第一篇：大型年会、学术会议筹备注意事项

大型年会、学术会议筹备注意事项

一、会议准备

（一）会议室地点

（二）背板制作：名称、规格、颜色

（三）外部条幅：形式、数量

（四）主席台设置：按领导参会名单安排

（五）会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名

（六）会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花

（七）会议室座次安排：印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。

（八）会议室用水

（九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务

（十）贵宾席

（十一）会议报告用多媒体：是否使用

（十二）到会领导接送：通知时间地点、安排用车

（十三）负责人

二、活动日程

（一）早餐时间

（二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

（三）中餐时间

（四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

（五）晚餐时间

（六）餐后活动安排

（七）休息时间

（八）返程票定购、发放

（九）各环节用车及具体安排

（十）参观活动的分组及活动时间、内容

（十一）离会时间

（十二）周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系电话

三、材料准备

（一）材料准备：收集、印刷、分装

（二）主要文件

（三）参阅文件

（四）领导讲话、致辞

（五）活动安排

（六）证件：参会人员佩带《代表证》，工作人员佩带《工作证》，记者佩带《记者证》，并装入文件袋

（七）领导、新闻媒体材料（完整性）

（八）零星材料处理方式

（九）负责人

四、专家安排

（一）专家（专家人数、随行人员及安排）

（二）迎接

（三）住宿

（四）报告顺序（多名时）

（五）支付讲课费、交通费

（六）交通安排（包括机票订购）

（七）活动安排（非报告期间）

（八）小会交流安排

（九）专家就餐安排

（十）送行

五、代表安排

（一）会议规模

（二）会议通知（起草、打印、签字、盖章、邮寄等）

（三）通知要素：时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执

（四）报到：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等

（五）纪念品发放

（六）住宿安排

（七）返程事宜

（八）临时通知用品

（九）交通安排

六、活动安排

（一）音响准备：专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。

（二）提出会议纪律要求

（三）进行会议内容： 1．开幕式与领导致辞 2．专家报告 3．研讨活动 4．现场展示 5．会议总结

（四）会议各环节主持人

七、参观展示

（一）分会场数量

（二）日期、内容

（三）参观人员的编组

（四）往返交通方式及发车时间

（五）讲解人员：随车讲解员、参观点讲解员

（六）单位工作介绍

（七）单位引导人员

（八）单位提供的材料、纪念品及发放

（九）总协调人和各点负责人

八、宣传报道

（一）新闻媒体(接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排)

（二）单位媒体

（三）主办单位录音录像资料存档

（四）会议简报的撰写与发放

（五）负责人

九、用餐安排

（一）用餐人数

（二）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

（三）专家用餐

（四）备用数量（人员增减）

（五）专家餐后休息处

十、宾馆业务

（一）接待能力符合会议要求

（二）会议相关设施

（三）食宿收费标准

（四）就餐方式：自助、桌餐

（五）菜单模式与基本标准

（六）会议室标准

（七）付费结帐事宜：

（八）结算方式

1．餐：按餐卷、按桌 2．宿：按实际、按预定

（九）安全责任条款

（十）食品卫生责任条款

（十一）其他问题责任

（十二）热水供应

（十三）娱乐活动

（十四）人员接送

（十五）其他特殊要求

（十六）会议期间是否允许外营业（十七）出现超员情况的应对方式（十八）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

（十九）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）

十一、经费预算

（一）餐费

（二）宿费

（三）资料费

（四）会场布置费

（五）交通费

（六）活动费

（七）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

（八）会务补助费

（九）通讯费

（十）不可预见费

（十一）管理人员

（十二）房间内水果、洗漱用品标准

（十三）印制入住卡（放置床头柜上），注明姓名、性别、职务

第二篇：大型学术会议总结

公司组织大型学术会议总结

会议主题

参考以下因素，重要程度依次降低：

公司计划确定核心推广主题，如乳腺增生还是抑郁，要做出选择； 省级会议则参考区域内特点，开发为主还是上量为主，普遍存在的问题是什么？本次会议希望达到的目的是什么？ 时间约定

