第一篇：企业认证之前应具备的材料

企业认证之前应具备的材料

一、文件和记录的管理：

1.办公室要有全部文件和记录空白表格清单；

2.外来文件（质量管理方面、与产品质量有关的标准、技术文件、资料等）清单特别是国家强制性的法律法规的文件及控制发放的记录；

3.文件发放记录（各部门都要有）

4.各部门受控文件清单。含：质量手册、程序文件、各部门的支持性文件、外来文件（国家、行业、等标准；对产品质量有影响的资料等）；

5.各部门质量记录清单；

6.技术文件清单（图纸、工艺规程、检验规程及发放记录）；

7.各种类文件的都要进行审核批准及日期；

8.各种质量记录签字要齐全；

二、管理评审：

9.管理评审计划；

10.管理评审会议的“签到表”；

11.管理评审记录（管理者代表的报告、与会者的讨论发言或书面的材料）；

12.管理评审报告（其中的内容见《程序文件》）；

13.管理评审后的整改计划和措施；纠正、预防和改进措施记录。

14.跟踪验证记录。

三、内审方面：

15.年度内审计划；

16.内审计划及日程安排

17.内审小组长的任命书；

18.内审成员资格证书复印件；

19.首次会议记录；

20.内审检查表（记录）；

21.末次会议记录；

22.内审报告；

23.不符合报告及纠正措施验证记录；

24.数据分析的有关记录；

四、销售方面：

25.合同评审记录；

26.顾客台帐；

27.市场调查结果、顾客满意程度调查结果、顾客投诉、抱怨及反馈的信息，台帐，记录，并进行统计分析，是否完成质量目标；

28.售后服务记录；

五、采购方面：

29.合格供方评定记录（包括外协代方的评定记录）；以及对供货的业绩评价的材料；

30.合格供方评质量台帐（在某个供方采购了多少材料，是否合格），采购质量统计分析，是否完成质量目标；

31.采购台账（包括外协产品台帐）

32.采购清单（应有审批手续）；

33.合同（应经部门负责人批准）；

六、库房：

34.原材料、半成品、成品名细台帐；

35.工具名细台帐；

36.量具明细台帐（应包括量具检定状态、检定日期、复检日期）及检定的证书的保存；

37.不合格量具、工具的控制（报废手续）；

38.量具检定记录；

39.原材料、半成品、成品标识（包括产品标识和状态标识）；

40.入、出库手续；

七、设备方面：

41.设备清单；

42.检修计划；

43.设备维护保养记录；

44.特殊过程设备认可记录；

45.标识（包括设备标识和设备完好状态标识）；

八、生产方面：

46.年度生产计划；及生产、服务过程实现的策划（会议）记录；

47.完成生产计划的项目清单（台帐）；

48.不合格品台账；

49.不合格品的处理记录；

50.半成品、成品的检验记录及统计分析（合格率是否达到质量目标）；

51.产品的防护、仓储的各项规章制度、标识、安全等；

52.各部门的培训（业务技术培训、质量意识培训等）计划、记录；

53.作业文件（图纸、工艺规程、检验规程、操作规程到现场）；

54.关键过程一定要有工艺规程；

55.现场标识（产品标识、状态标识、设备标识）；

56.生产现场不能出现未经检定的量具；

57.各部门的每一类工作记录要装订成册，便于检索；

九、产品交付：

58.发货计划；

59.发货清单；

60.对运输方的评定记录（也属于合格供方的评定）；

61.顾客收到货物的记录；

十、人力资源：

62.岗位人员任职要求；

63.各部门培训需求；

64.年度培训计划；

65.培训记录（包括：内审员培训记录、质量方针和目标培训记录、质量意识培训记录、质量管理体系文件培训记录、技能培训记录、检验员上岗培训记录，均应有相应的考核评价结果）

66.特殊工种名单（经有关负责人批准上岗的、及有关证件）；

67.检验员名单（经有关负责人任命，并规定职责和权限）；

十一、安全管理：

68.安全方面的各项规章制度（有关国家、行业及本企业的法规等）；

69.消防设备、设施清单；

说明：

1.以上内容必须准备完善；

2.强调各个部门的质量记录一定要完备；

3.各个部门的负责人一定掌握本部门的质量职责；

4.质量方针、质量目标及各部门的分解目标要掌握；

5.岗位责任要求每一员工都要掌握。

6.以上内容，按各个专项负责人/班组的职责分工准备好材料

流程：计划——确定审核小组组长和成员——组长编制审核检查表——首次会议——实施审核——开出不符合报告——末次会议——组长编制审核报告——管理者代表批准报告——发放报告。

