备，包括收集信息、准备资料，如要在会上发言不但要准备发言内容，还要设想别人可能会提的问题并作准备。

6． 公开称赞、私下批评 会中要做到就事论事，争论时不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。

7． 开放心胸，容纳意见 会中要采取民主模式，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

8． 设定时间，准时开始、准时结束 要尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。

9． 认真做好会议记录 一定要有一个准确完整的会议记录，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

10．事后追踪 要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议 决议都能完成。

如何开好会议

管公司的大小，每天或者定期都会召开不同性质的会议。一个部门一个团队也是一样会召开不同的会议。那么，怎么做才能开好会议呢？从一个团队的角度来看，可以从下面几个方面来考虑。会议的重要

一个团队中，在开会之前，会议是否有必要召开，可以事先和大家打个招呼。如果召开的话，是否需要全员参加，是否其中的几个人参加就可以了。会议的召开人

召开会议的人就相当于一个项目的领导者，会议的时间，进程等等都需要他来控制，所以，召开会议的人必须做好领导工作，注意控制会议的议题，在会议过程中，把大家的话题聚拢到一起。会议过程中一定会阻碍会议进行下去的人存在，那么作为会议召开者应该在不影响大家积极性的同时，巧妙的把阻碍者的话题给引入正题。会议预定

在公司里召开会议，会议预定是不能少的。大家都有不同的工作，不可能随时就能放下工作开会，所以召开会议的人应该根据会议的议题提前一周或者一天把会议预定发给大家。会议预定中不能缺少的部分包括：主持人；会议时间；会议地点；会议议题。如果会议临时因为有事情不能召开，也应该及时通知大家。会议召开

在召开会议的时候讨论的内容最好不要超过5条，因为内容太多，容易产生干扰，达不到预期的效果，而且会议时间不宜超过2小时，人的大脑在经过两小时左右的会议时已经非常疲倦，大家也不会那么积极了。另外，在会议提出来的议题，应该在本次会议中提出解决方案，并且通过大家的同意，作为最终决定在会议总结中发给大家。如果此次没有结果的应该把下次会议的时间确定好，并通知大家。会议总结

每次开完会，主持人应该有个总结，比如本次会议的议题是什么，已经决定了哪些等等这些内容由会议记录员负责把开会的内容记录下来，会后总结好发给每个与会者。

怎样开好会

会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万次会议。无论你是与会者还是主持人，《会议》一书有助于你改进开会能力，使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议，从最基本的准备到合理安排座位，到最后闭会。全书101条简明扼要的提示，提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用，使你成功开好会议的信心增加，能力提高。

使会议开得卓有成效

开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。

1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。

3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。

4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。

5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。

6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。

10.信息要加以选择，避免过多。

11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

12.通过限制网上会议时间使会议完善。

13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

15.会议要尽可能小，以免分散注意力。

16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。

17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

18.会前先拉几个盟友。

19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

会议准备

为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。

26.任何议程变动都必须通知主持人。

27.议程要尽可能短小简单。

28.尽量将议程限制于一页纸上。

29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。

30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

32.必须将电话转移出会场。

33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

35.要找个确保没有干扰的会场。

36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

39.座位之间应有一臂长的间隔。

40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。

43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。

出席会议

一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。

47.会前拟出自己的发言稿。

48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

49.要保持积极的脸部表情和音调。

50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

51.开始发言前先作深呼吸。

52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。

53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。

55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。

57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。

60.必须按照议程顺序作会议记录。

61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。

63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

主持会议

每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

66.尽量于会前认识新来者。

67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。

69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

71.要制止支流辩论和私下交谈。

72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。

73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。

76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

79.必须清楚每次会议的规则。

80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。

81.要改变会议气氛，须先改变议题。

82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。

83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。

84.确保各项决议记录在案。

85.必须尽量以积极的调子结束会议。

86.向每位到会者、所有的发言人致谢。

87.要区别书面规则与非书面仪式。

88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。

89.向与会者提供收发信件服务。

90.首先处理日常事务和管理事务。

91.应在签名报到台旁设一信息台。

92.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。

93.要为小组委员会制定准则。

94.不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。

95.可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。

96.请记住，你有权决定何时闭会。

97.为重要会议录像，以便将来参考。

98.要尽可能简化程序规则。

99.面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。100.如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。

101.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则。

第五篇：如何开好会议

可以肯定，没有多少人喜欢开会；甚至“开会”已成为相声大师马三立段子里的笑料……但不容否认，全球所有组织，包括企业，依然需要通过频繁开会来实现团队沟通。然而，即便你作好了心理准备，但在了解开会究竟占用了我们多少时间后，你仍会感到吃惊。

