下载文档第一篇：记录和档案管理程序
记录和档案管理程序 目的
为对与检测过程相关的记录和质量体系运行记录进行控制，保证对检测活动的复现、验证和追溯，确保记录（档案）的安全，制定本程序。范围
适用于本试验室各种检测记录、质量记录和档案的管理。职责
3.1 试验室办公室负责对记录实施总体控制，并负责做好试验室记录的控制和管理。
3.2 试验室办公室负责做好本试验室记录的控制和管理。试验室质量监督员负责监督检查执行。
3.3 所有检测人员应严格执行试验室的记录制度，质检工程师负责与检测过程相关的记录的标识、管理和归档。
3.4 档案管理员负责归档的记录的保存、保护、检索和处置，协助做好档案的保密工作。程序内容
4.1 记录的分类与格式
4.1.1与检测过程相关的记录为技术记录，主要包括抽样（当参与抽样时）、样品接收和处置、样品的准备和原始观测记录，仪器设备购置、自校和使用记录，检测过程、计算和导出数据记录，出具证书（报告）记录，不合格品处置记录。试验室负责人应根据承检产品或项目的技术标准、规程规范制定出原始检测记录的格式。
4.1.2质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括内审、管理评审、体系运行检查、文件收发、反馈与纠正预防措施、抱怨处理、人员培训、体系改进运行等。质量记录格式由中心质量负责人组织制定。4.2 记录的填写与更改
4.2.1所有的检测原始记录应按规定的记录格式真实、及时、完整地填写，书写时应用黑（或蓝黑）墨水笔填写，野外试验检测记录可以用铅笔填写。4.2.2填写记录应字迹清晰、易于识别，并不得随意涂改。当记录中出现错误确需修改时，应在其上划两条水平线，在旁边标上正确数据，并加盖更改人印章。4.2.3所有的检测原始记录中均应包括检测人员和校核人员的签字。
4.2.4对计算机采集的原始记录应避免原始数据丢失或变动，记录的更改必须由原记录者更改，其他人一律无权更改。
4.2.5记录可以是各种载体形式，如纸张、电子媒体、胶片等，在电子媒体或胶片上的记录必须有相应的原始记录资料备份。4.3 记录的保存
4.3.1管理评审、内部审核的相关记录保存期不少于5年。
4.3.2检测人员、质量管理人员、内部审核人员的培训和考核等记录保存期不少于3年，对技术人员的技术档案则应长期保存。
4.3.3抱怨处理记录、不合格品处置记录、文件控制记录等，保存期不少于5年。
4.3.4检测原始记录、仪器设备运行检查记录、现场检测记录等，保存期不少于10年。
4.3.5 委托检测的检测报告保存期不少于10年。监督检测的原始记录和报告副本等的保存期不少于5年。
4.3.6
服务和供应品的采购记录、实验室的环境维护记录，保存期为5年。4.3.7
技术标准和规程规范等外来文件保存期根据其性质确定。
4.3.8 仪器设备检定/校准或自校证书原件、仪器设备档案记录、仪器设备维护记录应保存至该仪器设备报废或注销。
4.3.9 当记录有追溯性意义或对工作改进有参考价值或作为修改质量体系文件依据时，应进一步延长其保存期限。4.4 记录的管理
4.4.1试验室设有工程质量检测档案专柜。记录经整理编目后，及时交档案管理人员存档，并认真履行交接手续。
4.4.2 存档的记录未履行审批手续不得查阅。
4.4.3 存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品；外来人员未经许可不得进入。
4.4.4 档案管理人员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。4.5 记录的借阅和复制
4.5.1 因工作需要借阅和复制记录须经质量负责人批准。
4.5.2 外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经主任批准。4.5.3 借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还管理人员，并办理注销手续。4.6 记录的保密
4.6.1 记录应存放在指定场所，并采取保密措施。
4.6.2 借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。4.7 记录的销毁
保存的记录如超过保存期，由档案管理人员提出销毁申请，经中心质量负责人审核，报中心主任批准，由管理人员执行销毁。相关文件
(1)《保护委托人机密信息和所有权程序》CRSRI-CX-01-2004(2)《文件的控制和维护程序》CRSRI-CX-02-2004
第二篇：记录(档案)管理程序
记录（档案）管理程序 目的
对各类质量活动记录进行有效控制，保证档案的完整性和规范性。2 范围
适用于本中心检验工作质量记录的整理、保存和借阅，不适用于技术标准的管理。3 编写依据
本中心《质量手册》
《实验室资质认定评审准则》 4 职责
4.1 办公室负责以下档案资料管理：
a.质量体系文件以及审核和评审（含比对实验和能力验证）等质量保证活动记录，申诉、投诉处理档案资料；
b.检验报告副本、检验原始记录、送检单及检验报告备份软盘（以上资料由检验科室负责整理，定期上交办公室）；
c.开展新检验项目、检验分包的申请书及其调研、评审全部质量记录； d.标准文本和技术文件、被采用的技术文献以及委托方提供的技术资料； e.检验检验人员专业技术业绩档案；f.计量认证资料； g.仪器设备档案。
4.2 办公室档案室负责以下档案资料的管理： a.全中心人员技术档案；
b.实验室建筑设计图纸资料；