每年至少一次内审，根据产品质量状况可增加审核次数

如果通过了认证，每年一次的监督审核（外审）是肯定要实施的。

并不是每次内审后都要做管理评审，管理评审每年做一次就行了，没必要多做，评审时间一般是确定在年度内审后实施。

第二篇：ISO认证之前应具备的材料

ISO认证之前应具备的材料

一、文件和记录的管理：

1.办公室要有全部文件和记录空白表格清单；

2.外来文件（质量管理方面、与产品质量有关的标准、技术文件、资料等）清单及发放记录； 3.文件发放记录（各部门都要有）

4.各部门受控文件清单。含：质量手册、程序文件、各部门的支持性文件、外来文件（国家、行业、等标准；对产品质量有影响的资料等）； 5.各部门质量记录清单；

6.技术文件清单（图纸、工艺规程、检验规程及发放记录）； 7.各种文件的审批手续一定要齐全； 8.各种质量记录签字一定要齐全；

二、管理评审：

9.管理评审计划；

10.管理评审会议的“签到表”；

11.管理评审记录（管理者代表的报告、与会者的讨论发言）； 12.管理评审报告（其中的内容见《程序文件》）；

13.管理评审后的整改计划和措施；纠正、预防和改进措施记录。

14.跟踪验证记录。

三、内审方面：

15.内审计划； 16.内审计划及日程安排 17.内审小组长的任命书； 18.内审成员资格证书复印件； 19.首次会议记录； 20.内审检查表（记录）； 21.末次会议记录； 22.内审报告；

23.纠正/预防措施记录清单、纠正措施验证记录； 24.数据分析的有关记录；

四、销售方面：

25.合同评审记录； 26.顾客台帐；

27.市场调查结果、顾客满意程度调查结果、顾客投诉、抱怨及反馈的信息，台帐，记录，并进行统计分析，是否完成质量目标； 28.售后服务记录；

五、采购方面：

29.合格供方评定记录（包括外协代方的评定记录）；

30.合格供方评质量台帐（在某个供方采购了多少材料，是否合格），采购质量统计分析，是否完成质量目标；

31.采购台账（包括外协产品台帐）32.采购清单（应有审批手续）； 33.合同（应经部门负责人批准）；

六、库房：

34.原材料、半成品、成品名细台帐； 35.工具名细台帐；

36.量具名细台帐（应包括量具检定状态、检定日期、复检日期）37.不合格量具、工具的控制（报废手续）； 38.量具检定记录；

39.原材料、半成品、成品标识（包括产品标识和状态标识）； 40.入、出库手续；

七、设备方面：

41.设备清单； 42.检修计划； 43.设备维护保养记录； 44.特殊过程设备认可记录；

45.标识（包括设备标识和设备完好状态标识）；

八、生产方面：

46.生产计划；及生产、服务过程实现的策划（会议）记录； 47.完成生产计划的项目清单（台帐）； 48.不合格品台账；

49.不合格品的处理记录；

50.半成品、成品的检验记录及统计分析（合格率是否达到质量目标）； 51.产品的防护、仓储的各项规章制度、标识、安全等；

52.各部门的培训（业务技术培训、质量意识培训等）计划、记录； 53.作业文件（图纸、工艺规程、检验规程、操作规程到现场）； 54.关键过程一定要有工艺规程；

55.现场标识（产品标识、状态标识、设备标识）； 56.生产现场不能出现未经检定的量具；

57.各部门的每一类工作记录要装订成册，便于检索；

九、产品交付：

58.发货计划； 59.发货清单；

60.对运输方的评定记录（也属于合格供方的评定）； 61.顾客收到货物的记录；

十、人力资源：

62.岗位人员任职要求； 63.各部门培训需求； 64.培训计划；

65.培训记录（包括：内审员培训记录、质量方针和目标培训记录、质量意识培训记录、质量管理体系文件培训记录、技能培训记录、检验员上岗培训记录，均应有相应的考核评价结果）66.特殊工种名单（经有关负责人批准上岗的、及有关证件）； 67.检验员名单（经有关负责人任命，并规定职责和权限）；