研究群体协作的专家迈克尔.多伊尔和大卫.斯特劳斯曾合写过一本《开会的革命》。按照书中所言：如果你是一个普通职员，你一生中用以开会的时间，保守估计也有9000小时（即连轴转逾一年）以上；如果你是一个中层管理者，每周可能有大约35％的时间用于开会；如果是高层管理者，更可能超过50％.从财务数字来讲，大多数组织“直接”花在开会上的费用，占行政预算的7％到15％，还不包括以会议为名义的其他开销。

面对花费了如此多精力和财力，而且在看得见的未来还离不开的“会议”，我们在抱怨开得太多而效率太低之后，最终有意义的行动，唯有用心琢磨如何才能开好会。尤其在这个经济寒冬，相信不管是冬眠还是冬泳的公司，只要还活着，都会召开比平时更多的会，以期望找到继续活下去的办法。

我们每天都在操演的会议，为什么始终开不好？怎样才能开好会？

如果会议目标不清晰，如果会前准备不充分，那……其实这不就是我们身边的常态吗！

会，怎么就那么长？

听说过熬夜，可听说过“熬会”吗？

在“文山会海”之后，这可是表达对开会反感与无奈的最新名词。

其实“会”本身并无过错。大到国际政界，小到一个企业，许多问题不开会还真没法解决。可就是这么重要的会，却甚至成为最容易让人偏头痛的“头等大事”。究其原因，最大诉状即在于冗长。而且特别奇特的是，越是冗长的会议越是难以有效果，开了等于没开。那么会议，怎么就那么长呢？

只会不议，议而不决

好不容易熬到部门大领导结束了整整一小时的发言，五个项目组组长各自用长达几十页的PPT汇报了各自小组的工作——尽管对于其中的多数小组，你并不了解，也不明白他们说了些什么，但这又使会议增加了两小时。

真正的讨论阶段开始了——该如何最大限度地把成本降下来。无数人从昏昏欲睡中醒来，却又陷入到交头接耳中。五十多号人，你一句我一句，你见缝插针才抢到10分钟，把你准备了一个通宵的成果仔细汇报了一番。但是此时已华灯初上，会议在喧嚣中宣布结束——下次再议。

点评：这是许许多多企业开会时常有的景象。或者只“会”不“议”，把会议变成纯粹的报告会；或者议而不决，只设定会议主题，却没设定目标。白白地浪费了会议的财务成本和参与者的精力、时间，却完全没实现会议的效益。而在报告和单纯的议论中，时间消逝，会议就这样无限度地被拉长了。

站在不对等的平台上

平时整个部门都在各忙各的，部门会议只是分配任务的代名词。谁料到，同事小王突然遭遇难题，部门会上经理要求大家必须献计献策。但问题是，没人知道小王所负责的项目具体是做什么，进展如何，无从说起。于是，小王花费了一小时来详细介绍情况。但尽管如此，大家出的“谋”划的“策”依然有许多并不适合他。最后，会议变成更熟悉情况的部门主任和小王两个人的相互讨论，而可怜的大家沦为“陪会”者，生生熬了两个小时，因为不断走神，到最终也没明白究竟问题是什么。

点评：开会的一个重要目的当然是交流，解决问题。但一旦交流者处于不对等的平台上，就会因为首先要相互了解而大大延长了会议的时间。而且，这种不对等情况下的交流，效率

也必然大打折扣。

各色问题一锅烩

今天是你妻子的生日，早晨，你和妻子召开家庭“会议”，本来想讨论一下晚餐怎么安排。结果却从过生日讨论到今年该去哪里度假，从度假想到可爱的儿子，进而讨论到今天谁到学校接孩子的议题。

谈话结束的时候，似乎什么成果也没有，你们依然没决定晚上该去哪里晚餐，今年该到哪里度假，甚至晚上谁去接孩子也没定。

点评：其实企业里的会议也常常如此。战略问题和战术问题常常混为一谈，领导冷不丁地转换话题，一会儿是极其具体的迟到要罚款多少，一会儿是公司面对经济危机该如何转型。问题是，即使是最聪明的人也难以完成必要的前后转换。因而不可能每个人都同时跟随主题推进。来回扯皮之间，时间大段大段地消耗过去，而且往往难以形成有效的决议。一个个冗长而低效的会议，就这样诞生了。而且还在不断诞生着，比如此刻。如何召开一个有结论、有效率、不招烦的会议？

