酒店宴会预定及定金收取尾款结算制度

为规范酒店宴会预定及定金收取尾款结算等各项业务流程，统一标准及要求现制定以下规范。

一、营业区域归属

1、壹号厅、贰号厅、叁号厅销售及档期管理由婚庆部负责；

2、101贵宾厅、108贵宾厅、209贵宾厅、1F

~2F各包厢，1F零点区、游艇、2F甲板销售及档期管理由餐饮部负责；

3、3F客房销售及档期管理由客房部负责；

二、宴会厅包厢号

1、各宴会厅、贵宾厅、游艇、零点区、甲板均需在收银系统内建立对应包厢号及桌号以及外卖包厢号；

2、建立及注销对应包厢号需营业区域归属部门提报《签呈》完成审批；

3、财务部根据审批完成的《签呈》在收银系统内完成建立或注销；

三、收费类目

1、酒水、百货、包厢菜品、婚宴套系、家宴套系、年会套系、场租、婚

庆套系、舞美灯光

2、菜品及菜品套系类由出品部负责成本核算及定价并完成审批；

3、舞美单项设备及婚庆套系类由婚庆部负责成本核算及定价并完成审批；

4、酒水、饮料、香烟、扑克、红包、打包盒等常用客耗品由餐饮部负责成本核算及定价并完成审批；

5、客房饮品、食品类由客房部负责成本核算及定价并完成审批；

6、以上各项新增、定价、核算、调整、修改均有相应业务部门完成审批；

7、重大决策类定价或节假日营销活动类等价格调整由公司统一下发；

8、财务部根据审批完成的《签呈》在收银系统内完成各商品建立或注销；

四、合同签订

1、婚宴、家宴类使用宴会厅均需签订合同，模板及编号以现使用版本为准，合同签订及合同档案管理等由婚庆部负责；

2、年会、会议使用宴会厅均需签订合同，模板以现使用版本为准，编号为W2018001起始编号，合同签订及合同档案管理等由外销部负责；

3、贵宾厅类会议使用需签订合同，合同模板以现使用版本为准，编号为N2018001起始编号，合同签订及合同档案管理等由各销售部门负责，4桌及以上宴会开立收据无需签订合同；

4、各合同号不可跳号、断号使用，具体以财务部原下发制度为准；

五、定金收取

1、婚宴、家宴类首款及中款在营销中心缴纳并开立收据，现金收取超过5000元及以上收取完后需通知财务部收取，如遇财务休息等情况通知总经理，收取需做登记及交接；各项定金、收据、合同、POS收银小票需当日18:00前交财务部，18:00后需次日10:00前（周末及节假日顺延工作日后第一天10:00前）；

2、会议、贵宾厅类签订合同后至总台缴纳定金并开立收据；

3、如遇特殊会议客户需上门收取定金，由各对接销售至总台外借POS机及收据，外出定金收取及收据正确开立有各对接销售负责其正确及完整，收取完毕后需至总台进行交账核销，不可超过次日(POS机及收据外借餐饮部需做好借出及归还时间等登记)；

4、前台现金收取超过5000元及以上收取完后需通知财务部收取，如遇财务休息等情况通知总经理，收取需做好登记及交接；

5、总台需在下班前将本班所收取的定金、收据、合同、POS收银小票、《总台定金交班表》整理好，通知当班餐饮第一负责人进行复核，无误后一同装进信封并封口，双方共同在封口处签字，在监控下将交班信封投递至保险箱内；

6、财务部需在次日10:00前收取保险内交班信封，并在监控下核对现金数量及真伪（周末及节假日顺延工作日后第一天10:00前）；

7、收据正确开立范本财务部予以下发，各部门按范本进行开立，如发生错开、跳号、作废等情况，责任人每次处理200元；

8、定金及各项营业款均投递至1F总台后办公室保险箱内；

六、系统录入及尾款结算

1、财务部需在宴会日当天将各类宴会定金收取明细交至2F收银台；

2、收银根据宴会定金收取明细，在收银系统内开台相应宴会厅，并录入相应定金金额及项目及录入相应合同号；

3、场租类、婚庆类、舞美设备类在相应宴会厅内录入对应品类及金额，如有折扣需在备注栏注明；

4、收银根据《宴会EO》单在相应宴会厅录入相应菜品、套系或其他费用；

5、餐饮套系类如调换原价菜品，需在原套系内下单临时菜进行注明调整；

6、餐饮套系类如增加菜品，需要原套系内下单单项菜品并注明金额；

7、宴会当日加桌，由各经办销售与客户签订《宴会桌数调整确认单》后交由收银，由收银员在收银系统宴会厅内进行下单；

8、非包厢、游艇、零点顾客购买酒水、香烟、扑克等客耗品需现结，此类商品统一下单至外卖包厢号，如需连同宴会尾款一同结算需由宴会厅负责人或销售至收银处签字后确认担保，此类商品统一下单至对应宴会厅内；

9、各宴会厅尾款结算均有各对应销售负责本场宴会的费用正确完整无误，并引领客户至2F收银台进行结算，如特殊需求收银员需至宴会厅进行收款；

10、收银根据宴会尾款结算完毕需在收银系统内进行结算；

七、其他

1、次日12:00前出品部需将前一天宴会出品清单及桌数原单明细报至财务部；财务部根据出品部原单明细及合同核对收银系统宴会结算是否正确无误（周末及节假日顺延工作日后第一天12:00前）；

2、财务部在稽核过程中发现宴会营业款项如有差异需及时与对接销售说明，销售需在3日内将差额款项补齐，同时进行通报批评根据情节严重予以处罚处理；

本通知20XX年2月1日生效执行！

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