第一篇：十三个文种中常用公文的写作要求及常见问题

第一讲：行政机关公文写作要求及常见问题

一、命令（令）

“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。”

使用者是有限定的发令机关及其法定代表。国家主席、人大常委会委员长、国务院总理、国务院及其所属各部长、各委员会主任、各级人民代表大会及其常委会、地方各级人民政府及其法定机关或人员，具有发布命令的职权。另外，军事领导机关及军政首长也可发布命令。其他单位和个人不能发布命令。

二、决定

“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。”

1．决定的适用范围

（1）对重要事项或者重大行动做出安排；（2）奖惩有关单位及人员；

（3）变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2．决定公文的结构

一般由标题、正文、发布机关及时间组成。

（1）标题：一般由作出决定的机关、决定事项和文种三部分构成。

（2）正文：由“原由”和“决定”两部分组成。

— 1 — “原由”:要写明作出决定和原因及目的。“决定”:要写明作出决定的内容。

往往还对决定的事项作出评价、提出执行的要求和希望，或加上号召、动员的内容。有的决定还得附详细的附件，如表彰决定。（附表彰名单）

3．决定的写作要求

要观点明确，要点具体，条理清楚，叙述简明。

三、通报

“适用于表彰先进，批评错误。传达重要精神或者情况” 1．通报的适用范围

（1）适用于表彰先进，批评错误；（2）传达重要精神或者情况。2．通报的种类（三种）（1）表彰性通报

表彰性通报主要用于表彰先进，树立典型，以提高人们的认识，它具有教育性，不具有强制性。表彰先进，对被表彰的单位和个人是一种鼓舞、激励，对其它单位和个人是一种教育和引导。

写法：正文一般包括三个层次：一是先进事迹和典型经验。二是先进事迹和典型经验所具有的意义。三是决定通过表彰，号召学习先进。

（2）批评性通报

批评性通报的作用是警示被通报单位和个人认识错误，改正

— 2 — 错误并引以为戒。

正文分三部分：一是介绍情况。二是通报处理事项，处理根据。三是告戒与要求。

（3）传达重要精神和情况通报 如统计局国民经济情况的通报

这类通报一般只须将事项一一列出，完整叙述，讲清情况，阐明道理即可。

命令、决定、通报的区别

命令、决定、通报都属于下行文，三个文种中都具有嘉奖、奖惩、表彰有关单位及人员的功效，有时在使用中不好掌握。

一、发文机关不同

命令只有县以上各级人民政府才有权使用，其他任何单位和个人均不得发布命令。决定、通报的发文机关要广泛得多，没有特别限制，国家行政机关、群众团体、基层企事业单位都可以使用。

二、内容不同。命令、决定、通报三者都具有嘉奖、奖惩、表彰的作用，但应根据隶属关系和职权范围选用不同的文种。命令用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及个人。决定、通报用于表彰或批评正反两方面的典型。

三、性质、要求不同。

命令所承载的内容一般都比较重大，带有明显的强制性、指挥性、权威性，有严格的约束力，因而命令一旦发布，已不管下

— 3 — 级机关是否同意，也不管下级有什么意见、有什么困难，都必须无条件地、不折不扣地执行；决定的内容涉及的一般都是重要事项、重大行动，比较起来，决定的强制性没有命令那么强，但却比通报严肃和郑重，也具有一定的约束力，也要求无条件执行；通报具有告知性、教育性，其目的是以典型事例教育更多的人，它不具有约束力。

四、公告

“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”地方党政机关、群众团体一般不宜随便使用。如：《国务院公告》、《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。

2．公告的特点

（1）公告宣布的事项比较重大，庄严凝重；

（2）公告的内容集中单一，一事一文，文字简洁、篇幅短小；

（3）告知对象广泛，包括国内、国外。

注意：不能滥用公告。公告是国家高层权力机关、行政机关或授权单位使用的文件（全国人大、国务院），其它单位不能随便使用。[正误点评]常见的①把并不重大的事项用公告行文、使公告失去严肃性②无权使用单位滥用，使其失去权威性。

五、通告

1．通告的适用范围

（1）通告适用于在一定范围内公布社会各有关方面应当遵

— 4 — 守或者周知的事项。

（2）国家高层行政机关多用于公布政策法令；中下级行政机关多用于公布应当遵守或周知的事项。

（3）各级行政机关、团体、企业、事业单位均可使用。（4）行政机关的通告可以用文件发布，也可以登报或张贴。2．通告的结构

一般由标题、正文、制发机关和日期三部分组成。（1）标题：写法有三种 一是制发机关+事由+文种。

如：《西安市人民政府关于XXX的通告》 二是制发机关+文种。如西安市人民政府通告： 三是只写文种。将制发机关写在落款处。如：通告（2）正文：由开头、主体、结尾三部分组成。

开头：一般由发布本通告的根据、原因、目的、意义和过渡语组成。过渡语可用“特通告如下”、“为此，特通告如下”、“现将有关事项通告如下”，以承上启下。

主体：主要阐述发布本通告所规定的具体事项，一般分条分项，逐一阐述。

结尾：另起一行写上“特此通告”或“本通告自发布之日起执行”作为结尾。

3．通告的写法

拟写通告要以法律为根据，不得与现行规定相抵触；语言要

— 5 — 庄重严肃，通俗易懂，简洁明了，不拖泥带水。

以文件发布的通告要挂发文写号；用于张贴的通告不印发文字号。围绕某个重要活动连续发布的通告，如需编顺序号，可臵于标题之中。如《西安市人民政府关于市容综合整治的第一号通告》。[正误点评]很多是该用通知的用成了通告。

公告、通告的区别 二者都具有告知性（1）从制发机关看：

公告主要是国家一级权力机关、行政机关和各级司法部门的专用公文中使用，地方行政机关、群众团体不能随便使用；

通告除国家各级行政机关可以使用外，一些业务部门、企事业单位、群众团体需要知照某些事项时也可以在一定范围使用。

（2）从公布的对象看：

公告可以对国内，也可以对国外； 通告可以对平级、对下级、对人民群众。

六、通知

通知，顾名思义，就是把事情告诉人知道。具体来讲，就是把行政领导机关对行政管理事项的决定在一定范围内，让行政管理者周知。通知的应用范围相当广泛，在行政机关的行政管理活动中起着承上起下、联系内外的多方面的作用。

1．通知的适应范围

（1）适用于批转下级机关的公文；

— 6 —（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文；

（3）传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；

（4）任免人员。2．通知公文的种类

通知公文从内容上可分为指示性通知、批示性通知、会议性通知、任免性通知等。

（1）指示性通知

上级机关需要向下级机关作出指示，但其内容又不适宜以命令（如不够重大，强制力不十分强）发布时，则用指示性通知。例：《西安市人民政府关于加强地下管网安全管理的紧急通知》。

指示性通知要写清事由、通知事项、执行中应注意的问题等，道理讲清，任务明确，措施具体。

（2）批示性通知

领导机关在批转下级机关的公文，或转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文，发布某些规范性文件时用批示性通知。

批示性通知一般比较简短，但必须得体、适当，符合所批示发布文件的实际。通知中要写明对所批转或转发文件的评价或意见，指明通知事项的意义，说明批转的目的和要求，并对如何开展工作作出明确指示，提出具体要求。

批示性通知有三种形式：

— 7 — 一是用于转发性通知。上级机关、平级机关或不相隶属机关的机关来文，如果对所属下级机关具有指示、指导或参考作用，可以加上批语，以“通知”形式转发。

转发上级机关文件《西安市人民政府转发国务院关于XXX的通知》

转发平级机关文件《西安市人民政府办公厅转发市民政局关于XXX的通知》

注：转发文件不仅是下级转发上级；平行机关、不相隶属机关之间都可以互相转发文件，不受等级和系统的制约。

二是用于批转性通知。上级机关认为下级机关上报的“请示”、“报告”具有普遍意义，可以加上批语，以“通知”形式转发给所属的下级机关。

批转下级机关的文件《西安市人民政府关于批转市教委基本普及高中阶段教育的意见的通知》

注：具有严格的等级性和系统性。它只能是上级批转下级的公文，平行机关之间不能互相批转公文。批转只能在其管辖的大系统内使用，不能超越系统序列。如：政府只能批转政府直属部门的公文，不能批转党的工作部门的公文。若确有必要跨系统批转，必须由相关系统联合行文，如《市委、市政府关于批转……的通知》。

三是用于发布性通知。本级行政机关制定的规范性文件如规定、办法、细则，不宜以政府命令发布的，可以“通知”发布。

— 8 — 印发

例《西安市人民政府办公厅关于专项整治行动方案的通知》 例《西安市人民政府办公厅关于的通知》(3)会议性通知

会议性通知是以召开会议的有关事项为主要内容的通知。须交待清会议名称、会议时间、会议地点、参加人员（请新闻单位派记者采访报道）、报到地点等。要编发文字号。

(4)任免性通知

上级机关任免下级机关的领导人，或者公布上级机关的有关任免事项时使用任免通知。任免通知的写法：标题、主送单位、任免根据、任免人员姓名、职务等。

3．通知中几个技术性问题的处理（1）关于的用法：

被转发、批转的文件中有“关于”的，文件标题中“转发”或“批转”前不再用“关于”。例：《西安市人民政府（此处不加关于两字）批转市水利局关于加快发展水利经济的意见的通知》印发本级文件时，“印发”二字可以加“关于”二字。也可以不加“关于”二字。

