第一篇：董事会召开准备工作注意事项

董事会召开准备工作注意事项

一、董事会资料准备工作

1、会议通知（内部董事、外部董事、参会领导）

2、董事会资料的准备和印制工作（确定时间，确定人）

3、串联词

4、签到表

5、宣读人分工表

6、宣读人资料：每个宣读议案人另备一份宣读资料

7、会议记录

8、会议决议

9、日程

二、通知

1、外部人员(外部董事、监事、证监局等)的通知和接待。

2、内部通知在外部通知发出后，尽快以书面形式发出。

3、在开会前一天再电话通知一下，确认内部董事是否参会及外部董事的行程安排。

4、非正式列席人员开会前一天口头通知。

5、开会前一天通知新闻媒体及调研室摄影。

6、开会前准备好个参会主要人员联系电话（手机、办公室及家），以备当天使用。

三、会议现场

1、为每个宣读人准备好宣读材料。

2、会场布置（会标、桌牌、鲜花）。

3、现场设置签到席、确定签到人员，提前半小时签到和确认领导到会情况。

4、准备好需签字的全部文件（决议、记录、确认书、声明等），专人负责。

5、会议结束后，收集整理好全部文件。

6、现场人员分工。

四、其他注意事项

1、重要会议通知领导穿正装。

2、通知及书面材料中领导的职务称呼要统一标准。

3、关联交易回避表决时，关联董事为除外部董事的所有董事。

4、开会前安排好车辆接送领导（从集团到股份），专人负责，电梯前有专人等候。

5、会前接待，确认外部董事到会时间，安排好车辆接待，房间安排，注意多安排一个备用房间，确定每位客人（包括司机等）的房间号，就餐时保证全部准时通知到位，安排专人接送。

6、就餐安排要定主桌，饭菜要注意有无忌口，确定所有客人及时到场。

7、外部董事会后行程安排，确定车辆安排，专人负责。

第二篇：董事会准备工作

董事会准备工作

1、收集议案。

2、通过邮件（传真/信件）发会议通知（红头）。

3、会前电话（短信）提示。

4、确定参会人员礼品。

5、借款（董事会议经费）。

6、议案封装（封面/目录/议案）。

7、议案装袋（文件袋是否印字），内装一支笔、一个笔记本。

8、会议座签：董监高座签/摄影席。

9、签到处座签：配板夹、签到表、签到用笔。

10、录音笔。

11、相机。

12、会场的灯光、音响、话筒。

13、会议桌布置鲜花。

14、烟（福贵）、烟缸。

15、酒（五星习酒/茅台）。

16、茶水（自带茶叶）/咖啡。

17、抽纸4-6盒。

18、订餐：步行10分钟内的餐厅，100元/人的餐标。会议结束30分钟前通知酒店方准备工作就绪。

19、会议室条幅（内容：第X届X次董事会）

20、LED显示屏（内容：热烈欢迎参加第X届X次董事会的各位代表！）

21、厘清《授权委托书》。

22、带董事会章。

23、带打印机、笔记本电脑、插线板、A4纸、订书机、订书针、剪刀。

24、表决票/表决统计票。

25、决议会签（若决议当日不能形成，可先完成签字页）。

26、报账。

27、开启新的循环。

第三篇：召开董事会通知

关于召开XX公司第二届董事会第二次会议的通知

各位董监事：

根据公司股东会议决议和《公司法》及《公司章程》的相关规定，公司决定召开第二届董事会第二次会议，现将会议的主要议程和安排通知如下：

一、会议召开时间：定于202_ 年12月22日（星期五）北京时间下午16:00时

二、会议召开地点：xx办公楼三楼会议室（地址）

三、会议参加人员：公司全体董事会成员、公司监事（委托代理人须出具授权委托书）

四、会议主持人：XX公司董事 xx

五、会议议案：

1、审议《XX公司关于免去xx财务科长的议案》；

2、审议《XX公司关于成立xx公司的议案》。

六、登记方法:请出席本次会议的人员或其委托代理人请 于即日起 至 12 月21日前与会议联系人联系办理出席会议登记手续(传真/信函)。

七、会议联系方式

联系人：xx 联系电话：xx

请届时按时参加，特此通知。

XX公司

202_年12月14日

第四篇：关于召开董事会的通知

***公司

关于召开第*届董事会第*次会议的通知

各位董事：

公司拟定于****年**月**日上午***点在公司第二会议室召开第*届董事会第*次会议，会期半天，会议拟审议下列议案：

1、《公司202_董事会工作报告》

2、《公司202_总经理述职报告》

3、《公司202_财务决算报告》

4、《公司202_年报告及摘要》

5、《202_工作目标》

6、《关于颁布****制度的议案》

7、《关于**、***的人事调整议案》

8、《关于202_利润分配的议案》；

9、《关于召开202_股东大会的议案》。

请各位董事按时参加。

****有限公司董事会202_.1.1

第五篇：董事会会议流程注意事项

董事会会议流程注意事项:

1、关于董事会会议流程。包括通知、文件准备、召开方式、表决方式、会议记录及其签署，董事会的授权规则等。

2、关于董事会会议议案。本公司总经理、监事、财务总监、董事等可提交议案；由董事会办公室主任汇集分类整理后交董事长审阅；由董事长决定是否列入议程；对未列入议程的议案，董事长应向提案人说明理由；提案应有明确议题和具体事项；提案以书面方式提交。

3、关于董事会会议通知。会议通知由董事长签发，由董事长办公室负责通知各有关董事会成员做好会议准备。

4、正常会议应在召开日前3日通知到人，临时会议在召开前2工作日通知到人。

5、董事会每月召开一次会议，由董事长召集，会议通知、议题和有关文件由董事长办公室于会议召开三日前以书面形式送达全体董事。

6、董事会会议通知包括以下内容：会议日期和地点；会议期限；事由及议题；发出通知的日期。

7、关于董事会审议事项及表决。

（1）董事会会议表决实行一人一票制。

（2）董事对董事会拟决议事项有重大利害关系的，应有明确的回避制度规定，不得对该项决议行使表决权。

（3）特别重大事项应当由董事会三分之二以上董事通过。

(4)董事会会议实行举手表决方式，通讯表决采取书面方式。每名董事有一票表决权。

(5)涉及修改章程、利润分配、重大投资项目等重大事项必须由三分之二以上董事同意并且经董事长同意，方可通过。

（6）关于董事会会议记录及签字。董事会会议应当由董事长办公室负责记录。出席会议的董事、记录员都应在记录上签名。

（7）董事对所议事项的意见和说明应当准确记载在会议记录上（作为追责和免责的依据）。

（8）出席会议的董事应在会议记录上签名。出席会议的董事有权要求在记录上对其在会议上的发言作出说明性记载。

（9）关于董事会决议及签字。董事会对每个列入议程的议案都应以书面形式作出决定。决定的文字记载方式有两种：纪要和决议。需上报或需公告的作成决议，在一定范围内知道即可或仅需备案的作成纪要。涉及修改章程、利润分配、重大投资项目等重大事项必须由三分之二以上董事同意，并经董事长同意，方可通过。

（10）关于董事会材料归档。会议签到簿、授信委托书、记录、纪要、决议等文字材料由董事会办公室负责保管。