第一篇：印章与证照管理

印章与证照管理

1.目的

1.1

规范印章与证照的管理工作，统一印章管理使用标准，提高行政办公效率。

1.确保印章与证照的管理、使用安全，降低经营管理风险。1.逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提高企业管理水平与管理效率。2.印章管理工作标准

2.1

汇总印章刻制/停用需求，审查需求申请是否符合规定，编制印章刻制/停用需求表，并将申请报告送交领导审批。

2.2

根据当地公安机关印章管理规定填制印章刻制/停用申请表。2.对刻制或停用印章的编号、名称、启用（停用）时间等进行登记，将登记备案后的印章放入指定保险柜中妥善保管。

2.4

行政管理部定期检查印章的使用情况，确保印章使用正常，检查印章是否损坏，是否符合用印规定，并作出处理。3.印章使用管理流程与工作标准

3.1

相关部门负责人在权限范围内对用印文件进行审核，若用印文件需盖部门负责人审批权限外的重要印章，应提请领导审批，将审批未通过的申请表返还给用印申请人，令其重新填写。3.2

用印员工按照公司印章管理制度，领取印章使用申请表，填写印章使用申请表，据实写明用印事由、用印时间、用印地点等。3.用印保管员审查各类印章使用申请表是否经相关审批人审批签字，对部门负责人或领导签字同意的印章使用申请表及用印文件进行审阅，了解用印内容，核准用印事由、用印时间、用印地点等。3.印章保管员对用印申请人的印章使用资格进行审核，确保印章的规范使用，对于无用印资格的申请人，应向权限审批人沟通确认，以确定是否给予用印。

3.确认用印文件的内容与申请表中所指一致，确认用印文件为非空白文件或已签字文件，严禁在空白纸张或空白文件上盖章。3.6

印章保管员将用印时间、编号、用印单位、用印次数、经办人姓名、批准用印人姓名、盖章人姓名、用印文件及用印目的等登记于印章使用登记表，并及时对印章使用登记表进行编号。

3.7

确认归还的印章完好，将印章的使用情况（如使用次数、使用文件等）登记于印章使用登记表，并对归还日期进行登记，与印章使用登记表一起编号存档，归还人与签收人共同确认签字，及时将归还印章存放回指定保险柜，妥善保管。4.证照管理工作标准

4.1

行政管理部汇总企业证照办理/变更的需求，经领导审核证照的办理/变更需求是否合理，行政管理部汇总编制证照办理/变更需求登记表。4.2

根据政府相关部门证照办理规定准备相关材料，变更证照须提供原证照原件及复印件。

4.3

在规定期限内到政府证照办理部门领取新证照，对新证照进行核对，及时发现错误内容。

4.行政管理部将取回的合格证照原件及复印件进行存档备用，登记证照的有效期限、使用日期等信息，并进行归档管理。5.证照使用管理工作标准

5.1

证照使用申请人明确证照使用事由及时间，根据证照使用需求，明确需使用的是复印件还是原件。

5.证照使用申请表经部门负责人在权限范围内审批，确认经审批的申请表已明确申请事由，手续是否齐全，若超出权限、须报领导审批。

5.复印所需的证照原件或副本复印，将证照原件或副本及时存放回指定保险柜，登记证照复印件名称、编号等，并登记使用申请人姓名、使用事由、使用时间、份数、审批人姓名、经办人姓名等。5.核对证照复印件是否正确，根据证照使用申请表中所述使用事由，在证照复印件上加盖使用范围、有效期限专用章及复印无效专用章。

5.证照原件归还需检查、确认归还的证照原件完好，并根据证照的实际使用情况进行登记，登记内容包括使用时间、使用内容、审批人姓名、经办人姓名、使用人姓名等，登记、检查完成后，使用人与经办人共同签字确认，再将证照使用申请表、证照原件使用情况登记表与证照归还登记表及时归档存放。

第二篇：公司印章证照管理规定

公司印章、证照管理规定

1.目的

为规范公司证照、各类印章管理工作，保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，特制定本管理制度。2.定义

2.1印章包括公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章等具有法律效力的印章；

2.2 证照包括公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保

险登记证等合法证照。3.管理职责

3.1公司的公章、合同章由人力行政部门专人管理；财务专用章、公司法人章由财务部门分别两人管理（以下简称为印章专管员）。

3.2公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本）、税务登记证及其它证照由人力行政部门专人管理（以下简称为证照专管员）。

3.3印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，总经理应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。

3.4交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章管理交接单》，登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，批准人(监交人)签字认可后备存。4.印章、证照借用

4.1印章、证照原则上不得带出去使用，因公特殊情况须带出使用时，用印部门须填报《公司证件借用单》，经本部门负责人或主管领导审核，分公司总经理审批，印章证照管理部门负责人确认后方可带出（因工程项目借用需立项管理部门负责人审核），必要时印章监管员同行监章；借用人员应对印章、证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。

4.2印章、证照使用完后，需到印章、证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章、证照专管员应对归还的印章、证照进行检查，确认无损后再行签字。