（2）层层转发的问题：

层层转发中存在着“通知的通知”的问题。可直接转发原文件标题。如《国务院办公厅转发民政部关于规范村民委员会印章制发使用和管理工作意见的通知》，省政府再转发时就会出现“通

— 9 — 知的通知”的问题，可采取直接转发民政部文件标题的做法。即《陕西省人民政府办公厅转发关于规范村民委员会印章制发使用和管理工作意见的通知》（陕政办发„202_‟103号）

3．办公厅转发、印发经市政府同意的文件时，文件开头要写“经市人民政府同意”。

4．批示语的结尾有多种写法

一类是贯彻执行类，要求下级必须照办，同时根据情况加上认真、务必、坚决等强调性的词语。如“请遵照执行”，“请贯彻执行”，“请认真贯彻执行”。强调在总的批示精神下，结合实际情况确定具体的方法、步骤、重点等。如“请结合当地实际，认真贯彻执行”。另一类是参照执行类。如“请参照执行”，参，参考，照，照办，给下级以选择余地。

通知、通告与通报区别：

通报的对象不专对某机关或某些人，仅是告知, 有表扬，批评的功能，通知的对象专指，没有表扬，批评的功能，通告的内容特指。

七、议案

“议案”属于提请审议的上行文。比较明确，比较单一。适用于各级人民政府，按照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项，其主送机关只能是各级人大及其常务委员会。

八、报告

1．报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

2．报告公文的结构

报告的格式一般由标题、受文机关、正文、结尾等几部分组成。

（1）标题：由制发机关、事由、文种构成。

（2）正文：正文反映所报告的内容。其结构可采取纵式结构或横式结构。

纵式结构：按工作过程、事件发生的时间顺序安排材料。横式结构：按所提问题、所取得的经验、成绩安排材料。如工作总结报告，是比较典型的横式结构。（3）结尾

报告一般不要求上级批复。因此报告的结尾一般写“特此报告”

（4）落款

制发机关名称和时间。制发机关名称以制发机关公章表达，不另打制发机关名称。

3．报告公文的写作

（1）写报告必须真实，条理清楚，不得虚报冒估，甚至弄虚作假，邀功请赏。

（2）报告中不能夹带请示事项。如暨需详细报告情况，又

— 11 — 需要请示问题，可采取两种处理方法。一是请示、报告分开，形成两个文件。二是作为请示处理。在请示文件中简述报告内容，提出请示事项，把详细的报告内容作为请示的附件处理。

（3）报告属上行文，公文格式按上行文要求，发文号用“字”不用“发”，如“西政字”，而不用“西政发”。

九、请示

1．请示的适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。（请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、某个问题给予指示，作出批示、答复、审核批准等的上行文。）

（这里所说的上级机关是指本系统直属上一级机关。）2．请示公文的结构（1）请示事由

请示事由要扼要讲明所提问题的背景或依据，明确写出所请示的是什么问题或什么事项。

（2）请示事项

请示事项是请示正文的主要内容，需详细、具体地写明要求给予指示、批准的问题或事项的基本情况、存在问题以及本单位对解决这些问题的意见、建议与设想。意见要写的有根有据，中肯可行。

（3）请求

请求是请示的结尾部分，另起一行书写。根据请示事项的内容可分别用“当否，请指示”，“以上意见妥否，请批示”，“以上

— 12 — 意见如无不妥，请批转执行”。

3．请示公文的写作

（1）请示的问题应是工作中亟待解决而下级又无权决定或无力解决的问题，情况必须确实，原因必须说清，理由必须充分，建议必须切实可行。见例21（2）请示必须一文一事一请示，专文上报，以便上级研究批复，不能一文数事。

（3）请示只写一个主送机关，不能多头请示。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。（因上级未批复之前文件还未生效）。

（4）不以部门或部门负责人的名义直接的送市政府领导同志个人（除市政府领导同志交办的事项和需要报送市政府领导同志的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件）。

（5）各部门要切实做好协调工作。报送市政府审批的公文，如涉及其它部门的职责，主办部门要主动征求有关部门的意见，协办部门要积极配合，取得一致意见后，经有关部门负责同志会签上报市政府。部门间如有分歧意见，主办部门主要负责同志要出面协调。经协调后仍不能达成一致的，主办部门应将有关部门的意见及理据列明，经有关部门主要负责同志会签后上报市政府。

（6）各部门上报市政府审批的公文（请示），由部门正职签发（正职外出时，由主持日常工作的副职负责人签发）。

— 13 —（7）请示是上行文，按上行文格式要求，发文号用“字”不用“发”。落款下要注明（联系人：联系电话：）

请示与报告的区别（1）行文目的不同

请示的事项应是工作中亟待解决而下级又无权决定或无力解决的问题，行文目的是向上级机关请求解决问题，请求指示和批准有关事宜。其实质是陈请、祈使，要求上级批复。

报告的行文目的是向上级汇报工作，反映情况，其实质是陈述。

（2）行文时间不同

从时间上看，请示所涉及的事项是准备作而尚未作的事，要等上级机关批复以后才能办理实施，属事前行文。

报告所涉及的事项是正在作或已经作过的事，属事后行文。（3）结束语不同

请示公文和报告公文的结束语汇写法不同，其实质区别是请示要求批复，用“请批复”。报告公文只汇报情况，不要求批复。

（4）结构不同

请示一般由事由、请求事项、请求三部分构成。而报告则由情况、经验、问题、今后设想或意见构成。

（5）涉及问题的广度不同

请示是一文一事，专题请求。而报告则既有专题报告，又有综合报告。综合报告涉及多方面的问题。

— 14 —（6）处理方式不同

请示作为办理件，领导阅后要提出具体批办意见。报告作为传阅件，只须领导阅知，上级机关不作答复。

十、批复

1．批复的适用范围：适用于答复下级机关的请示事项。（批复，是上级机关答复下级机关的请求事项时所使用的一种带有指示、答复性的下行文。行文对象是提出请示的下级机关）。

2．批复的结构（1）引语

引语是引用下级机关请示公文的时间、标题和发文字号，简述请示事由。例23：《西安市人民政府关于蓝田县县城总体规划的批复》中你县《关于蓝田县城总体规划修编审批的请示》（蓝政字XX号）收悉。经第XX 次市政府常务会议讨论，现批复如下：

（2）正文

正文是针对下级机关所请示的事项表明同意与否的态度。如同意，还须作一些指示；如不同意，则要说明理由，作出如何处理的指示，使下级明白原因，有所遵循。如下级机关请示的问题有的同意，有的不同意，则须逐条表明态度，分别说明同意与不同意的原因。

（3）结尾：结尾一般以“此复”、“特此批复”等结尾。

— 15 — 3．批复的写作要求：

批复是一种指示性、政策性、法规性很强的文件，写作时要态度明朗，语气肯定，当行则行，当止则止，决不能含糊其辞，横棱两可，似是而非，要内容具体，措词准确，文字简洁，表达清楚，针对性强。

批复的主送机关一般是批复事项的请示机关。批复如需；其它机关知道或执行的，可以抄送。如带普遍性，可批转。

4．批复的写作要领：

一、针对性要强。批复是针对下级上报的“请示”而制发的，因此，它的内容必须与请示所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。首先要引“请示”的标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然的联接在一起；然后根据所提请审批的事项，亮明态度，做出同意或不同意的表示，凡属同意一般不必再写理由。

5．坚持一文一事。批复应坚持一文一事原则，一份“批复”针对一份“请示”，假若一个单位的几份请示是在同一种办公会议上审批的，也应坚持一文一事，分别“批复”，而不应在一分“批复”中包括数份请示的内容。

十一、函

1．函的适用范围：

（1）适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（2）向平级的有关主管部门请求批准有关事项。如经费、编制、表彰、税收、征地等。

— 16 — 2．函的写作

函的适用范围非常广泛，与其它公文比较有简便灵活的特点。

（1）标题一般由发文机关、原由、文种三部分构成。（2）函的正文要中心明确，一函一事，有的放矢，及时准确。

（3）函的行文对象是平级和不相隶属机关，在语气和措施上要表现的平等、敬重、诚恳，不能使用对下级机关的口气。提出请求，态度诚恳，切忌傲慢，打官腔。

（4）主送机关要写全称，不写简称，以示敬重。（5）结语多用“盼予函复”“上述意见如何，盼予答复”。函是法定公文文种之一，由于函具有向有关主管部门请求批准的功能，故在公文处理实践中往往被人们与请示文种混淆使用，在平行文中存在的比较普遍的问题是文种使用问题。该用函的不用，却用请示或报告。如一些单位向同级财政部门申请经费，向计委申请计划项目，都是平级，行文本应用函，却常常用请示或报告，把同级当上级。