十一、安全管理：

68.安全方面的各项规章制度（有关国家、行业及本企业的法规等）； 69.消防设备、设施清单； 说明：

1.以上内容必须准备完善；

2.强调各个部门的质量记录一定要完备； 3.各个部门的负责人一定掌握本部门的质量职责； 4.质量方针、质量目标及各部门的分解目标要掌握；

5.岗位责任要求每一员工都要掌握。

6.以上内容，按各个专项负责人/班组的职责分工准备好材料。

环境管理体系认证之前应具备的材料

1、环评报告，以及环保监测站对环评报告上项目的检测报告；

2、环境因素清单；

3、重大环境因素清单；

4、重大环境因素的控制及记录；

5、化学品仓的管理及化学品msds数据库（要张贴在使用现场）；

6、有毒有害废弃仓的管理；

7、回收合同（有毒有害废物的回收证据，需有资质公司回收）

8、适用的法律法规及其它要求清单。

9、环境目标指标的完成情况（要提供推进记录）；

10、特殊岗位一览表和上岗培训及考核记录；定期教育训练

11、合规性评价报告；

12、能资源节约方案或措施的实施效果、紧急应变措施（消防、泄露等等）。

13、其它常规资料，如质量手册，程序文件，内审记录/报告，管评记录/报告，文件发放回收记录、公司营业执照、组织机构代码证等等。大概就这些。

职业健康安全管理体系审核需要准备的材料

1、《重大危险源清单》和《危险源调查评价表》

2、职业健康安全管理体系管理目标（是公司管理目标的分解）、指标管理方案。

3、安全操作指导书（岗位安全操作规程）和相关的安全管理制度。

4、重大危险源进行标示。并张贴安全警示标志牌。

5、消防布置平面图。包括灭火器、消防栓等。本单位安全管理组织机构图

6、应急响应预案（安全办准备并下发）、本单位的应急演练记录。

7、应急设施检查记录

8、应急设施台账（消防栓、灭火器、消防水带等台账）

9、劳保用品发放、领用、使用、更换记录

10、受控文件、受控记录清单

11、人员健康体检记录

12、特种工种上岗资格证和人员一览表（只记录有证人员）

13、人员培训（培训记录、签到表、试卷、成绩等）

14、安全检查检查表和记录台账

15、危险源、重要风险汇总表（与重大危险源清单区别开）

16、使用的法律法规清单和适用法律法规文件。

17、根据《管理手册》中公司的安全方针进行分解，形成本单位的安全方针，并对方针进行培训和宣传（有培训记录）

18、发生的事故、事件、财产损失、职业病（可以写没有）的统计和分析。

19、各种安全会议、安全检查记录和台账。（包括各类作业票）20、内审、管理评审材料，包括已经隐患整改情况。（包含环保和安全）

21、现场内容：确保通道附近的灭火器均在一年的保修期内。灭火器要离开地面放置。要有明显的灭火器存放标志。各主要危险源要有相关的安全警示标志牌。现场不得有明显的安全隐患。要求沟有盖、轴有套、轮有罩。平台护栏齐全。现场不得有杂物堆放，不得堵塞安全通道。各安全出口不得上锁。现场电线不得乱接乱拉等。

第三篇：企业安全部管理人员应具备什么条件（定稿）

企业安全管理人员

作为一个企业安全管理人员应具备什么条件和行为?

一、企业安全管理人员具备的条件： 要管理好一个团队，首先要管理好自己，要成为一个优秀团队的管理者，自己在各方面一定要做得最好，是团队的榜样，把自己优良的工作作风带到团队中，影响到每一位团队中的成员，要有海阔天空的胸襟，用真诚去打动每一位成员。作为企业的安全管理人员，拥有一定的管理权限,应该随时掌握企业安全的动态,有针对性地采取预防措施,及时发现和处理事故隐患,防止事故发生。企业安全管理人员就是企业安全的把关者,应时时刻刻把企业的安全放在第一位。

二、企业安全管理人员具备的行为：

1.责任感：这是管理人员必不可少的品德，管理人员有权力，同时也负有责任。这两者是同一体的关系。

2.使命感：给予的任务无论有什么困难，都应有一定要完成的坚强信念，缺乏这个“使命感“，作为管理人员来说是不称职的。

3.观念感：时代的变迁，人们的思想观念发生了巨大的变化，用何种方式指导、激励、发挥人的主观能动性，非得彻底更新观念才行。

4.进取性：管理人员的工作是随着时代而变化的，为了适应新的情况，应不断学习新的知识和技术，这种进取心越强，对现状不满足就能更快的提高自己。

5.信赖性：搞好同事之间的关系，互相信赖是十分必要的。管理人员不仅要搞好上下级之间的关系，而且要十分注意搞好横向的人与人之间的关系。要想提高信赖度，首先是信赖他人，如果对他人一直采用尊重、信赖的态度，这样，不久也会得到他人的信任。

