第一篇：接待工作管理方法

工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－1 作为社会这个大网络中的网结，企业与外部、上下、左右有着密切的交往与联系。企业内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过企业行政办公室这个枢纽部门，因此接待就成为企业行政办公室的一项日常事务工作。接待的规格主要指接待的条件及领导的陪同，企业应根据来客的情况确定。接待规格包括高格接待、低格接待和对等接待三种形式。上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见；相关企业领导派员工到本企业商谈重要事宜；下属企业人员来访，有重要事宜要办等情况下，都要本企业主要领导出面作陪，采用高格接待，即陪客要比来客职务高的接待。在上级领导来本企业视察，搞调查研究；上级领导路过本企业，短暂休息；外地参观团来本企业参观等情况下，可采取低格接待，即陪客职务可以比来客职务低。对一般性业务来往，企业可采用对等接待，即陪客与客人职务、级别大致一样的接待。

一、做好接待工作的技巧 1.发出邀请 邀请方式可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请及邮信邀请等。口头邀请多在一些活动较为简单的场所中应用。为表示重视，常采用登门邀请的形式。正规的邀请为书面邀请形式，它有特定的格式，通常有请柬、“广告”邀请、(没有具体被邀请者姓名的普遍性的邀请)、邀请信。邀请的方式很多，采用哪一种方式应根据企业与被邀请方的亲疏关系和实际情况而定。有时是这几种方法综合运用，发了书面邀请后，又用电话邀请，然后再登门邀请。工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－2 2.做好准备工作 接待的准备工作很重要，它是整个接待工作中的重要一环。准备工作做得好，就使接待工作有了良好的基础；否则，接待工作就很难达到应有的工作质量和接待效果。因此，从一接到来宾通知，就应立即着手做好准备工作，以求主动。(1)弄清来宾情况。来宾情况，主要包括来宾的单位、人数、性别、身份，必要时应掌握来宾的年龄和健康状况，来宾的目的和要求，还有抵离时间、乘坐交通工具和车次航班等。然后，将上述情况及时向企业主管领导报告，同时通知有关部门和人员，认真做好接待的准备工作。(2)拟定接待方案。接待方案的内容主要包括：来宾的基本情况，接待工作的组织分工，陪同人员，食宿地点及房间安排，伙食标准及宴请意见，安全保卫，交通工具，费用支出，活动方式和日程安排，汇报内容的准备及参与人员等。接待方案报请本企业领导批准后应认真落实。(3)落实接待方案。按照拟定的接待方案，通知各有关方面做好接待准备工作，如通知宾馆安排好房间和用餐，落实交通工具，通知本企业保安部门，落实警卫措施等。3.做好正式接待工作 来宾抵达后，就要认真做好正式接待工作。接待人员除按接待工作方案逐项落实以外，还要根据情况的变化，随时采取应变措施。(1)迎接来宾。要根据来宾的不同身份迎接来宾。如果是上级领导或外地重要客人到达，应安排本企业有关领导前往车站(机场、码头)迎接；如果是一般来宾到达，可由办公室负责人前往迎接。迎接人 工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－3 员要在来宾所乘车(机、船)到达之前到场等候，宾主见面，第一礼节就是握手，然后，进行身份介绍。身份介绍有两种情况，一种是自我介绍，一种是引见介绍。一般小型的会见，或者是主宾两个人的会见多采用自我介绍，而相对比较大型的会见则多采用引见介绍。现在多数企业都采用交换名片的方式，可免去过多的口头介绍。(2)安排生活。来宾到宾馆后，应把来宾引送到事先安排好的房间。如果来宾较多，一时房间难以落实，可先请来宾到客厅休息，再联系房间。来宾全部住下后，应把就餐的时间、地点告诉他们。对重要来宾，应安排专人带他们到餐厅就餐。(3)商议活动日程。来宾食宿安排妥当后，应向来宾进一步了解来访意图，商议活动日程。把活动的内容、日程、方式、要求及时通知有关方面，以便顺利进行工作。(4)组织活动。这项工作比较复杂，接待人员一定要按照日程安排，精心组织好各种活动。如果来宾要听取汇报或召开座谈会，要安排好会议室，通知参加人员准时到场，并把与会者名单及汇报材料提供给来宾。如果来宾要下去视察、参观、游览，应安排好交通工具和陪同人员，并把到达的准确时间通知所去的部门。(5)安排看望和宴请。安排好本企业领导前往宾馆看望客人。如果要宴请客人，应按照有关规定，根据来宾的情况，确定宴请的时间、地点、标准和陪同人员。一般情况下，只安排一次宴请。(6)听取意见。在来宾活动全部结束时，要安排一定的时间，请企业领导与来宾会面，听取来宾对企业工作的意见，交换看法。特别是上级企业派来的视察团、组、检查团、组，更要认真听取他们的意见。(7)安排返程。按照来宾的要求，订购车(船、机)票，商议离开住 工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－4 地的时间，安排好送行车辆和送行人员，协助来宾结算各种费用，把来宾送到车站(机场、码头)，使来宾满意而归。4.做好总结收尾工作 收尾工作主要包括：电话通知来宾所在单位，告之来宾所乘车(机、船)班次及时间，以便接站；要与有关单位结算账目，及时付款；把接待工作中形成的文件、材料收集齐全，立卷归档，以备查用；总结接待工作的经验教训。上述接待工作的程序和做法，是正常接待工作的共同之处，但由于来宾的级别、目的、活动方式不同，所以，在具体的接待工作中，不能机械地套用上述程序和做法，而要视不同情况，灵活掌握安排。