为什么会出现这种情况呢，我想有以下三方面的原因： 一是公文撰拟者认识上的原因。一些同志由于平时不注意认真、细致的学习和领会公文的有关规定，对函缺乏明确的认识，不了解其含义和用途，未能从思想上对函的重要地位及功用给予充分的重视。似乎一提“函”，人们总觉其效力不如通知、请示

— 17 — 强，（甚至有的同志认为函不是正式公文）。因而当需要向有关主管部门请求批准事项而行文时，便认为既然有求于对方，就用“请示”代替“函”，导致了文种错用。另外有些同志觉得用函这个文种不够郑重，对受文机关不太尊重。所以明明知道该用函不用，而用请示。

二是发文机关领导者的原因。在很多情况下，公文撰拟者用函向有关主管部门请求批准，这无疑是正确的，却过不了本机关主管领导这一关。如：有关人员最终初将文种确定为“函”，但最后被领导者改成“请示”。有的领导也知该用函却用请示，是属于无奈，也有的领导是由于对公文知识特别是对函的使用缺乏全面、正确的理解所致。

三是受文机关的原因。这是导致函错用的主要症结所在。实践中，有关主管部门由于有权审批一些具体事项如：财政、计划、干部任免等，便不问是否具有隶属关系，自觉不自觉地把自己摆在了领导机关的位臵上，非要对方用“请示”不可。如不照此办理，就设臵障碍不予审批。而对方如改用请示，他就以批复回文。

请示和函的区别，是两个不同的文种。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准事项等。函作为公文文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。“函”和“请示”这两种公文，从作用上来说，都有用于请求批准的功

— 18 — 效，但二者有着严格区别，不能互为通用，要明确你的行文对象是谁，向上级机关请求指示、批，只能用请示，不能用函。向有关主管部门请求批准，应该用函，而不应用请示。

如1．平级之间。办公厅与财政局《西安市人民政府办公厅关于申请拨付XXX专项经费的函》。

2．不相隶属机关之间。市政府向财政部申请专项资金，文件标题是《西安市人民政府关于申请资金的函》。

要解决这个问题，就要从发文机关和受文机关两方面协调联动，认真学习贯彻《国务院公文处理办法》，严格依法行文。特别是各机关领导人要对此给以足够的重视，同时有关业务主管部门（财政、国土、计划、编制）与平级其他机关之间也需要互相理解与沟通，以确保函这一文种使用的规范化。

批复和复函的区别

批复和复函都是用于答复问题的。

批复是一个文种，适用于答复下级机关的请示事项。批复属下行文。批复的作者一定是上级机关，而它的行文对象必须是下级机关，而且必须是有隶属关系的上下级机关。如XXX 复函，平行文，用于平级机关之间或不相隶属机关之间答复问题。省政府某厅局给市政府报文用《函》，市政府经过专题会议研究后给予答复，用《复函》回复。因为没有隶属关系，只能用复函，而不能用批复。经常有平级或不相隶属回复用批复，是不对的。

十二、意见

《国务院公文处理办法》中新增加的文种。适用范围：适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见这个文种可以用于上行文、下行文、平行文。作为上行文，即对上级的重要工作部署和重要问题提出意见和建议。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

作为下行文，即对本地区、本部门的重要工作、重要问题提出见解和处理办法。文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

十三、会议纪要

1．会议纪要的适用范围：适用于记载、传达会议情况的议定事项。

2．会议纪要的结构

（一）标题

标题：一般只标明第几次会议。因为在文件红头上已印有《西安市人民政府专项问题会议纪要》

（二）开头

主要介绍会议的基本情况：

时间：XX地点：XX主持人：XXX议题：XXXXXXXX

（三）正文

— 20 — 正文主要是具体阐述会议讨论的问题、意见、结论、决定及对今后工作提出的要求，全面、具体、详尽地反映出会议的主要精神和成果。常见的写法是概括阐述式。

概括阐述式。就是把会议的发言、讨论情况和结论加以综合分析，围绕某个中心内容，归纳概括成几个部分，分条分段冠以序号和小标题进行排列，然后对各部分进行完整系统的说明和阐述。这种写法的优点是拟写灵活，纲目清晰，层次分明，便于把问题讲深讲透。

除写明会议讨论了那些问题，取得了那些一致认识，得出那些结论，明确了那些贯彻落实意见外，还应把会议悬而未决或遗留问题以及对这些问题何时再议等写上。

（四）结尾。一般会议纪要要注明参加会议人员 出席：XXX请假：XXX列席：XXX 例会和办公会议是研究处理日常行政事务的决策性会议，会后用会议纪要的形式，发布会议作出的决议和决定，传达贯彻会议精神，这种纪要实质就是会议决定，具有一定的权威性。如：《西安市市长办公会议纪要》和《西安市人民政府常务会议纪要》

3．会议纪要的写作

一是要忠实于会议实际，不能随意增删或发挥，突出一个“实”字；但又不能有言必录，写成流水账，突出一个“要”字。要在忠实于会议主题精神的前提下，对会议内容进行分析归纳，择其要点，做到详略得当。

— 21 — 二是会议纪要一般不加盖章，其效力视同正式公文。但会议议定的事项，如涉及人事任免、机构设臵、人事编制、经费划拨以及政策性强、涉及面广的事项。必须以其它公文种类专门行文。

三是条理清晰，层次分明，观点鲜明，语体庄重。

如何确定文种

国务院发布《公文处理办法》指出“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定”。就是说，在起草公文确定文种时应遵循上述三条原则。①根据行文目的确定文种。比如，目的是请求上级给以指示、帮助和支持的用请示，汇报的用报告，指导下级工作用意见或通知，商洽联系工作用函。②根据发文机关的职权确定文种。一般来说，国家行政机关的13种公文，凡是法定的行政机关都可以使用，但在具体实践中，具有不同职权的机关在使用文种上也有一些差别。比如“命令（令）”是具有指令性质的文种，根据法律规定，国家主席、全国人大委员长、国务院总理、各部部长以及地方政府首脑和机关、军事领导机关可以发布命令，其他机关和人员不得随意发布。“公告”虽属告知性文种，但其中的“公”字既有公开的意思，又包含着党和国家的大公，而且是向国内外宣布重要事项或法定事项，所以，只有中央行政机关或受权的高级行政机关才能使用（市政府都不使用）。最明显的例子是“议案”，它是各级人民政府专用的。政府的有些事项需要人大或人大常委会审议，— 22 — 就要使用“议案”。③根据与主送机关的行文关系确定文种。一般来说，收文机关是上级的，文种的确定只能是上行文，请示、报告、议案；收文机关是下级则选用下行文，通知、命令、决定、批复；公开向社会公布事项，则使用公告、通告；向平行或不相隶属机关行文使用函。

第二篇：公文写作中常见问题

公文写作中常见问题

（一）文种使用不规范

一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种

使用。不能作为文种使用的有 “规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不

是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反而用的是“请示”；有的该用“函” 的却

用“通知”。

三是文种并用。指两种法定公文文种在标题中同时使

用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于…

请示函”、“关于…决定（批复）的通知（通报、决议）”等。

（二）公文结构上的不规范

一是结构不严。

二是层次混乱。

三是段落组织松散无力。

四是过渡脱节。

五是层次段落重叠交叉

（三）公文格式不规范

标点符号使用不规范。如“关于印发《xx同志在XX会议上讲话》的通知”、关于印发《安徽电信备品备件管理体系建设实施意见》的通知”，以上两例中的“<<>>”符号都不应该使用，公文处理办法明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

（四）公文标题不规范

标题用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。

（五）语言、语法不规范

结构层次序数使用不规则。结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号和点号。引用文号格式不对。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔202_〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔202_〕12号）。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。“抄报”现象依然存在。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。公文中的数字使用不正确。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。语言啰嗦，常有口语化的现象。公文的语体特点：准确、简要、规范、庄重。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。主要有成分残缺、成分多

余、搭配不当、语序不当等毛病。

用词不当。主要有词义误用、生造词语、词语使用不当等毛病。

第三篇：公文写作中常见问题及解决办法

公文写作中常见问题及解决办法

今天主要想和大家从公文的文面结构、容易用错和写错的字、标题写作中一些常见问题的处理、公文结构层次序数的规范、数字运用的规范、字体和字数的规范、标点符号的运用、公文用印、主题词的提炼、版记标识等十个方面就公文写作中的常见问题和解决办法进行学习和探讨，目的在于进一步提高我们公文写作和处理的能力，促进公文写作和处理的进一步规范。

一、公文的文面结构主要有哪些要素？

公文的文面结构即公文格式问题，是公文规范性的重要体现。按照中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发[202_]14号）规定，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、引发机关和印发日期、页码，共18种要素组成。

主要的要素有八个方面：即版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关（落款）、成文日期。

（一）版头

（1）“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件”字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。