会议时间的确定取决于：

1、核心专家时间安排；

2、公司具体计划；

3、了解相关大型会议或知名企业（直接竞争对手）时间，避免冲突。一般，以邀请的最大牌专家（全国、省级专家）时间为最重要参考因素，因为大牌不到，会议质量会大打折扣。

大牌专家时间预约应在计划的前三个月开始初步预约，经过初步预约后，在会议正式时间前一个月约定准确时间。如2010年9月1~3日。

专家约定

一级专家前面已说，不再赘述。

二级专家时间约定一般在会议开始前1~2个月开始预约，一定要尽可能大面积的预约，避免某位专家临时有事，耽误会议。原则上如果想邀请2位二级专家授课的话，至少提前预约3位（专家邀请人数=正式会议专家*1.5）。在会议正式时间确定后，第一时间和二级专家正式约定、敲死。

邀请医生

明确目的：本次会议邀请医生的目的是为了开发新医生还是维护枪手医生。明确本次会议目的是需要分几个层级的，市场部层面、办事处层面、地区主管层面、医药代表层面要进行有机结合，不能断裂。

提供有效拜访机会：会议本身为销售人员提供了难得的有效拜访机会，拜访理由可以分解为会前和会后。

会前理由：第一次通知医生我司准备在大概某月开学术会；第二次通知医生我司准备在某月开学术会；第三次通知医生我司准备在某天开学术会；请医生提出会议上想解决的问题；送邀请函；确定具体行程，代购车票、机票等。

会后理由：询问会议满意度，是否还有遗留问题需要解决；送会议通讯录、集体照片等。

会议预算

吃： 住：

行：医生往返交通、包车集体交通费 专家：全国级别、省级别分别考虑

礼品：1）人数*1.2=预备礼品份数；2）会议期间讨论用礼品10~20份 物料：条幅、易拉宝、茶歇 内部筹备 会议地点：要有一定的吸引力，确保会议出席人数。

会议时间：避开国内或省内竞争关系的大型会议，尤其是官方主办的会议。会议日程

内部分工：非常重要，没有明确的分工，会议注定要出问题。

内部筹备时间表：分工明确后，一定要指定时间表，尤其是需要一定时间才能完成的准备工作，一定要制定时间表。

联谊项目：根据会议时间安排，是否需要安排一些联谊节目。如果需要，一定要提前准备甚至彩排。

专家资料：1）专家介绍；2）名牌制作；3）会议PPT内容沟通、确定； 会前准备——会前1~2天

行程表：核对各自客户的往返行程，并汇总到组委会，编制统一的行程表。如有突然改变，销售人员一定要提前通知组委会。

会议用餐：最终落实、敲定，一般由组委会组长负责本项工作。

客户住宿：专人负责初步编制客户住宿计划表，报到时由此专人统一安排住宿以及和住宿宾馆协调有关住宿问题。

水果、小提示物：用于放置到客户房间食用和提示会议、产品、企业的准备。会场布置：1）接线板、桌椅、水、笔记本、笔摆放、胶带、剪刀、裁纸刀、名片；2）投影仪调试；3）音响调试；4）会议室灯光熟悉；5）主席台布置，主席、专家“名牌”布置；6）背景板、条幅悬挂、易拉宝布置、徽标布置。会议进行

