第一篇：设计制作PPT必备的装饰性元素

设计制作PPT模板必备的装饰性元素

不知道从什么时候开始“新浪的微博“、腾讯的微信”“微表情”等开始泛滥，已经成为我们生活中主流的东西。今天我们也来研究一下PPT设计中那些被你忽视的装饰性元素，姑且叫它“微元素”吧，说白了无非是一些点、线的结合。在win7系统下载的PPT设计中加入少量微元素会给人新鲜感，如分割线，插图，底纹等等。

对话框：

对话框，意指“自我说明”，有各种不同的形状，可根据不同的场合选择不同的形状。在PPT经常使用。我们经常使用的方式是插入形状中的标注，简单方便，不过可变性不强，略显死板。如何让PPT的页面鲜活起来呢?很简单你可以在网上搜索一些对话框的图片，或者自定义一些对话框的形状。

这是来自于Articulate的两组简单的课件案例。

左边使用重复的图像来制作幻灯片之间的互动

右边的是如果使用动作路径让你的课件更有动感。

很好的创意，可以尝试下。

这些对话框的素材来自Presentations ETC网站，上面提供了很多对话框形式，各种尺寸及像素的，喜欢的话自行下载。Presentations ETC上还提供很多模板、相框、图片的都是免费的，自行搜索吧。

黑白效果对话框：

泛黄纸张效果对话框：

你也可以自定义一下对话框，填充相应的颜色。图片来源office官网。

对话框不一定非要写文字，其实也可以填充图片。

他叫Articulate's Captain Smiley 来自美国Articulate的吉祥物，我们也叫他“减压小人”，当你心情不爽或者倍感压抑的时候，用手握几下他，会倍感清爽的。不过这种效果不是在PPT里实现的，在Superlame 网站上可简单实现。注意：不能输入中文，只能是英文。当你想和朋友分享你自己制作的个性图片的时候，倒是个不错的选择。

引号与直线

引号表示引用的部分，一般表示人物对话或者是直接引用别人的话，为的是把他们和作者自己的话区别开来。不过不单单可以作为一种标点符号使用，也可以当成一种图形符号。

线在任何的版设设计中都有至关重要的左右，在win7旗舰版中的PPT设计中一般使用的也就三种线。

粗线：强而有力，凸显某些内容。

实线：不明显，发挥线的作用。

虚线：不明显，却提示“哪里有东西存在”的事实。

引号变成符号来使用，搭配微量的线，效果神奇。引号与直线的结合应用，这样的表现形式也是颇受很多杂志的青睐。值得借鉴到PPT设计版面中，引号符号的颜色及大小可自行调节。

这里要注意的是，很多人用到PPT里这样排版的时候喜欢用字号，把字号设置到72或者更大的数值，殊不知这样会增大PPT的体积。还是建议导成图片或者自定义，通常我喜欢自定义一些数据可变，也比较丰富。

这是给建行课件的某页面，整体的风格都是简约大方的。客户内部保密文件，不方便给源文件，只能截图看张简略效果。

只是一些简单的应用，这些微小的元素往往是我们忽略的，在版面上稍微花些心思，多用些装饰性的元素，效果绝对惊人的。

第二篇：ppt制作

一、把PPT转WORD形式的方法

1．利用“大纲”视图

打开PPT演示文稿，单击“大纲”，在左侧“幻灯片/大纲”任务窗格的“大纲”选项卡里单击一下鼠标，按”Ctrl+A“组合健全选内容，然后使用”Ctrl+C“组合键或右键单击在快捷菜单中选择”复制“命令，然后粘贴到Word里。

提示：这种方法会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动的复制下来。

2．利用”发送“功能巧转换 打开要转换的PPT幻灯片，单击”文件“→”发送“→”MicrosoftWord“菜单命令。然后选择”只使用大纲“单选按钮并单击”确定“按钮，等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。

提示： 在转换后会发现Word有很多空行。在Word里用替换功能全部删除空行可按”Ctrl+H“打开”替换“对话框，在”查找内容“里输入”^p^p“，在”替换为“里输入”^p“，多单击几次”全部替换“按钮即可。(”^“可在英文状态下用”Shift+6“键来输入。)3．利用”另存为“直接转换

打开需要转换的幻灯片，点击”文件“→”另存为“，然后在”保存类型“列表框里选择存为”rtf“格式。现在用Word打开刚刚保存的rtf文件，再进行适当的编辑即可实现转换。

4．PPTConverttoDOC软件转换 PPTConverttoDOC是绿色软，解压后直接运行，在运行之前请将Word和PPT程序都关闭。选中要转换的PPT文件，直接拖曳到”PPTConverttoDOC“程序里。单击工具软件里的”开始“按钮即可转换，转换结束后程序自动退出。

提示：

如果选中”转换时加分隔标志"，则会在转换好的word文档中显示当前内容在原幻灯片的哪一页。转换完成后即可自动新建一个Word文档，显示该PPT文件中的所有文字。ps：

第四种慎用,百度上很多所谓的那个软件都是有病毒的,毒性不小,一般的杀毒软件查不出~~ PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。

二、把PDF转换成Word的方法

Adobe Acrobat 7.0 Professional 是编辑PDF的软件。

用Adobe Acrobat 7.0 Professional 打开他另存为WORD试试看。或者用ScanSoft PDF Converte，安装完成后不须任何设置，它会自动整合到Word中。当我们在Word中点击“打开”菜单时，在“打开”对话框的“文件类型”下拉菜单中可以看到“PDF”选项，这就意味着我们可以用Word直接打开PDF文档了!ScanSoft PDF Converter的工作原理其实很简单，它先捕获PDF文档中的信息，分离文字、图片、表格和卷，再将它们统一成Word格式。由于Word在打开 PDF文档时，会将PDF格式转换成DOC格式，因此打开速度会较一般的文件慢。打开时会显示PDF Converter转换进度。转换完毕后可以看到，文档中的文字格式、版面设计保持了原汁原味，没有发生任何变化，表格和图片也完整地保存下来了，可以轻松进行编辑。

除了能够在Word中直接打开PDF文档外，右击PDF文档，在弹出菜单中选择“Open PDF in Word”命令也可打开该文件。另外，它还会在Outlook中加入一个工具按钮，如果收到的电子邮件附件中有PDF文档，就可以直接点击该按钮将它转换成Word文件。

有时我们在网上搜索到PDF格式的文件，同样可以通过右键菜单的相关命令直接在Word中打开它。

三、Word转换成PPT的方法

我们通常用Word来录入、编辑、打印材料，而有时需要将已经编辑、打印好的材料，做成PowerPoint演示文稿，以供演示、讲座使用。如果在PowerPoint中重新录入，既麻烦又浪费时间。如果在两者之间，通过一块块地复制、粘贴，一张张地制成幻灯片，也比较费事。其实，我们可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成转换。

首先，打开Word文档，全部选中，执行“复制”命令。然后，启动PowerPoint，如果是Word 2002版，选择“普通”视图，单击“大纲”标签（如图1）；如果没有“大纲”和“幻灯片”选项卡，显示的方法是在“视图”菜单上，单击“普通（恢复窗格）”或在窗口的左下角，单击〔普通视图（恢复窗格）〕按钮；如果是Word 97/2000版，可直接选择“大纲”视图，将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一幻灯片中。接着，可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等；然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片；如果需要插入空行，按〔Shift+Enter〕。经过调整，很快就可以完成多张幻灯片的制作（如图2）。最后，还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。反之，如果是将PowerPoint演示文稿转换成Word文档，同样可以利用“大纲”视图快速完成。方法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开始处，按〔BackSpace〕（退格键），重复多次，将所有的幻灯片合并为一张，然后全部选中，通过复制、粘贴到Word中即可。

四、将PDF转换成TXT的方法

方法一： 用以上方法将PDF转DOC，再用WORD将DOC转TXT 方法二：用PDF2TXT 3.1汉化版

PDF2TXT 3.1汉化版可以快速把.pdf文件转换为.txt或.htm(.html)文件的小工具.操作简单,快捷注：Adobe Acrobat Reader6.0以上版本可以直接把PDF文件另存为txt文件。

五、PDF转BMP

方法一：用PDFTOOLS PDF是Adobe公司开发的作为全世界可移植电子文档的通用格式，它能够正确保存源文件的字体、格式、颜色和图片，使文件的交流可以轻易跨越应用程序和系统平台的限制。但是，一些文档的特殊操作（如提取PDF文档中的一段文字或图片）对于一般用户来说，不是那么容易上手的。不过现在有了PDFTools这款神奇工具后，你就可以轻松地把PDF文档的内容转换成HTM、TXT和BMP这三种常用的文件格式。

为了PDFTools能更好地为我们服务，我们首先得对它进行一番设置。在主界面中点击菜单“文件→设置”或直接按“Ctrl＋D”组合键调出设置对话框。在“常规设置”标签页中设置页面的转换范围，默认为全部转换，你可以点击下拉按钮，选择“选择指定页”后，输入转换的起始页和停止页。未注册版本只能转换PDF文档的前五页内容。

“输出设置”框的内容是设置输入图片的像素和JPEG图片质量。选中“转换后浏览”的复选框，那么当文档转换完成后，程序就会调出对应程序打开转换后的文件。“PDF2HTM”标签页只有一“使用完全处理模式”复选框，依实际情况决定。

六、PDF转HTM 的方法

HTM是网页的通用格式，但PDFTools转换HTM文件后，所形成的HTM文件并不包含有PDF文档中的文字，而是将PDF文档的内容转换成JPG图像文件，然后再用HTML语言将图片嵌入到网页中。生成的HTM文件是一个框架网页，即左边是各页面的链接窗口，右边的内容就是JPG图片了。如果你用的是IE6的话，当鼠标移到右边窗口后，就会浮出一排快捷工具栏。

首先选择菜单“工具→PDF转HTM”，使其转为HTM模式。接着打开文件有多种操作方式：通过菜单“文件→打开”直接按“Ctrl＋F”键后调出打开对话框选择文件，或者直接把待转换的PDF文档拖到PDFTools主界面中，软件马上开始转换。转换后的文件是保存在源文件中，而且还有相应名称的子文件夹，里面就是一些JPG图片和其它资源。最后弹出一个提示窗口，点击“确定”即可。

一、在PowerPoint中插入flash影片的方法

二、在PPT中插入视频

三、PowerPoint中插入声音的几种方法。

四、在用PowerPoint制作课件时加入解说词

在PPT中能插入的动画和视频、音频格式 动画：swf gif

视频：avi mpg wmv

音频：avi mpg wav mid mp3(有的不支持)

一、在PowerPoint中插入flash影片的方法

法一：利用控件插入法

1.调出工具箱。操作步骤：启动powerpoint，从主菜单中选择—视图—工具栏—控件工具箱。如图1 2.在控件工具箱中选择“其他控件”，这时会列出电脑中安装的Active X控件，找到Shockwave Flash Object控件。如图2。

3.这时，鼠标变成“＋”，在幻灯片中需要插入flash动画的地方画出一个框。如图3。4.在框中点击鼠标右键，点击属性，如图4，然后出现Shockwave Flash Object属性设置栏，如图5。