（2）“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。

（二）发文字号

由机关代字、年份、发文顺序号组成。

发文机关代字 + 〔年份〕+ 发文顺序号

机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。

（三）标题

由发文机关名称、事由和文种组成。

机关名称 +（关于）事由 +（的）文种

如：中共政协西安市委员会党组关于召开政协西安市

第十三届委员会第一次会议有关问题的请示 政协西安市委员会办公厅关于报送《关于我市

节能减排工作情况调查报告》的函

（四）主送机关

公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

如：政协西安市委员会 或 西安市政协 或 市政协

中国国民党西安市委员会 或 民革西安市委员会

或 市民革

顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。

该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列，四大班子排序应为：党委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开；同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以市委或市委办向下行文，主送机关为“各区县党委，市委各部委，市直机关各单位，各人民团体党委（党组）。各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开，是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。

当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。

（五）正文

公文的主体，用来表述公文的内容。

排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。

（六）附件、附件说明和附注

附件即公文正文的说、补充或者参考资料；附件说明即公文附件的顺序号和名称；附注即公文印发传达范围等需要说明的事项。

附件写在正文下，空一行，左空2字，用3号仿宋体字标识。格式为：

附件：序号 + 标题 + 件数（新规定没有件数）

如：

1、市政协调研组人员名单 1件

2、调查表（表

一、表

二、表三）3件

附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。如果写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类 4 附件实际是主件。

（七）发文机关（落款）

署发文机关全称或规范化简称。

党的文件一般写落款，并必须写全称；政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。

（八）成文日期

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文，署最后签发机关负责人签发的日期。

会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以批准日期为准，或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。特殊情况署印发日期，如电报。

发文日期必须写明年、月、日。政府公文用汉字，党的公文用阿拉伯数字。

二、容易用错写错的字词如何区辨？

（一）“二”与“两”

使用“二”的地方：

1、自然数。

2、序数、小数、分数。

使用“两”的地方：

1、一位数的基数。如“两台机器”。

2、概数。如“三两天”。

（二）“倍”的运用

“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。如果用于减少，就应该加“负”字。

（三）“以上”与“以下”的运用

“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内。”

（四）“制定”与“制订”的运用

“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十八次代表大会，为我们制定了全面建成小康社会和全面深化改革开放的目标”

“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：办公厅相继制订了全委会工作规则、常委会工作 规则等会议工作制度。”

（五）“物质”与“物资”的运用

“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。多用于哲学和物理学上的抽象概念。

“物资”即指具体的财物资源。

（六）“需要”与“须要”的运用

“需要”是对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即说明“应当”、“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。

（七）“权力”与“权利”的运用

“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。

“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：“公民有监督公共权力正确行使的权利。”

（八）“截止”与“截至”的运用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……为止。

（九）“违反”与“违犯”的运用

“违反”即不遵照，反着方向做。

“违犯”即违背，触犯。

（十）“以至”与“以致”的运用

“以至”即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩 大。

“以致”即由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。

（十一）“象”与“像”的运用

在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。

（十二）“的”、“地”、“得”的运用

“的”、“地”、“得”是结构助词，在口语里都念“de”。

“的”用在名词前，是定语的标志。“的”有时是语气助词。（如何辨别？

1、去“的”意不变，为助词，反之为“的”字结构。

2、“的”字结构后边都可以加名词，而助词则不能加。

“地”用在动词前、形容词后，是状语的标志；

“得”用在动词后、形容词前，是补语的标志，回答“怎么样”的问题。例如，这一仗，同志们打得勇敢、打得顽强、打得漂亮。

图例：这样的表示方法，可以帮助我们清晰地看出，那些是句子的主干，那些是枝叶，主干和枝叶怎样搭配。一般情况下，用“=”表示主语，用“—”表示谓语，用“弯曲”的线表示宾语，用“（）”表示定语，用“{ }” 表示状语，用“【】”表示补语。

这些，我只是从一般的情况讲的。其实，字可以作句子成分，词和词组可以作句子成分，句子也可以作句子成分。如名词不仅可以作主语，还可以作宾语、定语。动词不仅可以作谓语，在一定的条件下还可以作主语和宾语。联合词组（两个或几个并列的词）六种句子成分都可以作，如名词性的可以作主语、宾语和定语，动词性的可以作谓语，形容词性的可以作谓语、定语、状语、补语；主谓词组也是六种成分都可以作；至于句子作句子成分，那就是复句或多重复句了。还是先易后难吧！建议大家好好地学习学习现代汉语语法知识（什么是语法？—语法是现代汉语组词成句的规则。普通话是现代汉民族的共同语——以北京语音为标准音，以北方的方言为基础方言，以典范的现代白话文为语法规范）。

同时，请大家抽点时间学习学习修辞和逻辑。语句通不通是语法问题；好不好是修辞问题；对不对是逻辑问题。“语法可以使人规矩，修辞是人敏锐，逻辑是人精巧”。建议大家一定要学。

（十三）“部署”与“布置”的运用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具体工作和事项的安排。

（十四）“既”与“即”的运用

“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。

“即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使”的含义。

（十五）“和”、“与”、“及”的运用

“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。

（十六）对、对于”，“对于、关于”，“经过、通过”的运用 这几组公文中常用的介词，用法或功能相近，共性较强，但是否可以通用，要斟酌实际情况，避免误用。

“对于”和“关于”。表示关涉用“关于”，指出对象用“对于”；“关于”有提示作用，组成介词短语可以做标题，尤其在公文标题中不可缺少，“对于”则没有这个功能。

（十七）不当使用模糊用语

模糊用语，即语意不够明确、不够具体的词语。在公文中，适当使用模糊用语是必要的，它能起到确切词语所起不到的表达效果。然而，有些公文是不能使用模糊语言的。

（十八）关联词语使用不当

关联词语是指复句的分句之间起连接作用的词语。关联词语大都是连词，如，“因为—所以、不但—而且、虽然——但是，与其—不如”等；还有少量副词，如“也、又、都，和、与、同”；还包括一些起连接作用的短语，如，“一方面——另一方面、不是—而是”等等。

关联词使用不当也是常见的问题，值得引起我们足够的重视。

三、如何处理公文标题写作中的几个棘手问题

（一）解决转发性通知标题冗长繁琐问题

层层转发公文，由于“过桥”机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似的，解决此问题办法有四：

（1）只写转发第一次转发机关的通知；

（2）直接转发原文件；

（3）在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；

（4）只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。

例如：《国务院办公厅转发民政部关于规范村民委员会印章使用和管理工作的意见的通知》，省政府再转发就会出现“通知的通知的通知”的问题。怎么办？可以直接转发民政部文件的标题，即《陕西省人民政府办公厅转发关于规范村民委员会印章制发使用管理工作的意见的通知》（陕办发【202_】193号。

办公厅转发、印发市政府或市政协同意的文件时，文件开头要写“经市人民政府同意”或“经市政协同意”。

（二）标题中标点符号的运用问题

为了保持标题简炼和整洁大方，一般地能够不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：

（1）可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、11 转发的公文标题等。

（2）可用问号。如：《人的正确思想是从哪里来的？》

（3）可用引号。如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》

（三）长标题的排列

根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。

如:中国人民政治协商会议西安市第十三届委员会

常务委员会工作报告

中国人民政治协商会议西安市第十三届委员会

第二次会议关于政协十二届委员会 常务委员会工作报告的决议

(四)结构层次序数是如何规范的？

第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

(五)公文中的数字运用有哪些规范要求？ 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。

例：政协西安市委员会关于加强界别工作

发挥界别作用的意见（202_年8月20日）

年份一律使用公历年份的全称，如1978年、202_年不能略为78年、03年。

同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

(六)公文字体和字数有哪些规范要求？

主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋体。

202_年11月5日，中共中央办公厅通知“经中央批准，中央文件统一采用国际标准A4纸型同时对文件版型做出调整”。从202_年1月1日起不再印发16开纸型中央文件。

以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。

公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

202_年11月5日，中共中央

(七)正确使用标点符号有哪些讲究？

1、并列短语中的顿号、逗号的使用。

并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中不需用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“

五、六个”，“各区县”不写成“各区、县”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。

并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。”

2、破折号、省略号同点号连用。

破折号和省略号都是标号。用在有停顿的地方，不论是句中或句末，如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号。

3、引号同点号连用

凡是完整地照录别人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内。如：俗话说：“到什么山上唱什么歌。”又说： 14 “看菜吃饭，量体裁衣。”

凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的外面。如：我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。

4、句内括号与句外括号的使用。

句内括号（即注释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后，括号内部可以有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个句子。

如：这就是说，将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（经过研究，化为集中的系统的意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。

句外括号（即注释全句的）前边正文的点号用在括号之前。括号内部如果是句子，可以用句号。

如：全国各族人民间的大团结万岁！（长时间的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。）

(八)加盖印章应注意哪些问题？

发文机关印章是证明公文效力的重要表现形式。总的要求是“上不压正文，下骑年盖月”。区别不同情况有以下具体 要求：

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(九)怎样提炼公文的主题词？

首先要说明的一点是，公文主题词，中央和国务院新近发出的文件已经停用，我市怎么办，目前还没接到通知。

主题词也称叙词，是经过规范化的词或词组，用于文献的主题标引或检索。

撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是：

1、全面审读公文，确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题。

2、认真进行主题分析，找出公文涉及的主要对象。弄清其性质，弄清其归属哪方面问题，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。