所有医生入座

公司人员隆重介绍大会主席（详细、重点突出）主席介绍第一位演讲嘉宾及题目 主席点评、参会医生提问

主席介绍第二位演讲嘉宾及题目；主席点评、参会医生提问。提前一定准备好托！。。。

会议结束，公司人员宣布晚餐时间及餐后活动 用餐

提前考察餐厅环境 约定用餐标准 协议自备酒水、饮料 祝酒、用餐开始、分别敬酒

如果需要，用餐后活动介绍和时间通知

注意：1）主席、演讲嘉宾最好坐在一桌，但是菜品不宜特殊化，免得其他客户反感。2）销售人员分别陪同自己客户用餐，兼顾同桌其他客户。娱乐

抽奖：会议期间或用餐期间可以做抽奖活动，抽奖礼品视预算而定一般是一二三等奖金额在20、50、100元左右。

晚会：销售团队预先准备小游戏和对应道具，如果团队内有特殊才能者，也可表演一些节目。重要的原则是一定要让医生参与进来，并留下深刻印象。会议结束

根据客户不同返程时间，安排送站。

陪同前来的销售人员无特殊情况，应陪同自己客户返程。返程中就会议过程中的内容和客户进行讨论，反复加深客户的产品、公司的认知。办事处经理短信感谢客户参会，并祝返程愉快。会后跟进

重要性：会后跟进工作好坏决定了会议的整体效果，需要绝对重视！如何跟进？

询问客户对会议印象如何？是否有对会议组织提出改进的意见？有没有会议上没有解决的疑问，需要我们协助解决？ 送会议上讲的课件 送参会医生的通讯录 送集体合影照片 对疑问的回复等

第三篇：大型学术会议邀请函范例最新参考

邀请函是为了邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时而发的请约性书信。下面是小编收集整理的一些大型学术会议邀请函模板，欢迎阅读。

大型学术会议邀请函1

随着科学技术进步，社会经济发展，食品科技及食品工业呈现快速发展态势，食品市场得到空前发展。但伴随着三聚氰胺，雀巢奶粉被指含砷等由食品原料污染、食品添加剂滥用及食品包装不达标等引发的新闻事件的曝光，使得食品安全越来越受到各界的关注。为积极参与提高和保障食品安全的活动，以科技研发成果促进我国食品产业持续健康发展，由中国印刷科学技术研究所、天津科技大学主办，《中国印刷与包装研究》编辑部、天津科技大学包装与印刷工程学院承办的“20__中国食品包装学术会议”将于20__年11月23-25日在天津财富豪为酒店召开。

本届会议是中国印刷包装学术界一次较高规格的国际性研讨活动，将邀请与食品及食品包装技术相关的高校与科研院所、企业的国内外学者，共同交流食品及食品包装技术研究进展，探讨与食品安全相关的各学科的研究方向，旨在加强国际学术交流与合作，共同推动印刷包装学术进步与发展。

会议分为主报告会和专题报告研讨会。主报告会将由米兰大学食品、环境与营养科学系lucianopiergiovanni教授、泰国农业大学包装与材料技术系ngamtippoovarodom教授等国际知名学者做特约主报告;第二天的分组专题报告会将针对功能食品包装材料技术，创新食品包装设计，食品包装装潢印刷，食品包装新工艺、新机械，食品运输包装，食品包装安全，食品包装物流管理与溯源技术等专题进行口头报告和学术交流。

组委会诚挚地邀请海内外从事印刷包装研究的学者、专家，及企业界人士莅临本届盛会，参与交流!

大型学术会议邀请函2

各医疗卫生单位：

为进一步提高我市糖尿病及内分泌疾病的临床治疗与研究水平，经研究，决定于20__年8月17日(星期六)-18日(星期日)举办省级继续教育项目“糖尿病及其并发症防治新进展培训班”(项目编号20__-03-06-009)，由十堰市人民医院主办。会议将邀请国内知名专家教授进行专题讲座。具体事宜通知如下。

一、会议时间及地点：

报到时间：20__年8月17日(星期六)09:00-15：00在十堰市美乐大酒店客房部一楼大厅报到。20__年8月17日(星期六)下午15：00-18日上午11：30会议。