c.建制文件（包括人员任命和聘任文件）； d.法律、法规；
e.上级文件和会议、交流文件。
4.3 各检验科室负责以下档案资料的管理： a.各种申请、登记、记录表格； b.中心内外文件。
4.4 其他各科室负责以下资料的管理： a.各种申请、登记、记录表格； b.中心内外文件。5 工作程序
5.1 各科室档案管理工作应派专人负责。档案管理员应仔细认真，责任心强，切实做好档案资料的管理工作。5.2 档案管理员应对档案资料进行分类、登记、造册，存放位置固定，做到档案清晰明了，查阅方便。
5.3 建立严格的档案资料借阅制度，一般情况下，档案资料应在资料室内查阅。如需要借阅时，应进行详细登记，并明确规定归还日期和档案资料外借期间的保管责任。
5.4 档案资料需保密的，应严格遵守执行我中心为用户保密的声明，保护委托单位的利益。
5.5.检验报告一般情况下不准外单位人员查阅，确实需要查阅时（不包括委托方要求保密的检验报告），应由技术负责人、签字批准后方可在办公室资料室内查阅。
5.6 档案室、资料室应满足档案保存条件，档案室内严禁吸烟，并加强防蛀、防潮、防盗、防鼠工作，保证档案室资料的安全
5.7 档案资料管理员应定期对保存的档案资料按照不同档案的存档年限进行清查，并分类造册。已过存档期的档案资料由档案管理员提出申请办理销毁手续，技术负责人批准后，由档案管理员负责销毁，销毁时应有两人以上在场，并详细记录。记录表格
*****-GSWJ-CXBG-018 档案资料登记表 *****-GSWJ-CXBG-019 *****-GSWJ-CXBG-020
档案资料借阅登记表 档案资料销毁申请表
第三篇：设备档案管理程序
目的：建立一个设备档案管理程序，保证本公司设备具有完整、规范的档案。2 范围：公司设备档案的管理。3 责任者：工程部。4 内容：
4.1 设备正式移交给使用部门运转使用前，工程部应根据有关规定对设备进行统一编号，并登记在设备总台帐，分类台帐及设备明细表上。
4.2 设备使用年限在一年以上，购置价值(包括出厂价、运杂费、修理费等)在1000元以上的设备为固定资产设备，不具备以上条件的设备为低值易耗设备。
4.3 工程部及设备使用部门应对每台固定资产设备建立设备卡片、设备台帐并编辑成册，对低值易耗设备单独作表登记。
4.4 部门设备管理人员要定期核对帐、卡、物，必须做到帐、卡、物项目内容相符。
4.5 主要生产设备转入固定资产的同时，即应按单台建立设备档案。设备档案由工程部保存。
4.6 设备档案是设备从出厂到报废整个过程中，设备管理、使用、维修等环节，有关凭证、记录和数据资料的总括，同时又是设备使用、保养、修理、改造以至更新报废的依据。设备管理人员要重视设备资料的建立、健全、检查和整理工作。
4.7 设备技术档案资料内容： 4.7.1 调研、选型、可行性分析资料；
4.7.2 设备订货合同、出厂合格证、出厂精度、性能检测记录； 4.7.3 装箱单及附件、工具明细表；
4.7.4 开箱验收单；
4.7.5 安装、调试验收单及移交使用记录； 4.7.6设备备品、备件目录；
4.7.7 设备使用说明书、电器说明书； 4.7.8 随机图纸、图册； 4.7.9 备件图纸；
4.7.10 设备改造申请书、说明书、图纸、鉴定结果； 4.7.11 设备事故报告单； 4.7.12 设备封存单； 4.7.13 设备启封单； 4.7.14 设备报废单；
4.8 设备调拨时，技术档案应随机调入调出，报废设备的档案材料，有价值部分应由工程部封存。
4.9 设备技术档案要有专人管理，公司内技术人员查阅时要经部门领导同意，档案不应外借。
4.10 设备管理人员对设备管理工作中所遇到的上级文件、工作总结、工作报表、工作计划、规程制度、设备工作会议记要等，要分类管理。
4.4 本文件相关表格见附件。5 文件的培训：
5.1 内部培训讲师：人力资源部指定人员。5.2 文件培训对象：工程部相关人员。5.3 文件培训课时：0.5～1小时。6 文件变更历史：
F-EN-1002-00
*****有限公司固定资产设备台帐
F-EN-1003-00
设备档案目录
第四篇：工程档案管理程序
工程档案管理程序
1． 目的
对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。2.范围
用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。3.职责
工程管理部负责工程图书资料的购买、登记、借阅和保管；工程文件用印（登记、盖印）；工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责，工程竣工验收后移交至工程管理部；工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁。4.内容
4.1.项目资料的控制 4.1.1 收集、进库和保管
4.1.1.1 工程项目正在进行时，各项目经理部应将所涉及该项目的上级批示、政 府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程管理部档案管理员处保管。
4.1.1.2 工程项目在结束时，各项目经理部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程管理部档案管理员处。4.1.2 归档
工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。