3、在有关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。

4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采用反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采用最直接的上位词。

5、应有效把握对公文主题的标引深度。一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个。

6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：

主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；

通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；

时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存在的时间范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词；

公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令、指令、报告等。

(十)公文版记如何标识？

公文版记主要内容与标识规范如下：

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号标宋体字；词目之间空1字。

公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在 主题词之下）占1行位置；用3号仿体字。印发机关左空1字。印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数字标识。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

就介绍到这里，谢谢大家！

第四篇：公文写作中常见问题解析

公文写作中常见问题解析

公文写作是要求一名机关工作人员具备的基本素质，应该说我们每天都在和它打交道，工作总结、计划，活动通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话等。公文是办理公务的重要工具之一，是具有法定效用与规范格式的文件材料。写作要求极具规范性，国家也专门出台了《国家机关公文处理办法》，对公文种类、格式、行文规则、发文办理、收文办理、归档、管理等方面都做了全面的规范要求。我单位也进行过相关的培训，但在实际工作中，我感觉还是有许多拿捏不准的地方，近几天，我上网查找了相关资料，现将学习心得和各位作以交流。今天，我将和大家交流四个方面的问题，一是公文中的称谓；二是公文中的简称使用；三是公文中数字的用法；四是常用词语辨析。

一、公文中的称谓

正确使用称谓语是交际深入进行的重要环节，惟有‚名正‛，才能‚言顺‛。在公文写作中，由于受语言简约性要求的制约，行文中的称谓语常常隐匿于‚抬头‛和‚落款‛之中，使全篇的语句成为‚无主句‛。且不足以表现双方的微妙关系，因此，在强调发文的主体、发文的受体，或语意转折时，称谓语就被凸现出来。这时，表述者就要斟酌选择称谓用语，使行文得体。

受不同行文的语体规范及称谓语的语用效果制约，公文行文中的称谓语运用有极强的习惯性。习惯性就是规律性。

1、下行文的称谓习惯。

下行文自称一般用发文机关名称，显其庄严肃穆，而不用带第一人称代词的称谓，如‚我（们）‛、‚我（本）市‛等。一般来说，用第一人称表述，表述者臵身事内，显得真实、亲切、富有人情味；用第三人称表述，表述者臵身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规。

下行文对称一般用‚你（们）‛、‚你县‛等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。

2、上行文的称谓习惯。上行文自称一般用带第一人称

代词的称谓，如‚我（们）‛、‚我（本）市‛等，而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用‚上级、领导‛或受文机关名称，而不用‚你（们）‛、‚你部‛、‚你省‛等，有尊重、避讳之意。上行文的自称和对称与下行文正好来了个换位，这与第一人称、第三人称不同的表意功能有关。任何一个上级机关都希望下级机关为自己提供真实、准确的情况，因此，上行文在向上级机关汇报工作、反映情况、请示事项时，自称宜用‚我（们）‛、‚我省‛、‚我市‛、‚我部‛、‚我局‛等带‚我‛字的称谓，形成第一人称表述，以示真实、准确。若用本机关名称作自称，变成第三人称表述，则有臵身事外，事不关己之感，且语气生硬。对称用‚上级、领导‛或受文机关名称，有尊重、避讳之意；若用‚你（们）‛、‚你部‛、‚你省‛、‚你市‛、‚你县‛等，则有吩咐、指点、督促之

3、平行文的称谓习惯。平行文自称一般用‚我（们）‛、‚我市‛等，对称用‚你（们）‛、‚你部‛、‚你市‛等，显得亲切平易，不打官腔。平行文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。

4、领导的职务称谓。在公文中介绍领导的时候会经常出现，该怎么介绍呢？咱们拿介绍刘主席为例。现在我有两种介绍方法，大家分别听一下。副主席刘毅和刘毅副主席。大家同意前一个的请举手，同意后一个的举手。一个是职务在前、姓名在后，一个是姓名在前、职务在后。两者在表达效果上有些区别：前者是客观性表述，后者则含有敬意（敬称）。公文一般采用前一种方式，即客观性表述；当然，如果介绍上级领导，也可使用敬称。

介绍离职领导经常用到‚原‛字，‚原‛的位臵也有讲究。例如，‚原科协副主席李恒宝‛和‚科协原副主席李恒宝‛，前者表示科协已不存在，当然李恒宝也不是副主席了；后者表示虽然副主席换了，但科协仍然存在。所以大家一定要甄别使用。与此类似的还有‚前‛字，如‚前苏联‛。但是‚前‛只用于国家、政党及其政要等，我们的‚级别‛不够，只能用‚原‛而不能用‚前‛。

采用客观性表述时，很多人习惯在职务和姓名之后加上‚同志‛二字，如‚副主席刘毅同志‛。其实，这是口语的习惯说法，书面语中这个‚同志‛是多余的。

公文使用‚同志‛一词还需注意两点。①这个词有特指和泛指两种含义。干部任免文件中，如果是党委任免干部，被任免人姓名之后要加‚同志‛二字，这里的‚同志‛特指党内干部，是‚党内互称同志‛的体现；如果是行政任免，一般不加‚同志‛，因为行政干部不一定都是党员。以上是特指的例子；而领导讲话或工作报告里的‚同志们‛则是泛指。②主送本系统、本单位的公文，对于众所熟知的领导，可以仅用‚同志‛称谓而不必冠以职衔。例如印发省科协党组书记、副主席康捷在某次会议上的讲话，标题可拟为《关于印发康捷同志在××会议上的讲话的通知》。这样既节约用字，又淡化‚官位‛意识。

二、公文中的简称使用

简称又称缩略语，它是事物的名称或固定词组简化了的称谓。简称不单纯是全称在数量上的减少，而是全称的科学概括和浓缩。使用简称以后，丝毫不影响全称的特定含义。在公文写作中，为使语言表达简洁凝练，富于概括性和表现力，往往要使用简称。特别是那些内容复杂、篇幅较长的公文，诸如会议纪要、工作报告、工作总结、综合性简报等，更是如此。

（一）单位名称

公文中要经常涉及机关单位名称的表述问题，不仅版头部分用，发文字号中用，公文标题、落款（发文机关署名）以及印章中也要用。至于正文部分的写作，使用得就更多。但在表述时究竟是用其全称还是规范化简称，并无硬性规定，一般情况下二者是通用的。但有时需要根据具体情况作适当处理。主要有以下几点：

1、视行文关系而定。下行文的版式中，发文机关名称既可用全称，也可用简称，但上行文版式中的发文机关名称一般只能使用全称。以党委名义所发的文件，如系采用《中共××文件》形式的版头，例如《中共中央文件》其发文机 3

关名称可以使用简称。但如系采用《中国共产党××委员会（）》形式的版头，其发文机关名称则需用全称，以示郑重。

2、视文字繁简而定。例如公文版头、标题、发文机关署名（落款）中所涉及的发文机关名称，究竟以使用全称还是简称为宜，应当根据实际情况酌定。一般而言，如果机关名称字数较多，为简洁起见，则通常应当使用简称，以使行文趋于简洁，并求得文面布局的醒目、匀称、美观。但需要注意的是，发文字号中的机关代字必须是简称，而且是高度浓缩了的称谓；印章中的发文机关名称则应使用全称，以示庄重、严肃。

3、视内容性质而定。就一般而言，对于系统或机关单位内部运行的公文，其发文机关名称可以使用简称，既不会令人费解，又会使行文显得简练，便于接受；但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公文，如公报、决议、会议纪要等，则应以使用全称为宜，以体现行文的庄重性和严肃性。

4、要注意讲究规范。根据公文处理法规的规定，在公文写作中第一次使用机关名称时应当使用全称并用括号注明简称，下文再出现相同名称时，则始可用简称。

（二）简称形式

一般来讲，公文写作中使用的简称，其构成形式主要有以下几种：

1、标数概括。这种简称具有多种表现形式，其总的特点是由数词加名词或名词化的词、词组这样两部分组成，如‚讲学习、讲政治、讲正气‛简称为‚三讲‛，‚一个国家，两种制度‛简称为‚一国两制‛，‚坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想‛简称为‚四项基本原则‛等；在这一总的特点之下又可将其划分为如下三种类型：一是单重式。这种标数概括简称通常由一个数词加名词或名词化的词、词组构成，例如‚两个务必‛、‚五条禁令‛、‚三个代表‛等；二是双重式，即由两个数词加名词或名词化的词、词组构成，如‚一个中心两个基本点‛、‚双增双减‛、‚一国两制‛、‚三大纪律八项注意‛、‚八荣八耻‛等；三是多重式，即由三个或