5.印章使用

5.1公司各部门因公务需加盖公司印章的，或公司员工因私事需出具证明而加盖公司公章的，使用人应需填写《请印登记表》（合同请印需有《合同审核记录单》），经部门负责人审核，主管领导审批，印章管理部门负责人确认后，印章专管员登记加盖印章。

5.2 不得在空白纸张或未填写完整的合同、协议、声明、承诺、证明等文件上盖

章。

5.3 印章专管员对所使用公司印章的公文、公函、协议书、合同书以及各种报

表、公文材料等须统一编号，分类登记。

5.4 各部门严格按照本规定使用印章，违者公司将追究当事人及有关人员的责

任，并给予相应处分，造成严重后果的公司将追究法律责任。6.印章刻制

6.1 公司项目或其他专用印章的刻制，须填报《印章刻制审批表》，经本部门负责人同意，印章管理部门负责人同意，总经理审批后，由印章专管员负责联系印章刻制工作。涉及经济往来的其它专用印章刻制须总公司领导审批。6.2 任何部门、部门和个人不得擅自刻制印章，如擅自私刻、启用造成严重后果，相关责任人予以解除劳动合同，直至追究法律责任。

6.3 对字迹已经模糊或缺损的印章要及时向印章管理部门申请更换，更换的印章

不再发启用通知。7.印章废止

7.1 公司机构更名、撤销的；变更印章图样的；印章遗失或被盗的；上述情况须声明印章作废。

7.2 声明作废的印章，除遗失被盗情况外，须及时交回印章管理部门封存。7.3 印章管理部门应建立废止印章登记册，注明废止印章名称等具体内容，并妥善保管已废止印章，直至按印章保存年限最终销毁。8.程序文件记录表

8.1印章管理交接单 8.2请印登记表 8.3公司证件借用单 8.4印章刻制审批表

第三篇：印章、证照、文件资料与存档管理

14.2印章、证照、文件资料与档案管理制度

14.2.1印章刻制管理规定

以下是xx公司的印章刻制管理规定，供读者参考。

第1条 公司印章是公司经营活动的主要凭证，任何人禁止私刻公司印章，否则将追究其法律责任及造成的经济损失。

第2条 需要刻制印章时，须由公司行政部出具申请并附上需刻制的印章图案报总经理审批。

第3条 经审批同意后，行政部负责准备向公安机关提交的申请资料，包括公司的《营业执照》复印件、企业代码证、公司法人身份证复印件、公司开具的证明材料、需刻制印章草案的复印件两份。

第4条 行政部人员应到公安机关指定的刻印机构刻印，并带上公安机关签署的《刻制印章通知单》与《刻印委托书》等材料。

第5条 刻印机构刻好印后，行政部负责人员应认真检查，察其是否满足公司对印章的要求。第6条 刻好的印章需要在刻印机构留下印模。

第7条 行政部刻印负责人员需对新刻印章进行登记，并留下印模，然后依照公司章程交给相应的负责人保管并做好记录。

14.2.1印章使用管理制度

以下是xx公司的印章刻制管理规定，供读者参考。

第1章

总则

第1条

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常经营 管理活动的开展，甚至影响公司的生存发展，为防止不必要的事件发生，维护公司的利益，特制定本制度。、第2条 公司中凡涉及印章使用的相关事项均适用于本制度。第3条 本制度中所指的印章包括企业公章、法人章、企业章、财务专用章、部门章、人名章及各种事项等。

第2章

印章使用时的审核

第4条 公司员工使用印章时，需填写印章使用申请单，将其与所需用印的文件一同上交行政部进行审核。

第5条 一般的印章使用有行政部经理负责审核，如部门章；如重大印章的使用由总经理审核，如企业章、企业法人章等。

第6条 涉及到法律方面的文件使用印章，必须经由法律顾问审核签字。

第7条 印章保管人在用印前应仔细审核需要用印的文件，确定印章使用的正确性。

第8条

第3章

印章的使用

用印申请批准后，行政部员工应该将用印情况登记并通知用印。

第9条 用印员工需在用印保管人的监督下使用印章，禁止单独使用印章。

第10条 印章使用完毕后，用印凭据由印章保管人负责保存，定期交行政部存档。第11条 公司财务部使用财务的各种印章时，可不必遵守本制度中的规定。第12条 公司总经理有权使用公司的一切印章。

第13条 公司的印章原则上不允许带出公司使用，确有特殊情况的必须得到行政部经理及总经理的审批，并由两人共同使用。

第14条 因违反本制度而造成公司损失的，公司将对其进行惩处，造成严重后果的将移交司法机关处置。

第4章

附则

第15条 本制度由总经理办公室负责制定，其解释权与修改权归总经理办公室所有。第16条 本制度自总经理审批后实施，以前类似制度作废，相关事宜以本制度为准。

14.2.3证照规范管理规定

以下是xx公司的印章刻制管理规定，供读者参考。

第1条 第2条 第3条 公司证照是公司经营中的重要依据，为加强对公司证照的管理，特制定本规定。公司的证照包括《企业法人营业执照》及副本、《企业法人代码证书》、《税务登记证》及副公司的证照除《税务登记证》副本由财务部进行保管外，其他一律交由行政部负责保管。本、特许经营许可证等。