6.诚实：所说的诚实，并不意味着仅仅拿出真面目，而重要的是“真心诚意”。带着诚意和对方接触，这样，周围的人就会认为你是诚实的。

7.忍耐：管理人员的工作是有很多困难的，要想克服困难，越过障碍，忍耐是非常重

要的。

8.热情： “热情”和“忍耐”相似，但不相同，忍耐是在困难条件下忍受，热情则是有把

工作进行到底的精神准备，管理人员无论对什么事情都应该有热情。

9.公平：管理人员对下级公平是一件很值得重视的大事，这种进取心的公平不是菜市

场上的买卖，它是在“公正”上的公平，尤其是年轻的下级，对“公平”、“公正”、“平等”十分敏感，上级管理人员一定要公平地对待他们，从而确立自己的威信。

10.勇气： 管理人员对于有危险的工作应亲自动手，如果没有同困难挑战的能力，就不

能承担新的任务，完成困难的工作。

三、企业安全管理人员需要具备的资格：

1.要在团队中建立好培训工作，把公司的岗位职责以及规章制度和自己的特长工作技

能在实际工作中，传授给团队中的每一个成员，要知道，要想刀锋利，首先要把刀磨快，而丰富的企业文化和知识技能培训，也是留住团队成员的最好方法。

2.在团队中培养良好严谨的工作作风，要每一个成员明白来公司是工作的不是玩的。

3.人性化的管理，工作是严谨的，但是管理者和成员之间是要有人性化的，管理者要

切身站在成员的立场上思考问题，如何协调好成员的工作情绪，以及建立好上下层之间的人际关系，让成员感到这个团队是温暖的。

4.要让每个成员明白团队工作的目标，掌握好如何高效率的完成工作目标的方法。

5.做好团队的幕后总指挥，成员在工作中肯定会遇到各种自己无法应付的问题，作为

管理者，其最重要的职责就是做好指挥工作，要和成员形成良好的沟通，要培养好成员工作中出现什么问题及时汇报沟通的工作习惯，管理者通过个人的工作经验和阅历以及和上级的沟通，给出现问题的员工一个最好的解决问题的方法，直到处理好工作问题。

6.协调好上层关系，把上层的任务和思想传达好给每一位自己的成员，让团队至上而

下达到良好的协调，目标以至，圆满完成公司的目标。

四、企业安全管理人员需要具备的操手：

安全管理人员必须具备优良的政治素质、过硬的业务素质、高尚的职业道德和良好的心理素质。

1.优良的政治素质

安全管理人员应具有坚定正确的政治方向,具有保护企业和人民生命财产安全的优良思想品质。坚持原则，严格检查督办，维护企业和人民生命财产安全，这是安全管理人员应具备的最基本素质。对有利于安全管理的事业坚持去办，对违反安全管理的违章违纪行为要坚决抵制。当前在“一切向钱看”的错误思潮影响下，面对一些棘手的问题，安全管理人员就要敢于坚持原则，尽职尽责，无所畏惧地大胆站出来维护企业和人民生命财产安全。

2.过硬的业务素质

业务素质是安全管理人员的本钱，是安全管理人员应具有的必备素质。安全管理不仅涉及安全法规、政策，而且还涉及到企业管理中的安全技术规范。隐患整改、事故处理、遇到的麻烦多、阻力大，就更要做好这项工作必须具备过硬的业务素质。

业务素质包括政策理论水平、专业技术水平、管理艺术水平三个方面。一是政策理论水平要强：加强专业政策理论、安全法规、规章制度学习，增强安全法规知识，掌握准处理问题的政策、尺度。二是专业技术水平要精：加强专业理论知识学习的同时，必须在实际工作中摸索和增长实践知识，提高实际工作能力。科学技术快速发展的今天，机电设备、企业产品更新换代快，这一切都在鞭策安全管理人员学习新的东西，不断“充电”输入新的“血液”，适应新形势社会发展的需要。三是管理艺术水平要高：不仅要学习安全管理知识，而且要具备管理才能。工作实践中养成细致严谨的工作作风，在掌握安全管理政策、法规知识和专业技术知识的基础上，开阔视野，不断提高发现问题、分析问题、解决问题的能力。