三个以上的数词加名词或名词性的词组构成，如‚五讲四美三热爱‛、‚两参一改三结合‛、‚五有六定七不准‛等

2、取前舍后。如‚清华大学‛简称为‚清华‛、‚蹲点调查‛简称为‚蹲点‛；‚蹲坑守候‛简称为‚蹲坑‛、‚非典型肺炎‛简称‚非典‛等。

3、舍前取后。如‚中国人民解放军‛简称为‚解放军‛、‚高致病性禽流感‛简称为‚禽流感‛等。

4、选取全称中有代表性的语素或词。如‚中国共产党中央委员会‛简称为‚中共中央‛，‚全国人民代表大会‛简称为‚全国人大‛，‚国家语言文字工作委员会‛简称为‚国家语委‛，‚科学技术‛简称为‚科技‛、‚调查研究‛简称为‚调研‛、‚中央电视台‛简称‚央视‛、‚非典型肺炎‛简称‚非典‛等。

5、合并相同成分。亦即省略两个词中的一个相同的语素，如‚企业、事业‛简称为‚企事业‛，‚离休、退休干部‛简称为‚离退休于部‛，‚复员军人、转业军人、退伍军人‛简称为‚复转退军人‛；‚病害、虫害‛简称为‚病虫害‛等。

6、标义概括。例如1987年公安部颁发的《公安机关办理刑事案件程序规定》简称为‚一百二十条‛，它没有从表面上将其简称为‚规定‛，而是根据该法规的条款数目(共计120条)而进行归纳，此即所谓‚标义概括‛。

7、取全称首尾。亦即将全称的首字和尾字保留，省略其余的内容，如‚中华人民共和国‛简称‚中国‛，‚扫除文盲‛简称‚扫盲‛，‚归国华侨‛简称‚归侨‛，‚微型计算机‛简称‚微机‛，‚整顿党风‛简称‚整风‛，‚外交部长‛简称‚外长‛、‚军人家属‛简称‚军属‛等。

8、舍全称首尾。例如‚中央企业‛简称‚央企‛，‚快速记录‛简称‚速记‛，‚物理化学‛简称‚理化‛，‚历史地理‛简称‚史地‛，‚人民警察‛简称‚民警‛等。

（三）注意事项

1、要有可接受性。亦即所使用的简称必须是已经约定俗成或者为公众所认可的，否则不宜使用。如‚奥林匹克运动会‛简称‚奥运会‛，‚调查研究‛简称‚调研‛。

2、新创简称应力求表意准确、清晰，切忌含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其意。例如‚整办‛，究竟指‚整党办公室‛，还是‚整顿市容办公室‛，令人费解。

据报载，‚文革‛时期，哈尔滨市一机构的门前挂有‚三两办‛的牌子，‚三两办‛所指究竟为何，让人莫名其妙。后经询查，方知是‚两个阶级、两条道路，两种思想斗争办公室‛。这种含混模糊的简称，还是以不用为好。

3、使用简称，尤其是新创或较少使用的简称，除‚知名度‛较高者如‚一国两制‛、‚四项基本原则‛、‚一个中心两个基本点‛等外，必须先用全称，并用括号标注说明。对此，《国家行政机关公文处理办法》第二十八条第六项已作出明确规定。如不予标注说明，就会给人以突兀之感，不知所指。

如有一篇会议纪要写道：‚五月份除搞好选举和开好人代会外，集中精力，认真抓好经济工作<包括县、乡、镇企业，两户一体和农业)。县四大部门及咨询处的领导同志分片深入下去，直接听取乡、厂长的汇报。重点抓新建厂、大厂、亏损厂、倒退厂和第一季度进展不大的地区。看责任制和‘三权、‛三制’是否落实。要开展时间过半任务完成超半的竞赛活动，对好的单位要进行表彰。‛这段简短的文字，总计使用了‚两户一体‛、‚四大部门‛、‚三权‛、‚三制‛等四个简称。这些简称，其具体含义究竟为何，并非所有人都能理解，如不作出必要的说明，往往容易造成文势不通，前后阻滞，给阅者准确理解和把握公文内容带来困难。

4、要尽量避免使人产生歧义。例如将‚上海市测绘研究所‛简称‚上测所‛，‚人造肉加工厂‛简称‚人肉厂‛，打击经济领域严重犯罪活动办公室‛简称‚打经办‛等，应当坚决加以避免。

三、公文中数字的用法

《国家行政机关公文处理办法》规定：‚公文中的数字，除了成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。‛

（一）应当使用阿拉伯数字情况

根据《国家标准出版物上数字用法的规定》，阿拉伯数字是指‚0、1、2、3、4、5、6、7、8、9‛等。

1、公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、1949年10月l日、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如: 1980—1995年不能写作1980—95年、202_年，不应简写成05年。

2、记数与计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等)。例如：1302，1/16，4.5倍，34%，3∶1，45万元，500多种、60多万斤等。

3、物理量量值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如，300kg、l5cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯数字，不能换行。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、l00名。但小学和初中教科书、非专业书刊的计量单位可使用中文表示。如:200kg(200千克)。

4、部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如:92493部队、葫科协发“202_”号文件、T37/T38次快车，HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

5、引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:《新生的中国》，见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。

6、表示数字的范围也有写法的讲究。例如:3万～8万，不能写成 ‚3～８万‛；5%～15%不能写成‚5～15%‛。

应用时还要注意：第一，一个数值的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组具有统计意义数字中的一位数（一、二……九)可以用汉字，如一个人，四种产品，六条意见，重复三遍。第二，5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数，一般不得以

十、百、千、十万、百万、千万、十亿等作单位(千克、千米、千瓦等法定计量单位不在此列)。如：34000可以改写为3.4万。第三，一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。

（二）应当使用汉字的情况

根据《国家标准出版物上数字用法的规定》，汉语数字通常是指‚一、二、三、四、五、六，七、八、九、十‛及其大写‚壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾‛等数字。

1、数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。例如：‚十二五‛规划、一律、二万五千里长征、第三世界、相差十万八千里、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2、邻近的多个数字（一、二……九)并列连用，表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千七八百元、五六万套、三四天、五六米、七八个、十五六岁、三四百里、四十五六岁。

3、星期几一律用汉字，如星期三。

4、中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如:藏历阳木龙年八月二十六日（1964年10月1日）、日本庆应三年(1867年)等。

5、行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。

6、含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号‚〃‛隔开，并外加引号。如: ‚一〃二八‛事变（１月２８日）、‚一二〃九运动‛(12月9月)等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。一般来说，知名度高的事件如‚五一国际劳动节、三八妇女节‛不需外加引号，而‚五二○‛声明、‚九一三‛事件就需要外加引号加以说明。

7、用‚几、多、余、左右、上下、约‛等表示约数时，使用汉语数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用‚多、约‛等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近202_万元，调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨，用于农田水利基本建设。

四、公文中常用词语辨析

用词准确是起草公文的基本要求，但是达到这个要求有时并不容易。究其原因，往往是对一些词语的词义及用法不甚了解。笔者根据工作实际，挑出公文中容易用错的一些词语试加辨析。

1、主管、分管

这两个词的意思很接近，但在词性上有区别。‚分管‛是动词，‚主管‛兼有动词、名词两种词性。常用词组如‚财务主管‛、‚一级主管‛，‚主管‛都是名词；作为动词，主管的意思是‚负主要责任管理（某一方面）‛，口语中用得较多。

起草班子成员分工的文件，应使用动词‚分管‛，如‚副主席刘毅分管学会部和科技馆‛。

2、出席、列席、参加

出席和列席都是参加，区别在于：法定成员参加本组织的会议叫做出席，其他人员（上级领导除外）参加叫做列席。例如召开局党委会议，局党委委员出席会议，非党委成员——哪怕是局领导——只能列席。原则上，列席人员没有表决权等。

上级领导参加会议也叫出席，不能‚降格‛为列席，尽管上级领导并不参与表决。这种‚出席‛，姑且算做特例

3.制订、制定

前者强调过程，后者侧重结果（含有确定下来的意思）。两者在词义上难以区分，基本可以通用。

‚制定‛即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：‚党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。‛

‚制订‛即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：‚我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。‛

4.施行、实施

词义十分接近。对于法令、政策和规章制度，既可施行，也可实施。只不过在习惯上，‚本条例（规定、办法等）自公布之日起施行‛用‚施行‛；而条例‚施行‛之后，还可以制订‚实施‛细则。

同‚制订‛、‚制定‛一样，笔者认为‚施行‛、‚实施‛的使用只有习惯上的区别，而没有对错之分。语言中的‚习惯势力‛非常强大，有些用法单从语法上、逻辑上很难判定谁是谁非。例如，纪要是把会议、会谈的情况‚记‛下来，但习惯上写成‚纪要‛而不是‚记要‛；‚年轻（人）‛、‚年青‛和‚青年‛，分清他们之间的差别很伤脑筋。还有极难区分的‚作‛和‚做‛。‚写作‛、‚作文‛、‚作报告‛都用‚作‛，‚做文章‛却用‚做‛；‚做人‛用‚做‛，‚作为……的人‛却用‚作‛；‚当做‛、‚叫做‛只用‚做‛，而‚做客‛和‚作客‛、‚做成‛和‚作成‛、‚做法‛和‚作法‛的用法都是规范的……如此等等，连语言学家也为之头疼。诸如此类解释不清的问题，只好归为‚习惯用法‛。掌握习惯用法，只有‚不讲道理‛地死记硬背，舍此似无更好的办法。