二、各类具体接待工作的管理技巧 接待工作按照事先是否与企业有约定分为有约接待和无约接待。企业的接待工作大多是日常的一般性有约接待。接待时可以参照前面讲的技巧做好接待工作，根据来访来宾确定接待规格，酌情做好接待工作。来访者事先没有预定会见面谈，而是临时来访的，这种接待称无约接待。对临时来访的客人，企业行政办公室人员要有礼貌地询问来宾的来意，再根据当时的情况，凭借自己以往接待经验，做出适当的应对办法。倘若领导刚好单独一个人在办公室，完全可以会见临时来访的客人，此时，企业办公室人员应该请来者稍等，然后请示领导，得到同意后请客人进办公室；若领导不愿会见，并找借口打发来客，此时，企业办公室人员可请示领导，是否可派其他人代领导会见，领导允许并指定由某人代替，工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－5 办公人员就应礼貌机智地请客人接受与某负责人会谈。如果客人坚持非见领导不可，而且客人身份地位比较特殊，此时，接待人员应一方面机敏地为领导挡驾，让他明白今天不行，一面让他留下电话和会面要求，表示将报告领导，等待领导决定后立即通知他。倘若领导正在开会，且会议时间长，或这天安排会见很紧凑，客人面谈问题较复杂，则可以将情况清楚地告诉客人，然后再有礼貌地询问客人是否可以安排另外一个时间见面；或根据领导的时间表找出一个空隙，主动提出一个确切的时间，征求客人的意见。1.接待上级部门来人的技巧 上级部门来本企业的人员，一般来说，是来传达上级部门的有关指示精神；通报本企业的工作总结和工作计划；调查了解和督促检查本企业工作的落实情况；回答和解决本企业提出的问题，进行业务指导，等等。企业的接待人员首先要摸清来人的意图，主动向他们反映情况，报告工作，请示有关工作上的问题，密切联系，争取上级组织的帮助和指导，认真搞好接待工作。如果上级单位来的是领导，要请本企业的领导亲自出面接待，企业行政办公室人员就要为本企业领导提供有关方面的材料。本企业领导在向上级领导汇报工作、请示问题时，接待人员可按领导的要求，谈某些具体情况，而对工作的总体估价，对重要问题的提出和分析，则必须由领导亲自谈，但对领导一时回答不了的，比如某些基本数字、基本情况，接待人员可以补充回答。在本企业领导不在的情况下，企业接待人员可按上级领导的要求行事，并且要认真对待，实事求是，不能随意发表个人看法。上级领导向接待人员布置任务时，接待人员要认认真真、原原本本地记录下来，对不清楚的问题要问清楚。本企业领导回来后，要及时、详细地汇 工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－6 报接待情况，并对如何落实上级领导交办事项提出意见，供领导参考。2.接待同行企业来人 同行企业的主要领导来时，一般应由本企业领导接待，如果领导不在，或有事不能离开时，企业行政办公室人员可以负责接待。如果一般工作人员来，行政办公室人员可自行接待。一般来说，同行企业来人的目的是交流情况，探讨问题，互相学习。所以，要按客人的要求，实事求是地向客人介绍情况，对客人索要的文字材料要积极提供。同时，要请客人介绍企业的有关工作情况，了解其的工作进度、人员素质、整体贡献等。听取对方情况介绍，要表现出谦虚的态度，并表示向对方学习。在双方探讨共同感兴趣的问题时，要认真听取对方的观点和意见，尊重对方的见解，对对方的真知灼见，要表示赞赏，同时，要敞开心胸，谈出自己的观点和见解，使双方都受到启发，都获得收益。当对方谈到工作中遇到困难时，要表示同情和理解，尽量为对方出主意想办法，使对方从心底感到欣慰。如果客人是来协调关系的，就要从大局和来人单位的角度考虑问题，按有关制度或规定办理。如果客人是来求援的，就要积极为客人着想，尽量为来人企业解决问题，一时帮不上忙的，要向客人说明原因，求得谅解。3.接待与本企业有业务往来的相关企业来人 与本企业有业务往来的相关企业来人，一般是来联系业务协作的，可按本企业领导意图，找有关业务部门负责人一同接待。在接待时，要注意相互交流情况，既要将本企业的情况向来人介绍，又要主动了解来人企业的工作情况、发展趋势等。不论来人的具体目的如何，均应以平等、热情、尊重的态度商谈工作。要发扬互相支持、团结协作的精神，工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－7 为对方着想，把困难留给自己，把方便让给对方。当然，必须坚持原则，实事求是，量力而行，不能随意表态，乱加许诺。如果双方在商谈工作过程中发生意见分歧，则要冷静处理，互相谅解，互相谦让，不可意气用事，僵持不下。如果对方提出业务协作事项，可以洽谈条款，经本企业领导同意，与对方签订协议。4.接待下属企业来人 一般地讲，下属企业来人的目的，一是来汇报工作，二是来请示问题，三是来请求上级解决困难。除领导点名找来的，或来人指名要见领导的以外，一般都由行政办公室人员接待。即使来人指名要见领导的，也要根据来人的意图和领导的意见，决定是否让其与领导见面。对来汇报工作的，接待人员必须认真记录汇报内容，对不清楚的问题，认真询问，倘若对来人回答不满意或来人当时回答不了，可请来人回去进一步搞清情况和问题后再补充汇报。如果来人汇报的情况参考价值比较大，而且有书面材料并且材料质量也很好，可要求把材料留下，若没有书面材料或材料质量不高，可请来人回去整理成书面材料报来，必要时可向来人提出整理材料的建议，或与来人一起研究材料的具体写法。对来请示问题的，要请有关业务部门的人员参加接待。对所请示的问 题，若已有规定，就按有关规定答复；若没有明确规定，必须请示领导后，按领导的意见答复；若属重要问题，要请对方写成书面请示，经有关领导批示后答复。回答问题时，要观点明确，不能躲躲闪闪，模棱两可，含糊其辞。对来请求上级解决困难的，更要热情接待。接待人员要按照本企业领导的意见认真接待，要抱着热心的态度对下级的困难表示同情和理 工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－8 解，尽力帮助他们解决问题，提出建议，想些办法，在感情上使来人得到安慰。