5.左键双击“自定义”，在弹出的对话框中，在影片URL(M)后的输入栏中，填上要插入的swf档案的路径和文件名，当然，直接读取网上的swf文件也是可以的。如图6。

注意：在填写影片URL时需填写上文件的后缀名.swf。另外选中“嵌入影片”，即将flash动画包含到ppt文件中，复制ppt的同时不需复制动画文件，当将该ppt复制或移动到其他计算机使用时仍能正常显示flash。若未选“嵌入影片”，则需将动画文件和ppt文件同时复制，并且修改影片URL路径，否则在动画位置上将会出现白框，动画显示不正常。笔者建议选择“嵌入影片”。若计算机上未安装flash播放器也能正常运行。保存浏览即可。

优点：1）无需安装flash播放器； 2）在图6所示对话框中选中“嵌入影片”，则可将动画文件和ppt文件合为一体，复制时不需单独复制动画文件，也不需再做路径修改。

缺点：操作相对复杂。法二：利用对象插入法

1、启动PowerPoint后创建一新演示文稿；

2、在需要插入Flash动画的那一页单击菜单栏上的“插入——对象”，如图7。出现插入对象对话框，单击“由文件创建——浏览”，选择需要插入的Flash动画文件，然后确定，如图8；

3、在刚插入Flash动画的图标上，单击鼠标右键打开快捷菜单，选择“动作设置”，如图9，出现动作设置对话框，选择“单击鼠标”或“鼠标移过”都可以，在“对象动作”项选择“激活内容”，单击确定，如图10。

选择“幻灯片放映→观看放映”命令，当把鼠标移过该Flash对象，就可以演示Flash动画了，且嵌入的Flash动画能保持其功能不变，按钮仍有效.注意：使用该方法插入flash动画的ppt文件在播放时，是启动flash播放软件（Adobe Flash Player）来完成动画播放的，所以在计算机上必须有flash播放器才能正常运行。

优点：动画文件和ppt文件合为一体，在ppt文件进行移动或复制时，不需同时移动或复制动画文件，也不需要更改路径。

缺点：播放时要求计算机里必须安装有flash播放器。

法三：利用超链接插入flash动画

1.启动PowerPoint后创建一新演示文稿；

2.在幻灯片页面上插入一图片或文字用于编辑超链接。在本例中我们插入一个圆。

3.鼠标右击“圆”，选中“编辑超链接”，进入超链接编辑窗口，如图11。在编辑窗口输入flash动画文件地址，最后点击确定，如图12。4.保存文件。

注意：使用超链接插入的动画有3点需要注意：1）动画文件名称或存储位置改变将导致超链接“无法打开指定的文件”。解决方法是，在进行文件复制时，要连同动画文件一起复制，并重新编辑超链接。2）在ppt播放时，点击超链接，将会弹出如下窗口，如图13，通常做法是点击“确定”。3）计算机上要安装有flash播放器才能正常播放动画。优点：操作简单

缺点：由于ppt和动画文件是链接关系，所以在ppt文件复制或移动过程中，必须同时复制和移动动画文件，并且更改链接路径。否则，将出现“无法打开指定文件”对话框。另外，在计算机中必须安装flash播放器才能正常播放。

二、在PPT中插入视频

（一）直接播放视频

这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合PowerPoint初学者，以下是具体的操作步骤：

1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。

2.将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。

3.在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击[添加]按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。

4.用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。

5.在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。

（二）插入控件播放视频

这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。

1.运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。

2.将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。

3.在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面（如图1）。

4.用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。

5.在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。

6.为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。

7.在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。

（三）插入对象播放视频

这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。实现步骤为：

1.打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。

2.选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击[确定]按钮（如图2）。

3.PowerPoint自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。

4.执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击[确定]返回到视频属性设置界面。

5.点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而达到随心所欲地选择需要播放视频片段的目的。

6.用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，从而返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。

三、PowerPoint

中插入声音的几种方法。

（一）将某段音乐作为整个演示文稿的背景音乐

如果用PowerPoint制作电子相册、画册时，人们不仅仅要欣赏精美的画面，还希望听到美妙动听的音乐。我们可以在第一张幻灯片上进行如下操作：

1.准备好一个音乐文件，可以是WAV、MID或MP3文件格式。

2.执行“插入”菜单下的“影片和声音”选项中的“文件中的声音”，插入你选择的声音文件，同时弹出对话框，询问是否在放映幻灯片时自动播放该声音文件，选择“是”。则幻灯片上有一个“喇叭”图标出现。

3.用鼠标右击该“喇叭”图标，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”。

4.在“自定义动画”对话框的“多媒体设置”选项卡中，作如下设置：

播放时：选“继续幻灯片放映”

停止播放：选“在XX张幻灯片之后”，具体在第几张幻灯片之后，要视你的相册或画册中的幻灯片张数而定，比如总张数为20，则此处输入“20”。

然后，单击该选项卡上的“其他选项…”按钮，在弹出的对话框中选择“循环播放，直到停止”，然后依次单击“确定”按钮，关闭各对话框。

四、在用PowerPoint制作课件时加入解说词

如果我们希望在播放到某一张幻灯片时，自动播放该张幻灯片的解说词，可以采用如下的方法：

1.首先录制好该张幻灯片的解说词，并保存为声音文件。

2.选择你要加入解说词的幻灯片作为当前操作的幻灯片，执行“幻灯片放映”菜单下的“幻灯片切换”命令。

3.在弹出的“幻灯片切换”对话框中，进行如下操作：

在“声音”的下拉列表中，选择“其它声音…”，在随后出现的“添加声音”对话框中选择你已录制好的声音文件，单击“确定”，关闭“添加声音”对话框，然后单击“应用”，关闭“幻灯片切换”对话框。

如果我们希望演示者自己根据情况决定是否播放声音，可以制作交互按钮来控制声音的播放或停止。这一方法在课件制作中经常使用。具体的操作步骤如下：

1.首先录制好该张幻灯片的解说词，并保存为声音文件。

2.选择你要加入解说词的幻灯片作为当前操作的幻灯片，在幻灯片上加入两个自定义按钮，并分别在上面加入文字“播放声音”和“停止播放声音”。

3.用鼠标右击“播放声音”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“动作设置”命令，随后出现“动作设置”对话框，在“单击鼠标”选项卡上进行如下操作：

单击鼠标时的动作：选“无动作”；

播放声音：在前面打“√”，在其下拉列表中，选择“其它声音”，在随后出现的“添加声音”对话框中选择你已录制好的声音文件，单击“确定”，关闭“添加声音”对话框，然后单击“确定”，关闭“动作设置”对话框。

4.用鼠标右击“停止播放声音”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“动作设置”命令，随后出现“动作设置”对话框，在“单击鼠标”选项卡上进行如下操作：

单击鼠标时的动作：选“无动作”；

播放声音：在前面打“√”，在其下拉列表中，选择“停止前一声音”，然后单击“确定”，关闭“动作设置”对话框。

如果您设计的Powerpoint幻灯片杂乱无章、文本过多、不美观，就不能在演示的时候吸引别人的注意力并有效地传递重要信息。下面我们就来探讨一下有哪些原则和方法能帮助我们制作出专业且引人注目的Powerpoint演示幻灯片。

一、保持简单

PowerPoint幻灯片本身从来不是演示的主角，听众才是主角。幻灯片仅仅是人们用来帮助倾听、感受或接受您传达的信息，所以不要让幻灯片喧宾夺主，不要制作得过于繁杂或充满图表垃圾”，应该力求简洁。

幻灯片应该留有大量的空白空间，或实体周围的空间。不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少，它提供的视觉信息就越直观。

二、限制要点与文本数量

演示的对象是观众。但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这一原则。最优秀的幻灯片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻灯片，这听起来可能有些荒唐，但如果没有演示者的解说，再优秀的PowerPoint幻灯片也几乎没有什么意义。记住，幻灯片的目的在于支持解说者的叙述，而不是使解说者成为多余的人。

经常听到有人这样说：“对不起，我没有看到您的幻灯片。听说它很不错，您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗?”但如果它们是不错的幻灯片，没有您的解说，它们就没有多大用处。

所以除了PowerPoint幻灯片以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料，比仅用 PowerPoint幻灯片，更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后，再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物，您就不必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片。

我们将在下面的交付部分说明更多细节，但只要涉及到文本，请记住一点，绝不能将背朝向观众，逐字阅读幻灯片上的文字。

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/ai87j4628277.jpg

这帧幻灯片很普通，但这样的配色和拥挤的排版让人觉得它更像是一个视力检查表。

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/i691l3y4fj62.jpg 文字过多，让人昏昏入睡

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/8rk44g2sxbc8.jpg 推荐使用上面这类针对性强的幻灯片

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/9rp9165t11zv.jpg 这样的效果也许更能突出主题

三、限制过渡与动画

制作Powerpoint演示的时候加入一些动画当然不错，但应坚持使用最精致、专业的动画。应该谨慎使用动画与幻灯片过渡，仅仅突出要点就可以了。

对于要点来说，使用简单的从左至右显示的动画就行了，但移动(Move)或漂动(Fly)动画就显得过于沉闷与缓慢(然而，今天许多演示还使用这种形式的动画)。一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡，只需要使用二到三种类型的过渡特效，不要在所有幻灯片之间添加特效。

四、使用高质量的图片

使用高质量的图片，包括照片。您可以用数码相机拍摄高质量的相片，购买专业图库，或使用网络上的大量优质图像资源。(但要小心版权问题。)决不要地将小尺寸、低分辨率的相片简单拉伸，使它适合幻灯片的布局——这样做只会进一步降低图片的分辨率。

避免使用PowerPoint剪贴画或其它卡通式的艺术线条。而且，如果软件中包含这些内容，观众以前就看过无数次。在1993年使用这些内容可能会让人感兴趣，但如今还应用剪贴画则会降低制作人的专业水准。当然也有例外情况，并不是所有的PowerPoint剪贴画都让人生厌，但还是小心谨慎地使用它们为 好。

我经常在幻灯片中使用人物图片，因为人物照片有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。如果相片处于次要地位，我就降低不透明性，并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态滤镜;如果相片位于主要区域，我希望观众注意它(例如产品图片)，那么图片可以变得更为显著，且不必要多少(或根本不需要)文字说明。

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/cp6088n29065.jpg 避免使用这类低劣的剪贴画

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/99h7052b32yq.jpg 这幅经过编辑的库图片更为显著专业。

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/9q527e0b60yg.jpg 在这个字幕幻灯片中，图片占主要地位。

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/092fm91de8te.jpg示，首先经过Photoshop的编辑，图片变得次要，并被推到背景部分

这个幻灯片来自同一演

五、建立一个视觉主题，但避免使用PowerPoint模板

很明显，在整个演示中，您需要一个一致的视觉主题，但PowerPoint中的大多数模板观众已经看了无数次(另外，用模板开始演示的效果并不那么强烈)。

观众期待看到一个包含新鲜内容(至少对他们来说是这样)的独特演示;此外，观众为什么要参加您的演示呢?没有人会对千篇一律的演示感兴趣，因此我们必须避免使用辅助性的图片，如随处可见的PowerPoint设计模板，它只能说明演示非常刻板，或提前就设计完成了。

