第一篇：证照及重要文件管理制度

证照及重要文件管理制度

为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。

一、下列证照及资料由专人负责统一保管

1．营业执照、许可证、法人代码证、批准证书、税务登记证、贷款证、外汇管理登记证、土地证、房产证、新药证书、GMP认证证书等证照原件及其申办原始资料。

2．所有资信类文件，如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。

3．重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、章程、董事会任命文件等。

4．经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。

二、公司设机要员1名，全权负责证照及重要文件资料的管理，其职责如下

1．建立证照资料目录及相应档案，以便及时查找。

2．负责日常管理，保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。

3．负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。

4．严格按照公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。

5．严格交接转移手续。

三、证照资料的借阅、借用、复印管理办法

1．公司员工因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时，应先出具书面申请，写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经主管副总经理同意并签字确认后，可到机要员处办理相应手续，该主管副总经理如不在海口，可由其授权的其它负责人办理审批业务，但办理时，必须电话请示其同意。

2．机要员仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理。

3．凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1款相同，但最长不得超过________个月。

五、违规责任

1．凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由机要员承担补办费用及相关责任。

2．凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任。

3．如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由机要员自行承担。

第二篇：公司证照及重要文件管理办法

公司证照及重要管理办法（试行）目的

为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。2.范围

1）营业执照、组织机构代码证、税务登记证、贷款证、行业资质证书、房产证、商标注册证书等证照原件及其申办原始资料；

2）所有资信类文件，如行业标准、验资报告、审计报告、评估报告等； 3）重要文件，如服务项目合同书、投资项目合同书、租户合同书等； 4）总经理指定要求专管的文件资料； 5）公司其他应重点保存的资料。3.职责: 4.1营业执照、组织机构代码证、税务登记证、行业标准等由公司办公室设专人负责保管。4.2 贷款证、验资报告、合同书等由公司财务部设专人负责保管。4.3 办公室负责相关证照的申办、变更、年审和延期等，财务部配合。

4.4 办公室和财务部要保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损坏。4.5 严格交接转移手续。4.证照资料的查阅、借用、复印

4.1经部门主管领导批准后，可对以上证照、文件资料进行查阅，但合同书、验资报告需经总经理或主管副总同意方可查阅。

4.2 如因工作需要借用相关证照，经办人须填写《证照借用申请表》，经相关领导批复后持表办理借用手续。如遇特殊情况，可电话请示同意后办理借用手续。

4.3 经总经理、主管副总同意后可对相关证照复印，包括提供现成的复印件，需在复印件上注明用处。5 :违规责任

5.1 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的，由证照保管人员承担补办费用及相关责任；

5.2 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补办费用及相关责任；

5.3 如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由证照管理员自行承担。7.支持性文件与质量记录: 6 支持性文件

6.1 《证照借用申请表》

第三篇：证照管理制度

一、目的为加强证照管理，规范使用程序，依据国家有关规定，结合集团实际，特制定本制度。

二、涉及OA流程或模块：证照管理/制度管理

三、适用范围

本办法适用于集团及下属事业部。

四、职责与范围

（一）管理职责

1.相关证照按照权属原则由权属单位管理。集团行政部是全集团证照的管理部门，负责对全集团的证照管理工作进行指导、检查、监督和培训。（事业部因工作需要须保管相关证照时由行政管理部门负责管理。）

2.各级单位主要负责人为证照管理第一责任人，各级行政管理部门负责人是管理直接责任人。

（二）根据集团经营管理实际，证照分为以下四大类：

1.一类证(权证类)：由政府职能部门核准或颁发的权属证明，包括国土使用权证、房屋产权证、机动车辆登记证、他项产权证等。

2.二类证（资质类）：企业资质类证明等，包括资质等级证书、各行业生产经营许可相关证件等。

3.三类证（经营类）：由金融部门(单位)颁发的各类有效证件如贷款卡等、购置税完税证明、企业工商营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。

4.其他类：企业所获的各类荣誉证、牌、匾；由社会团体颁发的相关证照如会员证、理事证等。

五、证照办理

（一）工作职责

各单位主要负责人为本单位证照办理的第一责任人。

（二）审批及办理流程

1.一类证的办理

单位(部门)经办人员提出申请（附表一）→单位（部门）主要负责人审批→集团副总裁审批→经办人员按照政府有关部门要求办理。

他项权证的办理按照融资贷款抵押审批程序执行，由资金管理部门单项贷款办理人员办理。

2.二类证的办理

部门负责人提出申请（附表一）→单位主要负责人审批→集团副总裁审批→指定经办人员按照政府有关部门要求办理。

3.三类证的办理

经办人员提出申请（附表一）→单位（部门）分管领导按照审批权限审批→集团副总裁审批→经办人员按照政府有关部门要求办理。其中：

贷款卡的办理：资金部门或财务部门经办人员提出→部门（单位）主要负责人审核→集团分管资金的副总裁审批（集团贷款卡由分管资金副总裁审核，由总裁或总裁授权委托人审批）→由经办人办理。