企业接待人员要按领导要求，根据所提出困难的情况，能够马上解决的，应给予肯定明确的答复；不能马上解决的，要把道理和情况讲清楚；一时定不了的，也要如实讲出。处理完毕，要向领导报告处理结果。5.接待新闻单位来人 新闻记者来访，除指名要见领导的以外，一般都由行政办公室人员接待。企业接待人员要主动热情地接待记者来访，对与采访有关的要求要尽力予以满足。对记者所要采访的情况，一定要如实介绍，提供的新闻要有据可查，不允许弄虚作假，不能只报喜不报忧，对重大事件，不可隐瞒事实，敷衍遮盖。记者的提问往往一针见血，接待人员应坦诚相见，尽量使他们得到满意的答复，如无法回答时，要做耐心解释，说明原因，应尽量避免使用“不能说”、“不知道”一类的词。记者采访完毕，接待人员可以问清是否报道，如果对方给予报道，就请他们写好报道稿件，送给本企业领导审阅，由领导决定是否可以报道；如果记者要求本企业写报道稿，企业接待人员可将记者的意见向领导汇报，经领导同意后再起草，或组织有关部门起草。稿件在发出之前，一定要经领导审阅；如果记者准备报道不利于本企业的消息，接待人员要保持冷静，耐心加以解释，并尽可能为记者提供有关事实真相的全部资料，供他们核实研究，以便他们更正或补充，并将情况及时向领导汇报；如果记者要进行歪曲报道时，接待人员则应据理力争，并可以通过合法手段争取得到合理的解决。记者的采访活动一般很忙，所以，接待人员要考虑好时间，不要耽搁他们的时间。工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－9 6.接待参观团组 一个企业在经济上显示出优势，或在某些方面创造出新的经验，这就势必引起其他企业的重视，派人前来参观学习，而参观学习者多数都是组 成团组的，这就应搞好参观团组的接待。前来参观的团组人数不等，规格有高有低。无论前来参观团组的人员多少，规格高低，都要认真接待。特别是接待那些规格较高的大型参观团组，更要细致安排，认真接待。搞好参观团组的接待很重要，这是让外界了解企业各方面的情况，促进搞好企业同外部的关系，便于相互协作的极好机会。负责接待参观团组的人员，要熟悉企业各方面情况，不但能够全面、系统地向参观者介绍企业的概况，而且能够随时、准确地回答参观者的提问。无论是介绍情况，还是回答问题，都要实事求是。参观者在参观过程中，现场不应加以过分修饰，否则容易使参观者感到有做作之嫌。但是，对现场打扫一下，张贴一些欢迎标语还是必要的。对于一些大型企业，参观者不可能每处都去，可搞一些实物展览，放映幻灯、纪录片和电视录像等，这样，参观者可以见微知著。还可以准备好宣传小册子，分发给参观者，让他们对企业有个基本的整体了解。小册子必须简明扼要，配有一定的数据和图片，以便于参观者一边参观一边对照查阅。7.接待前来洽谈业务的人员 对前来洽谈业务的人员，经企业领导的同意，企业办公室人员或随领导一起接待，或与有关业务部门负责人一同接待。业务洽谈是一个合作的过程，在考虑企业利益同时，也要考虑对方的利益。接待人员参与业务洽谈，要事先做好准备，做到知己知彼。知己就是对企业的情况要有真正了解，哪些属于优势，哪些是薄弱环节，以客 工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－10 观的态度，做一番考察和评价。知彼就是要尽可能多地掌握和准备好对方的情报资料，以此来预测对方通过洽谈要实现的目标。在业务洽谈中，要遵守公平的原则，不能采用欺骗等不正当手段来赢得有利于企业的结果。要让对方了解企业的目的和想法，同时保留不想让对方知道的其他资料。遇到不同的意见和看法，要通过洽谈逐步达到意见的一致和相互的谅解。既要站在企业立场上据理力争，又要适当满足对方的需要，达到双方互利的目的。在洽谈中，要注意说话的技巧，要有忍耐的基本功，当对方提出苛刻条件，或对方态度极不友好，或对方为压倒他人而不择手段时，先要忍耐，否则就会使洽谈呈现紧张状态甚至中断。要注意倾听对方说话，不要轻易打断对方的谈话，可以通过一些恰当的、简单的插话和提问，表示对话题感兴趣。要成功地运用提问的方法，提问时要注意尊重对方，所提出的问题不要有压迫性，给对方以回旋余地和选择机会，要掌握发问时机，掌握主动权。同时，还要注意巧妙回答对方的提问。当双方认为已基本达到理想的洽谈结果时，由领导决定签订协议。8.接待检查团组 上级企业为了检查、督促下属企业对企业的方针、政策的落实情况，或者为了处理重大案件、解决重要问题，经常派各种检查团组深人工作。接待人员要根据检查团组的要求，积极做好接待工作。一般情况下，企业主要领导要出面接待检查团组，接待人员要根据检查团组检查的范围、内容、重点、步骤及方式，协助领导做好准备工作。对检查团组对企业工作的指导意见，要认真听取和记录，整理后向企业领导汇报。工 具 名 检索编码 接待工作管理方法 CM030924 页码 11－11 9.接待视察、考察团组 为了改进领导作风和企业的工作作风，克服官僚主义作风，各级领导深入基层，了解情况，听取汇报，解决实际问题的视察工作越来越多、越来越普遍。上级企业来视察的团组情况差别很大。一是视察的时间有长有短。有的时间比较短，几个小时或一天两天；有的时间比较长，十天半月，甚至更长。二是视察的人数有多有少。有的几个人，有的十几个人，甚至几十个人。三是视察成员的职务有高有低。有的职务较高，有的职务较低。四是年龄有大有小。一般情况下，年老的成员较多。五是身体有强有弱。有的年老体弱，有的年富力强。六是视察工作的内容和方式有较大差异。有的主要听取本公司的工作情况汇报，翻阅有关方面的材料，召开座谈会；有的主要深入到工厂员工家，与员工亲切交谈，了解情况。被视察的企业要根据视察团组的不同要求，妥善安排好接待工作，保证视察工作的顺利进行。一般来说，企业的主要领导要陪同视察者。接待人员要周密地安排好活动日程，准备好有关资料，对视察者的讲话、指示要认真记录、整理，要做好安全、保密等一些具体工作。对来本企业考察的团组也要区别不同情况做好接待工作。上级的考察团组，一般是来调查研究，了解情况的。接待人员要按考察团组的意图，积极提供有关方面的情况，安排好其他活动。外企业的考察团组，一般是来了解情况，学习经验的。接待人员要认真、谦虚地向客人介绍情况，包括成功的经验和失败的教训。