4.1.2.1 公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。4.1.2.2 文件的归档分类: 第一册GF： 公司管理规范GS-GF-工程管理规范GS-GF-GC-工程类表单GS-GF-GC-001-工程部内部管理规范GS-GF-GC-002-工程管理规范GS-GF-GC-003-工程管理部人员架构及职责GS-GF-GC-004-第二册ZD： 工程指导书GC-XM-ZD-第三册ZF： 政府文件GC-XM-ZF-第四册GL： 公司来文：
报公司各部门文件GC-XM-GL-001-发工程管理部文GC-GL-002-发预算部文GC-GL-003-发材料部文GC-GL-004-第五册JY： 会议纪要：
公司每周/每月工程例会纪要GC-JY-LH-公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC-专题会议纪要GC-JY-ZT-其他会议纪要GC-JY-QT-第六册QQ：工程前期准备： 基地情况资料GC-QQ-JD-施工单位考察GC-QQ-SK-监理公司考察GC-QQ-JK-用水、用电文件GC-QQ-技术资料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 GC-KC-CK-详勘资料 GC-KC-ZL-抽查纪录GC-KC-CC-其他文件GC-KC-QT-第八册JL： 监理公司往来文件： 监理合同GC-JL-HT-（含招投标文件）监理细则GC-JL-XZ
监理例会纪要GC-JL-JY-监理月报及审核意见GC-JL-YB-发监理单位文GC-JL-FW-其他来文GC-JL-QT-第九册SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ-施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA 施工单位来文 GC-SG-LW-发施工单位文 GC-SG-FW-工程联系单 GC-SG-LX-工程报告及函件 GC-BG-第十册WZ： 物资合同GC-WZ-第十一册SJ：设计变更（按日期）： 方案、扩初阶段GC-SJ-FA-施工图阶段GC-SJ-SG-图纸会审纪要GC-SJ-HS-技术交底记录 GC-SJ-JD-第十二册QZ：工程签证GC-QZ-第十三册XJ： 限价单GC-XJ-第十四册JH： 计划管理：GC-JH-总进度控制计划及评审记录 GC-JH-KZ-施工图纸交付计划 GC-JH-TZ-分包商进场计划 GC-JH-JC-样板确认计划 GC-JH-YB-甲供材料进场计划 GC-JH-CL-资金使用计划 GC-JH-ZJ-总进度计划（施工单位）GC-JH-JD-月/周计划（施工单位）GC-JH-YJ 第十五册CL： 材料设备管理： 机电设备GC-CL-JD-建材装饰GC-CL-JC-样板登记一览表GC-CL-YB-收（调）料单GC-CL-SD-设备调试验收记录GC-CL-YS-第十六册JD： 进度款支付： 工程进度款审批单GC-JD-GC-物资进度款审批单GC-JD-WZ-扣款通知单GC-JD-KK-奖/罚款通知单GC-JD-JF-第十七册JG： 交工前楼宇检查记录GC-JG-001-竣工资料GC-JG-002-如： 竣工图 开竣工报告 中间验收资料
第十八册YS： 验收报告：GC-YS-程验收报告（不需政府参与的验收）GC-YS-BG-政府验收8 证 GC-YS-ZF-履约评定表GC-YS-PD-第十九册TS： 投诉处理： 投诉记录表GC-TS-JL-投诉分析报表GC-TS-FX-第二十册HQ：后勤管理资料：GC-HQ-GL-考勤表 GC-HQ-KQ-其他文件 GC-HQ-QT 第二十一册QT： 零星工程资料GC-QT-001-其他文件 GC-QT-002-4.1.2.3 归档文件编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按 接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：项目名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写+文件顺序号
例：第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 XM-KC-CK-详勘资料 XM-KC-ZL-抽查纪录XM-KC-CC-其他文件XM-KC-QT-以此类推，工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和物资合同可按工程管理部所编合同号进行排序，并在首页打印出目录表。
4.1.2.4 标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清 晰、明了、易懂。
4.1.2.5 在该工程结束时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存归，并在复印件上注明原件去处。4.1.3 借阅
项目开发过程中，各部门、各项目如需借用相关的项目资料，应到工程管理部档案管理员办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还。4.2 工程竣工资料的控制 4.2.1 工程竣工资料的范围
当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料。4.2.2 工程竣工资料的验收条件