3.高尚的职业道德

职业道德是一般社会道德在特定职业范围内的反映，是人们从事社会职业，履行职责时思想和行为应遵守的道德规范。安全职业道德包括职业思想、职业技能、职业责任和职业纪律。一个好的安全管理人员要想收到较好的工作效果，在工作中树立检查督办的威信，就必须增强职业责任心，严格遵守职业纪律，不搞歪门邪道，不以权谋私，不弄虚作假，求真务实，公正谦洁，克己奉公，使自己在任何复杂情况下都能立于不败之地。

4.良好的心理素质

安全工作中既要坚决执行国家安全法规和有关的规章制度，又要严格遵守安全纪律。在安全检查特别是隐患整改、督查督办时，往往因企业效益、紧缺资金以及安全认识不足而导致诸多矛盾，造成一些职员甚至领导对安全管理人员不理解、不支持，轻则埋怨，重则谩骂，甚至打击报复等。因此，安全管理人员要增强心理承受能力，应具有良好的心理素质，这样才能正确处理外界和自身原因造成的心理负担和压力。良好的心理素质主要有事业心、责任感、自信心和自制力。

第四篇：申请企业应具备的基本条件[推荐]

附件一

申请企业应具备的基本条件

（一）具备较强的经济技术实力和较好的经济效益，在全省同行业中具有明显的规模优势和竞争优势。

（二）领导层重视和支持技术创新和技术中心工作，具有较强的市场意识和创新意识，能为技术中心建设创造良好的条件。

（三）具有较完善的研究、开发、试验条件，有较强的技术创新能力和较高的研究开发投入，研究开发与创新水平在全省同行业中处于领先地位。

（四）拥有技术水平高、实践经验丰富的技术带头人，科技人员队伍结构合理，在同行业中具有较强的创新人才优势。

（五）技术中心组织体系健全，发展规划和目标明确，有良好的运行机制和稳定的产学研合作机制，开展知识产权管理，技术创新绩效显著。

（六）已组建企业技术中心且正常运行一年以上。

（七）企业两年内（指申请省认定企业技术中心之日起向前推算两年）有下列情形之一的，不得申请省认定企业技术中心：（1）有偷税、骗取出口退税等税收违法行为受到行政刑事处里的，或涉嫌涉税违法正在接受税务部门立案审查的。（2）有违反海关监管货物相关管理规定的行为，正在接受调查或稽查的。（3）被撤消已认定企业技术中心资格的。

（八）企业科技活动经费年支出额不低于500万元、企业专职研究与试验发展人员数不少于50人、企业技术开发仪器设备原值不低于800万元。

第五篇：企业办公室员工应具备的基本技能

企业办公室员工应具备的基本技能

办公室作为企业管理的中枢及信息反馈机构，是企业上下连接的桥梁，是企业正常运转的内在“转盘”，是企业生产经管理工作有序进行的重要节点。在经济全球化竞争愈演愈烈的背景下，办公室员工不仅要具备良好的协调能力、写作能力、语言表达能力，更应不断学习新理论、新方法，改善思路，拓展思维，推陈出新，不断提高工作效率和服务意识。

华锡集团是集探、采、选、冶、深加工于一身的大型股份制公司，其下属单共15家，近年来随着公司不断加大人力物力的投入，办公室系统队伍建设逐步走上了规范化、科学化、现代化。当前整合资源，优化产业，全力以赴实现上市是集团公司的工作重中之重，新形势下办公室的地位和作用越显突出，工作势必面临新的挑战，对办公室员工能力要求将会更高。办公室作为一个单位职能的中心枢纽部门，是各部门的协调中心，未来一段时期，办公室工作者发挥职能的强度也将进一步加大，工作综合能力高低将直接影响企业的形象，并在一定范围内体现着企业领导班子的执政能力，因此加强对办公室工作的管理，大力培养一批德才兼备、具有真才实学、有高度责任心的办公室人员队伍，才能适应新时期的要求。本文将结合供职办公室以来的感受，从统筹协调能力、学习能力、文字写作能力等六个方面试谈办公室员工应具备的能力。

一、要具有良好的统筹协调能力

在现代企业管理中，办公室主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。对于现代企业来说，办公室是一个综合性的管理服务部门，是企业正常运行的桥梁和纽带。“办公室不仅要立足宏观协调，做好领导关系的协调，也要做好上下左右、部门之间关系的协调；既要做好内部协调，也要从统观大局和统揽全局的高度做好外部关系的协调。”因此，办公室员工应具有良好的统筹协调能力，为决策的执行和企业目标的实现提供组织保障。

