第一篇：资料档案管理办法

运营部资料、信息档案管理办法

为了加强档案资料工作的科学管理，逐步实现档案工作规范化，不断提高档案科学管理水平，更好地为本部门各项工作服务，根据工作的具体要求，结合本部门工作实际，制定本管理办法。

本管理办法共七部分：

一、资料、信息档案管理归档范围

二、归档文件的整理原则及质量要求

三、归档文件的整理方法

四、立卷程序

五、归档案卷的整理程序

六、资料档案管理的档案利用

七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责

《运营部资料、信息档案管理办法》

一、资料、信息档案管理归档范围

凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围；涉及到保密的资料和信息档案，归档范围依照《内部保密管理制度》第二条 保密范围实施。

二、归档文件的整理原则及质量要求

1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2、归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。

3、己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4、归档的文件材料应完整、系统、准确，必须是原件。

5、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、编目编号。

6、档案目录应确切反映文件内容，并区分保管期限。

7、文件材料的归档必须办理移交手续。

8、归档时间

8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。

8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料，应先办理档案借阅手续，使用完毕，及时归还。

8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。

9、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。

三、归档文件的整理方法

为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点：

1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。

2、及时收集: 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必须向内勤人员交纳全部的文件资料。

3、随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。

4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管安全。

四、立卷程序

1、立卷的原则

1.1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内容，手续完备，制作有利于长期保存。

2、立卷的组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系密切。形式按下述

内容和顺序进行：

2.1、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以多会一卷，一会一卷，一会数卷。

2.2、统计、报表、名册等文件，按照格式名称组卷。

2.3、部门管理和业务活动形成的文件、调研材料等，一般按单一问题组合。

2.4、分析报告、调研报告、工作计划、工作总结等文件，一般可按责任者（小组）或文件名称组合。

2.5、简报、刊物等，按期号组合。

2.6、在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、正文与定稿、请示与批复、转发文件与原件、不得分开，文电应合一立卷。

2.7、立卷视文件材料数量的多寡进行，当同一问题的文件多时，宜适当分卷，一般不超过200页。问题单一，文件数量少的，可立薄卷。

2.8、不同年度的文件一般不得放在一起立卷：跨年度的请示与批复，规划与总结、会议文件放在批复年立卷。

3、卷内文件材料的排列顺序

3.1、批复在前，请示在后

3.2、正件在前，附件在后

3.3、正本在前，定稿在后

3.4、定稿在前，历次重要讨论稿在后

3.5、结论性材料在前，依据性材料在后

3.6、文字在前，图样在后

3.7、其他文件材料依其他形成规律或特点。

4、备考表的填写

4.1、本卷情况说明：填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关内勤人员填写并签名标注时间。

4.2、检查人：负责立卷的部门领导签名。

4.3、日期：归档文件整理完毕的日期。

5、照片、声像档案

归档的照片应在背面加注说明和时间，并单独编制目录。数码底片须制作光盘应同照片放在一起归档。

五、归档案卷的整理程序

应以卷为单位，按划分年度、划分保管期限，视具体情况采用装文件袋或在文件左侧用线固定，然后按分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。

1、归档案卷的编号

归档章设置以下内容：

1.1、年度:填写文件形成年度，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如202_。

1.2、保管期限:填写归档文件保管期限的简称，即“永久”、“长期”“短期”。

1.3、页数:按该件有图文的页面计算，用阿拉伯数字填写总页数。每件按照发文笺、正件、底稿的顺序编写页号。页数为3位数，不足补“0”。页号位置，正面在右上角，反面在左上角。

1.4、室编卷号:填写归档文件排列顺序号，用阿拉伯数字标注，编制卷号时不得有重号或空号，卷号位数为3位。

2、归档案卷装盒

2.1、将归档案卷按室编卷号顺序装入档案盒，不同期限，不同年度的不能装入同一盒内。

2.2、填写档案盒脊。档案盒采用竖位摆放方式，在盒脊填写年度、保管期限、类别号、盒号等内容。其中起止件号填写盒内第一卷文件和最后一卷文件的卷号，中间用“——”号连接；保管期限栏填写“永久”、“长期” “短期”。