二、培训内容：

1、糖尿病急性并发症的诊治

------------武汉大学中南医院 徐炎成 教授

2、新型降糖药物的临床应用

------------湖北省新华医院 刘佩文 教授

3、糖尿病周围神经病变诊疗规范

------华中科技大学附属同济医院 袁刚 教授

4、甲状腺结节的规范化治疗

----------广州军区武汉总医院 乐岭 教授

5、干细胞移植治疗糖尿病

------------十堰市人民医院 廖勇敢 教授

6、多囊卵巢综合征的防治进展

------------十堰市人民医院 丁洪成 教授

7、糖尿病足治疗新进展

------------十堰市人民医院 李晓雯 教授

8、糖尿病患者的低血糖管理

------------十堰市人民医院 黄明炜 教授

9、妊娠期糖尿病的诊治

-----------十堰市人民医院 郑海燕 教授

三、其他：

本次会议免收培训费，就餐、住宿由会务组免费统一安排，交通费自理，请需要住宿的代表提前与会务组联系。20__年8月17日下午(星期六下午)到达的参会人员请直接到会场报道。全程参会者将授予省级继续教育学分2分。

联系方式：请将回执寄回或电话、短信报名。

联系人：廖勇敢 1587108____ 李晓雯 1387280____

黄明炜 136361____ 郑海燕 1587111____

联系电话：0719-863____或863____

十堰市人民医院

20__年8月2日

大型学术会议邀请函3

由德国__基金会和浙江大学联合举办的国际会议“亚欧参与式预算:民主参与的核心挑战”(participatory budgeting in asiaand europe: key challenges ofparticipation)定于20__年8月16-19日在浙江杭州望湖宾馆举行。本次会议的发言人和评论人是来自国内外研究公共财政预算和市政民主的专家。另外，我们还将邀请国内众多高校、研究机构和政府部门的有关专家、学者参加本次大会。鉴于您在该会议主题相关领域颇有研究，我们很荣幸地邀请您参加本次大会。

会议相关事项：

1、正式开会时间为：20__年8月17-19日。16日下午报到。

2、会议语言为中文和英文。有同声翻译。

会议日程安排和具体资料请见本会专用网站：

3、__基金会承担您参加会议期间的午餐。没有会务费。其他费用自理(如果需要大会筹备组代订宾馆，请在报名时标明)。

4、诚请您在收到邀请函后即登录会议网站进行网上报名，也可用传真形式通知(参会回执可从网上获取)。

5、会后将把发言人的和参会者的论文经专家审核后成书发表。欢迎投稿。如有问题，请随时联系!

大型学术会议邀请函4

尊敬的　　先生/女士

为促进我国心身医学科学研究、临床应用、学术交流以及促进综合医院临床心身医学发展，经中华医学会批准，拟定于____年__月__日至__日在__省省会__举办中华医会心身医学专家做专题讲座，开展心身医学学术交流、心身干预与心身治疗技能培训。现将会议有关事宜通知如下：

主办单位：中华医学会心身医学分会

__医科大学第一医院

承办单位：__省心理卫生学会心身医学专业委员会

协办单位：__省中老年保健协会

__省__科学学会

__省医学会心身医学学组

二、会议主题

本次会议以“________”为主题

(一)会议时间

____年__月__日至__月__日

(二)会议地点

____大酒店(__省__市__区__街__号)

您可以通过以下方式到达会场：

火车站乘坐__路，__路公共汽车到__大酒店

(三)本次会议授予国家Ⅰ类学分，学分成本费自理

(四)回执：为确保会议的有序进行，请收到此通知的单位将参会人员名单于____年__月__日(星期三)中午前报至。每家单位限一人参加。

(五)参加____年__月__日上午消化分会场会议均有礼品赠送(内科处方实用手册一本)

联系电话：__× ____________

姓名

工作单位

职称

电话

是否参加消化会

大型学术会议邀请函5

尊敬的先生/女士：

为进一步满足第二语言教学对汉语句式研究的迫切需要，促进语法研究新成果向国际汉语教学应用的转化，北京语言大学汉语学院拟于20__年8月20日在北京语言大学举办“汉语国际教育语境下的句式研究与教学专题研讨会”。鉴于您在第二语言研究领域的丰厚学术成果，诚邀您出席并发表鸿文，嘉惠学林。