‚施行‚付诸实施，执行。多用于法规性文件‚附则‛的末尾，与时间结合用以表明文件的时效。例：本条例自公布之日起施行。多用于发布令的结尾，例：《物业管理条例》已经202_年5月28日国务院第9次常务会议通过，现予公布，自202_年9月1日起施行。

5、其他、其它 其它‛仅指事物，‚其他‛既可指物、指事也可指人（《词典》第1070页）。‚他‛用于指物并不鲜见，如：他乡、他日、他山之石。笔者意见，一律使用‚其他‛而不用‚其它‛，似乎更加保险。

‚他‛也不仅限于指代男性。古汉语没有‚她‛字，‚她‛是‚五四‛时期刘半农先生发明的，所以古典小说里无论男女一律都用‚他‛作代词；现代汉语中，‚他‛同样可以用

做不分性别的泛指，例如指称有男有女的若干人时，用‚他们‛而不用‚他（她）们‛或‚他们和她们‛。

6、权利、权力

权力总与职务相关联，有职才能有权（力），所以树立正确的权力观只是对领导干部提出的要求。普通人享有的是‚权利‛，如公民的权利、党员的权利等，当然领导干部作为普通公民、党员的时候，这些权利同样享有。权利同义务相对应，具有法定性。公文中使用‚权利‛的场合比‚权力‛要多一些。‚权力‛即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。权利‛即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：‚公民有监督公共权力正确行使的权利。‛

‚权力‘在职权范围内的支配和管理指挥的力量。有的是强制力，如国家权力；有的是支配力量，如大会主席权力。例：我国宪法规定，一切权力属于人民，人民行使国家权力的机关是人民代表大会。

‚权利‛公民或法人依法行使的权力和应享受的利益（与‚义务‛相对）。例：依照我国宪法的规定，我国公民的基本权利有：选举权和被选举权；言论，出版、集会、结社、游行、示威的自由；宗教信仰自由；人身和人格不受侵犯的权利；批评、建议、检举、申诉的权利；通信自由和通信秘密的权利；社会经济权利以及受教育的权利等。‚权利‛与‚权力‛的区别：权力，着重于‚力量‛上，带有某种权威性；权利，着重于‚权益‛上，具有某种享有性。

7、莅临、光临

光临是敬词。称宾客的来到。莅临是来到、来临的意思。特用于下级对上级光临的一种褒义词，属于客套的书面语。后者是强调上级对下级的关系的。

8、按照、根据

它们是近义词，侧重点不同。按照一般来说不必有自己的意见，别人如何说如何做你照做说行。同依照、遵循、遵照。它们均可用作动词，都有‚以某事物为依据、依照‛的意思。‚按照‛可用于上级的指示、精神、命令等外，还可用于情况、季节、次序、时间、道理等，适用范围更大，是中性词。

例：我一定按照你说的去做。

根据是在别人的意见上加以评判采纳。同依据，证据，它们都有‚作为行动、言论的凭据‛的意思。‚依据‛侧重指‚结论或言行的凭据‛。

例：这一理论没有事实根据。

9、当前、目前

当前和目前都是现在的意思，当前比较紧急重要，目前是比较平缓的，没有紧迫性。

10、担纲、担任

‚担纲‛不只是‚担任‛，而是担任主角或主力。‚担纲‛不能及物，不能说‚担纲主角（主力）‛，因为用词重叠；‚担任‛则可用‚担任主角（主力）‛。句中既无所谓‚主角（主力）‛之说，又不好说‚承担重任‛，故‚担纲‛改为‚担任‛为好。

11、罚款、罚金 看一则报道：《南京16起涉毒案昨集中宣判无业男制毒被判12年半》：‚（倪某）202_年因犯非法持有毒品罪被判处有期徒刑1年半，罚款1万元。‛‚……对戴某……判处有期徒刑8年，罚款6000元……‛

‚罚款‛，是指行政机关强制违法者缴纳一定数量的钱，是一种行政处罚；‚罚金‛，是指司法机关强制罪犯缴纳一定数量的钱，是一种刑事处罚，常作为附加刑使用。文中的‚罚款‛应改为‚罚金‛。

12、嘱托、嘱咐

嘱托，有托付的意思，托人之意，而嘱咐，则是吩咐，对对象的口气要降下来一些。

13、游览、游历

‚游览‛是玩、观光；‚游历‛不仅去观光，还要学习一些东西。

14、条例、规定、办法

“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院

各部门和地方人民政府制定的规章不得称”条例“（见1987年4月21日国务院发布的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限”用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度“（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于”自主的“规范性公文，即自身即可创造新的规则。

”规定“的特点是使用范围广泛，对制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是”自主的“规范性公文，也可以是”补充的“规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是”执行的“规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为”自主的“和”补充的“规范性公文。

”办法“比”规定“所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为”自主的“公文外，大部为”执行的“规范性公文，如各种”实施办法"即均具备这种性质。

15、起草、草拟

‚草拟‛指粗略地拟出草案，多指各种计划，工程设计，论文提纲等的拟定。‚起草‛多指方针、政策、法令、决定、规章制度等文件的拟稿。一般重大的国家法令的起草，要成立起草委员会或起草小组。

16、合计、总计

我个人学习体会是这样的：如果只有一个总和，那么那一栏就是‚合计‛。如果在合计的基础上再汇总，那么就是‚总计‛。

‚合计‛与‚总计‛不能随便对调位臵。因为‚合计‛是对于一个相对独立的团体而言，如六年级男、女生人数和，而总计是跨团体而言，如一至六年级所有男生的和。

没见过专门的规定，但一般同时使用时，合计所包含的范围小，总计的范围大。

17、部署、布臵

‚部署‛即指全局重大工作的安排。布臵‛即指全局具体工作和事项的安排。

例：关于‚两气东送‛管线的安全维护工作已经做了布臵。使用‚布臵‛要注意与‚部署‛的区别，前者多用于具体事宜，后者侧重于全局性、战略性的工作安排。例：关于我省经济振兴工作，已按国家东北振兴本地经济的战略部署做了具体布臵。

18、以至、以致

以至为即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。以致即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。‚以致‛用于下半句的开头，表示下面的结果是由上述原因所带来的。例：该人由于不断赌博，不听劝告，以致家庭不和，爱人与其离婚。

‚以至‛表示在时间、数量、范围上的延伸或扩大。例：XX市反贪局局长李某变得很快，由‚反腐精英‛堕落成一个贪污犯，满打满算没过半年，以至许多人感到惊讶不已。

19、物质、物资

‚物质‛即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。物资‛即指具体的财物资源。

20、必须、必需

‚必须‛表示事实上、道理上的必要，带有命令语气，一般用于下行文所讲主张、所提要求部分。例：‚各级党委、政府和政法部门，对经济投机诈骗犯罪活动必须引起高度注意。‛

‚必需‛一定要有的，不可少的。例：组织现岗的文书工作人员系统学习公文处理知识是加强文书队伍建设所必需的。在使用指令性语气时，应用‚必须‛而不要用‚必需‛。

21、鉴于、基于

‚鉴于‛考虑到，觉察到。多用于引出事情的情况、原因、理由等。例：鉴于今年财务较紧，修建海河二号大桥的项目，拟待财政状况稍宽裕后再行安排。

‚基于‛常用于承接上文理由、原因、情况等，以引起下文对主观意见的表述。例：基于上述理由，来函所提的意见需重新考虑。

22、予以、给予

‚予以‛给予。例：根据乡、镇各自的人员配备情况，县里在可能条件下对乡镇的人口普查工作将予以帮助。‚给予‛给予通常作一个动词用，带动词宾语。例：上述开支应给予报销。

23、公布、发布

‚公布‛公开发布、公开宣布，对象多指法规、规章和其他需要大家周知的事项，一种程式性用语。例：中央关于加强未成年人思想道德建设的决定精神公布后，立刻得到全国人民的拥护。

‚发布‛公开宣布。侧重于法规、指示、通知文件的发布用语。例：202_年8月24日国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》。

24、切忌、切记

‚切忌‛切实避免或防止。例：要全面地观察问题、分析问题，切忌片面性。

‚切记‛牢牢记住。例：切记历史教训，不能再犯错。

25、申述、申诉

‚申述‘详细说明。例：这就有必要将事情的前因后果作如下申述。

‚申诉‚说明或提出自己的意见。用于国家工作人员和党、政、团体成员对所受处分不服时，向原机关或上级机关表示自己意见的一种举动。例：党员有权向党的上级组织直至中央提出请求、申诉和控告，并要求有关组织给予负责的答复。

26、呈报、呈请

‚呈报‛向上级呈送报告、总结之类的文件。例：兹呈报我局《二○一一年工作总结》一式三份，请查收。

‚呈请‛向上级呈送请求批准性的文件及事宜。例：此题事关重大，将我们的意见呈请上级批准后再作答复。

27、拟定、拟订

‚拟定‛①起草制定，跟‚拟订‛不同，‚拟订‛指正在起草、拟议的过程中，用于进行体；‚拟定‛指‚拟订‛的过程已经结束，用于完成体。例：拟定了一个学习计划草案。②打算、想要。例：拟定15日出发赴河南登封市公安局参观学习。