2.3、档案盒内应编制归档案卷目录，目录项目包括：文号、题名、日期、页数、备注。

2.3.1、目录统一使用A4型纸张。

2.3.2、题名：填写文件标题，标题中的单位名称可以省略；没有标题或标题不规范的，可按事由自拟标题，以“［ ］”予以标识。原标题加自拟标题不能超过50个字。

2.3.3、日期：填写案卷形成日期，用8位阿拉伯数字标注年月日，如20010101。

2.3.4、页数：同

（一）3

2.3.5、备注：注释文件需要说明的情况。

2.4、备考表的填制。备考表应置于盒内案卷之后，项目包括盒内案卷情况说明、整理人、检查人和日期。

2.5、盒内文件情况说明:说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2.6、整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

2.7、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

2.8、日期：归档文件整理完毕的日期。

六、资料档案管理的档案利用

1、本部门所有工作人员都有保护档案的义务和借阅档案的权利。

2、查阅档案，应办理查阅登记手续。查阅密件必须报经部长批准。

3、不得随意折叠或拆散档案。严禁对档案随意涂改、挖补。

4、外部门人员查阅档案必须持有所在部门介绍信和本人工作证，经本部部长审批。

5、借出和归还档案时，必须办理登记、清点手续，并按期归还，不得丢失、损毁。严禁擅自抄录、复制、公布档案。借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

6、调离本部门的工作人员，必须清理移交档案后方可办理调动手续。

7、违反档案查阅管理规定造成重大损失者，应依法追究当事者的法律责任。

七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责

1、对本部门文件材料的归档工作进行积累、整理和检查。

2、负责本部门档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管，编制档案检索工具。

3、负责档案设备管理，定期对档案设备进行安全检查，做好档案保护工作。

4、做好档案借阅利用工作，为部门各项工作服务。

第二篇：幼儿园档案管理办法和资料分类目录

幼儿园档案管理办法和资料分类目录

幼儿园档案是指幼儿园全部工作活动形成的，具有保存价值的 各种文字、图片、音像、实物等不同载体的历史记录。它是幼儿园 规范管理的重要内容，是实施素质教育、提高保教质量、推动各项 工作的重要依据和必要条件。为了进一步规范我市幼儿园档案管理，促进幼儿园持续健康发展，结合我市幼儿园在档案管理工作中存在 的实际问题，特提出如下要求，请抓好落实。

一、幼儿园档案管理办法

1．各幼儿园要按照“分类科学合理、内容详实齐全、管理精细 规范、书写打印一致、存放整齐划

一、便于查找使用”的总体要求，及时做好档案管理工作。2．各幼儿园应把档案管理工作列入本园工作计划，设立专用档 案柜，有条件的要建立档案室及借阅室，每名教职工应负责各自岗 位职责范围内的档案收集整理工作。

3． 幼儿园要配备具有一定档案知识并熟悉保教业务的兼职档案 管理员，并确定一名园长分管，落实专人管理、确保档案工作的开 展。

4． 各幼儿园应建立健全各项档案管理规章制度，如档案室安全 制度、档案管理制度、查阅（借阅）制度、入档文件要求、材料收 集制度、档案学习制度等。5． 各类档案材料要及时收集整理，及时归档。

6． 应归档的各种文件材料，要收集齐全完整，并进行分类立卷。案卷要求做到分类科学合理，标题简明确切，编制目录清晰，档案 装具符合国家标准。7．幼儿园在各项工作活动中形成的、具有保存、查考、利用价 值的文件材料或购置的各种教学物品均应归档。8．各幼儿园档案管理人员，应根据幼教工作实际需要，科学分 类归档，还应编制必要的检索目录本，并做好档案的收进、移出、保管、利用等情况的登记工作。

9．幼儿园档案实行集中统一管理的原则，必须收集齐全，规范 管理，确保完整和安全。任何部门和个人不得私自保存、销毁应归 档的文件材料。10．各幼儿园的档案工作，将作为评估幼儿园办园水平的重要 依据之一。

二、幼儿园档案资料目录

结合我市幼儿园的实际，幼儿园的文字档案可分以下十卷内容，分别是园务管理卷、计划总结卷、办园条件卷、队伍建设卷、幼儿 管理卷、教学教研卷、安全管理卷、膳食管理卷、保健卫生卷、财 务管理卷。

（一）园务管理卷 1．组织机构；

2．制度汇编（职责：园长职责、保教主任职责、总务主任职责、教师职责、保育员职责、保健医职责、会计职责等。制度：工作岗 位制度、学习制度、会议制度、请假制度、考勤制度、奖惩制度、安全管理制度、教师培训制度、备课制度、教研制度、卫生保健制 度、预防接种制度、食品留样制度、卫生消毒制度、财务制度、膳 食管理制度、家园联系制度等）；