有关会议安排如下：

一、会议时光：

20__年8月20日-22日

二、会议地点：

北京语言大学

三、会议主旨：

促进前沿语言学理论的创新及其向国际汉语教学的转化与应用;推动语言学理论的本土化研究

四、会议议题：

1)类型学视角下的汉语句式研究;

2)汉语句式研究的跨文化视角与相关语言事实;

3)跨文化视角下的汉语第二语言句式教学;

4)汉语教材、大纲、教学设计中的句式问题;

5)汉语作为第二语言句式教学中的相关问题

五、遴选参会论文，出版论集《汉语句式研究与教学》。

六、20__年7月5日前，将论文题目及摘要以Word20__文档发至会务组邮箱。

摘要1000字，标题用三号宋体，正文用小四号宋体。摘要请标注作者姓名、单位、电子邮箱、通讯地址、邮政编码、联系电话、传真。

请于8月10日前提交论文全文，以便制作论文集。

七、会议日程

8月19日下午，在北京语言大学会议中心大堂报到。报到地址：北京市海淀区学院路15号。乘坐地铁2号线到西直门换乘13号线五道口下车(A西北出口)，步行至北语会议中心。

8月20日，8:30开幕式、大会发言、分组研讨

8月21日，上午分组研讨，下午闭幕式

8月22日，文化考察一天(京郊)。如不参加文化考察，请回函说明，以便筹备组统计人数。

8月22日，离会

八、会议通讯地址：

北京市海淀区学院路15号北京语言大学汉语学院(100083)

九、往返交通由会议代表自行购票。会议筹办费、餐费、住宿费、论文集出版费由会议主办方承担。

如有特殊状况，需代买车票，请于7月8日前将身份证号及返程

日期透过邮箱通知会务组，过期不再受理。

大型学术会议邀请函范例最新参考5篇

第四篇：2014年会筹备通知

关于筹备、组织迎接2013立生集团总结表彰大会暨

2014全年发展工作会议顺利召开的通知

集团各部门、各子公司：

2013年在集团总部的正确领导下，立生集团全体上下积极围绕建设“2013品牌建设年”的中心目标，切实贯彻落实目标推进，各部门、各子公司在今年各自的实际工作中，积极呈现出了你追我赶，携手并进的良好态势，并不断创造良好业绩。为鼓舞并弘扬在工作中的所表现出的先进代表，经集团办公会研究决定，集团计划2014年1月18日在南昌立生国际大酒店召开2013立生集团总结表彰大会暨2014全年发展工作会议，为确保会议顺利、如期召开，现就年会筹备工作提出如下具体要求：

1、各部门、各子公司在接到本通知后，应立即召集相关人员开会研究、组织迎接年会的具体工作安排及参会负责人（具体筹备工作是指：参会负责人的确定，参会人员的数量名单、年会发言代表的确定、发言稿件的编撰、以及与年会相关的事务筹备„„等），在接到本通知后，请于2013年12月1日前将各自所在企业、部门的筹备工作计划和参会负责人名单书面报备集团总部；

2、由于2013年是集团“品牌建设年”，因此，本次年会更是该主题的总结性活动，因此，特别要求各部门、各子公司的主要领导必须切实关心、支持年会的筹备工作，并指定专人依照本通知各项要求，负责筹备工作的开展；

3、为对集团“2013品牌建设年”活动形成有效延续，经研究决定，在年会召开前夕，即四季度开展“总结2013，品牌建设我建言”征文活动，征文要求如下：

①、集团各部门、各子公司应组织开展该主题下的文稿征集，经本部门、子

公司初步筛选后，选送“行政管理组”与“生产一线组”各两篇以上优秀作品参加总评选；集团总部在各单位选送的作品中分别评出“行政管理组”与“生产一线组”的一等奖1名，二等奖2名，三等奖3名，颁奖活动将作为本次年会的活动流程之一。