第4条 公司新办理得到证照与年审后的证照必须在当日下午及时交回行政部，不允许在外面滞留，特殊情况经行政部经理批准后，必须于第二日交到行政部，否则给予办理人相应的行政处罚。

第5条

请。

第6条 行政部人员在得到行政部经理和总经理的审批同意后，方可办理相关手续。

第7条 行政部在其他业务部门使用或复印证照时要做好相关的记录，包括证照的使用者、使用时间、用途及归还时间等内容，并由使用者签字确认。

第8条 未经授权禁止任何人私自使用或复印公司的证照，否则造成的后果由当事人承担，行政部负连带责任。

第9条 行政部应时刻留意证照的年检时间，在规定的期限内完成证照的年检工作，此项记入行政部的年终考核项目。

第10条 证照的相关管理人员在离职时要办理好证照的相关交接手续，否则不予办理离职。

第11条 本规定由总经理办公室制定，自颁布之日起实施。

公司各业务部门需要使用和复印证照时，应填写证照使用或复印申请单，向行政部提出申14.2.4文件资料管理制度

以下是xx公司的文件资料管理制度，供读者参考。

第1章

总则

第1条

为了规范公司对文件资料的管理，防止佛年公司的受控文件及密级文件外流，提高文件的利用效率，特制定本制度。

第2条 本制度适用于文件资料相关的各种事项。第2章

文件资料的日常管理

第3条

公司的文件资料由行政部统一收集、保管、控制，其他部门协助行政部工作。、第4条

公司文件资料的密级分为绝密、机密、秘密及普通文件四类，其参阅权限如下所述。

1.绝密类，总经理、副总经理级别的人员可参阅。

2.机密类，各部门经理及以上级别的人员可参阅。3.秘密类，各部门主管及以上级别的人员可参阅。4.普通类，普通员工及以上级别的人员可参阅。

5.经总经理特别授权的人员可参阅任何级别的文件资料。

第5条 行政部应按照资料文件的密级、内容、大小、使用部门等要素将文件资料归档并加盖密级印章，妥善保管，以便查询。第6条 公司的文件资料禁止外传、外流，如有违反，将根据情况给公司造成的损失进行处理。第7条 个部门在使用文件时应妥善保管，不得在文件上乱写乱画，否则给予处罚。

第8条 负责文件保管的人员在离职前要做好文件的交接工作，否则不予办理离职。

第3章

文件资料、公函的收发

第9条 行政部收到外来文件后要做好登记工作并交给行政经理参阅，行政经理拟出代办事项后，经总经理审批通过方可办理。

第10条 行政部经理应从总经理的批示中筛选出代办事项并下发到各执行部门，由各执行部门进行办理。

第11条 行政人员应催促个执行部门办理文件，并于办理完毕后及时将文件注销及归档。

第12条 由行政部拟写准备发放的文件涉及到相关部门的，应由各部门经理会签，行政部根据会签意见做出修改后方可报行政经理及总经理审批。

第13条 总经理批示过的文件行政部应进行登记、盖章，根据需要将其分给或投寄给相应的有权参阅的人员。

第14条 行政部收到外来公函后，应将其登记并进行分类整理。

第15条 对于没有明确收函人的公函，行政人员应根据需要于参阅后回复。

第4章

图书与报刊资料

第16条 公司员工因工作需要要查阅图书资料、订阅报刊时，可向行政部提出申请，由行政部统一安排后报行政经理与总经理审批。

第17条 行政部购买图书报刊时可根据总经理的批示向财务部借款，凭购买凭证向财务部报销费用。第18条 购买后的图书资料经行政部登记、编号、整理、入馆后方可办理借阅。

第19条 行政人员要做好图书的登记借阅工作，确保公司的图书资料不流失。

第20条 对于逾期不还不办理延长借阅手续的人员，行政部有权直接通知人事部从借阅者的工资中扣除图书费用。

第5章

技术资料

第21条 技术资料是公司赖以生存的根本所在，行政部需指派专员对公司的技术资料进行保管。第22条 公司的技术资料一律不许外借，行政人员复印技术资料时的复印件必须得到行政经理的审批同意。

第23条 员工需要技术资料时可向行政部申请借阅，但只可借阅技术资料的复印件，技术资料的原件一律不允许外借。

第24条 行政经理应根据技术资料借阅申请人的权限谨慎审批。

第25条 行政人员必须做好技术资料的借阅登记工作，借阅到期后要及时将技术资料收回、存档，若因行政人员的工作失误造成技术资料的外流，由当事人承担全部责任。

第6章

文件资料的换版与销毁

第26条 各执行部门的文件因自认损耗需要更换时，可向行政部提出申请。

第27条 行政部确认文件需要更换后，应先将旧文件收回，然后再发放新文件。第28条 收回的旧文件应及时销毁，以免外流。

第29条 行政人员应定期整理文件资料，将不需要、过时、用过的文件资料造册登记，准备销毁。第30条 销毁文件资料的目录必须得到行政经理的审批，严禁未经授权擅自销毁文件资料。第7章