您可以制作自己的背景模板，它能够更为适应您的需要。然后您可以将这个PowerPoint文件保存为设计模板(扩展名为.pot)，这个新模板就会出现在微软标准模板中，方便以后使用。您还可以在线购买专业的模板。

六、应用适当的图表

经常问自己这个问题：“我需要多少细节?”一般制作者害怕在幻灯片的图表中加入过多的数据。有几种以图表形式显示数据的方法;以下是需要紧记的工具：

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/q6aj3cx41omh.jpg块。

圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块，用颜色或碎化的方式突出最重要的http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/aujzl73j6v04.jpg

柱状图：用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳。

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/2j3v3lo6z97q.jpg

条形图：用来比较数量。例如，比较公司四个部门的销售额。

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/3zg92m908811.jpg势良好。最后的箭头强调一个问题：我们将来的发展似乎不错。

通常来说，表格最适于比较并行数据资料。

曲线图：用于说明趋势。例如，上面这幅简单的曲线图说明我们的销售在逐年增长。增长趋

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/x3a4g1y54051.jpg

但是，表格可能缺乏视觉效果。例如，如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门，最好以条线图(见下图)的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实，用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。

http://soft.yesky.com/imagelist/2008/176/49wf6a7742g1.jpg

七、使用好色彩

色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。研究表明色彩能够提高兴趣，改善学习过程中的理解与记忆能力。

您不必成为颜色理论专家，但至少了解一些这方面的知识有会好处。一般颜色可分为两类：冷色(如蓝和绿)和暖色(如橙或红)。冷色最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意。暖色最适于用在显著位置的主题上(如文本)，因为它可造成扑面而来的效果。因此，绝大多数PowerPoint幻灯片的颜色方案都使用蓝色背景，黄色文字也就不足为奇了。但您不必强迫使用这种颜色方案，也可以做一些改变，使用其它的颜色。

如果您将在暗室(如大厅)中进行演示，使用深色背景(深蓝、灰等)再配上白或浅色文字可取得不错的效果。但如果您计划将灯打开(这是相当明智的)，白色背景配上深色文字处理会得到更好的效果。在灯光明亮的房间内，用深色背景配浅色文字效果不佳，但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。

八、选择适当的字体

字体可传递微妙的信息，所以我们要仔细选择字体。在整个幻灯片演示中使用相同的字体，补充字体不要超过两个(如Arial和Arial粗体)。确信自己了解 serif字体(如Times New Roman)和sans-serif字体(如Helvetica或Arial)之间的差异。

含有大量文本的材料大多用serif字体。据说这种字体在小磅值下更易于阅读，但对于屏幕演示而言，由于幻灯机的分辨率相对较低，使用这种字体可能不够清晰。

sans-serif字体一般用来制作PowerPoint演示，但应尽量避免使用千篇一律的Helvetica字体。我经常使用Gill Sans字体，因为它界于serif字体与sans-serif字体之间，看起来专业而友好，并具有“交谈效果”。不管使用哪个字体，都必须保证在房间后面看得清文字。

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Times

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Arial黑体;Arial

九、应用视频或音频

适当的时候使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明，可提高主动认知能力，这是人们自然的学习方式。在PowerPoint中，不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点，还可以作为变换口味的手段，因而能够激发观众的兴趣。

您还可以在幻灯片中使用音频剪辑(如采访过程)。但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效(如过渡幻灯片时使用的号角声或掌声)。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。

十、花时间对幻灯片进行细分

根据多媒体学习理论的细分原则，当信息以小块或小片段的形式呈现时，更易于人们理解。离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图，您可以查看演示播放的逻辑流程。在这个视图中，您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片，这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。您还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果。并且发现更多可以被删除的无关紧要的视觉数据，增加幻灯片的视觉清晰度，提高信息传达效果。

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PowerPoint中的幻灯片细分视图

作者简介：Garr Reynolds当前在关西外国语大学任管理学副教授，她在那里讲授营销学、全球营销与多媒体演示设计。Garr是日本社区的活跃成员，并经常主持与设计、品牌和高效企业沟通有关的主题。除网站外，他还有一个博客——演示经典——为专业演示设计提供启示。

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第三篇：制作PPT

1.两幅图片同时动作

PowerPoint的动画效果比较多，但图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片要一左一右或一上一下地向中间同时动作，可就麻烦了。其实办法还是有的，先安置好两幅图片的位置，选中它们，将之组合起来，成为“一张图片”。接下来将之动画效果设置为“左右向中间收缩”，现在请看一看，是不是两幅图片同时动作了？ 2.滚动文本框的制作

右击工具栏打开“控件工具箱”,再点击文本框,而后从“属性”里面把滚动条打开,在TEXT里面输入文本框的内容.(完成)还可以通过“其他控件”中的SHOCKWAVE FLASH OBJECT 实现PPT中加入FLASH。3.轻松隐藏部分幻灯片

对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按 Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。4.在PPT演示文稿内复制幻灯片

要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift 键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“Ctrl shift D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。

5.Powerpoint自动黑屏

在用Powerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。6.将幻灯片发送到word文档

（1）在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“Microsoft Word”。

（2）在“将幻灯片添加到Microsoft word文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。

（3）单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动，则系统会自动启动word 7.让幻灯片自动播放

要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。8.增加PPT的“后悔药” 在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下 Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。

9.PPT中的自动缩略图效果

你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。其方法是：

新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoft powerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。10.快速灵活改变图片颜色

利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示'图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。11.为PPT添加单位LOGO

用powerpoint为单位做演示文稿时，最好第一页都加上单位的Logo，这样可以间接地为单位做免费广告。执行“视图－母版－幻灯片母版”命令，在 “幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每一页加上了Logo，而且在普通视图上也无法改动它了。12.“保存”特殊字体

为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。

在powerpoint中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可 13.利用组合键生成内容简介

我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下alt shift s即可。

14.演示文稿中的图片随时更新 在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。15.快速调用其他PPT

在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。

在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。

通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。16.快速定位幻灯片

在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。17.利用剪贴画寻找免费图片

当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。18.制作滚动文本

在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下：视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。

设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。19.利用画笔来做标记

利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。20.快速调节文字大小

在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl ]是放大文字，ctrl [是缩小文字。

来源：网络

提取ppt背景图片的3种简单方法

让我来告诉你提取ppt背景图片的3种好方法，在制作PPT课件过程中经常需要用到一些比较好的背景图片，作为教师有必要随时储备一些精美的图片素材备用。网络中图片虽然很多，要找到合适做课件的背景的却不容易。一种可行的办法就是从别人现成的PPT课件里提取背景。那么如何提取呢？下面介绍3种可行的方法。

第一种： 最简单省事，就是直接提取别人PPT中的背景。

1、启动PowerPoint，打开相应的演示文本文档；

2、在需要提取背景的非文本框和组合内容外的空白处，单击右键选择“保存背景”，选择适当保存位置和对应背景图片名称，即完成背景图片的提取与保存。

第二种: 制作者需要将某个Powerpoint演示文稿中的图片单独提取出来，只要将其另存为网页格式即可。

1.启动ppt软件，打开相应的演示文稿文档。

2.执行“文件→另存为网页”命令，打开“另存为网页”对话框。

3.将“保存类型”设置为“网页（*.htm*.html）”，然后取名（如tp）保存返回。

4.我们在上述网页文件保存的文件夹中，会找到一个名这“tp.files”的文件夹，其中单独保存了演示文稿中的背景图片。

第三种:

1.先打开课件，找到你喜欢那张背景的幻灯片，然后把它上面的所有文本框等删去，再按幻灯片放映，放到那张背景时，按CTRL+PRINT SCREEN（全屏截取）。

2.找开“画图”（开始---附件），按CTRL+V（粘贴）调出截图，另存为JPEG或GIF文件（记住位置）。

3.打开新的幻灯片，右键单击空白处---背景---填充效果---图片---选择图片（找到刚刚保存的那张图片）---确定---应用。看看是不是很简单啊（ppt宝藏提供http://www.teniu.cc/pptpic/）

[大字体阅读.默认字体.小字体阅读.打印文章]

制作自己的模板

1.首先准备好要做成模版的图片，打开PowerPoint并新建一个空白的PPT文档。

2.视图→母版→幻灯片母版，进入母版编辑状态。点击绘图工具栏上的“插入图片”按钮(或按“插入→图片→来自文件”)，选中要做为模版的图片，确定。并调整图片大小，使之与母版大小一致。3.在图片上点击鼠标右键，叠放次序→置于底层，使图片不能影响对母版排版的编辑。

4.现在我们已经制作好了我们需要的模版文档，退出母版视图后，接下来就是保存了。文件→保存，打开“另存为”对话框，在“保存类型”中选择“演示文稿设计模版”

5.此时程序将打开默认的文件保存位置，不用更改它，在“文件名”中输入一个便于你自己记忆的名字，确定保存下来。

6.现在关闭此PPT文档。再新建一个空白文档，看看你的“幻灯片设计”里，刚刚做好的模版文档是不是已经出现在那儿啦。个人总结希望能帮到你

PPT的使用技巧

1、快速放映：无需点击菜单栏中“观看放映”选项，直接按F5 键，幻灯片就开始放映。

2、快速停止放映：除了按“ESC”键外还可以按“-”键，快速停止放映。

3、任意进到第n 张幻灯片：在放映中如果你想回到或进到第n 张幻灯片，怎样操作能快速实现？此时你只要按数字n，再同时按“+”和回车键，就可以实现。

4、快速显示黑屏，或从黑屏返回到幻灯片放映：在放映中如果你想显示黑屏，此时你只要按一下B 或者“.”键，就可以实现。此时再重复按一下B 或者“.”键，又可从黑屏返回到幻灯片放映。

5、显示白屏，或从白屏返回到幻灯片放映：按W或者“，”键，就可以从放映状态切换到显示白屏，再重复按一下W或者“，”键，又可从白屏返回到幻灯片放映。

6、隐藏和显示鼠标指针：放映时鼠标指针老是出现在画面上可能会让人感觉不舒服，此时按CTRL+H就可以隐藏鼠标指针；反过来按CTRL+A 隐藏的鼠标指针又会重现。

7、返回到第一张幻灯片：你只要同时按住鼠标的左右键2秒以上，就可以从任意放映页面快速返回到第一张幻灯片。

8、暂停或重新开始自动幻灯片放映：对于自动放映的幻灯片，如果你想暂停或者重新开始自动放映，此时只要按S或者“+”键就可以实现。

9、放映过程中也可以在幻灯片上书写：a）在幻灯片的放映过程中，有可能要在幻灯片上写写划划，例如画一幅图表或者在字词下面划线加注重号。这时可以利用PPT所拥有的虚拟注释笔，在作演示的同时也可以在幻灯片上作标记。b)使用注释笔方法：首先在幻灯片放映窗口中单击鼠标右键，出现图5，再依次选择“指针选项”、“绘图笔”即可，用画笔完成所需动作之后，再按ESC 键退出绘图状态。