第二篇：接待工作（定稿）

接待工作

接待工作是行政办公室的日常工作之一，也是最为重要的工作职能之一。以迎来送往为主要内容的接待工作不仅代表了组织的整体形象，也是组织行政管理绩效的重要体现。文章就如何提升行政办公室接待工作质量进行了详细的分析。

一、引言

无论是政府机关或是企事业单位、抑或是社会团体组织，都需要面对各种级别、各种目的的接待工作，这项工作是组织间开展交流合作的纽带和结合点，是组织间第一印象形成的关键因素。因此，任何组织对行政接待工作的关注都会对组织发展起到十分积极的作用。

二、行政办公室的接待工作内容和特点

（一）行政办公室接待工作内容

行政办公室接待工作的主要内容包括以下几方面：第一，迎接来访人员。迎接来访人员是接待工作的第一个环节，这一环节需要提前与对方接洽，知晓来访时间、人员，并根据来访人员的目的、规模安排相关行政工作人员做好欢迎活动的准备。第二，安排好来访人员的行程。在于对方充分沟通的前提下，为来访人员制定访问期间的行程安排，并在征求对方同意后，制定相应的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根据来访人员数量、级别，安排相应的食宿接待项目，为来访人员在访问期间提供舒适的居住和饮食服务。第四，协调办理访问事项。就来访人员的访问目的，做好访问期间的具体事务协调工作，按照事先的接待方案，做好交通服务、意见传递工作，确保来访人员能够准时抵达访问地或及时转场，并及时解决来访人员提出的要求和问题。第五，做好欢送工作。结束来访形成后，接待人员需要按照事先制定的方案，做好欢送活动，让来访人员满意而归。

（二）行政办公室接待工作特点

行政办公室接待工作具有以下特点：第一，时效性。来访人员一般都有一定的访问期限，在不同访问事项间，也需要系统的时间安排，并做到事项间的紧密衔接。第二，突然性。有些来访人员是突然抵达的，这时的接待工作就存在立即启动的问题，这种突然性的接待对组织行政接待能力是一次巨大的考验。第三，接待方案的可变性。由于来访人员有临时的访问需求或是组织接待工作因特殊情况需要作出调整，接待工作中时常会出现对接待方案的变动和调整，这也就需要接待人员能够根据方案的改变而做好相关的沟通、协调和服务工作。

（三）细节管理

行政办公室接待工作的细节管理决定了接待工作质量的好坏。接待工作的细节管理主要体现在服务的细节上，如：准时迎接来宾，为来宾安排舒适的客房，针对来宾的需求和个人习惯提供可口的饮食服务。如有会议或集体活动安排，还需做好现场的服务和协调工作，例如文件资料的准备和送达，会议现场的布置，设备的调试，现场茶水服务等。