3．幼儿园章程、办园规划、园舍建设规划、师资队伍建设规划、保教保育工作规划； 4．上级来文；

5．向上级反馈的文字材料；

6．年审相关材料如申报报告、上工作报告等报上级审批的 资料； 7．其他资料（会议记录等）。

（二）计划总结卷 幼儿园学期工作、教学教研工作、教师培训工作等各项计划和 总结，周活动计划、一日活动安排等。

（三）办学条件卷

1．幼儿园房产使用证明或房屋租赁证明、房屋建筑安全证明、消防安全证明、卫生许可证明、收费许可证明、登记管理证明明、幼儿园注册证明原件及复印件等；

2．幼儿园占地面积、建筑面积、绿化面积、户外活动场地总面 积及人均面积统计表；

3．幼儿园班级设置，幼儿园班级人数统计一览表，教师配备情 况等； 4．幼儿园每个活动室面积及内部设施配备登记表；

5．幼儿园大型玩具、体育运动器械、器具等登记表（含自制体 育用具）； 6．幼儿园各种玩具登记表及生均达标情况统计表； 7．幼儿园各类教具登记表及生均达标情况统计表； 8．幼儿图书登记表及生均达标情况统计表； 9．其它资料。

（四）队伍建设卷

1．举办者及法人的相关证明复印件（原件单独存放）；

2．幼儿园工作人员的资格证明复印件（包括园长、教师、保育 员、保健员、炊事员、驾驶员等工作人员的身份证、学历证、资格 证和体检合格证，原件单独存放）；

3．本园教职工花名册、岗位设置、各类报表； 4．教师培训、进修情况登记表；

5．教师参加教学活动的经验材料、论文、证书等复印件及登记 表； 6．教师观摩教学教案、评课记录等； 7．本园教工聘用合同等文件材料；

8．教职工日常工作量化考核办法及考核汇总情况表册； 9．教职工出勤、学习考勤统计表； 10．其它资料。

（五）幼儿管理卷

1．幼儿及其父母基本情况登记表、入园情况登记表、离园幼儿 登记卡； 2．特殊儿童教育记录；

3．幼儿素质测查、发展情况观察记录表； 4．家长问卷调查表（全园性）； 5．各班交接班记录表； 6．幼儿出勤情况统计表；

7．园内幼儿在幼儿园及上级主管部门组织的活动中获奖证书及 照片等资料； 8．其它资料。

（六）教学教研卷

1．上级教育主管部门颁发的教学工作计划、规定、条例、办法 等指令性、指导性文件；

2．保教工作会议记录； 3．教研活动实施方案； 4．教学大纲、规章制度； 5．幼儿重大活动计划、方案、预案、总结、照片等； 6．各种教学、教研活动、安排、办法、成绩汇总表； 7．家园联系卡，家园共建活动材料等； 8．班务计划、教学工作周安排等；

9．教学评优、公开课成绩、教育教学活动检查记录； 10．其它教学教研活动档案。

（七）安全管理卷

1．中心学校与幼儿园、幼儿园与教师、幼儿园与家长、幼儿园 与司机签订的安全责任书；

2．车辆使用登记表（包括驾驶员基本情况、车辆基本情况、接 送路线、随车人员等）；

3．园舍安全检查记录和园内大型玩具检修记录； 4．来客登记表； 5．其它安全管理档案。

（八）膳食管理卷

1．食品定点采购相关手续原件及复印件； 2．食品留样记录；

3．从业人员登记表及健康证原件或复印件； 4．消毒记录； 5．食品卫生检查记录； 6．其它膳食管理档案。

（九）保健卫生卷 1．幼儿入园体检表及晨、午检记录表； 2．交接班记录表；

3．工作人员健康状况登记表； 4．预防接种登记表； 6．常见病、传染病登记表； 7．体弱儿管理记录表； 8．膳食调查记录表； 9．其它保健卫生档案。

（十）财务管理卷 1．各项固定资产登记台帐； 2．幼儿园各项收费单据； 3．幼儿园财务收支帐册；

4．幼儿园每月幼儿伙食收支公示单、支出明细表；5．其它财务管理资料。

第三篇：港区幼儿园档案管理办法及资料目录

郑州航空港经济综合试验区（综保区）幼儿园

档案管理办法及资料目录

幼儿园档案是指幼儿园全部工作活动形成的，具有保存价值的各种文字、图片、音像、实物等不同载体的历史记录。它是幼儿园规范管理的重要内容，是实施素质教育、提高保教质量、推动各项工作的重要依据和必要条件。为了进一步规范我区幼儿园档案管理，促进幼儿园持续健康发展，结合我区幼儿园在档案管理工作中存在的实际问题，特提出如下要求，请抓好落实。