10、在幻灯片放映过程中显示快捷方式:在放映PPT 幻灯片时如果你忘记了快速快捷方式，你只需按下F1(或SHIFT+?)，就会出现一个帮助窗口，参照其中的内容。

11、在PPT当中把图片裁剪成任意的形状：首先利用“绘图”工具栏画一个想要裁剪的图形，如椭圆。选中椭圆后单击“绘图”工具栏上“填充颜色”按钮右侧黑三角，从列表菜单中单击“填充效果”命令。打开选择“图片”选项卡，单击(选择图片)按钮，从“选择图片”对话框中找到合适的图片，单击(插入)按钮后返回到“填充效果”对话框最后单击(确定)按钮后退出。此图片当作椭圆图形的背景出现，改变了原来的矩形形状，获得了满意的裁剪图片效果

12、从已有PPT文档中提取母板：1）用PPT打开已有的PPT文档2）点击视图→母板→幻灯片母板3）点击文件→另存为，在“保存类型”中选择“演示文稿设计模版”(文件后缀名为.pot)

13、有关PPT模板设计: PPT封面模板、背景模板以及正文中图表模板

在封面模板的设计中，要充分考虑以下几个因素：（1）所讨论的主题特点；（2）所处的行业特点；（3）所面向的受众群体。

背景模板尽量简洁流畅、色泽选择能突出你的内容。记住：好背景是为了突出你报告的内容。千万要预防这种抱怨：“听了整整一个下午，就没记住那位专家到底讲了什么，晃在我眼前的尽是美丽的图片。”

正文图表模板的选择要注意的：好的PPT片绝对不能是整片都是文字，否则你的报告可就要渣了！记住能把文字变为图表的都要变为图表，当然也别因为本栏目提供了大量的精美图表模板就可以滥用． 14 在演示文稿中插入表格的方法：

1）插入Word表格

单击“插入”?“图片”?“Microsoft Word表格”后，在“插入表格”对话框上设定行、列数，然后单击“确定”。仔细观察菜单、工具栏等后不难发现，此时，相当于（调用）进入了Word。表格的编辑方法与在Word中一样。编辑完成后，在表格外任意处单击，即返回PPT。若需再次编辑该表格，则在其上双击，即可进入Word。

2)插入PPT表格

若（创建）插入新幻灯片时，选用了“表格”版式，则在“双击此处添加表格”处双击后，在“插入表格”对话框上设定行、列数，然后单击“确定”。表格即创建完成。借助“表格和边框”工具栏，表格的编辑方法与Word中编辑表格的方法基本相同。

3)插入Word表格新方法

a)将Word文件中的表格复制到剪贴板上。

b)将光标移至需插入Word表格的幻灯片（在PPT中），单击“插入”?“对象”，再在“插入对象”对话框上，选中“新建”单选框（默认选项）；在“对象类型”框中选中“Microsoft Word文档”，然后单击“确定”。

c)将Word表格直接粘贴进幻灯片上的Word文档框即可。此后的编辑方法与Word中的编辑方法相同。

15、Flash动画“闪”在PPT中的四种方法：

一、使用“Shockwave Flash Object”控件法

1）运行PPT 2000，切换到要插入Flash动画的幻灯片。

2）单击“视图”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“工具栏”，再在弹出的子菜单中单击“控件工具箱”，便出现“控件工具箱”。

3）单击“控件工具箱”中的“其他控件”（工具箱中的最后一个按钮，即上图中用圈圈住的），弹出ActiveX控件窗口，窗口中列出了系统已经安装的所有ActiveX控件。利用键盘上的光标控制键，在控件列表中找到“Shockwave Flash Object”并单击，此时系统会自动关闭控件窗口。

4）将光标移动到PPT的编辑区域中，光标变成“十”字形，按下鼠标并拖动，画出适当大小的矩形框，这个矩形区域就是播放动画的区域。

5）右单击矩形框，在出现的快捷菜单中单击“属性”，出现“属性”窗口。

6）单击“属性”窗口中的“自定义”一栏，此栏右端便出现一按钮（上图中用圈圈定部分）。单击该按钮，出现“属性页”窗口，在“影片URL ”右侧文本框中输入“我的文件”Flash动画的完整路径（如果Flash动画与PPT文件处于同一目录中，也可以只输入Flash动画文件名），且必须带后缀名“.swf”。别的项目采用系统默认的即可，最后按“确定” 返回PPT。

7）放映该幻灯片，你所期待的画面就出现了。

提示：a)使用该方法的前提是系统中须有“Shockwave Flash Object”控件。这个问题不用担心，此控件绝大多数机器中都已安装。

b)在步骤5中双击矩形框也可以打开“属性”窗口。

c)也可以在“属性”窗口“Movie”一栏右侧的文本框中直接输入Flash动画的路径而不用步骤6自定义的方式。

d)设定的矩形框的大小就是放映时动画窗口的大小，当然它的大小是可以通过拖动矩形框的句柄随意改变的。Flash动画播放时，鼠标处在Flash播放窗口，响应Flash的鼠标事件；处在Flash播放窗口外，响应PPT的鼠标事件。

二、插入对象法

1)运行PPT 2000，切换到要插入Flash动画的幻灯片。

2)单击“插入”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“对象”，此时会弹出“插入对象”对话框，选择“由文件创建”，单击“浏览”，在出现的“浏览”对话框中找到“我的文档”中的“我的文件”并双击，Flash动画的路径便会出现在“插入对象”对话框中的文本框中，最后单击“确定”返回PPT。

3)这时，幻灯片上便出现了一个Flash动画的图标，图标的大小和位置，可以根据需要随意改变。右单击该图标，在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”，出现“动作设置”对话框。

4)激活对象的方式可以为“单击鼠标”也可以是“鼠标移动”，本例采用系统默认的“单击鼠标”。再选中“单击鼠标”标签中的“对象动作”，最后单击“确定”，完成激活动画的设置，返回PPT。

5)放映该幻灯片，当鼠标单击Flash动画图标时，出现一询问框，单击“是”，系统便会调用Flash程序来播放动画。

三、插入超级链接法

1)运行PPT 2000，切换到要插入Flash动画的幻灯片。

2)在其中建立任意一个对象（如一段文字、一张图片等）。选中这个对象，单击“插入”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“超级链接”（以上操作也可以换为“右单击对象，从弹出的快捷菜单中单击„超级链接‟”），此时会弹出“插入超级链接”对话框，系统默认链接到的对象是对话框左侧上部的“原有文件或Web页”。单击右侧的“文件”按钮，在出现的“链接到文件”对话框中从“我的文档”中找到“我的文件”并双击，Flash动画的路径便自动出现在“插入超级链接”对话框中，最后单击“确定”返回PPT。

3)放映该幻灯片，当鼠标单击设置了超级链接的对象时，会出现一询问框，单击“确定”，系统便会调用Flash程序来播放动画。

四、动作设置法

1)运行PPT 2000，切换到要插入Flash动画的幻灯片。

2)在其中建立任意一个对象（如一段文字、一张图片等）。右单击该对象，在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”，出现“动作设置”对话框。

3)激活对象的方式可以为“单击鼠标”也可以是“鼠标移动”，例如采用系统默认的“单击鼠标”。再选中“超级链接到”，单击右侧朝下的小黑箭头，弹出一个下拉列表，单击最下端的“其他文件”，在出现的“超级链接到其他文件”对话框中从“我的文档”中找到“我的文件”并双击，Flash动画的路径便自动出现在“动作设置”对话框中，单击“确定”返回PPT。

4)放映该幻灯片，当鼠标单击设置了动作设置的对象时，会出现一询问框，单击“确定”，系统便会调用Flash程序来播放动画。

上述四法，各有长短。方法1虽然设置较繁琐，但是动画直接在PPT窗口中播放，便于控制，流程显得紧凑；后面3种方法，虽然设置简单，但是播放Flash文件时，需启动Flash程序，播放完还要关闭Flash程序，流程显得松散。

16、PPT中插入视频的三种方法

一、直接播放视频

这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PPT只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。因此这种方法特别适合PPT初学者.1)运行PPT程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。

2)将鼠标移动到菜单栏中，单击其中的“插入”选项，从打开的下拉菜单中执行“插入影片文件”命令。

3)在随后弹出的文件选择对话框中，将事先准备好的视频文件选中，并单击[添加]按钮，这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。

4)用鼠标选中视频文件，并将它移动到合适的位置，然后根据屏幕的提示直接点选[播放]按钮来播放视频，或者选中自动播放方式。

5)在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。

二、插入控件播放视频

这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PPT课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。

1)运行PPT程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。

2)将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。

3)在随后打开的控件选项界面中，选择“Windows Media Player”选项，再将鼠标移动到PPT的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为Windows Media Player的播放界面。

4)用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。

5)在“属性”窗口中，在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。

6)为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。

7)在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。

三、插入对象播放视频

这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的，与以上两种方法不同的是，它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段，然后再播放。

1)打开需要插入视频文件的幻灯片，单击“插入/对象”命令，打开“插入对象”对话框。

2)选中“新建”选项后，再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项，单击[确定]按钮。

3)PPT自动切换到视频属性设置状态，执行“插入剪辑/Windows视频”命令，将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。

4)执行“编辑/选项”命令，打开选项设置框，在其中设置视频是否需要循环播放，或者是播放结束后是否要倒退等，单击[确定]返回到视频属性设置界面。

5)点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮，重新设置视频文件的播放起始点和结束点，从而可以随心所欲地播放视频片段。

6)用鼠标左键单击设置界面的空白区域，就可以退出视频设置的界面，返回到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令，检查视频的编辑效果。

17、Word转换为PPT文档

如果在PPT中反复使用Word内容，复制和粘贴非常不便，而且每张幻灯片还要设置格式，工作量十分巨大。

首先打开Word文档并按下Crtl+A全部选中，执行“复制”命令。然后启动PPT，选择“普通”视图，再单击“大纲”标签。随后将光标定位到第一张幻灯片处，执行“粘贴”命令，这样Word文档中的全部内容插入到了第一张幻灯片中。接着，你可以根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等。然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按回车键，即可创建出一张新的幻灯片。如果需要插入空行，按“Shift+Enter”。经过调整，应该很快就可以完成多张幻灯片的制作。最后，你还可以使用“大纲”工具栏，利用“升级”、“降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。比起一张张地进行编辑，这种方法自然快得多。

18、几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换

1)点击“普通视图”按钮时如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”；再点击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。

2)让PPT在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并点击“幻灯片放映”按钮。点击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。

3)按住Ctrl-Shift键然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl-Shift-“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl-Shift-“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl-Shift-“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。

19、使用动画效果

动画效果通常有两种实现办法：按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动画面。你可以对整个幻灯片、某个画面或者某个幻灯片对象（包括文本框、图表、艺术字和图画等）应用动画效果。不过你应该记住一条原则:那就是动画效果不能用得太多，应该让它起到画龙点睛的作用；太多的闪烁和运动画面会让观众注意力分散甚至感到烦躁。