附则

第31条 本制度有总经理办公室负责制定，其解释权与修改权归总经理办公室所有。第32条 本制度知总经理办公室审批后实施。

14.2.5文件档案管理制度 以下是xx公司的文件档案管理制度，供读者参考。

第1章

总则

第1条

为了规范公司文件档案的管理工作，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。

第2条 本制度适用于档案资料的收集、整理、借阅等各项事宜。

第3条 本制度中的文件档案包括文件与声像两种形式所形成的档案。

第2章

文件档案的收集

第4条 文件档案的收集工作由公司行政部与各部门共同执行。

第5条 各部门制定兼职的档案管理员负责收集本部门相关的文件资料，并保持人员稳定，人员变动时要及时通知行政部。

第6条 若一项工作由几个部门共同完成，所形成的资料由主办部门负责收集。

第7条 第8条 行政部负责收集公司发出的文件、资料及公司会议形成的文件、决议、声像等资料。档案的收集范围

1.重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、重要令到人讲话、会议简报、会议记录等。2.上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。3.本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。4.本公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。

5.公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。6.公司与有关单位签订的合同、协议等。

7.公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。

8.本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

9.反映公司的生产、技术、科研、营销等活动的有价值的技术文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。

第9条 行政部负责文件档案的类别划分、编目工作，并将此通知各部门兼职档案员。

第10条 各部门的文件档案员要在日常的工作中，将所收集到的档案资料按照档案的目录进行存放及登记。

第11条 各执行部门的人员应将处理完毕的文件或经过批存的文件及时交兼职档案员统一保管。第3章

档案的鉴定、归档

第12条 各部门兼职档案员，应每半年将手中收集到的档案移交行政部一次，由行政部组织人员对所收集到的档案进行鉴定。

第13条 技术资料由行政经理、技术主管及档案管理专员共同鉴定，没有参考价值、无意义的技术资料不进行保存，上报后几时销毁。

第14条 行政人员将收集到的档案按照文件的年限、文件形成规律及特点、文件间的联系、文件的密级、价值的大小等因素分类妥善保管。

第15条 归档要求

1.归档文件应保持完整，每份文件的份数、页数均不可缺失。

2.每份文件的正附件及与之相关的请示、批复、原件、印件等归于已出。

3.不同的文件原则上要分开放，单跨的请示与批复以批复为准，跨的厄规划放在规划资料的第一年，跨的总结放在总结资料的最后一年，跨的会议以会议开始的为准。

4.绝密文件单独归档，与绝密文件相关的文件可以与绝密文件放在一起。5.密不可分的文件材料需放在一起。6.卷内的文件必须编制页码。

第16条 填写卷内文件目录要使用钢笔，字迹要工整、清晰。

第17条 立卷后的档案应由档案员重新确定目录并装订成册，妥善保管。

第4章

档案的借阅 第18条 公司员工因工作需要可向行政部申请借阅档案。

第19条 行政部根据借阅者的权限进行审批，审批后借阅者须在借阅登记表上签字确认。

第20条 借阅到期后，借阅者可办理续期手续，否则档案将由行政部强行收回并禁止该员工下次借阅。

第21条 员工所借阅的公司档案知允许在公司内部参阅，不允许带出公司。

第22条 外单位来公司查阅技术资料的，需持总经理批示意见，绝密、机密技术资料不允许查阅。第23条 公司员工查阅公司的绝密、机密档案时，必须经过总经理的授权且只能查阅与工作相关的内容。

第24条 绝密，机密档案只能在档案室内查阅，禁止将其带出档案室。

第25条 严禁私自复印、摘录机密技术资料，如违反，一经发现做辞退处理并追究相关责任。第26条 公司档案资料的借阅必须由本人亲自办理，不允许转借、代借。

第27条 公司员工借阅的档案若丢失，须立即上报行政部，有行政部进行处理，处理结果未出来之前禁止再次借阅公司档案。

第28条 公司员工不得对所借阅的公司图纸、资料进行损害 第29条 删改、涂抹、剪贴等。

第5章

附则

第30条 本制度有总经理办公室负责制定，其解释权与修改权归总经理办公司所有。第31条 本制度经总经理办公室审批后实施。

14.2.6公司保密管理细则

以下是xx公司的公司保密管理细则，供读者参考。

第1章

总则

第1条 根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《科学技术保密规定》、《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定》和《关于加强科技人员流动中技术秘密管理的若干意见》的精神，结合我公司《企业知识产权管理个规定》及具体情况，为保障公司整体利益和长远利益，使公司长期、稳定、高效地发展，适应激烈的市场竞争，特制定本细则。

第2条 公司秘密是指不为公众所悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密搓死的技术信息和经营信息。

1.本细则所称“不为公众所知悉”，是指该信息不能从公开渠道直接获取。2.本细则所陈“能为公司带来经济利益、具有实用性”，是指该信息具有确定的可应用性，能为公司带来现实的或潜在的经济利益和竞争优势。3.本细则所称“公司采取保密措施”，包括订立保密协议，简历保密制度及采取其他合理的保密措施。4.本规定所陈“技术信息和经营信息”，包括内部文件、设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、管理诀窍、客户名单、贷源情报、产销策略、招投标中的标底及标书内容等信息。其中，“技术信息”包括但不限于设计图纸（含草图）、试验结果和试验记录、工艺、配方、样品、数据、计算机程序等。技术信息可以是由特定的、完整的技术内容构成的一项产品、工艺、材料及其改进技术方案，也可以是某一产品、工艺、材料等技术或产品中的部门要素。第3条 所有公司员工都有义务和责任保守公司秘密。