一、幼儿园档案管理办法

1．各幼儿园要按照“分类科学合理、内容详实齐全、管理精细规范、书写打印一致、存放整齐划

一、便于查找使用”的总体要求，及时做好档案管理工作。

2．各幼儿园应把档案管理工作列入本园工作计划，设立专用档案柜，有条件的要建立档案室及借阅室，每名教职工应负责各自岗位职责范围内的档案收集整理工作。

3．幼儿园要配备具有一定档案知识并熟悉保教业务的兼职档案管理员，并确定一名园长分管，落实专人管理、确保档案工作的开展。

4．各幼儿园应建立健全各项档案管理规章制度，如档案室安全制度、档案管理制度、查阅（借阅）制度、入档文件要求、材料收集制度、档案学习制度等。

5.各类档案材料要及时收集整理，及时归档。

6．应归档的各种文件材料，要收集齐全完整，并进行分类立卷。案卷要求做到分类科学合理，标题简明确切，编制目录清晰，档案装具符合国家标准。

7．幼儿园在各项工作活动中形成的、具有保存、查考、利用价值的文件材料或购置的各种教学物品均应归档。

8．各幼儿园档案管理人员，应根据幼教工作实际需要，科学分类归档，还应编制必要的检索目录本，并做好档案的收进、移出、保管、利用等情况的登记工作。

9．幼儿园档案实行集中统一管理的原则，必须收集齐全，规范管理，确保完整和安全。任何部门和个人不得私自保存、销毁应归档的文件材料。

10．各幼儿园的档案工作，将作为评估幼儿园办园水平的重要依据之一。

二、幼儿园档案资料目录

结合我区幼儿园的实际，幼儿园的文字档案可分以下十卷内容，分别是园务管理卷、计划总结卷、办园条件卷、队伍建设卷、幼儿管理卷、教学教研卷、安全管理卷、膳食管理卷、保健卫生卷、财务管理卷。

（一）园务管理卷 1．组织机构；

2．制度汇编（职责：园长职责、保教主任职责、总务主任职责、教师职责、保育员职责、保健医职责、会计职责等。制度：工作岗位制度、学习制度、会议制度、请假制度、考勤制度、奖惩制度、安全管理制度、教师培训制度、备课制度、教研制度、卫生保健制度、预防接种制度、食品留样制度、卫生消毒制度、财务制度、膳食管理制度、家园联系制度等）；

3．幼儿园章程、办园规划、园舍建设规划、师资队伍建设规划、保教保育工作规划；

4．上级来文；

5．向上级反馈的文字材料；

6．年审相关材料如申报报告、上工作报告等报上级审批的资料；

7．其他资料（会议记录等）。

（二）计划总结卷

幼儿园学期工作、教学教研工作、教师培训工作等各项计划和总结，周活动计划、一日活动安排等。

（三）办学条件卷

1．幼儿园房产使用证明或房屋租赁证明、房屋建筑安全证明、消防安全证明、卫生许可证明、收费许可证明、登记管理证明明、幼儿园注册证明原件及复印件等；

2．幼儿园占地面积、建筑面积、绿化面积、户外活动场地总面积及人均面积统计表；

3．幼儿园班级设置，幼儿园班级人数统计一览表，教师配备情况等；

4．幼儿园每个活动室面积及内部设施配备登记表；

5．幼儿园大型玩具、体育运动器械、器具等登记表（含自制体育用具）；

6．幼儿园各种玩具登记表及生均达标情况统计表； 7．幼儿园各类教具登记表及生均达标情况统计表； 8．幼儿图书登记表及生均达标情况统计表； 9．其它资料。

（四）队伍建设卷

1．举办者及法人的相关证明复印件（原件单独存放）； 2．幼儿园工作人员的资格证明复印件（包括园长、教师、保育员、保健员、炊事员、驾驶员等工作人员的身份证、学历证、资格证和体检合格证，原件单独存放）；