1)对一张或几张幻灯片使用动画效果，选择“幻灯片放映” “动画方案”。可以看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果，如果你已经勾选了“自动预览”复选框，只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果。

2)对某个幻灯片对象应用动画效果，选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片放映” “自定义动画”。在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮，然后从弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择，你可以点击子菜单中的“其他效果”项，它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效果”复选框，然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效果，就点击“确定”按钮关闭该对话框。

应用动画效果后，会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记，这些标记被用来指示动画的顺序。另外，这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序，就选中某个动画然后点击“重新排序”两侧的方向箭头；你还可以在列表中选择一项动画，然后按“删除”按钮来删除它。20、绘制路径

PPT中的“动作路径”允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线。使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常不错的效果。

如果想要指定一条动作路径，选中某个对象，然后从菜单中选择“幻灯片放映” “自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格中点击“添加效果”按钮。在下拉列表中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径，比如“对角线向右上”或者“对角线向右下”。如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径，还可以选择“更多动作路径”来打开“添加动作路径”对话框。确保“预览效果”复选框被选中，然后点击不同的路径效果进行预览。当你找到比较满意的方案，就选择它并按“确定”按钮。

PPT也允许你自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效果” “动作路径” “绘制自定义路径”，然后再从列表中选择一种绘制方式（如自由曲线）。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。

在添加一条动作路径之后，对象旁边也会出现一个数字标记，用来显示其动画顺序。还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束（分别用绿色和红色表示）。你还可以在动画列表中选择该对象，然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单中的选项进行调整（在“自定义动画”任务窗格）。

21、各种各样的小技巧

1）增加更多可取消操作数。选择“工具” “选项”，然后点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值（从3到150均可），然后点击“确定”退出。需要注意的是，当你增加PPT的最多可取消操作数时，它所占用的PC内存也会随之增加。

2）重复利用你以前的作品。首先，在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示文稿。用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置，选择菜单中的“插入” “幻灯片从文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框。在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名（或者用浏览方式找到它），然后按Enter键。点击你想要插入的幻灯片，然后按“插入”按钮。另外，你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯片一次性全部插入当前文稿。

22、应用多个模板

可以在一个演示文稿中应用任意多个模板。比如，你可能会应用第二个模板来引入一个新的话题或者引起观众的注意。为了实现这个目标，你需要在“普通视图”中显示该演示文稿，并且让标记区域也显示在屏幕左侧。在“幻灯片”标记中，点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。从菜单中选择“格式” “幻灯片设计”（或者直接点击“设计”按钮）来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用的模板图标，然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头，并选择“应用于选定幻灯片”。

23、导入文档

如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于Word文件，就不需要再手工输入一遍。你可以在PPT中直接打开那个Word文件。你也许需要对导入的文档进行一些格式上的调整，但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多。一个提示：如果原来的Word文件使用了大纲标题，导入的效果是最好的。

1）在PPT中选择“文件” “打开”。在“打开”对话框中，点击“文件类型”右边的下拉箭头，然后选择“所有文件”。双击你想要在PPT中打开的Word文档。它会像打开新的演示文稿一样被打开。

2）使用“自动调整”按钮。如果在一张幻灯片中出现了太多的文字，你可以用“自动调整”功能把文字分割成两张幻灯片。点击文字区域就能够看到区域左侧的“自动调整”按钮（它的形状是上下带有箭头的两条水平线），点击该按钮并从子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”。

23、输出数据到Word文档

在PPT中，选择“文件” “发送” “Microsoft Word”。在“发送到Microsoft Word”对话框中选择你想要在Microsoft Word中使用的版式。比如，你可以选择“只使用大纲”来创建仅带有文字的文档；选择“空行在幻灯片旁”则可以创建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。在你选择好版式之后，点击“确定”按钮把演示文稿发送给Word

第四篇：PPT制作

PPT内容设计原则

一、强调重点原则

强调重点是幻灯片内容设计的核心原则。在设计幻灯片时，要谨记：每张幻灯片都要有鲜明的观点，重点要非常突出。

图1 强调重点原则

PowerPoint是幻灯片的英文写法，由Point和Power组成。其中Point意为“点”，Power指“有能量、重量”，概括起来就是“有重量的点”，即“重点”。PowerPoint软件的特点就是观点鲜明（Point），突出重点（Power）。也就是说，只有把Power和Point都做好，才能称之为真正的幻灯片。

1.一张幻灯片不等同于word的一个页面

在Word中，编辑的单位跟页码没关系，其无需打字，只要使用60个回车，就能从一个页面跳到另一个页面，因此，与其说Word的一页纸是编辑的单位，还不如看成是打印单位。

相较之，幻灯片不同，一张幻灯片不能等同于word的一个页面。很多人都有过这样的经历：字数太多，当一张幻灯片写不下时，就再建一张接着写。事实上，这是典型的“Word搬家”，这样的幻灯片显然没有达到强调重点的原则，不提倡使用。

2.一张幻灯片等同于word的一个章节

幻灯片大纲的英文版叫“Outline”，相当于Word中的标题，属于结构性文字。一般来说，在幻灯片中，只能放入标题和结构性的文字，而不能放入过多的正文。如果实在需要放入较多正文，可以添加在备注中。也就是说，幻灯片中的文字应该是纲要性的，因此等于一个章节，只有章节和标题才可以体现明确的观点和重点。图2是某人做的一张幻灯片，其表示，由于Word文字多，幻灯片编辑区空间小，只能节选一部分来粘，所以把节选的部分称作“片断”。

图2 某人做的幻灯片

由图2可知，此类幻灯片有两个错误：一是标题没有论点，不能叫“片断”；二是所节选的文字没有重点。事实上，该幻灯片三段文字中的第一句都是核心，可直接提取核心内容，把每段第一句做成一级标题，同时把标题换成“实施方案”，如图3所示：

图3 修改后的幻灯片

通过对比不难发现，图3的观点表述更加明确，但这仍然不是幻灯片，只是多了背景颜色，没有观点和重点，因此只能称为“多级Word”或者“记事本”。

通常，幻灯片中的重点，要先提取出来，然后做加强。只有把核心明确突出的表现出来，在幻灯片打开时，观众才能够了解所讲的重点，使幻灯片达到质的变化，如果配合动画，就能够达到更好的效果。图4是二次修改后的效果。

图4 二次修改后的幻灯片

值得一提的是，图4中的三段文字不一定都要加在幻灯片中，事实上，只要把三个标题做好，其余的由内容演示者说出来即可。须知很多观众不会看过多的文字，文字太多会让人产生疲倦感，也就起不到吸引观众的效果。因此，与其这样，不如将幻灯片打印出来让观众自己看，这样还能节省时间。

总之，制作幻灯片一定要考虑观众的感受，学会换位思考，从而达到重点突出的效果。

二、形象生动原则

形象生动原则的特点在于：简短、简洁，便于观众记忆。所谓便于记忆，是指让人们记住幻灯片的观点和重点。在设计幻灯片时，如果文字量非常大，是不方便观众记忆的，只有把幻灯片做得简洁简短，观点才能更加明确和突出。须知相比冷冰冰的文字，人更愿意看形象生动的事物，这也是Excel中把表单信息转化成图表的原因。

1.视觉朗读不可取

在幻灯片设计中，视觉朗读的方法是不可取的。

图5 视觉朗读与视觉展示

如图5所示，内容同样是“打开任务管理器的方法”，左边幻灯片的设计即为“视觉朗读”，这种设计方法是不可取的。正确的做法应该是，在放映幻灯片的同时，让观众的思路跟随演讲者而动，使观众时刻牢记演示文稿的观点，而只有形象生动才能够吸引观众，让人记忆犹新，进而达到“视觉展示”的效果（如右边的幻灯片）。

2.文字多也可以做出优秀幻灯片

【操作演示】

图6所示幻灯片出自某企业的工会主席之手，其经常去地方参加各种会议，但是每年年终总结的述职幻灯片，所受到的关注度都比较低。究其原因，原来其只是对着幻灯片读，观众不爱看也不爱听。该工会主席感觉自己的工作不受重视，想在新述职时将幻灯片进行一番修改。

图6 年终述职总结

（一）相较于形式多变的数据类型幻灯片，文字列表型幻灯片由于没有办法转化成其他形式，因此是最难修改的。仔细研究图6中的幻灯片内容，可以找到突破口：每一行的最后都有开会地点，因此可以通过网上地图抓屏找到照片，然后对照地图，在幻灯片中直接标记出相应的地点，配合动画效果，开会地点就会清晰地逐次出现，如图7所示。

图7 年终述职总结

（二）在进行PPT演示时，当说到会议主题，只要点击鼠标，地图上所有图标就会紧急集合，地图淡淡地隐去，取而代之的是每一行文字，同时为了体现更好的效果，可在右上角添加党旗Logo。如图8所示：

图8 年终述职总结

（三）经过修改后的幻灯片，开会时关注度明显增高，达到了这位工会主席想要的效果。

修改之后的幻灯片的文字量并没有减少，只不过借助地图效果做了一个转化，结果明显提高了幻灯片的等级，达到了形象生动的效果，使PowerPoint的重点更突出。由此可见，想要提高幻灯片的等级，并不一定要减少文字，也可以借助其他手段实现。

有人曾说：“文字是优秀幻灯片的天敌。”，认为幻灯片中的文字过多就会降低幻灯片的优秀率。事实上，有些文字较多的幻灯片，优秀程度也并没有降低，因此，更精准的观点应该是“多余文字是优秀演示文稿的天敌”。3.多用图型和图表说话

在PPT的设计中，为了减少在文稿中多使用文字，需要牢记多用图型代替文字和多使用图表两条锦囊妙计。

多用图型说话

用图型代替文字。这里的“图型”是指图形和模型。图形和模型的配合本身已经表达了幻灯片的观点，也就没有必要再写多余的文字，自然而言减少了文字的使用。图型的优势包括表达文字内容、减少冗余文字、表现力强、形象生动四个方面。

图9 滑轮模型效果

图9所做的是一个模型效果，其滑轮是固定的，表达份额的大小。经过对其大小和颜色的区分，在数据简单更新的基础上，又增加了动画效果，使滑轮有一个滑动的过程，就形成了比较，如图10所示。在比较的同时形成了对比过程，省略了语言和文字，使观众很直观就能知道份额多少的关系，既形象，又生动。

图10 修改后的滑轮模型效果

图10中的组合可以分解为很多幻灯片自带的图形，只要进行组合、复制，再配合动画就可以完成。做这样的效果看上去很复杂，事实上，熟能生巧，只要熟练了就会节省很多时间。

在实际操作中，有些效果也可以做得很简洁。

【操作演示】

新建一张幻灯片，斜着画条直线，直接在流程图中找到三角形绘制出来，并稍微调整其位置，然后再画一条直线，接着在下方画一个矩形，再接着画个圈，圈住直线和矩形，在画圈时没有包含旁边的三角形，随后按Ctrl键直接拖，变成“复制”效果，通过Ctrl键的配合可以直接拖到指定位置。