企业营业执照、法人代表证、组织机构代码证的办理：本单位提出申请→事业部副总监或集团

分管领导审核→总裁或总裁授权委托人审批→本单位指定专人负责办理。

税务登记证的办理：单位财务部门提出→单位主要负责人审核→上一级财务负责人审批→单位财务部门负责办理。

六、证照管理

（一）管理职责

1.一类证（权证类）：原则上由集团行政部负责管理。（目前暂定行政部档案管理岗管理）

2.二类证（资质类）：由证照单位行政部门负责管理；

3.三类证（经营类）：

（1）由金融部门(单位)颁发的各类有效证件，如贷款卡等由集团财务部管理；

（2）机动车辆登记证，集团的由行政部管理，事业部由事业部行政管理部门管理；

（3）购置税完税证明由财务部门管理；

（4）企业工商营业执照、组织机构代码证、法人证、法人代表身份证由单位行政部门管理；

（5）税务登记证由单位财务部管理。

4.其他类：由单位行政管理部门负责管理。

七、管理流程

证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由证照使用单位的专管员管理→证照的移交由单位负责人监交→证照交接完成后，证照专管员及时建档登记→证照复印件报行政部备案。

八、管理要求

（一）专管员建档登记项目包括证照名称、办理部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。建立证照目录表，报行政部备案，行政部在核实后建立全集团证照总目录表，并进行动态信息管理。

（二）各事业部因工作需要须保管证照的，应设证照专管员。各事业部提出专管员建议名单，经集团行政部确认并授权后负责单位证照的管理。证照专管员原则上不得随意调整、调动或离职，确因工作需要调整、调动或离职的，应报行政部并征得同意后，方可办理交接手续。一般单位由单位主要负责人负责监交，重点单位应由集团行政部委托相关人员监交。

（三）各单位应建立健全证照管理实施细则，添置保管设备，确保各类证照妥善保管。一旦发现被盗或丢失，应立即逐级报告并及时补办。

九、证照使用

（一）证照使用及审批流程

使用人填写申请表（附表二）→综合管理部门负责人审核→单位主要负责人审批→申请提出人履行借出手续。其中：

1.牵涉到担保、抵押时，由使用人提出申请，使用人单位和管理单位主要负责人审核，报集团分管资金副总裁审核，由总裁批准。审批程序完结后，再由申请提出人履行借出手续。

2.使用贷款卡时，按照资金贷款审批程序一并审核、审批。

3.使用企业法人代表身份证，须经本人或授权委托人批准。

4.使用税务登记证，应先填写使用申请单，单位财务部门负责人审核，单位主要负责人审批后方可借出。

（二）工作要求：

1.借用证照一般使用副本，若需借用正本，应在审批表中特别注明。

2.使用证照复印件时，证照专管员须加盖附有“与原件无异”、“使用用途”和“有效期限”等内容的蓝色印章，无印章时须由证照专管员手写注明。

3.证照原件使用完毕后，须及时归档并办理登记手续。（附表一）

十、年检年审

证照年检年审由本单位综合部负责按照国家有关部门时间及相关要求办理。工商营业执照、组织机构代码证、经营许可证、收费证、资质等级证的年检(审)，由法律事务中心负责督办；税务证、贷款卡等由各级财务部门负责人负责督办；其它证照由总裁办负责督办。