28、审定、审订

‚审订‛审阅修订。例：我市城市整体规划方案，已初步完成，尚待邀请专家协助审订。

‚审议‛审查讨论。对象多指计划、提案、报告等。例：全国人民代表大会审议批准了 202_年的决算报告和202_年的预算草案。

‚审定‛审查决定。对象多指计划、提案、方案、设计等。例：工作计划一经审定，必须认真组织实施。

29、亟待、亟须

‚亟待‛急迫地等待。例：社会生活中，腐败现象有所滋长，社会主义精神文明和民主法制建设面临着不少亟待解决的问题。

‚亟须‛急迫须要。例：违章施工，问题严重，亟须立即纠正。

30、采纳、采用

‚采纳‛认为合适而接受（意见、建议、要求等）。例：厂长已经采纳了我们的合理化建议。

‚采用‛认为合适而加以利用。例：汉语拼音方案历史发展的另外一个方面，即采用拉丁字母为汉字注音，已经经历了350多年的历史。

31、责成、责令

‚责成‛要求某人或某机关办成某事。多用于上级对下级行文。例：房改问题应责成专人负责，迅速落实各项措施，不能拖拖拉拉，‚空打雷、不下雨‛。

‚责令‛指定某人或某机构办某事，用于上级对下级的行文，带有一定的强制性。例：对贩卖假烟的商版，除没收

其假烟和非法所得，处以罚款外，并责令停止营业,吊销执照。

32、务虚、务实

‚务虚‚在公务活动中，主要是指进行某项工作之前，为保证工作的顺利进行，从思想、政策上进行研究讨论，它与‚务实‛相对。

‚务实‚在公务活动中，主要是指按照领导的决策要求，实实在在地去完成。有时也含有对这一项工作在技术、设备、人力、物力、办法、措施上如何具体组织进行所做的讨论研究，所以，在这一点上，它与‚务虚‛是相对的。

33、隶属于、隶属

有人习惯在‚隶属‛后面加上介词‚于‛，如‚总局隶属于国务院国资委管理‛。隶属是‚（区域、机构等）受管辖；从属‛的意思，这个词本身就是带有被动含义的及物动词。所以，上句话应改为‚总局隶属国务院国资委‛，‚管理‛二字也删去。

顺带提一句：‚从属‛是不及物动词，后面要加‚于‛。

34、‚凯旋‛不要‚归来‛

‚凯旋归来‛在公文中很常见，可惜用得不对。凯旋是‚胜利‛和‚归来‛的组合，‚旋‛的本意就是返回、归来。‚凯旋‛词条的例句‚欢迎凯旋的体育健儿‛，初读起来可能不太顺口，但是明白这个词的含义后，就会慢慢习惯的。

与此类似的还有‚悬殊‛。悬殊形容‚有差距，而且差距很大‛，如‚贫富悬殊‛、‚双方力量悬殊‛的用法都是正确的。在‚悬殊‛前面加上‚相差‛或者在后面加上‚很大‛，都是不规范的。

35、慎用‚接见‛

某单位公文中有句话，大意是某月某日局长接见了几名上访职工。显然，这里的‚接见‛应改为‚接待‛。‚接见‛一词‚官味‛较浓，说局长‚接见‛职工，难免招致‚领导高高在上‛的非议。领导亲自处理职工来访原本是件好事，然而用词不当却伤害了原意的表达。

后面我讲了几个用词不当而产生的笑话和误解，有时还会造成很严重的后果，因此在公文写作中，要严格遵守行文

格式和要求，我们每个人都要认真对待，因为这不仅体现个人素质，而是代表的单位形象、甚至是利益问题。

以上是我的学习心得，不当之处，请批评指正。祝工作愉快，身体康健！

第五篇：公文写作常见问题

公文写作的基础知识与常见问题分析

公文的分类

按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文 按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

常用公文文种

我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；

不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关的有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。公司常用的主要公文种类 1.决定:适用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，如机构设立与撤销；变更或撤销公司不适当决定。

2.通报:传达重要精神或者通报有关重要情况，也适用于对全系统各单位或个人的表彰与批评。

表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召 批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求 情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求

3.请示:适用于下级向上级的请求指示和批准；也适用于分公司必须以公文形式向总公司的请求指示和批准。

应用范围

（1）遇到问题无法解决，需要上级指示；（2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准；

（3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助；

（4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答；（5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁；（6）请上级领导参加活动，指导工作。

注意事项

（1）主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式；

（2）只能主送上级机关，不能送领导者本人；（3）不得越级；

（4）必须由主要负责人签发，留下联系人联系电话 ；（5）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。

句子成分

4.报告：适用于下级向上级汇报工作，反映情况，答复单位所反映问题的询问。又分：工作报告、情况报告、建议报告、回复报告、备案报告。

5.批复：适用于批准分公司以公文形式上报的请示事项。注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。6.函：适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，不在公司内部使用。又分：公函和便函发函和复函

注意：主送机关一个，即发出请示的下级机关。

7.通知：适用于总、分公司批转至下级公司和的公文，转发上级的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。

8.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和会议事项。决策型、交流型、研讨型。注意：会议纪要一般不加盖公章。

公文的格式 印刷用纸和技术要求：

用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行26-28个字。

几种常见公文的写作要点

1.请示：请示就是需要上级批示或批复的事项。写请示要注意几个问题：

一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项。二是一请一报，一个请示只能报一个主送单位，不能多头报送。三是一般不越级请示。

四是要简短精炼，简洁明了地讲明目的、原因、困难，对请求上级批准的事项要写明白。

针对公司的情况，大体上要说明：为什么目的、干什么事情，什么人、什么时间、在什么地点，需多少花费，预算内还是预算外。

2.报告：报告的特点是阅知性，不是批复、答复性，看的人可以签署意见，也可以不签署意见或表态。

（1）分类：一是工作报告，是按照上级单位要求或公司要求所做的报告；二是情况报告，即在工作中遇到了问题，或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况（贯彻落实会议精神的报告）；三是建议报告，即在工作中发现好的经验、做法，认为应让上级采纳或推广，可以写建议报告；四是回复性报告，回答上级问询、落实上级临时交办的某项工作（关于整改情况的报告）；五是备案报告（上级的规范性文件要求的备案）。

写法

一是要有导语：说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据上级的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构一般包括：第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。也可以先写成效（或做法），再写问题，最后写建议，总共由三个部分完成。

回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（比如意见整改报告，用打酱油的钱打了醋我们是怎么整改的，程序不规范我们是怎么整改的，挤占专项资金我们是怎么整改的）。

三是结尾：报告结尾写“专（特）此报告，请阅”；一般不能写“当（妥）否，请阅（批）示”；备案报告写“请予审查”。

注意：切忌报告中夹带请示事项。

3.通知：通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。通知属下行文，要下级单位（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，一定要细，避免执行过程中的反复询问），要具有可操作性。例如写一个会议通知，开会的目的、时间、地点、人员、会议内容（议程）、其他要求等等，要逐一说清楚，让执行的人一看就明白。

4.批复：批复的正文一般都很简短，不必像通知那样详细阐述意义或道理，也不必像请示那样充分说明理由，而只是答复问题。一般由“引语”和“答复意见”两部分组成：引语即引述请示名称或请示主要事项来作为批复的依据，多为“××收悉”等语。

“答复意见”即针对请示问题所作的具体答复，也很简短。如果答复意见稍多，须分项来写。“答复意见”如是同意意见，必要时还可加上几点指示或说明；如是不同意见，要说明不同意的理由，以便于下级理解和接受。

常用非规范性公文有：工作计划、工作总结、讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、签报等，下面分别作简单介绍。1.工作计划类

是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。

计划、规划、方案、要点，都属于计划类公文范畴。计划类公文必须具备目标、措施、步骤、检查与考核等四要素。

计划类公文有两种格式：一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重点工作任务分解、拟办事项分解、主要经营指标分解、办理责任分解等都可以采用图表式。

计划类文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而谈，更不能随便列几条交差。

2、作总结类

工作总结的特点是实践性、经验性、自述性、理论性。不仅要陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。

工作总结一般包括本（半年）基本工作情况、所做的主要工作、工作进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下一步工作计划（个人总结写努力方向）。

个人总结要抓住主要问题，把握写的侧重点，突出收获最大、成绩最突出或者感受体会最深的东西，切忌写成流水帐。

工作总结类材料，要注意亮点的提炼和先进经验的总结。要让阅读者看出，与别的单位相比我们有什么亮点、与去年相比有哪些做得更好，促成以上变化的原因、政策、措施、方法是什么。

公文中常见问题分析 文种的误用

主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。

1、目的不同

报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。

2、内容不同

请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。

3、性用语不同

报告用 “特此报告”等；请示用“当否，请批复”，“特此请示，请批复”。

4、事例

这两种文种的滥用主要表现在两个方面。

（1）请示、报告混用 如《关于请公司领导出席开业典礼的报告》（2）请示、报告并用 如《关于召开----会议的请示报告》

公文的语言特点：庄重、平实、明确、简约、得体