整张幻灯片只要加上标题，即只需在矩形中点右键添加文字，即使忽略动画制作，这张幻灯片的演示效果也会一目了然。

概括来说，在绘制图形时，有两个小建议：

第一，只要选择Shift键，就能画成规则的图形。按Shift画直线，会形成没有任何锯齿的直线；按Shift键画矩形，会变成正方形；按Shift键画椭圆，会形成正圆。不仅如此，在Office 所有软件和PhotoShop等绘图软件中，都可以配合Shift键完成规则图形的绘制。

第二，在幻灯片中复制文字和图形不建议使用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。因为复制后再粘贴时，粘贴的位置还需要再调整，不好操作，因此可以直接画个圈，圈选，按住Ctrl键直接拖到制定的位置，再做微调，就可以实现想要的效果。

注意，对于工作中用到的数据对比，平衡关系等情况，在幻灯片设计时，同样也可以利用相应的图形关系绘制。

【操作演示】

按Shift键画一条直线，再画一条向上的直线，可以通过复制多画几条，并将线的位置微调，之后画一个圈圈住这些直线，点右键做一个组合，把多个图形变成一个。按住Ctrl键复制，做三个相同的图形。

紧接着，画一段弧，旋转绿色空点将其转成所需要的角度。此时弧的两边都是线，要做跨栏的感觉，就要把右侧的线变成箭头：首先把该线选中，点击“绘图工具栏”的“箭头样式”的按钮，选择样式五，直接单击，右侧箭头就会出现，按Ctrl键拖动。

然后，在左侧画一个实心的大圆，右边画一个实心的小圆，在下方用文本框填写每一个的主题。如图11所示：

图11 跨栏效果

比如，某企业的研讨会的主题为“如何让消费者轻松越过三关”，其中，第一关是品牌关，第二关是质量关，第三关是价格关。很多人都是用文字表现数据对比的效果，一张幻灯片写一关，结果用了三、四张幻灯片，最后还增加一个小结和总结，这样的幻灯片做出来后关注度非常低；也有人通过“一越过三关”的图型表达，路径动画，随着讲解让圆不断地跳动，让观众联想到一关跳过一关，能够让实际消费人群和有意向人群近似。这种幻灯片的关注度最高，效果最好。

“SmartArt”的运用。在Office2007和2010版本中，有一个非常重要的功能，即“插入”中的“SmartArt”。SmartArt由Smart（聪明）和Art（艺术）组成，概括起来就是“聪明的艺术图式”。当在窗口中点击“SmartArt”时，就会打开各种事物关系，从而省去自己做模型。比如，在“列表”中，有六边形蜂窝状多级列表、上下多级图文列表、图文列表；在“流程”中，有步骤和阶段；在“循环”中，有相互循环的关系，有齿轮咬合相互的关联；在“层次结构”中，有常见的制作组织结构图效果；在“关系”中，有平衡关系、有漏斗做筛选、有矛盾和冲突，还有做工作总结和计划时常用的目标图、同心圆等。通过这些模型，可以在工作时很轻易就能把幻灯片的效果做得非常好。

以介绍今年的优秀员工和销售冠军为例。

【操作演示】

选择“图文列表”，点击“确定”，可以在页面上看到三个框，上面是图，下面是文字介绍。由于需要介绍四个人，所以需要添加一个框：选中“设计”，在左边“添加形状”处单击。在幻灯片中点右键编辑文字，直接就可以填写所有人名，然后点击图片框中“插入图片”的按钮，单击图片即可插入。完成以上操作后，在“设计”—“颜色更改”中更改颜色，在SmartArt样式中，将其改成三维的光影效果。

图12 图文列表效果

在制作幻灯片时，很多其他关系也可以通过SmartArt来展示。

【操作演示】

点击“插入”—“SmartArt”—“关系”中的向右倾斜，如图13所示，天平的右上方是三个，左上方是二个，光标在左侧添加一个形状，两边都是三个，就会自动达到SmartArt平衡关系。

图13 平衡关系效果图

接着，更改颜色为“彩色”，点击“样式”做“三维光影”，不用加文字，就可以得到很好的效果。

图14 SmartArt的功效

在工作中，经常会制作表示相互关系的图表，比如“目标图”，可以在“插入”—“关系”中直接添加。也就是说，在PowerPoint中，只要掌握技巧，做出效果很好的幻灯片是不需要花费很多时间的。

多用图表说话

在进行幻灯片制作时，要想做到形象生动，除了多用图型，还要多用图表说话。图表有直观、表现力强、便于记忆、形象生动的优势，是其它工具无法取代的。

在幻灯片制作中，把结果转化成结论的最好方式就是把文字数据转化成图表。图表的优势跟图型很像，而区别在于图表本身就很形象生动，数据不用文字表达，而是通过柱图、饼图、折线图直观地表示。需要注意的是，由于幻灯片中的图表只是用来表达结论，所以会有真图表和假图表之分。

真图表。如图15所示，这是一个真图表幻灯片，但是效果不是非常理想，观众的关注度很低。

图15 非专业真图表

真正的幻灯片应该做到放映时看不到数据，只能看到网格和图例，如图16所示，幻灯片中的三个产品配合动画放映随着单击图表会纷纷出现，这样能够很明显地提升观众关注度，从而达到吸引观众的效果。

图16 专业真图表

假图表。假图表在工作中也经常用到，如图17所示，这是一个典型假“模拟条形图”，从中可以看出数据对比的情况。

图17 假模拟条形图

不难看出，假图表的表现力比真图表要强很多，不论是光影的感觉，还是朦胧的标题，这种美感真图都很难达到。

制作假图表需要掌握一些方法，以图17所示的幻灯片为例：

【操作演示】

画一个矩形，在“设置颜色”的时候选择“绿色”，并将透明度设置成40%。选“颜色填充”时，如果透明度默认为零，就会看不到背景信息，如果透明度调到20%左右，在预览中就会出现若隐若现的效果，而调到40%左右，就会有朦胧的感觉，越调大就会越清晰。可见，清晰度是通过透明度来调整的。

假图表最终所达到就是若隐若现、半遮半掩的效果。在幻灯片中，有很多表现方式和手法可以取得更好的效果和关注度，这是真图表无法实现的，因此，在实际的运用中，假图表比真图表使用更广泛。

总的来说，在两种情况下，必须要用到真图表：

第一，数据同步更新。在Excel中做图表，随机写几个数目，将数据信息选中生成柱图，这就是用Excel数据生成的真表。“复制”Excel中生成的柱图，粘贴到幻灯片中时，应该点击“编辑”—“选择性粘贴”—“粘贴链接”，如果Excel的数据源发生变化，幻灯片中的数据源也会跟着真图表的变化而自动改变。如果直接粘贴到ppt中，数据源是独立的，即使Excel数据发生改变，幻灯片中的数据也不会发生改变。这也就要求了在选择粘贴链接工作图表对象时，应该注意“链接”（Update），要把Office中所有“链接”都想象成“自动更新”，只要做链接，就可以直接把幻灯片和数据源中的图表自动做同步变化。因此，经常进行数据变化工作是需要用真图表来实现的。

第二，数据要求精确。如果是假图表，非整数数据的表现就不会很清晰。比如，当前幻灯片数据是整数97%，如果是97.64%带小数的数值，假图表就无法实现。在电视节目中，股市行情时时变化和更新，而且数据要求非常精确，表达精确的数据关系，是性命攸关的大事，因此股价图表必为真。

要点提示

必须用真图表的两种情况： ① 数据同步更新； ② 数据要求精确。

三、把握细节原则

细节决定成败，把握细节很重要。很多幻灯片无法达到优秀等级，实际上就是因为没有把握好细节，比如，文字的位置、形状、大小以及颜色配合，线的直度，网格的平均分布等。

图18 幻灯片的细节原则

1.文字、图片巧排列

如图19所示，该幻灯片效果不理想的原因有两个：一是细节没有做到位，表单左侧文字对齐方式不统一；二是Logo的背景有白色的底色，直接影响了美观。

图19 不理想的幻灯片

文字对齐很简单，就不再做赘述，重点讲一下取消图片的白色背景方法。

【操作演示】

选中照片，点右键出现图片工具栏，点击图片工具栏倒数第二个按钮“设置透明色”，鼠标指针此时会变成一支笔，对准白色部分单击，白色变成透明色，幻灯片中的文字和背景就融为一个整体。如图20所示：

图20 理想幻灯片

很多人在幻灯片中复制Excel图表时，通常会将Excel图表的白色底也都复制过来，导致和幻灯片格格不入。对于这一问题，只要在Excel中双击，借助透明色将背景设置为“无色”，再粘贴到幻灯片中，图片就会和幻灯片融为整体。如图21所示，这张幻灯片也犯了同样的问题，每个Logo都有白底，而且排列不整齐，造成幻灯片整个画面很凌乱。

图21 带白底的LOGO图

【操作演示】

选中一张图片，利用图片工具栏把白底调成透明色，选择“没有线条颜色”取消图片的线条，结果表现为既没白底也没有线条，同样的方法更改剩余图片，之后对图片再进行排列。

排列也有方法和操作步骤。

【操作演示】

首先，按shift键画一条直线，然后按ctrl键，拖出两条直线，用选框圈住这两条直线，按ctrl变成四条，再圈住四条直线，按ctrl变成八条直线（这是呈几何级数增长的）。将最上方的线离顶边的位置以及最下方的线离底边的位置手动调整好，中间的线的位置以及是否对齐不用管，然后将八条线全选，双击“绘图”工具栏的“对齐或分布”菜单，就可以达到对齐。对齐分布包括“左对齐、水平居中、右对齐”三种形式，选择“水平居中”，八条直线就会对齐。再次打开“对齐或分布”菜单，选择“纵向分布”调整中间线的位置，点击后这些线就各自找到平均点。

图22 直线的排列

在幻灯片中，有很多类似的工具和命令能协助实现分布和对齐。不仅网格可以手动做到分布、对齐外，图片和图形同样也可以做到平均分布。

【操作演示】

建新一张幻灯片，插入几张大小不一的照片。首先，把照片进行缩放，使其大小平均。

然后，将三张照片圈选，利用“绘图”—“对齐或分布”—“底端对齐”，让三个图形或者文本框的底端在一条水平线上，再进行“绘图”—“对齐或分布”—“横向分布”，由于两边图形已经做好了定点，中间的照片会通过“横向分布”找到平均的分布点，点击后，图片就会达到了分布对齐的效果。

接着，在三张图片下方画一条直线，满不满一屏都可以，然后“复制”直线，再圈选两条直线，点击“绘图”—“对齐或分布”—“水平居中”调整直线的位置，把下面的直线选中变粗调整位置。再将两条线同时选中，选择一种颜色，用文本框在直线下方给对应的图片标注文字。

最后，在最上方添加一个标题。

图23 图片的排列和对齐

图23所演示的效果是将大小、横纵不一致的照片，通过对齐分布方式的调整，达到完整的效果。可见，细节可以通过“分布”、“图片的透明”、“对齐”等技术方式得到更好的展示。

