第一篇：何为文书档案

何为文书档案

档案办 陈碧兰

综合档案室保管着这么一份文书档案（中华民国37年。湛江市发生鼠疫期间政府的相关文件），那么文书档案的定义是什么？什么文件才可以归档呢？下面就由我来给大家做下普及。

文书档案，是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。它记录了机关、团体、事业单位所从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此，文书档案通常也被称作管理性档案。

文书档案来源于文件。文件办理完毕后经鉴定具有保存价值的部分，经过归档整理，转化为文书档案。归档文件分为六大类：

一、规范性公文，规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位等在公务活动中形成的、以强制力推行的、用以规定各种行为规范的文件，为行政工作提供标准和范式。

二、领导指导性公文，常用于上级对下级进行领导指导工作。

三、公布性公文，常用于公布各种重要信息。

四、陈诉呈请性公文。

五、商洽性公文，主要是指函。

六、证明性公文，主要包括证明信、介绍信、协议书、会议纪要等四种。

那么归档范围是依照什么来划分的呢？归档范围应以本单位工作活动为主，即“以我为主”，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不能“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能“有档不归”，将有价值、属于归档范围的文件漏掉。

对于我们医院来说文件材料归档范围有4条原则：

1、反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、医院工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、医院需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；

4、其他日常工作中形成的对医院工作具有查考价值的文件材料。我院归档范围包括各科室历年有关医院党委、行政管理、医疗、科研、教学、基建后勤、设备、统计等各项工作活动中产生的所有具有查考利用意义及保存价值的文件材料。

第二篇：文书档案

浅析高校文书档案管理

大学四年在协助老师工作的过程中，我深切地体会到学校文书档案管理的重要性，同时也看到了学校文书档案管理中存在着一系列的缺陷和不足，下面就来谈谈我的看法。

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，也是由通用文书转化部分档案的习惯称谓。文书工作是对文件的全部生命周期进行处理的一个完整的运动过程，是档案工作的基础，档案是文件材料的归宿，是文书工作的延续和发展。文书档案既是一个单位过去发展历程的缩影，又是现在文书档案管理建设状况的记录，因此在整个行政工作中发挥着极为重要的作用。

高校体系机构庞杂，随着学校办学年限延长，学校文书档案的数量也会越来越多，内容也会越来越复杂。做好学校文书档案管理也越发显得至关重要。档案是由文件转化而来的，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。文书档案是现代化信息高速发展中不可缺少的信息资源，只有规范化、科学化、标准化的管理，才能保证文件材料的齐全、完整，更好地发挥档案的重要作用，为学校的各项工作及师生员工服务.在日常工作中，虽然文书处理工作与档案工作具有相对的独立性，但由于文书是档案的前身和源泉，档案是文书的归宿，两者密不可分.文书工作不仅直接影响公文的质量，也直接关系到文书档案的质量，做好文书工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础.高校文书档案管理，是整个档案管理工作的重要组成部分，它不仅直接影响到学校整体档案管理的质量，也体现了学校档案管理的水平。

一、高校文书档案工作存在的问题

（一）文书档案立卷质量不高。高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。高校文书档案原始资料的质量缺陷大致为：文书档案归档时常常出现公文制发不规范、齐全、格式不完整、原稿不齐全（公文修改稿特别是领导批示的原稿更具存档价值，但归档时，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不规范、正文和附件的名称不一致、缺批复、缺日期、少作者；在修改文件或批注时，将字写在左边，不留装订线；修改用圆珠笔、铅笔；文件字迹褪色、模糊（有些归档材料是传真件，接收时字迹就模糊不清，很难看清内容）、扩散，纸张规格大小不一等现象。出现这些问题的主要原因是：大多数从事文书工作人员档案意识也比较淡薄且缺乏文书档案管理方面知识，不够重视对文书档案管理方面的知识的学习和了解。

（二）档案材料归档措施不到位。近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

（三）管理工作人员积极性不高。有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要求和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（四）档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。高校虽然多数购买了网络化档案管理软件，但由于办公一体化、管理人员不足等原因，档案管理软件有些还未做到在各部门普及使用。

（五）人员配备不够合理。高校从事档案管理工作人员多数不是档案专业毕业，计算机应用水平也有限，也有的将年龄偏大人员安置在档案室，即便有些年轻的 档案专业毕业的学生，由于档案管理工作效益滞后、默默无闻容易被忽视，数年很难在考核、评优等方面得不到惠顾，很难安心本职工作，找机会调离的不在少数。因此多数高校档案室目前长期处于缺人或人员配备不够合理状态。

二、提高档案管理效率的对策

(一)提高档案工作人员专业技能和素质

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

（二）调动档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

（三）加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接

文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

（四）做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向 办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的 普遍应用以及推广，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

总之，文书档案管理工作是高等学校管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护高校历史真实面貌的一项重要工作，作为担负着承上启下职责的学校各职能部门，尤其要处理好文书和档案的关系。

第三篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。

第四篇：文书档案工作总结

2015个人总结

各位同志，上午好，我于2015年3月来到办公室，岗位是文书档案管理，9个月以来，在公司领导、主任、同事的关心和帮助下，我能够立足本职，脚踏实地，团结同事，服从领导，按时完成本职工作和其他工作任务。现将工作总结如下：

一、日常工作方面

1.公司印章管理，严格审查是否经领导签批（一些日常文件除外），做好用印申请登记，完善用印管理。

2.公司各类收发文，按照集团档案管理要求，规范统一收发文，包括工作交接前后的收发文，2015，公司行政发文共计120份，抄告单20份，党工团纪发文20份，收文60份。

3.合同流转，负责各部门合同流转，及时反馈会签中的问题，督促合同责任人做好修改，2015会签完成近550份合同。4.档案管理，对办公室现有文书档案和权证档案进行扫描归档，并已从建设总公司移交泊位工程基建档案。积极配合同事对档案查询和利用工作，认真做好档案借阅登记工作。5.会议记录整理和展板制作，通过会议录音的方式，认真做好会议记录整理，并做好保密工作，共整理24份会议记录。根据公司季度情况，负责整合公司季度展板，便于同事了解公司发展近况。6.做好其它办公室日常事务，如传达各部各类通知、收发传真、办公室各项费用报销、报刊杂志订阅等。

二、思想生活方面

我严格遵守公司各项规章制度和党纪党规，积极参与公司组织的各项学习活动，认真学习党的理论知识，密切关注时事政治，不断提高个人党性修养，以党员标准要求自己。生活作风良好，与人为善，注意保持寝室卫生整洁。始终保持积极工作，务实做人的状态。

三、存在的不足和改进

对办公室部分工作情况了解不够，对档案工作缺乏工作经验，文字功底薄弱，缺乏钻研精神。因此在今后工作学习中，我会秉持严谨、务实的态度，加强学习，促使各项工作流程管理严密化，在工作岗位上发挥更大作用，取得更大进步。

自我评定为合格党员。

第五篇：文书档案管理制度

文书档案管理制度

文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度

1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度

（一）归档范围

1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。

7、公司及各部门的工作计划、总结。

8、本公司的各种统计报表。

9、信访工作材料。

10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。

11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

13、专业技术职称评审材料。

（二）归档时间

1、各部门应主动在每年元月底将上具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。

2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一的部门文书档案，并办理移交手续。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。

（三）归档要求

1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。

2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。

（四）档案管理

1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

（五）档案利用

1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。

2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。

3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。

4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。