三、行政办公室接待工作的主要问题

（一）计划安排不到位

由于接待工作具有一定的突然性，很有可能会导致接待方的措手不及。这一问题尤其表现在计划工作不到位。接待方没有及时制定出周密的接待计划，对来宾的访问行程安排、时间控制、接待人员的安排等没有细致考量，导致了接待过程中手忙脚乱、频频出错。

（二）沟通协调机制不完善

接待工作并不是仅仅依靠行政办公室的人员就能完成的，这项工作还需要与其他部门的紧密协调和配合。例如，接待人员需要与酒店联系住宿和餐饮服务，需要预定会议活动的场馆，需要与来宾接洽了解来宾的具体需求，并及时将来宾需求反馈给借贷方等等。这些沟通协调工作是确保接待工作顺利进行的重要保证。然而，目前有很多单位在接待过程中没能做好沟通协调工作，使得来宾的意见得不到及时的传达，需要办理的接待事项没有及时办妥，影响了接待的质量。

（三）接待人员的素质有待提高

接待工作的主体组织行政办公室的工作人员，这部分人员的素质决定了接待工作的质量和效率。目前有些组织的接待人员的专业素质不高，表现为时间观念不强、服务技能缺乏、组织协调能力差、工作责任心不强等。

四、提升行政办公司接待工作质量的建议

（一）制定周密的接待计划

行政办公室的工作人员需要根据来宾的目的、规模及来访事项制定周密的接待计划，例如迎来送往的时间安排，来访事项的准备和形成安排，特别是要针对不同的事项安排充足的人手，确保服务工作的顺利开展。在不同的事项间要注意转场的安排和协调，保证整个访问期间不同事项能够紧锣密鼓的进行。

（二）建立顺畅的沟通协调机制

行政办公室的工作人员需要与其他部门建立常态化的沟通协调机制，例如与酒店签订长期接待服务合同，建立长期合作的机制，并制定专人负责我方的接待协调工作，确保房间和餐饮服务都能够及时提供。再如，与会议承办机构间达成长期使用协议，确保在有需要时能够及时订到会议场馆。更为关键的是，接待方内部要建立及时有效的信息传达机制，确保在接待中的各种重要信息能够及时传递到相关部门，确保接待的顺利进行。

（三）提高接待人员素质

行政办公室需要定期开展接待人员的培训工作，针对工作人员在接待过程中的能力短板，有针对性进行系统的学习和提高。特别是要加强时间观念和责任心的教育，帮助接待人员树立较强的时间观念和强烈的责任感，进而增强接待和服务能力。

（四）完善接待工作效果反馈机制

一次接待工作结束后，行政办公室需要对该次接待工作效果进行细致分析，认真总结接待工作的经验和不足，并将其中有益的经验制度化，以备下次接待所需。特别是需要对接待工作中所出现的问题进行深入的分析，并研究相应的改进策略，以提高今后接待工作的质量。

五、结论

组织接待工作是行政办公室日常工作的核心内容之一，做好这项工作必须树立服务理念，充分认识到接待工作对组织管理的重要意义，进而注重接待和服务的细节，避免接待工作中的失误，提高接待的效率和质量

第三篇：接待工作草案

公司接待工作流程规范细则草案

一、总则为进一步提高公司的接待管理水平促进接待工作的规范化标准化高效化。恰当、节俭地开展好公司对外接待和公共关系工作更好地塑造企业形象达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境树立良好企业形象的目的特制定本细则。

二、接待的主要任务

1、安排上级部门、合作单位、投资机构等来公司人员的来访及吃、住、行事务。

2、安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。

3、协助办理公司大型会议的会务工作。

4、协助开展公共关系工作协调好公司的外部环境。

三、接待工作的基本原则

1、坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则强化公关意识增强接待工作深度宣传企业形象提高公司声誉并广泛获取信息。

2、接待工作要坚持规范化、标准化符合礼仪要求按制度和程序办事克服随意性既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定又要增加合作单位之间的感情同时也要完成领导交办的工作任务以及接待中不可预见的突发事件。

3、接待安排应根据来宾的身份和任务安排不同领导的接待确定相应人员的陪同既要热情周到、也要讲节约量力而出反对铺张浪费。

4、坚持办公室归口管理与对口部门配合相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理办理重要接待事务对涉及较强业务性的接待事务应由办公室安排有关项目部牵头对口接待。

5、接待工作中应自尊自重本着尊敬来宾的原则搞好服务不允许发生有损公司形象的现象发生。

四、接待工作的具体分类并按类别区分接待标准及工作分工。

1、来宾级别分类

1、一类接待主要来宾为副厅级及以上领导地方政府一把手、院士专家等。该类接待由办公室负责编制活动计划和安排食宿由公司董事长或总经理陪同并上报产业集团及学校办公室

2、二类接待重要合作伙伴、机床厂家的董事长、总经理该类接待由办公室负责编制活动计划和安排食宿。涉及工作或业务的活动内容,由相关部门(中心)根据办公室统筹安排负责接待并指定专人陪同,公司领导视情况参加相应活动。