第4条 本细则使用于本公司素有员工。公司所有人员，包括技术开发人员、销售人员、行政管理人员、生产和后勤服务人员等（以下简称为“工作人员”）都负有保守公司商业秘密的义务。

第2章

公司秘密的范围

第5条 公司生产经营、发展战略中的秘密事项。第6条 公司就经营管理做出重大决策中的秘密事项。第7条 公司生存、科研、科技交流中的秘密事项。

第8条 公司对外活动（包括外事活动）中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项。第9条 维护公司安全和追查侵犯公司利益的经济犯罪中的秘密事项。第10条 客户及其网络的有关资料。第11条 其他公司秘密事项。

第3章

密级分类

第12条 公司保密事项分为三类：绝密、机密、秘密。

第13条 绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，泄漏会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的事项，主要包括一下几项。

1.公司股份构成、投资情况、新产品、新技术、新设备的开发研制资料、各种产品配方、产品图纸、模具图纸。

2.公司总体发展规划、经营战略、营销战略、商务谈判内容及载体，正式合同和协议文书。3.按档案法规定属于绝密级别的各种档案。4.公司重要会议记录。

第14条 机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄漏会使公司安全和利益遭到验资损害的事项，主要包括以下几项。

1.尚未确定的公司重要人事调整及安排情况，人力资源部门对于干部的考评材料。

2.公司与外部高层人士、科研人员来往情况及其载体。

3.公司薪金制度，财务专用印鉴、帐号，保险柜密码，月、季、财务预、决算报告及各类财务、统计报表，微机开启密码，重要磁盘、磁带的内容及其存放位置。4.公司大事记。

5.各种产品的制造工艺、控制标准、原材料标准、成品半成品检测报告、进口设备仪器图纸及相关资料。

6.按档案法规定属于机密级别的各种档案。

7.获得竞争对手情况的方法、渠道及公司相应对策。8.外事活动中内部掌握的原则和政策。

9.公司总监（助理级别）以上干部的家庭住址及外出活动去向。

第15条 秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，泄漏会使公司的安全和利益遭受损害的事项，主要包括一下几项。

1.消费层次调查情况，市场潜力调查预测情况，未来新产品市场预测情况及其载体。

2.广告企划、营销企划方案。

3.总经办、财务部、商务审核部等有关部门所调查的违法、违纪事件及负责人情况和载体。4.生存、技术、财务部门的安全保卫措施情况。

5.各类设备图纸、说明书、基建图纸，各类仪器资料，各类技术通知、文件等。6.档案法规定属于密级级别的各种档案。

7.各种检查表格和检查结果。

第4章

各密级内容知晓范围

第16条 绝密级：董事会成员、总经理、监事会成员及与绝密内容有之间关系的工作人员。第17条 机密级：总监（助理）级别以上管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员。第18条 秘密级：部门经理级别及以上管理人员以及与机密内容有直接关系的工作人员。

第5章

保密措施

第19条 公司员工必须具有保密意识、做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。

第20条 总经理全面负责保密工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责人，各部门及下属单位必须设立兼职保密员。第21条 对外交往与合作中需要提供公司秘密的事项，应先由总经理批准、第22条 严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈及传递保密事项，不准在私人交往中泄漏公司秘密。

第23条 公司员工发现公司秘密已经泄漏或可能泄漏时，应立即采取补救措施并及时报告总经办，总经办须及时做出相应处理。

第24条 董事长、监事会主席、总经理、总监（助理）办公室及个机要部门必须安装防盗门窗、严加保管钥匙，非本部人员要在获准后方可进入，人走要落锁，清洁卫生要有专人负责或者在专人监督下进行。

第25条 配有计算机、复印机、传真机的部门，要依据本制度制定本部门保密细则，并加以严格执行。第26条 文档人员、保密员工作变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。第27条 小车司机对领导在车内谈话内容须严格保密。

第6章

保密环节

第28条 文件打印

1.将文件原告提供给单位领导签字，签字领导须对文件的内容负责，文件中不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时要确定文件编号、保密级别、发放范围、打印份数。

2.打印部门要做好登记，打印校对人员姓名应在发文单中反映，保密文件应由总经办负责打印。3.打印完毕，所有文件废稿应全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。第29条 文件发送和电子邮件（e-mail）的使用

1.文件打印完毕，由文印室专员负责转交发文部门并作登记，不得转交无关人员。2.发文部门下发文件应认真做好发文记录。

3.保密文件应交由发文部门负责人或其他指定人员签收，不得交给其他人员。4.对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。