2.学会制作假图表

【操作演示】

接着图22所示的幻灯片中的上面七条直线选中，做成虚线，第八条线不动，在所有线条的左侧从下往上按着shift键画一个向上的箭头。假图表的数值轴都是有箭头的，下方的分类轴没有箭头。点右键，选择“背景”的“下拉列表”中“填充效果”为背景设置颜色（如果面积大，背景最好是渐变色，纯色是单一颜色，做整个背景效果不好），选择“渐变”—“单色”中的绿色（根据投影情况来定），选择“角部辐射”，单击“确定”，角部辐射的渐变绿色就变成了幻灯片的背景。

绿色作背景，前景网格颜色选择白色或浅色才会清晰。圈住所有的线，把颜色统一做成白色，可以把线条加粗使效果明显。

图24 假图表数值轴制作

同样的效果，可以做成带光影光柱的假图表。

图25 柱形图示表

如图25所示，这张幻灯片中的假图表，也是用绿色做背景，点击鼠标从下往上就会升起真正数据的圆柱，这种效果的制作步骤如下：

【操作演示】

在图24所示幻灯片的基础上，进行如下操作：

首先，点击“自选图形”—“基本形状”—“圆柱形”，从上至下绘制一个圆柱，调整黄色控点，把圆柱的上盖调小，视觉上的三维感觉会更好。

其次，设置颜色。进入“填充”—“填充效果”—“渐变”，用“单色”、“双色”都可以，单色一定选“白色”，双色选“上白下灰”的模式，就会出现从白到灰两种颜色的渐变。在左侧下方“底纹样式”中选择“垂直”效果，即左右是白色，中间是灰色，做成100%透明效果。在颜色控制透明度设置中有两个透明度，第一个透明度是调整颜色1，第二个透明度是调整颜色2，配合两个颜色的选择。白色的透明度也调到15%以下。线条选择“无线条色”，按ctrl键复制两个柱体，选择“横向分布”把三个图形等分间距。

再次，在透明柱形的内部做一个小的基本形状圆柱形，做具体的数据显示，用黄色控点调整柱形大小。打开“填充”—“单色”—“蓝色”—“垂直”，选择“变形中”右下角的“两边深，中间浅”的样式，透明度要默认的0%。“确定”之后将线条取消。复制两个柱体，放入其余两个大的柱体中，用鼠标拖拽成长短不一的柱形。选中它们，在“对齐或分布”中选择“水平居中”，实心的柱形就在中心了。

最后，画一个基本形状的平行四边形，黄色控点调整大小，点右键—“叠放次序”—“置于低层”，把线条色取消。这个平行四边形衬在柱表下面，相当于图表的底座。用文本框在图表的下方书写文字，分别写出三个柱表的月份，然后文字改成白色，并放大。也要利用“对齐或分布”命令，将文字与柱表的位置对准，把字体加粗，并将左边的每一个刻度0、100、200、300做好。放映效果如图26所示：

图26 放映效果图

整个假图表在制作过程中，每一步操作都有很精细的调整，把握好细节就体现在操作和命令上。

3.制作表现力有方法

在幻灯片中，假图表的效果通过操作层面的细节体现出来的，掌握细节表现力的规律和方法，再去制作幻灯片，就能为幻灯片中的问题找到完美解决方案。人的眼睛常常产生错觉，利用这种错觉，往往可以做出很好的演示文稿。

【操作演示】

新建一个幻灯片，选择空白版式，点击右键选择“设置背景格式”—“填充颜色”—“渐变”—“单色”—“绿色”—“角部辐射”。

在前景中画两个圆形，第一个按Shift键画正圆，稍微大些，做填充效果，选择“单色”—“白色”，“底纹样式”选“斜上”，“变形”效果选左上角第一种（左上角是白，右下角是灰）底纹样式，点击“确定”，当前的大圆就会变成左上角白右下角灰的效果。取消线条色。再画一个稍小的圆，同样选择“填充效果”，选择“单色”—“白色”，“底纹样式”选“斜上”，“变形”效果选右上角第二种（左上是灰，右下是白），点击“确定”，取消线条色。

把小圆放在大圆上面，呈现出强烈的凹凸感，简称为“假平凹”。人眼睛的错觉就是这样产生的。

如果把小圆再变小，做成一个椭圆，放在大圆上面，就被勺子挖掉一块一样。按Shift键把小圆做成正圆，对其进行复制，全部选中放在大球上面，就像高尔夫球的感觉。

最高境界的演示文稿是做模拟、比喻和讲故事类型的，很多人的年终总结都会选择这种方式。

比如，下载《七剑下天山》的电影海报，用photoshop将七把剑抠出来，七把利剑表示七个产品，根据每把剑的特点显示产品销售情况，整个主题都是由七把剑来展现，这就是故事类型的演示文稿。

再如，在幻灯片中制作一个穿马甲卡通人物，马甲上有三个扣子，每个扣子都有目录文字，只要点击第一个扣子，就会解决第一个问题，跳转到后面的幻灯片，要点讲述完毕后就会再返回卡通人物，接着点击第二个扣子解决第二个问题，如此解决三个问题。卡通人物的马甲好画，扣子却不容易做出来，对此，可先画一个大圆，接着画一个椭圆，再复制两个小圆，做成黑色，把椭圆放到大圆中间，两个小黑圆放在椭圆中间，最后把所有的圆圈选，右键选择“组合”，缩小后纽扣就形成了。

在幻灯片中这种表现力的方法是有规律的，可以利用人眼睛的错觉做成很精美的效果。

【操作演示】

首先，按shift键画一个大的正圆，选择“填充效果”—“单色”—“白色”—上白下灰，画一个小圆，选择“单色”—“白色”—“上白下灰”，点右键将两个圆“组合”缩小。

接着，按Shift键画一条直线，把线条变粗，填充白色，点击右键把这条线“置于底层”。

再画一个“圆角矩形”，设置颜色，填充“单色”为“白色”，“底纹样式”选择“斜上”，“变形”效果为左上白，右下灰的底纹样本，取消线条。

接着点中小圆，选择右键添加文字。

然后把整个效果复制三至四个，修改编号，点击右键在每一个圆角矩形里添加文字，最终制作成了目录摘要，如图27所示：

图27 目录摘要制作效果

图27是一张典型的工作中经常用到目录摘要幻灯片，主要靠视觉上的假象在简短时间达到的效果，很多类似的模版都是采用同样的方式制作出来的。

四、移动原则

幻灯片的制作除了注意细节外，还要做到移动原则。移动原则是在幻灯片规划构建的基础上，按照一定的规律实行的，由此引出移动原则的两个显著特点：一是逻辑缜密，有条有理；二是让观众的视线随演讲人的思路移动。

图28 移动原则

观众观看幻灯片时，能够根据幻灯片的设计关注不同的信息，才是移动原则的根本所在，而这就需要在制作过程中掌握一定的方法。

地图展示是很多人做幻灯片时都会用到的方法。有的人在幻灯片中将地图作为销售额演示图表，每个省最少包括销售额、完成率、目标值3个数据，有的省份甚至多达9个数据，其在幻灯片中画了很多引导线，把字都写在图片之外，导致幻灯片全是密密麻麻数据和引线，看上去很混乱，效果可想而之。

以天气预报为参考对象，每个省会的天气不是在地图中直接观看，而是分成东北、华北、华南、西南不同区域，在演示某一区域的天气时，都是伴随播音员讲述，图表出现闪烁变色，给人很直观的感觉，这是最好的播放方式。因此，相类似的，这张幻灯片可以更改为：把销售情况分为东北、华北、华南、西南四个区域。如把东北各城市的销售数据情况列出来，当观众观看以后，就点击鼠标删掉，接着进入下一个区域，也是以同样的方式，把看过的数据删掉，随着这样点击播放，观众观看幻灯片就会感觉很直观，演讲的效果也就会很好。

总之，修改后的幻灯片就是采用移动的播放方式，让观众的视线跟随幻灯片或者演讲者的思路移动，这是幻灯片制作的重要方式之一。

五、结合原则

PowerPoint是一种很灵活的软件，在大原则基础上，可以实施多种形式的具体操作，因此在操作中要遵循结合原则。

结合原则包括两方面特点：一是设计新颖，动静结合；二是文本、图像、图标、多媒体等元素有机结合。

图29 结合原则

通过结合原则可以做多种形式的设计，除了插入文字图形图表、flash动画或者音乐、视频等多媒体对象外，还能做出阴影、三维等丰富的效果，当然，即使做出多种效果，没有进行有效结合，也不算真正的幻灯片。

没有经过结合的幻灯片通常会出现如下情况：

第一，只有简单的静态形式而没有动画，或者全部都是动画没有静态文本；

第二，只有文字没有图片图形，或者全是照片没有文字等。只有照片没有文本的是图片查看器，只有音乐的是mp3，只有视频就是media player。

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事实上，这些仅是局限在表面形式的多样化，不是真正的幻灯片。

【案例】

视频演示文稿

某培训机构对学员进行结业考试，要求每人做一张幻灯片进行演说，且不限定内容，结果做出来的PPT千姿百态。

有的学员为了节省时间，将自己喜欢的偶像做成演示文稿，在网上直接搜索到相关的文字介绍，图片视频等相关素材。有些从事保险行业的学员，利用此次机会直接把公司的产品展示给大家。也有学员把自己喜欢的东西做出来，比如台球、篮球等。还有一位学员买了一张盗版光盘《人猿泰山》，将电影截成多个片段，每个片段3分钟，在幻灯片中拉出全屏，放映时才发现整个演示文稿只有片头“人猿泰山”四个字，也没有副标题，演示文稿全是电影片段，整个幻灯片播放花费15分钟。

最终，最后一位学员延期毕业。原因很简单，其没有对幻灯片进行快进、倒退、重新播放等控制。

在幻灯片中可以播放视频文件，但是在放映之前要对其有所控制，包括开始和停止的时间，单击播放还是自动播放等。

【案例】

结合效果之“怀念乔丹”

有人为了怀念乔丹退役，制作了一个非常精美演示文稿。

在该演示文稿中，首先是乔丹的文字介绍并配合一些插图，接着讲述“飞人”由来，包括三次扣篮大赛冠军，用文字描述比赛时间，同时在旁边配合相应的扣篮照片。正在这时，从右下角飞出一个很小的视频框，播放10秒钟乔丹精彩的扣篮慢动作，然后切换到下一张幻灯片。凡是介绍精彩投篮的镜头，都有相应的10到15秒的视频片断。整个演示文稿中，文字、图片、视频贯穿始终，再加上一首专门为乔丹做的歌曲《我相信我能飞》作为背景音乐，虽然没有很多动画效果，但效果非常理想。

真正的幻灯片就是要达到这样的效果，视频可以用，但是要简短，达到画龙点睛之意。电视剧中插播的广告片都很简短精炼，通常是5到10秒的时间，在很短的时间内要吸引观众；两集电视剧之间的广告通常都比较长，甚至达到半分钟。这就是通过结合原则突出重点，与演示文稿的制作有着异曲同工之妙。