工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：
4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕； 4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。4.2.3 工程竣工资料的验收程序
4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单 位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。
4.2.3.2 项目经理部根据监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申报表》，由档案管理人员对报送的资料和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。
4.2.3.3 验收工作在建设工程现场进行。由主管城建档案管理部门验收小组主持，项目经理部组织工程管理部、监理公司、施工单位和档案管理人员参加。4.2.3.4 验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式 的《建设工程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管 城建档案管理部门复核审查。4.2.4 工程竣工档案的移交
4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门和工程管理部移交一套完整的建设工程档案。
4.2.4.2 工程管理部在接收承建方的竣工档案时，应检查所交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各项目经理部出具《接收工程项目档案（资料）登记单》。4.2.5 归档
4.2.5.1 档案管理员对所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和标识。4.2.5.2 不同项目的竣工档案不得混放在一起。4.2.6 借阅
4.2.6.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。4.2.6.2 公司之外的单位借阅档案，需工程管理部经理的批准。4.2.7 销毁
对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经工程管理部经理审 查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。4.3 档案立卷的要求 4.3.1 文字资料立卷要求
4.3.1.1 档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4 规格的应用A4 白纸粘贴，过大的要折叠为A4 规格。
4.3.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以 确保档案材料的安全。
4.3.1.3 文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色 薄纸隔开。
4.3.1.4 装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。4.3.2 图纸的立卷要求
纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4# 图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。
4.3.3 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。4.3.4 立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。4.3.5 立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。
4.3.6 为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。
第五篇：电子档案管理程序
电子文件归档与电子档案管理规定（试行）
1目的和适用范围
1.1目的为使公司设计和管理文档的规范化，保证电子文档的安全性、可利用性，对电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的保管实行全过程管理，从而确保信息的真实性、安全性和完整性，使公司的利益不受损失，特制定本规定。
1.2适用范围
本规定适用于公司电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的管理。本规定涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。
1.3其它
电子文件的管理应由主管部门统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案室要进行指导与监督。电子文件的传递和管理由办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。2引进标准
有限公司SL01007《档案管理制度》；