5.发送保密文件应由专人负责，严禁未转正员工发送保密文件。

6.工作期间禁止使用个人e-mail。员工在上班时间，应用企业个人邮箱进行信息的传递和发送。第30条 文件复印

1.原则上保密文件不得复印，特殊情况由总经理批准执行。2.文件复印应做好登记。

3.复印件只能交给部门主管或其他指定人员，不得交给其他人员。4.一般文件复印应有部门负责人签字并注明复印份数。

5.复印废件应即时销毁。第31条 文件借阅

借阅保密文件必须经借阅方、提供方领导签字批准，提供方加以专项登记，借阅人员不得摘抄、复印，向无关人员透露。确需摘抄、复印时，要经提供方领导签字确认并注明。

第32条 传真件

1.传递保密文件时，不得使用公用传真机。

2.收发传真件应做好登记。

3.保密传真件收件人只能为部门主管负责人或其指定人员，不得为其他人。第33条 录音、录像

1.董事长、总经理等领导的讲话等一切与公司利益安全关系重大的 录音、影像均为保密材料。2.录音、录像应由制定部门整理并确定保密级别。3.保密录音、录像材料由总经办负责存档管理。第34条 档案

1.档案室作为重要资料保管重地，无关人员一律不准出入。2.借阅文件应填写申请借阅单，并由主管领导签字确认。3.秘密文件限下发范围内人员借阅，特殊情况须经总经办批准。

4.秘密文件保管应与普通文件区别开，按等级、期限加强保护。

5.档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人（两人以上参加）监销，并做好登记。6.档案材料不得借给无关人员查阅。7.秘密档案不得复印，摘抄，特殊情况须经总经理批准后执行。第35条 客人活动范围

1.保卫部门应加强保密意识，无关人员不得进入、停留。

2.客人到公司参观、办事时，应遵循公司出入管理规定，无关人员不得进入。3.客人到公司参观时，不得让其接触公司文件、货物、营销材料等保密件。第36条 保密管理部门

1.与保密材料相关的部门均为保密部门，如董事长、监事会主席、总监（助理）办公室、传真室，收发室，档案室，文印室，工艺室，研发室，实验室，配料室，化验室以及财务部，人事部，劳资部等。

2.各部门须设兼职保密员加强保密工作。

3.保密部门出入人员应进行控制，无关人员不得进入、停留。4.保密部门对外材料交流应由保密员操作。

5.保密部门应根据实际情况制定保密细则，做好保密材料的保管、使用和记录等工作。第37条 会议

1.所有中有会议由总经办协助相关部门做好保密工作。2.参加会议人员应严格控制，无关人员不得参加。

3.会务组应认真做好到会人员签到、材料发放及登记工作。4.保卫人员应认真鉴别到会人员，无关人员不得入内。5.会议录音、摄像人员有总经办指定。

6.会议纪要整理有总经办制定人员在制定地点整理。

第38条 保密协议

1.公司可以按照有关规定与工作人员签订保密协议。该保密协议可以与劳动聘用合同合并，可以与有关只是产权权利归属协议合并，也可以单独签订。

2.签订保密协议时，应当遵循公平、合理的原则，其主要内容包括保密的内容和范围、双方得到权利和义务、保密期限、违约责任等。3.承担保密义务的科技人员享有因从事技术开发活动而获取相应报酬和奖励的权利。公司无正当理由，拒不支付奖励和报酬的，科技人员或有关人员有权要求变更或终止技术保密协议。保密协议一经双方当事人签字盖章，即产生法律效力，任何一方违法协议，另一方都可以依法向有关仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。第39条 竟业限制条款

1.公司可以在劳动合同、只是产权权利归属协议或者保密协议中，与工作人员协商，约定竟业限制条款，约定有关人员在离开公司后一定限期内不得再生存同类产品、经营同类业务或在有竞争关系、其他利害关系的单位任职，或者自己生产、经营与公司有竞争关系的同类产品或业务。凡有这种约定的，公司应向有关人员支付一定数额的补偿费。竟业限制的限期不得超过三年。

2.竟业限制条款一般应当包括竟业限制的具体范围、竟业限制的期限、补偿费的数额及支付方法、违约责任等内容。但与竟业限制内容相关的商业秘密已为公众所知悉，或者已不能为公司带来经济利益或竞争优势，不具有实用性，或负有竟业限制业务的人员有足够证据证明该公司未执行与员工所签相关协议条款，收到显失公平的待遇以及公司违反竟业限制条款，不支付或者无正当理由拖欠补偿费的，竟业限制条款自动终止。第40条 员工兼职规定

1.科技人员在完成本职工作和不侵犯公司技术权益、经济利益的前提下，业余兼职从事技术开发可技术创新等活动的，应当依照国家有关法律法规和《国家科委关于科技人员业余兼职若干问题的意见》的规定，正确处理本职和兼职关系，不得在业余兼职活动中将公司的商业秘密擅自提供给兼职单位，也不得利用兼职关系从兼职单位套取商业秘密，侵害兼职公司的技术权益。

2.从事新产品开发和某些重要工作，属国家科技攻关和本公司重要任务的人员，根据《国家科委关于科技人员业余兼职若干问题的意见》的相关规定，不允许从事业余兼职活动。第41条 员工离职规定

1.公司工作人员离开公司时，必须将有关本公司技术信息和经营信息的全部资料（如试验报告、数据手稿、图纸、软盘和调测说明等）交回公司。

公司工作人员离开时，公司可以书面或口头的形式向该人员重申其保密义务和竟业限制义务，并可以向其新任职的单位通报该人员在原单位所承担的保密义务和竟业限制义务。在科技人员或有关人员调入公司时，公司应当了解该人员在原单位所承担的保密义务和竞争限制义务，并自觉遵守上述协议。