（一）、统筹协调企业内部各部门。办公室是领导意志和决策的传声筒，领导得出决策后，会通过办公室传达到下级各个部门，并往往由办公室具体执行、承办和催办；办公室不仅要协调各部门开展工作，而且要及时监督和了解工作的进度。因此，当某项决策或文件下达办公室，办公室第一时间最重要的就是组织好各部门协调配合，为企业决策的具体执行扫清障碍，为目标的实现提供组织保障力量。

（二）、统筹协调上下关系。办公室是企业上级和下级有效连接的桥梁和纽带。办公室既要为领导的决策提供参谋和服务，又要为下级服务，代表企业职工传达意见，协助他们解决问题，使领导层和基层员工有效连接。协调好了上下关系，也就协调好了生产运行关系，为企业营造良好的领导和被领导关系、为企业的和谐发展提供强有力的基础和保证。在生产决策上，办公室要及时了解生产一线的情况，把最真实的基层情况及时准确地反映给领导，做好领导的“耳目”和“左右手”，为领导正确决策的提出提供第一手的资料，避免决策与现实、上级与下级的脱节。

（三）、统筹协调内外关系。办公室既是企业的服务部门又是企业的公关部门，在外出公关、客户来访的过程中，办公室员工是企业形象的代表，办公室人员形象关系到企业形象、声誉好坏，协调好企业内外的关系，是办公室员工的职责所在。

二、要具备扎实的写作能力

写作能力是办公室工作人员的基本功。“作为领导的助手，办公室人员首先应具有基本的写作能力和办事能力”。在办公室日常工作中，起草文件、拟写报告、发言稿、讲话稿是最常见的工作。这就要求办公室人员要具备扎实的写作功底，熟知各种应用文的写作，了解各种应用文的写作特点和技巧，才能及时完成领导交办的写作任务。以公文标题为例，在近期浏览的一些公文中发现有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。

（一）、语句不合语法规范

例

1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例

2、***公司关于加快发展彩色印刷品生产若干措施的通知。

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

（二）、请示、函、报告三者混淆

例

3、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

例

4、***关于申请202_年公费医疗补助费的报告。

病例分析：

例3的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例4的标题内容是某国企请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用“函””。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

叶圣陶先生在《大学国文序》里说过这么一段话：所谓能力不是一会儿就能从无到有的，看看小孩子养成走路跟说话的能力多麻烦。阅读跟写作不会比走路跟说话容易，一要得其道，二要经常的历练到成了习惯，才算有了这种能力。

叶老所说的能力标志，一是“得其道”，我们认为是写作的路子，写作的要领。各行有各行的路子，内行人一说路子歪了，就麻烦了，恐怕比没踏上路子还糟糕，因为纠正起来很难；但摸准了路子也还不算有能力，还要“历练到成了习惯”，这就需要学习者从事刻苦的实践了，要通过自己的体味、揣摩，把理论转化为自己的心得体会，然后才能真正指导自己的写作，使之转化成一种熟练的技能技巧，一种运用语言文字的能力，一种自然而然、心到笔随的“习惯”，这才算有了“能力”。

办公室的写作范围极广，有时经常根据领导的授意拟写各种文稿，写作能力的提高没有捷径可达，唯有勤学多练，方能提高自己的写作能力。在工作中应广泛涉猎政治、经济、文化等学科的知识，保持职业的敏感性，善于总结归纳，不断提高自己的写作能力。

三、要具备良好的语言表达能力

这里的语言表达能力是指口头表达能力。“语言既是人们进行思维的工具，也是人们交流思想、意见的主要工具。在意见沟通中，能否正确运用语言文字，与沟通的效果关系十分密切”。办公室人员不仅要与领导沟通而且还要与基层员工沟通，有时还需要协调人与人之间、部门于部门之间的矛盾。在工作中，办公室人员上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，„„因此说话的技巧与艺术无时无刻不在我们身边。

这是某公司办公室主任处理因酒店电梯故障而遭到顾客上门投诉时的对话：

“您早，先生!您早，小姐!”办公室主任面带笑容，很有礼貌地迎上前打招呼。

“你是„„”男客人的声音比在总经理室门外时压低了一些。

“请两位这边坐。”办公室主任没有直接回答，而是先领客人到隔壁会客室，请客人在沙发上坐定。

“你就是总经理？”客人望着年轻的办公室主任，将信将疑地问道。

“请用茶!”办公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回答。

“如果你是总经理的话，我就对你说吧。”客人还想试探一下对方的身份。

“小姐，请用茶!”办公室主任“王顾左右而言他”地招呼些在一旁没有作声的小姐。

“你们是怎么搞的，该死的电梯把我们关在里面这么久!”客人开始投诉了，“我花了钱住饭店，不是花钱买倒霉的。我拒付房金。”