开好会议有诀窍！

许多经理人都常常感叹，为什么自己总有开不完的会？会议不仅多，而且总是那么长。本打算开一个小时的，最后两个小时也解决不了问题。

如何做才能摆脱这种状况？

会前——要做哪些准备？

对部门主管来说，即使是小型的会议，也不能疏忽会前准备工作，这直接影响着会议的效果。

首先，设计好会议议程和议题。作为部门主管，通常都会在会前设计好要讨论的议题。比如：总结上周工作、汇报下周工作，沟通重要项目的实施情况、提出新项目或课题等。但是许多主管却常常忽视一件事，就是议题虽然设计好了，但是需要达成的目标、需要决定的要点、采取什么样的沟通形式（比如：头脑风暴），却没有提前考虑好。

于是，会议就变成了无休止的沟通和讨论，头绪越来越多，根本无法达成任何结果。因此，主管在会前要做的是加法，尽可能将议题细化：讨论什么议题、达成什么结果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定；而在会中，则要做减法，要把议题清晰地引向你设计的方案中。

其次，会前几天要公布议题。主管不但要自己明晰议题，更要让大家知道。许多部门会议，员工在会前对要讨论什么都一无所知。没有准备之战，又如何打得胜呢？主管要尽可能在会前两三天，哪怕是前一天通知大家会上要讨论的内容，可以让大家做一个较充分的预习和准备，必能使效率倍增。

再次，确定参加者。有的主管会说，部门总共就这十几个、几十个人，所有内容都大家一块讨论呗，也能多些参考意见。但事实上，让许多与议题无关的人参会，只会让会议效率变得更低。比如：非相关人在不明情况下发言，其意见的参考价值会大大减弱，甚至会误导相关人的看法，同时会议时间也必然增长。事实上，对于那些非相关人，不如干脆不要浪费他们的时间。或者，对于有必要让更多人了解的决议，可以由主管进行会后通报，或者用简报的形式去通报亦可。

会中——为什么爱“跑题”？

为什么设计好的议程，在进程中总会出现“跑题”现象？

首先，明确会议讨论方向。在会议中，常会出现讨论层面不清晰的状况。比如：有的人在讨论战略层面，而有的人已经在讨论战术层面的问题了。最让人遗憾的，有时会议看似开得很热闹，可一总结才发现，连最基础的战略问题其实都没有确定下来，其他不都是徒劳吗？因此，会议到底是要讨论战略层面，还是战术层面，主管首先一定要清晰，切不可眉毛

胡子一把抓。

其次，抓住会议核心人物。在任何团体和活动中，都会有核心人物，而他并不一定是位高权重者，但他一定是最具有影响力和说服力的人。因此，盯紧他们的表现和言论，随时引导和纠正他们的讨论方向，就能使会议效果事半功倍。

同时，会议主持人一定明确自己的立场，不可把自己当成个局外人：让他们去讨论吧，自己只是组织者和教练的角色而已。但也不能相反。主管一定要明确：开会的目的是为了汲取更多人的智慧和意见，而不是主管个人的演讲会。要知道，如果你太多地发表意见，很容易限制和误导大家的思维。

再次，不要让气氛淹没实质。有时，主管为了营造一种沟通的气氛，偶尔会抛砖引玉，但是有时砖难免会抛得“远”了一点儿。或者是有人在发言中，说了句笑话，接下来的发言者，可能一不自觉就引申到了其他内容上。其实，“跑题”很多时候都是不由自主发生的。

因此，主管此时就要及时“喊停”，如果一个话题，被四个人说跑了题，那么离题就已经十万八千里了，这完全是一个级数效应。

会后——难道还有事吗？

首先，别忘总结。在一个部门会议中，通常会对几个议题进行讨论。有很多会议都是虎头蛇尾，只要所有议题都讨论过，会议也就随之结束了。这看似节省了时间，而实际上却不可取。主管在会议结束前，一定要适当地总结要点，再次明确每项任务的责任人、工作要点、完成时间等，要将会议上达成的一致成果加以总结。这不仅能让员工再次明确自己的责任，还具有很强的提醒功能。

其次，要做好会议纪要。也许主管会说，每个参会者都做了记录，还用多此一举吗？事实上，会议纪要是一个很重要的部门资料，尤其对于达成了明确目标、责任人、注意事项、完成时间等内容的成果，都是对项目、个人、成果进行考核的依据。

再次，会议结果不要有模糊字眼。在许多会议结束后，都常常没有确切的结果，比如：“基本上同意”、“大致通过”这样的话，要尽可能减少甚至拒绝。因为这样的话根本没有意义。因此，会议一定是要有明确结果。哪怕没有明确结果，也要给出达成结果的时间。三星会议的三原则

韩国三星集团曾经出过一本书——《开会就要学三星》。为什么三星会将开会这样的“小事”出一本书？是因为，三星认为会议文化的差异，将直接影响一个公司的经营业绩。在三星会议中，有三个最基本的原则不可不知。