2.公司工作员工在离开公司后，利用在公司掌握或解触的由公司所拥有的商业秘密，并在此基础上作出新的技术成果或技术创新，有权就新的技术成果或技术创新予以实施或者使用，但在实施或者使用时利用了公司所拥有的，且其本人负有保密义务的商业秘密时，应当征得公司的同意，并支付一定的使用费，为征得公司同意或者无证据证明有关技术内容为自行开发的新技术成果或技术创新的，有关人员和用人单位应当承担相应的法律责任。

第7章

违纪处理

第42条 对违反本规定的人员，公司将视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分，泄漏公司秘密尚未造成严重后果的，予以警告处分，处以100-1000元的罚款。情节特别严重的，公司将依法追究其刑事责任。

第43条 利用职权强制他人违反本制度的，予以除名，并处以1000员以上的罚款。

第44条 泄漏公司秘密造成严重后果的，予以开除，并处以10000元以上罚款，必要时依法追究其法律责任

第8章

附则

第45条 本制度由总经办负责制定，总经理审阅后报审董事会批准，由总经办执行。第46条 本制度有总经理办公室负责解释，自发布之日起执行。

第四篇：印章证照管理制度

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印章证照管理制度

一、总则

为了规范公司各类印章、证照管理,保障公司各项工作的正常、顺利开展,促使公司内部各部门印章、证照管理工作统一化、制度化,避免因印章、证照的无序使用所导致的经济、法律等责任,特制定本规定。

二、范围

隶属本公司的各种印章的刻制,印章和证照的使用,印章和证照的保管。

三、管理原则

1、印章和证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章和证照的管理,关系到公司正常的经营管理活动的开展。

2、公司公章、法定代表人签名章、总经理签名章、合同专用章由行政人事部管理,公司财务专用章由财务部管理。

3、证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、社保登记证。

4、管理部门应建立印章和证照使用台帐,记录管理的印章及证照使用情况。

四、印章刻制

1、公司各部门因业务需求,需刻制印章的,应逐级提出申请,总经理同意后方可刻制。

2、刻章申请获得批准后,由行政人事部统一刻制,申请部门应提供准确的章名和印章式样。

3、刻制的章由行政人事部保管,经总经理同意后,可以由申请部门管理。

4、未经公司总经理批准,任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。

五、印章使用

1、公司印章、证照的使用由总经理批准,申请用章的部门或个人应需向总经理申请。

2、印章、证照的使用由各管理员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。

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3、需加盖公章的文件资料已经由总经理或总经理授权的人员签字的,可直接用印,由印章管理部门登记存档。

4、法定代表人签名章、总经理签名章,需法定代表人、总经理本人同意后方可用印。

5、合同专用章限于签订合同时使用,财务专用章、法定代表人私章限于银行票据和电子缴库专用缴款书的使用,由公司总经理同意后用印。

6、不得在空白表格、证书、信笺等空白件上盖章。

7、各部门人员要严格按照批准手续使用,凡不按规定办理手续的,一律不得使用。

8、行政人事部管理的印章需在用章申请部门办公区域内使用时,应由综合部专人负责加盖或监督使用。

六、印章借出

1、公司各类印章禁止带出公司,总经理批准的除外。

2、因工作需要,确需将公司各类印章带出公司使用的,应由总经理批准后,由本公司工作人员携带,禁止将各类印章交其他单位人员掌管。印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。

七、印章作废与销毁

1、印章使用过程中因损坏等原因重新刻制的,要将旧印章交公司综合部。

2、各类印章发生遗失的,按作废处理,办理相关手续。

3、印章适用的范围发生的变化造成不适用的,按作废处理。

4、印章作销毁处理的,由总经理批准。

八、证照的保管与使用

1、营业执照、组织机构代码证由行政人事部保管,税务登记证由财务部保管。

2、各类证照的使用应经总经理同意,按相关程序办理。

3、各类证照带出公司使用,应由公司员工负责保管,禁止将证照交付他单位人员保管。

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4、各类证照的复制品,应加盖限定使用章,并在规定位置标明用途。

5、总经理可以批准使用各类证照的使用。

九、罚则

1、因公章管理不严,或使用不当,或遗失,要追究公章管理人和部门、单位负责人的责任。给公司造成损失的,要依法追究其责任。印章及证照管理人在审批手续不完备的情况下擅自用印的,每发生一次罚款100元。

2、未经公司总经理或副总经理同意,擅自将印章或证照借出的,每发生一次罚款200元。

3、印章或证照持有人擅自将印章借与其他单位人员的,每发生一次罚款500元。

4、印章或证照持有人违反法律、法规、公司制度规定,擅自使用印章造成公司损失的,追究其民事、行政、刑事责任。

十、附则

本制度由行政人事部制订并负责解释,报总经理批准后实施,修订与终止亦同。

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第五篇：证照印章管理制度

证照印章管理制度

为进一步加强证照印章的使用和管理，保障公司的合法权益，确保各项工作有利进行，特制定本制度。

一、证照管理

（一）职责与范围

1、行政部是公司证照的管理部门和责任部门，负责对公司所有证照统一管理。

2、行政部指派专人负责公司所有证照的申办、登记、变更、年审年检、注销。

（二）证照管理

1、证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由行政部保管，证照的移交由行政部负责人监督并填写移交记录，证照交接完成后，行政部证照使用专管员及时建档登记。