3、三类接待地方相关部门正、副县处级领导。重要合作伙伴、机床厂家的副总经理该类接待办公室负责编制活动计划和安排食宿,由各部门(中心)指派专人接待,公司领导视情况参加相应活动。

4、四类接待主要来宾合作公司各专业项目经理或其他与公司有业务联系的相关部门人员。该类接待由工作对口部门(中心)提出接待计划经办公室审定后实施相关部门陪同。

2、、来宾属性分类

1、主要来宾为证券公司、投资机构、董事、股东代表等与公司上市相关的领导此类接待由董事会秘书安排接待工作由办公室负责安排食宿。

2、主要来宾为重大专项组院士、专家等与重大专项工作相关的领导该类接待办公室负责编制活动计划和安排食宿公司分管重大专项的副总经理负责接待。

3、主要来宾为上级审计部门、税务部门、财政部门等与公司财务工作相关的领导此类接待由财务部负责编制活动计划由办公室负责安排食宿。公司财务总监负责接待。

4市场营销归口的接待工作由分管市场含市场、机械、红外的副总经理负责安排接待 以上接待由各归口副总经理介定接待的标准原则上可按照二类或三类标准执行。接待标

准

1、对照公司接待类别和标准将接待住宿及就餐酒店进行了相应分级接待时按照主要来宾级别确定接待类别后在相应级别的酒店安排就餐、住宿。

2、对于来宾级别较低或非公职人员、但对公司非常重要的来宾对口接待部门在审批时应及时向办公室说明情况并经主管副总以上领导同意后可适当提高接待标准。

3、桌餐费标准含酒水消费来宾一般宴请一次一一类接待宴请标准原则为每人每次300元以内。

二二类接待宴请标准原则为每人每次150元以内。

三三类接待宴请标准原则为每人每次100以内。

四四类接待宴请标准为每人每次50元以内。

五五接待宴请之外工作餐由办公室统一安排。

六市场销售经理宴请及招待费用由相关的片区承担。

七副总以上领导招待费使用的情况每季度向公司办公会提交一次。

五、接待工作的的规定

1、常规接待

1、接打电话时要使用文明语言如“您好”、“请问贵姓”、“您找哪位”、“请稍候”、“谢谢”等等之类的礼貌用语。

2、在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料不能等电话接通后去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。

3、当客人来访时应热情迎接。重要客人在前台登记后前台通知有关人员引客人到办公室或接待室交谈。一般客人前台通知有关人员后指引客人进入大楼。忌让客人长久等候无人过问。接待人员因接待任务离开办公室时应将办公桌上的文件、资料安放好以免泄密或丢失。

4、宴请客人时应根据宴请的性质和规模不同分为桌餐、工作餐根据来宾的身份确定不同的人坐陪有必要时要准备座席牌。

2、参观线路接待

1、各部门必须高度重视参观、接待工作的重要性全力配合公司办公室搞好接待工作服从公司办的安排和调配。

2、各部门必须按照办公室通知的参观时间在各自负责的区域提前准备就位特殊原因不能就位的必须及时通知部门经理和公司办公室。

3、在没有接到公司办宣布参观结束的通知以前任何参与接待的部门和人员不得自行离开所在的负责接待区域。如有特殊原因需通知公司办并做好交接工作后方能离开。如遇参观时间推迟或参观线路的调整导致与公司下班时间冲突是否正常下班以办公室的通知为准。自行打卡下班的员工按早退或矿工处理。

六、常规接待工作的程序

1、接待前的准备工作 1、各部门应及时书面报告公司办公室并填写来访登记表。2、制定和落实接待计划。3、做好接待前的细节工作。

2、接待中的服务工作 1、安排专人迎接来宾。2、妥善安排来宾的生活。3、商订活动日程。4、安排公司领导看望来宾。5、精心组织好活动。6、安排宴请和参观。7、为客人订购返程车船或飞机票。

3、接待后的工作 1诚恳地向来宾征求接待工作的意见并询问有什么需要接待人员办理的事情。2把已经订好的返程车船、机票送到客人手中并商量离开招待所或宾馆的具体时间。3安排送客车辆如有必要还应安排公司领导为客人送行。

七、接待工作的有关要求

1、根据领导意图及客人的需求掌握接待工作的规律做到目标明确思路清晰计划周密主次分明机动灵活以高度的事业心和责任感发扬严细作风扎实做好工作。

2、严格执行规定和标准坚持请示报告制度在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用一律不予签字报销。

3、着装整洁大方举止谈吐文明礼貌服务热情、周到、耐心保持良好的精神风貌从各方面体现公司的良好形象。

4、办公室要不断加强学习和培训熟悉接待服务管理知识掌握公共礼仪规范了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识并具备必需的应变能力和语言表达能力。

广西华夏本草医药有限公司二0一 二年九月十六日

第四篇：管理方法

管理方法

管理方法是管理者有效工作的法宝。在学校管理工作中，运用心理方法，能得到各层次各类型人员的接受，并赢得支持与合作；能减少工作障碍，化解矛盾，提高工作效率；能创造宽松、愉悦的工作环境和心境，调动群众的工作积极性，进而提高管理水平。