②、本次比赛的主题为“总结2013，品牌建设我建言”。因此，所有参赛人

员的撰稿必须围绕集团2013品牌建设活动的过程、结合各自岗位实际，充分表达自身对于集团在2013品牌建设中所展现的良好态势以及存在的不足，并提出积极的建言献策。

③、各部门、子公司在接到本通知后，请于2013年12月1日前将“行政管

理组”与“生产一线组”各两篇以上优秀作品依照集团内刊《立生之声》的征稿要求，形成电子版报送集团企划部，以便在内刊中刊载公示；

4、各部门、各子公司请于2013年12月15日前把本优秀员工的事迹及照片整理好及时上报集团总部行政部，QQ邮箱：770985614；请各单位、各部门负责人切实认真准备好2013年的年终总结及2014年的工作规划，写好后于2014年元月5日前报集团行政部转呈集团办公会审议。

5、为活跃年会氛围，提升各级员工参与企业文化建设的积极性，本次年会将在2014年1月18日晚八点举办“品牌建设合家欢”主题文艺晚会，晚会节目由各部门、各单位围绕晚会主题，自编、自导、自演。因此，请各部门、各单位应在2013年12月30日前完成各自报送节目的初排及曲目上报。晚会筹备总负责人为酒店公司总经理助理，有关晚会节目要求细则将另行通告；

6、有关本次年会的详细细则，集团总部将在汇总各部门、各单位的筹备工作计划和参会负责人名单后另行颁布，如有变更，将另行书面通知。

第五篇：党代会年会筹备情况

某某镇党代会年会筹备情况

根据旗委组织部《阿鲁科尔沁旗试行苏木乡镇党代会年会制实施细则》，我们立即组织成立了筹备工作领导小组，对我镇党代会年会筹备工作进行了部署安排，现将其筹备情况作简要汇报：

一、认真做好党代会的组织工作。根据会议日程安排，我镇及时召开了镇党委会议，对党代会筹备工作进行安排部署。一是成立了以镇党委书记为组长，党委副书记为副组长的筹备工作领导小组，具体负责此次大会的组织领导。二是抽调人员成立了会务组、宣传组、信访维稳组等三个工作小组，对组成人员的主要职责进行了细化分解，做到职责明确、分工负责，形成筹备工作的整体合力。三是召开专题会议汇报工作进度，部署具体任务，检查督促，狠抓落实。

二、做好了党代表情况调查和党代表补选工作。巴彦花镇第六届党代表共87人，因人事变动调出代表11人。需补选代表11人。目前，我镇党代表补选工作已经完成，补选党代表11人。我镇现有党代表87人。经调查摸底，能参加党代会年会的党代表79人，符合法定人数。

三、做好会议报告的起草工作。根据旗第十三届第十次全委扩大会议精神，结合我镇实际情况，镇党委高度重视党委工作报告和纪委工作报告的起草工作，超前安排，明确专人负责，增强写好工作报告的责任意识。同时，征集了党代

表议案10余条，包括经济、社会、民生等方方面面，为进一步完善报告内容提供了宝贵意见和建议，使镇党委对工作报告做了及时的精细化修改。

四、做好会议议程的安排工作。按照精简、务实、高效的原则，科学设置年会议程，即听取和审议镇党委、镇纪委工作报告并作出决议等；书面听取镇党委班子成员述职述廉报告，并进行民主测评；听取提案审查委员会关于代表提案的处理意见的报告。紧凑安排会议议程,切实体现年会程序的严谨性和内容的科学性。

五、做好代表培训和会议提案征集报告。采取以会代训、专题辅导的形式，集中培训党代表，对党代表任期制，党代表提案、提议制度等有关内容进行了宣传和学习，进一步提高党代表的履职能力和水平。同时，组织党代表通过视察调研、走访慰问等形式深入基层一线，广泛收集党员群众的意见建议，加强党代表的提案收集工作。

为了进一步扩大基层党内民主，激发党内活力，***镇党委加强组织领导，本着“把握报告方向，严格会议议程，注重学习宣传，突出本地特色”，已精心做好了党代会年会筹备各项工作。