“电梯出故障，虽说是偶然，但当然是我们饭店的责任，我先向您两位表示歉意。”办公室主任边说，边为客人斟加了茶。

“道歉有什么用？我还是要拒付房费，我们的性命都差点给丢了。”客人用日语对身边的小姐叽咕几句。

“先生是日本人？中国话说得不错吗。”

“half japan”客人冒出一句英语。

“先生挺风趣，‘半个日本人’。”

“是呀。我母亲是中国人，我父亲是日本人，我小时在东北外婆长大的。”

“噢，您是第一次来上海吗？”

“当然是第一次。到了上海生意还没有谈，就碰到不顺心的事，几家五星级饭店都客满了，只好住你们这家四星级的，倒霉的事今天又让我给碰到了。”

“想必您听说过我国有句古话叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好运喏。”办公室主任做着祈祷的手势。

“什么意思？”客人有点好奇不解。

“我不相信迷信，但我却相信‘好事多磨’的话。可不是，您未住进五星级饭店，却能住我们饭店，真使我们感到很荣幸。我店的电梯是日本三菱的，使用七年来，没出过一点故障，今天让您两位受惊了。我想，先生您的生意肯定会谈得很成功。”办公室主任说得象真的一样。

“是吗？”客人的情绪到此时已完全变得正常了。

“当然啦，我国还有一句古语，叫做‘大难不死，必有后福’，虽然电梯出故障，我们要承担责任，但先生小姐有‘后福’我也该祝贺呀。”

“你真会讲话。”客人笑了。“托你的‘口彩’，生意如果谈成功，一定忘不了你。”

“您两位有没有受到了点小伤什么的？”办公室主任关切地询问。

“伤倒没伤着，就是„„早餐到现在还没有用呢。”客人似乎没有什么可说的了。

“噢，非常对不起，我耽误你们用餐了。”办公室主任站了起来说：“很抱歉，我还没有自我介绍呢。我是总经理办公室主任，等总经理来了以后再请他拜访您两位。”

“不必了，你的接待使我们很满意，我也不是不愿意付房金，不过碰到这种不顺心的事，在气头上说说而已。”

办公室主任送客人到电梯口，打招呼道别。客人用完早餐一进客房，看到一盆水果和一份总经理签名的道歉信已放在台上。男客人看着信，满面笑容地对女秘书小姐说了些什么。

此案例中，正是由于办公室主任善用沟通技巧，使得问题轻松的解决了，可见办公室工作员工的言语表达能力有多重要。这就要求办公室人员具备良好的语言表达能力，掌握沟通的技巧和说话的艺术。

第一，掌握沟通的技巧。办公室员工说话时应做到：语言真挚动人，具有感染力；使用有意义准确的语言和文字；语言要纯朴；措词恰当，通俗易懂；借用动作、表情来表达情感；尽量使用短句；推论要严密，切忌讲粗话；交谈中的人称要明确；学会聆听，对方讲话时不要插嘴，少讲多听等等。

第二，掌握说话的艺术。说话是一门艺术，办公室人员不仅要能说，而且要“会说”，要善于言辞，善于化解分歧和矛盾，注意把握好说话的尺度，做到该说的说，不该说的不说。

四、要具有较好的时间管理能力

办公室从某种意义上看就似企业行政系统的“司令部”，是领导指挥全局和推动各职能部门以及下属单位工作正常运转的纽带，是沟通上下、衔接左右、联系内外的桥梁。同时，办公室又好比一个单位的后勤部，承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等日常工作。办公室的工作量之大，事务之多可想而知。但办公室的一项重要责任就是节省上司的时间，保证上司高效率的工作。面对这些林林总总，繁杂琐碎的工作，工作中要服从上司要求，完成上司交办的工作，工作无论理解还是不理解都要按照要求完成，不能只考虑完成自己已制定的小计划而贻误上司的工作和整个组织的大事。有效利用时间，事半功倍。时间既是一个常数，公平地分配给每一个人，又是一个变数，善用则多，妄用则少。珍惜时间，一分钟劳动就有一分钟成果。为了有效利用工作时间，办公室人员应该：