十一、变更和注销

（一）工作流程

单位专业部门提出，拟写书面申请→单位分管领导和第一负责人审核→报集团行政副总裁审批后办理相关证照的注销手续→注销完毕需要报集团总裁办备案。

（二）注销证照须按照政府职能部门的相关规定与要求办理。

十四、本制度解释权归集团总经办。

十五、本制度经集团总裁办批准、工会职代会通过后发布，自签发之日起执行，此前相关文件同时

废止。

附表一：证照使用登记表

主题词： 证照管理规定

呈报：董事会

抄送：总裁办、工会

发送：总部各部门、各事业部

拟文：集团行政部

存档：集团行政部档案管理岗

第四篇：证照管理制度

证照管理制度

为加强证照管理，确保营运畅通、安全，维护从业人员的合法权益，特制定如下规定：

1、证照归口公司营运部管理，部门经理负责证照管理制度的全面实施；

2、营运部负责健全各项证照管理台帐，及时办理，按时发放；

3、营运部办理各项随车证照，并接受公司财务部的监督；

4、凡司属车辆必须“三证”齐全方能上岗；

5、驾驶员办理服务资格证必须是长沙本地户口，三年驾龄以上，并执有长沙市公用事业局核发的从业资格证，非本地户口必须执有长沙市的暂住证；

6、行业禁入人员不得从事出租汽车营运，不得为其办理随车证照；

7、随车证照必须及时进行年检年审工作；

8、证照缺失的需及时到营运部办理补发手续；

9、营运部保证随车证照的齐全，缺失证照补办费用由缺失过失一方承担。

10、证照核发单位有权吊销证照，营运部有权依照《长沙市城市公共客运条例》变更证照的执有人。

第五篇：印章证照管理制度

北京景明投资管理有限公司

印章证照管理制度

一、总则

为了规范公司各类印章、证照管理,保障公司各项工作的正常、顺利开展,促使公司内部各部门印章、证照管理工作统一化、制度化,避免因印章、证照的无序使用所导致的经济、法律等责任,特制定本规定。

二、范围

隶属本公司的各种印章的刻制,印章和证照的使用,印章和证照的保管。

三、管理原则

1、印章和证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章和证照的管理,关系到公司正常的经营管理活动的开展。

2、公司公章、法定代表人签名章、总经理签名章、合同专用章由行政人事部管理,公司财务专用章由财务部管理。

3、证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、社保登记证。

4、管理部门应建立印章和证照使用台帐,记录管理的印章及证照使用情况。

四、印章刻制

1、公司各部门因业务需求,需刻制印章的,应逐级提出申请,总经理同意后方可刻制。

2、刻章申请获得批准后,由行政人事部统一刻制,申请部门应提供准确的章名和印章式样。

3、刻制的章由行政人事部保管,经总经理同意后,可以由申请部门管理。

4、未经公司总经理批准,任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。

五、印章使用

1、公司印章、证照的使用由总经理批准,申请用章的部门或个人应需向总经理申请。

2、印章、证照的使用由各管理员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。

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3、需加盖公章的文件资料已经由总经理或总经理授权的人员签字的,可直接用印,由印章管理部门登记存档。

4、法定代表人签名章、总经理签名章,需法定代表人、总经理本人同意后方可用印。

5、合同专用章限于签订合同时使用,财务专用章、法定代表人私章限于银行票据和电子缴库专用缴款书的使用,由公司总经理同意后用印。

6、不得在空白表格、证书、信笺等空白件上盖章。

7、各部门人员要严格按照批准手续使用,凡不按规定办理手续的,一律不得使用。

8、行政人事部管理的印章需在用章申请部门办公区域内使用时,应由综合部专人负责加盖或监督使用。

六、印章借出

1、公司各类印章禁止带出公司,总经理批准的除外。

2、因工作需要,确需将公司各类印章带出公司使用的,应由总经理批准后,由本公司工作人员携带,禁止将各类印章交其他单位人员掌管。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。

七、印章作废与销毁

1、印章使用过程中因损坏等原因重新刻制的,要将旧印章交公司综合部。

2、各类印章发生遗失的,按作废处理,办理相关手续。

3、印章适用的范围发生的变化造成不适用的,按作废处理。

4、印章作销毁处理的,由总经理批准。

八、证照的保管与使用

1、营业执照、组织机构代码证由行政人事部保管,税务登记证由财务部保管。

2、各类证照的使用应经总经理同意,按相关程序办理。

3、各类证照带出公司使用,应由公司员工负责保管,禁止将证照交付他单位人员保管。

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4、各类证照的复制品,应加盖限定使用章,并在规定位置标明用途。

5、总经理可以批准使用各类证照的使用。

九、罚则

1、因公章管理不严,或使用不当,或遗失,要追究公章管理人和部门、单位负责人的责任。给公司造成损失的,要依法追究其责任。印章及证照管理人在审批手续不完备的情况下擅自用印的,每发生一次罚款100元。

2、未经公司总经理或副总经理同意,擅自将印章或证照借出的,每发生一次罚款200元。

3、印章或证照持有人擅自将印章借与其他单位人员的,每发生一次罚款500元。

4、印章或证照持有人违反法律、法规、公司制度规定,擅自使用印章造成公司损失的,追究其民事、行政、刑事责任。

十、附则

本制度由行政人事部制订并负责解释,报总经理批准后实施,修订与终止亦同。

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