3．本园教职工花名册、岗位设置、各类报表；

4．教师培训、进修情况登记表；

5．教师参加教学活动的经验材料、论文、证书等复印件及登记表；

6．教师观摩教学教案、评课记录等； 7．本园教工聘用合同等文件材料；

8．教职工日常工作量化考核办法及考核汇总情况表册； 9．教职工出勤、学习考勤统计表； 10．其它资料。

（五）幼儿管理卷

1．幼儿及其父母基本情况登记表、入园情况登记表、离园幼儿登记卡；

2．特殊儿童教育记录；

3．幼儿素质测查、发展情况观察记录表； 4．家长问卷调查表（全园性）； 5．各班交接班记录表； 6．幼儿出勤情况统计表；

7．园内幼儿在幼儿园及上级主管部门组织的活动中获奖证书及照片等资料；

8．其它资料。

（六）教学教研卷

1．上级教育主管部门颁发的教学工作计划、规定、条例、办法等指令性、指导性文件；

2．保教工作会议记录； 3．教研活动实施方案； 4．教学大纲、规章制度；

5．幼儿重大活动计划、方案、预案、总结、照片等； 6．各种教学、教研活动、安排、办法、成绩汇总表；

7．家园联系卡，家园共建活动材料等； 8．班务计划、教学工作周安排等；

9．教学评优、公开课成绩、教育教学活动检查记录； 10．其它教学教研活动档案。

（七）安全管理卷

1．中心学校与幼儿园、幼儿园与教师、幼儿园与家长、幼儿园与司机签订的安全责任书；

2．车辆使用登记表（包括驾驶员基本情况、车辆基本情况、接送路线、随车人员等）；

3．园舍安全检查记录和园内大型玩具检修记录； 4．来客登记表；

5．其它安全管理档案。

（八）膳食管理卷

1．食品定点采购相关手续原件及复印件； 2．食品留样记录；

3．从业人员登记表及健康证原件或复印件； 4．消毒记录；

5．食品卫生检查记录； 6．其它膳食管理档案。

（九）保健卫生卷

1．幼儿入园体检表及晨、午检记录表； 2．交接班记录表；

3．工作人员健康状况登记表； 4．预防接种登记表；

6．常见病、传染病登记表； 7．体弱儿管理记录表； 8．膳食调查记录表；

9．其它保健卫生档案。

（十）财务管理卷

1．各项固定资产登记台帐； 2．幼儿园各项收费单据； 3．幼儿园财务收支帐册；

4．幼儿园每月幼儿伙食收支公示单、支出明细表；5．其它财务管理资料。

二〇一四年四月

第四篇：档案管理办法

关于公路工程竣工文件材料立卷归档

整理要求

各施工单位、监理单位、设计单位：

为进一步做好工程项目档案管理工作，省交通厅下发了豫交办【202_】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知。对工程项目档案的验收提出了明确要求，为贯彻落实好该通知精神，切实做好档案管理工作，对于S236平郏快速通道的工程技术档案工作特做以下要求：

一、各有关单位必须加强档案工作的统一管理，各施工、监理单位应建立健全档案工作各项规章制度，明确有关领导分管项目档案工作，并配备专（兼）职资料员，做好日常工作中资料的收集、整理工作，杜绝竣工验收前突击整卷。设计、监理及施工单位注意收集在工程建设过程中形成的各种资料，为了保证档案资料的完整性、准确性及系统性，应加强对施工工地档案资料管理人员的培训和教育，使他们尽快掌握和了解公路工程档案管理的方法和内容。对日常工程档案的收集整理工作，有关部门要不定期的进行现场抽查，发现问题及时解决。

二、做好平时工作的监督检查，经常性地督促、检查、指导。各级领导要对工程项目档案管理工作引起高度重视。

三、竣工资料的整理方法严格按照省厅印发的《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》附件中的各项规定进行整理。

四、根据豫豫交办【202_】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知，各个项目竣工材料的组卷、分类以及编制档号等系统化整理工作必须利用计算机档案管理软件完成（该软件是由国家档案局推荐经省交通厅档案科考察在全省统一使用的档案管理软件）。

五、各项目办对项目档案的形成以及利用计算机档案管理软件对项目档案案卷目录、卷内目录、光盘的整理制作及移交等工作应做统一安排。

六、各单位在合同段交工验收前将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，公路局工程科和监理检查合格后移交给公路局档案室，并按照规定办理移交手续。案卷的编制说明内容包括本合同段项目建设内容，档案整理执行的标准、项目档案整理情况及组卷数量，竣工图编制质量及其他需要说明的问题。

七、档号的统一编写部分为：S236PJL/….二〇一四年二月十三日

第五篇：档案管理办法

会签日期：202_-8-12

第 0 次修改

东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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会签日期：202_-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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会签日期：202_-8-12

第 0 次修改

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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