（一）、明确自己的工作任务和职责。你必须非常的清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你自己完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作部参与。

（二）、要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。

（三）、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项完成任务，而不是机械的来一件事干一件事。

（四）、巧妙的运用一些方法，合理分配精力，精明的利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。

（五）、使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，在上面编制日安排和周计划，帮助个人管理时间，使工作有条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何要完成的事绝不留到下一天。

（六）、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。工作时，应考虑到你只是团队中的一员，应考虑你周围上下左右的同事们，特别是有些工作要相互接受和转交，要尽量在自己的范畴内多做些，给他人以方便。能与同事们协调你的工作，团队的工作效率才会提高。

（七）、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。例如公司要求在当天对某个请示进行批复，这就严格执行，安排进自己的计划。

（八）、应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来不便，从而得到启发，继续改进。

五、要具有较好的学习能力

“问渠那得清如许，为有源头活水来。”不断学习和总结前人的经验是人类社会得以进步、发展的前提。“未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验，丰富我们的思维”。在信息化的时代背景下，办公室工作对工作人员的学习能力提出了更高的要求，办公室工作人员不仅要学习好办公室业务知识，而且要提高政治素养，掌握社会政治经济动态，掌握各种信息，培养思想的远见性和预见性，为领导决策服务，做好领导的参谋。

（一）、学习理论政策，提高政策理论水平：要认真学习党的理论知识，学习国家和行业的重大方针、政策，不断提高政治觉悟和理论水平，以科学的发展观指导工作。

（二）、学习专业知识：当今社会信息发达，知识更新急剧加快，专业知识是我们胜任工作的要求，只有通过勤奋学习，特别是写作、信息化办公等方面的专业知识的学习，才能不断积累新知识，丰富新理念，拓宽新思路，富有创造性，适应新形势下企业快速发展的需要。

（三）、刻苦钻研业务：了解掌握信息、调研、文书、信访、档案、行政管理等方面的业务知识和办公自动化系统等新办公手段；同时，要致力提高科学办事和综合协调能力，学用结合、学以致用，增强知识素养，提高综合素质。办公室人员要通过不懈地学习和积累，通过系统的学理论、学政策、学知识、学业务，不断提高工作的系统性、预见性和创造性，使自身作风优良，业务精通，知行结合，学用相长，不断适应企业发展的需要。

六、要具有创新能力

“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”为适应新形势,实现办公室职能转变和工作创新是办公室工作的需要, 更是企业发展的需要。创新既是一种思想观念、思想方法，更是一种精神状态。办公室人员只有具备创新能力，才能适应时代的要求，适应企业发展的需要。

“创新就是要不断解放思想，实事求是，与时俱进。实践没有止境，创新也没有止境。”办公室作为一个单位的神经中枢，起着沟通上下，联系左右，协调内外的重要作用。要做好办公室工作，就必须有创新的工作思路、创新的工作措施，加强学习，创新工作思路，增强创新能力。

（一）、拓展创新思维。创新思维是创新能力的核心，有新思路才能有出路，创新思维是创新的前提，办公室人员想要在工作中不断创新，就要不断拓展自己的创新思路，拓展自己的思维。要敢于打破已有的经验，反对经验主义，摒弃古板的工作作风，用灵活、创新的思想引导自己的工作。另外，创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用。要提高创新思维能力，就是要解放思想，胸怀全局，勤于思考，勇于实践。办公室人员要提高自己的创新能力，就要通过不断的学习来提高自己的精神境界，丰富自己的思维，改变自己的知识结构，增强自己的各种技能，同时要勤于思考，勇于实践，从而实现工作上的不断创新。

（二）、敢于尝试，敢为人先。创新是在没有任何经验和前例的条件下进行的。因此，办公室人员要想创新，就要有“凿空”精神，敢于尝试，敢作敢当；想别人所不敢想，做别人所不敢做。只有这样，才能在实践中不断创新，在工作中不断提高自己的创新能力。

总之办公室是一个协调部门、参谋部门、服务部门，是企业正常运行的中枢机构及纽带。在企业管理中，办公室的最大作用和功能是保持各部门之间、本单位和上级主管部门、业务相关单位之间的动态平衡。办公室人员唯有掌握工作技能，提高各项能力素质，加强学习，不断创新，以高度敬业的精神为企业服务，才能适应新形势的需求，为企业的发展作出新的更大的贡献。