2、建档登记项目包括证照名称、编号、颁发部门、数量、登记日期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。

3、建立证照目录表备案，并对公司证照实行动态信息进行更新管理。

（三）证照使用

1、行政部负责将各类证照录入《证照登记表》并进行统一管理。

2、行政部必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，应立即向总经办报告，并及时办理证照的挂失和补办手续。

3、各部门如需使用公司证照，以邮件形式说明使用范围和使用时间，填写《证照使用登记表》，经部门负责人、行政部负责人、总经办批准，方可携带外出，使用完毕后，应于1个工作日内交回，证照专管员应在登记表上注明交回时间并签字。

4、各类证照未经行政部负责人、财务部负责人、分管领导或总经理批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不允许擅自使用公司的证照进行各种担保。

二、印章管理

（一）印章的分类、刻制和启用

1、印章的分类：

（1）公司公章（包括项目公司）；

（2）各类专用章：合同专用章、财务专用章、发票专用章；（3）专用私章：法定代表人专用私章；（4）部门印章；

2、印章的刻制要遵守国家的有关政策，并遵循先进、适用的原则。印章的刻制由申请部门根据工作需要填写《印章刻制申请表》，（刻制新印章，更换旧印章须凭旧印章原样），经总经理批准后，由行政部负责刻制。

3、刻制好的印章在启用前，由行政部做好戳记，并留样保存，以便备查，然后由行政部发启用通知，通知中注明启用日期、发放公司、使用范围和启用印模。

（二）印章保管

1、公司印章、专用章、专用私章由行政部责保管，各部门印章应由各部门负责人保管。

2、公司印章保管人不得将印章交由他人代管，若因事请假，应由保管人向行政部负责人请示指定专人代管。

（三）印章的审批和核对

1、印章的使用要十分审慎，必须每次使用都履行审批手续，并进行登记。所有涉及公司信息发布、对外政策，权利义务的文件需总经理签字确认后方可盖章。

2、特殊情况不能及时办理审批手续的，应由办事人与行政部负责人沟通并说明情况，在征得同意后，办理用印手续，但须在事后2日内补办审批手续。

3、印章保管人应对文件内容进行审阅、了解用印内容，经核对无误办理用印登记手续后方可用印，同时应将加盖公章的文件资料留档备案，确实没有留存资料的，要详细登记用印情况。

4、原则上，不允许出现盖有印章的空白凭证。但因业务要求，需要盖有印章的空白凭证带出公司的，必须有总经理的特别批准；此类凭证要有指明用途的特定格式，除了这种指定的用途以外，不能再用作别的凭证；此类凭证要逐页编号，装订成册，并须有存根。

（四）印章使用规范

1、用印时，用印位置准确、恰当，印迹端正清晰，印章名称与用印落款一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。

2、介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。

3、对外签署的合同、各类业务报表（财务报表、统计报表）及其他需用印章的文本等，须在合缝处加盖印章。

4、未经批准的文件不得使用印章

5、涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料不得使用印章。

6、非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料不得使用印章。

三、证照印章外带规定

证照印章原则上不允许带出公司。确因工作需要将印章带出使用的，应填写《证照印章使用登记表》并说明外带事项，经行政部负责人批准后由行政部与用印部门各派至少一名人员共同外出使用。

四、证照印章归档管理

（一）证照、公章、法定代表人印章、财务专用印、合同专用印等相关文件、资料、附件资料及证照印章审批单作为使用凭据由行政部留存，每年1月15日前将上一年相关档案整理后交公司档案室归档。

（二）《证照/印章使用登记表》及各证照印章的启用及停用文件，由行政部进行编号归档并保存，以备公司查阅。

五、证照印章的遗失和报废

（一）保管人必须妥善保管证照印章，如有遗失，保管人应及时将遗失情况说明资料以书面形式向公司领导报告。

（二）公司证照印章发生遗失时，应在报刊上刊登挂失声明（注明起止日期和作废日期），同时进行证照、印章的补办。

（三）公司部门证照印章发生遗失时，应正式发文告知合作单位（注明起止日期和作废日期）。

（四）有下列情况时，印章须停用并报废：机构名称、图样改变； 印章使用损坏。

（五）印章永久停用需报废时，由印章保管人填写《印章报废审批表》，呈行政部负责人和总经理签核后，由行政部负责人和两名以上员工共同在场的情况下，对印章进行销毁。

六、法律责任

（一）在证照、印章管理中存在以下行为之一的，公司将处以500-2000元经济处罚。情节严重导致公司重大损失的，公司将追究法律责任并移交司法机关处理。

（二）任何单位及个人不得擅自刻制及更换印章，未经批准、未经公司行政部负责刻制及更换的印章，不发生效力。

（三）印章的责任人及保管人应当按本制度要求规范使用印章。对未能严格、规范使用印章以及滥用、误用印章的，由印章管理人及保管人承担直接责任。