第一个原则：周三不开会。对于许多公司而言，开会一般是不会考虑哪天不宜开会的。而在三星，则确定了周三不开会。因为这一天，无论是员工的工作状态还是业务，都是处于最高潮的时候，一定要抓住这个良好的状态服务于工作。

第二个原则：会议时长1小时，最多不超过1.5小时。召开会议时，三星还会将一个定量为一小时的沙漏，放置在会议室中，为严格遵守时间施加了无形的压力。而三星这么做，也是有充分科学依据的，专家称：一个成年人集中精力的时间，不超过两个小时。

同时，为了避免闲谈或因无关的事浪费会议时间，三星还采用了可使效率提高两倍的站立式会议形式。因为，据说人的大脑活动最活跃的时间是在站立的状态下，并且是确定好了结束时间的时候。

第三个原则，将会议内容整理成一张纸。有时只要一说会议结束了，至于谈了什么、结果是什么、必须实施的内容就记不清楚了。因此，三星规定：会议内容要由专人整理好，发给参会者和相关人员，同时，这份记录一定要是简洁的一张纸。管理

能管理好员工，但你能管理好会议吗？也许，这本来就是一回事。

会议也需要管理——当好主持人

多数时候，部门会议的主持人就是部门主管本人。但是，主管们，你是否真正知道，主

持人的责任有多重大？

沟通漏斗可以告诉你：如果一个人心里想的是100％，那嘴上说的就是80％，别人听到的则只有60％，别人听懂的变成40％，而别人行动，最后只有20％。

沟通的效率是如此之少……而即便这20％是否能保证，还系于主持人。主持人能否引导大家真的说出80％，又能让其他人真的听懂40％？主持人究竟需要怎样的管理会议技巧？

其实很简单，那就是“听”和“说”。

你会“听”吗？

每个人都会听，但对主持人来说，要做的是真正“中立”地听。把自己的思想、期待、成见和愿望暂时全部抛弃，全神贯注地来理解讲话者的内容，和他一起去体验，感受整个过程。这可是一种管理技巧。要知道这看似简单，实际上你未必能做得到。

倾听本身就是一种互动。来点儿眼神的碰撞，点头，简短的“不错”、“是的”等小反馈，或者把身子稍微前倾，如此可以增强对方的被尊重感，激发他的发言热情。

最关键的则是重复和总结。重复和总结既是对发言者最有效的反馈，也有助于帮助大家准确理解发言者的意思，提高沟通效果。

倾听还是一个排除“杂质”的过程。比如：有些发言者天生就是个“跑偏的人”。他可能在讲与主题无关的故事，很久才进入主题，或者讲得太模糊。还有些人则喜欢攻击别人，总是给予消极的意见。主持人真正去全神贯注地听，就会迅速发现这些偏离点，马上采取对策，比如：给予一些非语言性的暗示，低头看看手表，或者提议“能给点具体的建议吗”。

非常常见的情况还有上边开大会，下边开小会。一旦出现这种情况，最有效的办法是主持人“不说”，示意发言者也“不说”，想想看什么效果？会场突然安静下来，开小会的人自然就不开了。

“说”的技巧

除了听，当然还要说。

一个很重要的说话技巧是探询。员工发言常常是不假思索的，或者过于激动或者表达能力欠佳，往往使其他人不知所云。这时候主持人要了解他的真实意见，例如：“那结果怎么样呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”不过，探询之后并未结束。在发言者回答之后，主持人还需要继续呼应确认，比如：“我明白你的意思了”，“我认为问题是……”如此，一个完整的沟通过程才算完成。

会议中，总难免有反对意见。对反对意见，主持人尤其要确保自己和大家都明白。这时候可以采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。例如：“刚才某某的发言大家都清楚了吗？”或者说：“你刚才是说的这个意思，对吗？”在测试之后，再把大家的意见集中，例如：“刚才大家讨论得非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三……”使与会者一目了然。

在会议中，把大家的意见集中是主持人的一项重要功能。这也是需要很高技巧的。在会议进行到一个小阶段时，主持人需要将大家表达的思想按照层次逐级归纳，从低到高，并引导大家达成一致；下一个阶段也如此，再引导大家进一步达成一致，如此递进，最终达成整个会议的一致。在这个过程中，也有几句常用的说法可以借鉴，例如：“现在第一个问题讨论完了，接着我们再进一步，第二个问题你怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？”

最后需要强调的是，一旦发现会议中有人在打瞌睡，就要考虑会议是不是进行得太长了？这时候可以休息五分钟，或者把会议议程加快。

还有一个来自西方企业的观点：主管不能主导会议。主管只是会议的参加者之一，但他仍然拥有其他权力和职责，包括做最后的决策。此点也供主管们参考。

呵呵,会议通知流程一定要做完美！通知入住人员带身份证是重中之重!最好把房间号提前分好!