一、通过心理接触，增进领导与教职工的理解与信任

１．把握教师的个体心理活动特点

心理接触意味着人与人之间的相互接受，将对方看作是值得尊敬、关心和真诚合作的朋友。学校领导要利用观察、谈心、参加娱乐活动等形式，深入到教师中，多倾听他们的意见和呼声，了解他们的想法，把握他们的个体心理活动特点。对他们思想倾向的肯定与否定，都采用和善友好的态度来表达；对他们个人的习惯、特长、愿望、兴趣爱好等表示心中有数和尊重，并给其创造发展的机会。在与教职工谈话时，表现出一种友好的态度，教职工就会立刻感到自己受到了真正的重视，从而达到心理接触的目的，取得教师对自己的信任。

２．迂回心理接触，赢得教师的理解与信任

谈心是思想工作的传统模式。原没有较多思想沟通的双方都可能对正式的谈心有心理障碍，很难潜心入境，缺乏真诚，双方感情投入慢、投入少，甚至有人会产生抵触情绪。实践证明，在谈心条件尚不成熟，即双方心理沟通少，心理生疏度大的时候，利用迂回方法与教师进行心理接触，可能更奏效。迂回心理接触方法的最好形式是暗示。在工作过程中，领导者首先要在群众心目中形成非权力影响力，即让他们了解你的德才学识，在工作上肯定你，在情感上接受你，感觉到你对角色的适应，感觉到你对工作真诚投入而值得信赖，值得尊重。当他自觉创造舆论时，说明你在他面前的客观行为已经引起心理共鸣，谈心的条件便成熟了，这才可能进一步有更深的心理接触，互通思想，赢得理解与支持。迂回心理接触的过程中，尤其要注意利用交叉的多向的信息传递渠道。间接表达你对教师专业素质、胜任工作的能力的信任，以及对其优点、特长的赞赏。切不可在他们面前任意诋毁别人，同时还要相信同事不会做出任何可能损害自己威信和利益的事情。这是一种工作策略，决不是顺情说好话的“好好主义”的表现。

３．把握群体心理活动特点，接受非正式组织

一个领导干部是否有胸怀，是否与群众心理相容，还表现在他是否接受或有能力面对各种非正式组织。抵制任何非正式组织的存在，斥之为搞小团体主义、搞帮派、风气不正……这似乎成为一些干部的思维定势。这个事实反映有些干部思想僵化、教条，不懂管理科学，无领导胸怀，心理相容能力差。非正式组织是指组织成员在工作过程中，由于抱有共同的情感而形成的非正式团体。它的产生是以情感为基础的，其形成有志向性、兴趣性、情绪性、社交性、利害性等因素的影响。其特点是领袖人物的自然形成和不确定性，共同目标的不自觉性，成员形成与变动的不固定性。由于组织离不开人和人的活动，因此，在正式组织之中都有各种形式的非正式组织存在，二者常常相伴而存，相促而生。在管理上，不可以忽视非正式组织的作用。作为正式组织的领导者要重视它、正确对待它，了解这个群体心理，把握这个群体的心理倾向，因势利导，化弊为利，加以利用，使其更好地为实现正式组织目标服务。

二、讲究管理方法，保证学校团体的心理相容

１．正确用权，使群众与领导者心理相容

领导是一个人向其他人施加影响的过程。领导者之所以能够实现领导，其基础是权威。正式权威是由上级任命的法定的地位和权力；非正式权威是指不依靠上级任命而靠领导者自身在群众中的威望而产生的影响力。在某种意义上说，非正式权威比正式权威更重要。因为对被领导者来说，前者是自愿的，而后者则往往是强制的。学校领导者要树立自身的权威，做到与群众心理相容，首先应树立服务的思想。服务的思想是领导者获得被领导者信任与支持的主要源泉之一，是领导者增强影响力的催化剂。在服务过程中，通过心理接触，用自己的思想品德、工作作风、人格修养等方面的优良品质感化教职工，你便获得了实现领导的可能。其次，要尽责任，这是影响领导者权威的重要因素。要摆正责任与权力的关系，事实上责任比权力更重要。任何一位领导，当你面对群众只要权力而不尽责任、不负责任或怕负责任时，群众在心理上就不会接受你，你在他心目中也就不再是领导。第三是要正确行使职权。任何有职不管事，没有职务反而有权，以及“越权”、“专权”行为，都是不能正确使用职权的表现。由此造成组织成员不听从你的领导，你也就没有领导权威，就不能与教职工心理相容，顺利合作。

２．合理分权，使领导之间、教师之间心理相容

分权是一种职权分散化的政策。分权不当会造成领导之间的心理不相容。产生矛盾和内耗，从而影响集体的战斗力。在学校管理实践中，常常有类似的问题发生：校长分派主管后勤的副校长去管招生与教学，而后勤工作由校

第五篇：浅谈如何做好接待工作

浅谈如何做好接待工作

会务接待工作是各级机关的一项常规性工作，代表着一个地方一个部门的窗口形象，对于推动工作、加强交流有着十分重要的作用。随着我区农业农村经济的发展，我办的接待量和调研任务不断增加，工作量也日益加重，接待工作的高效优质也就显得尤为重要，所以我办应努力创新和完善会务接待工作的标准化流程，充分发挥办公室的组织协调作用，树立我办良好形象，使接待工作不断规范。就我办实际情况，我个人认为应做好以下几个方面：