可以说，移动原则和结合原则都共同指向了PowerPoint功能中的动画配合。

六、统一原则

统一原则是指幻灯片结构清晰，风格一致，包括统一的配色、文字格式、图形使用的方式和位置等，在幻灯片中形成一致的风格。

图30 统一原则

当然，统一并不是绝对的，如果幻灯片从第一张到最后一张都是同一种风格，就会缺失个性，因此，统一是相对的。有些人做幻灯片，却将相同的系列和产品填充了不同的颜色，这样做给人感觉不专业。同系列、同种产品、相同观点应做到一致，封面、封尾、中间不同的产品，可以变化不同的风格。

一般来说，做讲义，可以设置讲义母版；打印备注，要先做备注母版。在做风格统一时，选择“视图”—“母版”—“幻灯片母版”，幻灯片都会隐藏，取而代之的是母版视图，而在此基础上需要做到三个统一：内容统一、格式统一和动画统一。

1.内容统一

公司的Logo、名称、网址、电话、演讲者联系方式等信息不应该在幻灯片中出现，可以在母版中体现。

【操作演示】

进入“母版”，画一个文字框书写信息，插入公司Logo图片，缩小放在左上角，右边的文字框做出蓝色效果，前期准备做完后关闭“母版视图”，回到幻灯片，每张幻灯片就都会带有在母版中设置的公司Logo和文字框。

2.格式统一

进入“母版”，用光标点击标题，该标题用来做“编辑母版标题样式”格式美化效果，在其中打字是无效的，要想每张幻灯片都有相同文字，需要插入新的文本框，更改文字颜色、格式和字体，每一级文字都可以根据需要进行分别调整，一般来说，只需做大标题和一级文本即可。回到幻灯片后会发现，每张幻灯片的标题或者新建幻灯片的标题，无论字体、格式、颜色都会和母版保持绝对统一。很多人都习惯输入文字后就进行字体、字号和颜色等方面的更改，事实上，一旦手动更改了这些格式，这张幻灯片和母版就永远不会再保持同步。须知手动优先级是第一，其与编辑母版无法统一，手动更改后，PowerPoint就不会对其进行默认。因此通常在幻灯片的片头片尾或者文本框的文字做完，就一定要马上做格式美化。如果是用占位符文本，就不用再做格式美化，因为其是用母版或模板做的。这就体现了母版的内容与格式的统一。

3.动画统一

在“母版”中可以选中文字，在“自定义动画”中为文字框标题做统一动画，回到幻灯片后每张幻灯片标题动画都是统一的。这种效果显然很单调，所以想使每张幻灯片都呈现不同的效果，通常不在母版中做动画。

第五篇：制作PPT

在制作PPT之前，我们首先要弄清楚，什么叫做PPT。PPT，全名：PowerPoint，是美国微软公司出品的办公软件系列重要组件之一（另外还有Excel、Word等）；它最常用的就是用来制作幻灯片。还有电子相册之类的其他功能。现在大家除了使用微软的office以外，还有金山软件出的WPS系列办公软件，在此我们推荐大家使用金山的WPS，它操作界面和新版的office一致，但是它的设计更容易上手，版本转化也更加方便。

而PowerPoint的含义则是make your point powerful，让你的观点更加具有冲击力。所以，在工作汇报时，你的内容观点需要逻辑性和简洁性等特点，能最大限度的对演讲内容进行辅助。这就要求你在制作PPT之前有所准备。而不是简单的在脑海中形成印象就马上制作PPT。

在制作PPT之前要做好的工作，第一，撰写提纲。可以在电脑上也可以在自己的工作笔记本上，更可以是草稿纸上，但要求提纲必须以书面形式存在，并且能根据内容需要及时修改。简单的提纲可以只是汇报的每一部分的标题，如果是较为复杂的汇报，则需要在撰写提纲的时候简单的写下每一部分的具体内容，以防制作时遗忘。也是为了防止你的听众找不到你演讲的方向。第二，搜集素材。汇报形式的PPT应该是图文并茂，这就需要制作人搜集活动时候的相片，或者相关数据。其中数据的展示则是图表最为直观，所以，当汇报工作或者活动内容的数据部分时，应先对数据进行处理并制作成图表形式。再就是搜集制作PPT时可能会用来美化PPT的模板和图片素材。第三，选择主题模板。在之前简单的构建完内容和搜集素材之后，就可以开始着手制作PPT了，在制作PPT首先应该选择贯穿整组幻灯片的主题风格，一组完整的幻灯片忌讳有多种风格，当风格确定之后就不要再在半途更换，第二步中搜集到的不同素材素材也不要随意杂糅，保证一组PPT，只有一个主题。永远不要在汇报演讲中使用任何动漫形象。

接下来，就是PPT的正式制作，工作或者活动汇报的演讲PPT应该包含以下几点：

一、封面及序言。简单直观的告诉大家你的汇报内容，是某个月的工作总结，还是某个活动的总结报告。

二、过渡页或者说目录，就是每个部分或章节的标题，这样能让听众跟上你的演讲，告诉他们，下一个部分你要演讲的内容。如果是较大型的汇报，例如中期、年终总结或者活动竞标，则需要制作者给演讲的每个部分取有部分寓意的标题名称，可以使演讲更为出彩。如果是活动汇报，则该项可以根据内容的需要删减。

三、主要内容。部门工作汇报的主要内容应以该月工作内容汇报为主，除简单的列举工作意外，应着重汇报该月工作的重难点以及克服困难之后获得的心得感想，之后说明下个月的工作计划以及重难点，最后结束即可。例如组织部这个月，做了哪些事，然后重点就是这次的干部培训，干部培训采用什么方式，涉及到哪些内容，最后如何考核。中间曾遇到了什么困难，是如何克服的，部长干事都学到了什么什么。活动答辩的内容可以按照制作者的意愿，用时间顺序和其他逻辑顺序均可，但主要内容应该突出活动中的亮点，可以是创新点，也可以是活动中的重点要素。例如街舞宝贝大赛的活动汇报，按时间顺序说可以是几月几号初赛，初赛赛制，几月几号复赛，然后重点介绍复赛赛制以及流程，突出在复赛中使用的创新点。幻灯片内容是对准备期第一步中提纲的丰富化，让你的观点以最直观的方式呈现给听众，并且与演讲内容相呼应，所以你的观点必须是经过高度概括的，可以是简单的关键词，小短句，实在是无法删减时，允许出现一段话，但是其中的关键词，例如描述程度的词，时间、百分比等数据一定要用不同颜色显示以突显重要性。演示突显的内容也应该与演讲的顺序一致，要能与演讲者相互配合，给演讲添色。在内容当中应配以活动图片以增加说服力。

四、结束语及封底，对以上整个演讲内容的总结陈词。

在整个PPT制作结束之后先自己审核错别字、排版等内容，然后一定要和演讲者进行彩排，以培养播放者和演讲者之间配合的默契度，同时也要严格把握演讲时间，及时对

PPT和演讲稿进行修改，打到演讲内容视觉化的效果，并避免造成其他不必要的损失。在制作PPT的时候我们也要注意怎么使PPT看起来更加美观，我们从以下几个点来看一下。

一、模板背景的选择。首先，选择图案比较素的。不要过于花哨，以免花哨的图案抢夺听众视线，也不方便字体内容的突显。图案所占比例也不要在整张图中过大，这样对文字和图片的排版造成局限性。第二，要选择高清图画。否则在图片被拉伸填充为背景时会在屏幕上变成马赛克，影响美观。第三，不推荐使用微软office自带的模板配色方案。在连网的情况下，可以使用WPS的首页下载自己喜欢的模板，并使用多个模板素材进行拼凑。第四，不推荐在网上直接下载使用模板或者背景，因为网上下载的免费PPT模板美观程度也不尽人意，而且大多数背景图片下载后带有版权水印无法直接去掉，这样也会影响整个PPT的美观程度。汇报、答辩类的PPT背景，除了封面目录和封底意外，正式内容的PPT应该完全一致。

二、文字。一般来说整个PPT过程中尽量不要使用超过4种字体，一般来说，PPT追求整体的风格的统一，主题内容的字体以一种为宜。强烈不建议使用不同字体来进行强调作用，一般强调时只需要改变字体的大小，变换颜色即可。字体常用的有以下几种：宋体，黑体，隶书，正楷和行楷。黑体和宋体应用比较多，也更为正式，而楷体隶书艺术性强，不适合投影。在此推荐微软雅黑，当初微软公司以每个字100大刀的成本委托北大方正集团研发。字体的颜色变化要尽量突出以方便突显关键点给听众，让演讲者的演讲内容更具有重点性。一般来说，大标题字号不小于36，小标题字号不小于28号，正文标题字号不小于24号。

三、内容排版，常规使用对齐、居中格式，有时可以根据自己的想法把每个标题内容设计为曲线形式。当文字与背景图案重叠时，会让听众看不清文字，这时应该调整图案位置，或者用一块半透明色块进行补救，让文字与图案分离。另外，给大家介绍一下google的眼球实验作为内容主次排布的参考。下面这幅热力图显示了人们在比较具有代表性的普通 Google 搜索结果页上眼球的停留情况，颜色越深就代表人们的眼球在那里停留的最久。整个区域显示为近似的F型。幻灯片上你应该突出你想强调的关键信息，并把这些信息放在眼球关注的位置，才能最大程度保证你的核心信息被传递出去。具体到人浏览幻灯片的眼球顺序：从上到下，从左到右。排版也应该遵循这个原理。

四、图片和艺术字。除了前面提到的应选择高像素外，尽量不要使用GIF动态图片来增加画面效果，一般的GIF动画只能达到让观众笑的效果。如果是一般的图案图片和文字图片则一定要注意图片格式，是否带有白色背景，该背景是否会对幻灯片美观造成影响。这就是为什么要尽量多找一些PPT的模板，这样可以在相同的风格中直接复制粘贴想要的素材，最后拼凑成一张自己想要的幻灯片。艺术字同样在使用时应该注意字体，大小以及艺术字形状。

五、动画效果、背景音乐设置。对于相同的内容动画效果最好使用相同的效果。不要复杂，不要浮夸，特别是飞入效果中的自选路径。动画的时间应该与演讲稿的演讲内容一致，打到视觉与听觉配合，视觉为听觉服务的效果。如果不知道如何控制动画效果则可以使用“单机鼠标”选项。背景音乐则应该选择没有歌词的轻音乐，尽量不要使用班得瑞的歌，容易造成听觉疲劳。如果实在不知道怎么搭配可以放弃此项。

六、配色方案。不知道背景、字体的颜色怎么搭配，提供以下几种色彩搭配。

七、其他注意事项：PPT边做边保存，当PPT需要大修改时使用“另存为”选项，保留原PPT以防不时之需。当拷贝PPT时，一定要将插入的背景音乐和使用的非windows自带字体一并拷入U盘和其他电脑，而且在其他电脑上正式播放前一定要进行安装字体以及重新插入音乐等调试步骤。