有限公司SL01009《档案分类编号标准》。
3管理规定
3.1 电子文件的形成、收集与积累
3.1.1 在“无纸化”计算机办公或设计中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质保留。
3.1.2 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
3.1.3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备、软件的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
3.1.4 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
3.1.5 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
3.1.6 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
3.1.7 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
3.1.8 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
3.1.9 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3.2 电子文件的传递
3.2.1 公司内部文件交换只可通过网络进行，不能通过外接存储设备、移动硬盘进行。
3.2.2需要拷贝电子文件时，需填写《图纸、资料拷贝登记表》或《USB、软盘使用登记表》，经主管领导批准后，并由网管负责实施。
3.2.3 只可通过指定专用计算机进行Inter Net连接和收发电子邮件。收、发Email时需填写《收、发电子邮件登记表》经主管领导批准后，由网管负责实施，并保留邮件副本备案。
3.3 电子文件的整理
3.3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中，详细请参考黄石有限公司SL01007《档案管理制度》。
3.3.2电子文件应按有限公司SL01007《档案管理制度》著录，并制成目录。
3.4 电子文件的归档
3.4.1归档电子文件时应填写有限公司SL01007-01A《档案材料归档移交清单》。
3.4.2归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
3.4.3把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，3.4.4本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
3.4.5存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。
3.4.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
3.4.7需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
3.4.8原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
3.4.9在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
3.5 检验
3.5.1检验项目包括：载体是否有划痕；是否清洁；有无病毒。
3.5.2 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。
3.5.3核实电子档案的完整性和有效性，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3.5.4归档载体不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。
3.6 电子文件的管理
3.6.1公司员工对文档的访问采用分级授权的方式，员工只访问与自己工作相关的资料文档。
3.6.2严防病毒破坏，做到定期备份电子文件。业务数据每周定期备份一次，重要数据做到及时备份。员工按要求存入到服务器中的个人文件夹里，同时保证存入的电子文件的正确性和完整性。
3.6.3电脑使用者对电子文档、图纸应注意保管，不得遗失、私自传播。如有需要他人电子文档、图纸应申报批准，方能够查询、打印，成套的图纸输出由专人负责打印。
3.6.4公司所有员工应加强保密意识，严禁将公司图纸、合同（含公司供货厂家、价格、经营模式等信息）等设计和管理资料以电子、纸张和口头等方式有意或无意间提供给任何公司以外的人员。
3.6.5原则上，员工不得将图纸等资料带回家中，如确实需要（如加班等），须经主管人员批准方可。
3.6.6在工程项目实施中，由项目经理负责图纸文档的归口管理，工程完工后交由工程管理部处理。
4．处罚
公司员工要自觉遵守上述规定，使公司的电子文件管理逐步走向正规化、制度化。对违反本规定者，轻者提出批评，重者罚款1000-5000元，对情节特别严重者，将予以除名。
5．其它
5.1本规定的解释权属于公司。
5.2本规定自发布之日起执行。
6．附件
6.1《USB、软盘使用登记表》
6.2《图纸、资料拷贝登记表》
6.3《收电子邮件登记表》
6.4《发电子邮件登记表》