一、明确接待工作的主要任务和原则

（一）我办主要的接待任务

1、上级部门领导的各种检查、考察、督查、调研等活动；

2、上级部门、兄弟单位、各业务联系的部门、人员的来访；

3、办理各种大小型会议的会务工作；

4、协调农口各单位之间关系，做好接待的各种衔接工作。

（二）接待工作的原则

坚持严密有序的原则；坚持规范标准的原则。

二、确立标准化流程，确保会务接待工作有章可循

会务接待工作是围绕会议、考察、调研等工作开展的一系列协调性和事务性的服务工作，包括会务接待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实等。接待的具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。

（一）明确流程。

接待工作有两个方面：一是会务工作流程；二是接待工作流程。会议工作流程包括：领导安排——拟定会议方案——会前准备——会中服务——会后总结。其中会前服务包括五大项工作：签发通知、协调筹备、后勤保障、会场布置、邀请记者。会中服务包括四大项工作：会议签到、内外联系、茶水服务、会议记录。会后服务包括六大项工作：清理会场、材料收集、会议小结、会议纪要、会议议决事项督办、会议的新闻报道（由记者完成）。

接待工作包括八大流程：领导安排——方案制订——迎接来宾——组织调研（督查、检查等）——情况汇报——就餐（住宿）安排——欢送来宾——资料归档。

（二）明确要求。

标准化流程应对每一项工作有十分明确具体的要求。会议标准化流程里，如会前服务中的通知下发环节，具体要求包括时间、地点、与会人员、座次安排和记者等是否明确到位。筹备协调环节包括相关部门任务安排和提示领导入场等要求。会场布置包括座位安排、音响空调、会标制作、会场卫生、花卉摆放等要求。

接待标准化流程里，方案制订中应明确七个要求：包括确定调研（督查、检查等）的准确时间、来宾名单和注意事项；确定我区（办）陪同人员；确定行程及线路；确定调研（督查、检查等）点，准备相关材料（简介）；安排车辆、记者、就餐（住宿）等相关事项；接待方案报送领导审定；下发通知。

三、严格实施标准化流程，确保接待工作有条不紊

为确保会务接待流程严格实施到位，使会务接待工作有条不紊，应着重做好三个方面的工作：

一是按流程环节分解任务，确保责任到人。上级有明确指示或领导有明确要求后，应立即按照标准化流程进入会务和接待活动的相关准备工作。根据会议和接待活动的规模大小确定具体负责的领导和工作人员，把标准化流程中的各项任务具体分解到每一个人，把责任落实到每一个人，不留空档。

二是按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明确以后，责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施。具体操作中，对照标准化流程图，一条一条抓落实，一项一项抓到位。接待流程的落实到位，能确保会议和接待活动有条不紊的进行。

三是按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。由于接待工作环节较多，要求精细，各责任人和相关部门可能出现工作上的脱节，因此，在按流程实施的过程中，必须加强协调，统筹兼顾，要有一名领导督查各项流程和细节是否到位，及时组织相关人员相互合作、查漏补缺，对没有到位的流程事项紧急处理，灵活安排。同时要与

接待的相关部门保持密切联系，及时发现和协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。

四、不断创新接待流程，确保接待工作高效优质

由于会务接待工作灵活多样，会务接待工作中有很多意想不到的情况发生，所以接待流程的实施也需要不断完善和改进，确保会务和接待工作高效优质。在具体工作中还需做好三个方面的工作：

一是及时总结。在完成会务接待工作后，分管领导要组织相关工作人员及时做好资料归档工作。认真总结成绩，查找问题，特别是对领导的指示精神要认真思考，反复领悟，不断提高服务水平。

二是认真完善。在会务接待工作中，要针对不够精细、不够完美的环节及时进行改善，对具体要求及时进行补充，确保同样的问题不重复发生，失误一次比一次少，力求零失误。

三是不断创新。为进一步提高会务接待工作效率，在资料归档的基础上，要建立健全会务接待工作基础资料库，包括会议（接待）方案、汇报材料、调研点简介等比较完善的数据信息，这样才能有效提高工作效率。

会务接待水平的高低、组织协调的好坏能够集中反映一个地方或部门的整体形象，可以说，接待工作就像一扇窗户，能展示接待人员的素质和能力，也可直接反映出外界对我区（办）的直观印象。我区是一个农业大区，我办又是农口部门的牵头单位，所以我办的接待工作也是我区农业工作对外宣传的一个重要平台，其成效直接影响到外界对我区农业发展的印象，所以我们的工作要围绕大局，在各种接待任务中，努力搭建平台，为我区的农业发展创造一个良好的软环境。

附：接待工作流程图

接待工作流程图

接待后，总结归档，及时收集资料，整理归纳，建立资料电子档案

接待中，随时上下联系做好衔接协调工作，确保接待工作顺利进行

待领导审定后，通知相关人员和有关单位做好接待准备工作（参观点、会场等）

根据批示，送主要领导审签，需要多个领导审签时，需逐级审签

根据领导安排，拟定方案（时间、地点、行程安排等）送领导审阅

确认来宾的基本情况（人数、职位、性别等）及活动计划，及时汇报

确认来宾的基本情况（人数、职位、性别等）及活动计划，及时汇报

接到电话、明传电报、书面通知等后，认真阅读并及时向领导汇报